microsoft access 2010-77-885_es-mx

Créditos

DESARROLLO DE CONTENIDOS

Editor Bryan Gambrel Director de ventas Mitchell Beaton Director ejecutivo de mercadotecnia Chris Ruel Subdirector de mercadotecnia Debbie Martin Director de relaciones estratégicas de microsoft Merrick Van Dogen de Microsoft Learning

Asistente editorial Jennifer Lartz Director de contenido Micheline Frederick Editor senior Kerry Weinstein Director creativo Harry Nolan Diseñador de portada Jim O’Shea Diseñador de interiores Amy Rosen Editores de imágenes Sheena Goldstein

Jennifer MacMillan Editor ejecutivo Tom Kulesa Editor multimedia Wendy Ashenberg

ADAPTACIÓN AL ESPAÑOL Educational Technology Consulting (ETC)

Dirección General Eduardo A. Valencia González Dirección de proyecto Astrid Vázquez Rodríguez Traducción Miriam Yasmin Amateco Herrera

Testeo de contenidos Yahaira González Barajas

Corrección de redacción, estilo y formato Yahaira González Barajas

Diseño Eric Camacho Gutiérrez Producción Editorial Claudia Ivonne Arriaga Saldivar

Copyright © 2011. Todos los derechos reservados.

Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio (ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, grabación, digitalización o de otra manera), procedimiento o sistema de almacenamiento sin el previo y expreso permiso y autorización por escrito de la Editorial o de Educational Technology Consulting. Toda forma de utilización no autorizada será perseguida con lo establecido en la ley federal del derecho de autor. Derechos Reservados Conforme a la ley.

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El libro expresa los puntos de vista y opiniones del autor. La información contenida en este libro es provista sin ninguna garantía expresa, legal o implícita. Ni los autores, ni John Wiley & Sons, Inc., ni Microsoft Corporation o sus revendedores o distribuidores serán legalmente responsables por cualquier daño causado o supuestamente causado ya sea directa o indirectamente por este libro.

Fundada en 1807, John Wiley & Sons. Inc., ha sido una fuente invaluable de conocimiento y entendimiento durante más de 200 años, ayudando a las personas alrededor del mundo a satisfacer sus necesidades y aspiraciones. Nuestra compañía se fundó con base en los principios que involucran la responsabilidad con la comunidad a la que ofrecemos nuestros servicios, en donde vivimos y trabajamos. En el 2008, lanzamos Corporate Citizenship Initiative, un esfuerzo global que se enfoca en los desafíos del medio ambiente, sociales, económicos y éticos que enfrentamos en nuestros negocios. Entre las cuestiones que atendemos se encuentran el impacto del carbono, adquisición y especificaciones del papel, comportamiento ético dentro de nuestros negocios y con nuestros vendedores así como el soporte benéfico y a la comunidad. Para más información, visite nuestro sitio web: www.wiley.com/go/citizenship.

ISBN en trámite para esta versión.

Traducción y adaptación autorizada al idioma español, de la edición en inglés publicada por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados.

Microsoft® Official Academic Course

AccessMicrosoft

Prólogo del editor

La visión de Wiley para la serie Microsoft Official Academic Course es proveer a los estudiantes e instructores de las habilidades y conocimientos que requieren para usar eficazmente la tecnología Microsoft en todos los aspectos de su vida personal y profesional. La instrucción de calidad se requiere para ayudar tanto a educadores como estudiantes a obtener lo mejor de las herramientas de software de Microsoft y ser más productivos. Así, nuestra misión es hacer de nuestros programas de instrucción confiables compañeros educativos para toda la vida.

Para lograr esta misión, Wiley y Microsoft se han asociado para desarrollar los programas educativos de la más alta calidad para trabajadores de la información, profesionales en las tecnologías de la información y desarrolladores. Los materiales creados por esta asociación llevan el nombre comercial de “Microsoft Official Academic Course,” asegurando tanto a los instructores como a los estudiantes que el contenido de estos libros de texto está totalmente avalado por Microsoft y que provee información e instrucción de la más alta calidad sobre sus productos. Los libros de texto de Microsoft Official Academic Course son “oficiales” en más de un sentido: son el software educativo oficialmente aprobado por los miembros de la Microsoft IT Academy.

La serie Microsoft Official Academic Course se enfoca en el desarrollo de la fuerza laboral. Estos programas están dirigidos a aquellos estudiantes que buscan ingresar en la fuerza laboral, cambiar de trabajo o embarcarse en nuevas carreras como trabajadores de la información, profesionales en tecnologías de la información y desarrolladores. Los programas Microsoft Official Academic Course abordan sus necesidades enfatizando auténticos escenarios de lugar de trabajo con una abundancia de proyectos, ejercicios, casos y evaluaciones.

Los Microsoft Official Academic Courses están asociados a la extensa investigación y al análisis de tareas en el trabajo que se usaron para crear los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS). Los libros de texto se enfocan en habilidades reales para trabajos reales. Conforme los estudiantes trabajan en los proyectos y ejercicios en los libros de texto, aumentan su nivel de conocimiento y su capacidad de aplicar la tecnología Microsoft más reciente a las tareas diarias. Estos estudiantes también obtienen las credenciales para crear sus currículos que les pueden ayudar a encontrar un trabajo, conservar su trabajo actual o complementar su educación.

El concepto de aprendizaje para toda la vida es hoy de suma utilidad. Los roles laborales y hasta categorías laborales enteras están cambiando tan rápido que ninguno de nosotros podemos mantenernos competitivos y productivos sin estar continuamente actualizando nuestras habilidades y capacidades. La oferta de Microsoft Official Academic Course y su enfoque en la preparación para los exámenes de certificación de Microsoft proveen un medio para que las personas adquieran y pongan al día de manera efectiva sus habilidades y conocimientos. Wiley apoya a los estudiantes en este esfuerzo a través del desarrollo y distribución de estos cursos como la editorial académica oficial de Microsoft.

Hoy, la publicación educativa requiere atención para proveer publicaciones de calidad y un sólido contenido electrónico. Al integrar los productos de Microsoft Official Academic Course, WileyPLUS y las certificaciones de Microsoft, podremos proveer soluciones de aprendizaje eficaces tanto para estudiantes como para maestros de una mejor manera.

Compartiendo esta visión, es como Educational Technology Consulting (ETC Iberoamérica), como miembro de esta alianza, se une al logro de esta misión y coadyuva con su aportación en la liberación de la serie Microsoft Official Academic Course en el idioma español, así como con su valiosa participación en la distribución de dicha serie en el mercado Latinoamericano tanto en español como en inglés.

PrefacioBienvenido al programa Microsoft Offical Academic Course (MOAC) para el sistema Microsoft Office 2010. MOAC representa la colaboración entre Microsoft Learning y la editorial John Wiley & Sons, Inc. Microsoft y Wiley se han unido para producir una serie de libros de texto que ofrecen soluciones educativas convincentes e innovadoras a los instructores y experiencias de aprendizaje superiores a los alumnos. Inspirados e informados por un conocimiento minucioso de los creadores de Microsoft Office y Windows, y elaborados por una editorial reconocida a nivel mundial por la calidad pedagógica de sus productos, estos libros de texto maximizan la transferencia de habilidades en un tiempo mínimo. Los alumnos son desafiados a usar sus nuevas habilidades técnicas como miembros altamente productivos de la fuerza laboral.

Debido a que esta base de conocimientos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2010 y creador de los exámenes Microsoft Office Specialist (MOS) (www.microsoft.com/learning/mcp/mcts), puede estar seguro de que recibirá la cobertura de temas más relevante para el éxito personal y profesional de los alumnos. La participación directa de Microsoft no sólo asegura que el contenido del libro de texto de MOAC es preciso y actual sino que también significa que los alumnos recibirán la mejor instrucción posible que permita su éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo.

Programa Microsoft Official Academic CourseLa serie de Microsoft Official Academic Course es un programa completo para instructores e instituciones para preparar e impartir grandes cursos sobre las tecnologías de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambio en la tecnología y en el currículo desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades actuales que van más allá de las herramientas de enseñanza del salón de clases que deben satisfacerse para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC procura proveer las soluciones a todas esas necesidades de manera sistemática para poder asegurar una experiencia de curso exitosa y gratificante tanto para el instructor como para el alumno (capacitación técnica y curricular para la preparación del instructor con nuevos lanzamientos de software; el estudiante utilizará el software en casa para la adquisición de habilidades, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un gran conjunto de herramientas para la enseñanza en el salón de clases y en el laboratorio). Todos estos factores son importantes para la fácil impartición de un curso interesante sobre el software de Microsoft y todos son provistos con el programa MOAC. Pensamos en el modelo siguiente como un indicador para asegurar que lo apoyamos totalmente en su objetivo de impartir un gran curso. Conforme evalúe sus opciones en cuanto a materiales de enseñanza, se sugiere que use el modelo para compararlas con otros productos disponibles.

Tour ilustrado del libro

Características pedagógicasLos libros de texto MOAC para el sistema Microsoft Office 2010 está diseñado para cubrir todos los objetivos de aprendizaje en los exámenes MOS, conocidos como “dominio de objetivos”. Los objetivos del examen de Microsoft Office Specialist (MOS) son enfatizados en todos los libros de texto. Muchas de las características pedagógicas se han desarrollado específicamente para los programas de Microsoft Official Academic Course. Las características únicas de nuestro enfoque basado en tareas incluye una Matriz de habilidades de la lección que correlaciona las habilidades enseñadas en cada lección con los objetivos del MOS; ejercicios de Certificación, Lugar de trabajo y Listo para Internet así como tres niveles de actividades finales de la lección, de mayor dificultad cada vez; Evaluación de Aptitud, Destreza y Dominio.

La presentación de la extensa información de procedimientos y conceptos técnicos entrelazados en todo el libro de texto presenta desafíos lo mismo para el alumno que para el instructor. El tour ilustrado del libro que sigue provee una guía de las ricas características que contribuyen al plan pedagógico del programa Microsoft Official Academic Course.

La siguiente es una lista de las características clave en cada lección, diseñadas para preparar a sus alumnos para tener éxito en estos exámenes y en el lugar de trabajo:

Cada lección comienza con una Matriz de habilidades de la lección. Más que una lista estándar de objetivos de aprendizaje, la Matriz de habilidades correlaciona cada habilidad de software cubierta en la lección con el “dominio de objetivos” específico de MOS.

Cada lección incluye un escenario de negocio que presenta el conocimiento y las habilidades en el uso del software que deben adquirirse en un entorno de la vida real.

Cada lección comienza con la Orientación sobre el software. Esta herramienta provee una visión general de las características del software con el que trabajarán los alumnos en la lección. La orientación explica las propiedades generales del software o funciones específicas, como por ejemplo la Cinta de opciones o un cuadro de diálogo. También incluye una imagen de pantalla grande con etiquetas.

Instrucciones paso a paso, concisas y frecuentes enseñan nuevas características a los alumnos y les dan la oportunidad de practicar de manera interactiva. Los pasos numerados dan instrucciones detalladas para ayudar a los alumnos a aprender las habilidades del software. Los pasos también muestran los resultados e imágenes en pantalla que corresponden a lo que los alumnos deben ver en las pantallas de sus computadoras.

Las Ilustraciones proporcionan una retroalimentación visual a medida que los alumnos realizan los ejercicios. Las imágenes refuerzan los términos clave, proporcionan pistas visuales de los pasos y permiten a los alumnos monitorear su avance.

Cuando le pida al alumno que haga clic en un botón específico, se mostrarán las imágenes de botón en el margen o en el texto.

El vocabulario técnico importante se encuentra en una lista de Términos clave al inicio de la lección. Cuando se utilicen estos términos más adelante en la lección, aparecerán en negritas y con su definición. El glosario contiene todos los términos clave y sus definiciones.

Atractivos asistentes de lectura que se encuentran en las lecciones, le indican la importancia de un tema al alumno (En Resumen), proporcionan sugerencias de ayuda a los alumnos (Tome Nota), presentan métodos alternativos para realizar las tareas (Otra Manera) o alertan a los alumnos sobre posibles problemas (Resolución de problemas). Los asistentes de lectura también proporcionan información relevante y de referencia lo cual le agrega valor a la lección.

La característica de ¿Listo para la certificación?, que se encuentra por todo el texto, indica a los alumnos el lugar donde se cubre un objetivo de certificación específico. Esto les da a los alumnos la oportunidad de verificar la comprensión del objetivo específico del examen MOS y si es necesario revisar la sección de la lección en donde se cubre el objetivo. MOAC ofrece una preparación completa para la certificación MOS.

El icono Nueva característica aparece a un lado de cualquier característica de software que sea nueva en Office 2010.

La Matriz de resumen de habilidades recopila las habilidades del examen MOS que se cubren en cada lección.

La sección de Evaluación de conocimiento contiene un total de 20 preguntas en ejercicios mixtos como Verdadero/Falso, Completar, Relación u Opción múltiple, con los cuales se evalúa a los alumnos sobre los conceptos aprendidos en la lección.

Las secciones de Evaluación de Aptitud, Destreza y Dominio contienen actividades de mayor grado de dificultad al termino de las lecciones.

Los proyectos de Listo para Internet combinan el conocimiento que los alumnos adquirieron en una lección con la investigación en Internet.

Los proyectos de Cerrando el círculo le dan a los alumnos la oportunidad de repasar y practicar las habilidades que aprendieron en las lecciones anteriores.

La sección Listo para el lugar de trabajo proporciona una vista previa de cómo se utilizan las aplicaciones de Microsoft Office 2010 en situaciones de la vida real.

Elementos ese

nciales

de las bases

de datos

Lección 1 | 29

Orientación sobre el software

PANTALLA INICIAL DE MICROSOFT ACCESS

Antes de comenzar a trabajar en Microsoft Access, necesita familiarizarse con la interfaz de usuario principal. En la siguiente sección, se le pedirá que abra una nueva base de datos en blanco de Access. Cuando lo haga, aparecerá una pantalla que será similar a la que se muestra en la Figura 1-1.

Cuando se crea un archivo en blanco en Microsoft Access, la pantalla inicial cuenta con un área de trabajo para elaborar la base de datos. El poder entender los elementos de la pantalla, le orientará sobre las herramientas e información importante. Considere que los elementos y características de su pantalla podrían variar si se ha cambiado la configuración predeterminada o si ha establecido otras preferencias. Utilice la Figura 1.1 como referencia durante toda la lección, así como en el resto del libro.

Figura 1-1Pantalla inicial de una nueva base de datos en blanco de Access

Cinta de Opciones

Grupos

Barra de mensajes

Fichas Botón Ayuda de Microsoft Office Access

34 | Lección 1

Elementos ese

nciales

de las bases

de datos

TOME NOTA

UTILIZAR EL PANEL DE NAVEGACIÓN

Antes de que pueda crear una base de datos, necesita entender sus elementos más básicos. Esta sección le presenta algunos de los elementos en una base de datos que le ayudaran a organizar la información y a navegar utilizando el Panel de navegación, las fichas de los objetos y las diferentes vistas.

Utilizar el panel de navegación

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Alumnos para mostrar la tabla

en el área de trabajo de Access, como se muestra en la Figura 1-8.

El Panel de navegación remplaza a la ventana Base de datos, una herramienta

que aparecía en versiones anteriores de Access.

2. Haga clic en la flecha despegable, que se encuentra junto a Todos los objetos de Access en la parte superior del Panel de navegación, como se muestra en la Figura 1-9.

3. Haga clic en Tablas y vistas relacionadas. El grupo predeterminado en esta

categoría es Todas las tablas, que se encuentra en el lado superior del menú del Panel de navegación. Observe que la tabla Alumnos, así como todos los objetos relacionados se muestran debajo del encabezado Alumnos.

4. Para volver a mostrar el menú haga clic en la flecha que apunta hacia abajo, que se encuentra junto a Todas las tablas en el Panel de navegación y por último haga clic en Tipo de objeto para regresar a la vista original.

Figura 1-8Tabla abierta en el área de trabajo de Access

LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN

¿Cómo se establecen las opciones de navegación?1.2.3

Figura 1-9Menú del Panel de navegación

Haga doble clic en un objeto en el Panel de navegación para mostrarlo en el área de trabajo

Categorías

Grupos que se relacionan con la categoría seleccionada

28 | Lección 1

Elementos ese

nciales

de las

bases

de datos

Lección 1Elementos esenciales de las bases de datos

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCIÓN

Habilidades Objetivo del examen Número del objetivo

Introducción Utilizar el comando Abrir 1.1.2

Trabajar con la ventana de Access Configurar las opciones de Navegación 1.2.3

Utilizar las herramientas en pantalla

Utilizar la vista Backstage

Utilizar el botón Ayuda de Microsoft Office Access

Definir las necesidades y tipos de datos

Modificar los tipos de datos 2.2.6

Barra de Herramientas de Acceso RápidoBase de datosBase de datos relacionalCampoCinta de opcionesClave principalConsultaDatos redundantes EscritorioFicha

Ficha Archivo Formas normalesFormularioGrupoHoja de datosIndicador InformeIniciador de cuadro de diálogoMenú Estado de conexiónNormalización

ObjetoRegistroSistema de administración de bases de datos (DBMS)Sugerencia de teclaTablaTipo de datosVista Backstage

La Escuela de Bellas Artes en Nueva York fue fundada por dos artistas profesionales: Saúl Bobadilla, un grabador y Jimena Cardoso, una escultora. El año pasado, la nueva escuela secundaria privada inició labores con 12 alumnos inscritos, siendo Jimena y Saúl los únicos instructores de tiempo completo. Todos los registros académicos y comerciales eran realizados y archivados de manera manual por los fundadores. Sin embargo, este año ha sido contratado como asistente ejecutivo, para ayudarlos a manejar la gran cantidad de información de la escuela. El número de inscripciones está subiendo, se están contratando a nuevos profesores de tiempo completo y la escuela está recibiendo fondos para becas de patrocinadores locales. Con la ayuda de una base de datos de Access, organizará los datos académicos y comerciales de la escuela. En esta lección, aprenderá los conceptos básicos de una base de datos y a definir las necesidades y los tipos de datos existentes.

Términos clave

Características de las lecciones

Matriz de habilidades de la lección

Escenario de negocios

Términos clave


Imágenes de pantallas con llamadas

Práctica interactiva

Alerta de objetivo de certificación deMicrosoft Certified Application Specialist

Elementos ese

nciales

de las bases

de datos

Lección 1 | 49

TOME NOTA

Access cuenta con once tipos de datos diferentes, cada uno con su propio propósito. La lista en la Tabla 1-1 describe los tipos de datos que pueden almacenar los campos.

Tipo de datos Ejemplo Descripción

Texto Apellido: Zarate Calle: Avenida Principal 6789

Es el tipo de datos para campos más común. Puede almacenar hasta 255 caracteres de texto, números o una combinación de ambos.

Memo Comentarios: El estudiante hará pagos mensuales el día de cada mes por $247

Le permite almacenar grandes cantidades de texto: hasta 64,000 caracteres de texto, números o una combinación (aunque si utiliza esa cantidad de espacio, su base de datos se ejecutará lentamente).

Número Edad: 19 Almacena datos numéricos que pueden usarse en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora Fecha de nacimiento: 1 de diciembre de 1987

Almacena datos de fecha y/u hora.

Moneda Tarifa de inscripción: $50.00 Almacena datos monetarios con precisión de hasta cuatro decimales. Utilice este tipo de datos para almacenar información financiera y cuando no desee que Access redondee los valores.

Autonumérico ID de estudiante: 56 Valores únicos creados por Access cuando crea un nuevo registro. A menudo, las tablas contienen un campo Autonumérico que se utiliza como la clave principal.

Sí/No ¿Seguro? Sí Almacena datos booleanos (verdaderos o falsos). Access utiliza 1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No.

Objeto OLE Fotografía Almacena imágenes, documentos, gráficos y otros objetos de programas de Office y basados en Windows.

Hipervínculo Direcciones Web Almacena vínculos a sitios Web, o archivos ubicados en intranet o red local (LAN) y sitios o archivos ubicados en su computadora.

Datos adjuntos Cualquier tipo de archivo admitido Puede adjuntar imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos a los registros de su base de datos, de forma muy similar a la que utiliza para adjuntar ar-chivos en mensajes de correo electrónico.

Calculado Nombre completo: John Derenzo Almacena una expresión que se basa en dos o más campos dentro de la misma tabla.

El tipo de datos Número sólo debe utilizarse si los números serán utilizados en cálculos matemáticos. Para números telefónicos, utilice el tipo de datos

Texto.

XREF

En la Lección 4 aprenderá más sobre los campos multivalor.

52 |

En esta lección aprendió: Objetivo del examen Número del objetivo

Iniciar Access Utilizar el comando Abrir 1.1.2

Trabajar en la ventana de Access Establecer las opciones de navegación 1.2.3

Utilizar herramientas en pantalla



Definir las necesidades y tipos de datos Modificar tipos de datos 2.2.6

EVALUACIÓN DE CONOCIMIENTO

RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Registro a. Objeto más básico de una base de datos que almacena los datos en categorías. 2. Campo b. Objeto de una base de datos que presenta información en un formato que es fácil de leer e imprimir.3. Datos redundantes c. Información duplicada en una base de datos.4. Clave principal d. Fila en una tabla de una base de datos5. Base de datos e. Objeto de una base de datos que permite buscar y recuperar datos almacenados.6. Tabla f. Columna en una base de datos que identifica inequívocamente cada fila.7. Consulta g. Objeto de una base de datos que simplifica el proceso de introducir, modificar y mostrar datos.8. Informe h. Columna en una tabla de una base de datos. 9. Formulario i. El tipo de información que contiene un campo. 10. Tipo de datos j. Herramienta para recopilar y organizar información.

Verdadero / FalsoDibuje un círculo alrededor de la V si la oración es verdadera o alrededor de la F si es falsa.

V F 1. Cualquier lista que cree para un propósito específico puede considerarse una base de datos simple, incluso una lista para el supermercado. V F 2. De manera predeterminada, el Panel de navegación aparece en el lado derecho de la pantalla de Access cada vez que crea o abre una base de datos. V F 3. Los formularios, consultas e informes son ejemplos de objetos de bases de datos. V F 4. El iniciador de cuadro de diálogo contiene los comandos que utiliza con mayor frecuencia, como Guardar, Deshacer y Rehacer. V F 5. Cuando presiona la tecla Mayús, aparecen pequeñas letras y números en la Cinta de opciones llamados sugerencias de teclas. V F 6. El menú Estado de conexión le permite elegir entre los temas de ayuda que están disponibles en línea y los que están instalados en su computadora sin conexión. V F 7. En una tabla de una base de datos, los datos se almacenan en filas y columnas, similares en apariencia a una hoja de cálculo. V F 8. A cada campo de una tabla se le debe designar un tipo de datos específico. V F 9. Cuando planea una base de datos es importante registrar cada fragmento de información las veces que sea posible para lograr un fácil acceso. V F 10. La normalización es el proceso de aplicar reglas al diseño de su base de datos para asegurarse de que ha dividido sus elementos de información en las tablas adecuadas.

Lección 1Matriz de resumen de habilidades

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TOME NOTA

EVALUACIÓN DE APTITUD

Proyecto 1-1: Personalizar AccessCuando trabaja en Access o en otra aplicación de Microsoft Office, es útil personalizar su copia del software. Al personalizar su software aparecerá como el creador de la base de datos de Access o cualquier otra aplicación de Office.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. Haga clic en la ficha Archivo.2. Haga clic en el botón Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.

3. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office del cuadro de diálogo, introduzca (su nombre) en el cuadro Nombre de usuario, e introduzca (sus iniciales) en el cuadro Iniciales.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente proyecto

Proyecto 1-2: Utilizar el Panel de navegación Es un ocupado editor en Publicaciones Lucerne y constantemente utiliza Access para organizar y administrar su lista de tareas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA Lista_tareas de los archivos de datos para esta lección.2. Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del Panel para mostrar el Panel de navegación.3. Haga clic en el encabezado del grupo Contactos en el Panel de navegación, para mostrar estos objetos de la

base de datos.4. Haga clic en el encabezado del grupo Objetos auxiliares para mostrar estos objetos de la base de datos.5. En el grupo Objetos auxiliares, haga doble clic en Tareas para abrir esa tabla.6. En el grupo Tareas, haga doble clic en Tareas por Asignado a para abrir ese informe.7. En el Panel de navegación, haga clic en el encabezado Exploración de tareas para mostrar el menú y después

en Tipo de objeto.8. CIERRE la base de datos.

DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente proyecto.

EVALUACIÓN DE DESTREZA

Proyecto 1-3: Entender el diseño de una base de datosTrabaja en Viajes Margie’s, una agencia de viajes que se especializa en proveer servicios a personas de la tercera edad. Planea crear una base de datos en la que incluya visitas guiadas, actividades de aventuras, viajes en grupo y paquetes vacacionales diseñados para personas de la tercera edad, pero primero desea aprender más sobre el diseño de bases de datos

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose1. ABRA la Ayuda de Access.2. Escriba diseño de base de datos en el campo Buscar (Presione Intro).3. Lea el artículo sobre los conceptos básicos del diseño de una base de datos.4. ABRA un nuevo documento de Word.5. Enliste los pasos que se deben de seguir para el diseño de una base de datos, incluyendo una corta descripción

de cada paso.6. GUARDE el documento Word con el nombre Diseño_base_de_datos y luego CIERRE el archivo.


A lo largo de esta lección verá información entre paréntesis como (Presione Intro) o (su dirección de correo electrónico). La información que se encuentra entre paréntesis son instrucciones la cuales debe seguir. Éstas le pedirán que realice una acción o que substituya el texto colocando datos personales o información personal. No introduzca las palabras tal cual aparece entre paréntesis.

54 |

Proyecto 1-4: Planear los campos de la tablaEs un voluntario de la Asociación de Vecinos de Terrace, la cual organiza una carrera anual de 5 kilómetros en el mes de marzo. El año pasado, todos los datos fueron guardados en papel, pero decide que será más efectivo utilizar una base de datos. Determine qué campos serían los más apropiados para una tabla que contiene los datos sobre los corredores.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Piense qué campos serían útiles en una tabla de una base de datos que contiene información sobre los corredores

de una carrera anual de 5 kilómetros.2. ABRA un nuevo documento de Word.3. En el documento, escriba una lista con al menos seis campos posibles.4. GUARDE el documento Word con el nombre Campos_carrera y déjelo abierto.


EVALUACIÓN DE DOMINIO

Proyecto 1-5: Planear los tipos de datos para los camposAhora que ha decidido qué campos utilizar en la tabla de la base de datos, la cual contiene la información sobre los corredores que participan en la carrera anual de 5 kilómetros, necesita determinar qué tipo de datos debe utilizar para cada campo.

1. Debajo de cada nombre propuesto como posible campo para la tabla de los participantes de la carrera anual, escriba el tipo de datos que se utilizará y dé una explicación breve de la razón por la cual eligió ese tipo.

2. GUARDE el documento con el nombre Tipos_de_datos y luego CIERRE el archivo.DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 1-6: Lo nuevo de Access 2010Su supervisor en Viajes Margie’s le ha sugerido que haga una investigación sobre las nuevas herramientas de Access 2010 antes de comenzar a crear una base de datos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la vista Backstage y acceda al menú Ayuda. 2. Utilice la ayuda de Access para buscar el artículo “Novedades de Microsoft Access.”3. Lea la descripción general.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

En el menú Ayuda, en la vista Backstage, se encuentra la opción Introducción, tal y como se muestra en la Figura 1-34.

Figura 1-34Menú Ayuda en la vista Backstage

Asistente de lectura Referencias cruzadas

Tablas fáciles de leer

Matriz de resumen de habilidades

Preguntas de evaluación de conocimiento

Proyectos de evaluación de aptitud

Proyectos de evaluación de destreza

Proyectos de evaluación de dominio

Proyecto Listo para Internet

Tome Nota

248 | Lección 9

Tablas

ava

nzadas

EN RESUMEN

Utilizar el analizador de tablas

El Analizador de tablas es un asistente que realiza el proceso de normalización por usted, examinando el diseño de una tabla y sugiriendo un modo de dividirla para una mayor efectividad. El Analizador de tablas le ayuda a diseñar tablas efectivas, ya que sugiere claves principales para las nuevas tablas o le permite determinarlas. También puede hacer que el asistente inserte un campo identificador único. Si éste determina que una tabla contiene información duplicada, la puede dividir en dos tablas que son más efectivas o puede elegir hacerlo usted mismo.

UTILIZAR EL ANALIZADOR DE TABLAS

El Analizador de tablas es un asistente que examina una tabla y le hace una serie de preguntas sobre ella para determinar si debe dividirla en dos o más tablas. En este ejercicio utilizará el Analizador de tablas para examinar una tabla en una base de datos.

Las bases de datos bien diseñadas no almacenan datos en más de un lugar. El almacenamiento de datos redundantes ocupa mayor espacio en disco y aumenta la probabilidad de errores de entrada de datos. En la Lección 1 conoció el concepto de normalización, el cual es el proceso de aplicar reglas a un diseño de base de datos para asegurarse de que ha dividido sus datos en las tablas apropiadas.

En la tabla Libros, se tiene que introducir la información de contacto de los autores para cada libro escrito por éste. El Analizador de tablas determinará que para tener una base de datos más eficaz deberá dividir la tabla en dos: una con la información de contacto de los autores y otra con los datos de las ventas de los libros.

Además de analizar la tabla, el Analizador de tablas examina los datos redundantes de una tabla y sugiere correcciones para los registros que deben coincidir. También le da la opción de crear una consulta, la cual es similar a la tabla original, al realizar esta consulta permite a los formularios e informes, que fueron creados con la tabla original, funcionar adecuadamente. Es importante que considere que puede cambiar el nombre de la tabla original, pero no quitarla o modificarla.

Utilizar el Analizador de tablas

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. ABRA la tabla Libros.2. Desplácese por la tabla para familiarizarse con los campos de ésta.3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en

el botón Analizar tabla. Aparece el primer paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-7. El primer cuadro de diálogo brinda información sobre los tipos de problemas que puede encontrar el asistente.

XREF

La Lección 1 contiene más información sobre la normalización.

RESOLUCIÓNDE PROBLEMAS

Si ejecuta el Analizador de tablas antes de introducir los registros en la tabla, podría recibir un mensaje diciéndole que debe introducir al menos dos registros en la tabla para obtener un análisis significativo.

Figura 9-7Primer paso del Asistente para analizar tablas

Traba

jar con

registros

de tab

las y

bases

de datos

Lección 2 | 85

TOME NOTA

TOME NOTA

EN RESUMEN

Adjuntar y quitar documentos

Access 2010 le permite adjuntar documentos a los registros de una base de datos, como documentos de Word o archivos de fotografías. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos de una compañía grande podría adjuntar en el expediente de cada empleado una fotografía, un currículum y documentos de evaluación. Estos archivos adjuntos pueden quitarse fácilmente si es necesario. El cuadro de diálogo Datos adjuntos le permite administrar los documentos que están adjuntos a algún registro.

No puede adjuntar archivos a bases de datos que hayan sido creadas en versiones anteriores de Access 2007. Tampoco puede compartir archivos adjuntos con una base de datos creada en una versión anterior de Access.

ADJUNTAR Y QUITAR DOCUMENTOS

Antes de comenzar a adjuntar documentos, debe crear un campo en una tabla y aplicarle formato con el tipo de Datos adjuntos. Puede agregar el campo en la Vista Hoja de datos o en la Vista Diseño. Access muestra un icono en forma de clip en el encabezado de columna y en cada registro del campo junto con un número entre paréntesis que indica el número de archivos adjuntos en el campo. En este ejercicio creará un nuevo campo y le aplicará formato con el tipo de y después quitará los datos adjuntos de los registros de la base de datos.

Haga doble clic en el registro del campo Datos adjuntos para mostrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos donde puede agregar, abrir y guardar varios datos adjuntos, como imágenes, documentos y hojas de cálculo para un sólo registro. Puede guardar los archivos adjuntos en su disco duro o en una unidad de red, antes de guardarlos en la base de datos.

Puede adjuntar un máximo de 2 gigabytes de información, sin embargo cada archivo no debe exceder de 256 megabytes de tamaño.

Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en su computadora, puede abrirlo y modificarlo utilizando ese programa. Por ejemplo, si abre un currículum creado en Word que está adjunto a un registro, se inicia el programa de Word y podrá ver el documento en este mismo programa. Si no tiene el programa que se utilizó para crear un archivo, Access le pedirá que elija un programa que esté disponible en su equipo para ver el archivo.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Resumen de pedidos.2. Haga clic en el encabezado del campo Fecha de entrega para seleccionarlo.3. En la ficha contextual Herramientas de tabla haga clic en la ficha Campo, en el

grupo Agregar y eliminar haga clic en el botón Más campos. Aparece el menú Más campos.

4. Haga clic en Datos adjuntos en la sección Tipos básicos, como se muestra en la Figura 3-10. El campo Datos adjuntos se inserta en la tabla.

OTRA MANERA

También puede hacer clic derecho en el campo Datos adjuntos para mostrar el menú contextual. Del menú seleccione Administrar datos adjuntos para mostrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

214 | Lección 8

Utilizar co

ntro

les en

informes

y formularios

21. Cámbiese a la Vista Informes para probar el hipervínculo. Cuando haya terminado regrese a la Vista Diseño de Informes.

22. Haga clic el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

PAUSA. DEJE abierto el informe para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

AGREGAR CONTROLES CALCULADOSUn control calculado es un control que muestra el resultado de un cálculo o expresión. Los controles calculados, como su nombre lo dice, pueden mostrar cálculos que son vitales para la utilidad de un informe o formulario. Por ejemplo cuando su compañía desee saber el importe de ventas generado por cada juguete de una línea de productos, puede multiplicar el número de juguetes vendidos por el precio y mostrar el valor en un informe o formulario. Los cuadros de textos son la elección más popular para un control calculado, debido a que pueden mostrar diferentes tipos de datos. Sin embargo, cualquier control que tenga la propiedad Origen del control se puede utilizar para un control calculado. En este ejercicio utilizará el Generador de expresiones para agregar un control calculado a un informe.

Una expresión es como una fórmula de Excel y consta de los siguientes elementos que se pueden utilizar solos o en combinación:

Identificadores: Son los nombres o propiedades de los campos o controles.Operadores: Como + (más), − (menos) o * (multiplicar).Funciones: Como SUMA o PROMEDIO.Constantes: Son valores que no cambian, como números no calculados.

Para crear un control calculado, puede introducir una expresión en el cuadro de propiedad Origen del control o utilizar el Generador de expresiones, el cual es una característica que ofrece los nombres de los campos y controles de una base de datos, muestra una lista de los operadores disponibles y tiene funciones integradas para ayudarle a crear una expresión. Lo nuevo en Access 2010 es un Generador de expresiones más intuitivo, el que comprende reorganiza el diseño del cuadro de diálogo e incluye IntelliSense, que comprende una lista desplegable de posibles valores, mientras introduce el nombre de un identificador o función para crear su expresión.

Agregar u Agregar un control calculado


1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Cuadro de texto.

Figura 8-15 Control sitio web El balón en la sección Encabezado del informe


¿Cómo se agrega un control de cuadro de texto dependiente a un formulario? - 3.2.2


¿Cómo se agrega un control de hipervínculo independiente a un informe? - 5.2.3


¿Cómo se agrega un control de cuadro de texto dependiente a un informe? - 5.2.3


¿Cómo se le cambia el nombre a una etiqueta de un informe? - 5.2.4


¿Cómo ver la Hoja de propiedades de un control? - 3.2.5

Cerra

ndo e

l círculo 1

Cerrando el círculo | 153

Cerrandoel círculo 1

Características de las lecciones

Resolución de Problemas

Práctica interactiva

Cerrando el círculo

Resumen

Asistente de lectura Otra manera

Paso o Paso

Nuevas características

XREF

TOME NOTA


EN RESUMEN

OTRA MANERA

Convenciones y características usadas en este libroEste libro usa convenciones para fuentes, símbolos y encabezados específicos para resaltar información importante o para llamar su atención a pasos especiales. Para más información sobre las características en cada lección, consulte la sección de Tour Ilustrado del Libro.

CONVENCIÓN SIGNIFICADO

Este icono indica una característica nueva o muy mejorada deOffice 2010 en esta versión del software.

Esta característica provee un breve resumen del contenido queserá cubierto en la sección siguiente.

CERRAR

Las palabras en mayúsculas y en un color de fuente diferenteal del resto del texto, indican las instrucciones para abrir,guardar o cerrar archivos o programas. También indican elementos que se deben de revisar o acciones que se deben realizar.

Esta característica señala el punto en el texto donde se cubre unobjetivo de certificación específico. Así mismo le da la oportunidad de verificar su comprensión sobre un objetivo de MOS específico y si es necesario, repasar la sección donde se cubrió.

Los asistentes de lectura aparecen en cuadros sombreados quese encuentran en su texto. Tome Nota le proporciona sugerenciasútiles relacionadas con tareas o temas específicos.

Otra Manera proporciona un procedimiento alterno para lograrcierta tarea.

Estas notas proveen sugerencias para la información tratadaen otra parte del libro de texto o describe característicasinteresantes de Office 2010 que no son tratadas directamenteen el tema o ejercicio actual.

Cuando se hace referencia a un botón de la barra de herramientasen un ejercicio, aparece la imagen del botón en elmargen.

Ctrl+A

Un signo de más (+) entre dos nombres clave significa quedebe presionar ambas teclas al mismo tiempo. Las teclasque se le pide presionar en un ejercicio aparecerán en la fuenteque se muestra aquí.

dividida en grupos de comandos que se relacionan

Los términos clave aparecen en negrita.

Teclee Mi Nombre. Cualquier texto que se le pida teclear aparece en color.

Haga clic en Aceptar.Cualquier botón en la pantalla en el que deba hacer clico seleccionar también aparecerá en color.

ABRA Clases.Los nombres de los archivos de datos aparecerán en negritasy color para su fácil identificación.

¿Por qué la certificación MOS?Microsoft Office Specialist (MOS) 2010 es una credencial valiosa que reconoce las habilidades en computación para utilizar todas las características y funcionalidad de la suite Microsoft Office 2010.

En el ámbito laboral, Microsoft Office Specialist es la principal herramienta que las empresas utilizan para validar el dominio que tienen sus empleados de las herramientas de productividad actuales y en la tecnología, ayudándoles a seleccionar a candidatos para el trabajo con base en los estándares reconocidos a nivel mundial para validar las habilidades. Los resultados de un estudio de investigación mostraron que los negocios que cuentan con empleados certificados son más productivos en comparación con aquellos que no están certificados y que por lo tanto los empleados certificados son de gran valor para sus empresas.

En el ámbito académico, al igual que en el ámbito laboral, las instituciones se actualizan para utilizar Office 2010 para buscar maneras de proteger y maximizar su inversión en la tecnología. Al ofrecer certificaciones, validan dicha decisión debido a la importancia de las aplicaciones de Office 2010, como lo son Word, Excel y PowerPoint, las cuales se pueden utilizar de manera efectiva para mostrar el incremento en la preparación académica y en la fuerza laboral.

Las personas buscan la certificación para incrementar su sentido personal de logro y para crear oportunidades de progreso al establecer una posición de liderazgo en sus escuelas o departamentos, y como consecuencia, sus habilidades sobresalen en las admisiones competitivas en los colegios y en el ámbito laboral.

Preparación para el examen microsoft office specialist (MOS)Se ha actualizado la credencial para Microsoft Office Specialist para validar las habilidades con el sistema Microsoft Office 2010. Las certificaciones MOS se enfocan en los trabajadores de la información y cubren las aplicaciones más populares en los negocios como lo son Word 2010, PowerPoint 2010, Excel 2010, Access 2010 y Outlook 2010.

Al certificarse, demuestra a los empleados que cuenta con un nivel específico en el dominio de las habilidades para el uso de una aplicación en particular de Office. Por lo general, los empleadores piden una certificación ya sea como una condición para obtener el trabajo o como una condición para tener un mejor puesto en la empresa u otra organización. Los exámenes de certificación son patrocinados por Microsoft pero son administrados por empresas especializadas en exámenes como lo es Certiport.Para obtener más información sobre cómo convertirse en un Microsoft Certified Application Specialist y la disponibilidad de los exámenes, visite el sitio web www.microsoft.com/learning/msbc.

Preparación para presentar el examenA menos que sea un usuario con mucha experiencia, necesitará tomar un curso de preparación para el examen para poder contestarlo correctamente dentro del tiempo indicado. La serie Microsoft Official Academic Course está diseñada para prepararlo ofreciéndole información sobre todos los temas del examen. Con una revisión y práctica adicional que lleve a cabo, deberá sentirse seguro en su habilidad para aprobar el examen correspondiente.

Después de que decida cuál es el examen que va a presentar, revise la lista de objetivos del examen. Esta lista la puede encontrar en el Apéndice A en la última sección del libro. También puede identificar fácilmente las tareas que se incluyen en la lista de objetivos en la Matriz de habilidades de la lección al inicio de cada lección y en las barras laterales en Listo para la certificación, localizadas al margen de las lecciones de este libro.

Formato del examenTodos los exámenes de certificación MOS se realizan en tiempo real y están basados en el desempeño. No hay ejercicios de opción múltiple, verdadero/falso o preguntas de respuesta corta. Las instrucciones son generales e indican las tareas básicas que debe realizar en la computadora; no se le da ningún tipo de ayuda para guiarlo a realizar las tareas asignadas. No tiene permitido usar material de referencia, solamente el sistema de Ayuda de la aplicación.

A media que complete las tareas iniciales sobre una pregunta específica del examen, el software de certificación monitorea sus acciones. A continuación se muestra un ejemplo de una pregunta.

Abra el archivo Invitados_Wiley y seleccione la palabra Bienvenido en el primer párrafo. Cambie la fuente a 12 ptos. y aplique formato de Negrita. Seleccione las palabras según lo desee en el segundo párrafo, muévalas al final del primer párrafo utilizando el método “arrastrar y colocar” y después centre el primer párrafo.

Cuando el administrador de exámenes le asigne una computadora, verá un formato en línea que utilizará para ingresar información sobre usted (nombre, dirección y otra información necesaria para procesar los resultados de su examen). Mientras completa el formato, el software creará el examen a partir de un banco de exámenes y después podrá iniciar el examen. La primera pregunta del examen aparecerá en una ventana. Lea cuidadosamente la pregunta y después realice todas las tareas indicadas en la pregunta del examen. Cuando termine de completar todas las tareas de una pregunta, haga clic en el botón Siguiente pregunta.

Tiene de 45 a 60 minutos para completar todas las preguntas, dependiendo del examen que esté presentando. El software de certificación evalúa sus resultados tan pronto como termine el examen y el administrador de exámenes imprimirá los resultados para que tenga el registro de cualquier tarea que no hizo correctamente. La calificación aprobatoria es del 75 por ciento o mayor. Si aprueba el examen, se le enviará un certificado a su domicilio en las próximas dos o cuatro semanas. Si no aprueba el examen, puede estudiar y practicar las habilidades en las que falló y después programar una fecha para volver a presentar el examen.

Recomendaciones para aprobar el examen satisfactoriamente Las siguientes recomendaciones y sugerencias provienen de la retroalimentación que recibieron varias personas que han presentado uno o más exámenes de MOS.

la cual será evaluado, es probable que se sienta seguro de estar preparado para el examen. Sin embargo, el examen puede incluir preguntas relacionadas con tareas que rara vez o nunca haya realizado cuando utilizaba la aplicación en su lugar de trabajo, en la escuela o en su casa. Debe conocer todos los objetivos del examen MOS que va a presentar.

de examen le solicite que realice varias tareas. Una respuesta parcialmente correcta de la pregunta del examen se considera como una respuesta incorrecta. En la pregunta de ejemplo de la página anterior, debe aplicar formato de negrita y mover las palabras según lo desee a la ubicación correcta, sin embargo olvidó centrar el primer párrafo. Esto se consideraría como una respuesta incorrecta y podría perjudicar los resultados de su examen.

herramienta Ayuda de la aplicación, pero si la utiliza demasiado, es probable que lo retrase y no le sea posible completar el examen en el tiempo indicado. Utilice la herramienta Ayuda sólo cuando sea realmente necesario.

terminarlo, por lo que es necesario que esté al pendiente del tiempo, revisando en su reloj o en el reloj del lugar (si es que hay uno), la hora en que comenzó el examen y en la que debe terminarlo. El programa del examen muestra el número de preguntas que ha realizado, así como el número total de preguntas del examen (por ejemplo “se han respondido 35 de 40 preguntas”). Utilice esta información para calcular su avance.

podrá regresar a ésta más adelante. Únicamente debe saltar una pregunta cuando esté seguro de que no podrá realizar esa tarea correctamente.

de leer una pregunta y haga clic en la ventana de la aplicación, aparecerá una versión resumida de las instrucciones en la esquina de la pantalla. Si no está seguro de haber completado todas las tareas que se solicitan en la pregunta, haga clic en el botón Instrucciones, localizado en la barra de información del examen que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y vuelva a leer la pregunta. Cierre la ventana de instrucciones cuando haya terminado. Haga esto las veces que sea necesario para asegurase de haber leído correctamente la pregunta y haber completado todas las tareas indicadas en la pregunta.

En caso de no aprobar el examen Si no aprueba el examen, puede utilizar la impresión de la evaluación como una guía para practicar las preguntas incorrectas. No hay un límite para el número de veces que puede volver a presentar el examen, sin embargo, debe pagar la cuota correspondiente cada vez que presente el examen. Cuando vuelva a presentar el examen, verá algunas de las mismas preguntas del examen anterior. Antes de iniciar el examen, el software del mismo crea de forma aleatoria las preguntas a partir de un banco de preguntas para los exámenes. También podrá ver diversas preguntas que no aparecieron en el examen anterior.

Reconocimientos Nos gustaría agradecer a todos los revisores que estudiaron detenidamente el manuscrito proveyendo invaluable retroalimentación en servicio de los materiales de instrucción de calidad.

Access 2010Tammie Bolling, Tennessee Technology Center—JacksboroMary Corcoran, Bellevue CollegeTrish Culp, triOS College—Business Technology HealthcareJana Hambruch, Lee County School DistrictAditi Mukherjee, University of Florida—Gainesville

Excel 2010Tammie Bolling, Tennessee Technology Center—JacksboroMary Corcoran, Bellevue CollegeTrish Culp, triOS College—Business Technology HealthcareDee Hobson, Richland CollegeChristie Hovey, Lincoln Land Community CollegeRalph Phillips, Central Oregon Community CollegeRajeev Sachdev, triOS College—Business Technology Healthcare

Outlook 2010Mary Harnishfeger, Ivy Tech State College—BloomingtonSandra Miller, Wenatchee Valley CollegeBob Reeves, Vincennes UniversityLourdes Sevilla, Southwestern College—Chula VistaPhyllis E. Traylor, St. Philips College

PowerPoint 2010Natasha Carter, SUNY—ATTAINDr. Susan Evans Jennings, Stephen F. Austin State UniversitySue Van Lanen, Gwinnett Technical CollegeCarol J. McPeek, SUNY—ATTAINMichelle Poertner, Northwestern Michigan CollegeTim Sylvester, Glendale Community College (AZ)

Project 2010Tatyana Pashnyak, Bainbridge CollegeDebi Griggs, Bellevue College

Word 2010Portia Hatfi eld, Tennessee Technology Center—JacksboroTerri Holly, Indian River State CollegePat McMahon, South Suburban CollegeBarb Purvis, Centura CollegeJanet Sebesy, Cuyahoga Community College

También agradecemos a Lutz Ziob, Jason Bunge, Ben Watson, David Bramble, Merrick Van Dongen, Don Field, Pablo Bernal y Wendy Johnson de Microsoft por su ánimo y apoyo para hacer de los programas de Microsoft Official Academic Course los mejores materiales de instrucción para dominar las tecnologías Microsoft más recientes tanto para estudiantes como para instructores. Finalmente nos gustaría agradecer a Lorna Gentry de Content LLC por la edición de desarrollo y a Jeff Riley y a su equipo de Box Twelve Communications por la edición técnica.

Acerca del autorKEITH HOELL

Keith Hoell es profesor y director empresarial y tecnológico en el Colegio Briarcliffe de LongIsland, New York. Profesional con experiencia en tecnología académica, se ha desempeñado como profesor, decano y consultor tecnológico en varias escuelas. Cuenta con una amplia experiencia en diversas áreas de la tecnología, incluyendo la administración de bases de datos, la gestión de redes y tecnologías de internet. También se desempeñó como miembro de la junta directiva de Microsoft Official Academic Curriculum (MOAC) y brindó apoyo en el desarrollo de otros libros de MOAC.

Además de su interés por la tecnología, es un fanático del atletismo, en el cual a destacado por haber participado en varios maratones por distintas ciudades, incluidas las de Nueva York y Boston.

