microsoft access 2010

MICROSOFT ACCESS 2010

DELIA CARRIÓN - DOCENTE

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Definiciones preliminares

Qué es una Base de Datos?

Almacenamiento en la Base de Datos

Características de una Base de Datos

Ejemplos de archivos

ISABEL CARRIÓN - DOCENTE

DEFINICIONES PRELIMINARES

ISABEL CARRIÓN -

DOCENTE

QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es el conjunto de datos relacionados con un tema o propósito determinado.

En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.


ALMACENAMIENTO EN LA BASE DE DATOS

Bit

Byte

Campo

Registro

Archivo

Base de Datos

Conjunto de 8 bits, pueden ser una letra ó un

número

Unidad mas pequeña de almacenamiento puede ser 1 o 0

Unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser el nombre de una persona

Es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto.

Son conjuntos de archivos

Es un conjunto de registros, por ejemplo Clientes, Proveedores, Estudiantes.


CARACTERÍSTICAS DE UNA BASE DE DATOS

Integridad de Datos.- Se preserva cuando los datos no han sido alterados de una manera no autorizada desde el momento en que fueron creados, transmitidos o guardados por una fuente autorizada.

Relación de archivos separados. Aunque cada archivo es independiente uno del otro hay relación entre ellos.

Poca redundancia de datos. Los datos no deben repetirse en los archivos en una misma base de datos.


EJEMPLOS DE ARCHIVOS


OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Base de Datos

Tablas Formularios Consultas Informes Macros Módulos


MICROSOTF ACCESS 2010

ISABEL CARRIÓN -

DOCENTE

PANTALLA INICIAL


LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

La barra de Título: La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

La barra de Acceso rápido : La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar o Deshacer .


LA BARRA DE HERRAMIENTAS

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.


LA PESTAÑA ARCHIVO

Despliega un menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir.

Se puede acceder desde el modo por teclado pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos

Opción que muestra más información.


BARRA DE ESTADO Y AYUDA

La barra de estado esta al final de la ventana y proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

La ayuda nos explica distintas opciones y características del programa. Para acceder haga clic en el botón de Ayuda


CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha, aunque también podríamos crear una BD a partir de una base existente o de una plantilla.

Dé un nombre a su base de datos, escoja su ubicación . Automáticamente se crea una nueva tabla.


OBJETOS DE ACCESS 2010

En las tablas almacenamos todos los datos.

Reúnen la información solicitada de una o mas tablas o consultas, de manera que se las pueda ver o editar, con un formulario o imprimir en un informe.

Presentan los datos de las tablas o consultas para que el usuario pueda ver, editar o introducir datos.

Crean un resumen y presentan los datos de las tablas o consultas para que puedan imprimirse.


TABLAS

Es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos. Una tabla almacena los datos en registros (filas) y campos (columnas) y contiene normalmente una determinada categoría de cosas.

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.


TABLAS

Vista diseño es la creación de la tabla a partir de los campos que se establezcan.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.


TABLAS

Una tabla es el elemento principal de la base de datos porque contiene la información o los datos que van a procesarse.

Las tablas están divididas en registros que corresponden a un subconjunto de datos de una persona o items en una lista.

Cada registro se divide en campos, que son cada uno de los datos que lo conforman.


CREANDO UNA TABLA

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

En Office 2010 se ha incluido un nuevo tipo de datos que no se encontraba en versiones anteriores: Calculado.


TIPOS DE DATOS EN UNA TABLA

Tipo Almacena Tamaño

Texto Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres

Hasta 255 caracteres

Memo se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones

Hasta 65.536 caracteres

Número Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.

Byte, entero, entero largo, doble y decimal




Fecha/ Hora

Para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999

8 bytes

Moneda Para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales

15 dígitos a la izquierda de la coma decimal.

Automérico

Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla

4 bytes

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado

1 bit




Objeto Ole Objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos

Hasta a128 Mb

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo

Cada una de las 3 partes puede contener 2048 caracteres

Datos Adjuntos

Puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico

Mejora el uso del espacio que Objeto OLE




Calculado Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos

Calcular un total por ejemplo Precio * cantidad


TIPO DE DATOS (NUMÉRICO)

Valor Descripción Presición Decimal

Tamaño de Almc.