Lección 1 Elementos esenciales de las bases de datos 25

Lección 2 Crear tablas de base de datos 55

Lección 3 Trabajar con registros de tablas y bases de datos 73

Lección 4 Modificar tablas y campos 103

Lección 5 Crear formularios 131

Cerrando el Círculo 1 151

Lección 6 Crear informes 157

Lección 7 Crear y modificar consultas 177

Lección 8 Utilizar controles en informes y formularios 203

Lección 9 Tablas avanzadas 241

Lección 10 Formularios avanzados 257


Lección 11 Informes avanzados 283

Lección 12 Consultas avanzadas 303

Lección 13

Mostrar y compartir datos 339

Lección 14 Importar y exportar datos 365

Lección 15

Herramientas de bases de datos 391


Apéndice A Microsoft Office Specialist (MOS) 415

Apéndice B Microsoft Office Professional 2010 418

Créditos 419

Glosario 420

Índice

Contenido

Lección 1

Elementos esenciales de las bases de

datos

Matriz de habilidades de la lección 26

Términos clave 26

Orientación sobre el software 27

Pantalla inicial de Microsoft Access 27Introducción 28

Iniciar Access 28Abrir una base de datos existente 29

Trabajar en la ventana de Access 31

Orientación sobre el Software 31

Panel de navegación 31Utilizar el panel de navegación 32Utilizar las fichas de los objetos 34Cambiar vistas 35

Utilizar las herramientas en pantalla 36

Utilizar la cinta de opciones 37Utilizar la barra de herramientas de acceso rápido 39Utilizar sugerencias de teclas 39


Introducción a la vista backstage 40 Utilizar la vista backstage 40

Utilizar la vista backstage 41Utilizar el botón Ayuda de Microsoft Office Access 41

Utilizar el botón ayuda y el comando estado de conexión 42Definir las necesidades y tipos de datos 44

Definir los campos de una tabla 44Definir y modificar los tipos de datos para los campos 45Examinar y modificar tipos de datos para los campos 45Definir tablas de base de datos 48

Matriz de resumen de habilidades 50

Evaluación de conocimiento 50Evaluación de aptitud 51Evaluación de destreza 51Evaluación de dominio 52

Listo para internet 52

Lección 2

Crear tablas de base de datos


Términos clave 56


Introducción a microsoft office access 57

Crear una base de datos 58

Utilizar una plantilla para crear una base de datos 58Crear una base de datos en blanco 62


Grupo plantillas y elementos de aplicación 63

Crear una tabla 63

Utilizar la galería elementos de aplicación y las plantillasde inicio rápido 63Crear una tabla utilizando la galería Elementos de aplicación y la categoría Inicio rápido 64Crear una tabla a partir de otra tabla 65

Guardar un objeto de base de datos 67

Guardar una tabla 67




Lección 3

Trabajar con registros de tablas y bases de

datos


Términos clave 74

Navegar entre registros 75

Navegar utilizando el teclado 75Navegar entre registros utilizando el teclado 75Utilizar los botones de navegación de registros 76


Grupo registros, cuadro selector de registro y menúContextual registro 76

Introducir, modificar y eliminar registros 77

Definir máscaras de entrada para los campos 112Permitir longitud cero en un campo 114Permitir longitud cero 114 Establecer un campo memo en sólo anexar 114Establecer reglas de validación de datos 115Introducir títulos 117


Grupo agregar y eliminar 117Crear campos 118Eliminar un campo 122Crear campos multivalor 122Crear un campo multinivel 123




Lección 5

Crear formularios


Términos clave 132


Grupo formularios 133

Crear formularios 134

Crear un formulario simple 134Crear un formulario en la vista diseño 135Crear un formulario en la vista presentación 138Utilizar el asistente para formularios 139Aplicar un tema 140

Ordenar y filtrar datos en un formulario 141

Ordenar datos en un formulario 142Filtrar datos en un formulario 143Filtrar datos utilizando filtros comunes 143Filtrar por formulario 145





Introducir, modificar y eliminar registros 77Insertar, modificar y eliminar registros 77

Trabajar con claves principales 79

Definir una clave principal 79Definir y modificar una clave principal de varios campos 80

Buscar y reemplazar datos 81

Buscar y reemplazar datos 82

Adjuntar y quitar documentos 83

Adjuntar y quitar documentos 83

Ordenar y filtrar datos y establecer las opciones de

vista de campos dentro de una 85


Grupo ordenar y filtrar 85Filtrar datos dentro de una tabla 87Aplicar un filtro 87Quitar un filtro 89Inmovilizar/liberar y ocultar/mostrar campos 90


Herramientas de relaciones en la cinta de opciones 92Entender las relaciones de tablas 93

Definir las relaciones de una tabla 93Modificar las relaciones de una tabla 95Imprimir las relaciones de una tabla 96




Lección 4

Modificar tablas y campos


Términos clave 104

Modificar una tabla de base de datos 105

Modificar las propiedades de una tabla 105Cambiar el nombre a una tabla 107Eliminar una tabla 108


Propiedades de campo 109

Crear campos y modificar sus propiedades 109

Establecer las propiedades de un campo 109Establecer propiedades de un campo en la vista Hoja de datos y en la Vista Diseño 110Definir máscaras de entrada 111

Lección 6

Crear informes


Términos clave 158


Crear un informe sencillo 159Crear un informe 160Utilizar el asistente para informes 161Crear un informe en la vista diseño 164

Aplicar un tema 166

Aplicar un tema 167

Trabajar con informes 168

Ordenar los datos de un informe 168Filtrar datos de un informe 166Filtrar los datos en un informe 166

Buscar datos en un informe 172




Lección 7

Crear y modificar consultas


Términos clave 178


Grupo consultas 179

Crear una consulta 180

Crear una consulta a partir de una tabla 184Crear una consulta sencilla 184Crear una consulta de búsqueda de duplicados 182Crear una consulta basada en varias tablas 184Buscar registros no coincidentes 186


Ficha diseño 188

Modificar una consulta 189

Agregar una tabla a una consulta 189Quitar una tabla de una consulta 190Agregar criterios a una consulta 191

Ordenar y filtrar datos en una consulta 194

Ordenar datos en una consulta 194Filtrar datos en una consulta 194




Lección 8

Utilizar controles en informes y formularios


Términos clave 204


Grupo controles y grupo encabezado y pie de página eninformes y formularios 205

Agregar controles dependientes e independientes 206

Agregar controles independientes 206Agregar controles dependientes 208Agregar un control dependiente a un informe 209Agregar controles calculados 212Agregar un control calculado 212Agregar controles utilizando un asistente 214Utilizar el Asistente para controles 214Agregar controles de botón utilizando el asistente 216Utilizar el Asistente para controles para agregar controles de botón 217

Definir el orden de tabulación de los controles 219

Definir el orden de tabulación de los controles 219


Ficha herramientas de diseño de informe 220

Aplicar formato a controles 221

Aplicar formato a controles 221Aplicar formato a los controles de un informe 222Aplicar formato a los controles de un formulario 223Crear formatos condicionales en controles 225Crear formato condicional 225


Ficha organizar 226

Organizar el diseño de controles 227

Organizar el diseño de controles 227Agregar, mover y quitar un control 229Agregar, mover y quitar un control de un diseño 229

Organizar y delimitar controles 230

Organizar y delimitar controles en un diseño 230

Organizar la alineación, tamaño y posición de los

controles 232

Organizar la alineación, tamaño y posición 233




Lección 9

Tablas avanzadas


Términos clave 242

Crear una tabla personalizada 243

Crear una tabla personalizada en la Vista Diseño 243Insertar y eliminar filas 245Insertar y eliminar filas en la Vista Diseño 245

Utilizar el analizador de tablas 246

Utilizar el analizador de tablas 246

Resumir los datos de una tabla 250

Insertar una fila de totales 250




Lección 10

Formularios avanzados


Términos clave 258


Grupo plantillas y grupo formularios 259

Crear formularios avanzados 260

Crear un formulario con varios elementos 260Crear un formulario dividido 261Crear un subformulario 264

Utilizar Elementos de aplicación para crear formularios

en blanco 266

Utilizar Elementos de aplicación para crear formularios

en blanco 266Crear un formulario de navegación 269





Lección 11

Informes avanzados


Términos clave 284

Definir grupos 285

Utilizar el asistente para informes 285Agregar encabezados y pies de grupo 288Utilizar el panel Agrupación, orden y total 288Cambiar las opciones de agrupamiento 290

Crear campos de agregado 291

Crear campos de agregado 292


Ficha vista preliminar 292

Crear el diseño de impresión 293

Utilizar la vista preliminar para crear un diseño de impresión 293Crear el diseño de impresión 293

Utilizar el Asistente para etiquetas 295

Crear etiquetas utilizando el asistente para etiquetas 295Utilizar el Asistente para etiquetas 296




Lección 12

Consultas avanzadas


Términos clave 304

Crear consultas avanzadas 305

Crear consultas de tabla de referencias cruzadas 305Crear una subconsulta 309

Guardar un filtro como una consulta 312

Guardar un filtro como una consulta 313

Crear consultas de acción 314

Crear una consulta de datos anexados 315Crear una consulta de creación de tabla 317Crear una consulta de actualización 319Crear una consulta de eliminación 322

Comprender la modificación de consultas avanzadas 324

Crear una combinación 325Crear un campo de consulta calculado 327Crear consultas de agregado 329


Evaluación de conocimiento 332Evaluación de aptitud 334Evaluación de destreza 335


Lección 13

Mostrar y compartir datos


Términos clave 340

Crear un gráfico utilizando el Asistente para gráficos 341

Crear un gráfico 341

Agregar formato a un gráfico 345

Cambiar las opciones de gráfico 345Cambiar las opciones de formato 348Actualizar los datos de un gráfico 350

Cambiar los tipos de gráfico 350

Cambiar los tipos de gráfico 351

Crear un gráfico dinámico 352

Crear un gráfico dinámico 353Aplicar formato a un gráfico dinámico 354Cambiar el tipo de gráfico dinámico 356

Guardar un objeto de base de datos como otro

tipo de archivo 357

Utilizar la ficha guardar & publicar 357Guardar un objeto de base de datos como otro tipo de archivo 357

Imprimir un objeto de base de datos 358

Imprimir un objeto de base de datos 359




Lección 14

Importar y exportar datos


Términos clave 366


Ficha datos externos 367

Importar datos 368

Importar datos de un origen específico 368Importar datos de Excel 369Vincular a un origen de datos externo 372

Guardar y ejecutar las especificaciones de importación 374

Guardar especificaciones 375Guardar las especificaciones de importación 375Ejecutar las especificaciones de importación 378

Exportar datos 379

Exportar datos de una tabla 380Exportar datos de una consulta 381

Guardar y ejecutar las especificaciones de exportación 382

Guardar las especificaciones de exportación 383

Ejecutar las especificaciones de exportación 384




Lección 15

Herramientas de bases de datos


Términos clave 392

Dar mantenimiento a una base de datos 393

Realizar una copia de seguridad de una base de datos 393Guardar como una versión anterior 395Compactar y reparar una base de datos 396

Establecer las propiedades de una base de datos 396

Establecer las propiedades de una base de datos 397

Cifrar una base de datos 398

Cifrar y descifrar una base de datos 398

Configurar las opciones de una base de datos 400

Configurar las opciones de una base de datos 400


Ficha herramientas de base de datos 402

Utilizar herramientas de base de datos 402

Identificar las dependencias del objeto 402Utilizar el documentador de base de datos 403

Dividir una base de datos 405





Elem

ento

s esenc

iales

de la

s bas

es de

dato

s

Lección 1 | 25


26 | Lección 1

Elem

ento

s esenc

iales

de la

s bas

es de

dato

s




Introducción Utilizar el comando Abrir 1.1.2

Trabajar con la ventana de Access Configurar las opciones de Navegación 1.2.3





Modificar los tipos de datos2.2.6

Barra de Herramientas de Acceso RápidoBase de datosBase de datos relacionalCampoCinta de opcionesClave principalConsultaDatos redundantes EscritorioFicha

Ficha Archivo Formas normalesFormularioGrupoHoja de datosIndicador InformeIniciador de cuadro de diálogoMenú Estado de conexiónNormalización

ObjetoRegistroSistema de administración de bases de datos (DBMS)Sugerencia de teclaTablaTipo de datosVista Backstage

La Escuela de Bellas Artes en Nueva York fue fundada por dos artistas profesionales: Saúl Bobadilla, un grabador y Jimena Cardoso, una escultora. El año pasado, la nueva escuela secundaria privada inició labores con 12 alumnos inscritos, siendo Jimena y Saúl los únicos instructores de tiempo completo. Todos los registros académicos y comerciales eran realizados y archivados de manera manual por los fundadores. Sin embargo, este año ha sido contratado como asistente ejecutivo, para ayudarlos a manejar la gran cantidad de información de la escuela. El número de inscripciones está subiendo, se están contratando a nuevos profesores de tiempo completo y la escuela está recibiendo fondos para becas de patrocinadores locales. Con la ayuda de una base de datos de Access, organizará los datos académicos y comerciales de la escuela. En esta lección, aprenderá los conceptos básicos de una base de datos y a definir las necesidades y los tipos de datos existentes.

Términos clave

Elem

ento

s esenc

iales

de la

s bas

es de

dato

s

Lección 1 | 27


PANTALLA INICIAL DE MICROSOFT ACCESS

Antes de comenzar a trabajar en Microsoft Access, necesita familiarizarse con la interfaz de usuario principal. En la siguiente sección, se le pedirá que abra una nueva base de datos en blanco de Access. Cuando lo haga, aparecerá una pantalla que será similar a la que se muestra en la Figura 1-1.

Cuando se crea un archivo en blanco en Microsoft Access, la pantalla inicial cuenta con un área de trabajo para elaborar la base de datos. El poder entender los elementos de la pantalla, le orientará sobre las herramientas e información importante. Considere que los elementos y características de su pantalla podrían variar si se ha cambiado la configuración predeterminada o si ha establecido otras preferencias. Utilice la Figura 1.1 como referencia durante toda la lección, así como en el resto del libro.

Figura 1-1Pantalla inicial de una nueva base de datos en blanco de Access

Cinta de Opciones

Grupos

Barra de mensajes

Fichas Botón Ayuda de Microsoft Office Access

28 | Lección 1

Elem

ento

s esenc

iales

de la

s bas

es de

dato

s

EN RESUMEN

Introducción

Una base de datos es una herramienta que se utiliza para agregar y organizar información. Un ejemplo de una base de datos sería una agenda telefónica, ya que organiza una gran cantidad de información (como nombres, direcciones y números de teléfono) de manera que puede acceder a ésta fácilmente en orden alfabético. Incluso la lista del supermercado puede ser un tipo de base de datos básica. Un Sistema de administración de bases de datos (DBMS) como Microsoft Office Access, le permite reunir de manera fácil, grandes cantidades de información organizada en categorías de información relacionada. Este tipo de bases de datos le permiten almacenar, organizar y administrar su información, sin importar lo compleja que sea, para después recuperarlos y presentarlos en varios formatos e informes. Sin embargo, al igual que con cualquier otro programa, las primeras tareas que realizará son las más básicas. Esta sección le muestra cómo iniciar Access y abrir una base de datos existente.

INICIAR ACCESS

Cuando inicia Access aparece la vista Backstage. Desde ahí puede crear una nueva base de datos en blanco, una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente (si es que ya creó una).También puede acceder a Microsoft Office Online para obtener contenido destacado y más información sobre el sistema de Microsoft Office 2010 y Office Access 2010. En este ejercicio aprenderá a iniciar Access desde el menú Microsoft Office.

Iniciar Access

PREPÁRESE. Antes de comenzar con el ejercicio, asegúrese de encender su computadora y/o iniciar sesión.

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Iniciar y haga clic en Todos los Programas. Aparece un menú de programas instalados.

2. Haga clic en Microsoft Office. Aparece otro menú como se muestra en la Figura 1-2.

Figura 1-2Botón Iniciar y el menú Microsoft Office

Menú Microsoft Office

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Aprenderá a utilizar la vista Backstage mas adelante en esta lección.

Iniciar

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3. Haga clic en Microsoft Office Access 2010. Se abre Access mostrando la vista Backstage, como aparece en la Figura 1-3.

PAUSA. DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

Cuando abre una base de datos existente, puede acceder no sólo a los datos que introdujo y guardó previamente, sino también a los elementos que creó para organizar esos datos. En este ejercicio, abrirá una base de datos desde el principio.

El comando Abrir muestra el cuadro de diálogo Abrir, el cual se utiliza para buscar y abrir archivos sin importar el lugar en donde se encuentren (en el escritorio, en una carpeta, en una unidad de red, en un CD o en cualquier otro medio removible). El cuadro Buscar en, contiene una lista de las ubicaciones disponibles, como una carpeta, unidad o ubicación en Internet. Haga clic en la ubicación y se mostrarán las carpetas en la lista de carpetas. Desde esta lista, puede hacer doble clic en la carpeta que desea abrir. Cuando encuentre el archivo que desea utilizar, haga doble clic en sobre él para abrirlo o haga clic una vez en él para seleccionarlo y a continuación seleccione el botón Abrir.

Abrir una base de datos existente

PREPÁRESE. La base de datos en blanco en la vista Backstage debe estar en la pantalla del ejercicio anterior.

1. Haga clic en el comando Abrir, que se encuentra en el lado izquierdo de la pantalla de la vista Backstage. Aparece el cuadro de diálogo Abrir como se muestra en la Figura 1-4.

Figura 1-3Vista Backstage

Haga clic para acceder al cuadro de diálogo Abrir

Bases de datos que fueron abiertas recientemente

Plantillas de Office.com

Examinar para localizar la carpeta

Botón Abrir

Crear una nueva base de datos en blanco

Buscar plantillas en Office.com

OTRA MANERA

Cuando se instaló Office en su computadora, se pudo haber creado un icono de acceso directo en el menú Inicio o en su Escritorio. Haga clic en el acceso directo para iniciar Access sin tener que pasar por el menú Iniciar.

Figura 1-4Cuadro de diálogo Abrir

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s TOME NOTA Si la base de datos que desea utilizar se encuentra en la lista del comando Cerrar base de datos, el cual se encuentra en el lado izquierdo de la vista Backstage, simplemente haga clic en ella para abrirla.

2. Navegue hasta los archivos de datos para esta lección y seleccione Información_de_alumnos.

3. En el cuadro de diálogo Abrir haga clic en el botón Abrir como se muestra en la Figura 1-4. Se abre la base de datos existente, como se muestra en la Figura 1-5.

PAUSA. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente ejercicio.

Al hacer clic en el botón Abrir se abre la base de datos para un acceso compartido en un entorno multiusuario, es decir, para que usted y otros usuarios puedan leer o escribir en ella. Si hace clic en la flecha que se encuentra a un lado del botón Abrir, verá otras opciones disponibles en el menú, como se muestra en la Figura 1-6.

Abrir: Abre con el acceso predeterminado. Abrir como de sólo lectura: Abre la base de datos con acceso de sólo lectura, es decir, sólo pueda verla pero no modificarla; pero otros usuarios si podrán leer y escribir en la base de datos.Abrir en modo exclusivo: Abre la base de datos con un acceso exclusivo, lo que significa que cualquiera que intente abrirla recibirá un mensaje de “archivo en uso”. Abrir en modo exclusivo de sólo lectura: Abre la base de datos con un acceso de sólo lectura, sin la posibilidad de modificarla; otros usuarios podrán abrir la base de datos, pero también estarán limitados al modo de sólo lectura.Mostrar versiones anteriores: Busca copias anteriores de la base de datos (sí es que existe alguna) antes de la última modificación.

Presione Ctrl+A para mostrar el cuadro de diálogo Abrir.

OTRA MANERA

También puede Abrir una base de datos, haciendo clic en Reciente, aparecerá el cuadro Base de datos recientes en la vista Backstage.

OTRA MANERA

Figura 1-5Base de datos existente abierta en Access

Figura 1-6Menú del botón Abrir


Como parte del modelo de seguridad de Office Access 2010, cuando abra una base de datos que no esté en una ubicación de confianza, aparecerá un herramienta llamada La barra de mensajes, para advertirle que se ha deshabilitado parte del contenido. Si sabe que puede confiar en la base de datos, haga clic en Habilitar este contenido.


¿Cómo se abre una base de datos? - 1.1.2

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EN RESUMEN

TOME NOTA Cada vez que valla a iniciar Access, abra un nuevo informe. Sólo puede tener una base de datos abierta a la vez. En otras palabras, no puede iniciar Access, abrir una base de datos y luego abrir otra sin cerrar la primera. Sin embargo, puede abrir varias bases de datos al mismo tiempo iniciando otra consulta. Por ejemplo, para tener abiertas dos bases de datos de Access, inicie Access y abra la primera base de datos, a continuación inicie una nueva consulta y abra la segunda base de datos.

Trabajar en la ventana de Access

La interfaz de usuario de la ventana de Access 2010 fue diseñada para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos que necesita para realizar sus tareas con éxito. Empezará a utilizar el Panel de navegación y a explorar la Cinta de opciones de inmediato. En esta lección, también practicará utilizando otras herramientas y características en pantalla, como la vista Backstage y la opción Ayuda de Access.

Orientación sobre el Software

PANEL DE NAVEGACIÓN

De manera predeterminada, el Panel de navegación (que se muestra en la Figura 1-7) aparece en el lado izquierdo de la pantalla de Access cada vez que crea o abre una base de datos.

El Panel de navegación le permite abrir, copiar y eliminar tablas y otros objetos de una base de datos. También se enlista todos los objetos en su base de datos como: tablas (el objeto más básico de base de datos la cual almacena los datos en categorías), consultas (le permiten buscar y recuperar datos que se han almacenado), formularios (controlan la entrada y vistas de los datos además de contar con guías visuales que facilitan el trabajo con los datos) e informes (estos presentan la información de una manera que le sea más útil). En lecciones posteriores de este libro aprenderá a manejar objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Por ahora, sólo familiarícese con el Panel de navegación. Utilice la Figura 1-7 como referencia a lo largo de toda esta lección así como en el resto del libro.

Barra de búsqueda

Haga doble clic en un objeto de la base de

datos para abrirlo

Abre el menú del Panel de navegación

Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel

Expandir o contraer el grupo

Figura 1-7Panel de navegación

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TOME NOTA

UTILIZAR EL PANEL DE NAVEGACIÓN

Antes de que pueda crear una base de datos, necesita entender sus elementos más básicos. Esta sección le presenta algunos de los elementos en una base de datos que le ayudaran a organizar la información y a navegar utilizando el Panel de navegación, las fichas de los objetos y las diferentes vistas.

Utilizar el panel de navegación

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Alumnos para mostrar la tabla

en el área de trabajo de Access, como se muestra en la Figura 1-8.

El Panel de navegación remplaza a la ventana Base de datos, una herramienta

que aparecía en versiones anteriores de Access.

2. Haga clic en la flecha despegable, que se encuentra junto a Todos los objetos de Access en la parte superior del Panel de navegación, para mostrar el menú que aparece en la Figura 1-9.

3. Haga clic en Tablas y vistas relacionadas. El grupo predeterminado en esta

categoría es Todas las tablas, que se encuentra en el lado superior del menú del Panel de navegación. Observe que la tabla Alumnos, así como todos los objetos relacionados se muestran debajo del encabezado Alumnos.

4. Para volver a mostrar el menú haga clic en la flecha que apunta hacia abajo, que se encuentra junto a Todas las tablas en el Panel de navegación y por último haga clic en Tipo de objeto para regresar a la vista original.

Figura 1-8Tabla abierta en el área de trabajo de Access


¿Cómo se establecen las opciones de navegación? - 1.2.3

Figura 1-9Menú del Panel de navegación

Haga doble clic en un objeto en el Panel de navegación para mostrarlo en el área de trabajo

Categorías

Grupos que se relacionan con la categoría seleccionada

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5. Haga clic derecho en el área en blanco del Panel de navegación para mostrar el menú contextual, seleccione Vista por y luego elija Detalles, como se muestra en la Figura 1-10.

6. Los objetos de la base de datos se muestran con los detalles. Haga clic en el lado derecho del Panel de navegación y arrastre el puntero para hacer más ancho el cuadro, de manera que pueda leerse toda la información como se muestra en la Figura 1-11.

7. Si la barra de búsqueda no aparece en la parte superior del Panel de navegación, haga clic derecho en el encabezado Tablas del Panel de navegación, en el menú contextual seleccione Barra de búsqueda para mostrarla en el lado superior del Panel de navegación, para ocasiones futuras puede ocultar y mostrar la barra de búsqueda haciendo clic en la opción Barra de búsqueda.

8. Abra el menú contextual del Panel de navegación, seleccione Vista por y luego haga clic en Lista para mostrar los objetos de la base de datos en forma de lista.

9. Haga clic en Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel para contraer el Panel de navegación. Observe que la barra no está completamente oculta, como se muestra en la Figura 1-12.

Haga clic derecho en un área en blanco del Panel de navegación

para mostrar el menú

Haga clic y arrastre para hacer más grande el Panel de

navegación

Objetos de la base de datos mostrando los detalles

Figura 1-10Menú contextual del Panel denavegación

Figura 1-11Haga más ancho el Panel de navegación

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10. Haga clic en Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel para expandir otra vez la barra de navegación.


El Panel de navegación divide los objetos de su base de datos en categorías y éstas a su vez contienen grupos. La categoría predeterminada del Panel de navegación es Tablas y vistas relacionadas, la cual tiene como función agrupar los objetos de una base de datos de acuerdo a las tablas con las cuales están relacionados. Se puede cambiar la categoría a Tipo de objeto, ésta agrupará los objetos de una base de datos por su tipo: tablas, formularios, informes, etc.

UTILIZAR LAS FICHAS DE LOS OBJETOS

Cuando crea una base de datos en Access, todos los objetos que se encuentran en ella (incluyendo formularios, tablas, informes y consultas) se muestran en una sola ventana separados por fichas. Las fichas ayudan a mantener los objetos visibles y accesibles. Para moverse por los objetos abiertos, haga clic en una ficha, para cerrarla haga clic en el botón Cerrar que se encuentra en ésta. También puede hacer clic derecho en una ficha para mostrar el menú contextual desde donde puede guardar, cerrar, cerrar todo o cambiarse de vista. En este ejercicio practicará abriendo y mostrando fichas de los objetos.

Utilizar las fichas de los objetos

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Detalles de alumnos. Una nueva

ficha de objetos se abre para mostrar el formulario, como aparece en la Figura 1-13.

Figura 1-12Panel de navegación contraído

Panel de navegación contraído

Fichas de objetos

Figura 1-13Ficha con Formulario

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2. Desde el Panel de navegación, haga doble clic en Todos los alumnos. Se abre una nueva ficha de objetos para mostrar el informe, como aparece en la Figura 1-14.

3. Seleccione el botón Cerrar de la ficha del Informe para cerrarlo.4. Haga clic derecho en la ficha Detalles de alumnos para abrir el menú contextual

como se muestra en la Figura 1-15.

5. Seleccione en el botón Cerrar para cerrar el formulario.


CAMBIAR VISTAS

Todos los objetos de una base de datos pueden ser vistos de diferentes maneras. Las principales vistas que se utilizan para una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño. La Vista Hoja de datos puede usarse para realizar la mayoría de las tareas de diseño de tablas, así que probablemente es la que utilizará con mayor frecuencia. Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o los resultados de una consulta. Por su parte una consulta es la pregunta que se le puede realizar a una tabla o a otra consulta.

Para cambiar la vista, haga clic en la flecha desplegable del botón Ver y a continuación elija una vista del menú. Cuando selecciona otro tipo de vista, los comandos que están disponibles en la Cinta de opciones cambian para coincidir con las tareas que estará realizando en esa vista. Obtendrá más información sobre la Cinta de opciones en la siguiente sección.

Cambiar vistas

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. La tabla Alumnos debe mostrarse en el área de trabajo de Access.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha desplegable del botón Ver para abrir el menú como se muestra en la Figura 1-16.

Haga clic derecho en la ficha para mostrar el menú contextual

Botón Cerrar en la ficha Informe

Figura 1-14Ficha con Informe

Figura 1-15Menú contextual de las fichas

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EN RESUMEN

2. Haga clic en Vista Diseño. La tabla se abre en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 1-17. Observe que la ficha Diseño está ahora disponible en la Cinta de opciones.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha desplegable del botón Ver y a continuación en Vista Hoja de datos.

4. Seleccione la ficha Campos, que se encuentra debajo de la ficha Herramientas de tabla en la Cinta de opciones, para abrir los comandos contextuales para esa vista, como se muestra en la Figura 1-18.



Access cuenta con varias herramientas para ayudarle a crear de una manera más sencilla una base de datos. En esta sección, explorará la Cinta de opciones, la cual cuenta con comandos comunes en grupos organizados por fichas. También aprenderá sobre otras herramientas en pantalla que le ayudarán a realizar su trabajo de manera más rápida, como la Barra de herramientas de acceso rápido y las sugerencias de teclas.

Comandos contextuales de la ficha Diseño

Comandos contextuales de la vista Hoja de datos

Figura 1-16Menú Ver de una tabla

Figura 1-17Tabla en Vista Diseño

Figura 1-18Tabla en Vista Hoja de datos

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UTILIZAR LA CINTA DE OPCIONES

La Cinta de opciones se encuentra en toda la parte superior de la pantalla y está dividida en cinco fichas o áreas de actividad y cada ficha contienen grupos de comandos relacionados. La Cinta de opciones es contextual, lo que significa que ofrece los comandos relacionados con el objeto con el que está trabajando o con la tarea que está realizando.

Algunos grupos tienen un iniciador de cuadro de diálogo, estos se distinguen por que tienen una pequeña flecha que se encuentra en la esquina inferior derecha, puede hacer clic sobre ella para iniciar el cuadro de diálogo donde se muestren las opciones o la información necesaria. Algunos de los comandos en la Cinta de opciones tienen pequeñas flechas apuntando hacia abajo, estas flechas indican que existe un menú con más opciones a elegir.

En el siguiente ejercicio practicará utilizando la Cinta de opciones.

Utilizar la Cinta de opciones

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Inicio para activarla. Como se muestra en la Figura 1-19,

la Cinta de opciones está dividida en grupos de comandos.

2. Haga clic en la ficha Crear para activarla. Observe que los grupos de comandos

cambian.3. Haga clic la ficha Datos externos y luego en la ficha Herramientas de base de

datos para ver los grupos de comandos que están disponibles en estas fichas.4. Seleccione la ficha Inicio.5. Haga clic en el encabezado de columna ID para seleccionarlo.6. En la esquina inferior derecha del grupo Formato de texto, haga clic en el

iniciador de cuadro de diálogo. Aparece el cuadro de diálogo Formato de hoja de datos, como se muestra en la Figura 1-20.

7. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.8. Haga doble clic en la ficha Inicio. Observe que automáticamente se ocultan

los grupos para darle más espacio en el área de trabajo en su base de datos.9. Vuelva a hacer doble clic en la ficha Inicio para mostrar los grupos.


Figura 1-19La Cinta de opciones

Figura 1-20Cuadro de diálogo Formato de hoja de datos

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La versión de Access 2010 cuenta con la habilidad para personalizar la Cinta de opciones y así tener un mayor control sobre los comandos que aparecen en ésta, ya que puede desactivar las fichas que utiliza con poca frecuencia, mover y/o duplicar grupos de una ficha a otra, crear grupos personalizados e incluso puede crear fichas personalizadas.

UTILIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

La Barra de herramientas de acceso rápido contiene los comandos que utiliza con mayor frecuencia, entre ellos esta Guardar, Deshacer y Rehacer.

En la Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, el cual abre un menú que le permite agregar rápidamente los comandos más utilizados, como se muestra en la Figura 1-21. También puede utilizar este menú si desea mostrar la barra de herramientas arriba o debajo de la Cinta de opciones. Otra forma es hacer clic en el botón Más comandos… que abre la sección Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, en el cuadro de diálogo Opciones de Access, como se muestra en la Figura 1-22.

C e

ión

Utilice éste cuadro de diálogo para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido agregando los botones de los comandos que requiera que siempre estén disponibles.

En este ejercicio, utilizará el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido para colocar la barra de herramientas debajo de la Cinta de opciones.

Figura 1-21Menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido Botón y menú Personalizar barra de

herramientas de acceso rápido

Figura 1-22Sección Personalice la barra de herramientas de acceso rápido en el cuadro de diálogo Opciones de Access

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TOME NOTA

Utilizar la Barra de herramientas de acceso rápido

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En la Barra de herramientas de acceso rápido haga clic en el botón Personalizar

barra de herramientas de acceso rápido. Aparecerá un menú.2. Seleccione Mostrar debajo de la cinta de opciones. La barra de herramientas

cambia de lugar.3. Haga clic de nuevo en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso

rápido y luego en Mostrar encima de la cinta de opciones.


UTILIZAR SUGERENCIAS DE TECLAS

Cuando presiona la tecla Alt aparecen en la Cinta de opciones pequeñas letras y números llamados sugerencias de teclas dentro de pequeñas etiquetas cuadradas llamadas identificadores. Para ejecutar un comando utilizando sugerencias de teclas, presione la tecla Alt y a continuación presione la tecla que se muestra como sugerencia o la secuencia de teclas que se indican corresponden al comando que desea utilizar. Todos los comandos en la Cinta de opciones tienen una sugerencia de tecla. En el siguiente ejercicio aprenderá a mostrar las sugerencias de teclas.

Utilizar sugerencias de teclas

PREPÁRESE. la base de datos del ejercicio anterior. 1. Presione la tecla Alt, observe que en la Cinta de opciones aparecen letras y

números para indicarle qué tecla utilizar para acceder de forma rápida a los comandos o a las fichas. Ver Figura 1-23.

2. Presione C para activar la ficha Crear.3. Presione P para mostrar el menú de Elementos de aplicación. 4. Presione la tecla Alt para desaparecer las sugerencias de teclas.


Las teclas de métodos abreviados son teclas o combinaciones de teclas que se

presionan para ejecutar un comando. Las teclas de métodos abreviados ofrecen una forma rápida de ejecutar comandos sin tener que quitar sus manos del teclado para tomar el mouse. Las teclas de métodos abreviados que se utilizan en las versiones anteriores de Access que comienzan con la tecla Ctrl siguen siendo las mismas. Sin embargo, aquellas que comienzan con la tecla Alt son diferentes y requieren el uso de sugerencias de teclas.

Sugerencias de teclas

Figura 1-23Sugerencias de teclas

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Aprenderá más sobre los Elementos de aplicación en la Lección 2 y 10.

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EN RESUMEN


INTRODUCCIÓN A LA VISTA BACKSTAGE

En Office 2010, Microsoft presenta la vista Backstage. Esta vista se encuentra en la ficha Archivo y contiene varios de los comandos que se encontraban en el menú Archivo de versiones anteriores de Access. La vista Backstage le permite trabajar de distintas maneras con el archivo de una base de datos, por ejemplo crear una nueva base de datos, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos existente y llevar a cabo tareas de mantenimiento de base de datos. La vista Backstage es la vista predeterminada cuando abre Microsoft Access. Vea la Figura 1-24.

Utilizar la vista backstage

La ficha Archivo, que se encuentra en la Cinta de opciones, accede a la vista Backstage y ofrece un menú de comandos que se utilizan para llevar a cabo tareas comunes con los archivos de bases de datos, algunas son Abrir, Guardar e Imprimir. Ésta también contiene comandos para administrar y publicar su base de datos.

UTILIZAR LA VISTA BACKSTAGE

La ficha Archivo abre la vista Backstage (Figura 1-24), la cual contiene un menú con comandos y fichas básicas con las cuales podrá abrir, guardar e imprimir archivos, así como realizar otras opciones avanzadas. Puede hacer clic en los comandos para acceder a los cuadros de diálogo relacionados o puede hacer clic en las fichas para ver más opciones en la ventana de la vista Backstage. A continuación se muestra un resumen de los comandos y fichas que ésta contiene:

Guardar objeto como: Guarda el objeto actual como un objeto nuevo, ya sea como una tabla, consulta, formulario o informe. Guardar base de datos como: Guarda el objeto actual de la base de datos como un objeto nuevo o guarda la base de datos en otro formato que sea compatible con versiones anteriores de Access. Abrir: Abre una base de datos existente. Cerrar base de datos: Cierre la base de datos que se encuentra abierta. Información: Compacta y repara la base de datos y la cifra con una contraseña para restringir su acceso. Reciente: Muestra la lista de las bases de datos a las cuales se accedió recientemente.

Figura 1-24Vista Backstage

Haga clic para acceder al cuadro de diálogo Abrir

Bases de datos que fueron abiertas recientemente

Plantillas de Office.com


Buscar plantillas en Office.com

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EN RESUMEN

Nuevo: Crea una nueva base de datos desde cero o a partir de una de las plantillas disponibles. Imprimir: Desde aquí podrá enviar una impresión rápida, abrir un cuadro de diálogo en el cual seleccionar opciones de impresión o podrá previsualizar su documento antes de imprimirlo. Guardar & Publicar: Guarda la base de datos en un servidor de administración de documentos para después compartirla o empaquetarla y además puede agregar una firma digital. Ayuda: Tiene acceso a los recursos de ayuda de Microsoft Office, al menú Opciones y a la búsqueda de actualizaciones. Opciones: Muestra el menú Opciones, en el cual podrá personalizar el idioma y realizar otros ajustes. Salir: Cierra la aplicación de Access.

En el siguiente ejercicio practicará cómo utilizar la vista Backstage.


UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo. Se abrirá la vista Backstage mostrando un menú

con comandos y fichas en el lado izquierdo de la ventana, como se muestra en la Figura 1-25.

2. Haga clic en el comando Guardar & Publicar para ver las opciones disponibles. 3. Haga clic en el comando Imprimir para conocer las diferentes opciones que hay. 4. Vuelva a hacer clic en la ficha Archivo para cerrar el menú.



Si tiene dudas, la opción Ayuda de Microsoft Access tiene las respuestas. De hecho, puede elegir entre utilizar los temas de ayuda que fueron instalados con Office o si está conectado a Internet, puede elegir usar la ayuda que está disponible en línea. Independientemente de lo que decida, en cada una puede teclear palabras de búsqueda, examinar los temas de ayuda o elegir un tema de la tabla de contenido para obtener sus respuestas. En este ejercicio utilizará el botón Ayuda para acceder a la información instalada en su computadora con Access 2010.

UTILIZAR EL BOTÓN AYUDA Y EL COMANDO ESTADO DE CONEXIÓN

El menú Estado de conexión que se encuentra en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo Ayuda de Access, le permite elegir entre los temas de ayuda que están disponibles en línea y los que están instalados en su computadora sin conexión.

Comando Imprimir utilizado para mostrar las opciones de impresión

Comando Guardar & Publicar utilizado para guardar objetos y bases de

datos y publicar en Access Services

Figura 1-25Comandos Imprimir y Guardar & Publicar en la vista Backstage

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TOME NOTA

Si normalmente está conectado a Internet, pudiera preferir configurar el estado de conexión para Mostrar contenido de Office Online y así obtener la ayuda más actualizada. Pero habrá ocasiones en las que no pueda o no desee estar en línea; para esos casos, puede elegir la opción Mostrar contenido únicamente desde este equipo, para obtener temas de ayuda sin conexión. En el siguiente ejercicio practicará utilizando la Ayuda de Access y el menú Estado sin conexión.

Utilizar el botón Ayuda y el comando Estado de conexión

Cuando coloque el puntero del mouse sobre algún comando de la Cinta de opciones, aparecerá un recuadro con información en pantalla mostrando el nombre del comando. Access 2010 también contiene opciones de información mejoradas, ya sea utilizando los recuadros que proporcionan información más detallada sobre el comando o desde el botón Ayuda en el que puede hacer clic para obtener más información.

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.

1. Haga clic en el botón Ayuda de Microsoft Access . Aparece el cuadro de diálogo Ayuda de Access, como se muestra en la Figura 1-26. Observe el botón Buscar y el botón Menú buscar. El menú Buscar se utiliza para especificar el rango de los temas que desea explorar, por ejemplo Todo Access, Plantillas de Access, Aprendizaje de Access y más. También observe que el comando Estado de conexión, ubicado en la esquina inferior derecha, indica que Access está conectado a Office Online para buscar temas de ayuda en línea. Si su estado de conexión está configurada en Sin conexión, la pantalla se verá diferente.

2. Haga clic en el botón Estado de conexión. Aparece un menú similar al que se muestra en la Figura 1-27

Botón Buscar

Comando Estado de conexión

Figura 1-26Cuadro de diálogo Ayuda de Access cuando está conectado a Office Online

Figura 1-27Cuadro de diálogo Ayuda de Access y menú Estado de conexión

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3. Haga clic en Mostrar contenido únicamente desde este equipo. Se activa el cuadro de diálogo Ayuda de Access, como se muestra en la Figura 1-28.

4. En el cuadro introduzca la frase cinta de opciones y haga clic en Buscar. Automáticamente aparece una lista de temas.

5. Seleccione el vínculo Personalizar la cinta de opciones para mostrar el tema de ayuda.

6. Haga clic en el botón Mostrar tabla de contenido para activar el panel Tabla de contenido.

7. Haga clic en la opción Introducción, en el panel Tabla de contenido, para expandirla y enseguida haga clic en el vínculo Novedades de Microsoft Access. Note que parece en la ventana el texto sobre el tema.

8. Haga clic en el botón Inicio y enseguida haga clic en el vínculo Conceptos básicos de Access. El texto sobre el tema aparecerá en la ventana como se muestra en la Figura 1-29.

9. Haga clic en el botón Inicio.10. Haga clic en el botón Cerrar para salir de la opción Ayuda de Microsoft

Access.

DETÉNGASE. CIERRE la base de datos.

Comando Estado de conexión configurado para sólo buscar

dentro del contenido del equipo

Botón Mostrar/Ocultar tabla de contenido

Figura 1-28Cuadro de diálogo Ayuda de Access sin conexión

Figura 1-29Ayuda de Access mostrando la tabla de contenido y los temas

El botón Ayuda de Microsoft Office Access puede aparecer en algunos de los cuadros de diá logo e in formación en pantalla, esto sirve como un acceso rápido para buscar la ayuda relacionada con la acción que esta realizando. Haga clic en él cuando lo vea para iniciar la Ayuda de Access.

OTRA MANERA

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EN RESUMEN


El primer paso para crear una base de datos que cumpla con sus objetivos y le proporcione información actualizada y precisa, es invertir tiempo planeándola y diseñándola.

Cuando planee una base de datos, lo primero que tiene que hacer es considerar el propósito de ésta. Es decir, debe diseñar la base de datos de tal manera que se ajuste a todas sus necesidades con respecto al procesamiento de datos y a la generación de informes. También tiene que recopilar y organizar toda la información que quiere incluir, comenzando con cualquier formulario o lista existente, y pensar en los informes y correspondencia que desea crear utilizando dichos datos.

Una vez que ha decidido cómo se utilizará la información, el siguiente paso es organizar la información dividiéndola en categorías como por ejemplo Productos o Pedidos, éstas se convertirán en las tablas de su base de datos. Todas las tablas deben contener únicamente la información que se relaciona con la categoría. Si determina que debe agregar información extra, tiene que crear una nueva tabla.

En una tabla de base de datos la información se almacena en filas y columnas, las cuales son muy similares en apariencia a una hoja de cálculo. Cada fila de una tabla recibe el nombre de registro. Por otro lado cada columna de una tabla recibe el nombre de campo. Por ejemplo, si una tabla tiene el nombre “Lista de alumnos” cada registro (fila) contiene información sobre un estudiante diferente y cada campo (columna) contiene un diferente tipo de información, como apellido o dirección de correo electrónico.

Para crear las columnas dentro de la tabla, necesita determinar qué información desea almacenar en ésta; por ejemplo, Color, Año o Costo. Divida cada porción de información en la parte útil más pequeña; por ejemplo, utilice Nombre de pila y Apellido en lugar de sólo Nombre, esto le será útil si desea ordenar, buscar, calcular o informar utilizando porciones de información independientes.

Para cada tabla, elegirá una clave principal. Una clave principal es una columna que identifica inequívocamente a cada fila; por ejemplo, Número de artículo.

DEFINIR LOS CAMPOS DE UNA TABLA

Para definir los campos de una tabla, primero tiene que determinar qué datos deben ser almacenados en ésta. La planeación es una parte importante para poder crear una base de datos. En este ejercicio, abrirá una base de datos que está más adelantada en el proceso de su desarrollo, para que vea cómo luce una base de datos más elaborada.

Definir los campos de una tabla

ABRA la base de datos Datos_de_alumnos de los archivos de datos para esta lección.1. En el formulario Lista de alumnos, haga clic en el ID del registro 5 para

mostrar los detalles de Susana Huerta, como se muestra en la Figura 1-30.

Figura 1-30Detalles de los alumnos

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Lección 1 | 45

TOME NOTA

2. Haga clic en la ficha Información del tutor y a continuación en la ficha Información para emergencias. Cada uno de los campos que se encuentran en estas fichas es un ejemplo del tipo de información que puede contener una tabla de base de datos.

3. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Detalles de alumnos.


DEFINIR Y MODIFICAR LOS TIPOS DE DATOS PARA LOS CAMPOS

Cuando diseña una base de datos, puede especificar un tipo de datos para cada campo (columna) que cree, para que coincida con la información que éste almacenará. Definir un tipo de datos ayuda a controlar el tipo de información que contendrá un campo; sin importar si es texto, número, fecha/hora o algún otro. Cuando define los campos de una tabla, es importante definir los tipos de datos adecuados para cada uno de ellos. Por ejemplo, si está utilizando un número debe determinar si necesita utilizar el tipo de datos Moneda o Número. O si necesita almacenar grandes cantidades de texto, debe utilizar el tipo de datos Memo en lugar de Texto. En algunas ocasiones es probable que necesite modificar los tipos de datos de campos existentes. En este ejercicio practicará examinando y modificando tipos de datos.

Cuando crea un campo nuevo en una tabla y luego introduce datos, Office Access 2010 automáticamente intenta detectar el tipo de datos adecuados para la nueva columna. Por ejemplo, si teclea un precio (como $10), Access reconoce el dato como un precio y establece el tipo de datos del campo en Moneda. Si Access no obtiene suficiente información del dato que introdujo para determinar el tipo de datos, entonces lo define como Texto.

El tipo de dato calculado es una nueva característica con la que cuenta Access 2010. Este tipo de dato crea un nuevo campo que puede almacenar formulas y expresiones, con las cuales se pueden llevar a cabo cálculos lógicos, de texto o matemáticos en campos existentes dentro de la misma tabla, haciendo más fácil agregar el campo calculado a un formulario, consulta o informe. Por ejemplo, puede crear fácilmente un campo calculado llamado NombreCompleto éste unirá el campo del Nombre de pila con el Apellido en una sola línea; después podrá agregar fácilmente el campo NombreCompleto a un formulario, una consulta o informe, sin tener que crear una nueva expresión dentro del objeto.

La mayoría de los sistemas de manejo de bases de datos únicamente tienen la capacidad de almacenar un sólo valor en un campo, sin embargo con Microsoft Office Access 2010 puede crear un campo que contenga múltiples valores, lo cual le será de gran ayuda en ciertas situaciones.

Examinar y modificar tipos de datos para los campos

UTILICE la base de datos que utilizó en el ejercicio anterior.1. Cierre el formulario Lista de alumnos.2. En el Panel de navegación, en el grupo Objetos auxiliares, haga doble clic en

la tabla Alumnos para abrirla. 3. Haga clic en el encabezado del campo Fecha de nacimiento.4. En la Cinta de opciones, haga clic en la ficha Campos. Observe que en el grupo

Formato, el Tipo de datos es Fecha/Hora.5. Haga clic en la flecha desplegable Formato, para mostrar el menú de opciones

de formato para este tipo de datos, como se muestra en la Figura 1-31.

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En la Lección 3 aprenderá más sobre cómo definir y modificar una clave principal.

46 | Lección 1

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TOME NOTA

6. Haga clic en el encabezado Apellidos. Observe que el Tipo de datos es Texto y no hay opciones de formato para ese tipo de datos.

7. Desplácese a la derecha y haga clic en el encabezado Dirección.8. En el cuadro Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y enseguida en

Texto para modificar el tipo de dato. Aparecerá un mensaje de advertencia, haga clic en Sí.

Esté consciente de que cambiar un tipo de datos podría cortar algunos o todos los datos de un campo y, en ciertos casos, podría borrar los datos por completo.

9. Desplácese a la derecha y elija Haga clic para agregar para añadir un encabezado de columna. En el cuadro Tipo de datos, haga clic en Sí/No.

10. Abra la flecha desplegable del cuadro Formato para mostrar el menú de opciones de formato para el tipo de datos Sí/No, como se muestra en la Figura 1-32.

11. Haga clic fuera del menú para cerrarlo.



¿Cómo se modifican los tipos de datos? - 2.2.6

Figura 1-31Opciones de formato para eltipo de datos Fecha/Hora

Figura 1-32Opciones de formato para el tipo de datos Sí/No

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Lección 1 | 47

TOME NOTA

Access cuenta con once tipos de datos diferentes, cada uno con su propio propósito. La lista en la Tabla 1-1 describe los tipos de datos que pueden almacenar los campos.

Tipo de datos Ejemplo Descripción

Texto Apellido: Zarate Calle: Avenida Principal 6789

Es el tipo de datos para campos más común. Puede almacenar hasta 255 caracteres de texto, números o una combinación de ambos.

Memo Comentarios: El estudiante hará pagos mensuales el día 15 de cada mes por $247

Le permite almacenar grandes cantidades de texto: hasta 64,000 caracteres de texto, números o una combinación (aunque si utiliza esa cantidad de espacio, su base de datos se ejecutará lentamente).

Número Edad: 19 Almacena datos numéricos que pueden usarse en cálculos matemáticos.

Fecha/Hora Fecha de nacimiento: 1 de diciembre de 1987

Almacena datos de fecha y/u hora.

Moneda Tarifa de inscripción: $50.00 Almacena datos monetarios con precisión de hasta cuatro decimales. Utilice este tipo de datos para almacenar información financiera y cuando no desee que Access redondee los valores.

Autonumérico ID de estudiante: 56 Valores únicos creados por Access cuando crea un nuevo registro. A menudo, las tablas contienen un campo Autonumérico que se utiliza como la clave principal.

Sí/No ¿Seguro? Sí Almacena datos booleanos (verdaderos o falsos). Access utiliza 1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No.

Objeto OLE Fotografía Almacena imágenes, documentos, gráficos y otros objetos de programas de Office y basados en Windows.

Hipervínculo Direcciones Web Almacena vínculos a sitios Web, o archivos ubicados en intranet o red local (LAN) y sitios o archivos ubicados en su computadora.

Datos adjuntos Cualquier tipo de archivo admitido Puede adjuntar imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos a los registros de su base de datos, de forma muy similar a la que utiliza para adjuntar archivos en mensajes de correo electrónico.

Calculado Nombre completo: John Derenzo Almacena una expresión que se basa en dos o más campos dentro de la misma tabla.

El tipo de datos Número sólo debe utilizarse si los números serán utilizados en cálculos matemáticos. Para números telefónicos, utilice el tipo de datos

Texto.

Tabla 1-1 Tipos de datos que se pueden almacenar en los campos

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En la Lección 4 aprenderá más sobre los campos multivalor.

48 | Lección 1

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DEFINIR TABLAS DE BASE DE DATOS

Las tablas son el elemento organizacional básico de una base de datos. No sólo es importante planear las tablas para que contengan el tipo de datos que necesita, sino también es importante planear cómo estarán relacionadas entre si las tablas y la información.

Definir tablas de bases de datos

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. Desde la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic

en Relaciones para mostrar una representación visual de la relación existente entre las tablas Alumnos y Tutores, como se muestra en la Figura 1-33.

2. Cierre la ficha Relaciones.3. Cierre la ficha Alumnos.


En una base de datos simple, podría desear tener sólo una tabla, pero por lo general la mayoría de las bases de datos cuentan con más. Las tablas que incluya en una base de datos estarán basadas por la información disponible. Por ejemplo, una base de datos de alumnos podría tener una tabla para la información de contacto, una para calificaciones y otra para las inscripciones y las tarifas.

En las aplicaciones de bases de datos como Access, puede crear una base de datos relacional. Una base de datos relacional almacena información en tablas distintas las cuales están conectadas o vinculadas por una relación predefinida que une los datos. Un principio importante a considerar cuando planea bases de datos, es tratar de registrar cada fragmento de información sólo una vez. La información duplicada o datos redundantes malgastan el espacio y aumenta la probabilidad de cometer errores. Las relaciones entre las tablas de una base de datos aseguran la constancia y reducen la entrada repetitiva de datos.

A medida que cree cada tabla, recuerde relacionar los datos de las tablas entre sí. Introduzca datos de prueba y luego agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas según sea necesario para mejorar la base de datos. El último paso es aplicar las reglas de normalización de datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente y, en dado caso, hacer ajustes según sea necesario. La normalización es el proceso de aplicar reglas al diseño de su base de datos, para asegurarse de que ha dividido los elementos de su información en las tablas adecuadas.

Figura 1-33Relación entre las tablas

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En la Lección 3 obtendrá más información sobre relaciones de tablas.

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Los principios del diseño de base de datos incluyen normas y directrices que se pueden utilizar para determinar si su base de datos está estructurada correctamente. A éstas se les conoce con el nombre de formas normales. Existen cinco formas normales, pero por lo general sólo se aplican las primeras tres por que son las que más se requieren. El siguiente es un resumen de las tres primeras formas normales:

Primera forma normal (1FN): Divide cada campo en el menor valor significativo, quita grupos de datos repetidos y crea una tabla independiente para cada conjunto de datos relacionados.Segunda forma normal (2FN): Cada columna sin clave debe depender por completo de una clave principal, por lo que esta forma crea nuevas tablas para los datos que aplican más de un registro en una tabla y agrega un campo relacionado con la misma. Tercera forma normal (3FN): Quita todos los campos que no están relacionados con la clave principal o brindan un hecho sobre ésta.

Los datos pueden importarse a una base de datos de Access de varias formas, ya sea vinculándolos o importándolos. Cuando defina tablas, tendrá que decidir si debe vincular los datos o importarlos de orígenes externos. Al momento de importar datos, Access crea una copia de los datos u objetos en la base de datos de destino sin alterar el original. La vinculación le permite conectarse a los datos que se encuentran en otra base sin tener que importarlos para verlos y le facilita modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y destino, evitando crear dos copias de los mismos datos. Cualquier cambio que haga a los datos en el origen se reflejará en la tabla vinculada en la base de datos de destino y viceversa.

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En la Lección 14 obtendrá más información sobre cómo importar datos y establecer vínculos a un origen de datos externo.

50 |

En esta lección aprendió a: Objetivo del examen Número del objetivo

Iniciar Access Utilizar el comando Abrir 1.1.2

Trabajar en la ventana de Access Establecer las opciones de navegación 1.2.3

Utilizar herramientas en pantalla



Definir las necesidades y tipos de datos Modificar tipos de datos 2.2.6


RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Registro a. Objeto más básico de una base de datos que almacena los datos en categorías. 2. Campo b. Objeto de una base de datos que presenta información en un formato que es fácil de leer e imprimir.3. Datos redundantes c. Información duplicada en una base de datos.4. Clave principal d. Fila en una tabla de una base de datos5. Base de datos e. Objeto de una base de datos que permite buscar y recuperar datos almacenados.6. Tabla f. Columna en una base de datos que identifica inequívocamente cada fila.7. Consulta g. Objeto de una base de datos que simplifica el proceso de introducir, modificar y mostrar datos.8. Informe h. Columna en una tabla de una base de datos. 9. Formulario i. El tipo de información que contiene un campo. 10. Tipo de datos j. Herramienta para recopilar y organizar información.


V F 1. Cualquier lista que cree para un propósito específico puede considerarse una base de datos simple, incluso una lista para el supermercado. V F 2. De manera predeterminada, el Panel de navegación aparece en el lado derecho de la pantalla de Access cada vez que crea o abre una base de datos. V F 3. Los formularios, consultas e informes son ejemplos de objetos de bases de datos. V F 4. El iniciador de cuadro de diálogo contiene los comandos que utiliza con mayor frecuencia, como Guardar, Deshacer y Rehacer. V F 5. Cuando presiona la tecla Mayús, aparecen pequeñas letras y números en la Cinta de opciones llamados sugerencias de teclas. V F 6. El menú Estado de conexión le permite elegir entre los temas de ayuda que están disponibles en línea y los que están instalados en su computadora sin conexión. V F 7. En una tabla de una base de datos, los datos se almacenan en filas y columnas, similares en apariencia a una hoja de cálculo. V F 8. A cada campo de una tabla se le debe designar un tipo de datos específico. V F 9. Cuando planea una base de datos es importante registrar cada fragmento de información las veces que sea posible para lograr un fácil acceso. V F 10. La normalización es el proceso de aplicar reglas al diseño de su base de datos para asegurarse de que ha dividido sus elementos de información en las tablas adecuadas.


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TOME NOTA


Proyecto 1-1: Personalizar AccessCuando trabaja en Access o en otra aplicación de Microsoft Office, es útil personalizar su copia del software. Al personalizar su software aparecerá como el creador de la base de datos de Access o cualquier otra aplicación de Office.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. Haga clic en la ficha Archivo.2. Haga clic en el botón Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Access.

3. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office del cuadro de diálogo, introduzca (su nombre) en el cuadro Nombre de usuario, e introduzca (sus iniciales) en el cuadro Iniciales.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente proyecto

Proyecto 1-2: Utilizar el Panel de navegación Es un ocupado editor en Publicaciones Lucerne y constantemente utiliza Access para organizar y administrar su lista de tareas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA Lista_tareas de los archivos de datos para esta lección.2. Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del Panel para mostrar el Panel de navegación.3. Haga clic en el encabezado del grupo Contactos en el Panel de navegación, para mostrar estos objetos de la

base de datos.4. Haga clic en el encabezado del grupo Objetos auxiliares para mostrar estos objetos de la base de datos.5. En el grupo Objetos auxiliares, haga doble clic en Tareas para abrir esa tabla.6. En el grupo Tareas, haga doble clic en Tareas por Asignado a para abrir ese informe.7. En el Panel de navegación, haga clic en el encabezado Exploración de tareas para mostrar el menú y después

en Tipo de objeto.8. CIERRE la base de datos.



Proyecto 1-3: Entender el diseño de una base de datosTrabaja en Viajes Margie’s, una agencia de viajes que se especializa en proveer servicios a personas de la tercera edad. Planea crear una base de datos en la que incluya visitas guiadas, actividades de aventuras, viajes en grupo y paquetes vacacionales diseñados para personas de la tercera edad, pero primero desea aprender más sobre el diseño de bases de datos

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose1. ABRA la Ayuda de Access.2. Busque diseño de base de datos.3. Lea el artículo sobre los conceptos básicos del diseño de una base de datos.4. ABRA un nuevo documento de Word.5. Enliste los pasos que se deben de seguir para el diseño de una base de datos, incluyendo una corta descripción

de cada paso.6. GUARDE el documento Word con el nombre Diseño_base_de_datos y luego CIERRE el archivo.



52 |

Proyecto 1-4: Planear los campos de la tablaEs un voluntario de la Asociación de Vecinos de Terrace, la cual organiza una carrera anual de 5 kilómetros en el mes de marzo. El año pasado, todos los datos fueron guardados en papel, pero decide que será más efectivo utilizar una base de datos. Determine qué campos serían los más apropiados para una tabla que contiene los datos sobre los corredores.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Piense qué campos serían útiles en una tabla de una base de datos que contiene información sobre los

corredores de una carrera anual de 5 kilómetros.2. ABRA un nuevo documento de Word.3. En el documento, escriba una lista con al menos seis campos posibles.4. GUARDE el documento Word con el nombre Campos_carrera y déjelo abierto.



Proyecto 1-5: Planear los tipos de datos para los camposAhora que ha decidido qué campos utilizar en la tabla de la base de datos, la cual contiene la información sobre los corredores que participan en la carrera anual de 5 kilómetros, necesita determinar qué tipo de datos debe utilizar para cada campo.

UTILICE el documento que utilizó en el proyecto anterior.1. Debajo de cada nombre propuesto como posible campo para la tabla de los participantes de la carrera

anual, escriba el tipo de datos que se utilizará y dé una explicación breve de la razón por la cual eligió ese tipo.

2. GUARDE el documento con el nombre Tipos_de_datos y luego CIERRE el archivo.DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 1-6: Lo nuevo de Access 2010Su supervisor en Viajes Margie’s le ha sugerido que haga una investigación sobre las nuevas herramientas de Access 2010 antes de comenzar a crear una base de datos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la vista Backstage y acceda al menú Ayuda. 2. Utilice la ayuda de Access para buscar el artículo “Novedades de Microsoft Access.”3. Lea la descripción general.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

En el menú Ayuda, en la vista Backstage, se encuentra la opción Introducción, tal y como se muestra en la Figura 1-34.

Figura 1-34Menú Ayuda en la vista Backstage

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Utilice la Ayuda de Access para descubrir que ofrece esta sección y cómo obtener el contenido en línea más reciente mientras trabaja en Office 2010, activando las actualizaciones automáticas.

LISTO PARA EL LUGAR DE TRABAJO

Trabajar con plantillas en Access

En el mundo de negocios actual, puede ser abrumador mantenerse al día con los diferentes tipos de datos que una compañía debe recopilar, organizar y utilizar para crear informes. Facturas, contactos de clientes, archivos de empleados, información de proveedores, la lista parece interminable. Sin embargo, puede personalizar las plantillas que están disponibles en Access para satisfacer sus necesidades comerciales y ahorrarse el tiempo que le tomaría crear los objetos de la base de datos desde cero.

En su puesto como director de soporte técnico de la Corporación A. Datum, es responsable de coordinar el soporte técnico que se la da a la compañía. Puede hacer más efectivo su trabajo descargando una plantilla de Access para utilizarla como un punto de inicio y luego modificarla para dar seguimiento a datos críticos. Por ejemplo, utilizando la base de datos Problemas, puede configurar, organizar y dar seguimiento a las solicitudes de servicio técnico enviadas por las personas en su organización. Así, podrá asignar, establecer la prioridad y seguir el progreso de los problemas desde el principio hasta el final.

La plantilla de base de datos contiene varias tablas predefinidas (como Problemas y Contactos) que puede utilizar para introducir datos. Tales tablas son funcionales de la manera en que están organizadas, pero a medida que trabaje en la plantilla, probablemente necesitará crear tablas que sean más específicas a las necesidades de su compañía.

La plantilla de la base de datos Problemas, como todas las de Microsoft Office Access 2010, también incluye formularios, informes y consultas prediseñadas que pueden usarse sin ser modificadas. Esto no sólo le ahorra tiempo, sino que tambien le permite conocer un completo sistema de base de datos que fue desarrollado por profesionales, lo que le garantiza que está capturando información de negocios esencial de una manera lógica y efectiva.

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Lección 2Crear tablas de

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Lección 2Crear tablas de base de datos



Crear una base de datos Crear una base de datos a partir de una plantilla 1.1.6

Guardar un objeto de una base de datos

Utilizar el comando Guardar objeto como1.1.1

Elementos de aplicación Inicio rápido Plantilla

Como asistente encargado del Museo de Ciencias Baldwin, es responsable de la administración diaria de la colección de insectos, la cual incluye tareas como ordenar y organizar los especímenes, así como supervisar el montaje y rotulación de los insectos. El catálogo de la colección de insectos nunca ha sido transferido a una base de datos electrónica. Debido a que tiene experiencia con la administración de bases de datos, parte de su responsabilidad será crear una en Access 2010 para almacenar la información sobre los especímenes y las colecciones, así como las exhibiciones y eventos del museo. En esta lección aprenderá a crear una base de datos en blanco, a crear una a partir de una plantilla, a crear una tabla copiando la estructura de otra tabla y guardar un objeto de base de datos.

Términos clave

Crea

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Lección 2 | 57


INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE ACCESS

La ficha Nuevo, en la vista Backstage como se muestra en la Figura 2-1, cuenta con diferentes opciones para crear una base de datos. Al momento de iniciar Access esta es la vista predeterminada que aparecerá en pantalla. La vista Backstage, es la vista en donde puede crear una nueva base de datos en blanco. Refiérase a esta figura en esta lección y a lo largo del libro.

Figura 2-1Ficha Nuevo en la vista Backstage

Ficha Nuevo

Opciones de plantillas destacadas de Office.com

Cuadro Buscar plantillas en Office.com


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EN RESUMEN

Crear una base de datos

En Microsoft Office Access 2010, el proceso de crear una nueva base de datos es más fácil que nunca. Ya que puede crear una base de datos utilizando una de las diferentes plantillas (bases de datos listas para utilizarse, las cuales cuentan con todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica) o creando una nueva base de datos en blanco.

UTILIZAR UNA PLANTILLA PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Access le ofrece una gran variedad de plantillas que le ayudarán a crear una base de datos. Algunas plantillas las puede utilizar inmediatamente ya que se encuentran integradas a Access, sin embargo puede descargar otras plantillas desde Office.com. Las plantillas que se encuentran en Office.com han sido creadas por Microsoft. Las plantillas integradas o las de Office.com se pueden utilizar para dar seguimiento a problemas, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas cuentan con algunos registros de ejemplo que le enseñan la manera en que se beben de utilizar. Puede usar las plantillas tal y como están, o puede personalizarlas para que se ajusten a sus necesidades. En este ejercicio utilizará una de las plantillas disponibles para crear una base de datos.

Utilizar una plantilla para crear una base de datos

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de estar conectado a Internet. INICIE Microsoft Access para mostrar la vista Backstage.

1. En centro de la ventana de la vista Backstage, en el cuadro Buscar plantillas en Office.com, introduzca la palabra Tareas y presione Intro.

2. En la lista de plantillas de Tareas de Office.com, que aparece en el centro del panel de resultados de la vista Backstage, haga clic en la plantilla Tareas. Aparecerá la vista previa de la plantilla seleccionada en el panel Vista previa, que se encuentra en el lado derecho de la ventana de la vista Backstage, como se muestra en la Figura 2-2.

3. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com introduzca la palabra Proyectos y presione Intro.

4. En la lista de plantillas relacionadas con la palabra proyectos, haga clic en Base de datos de gestión de proyectos. Su pantalla debe verse similar a la Figura 2-3.

Figura 2-2Plantillas de Office.com en la categoría Tareas


¿Cómo se crean bases de datosutilizando plantillas? -1.1.6

Información sobre la plantilla seleccionada.

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Lección 2 | 59

TOME NOTA

5. En el cuadro Buscar plantillas en Office.com que se encuentra a la izquierda, introduzca la palabra Activos y presione Intro. Su pantalla debe ser similar a la Figura 2-4.

6. En la lista de plantillas de activos que aparecen en medio, haga clic en la segunda plantilla de nombre Activos.


7. En el panel Vista previa, que se encuentra en el lado derecho de la vista Backstage, haga clic en el cuadro Nombre de archivo e introduzca [sus iniciales] al final del nombre del archivo sugerido, de manera que el nombre del archivo sea Activos XXX (donde XXX son sus iniciales), como se muestra en la Figura 2-5.

Figura 2-3Plantillas de Office.com en la categoría Proyectos

Figura 2-4Plantillas de Office.com en la categoría Activos

Vista en miniatura de la plantilla seleccionada

Nombre del archivo

Abre el cuadro de diálogo Archivo de nueva base

de datos

Figura 2-5Cuadro Nombre de archivo e icono de carpeta

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TOME NOTA

Si no agrega una extensión al nombre de archivo de su base de datos, Access lo hace por usted; por ejemplo, AccessXXX.accdb.

8. Haga clic en el icono de carpeta que se encuentra a la derecha del cuadro Nombre de archivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos, como se muestra en la Figura 2-6.

9. Navegue a la ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Aceptar.

Debe guardar sus archivos en un directorio separado de donde se encuentran guardados sus archivos de datos. Con esto se asegurará de que no se mezclen los archivos originales con los actualizados. Pregúntele con su instructor si es que éste desea que guarde su trabajo en un dispositivo flash o en un directorio de red específico.

10. Haga clic en el botón Descargar, el cual que se encuentra en la parte inferior del panel Vista previa. Note que se abre el cuadro de diálogo Descargar plantilla indicando que la plantilla se está descargando, como se muestra en la Figura 2-7. Cuando haya finalizado la descarga, automáticamente se cerrará el cuadro de diálogo.

11. Access crea y luego abre la base de datos. En caso de que aparezcan las ventanas Introducción y Ayuda de Access 2007, las cuales contienen videos y vínculos de ayuda sobre el uso de la base de datos, cierre estas ventanas para regresar a la base de datos AccessXXX con la tabla Lista de activos abierta, como se muestra en la Figura 2-8. Haga clic para colocar el punto de inserción en la primera celda del campo Elemento e introduzca Canon EOS Rebel 300D.

Figura 2-6Cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos

Figura 2-7Cuadro de diálogo Descargar plantilla

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Lección 2 | 61

TOME NOTA

TOME NOTA

Cuando abre una base de datos de Access que fue creada en Access 2007 (por ejemplo, como la base de datos Activos), Access abrirá el menú Ayuda de Access 2007.

12. Si es necesario haga clic en Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel para abrir el Panel de navegación (como se muestra en la Figura 2-9) y poder ver todos los objetos en la base de datos.

13. CIERRE la base de datos.


A menos que elija una carpeta diferente, Access utiliza las siguientes ubicaciones predeterminadas para almacenar sus bases de datos:Microsoft Windows Server 2008, Microsoft Windows 7 y Microsoft Windows Vista—c:\Usarios\nombre de usuario\DocumentosMicrosoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP—c:\Documentos y configuración\nombre de usuario\Mis Documentos

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO

Si ya cuenta con algunos datos, podría decidir que es más fácil crear una base de datos en blanco en lugar de utilizar una plantilla, debido a que llevará tiempo adaptar sus datos a la estructura ya definida de la plantilla. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una base de datos que contiene una tabla donde puede introducir los datos, pero no crea otros objetos. De manera predeterminada, Access crea un campo de clave principal con el nombre “Id” para todas las nuevas hojas de datos que va incorporando y establece su tipo de datos en Autonumérico. En este ejercicio creará una nueva base de datos en blanco.

Figura 2-8Base de datos de la plantilla Activos


Si se le pide que habilite el contenido, haga clic en el botón Habilitar contenido, que se encuentra en la barra del mensaje de Advertencia de seguridad. De manera predeterminada Access bloquea contenido potencialmente dañino, que probablemente contenga algún virus o que presente otro problema de seguridad. Considere que este contenido únicamente debe ser habilitado si la base de datos se descargó de un sitio confiable como Microsoft Office Online.

Figura 2-9Base de datos Activosmostrando el Panel denavegación

La frase Access 2007 especifica el formato de la base de datos creada en Access 2010, no se refiere a la versión

Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel

Los objetos de la base de datos descargada se muestran en el Panel de

navegación

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Crear una base de datos en blanco

PREPÁRESE. La vista Backstage debe estar en pantalla.1. En la sección Plantillas disponibles de la vista Backstage, haga clic en el ícono

Base de datos en blanco. Aparece una imagen en miniatura de la base de datos en blanco en el panel Vista previa, como se muestra en la Figura 2-10.

2. En el cuadro Nombre de archivo, debajo de la imagen en miniatura, introduzca el nombre Base_datos_en_blancoXXX (donde XXX son sus iniciales).

3. Si desea guardar el archivo en otra ubicación diferente a la que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo, haga clic en el icono de la carpeta que se encuentra en el lado derecho del cuadro Nombre de archivo y busque otra ubicación.

4. Haga clic en el botón Crear para agregar una nueva base de datos en blanco en la ubicación que seleccionó. Access crea una base de datos y abre una tabla en blanco con el nombre Tabla1 utilizando la vista Hoja de datos, como se muestra en la Figura 2-11.


Colocando el punto de inserción en la primera celda vacía de su nueva base de datos en blanco, puede comenzar a introducir los datos. Agregar información en la Vista Hoja de datos es muy similar a agregar datos en una hoja de cálculo de Excel, excepto que la información debe introducirse en filas y columnas contiguas, comenzando en la esquina superior izquierda de la hoja de datos.

La estructura de la tabla está conformada por filas y columnas, las cuales cobran sentido a medida que se introduce la información apropiada. Cada vez que agrega una nueva columna a la tabla, Access define un nuevo campo para los datos de

Figura 2-10Panel Vista previa

Figura 2-11Nueva base de datos en blanco

Panel Vista previa

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En la Lección 3 obtendrá más información sobre cómo definir y modificar una clave principal.

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En la Lecciones 5 y 6 aprenderá más sobre la creación de formularios e informes.

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Lección 2 | 63

EN RESUMEN

la columna. No necesita aplicar formato a sus datos incluyendo filas o columnas en blanco, como sucede en una hoja de cálculo de Excel, debido a que esto sólo desperdicia espacio en su tabla. La tabla sólo contiene sus datos. La presentación visual de esos datos se hará a través de los formularios e informes que diseñe más adelante.

Orientación sobre el Software

GRUPO PLANTILLAS Y ELEMENTOS DE APLICACIÓN

En la ficha Crear, en el grupo Plantillas, se encuentra la galería Elementos de aplicación. Esta galería se puede utilizar para insertar, en una base de datos existente, plantillas predeterminadas, la cuales constan de objetos como tablas, formularios e informes predefinidos. Refiérase a la Figura 2-12 para esta lección y a lo largo del libro.

Crear una tabla

Es fácil crear una nueva base de datos utilizando la galería Elementos de aplicación y las plantillas de Inicio rápido. Los Elementos de aplicación son nuevos en Access 2010 y consisten en plantillas predeterminadas, las cuales puede agregar a una base de datos existente para ayudar a extender su funcionalidad. Otra manera de crear una tabla es copiar la estructura de una tabla existente y pegarla en una base de datos. También puede copiar un objeto de una base de datos y pegarlo en la misma base de datos o en una diferente que se encuentre abierta en otra instancia de Access.

UTILIZAR LA GALERÍA ELEMENTOS DE APLICACIÓN Y LAS PLANTILLAS DE INICIO RÁPIDO

Los Elementos de aplicación abarcan desde una sola tabla hasta un conjunto de objetos de una base de datos como tablas, formularios e informes. La galería Elementos de aplicación se divide en dos categorías, Formularios en blanco e Inicio rápido. La categoría Formularios en blanco contiene una colección de formularios predefinidos los cuales puede insertar en una base de datos. La categoría Inicio rápido consta de una colección de objetos predeterminados, los cuales están organizados en partes, ya sea para dar seguimiento a comentarios, contactos o problemas. En este ejercicio creará de manera rápida una tabla utilizando la galería Elementos de aplicación y la categoría Inicio rápido.

El botón Elementos de aplicación da acceso a

la galería

Categoría Formularios en blanco

Categoría Inicio rápido

Figura 2-12Galería Elementos de aplicación

XREF

En la lección 10 aprenderá más sobre cómo crear formularios utilizando la galería Elementos de aplicación.

64 | Lección 2

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Crear una tabla utilizando la galería Elementos de aplicación y la categoría Inicio rápido

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Plantillas, haga clic en el botón Elementos de

aplicación para mostrar la galería que aparece en la Figura 2-13.

2. En la sección Inicio rápido, de la galería, haga clic en Comentarios. Enseguida aparece el cuadro de diálogo Microsoft Access, indicando que debe cerrar todos los objetos abiertos antes de insertar esta aplicación, haga clic en Sí para cerrar la tabla en blanco que apareció cuando creó la base de datos en el ejercicio anterior y para poder regresar a la pantalla de la base de datos en blanco con la tabla Comentarios abierta.

3. En el Panel de navegación, haga doble clic en Comentarios para mostrar la tabla que acaba de crear con los campos para los comentarios, como se muestra en la Figura 2-14. Cierre la tabla Comentarios haciendo clic en el botón Cerrar.

4. En el menú Elementos de aplicación, haga clic en Contactos. En el cuadro de

diálogo Crear relación seleccione el primer botón de radio y del menú desplegable seleccione la tabla Comentarios y haga clic en Siguiente Acepte el resto de las opciones predeterminadas y haga clic en el botón Crear. Se creará una nueva tabla con formularios e informes, como se muestra en la Figura 2-15.

Figura 2-13Galería Elementos de aplicación

Figura 2-14Nueva tabla Comentarios

Ficha de la tabla Comentarios

Nuevo objeto de tabla en el Panel de navegación

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Lección 2 | 65


CREAR UNA TABLA A PARTIR DE OTRA TABLA

Otra forma de crear una tabla es copiar la estructura de una tabla existente utilizando los comandos Copiar y Pegar. En este ejercicio copiará la estructura de una tabla existente para crear una nueva.

Crear una tabla a partir de otra tabla

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga clic derecho en la tabla Comentarios para abrir el

menú que se muestra en la Figura 2-16.

2. Haga clic en Copiar.3. Haga clic derecho en un área en blanco del Panel de navegación y en el menú

contextual que aparece haga clic en Pegar, (vea la Figura 2-17).

Figura 2-15Nueva tabla, formulario e informes para los contactos

Haga clic derecho para mostrar el menú

Nuevos de objetos de tablas, consultas e informes

XREF

En la Lección 9 aprenderá a crear una tabla personalizada.

Figura 2-16Menú del objeto de base de datos

OTRA MANERA

También puede copiar un objeto de base de datos seleccionándolo en el Panel de navegación y presionado Ctrl+C. O desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, puede hacer clic en el botón Copiar.

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4. Aparece el cuadro de diálogo Pegar tabla como, tal y como se muestra en la Figura 2-18. Observe el nombre predeterminado, Copia de Comentarios, en el cuadro Nombre de la tabla.

5. En la sección Opciones de pegado, seleccione el botón de radio Estructura solamente, para pegar únicamente la estructura de la tabla, en lugar de pegar una copia de los datos de la tabla junto con la estructura.

6. Haga clic en Aceptar.7. La nueva tabla aparece al final de la lista de objetos de base de datos en el

Panel de navegación, como se muestra en la Figura 2-19.

8. Haga doble clic en Copia de Comentarios para abrir la nueva tabla. Observe que la estructura de la nueva tabla es la misma de la que se copió.

PAUSA. CIERRE la base de datos.DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Figura 2-17Menú contextual

Figura 2-18Cuadro de diálogo Pegar tabla como

Figura 2-19Nueva tabla copiada de una tabla existente


La nueva tabla copiada aparece al final de la lista de

objetos de base de datos

También puede pegar un objeto de base de datos seleccionando la ubicación de destino en el Panel de navegación y presionado Ctrl+V. O desde en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, puede hacer clic en el botón Pegar.

OTRA MANERA

Crea

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Lección 2 | 67

EN RESUMEN

Cuando crea una copia de una tabla utilizando el método de copiar y pegar, tiene la opción de sólo copiar la estructura de la tabla o copiar la estructura junto con los datos. Para pegar sólo la estructura de la tabla haga clic en la opción Estructura solamente. Para pegar también los datos haga clic en la opción Estructura y datos.

Como lo aprendió en la Lección 1, una base de datos racional almacena información en tablas separadas, las cuales se encuentran conectadas o vinculadas por una relación en la información. Cuando agrega una nueva tabla a una base de datos existente, esta nueva tabla es independiente hasta que la relaciona con otras tablas existentes. Por ejemplo, digamos que necesita dar seguimiento a los pedidos de un distribuidor, para hacer esto, tiene que agregar una tabla con el nombre Contactos de distribuidores a una base de datos de ventas, y para sacar provecho de una base de datos relacional (por ejemplo, para buscar los pedidos hechos por cierto contacto) debe crear una relación entre la nueva tabla y cualquier otra tabla que contenga los datos de los pedidos.

Guardar un objeto de base de datos

Access guardará automáticamente los datos que ha introducido cada vez que agrega un elemento de aplicación como una plantilla de Inicio rápido o cuando se mueve a un nuevo registro, cierra un objeto o base de datos, o sale de la aplicación. Sin embargo, deberá guardar el diseño de una tabla o de cualquier otro objeto de base de datos después de crearlo. Además utilizando el comando Guardar objeto como, que se encuentra en la vista Backstage, puede crear un duplicado de un objeto de una base de datos (como una tabla, consulta o informe) seleccionando un nombre diferente

GUARDAR UNA TABLA

Cuando guarde una nueva tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o números), incluyendo espacios. Por ejemplo, podría asignar el nombre de Pedidos 2011, Clientes, Tareas, Inventario o Comentarios. En este ejercicio guardará una tabla de una base de datos y después utilizará el comando Guardar objeto como, para crear un duplicado de la misma.

Guardar una tabla

PREPÁRESE La vista Backstage debe estar en pantalla.1. Si es necesario, haga clic en el comando Nuevo y enseguida en el ícono Base

de datos en blanco. Aparecerá una imagen en miniatura de una base de datos en blanco en el panel Vista previa.

2. En el cuadro Nombre de archivo, de la vista previa de la base de datos en blanco, mantenga el nombre predeterminado.

3. Si desea guardar el archivo en una ubicación diferente a la que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo, haga clic en el ícono de la carpeta y busque una nueva ubicación.

4. Haga clic en el botón Crear. Aparecerá una nueva base de datos en blanco, mostrando la tabla predeterminada de nombre Tabla1, como se muestra en la Figura 2-20.

XREF

En la Lección 3 aprenderá más sobre cómo definir las relaciones de las tablas.


¿Cómo se utiliza el comando Guardar objeto como? - 1.1.1

68 | Lección 2

Crea

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5. Haga clic para colocar el punto de inserción en la celda que se encuentra debajo del campo Haga clic para agregar e introduzca el texto Datos de ejemplo.

6. Haga clic derecho en la ficha Tabla1 para mostrar el menú contextual como se muestra en la Figura 2-21.

7. Haga clic en Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, (vea la Figura 2-22).

8. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba Tabla de ejemplo.9. Haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo y regresar a la tabla, la

cual ahora está etiquetada con el nombre Tabla de ejemplo. 10. Haga clic en la ficha Archivo para mostrar la vista Backstage. 11. Haga clic en el botón Guardar objeto como, para mostrar el cuadro de diálogo

Guardar como. 12. Cambie el nombre de la tabla por el de Respaldo de la Tabla de ejemplo.13. Haga clic en Aceptar.14. Haga clic en la ficha Inicio.15. Observe la nueva tabla con el nombre Respaldo de la Tabla de ejemplo, en el

Panel de navegación. 16. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

ión


Figura 2-22Cuadro de diálogo Guardar como

Figura 2-20Nueva base de datos en blanco con tabla predeterminada


También puede guardar una tabla presionando Ctrl+G. No necesita guardar los datos nuevos que introduzca, ya que Access guarda automáticamente un registro cuando se mueva a otro documento o cierra el objeto o la base de datos.Access también guarda automáticamente los cambios que ha hecho en los datos cada vez que sale del programa. Sin embargo, si ha hecho cambios al diseño de cualquier objeto de base de datos desde la última vez que lo guardó, Access le pregunta si desea guardar esos cambios antes de salir.

OTRA MANERA

| 69


Crear una base de datos Crear una base de datos a partir de una plantilla

1.1.6

Guardar un objeto de una base de datos Utilizar el comando Guardar objeto como

1.1.1


Llenar los espacios en blancoComplete las siguientes oraciones escribiendo la(s) palabra(s) en los espacios en blanco.

1. Puede crear una base de datos utilizando una de las plantillas disponibles o creando una nueva base de datos __________________________.

2. De manera predeterminada, Access crea un campo de ______________ llamado “Id” para todas las bases de datos nuevas.

3. Introducir datos en la Vista Hoja de datos es muy similar a introducir datos en un(a) ___________________. 4. Los (las) _______________________ contienen plantillas predeterminadas que se dividen en dos categorías,

Formularios en blanco e Inicio rápido. 5. Una forma de crear una tabla es copiar el (la) _____________________ de una tabla existente y pegarla

dentro de una base de datos.6. Cuando agrega una nueva tabla a una base de datos existente, la nueva tabla es independiente hasta que la

________________________ con otras tablas existentes.7. Puede utilizar hasta __________caracteres (letras o números), incluyendo espacios, para asignar un nombre

a un objeto de base de datos.8. En la ficha __________ en la vista Backstage, se ofrecen varias opciones para crear una base de datos en la

pantalla.9. La categoría _________________ en la galería Elementos de aplicación, contiene una colección de objetos

de bases de datos predefinidos para dar seguimiento a comentarios, contactos y problemas. 10. Después de que agrega __________________ a la tabla, debe guardar su diseño.

Opción múltipleSeleccione la mejor respuesta a las siguientes declaraciones.

1. En Access una plantilla es:a. Una base de datos para administrar contactos.b. Donde se almacena una base de datos.c. Dos tablas vinculadas.d. Una base de datos lista para utilizarse.

2. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una base de datos que contiene:a. Un objeto de base de datos de cada tipo.b. Una tabla.c. Datos de muestra.d. Una plantilla.


70 |

3. Para guardar un archivo de base de datos en otra ubicación que no sea la predeterminada, haga clic en el:a. Icono de carpeta.b. Icono de base de datos en blanco.c. Botón Nombre de archivo.d. Botón Ayuda.

4. Se crea la estructura de una tabla cuando:a. Aplica formato a los datos.b. Introduce datos.c. Inserta filas y columnas en blanco.d. Se cambia a la Vista Diseño.

5. Los comandos del grupo Plantillas se encuentran en la ficha:a. Inicio.b. Crear.c. Herramientas de base de datos.d. Hojas de datos.

6. Para copiar una tabla, primero debe seleccionarla en:a. El Portapapeles.b. Microsoft Office Online.c. El Panel de navegación.d. La Vista Diseño.

7. Cuando pega una tabla, se muestra el cuadro de diálogo:a. Estructura de tabla.b. Copiar tabla.c. Pegar datos.d. Pegar tabla como.

8. Después de crear una tabla u otro objeto de base de datos, debe:a. Guardarlo con un nombre descriptivo.b. Copiarlo para crear una copia de seguridad.c. Vincularlo con un origen de datos externos.d. Insertar una columna en blanco al final.

9. Cuando sale del programa, Access automáticamente:a. Crea un vínculo entre todas las tablas.b. Deja abierto el Panel de navegación.c. Guarda los datos.d. Cambia el nombre al archivo.

10. ¿Cuál de las siguientes opciones no es una forma de crear una tabla de base de datos?a. Utilizar la categoría Inicio rápido.b. Seleccionar el comando Crear en el menú Tabla.c. Copiar la estructura de otra tabla.d. Crear una nueva base de datos en blanco.


Proyecto 2-1: Base de datos de contactosTrabaja en el Café Fourth como comprador para las 15 tiendas en la región noreste y desea utilizar Access para almacenar, organizar y administrar la información de contacto de los proveedores mayoristas del café que se maneja. Utilice una plantilla para crear una base de datos para los contactos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Abra la vista Backstage y seleccione la ficha Nuevo. En el cuadro Buscar plantillas de Office.com introduzca

la palabra Contactos. 2. Del menú que aparece, seleccione la primera plantilla de nombre Contactos.3. En el cuadro Nombre de archivo introduzca ContactosXXX (donde XXX son sus iniciales). 4. Si es necesario haga clic en el ícono de la carpeta y seleccione una ubicación diferente para el archivo. 5. Haga clic en Descargar (o en Crear si no está conectado a Internet) para crear y abrir la base de datos.6. En caso de que aparezca la ventana de Ayuda de Access 2007 ciérrela. 7. Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel para abrir el Panel de navegación.

| 71

8. Haga clic en el encabezado Objetos auxiliares para mostrar los objetos de base de datos en ese grupo.9. Haga clic derecho en la tabla Contactos, que se encuentra debajo del encabezado Objetos auxiliares, para

mostrar el menú y haga clic en Copiar.10. Haga clic derecho en el área en blanco del Panel de navegación y del menú que aparece seleccione Pegar.11. En el cuadro de diálogo Pegar tabla como escriba Estructura Contactos.12. Seleccione el botón de radio Estructura solamente.13. Haga clic en Aceptar.14. CIERRE la base de datos ContactosXXX.


Proyecto 2-2: Base de datos para restaurantes Como gerente regional de una franquicia de una cadena de restaurantes desea darle seguimiento a la ubicación de los restaurantes y los comentarios de los clientes. Por lo que decide crear una base de datos que almacene toda la información necesaria.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. En ficha Nuevo de la vista Backstage haga clic en el ícono Base de datos en blanco.2. En el panel Vista previa, que se encuentra a la derecha, introduzca Restaurantes XXX (donde XXX son sus

iniciales) en el cuadro Nombre de archivo.3. Si es necesario, haga clic en el ícono de la carpeta y seleccione una ubicación diferente para el archivo. 4. Haga clic en el botón Crear. 5. Haga clic derecho en la ficha Tabla 1 y enseguida en Guardar. 6. En el cuadro de diálogo Guardar como introduzca Ubicaciones.7. Haga clic en Aceptar.



Proyecto 2-3: Agregar tablasNecesita agregar algunas tablas a la base de datos que acaba de crear para almacenar la información de los restaurantes.

UTILICE la base de datos que quedó abierta del proyecto anterior.1. Utilice la galería Elementos de aplicación para crear una tabla de comentarios. 2. Si aparece la ventana Crear relación, haga clic en el botón Cancelar. 3. Asigne el nombre Comentarios las afueras de la ciudad a la tabla.4. Copie la estructura de la tabla Comentarios de las afueras de la ciudad para crear una nueva.5. Asigne el nombre Comentarios del centro de la cuidad a la nueva tabla.6. CIERRE la base de datos.


Proyecto 2-4: Eventos Tiene una vida muy ocupada por lo que necesita llevar un registro de todas sus actividades y eventos importantes utilizando una base de datos de Access.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. Inicie la conexión a Internet si es necesario.2. En la vista Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo, busque, descargue y guarde la plantilla Eventos con el

nombre EventosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Escriba la información para dos eventos en la tabla Eventos, llenando los campos que se muestran.4. CIERRE la base de datos.

DEJE abierto Access para utilizarlo el siguiente proyecto.

72 |


Proyecto 2-5: Comerciantes NorthwindAcaba de unirse al equipo de ventas de Comerciantes Northwind. Para familiarizarse con la información que está disponible en la base de datos de la compañía, abra el archivo y examine los objetos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. En la categoría Plantillas de ejemplo, descargue la base de datos Neptuno utilizando el nombre Neptuno

2010XXX (donde XXX son sus iniciales).2. Habilite el contenido.3. Inicie sesión como el representante de ventas Humberto Acevedo, seleccionando el nombre del menú

desplegable Seleccionar empleado y haciendo clic en el botón Iniciar sesión.4. En el Panel de navegación abra todos los grupos, para ver todos los objetos que son parte de la base de

datos.5. CIERRE la base de datos.

DEJE abierto Access para utilizarlo el siguiente proyecto.

Proyecto 2-6: Base de datos de servicio al clienteMomentos Inolvidables Video tiene una gran cantidad miembros que rentan películas de estreno y colecciones de películas, así como videojuegos. Como el gerente de la tienda, las quejas de los clientes son dirigidas a usted, por lo que necesita enlistar dichas quejas. Cree una base de datos de Access para dar seguimiento a los problemas de los clientes.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Seleccione una plantilla de Elementos de aplicación para crear una base de datos llamada

Momentos_inolvidablesXXX (donde XXX son sus iniciales) en la que almacene información sobre los problemas relacionados con los clientes.

2. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Si desea saber más sobre las plantillas de Access, puede explorar el sitio Office Online. En la Ayuda de Access busque “Plantillas de Access.” En los resultados de búsqueda haga clic en el vínculo “Introducción a las plantillas de Access 2010” como se muestra en la Figura 2-23, para leer más sobre las plantillas que se encuentran en Access 2010 y en Office.com.

Figura 2-23Resultados de la búsqueda de plantillas de Access

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Lección 3Trabajar con registros de

tablas y bases de datos

74 | Lección 3

Trabajar

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os Lección 3

Trabajar con registros de tablas y bases de datos



Navegar entre registros

Insertar, modificar y eliminar registros

Trabajar con claves principales Definir claves principales 2.4.1

Buscar y reemplazar datos Utilizar el comando Buscar 2.3.1


Ordenar y filtrar datos y establecer las opciones de vista de campos

Utilizar el comando OrdenarUtilizar los comandos de Filtro Inmovilizar o liberar camposMostrar y ocultar campos

2.3.22.3.32.2.52.2.4

Entender las relaciones de tablasUtilizar claves principales para crear relaciones Modificar relaciones

2.4.22.4.3

AscendenteCampo más exteriorCampo más interiorCarácter comodín

Clave compuestaClave externaDescendenteFiltro

Integridad referencialOrdenar

Café Fourth es una cadena nacional de cafeterías que hace poco abrió una nueva tienda en su vecindario. Lo contrataron como empleado de medio tiempo trabajando en la oficina y ayudando al gerente a organizar los datos en la computadora. Además de ser una tienda de café que tradicionalmente se ubica en vecindarios, la tienda ha comenzado a vender café a las empresas para su consumo en los sitios de trabajo. Su tarea consiste en administrar el inventario y el registro de los clientes, así como ordenar tablas en Access. En esta lección aprenderá a navegar entre registros, es decir introducir, modificar y eliminar registros; a buscar y reemplazar datos, así como adjuntar y quitar documentos; y a definir, modificar e imprimir relaciones de tablas.

Términos clave

Trabajar

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EN RESUMEN


Por lo general, las tablas de base de datos son grandes, sin embargo contienen información útil que se puede manipular de diferentes maneras. Cuando una tabla contiene muchos registros y campos, es importante poder navegar entre ellos.

NAVEGAR UTILIZANDO EL TECLADO Los usuarios de Access que prefieren utilizar el teclado para navegar por los registros, pueden utilizar las teclas o combinaciones de teclas para moverse entre los registros en la vista Hoja de datos. En la Vista Hoja de datos, puede navegar entre los registros utilizando las teclas de flecha arriba, abajo, izquierda y derecha para dirigirse al campo que desee. También puede utilizar la tecla Tab para moverse de un campo a otro en un registro, desde el último campo de un registro hasta el primer campo del siguiente. Si prefiere utilizar el mouse, puede moverse entre los registros haciendo clic en los botones de navegación. En el ejercicio que se presenta a continuación utilizará el teclado para moverse por los registros.

Navegar entre registros utilizando el teclado

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Access.1. ABRA Café_Fourth de los archivos de datos para esta lección.2. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en el comando Guardar base de datos

como. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo introduzca el nombre Café_FourthXXX (donde XXX son sus iniciales) y haga clic en Guardar.

3. En el Panel de navegación, haga doble clic en Inventario de café: Tabla para abrirla.4. Observe que la primera celda del primer registro está seleccionada. 5. Presione la tecla que apunta hacia abajo para moverse a la siguiente fila.

Observe que se selecciona la celda.6. Presione la tecla que apunta hacia la derecha para ir al campo Nombre del

producto.7. Presione la tecla Tab para ir a la siguiente celda.8. Presione la tecla Tab para ir a la siguiente celda.9. Presione la tecla Tab para ir a la siguiente fila.10. Presione Ctrl + Flecha que apunta hacia abajo para moverse al primer campo

del último registro.


La Tabla 3-1 muestra las teclas y combinaciones de teclas para moverse entre registros.

Comandos Resultado

Tab o flecha que apunta a la derecha Mueve el cursor al siguiente campo.

Fin Mueve el cursor al último campo del registro actual.

Mayús+Tab o Flecha que apunta a la izquierda

Mueve el cursor al campo anterior.

Inicio Mueve el cursor al primer campo del registro actual.

Flecha que apunta hacia abajo Mueve el cursor al campo actual del siguiente registro.

Ctrl + Flecha que apunta hacia abajo Mueve el cursor al campo actual del último registro.

Ctrl + Fin Mueve el cursor al último campo del último registro.

Flecha que apunta arriba Mueve el cursor al campo actual del registro anterior.

Ctrl + Flecha que apunta hacia arriba Mueve el cursor al campo actual del primer registro.

Ctrl + Inicio Mueve el cursor al primer campo del primer registro.

Tabla 3-1Comandos de teclado para navegar entre registros.

76 | Lección 3

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UTILIZAR LOS BOTONES DE NAVEGACIÓN DE REGISTROS

Los usuarios de Access que prefieran utilizar el mouse pueden moverse entre los registros haciendo clic en los botones de navegación. En el siguiente ejercicio utilizará el mouse para navegar entre registros.

Los botones para navegar entre los registros se muestran en el lado inferior de la pantalla en la vista Hoja de datos. Haga clic en los botones Primer registro, Siguiente registro, Último registro y Nuevo registro (vacío) para dirigirse a estos y conocer su ubicación. Teclee un número de registro en el cuadro Registro actual y presione Intro para dirigirse a dicho registro. Introduzca información dentro del cuadro Buscar para encontrar una coincidencia en la tabla. En la misma barra se encuentra el indicador de filtro el cual muestra si se ha aplicado un filtro a la tabla, este tema se cubrirá más adelante en esta lección.

Utilizar los botones de navegación de registros

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en el botón Primer registro que se muestra en la Figura 3-1. Observe

que la selección se mueve al primer registro.

2. Haga clic en el botón Siguiente registro. La selección se dirige al registro siguiente.

3. Seleccione y elimine el número 2 en el cuadro Registro actual. Introduzca el número 5 y presione Intro. Observe que se activa el quinto registro.

4. Haga clic en el cuadro Buscar para colocar el punto de inserción e introduzca la palabra amanecer dentro del cuadro. Observe que la selección se mueve a la primera incidencia de la palabra amanecer.

5. Presione Intro para posicionarse en la siguiente incidencia de la palabra amanecer.

6. Haga clic en el botón Nuevo registro (vacío). El punto de inserción se mueve a la primera columna y última fila de la tabla.



GRUPO REGISTROS, CUADRO SELECTOR DE REGISTRO Y MENÚ CONTEXTUAL REGISTRO

Existen algunas maneras en las que puede introducir registros de datos, borrar información de campos de registros individuales e insertar y borrar registros completos; estas maneras son utilizando el grupo Registros, el cuadro selector de registro y los comandos del menú contextual Registro, como se muestra en la Figura 3-2. Refiérase a esta figura en esta lección y a lo largo del libro.

Figura 3 -1Botones de navegación de registros

Registro anterior Último registro Indicador de filtro Cuadro Buscar

Siguiente registro Registro actual Nuevo registro (vacío)

Primer registro

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Lección 3 | 77

EN RESUMEN

Utilice los comandos del grupo Registros, el menú contextual Registros, así como, el selector de registros (recuadro en blanco que se encuentra a la izquierda del registro) Estos ayudaran a insertar o borrar datos.

Introducir, modificar y eliminar registros

Mantener una base de datos actualizada y útil es un proceso continuo. Puede introducir datos fácilmente colocando el punto de inserción en la celda donde desea agregarlos y comenzar a escribir. Seleccione datos existentes para modificarlos o eliminarlos. Para insertar un nuevo registro, seleccione cualquier registro en la tabla y haga clic en el botón Nuevo en el grupo Registros de la ficha Inicio. También puede hacer clic en el selector de registro, después hacer clic derecho en el registro seleccionado y en el menú contextual que aparece seleccionar la opción Nuevo registro. Se agrega un nuevo registro al final de la tabla. Seleccione los datos existentes para modificarlos o eliminarlos.

INTRODUCIR, MODIFICAR Y ELIMINAR REGISTROS

Para agregar nuevos datos, en la Vista Hoja de datos, coloque el punto de inserción en la primera celda vacía de un registro y comience a introducir la información. Después de que introduce los datos y se mueve a otra fila, Access guarda automáticamente los datos en la tabla. Cada campo en una tabla tiene formato de un tipo de datos específico, así que debe introducir ese tipo de datos en el campo, si no lo hace, recibirá un mensaje de error. Para eliminar la información de un campo, selecciónelo y presione la tecla Supr o haga clic en el botón Eliminar en el grupo Registros de la ficha Inicio. Si cambia de parecer después de haber eliminado la información de un campo, puede deshacer la acción haciendo clic en el botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido. En este ejercicio insertará un nuevo registro, también modificará y eliminará registros existentes.

Puede eliminar un registro completo o varios registros a la vez de una base de datos. Sólo seleccione la fila o las filas utilizando el selector de registro y presione la tecla Supr o haga clic en el botón Eliminar que se encuentra en el grupo Registros de la ficha Inicio. También puede hacer clic derecho y seleccionar Eliminar registro del menú contextual. Tome en cuenta que después de que elimine un registro, no podrá deshacer la eliminación.


UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. El punto de inserción debe estar en el primer campo de la nueva fila en blanco

en el lado inferior de la hoja de datos, como se muestra en la Figura 3-3. Observe el asterisco en el selector de registro, el cual indica que éste es un nuevo registro listo para recibir datos.

Figura 3-2Grupo Registros, cuadro selector de registro y menú contextual Registro

Cuadro selector de registro Menú contextual Registro Grupo Registros

78 | Lección 3

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2. Introduzca el número 21905 y presione la tecla Tab. Observe que el asterisco

ha cambiado a un icono de lápiz, como se muestra en la Figura 3-4, para indicar que el registro se está modificado.

3. Introduzca la palabra Avellana y presione la tecla Tab.4. Teclee el número 30 y vuelva a presionar la tecla Tab.5. Introduzca el número 02112012 y presione Intro. 6. Seleccione la palabra amanecer en el cuadro Buscar ya reemplácelo por Kona,

para encontrar el registro de Kona.7. Seleccione Kona en el registro para colocar el punto de inserción parpadeante

ahí. Introduzca la palabra Hawaiano y presione la tecla Tab.8. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido.9. Presione la tecla Tab. Introduzca el número 12292010 y presione la tecla Tab.10. Haga clic en el cuadro selector de registro, que se encuentra a la izquierda del

campo Id de producto del primer registro, 20051.11. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en la flecha despegable

del botón Eliminar y del menú seleccione la opción Eliminar registro, como se muestra en la Figura 3-5.

12. Aparece un cuadro de diálogo, como se muestra en la Figura 3-6, preguntándole si está seguro de eliminar el registro. Haga clic en Si.

Figura 3-3Un registro vacío en la Vista Hoja de datos

Figura 3-4Introducir datos en un registro

Figura 3-5Menú Eliminar

Figura 3-6Cuadro de diálogo deconfirmación de eliminación

Cuadro selector de registro

El ícono indica que se está modificando el registro

Nuevo registro

Botón y menú Eliminar

Una forma fácil de seleccionar un registro completo es hacer clic en el selector de registro. Si necesita seleccionar otros registros arriba o abajo de este, puede arrastrar el mouse hacia arriba o hacia abajo para incluirlos en la selección. Para eliminar uno o más registros seleccionados, haga clic derecho en el botón Seleccionar todo y elija Eliminar registro del menú contextual.

OTRA MANERA

Para eliminar un registro sin seleccionarlo, coloque el cursor en uno de los campos del registro y haga clic en el menú Eliminar en el grupo Registros de la ficha Inicio. Seleccione la opción Eliminar registro del menú.

OTRA MANERA

XREF

Conforme adquiera un mayor conocimiento de Access, podría desear crear una consulta de eliminación que quite varios registros a la vez. En la lección 8 obtendrá más información sobre las consultas.

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Lección 3 | 79

EN RESUMEN

13. Observe que el botón Deshacer no está disponible en la Barra de herramientas de acceso rápido debido a que no puede deshacer eliminaciones. CIERRE la tabla.


Trabajar con claves principales

Como lo aprendió en la Lección 1, una clave principal es una columna que identifica inequívocamente un registro o fila en una tabla. Los Id de cliente, números de serie o Id de producto por lo general son buenas claves principales. Todas las tablas debe tener una clave principal y algunas tablas pueden tener mas de una. Cuando divide la información en diferentes tablas, las claves principales ayudan a Access a unir de nuevo la información.

DEFINIR UNA CLAVE PRINCIPAL

Puede definir una clave principal para un campo en la vista Diseño, seleccionando la fila que contiene el campo al que desea asignarle dicha clave, después en la ficha Diseño en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave principal. Cuando crea una nueva base de datos, de manera predeterminada Access crea un campo de clave principal llamado “Id” y establece el tipo de datos en Autonumérico para ese campo. Si en una base de datos existente no tiene un campo que considere una buena clave principal, puede utilizar un campo con un tipo de datos Autonumérico. Éste no contiene información fáctica (como un número de teléfono) sobre un registro y no hay probabilidades de que cambie. En este ejercicio definirá una clave principal.

Una vez que haya definido su clave principal, puede utilizarla en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene dicha clave, la cual al momento de ser usada en otra tabla recibe el nombre de clave externa (ésta se utiliza para hacer referencia a los datos de la clave principal para evitar la redundancia).

Puede modificar una clave principal eliminándola de un campo y agregándola a otro. Para eliminar una clave principal en la Vista Diseño, sólo tiene que seleccionar la fila y hacer clic en el botón Clave principal, que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Diseño en la Cinta de opciones, para quitarla.

Definir una clave principal

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación haga doble clic en la tabla Resumen de pedidos

para abrirla.2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la flecha despegable del

botón Ver. Seleccione Vista Diseño.3. Haga clic en el cuadro selector de fila, el cual se encuentra a la izquierda de la

fila Id de pedido para seleccionarla.4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave

principal. Este botón permanece presionado y resaltado en color naranja. Un icono en forma de llave aparece a la izquierda de la fila Id de pedido, para designar el campo como la clave principal como se muestra en la Figura 3-7.

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PAUSA. DEJE abierta la tabla para utilizarla en el siguiente ejercicio.

DEFINIR Y MODIFICAR UNA CLAVE PRINCIPAL DE VARIOS CAMPOS

En algunos casos, es probable que desee utilizar dos o más campos que juntos ofrezcan la clave principal de una tabla. En la Vista Diseño, seleccione las filas que desea designar como claves principales y haga clic en el botón Clave principal. Para quitar varias claves principales, seleccione las filas y haga clic en el botón Clave principal. En este ejercicio practicará definiendo y modificando una clave principal de varios campos.

A dos o más claves principales en una tabla se les da el nombre de clave compuesta. Las claves compuestas son de utilidad en situaciones cuando una combinación de datos de dos campos necesita ofrecer un sólo identificador en una tabla.

Definir y modificar una clave principal de varios campos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Mantenga presionada la tecla Ctrl.2. Haga clic en el cuadro selector de fila que se encuentra a la izquierda de la

fila Pagado. Con la tecla Ctrl aún presionada y haga clic en el botón selector de fila de Id de pedido. Ambos campos deben estar seleccionados, como se muestra en la Figura 3-8. Si no es así, siga presionando la tecla Ctrl y haga clic otra vez en el cuadro de selección Pagado.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave principal. Un icono en forma de llave debe mostrarse a un lado de cada uno de los dos campos.

4. Con las filas todavía seleccionadas, vuelva a hacer clic en el botón Clave principal para quitar la designación de la clave principal de ambos campos.

5. Haga clic en cualquier campo para quitar la selección.

Figura 3-7Clave principal

Figura 3-8Clave principal y otra fila seleccionada

Para agregar o eliminar una clave principal de un campo puede seleccionar la fila, hacer clic derecho y seleccionar la opción Clave principal del menú contextual.

OTRA MANERA


¿Cómo se define una clave principal en una tabla de Access? - 2.4.1

Ambos campos están seleccionados

Botón Clave principal

El ícono indica que este campo es la clave principal

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TOME NOTA

EN RESUMEN

6. Haga clic en el cuadro selector de fila que se encuentra a la izquierda de la fila Id de pedido. Presione la tecla Ctrl y al mismo tiempo haga clic en el cuadro selector de fila que se encuentra junto a la fila Id de cliente.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave principal. Ambas filas deben mostrar el símbolo de llave a un lado.

8. Haga clic en el botón Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido.

9. CIERRE la Vista Diseño.


Buscar y reemplazar datos

Una de las grandes ventajas de utilizar una base de datos en la computadora en lugar de usar papel y lápiz para mantener registros, es la capacidad de poder buscar y/o reemplazar datos de manera rápida. Se puede acceder a estas características desde el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En Access, los comandos Buscar y Reemplazar son muy similares a los que probablemente ha usado en Word o en otras aplicaciones de Office. Puede utilizar el comando Buscar para ubicar texto específico en una tabla o para moverse rápidamente a una palabra o número determinado. El comando Reemplazar puede usarse para sustituir automáticamente una palabra o un número.

En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar introduzca en Buscar el texto o números que desee encontrar y haga clic en el botón Buscar siguiente para encontrar el registro que contiene los datos. Si lo que desea es reemplazar los datos, introduzca la nueva información en el cuadro Reemplazar por y haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos.

Cuando reemplaza datos, por lo general es buena idea hacer clic en Reemplazar en lugar de Reemplazar todos para que pueda confirmar cada reemplazo y asegurarse de que es correcto.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar busca en una sola tabla a la vez, no busca en toda la base de datos. El menú Buscar en le permite elegir buscar por campo o buscar en toda la tabla. De manera predeterminada, Access busca en el campo que estaba seleccionado cuando abrió el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Si desea hacer una búsqueda utilizando otro campo, deje el cuadro de diálogo abierto y seleccione el campo deseado; no necesita cerrarlo primero. En el siguiente ejercicio buscará y reemplazará información de una tabla.

Cuando busque y reemplace datos en Access 2010 recuerde los siguientes puntos:

En el menú Coincidir puede especificar en qué parte del campo desea que Access haga la búsqueda. Seleccione la opción Cualquier parte del campo para una búsqueda más amplia.En ocasiones, Access selecciona la casilla de verificación Buscar los campos con formato. Cuando lo haga, no quite la selección a la casilla de verificación o podría ser que su búsqueda no arroje algún resultado.Haga clic en la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas para buscar texto que coincida con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas del texto.

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Puede utilizar caracteres comodín, como signos de interrogación o asteriscos, para buscar palabras o frases que contengan letras o combinaciones de letras específicas. Introduzca un signo de interrogación (?) para representar un caracter único por ejemplo, teclee b?t y encontrará bat, bet, bit y but. Teclee un asterisco (*) para representar una cadena de caracteres; por ejemplo, m*to encontrará mato, momento o incluso formato mediano.Si introduce un caracter comodín en el cuadro Reemplazar por, Access insertará ese caracter justo como lo introdujo.

Buscar y reemplazar datos


1. ABRA la tabla Clientes.n2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en el botón Buscar. Aparece el

cuadro de diálogo Buscar y reemplazar mostrando la ficha Buscar.3. Haga clic en la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.4. Introduzca Elm en el cuadro Buscar.5. Introduzca Micro Elm en el cuadro Reemplazar por.6. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo que se encuentra a un lado del

menú Buscar en y seleccione Documento actual, para realizar la búsqueda en toda la tabla y no sólo en el campo Id de cliente.

7. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a un lado del menú Coincidir y seleccione Cualquier parte del campo para ampliar la búsqueda. Vea la Figura 3-9.

8. Haga clic en el botón Buscar siguiente. Access busca en la tabla y encuentra y selecciona la palabra Elm.

9. Haga clic en el botón Reemplazar. Access reemplaza Elm con Micro Elm.10. Haga clic en el botón Buscar siguiente. Access encuentra Elm en el nuevo

texto que se acaba de insertar.11. Haga clic de nuevo en Buscar siguiente. Access muestra un mensaje indicando

que no se han encontrado incidencias de la palabra que busca. Haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.13. Desde el teclado presione la tecla con la flecha que apunta hacia abajo para

quitar la selección y permita que Access guarde el cambio.14. CIERRE la tabla.


Si desea utilizar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar empleando caracteres comodín, por ejemplo un signo de interrogación, debe colocar los caracteres entre corchetes [?]. Siga esta regla cuando busque caracteres comodín, excepto para los signos de admiración (!) y los corchetes de cierre (]).

Figura 3-9Cuadro de diálogo Buscar yreemplazar


¿Cómo se buscan datos en una tabla? - 2.3.1

Puede abrir la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar utilizando el teclado, presionando Ctrl+B y para abrir la ficha Reemplazar, presione Ctrl+L.