Byte

Almacena números entre 0 y

255 (no admite fracciones).

Ninguna

1 byte

Entero Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no admite fracciones).

Ninguna 2 bytes

Entero Largo

Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna 4 bytes

Decimal Almacena números entre -10^38 -1 y 10^38 -1 (.ADP) Almacena números entre -10^28 -1 y 10^28 -1 (.MDB)

28 12 bytes


TIPO DE DATOS (NUMÉRICO)


Valor Descripción Presición Decimal

Tamaño de Almc.

Simple

Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

7 4 byte

Doble Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

15 8 bytes

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS


Propiedad

Descripción.

Tamaño del Campo

(fieldsize)

longitud máxima del campo de texto o tipo

Numérico

Formato (Format)

Como se muestran los datos, use los formatos

predefinidos o cree sus propios formatos

Lugares Decimales

(decimal Places)

El numero de cifras a la derecha del

separador decimal

Mascara De Entrada

(input Mask)

Caracteres de formato para la introducción

de datos; puede utilizar las mascaras

predefinidas o bien otras personalizadas


Propiedad

Descripción.

Titulo (Caption)

Etiqueta de campo predeterminada en un formulario o informe

Valor predeterminado (Default Value)

Valor introducido en el Campo cuando se crean los registros

Regla De Validación (Validation Rule)

Expresión que define las reglas de introducción de datos

Texto De Validación (validation Text)

Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no validos.



Propiedad

Descripción.

Requerido (Required)

Configuración que define si deben introducirse datos.

Permitir longitud cero (AllowZeroLength)

Configuración que define si se admiten cadenas de longitud cero.

Indexado (Indexed)

Índices de campo único para acelerar las búsquedas.


CLAVE PRINCIPAL

Uno o más campos cuyo valor o valores identifican de forma única cada registro de la tabla. Puede haber sólo una clave principal.

Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas


Tablas

RELACIONES

Una vez creada todas las tablas que constituyen una base de datos se crean las relaciones.

Al establecer las relaciones entre los datos de las tablas, resulta mas sencillo crear consultas, formularios e informes que incluyan múltiples tablas.

Tablas


RELACIONES


RELACIONES

Los tipos de relaciones son 3:

De uno a uno, de uno a varios y de varios a varios.

Cuando se da una relación de varios a varios esta se rompe y se crea una nueva entidad.


FORMULARIOS

Los formularios son pantallas para la entrada y presentación de información.

Se usan para ingresar, cambiar, visualizar e imprimir datos, presentando información de manera versátil. Usando un formulario se puede realizar lo siguiente:

Grabar y prevenir de errores de digitación.

Ingresar, consultar e imprimir información.

Calcular totales.

Presentar un gráfico u otro formulario.

Presentar los datos en un formato atractivo, con letras especiales y otros efectos gráficos tales como colores y sombreados.


FORMULARIOS

La presentación de estas pantallas es determinado por el jefe de proyecto de la Base de Datos de la empresa y se puede modificar el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc.


FORMULARIOS

1. Vista Presentación

2. Vista Diseño de un Formulario

3. Formulario en Blanco

4. Secciones de un Formulario

5. Herramientas


VISTA DE DISEÑO DE UN FORMULARIO


VISTA PRESENTACIÓN


FORMULARIO EN BLANCO


SECCIONES DE UN FORMULARIO

Elemento

Descripción

Sección detalle

Contiene el cuerpo principal del formulario. Ubique los cuadros de texto y otros controles relacionados con los campos de sus tablas en esta sección. La sección detalle no se puede quitar.

Secciones de encabezado/pie del formulario

Contiene información tal como un titulo, una ficha o los encabezados de columnas que desee que aparezcan solo en la parte superior o inferior de un formulario, ya sea en la pantalla o al imprimir.


SECCIONES DE UN FORMULARIO

Elemento

Descripción

Secciones de encabezado/pie de pagina

Contiene información como por ejemplo los encabezados de las columnas o un numero de pagina que se desea que aparezca en la parte superior o inferior de cada pagina, pero solo en el formulario impreso.

Reglas

Le ayudan a colocar los controles y a determinar el tamaño de las secciones en su formulario

Cuadrículas

Le ayuda a colocar los controles en el formulario. Si la cuadriculo es demasiado fina no se podrá ver.