OTRA MANERA

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TOME NOTA

TOME NOTA

EN RESUMEN


Access 2010 le permite adjuntar documentos a los registros de una base de datos, como documentos de Word o archivos de fotografías. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos de una compañía grande podría adjuntar en el expediente de cada empleado una fotografía, un currículum y documentos de evaluación. Estos archivos adjuntos pueden quitarse fácilmente si es necesario. El cuadro de diálogo Datos adjuntos le permite administrar los documentos que están adjuntos a algún registro.

No puede adjuntar archivos a bases de datos que hayan sido creadas en versiones anteriores de Access 2007. Tampoco puede compartir archivos adjuntos con una base de datos creada en una versión anterior de Access.

ADJUNTAR Y QUITAR DOCUMENTOS

Antes de comenzar a adjuntar documentos, debe crear un campo en una tabla y aplicarle formato con el tipo de Datos adjuntos. Puede agregar el campo en la Vista Hoja de datos o en la Vista Diseño. Access muestra un icono en forma de clip en el encabezado de columna y en cada registro del campo junto con un número entre paréntesis que indica el número de archivos adjuntos en el campo. En este ejercicio creará un nuevo campo y le aplicará formato con el tipo de y después quitará los datos adjuntos de los registros de la base de datos.

Haga doble clic en el registro del campo Datos adjuntos para mostrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos donde puede agregar, abrir y guardar varios datos adjuntos, como imágenes, documentos y hojas de cálculo para un sólo registro. Puede guardar los archivos adjuntos en su disco duro o en una unidad de red, antes de guardarlos en la base de datos.

Puede adjuntar un máximo de 2 gigabytes de información, sin embargo cada archivo no debe exceder de 256 megabytes de tamaño.

Si el programa que se utilizó para crear el archivo adjunto está instalado en su computadora, puede abrirlo y modificarlo utilizando ese programa. Por ejemplo, si abre un currículum creado en Word que está adjunto a un registro, se inicia el programa de Word y podrá ver el documento en este mismo programa. Si no tiene el programa que se utilizó para crear un archivo, Access le pedirá que elija un programa que esté disponible en su equipo para ver el archivo.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Resumen de pedidos.2. Haga clic en el encabezado del campo Fecha de entrega para seleccionarlo.3. En la ficha contextual Herramientas de tabla haga clic en la ficha Campo, en

el grupo Agregar y eliminar haga clic en el botón Más campos. Aparece el menú Más campos.

4. Haga clic en Datos adjuntos en la sección Tipos básicos, como se muestra en la Figura 3-10. El campo Datos adjuntos se inserta en la tabla.

OTRA MANERA

También puede hacer clic derecho en el campo Datos adjuntos para mostrar el menú contextual. Del menú seleccione Administrar datos adjuntos para mostrar el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

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5. Haga doble clic en la primera fila del campo Datos adjuntos. Aparece el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

6. Haga clic en el botón Agregar... Navegue hasta los archivos de datos para esta lección y seleccione Factura100.docx. Haga clic en Abrir. El documento aparece en el cuadro de diálogo Datos adjuntos, como se muestra en la Figura 3-11.

7. Haga clic en Aceptar. Observe que el número de datos adjuntos en el primer registro cambia a 1, como se muestra en la Figura 3-12.

8. Haga doble clic en el número de datos adjuntos en el campo Datos adjuntos. Aparece el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

9. Haga clic en el botón Abrir. Los datos adjuntos se abren en Microsoft Word.10. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el documento Factura100.11. Si es necesario haga clic en el botón Access en la barra de tareas para regresar a

Access.

Figura 3-10Menú Más campos

Figura 3-11Cuadro de diálogo Datosadjuntos

Figura 3-12Campo Datos adjuntosmostrando el número de datos adjuntos

Número de datos adjuntos

Campo Datos adjuntos

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TOME NOTA

EN RESUMEN

12. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos haga clic en el botón Quitar y después en Aceptar. Note que se quitan los datos adjuntos del registro.

13. CIERRE la tabla Resumen de pedidos.


Una vez que estableció el tipo Datos adjuntos, éste no se puede convertir a otro tipo de datos

Ordenar y filtrar datos y establecer las opciones de vista de campos dentro de una tabla

A menudo es útil mostrar los datos en orden, mostrar registros similares u ocultar e inmovilizar ciertos campos sin afectar los datos existentes. Ordenar le permite organizar los registros. Por ejemplo, una lista de contactos de oficina que muestra los empleados por apellidos organizados alfabéticamente podría ayudar al usuario a encontrar rápidamente la información de un empleado específico. Si desea ver sólo los registros de los empleados de cierto departamento, puede crear un filtro para mostrar sólo esos registros. También puede ocultar e inmovilizar ciertos campos, por ejemplo, en una tabla que tiene varios campos, puede ocultar o inmovilizar aquellos que no necesita para que se pueda concentrar sólo en los campos específicos.


GRUPO ORDENAR Y FILTRAR

El grupo Ordenar y filtrar se encuentra en la ficha Inicio de la Cinta de opciones (Figura 3-13). Utilice el grupo de comandos Ordenar y filtrar para que, como su nombre lo dice, pueda realizar estas acciones en los registros de las tablas.

ORDENAR DATOS DENTRO DE UNA TABLA

Ordenar datos significa organizarlos en orden alfabético, numérico o cronológico. El comando Ordenar dentro de una tabla muestra todos los registros de la tabla en el orden que seleccione. Puede ordenar fácilmente uno por uno o seleccionando varios campos a la vez, para lograr el orden que desea. Access puede ordenar texto, números o fechas en orden ascendente o descendente. El orden Ascendente acomoda los datos de principio a fin, como por ejemplo de la A a la Z, del 1 al 10 y de enero a diciembre. El orden Descendente clasifica los datos desde el final hasta el principio, como de la Z a la A, del 10 al 1 y de diciembre a enero. En este ejercicio ordenará los datos utilizando múltiples campos y después eliminará el orden.

Para ordenar texto, números, fechas y otros tipos de datos en una columna, primero debe seleccionar la columna, haga clic en el botón Ascendente o Descendente que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. También puede hacer clic derecho en la columna seleccionada y del menú contextual que aparece elegir el

Figura 3-13Grupo Ordenar y filtrar

Botón Filtro Botón Ascendente

Botón Quitar orden

Menú Selección

Botón Descendente Botón Alternar filtro Menú Avanzadas

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comando Ordenar. Los comandos disponibles en el menú contextual varían dependiendo del tipo de datos de la columna, como se muestra en la Tabla 3-2.

Tipo de datos Comando de orden en el menú contextual

Número, Moneda o Autonumérico

Texto, Memo o Hipervínculo

Sí/No

Fecha/Hora

También puede ordenar registros por varios campos. Cuando utilice varios campos, determine el orden en que desea colocarlos. El campo de ordenación primario recibe el nombre de campo más exterior. El campo de ordenación secundario recibe el nombre de campo más interior. Por ejemplo, si desea ordenar una lista de contactos para que el apellido de cada empleado sea ordenado en primer lugar y el nombre sea ordenado en segundo lugar, Apellido será el campo más exterior y Nombre será el campo más interior. Por ejemplo, al momento de ser ordenado el nombre de Wright David, aparecerá antes que Wright Esteban, en una ordenación de la A la Z (ascendente). Sin embargo, cuando diseñe el criterio de ordenación, seleccione el campo más interior primero y luego elija el tipo de ordenación que desea del menú contextual. Después, opte por el campo más exterior y elija el tipo de ordenación que quiere aplicar.

Cuando ordena una o más columnas, Access inserta flechas de ordenación en el encabezado de columna para mostrar que el campo está ordenado. Este tipo de comandos de ordenación permanecen con la tabla hasta que los borra. Para borrar un criterio de ordenación, haga clic en el botón Borrar todos los criterios de ordenación que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Esta acción borra todos los comandos de ordenación de los campos de la tabla. En una tabla con más de un campo filtrado, no puede borrar un sólo criterio de ordenación.

Ordenar datos dentro de una tabla

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Clientes.2. Haga clic en el encabezado del campo Id de cliente para seleccionarlo.3. Haga clic derecho en el campo para abrir el menú contextual que se muestra en la

Figura 3-14. Seleccione Ordenar de mayor a menor.

Tabla 3-2Comandos de orden en el menú contextual


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Figura 3-15Columna ordenada

4. Los datos se ordenan y se inserta una flecha en el encabezado de columna, como se muestra en la Figura 3-15, para indicar que los datos se muestran por criterio de ordenación.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden. El criterio de ordenación se borra del campo Id de cliente.

6. Seleccione el campo Nombre. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ascendente. Los datos del campo Nombre se ordenan de forma ascendente.

7. Seleccione el campo Apellidos. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ascendente. Los datos del campo Apellido de ordenan de manera ascendente.

8. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden. Note que se eliminó la ordenación de ambos campos.

9. CIERRE la tabla. Si aparece un cuadro de diálogo preguntándole si desea guardar los cambios de la tabla, haga clic en No.


FILTRAR DATOS DENTRO DE UNA TABLA Un filtro es un conjunto de reglas para determinar qué registros se mostrarán. Cuando aplica un filtro, Access muestra sólo los registros que cumplen con el criterio del mismo; los otros registros quedan fuera de la vista. Una vez que se muestran los registros filtrados, puede modificar y navegar por éstos justo como lo haría si no hubiera aplicado un filtro. Los filtros se conservan hasta que cierra el objeto. Puede cambiarse entre las vistas y aún así la configuración del filtro se conservará. Para hacer que el filtro esté disponible la próxima vez que abra el objeto, guarde el proyecto antes de cerrarlo. En este ejercicio practicará creando filtros de diferentes maneras.

Aplicar un filtro

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Inventario de café.2. Seleccione el campo Nombre del producto. En la ficha Inicio, en el grupo

Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Filtro. Aparece un menú.3. Del menú, señale Filtros de texto para desplegar el siguiente menú, seleccione

Contiene..., como se muestra en la Figura 3-16.

Flecha Orden


¿Cómo se ordenan datos en una tabla? - 2.3.2

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4. Aparece el cuadro de diálogo Filtro personalizado. Introduzca la palabra descafeinado, como se muestra en la Figura 3-17 y haga clic en Aceptar. Observe que sólo se muestran los registros que contienen la palabra descafeinado y aparece un icono de filtro en el encabezado del campo, como se muestra en la Figura 3-18.

5. En el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro para mostrar los registros sin el filtro.

6. En el segundo registro del campo Nombre del producto, haga doble clic en la palabra descafeinado para seleccionarla.

7. Haga clic derecho en la palabra descafeinado para mostrar el menú contextual. Seleccione No contiene “descafeinado”, como se muestra en la Figura 3-19. Observe que se filtran los registros para mostrar sólo aquellos que no contiene la palabra descafeinado.

8. Haga clic en el primer registro del campo Libras.9. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Filtro.10. Haga clic en las casillas de verificación para quitar las marcas de verificación a un

lado de 30, 35, 40 y 50, como se muestra en la Figura 3-20. Únicamente se debe conservar la marca de verificación que se encuentra junto a 25.

Figura 3-16Menú Filtro conla opción Contiene seleccionada

Figura 3-17Cuadro Filtro personalizado

Figura 3-18Registros filtrados

Figura 3-19Menú contextual con la opción No contiene “descafeinado” seleccionada

Ícono de filtro

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TOME NOTA

Figura 3-20Menú Filtro seleccionado para mostrar únicamente el número 25 en la columna Libras

Figura 3-21Menú y botón Selección

11. Haga clic en Aceptar. Access filtra los registros para mostrar sólo aquellos que contiene el número 25 en el campo Libras.

12. Haga clic en el botón Alternar filtro.13. En la segunda fila del campo Fecha de pedido programada seleccione

14/01/2008 haciendo clic y arrastrando el mouse.14. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón

Selección. Aparece un menú. Como se muestra en la Figura 3-21.

15. Seleccione En o después de 14/01/2012. Los datos se filtran para mostrar únicamente aquellos registros del campo Fecha de pedido programado que coincidan con la selección de filtro.

16. En la séptima fila del campo Libras, seleccione 30.17. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón

Selección. Seleccione Menor o igual que 30. Los datos se filtran.


Únicamente se puede aplicar un filtro por columna. Cuando aplica un filtro a una columna que ya tenía un filtro, el filtro anterior se elimina y se aplica el nuevo.

QUITAR UN FILTRO

Después de aplicar un Filtro podría ser necesario volver a ver los registros que no muestran el filtro. El botón Alternar filtro le permite cambiarse entre los registros filtrados y la tabla sin el filtro. Observe que el propósito de este botón cambia según corresponda, por ejemplo cuando los registros están filtrados, el botón se utiliza para quitar el filtro, pero si se quitó un filtro, el botón se utiliza para aplicarlo. Cuando haya terminado de utilizar el filtro, puede borrarlo permanentemente, que es justo lo que hará en este ejercicio.

Quitar un filtro

UTILICE la tabla que del ejercicio anterior.1. Seleccione el campo Libras. Desde la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar,

haga clic en el botón Filtro. Aparece un menú.


¿Cómo se filtran los Registros de una tabla? - 2.3.3

Menú y botón Selección

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2. Seleccione Quitar filtro de Libras, como se muestra en la Figura 3-22.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas. Aparece un menú.

4. Seleccione Borrar todos los filtros, como se muestra en la Figura 3-23.

5. GUARDE y CIERRE la tabla.


INMOVILIZAR/LIBERAR Y OCULTAR/MOSTRAR CAMPOS

En algunas ocasiones es probable que necesite cambiar la vista de los datos de una tabla para poder encontrar información de una manera más eficiente. Por ejemplo, es probable que necesite inmovilizar los campos Nombre y Apellido, de manera que pueda mantenerlos fijos en la pantalla y después desplazarse horizontalmente para ver otros campos como por ejemplo Correo electrónico o Número de teléfono y así tener una mejor vista de los datos. También puede ocultar aquellos campos que los pueden distraer al momento de observar la información. Por ejemplo, si está interesado en ver únicamente los datos del nombre y teléfono, podría ocultar todos los campos a excepción de Nombre, Apellido y Número de teléfono. En este ejercicio practicará inmovilizando campos así como ocultándolos y mostrándolos.

Inmovilizar/Liberar y Ocultar/Mostrar campos

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. ABRA la tabla Clientes.2. Seleccione el campo Apellidos. En la ficha Inicio, en el grupo Registros haga

clic en el botón Más. Aparece un menú como se muestra en la Figura 3-24.

Figura 3-22Quitar filtro de la columna Libras

Figura 3-23Botón y menú Avanzadas

Opciones Avanzadas de filtro

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TOME NOTA

3. Seleccione la opción Inmovilizar campos. Observe que el campo Apellidos se mueve a la posición del primer campo en la tabla.

4. Haga clic en el botón Minimiz. tamaño que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación, como se muestra en la Figura 3-25. El botón Minimiz. tamaño se convierte en el botón Maximizar. Presione la tecla de la flecha que apunta a la derecha para desplácese a los campos de la tabla que se encuentran a la derecha y deténgase hasta encontrar el campo Código postal. Observe que el campo Apellido se queda fijo mientras que los otros campos se desplazan.

5. Vuelva a hacer clic en el botón Más y seleccione la opción Liberar todos los campos. Observe que el campo Apellido sigue colocado en la posición del primer campo. Presione varias veces la tecla de la flecha que apunta a la derecha hasta que el campo Apellido desaparezca de la vista. Observe que el campo Apellido se movió junto con los otros campos en el momento en que presionó varias veces la tecla de la flecha que apunta a la derecha.

Los campos se pueden organizar en la vista Hoja de datos haciendo clic en el encabezado del nombre del campo y arrastrándolo hacia el lugar donde desea moverlo.

6. Haga clic en el botón Maximizar, en la ventana de la aplicación. 7. Seleccione el campo Id de cliente. Haga clic en el botón Más y seleccione la

opción Ocultar campos. Observe que el campo Id de cliente está oculto como se muestra en la Figura 3-26.

8. Haga clic en el botón Más y seleccione la opción Mostrar campos. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar columnas, como se muestra en la Figura 3-27. Observe que en el cuadro de dialogo la casilla de verificación Id de cliente no se encuentra seleccionada, lo cual quiere decir que está oculta.

Menú y botón Más

Botón Minimiz. Tamaño

Figura 3-24Botón y menú Avanzadas

Figura 3-25Botón Minimiz. tamaño

Figura 3-26Campo Id de cliente está oculto

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TOME NOTA

9. Quite la marca de las todas las casillas de verificación, excepto las de los campos Apellidos y Teléfono del trabajo. Enseguida haga clic en el botón Cerrar. Observe que los únicos campos que se muestran en la vista Hoja de datos son los campos Apellidos y Teléfono del trabajo.

10. CIERRE la tabla Clientes sin guardar los cambios en el diseño.

PAUSA. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente ejercicio. Antes de cerrar una tabla puede guardarla, así conservará el formato para la

próxima vez que la abra

Para seleccionar más de un campo para inmovilizarlo u ocultarlo, mantenga presionada la tecla Mayús mientras selecciona los campos con el mouse.


HERRAMIENTAS DE RELACIONES EN LA CINTA DE OPCIONES

Cuando hace clic en el botón Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos, aparece la ventana Relaciones y las Herramientas de relaciones, las cuales se muestran en la Cinta de opciones (Figura 3-28).

Figura 3-27Cuadro de diálogo Mostrar columnas

Figura 3-28Utilice las Herramientas relaciones para definir y modificar las relaciones de una tabla.


¿Cómo se inmovilizan o liberan campos? - 2.2.5


¿Cómo se ocultan o muestran los campos? - 2.2.4

La opción del campo Id de cliente no está seleccionada

Quita las tablas y relaciones de la vista pero no las elimina

Crea una relación que se puede imprimir

Muestra todas las relaciones y tablas de la base de datos

Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada

Botón Cerrar vista maestra

También puede acceder a las opciones Ocultar/Mostrar e Inmovilizar/Liberar desde el menú contextual que aparece después de hacer clic derecho en el nombre del campo.

OTRA MANERA

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Lección 3 | 93

EN RESUMEN

Entender las relaciones de tablas

Como lo aprendió anteriormente, la mayoría de las bases de datos tienen más de una tabla. Crear relaciones entre éstas le permite a Access volver a unir esa información, como reportes o consultas, para que pueda mostrar la información de varias tablas a la vez. Esta es la razón por la cual es buena idea definir las relaciones de tablas antes de comenzar a crear informes y consultas.

DEFINIR LAS RELACIONES DE UNA TABLA

En las aplicaciones de bases de datos relacionales como Access, puede almacenar la información en diferentes tablas conectadas por una relación definida que unirá los datos. Puede especificar una relación de tabla desde la ventana Relaciones. Para crear una relación coloque campos comunes en las tablas y defina las relaciones entre ellas. Los campos comunes que se utilizarán en las diferentes tablas no deben que tener los mismos nombres, aunque por lo general cuando los tienen, es por que contienen el mismo tipo de datos. En este ejercicio utilizará una tabla que ya cuenta con una clave principal, para crear una relación con otra tabla.

En las tablas de Access puede crear tres tipos de relaciones: uno a uno, uno a varios y varios a varios.

En una relación uno a uno, ambas tablas tienen un campo en común con los mismos datos. Cada registro en la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda y cada registro en la segunda tabla sólo puede tener un registro coincidente en la primera. Este tipo de relación no es común debido a que la información que está relacionada de esta forma está generalmente almacenada en la misma tabla.

Una relación uno a varios es más común, debido a que cada registro en la primera tabla puede tener varios registros en la segunda. Por ejemplo, en la tabla Clientes y en la tabla Pedidos, un cliente puede tener muchos pedidos. Id de cliente sería la clave principal en la tabla Clientes (el uno) y la clave externa en la tabla Pedidos (los varios).

En un tercer tipo de relación, llamado varios a varios, veremos que diversos registros en la primera tabla pueden tener varios registros en la segunda.

Definir las relaciones de una tabla

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En el grupo Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic

en el botón Relaciones. Aparece la Vista Relaciones.2. En el Panel de navegación haga clic y arrastre la tabla Clientes dentro de la

ventana Relaciones. 3. Haga clic en el botón Mostrar tabla. Aparece el cuadro de diálogo Mostrar

tabla, como se muestra en la Figura 3-29.

Botón Mostrar tabla Figura 3-29Botón y cuadro de diálogo Mostrar tabla

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4. Seleccione Resumen de pedidos y haga clic en Agregar.5. Haga clic en Cerrar. La tabla Clientes y la tabla Resumen de pedidos están

representadas en la Vista Relaciones.6. Observe que el campo Id de cliente representa el campo común entre las

dos tablas, así que haga clic en el campo Id de cliente en la tabla Clientes y arrástrelo al campo Id de cliente de la tabla Resumen de pedidos y suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones, como se muestra en la Figura 3-30.

7. Asegúrese de que la casilla de verificación Exigir integridad referencial no esté seleccionada.

8. Haga clic en Crear. Se muestra la relación de tabla Uno a varios de las tablas Resumen de pedidos y Clientes, como se muestra en la Figura 3-31. Acaba de crear una relación Uno a varios entre estas tablas, utilizando el campo común Id del cliente. El tipo de relación Uno a varios quiere decir que cada cliente registrado en la tabla Clientes puede tener varios pedidos registrados en la tabla Resumen de pedidos.

PAUSA. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente ejercicio

MODIFICAR LAS RELACIONES DE UNA TABLA

Una relación entre tablas se representa con una línea que conecta las tablas en la ventana Relaciones. Para modificar la relación, puede hacer doble clic en la línea para mostrar el cuadro de diálogo Modificar relaciones o quitar la línea para eliminar la relación. El cuadro de diálogo Modificar relaciones le permite cambiar una relación de tabla. Puede cambiar las tablas o los campos en cualquiera de los dos lados de la relación. También puede configurar el tipo de combinación o exigir integridad referencial y elegir una opción en cascada. En este ejercicio eliminará una relación que creó anteriormente. Después volverá a crear una relación y la modificará para exigir la integridad referencial.

Figura 3-30Cuadro de diálogo Modificar relaciones

Figura 3-31Relación Uno a varios

Tabla principal

Línea de relación

Tabla relacionada

Campo en común de cada tabla

Haga clic para crear una relación


¿Cómo se utilizan las claves principales para crear relaciones? - 2.4.2

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Lección 3 | 95

La integridad referencial es una opción que puede seleccionar desde el cuadro de diálogo Modificar relaciones, la cual evita los registros huérfanos. Un registro huérfano es un registro de una tabla que hace referencia a registros en otra tabla que ya no existe. Por ejemplo, cuando se exige la integridad referencial, Access no permitirá un valor del campo Id del cliente como la clave externa en la tabla Resumen de pedidos que no contenga un valor que coincida con el campo Id de cliente como la clave principal, en la tabla Clientes. De esta manera la integridad referencial asegura que sus tablas contengan datos relacionados lógicamente. Si una operación viola la integridad referencial, esta opción se seleccionará y Access mostrará un cuadro de diálogo con un mensaje indicando que se violó la integridad referencial y que no permitirá que la operación se lleve a cabo. Una vez que se haya seleccionado la integridad referencial, puede seleccionar uno de los dos tipos de opciones de cascada (para que actualice los campos relacionados o para que los elimine) desde el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Por ejemplo, si selecciona la opción de cascada que actualiza los campos relacionados, Access sólo actualizará el valor del campo Id de cliente en la tabla Resumen de pedidos sí el valor del campo Id de cliente de la tabla Clientes está actualizado. Con esto se asegura que haya consistencia en los valores del campo Id de cliente en las tablas relacionadas. De manera similar, si se selecciona la opción de cascada que elimina los campos relacionados, Access eliminará todos los registros del campo Id de cliente de la tabla Resumen de pedidos al momento de que se hayan eliminado los registros del campo Id de pedido en la tabla Clientes, para así evitar registros huérfanos. Cuando exige integridad referencial entre las tablas, la línea que las conecta se hace más gruesa. El número 1 se muestra sobre la línea a un lado de la relación y el símbolo de infinito (∞) aparece en el otro lado, para indicar que se pueden incluir “varios” campos en este lado de la relación.

Para quitar la relación de la tabla debe eliminar la línea de relación. Puede seleccionar la línea haciendo clic en ella. Note que cuando se selecciona la línea, ésta se hace más gruesa. Presione la tecla Supr para eliminar la línea y borrar la relación o haga clic derecho en la línea para mostrar el menú para eliminar.

Modificar las relaciones de una tabla

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. Haga clic derecho en la parte central de la línea que conecta las dos tablas.

Aparece un menú, como se muestra en la Figura 3-32.

2. Seleccione Eliminar. Aparece un mensaje preguntándole si está seguro de eliminar la relación. Haga clic en Sí. Observe que la línea desaparece.

3. Seleccione el campo Id de cliente en la primera tabla. Arrastre el mouse al campo Id de cliente en la segunda tabla y suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

4. Haga clic en el botón Crear. Aparece una línea que une ambas tablas, indicando que se ha creado la relación.

Figura 3-32Menú Modificar/Eliminar

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5. Haga doble clic en la parte central de la línea. El cuadro de diálogo Modificar relaciones aparece de nuevo con las tablas y los campos Id de cliente en cada lado.

6. Haga clic en el cuadro Exigir integridad referencial y haga clic en Aceptar. La línea se hace más gruesa con el número 1 al lado de la primera tabla y el símbolo de infinito (∞) a un lado de la segunda, como se muestra en la Figura 3-33.


IMPRIMIR LAS RELACIONES DE UNA TABLA

Podría desear imprimir una relación de tablas para guardar sus registros o si necesita revisarlos con un colega. El comando Informe de relación facilita hacer esto. Cuando elige imprimir un informe, aparecerá la ficha Vista preliminar con opciones para ver e imprimir el informe. Después de hacer cualquier cambio en el diseño del mismo, haga clic en el botón Imprimir. Después de imprimir el informe, puede elegir guardarlo. En este ejercicio verá e imprimirá las relaciones de una tabla sin guardar el informe de la relación.

Imprimir las relaciones de una tabla

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En el grupo Herramientas, de la ficha Diseño en Herramientas de relaciones,

haga clic en el botón Informe de relación. Se crea el informe y aparece la ficha Vista preliminar, como se muestra en la Figura 3-34.

Figura 3-33Relación mostrando integridad referencial

Figura 3-34Vista preliminar del informe de relación

Línea de relación con el número 1 en el lado “uno”

Símbolo de infinito aparece en el lado “varios”

Grupo Tamaño de página: controla los márgenes y

tamaño de página

Grupo Zoom: Controla las opciones de vista

Grupo Datos: controla todos los aspectos exportación de datos

Grupo Diseño de página: controla la orientación de

la página y las opciones de impresión


¿Cómo se modifican las relaciones? - 2.4.3

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Lección 3 | 97

2. Haga clic en el botón Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir permitiéndole seleccionar la impresora que desea utilizar.

3. Haga clic en Aceptar, para mantener los ajustes predeterminados e imprimir el informe.

4. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la ficha Relaciones existentes en CaféFourth. Aparece un mensaje preguntándole si desea guardar los cambios en el diseño de informe. Haga clic en No.

5. CIERRE la ficha Relaciones.


98 |




Trabajar con claves principales Definir una clave principal 2.4.1

Buscar y reemplazar datos Utilizar el comando Buscar 2.3.1


Ordenar y filtrar datos y establecer las opciones de vista de campos

Utilizar el comando OrdenarUtilizar los comandos de Filtro Inmovilizar y liberar camposMostrar y ocultar campos

2.3.22.3.32.2.52.2.4

Entender las relaciones de tablas Utilizar claves principales para crear relaciones Modificar relaciones

2.4.22.4.3


RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2 Columna 1 Columna 21. Clave externa a. Evita los registros huérfanos asegurándose que los registros no hagan referencia a otros que ya no existen. 2. Clave compuesta b. Ordena los datos de principio a fin.3. Máscara de entrada c. Ordena los datos desde el final hasta el principio.4. Integridad referencial d. Ordena los datos de forma alfabética, numérica o cronológica5. Caracteres comodín e. Una clave principal de una tabla que se utiliza en otra tabla.6. Orden ascendente f. Un conjunto de reglas para determinar qué registros se mostrarán.7. Orden descendente g. Campo de ordenación secundario en una ordenación por varios campos.8. Filtro h. Dos o más claves principales en una tabla. 9. Ordenar i. Caracteres que se utilizan para buscar palabras o frases que contengan letras o combinaciones de letras específicas. 10. Campo más exterior j. Campo de ordenación primario en una ordenación por varios campos.


| 99


V F 1. Puede utilizar los botones de navegación para buscar registros en una tabla. V F 2. Puede introducir cualquier tipo de datos en cualquier campo. V F 3. Después de que introduce datos y se mueve a un nuevo campo, Access guarda los datos en la tabla automáticamente. V F 4. Después de eliminar un registro, puede hacer clic en el botón Deshacer para restaurarlo. V F 5. El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar realiza al mismo tiempo la búsqueda en todas las tablas de un bases de datos. V F 6. Un campo Autonumérico por lo general puede ser una buena clave principal. V F 7. Antes de poder adjuntar un documento, debe haber un campo en una tabla con el formato Datos adjuntos. V F 8. El campo más exterior es el campo de ordenación primario en una ordenación por varios campos. V F 9. El botón Alternar filtro le permite borrar permanentemente un filtro y volver a la vista original. V F 10. En una relación uno a varios, cada registro en la primera tabla puede tener varios registros en la segunda tabla.


Proyecto 3-1: Lista de contactos para el evento de beneficenciaTrabaja como interno en el Banco Latinoamericano. Parte de su trabajo es ayudar a su supervisor a organizar un evento de beneficencia. Utilice una tabla de Access para crear una lista de contactos que su supervisor utilizará para llamar a los negocios locales solicitando patrocinadores y donaciones para el evento.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Evento_de_beneficencia.2. GUARDE la base de datos con el nombre Evento_de_beneficenciaXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Contactos.4. Introduzca los registros que se muestran en la siguiente tabla.

Id Organización Apellidos Nombre Teléfono del trabajo

17 Desarrollos Trey Tiano Miguel 469-555-0182

18 Café Fourth Cotez Saúl 469-555-0141

19 Juguetería Wingtip Baker Mary 972-555-0167

20 Viajes Margie’s Salazar Mike 972-555-0189

5. Haga clic en el menú Ver y elija la Vista Diseño.6. Seleccione la fila Id. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave principal.7. Guarde el diseño de la tabla haciendo clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y

vuelva a la Vista Hoja de datos. 8. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en el botón Buscar. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar. Introduzca el número 0177 dentro del cuadro Buscar.9. Seleccione Documento actual del menú Buscar en y seleccione la opción Cualquier parte del campo en el

menú Coincidir.10. Haga clic en la ficha Reemplazar. Introduzca el número 0175 dentro del cuadro Reemplazar por.11. Haga clic en Buscar siguiente y a continuación haga clic en Reemplazar.12. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.13. Seleccione el registro Publicaciones Lucern.14. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Eliminar. Haga clic en Sí para eliminar el

registro.15. CIERRE la base de datos.

DEJE abierto Access para el siguiente proyecto.

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Proyecto 3-2: Lista de deseos del Proyecto Ángeles Los cuatro grupos del jardín de niños en la Escuela de Bellas Artes han adoptado a un niño o niña de la comunidad, a los cuales nombraron como sus “ángeles”. Los niños pueden comprar regalos en los días festivos para sus ángeles. Como ayudante de oficina de la escuela, está trabajando con el personal del Proyecto Ángeles para organizar la información sobre cada ángel.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Ángeles de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre ÁngelesXXX, donde XXX son sus iniciales.3. ABRA la tabla Lista.4. Seleccione el campo Sexo. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ascendente.5. Seleccione el campo Edad. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Descendente.6. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.7. En el campo Sexo, seleccione la M en el primer registro.8. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Selección y elija Igual a “M”.9. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro.10. Seleccione el campo Desea. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Filtro.

Seleccione Filtros de texto, en el siguiente menú seleccione Contiene... e introduzca la palabra Bicicleta en el cuadro de diálogo Filtro personalizado y presione la tecla Intro.

11. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y del menú seleccione Borrar todos los filtros.



Proyecto 3-3: Información de contacto del Proyecto Ángeles

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. La base de datos Ángeles debe estar abierta en su pantalla.2. ABRA la tabla Información de contacto.3. Introduzca los siguientes nuevos registros.

Id Apellidos Nombre Nombre del padre

Dirección Estado Ciudad Código postal Teléfono del trabajo

15 Rodríguez Esteban Kevin 2309 Calle Monroe GA Marietta 34006 770-555-0142

16 Cárdenas Carlos Patricio 1268 Dr. Oak GA Marietta 34006 770-555-0128

4. Cámbiese a la Vista Diseño. Borre la clave principal del campo Teléfono particular y defina el campo Id como la clave principal, en ambos casos la acción se realiza presionando el botón Clave principal.

5. Guarde el diseño y regrese a la Vista Hoja de datos.6. Seleccione el campo Id y ordénelo de manera ascendente.7. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en el botón Relaciones.8. Cree una relación Uno a uno entre el campo Id de la tabla Lista y el campo Id de la tabla Información de

contacto.9. GUARDE la Vista Relaciones y CIÉRRELA.


Proyecto 3-4: Tabla de inventario de la juguetería El balón Juguetería El Balón, es una pequeña empresa manufacturera de juguetes de madera, la cual ha mantenido sus registros en papel por los últimos 20 años. El negocio se expandió recientemente y por lo que ha sido contratado para ayudar a la compañía a transferir todo su inventario y otros datos administrativos a Access 2010. Edite la tabla para incluir todos los últimos datos que fueron escritos a mano.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Juguetería_El_Balón y guárdela con el nombre El_BalónXXX, donde XXX son sus

iniciales.2. ABRA la tabla Inventario

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3. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en el botón Reemplazar para mostrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Cambie los siguientes precios:

Encuentre todos los 14.99 y reemplácelos con 29.99 Encuentre todos los 16.99 y reemplácelos con 34.99 Encuentre todos los 15.99 y reemplácelos con 30.99 Encuentre todos los 24.99 y reemplácelos con 34.994. Elimine los siguientes registros de la base de datos: Id = 13 Id = 19 Id = 165. Modifique los siguientes registros: Id = 30, cambie el número de artículos en existencia a 3 Id = 28, cambie el número de artículos en existencia a 6 Id = 6, cambie el número de artículos en existencia a 46. Seleccione el campo En existencia y cree un filtro para mostrar todos los registros con un valor menor o

igual que 10 en el campo.7. Quite el filtro.8. CIERRE la tabla.9. CIERRE la base de datos.

DEJE abierto Access para el siguiente proyecto


Proyecto 3-5: Lista de fútbol Como entrenador del equipo de fútbol de su hijo, ha creado una base de datos para almacenar la información sobre el equipo. Introduzca, modifique y elimine registros para actualizarla.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Fútbol.2. GUARDE la base de datos con el nombre FútbolXXX, donde XXX son sus iniciales.3. ABRA la tabla Lista.4. Introduzca el siguiente registro para un nuevo jugador: Eric Posadas, 806-555-0170, número de uniforme 95. Un jugador ha dejado el equipo: Rodrigo King. Reemplace sus datos con los datos del siguiente jugador:

Jorge Jiménez, 806-555-0123, número de uniforme 46. En el campo Talla, introduzca Extra chica para todos los jugadores, excepto los números de uniforme 4, 6 y 7,

los cuales deben ser talla Chica.7. Cree un campo de datos adjuntos y adjunte el documento de Word Alerta_médica.docx al registro de

Gustavo Young.8. Defina el campo # de uniforme como la clave principal. 9. GUARDE el diseño de la tabla y CIERRE la base de datos.


Proyecto 3-6: Tabla de donacionesLas donaciones han comenzado a llegar como resultado del evento de beneficencia del Banco Latinoamericano. Dé seguimiento a las promesas de donación recibidas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Evento_de_beneficenciaXXX, la cual creó en el Proyecto 3-1.2. ABRA la tabla Donaciones.3. Cree un filtro para mostrar los elementos en el campo Necesidades que no tienen algún compromiso con la

compañía.4. Borre el filtro.5. Utilice Buscar y reemplazar para encontrar todas las apariciones de la palabra Compañía en el campo

Necesidades y reemplazarlas con la palabra Voluntario. 6. Cree una relación entre el campo Id en la tabla Contactos y el Id de organización con el compromiso en la

tabla Donaciones.

102 |

7. Imprima la relación.8. CIERRE la relación sin guardarla.9. CIERRE las tablas.10. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Busque en Internet al menos cinco negocios de café en su área o en una ciudad de su preferencia. Dibuje una tabla en papel o en un documento de Word con campos para el Nombre de la compañía, Ubicación, Número de teléfono y Horario. Inserte datos para los cinco negocios que encontró. Si se siente listo para un reto, con los datos obtenidos en la búsqueda, cree una tabla en una nueva base de datos.

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Lección 4Modificar tablas y

campos

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Lección 4Modificar Tablas Y Campos



Modificar una tabla de base de datos

Cambiar el nombre a los objetosEliminar objetos

1.2.11.2.2

Crear campos y modificar sus propiedades

Modificar las propiedades de campoCambiar el nombre de un campoInsertar un campoUtilizar los campos de Inicio rápidoEliminar un campo

2.2.82.2.32.2.11.3.22.2.2

Cadena de longitud ceroCampo de Inicio rápidoCampo multivalor

Mascara de entradaPropiedadesRegla de validación

Texto de validación

Viajes Margie’s es un agencia de viajes de servicio completo que se especializa en ofrecer paquetes de viajes para asistir a eventos deportivos. La compañía ofrece paquetes de viajes individuales y de grupo para acudir a muchos de los eventos deportivos más importantes de todo el país. Los paquetes de viajes pueden personalizarse para incluir boletos de avión, boletos al evento, transporte al evento, hospedaje, recuerdos oficiales del evento y ayuda del personal en el sitio. Como Asistente del Coordinador de Eventos, es responsable de recopilar la información sobre la variedad de eventos y utilizar Access para almacenar la información necesaria. En esta lección, aprenderá a modificar las propiedades de una tabla, cambiarle el nombre, eliminar una tabla, modificar las propiedades de campo y crear y modificar campos, incluyendo campos multivalor y campos de datos adjuntos.

Términos clave

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Lección 4 | 105

EN RESUMEN

Modificar una tabla de base de datos

Después de crear una tabla, es probable que necesite modificarla. Puede hacer cambios a una tabla (o a otro objeto de base de datos) utilizando la hoja de propiedades. También puede cambiar el nombre de una tabla o eliminarla; tenga en cuenta que tal cambio podría romper la funcionalidad de la base de dato, debido a que en una base de datos relacional todos los componentes trabajan en conjunto.

MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE UNA TABLA Puede establecer las propiedades que controlan las características del aspecto o comportamiento de toda una tabla en la hoja de propiedades de la misma. En algunas ocasiones es necesario describir el propósito de una tabla modificando la descripción de las propiedades, ya que otras personas, que tengan acceso a la tabla, podrían requerir de más información sobre su propósito. Otras propiedades de tabla son más avanzadas y se utilizan con menos frecuencia. En este ejercicio modificará la descripción de las propiedades de una tabla.

Modificar las propiedades de una tabla

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Eventos de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre EventosXXX (donde XXX son sus

iniciales). 3. Si es necesario, haga clic en el botón Cerrar ‘Lista de eventos’ para cerrar ese

formulario. 4. En el Panel de navegación, haga doble clic en Eventos para abrir esta tabla.5. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en botón Ver y a continuación

haga clic en Vista Diseño.6. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Aparece el panel Hoja de propiedades, como se muestra en la Figura 4-1.

7. Coloque el punto de inserción en el cuadro de propiedad de Descripción.8. Presione Mayús + F2 para abrir el cuadro Zoom, que se muestra en la

Figura 4-2 y contar con más espacio.

Figura 4 -1Panel Hoja de propiedades

Panel Hoja de propiedades

OTRA MANERA

También puede presionar Alt+Intro para mostrar la Hoja de propiedades de un objeto.

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9. Introduzca la frase Los eventos más populares para el 2012.10. Haga clic en Aceptar.11. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Hoja de propiedades para cerrarlo.12. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida haga clic en Guardar para guardar los

cambios en el diseño que realizó en la tabla.


Para definir las propiedades de una tabla, tiene que abrirla en la Vista Diseño. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Hoja de propiedades, enseguida haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir y escriba un valor para esa propiedad. La Tabla 4-1 muestra las propiedades de tabla disponibles y lo que éstas controlan.

Propiedad de tabla Utilice esta propiedad de tabla para:

Hoja secundaria de datos expandida

Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

Alto de hoja secundaria de datos

Especificar si se van a expandir para mostrar todas las filas disponibles de la hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse o definir el alto de la ventana de la hoja secundaria de datos de modo que se muestre al abrir.

Orientación Establecer la orientación de la vista de acuerdo a si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

Descripción Brindar una descripción de la tabla.

Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada cuando abre la tabla.

Regla de validación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando agregue o modifique un registro.

Texto de validación Introducir el texto que aparece cuando un registro infringe la expresión de Regla de validación.

Filtro Definir criterios para mostrar únicamente las filas que coinciden en la Vista Hoja de datos.

Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la Vista Hoja de datos.

Hoja secundaria de datos Especificar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la Vista Hoja de datos y, de ser así, qué tabla o consulta deben brindar las filas de la hoja secundaria de datos.

Vincular campos secundarios

Mostrar los campos de la tabla o consulta utilizada para la hoja secundaria de datos que coincidan con los campos de clave principal de esta tabla.

Vincular campos principales

Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que coincidan con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.

Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la Vista Hoja de datos.

Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la Vista Hoja de datos.

Ordenar por Ofrecer un método alternativo a la propiedad Ordenar por al cargar, aplicando automáticamente el criterio de ordenación en la propiedad Ordenar por cuando esté establecida a -1 (Sí).

Figura 4-2Cuadro de diálogo Zoom

Tabla 4-1Tabla de Propiedades

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Lección 4 | 107

CAMBIAR EL NOMBRE A UNA TABLA

Para cambiar el nombre a una tabla o a otro objeto de una base de datos primero debe cerrarla. En el Panel de navegación, ubique y haga clic derecho sobre el objeto al que desea cambiar el nombre y a continuación en el menú que aparece haga clic en Cambiar nombre, o seleccione la tabla en el Panel de navegación, presione F2, e introduzca un nuevo nombre y presione Intro. Es importante que piense bien antes de cambiar el nombre a una tabla. Si existen objetos como consultas o informes que utilicen los datos de esa tabla, la modificación del nombre podría romper la funcionalidad de la base de datos. En este ejercicio creará una nueva tabla y después le cambiará el nombre utilizando el menú contextual.

Cambiar el nombre a una tabla

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Plantillas, haga clic en botón Elementos de

aplicación y después en Comentarios para crear una nueva tabla. 2. En el cuadro de diálogo Crear relación, seleccione la opción No existe ninguna

relación y enseguida haga clic en Crear. 3. Abra la tabla Comentarios y enseguida haga clic derecho en Comentarios en

el Panel de navegación para mostrar el menú contextual como aparece en la Figura 4-3. Seleccione la opción Cambiar nombre, aparecerá un cuadro de diálogo indicando que no puede cambiar el nombre del objeto “Comentarios” de la base de datos mientras está abierto, como se muestra en la Figura 4-4. Cierre el cuadro de diálogo.

4. Cierre la tabla Comentarios. 5. En el Panel de navegación haga clic derecho en Comentarios para mostrar

el menú contextual. 6. Haga clic en Cambiar nombre. Se selecciona el nombre de la tabla para

poder cambiarlo como se muestra en la Figura 4-5.

Figura 4-3Comando Cambiar nombre en el menú contextual

Figura 4-4Cuadro de diálogo indicando que no se puede cambiar el nombre

Haga clic derecho para mostrar el menú contextual

Comando Cambiar nombre

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TOME NOTA

7. Introduzca el nombre Comentarios del evento y presione Intro. Se le ha cambiado el nombre de la tabla.


ELIMINAR UNA TABLA

Eliminar una tabla completa no es un proceso complejo; sin embargo, recuerde que al eliminarla podría romper la funcionalidad de su base datos. Access le pedirá que confirme si desea eliminar la tabla, y tenga en cuenta que siempre podrá deshacer la acción si no se han guardado los cambios. En este ejercicio eliminará una tabla.

Para eliminar una tabla u otro objeto de base de datos, como un informe, formulario o consulta haga clic derecho en el Panel de navegación y enseguida haga clic en Eliminar. También puede seleccionar la tabla en el Panel de navegación y presionar la tecla Supr.

Eliminar una tabla

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic derecho en la tabla Comentarios del evento desde el Panel de navegación

y haga clic en Eliminar del menú contextual que aparece. Se activa un mensaje de confirmación, como se muestra en la Figura 4-6.

2. Haga clic en Sí para eliminar la tabla. Si la tabla hubiera estado relacionada con una o más tablas, Access le habría

preguntado si desea eliminar estas relaciones antes de eliminar la tabla.


Introduzca el nuevo nombre de la tabla

Figura 4-5Nombre de tabla seleccionado para cambiarlo

Figura 4-6Mensaje de confirmación de eliminación de una tabla


¿Cómo se cambia el nombre a una tabla de una base de datos ? - 1.2.1


¿Cómo se eliminan objetos? - 1.2.2

XREF

Otra forma de quitar datos es eliminar la información de registros individuales o eliminar registros completos de una tabla, como lo aprendió en la Lección 3.

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Lección 4 | 109

EN RESUMEN


PROPIEDADES DE CAMPO

Algunas propiedades de campo están disponibles en la Vista Hoja de datos, pero para acceder a la lista completa de éstas debe utilizar la Vista Diseño. La Figura 4-7 muestra un ejemplo de las propiedades de campo de una tabla en la Vista Diseño.

Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.


Un campo tiene ciertas características que lo definen, como un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de una tabla y un tipo de datos que se selecciona para que coincida con la información que va a ser almacenada. Cada campo también tiene un grupo de valores asociados llamados propiedades, que definen su aspecto o comportamiento. En esta sección aprenderá a crear campos y a modificar sus propiedades.

Access utiliza los ajustes de las propiedades de campos cuando se ven o modifican datos. Por ejemplo, las propiedades Formato, Máscara de entrada y Título, afectan la forma en que se muestra su información en una tabla o en hojas de datos de consultas. Además, cualquier control en formularios o reportes nuevos que estén basados en los campos de la tabla heredarán estos mismos ajustes de propiedades de manera predeterminada.

ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE UN CAMPO

Puede controlar el aspecto de la información, evitar entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, aumentar la velocidad de búsqueda y ordenación, además de controlar otras características del aspecto o comportamiento definiendo o modificando las propiedades de los campos. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o definir una regla de validación que deba cumplirse para poder introducir información en un campo. En este ejercicio establecerá la propiedad Requerido en la Vista Hoja de datos y la propiedad Tamaño del campo en la Vista Diseño.

Para definir una propiedad de campo en la Vista Hoja de datos, abra la tabla en esta vista. Haga clic en el campo en que desea definir la propiedad. En el grupo Validación de campo en la ficha contextual Campos en Herramientas de tabla, seleccione la casilla

Campo seleccionado

Propiedades del campo seleccionado

Figura 4-7Propiedades de campo

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TOME NOTA

de verificación Único para requerir que los valores del campo sean únicos para todos los registros de la tabla o seleccione la casilla de verificación Requerido para hacer de éste un campo requerido donde todas las instancias contengan un valor. En el grupo Propiedades, seleccione el cuadro de la propiedad Tamaño del campo para definir la longitud del texto para un campo, éste limita el número de caracteres permitidos para introducir. También puede seleccionar otra propiedad como Nombre y título, donde podrá modificar un campo existente o definir un nuevo nombre y el título relacionado para dicho campo. El nombre de un campo es lo que Access utiliza para referirse a éste de manera interna y son los nombres de los campos los que se muestran en la Vista Diseño. Los títulos son los que aparecen como nombre de columna en las tablas y también aparece en las etiquetas de las consultas, formularios e informes. Recuerde que cuando no se especifique un título, Access mostrará los nombres de los campos como los nombres de las columnas y las etiquetas.

Puede establecer sólo unas cuantas de las propiedades de campo que están disponibles en la Vista Hoja de datos, pero para acceder a todas las propiedades de campo disponibles (Tabla 4-2) debe de abrir la tabla en la Vista Diseño. Por ejemplo, puede modificar la propiedad Tamaño del campo tanto en la vista Hoja de datos como la vista Diseño, sin embargo únicamente puede modificar la propiedad Etiquetas inteligentes (las cuales le permiten llevar a cabo las acciones cuando se haga clic en los datos de los campos) en la Vista Diseño.

Para establecer las propiedades de campo en la Vista Diseño, abra la tabla en esta vista. En el lado superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo en que desea establecer las propiedades. El panel Propiedades del campo se muestran en el lado inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla.

Haga clic en el cuadro de la propiedad de campo que desea establecer. O bien, presione la tecla F6 y a continuación muévase a la propiedad utilizando las teclas de dirección. Introduzca un valor para la propiedad o, si aparece una flecha despegable al lado derecho del cuadro de propiedad, haga clic en ésta para elegir una opción de la lista de valores de la propiedad.

El número máximo de caracteres que puede introducir en un campo es de 255.

Establecer propiedades de un campo en la vista Hoja de datos y en la Vista Diseño

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga doble clic en la tabla Eventos en el Panel de navegación para abrir la

tabla en la Vista Hoja de datos, si aún no está abierta.2. Haga clic en el encabezado de la columna Ubicación para seleccionar ese campo.3. En la ficha Campos, en Herramientas de tabla, en el grupo Validación de

campo, haga clic en la casilla de verificación Requerido, como se muestra en la Figura 4-8. Este ajuste determina que todas las instancias del campo Ubicación deben contener un valor.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y enseguida en la opción Vista Diseño.

Figura 4-8Ficha Herramientas de tabla

Grupo Validación de campo con la casilla de verificación Requerido seleccionada


¿Cómo se modifican las propiedades de un campo?- 2.2.8

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5. En la columna Nombre del campo, en la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en la celda Título.

6. En la fila Tamaño del campo que se encuentra en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione 150 en el cuadro de la propiedad e introduzca el número 175 para cambiar el número máximo de caracteres que puede introducir en el campo Título.


Propiedad del campo Utilice esta propiedad de campo para:

Tamaño del campo Establecer el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumérico.

Formato Personalizar la forma en que aparece el campo cuando se muestra o imprime.

Lugares decimales Especificar el número de posiciones decimales usadas al mostrar números.

Nuevos valores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio.

Máscara de entrada Mostrar caracteres de edición para guiar la entrada de datos.

Título Establecer el texto que se muestra de manera predeterminada como el nombre de columna en las tablas y en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.

Valor predeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros

Regla de validación Proveer una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue o cambie el valor del campo.

Texto de validación Introducir el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión Regla de validación.

Requerido Requerir que se introduzcan datos en un campo.

Permitir longitud cero Permitir la entrada (estableciendo la propiedad en Sí) de una cadena de longitud cero (“”) en un campo de Texto, Memo o Hipervínculo.

Indizado Agilizar el acceso a los datos de este campo creando y utilizando un índice.

Compresión Unicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se almacena una gran cantidad de texto.

Modo IME Especificar un Editor de Métodos de Entrada, el cual es una herramienta para utilizar versiones en inglés de Windows.

Modo de oraciones IME Especificar el tipo de datos que puede introducir utilizando un Editor de Métodos de Entrada.

Etiquetas inteligentes Anexar una etiqueta inteligente al campo.

Sólo anexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo.

Formato de texto Elegir Texto enriquecido para almacenarlo como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Elegir Texto sin formato para almacenar sólo texto.

Alineación de texto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.

Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluyendo los que aparecen a la derecha y la izquierda del punto decimal.

Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda del separador decimal.

DEFINIR MÁSCARAS DE ENTRADA

Puede utilizar una máscara de entrada siempre que desee que los usuarios introduzcan los datos de un modo específico. Una máscara de entrada puede exigirle a los usuarios introducir fechas en un formato definido (por ejemplo, DD-MM-AAAA) o números de teléfono que siguen las convenciones de una región o país concreto. Una máscara de entrada es útil porque evita que los usuarios introduzcan datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). Además, las máscaras de entrada pueden asegurar que los usuarios introduzcan los datos de forma consistente. En este ejercicio especificará que las fechas del campo Fecha de inicio se introduzcan en formato Fecha mediana, siguiendo el patrón requerido, 28-Ago-73.

Tabla 4-2Propiedades de campo disponibles

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Puede agregar máscaras de entrada a los campos de una tabla ejecutando el Asistente para máscaras de entrada o introduciendo las máscaras manualmente en la propiedad Máscara de entrada.

Definir máscaras de entrada para los campos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la columna Nombre del campo en el lado superior de la cuadrícula de diseño de

la tabla, haga clic en la celda Fecha de inicio.2. Haga clic en el cuadro de la propiedad Máscara de entrada en el lado inferior de la

cuadrícula de diseño de la tabla, para mostrar el botón Asistente para máscaras de entrada en el extremo derecho de la celda, como se muestra en la Figura 4-9.

3. Haga clic en el botón Asistente para máscaras de entrada. Aparece un mensaje preguntándole si desea guardar la tabla ahora.

4. Haga clic en Sí para cerrar el mensaje y mostrar el Asistente para máscaras de entrada, como se muestra en la Figura 4-10.

5. Haga clic en Fecha mediana, para seleccionar el formato de fecha DD-MMM-AA y a continuación haga clic en Siguiente >. Aparece el paso que sigue del Asistente para máscaras de entrada, como se muestra en la Figura 4-11.

Figura 4-9Botón Asistente para máscarasde entrada

Figura 4-10Asistente para máscaras deentrada

Haga clic para abrir el Asistente máscara de entrada

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6. Haga clic en Siguiente > para aceptar los ajustes predeterminados en este paso y mostrar el paso final del Asistente para máscaras de entrada, como se muestra en la Figura 4-12.

7. Haga clic en Finalizar. La máscara de entrada aparece en la fila Máscara de entrada, como se muestra en la Figura 4-13.


Figura 4-11Paso siguiente en el Asistente para máscaras de entrada

Figura 4-12Asistente para máscaras de entrada, paso final

Figura 4-13Fila Mascara de entrada

Patrón Máscara de entrada que crea el Asistente para que también lo pueda introducir manualmente

Le permite probar la máscara de entrada para ver cómo aparecerá

en la tabla

Máscara de entrada para el campo Fecha de inicio en la fila Máscara de entrada

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PERMITIR LONGITUD CERO EN UN CAMPO

Cuando la propiedad de campo Permitir longitud cero se establece en Sí, puede introducir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres, por lo que debe utilizarla para indicar que sabe que no existe un valor para un campo específico. Para introducir una cadena de longitud cero, introduzca dos comillas sin espacio entre ellas (“”).En este ejercicio modificará la propiedad Longitud cero para el campo Descripción.

Permitir longitud cero

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la columna Nombre del campo en el lado superior de la cuadrícula de

diseño de la tabla, haga clic en el campo Descripción.2. Posiciónese en el cuadro de la propiedad Permitir longitud cero en la parte

inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, para mostrar la flecha despegable en el extremo derecho de la celda.

3. Haga clic en la flecha despegable para abrir el menú, como se muestra en la Figura 4-14.

4. Haga clic en Sí.


ESTABLECER UN CAMPO MEMO EN SÓLO ANEXAR El tipo de datos de un campo determina las propiedades que puede definir. Por ejemplo, la propiedad de campo Sólo anexar se aplica a un campo que está configurado con el tipo de datos Memo, así que no puede establecer esta propiedad en un campo con cualquier otro tipo de datos. Debe utilizar un campo Memo cuando necesite almacenar grandes cantidades de texto en una base de datos. Cuando se habilita el campo Sólo anexar, los usuarios pueden agregar datos al campo Memo, pero no pueden cambiar o quitar los datos existentes. Esto puede ser de utilidad cuando quiere asegurarse de mantener los datos existentes y evitar que se eliminen por descuido. En este ejercicio definirá la propiedad Sólo anexar en el campo Descripción.

Establecer un campo memo en sólo anexar

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la columna Nombre del campo, en el lado superior de la cuadrícula de

diseño de la tabla, la celda Descripción debe estar seleccionada. 2. Haga clic en el cuadro de la propiedad Sólo anexar que se encuentra en el

lado inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, para mostrar la flecha desplegable del extremo derecho de la celda.

3. Haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú y enseguida en Sí.


Figura 4-14Menú de la propiedad de campo Permitir longitud cero

Haga clic para mostrar el menú

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TOME NOTA

TOME NOTA

De manera predeterminada, cuando intenta colocar el puntero en un campo Memo con la propiedad de campo Sólo anexar habilitada, Access oculta el texto.

ESTABLECER REGLAS DE VALIDACIÓN DE DATOS

Las reglas de validación ayudan a asegurar que los usuarios introduzcan en su base de datos los tipos o cantidades de datos adecuados. Una regla de validación es una expresión que limita los valores que se pueden introducir en el campo. La longitud máxima para la propiedad de campo Regla de validación es 2,048 caracteres. Por ejemplo, si el campo contiene una fecha, puede requerir que ésta sea posterior a la fecha 4 de junio, 1977. El Texto de validación especifica el texto en el mensaje de error que aparece cuando un usuario infringe una regla de validación. Por ejemplo, el mensaje de error podría decir: “Introduzca una fecha posterior al 4 de junio de 1977.” La longitud máxima para la propiedad de campo Texto de validación es 255 caracteres. En este ejercicio modificará las propiedades de la Regla de validación y Texto de validación para el campo Fecha de finalización. Los datos pueden ser validados de diferentes formas y a menudo utilizará varios métodos para definir una regla de validación. Puede utilizar cada uno de los siguientes métodos para asegurarse de que sus usuarios introduzcan los datos correctamente:

Tipos de datos: Cuando diseña una tabla de base de datos y define un tipo de datos para cada campo de la tabla, entonces ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, un campo Fecha/Hora sólo acepta fechas y horas, y un campo Moneda sólo acepta valores monetarios.Tamaños de campos: Los tamaños de campos proveen otra forma de validar texto. Por ejemplo, si crea un campo para almacenar nombres, puede definir que acepte un máximo de 15 caracteres. Esto puede evitar que un usuario malintencionado pegue grandes cantidades de texto en el campo. También puede evitar que un usuario inexperto introduzca por error un primer nombre, segundo nombre y apellido en un campo designado sólo para contener el primer nombre.Propiedades de tablas: Las propiedades de tabla proveen tipos de validación muy específicos. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Requerido en Sí y, como resultado, obligar a los usuarios a introducir un valor en un campo.Propiedades de campo: También puede utilizar las propiedades de campo para validar el contenido, entre estas están la propiedad Regla de validación para exigir valores específicos o la propiedad Texto de validación para alertar a sus usuarios sobre cualquier error. Por ejemplo, introducir una regla como >1 y <100 en la propiedad Regla de validación obliga a los usuarios a introducir valores entre 1 y 100. Agregar un texto como “Introducir valores entre 1 y 100” en la propiedad Texto de validación les informa a los usuarios que cometieron un error y les indica cómo solucionarlo.

Como lo aprendió anteriormente en esta lección, también puede utilizar la propiedad de campo Máscara de entrada para validar datos obligando a los usuarios a introducir los datos de un modo específico.

Establecer Reglas de validación de datos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el lado superior de la cuadrícula de diseño de la tabla en la columna Nombre

del campo, haga clic en el campo Fecha de finalización.2. Haga clic en el cuadro de la propiedad Regla de validación que se encuentra

en la parte inferior de la cuadricula de diseño de la tabla, para mostrar el botón Generador de expresiones en el extremo derecho de la celda, como se muestra en la Figura 4-15.

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3. Haga clic en el botón Generador de expresiones para mostrar el cuadro que tiene el mismo nombre, como se muestra en la Figura 4-16.

4. Seleccione el número 1900 y reemplácelo por 2012.5. Haga clic en Aceptar.6. Seleccione el cuadro de la propiedad Texto de validación, en la parte inferior de la

cuadrícula de diseño de tabla. 7. Seleccione el número 1900 y reemplácelo introduciendo el número 2012. Los

cuadros de propiedades deben verse como los que se muestran en la Figura 4-17.


Figura 4-15Botón Generador deexpresiones

Figura 4-16Cuadro de diálogo Generador de expresiones

Figura 4-17Propiedades de campo de validación modificadas

Haga clic para abrir el Generador de expresiones

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INTRODUCIR TÍTULOS

El cuadro de la propiedad Título especifica el texto que se muestra de forma predeterminada, como nombre de columnas en tablas y en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. La longitud máxima para la propiedad Título es 255 caracteres. Si no especifica el título que debe mostrarse, se utilizará el nombre de campo como etiqueta. En este ejercicio definirá las propiedades del Título para el campo Ubicación.

Introducir títulos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En la columna Nombre del campo en el lado superior de la cuadrícula de

diseño de la tabla, haga clic en la celda Ubicación.2. Haga clic en el cuadro de la propiedad Título en la parte inferior de la cuadrícula de

la tabla. 3. Introduzca la frase Por anunciarse. La propiedad Título se estableció para

que Por anunciarse se mostrará como el nombre de columna en la Vista Hoja de datos, así como en las etiquetas de los formularios, informes y consultas.



GRUPO AGREGAR Y ELIMINAR

Para crear campos debe de utilizar el grupo Agregar y eliminar, que se encuentra en la ficha Campos en Herramientas de tabla, como se muestra en la Figura 4-18. Puede usar estos comandos para agregar campos con tipos de datos relacionados, también puede agregar campos de Inicio rápido, insertar columnas de búsqueda y eliminar columnas.


CREAR CAMPOS

Los campos se pueden crear de diferentes formas. Puede agregar campos tanto en la Vista Diseño como en la Vista Hoja de datos, utilizando la columna Haga clic para agregar o desde el grupo Agregar y eliminar. En ocasiones es más fácil elegir un campo de una lista de campos prediseñados, que crear uno nuevo de forma manual. Access incluye una forma rápida y sencilla para agregar campos a una tabla utilizando el grupo Agregar y eliminar, que se encuentra en la ficha Campos en Herramientas de tabla, el cual incluye una colección de campos con tipos de datos relacionados y campos de Inicio rápido, estos le pueden ahorrar bastante tiempo. En este ejercicio agregará campos a una tabla utilizando la columna Haga clic para agregar y el grupo Agregar y eliminar.

Figura 4-18Grupo Agregar y eliminar

Agrega un campo (columna) con tipo de datos indicado

Campos adicionales con tipos de datos incluidos como campos de

búsqueda e Inicio rápido

Elimina una columna

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La columna Haga clic para agregar se encuentra en la Vista Hoja de datos en la última columna de una tabla y la puede utilizar para insertar un campo simplemente introduciendo la información en dicha columna. Cambie el nombre al campo haciendo clic derecho en el encabezado de columna, eligiendo la opción Cambiar nombre de columna del menú e introduciendo un nuevo nombre. Access automáticamente intentará determinar el tipo de datos del campo para la información que introdujo.

Un campo Inicio rápido es un conjunto predeterminado de características y propiedades que describen un campo, incluyendo el nombre, tipo de datos y otras propiedades. Los campos Inicio rápido son nuevos en Access 2010 y le permiten agregar de manera rápida campos comúnmente utilizados o varios campos relacionados. Por ejemplo, al utilizar los campos de Inicio rápido podrá seleccionar de entre una gran variedad de campos, como el campo “Estado” que agrega un campo con opciones predeterminadas como No iniciado, En curso y más; también puede seleccionar el campo de Inicio rápido “Dirección” para agregar de manera rápida otros campos relacionados como Ciudad, Estado o provincia y Código postal.

Para crear un nuevo campo, puede simplemente seleccionar de entre los campos que se utilizan con más regularidad en el grupo Agregar y eliminar o haga clic en el botón Más campos para acceder a un menú que cuenta con una gran variedad de tipos de campos. Para crear un nuevo campo utilizando la categoría Inicio rápido, haga clic en el botón Más campos y después seleccione un campo Inicio rápido del menú, como se muestra en la Figura 4-19.

Crear campos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en botón Ver y enseguida en

Vista Hoja de datos. Guarde la tabla si es necesario. Si aparece un mensaje sobre la integridad de los datos, haga clic en Sí.

Cada vez que agrega o modifica las reglas de validación de un campo que contenga datos, es probable que los datos infrinjan estas nuevas reglas. Puede permitir que Access verifique los datos con forme a las reglas, para después notificar si existe algún error.

2. Desplácese hacia la derecha de la tabla Eventos, para mostrar la última columna y haga clic en la primera celda debajo del encabezado Haga clic para agregar, como se muestra en la Figura 4-20. Agregará un nuevo campo en el cual indicará si el evento contará con personal en el sitio.

Figura 4-19Menú del botón Más campos

Haga clic en este botón para mostrar el menú

Campos adicionales

Campos Inicio rápido

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Figura 4-20Columna Haga clic para agregar

Figura 4-21Nuevo campo creado

Figura 4-22Menú contextual de columna

3. Introduzca la palabra Sí y presione Intro. Se agrega un nuevo campo con el nombre Campo1 y la columna Haga clic para agregar se convierte una vez más en la última columna de la tabla, como se muestra en la Figura 4-21.

4. Haga clic derecho sobre el encabezado de columna Campo1 para mostrar el menú contextual y haga clic en Cambiar nombre de columna, como se muestra en la Figura 4-22.

5. Introduzca la frase ¿Personal en el sitio?, esta será el nuevo nombre de la columna.

6. Haga clic en el botón Más campos, que se encuentra en el grupo Agregar y eliminar, de la ficha Campos en Herramientas de tabla, como se muestra en la Figura 4-23. Aparecerá el menú Más campos.

Introduzca la información para agregar un nuevo campo

Nuevo campo creado


Comando Cambiar nombre de campo

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7. En la categoría Sí/No, haga doble clic en la opción Casilla de verificación. Automáticamente en la tabla se crea un nuevo campo con casillas de verificación, como se muestra en la Figura 4-24.

8. En la misma ficha Campos, haga clic en el botón Nombre y título, que se encuentra en el grupo Propiedades, como se muestra en la Figura 4-25. Aparece el cuadro de diálogo Escriba las propiedades del campo.

9. Introduzca la palabra Recuerdos, en el cuadro Nombre y presione Intro. Observe que se le cambió el nombre a la columna, por el de Recuerdos.

10. Desplácese a la derecha en la tabla Eventos para mostrar la última columna y haga clic en la primera celda que se encuentra debajo del encabezado Haga clic para agregar.

11. Haga clic en el botón Más campos, en el grupo Agregar y eliminar, que se encuentra en la ficha Campos, en las Herramientas de tabla, para ver el menú Más campos.

12. En la categoría Inicio rápido, haga clic en la opción Estado. Al lado derecho del campo Recuerdos, se agrega un nuevo campo de Inicio rápido llamado Estado, el cual tiene opciones para indicar el estado del evento como se muestra en la Figura 4-26.

Figura 4-23Menú del botón Más campos

Figura 4-24Campo Casilla de verificación creado

Figura 4-25Botón Nombre y título en el grupo Propiedades

El botón Más campos muestra el menú con categorías al hacer clic en éste

Campo Casilla de verificación creado para los valores Si/No

Botón Nombre y título

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13. Haga clic en la flecha desplegable del campo Estado, para ver las opciones disponibles y enseguida seleccione No iniciado, como se muestra en la Figura 4-27.


ELIMINAR UN CAMPO

Antes de eliminar una columna de una hoja de datos, recuerde que al hacerlo eliminará todos los datos en la columna y que la acción no podrá deshacerse. Por esta razón, debe crear una copia de seguridad de la tabla antes de eliminar una columna. Previamente de eliminar una clave principal o un campo de búsqueda, primero debe eliminar las relaciones de estos campos. En este ejercicio aprenderá a utilizar los comandos del menú contextual para eliminar un campo de una tabla de Access 2010.

Para eliminar un campo en la Vista Hoja de datos, seleccione la columna y haga clic derecho, a continuación elija del menú contextual Eliminar columna. O en el grupo Agregar y eliminar, que se encuentra en la ficha contextual Campos, en Herramientas de tabla, haga clic en el botón Eliminar. Verá un mensaje de confirmación preguntándole si está seguro que desea eliminar la columna y todos los datos. En algunas ocasiones es probable que vea un mensaje de confirmación adicional, previniéndolo de posibles problemas al borrar campos. Siempre debe de tener cuidado cuando elimine campos de una tabla, ya que como se mencionó anteriormente no podrá deshacer estos cambios.

Figura 4-26Campo Estado creado

Figura 4-27Opciones del campo Estado

Campo Estado creado

Haga clic en la flecha desplegable para mostrar la lista de opciones

de Estado

Haga clic en la flecha desplegable para mostrar la lista de opciones de Estado

Opción No iniciado seleccionada


¿Cómo se le cambia el nombre a un campo? - 2.2.3


¿Cómo se inserta un campo? - 2.2.1


¿Cómo se utiliza la categoría Inicio rápido para agregar campos? - 1.3.2

OTRA MANERA

También puede agregar campos rápidamente accediendo al menú de la columna Haga clic para agregar, que aparece en el lado derecho del encabezado de esta misma columna.

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Eliminar un campo

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en el encabezado de la columna del campo Datos adjuntos, que se

encuentra entre el campo Descripción y el campo ¿Personal en el sitio?2. Haga clic derecho en la columna para mostrar el menú contextual y haga clic

en Eliminar campo, como se muestra en la Figura 4-28.

3. Aparece un mensaje, como se muestra en la Figura 4-29. Haga clic en Sí.

4. Aparece un mensaje de confirmación, como se muestra en la Figura 4-30. Haga clic en Sí para eliminar el campo.

5. Haga clic en el encabezado de columna del campo Estado.6. Haga clic derecho en la columna para mostrar el menú contextual y enseguida

seleccione la opción Eliminar campo, en el mensaje que aparece haga clic en Sí para eliminar el campo Estado.


CREAR CAMPOS MULTIVALOR

En Office Access 2010, es posible crear un campo multivalor que le permita seleccionar más de una opción de una lista, sin tener que crear un diseño de base datos más avanzados. Puede crear un campo que contenga varios valores; por ejemplo, una lista de empleados a los que ha asignado un evento específico. Para crear un campo multivalor utilice el Asistente para búsquedas, éste lo guiará a través del proceso de crear un campo o columna de búsqueda que encuentre datos existentes en una o más tablas, para automatizar la complejidad de relacionar tablas manualmente. En este ejercicio creará un campo multinivel utilizando el Asistente para búsquedas en la Vista Diseño.

Figura 4-28Comando Eliminar campo en el menú contextual del campo

Figura 4-29Mensaje de eliminación de campo


¿Cómo se elimina un campo? - 2.2.2

Haga clic derecho en la columna para

mostrar el menú

Comando Eliminar campo

Figura 4-30Mensaje de confirmación de eliminación de campo

También puede eliminar un campo haciendo clic en el botón Eliminar del grupo Agregar y eliminar, que se encuentra en la ficha Campos, en Herramientas de tabla.

OTRA MANERA

También puede eliminar un campo en la Vista Diseño, seleccionando el campo (fila) que desea eliminar y haciendo clic en Eliminar filas en el grupo Herramientas, que se encuentra en la ficha Diseño en Herramientas de tabla.

OTRA MANERA

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TOME NOTA

Utilice un campo multivalor cuando desee almacenar varias selecciones de una lista de opciones que es relativamente pequeña. También es adecuado utilizar un campo multivalor cuando va a integrar su base de datos con Windows SharePoint Services (software que le permite compartir información y trabajar en equipo) por ejemplo, al exportar una tabla de Access a un sitio SharePoint o al vincularse con una lista de SharePoint que contiene un tipo de campo multivalor.

También puede crear columnas de búsqueda que permitan una sola selección de un valor.

Crear un campo multinivel

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Coloque el punto de inserción en la primera celda de la tabla. Haga clic en

el botón Más campos, en el grupo Agregar y eliminar que se encuentra en la ficha Campos, en Herramientas de tabla, enseguida haga clic en el botón Búsqueda y relación. Aparece el Asistente para búsquedas como se muestra en la Figura 4-31.

2. Haga clic en Siguiente > para aceptar los ajustes predeterminados (Deseo que campo de búsqueda busque los valores en otra tabla o consulta) y abrir el siguiente paso del Asistente para búsquedas, como se muestra en la Figura 4-32. Observe que ha seleccionado dos tablas para ofrecer los valores para el campo de búsqueda que creó. La primera tabla, Empleados, deberá estar seleccionada.

3. Haga clic en Siguiente > para aceptar los ajustes predeterminados y mostrar el paso que sigue en el Asistente para búsquedas, como se muestra en la Figura 4-33. La lista Campos disponibles contiene todos los campos de la tabla Empleados, dos de los cuales seleccionará más adelante, ya que contienen los valores que buscará.

Figura 4-31Asistente para búsquedas

Figura 4-32Asistente para búsquedas,segundo paso

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4. En la lista Campos disponibles, seleccione Apellidos y a continuación haga

clic en el botón > para moverlo a la lista Campos seleccionados.5. En la lista Campos disponibles, seleccione Nombre y a continuación haga clic

en botón > para moverlo a la lista Campos seleccionados.6. Haga clic en Siguiente > para aceptar los ajustes.7. Haga clic en la flecha desplegable del primer cuadro y haga clic en Apellidos,

como se muestra en la Figura 4-34. Esto ordenará la columna de búsqueda alfabéticamente por Apellido.

8. Haga clic en Siguiente > para aceptar su configuración y abrir el paso que

sigue del Asistente para búsquedas, como se muestra en la Figura 4-35.

9. Haga clic en Siguiente > para aceptar la configuración predeterminada y ocultar la columna de la clave principal para asegurar que únicamente se muestre información relevante y significativa en la columna de búsqueda. Aparece el paso final del Asistente para búsquedas, como se muestra en la Figura 4-36.

Figura 4-33Asistente para búsquedas,tercer paso

Figura 4-34Asistente para búsquedas,cuarto paso

Figura 4-35Asistente para búsquedas,quinto paso

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Lección 4 | 125

10. En el cuadro ¿Qué etiqueta desea para campo de búsqueda?, introduzca la palabra Coordinador. Esto creará una nueva etiqueta llamada Coordinador para su columna.

11. Seleccione la casilla de verificación Permitir varios valores, para aprobar varias selecciones de valores.

12. Haga clic en el botón Finalizar. Aparece una nueva columna de nombre Coordinador después del campo Id. Haga clic en la flecha despegable en la primera celda para abrir la lista de nombres, como se muestra en la Figura 4-37.

13. Haga clic en las casillas Flores/Catalina y Martínez/Gabriel de la lista y en

Aceptar, para elegir aquellos valores para el campo.


Figura 4-36Asistente para búsquedas,paso final

Figura 4-37Lista de la columna de búsqueda


Considere utilizar un campo multivalor sólo cuando esté seguro de que su base de datos no se va mover posteriormente a Microsoft SQL Server. Un campo multivalor de Access se mueve a SQL Server como un campo memo que contiene un conjunto delimitado de valores. Debido a que SQL Server no admite un tipo de datos multivalor, podría necesitar realizar trabajo de conversión y diseño adicional.

Haga clic en la flecha desplegable para mostrar

la lista de nombres

Las casillas de verificación permiten varias selecciones

OTRA MANERA

También puede modificar la propiedad Permitir varios valores en las propiedades de campo de Búsqueda, en la Vista Diseño.

126 |


Modificar una tabla de una base de datos Cambiar el nombre a los objetos Eliminar objetos

1.2.11.2.2


Modificar propiedades de campos Cambiarle el nombre a un campo Insertar un campo Utilizar la categoría Inicio rápido Eliminar un campo

2.2.82.2.32.2.11.3.22.2.2



1. ________________ o ________________ una tabla podría romper la funcionalidad de la base de datos. 2. Si desea más espacio para introducir o modificar un valor en el cuadro de propiedad, presione Mayús+F2

para mostrar el cuadro _______________________.3. Un(a) _______________________ no contiene caracteres y se utiliza para indicar que sabe que no existe un

valor para un campo.4. __________________________________especifica el texto en el mensaje de error que aparece cuando los

usuarios infringen una regla de validación. 5. El cuadro de propiedad ____________________especifica el texto que se muestra de manera predeterminada

en las etiquetas de formularios, informes y consultas.6. Cuando cree campos, utilice los comandos del grupo ______________________ de la ficha Campos en

Herramientas de tabla. 7. Un(a) _________________________es un conjunto predefinido de característica y propiedades que describe

a un campo.8. Puede utilizar el Asistente _____________________ para crear campos multinivel. 9. El(la) ___________________________________ Inicio rápido incluye campos para agregar la Ciudad, Estado

y Código postal. 10. Siempre debe considerar __________________________________ una tabla antes de eliminar una columna.

Opción múltipleSeleccione la mejor respuesta a las siguientes declaraciones o preguntas.

1. Para cambiar el nombre de una tabla o de otro objeto de base de datos, primero debe:a. Guardarla.b. Cerrarla.c. Cambiarle el nombre.d. Abrirla.

2. Si elimina una tabla de una base de datos:a. No podrá deshacer la acción.b. Puede hacer clic en Deshacer para restaurar la tabla.c. Estará disponible en el Panel de navegación.d. Los datos se transfieren al Portapapeles.

3. Una lista completa de propiedades de campo está disponible en:a. El Panel de navegación.b. La Vista Hoja de datos.c. En la Vista Diseño.d. Todos los anteriores.


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4. ¿Cuál de las siguientes no es una propiedad de campo?a. Plantilla de columna.b. Tamaño del campo.c. Título.d. Permitir longitud cero.

5. ¿Qué propiedad de campo le exige a los usuarios introducir los datos en un formato específico?a. Texto de validación.b. Valor predeterminado.c. Requerido.d. Máscara de entrada.

6. La propiedad Sólo anexar aplica sólo para un campo que está configurado como:a. Memo.b. Número.c. Moneda.d. Texto.

7. ¿Cuál de las siguientes opciones no es una forma de validar datos?a. Tipo de datos.b. Tamaños de campo.c. Filtrar.d. Propiedades de campos.

8. La propiedad de campo Título se utiliza para el campo:a. Texto.b. Datos adjuntos.c. Fecha/Hora.d. Hipervínculo.

9. ¿Qué tipo de campo le permite seleccionar más de una opción de una lista?a. Datos adjuntos.b. Multivalor.c. Título.d. Validación.

10. Para eliminar un campo en la vista Hoja de datos seleccione la columna, haga clic derecho y enseguida seleccione la opción Borrar campo que se encuentra en:

a. La Barra de herramientas de acceso rápido.b. El Asistente para búsquedas.c. El menú contextual.d. La ficha Inicio


Proyecto 4-1: Inventario de la casaDecidió utilizar Access para crear una base de datos del inventario de la casa que solicitó el seguro. Para incluir toda la información que desea, necesita agregar varios campos a la tabla existente.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Inventario_de_casa de los archivos de datos para esta lección. 2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_casaXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cierre el formulario Lista de inventario de casa, si está abierto.4. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Activos para abrirla.5. Desplácese hasta el final de la tabla y haga clic en la primera celda debajo del encabezado Haga clic para

agregar.6. En la ficha Campos en Herramientas de tabla, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el botón Más

campos y enseguida en Sí/No en la categoría Sí/No. Se crea una columna con el nombre Campo1.7. En la ficha Campos en Herramientas de tabla, en el grupo Propiedades, haga clic en botón Nombre y

título.8. Introduzca la palabra Asegurado para cambiarle el nombre a la columna Campo1. Seleccione Aceptar. 9. Haga clic en la celda debajo del encabezado Haga clic para agregar.

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10. En la ficha Campos en Herramientas de tabla, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el botón Más campos y enseguida en Datos adjuntos, que se encuentra en la categoría Tipos básicos, para agregar un campo de datos adjuntos.

11. CIERRE la base de datos.DEJE abierto Access para el siguiente proyecto.

Proyecto 4-2: Servicio a clientesEs empleado en el departamento de servicios a clientes de Cuidad Luz & Fuerza. Cada llamada que se recibe es registrada en una base de datos de Access. Debido a que sabe cómo modificar tablas y campos, su supervisor le pide agregar una columna de búsqueda a la tabla Llamadas, para registrar al representante que recibe cada llamada.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Servicio_a_clientes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Servicio_a_clientesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cierre el formulario Lista de casos, en caso de que esté abierto.4. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Llamadas para abrirla. Coloque el punto de inserción

en la primera celda de la tabla, si es necesario.5. En la ficha Campos en Herramientas de tabla, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el botón Más

campos y enseguida en el botón Búsqueda y relación. Aparece el Asistente para búsquedas. 6. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso que sigue del Asistente para búsquedas.7. Seleccione Tabla: Empleados y haga clic en Siguiente >.8. En la lista Campos disponibles, seleccione Nombre y a continuación haga clic en botón > para moverlo a la

lista Campos seleccionados.9. En la lista Campos disponibles, seleccione Apellidos y haga clic en botón > para moverlo a la lista Campos

seleccionados.10. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso que sigue del Asistente para búsquedas.11. Haga clic en la primera flecha desplegable y seleccione Apellidos.12. Haga clic en Siguiente >.13. Haga clic otra vez en Siguiente > para mostrar el paso final del Asistente para búsquedas.14. En el cuadro ¿Qué etiqueta desea para campo de búsqueda?, introduzca Representante de servicios.15. Haga clic en el botón Finalizar. Aparece una nueva columna con el nombre Representante de servicios en la

segunda columna de la tabla. 16. Haga clic en la flecha despegable y elija Carlo/Héctor de la lista.17. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.



Proyecto 4-3: Modificar las propiedades de campoSu supervisor en Ciudad Luz & Fuerza le pidió que haga algunas modificaciones a las propiedades de campo en la tabla Llamadas de la base de datos de servicios a clientes.

UTILICE la base de datos que quedó abierta del proyecto anterior.1. Cámbiese a la Vista Diseño.2. Muestre las propiedades Búsqueda para el campo Representante de servicios.3. En la propiedad Permitir varios valores seleccione Sí y confirme el cambio.4. Muestre las propiedades de campo General para el campo Hora de llamada.5. Cambie la propiedad Regla de validación para que el valor sea mayor que 1/1/2000.6. En la propiedad Texto de validación introduzca El valor debe ser mayor a 1/1/2000.7. Muestre las propiedades General para el campo Persona que llamó.8. Cambie la propiedad Tamaño del campo a 60.9. Muestre las propiedades General para el campo Notas.10. En la propiedad Permitir longitud cero seleccione Sí.11. Cambie la propiedad Sólo anexar a Sí.12. Guarde la tabla. Si aparece un mensaje de integridad de los datos, haga clic en No.13. CIERRE la base de datos.


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Proyecto 4-4: Modificar tablas de base de datos Trabaja como gerente de operaciones en Casa del Esquí Alpino y decide aumentar su eficacia utilizando Access para planear los eventos de las carreras anuales. Ha empezado a crear una base de datos para administrar los eventos patrocinados por la compañía, pero necesita modificar las tablas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Alpino de los archivos de datos para esta lección2. Guarde la base de datos con el nombre AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cierre el formulario Lista de eventos que está abierto.4. Elimine la tabla Eventos nórdicos y confirme la acción.5. Reemplace el nombre de la tabla Copa mundial a Campeonatos.6. Abra la tabla Eventos y cámbiese a la Vista Diseño.7. Muestre la hoja de propiedades.8. En el cuadro de la propiedad Descripción, introduzca Eventos anuales.9. CIERRE la base de datos.



Proyecto 4-5: Cambiar los elementos de la listaEs el dueño de Viñedos y Bodegas Coho, una compañía en crecimiento que actualmente está cambiando todos sus datos de hojas de cálculo a bases de datos en Access. Creó una tabla utilizando la plantilla Activos, pero necesita hacer algunas modificaciones antes de introducir la información.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Coho de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre CohoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Vino rojo y cree un nuevo campo de búsqueda que sea el último campo en la tabla y que

además utilice el campo País de la tabla Países. Especifique un orden ascendente para los registros en este campo.

4. Cambie el nombre del campo a Origen.5. Remplace el nombre del campo Valor actual por Valor de mercado.6. Cambie el nombre del campo Fecha de adquisición a Fecha de compra.7. Cree un campo Sí/No al final de la tabla llamado Almacenado y con el título ¿En existencia? 8. GUARDE la tabla. 9. CIERRE la base de datos.


Proyecto 4-6: BibliotecaTiene una amplia biblioteca personal que a menudo sus amigos y familiares le piden compartir.Para buscar todos sus libros, decide utilizar Access para crear una base de datos de los préstamos que hace de su biblioteca.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Biblioteca de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre BibliotecaXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Modifique los campos de la tabla Activos: Requiriendo un valor para los campos Fecha de adquisición,

Precio de compra, Valor actual y Modelo, también modifique el tamaño del campo Modelo a 10, cambie la Regla de validación del campo Fecha de adquisición para permitir únicamente valores después de la fecha 31/12/1999, también cambie el Texto de validación a “El valor debe ser superior a 31/12/1999” y finalmente modifique la propiedad Sólo anexar para el campo Comentarios a “No”.

4. CIERRE la base de datos.CIERRE Access.

130 |

LISTO PARA INTERNET

Existen un gran número de recursos en línea que pueden ofrecerle soluciones para enfrentar los retos que existen en un día normal de trabajo. Busque en el sitio de Microsoft la sección Ayuda y procedimientos de Access 2010, que se muestra en la Figura 4-38. Esta página web es un lugar donde puede encontrar información sobre cómo utilizar Microsoft Access de manera efectiva para realizar tareas que usualmente afronta. En esta sección podrá tener acceso a diferentes vínculos que le mostrarán procedimientos que le ayudarán a realizar dichas tareas. Explore los recursos y el contenido que le ofrece para descubrir las herramientas o soluciones que pueden ser útiles en su trabajo y las maneras en que puede utilizar Access para ser más productivo.

Figura 4-38Sección Ayuda y procedimientos de Access 2010

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Lección 5Crear formularios

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Lección 5Crear formularios



Crear formularios

Utilizar las Herramientas de diseño de formularioCrear un formulario en blancoUtilizar el Asistente para formularios Aplicar un tema

3.1.33.1.23.1.13.2.1

Ordenar y filtrar datos en un formulario

Asistente para formulariosBotón Diseño del formularioFiltro

Filtro comúnFiltro por formularioHerramienta Formulario

Herramienta Formulario en blancoTemas

Es el dueño del Instituto de Diseño Gráfico, una pequeña galería de bellas artes dedicada a presentar obras visuales desafiantes y contemporáneas, así como programas educativos. La exhibición que actualmente se presenta está marchando con éxito; por lo que ha abierto una convocatoria para recibir trabajos para la siguiente exhibición: una muestra de arte con jurado para presentar la obra fotográfica local. La competencia está abierta a todos los artistas regionales que utilicen procesos fotográficos en su obra. Este evento, en particular, aceptará colaboraciones digitales. Conforme se reciba cada trabajo, introducirá la información del artista y las imágenes dentro de una base de datos de Access para facilitar su localización. En esta lección, aprenderá a crear formularios utilizando una variedad de métodos, a aplicar un tema a un formulario y a ordenar y filtrar los datos dentro de un formulario

Términos clave

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GRUPO FORMULARIOS El grupo Formularios (Figura 5-1) se encuentra en la ficha Crear de la Cinta de opciones y se puede utilizar para realizar una gran variedad de formularios.


Figura 5 -1Grupo Formularios

Crea un formulario simple

Crea un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño

Crea un nuevo formulario utilizando el Asistente para formularios

Crea un nuevo formulario en blanco en la Vista Presentación

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EN RESUMEN

Crear formularios

Un formulario es un objeto de base de datos que se utiliza para insertar, modificar y mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden utilizar para controlar el acceso a la información limitando los campos o filas de datos que se van a mostrar a los usuarios. Por ejemplo, ciertos usuarios podrían necesitar ver únicamente algunos campos de una tabla. Proporcionar a estos usuarios un formulario que contenga solo esos campos les facilitará utilizar la base de datos. Piense en los formularios como si fueran ventanas a través de las cuales las personas pueden ver y llegar a su base de datos de una manera más atractiva y eficaz.

Puede crear formularios de diferentes maneras, dependiendo de qué tanto control desea tener sobre el diseño de los mismos. Los formularios que incluyan todos los campos de una tabla se pueden crear rápidamente con un solo clic del mouse, utilizando la herramienta Formulario. También puede controlar el número de campos que le gustaría incluir así como el diseño, utilizando el Asistente para formularios. Con la vista Presentación o la vista Diseño puede tener mayor flexibilidad en la cantidad de campos, así como su distribución en el formulario. La Vista Diseño le da más control sobre la distribución y las propiedades de los campos. Finalmente puede aplicar de manera rápida un tema seleccionado un formulario para modificar su color y fuente utilizando el comando Temas. En esta sección practicará creando formularios utilizando varias de estas habilidades.

CREAR UN FORMULARIO SIMPLE

Puede utilizar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic del mouse. Cuando utiliza esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente se colocan en el formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la Vista Presentación. Puede comenzar a utilizar el nuevo formulario de inmediato, o puede modificarlo en la Vista Presentación o en la Vista Diseño para ajustarlo mejor a sus necesidades. En este ejercicio creará un formulario simple utilizando la herramienta Formulario.

Si desea utilizar la herramienta Formulario para crear un formulario simple, primero haga clic en la tabla del Panel de navegación que contiene los datos que desea ver en el formulario. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario.

Para guardar el diseño de su formulario, haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar. Introduzca un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en Aceptar. Después de guardar el diseño de su formulario, puede ejecutarlo tantas veces lo desee. El diseño permanecerá igual, pero verá los datos actuales cada vez que lo abra. Si en algún momento sus necesidades cambian, puede modificar el diseño del formulario o crear uno nuevo basándose en el original.

Crear un formulario simple

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Arte_gráfico de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Arte_gráficoXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. En el Panel de navegación, haga clic en la tabla Exhibición fotográfica. Esta es

la tabla para la cual creará un formulario. 4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la Vista Presentación, como aparece en la Figura 5-2. Su formulario podría lucir algo diferente.

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TOME NOTA

5. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Vea la Figura 5-3.

Puede utilizar los botones de navegación de registros, localizados en la parte inferior de un formulario, para navegar entre los registros de éste, justo como lo hizo en una tabla en la Lección 3.

6. Haga clic en Aceptar para confirmar el nombre Exhibición fotográfica sugerido por Access. El nombre del formulario aparece en el Panel de navegación.

7. Haga clic en el botón Cerrar en el formulario Exhibición fotográfica para cerrarlo. 8. DEJE abierta la base de datos.


CREAR UN FORMULARIO EN LA VISTA DISEÑO

Cuando hace clic en el botón Diseño del formulario, se crea un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño, en esta vista podrá ver una estructura más detallada del formulario que en la Vista Presentación. El formulario en realidad no está ejecutándose cuando se muestra en la Vista Diseño, así que no puede ver los datos subyacentes mientras está realizando cambios en el diseño. En este ejercicio creará un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño y le agregará campos manualmente.

Puede ajustar los detalles del diseño de su formulario trabajando en la Vista Diseño. Para cambiarse a esta vista, haga clic derecho en el nombre del formulario en el Panel de navegación y a continuación haga clic en Vista Diseño o puede utilizar el botón Ver que se encuentra en la ficha Inicio en la Cinta de opciones. Puede agregar nuevos controles (los cuales se utilizan para introducir, modificar y buscar información) y campos al formulario, añadiéndolos a la cuadrícula de diseño. Además, el panel Hoja de propiedades le da acceso a un gran número de propiedades que puede especificar para personalizar su formulario.

Crear un formulario en la Vista Diseño

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Diseño del

formulario. Se crea un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 5-4.

Figura 5 -2Formulario simple

Botón Cerrar “Exhibición fotográfica”

Figura 5 -3Cuadro de diálogo Guardar como

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2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, en las Herramientas de diseño de formulario, haga clic en el botón Agregar campos existentes. Aparece el panel Lista de campos, como se muestra en la Figura 5-5.

3. Haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas y enseguida en el botón de

expansión que se encuentra a la izquierda del nombre de la tabla (observe la Figura 5-6). Se muestran los campos disponibles de la tabla Exhibición fotográfica, como aparece en la Figura 5-7.

Figura 5 - 4Nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño

Figura 5 - 5Panel Lista de campos

Figura 5 - 6Panel Lista de campos con el vínculo Mostrar todas las tablas y el botón expandir

Figura 5 - 7Panel Lista de campos mostrando los campos disponibles

Panel Lista de campos

Botón de expansión

Panel Lista de campos mostrando los campos

disponibles

Nombre de la tabla

También puede mostrar el panel Lista de campos con la combinación de teclas Alt+F8.

OTRA MANERA

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4. En la lista de campos, haga doble clic en el campo Artista para agregarlo al formulario.

5. Haga doble clic en el campo Título de la imagen.6. Haga doble clic en el campo Precio para agregarlo al formulario. Su

formulario debe verse similar a la Figura 5-8.

7. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar.8. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca el nombre Título de

fotografía y haga clic en Aceptar.9. En el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver y seleccione

la opción Vista Formulario, para abrir el formulario en esta vista, como se muestra en la Figura 5-9.

10. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Título de fotografía.11. DEJE abierta la base de datos.


CREAR UN FORMULARIO EN LA VISTA PRESENTACIÓN

Si las otras herramientas para crear formularios no se ajustan a sus necesidades, puede utilizar la herramienta Formulario en blanco. La herramienta Formulario en blanco crea un nuevo formulario en la Vista Presentación. Ésta puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si planea colocar sólo unos cuantos campos. Haga clic en el botón Formulario en blanco para crear rápidamente un nuevo formulario en la Vista Presentación, en la cual puede hacer cambios en el diseño mientras ve los datos subyacentes. En este ejercicio utilizará esta herramienta para crear un formulario en la vista Presentación.

Campos agregados al formulario

Figura 5 - 8Campos insertados en la Vista Diseño

Figura 5 - 9Vista Formulario


¿Cómo se utilizan las Herramientas de diseño de formularios? - 3.1.3

XREF

En la Lección 7 y 10 aprenderá a utilizar los comandos del grupo Controles y una gran variedad de herramientas de presentación de formularios.

OTRA MANERA

También puede hacer clic en el nombre de un campo y arrastrarlo al formulario para agregarlo

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TOME NOTA

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la Vista Presentación y muestra el panel Lista de campos. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre él o arrástrelo al formulario. La ventaja de utilizar la Vista Presentación es que puede hacer cambios en el diseño del formulario mientras ve los datos.

Crear un formulario en la Vista Presentación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario en

blanco. Se crea un nuevo formulario en banco en la Vista Presentación, mostrando el panel Lista de campos, como aparece en la Figura 5-10.

2. En el panel Lista de campos, haga doble clic en el campo Título de la imagen

para agregarlo al formulario.3. Haga doble clic en el campo Dimensiones.4. Haga doble clic en el campo Medio para también agregarlo al formulario. Su

formulario debe verse similar a la Figura 5-11.

5. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar.6. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Información de imagen y

haga clic en Aceptar.7. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el panel Lista de campos.8. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Información de imagen.9. DEJE abierta la base de datos.


Para agregar más de un campo a la vez, presione la tecla Ctrl y haga clic en varios campos y arrástrelos todos juntos al formulario.

Figura 5 - 10Nuevo formulario en blanco en la Vista Presentación

Figura 5 - 11Campos insertados en la vista Presentación

Haga doble clic a un campo para agregarlo

al formulario


¿Cómo se utiliza la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario? - 3.1.2

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UTILIZAR EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS

Otro método para crear un formulario es utilizando la herramienta Asistente para formularios. Esta herramienta le permite seleccionar los campos que aparecerán en el formulario, seleccionar la distribución (la cual determina la posición de los controles, objetos y datos en el formulario) y también, si lo desea, puede seleccionar un estilo predefinido. En este ejercicio utilizará el Asistente para formularios para crear un formulario de hoja de datos. Un formulario de hoja de datos luce similar a la tabla en la que se basó y ofrece una manera de introducir datos utilizando columnas y filas.

Utilizar el Asistente para formularios

UTILICE la base de datos que quedo abierta en el ejercicio anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente

para formularios, como se muestra en la Figura 5-12.

2. Aparece el Asistente para formularios como se muestra en la Figura 5-13.

3. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos del cuadro Campos disponibles al cuadro Campos seleccionados.

4. Haga clic en el botón Siguiente > para cambiar al paso que sigue en el Asistente para formularios, como se muestra en la Figura 5-14.

5. Haga clic en Hoja de datos, para que sea la distribución del formulario. Las distribuciones de formularios ayudan a determinar la posición de los controles, objetos y datos en el formulario.

Figura 5 - 12Botón Asistente para formularios en el grupo Formularios

Figura 5 - 13Asistente para formularios

Figura 5 - 14Asistente para formularios paso siguiente

Botón Asistente para formularios

Haga clic para mover el campo seleccionado

Haga clic para mover todos los campos

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TOME NOTA

6. Haga clic en el botón Siguiente > para moverse al paso final del Asistente para formularios, como se muestra en la Figura 5-15.

7. Introduzca Detalles de la fotografía como el título del formulario.8. Haga clic en el botón Finalizar. Automáticamente aparece un formulario de

hoja de datos, como se muestra en la Figura 5-16.

9. Haga clic en el botón Cerrar, para cerrar el formulario Detalles de la fotografía.


Para incluir campos de más de una tabla en su formulario, no haga clic en Siguiente

o en Finalizar, después de que haya seleccionado los campos de la primera tabla en el primer paso del Asistente para formularios. En lugar de eso repita los pasos para seleccionar otra tabla y haga clic en los campos adicionales que desee incluir en el formulario antes de continuar.

APLICAR UN TEMA

El comando Temas aplica un color y una fuente predefinida a un formulario o informe. Un tema modifica un formulario controlando el color y las fuentes del texto. En este ejercicio aplicará un tema a un formulario. Para aplicar un tema, primero debe de cambiar a la Vista Presentación. En el grupo Temas de la ficha contextual Diseño en Herramientas de presentación de formulario, haga clic en el botón Temas para ver la galería de estilos de temas existentes. Puede apuntar a cada opción para ver el nombre del formato y una vista previa antes de aplicarlo al formulario.

Aplicar un tema

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. Haga doble clic en el formulario Información de imagen, en el Panel de

navegación, para abrirlo. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la parte en inferior del

botón Ver y del menú seleccione Vista Presentación. 3. En el grupo Temas de la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de

formulario, haga clic en el botón Temas, como se muestra en la Figura 5-17.

Figura 5 - 15Asistente para formularios paso final

Figura 5 - 16Formulario de hoja de datos

Panel Base de datos en blanco


¿Cómo se utiliza el Asistente para formularios para crear un formulario con un diseño y estilo predeterminado? - 3.1.1

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EN RESUMEN

4. Aparece una galería de temas como se muestra en la Figura 5-18.

5. Haga clic en el tema Alta costura (primera fila de la tercera columna) para aplicarlo al formulario. Observe que cambió el texto del formulario, como se muestra en la Figura 5-19.

6. Haga clic en el botón CERRAR para cerrar el formulario Información de imagen.

PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente ejercicio.


Ordenar los datos de un formulario puede ayudarle a hacerlo mucho más efectivo y fácil de utilizar. Ordenar ayuda a los usuarios a revisar y encontrar los registros que desean sin tener que examinar los datos. Para buscar uno o más registros específicos en un formulario, puede utilizar un filtro. Un filtro limita la vista de datos de registros específicos sin que sea necesario cambiar el diseño del formulario. También puede utilizar la herramienta llamada Filtro por formulario para filtrar varios campos en un formulario o para buscar un registro específico.

El botón Temas accede a la galería Temas

Figura 5 - 17Botón Temas

Figura 5 - 18Galería Temas

Figura 5 - 19Formulario en la Vista Presentación con el tema Alta costura aplicado

El tema modifica las etiquetas y los datos


¿Cómo se aplica un tema a un formulario?- 3.2.1

142 | Lección 5

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ORDENAR DATOS EN UN FORMULARIO

Los datos se pueden ordenar en la Vista Formulario. El orden que se elige cuando se diseña un formulario se convierte en el criterio de ordenación predeterminado de ese objeto. Pero al ver el formulario, los usuarios pueden ordenar los registros de la manera que sea más útil. Puede ordenar los registros de un formulario por uno o más campos. En este ejercicio ordenará los datos en un formulario en orden ascendente.

Ordenar datos en un formulario

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga doble clic en el formulario Título de fotografía en el Panel de navegación para

abrirlo en la Vista Formulario.2. Haga clic derecho en el campo Precio para abrir el menú contextual como se muestra

en la Figura 5-20.

3. Haga clic en Ordenar de menor a mayor. El formulario se ordena por precio de menor a mayor. El registro con el menor precio se muestra primero, como aparece en la Figura 5-21.

4. Haga clic en el botón Siguiente registro en los botones de navegación de registros que están en la parte inferior del formulario. Continúe haciendo clic para ver todos los registros en orden de acuerdo a su precio.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.6. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario Título de fotografía.


Figura 5 - 20Menú contextual del campo Precio

Figura 5 - 21Formulario ordenado por precio

Haga clic derecho para mostrar el menú contextual

También puede ordenar un campo seleccionándolo y haciendo clic en los botones Ascendente o Descendente del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Inicio.

OTRA MANERA

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Lección 5 | 143

TOME NOTA No puede ordenar un campo que contenga datos adjuntos. Cuando ordene un campo con el tipo de datos Sí/No, un valor “Sí”, “Verdadero” o “Activado” se considera “Seleccionado”; un valor “No”, “Falso” o “Desactivado” se considera “Borrado”.

Determine cuáles son los campos que le ayudaran a ordenar. Para ordenar por dos o más campos, identifique los campos que actuarán como los campos de ordenación más interiores y más exteriores. Haga clic derecho en cualquier parte de la columna que corresponde al campo más interior y haga clic en uno de los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos en el campo seleccionado. Repita el proceso para cada campo de ordenación, terminando con el campo de ordenación más exterior. Los registros son reordenados para coincidir con el criterio de ordenación.

El último criterio de ordenación que se aplicó se guarda automáticamente con el formulario. Si desea que se aplique automáticamente la siguiente vez que abra el formulario, asegúrese de que la propiedad Ordenar por, al cargar del formulario, esté establecida en Sí. Recuerde que no puede quitar un criterio de ordenación de un solo campo. Para borrar los criterios de ordenación de todos los campos, haga clic en Borrar todos los criterios de ordenación desde el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

FILTRAR DATOS EN UN FORMULARIO

Los filtros comunes están integrados en todas las vistas que muestran datos. Los filtros disponibles dependen del tipo y los valores del campo. Cuando aplica un filtro, sólo los registros que contienen los valores en los que está interesado se incluyen en la Vista. El resto queda oculto hasta que borre el filtro. En este ejercicio filtrará los datos de un formulario utilizando filtros comunes.

Los filtros son fáciles de aplicar y borrar. La configuración de un filtro permanece activa hasta que cierra el formulario, incluso si se cambia a otra Vista. Si guarda el formulario con el filtro aplicado, éste estará disponible la próxima vez que abra el formulario. Para borrar permanentemente un filtro, haga clic en el botón Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar en la ficha Inicio y seleccione la opción Borrar todos los filtros.

Filtrar datos utilizando filtros comunes

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga doble clic en el formulario Exhibición fotográfica en el Panel de navegación

para abrirlo en la Vista Formulario.2. Haga clic derecho en el campo Medio para mostrar el menú contextual y haga

clic en Filtros de texto, como se muestra en la Figura 5-22.

Figura 5 - 22Filtros de texto del campoMedio

Filtros comunes para un campo de

texto

XREF

Ya aprendió a ordenar datos dentro de una tabla en la Lección 3. Ordenar datos en un formulario es un proceso muy similar.

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3. Haga clic en Contiene... para abrir el cuadro de diálogo Filtro personalizado, como se muestra en la Figura 5-23.

4. En el cuadro Medio contiene introduzca la palabra impresión y haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en el botón Siguiente registro que está en la barra de botones de navegación de registros, en la parte inferior del formulario. Continúe haciendo clic para poder ver los cinco registros que contienen la palabra “impresión” en el campo Medio.

6. Haga clic derecho en el campo Precio para mostrar el menú contextual y después en Filtros de números, como se muestra en la Figura 5-24.

7. Haga clic en Menor que... para abrir el cuadro de diálogo Filtro personalizado que se muestra en la Figura 5-25.

8. En el cuadro Precio es menor o igual a introduzca el número 500 y haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en el botón Siguiente registro en la barra de botones de navegación de registros. Continúe haciendo clic para ver las tres fotografías que utilizan como medio la impresión y que valen menos de $500.

10. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas para abrir el menú que se muestra en la Figura 5-26.

Figura 5 - 23Cuadro de diálogo Filtropersonalizado

Figura 5 - 24Filtros de números del campo Precio

Figura 5 - 25Cuadro de diálogo Filtro personalizado

Figura 5 - 26Menú del botón Avanzadas

Filtros comunes para campos de números

XREF

Ya aprendió a filtrar datos dentro de una tabla en la Lección 3. Filtrar en un formulario utilizando filtros comunes es muy similar.

Crea

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ario

s

Lección 5 | 145

11. Haga clic en Borrar todos los filtros.


FILTRAR POR FORMULARIO

A pesar de que sólo un filtro puede estar activo para cualquier campo en dado momento, puede especificar un filtro diferente para cada campo que esté presente en la vista. Además de los filtros predeterminados para utilizar en cada tipo de datos, puede filtrar un formulario completando una acción llamada Filtro por formulario. Filtrar por formulario es útil cuando desea filtrar por varios campos en un formulario o si está tratando de encontrar un registro específico. Access crea un formulario en blanco que es similar al formulario original y usted llena los campos que desea. Cuando termina, Access busca los registros que contienen los valores especificados. En este ejercicio filtrará por formulario.

Para utilizar el filtro por formulario, abra el formulario en la Vista Formulario y asegúrese de que la vista no esté filtrada, verificando que el icono Sin filtro o ya sea el icono Filtrado esté activado en la barra del selector de registro. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y en seguida en Filtro por formulario. Haga clic en la flecha despegable en un campo para mostrar los valores disponibles.

Introduzca el primer conjunto de valores en la ficha Buscar y a continuación haga clic en la ficha Or e introduzca el siguiente conjunto de valores. Cada vez que hace clic en la ficha Or, Access crea otra para que pueda continuar agregando los valores de filtro adicionales que desea. Haga clic en el botón Alternar filtro para aplicar el filtro. El filtro muestra cualquier registro que contenga todos los valores especificados en la ficha Buscar, los valores especificados en la primera ficha Or, o todos los valores especificados en la segunda ficha Or.

Filtrar por formulario

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas

y enseguida en Filtro por formulario. Aparece un Filtro por formulario, como se muestra en la Figura 5-27.