HERRAMIENTAS

Herramienta

Permite

Lista de Campos

Crear controles unidos a campos en la tabla o consulta base.

Hoja de propiedades

Establecer propiedades para el control o sección seleccionado, o para el formulario mismo. Paleta

Cambiar la apariencia y los colores del control o sección seleccionados dentro del formulario. Caja de

Herramientas

Colocar los controles en el formulario Ventana de

modulo

Agregar o quitar un procedimiento de evento para el objeto seleccionado. ISABEL CARRIÓN - DOCENTE

CAJA DE HERRAMIENTAS



Puntero.- Permite seleccionar, mover, editar y cambiar el tamaño de los controles de un formulario o informe.

Asistente para controles.- Es una herramienta en la que se puede hacer clic para activar o desactivar los asistentes para controles antes de agregar un control a un formulario o informe.

Etiqueta.- Muestra texto descriptivo en un formulario o informe.


Caja de Herramientas


Cuadro de texto.- Permite mostrar datos compuestos por texto, números y símbolos en un formulario o infome. permite introducir o editar datos, mostrar información derivada de una tabla o consulta base ó valores calculados.

Grupo de opciones.- Un control que muestra un marco de grupo al que pueden agregarse casillas de verificación, botones de opción o botones de alternar que representan opciones en un formulario o informe.




Botón de alternar.- Un control que se “presiona” (selecciona) para indicar que una situación es verdadera, por defecto es falso

Botón de Opción.- Indica si una situación es verdadera o falsa. Cuando hace clic en el botón, aparece un punto negro en el centro del botón para indicar que la situación es verdadera.

Casilla de verificación.-Indica si una situación es verdadera o falsa. Cuando se selecciona la casilla de verificación , aparece una X.





Cuadro Combinado.- Un control que combina las

características de un cuadro de texto y un cuadro de lista.

Cuadro de lista.- Un control que muestra una lista de

valores a partir de los que puede elegir un valor.

Botón de comando.- Un control que ejecuta una macro o

llama a un procedimiento de evento de Access Basic

cuando el Botón es presionado.



Imagen.- Permite insertar una imagen dentro del formulario.

Marco de objeto independiente.- Un control que muestra una imagen, un gráfico o cualquier objeto OLE que no esta almacenado en una tabla de base de datos de Microsoft Access.

Marco de objeto dependiente.- Un control que es para objetos almacenados en un campo del origen de registros base del formulario o informe.




Salto de Pagina.- Un control que marca el comienzo de una nueva página o pantalla en un formulario o informe.

Control Ficha.- Permite diseñar los formularios con un modelo de fichas en donde en cada una se pueden ubicar otros controles.

Subformulario o subinforme.- Muestra un formulario incrustado en un formulario o informe, o bien, muestra un informe incrustado en un informe.




Línea.- Permite trazar una línea horizontal, vertical o diagonal en un formulario o informe.

Rectángulo.- Permite mostrar un rectángulo en un formulario o informe.

Más Controles.- Pone a disposición del usuario algunos controles adicionales para el diseño de formularios.



CONSULTAS

Las consultas permiten recuperar datos de las tablas en base a criterios

Ver y editar datos de mas de una tabla.

Seleccionar los campos y registros que desea ver.

Ordenar registros.

Realizar operaciones y calcular totales.

Actualizar, Eliminar o añadir un grupo de registros al mismo tiempo o crear una nueva tabla.


INFORMES

Los Reportes son un camino efectivo para presentar los datos como un documento impreso.

Se pueden crear reportes que:

Organicen y presenten datos agrupados bajo un criterio.

Calcular totales en quiebres.

Incluir subformas, subreportes y gráficos.

Presentar los datos en un formato atractivo, con cuadros, líneas y tipos de letras especiales.


MACROS

A través de las macros se realiza una tarea o una serie de tareas, las cuales son llamadas “ACCION” .

Algunas de la tareas que una macro puede hacer son:

Abrir automáticamente los formularios con los que trabaja todos los días.

Configurar la impresión e imprimir informes.

Cambiar las propiedades de los controles.

Asegurar la exactitud de los datos.

Automatizar transferencia de datos.


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