2. Coloque el punto de inserción en el cuadro Dimensiones y haga clic en la flecha despegable que se encuentra a la derecha para abrir la lista de opciones que se muestran en la Figura 5-28

Figura 5 - 27Filtro por formulario

Haga clic en la ficha Or para agregar valores de filtros adicionales

146 | Lección 5

Crea

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s

TOME NOTA

3. Haga clic en 30 × 40.4. Haga clic en la ficha Or que se encuentra en la parte inferior del formulario.5. Coloque el punto de inserción en el cuadro Dimensiones, haga clic en la

flecha despegable y a continuación seleccione 12 × 28.6. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar

filtro para aplicar el filtro. Note que aparecen los registros que contienen las dimensiones 30 x 40 o 12 x 28, como se muestra en la Figura 5-29.

7. Haga clic en el botón Siguiente registro que se encuentra en la parte inferior del formulario en la barra de botones de navegación de registros, para ver el segundo registro de los resultados del filtro del formulario.

8. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic otra vez en el botón Alternar filtro para quitar el filtro.

9. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y en Borrar todos los filtros.

10. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Cerrar base de datos.

DETÉNGASE. DEJE abierto Access para utilizarlo en los proyectos siguientes

Si desea que el valor de un campo opere como un filtro independiente de otros valores de campos, debe introducir ese valor en la ficha Buscar y en cada ficha Or. En otras palabras, la ficha Buscar y cada ficha Or representan filtros alternativos para la búsqueda valores.

Figura 5 - 28Opciones de campos del filtro por formulario

Figura 5 - 29Resultados del filtro delFormulario

Haga clic para ver los valores de campo disponibles

Indica que el formulario está filtrado

| 147


Crear formularios

Utilizar las Herramientas de diseño de formularioCrear un Formulario en blancoUtilizar el Asistente para formulariosAplicar un tema

3.1.3

3.1.23.1.13.2.1



RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2 Columna 1 Columna 21. Asistente para formularios a. Útil cuando desea filtrar por varios campos en un formulario o cuando está intentando buscar un registro específico.2. Botón Diseño del formulario b. Crea un formulario simple con un solo clic del mouse.3. Comando Tema c. Aplica un formato predefinido que usted selecciona a un formulario o informe.4. Botón Formulario en blanco d. Crea rápidamente un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño.5. Formulario e. Función que le permite seleccionar campos para el formulario, elegir una distribución del formulario y también elegir un estilo predefinido.6. Filtrar por formulario f. Limita una vista de datos de registros específicos sin necesidad de cambiar del diseño del formulario.7. Ordenar g. Están integrados en todas las vistas que muestran datos..8. Herramienta Formulario h. Objeto de base de datos que puede utilizar para introducir, modificar y mostrar datos de una tabla o una consulta. . 9. Filtros comunes i. Ayuda a los usuarios a revisar y encontrar registros sin tener que examinar los datos. 10. Filtro j. Crea rápidamente un nuevo formulario en blanco en la Vista Presentación.


V F 1. El grupo Formularios se encuentra en la ficha Inicio en la Cinta de opciones. V F 2. Los formularios se pueden utilizar para controlar el acceso a los datos; por ejemplo, qué campos y filas se deben mostrar. V F 3. Después de que guarda el diseño de su formulario, puede ejecutarlo tantas veces lo desee V F 4. La Vista Presentación le da un panorama más detallado de la estructura de un formulario que la Vista Diseño. V F 5. Utilizar la herramienta Formulario en blanco es un modo muy rápido de crear un formulario, especialmente si planea colocar sólo unos cuantos campos en éste. V F 6. Para acceder las opciones de Tema, primero cámbiese a la Vista Formulario V F 7. No puede quitar el criterio de ordenación de un sólo campo.V F 8. Los filtros disponibles dependen del tipo y valores del campo. V F 9. Para filtrar por formulario primero cámbiese a la Vista Diseño. V F 10. Cuando utilice el Asistente para formularios únicamente podrá incluir campos de una sola tabla.


148 |


Proyecto 5-1: Asistente para formulariosComo agente de viajes para Viajes Margie’s necesita una manera fácil de introducir en la base de datos información sobre eventos. Por lo que decide utilizar el Asistente para formularios, para crear un formulario de hoja de datos que tenga un estilo al que se le haya aplicado formato previamente.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Viaje_a_eventos de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Viaje_a_eventosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente para formularios.4. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos

seleccionados.5. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar la página que sigue del Asistente para formularios.6. Haga clic en Hoja de datos para elegir la distribución del formulario.7. Haga clic en el botón Siguiente > para ir al paso final.8. Escriba Detalles de eventos como el título del formulario.9. Haga clic en el botón Finalizar para crear el formulario de hoja de datos.10. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver y enseguida seleccione

Vista Formulario.11. Haga clic en el botón Cerrar para quitar el formulario Detalles de eventos.12. CIERRE la base de datos.


Proyecto 5-2: Formularios de juegos usadosEs el director de Momentos Inolvidables Vídeo. Para expandir la tienda, ha comenzado a aceptar el intercambio de juegos usados. Para esto, almacena la información sobre cada título en una base de datos de Access y quiere crear algunos formularios para que le ayuden a utilizar la base de datos de forma más efectiva.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Inventario_de_juegos de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_juegosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En el Panel de navegación haga doble clic en Juegos: Tabla para abrirla.4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario para crear un formulario simple,

que aparezca en la Vista Presentación.5. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar.6. En el cuadro de diálogo Guardar como haga clic en Aceptar para confirmar el nombre Juegos, el cual es

sugerido por Access.7. Haga clic en el botón Cerrar para quitar el formulario Juegos. 8. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Diseño del formulario para crear un nuevo

formulario en blanco en la Vista Diseño.9. En grupo Herramientas de la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de formulario, haga clic en el

botón Agregar campos existentes para mostrar el panel Lista de campos.10. En el panel Lista de campos haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas.11. Haga clic en + que se encuentra a un lado de Juegos, para ver los campos disponibles. 12. Haga doble clic en el campo Título para agregarlo al formulario.13. Haga doble clic en el campo Clasificación para agregarlo.14. Haga doble clic en el campo Plataforma para también agregarlo al formulario.15. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar.16. En el cuadro de diálogo Guardar como introduzca el nombre Clasificación de juego y haga clic en Aceptar.17. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el panel Lista de campos.18. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver y seleccione la opción

Vista Formulario para mostrar el formulario en esta vista.19. Haga clic en el botón Cerrar para quitar el formulario Clasificación de juego.20. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


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Proyecto 5-3: Ordenar y filtrar juegosUn cliente viene a Momentos Inolvidables Video y pregunta sobre una casa editora de juegos y la disponibilidad de un juego en particular. Ordene y filtre los datos en los formularios que creó anteriormente, para obtener la información que necesita.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. En el Panel de navegación haga doble clic en el formulario Juegos para abrirlo, si es necesario.2. Haga clic derecho en el campo Casa editora para mostrar el menú contextual.3. Seleccione Ordenar de A a Z, para ordenar el formulario por el nombre de la casa editora alfabéticamente.4. Navegue al registro 3, que tiene por título Marvel: Ultimate Alliance.5. Haga clic derecho en el campo Título y elija la opción Contiene “Marvel: Ultimate Alliance”.6. Haga clic en el botón Siguiente registro, que se encuentra en la parte inferior del formulario en la barra de

botones de navegación de registros, para ver todas las versiones del juego con ese nombre.7. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.8. CIERRE la base de datos.


Proyecto 5-4: Inventario de juguetesSu hermano es dueño de la Juguetería El Balón y recientemente ha comenzado a crear una base de datos de Access, que contiene una lista del inventario de la tienda. Él desea agregar un formulario a la base de datos y le pide su ayuda. Agregue un formulario simple y a continuación enséñele a ordenar y aplicar filtros.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Inventario_de_juguetes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_juguetesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra Inventario: Tabla, desde el Panel de navegación.4. Utilice la herramienta Formulario para crear un formulario simple.5. Aplique formato al formulario utilizando el tema Viajes (última fila, de la última columna). 6. Guarde el formulario con el nombre Inventario.7. Ordene el campo En existencia de mayor a menor.8. Ordene el campo Descripción de A a Z.9. Ejecute un filtro que encuentre todos los registros donde el campo Precio esté entre $50 y $100.10. Borre todos los criterios de ordenación y filtros.11. Cree un filtro por formulario para encontrar todos los registros que tengan dos artículos en existencia.12. CIERRE el formulario y la base de datos.



Proyecto 5-5: Vinos tintosViñedos Coho ha iniciado un club del vino mensual y cada mes presenta un vino tinto seleccionado cuidadosamente por su etiqueta única y estilo diverso. La información sobre las selecciones mensuales está almacenada en una base de datos de Access, así que creará formularios para poder extraer los datos en una forma útil.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Vino_tinto de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Vino_tintoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cree un formulario simple que contenga todos los campos en la tabla Selecciones del club y asígnele el

nombre Vinos del club.4. Utilice el botón Diseño del formulario, para crear un formulario llamado Detalles de vinos que luzca como

el que se muestra en la Figura 5-30, cuando aparezca en la Vista Formulario.

150 |

5. CIERRE la base de datos.DEJE abierto Access para el siguiente proyecto.

Proyecto 5-6: Contactos personalesSu libreta de direcciones se está volviendo obsoleta y decide transferir toda la información actual sobre sus amigos y familiares a una base de datos de Access. Introduzca los datos y a continuación cree los formularios para manejarlos de manera eficaz.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Contactos_personales de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Contactos_personalesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Amigos/Familiares e introduzca toda la información como tenga sobre al menos cinco amigos

o familiares.4. Cree un formulario simple llamado Amigos/Familiares utilizando la herramienta Formulario. Aplique el

tema Etiqueta.5. Cree un formulario llamado Cumpleaños de contactos, utilizando el Asistente para formularios. Incluya los

siguientes campos: Nombre, Apellido, Dirección de correo electrónico, Teléfono particular, Teléfono móvil y Fecha de nacimiento. Utilice la distribución En columnas. Mantenga el resto de los ajustes predeterminados.

6. CIERRE la base de datos.DETÉNGASE. CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Microsoft cuenta con varios recursos en línea disponibles para ofrecer soluciones, servicios y apoyo para cualquier necesidad de negocios que pudiera tener. Si es una pequeña o mediana empresa, un sitio útil es Microsoft Business para pequeñas y medianas empresas. Aquí podrá encontrar consejos, productos, herramientas e información adaptada para cada tipo de empresa. Busque en el sitio de Microsoft para pequeñas y medianas empresas, que se muestra en la Figura 5-31. Explore los recursos que se ofrecen en el sitio. En la sección de Novedades, elija un tema sobre el que le gustaría saber más y lea un artículo de su interés.

Figura 5 - 30Formulario Detalles de vinos

Figura 5 - 31Sito Microsoft Business para Pequeñas y medianas empresas

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152 | Cerrando el círculo

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CERRANDO EL CÍRCULO 1

Es un Agente de bienes raíces que recientemente, junto con otros empresarios, han abierto su propia oficina llamada Bienes Raíces Arboleda. Como es el que más conocimientos tiene en computación, será el responsable de dar seguimiento a las casas en venta y a cualquier información relevante, así que usará Access para comenzar a desarrollar la base de datos que será utilizada por todos en la oficina.

Proyecto 1: Crear una base de datos y tablasDespués de diseñar en papel un boceto del plan de trabajo, está listo para comenzar a crear la base de datos y las tablas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. En la sección Plantillas disponibles, haga clic en el icono Base de datos en

blanco, si es que todavía no está seleccionado. 2. En el cuadro Nombre de archivo, introduzca AboledaXXX (donde XXX serán

sus iniciales).3. Haga clic en el icono en forma de carpeta y navegue para encontrar la ubicación

donde desea almacenar el archivo.4. Haga clic en el botón Crear para iniciar una nueva base de datos en blanco.5. Haga clic en la ficha desplegable de la barra Haga clic para agregar y, en el

menú contextual que aparece, seleccione la opción Texto. 6. Teclee Dirección en la columna Campo 1 y presione la tecla Intro.7. Agregue nuevas columnas de texto con los nombres Habitaciones, Baños,

Metros cuadrados y Precio.8. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida seleccione Guardar.9. En el cuadro de diálogo Guardar como introduzca la palabra Casas como el

nombre de la tabla y haga clic en Aceptar.10. Seleccione la ficha Crear, desde el grupo Plantillas haga clic en el botón

Elementos de aplicación y enseguida en Contactos para crear una nueva tabla. Si es necesario, haga clic en Sí para cerrar y guardar la tabla de Casas, después haga clic en Cancelar desde el cuadro de diálogo Crear relación simple.

11. Abra la tabla llamada Contactos.12. Haga clic derecho en el encabezado del campo Compañía y elija la opción

Eliminar campo en el menú contextual. Haga clic en Sí, al momento de recibir un mensaje de advertencia sobre la eliminación.

13. Elimine los campos Puesto, Teléfono del trabajo, Número de fax, Dirección, Ciudad, Estado o provincia, Código postal, País o región, Página Web, Notas y Datos adjuntos. (Si recibe un mensaje preguntándole si desea eliminar todos los índices en la columna Código postal, haga clic en Sí).

14. Guarde la tabla con el nombre de Agentes. 15. Regrese a la ficha Inicio y elimine todos los objetos de la base de datos del

Panel de navegación excepto las tablas Agentes y Casas.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente proyecto.

Proyecto 2: Modificar tablas y camposAhora que ha creado las tablas para su base de datos, necesita modificarlas para adaptarlas a las necesidades de su oficina.

UTILICE la base de datos del proyecto anterior. La tabla Agentes debe estar abierta. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la opción Ver y elija Vista

Diseño. Ha cambiado la presentación de la tabla Agentes.2. En la ficha Diseño, en el menú Herramientas de tabla, en el grupo Mostrar u

ocultar, haga clic en el botón Hoja de propiedades.3. En el panel Hoja de propiedades que inició, introduzca en el cuadro de propiedad

Descripción el texto Información de contacto de agentes.

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4. Haga clic en el icono Cerrar para ocultar el panel Hoja de propiedades.5. En la tabla, haga clic en el campo Dirección de correo electrónico. En el panel

Propiedades del campo, que está en el lado inferior, haga clic en la propiedad del campo Requerido y desde la flecha desplegable establézcala en Sí.

6. GUARDE la tabla y desde la opción Ver cambie la vista a Hoja de datos.7. Abra la tabla Casas y coloque el punto de inserción en la columna Precio.8. Desde la ficha Campos, en el grupo Formato, haga clic en la flecha despegable

del cuadro Tipo de datos y haga clic en Número.9. Después, en el mismo grupo, en el cuadro Formato, haga clic en la flecha

despegable y elija Moneda.10. Cambie el tipo de datos y formato de las columnas Habitaciones, Baños y Metros

cuadrados a las opciones Número y Número general correspondientemente.11. En la tabla, seleccione la columna Haga clic para agregar y elija Datos adjuntos,

para crear un nuevo campo de datos adjuntos.12. GUARDE la tabla.

PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.

Proyecto 3: Crear formularios e introducir datosAhora es momento de agregar su información en la base de datos. Lo primero que hará será crear un formulario para facilitar esta tarea.

UTILICE la base de datos del proyecto anterior. La tabla Casas debe estar abierta.1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en la flecha desplegable

Más formularios.2. Haga clic en Hoja de datos, para crear un formulario de hoja de datos.3. Desde la ficha Archivo haga clic en Guardar.4. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Casas como el nombre del

formulario y haga clic en Aceptar.5. Utilice el formulario para introducir los datos en la tabla Casas, como se

muestra en la Figura 1.

6. Muestre la tabla Agentes.7. Elija la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario.8. Guarde el formulario con el nombre Agentes.9. Cámbiese a la Vista Formulario y utilice el formulario para introducir los datos

que se muestran en la Figura 2.

Figura 1Datos de las casas


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10. Haga clic en el botón Siguiente registro en la barra de botones de navegación de registros.

11. Introduzca los datos del segundo registro como se muestra en la Figura 3.

12. Introduzca los datos que se muestran en la Figura 4 para elaborar el tercer registro.

13. CIERRE los formularios Agentes y Casas. PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.

Figura 2Datos de los agentes, registro 1



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Proyecto 4: Agregar datos adjuntos y crear un campo de búsquedaAhora que está empezado a utilizar la base de datos, se da cuenta que sería útil incluir al agente responsable en la tabla Casas. Para esto, cree un campo de búsqueda con esta información y adjunte algunas fotografías de las casas.

UTILICE la base de datos que está abierta del proyecto anterior. 1. En el formulario Casas, haga doble clic en el cuarto registro (677 Avenida

Este) del campo Datos adjuntos.2. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Agregar.3. Navegue hasta los archivos de datos para esta lección , seleccione la imagen

677_Avenida_Este y haga clic en Abrir.4. De regreso en el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar.5. De la misma manera, adjunte la fotografía con el nombre 2002_Camino_

Atardecer al sexto registro.6. CIERRE el formulario Casas.7. En la tabla Casas, coloque el punto de inserción en la columna Haga clic para

agregar.8. Desde la ficha Campos, en Herramientas de tabla, en el grupo Agregar y

eliminar, despliegue las opciones del botón Más campos. Haga clic en el comando Búsqueda y relación.

9. Haga clic en Siguiente >, dos veces.10. Haga clic en Apellido y a continuación haga clic en el botón > para moverlo a

la lista Campos seleccionados.11. Haga clic en Siguiente >, tres veces.12. Introduzca Agente responsable como el título del campo de búsqueda.13. Haga clic en Finalizar.14. GUARDE la tabla Casas.

PAUSA. DEJE la base de datos abierta para el siguiente proyecto.

Proyecto 5: Modificar un formularioAhora que ya tiene un campo de búsqueda, desea agregarlo a su formulario y utilizarlo para introducir más información.

UTILICE la base de datos que está abierta del proyecto anterior.1. Muestre el formulario Casas y cámbiese a la Vista Diseño.2. Haga clic en el Campo1 en la cuadrícula de diseño y presione la tecla Supr.3. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Agregar

campos existentes.4. En el cuadro Campos disponibles para esta vista, seleccione el campo Agente

responsable y arrástrelo al formulario debajo del campo Precio.5. Cierre el panel Lista de campos y de nuevo, desde el menú Ver, cámbiese a la

Vista Hoja de datos.6. En la columna Agente responsable, haga clic en la flecha despegable y

seleccione el apellido para cada registro, como se muestra en la Figura 5.


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7. CIERRE el formulario. DETÉNGASE. CIERRE la base de datos.

Figura 5Agentes responsables

Crea

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form

es

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Lección 6Crear informes

158 | Lección 6

Crea

r in

form

es

Lección 6Crear informes



Crear informes Utilizar el Asistente para informesUtilizar las Herramientas de diseño de informe

5.1.35.1.2

Aplicar un tema Aplicar un tema 5.2.1

Trabajar con informes

Utilizar los comandos de ordenaciónUtilizar los comandos para filtrarUtilizar los tipos de vistaUtilizar el comando Buscar

5.6.25.6.35.6.45.6.1

Informe Origen de registros

Casa del Esquí Alpino es una pequeña posada en la montaña que ofrece a los visitantes esquí a campo traviesa en el invierno y montañismo en el verano. Como asistente administrativo de Casa del Esquí Alpino, se encarga de muchas de las tareas administrativas de los huéspedes, incluyendo reservaciones, facturación y mantenimiento de registros. Recientemente ha comenzado a utilizar Access para dar seguimiento a clientes y reservaciones de la posada. En esta lección aprenderá tres formas diferentes de crear informes para la posada. También aprenderá a aplicar temas a informes, así como a ordenar y filtrar los datos de los mismos.

Términos clave

Crea

r in

form

es

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GRUPO INFORMES El grupo Informes (Figura 6-1) se encuentra en la ficha Crear en la Cinta de opciones. Utilice este grupo para crear informes.

Figura 6 -1Grupo Informes

El botón Informe crea un informe simple

Se inicia el Asistente para informes

El botón Diseño de informe se utiliza para crear un informe en blanco en la Vista Diseño

160 | Lección 6

Crea

r in

form

es

EN RESUMEN

Crear informes

Un informe es un objeto de base de datos que se utiliza para organizar y mostrar datos de tablas y consultas. Puede crear un informe utilizando el botón Informe, el Asistente para informes o la Vista Diseño, dependiendo de que tan personalizado lo desee. Después de crear un informe, puede aplicar un tema para obtener un aspecto mucho más profesional. También puede ordenar y filtrar los datos de un informe para mostrar los registros de acuerdo a sus necesidades.

CREAR UN INFORME SENCILLO

Puede utilizar Access 2010 para crear informes simples o complejos. Cuando crea un informe complejo, puede invertir una gran cantidad de tiempo eligiendo de las distintas tablas o consultas qué campos incluir. Eso está bien cuando necesita un cierto tipo de informe, pero cuando sólo requiere una simple presentación de todos los campos de una tabla o consulta, puede utilizar el botón Informe para crear un informe sencillo. En este ejercicio utilizará el botón Informe para crear un informe básico.

Los informes se utilizan generalmente como copias impresas, con formato, de los datos de una tabla o consulta. Puede modificar el diseño de un informe, pero no puede agregar o modificar datos de éste. El propósito de un informe es permitir a los usuarios ver los datos sin cambiarlos. Por ejemplo, un supervisor podría pedirle crear un informe filtrado para mostrar sólo las ventas de una región. El supervisor no necesita modificar los datos, sólo verlos.

El origen de registros de un informe es la tabla o consulta que proporciona los datos que se utilizan para generarlo. Antes de que pueda crear un informe, debe definir el origen de registros en el Panel de navegación haciendo clic en la tabla o consulta en la que se basará el informe. Después, haga clic en el botón Informe para generar un informe basado en la tabla o consulta que seleccionó.

Puede modificar, imprimir, guardar y cerrar un informe. Recuerde que debe guardar el diseño que creo si lo va a utilizar otra vez. Para guardar un informe, haga clic en el botón Guardar en la ficha Archivo o en la Barra de herramientas de acceso rápido. Considere que si por alguna razón hace clic en el botón Cerrar sin antes haber guardado, Access mostrará un cuadro de diálogo preguntándole si desea guardar el informe. Una vez guardado, el informe se incluye en el Panel de navegación, desde ahí puede abrirlo para modificarlo o crear un nuevo informe basado en el original. La próxima vez que ejecute el informe, el diseño será el mismo, pero los datos serán diferentes si éstos se han actualizado en la tabla o consulta de origen.

Crear un informe

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos inicie sesión en su computadora e inicie Access.

1. ABRA la base de datos Casa_Esquí_Alpino de los archivos de datos para esta Lección.

2. GUARDE la base de datos con el nombre Casa_Esquí_AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).

3. En el Panel de navegación, haga clic en la tabla Habitaciones para seleccionarla. Este es su origen de registros.

4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Informe. El informe aparece en la Vista Presentación, como se muestra en la Figura 6-2. Observe las Herramientas de presentación de informe que aparecen en la Cinta de opciones.

Crea

r in

form

es

Lección 6 | 161

5. Haga clic en el encabezado Nombre de habitación para seleccionarlo. Coloque el puntero sobre el borde derecho hasta que vea una flecha de doble punta. Haga clic y arrastre el puntero a la izquierda, con esto cambiará el tamaño de la columna para quitar el exceso de espacio en blanco.

6. Cambie el tamaño del resto de las columnas hasta que su pantalla se vea similar a la Figura 6-3.

7. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, con el nombre Habitaciones en el cuadro Nombre del informe. Haga clic en Aceptar. Observe que el informe Habitaciones aparece en la lista del Panel de navegación.

8. Haga clic en el botón Cerrar del informe Habitaciones.


UTILIZAR EL ASISTENTE PARA INFORMES

Probablemente ya está familiarizado con el modo en que trabaja el “Asistente”. El Asistente para informes muestra una serie de preguntas sobre el informe que desea y luego lo crea basado en sus respuestas. El Asistente para informes le ayudará a crear un informe profesional con poco esfuerzo. Este método es generalmente la forma más fácil de crear un informe cuando desea seleccionar los campos a incluir, ya que lo guía a través de una serie de preguntas y luego genera un informe basado en sus respuestas. Si desea saltarse pasos como los de ordenación y agrupamiento, en el Asistente para informes, haga clic en el botón Siguiente para ir al paso que sigue. Puede hacer clic en el botón Finalizar, en el momento que esté disponible, para crear el informe con las opciones que ha especificado. En este ejercicio utilizará el Asistente para informes para crear un informe basado en la tabla Habitaciones.

Figura 6 -2Informe sencillo

Figura 6 -3Informe con el tamaño de las columnas cambiado

162 | Lección 6

Crea

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es

El Asistente para informes le permite incluir campos de más de una tabla o consulta. Puede hacer clic en el botón de flecha derecha doble (>>) para agregar todos los campos en el informe o hacer clic en el botón de flecha derecha sencilla (>) para moverlos uno por uno. De igual manera, puede hacer clic en el botón de flecha izquierda doble (<<) para quitar todos los campos del informe o en el botón de flecha izquierda sencilla (<) para quitarlos uno a la vez.

Puede especificar niveles de grupos, por ejemplo, para crear un informe de habitaciones puede mostrar todas las habitaciones del primer piso juntas y todas las habitaciones del segundo piso juntas. Así mismo, puede elegir hasta cuatro campos para ordenar los datos en orden ascendente o descendente. En la pantalla de distribución, puede elegir de varias distribuciones, en pasos, bloques o esquema, los cuales distribuyen los campos y registros de diferentes maneras para hacer que el informe sea legible. También puede elegir mostrar el informe con una orientación vertical u horizontal. Access ofrece una amplia variedad de estilos de diseño de los cuales puede escoger. En el último paso, puede introducir un nombre para el informe y previsualizarlo para aceptarlo o modificarlo.

Utilizar el Asistente para informes

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Asistente para

informes. Aparece el primer paso del Asistente para informes.2. Asegúrese de que la tabla Habitaciones esté seleccionada en el menú Tablas/

Consultas.3. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos a la lista Campos

seleccionados.4. Haga clic en el campo Id de habitación para seleccionarlo y haga clic en

el botón < para moverlo de regreso a la lista Campos disponibles, como se muestra en la Figura 6-4. Haga clic en el botón Siguiente >.

5. Haga clic en el campo Ubicación para seleccionarlo y haga clic en el botón > para agregarlo como un nivel de agrupamiento, tal y como se muestra en la Figura 6-5.

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En la Lección 11 obtendrá más información sobre el agrupamiento.

Figura 6 -4Asistente para informes mostrando los campos

Figura 6 -5Paso de agrupamiento del Asistente para informes

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Lección 6 | 163

6. Haga clic en el botón Siguiente >.7. Seleccione Nombre de habitación del menú de campos, para ordenarlo en

orden ascendente, como se muestra en la Figura 6-6 y haga clic en el botón Siguiente >.

8. En la sección Distribución, haga clic en el botón Esquema. En la sección Orientación, haga clic en el botón Horizontal, como se muestra en la Figura 6-7. Haga clic en Siguiente >.

9. Introduzca Asistente para habitaciones como el título del informe, como se muestra en la Figura 6-8.

10. Haga clic en Finalizar. El informe Asistente para habitaciones aparece en la pantalla, como se muestra en la Figura 6-9.

11. CIERRE el informe. Observe que el nuevo informe aparece en el Panel de navegación.


Figura 6 -6Paso de ordenación del Asistente para informes

Figura 6 - 7Sección de distribuciones del Asistente para informes

Figura 6 - 8Agregar el título en el Asistente para informes

Figura 6 - 9El informe Asistente para habitaciones


¿Cómo se utiliza el Asistente para informes para crear uno? - 5.1.3

164 | Lección 6

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CREAR UN INFORME EN LA VISTA DISEÑO

Cuando necesite un informe personalizado, puede crearlo en la Vista Diseño, la cual le ofrece muchas opciones para hacer el informe exactamente como lo requiere. La Vista Diseño es la que le ofrece más opciones para crear un informe, ya que le muestra la estructura subyacente del informe. También le ofrece más herramientas y habilidades de diseño. En este ejercicio creará un informe en la Vista Diseño, agregando y moviendo campos.

En el ejercicio anterior creó un informe muy básico en la Vista Diseño. En la Lección 8 aprenderá a agregar más funcionalidad a un informe.

En la Vista Diseño, un informe se muestra en una cuadrícula de diseño con secciones. La Tabla 6-1 enlista las siguientes secciones:

Nombre de la sección Descripción

Encabezado del informe Esta sección se imprime sólo una vez en la parte superior de cada informe. En este lugar se pueden incluir un logotipo, una fecha o información que normalmente aparecería en una portada.

Encabezado de página Esta sección se imprime en la parte superior de cada una de las páginas de un informe, así que puede ser un buen lugar para incluir el título del informe.

Encabezado del grupo Esta sección se imprime en el lado superior de un grupo. Y funciona para incluir el nombre del grupo.

Detalle Esta sección incluye el cuerpo del informe. Se imprime sólo una vez en cada fila en un origen de registros.

Pie del grupo Esta sección se imprime en el lado inferior del grupo. Puede incluir información de resumen del grupo.

Pie de página Esta sección se imprime en la parte inferior de cada una de las páginas del informe, así que puede incluir, por ejemplo, un número de página.

Pie del informe Esta sección se imprime una sola vez al final de cada informe. Por lo que puede incluir los totales del informe.

Para agregar campos al diseño del informe, puede abrir el panel Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes. Haga doble clic en un campo en el panel Lista de campos para agregarlo a la cuadrícula de diseño o puede arrastrar el campo a una ubicación en la cuadrícula. Si necesita mover un campo de la cuadrícula, haga clic en éste para seleccionarlo y a continuación coloque el puntero en el borde hasta que vea una flecha de cuatro puntas. Después, arrastre el campo a la nueva ubicación. Para cambiar el tamaño de un campo, haga clic y arrastre uno de los controladores de selección.

Para ver cómo lucirá su informe, haga clic en el botón Ver en el grupo Vistas y del menú que aparece seleccione Vista Informes.

Crear un informe en la Vista Diseño

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. Si es necesario, haga clic en la tabla Habitaciones en el Panel de navegación

para abrirla.2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Diseño de

informe. Se muestra un nuevo informe en blanco en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 6-10.

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Lección 6 | 165

3. Si el panel Lista de campos no está abierto, haga clic en el botón Agregar

campos existentes que se encuentra en el grupo Herramientas de la ficha Diseño.

4. Una vez abierto el panel Listas de campos, haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas, enseguida haga clic en el botón (+) que se encuentra a un lado de Habitaciones, para mostrar los campos en la tabla, como se muestra en la Figura 6-11.

5. Haga doble clic en Id de habitación. Observe que el campo se inserta dentro de la cuadrícula de diseño.

6. Haga doble clic en los campos Nombre de habitación, Tamaño de cama y Tarifa.

7. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Lista de campos.8. Haga clic en la etiqueta Tamaño de cama. El borde alrededor de la etiqueta

cambia a color naranja, indicando que está seleccionado. Coloque el punto de inserción sobre el borde superior como se muestra en la Figura 6-12, hasta

que el puntero cambie a una flecha de cuatro puntas .

Botón Ver

Sección Detalle

Sección Encabezado de página

Botón Agregar campos existentes

Figura 6 - 10Nuevo informe en blanco en la Vista Diseño

Figura 6 - 11Panel Lista de campos

Campo

Etiqueta

Controlador de selección

Figura 6 - 12Etiqueta Tamaño de cama seleccionada

166 | Lección 6

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EN RESUMEN

TOME NOTA

9. Haga clic y arrastre la etiqueta para colocarla aproximadamente a un centímetro a la derecha del campo Id de habitación y suelte el botón del mouse. El campo se movió junto con la etiqueta.

10. De la misma manera, mueva la etiqueta y el campo Tarifa para colocarlos debajo del campo Tamaño de cama, como se muestra en la Figura 6-13.

11. Haga clic en el campo Id de habitación para seleccionarlo. Coloque el puntero del mouse sobre el controlador que se encuentra a la mitad del borde derecho. Haga clic y arrastre el campo a la izquierda para disminuir el tamaño aproximadamente medio centímetro.

12. En la Cinta de opciones, en el grupo Vistas, haga clic en la parte superior del botón Ver y seleccione Vista Informes. El informe se muestra en la Vista Informes. Desplácese hacia abajo para ver todos los registros.

13. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.14. Introduzca Diseño de informe en el cuadro Nombre del informe y haga clic

en Aceptar.15. CIERRE el informe.

PAUSA. DEJE abierta la tabla para utilizarla en el siguiente ejercicio.

Puede agregar más de un campo al diseño de un informe al mismo tiempo. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en los que campos que desea agregar y a continuación arrástrelos al informe.

Aplicar un tema

Un tema aplica un conjunto de fuentes, colores y diseños predefinidos a un informe. Puede aplicar un tema a un informe en la Vista presentación. La galería Temas muestra una variedad de diseños. Después de hacer clic en el diseño que desea, éste se aplica al informe. El formato instantáneo puede dar a su informe el aspecto profesional que desea.

APLICAR UN TEMA

Para aplicar un tema, haga clic en el botón Temas, que se encuentra en la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de informe, en el grupo Temas, para mostrar la galería que tiene el mismo nombre. Puede seleccionar un diseño de la lista que aparece o de los temas guardados. También puede personalizar y guardar un tema basado en el informe actual. Puede hacer clic en el botón Colores y seleccionar un color de esquema del menú, para actualizar el color de tema actual e incluso puede crear nuevos colores de tema. También puede hacer clic en el botón Fuente y seleccionar un esquema de fuente, ya sea para actualizar la fuente de tema aplicada o para crear nuevas fuentes de tema. En este ejercicio aplicará un tema al informe Habitaciones y modificará las fuentes.

Figura 6 - 13Campos que se movieron


¿Cómo se crea un informe en la Vista Diseño?- 5.1.2.

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En la Lección 8 aprenderá a agregar controles a informes en la Vista Diseño.

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Lección 6 | 167

Aplicar un tema

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA el informe Habitaciones. 2. En la Cinta de opciones, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del

botón Ver. Del menú seleccione Vista Presentación.3. En la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de informe, en el grupo

Temas, haga clic en el botón Temas. Aparece una galería que contiene temas predefinidos para informes.

4. En la séptima fila, segunda columna, haga clic en el diseño Metro para aplicar el formato al informe, como se muestra en la Figura 6-14.

5. En el grupo Temas, haga clic en el botón Fuentes. Del menú seleccione Papel periódico, como se muestra en la Figura 6-15. Se aplica al informe la nueva fuente del tema.

6. GUARDE el informe


Figura 6 - 14Galería Temas, con el tema Metro seleccionado

Figura 6 - 15Menú Fuentes con la fuente Papel periódico seleccionada

Tema Metro seleccionado

Fuente Papel periódico seleccionada


¿Cómo se aplica un tema a un informe? - 5.2.1

168 | Lección 6

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EN RESUMEN


Los informes ayudan a agrupar y resumir datos de diferentes maneras. Sin embargo, después de crear un informe, puede utilizar la Vista Presentación o la Vista Informes para encontrar fácilmente los datos. Por ejemplo, puede utilizar la Vista Presentación para ordenar de manera rápida la información de un campo a la vez u ordenar de manera más compleja utilizando el panel Agrupación, orden y total. También puede utilizar la Vista Presentación para filtrar los datos y ver únicamente aquellos registros basados en el criterio que especificó, o puede utilizar las vistas Presentación e Informes para buscar datos basados en cualquier término que haya señalado.

ORDENAR LOS DATOS DE UN INFORME

Al momento de ordenar, organiza los datos en una secuencia específica, ya sea en orden alfabético o puede acomodar los números de mayor a menor. Por ejemplo, puede organizar una lista de clientes alfabéticamente por Apellido o por Id del cliente. Existen diferentes manera de ordenar datos, ya sea haciendo clic en los botones en la Cinta de opciones, haciendo clic derecho y seleccionando comandos del menú contextual o utilizando el panel Agrupación, orden y total. En este ejercicio ordenará los datos de un informe utilizando la Cinta de opciones, el menú contextual y el panel Agrupación, orden y total. Ordenar datos en un informe es similar a ordenar datos en una tabla. En la Vista Presentación, seleccione el campo que desea ordenar y haga clic en el botón Ascendente o Descendente, el cual que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. Haga clic en el botón Quitar orden para quitar todos los criterios de ordenación ya realizados. Puede ordenar tantos campos como desee, considerando uno a la vez.

También puede ordenar fácilmente datos haciendo clic derecho en un campo y eligiendo el tipo de ordenación que desea aplicar del menú contextual. Los comandos para ordenar que aparecen en el menú contextual varían dependiendo del tipo de datos en el campo. Para texto, debe elegir Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A, para números debe elegir Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor y para fechas debe elegir Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de más reciente a más antiguo.

El panel Agrupación, orden y total le da más opciones de ordenación. Puede utilizar este panel para especificar el criterio de ordenación o para ver los resultados de la ordenación utilizando el menú contextual. Para especificar un criterio de ordenación, haga clic en el botón Agregar un orden y seleccione un campo del menú emergente. Haga clic en el menú desplegable para especificar el tipo de ordenación que desea aplicar. Haga clic en el botón Más opciones para mostrar comandos adicionales y crear ordenaciones detalladas. Haga clic en el botón Menos opciones para regresar a las opciones de ordenación básicas.

Para eliminar una ordenación en el panel Agrupación, orden y total, haga clic en el botón Eliminar que se encuentra al final de la línea de ordenación.

Ordenar los datos de un informe

UTILICE el informe que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. En la ficha Inicio en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver. Del

menú seleccione Vista Presentación.2. Haga clic en el encabezado de la columna Nombre de habitación. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ascendente.

La columna se ordena de manera alfabética ascendentemente.4. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.

Se borra el criterio de ordenación.

XREF

La Lección 3 contiene más información sobre cómo ordenar los datos de una tabla.

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La Lección 5 contiene más información sobre cómo ordenar los datos de un formulario.

XREF

La Lección 7 contiene más información sobre cómo ordenar los datos de una consulta.

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Lección 6 | 169

5. Haga clic derecho en el encabezado Nombre de habitación. Aparece el menú contextual.

6. Seleccione Ordenar de Z a A, se ordena la columna de esa forma, como se muestra en la Figura 6-16.

7. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden. Se borra el criterio de ordenación.

8. En la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de informe, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Agrupar y ordenar. Aparece el panel Agrupación, orden y total en la parte inferior de la pantalla, como se muestra en la Figura 6-17

9. En el panel Agrupación, orden y total, haga clic en el botón Agregar un orden.10. De la lista de campos, haga clic en el campo Nombre de habitación. Observe que el

campo se ordenó de manera ascendente de modo predeterminado y que se agregó una línea para describir la ordenación.

11. Haga clic en la flecha despegable que se encuentra a un lado de con A en la parte superior y del menú seleccione con Z en la parte superior, como se muestra en la Figura 6-18. El campo se ordena en orden descendente.

Figura 6 - 16Menú contextual

Figura 6 - 17Panel Agrupación, orden y total

Figura 6 - 18Orden mostrado en el panel Agrupación, orden y total


¿Cómo se ordenan datos de un informe? - 5.6.2

Seleccione la opción Ordenar de Z a A para ordenar de manera ascendente

Panel Agrupación, orden y total

Menú nombre del campo

Botón Más opciones Línea de orden Botón Eliminar

Menú de criterios de ordenación

170 | Lección 6

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TOME NOTA

TOME NOTA

12. Haga clic en el botón Más en la línea de ordenación. Observe las opciones disponibles para personalizar una ordenación.

13. Haga clic en el botón Eliminar. Automáticamente se borra la ordenación.14. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Agrupar

y ordenar. Se cierra el panel Agrupación, orden y total.15. GUARDE el informe.


FILTRAR DATOS DE UN INFORME Un filtro muestra sólo los datos que cumplen con los criterios que ha especificado y oculta el resto. Éste no modifica los datos de la tabla o el diseño del informe. Después de que borra un filtro, todos los registros se vuelven a mostrar. Filtrar datos en la Vista Presentación de un informe es muy similar a filtrar datos en una tabla. Puede aplicar filtros comunes utilizando los comandos en el grupo Ordenar y filtrar o haciendo clic derecho en un campo y seleccionando un filtro del menú contextual. Los filtros disponibles en el menú contextual varían dependiendo del tipo de datos en el campo. Sólo se puede aplicar a un campo un filtro a la vez. Sin embargo, puede especificar un filtro diferente para cada campo. En este ejercicio filtrará un informe utilizando un filtro personalizado y también filtrará por selección.

Pude alternar entre las vistas filtrado y sin filtro, utilizando el botón Alternar filtro. Para quitar un filtro de un campo, haga clic derecho en el campo y seleccione el comando Quitar filtro de “nombre del campo”. Para quitar todos los filtros de manera permanente, seleccione el comando Borrar todos los filtros que se encuentra en el menú Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar.

Si guarda un informe (u otro objeto) mientras está aplicado un filtro, éste estará disponible la próxima vez que lo abra. Si desea abrir el informe y ver el filtro ya aplicado, establezca la propiedad FiltrarAlCargar en Sí.

También puede filtrar por selección en un informe. Por ejemplo, si desea ver sólo las reservaciones para la fecha 13/12/11, seleccione esa fecha en el campo Fecha de entrada y haga clic en el botón Selección. Esa fecha aparecerá en el menú para que pueda seleccionar Igual a 13/12/11, No es igual a 13/12/11, etc. También puede acceder a estos comandos en el menú contextual, haciendo clic derecho en el valor.

Si necesita aplicar un filtro que no está en la lista de filtros comunes, puede introducir un filtro avanzado utilizando el comando Filtro avanzado/Ordenar en el menú Avanzadas. Necesitará estar familiarizado con la escritura de expresiones, las cuales son similares a las fórmulas y conocer los criterios que debe especificar cuando diseña una consulta.

Filtrar los datos en un informe

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior.1. Haga clic en el encabezado de la columna Ubicación para seleccionarlo.2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Filtro.

Aparece un menú.3. Haga clic en Filtros de texto para desplegar el siguiente menú. Seleccione

Empieza por..., como se muestra en la Figura 6-19. Aparece el cuadro Filtro personalizado.

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La Lección 3 contiene más información sobre cómo filtrar registros en una tabla.

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La Lección 5 contiene más información sobre cómo filtrar datos en un formulario.

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La Lección 7 contiene más información sobre cómo filtrar datos en una consulta.

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Lección 6 | 171

4. Introduzca el número 1 dentro del cuadro Filtro personalizado y haga clic en Aceptar. Los datos se filtran para mostrar sólo las habitaciones en el primer piso.

5. Haga clic en el botón Alternar filtro. El informe regresa a su estado original sin filtro.

6. En el campo Tamaño de cama, haga clic en King, que se encuentra en la segunda fila.

7. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Selección. Elija Igual a “King”. Los datos se filtran para mostrar sólo las habitaciones con camas de tamaño King.

8. Haga clic derecho en el encabezado Tamaño de cama. Aparece un menú contextual. Observe que el filtro Igual a “King” y los otros filtros del menú Selección también están disponibles en el menú contextual, que se muestra en la Figura 6-20.

9. Del menú seleccione Quitar filtro de Tamaño de cama. Se borra el filtro.10. GUARDE y CIERRE el informe Habitaciones.


Figura 6 - 19Menú Filtros de texto



¿Cómo se filtran los datos de un informe? - 5.6.3


¿Cómo se aplican y quitan filtros? - 5.6.4

172 | Lección 6

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TOME NOTA

BUSCAR DATOS EN UN INFORME

Cuando desea buscar rápidamente registros en un informe, puede utilizar el comando Buscar, el cual, como su nombre lo indica, busca en todos los registro cualquier término que haya especificado. Es probable que en ocasiones necesite buscar registros en un informe de manera rápida, mientras se encuentra en la Vista Informes o en la Vista Presentación, para hacer esto puede utilizar el comando Buscar que se encuentra en el grupo Buscar de la ficha Inicio. En este ejercicio buscará datos en la Vista Informes utilizando el comando Buscar.

En la Lección 3 tuvo una visión general del comando Buscar aplicado a tablas. Cuando se hace clic en el comando Buscar, como sucede con las tablas en la Vista Hoja de datos, aparece el cuadro de diálogo Buscar en donde puede introducir criterios de búsqueda, establecer opciones desde donde le gustaría que Access buscara la información y establecer datos para buscar coincidencias, así como otras opciones de búsqueda. Puede buscar rápidamente registros que coincidan con el término de búsqueda y ver varias incidencias, sin embargo, recuerde que no puede modificar los registros de datos de un informe, así que tampoco puede reemplazar los datos que encontró.

No puede utilizar el comando Buscar cuando se encuentra en la Vista Diseño.

También puede utilizar el comando Buscar en tablas, formularios y consultas.

Buscar datos en un informe

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. Abra el informe Habitaciones.2. En la Cinta de opciones, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del

botón Ver. Del menú seleccione Vista Informes.3. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en el botón Buscar. Aparece el

cuadro de diálogo Buscar, como se muestra en la Figura 6-21.

4. Introduzca en el cuadro Buscar la palabra King y en el cuadro Buscar en, seleccione Documento actual, si es necesario.

5. Haga clic en el botón Buscar siguiente. Access resalta la primera incidencia de la palabra ‘King’ en el informe. Continúe haciendo clic en el botón Buscar siguiente hasta que Access indique que ha terminado de buscar registros. Haga clic en Aceptar y cierre el cuadro de diálogo Buscar.

6. CIERRE la tabla. CIERRE la base de datos.

DETÉNGASE. CIERRE Access.

También puede acceder al comando Buscar presionando Ctrl+F en el teclado.

OTRA MANERA


¿Cómo se utiliza el comando Buscar? - 5.6.1

Figura 6 - 21Cuadro de diálogo Buscar

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En la Lección 3 aprendió sobre el comando Buscar.

| 173


Crear informes Utilizar el Asistente para informes Utilizar las Herramientas de diseño de informes

5.1.3

5.1.2

Aplicar un tema Aplicar un tema 5.2.1


Utilizar los comandos de ordenUtilizar los comandos para filtrar Utilizar tipos de Vista Utilizar el comando Buscar

5.6.25.6.35.6.45.6.1


RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2 Columna 1 Columna 21. Informe a. Organiza los datos en un orden específico.2. Origen de registros b. Muestra los datos que cumplen con los criterios que ha especificado y oculta el resto.3. Asistente para informes c. Una lista de campos disponibles para agregar a un informe.4. Panel Lista de campos d. Un objeto de base de datos que se utiliza para organizar y mostrar datos de tablas y consultas.5. Detalle e. Encuentra datos en un objeto abierto como una tabla, consulta o informe.6. Tema f. La tabla o consulta que proporciona los datos que se utilizan para generar un informe.7. Ordenar g. El modo en que se muestra un informe en la Vista Diseño.8. Filtrar h. Lo guía a través de una serie de preguntas y luego genera un informe basado en sus respuestas. 9. Cuadrícula de diseño i. La sección de un informe que incluye el cuerpo de éste. 10. Comando Buscar. j. Un formato predefinido que aplica a cualquier informe en la Vista Presentación.


V F 1. Un informe sencillo contiene todos los campos en una tabla o consulta. V F 2. Los datos de un informe se pueden modificar.V F 3. El botón Informe sirve para generar un informe basado en la tabla o consulta seleccionada. V F 4. En el Asistente para informes puede saltarse pasos, como los pasos de ordenación y agrupamiento, haciendo clic en el botón Siguiente. V F 5. Puede arrastrar un campo del panel Lista de campos a la cuadrícula de diseño para agregarlo al informe. V F 6. La Vista Presentación le da el mayor número de opciones para crear un informe ya que le muestra la estructura subyacente del informe. V F 7. Los temas cambian el ancho de las columnas.V F 8. Un filtro se puede guardar junto con un informe.V F 9. En el panel Agrupación, orden y total se puede especificar el criterio de ordenación o ver los resultados de una ordenación utilizando el menú contextual. V F 10. El botón Alternar filtro quita un filtro de forma permanente.


174 |


Proyecto 6-1: Informe del equipo de fútbolNecesita una copia de la lista del equipo de fútbol para imprimirla y llevarla al trabajo. Cree un informe sencillo y aplique un tema.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Equipo_de_fútbol.2. GUARDE la base de datos con el nombre Equipo_de_fútbolXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Haga clic en la tabla Lista para abrirla.4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Informe. Se crea un nuevo informe.5. Cambie el tamaño de todos los campos, para que todos ocupen una sola página.6. En la ficha Diseño, en Herramientas de presentación de informe, en el grupo Temas, haga clic en el botón

Temas.7. Seleccione el formato llamado Opulento que se encuentra en la octava fila de la primera columna.8. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Aparece el cuadro de diálogo

Guardar como con el nombre Lista en él. Haga clic en Aceptar para confirmar ese nombre para el informe.9. CIERRE el informe.10. CIERRE la base de datos.


Proyecto 6-2: Informe de inventario del Café FourthEn su trabajo en Café Fourth, es responsable de mantener el inventario de café. Cree un informe para ver el inventario y prepararse para el siguiente pedido.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Café.2. GUARDE la base de datos con el nombre CaféXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Haga clic en la tabla Inventario de café en el Panel de navegación para seleccionarla.4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Asistente para informes. Aparece el primer

paso del Asistente para informes.5. Haga clic en la flecha doble >> para mover todos los campos a la lista Campos seleccionados y haga clic en

Siguiente.6. Haga clic en el campo Fecha de pedido programada y en la flecha > para indicar el campo como nivel de

agrupamiento y enseguida haga clic en Siguiente.7. En el paso de criterios de ordenación, haga clic en la primera flecha desplegable, seleccione Libras y haga

clic en Siguiente >.8. Mantenga los valores predeterminados como están en el cuadro de distribución y haga clic en Siguiente >.9. Haga clic en Finalizar. Automáticamente se crea el informe.10. CIERRE el informe.11. CIERRE la base de datos.



Proyecto 6-3: Informe de reservaciones de Casa del Esquí Alpino. Cada semana el movimiento en Casa del Esquí Alpino es diferente. Algunas veces la posada está llena de huéspedes y en ocasiones sólo están ocupadas pocas habitaciones. Cree un informe para mostrar los huéspedes que se esperan en las próximas semanas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Casa_Alpino.2. GUÁRDELA con el nombre Casa_AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Utilice el Asistente para informes para crear un informe de la tabla Reservaciones, el cual incluya los campos

Habitación, Fecha de entrada y Fecha de salida.4. Agrupe el informe por habitación y ordénelo de manera ascendente por Fecha de entrada.

| 175

5. Utilice la distribución En pasos y la orientación Vertical. 6. Asigne el nombre Reservaciones de diciembre al informe y finalice el asistente.7. Cámbiese a la Vista Diseño y aumente el ancho del encabezado del informe.8. Aplique el tema Fundición. 9. GUARDE y CIERRE la tabla. 10. CIERRE la base de datos.


Proyecto 6-4: Informe de la Juguetería El balón en Vista DiseñoEl departamento de manufactura de la Juguetería El Balón necesita información en resumen de cada juguete que está en el inventario. Cree un informe en la Vista Diseño para mostrar la información solicitada

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Juguetería_El_Balón y guárdelo como Juguetería_El_BalónXXX (donde XXX son

sus iniciales).2. Haga doble clic en la tabla Inventario en el Panel de navegación para seleccionarla.3. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Diseño de informe.4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Agregar campos existentes. Aparece el

panel Lista de campos.5. Coloque los campos de la tabla Inventario dentro de la cuadrícula de diseño y ajuste los anchos de los campos,


6. GUARDE el informe con el nombre Resumen de juguetes.7. CIERRE el informe.

DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


Proyecto 6-5: Filtrar, ordenar y buscar registros en el informe de la Juguetería El balónSe acaba de surtir un pedido muy grande en la Juguetería El Balón, por lo que se necesitan agregar los nuevos artículos al inventario. Cree un informe que muestre esta información.

La base de datos Juguetería_El_BalónXXX debe estar abierta

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Defina la tabla Inventario como el origen de registros para el nuevo informe.2. Cree un informe sencillo.3. Apliquele el tema Equidad.4. Ordene el informe de manera ascendente por el campo Descripción.5. Haga clic en la cuarta fila del campo En existencia, el cual contiene el número 10.6. Filtre por selección para mostrar los campos con 10 o menos artículos en existencia.

Figura 6 - 22El informe de Juguetería El Balón en la Vista Diseño

176 |

7. Haga clic en el encabezado de campo En existencia y ordene el campo de forma ascendente.8. Borre todos los criterios de ordenación.9. Borre todos los filtros.10. Busque todas las incidencias de la palabra Auto. 11. GUARDE el informe con el nombre Inventario.12. CIERRE el informe.13. CIERRE la base de datos.


Proyecto 6-6: Informe del proyecto ÁngelEl proyecto Ángel de la escuela ha comenzado. La información de los niños “ángeles” debe ser distribuida a los alumnos de las clases del jardín de niños y la información de las niñas “ángeles” necesita distribuirse a las alumnas. Cree un informe con filtros que muestre la información de los niños y las niñas por separado.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Proyecto_Ángel.2. GUARDE la base de datos con el nombre Proyecto_ÁngelXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Defina la tabla Lista como el origen de registros para un nuevo informe.4. Utilice el Asistente para informes para crear un informe con todos los campos.5. Sáltese los pasos de agrupación y criterios de ordenación y seleccione una distribución Tabular y una

orientación Vertical. 6. Asigne el nombre Necesidades y deseos de los ángeles al informe.7. Cámbiese a la Vista Presentación y ajuste los anchos de campo según sea necesario, para que todos los

datos sean visibles en la pantalla y quepan en una sola página, y aplique el tema Viajes.8. Abra el panel Agrupación, orden y total.9. Ordene el informe de manera ascendente por Edad.10. Cree un filtro para mostrar sólo la información para el sexo Masculino.11. Alterne el filtro y cree uno nuevo para mostrar sólo la información para el sexo Femenino.12. GUARDE y CIERRE el informe.13. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Busque en Internet al menos cinco paquetes vacacionales de ensueño y cree una tabla de base de datos que incluya la ubicación, nombre, costo y actividades favoritas de cada hotel. Después de crear la tabla, utilice el Asistente para informes para crear un informe de aspecto profesional que muestre sus datos.

Crea

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Lección 7 | 177

Lección 7Crear y modificar

consultas

178 | Lección 7

Crea

r y m

odifi

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onsu

ltas

Lección 7Crear y modificar consultas



Crear una consulta Crear una consulta de selección

4.1.1

Modificar una consulta Utilizar el comando Mostrar tabla Quitar una tabla de una consultaUtilizar las opciones Ordenar y Mostrar

4.2.14.2.24.3.4

Ordenar y filtrar datos en una consulta

Utilizar las opciones Ordenar y mostrar4.3.4

Consulta de parámetrosConsulta de selección

Criterio de consultaLista de campos

Trabaja para Viento del Norte Comerciantes, una compañía fabricante de indumentaria de montañismo , dedicada a crear productos de alta calidad y técnicamente innovadores. La compañía tiene un programa llamado Amigos de la Industria que ofrece privilegios de compra a los empleados, así como a otros profesionales y amigos que califican para pertenecer al programa. Como el Coordinador de operaciones, está encargado de aprobar las solicitudes de inscripción al programa e introducir la información relacionada dentro de la base de datos. A menudo necesita extraer datos específicos de la base de datos. En esta lección aprenderá a crear consultas de una sola tabla (incluyendo una consulta sencilla y una consulta para búsqueda de duplicados) y a crear consultas a partir de varias tablas, incluyendo una consulta para la búsqueda de registros no coincidentes. Así mismo, aprenderá a modificar una consulta agregando una tabla, a quitar una tabla y agregar criterios a una consulta. Y aprenderá a ordenar y filtrar datos en una consulta.

Términos clave

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GRUPO CONSULTAS El grupo Consultas (Figura 7-1), en la ficha Crear, contiene los comandos que se utilizan para crear consultas. El botón Asistente para consultas inicia el Asistente, el cual le ayuda a crear una consulta sencilla, una consulta de tabla de referencias cruzadas, una consulta para búsqueda de duplicados o una consulta de búsqueda de no coincidentes. El botón Diseño de consulta le permite establecer una nueva consulta en blanco en la Vista Diseño. Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

Figura 7 -1Grupo Consultas

Crea una nueva consulta en blanco en la Vista Diseño

Inicia el Asistente para consultas

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EN RESUMEN

Crear una consulta

Una consulta es un conjunto de instrucciones que se utiliza para trabajar con datos. Crear una consulta es como hacerle una pregunta a la base de datos. Así, con base en las instrucciones, la consulta provee las respuestas. Los resultados devueltos pueden ser ordenados, agrupados o filtrados. Una consulta también puede crear, copiar, eliminar o cambiar los datos. Una consulta de selección es el tipo más básico de consulta de Access. Ésta crea subconjuntos de datos que pueden utilizarse para responder preguntas específicas o suministrar datos a otros objetos de base de datos. Los datos se muestran en la Vista Hoja de datos, sin cambios. Una consulta es una herramienta de base de datos poderosa y versátil. Las consultas pueden diferir de los comandos para ordenar y filtrar en que pueden guardarse para utilizarse más adelante y además pueden extraer datos de varias tablas o consultas.

CREAR UNA CONSULTA A PARTIR DE UNA TABLA

Una consulta puede obtener sus datos de una o más tablas, de consultas existentes o de una combinación de ambas. Las tablas o consultas de las cuales una consulta obtiene sus datos, se les conocen como su origen de registros. Cuando una tabla provee la información que necesita, puede crear una consulta de selección sencilla utilizando el Asistente para consultas. También puede utilizar una consulta para buscar registros con valores de campo duplicados en una sola tabla. En este ejercicio creará una consulta de selección simple que busque datos en una sola tabla.

Para crear una consulta de selección sencilla, haga clic en el botón Asistente para consultas que se encuentra en el grupo Consultas de la ficha Crear. Haga clic en Asistente para consultas sencillas y a continuación en Aceptar. Especifique la tabla que desea utilizar como el origen de registros y los campos que desea mostrar. Asigne un nombre a la consulta y haga clic en Finalizar. Cuando cierra la consulta, ésta se guarda automáticamente.

Para ejecutar una consulta después de que ha sido creada, simplemente haga doble clic en el Panel de navegación para abrirla en la Vista Hoja de datos y ver los resultados.

Crear una consulta sencilla

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Viento_del_Norte de los archivos de datos para esta

lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Viento_del_NorteXXX (donde XXX

son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para

consultas. Aparece el cuadro de diálogo Nueva consulta, como se muestra en la Figura 7-2.

Figura 7 -2Cuadro de diálogo Nueva consulta

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TOME NOTA

4. Haga clic en Asistente para consultas sencillas y a continuación en Aceptar. Aparece el Asistente para consultas sencillas, como se muestra en la Figura 7-3.

5. En la lista desplegable Tablas/Consultas debe estar seleccionada la Tabla: Empleados Si no es así, selecciónela.

6. Debajo de Campos disponibles, haga doble clic en Apellidos, Nombre, Dirección de correo electrónico, Teléfono móvil y Cargo para moverlos a la lista Campos seleccionados.

Para quitar un campo de la lista Campos seleccionados, haga doble clic en él. Esta acción regresa el campo a la lista Campos disponibles.

7. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el segundo paso del Asistente para consultas sencillas, como se muestra en la Figura 7-4.

8. Asigne el nombre Consulta de contactos de empleados a la consulta. Debe estar seleccionada la opción Abrir la consulta para ver información de manera predeterminada.

9. Haga clic en el botón Finalizar para aceptar los ajustes y completar la consulta. Se abre la Consulta de contactos de empleados, como se muestra en la Figura 7-5. Los resultados muestran todos los registros, para los cinco campos que especificó en el Asistente para consultas.

Figura 7 -3Asistente para consultas sencillas, paso 1

Figura 7 -4Asistente para consultas sencillas, paso 2


¿Cómo se crean las consultas de selección? - 4.1.1

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10. Haga clic en el botón Cerrar en la ventana Consulta de contactos de empleados para cerrar la consulta.


CREAR UNA CONSULTA DE BÚSQUEDA DE DUPLICADOS

Como regla general, se deben de eliminar los datos duplicados de una base de datos, siempre que sea posible, con el fin de reducir costos y aumentar la exactitud de los datos. El primer paso en este proceso es encontrar los datos duplicados. Dos o más registros se consideran duplicados cuando todos los campos en los resultados de su consulta contienen los mismos valores. Si difieren los valores de incluso uno solo de los campos, cada registro es único. En este ejercicio utilizará el Asistente para búsqueda de duplicados para encontrar registros duplicados.

También puede utilizar el Asistente para búsqueda de duplicados para buscar registros que contengan valores de campo coincidentes. Debe incluir el campo o los campos que identifican cada registro de manera única, esta especificación normalmente es la clave principal. La consulta devuelve los registros coincidentes donde los valores en los campos establecidos coinciden caracter por caracter.

Crear una consulta de búsqueda de duplicados

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para

consultas. Aparece el cuadro de diálogo Nueva consulta.2. Haga clic en Asistente para búsqueda de duplicados y a continuación en

Aceptar. Aparece el Asistente para consultas de buscar duplicados, como se muestra en la Figura 7-6.

Figura 7 -5Consulta de selección sencilla

Figura 7 -6Asistente para búsqueda de duplicados, paso 1

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3. Haga clic en Tabla: Amigos de la industria y después en Siguiente >. Aparece el paso que sigue del Asistente para consultas de buscar duplicados, como se muestra en la Figura 7-7.

4. Haga doble clic en Apellidos, Nombre y Dirección de correo electrónico para moverlos a la lista Campos con valores duplicados. Estos son los campos que cree podrían contener información duplicada.

5. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso que se muestra en la Figura 7-8. Este paso le pregunta si desea mostrar los otros campos del registro duplicado junto a los datos duplicados.

6. Haga doble clic en Organización y Referido por para moverlos a la lista Campos de consulta adicional.

7. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso final del Asistente para consultas de buscar duplicados, que se muestra en la Figura 7-9.

Figura 7 -7Asistente para búsqueda de duplicados, paso 2

Figura 7 -8Asistente para búsqueda deduplicados, paso 3

Figura 7 -9Asistente para búsqueda deduplicados, paso final

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8. Asigne el nombre Duplicados de amigos de la industria a la consulta y haga clic en Finalizar. Se abre la consulta mostrando los registros duplicados de la tabla, como aparece en la Figura 7-10.

9. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Duplicados de amigos de la industria para cerrar la consulta.


CREAR UNA CONSULTA BASADA EN VARIAS TABLAS

Si los datos que necesita están distribuidos en más de una tabla, puede crear una consulta que combine la información de varios orígenes. También puede crear una consulta que busque registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra. Cuando necesite incluir varias tablas en su consulta, puede utilizar el Asistente para consultas sencillas, para crear una consulta a partir de una tabla primaria y de una tabla relacionada. El proceso es similar a crear una consulta a partir de una sola tabla, excepto que incluye campos de otras tablas. En este ejercicio creará una consulta simple para mostrar datos relacionados de dos tablas.

En ocasiones, el utilizar datos de una tabla relacionada puede ayudar a hacer los resultados de una consulta más entendibles y útiles. Por ejemplo, en esta actividad podría extraer, el nombre de los amigos de la industria y el empleado que los refirió. Pero para obtener más información de los empleados que sugieren, necesita extraer los datos de la tabla relacionada Empleados.

Antes de crear una consulta a partir de varias tablas, primero debe asegurarse de que las tablas tengan una relación definida en la ventana Relaciones. Una relación aparece como una línea que conecta a las dos tablas de acuerdo a un campo común. Puede hacer doble clic en una línea de relación para ver los campos de las tablas que están conectados.

Crear una consulta basada en varias tablas

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Empleados: Tabla para abrirla.2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en

el botón Relaciones para mostrar la relación de la tabla, como se muestra en la Figura 7-11 (si es necesario haga clic en el botón Mostrar todas las relaciones, que se encuentra en el grupo Relaciones, para mostrar las relaciones). Observe que la tabla Empleados está relacionada con la tabla Amigos de la industria, como lo indica la línea de relación que conecta por ambas tablas.

Figura 7 -10Consulta Duplicados de Amigosde la industria

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3. En la Cinta de opciones, haga clic en el botón Cerrar, en el grupo Relaciones

(si aparece un cuadro indicándole guardar los cambios, seleccione Sí). De la misma manera haga clic en el botón Cerrar en la ficha Empleados para cerrar esta tabla.

4. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas, para abrir el cuadro de diálogo Nueva consulta.

5. Haga clic en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar para mostrar el Asistente para consultas sencillas.

6. En la lista desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Amigos de la industria.7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Apellidos, Nombre y Referido

por para moverlos a la lista Campos seleccionados.8. En la lista desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Empleados. 9. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Cargo y en Dirección de

correo electrónico para moverlos a la lista Campos seleccionados.10. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el paso que sigue, como se

muestra en la Figura 7-12. La opción Detalle debe estar seleccionada.

11. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el paso final como se muestra en la Figura 7-13.

Figura 7 -11Relaciones de la tabla Empleados

Figura 7 -12Asistente para consultas sencillas para varias tablas

Figura 7 -13Asistente para consultas sencillas para varias tablas, paso final

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Si desea que su consulta realice funciones de agregado, seleccione una consulta de resumen. Aprenderá más sobre las funciones de agregado en la Lección 12.

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12. Haga clic en el botón Finalizar para aceptar los ajustes predefinidos y mostrar la consulta, como aparece en la Figura 7-14. Esta consulta muestra el Apellido, Nombre, Cargo y Dirección de correo electrónico del empleado que refirió a cada amigo de la industria.

13. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Amigos de la industria Consulta para cerrarla.


BUSCAR REGISTROS NO COINCIDENTES

Para ver sólo los registros de una tabla que no tienen un registro coincidente en otra, puede crear un Consulta de buscar no coincidentes. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas y a continuación seleccione Asistente búsqueda de no coincidentes, para iniciar el Asistente. En este ejercicio realizará una consulta para buscar registros no coincidentes y así mostrar los empleados que no son Stamford.

Buscar registros no coincidentes

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para

consultas. Aparece el cuadro de diálogo Nueva consulta.2. Haga clic en Asistente búsqueda de no coincidentes y enseguida en Aceptar.

Aparece el Asistente para consultas de buscar no coincidentes, como se

muestra en la Figura 7-15.

Figura 7 -14Consulta Amigos de la industria

Figura 7 -15Asistente para consultas de buscar no coincidentes, paso 1

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En la Lección 3 aprendió a definir y modificar relaciones de tabla.

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3. La Tabla: Empleados debe estar seleccionada, si no es así selecciónela. Esta tabla contiene los registros que desea mostrar. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el paso que sigue en el Asistente para consultas de buscar no coincidentes, como aparece en la Figura 7-16.

4. Seleccione Tabla: Empleados de Stamford, para seleccionar la tabla que está relacionada con la tabla Empleados y que contiene los registros que no desea mostrar. Haga clic en el botón Siguiente > para abrir el paso que se muestra en la Figura 7-17.

5. Haga clic en Dirección de correo electrónico en la lista Campos en ‘Empleados’. Y seleccione Dirección de correo electrónico en la lista Campos en ‘Empleados de Stamford’. Haga clic en el botón <=> para mostrarlos en el cuadro Campos coincidentes. Estos campos contienen datos que se encuentran en ambas tablas.

6. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el paso que sigue, que se muestra en la Figura 7-18.




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7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Apellidos, Nombre, Cargo y Ciudad para moverlos a la lista Campos seleccionados.

8. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el paso final del Asistente para consultas de buscar no coincidentes, que se muestra en la Figura 7-19.

9. Haga clic en el cuadro que se encuentra en la parte superior y cambie el nombre de la consulta por Empleados que no son de Stamford. Haga clic en el botón Finalizar. Se abre la consulta, como se muestra en la Figura 7-20.

10. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Empleados que no son de Stamford para cerrar la consulta.



FICHA DISEÑO

Al cambiarse a la Vista Diseño puede acceder a todas las herramientas que necesita para modificar su consulta a través la ficha contextual Diseño en Herramientas de consulta, como se muestra en la Figura 7-21. Refiérase a esta figura en esta lección y a lo largo del libro.

Realiza las acciones que se especifican

en una consulta

Selecciona y muestra registros de la base de

datos

Agrega registros a una tabla existente

Selecciona los registros de la base de datos y los guarda

como una nueva tabla

Convierte a una consulta de tabla de referencias cruzadas

Elimina la información coincidente de una

tabla existente

Actualiza los datos en una tabla

existente

Muestra únicamente los registros que contienen los valores numéricos

superiores o inferiores

Muestra u oculta los totales de columna en los resultados de

la consulta

Define los parámetros que se deben introducir para

abrir la consulta

Figura 7 -19Asistente para consultas de buscar no coincidentes, paso final

Figura 7 -20Consulta Empleados que no son de Stamford

Figura 7 -21Ficha Diseño

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EN RESUMEN

Modificar una consulta

Se puede modificar una consulta en la Vista Diseño independientemente de la forma en que fue creada. Puede agregar o quitar una tabla, agregar o quitar campos, o agregar criterios para perfeccionar los resultados de la consulta.

AGREGAR UNA TABLA A UNA CONSULTA

Para agregar una tabla a una consulta, debe estar en la Vista Diseño. En el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño, en Herramientas de consulta, haga clic en el botón Mostrar tabla, para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Hay una ficha que contiene las tablas de la base de datos, una ficha que contiene las consultas y una ficha que muestra ambas. Seleccione el objeto que desea agregar a la consulta y haga clic en el botón Agregar. Si agrega una segunda copia de una tabla a la consulta, ésta se identifica con un “1” en el título. En este ejercicio agregará tablas adicionales a una consulta utilizando el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Agregar una tabla a una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación haga doble clic en Amigos de la industria Consulta

en el para abrirla.2. En la ficha Inicio, en el menú Vistas, haga clic en la parte inferior del botón

Ver y a continuación elija Vista Diseño. La consulta aparece en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 7-22.

3. En el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño, en Herramientas de consultas, haga clic en el botón Mostrar tabla para abrir el cuadro de diálogo Mostrar tabla, que se muestra en la Figura 7-23.

Figura 7 -22Consulta en Vista Diseño

Figura 7 -23Cuadro de diálogo Mostrar tabla

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4. Haga clic en Amigos de la industria y después en el botón Agregar. Se agrega una segunda copia de la tabla Amigos de la industria a la tabla, como indica el número “1” en el título, vea la Figura 7-24.

5. Haga clic en Empleados de Stamford y en el botón Agregar. Se agrega la tabla a la consulta.

6. Haga clic en el botón Cerrar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla.


QUITAR UNA TABLA DE UNA CONSULTA Para quitar una tabla de una consulta, primero tiene que abrirla desde la Vista Diseño. Después, en la parte superior de la consulta, en la Vista Diseño, seleccione la tabla que desea quitar haciendo clic en cualquier parte de su lista de campos (una lista de campos es una ventana que enlista todos los campos en el origen de registros subyacente u objeto de base de datos) y luego presione la tecla Supr. Considere que la tabla se quita de la consulta, pero no se elimina de la base de datos. En el siguiente ejercicio eliminará una tabla de una consulta.

Quitar una tabla de una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en cualquier parte de la lista de campos Amigos de la industria_1.2. Presione la tecla Supr para eliminar la tabla.3. Haga clic en cualquier parte de la lista de campos Empleados de Stamford.4. De la misma manera, presione la tecla Supr para eliminar la tabla.5. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Amigos de la industria Consulta para

cerrarla. Si aparece un mensaje preguntándole si desea guardar los cambios, haga clic en Sí.


AGREGAR CRITERIOS A UNA CONSULTA

No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, puede agregar criterios a una consulta cuando la diseñe. Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que desea incluir en el resultado de una consulta. Un criterio es similar a una fórmula. Algunos criterios son sencillos ya que incluyen referencias de campos y utilizan operadores básicos y constantes. Otros son complejos ya que incluyen referencias de campos y utilizan funciones y operadores especiales. Los criterios pueden verse muy diferentes unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo al que aplican y a sus requerimientos específicos. También puede realizar una consulta de parámetros, en la cual el usuario especifica interactivamente uno o más valores de criterio. Esta no es una consulta separada, sino que extiende la flexibilidad de otro tipo de consulta; por ejemplo, una consulta de selección, la cual solicitará al usuario un valor cuando se ejecute. En este ejercicio agregará criterios a una consulta para mostrar ciertos registros,

Figura 7 -24Segunda copia de la tabla en una consulta


¿Cómo se utiliza el comando Mostrar tabla? - 4.2.1


¿Cómo se quita una tabla de una consulta? - 4.2.2

El “1” indica que se agregó a la consulta una segunda

copia de la tabla

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utilizando la casilla de verificación Mostrar además creará y ejecutará una consulta de parámetro que le solicite al usuario el nombre de una ciudad y que muestre los registros coincidentes.

Para especificar uno o más criterios que limiten los registros que se muestran en el resultado de la consulta, abra ésta en la Vista Diseño. Seleccione el campo y el tipo de condición que desea especificar en la fila Criterios. Para ver los resultados, cámbiese a la Vista Hoja de datos. Los resultados mostrarán cada campo, incluyendo aquellos en donde se especifica el criterio.

En ocasiones es probable que desee mostrar solo algunos campos de los registros, los cuales coincidan con el criterio, para obtener una vista más consistente de los datos del resultado. En este caso, quite la selección de la casilla de verificación de la fila Mostrar, que se encuentra arriba de la fila Criterios, para aquellos campos que no desee que se muestren en los resultados. Los campos que decidió no mostrar, excepto el campo con el criterio, se quitarán de la Vista Diseño después de que cambie a la Vista Hoja de datos.

Agregar criterios a una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga doble clic en la Consulta de contactos de

empleados para abrirla.2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior el botón Ver

y enseguida en Vista Diseño.3. En la fila Criterios del campo Cargo, introduzca Como “*Gerente*”, tal y


4. En el grupo Resultados, de la ficha Diseño, en Herramientas de consultas, haga clic en el botón Ver y enseguida en Vista Hoja de datos. Los resultados de la consulta muestran todos los registros con la palabra “Gerente” en el campo Cargo, como se muestra en la Figura 7-26.

5. Regrese a la Vista Diseño.

Figura 7 -25Criterio de consulta

Figura 7 -26Resultados con aplicación de criterios de consulta

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6. En la fila Mostrar, debajo del campo Nombre, haga clic en la casilla de verificación Mostrar, para quitar la selección, como se muestra en la Figura 7-27, para no mostrar los datos del campo Nombre en los resultados de consulta.

7. Regrese a la Vista Hoja de datos. Observe que no aparece el campo Nombre. 8. Haga clic en el botón Cerrar, en la ficha Consulta de contactos de empleados

para cerrar la consulta. Cuando aparezca el mensaje indicando si desea guardar los cambios, haga clic en Sí.

9. En el Panel de navegación, haga doble clic en Empleados que no son de Stamford para abrir la consulta.

10. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver y enseguida haga clic en Vista Diseño.

11. En la fila Criterios, del campo Ciudad, introduzca [¿Ciudad?] como se muestra en la Figura 7-28.

12. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en la parte inferior del botón Ver y enseguida haga clic en Vista Hoja de datos. Aparece el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro, como se muestra en la Figura 7-29.

13. Introduzca la palabra Darien en el cuadro ¿Ciudad?.14. Haga clic en Aceptar. Se muestran en los resultados los registros para los

empleados que no viven en Stamford y que viven en Darien, como se muestra en la Figura 7-30.

Figura 7 -27Casilla de verificación Mostrar sin selección en el campo Nombre

Figura 7 -28Criterio de consulta de parámetros

Figura 7 -29Cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro


¿Cómo se utilizan las opciones de Mostrar? - 4.3.4

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La Tabla 7-1 muestra algunos ejemplos de criterios y explica el funcionamiento de cada uno. La Tabla 7-2 muestra los resultados de consultas obtenidos cuando se utiliza un criterio específico.

Criterios Descripción

>25 y <50 Este criterio se aplica a un campo Número, por ejemplo, un Inventario. Incluye sólo aquellos registros en los que el campo Inventario contiene un valor mayor que 25 y menor que 50.

DifFecha (“aaaa”, [FechaNacimiento], Fecha () ) > 21

Este criterio se aplica a un campo Fecha/Hora, como Fecha de nacimiento. Sólo se incluyen en el resultado de la consulta los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 21.

Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para mostrar los registros en los que el valor de campo es nulo.

Para incluir registro que… Utilice este criterio Resultado de la consulta

Coincidan exactamente con un valor, por ejemplo, Gerente.

“Gerente” Muestra los registros en los que el campo tiene el valor Gerente.

No coincidan con un valor, por ejemplo, Chicago.

No “Chicago” Muestra los registros en los que el campo tiene un valor distinto a Chicago.

Empiecen por la cadenaespecificada, por ejemplo, B.

Como B* Muestra los registros para el campo donde el valor empieza con “B,” como Boston, Bakersfield, etc.

No empiecen por la cadenaespecificada, por ejemplo, B.

No como B* Muestra los registros para el campo donde el valor empieza con un carácter distinto de “B.”

Contengan la cadena especificada, por ejemplo, Ventas.

Como “*Ventas*” Muestra los registros para el campo que contengan la cadena “Ventas.”

No contengan la cadena especificada, por ejemplo, Ventas.

No como “* Ventas*” Muestra los registros para el campo que no contengan la cadena “Ventas.”

Figura 7 -30Resultado de la consulta deparámetros

Tabla 7-1Ejemplos de criterios

Tabla 7-2Ejemplos de resultados de la consulta

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EN RESUMEN

Ordenar y filtrar datos en una consulta

Ordenar y filtrar datos dentro de una consulta le permite mostrar sólo aquellos registros que desea mostrar y sólo en un orden específico.

ORDENAR DATOS EN UNA CONSULTA

Ordenar datos en una consulta puede ayudarle a organizar la información de manera efectiva y a su vez, facilita a los usuarios la revisión y localización de los registros que desean, sin tener que examinar los datos. La información se puede ordenar en la Vista Hoja de datos de una consulta. Haga clic derecho en el campo por el cual desea ordenar y en el menú contextual haga clic en el criterio de ordenación que desee (ascendente o descendente). Los registros se vuelven a ordenar para coincidir con el criterio de ordenación. En este ejercicio ordenará datos utilizando la Vista Hoja de datos de una consulta. Para ordenar por más de un campo, haga clic en el botón Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio y después en Filtro avanzado/Ordenar... para abrir una ficha desde donde puede especificar más de un campo por el cual ordenar, así como el criterio de ordenación.

Ordenar datos en una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Amigos de la industria Consulta

para abrirla.2. Haga clic derecho en el campo Referido por para abrir el menú contextual que se


3. Haga clic en Ordenar de A a Z. El campo se ordena en orden alfabético de la A a la Z, como se muestra en la Figura 7-32.

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En la Lección 3 aprendió a filtrar datos dentro de una tabla, en la Lección 5 a filtrar datos dentro de un formulario y en la Lección 6 a filtrar datos dentro de un informe.


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4. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas para abrir el menú que se muestra en la Figura 7-33.

6. Haga clic en Filtro avanzado/Ordenar.... Aparece la ficha Amigos de la industria ConsultaFiltro1, como se muestra en la Figura 7-34.

7. Haga clic en la celda Campo la primera columna, haga clic en la flecha desplegable y enseguida en Referido por en el menú.

8. En la celda Orden en la primera columna, haga clic en la flecha desplegable y enseguida en Ascendente en el menú.

9. Haga clic en la celda Campo en la segunda columna, seleccione la flecha desplegable y enseguida haga clic en Apellidos.

10. En la celda Orden en la segunda columna, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Ascendente en el menú. Su pantalla debe verse similar a la Figura 7-35.

Figura 7 - 32Consulta ordenada

Figura 7 - 33Menú Avanzadas

Figura 7 - 34Ficha Amigos de la industria ConsultaFiltro1

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11. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y enseguida en Aplicar filtro u ordenar. La consulta se ordena por el campo Referido por en orden ascendente y luego por el campo Apellidos en orden ascendente, como se muestra en la Figura 7-36.

12. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Quitar orden.


La misma ficha se utiliza para crear un filtro avanzado para la consulta.

También puede ordenar utilizando la celda Orden en la Vista Diseño de consulta.

FILTRAR DATOS EN UNA CONSULTA

Un filtro limita una vista de datos a registros específicos sin que haya que cambiar el diseño de la consulta subyacente. Si los criterios son temporales o si cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de modificar constantemente los criterios de ésta. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de una consulta sin alterar su diseño. En este ejercicio filtrará los datos de una consulta.

Para filtrar los datos en una consulta, haga clic en el campo que desea filtrar. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, seleccione el botón Filtro. Los filtros disponibles dependen del tipo y valores del campo. Cuando aplica el filtro, sólo se incluyen en la vista los registros que contienen los valores en los que está interesado. El resto de los registros quedan ocultos, hasta que borre el filtro utilizando el botón Alternar filtro.

Figura 7 - 35Criterios de ordenación avanzados

Figura 7 - 36Consulta ordenada


¿Cómo se utilizan las opciones de orden? - 4.3.4

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Lección 7 | 197

Filtrar datos en una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. La consulta Amigos de la industria debe estar abierta.

1. Haga clic en el encabezado Cargo para seleccionar el campo.2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Filtro. Aparece

un menú en el campo, como se muestra en la Figura 7-37.

3. Haga clic en Filtros de texto y después en Contiene... en el submenú. Aparece el cuadro de diálogo Filtro personalizado, como se muestra en la Figura 7-38.

4. En el cuadro Cargo contiene, introduzca la palabra Mercadotecnia y haga clic en Aceptar. Los registros se filtran para mostrar sólo aquellos que contienen la palabra “Mercadotecnia” en el campo Cargo, como se muestra en la Figura 7-39.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro para borrar el filtro.

6. Haga clic en Cerrar en Amigos de la industria Consulta para cerrarla y haga clic en Sí para guardar los cambios cuando se le solicite.

CIERRE la base de datos.

Figura 7 - 37Menú Filtro

Figura 7 - 38Cuadro de diálogo Filtro personalizado

Figura 7 - 39Consulta filtrada

198 |


Crear una consulta Crear una consulta de selección 4.1.1

Modificar una consulta Utilizar el comando Mostrar tabla Quitar una tabla de una consulta Utilizar opciones de Mostrar y Ordenar

4.2.14.2.24.3.4

Ordenar y filtrar datos en una consulta Utilizar opciones de Mostrar y Ordenar 4.3.4



1. El grupo Consultas de la ficha ________________ contiene los comandos que se utilizan para crear consultas.2. El botón ___________________ crea una nueva consulta en blanco en la Vista Diseño.3. Un(a) _________________________ es el tipo más básico de consulta de Access.4. A las tablas o consultas de las cuales obtiene sus datos una consulta se les llama

_________________________.5. Para ejecutar una consulta después de crearla, haga doble clic en el Panel de navegación para abrirla en la

Vista _________________________ y ver los resultados.6. A dos o más registros se les considera _______________________ sólo cuando todos los campos de los

resultados de la consulta contienen los mismos valores.7. Cuando necesite incluir varias tablas en su consulta, utilice el Asistente ____________________________

para generar una consulta a partir de una tabla primaria y una tabla relacionada.8. Para ver únicamente los registros de una tabla que no tienen un registro coincidente en otra tabla, puede

crear una consulta ___________________________.9. Al cambiarse a la Vista ____________________ puede acceder a todas las herramientas que necesita para

modificar su consulta.10. Un(a) _____________________________ es una ventana con una lista de todos los campos en el origen de

registros subyacente u objeto de base de datos.


1. Crear una consulta es similar a:a. Ordenar los datos.b. Hacer una pregunta a la base de datos.c. Crear una nueva tabla.d. Abrir una base de datos existente.

2. Los resultados obtenidos por una consulta pueden:a. Ordenarse.b. Agruparse.c. Filtrarse.d. Todos los anteriores.e. Ninguno de los anteriores.


| 199

3. Cuando una sola tabla ofrece la información que necesita, puede crear un(a):a. Origen de registros.b. Consulta de selección sencilla.c. Criterio de consulta.d. Consulta de parámetros.

4. ¿Qué consulta no puede crearse utilizando el Asistente para consultas?a. Consulta de parámetros.b. Consulta sencilla.c. Consulta para buscar duplicados.d. Consulta para buscar no coincidentes.

5. Las consultas difieren de los comandos para ordenar y filtrar ya que pueden:a. Aplicarse a varios campos.b. Guardarse.c. Modificarse.d. Usarse en formularios.

6. Una consulta puede obtener sus datos de:a. Una o más tablas.b. Consultas existentes.c. Una combinación de a y b.d. Todas las anteriores.e. Ninguna de las anteriores.

7. Para buscar registros que contengan valores de campo coincidentes, puede crear una consulta utilizando el Asistente…

a. Para búsqueda de coincidentes.b. Para búsqueda de campos coincidentes.c. Para búsqueda de registros duplicados.d. Para búsqueda de duplicados.

8. Antes de crear una consulta a partir de varias tablas, debe primero asegurarse de que las tablas tengana. Registros no coincidentes.b. Una relación definida.c. Un filtro aplicado.d. Registros no relacionados.

9. Para agregar una tabla a una consulta, debe encontrarse en la Vista:a. SQL.b. Hoja de datos.c. Tabla dinámica.d. Diseño.

10. A una regla que identifica los registros que desea incluir en el resultado de una consulta se le llama: a. Consulta de parámetros.b. Criterio de consulta.c. Consulta de selección.d. Lista de campos.


Proyecto 7-1: Consulta de selección de juegosComo Gerente de Momentos Inolvidables Vídeo, ha guardado información en una base de datos de Access sobre todos los juegos usados que la tienda ha tomado en intercambio. Ahora que sabe crear consultas, decide crear una consulta de selección para ver los títulos, clasificaciones y categorías, los cuales son los campos que necesita ver con mayor frecuencia.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Juegos de los archivos de datos para esta lección. 2. GUARDE la base de datos con el nombre JuegosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas para mostrar el

cuadro de diálogo Nueva consulta.4. Haga clic en Asistente para consultas sencillas y enseguida en Aceptar.5. En la lista desplegable Tablas/Consultas debe estar seleccionada la Tabla: Juegos.

200 |

6. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Título, Clasificación y Categoría para moverlos a la lista Campos seleccionados.

7. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el paso que sigue del Asistente para consultas sencillas.8. Asigne el nombre Consulta de juegos a la consulta. Debe estar seleccionada la opción Abrir la consulta

para ver información.9. Haga clic en el botón Finalizar.10. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Consulta de juegos para cerrarla.11. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


Proyecto 7-2: Consulta para buscar duplicadosLe ha enseñado al Gerente del turno nocturno de Momentos Inolvidables Vídeo a introducir la información sobre los juegos en la base de datos, pero aún no ha desarrollado un sistema confiable para determinar si la información de alguno de los juegos ya se introdujo anteriormente, por lo que le preocupa que haya registros duplicados. Cree una consulta de búsqueda de duplicados para determinar si hay registros repetidos.

UTILICE. la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas.2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic Asistente para búsqueda de duplicados y enseguida en

Aceptar.3. Haga clic en Tabla: Juegos y a continuación en Siguiente >. Aparece el paso que sigue del Asistente para

consultas de buscar duplicados.4. Haga doble clic en Título, Plataforma y Casa editora para moverlos a la lista Campos con valores duplicados.5. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso que sigue.6. Haga doble clic en Categoría para moverlo al cuadro Campos de consulta adicional.7. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso final del Asistente para consultas de buscar duplicados.8. Asigne el nombre Duplicados para Juegos a la consulta y haga clic en Finalizar para abrir la consulta y los

registros duplicados en la tabla.9. Haga clic en el botón Cerrar en la ficha Duplicados para Juegos para cerrar la consulta.10. CIERRE la base de datos.



Proyecto 7-3: Crear una consulta a partir de varias tablasLa información de selección de los vinos tintos y los vinos blancos para el club del vino de Coho Vineyard se almacena en una base de datos de Access, en diferentes tablas. En su cargo como Representante de Servicio a Clientes, sería útil poder consultar información de ambas tablas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Vinos_del_club de los archivos de datos para esta lección. 2. GUARDE la base de datos con el nombre Vinos_del_clubXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra Vinos tintos: Tabla.4. Abra la ventana Relaciones, para asegurarse de que hay una relación entre la tabla de los vinos tintos y la

tabla de los vinos blancos. CIERRE la ventana Relaciones.5. Inicie el Asistente para consultas y elija el Asistente para consultas sencillas. 6. En la lista desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Vinos tintos.7. Mueva los campos Embotellado, Etiqueta y Tipo a la lista Campos seleccionados.8. En la lista desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Vinos blancos.9. Mueva los campos Embotellado, Etiqueta y Tipo a la lista Campos seleccionados.10. Haga clic en el botón Siguiente >.11. Haga clic en el botón Siguiente > y asigne el nombre Consulta de vinos a la consulta.12. Haga clic en el botón Finalizar.13. Revise la información de la consulta y luego ciérrela.14. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


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Proyecto 7-4: Consulta para buscar registros no coincidentesSe debe seleccionar un vino tinto y uno blanco todos los meses. Para determinar si hay algún registro en la tabla de vinos tintos que no tenga un registro coincidente en la tabla de vinos blancos, decide crear una consulta para buscar registros no coincidentes.

UTILICE. la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. Inicie el Asistente para consultas y elija el Asistente búsqueda de no coincidentes.2. Debe estar seleccionada la Tabla: Vinos tintos. Haga clic en el botón Siguiente >.3. Seleccione Tabla: Vinos blancos y haga clic en el botón Siguiente >.4. Haga clic en Id en la lista Campos en ‘Vinos tintos’. Haga clic en Id en la lista Campos en ‘Vinos blancos’.

Haga clic en el botón <=> para mostrarlos en la lista Campos coincidentes.5. Haga clic en el botón Siguiente >.6. Mueva los campos ¿Mes?, Embotellado, Etiqueta y Tipo a la lista Campos seleccionados.7. Haga clic en el botón Siguiente>.8. Asigne el nombre Mes no coincidente a la consulta y haga clic en el botón Finalizar para mostrarla.9. CIERRE la consulta.10. CIERRE la base de datos.



Proyecto 7-5: Crear una consultaEn su trabajo como Agente de viajes para Viajes Margie’s, un cliente la ha pedido una lista de todos los paquetes de viajes a eventos deportivos que estén disponibles en el mes de abril o mayo. Por lo que agregará criterios a una consulta para obtener esta información de la base de datos:

1. ABRA la base de datos Eventos_deportivos de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Eventos_deportivosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra Consulta de eventos y cámbiese a la Vista Diseño.4. Agregue criterios que soliciten a la base de datos la información de todos los eventos que inician entre el

01/04/2012 y el 31/05/2012.5. Utilice la fila Mostrar para ocultar los campos Fecha de inicio y Fecha de finalización.6. Ejecute la consulta.7. CIERRE la consulta y guarde el diseño cuando se le pida hacerlo.8. CIERRE la base de datos.


Proyecto 7-6: Consulta de parámetrosSu hermano, quien es dueño de la Juguetería El Balón, desea extraer datos de su inventario de juguetes y le pide ayuda para crear una consulta. Él desea crear una consulta para extraer los nombres de juguetes para edades específicas introduciendo esta información como un parámetro, así que le muestra cómo crear una consulta de parámetros.

1. ABRA la base de datos Juguetes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre JuguetesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cree una consulta sencilla con el nombre Consulta de inventario que contenga todos los campos disponibles,

excepto el campo Id.4. Cree una consulta de parámetros basado en el campo Para edades, el cual le pida la información que se muestra

en la Figura 7-40 cuando se ejecute la consulta.

Figura 7 - 40Introduzca el valor del parámetro

202 |

5. Consulte la base de datos para encontrar todos los juguetes para las edades 10-14 años.6. CIERRE la consulta y guárdela cuando se le solicite hacerlo.7. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Los blogs pueden ser una forma divertida de pasar el tiempo, y a su vez pueden ser una gran fuente de información. Si disfruta de los blogs, revise algunos de los blogs de Microsoft por ejemplo, el blog de Microsoft en español, que se muestra en la Figura 7-41. El URL para este blog es: http://blogs.technet.com/b/microsoftlatam/default.aspx?PostSortBy=MostRecent&PageIndex=1. Busque información sobre algún tema de su interés.

Figura 7 - 41Blog Microsoft en español

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Lección 8Utilizar controles en

informes y formularios

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Lección 8Utilizar controles en informes y formularios



Agregar controles dependientes e independientes

Aplicar formato a un encabezado/pie de página Encabezado/pie de página Agregar controles dependientesAgregar controles dependientes e independientes Cambiarle el nombre a una etiqueta en un informe Ver el panel Hoja de propiedades Agregar controles calculados Agregar campos existentesVer códigos

3.2.35.2.43.2.25.2.35.4.13.2.55.2.23.2.63.2.4

Definir el orden de tabulación de los controles

Volver a ordenar la función de una tabulación 5.2.5

Agregar formato a los controles

Agregar controles dependientes e independientes Cambiar la forma de un informe Aplicar una imagen de fondo a un formularioAplicar una imagen de fondo a un informeCambiar el formato de una fuente en un formulario Aplicar estilos rápidos a los controles en un formulario Aplicar formato condicional a un formularioAplicar formato condicional a un informe

5.2.35.4.33.4.25.4.23.4.13.4.33.4.45.4.4

Organizar el diseño de controles

Crear un informe en blanco Cambiar la posición/formato de los controles de un formulario Cambiar la posición/formato de los registros de un informe Utilizar las funciones de Tabla en un formulario Utilizar los comandos del grupo Mover en un formulario Utilizar las funciones de Tabla en un informe Utilizar los comandos del grupo Mover en un informe

5.1.13.3.35.3.33.3.13.3.25.3.15.3.2

Organizar la alineación, tamaño y posición de los controles

Cambiar la posición/formato de los controles de un formularioAlinear los controles de un informe en la cuadrícula

3.3.35.3.4

La juguetería El Balón es un negocio familiar con menos de 25 empleados, los cuales fabrican los juguetes de madera que la compañía ha vendido con éxito por más de 20 años. Como Coordinador de Mercadotecnia recién contratado, está aprendiendo cada aspecto del negocio para poder comercializar sus productos de manera efectiva. En esta lección aprenderá a agregar formato y organizar controles en formularios e informes, que pueda utilizar para evaluar las ventas e inventario de la compañía.

Asistente para controlesControlControl calculadoControl dependiente

Control independiente Diseño apiladoDiseño de controlesDiseño tabular

Formato condicionalGenerador de expresionesOrden de tabulación de controles

Términos clave

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GRUPO CONTROLES Y GRUPO ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA EN INFORMES Y FORMULARIOS

Cuando abre un informe en la Vista Diseño, aparecen en la Cinta de opciones las Herramientas de diseño de informe. El grupo Controles y el grupo Encabezado y pie de página están ubicados en la ficha Diseño. Cuando coloca el puntero del mouse sobre una herramienta, Access muestra el nombre de ésta en un recuadro con información en pantalla. Utilice el grupo Controles y el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Diseño (Figura 8-1) para agregar controles a un informe.

El grupo Controles que se encuentra en la ficha Diseño en Herramientas de diseño de formularios, en la Cinta de opciones, como se muestra en la (Figura 8-2) es muy similar al que se utiliza para los informes. El procedimiento para agregar controles a un formulario o informes también es muy parecido. Utilice el grupo Controles y el grupo Encabezado y pie de página en la ficha Diseño de un formulario para agregar controles a un formulario.

Figura 8-2Grupos Controles y Encabezado y pie de página en la ficha Herramientas de diseño de formularios

Grupo Controles

Grupo Encabezado y pie de página campos

Abre el panel Lista de campos

Figura 8-1Grupos Controles y Encabezado y pie de página en la ficha Herramientas de diseño de informe

Grupo Controles

Grupo Encabezado y pie de página

Abre el panel Lista de campos

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EN RESUMEN


Un control es un objeto que muestra datos, realiza acciones y le permite mejorar la apariencia y utilidad de un formulario o informe. Access utiliza tres diferentes tipos de controles: dependientes, independientes y calculados.

Los controles añaden funcionalidad a un informe o formulario. Por ejemplo, puede agregar un control de logotipo a un informe para mejorar su apariencia o agregar un control de cuadro de lista para permitir a los usuarios elegir de una lista de elementos. Puede insertar controles dependientes, independientes y calculados utilizando las herramientas en el grupo Controles y el grupo Encabezado y pie de página. El asistente para controles, que se encuentra en el grupo Controles, le servirá para crear algunos de los controles más complicados.

AGREGAR CONTROLES INDEPENDIENTES

Un control independiente no tiene un origen de datos, ya que muestra información como líneas, formas e imágenes. Los controles independientes no están conectados a un campo, pero colocan la información que es importante en los informes o formularios, algunos de estos aparecerán en los encabezados y pies de página de informes y formularios, como títulos, fechas y números de página. Puede agregar controles dependientes e independientes utilizando las herramientas del grupo Controles y agregar controles independientes en encabezados y pies de página de informes y formularios utilizando el grupo Encabezado y pie de página. En este ejercicio utilizará las herramientas del grupo Encabezado y pie de página para agregar controles independientes en la sección Encabezado del informe.

Agregar controles independientes

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Inventario_de_El_Balón de los archivos de datos para

esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_El_BalónXXX (donde

XXX son sus iniciales).3. Haga doble clic en el informe Resumen de juguetes en el Panel de navegación

para abrirlo.4. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y seleccione Vista

Diseño del menú.5. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el

botón Logotipo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen.6. Navegue a los archivos de datos de esta lección y seleccione la imagen

Crisantemo y enseguida haga clic en Aceptar. La imagen se inserta en la sección Encabezado del informe.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Título. Se inserta el control de título con la frase Resumen de juguetes, en la sección Encabezado del informe. El texto en el título está seleccionado.

8. Introduzca la frase Resumen de inventario por juguete y presione Intro.9. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga

clic en el botón Fecha y hora. Automáticamente aparece el cuadro de diálogo Fecha y hora, como se muestra en la Figura 8-3.

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10. Haga clic en Aceptar para confirmar el formato de fecha y hora predeterminado. Los controles Fecha y hora se insertan en la sección Encabezado del informe, como se muestra en la Figura 8-4.

11. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Números de página. Aparece el cuadro de diálogo Números de página, como se muestra en la Figura 8-5.

12. En la sección Posición, del cuadro de diálogo Números de página, seleccione la opción Final de página [pie de página] y haga clic en Aceptar. Si es necesario, desplácese a la parte inferior de la ventana del informe. Note que se inserta el número de página en la sección Pie de página, como se muestra en la Figura 8-6.

Figura 8-3Cuadro de diálogo Fecha y hora

Figura 8 - 4Encabezado de informe en la Vista Diseño

Figura 8-5Cuadro de diálogo Números de página

Figura 8-6Informe en la Vista Diseño


¿Cómo se aplican las opciones de diseño de formularios agregando formato al encabezado y pie de página? - 3.2.3


¿Cómo se aplican las opciones de diseño de informes a un encabezado y pie de página insertando un número de página? - 5.2.4


¿Cómo se aplican las opciones de diseño de informes a un encabezado y pie de página insertando un logotipo? - 5.2.4

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TOME NOTA

13. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.


AGREGAR CONTROLES DEPENDIENTES

Un control dependiente utiliza el campo de una tabla o consulta como el origen de datos. Los controles dependientes, como los cuadros de texto, muestran información como texto, fechas, números, imágenes o gráficos de un campo en una tabla o consulta.

Puede enlazar un control con un campo moviéndolo desde el panel Lista de campos o utilizando el panel Hoja de propiedades. En este ejercicio practicará agregando un control dependiente a un informe utilizando el panel Lista de campos. También agregará un control dependiente y controles independientes a un informe utilizando el grupo Controles.

Cuando enlaza un control con un campo, lo conecta a ese campo. La forma más fácil de crear un control dependiente es hacer doble clic o arrastrar un campo desde el panel Lista de campos al informe. Access crea el control adecuado, enlaza el control con el campo y asigna una etiqueta para el control.

Puede abrir el panel Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en el grupo Herramientas.

Otra manera de enlazar un control con un campo es agregar primero un cuadro de texto independiente a un informe o formulario, utilizando el grupo controles. Después, abra el panel Hoja de propiedades haciendo clic derecho y eligiendo Propiedades del menú contextual o haciendo clic en el botón Hoja de propiedades en el grupo Herramientas de la ficha Diseño. En el panel Hoja de propiedades, en la ficha Datos, haga clic en la flecha despegable a un lado del cuadro de propiedad Origen del control y seleccione el campo que desea mostrar en el control.

El proceso para agregar un control a un formulario y a un informe es el mismo. Una vez que haya aprendido cómo agregar un control a un informe, podrá agregar un control similar a un formulario.

Cuando hace clic en cualquier botón del grupo Controles (excepto los botones Hipervínculo e Insertar imagen), el puntero cambia a un puntero de movimiento con un signo de más (+). Haga clic donde desee que inicie el lado superior izquierdo del control. Recuerde que también se insertará una etiqueta, así que deje suficiente espacio para ésta. Haga clic una vez para crear un control con un tamaño predeterminado o haga clic en la herramienta y luego arrástrela a la cuadrícula de diseño para obtener el tamaño que desea.

Cuando hace clic en los botones Hipervínculo e Insertar imagen, en el grupo Controles, aparece un cuadro de diálogo solicitándole información adicional antes de crear estos controles dependientes. Por ejemplo, el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo le pregunta a que archivo o ubicación le gustaría vincular, así como el texto del hipervínculo correspondiente para que aparezca en el formulario o informe. El botón Insertar imagen muestra un submenú con dos opciones, una de ellas le permite buscar imágenes en su computadora y agregarlas al informe o formulario y la otra opción le facilita ver la galería de las imágenes que ha incluido previamente a su informe o formulario, de manera que sea más fácil volver a agregarlas.

Puede abrir el panel Lista de campos presionando Alt+F8.

OTRA MANERA

También puede abrir el panel Hoja de propiedades haciendo clic en un control y presionando la tecla F4.

OTRA MANERA

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También puede utilizar el grupo Controles para agregar otros controles independientes, ya sean líneas y saltos de página a un formulario o informe. Por ejemplo es probable que desee utilizar el control línea para visualizar controles que se encuentren separados en un formulario y así tener una apariencia más estética o también puede utilizar el control Insertar salto de página para crear el título de página de un informe separando los controles del Encabezado del informe del resto del informe.

Para eliminar un control de la cuadrícula, selecciónelo, muestre el menú contextual y elija Eliminar.

Agregar un control dependiente a un informe

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Agregar

campos existentes. Se activa el panel Lista de campos. Haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas. Aparecen los campos de la tabla Inventario, como se muestra en la Figura 8-7.

2. Haga clic en el campo Id y arrástrelo a la derecha del campo Precio dentro de la cuadrícula de diseño, como se muestra en la Figura 8-8.

3. Arrastre el campo En producción y colóquelo debajo del campo Id.4. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Lista de campos.5. Haga clic en el control del campo Id hasta que vea el borde naranja con

controladores de selección en los bordes y esquinas.6. Haga clic derecho en el control para mostrar el menú contextual.7. Seleccione Eliminar del menú, como se muestra en la Figura 8-9. Se eliminan

el control y la etiqueta de la cuadrícula de diseño.

Figura 8-7Panel Lista de campos

Campos en el panel Lista de campos

Arrastre el campo Id aquí

Figura 8-8Control dependiente arrastrado del panel Lista de campos

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8. Seleccione el control En producción, haga clic derecho y seleccione Eliminar en el menú contextual.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Cuadro de texto. El puntero del mouse cambia a un puntero de movimiento.

10. Coloque el puntero aproximadamente en la misma ubicación del control de campo Id que eliminó anteriormente y haga clic para crear el control de cuadro de texto como se muestra en la Figura 8-10. Observe que se muestra la palabra Independiente en el control y que aparece la palabra Texto y un número (dependiendo del número de controles que ha creado en esta sesión) en la etiqueta.

11. Seleccione el control si no está seleccionado.12. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Hoja

de propiedades. Aparece el panel Hoja de propiedades.13. En la ficha Datos, haga clic en la flecha despegable de la fila Origen del

control y seleccione el campo Id, como se muestra en la Figura 8-11. Observe que el control muestra el nombre de campo Id, lo que significa que ahora está enlazado con el control.

14. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Hoja de propiedades.

Figura 8-10Control independiente

Figura 8-11Panel Hoja de propiedades


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15. Haga clic en el control de la etiqueta Id en la cuadrícula de diseño y seleccione el texto en la etiqueta.

16. Introduzca Id y a continuación presione Intro. Su pantalla deber verse similar a la Figura 8-12.

17. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Hipervínculo. Aparece el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, como se muestra en la Figura 8-13.

18. En el cuadro Texto escriba Sitio web El balón y en el cuadro Dirección introduzca www.elbalon.com, enseguida haga clic en Aceptar. Su pantalla deberá lucir similar a la Figura 8-14.

19. Haga clic en el control Sitio web El balón hasta que vea el borde naranja con los controladores de selección en los bordes y en las esquinas.

20. Coloque el puntero sobre el borde naranja hasta que vea el puntero de cuatro flechas. Enseguida arrastre hacia la sección Encabezado del informe y suelte debajo del control Resumen de inventario por juguete. El control Sitio web El balón debe aparece debajo del control Resumen de inventario por juguete, como se muestra en la Figura 8-15. Acaba de crear un hipervínculo al sitio web El balón que estará activo en la Vista Informes.

Figura 8-12Control dependiente

Figura 8-14 Control de hipervínculo para el sitio web El balón

Control de Hipervínculo para el sitio web El balón

Figura 8-13Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo

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21. Cámbiese a la Vista Informes para probar el hipervínculo. Cuando haya terminado regrese a la Vista Diseño de Informes.

22. Haga clic el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.


AGREGAR CONTROLES CALCULADOS

Un control calculado es un control que muestra el resultado de un cálculo o expresión. Los controles calculados, como su nombre lo dice, pueden mostrar cálculos que son vitales para la utilidad de un informe o formulario. Por ejemplo cuando su compañía desee saber el importe de ventas generado por cada juguete de una línea de productos, puede multiplicar el número de juguetes vendidos por el precio y mostrar el valor en un informe o formulario. Los cuadros de textos son la elección más popular para un control calculado, debido a que pueden mostrar diferentes tipos de datos. Sin embargo, cualquier control que tenga la propiedad Origen del control se puede utilizar para un control calculado. En este ejercicio utilizará el Generador de expresiones para agregar un control calculado a un informe.

Una expresión es como una fórmula de Excel y consta de los siguientes elementos que se pueden utilizar solos o en combinación:

Identificadores: Son los nombres o propiedades de los campos o controles.Operadores: Como + (más), − (menos) o * (multiplicar).Funciones: Como SUMA o PROMEDIO.Constantes: Son valores que no cambian, como números no calculados.

Para crear un control calculado, puede introducir una expresión en el cuadro de propiedad Origen del control o utilizar el Generador de expresiones, el cual es una característica que ofrece los nombres de los campos y controles de una base de datos, muestra una lista de los operadores disponibles y tiene funciones integradas para ayudarle a crear una expresión. Lo nuevo en Access 2010 es un Generador de expresiones más intuitivo, el que comprende reorganiza el diseño del cuadro de diálogo e incluye IntelliSense, que comprende una lista desplegable de posibles valores, mientras introduce el nombre de un identificador o función para crear su expresión.

Agregar un control calculado


1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Cuadro de texto.

Figura 8-15 Control sitio web El balón en la sección Encabezado del informe


¿Cómo se agrega un control de cuadro de texto dependiente a un formulario? - 3.2.2


¿Cómo se agrega un control de hipervínculo independiente a un informe? - 5.2.3


¿Cómo se agrega un control de cuadro de texto dependiente a un informe? - 5.2.3


¿Cómo se le cambia el nombre a una etiqueta de un informe? - 5.2.4


¿Cómo ver la Hoja de propiedades de un control? - 3.2.5

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2. Coloque el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño y arrastre hacia abajo y a la derecha para crear un control del tamaño del que se muestra en la Figura 8-16.

3. Con el control seleccionado, haga clic derecho para mostrar el menú contextual.4. Seleccione Propiedades en el menú. Aparece el panel Hoja de propiedades.5. En la ficha Datos, en la fila Origen del control, haga clic en el botón Generar.

Aparece el cuadro de diálogo Generador de expresiones.6. En la lista Categorías de expresión, desplácese hacia abajo y haga doble clic

en el campo En existencia, como se muestra en la Figura 8-17. Es probable que no todos los elementos de la lista Categorías de expresión en su pantalla coincidan exactamente con la figura. Note que el campo En existencia se inserta en el cuadro de expresiones.

7. En el cuadro Elementos de expresión, haga clic en el elemento Operadores y enseguida haga doble clic en el elemento del asterisco *, en el cuadro Valores de expresión, para seleccionar el operador de multiplicación e insertarlo en el cuadro de expresiones.

8. En el cuadro Elementos de expresión, haga clic en el elemento Resumen de juguetes, enseguida busque y haga doble clic en el campo Precio en la lista que aparece en el cuadro Categorías de expresión.

9. Haga clic en Aceptar. Aparece la expresión en la fila Origen del control en el panel Hoja de propiedades, como se muestra en la Figura 8-18. Observe que Access ha añadido el signo igual (=) para iniciar la expresión.

Figura 8-16Control de cuadro de texto

Figura 8-17Generador de expresiones

Expresión en la fila origen del control en el panel Hoja

de propiedades

Figura 8-18Grupo Controles en la ficha Diseño para formularios

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10. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Hoja de propiedades.11. Seleccione el texto en la etiqueta e introduzca la palabra Inversión.12. Cámbiese a la Vista Informes y desplácese por todos los registros para ver los

totales calculados.13. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.14. Cierre el informe.


A menudo es más fácil primero agregar y organizar todos los controles dependientes y luego agregar los controles independientes y calculados para completar el diseño del informe.

AGREGAR CONTROLES UTILIZANDO UN ASISTENTE

Podría tomar algo de tiempo determinar cómo establecer todas las propiedades necesarias para crear grupos de opciones y cuadros de listas para un informe o formulario. Sin embargo, Access 2010 le permite acelerar esta tarea, ya que incluye asistentes que le facilitan crear algunos de los controles más complicados, como son los grupos de opciones y los cuadros de lista. Los Asistentes para controles le pueden ayudar a crear controles como botones de comandos, cuadros de lista, cuadros combinados y grupos de opciones. En este ejercicio agregará un cuadro combinado a un formulario utilizando el Asistente para controles.

De la misma manera como ha utilizado otros asistentes, el un Asistente para controles, le hace preguntas sobre cómo desea que se vea y funcione el control y después lo crea basado en sus respuestas. El botón del Asistente para controles es un botón de alternar, desde el cual puede para activar y desactivar los asistentes en los controles que los utilizan.

Utilizar el Asistente para controles UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en la tabla Inventario, en el Panel de navegación, para abrirla. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Diseño del

formulario. Se crea un nuevo formulario en blanco y se muestra el panel Lista de campos (de caso contrario, haga clic en el botón Agregar campos existentes).

3. Haga doble clic en el campo Descripción para agregarlo al formulario.4. Haga doble clic en el campo En existencia para agregarlo al formulario. 5. Haga doble clic en el campo Precio para agregarlo al formulario. 6. De la misma manera, haga doble clic en el campo En producción para agregarlo

al formulario. 7. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, localice el botón Utilizar

Asistentes para controles y asegúrese de que esté activado. Debe mostrarse en color naranja.

8. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Cuadro combinado.

9. Coloque el puntero del mouse y arrástrelo para dibujar un rectángulo, como se muestra en la Figura 8-19.


¿Cómo se agrega un control calculado a un informe? - 5.2.2

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10. Cuando suelte el botón del mouse, aparecerá el Asistente para cuadros combinados. Haga clic en el botón de radio que se encuentra junto a Escribiré los valores que desee y haga clic en Siguiente. En la celda vacía que se encuentra debajo del encabezado Col1, Introduzca la palabra Sí. Continúe introduciendo siguientes valores en la columna como se muestran en la Figura 8-20.

11. Haga clic en Siguiente >.12. Haga clic en el botón de radio que se encuentra junto a Almacenar el valor

en el campo y enseguida haga clic en el la flecha desplegable para mostrar el menú. Del menú seleccione, En producción, como se muestra en la Figura 8-21.

13. Haga clic en Siguiente >.14. En el cuadro introduzca En producción, como se muestra en la Figura 8-22.

Figura 8-19Arrastre para dibujar un control personalizado

Figura 8-20Asistente para cuadros combinados

Figura 8-21Asistente para cuadros combinados, almacenar valores

Botón Cuadro combinado

Dibuje aquí un rectángulo para crear un control personalizado

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15. Haga clic en Finalizar. Su pantalla debe verse similar a la Figura 8-23.

A los cuadros combinados también se les conoce como controles desplegables, ya que son una combinación de un cuadro de texto y un cuadro de lista, la cual permanece oculta hasta que selecciona la flecha que se encuentra junto al cuadro de texto y abre el contenido o las opciones.

16. Elimine el primer control En producción así como la etiqueta que agregó al formulario, ya que el cuadro combinado que agregó en este momento tiene un mejor formato de control para dar seguimiento al inventario.

17. Cámbiese a la Vista Formulario, desplácese por los registros y modifique el campo En producción basado en los elementos del cuadro combinado.

18. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido y guarde el formulario con el nombre Inventario.

PAUSA. DEJE abierto el formulario para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

AGREGAR CONTROLES DE BOTÓN UTILIZANDO EL ASISTENTE

También puede utilizar el Asistente para controles para agregar controles de botón a un formulario. Los controles de botón se pueden crear utilizando el Asistente para botones de comando y asignar ciertas tareas creadas por macros. Macros es útil, ya que agrega funciones adicionales a una base de datos, automatizando una serie de tareas para crear una acción. Por ejemplo, los controles Botón se pueden crear en un formulario para realizar

Figura 8-22Asistente para cuadros combinados, agregar título

Figura 8-23Informe con control de cuadros combinados


¿Cómo se agrega un control desplegable dependiente a un informe? 5.2.3


¿Cómo se agrega un control desplegable dependiente a un formulario? - 3.2.2


¿Cómo se agregan camposexistentes a un informe? 3.2.6

Cuadro combinado agregado al formulario

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Lección 8 | 217

diferentes acciones, como moverse al registro siguiente o al anterior, o incluso para mostrar el cuadro de diálogo Imprimir o cerrar el formulario. El código que le permite llevar a cabo esta función se crea automáticamente como un macro utilizando el Asistente para botones de comando. En este ejercicio creará un control Botón utilizando el Asistente para botones de comando y el botón Ver código para abrir el programa Visual Basic para Aplicaciones.

Más adelante podrá personalizar la función de los controles de la base de datos e incluso de objetos para ver y modificar su código utilizando un lenguaje de programación llamado Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Puede hacer clic en el botón Ver código, que se encuentra en el grupo Herramientas, de las Herramientas de diseño de formulario, para abrir el programa VBA. Este programa se crea en Access y le ofrece una interface para que pueda introducir y modificar códigos asociados con los controles y objetos de la base de datos. Realmente puede aprovechar el poder de Access 2010 interactuando directamente con los controles y objetos a través de VBA.

Utilizar el Asistente para controles para agregar controles de botón

UTILICE el formulario que quedó abierto en el ejercicio anterior. 1. Si es necesario, cambiarse a la Vista Diseño. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Botón.3. Coloque el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño y arrastre hacia

abajo y a la derecha para crear un control del mismo tamaño como el que se muestra en la Figura 8-24.

4. Cuando suelta el botón del mouse, aparece el Asistente para botones de

comando. En la lista Categorías, haga clic en Operaciones con formularios y en la lista Acciones seleccione Cerrar formulario, como se muestra en la Figura 8-25.

5. Haga clic en Siguiente >.6. En el paso siguiente, mantenga los ajustes predeterminados para hacer que

el botón contenga la imagen Salida que se muestra en el cuadro de diálogo, como aparece en la Figura 8-26.

Figura 8 -24Control Botón

Figura 8 -25Asistente para botones de comando paso 1

Dibuje aquí un rectángulo para agregar un control de botón

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7. Haga clic en el Siguiente >.8. En el paso final, introduzca Formulario_Inventario_Salir como el nombre del

botón predeterminado, como se muestra en la Figura 8-27 y enseguida haga clic en Finalizar (el nombre del botón indicado en su pantalla puede ser diferente dependiendo de cuántos controles haya incluido previamente).

9. Observe que la imagen del control Botón en el formulario ha cambiado por la imagen Salida.

10. Haga clic en el control Botón en el formulario y desde la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Ver código, como se muestra en la Figura 8-28. Aparece la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, como aparece en la Figura 8-29.

11. Haga clic en el botón Cerrar en la ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones para regresar a Access.

12. GUARDE y CIERRE el formulario.


Figura 8 -26Asistente para botones de comando paso 2

Figura 8-27Asistente para botones de comando paso final

Figura 8 -28Botón Ver código en el grupo Herramientas

Figura 8 -29Ventana Microsoft Visual Basic para Aplicaciones


¿Cómo se utiliza el botónVer código? - 3.2.4

Botón Ver código

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EN RESUMEN

Definir el orden de tabulación de los controles Cuando se encuentra en la Vista Formulario o en la Vista Informes, al presionar la tecla Tab mueve la selección al siguiente campo. El orden de tabulación de los controles se refiere al orden en el cual la selección se mueve de campo dentro de campo en un formulario o informe. Cuando introduce datos en un formulario, es útil establecer el orden de tabulación de los controles en una secuencia que coincida con el orden de los datos que está introduciendo, de la misma manera es conveniente colocar dicho orden a una secuencia de campo lógica cuando revise los registros del informe. Así, podrá concentrarse en los datos significativos mientras utiliza el cambio de selección como una guía. En este ejercicio definirá el orden de tabulación de los controles de un informe.

También puede cambiar el orden de tabulación utilizando el cuadro de diálogo Orden de tabulación, el cual se encuentra en el grupo Herramientas, de la ficha Diseño en Herramientas de diseño de informe. El cuadro de diálogo Orden de tabulación incluye cada sección del informe o formulario y el orden de tabulación de los campos en cada sección. Haga clic en el cuadro de selección que se encuentra a la izquierda de cada fila de la lista Orden personalizado para seleccionarla. Puede arrastrar las filas para lograr el orden de tabulación que desee, de arriba hacia abajo. El botón Orden automático coloca los campos en el mismo orden en que están en el formulario o informe tanto de arriba hacia abajo como de izquierda a derecha.


UTILICE el formulario que quedó abierto en el ejercicio anterior. 1. Abra el informe Juguetes por cantidad en existencia en la Vista Informes.2. Presione la tecla Tab varias veces para ver el orden en que se seleccionan los

controles cada vez que la presiona. Observe que el orden de tabulación comienza en la sección Encabezado del informe con el control Imprimir informe y se mueve al control En existencia (campo agrupado), después se mueve a los controles Id, Descripción y Precio. El orden de tabulación continúa en secuencia a través de los controles en el nivel agrupado En existencia, saltándose el campo En existencia hasta que llega al siguiente grupo.

3. Cámbiese a la Vista Diseño.4. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Orden

de tabulación. Aparece el cuadro de diálogo Orden de tabulación. Elija la opción Detalle en la lista Sección, como se muestra en la Figura 8-30, para visualizar el orden de tabulación en la lista Orden personalizado.

5. Haga clic en el botón Orden automático, nada cambia. El orden de los campos se estableció de manera automática, basado en el mismo orden en el que aparecen en el formulario o informe.

Figura 8 -30Cuadro de diálogo Orden de tabulación

Selector de fila

OTRA MANERA

También puede hacer clic derecho en la cuadrícula de diseño en la Vista Diseño para acceder al cuadro de diálogo Orden de tabulación.

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6. Haga clic en el cuadro de selección que se encuentra a la izquierda del campo Precio para seleccionarlo.

7. Mantenga presionado el cuadro de selección. El puntero del mouse cambia a un puntero de movimiento con un rectángulo vacío. Arrastre hacia arriba una fila y observe que la línea negra horizontal se mueve con usted. Arrastre hacia hasta que la línea negra horizontal esté debajo del campo Id; suelte el botón del mouse. El campo Precio debe ser el segundo, justo abajo del campo Id, como se muestra en la Figura 8-31.

8. Haga clic en Aceptar.9. Guarde el diseño del informe.10. Cámbiese a la Vista Informes.11. Presione la tecla Tab varias veces para ver el nuevo orden de tabulación.12. CIERRE el informe.



FICHA HERRAMIENTAS DE DISEÑO DE INFORME

Cuando trabaja con informes, la ficha Formato se ubica en las Herramientas de diseño de informe y contiene grupos de comandos que se utilizan para aplicar formato, como se muestra en la Figura 8-32. Refiérase a esta figura para esta lección y a lo largo del libro.

Cuando trabaja con formularios, la ficha Formato contiene, los mismos grupos de comandos. Utilice estos comandos de formato para cambiar la apariencia de los controles, así como sus etiquetas en un formulario o informe.

Figura 8 - 32Ficha Formato en Herramientas de diseño de informe

Figura 8 -31Nuevo orden en el cuadro de diálogo Orden de tabulación

Menú Fuente

Color de fondo Alinear texto a la izquierda

Alinear texto a la derecha

Botón Estilos rápidos

Botón Formato condicional

Centrar

Color de fuente

Menú Tamaño de fuente

Copiar formato

Botón Imagen de fondo

Botón Cambiar forma


¿Cómo se define el orden de tabulación de los controles en un informe? - 5.2.5

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TOME NOTA

TOME NOTA

EN RESUMEN

Aplicar formato a controles

Aplicar formato a informes y formularios con un aspecto profesional no sólo proyecta alta calidad, sino que también mejora la legibilidad del formulario o informe. Puede cambiar la fuente, tamaño de fuente, color, alineación y otros atributos del texto, así como los números en los controles y sus etiquetas asociadas. También puede remplazar las imágenes de fondo de sus informes y formularios, y cambiar la forma de ciertos controles. Incluso puede aplicar estilos rápidos a los controles para modificar rápidamente su apariencia o utilizar formato condicional para ajustar el aspecto de los datos cuando se cumplen con ciertas condiciones.

APLICAR FORMATO A CONTROLES

Para aplicarle formato a la presentación de un control, puede utilizar muchas de las herramientas de formato, que posiblemente ya ha usado con anterioridad, para aplicar formato a texto, números y objetos en otros programas de Office; por ejemplo, en Word. En este ejercicio aplicará formato a la presentación de controles en un informe y aumentará la cantidad de espacio en la sección Encabezado del informe, para agregar el control independiente Insertar salto de página.

Puede cambiar el tamaño de los controles y sus etiquetas haciendo clic en los controladores de tamaño, los cuales son pequeños cuadrados que se encuentran en los bordes y esquinas de un control o etiqueta seleccionada. Coloque el puntero del mouse sobre un controlador para obtener una flecha de doble punta y a continuación arrastre para aumentar o disminuir el ancho o alto de una etiqueta. Para mover un control o su etiqueta, seleccione el control y coloque el puntero del mouse sobre la selección hasta que vea una flecha con cuatro puntas y luego arrástrelo a la nueva posición.

Recordando lo aprendido en lecciones anteriores, los formularios e informes están divididos en secciones, incluyendo las secciones Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del informe. Puede cambiar la cantidad de espacio entre las secciones, para eliminar el espacio extra y acomodar los controles en el informe o formulario. Para aumentar o disminuir el alto de la sección, coloque el puntero del mouse sobre el borde superior de la sección hasta que vea una flecha de doble punta y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo.

Haga doble clic en una barra de sección o en cualquier espacio en blanco dentro de ésta para mostrar el panel Hoja de propiedades.

Los controles en los formularios e informes muestran el formato aplicado a la tabla de origen. Sin embargo, puede cambiar dicho formato sin ningún problema, ya que los cambios únicamente afectan cada control y la forma en que aparecen los datos. Esto no cambia la forma en que los usuarios introducen datos o la forma en que son almacenados.

No puede aplicar formatos visuales a controles enlazados con campos Datos adjuntos y Objeto OLE. Sin embargo, puede cambiar el formato de la etiqueta asociada con el control.

Puede aplicar formato, un control en la Vista Diseño o en la Vista Presentación utilizando los comandos del grupo Fuente. Desde este comando logra cambiar la fuente, el tamaño, color, alineación y color de fondo del texto. También puede asignar formato de negrita, subrayado y cursiva. El botón Copiar formato, como su nombre lo dice, copia los formatos para que los pueda aplicar fácilmente a otro control.

También se aplica formato a controles utilizando los comandos del grupo Formato de controles. Además de aplicar estilos rápidos, cambiar la forma y aplicar efectos de formas para modificar rápidamente la apariencia de ciertos controles como los de botón, por

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ejemplo. Así mismo, modifica el color de relleno y contorno de los controles. Incluso puede utilizar formato condicional para mejorar el aspecto de los datos que aparecen en un control cuando se cumplen ciertas condiciones.

De manera predeterminada, el texto no se ajusta automáticamente cuando llega al borde de un campo o cuadro. Éste permanece en una sola línea y se extiende más allá de los bordes del control. Para permitir el ajuste de texto en un formulario o informe, establezca el alto en un tamaño no predeterminado y cambie las propiedades Autoextensible y Autocomprimible del control a Sí.

Aplicar formato a los controles de un informe

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Abra el informe Resumen de juguetes y cambie a la Vista Diseño.2. Haga clic en el control En existencia. Coloque el puntero del mouse en el

controlador de tamaño que se encuentra en el borde derecho. El puntero cambia a una flecha de doble punta . Arrastre a la izquierda para cambiar el tamaño del control.

3. De la misma manera, reduzca el tamaño de los controles Precio e Id.4. Haga clic en el control Descripción para seleccionarlo.5. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita.

El control Descripción aparece con formato de negrita.6. Haga clic en la flecha despegable Tamaño de fuente y del menú de Tamaño de

fuente seleccione 12. El número de puntos cambia a 12.7. Haga clic en el control En existencia para seleccionarlo.8. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Alinear texto a la

izquierda. El texto En existencia se alinea a la izquierda en el cuadro del control. Su informe deberá lucir similar a la Figura 8-33.

9. Coloque el puntero del mouse en el borde inferior de la sección Encabezado del informe hasta que aparezca la flecha de doble punta y arrastre hacia abajo para aumentar el alto de la sección Encabezado del informe a aproximadamente 0.6 cm. como se muestra en la Figura 8-34.


¿Cómo se utilizan las opciones de orden? - 4.3.4

Figura 8 -34Cambiar el tamaño de la sección Encabezado del informe

Figura 8 - 33Informe al que se le aplicó formato de presentación

Sección Encabezado del informe agrandada 0.6 cm.

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10. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Insertar salto de página.

11. Coloque el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño debajo del control Hipervínculo del sitio web El balón, arrastre hacia abajo y a la derecha para crear un control de salto de página, como se muestra en la Figura 8-35. Esto dividirá la sección Encabezado del informe del resto del informe al momento de imprimir, creando un título de página.

12. Guarde el informe.13. Cambie a la Vista preliminar para ver los cambios que ha realizado. Observe

que la sección Encabezado del informe se encuentra en la primera página. 14. Abra el informe Juguetes por cantidad en existencia en la Vista Diseño.15. En la sección Encabezado del informe, haga clic en el control de botón Imprimir

informe para seleccionarlo.16. En la ficha Formato, en el grupo Formato de controles, haga clic en el botón

Cambiar forma para mostrar el menú. Enseguida seleccione Elipse. El estilo del control de botón cambia a una forma de elipse.

17. GUARDE y CIERRE el informe.


APLICAR FORMATO A LOS CONTROLES DE UN FORMULARIO

En este ejercicio aprenderá a aplicar formato a la presentación de los controles de un formulario y a agregar una imagen de fondo.

Aplicar formato a los controles de un formulario

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. Abra el formulario Inventario, (sí no se encuentra abierto) y cámbiese a la

Vista Diseño. 2. Haga clic en el control Botón en el formulario. En la ficha Formato, en el grupo

Formato de controles, haga clic en el botón Estilos rápidos para mostrar la galería de estilos rápidos. Seleccione el estilo rápido Contorno coloreado – Aguamarina, Énfasis 5, como se muestra en la Figura 8-36. El estilo del control Botón cambia al estilo rápido seleccionado.

Figura 8 -35Control Insertar salto de página agregado a la sección Encabezado del informe

Control Insertar salto de página en la sección Encabezado del informe


¿Cómo se inserta un salto de página en in informe? - 5.2.3


¿Cómo se cambia la forma de un control en un informe? - 5.4.3

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3. Haga clic en la etiqueta Descripción para seleccionarla. 4. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Color de fuente

y del menú elija en Negro. La etiqueta Descripción se muestra en color negro. De la misma manera, cambie el color de fuente a negro en las etiquetas En existencia, Precio y En producción. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 8-37.

5. En la ficha Formato, en el grupo Fondo, haga clic en el botón Imagen de fondo y seleccione la imagen en miniatura Crisantemo que aparece en la galería (si no aparece esta imagen entonces utilice el comando Examinar, que se encuentra debajo de la galería, para acceder a los archivos de datos de la lección). Observe que se inserta la imagen de fondo como se muestra en la Figura 8-38.

6. Cambie a la Vista Formulario para ver los cambios que realizó. 7. GUARDE y CIERRE el formulario.


Figura 8 -36Galería de estilos rápidos

Figura 8 -37El color de las etiquetas cambia a negro

Figura 8 -38Imagen de fondo del formulario

Botón y galería Estilos rápidos

Control Botón seleccionado

El color de las etiquetas cambia a negro


¿Cómo se aplica una imagen de fondo a un formulario? - 3.4.2


¿Cómo se aplica una imagen de fondo a un informe? - 5.4.2


¿Cómo se cambia el formato de la fuente en un formulario? - 3.4.1


¿Cómo se aplican estilos rápidos a los controles en un formulario? - 3.4.3

También puede agregar un color de fondo a un formulario utilizando el comando Relleno de forma que se encuentra en el grupo Formato de controles, de la ficha Formato.

OTRA MANERA

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Lección 8 | 225

CREAR FORMATOS CONDICIONALES EN CONTROLES

En ocasiones, los empleados necesitan un poco de ayuda para reconocer cuando un inventario está bajo o cuando las ventas son altas. El formato condicional en los informes y formularios ayuda a alertar a los usuarios sobre texto o números que requieren atención, para que no se pase por alto, información importante. El formato condicional cambia el aspecto de un control o del valor en un control cuando se cumplen ciertas condiciones. Puede cambiar el color del texto o el de los números en el control o el color de fondo de éste. En este ejercicio creará formato condicional por un campo de informe.

Puede crear formatos condicionales basados en un valor o expresión. Por ejemplo, cuando el número de productos en un inventario cae por debajo de 10 para un solo producto, puede establecer el formato condicional para que Access muestre ese número en rojo o con un fondo del mismo color, para que usted y otras personas noten el número que indica un inventario bajo.

La forma más fácil de agregar formato condicional a un formulario o informe es utilizar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, el cual muestra una lista de reglas de formato, si es que existe una. Desde él puede agregar nuevas reglas y editar o eliminar reglas existente.

Crear formato condicional

UTILICE la base de datos del ejercicio anterior. 1. Abra el informe Resumen de juguetes si es necesario y cámbiese a la Vista

Diseño. 2. Haga clic en el control En existencia para seleccionarlo. 3. En la ficha Formato, en el grupo Formato de controles, haga clic en el botón

Formato condicional. Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.

4. Haga clic en el botón Nueva regla. Aparece el cuadro Nueva regla de formato. Desde el cual creará una nueva regla basada en el criterio que insertará.

5. En la sección Editar la descripción de la regla, mantenga la opción El valor del campo es, que aparece en el primer menú. Haga clic en la flecha desplegable que se encuentra junto a entre y desplácese hacia la parte inferior de la lista para seleccionar la opción menor o igual que. Haga clic en el cuadro vacío e introduzca el número 10.

6. Haga clic en el botón Negrita en la sección Vista previa.7. Haga clic en la flecha despegable del botón Color de fondo. Aparece un

menú de colores. Haga clic en Rojo, como se muestra en la Figura 8-39.

8. Haga clic en el botón Aceptar. Se agrega al cuadro de diálogo la regla de formato en el campo En existencia, como se muestra en la Figura 8-40. Ahora cuando vea el informe desde la Vista Informe, los valores del campo En existencia aparecerán en negritas y el color de fondo del control en color rojo, si se llegan a aplicar las reglas de formato.

Figura 8 -39Menú de colores de relleno en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato


¿Cómo se apl ica formato condicional a los controles de un formulario? - 3.4.4


¿Cómo se aplica formato condicional a los controles de un informe? - 5.4.4

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9. Haga clic en Aceptar.10. GUARDE el informe.11. Cámbiese a la Vista Informes y desplácese por los registros para ver el formato

condicional en acción.12. CIERRE el informe.



FICHA ORGANIZAR

La ficha Organizar, que aparecen en la Figura 8-41, se encuentra en las Herramientas de diseño de informe y en las Herramientas de presentación de informe, en la Cinta de opciones. Esta ficha contiene grupos de comandos para organizar el diseño, alineación, tamaño y posición de los controles en un informe. Utilice los comandos de esta ficha para organizar los controles dentro de un informe.

De manera similar a un informe, la ficha Organizar se muestra en las Herramientas de diseño de formulario, así como en las Herramientas de presentación de formulario en la Cinta de opciones. Los botones y comandos de la ficha Organizar son los mismos que los de la ficha Organizar para informes, excepto el botón Delimitación, que se encuentra en el grupo Posición. El grupo Posición, que aparece en la Figura 8-42, contiene el botón Delimitación, el cual le ayuda a colocar los controles en un formulario cuando se cambia de tamaño la ventana que lo contiene. Utilice los comandos de la ficha Organizar para ordenar los controles en un formulario.

Figura 8 - 40Regla de formato del campo En existencia

Figura 8 - 41Ficha Organizar en Herramientas de presentación de informe en la Cinta de opciones, en la Vista Presentación

Figura 8 - 42Grupo Posición en la ficha Organizar de las Herramientas de diseño de formulario, en la Cinta de opciones, en la Vista Diseño

Inserta una fila encima

Diseño Apilado

Diseño Tabular

Seleccionar fila

Dividir verticalmente

Botón Relleno de control

Subir Bajar

Inserta una fila abajo

Inserta una columna a la

izquierda

Inserta una columna a la

derecha Seleccionar

diseño Seleccionar

filaBotón

Combinar Dividir

horizontalmenteBotón Márgenes

de control

Botón Líneas de división

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Lección 8 | 227

EN RESUMEN


Después de crear un formulario o informe, puede organizar los controles en él para ajustar los datos o presentarlos mejor. Access cuenta con comandos para organizar el diseño, alineación, posición y tamaño de los controles. Los Diseños de controles alinean sus controles de manera horizontal y vertical para dar al informe o formulario un aspecto uniforme. Los dos tipos de diseños de controles que existen son: tabular y apilado. En un diseño apilado, los controles se organizan verticalmente, con una etiqueta a la izquierda y el control a la derecha. Los diseños apilados están dentro de una sección de informe o formulario. En un diseño tabular, los controles están organizados en filas y columnas como una hoja de cálculo, con las etiquetas en el lado superior. Los diseños tabulares utilizan dos secciones de un informe o formulario. Las etiquetas se muestran en una sección y los campos están organizados en la sección de abajo. En este ejercicio organizará los controles en un formulario utilizando diseños de controles.

Puede tener más de un diseño en un informe. Por ejemplo, un diseño tabular para crear una fila de datos para cada registro y luego un diseño apilado debajo, con más información sobre el mismo registro.

Access crea automáticamente diseños tabulares cuando abre un nuevo informe utilizando el botón Informe o el botón Informe en blanco de la ficha Crear. Cuando crea un nuevo formulario utilizando el botón Formulario o el botón Formulario en blanco, Access crea diseños de control apilados.

Desde un informe en blanco existente, puede crear un nuevo diseño de controles manteniendo presionada la tecla Mayús y seleccionando los campos que desea incluir en el formulario o informe desde el panel Lista de campos. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Tabular o el botón Apilado.

Otra forma de cambiar el diseño completo de un informe o formulario, seleccionando todas las celdas en el diseño y luego haciendo clic en el botón del diseño que desee, ya sea Apilado o Tabular.

Puede dividir un diseño de controles en dos diferentes diseños, manteniendo presionada la tecla Mayús y haga clic en los controles que desea mover al nuevo diseño de controles y después seleccione el botón Tabular o el botón Apilado.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la tabla Inventario en el Panel de navegación para abrirla.2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Informe en blanco.

Se crea un nuevo informe en blanco y se muestra el panel Lista de campos. 3. Cierre el panel Lista de campos y cierre el informe en blanco. Observe que

Access no le pregunta si desea guardar el informe, ya que no se ha agregado ningún campo. A continuación, se pretende crear una interface para interactuar con la tabla Inventario y así insertar, modificar y eliminar registros, de manera que será necesario un formulario.

4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Diseño del formulario. Se crea un nuevo formulario en blanco y aparece el panel Lista de campos (si no es así haga clic en el botón Agregar campos existentes).

5. Haga doble clic en el campo Descripción para agregarlo al formulario.6. Haga doble clic en el campo En existencia para agregarlo al formulario.7. De la misma manera, haga doble clic en el campo Precio para agregarlo al

formulario.8. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en cada uno de los

tres controles para seleccionarlos.9. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Apilado. Los

controles y etiquetas son organizados en un diseño apilado, como se muestra en la Figura 8-43.

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10. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Tabular. Los controles y etiquetas se organizan en un diseño tabular, como se muestra en la Figura 8-44.

11. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Apilado para cambiarse de nuevo al diseño apilado.

12. GUARDE el formulario con el nombre Formulario apilado y déjelo abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.


Puede ajustar la posición de la información que se muestra en un control, utilizando el botón Márgenes de control, que se encuentra en el grupo Posición. Puede escoger de entre los ajustes Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha desde el menú Márgenes de control.

El botón Relleno de control ajusta la cantidad de espacio entre un control y las líneas de cuadrícula de diseño. El menú Relleno de control contiene opciones de relleno como Ninguno, Estrecha, Medio y Ancha.

El grupo Posición también contiene el botón y menú Delimitación, el cual enlaza un control a otros controles de manera que se puedan cambiar de tamaño junto con el primario. El botón Delimitación únicamente aparece en la ficha Organizar de las Herramientas de diseño de formulario, en el grupo Posición, ya que las opciones de delimitación sólo están disponibles para formularios y no para informes. Delimitar es de ayuda cuando desea verificar la posición de los controles en un formulario al momento de cambiar el tamaño de la ventana. Por ejemplo puede delimitar el control del campo Descripción (campo primario) para extenderlo hacia abajo y a la derecha, de manera que pueda ver más texto en el control del campo mientras el formulario se hace más grande. La delimitación de los controles que lo rodean se establece automáticamente basada en el primario. Es importante que considere que sólo puede delimitar un control en cada diseño. Sin embargo, cuenta con nueve opciones para delimitar.

Figura 8 - 43Diseño de controles apilado

Figura 8 - 44Diseño de controles tabular


¿Cómo se crea un informe en blanco? - 5.1.1

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Lección 8 | 229

Figura 8 - 45Botón y menú Márgenes de control

Al utilizar las nuevas herramientas de los grupos Filas y columnas, Combinar o dividir y Mover, que se encuentran en la ficha Organizar, Access 2010 le da mayor flexibilidad a la hora de organizar las celdas del diseño de controles.

Utilizando el grupo Filas y columnas puede agregar nuevas filas y columnas de celdas arriba o debajo de la fila existente y a la izquierda o derecha de la columna existente. Al utilizar las herramientas del grupo Combinar o dividir podrá fusionar dos celdas en una, así como dividirlas vertical u horizontalmente. Finalmente las herramientas de grupo Mover se pueden utilizar para reorganizar celdas moviéndolas hacia arriba o hacia abajo.

AGREGAR, MOVER Y QUITAR UN CONTROL

Cuando desee agregar un nuevo campo de la Lista de campos a un diseño de controles existente, sólo arrastre el campo desde el panel Lista de campos hacia la cuadrícula de diseño. Para agregarlo al diseño, seleccione todos los controles más el nuevo control y enseguida haga clic en el botón Apilado o en el botón Tabular. Quitar un control de un diseño de controles le permite colocarlo en cualquier parte del informe o formulario, sin afectar la posición de cualquier otro control. Seleccione el control que desea quitar y enseguida haga clic en el botón Quitar diseño, que se encuentra en el grupo Tabla. El botón Quitar diseño únicamente aparece disponible en la Vista Diseño de un informe o formulario. En este ejercicio agregará y moverá controles de un diseño y eliminará un control en el mismo.

Agregar, mover y quitar un control de un diseño

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Seleccione los tres controles, si ya no se encuentran seleccionados. 2. Haga clic en la selección y mueva el grupo de campos hacia abajo

aproximadamente 1 centímetro.3. Haga clic en el campo En producción en el panel Lista de campos. Arrástrelo

a la cuadrícula y colóquelo a la derecha del campo Descripción.4. Arrastre el campo Id a la cuadrícula y colóquelo arriba del campo Descripción.5. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione el control del

campo Id, si es necesario. Con la tecla aún presionada seleccione los controles de campo Descripción, En existencia y Precio para que los cuatro estén seleccionados.

6. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Apilado. El control Id se agrega al diseño apilado.

7. En la ficha Organizar, en el grupo Posición, haga clic en el botón Márgenes de control y del menú seleccione Estrecha, como se muestra en la Figura 8-45. Se les aplica formato a los márgenes dentro del control y etiqueta del campo utilizando la opción Estrecha.

Opción Estrecha seleccionada

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TOME NOTA

8. En la ficha Organizar, en el grupo Posición, haga clic en el botón Relleno de control y del menú seleccione Ancha, como se muestra en la Figura 8-46.

9. Seleccione el control Id y en el grupo Filas y columnas, haga clic en Seleccionar fila. Observe que tanto el control de la etiqueta y campo aparecen con un contorno naranja. Haga clic tres veces en el botón Subir para moverlo a la parte superior del diseño.

10. Mueva el control de etiqueta y campo En existencia a la parte inferior del diseño.

11. Intente mover el control Precio debajo del campo En producción. Observe que no se moverá de su sitio en el diseño.

12. Seleccione el control Precio si aún no está seleccionado. 13. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Quitar diseño.

Observe que el control En existencia automáticamente se mueve hacia arriba en el área que ocupaba el control Precio, cuando eran parte del diseño.

14. Arrastre el control Precio debajo del control En producción.15. GUARDE y CIERRE el formulario.

PAUSA. DEJE abierto el formulario para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla Mayús y a

continuación haga clic en los controles.

Organizar y delimitar controles

En este ejercicio practicará organizando controles en un diseño utilizando una amplia variedad de herramientas para organizar.

Organizar y delimitar controles en un diseño

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la tabla Inventario en el Panel de navegación, para abrirla. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Formulario.

Se crea un nuevo formulario que contiene todos los campos de la tabla Inventario, en la Vista Presentación. Observe que el diseño apilado está aplicado de manera predeterminada.

3. Cámbiese a la Vista Diseño. 4. Haga clic en el control Id para seleccionarlo. 5. En la ficha Organizar, en el grupo Combinar o dividir, haga clic en el botón

Dividir horizontalmente. Observe que el control Id se divide en dos columnas. El extremo derecho aparece rodeado por una línea punteada.

6. Haga clic en el control En producción y arrástrelo a la derecha del control Id para colocarlo junto a este. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 8-47.

Figura 8 - 46Botón y menú Relleno de control


¿Cómo se aplican las opciones de organización de formularios cambiando la posición y aplicando formato a los controles y registros? - 3.3.3


¿Cómo se aplican las opciones de organización de informes cambiando la posición y aplicando formato a los controles y registros? - 5.3.3

Opción Ancha seleccionada

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Lección 8 | 231

7. Haga clic en el control En existencia para seleccionarlo. Presione y mantenga presionado la tecla Mayús y seleccione el control de la etiqueta En existencia. En la ficha Organizar, en el grupo Mover, haga clic una vez en el botón Bajar. Note que el control de campo y la etiqueta En existencia se mueven a la parte inferior del diseño.

8. Haga clic en el control del campo Descripción para seleccionarlo. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione la celda que se encuentra debajo del control del campo Descripción. Tanto el control de campo Descripción así como la celda debajo de éste deben tener un contorno naranja. En la ficha Organizar, en el grupo Combinar o dividir, haga clic en el botón Combinar. En el control del campo Descripción y la celda se han combinado, como se muestra en la Figura 8-48.

9. Haga clic en el control del campo En existencia para seleccionarlo. En la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic dos veces en el botón Insertar abajo. Se agregan dos celdas en blanco debajo del control En existencia.

10. Haga clic en el control del campo En existencia para seleccionarlo. En la ficha Organizar, en el grupo Filas y columnas, haga clic en el botón Seleccionar fila. Deben de estar seleccionados el control del campo y de la etiqueta En existencia.

11. En la ficha Organizar, en el grupo Mover, haga clic dos veces en Bajar para mover el control En existencia hacia la última fila de celdas en la parte inferior del diseño, como se muestra en la Figura 8-49.

Figura 8 - 47Control en Producción junto al control Id

Figura 8 - 48Control del campo descripción combinado con la celda

Figura 8 - 49El control En existencia se movió a la parte inferior del diseño

Control En producción arrastrada a esta posición


¿Cómo se organizan los controles en los formularios cambiando la posición y aplicando formato a los controles? - 3.3.3


¿Cómo se organizan los controles en los informes cambiando la posición y aplicando formato a los controles? - 5.3.3


¿Cómo se organizan los controles en un formulario utilizando las funciones de Tabla? - 3.3.1

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EN RESUMEN

TOME NOTA

TOME NOTA

En la Vista Presentación, también puede utilizar las herramientas de la ficha Organizar para ordenar los controles de un diseño tanto de formularios como de informes.

12. Haga clic en el control del campo Descripción para seleccionarlo. En la ficha Organizar, en el grupo Posición, haga clic en el botón Delimitación. Aparece el menú Delimitación. seleccione en la opción Expandir hacia arriba y a lo ancho, como se muestra en la Figura 8-50. El control del campo Descripción se cambiará de tamaño automáticamente para mostrar todo el texto que contiene en caso de que se cambie de tamaño la ventana del formulario desde la Vista Formulario.

13. Vaya a la Vista Formulario para mostrar la nueva organización de los controles y cambie de tamaño la ventana del formulario para ver cómo el control del campo Descripción se extiende y encoje en conjunto con el tamaño de la ventana.

Como lo aprendió en el ejercicio anterior, puede cambiar el tamaño de los controles de campos para que sean más consistentes con los datos que muestran. Por ejemplo, en este ejercicio algunos de los datos del control del campo En existencia no se muestran completamente. Por lo que se puede cambiar fácilmente y de una manera apropiada el tamaño del control desde la Vista Presentación o en la Vista Diseño. Tendrá la oportunidad de hacer esto en un ejercicio al final de esta lección.

14. GUARDE el formulario como Formulario Inventario Modificado y CIÉRRELO.



Puede cambiar la alineación, tamaño o posición de los controles y sus etiquetas asociadas. Los comandos para alinear, cambiar el tamaño y posicionar de la ficha Organizar le dan más opciones para mejorar el aspecto de los controles y etiquetas en los formularios e informes. El grupo Tamaño y orden, que se encuentra en la ficha Organizar que puede verse únicamente en la Vista diseño de un informe o formulario, contiene comandos para alinear etiquetas y controles en la cuadrícula (los puntos y las líneas verticales y horizontales que se intersectan y que aparecen en la Vista Diseño) para permitirle una colocación más precisa. Por ejemplo puede alinear de mejor manera un grupo de controles y etiquetas relacionadas utilizando el comando A la cuadrícula, para asegurarse que todas las etiquetas que se encuentren en la esquina superior izquierda se alineen hacia sus puntos de cuadrícula más cercanos. Esto le ayudará a asegurar que la organización de los controles sea consistente. En este ejercicio organizará la alineación, tamaño y posición de los controles y etiquetas.


¿Cómo se organizan los controles en un formulario utilizando los comandos del grupo Mover? - 3.3.2


¿Cómo se organizan los controles en un informe utilizando las funciones de Tabla? - 5.3.1


¿Cómo se organizan los controles en un informe utilizando los comandos del grupo Mover? - 5.3.2

Figura 8 - 50Menú Delimitación

Opción Expandir hacia arriba y a lo largo seleccionada

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Lección 8 | 233

Puede alinear varios controles y etiquetas a la vez, de manera que sus bordes izquierdo, derecho, superior e inferior se encuentren perfectamente alineados entre si utilizando los comandos Izquierda, Derecha, Arriba y Abajo.

Además en el grupo Tamaño y orden puede utilizar los comandos para ajustar el tamaño de los controles y etiquetas como Ajustar, A la cuadrícula Ajustar al más alto, Ajustar al más ancho, Ajustar al más corto o Ajustar al más estrecho.

Además puede utilizar los comandos Traer al frente y Enviar al fondo para mover objetos hacia adelante o hacia atrás. En el grupo Tamaño y orden puede utilizar los comandos para aumentar o disminuir el espaciado horizontal o vertical utilizando los comandos Igualar horizontal, Igualar vertical, Aumentar horizontal, Disminuir horizontal, Aumentar vertical y Disminuir vertical.

Para finalizar, el grupo Tamaño y orden contiene comandos de alternación que le facilitan mostrar u ocultar la cuadrícula, la regla y permitir o deshabilitar Ajustar a la cuadrícula (ayudándole a organizar eficazmente una etiqueta cuando mueva el control relacionado, así Access puede alinear automáticamente a la esquina superior izquierda de una etiqueta, hacia su punto de cuadrícula más cercano); así mismo los comando Agrupar y Desagrupar le permiten agrupar varios controles de manera que pueda moverlos o modificarlos a todos al mismo tiempo.

Organizar la alineación, tamaño y posición

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA Formulario apilado en la Vista Diseño. 2. Seleccione la etiqueta y el control Precio.3. En la ficha Organizar, en el grupo Tamaño y orden, haga clic en el botón

Tamaño y espacio. En la sección Tamaño, del menú que aparece, elija el botón Ajustar.

4. Seleccione todos los controles en el diseño apilado (las etiquetas y los controles Id, Descripción y En existencia).

5. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Quitar diseño.6. Todos los controles y etiquetas, deben estar seleccionados. En la ficha Organizar,

en el grupo Tamaño y orden, haga clic en el botón Tamaño y espacio. En la sección Tamaño, del menú que aparece, seleccione el botón Ajustar.

7. Con los controles y etiquetas todavía seleccionados, haga clic en el botón Alinear en el grupo Tamaño y orden de la ficha Organizar. Del menú que aparece seleccione el botón Derecha. Las etiquetas se alinean a la derecha con respecto a los controles. Haga clic en un espacio en blanco en la cuadrícula de diseño para quitar la selección de todos los controles y etiquetas.

8. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en las etiquetas y controles Id y En producción.

9. Con los controles y etiquetas aún seleccionados, haga clic en el botón Alinear del grupo Tamaño y orden y del menú que aparece elija el botón Abajo. El control producción está alineado hacia abajo junto con el control Id.

10. Con los controles y etiquetas aún seleccionadas, presione y mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione la etiqueta y control Precio.

11. En la ficha Organizar, en el grupo Tamaño y orden, haga clic en el botón Tamaño y espacio. En la sección Espaciado, haga clic en el botón Disminuir horizontal, su pantalla debe verse similar a la Figura 8-51.

234 | Lección 8

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12. Haga clic en el espacio en blanco en la cuadrícula de diseño para quitar la selección de los controles y etiquetas seleccionados. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en las etiquetas y controles Descripción y Precio.

13. Haga clic en el botón Alinear que se encuentra en el grupo Tamaño y orden. Del menú que aparece, haga clic en el botón Abajo. El control Precio se alinea en la parte inferior con el control Descripción. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 8-52.

14. Haga clic en un espacio en blanco de la cuadrícula de diseño. 15. Haga clic en el botón Tamaño y espacio. En la sección Cuadrícula, del menú

que aparece, haga clic en el botón Cuadrícula. Note que desaparece la cuadrícula de diseño.

16. Vuelva a hacer clic en el botón Cuadrícula. Aparece la cuadrícula de diseño nuevamente.

17. Haga clic en un área en blanco en la cuadrícula de diseño y arrastre para dibujar un cuadro alrededor de las etiquetas y controles para seleccionarlos o presione y mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione cada etiqueta y control.

18. En la ficha Organizar, en el grupo Tamaño y orden haga clic en el botón Alinear. Del menú que aparece, haga clic en el botón A la cuadrícula. Observe que los controles y etiquetas se mueven ligeramente. Las esquinas superiores izquierdas de todas las etiquetas están alineadas hacia sus puntos de cuadrícula más cercanos.

19. Una vez más, en el grupo Tamaño y orden, haga clic en el botón Tamaño y espacio. En la sección Cuadrícula, del menú que aparece, haga clic en el botón Regla. Desaparecen las reglas.

20. Vuelva a hacer clic en el botón Regla. Observe que las reglas vuelven a aparecer. 21. GUARDE y CIERRE el formulario.

PAUSA. CIERRE la base de datos.

Figura 8 - 51Formulario con espacio horizontal disminuido entre controles

Figura 8 - 52Formulario con los controles alineados en la parte inferior


¿Cómo se organizan los controles en un formulario cambiando la posición y el formato? - 3.3.3


¿Cómo se organizan los controles en un informe alineándolos a la cuadrícula? - 5.3.4

| 235



Aplicar formato a un encabezado/pie de página Encabezado/pie de página Agregar controles dependientesAgregar controles dependientes e independientes Cambiarle el nombre a una etiqueta en un informe Ver el panel Hoja de propiedades Agregar controles calculados Agregar campos existentesVer códigos

3.2.35.2.43.2.25.2.35.4.13.2.55.2.23.2.63.2.4


Volver a ordenar la función de una tabulación 5.2.5

Agregar formato a los controles

Agregar controles dependientes e independientesCambiar la forma de un informe Aplicar una imagen de fondo a un formulario Aplicar una imagen de fondo a un informe Cambiar el formato de una fuente en un formularioAplicar estilos rápidos a los controles en un formularioAplicar formato condicional a un formularioAplicar formato condicional a un informe

5.2.35.4.33.4.25.4.23.4.13.4.33.4.45.4.4


Crear un informe en blancoCambiar la posición/formato de los controles de un formularioCambiar la posición/formato de los registros de un informe Utilizar las funciones de Tabla en un formulario Utilizar los comandos del grupo Mover en un formularioUtilizar las funciones de tabla en un informe Utilizar los comandos del grupo Mover tabla en un informe

5.1.13.3.3

5.3.3

3.3.13.3.25.3.15.3.2


Cambiar la posición/formato de los controles de un formularioAlinear los objetos de un informe a la cuadrícula

3.3.3

5.3.4


236 |


Relación Relacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Control a. Control que permite mostrar el resultado de un cálculo o expresión. 2. Control independiente b. Función que ayuda en la creación de controles como botones de comandos, cuadros de lista, cuadros combinados y grupos de opciones.3. Control dependiente c. Diseño en el que los controles están organizados en filas y columnas, con las etiquetas en el lado superior.4. Control calculado d. Control que no cuenta con un origen de datos y muestra la información como líneas, formas o imágenes.5. Generador de expresiones e. Diseño en el que los controles que están organizados verticalmente con una etiqueta a la izquierda y el control a la derecha.6. Asistentes para controles f. Diseños que le permiten alinear los controles de forma horizontal o vertical para darle a su informe o formulario un aspecto uniforme.7. Formato condicional g. Objeto de un formulario o informe que muestra datos, realiza acciones y le permite mejorar su aspecto y utilidad.8. Diseños de controles h. Control que utiliza el campo de una tabla o consulta como el origen de datos. 9. Diseño tabular i. Función que le permite cambiar el aspecto o valor de un control cuando se cumplen ciertas condiciones. 10. Diseño apilado j. Herramienta que genera los nombres de los campos y controles en una base de datos, incluye una lista de los operadores disponibles y tiene funciones integradas para ayudarle a crear una expresión.

Verdadero / FalsoDibuje un círculo alrededor de la V si la declaración es verdadera o alrededor de la F si es falsa.

V F 1. La forma más fácil de crear un control dependiente es hacer doble clic en un campo o arrastrarlo del panel Hoja de propiedades al informe. V F 2. Puede enlazar un control con un campo utilizando el panel Hoja de propiedades.V F 3. Puede desactivar los asistentes para controles.V F 4. El formato de presentación se puede aplicar a los controles y etiquetas de un formulario o informe. V F 5. Únicamente puede especificar una condición para el formato condicional. V F 6. Puede cambiar todo un diseño de controles de un informe o formulario de un tipo a otro. V F 7. Relleno de control permite ajustar la cantidad de espacio entre un control y las líneas de la cuadrícula de un diseño.V F 8. El botón Quitar diseño del grupo Tabla quita un control de un formulario o informe.V F 9. Puede establecer un orden de tabulación para cada sección de un formulario o informe. V F 10. El orden de tabulación se refiere al orden en que las tabulaciones se muestran en un cuadro de diálogo.


Proyecto 8-1: Perfeccionar el informe de Casa del Esquí AlpinoHa aprendido mucho sobre informes y formularios al trabajar como Asistente Administrativo en Casa del Esquí Alpino. Ahora puede mejorar el informe sencillo que creo anteriormente, para que pueda mostrarlo con orgullo en la recepción.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Alpino.2. GUARDE la base datos con el nombre AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra el informe Diseño de informe.4. Cámbiese a la Vista Diseño.5. Seleccione los cuatro controles del informe.6. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Tabular.7. En la ficha Organizar, en el grupo Posición, haga clic en el botón Márgenes de control y del menú seleccione

Estrecha.

| 237

8. En la ficha Organizar, en el grupo Posición, haga clic en el botón Relleno de control y seleccione Medio en el menú.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Título. Se inserta un título en la sección Encabezado del informe.

10. Introduzca la frase Informe de habitaciones de Casa del Esquí Alpino y presione Intro.11. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Logotipo. Navegue a los

archivos de datos de esta lección y seleccione la imagen Invierno. Haga clic en Aceptar.12. En la ficha Formato, en el grupo Fondo, haga clic en el botón Imagen de fondo. Abra la carpeta que contiene

los archivos de datos para esta lección y seleccione la imagen Invierno fondo. Haga clic en Aceptar.13. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en los cuatro controles de las etiquetas. 14. En la ficha Formato en el grupo Fuente, haga clic en el botón Color de fuente. Seleccione el color Azul oscuro,

Texto 2, que se encuentra en la primera fila, cuarta columna de la sección Colores del tema de Access.15. Asegúrese de que todavía estén seleccionados los controles. En la ficha Organizar, en el grupo Tabla, haga

clic en Quitar diseño.16. Haga clic en un área en blanco para quitar la selección, elija los cuatro controles de los campos y arrástrelos

juntos justo debajo de la barra de la sección Detalle.17. Desplácese hacia abajo y coloque el puntero del mouse en la barra de la sección Pie de página. Arrastre la

barra de sección hasta colocarla debajo de los controles. Su pantalla debe verse similar a la Figura 8-53.

18. GUARDE y CIERRE el informe.CIERRE la base de datos.

Proyecto 8-2: Aplicar formato a la lista de jugadores de fútbolYa que ha aumentado sus habilidades en el uso de Access, decide mejorar la lista de jugadores de fútbol que creó al inicio de la temporada. Además, han habido algunos cambios, así que necesita una versión actualizada.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Datos_de_fútbol de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Datos_de_fútbolXXX (donde XXX son sus iniciales).3. ABRA el informe Lista.4. Cámbiese a la Vista Diseño. 5. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en todas las etiquetas en la sección Encabezado

de página para seleccionarlas.6. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita.7. Seleccione el título Lista de jugadores e introduzca la frase Lista de jugadores de fútbol.8. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en la lista despegable Fuente y seleccione Arial Black.9. En la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en la lista despegable de Tamaño de fuente y seleccione 22.10. En la ficha Organizar, en el grupo Tamaño y orden, haga clic en el botón Tamaño y espacio y del menú

seleccione la opción Ajustar. 11. Presione y mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en todos los controles de la sección Detalle. En

la ficha Organizar, en el menú Alinear, del grupo Tamaño y orden, haga clic en A la cuadrícula.12. Elimine la imagen del informe.13. En la ficha Diseño, en el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Logotipo.14. Navegue por los archivos de datos de esta lección y seleccione Fútbol.jpg.15. GUARDE el informe y véalo en la Vista Informes.


Figura 8 - 53Diseño del informe

238 |


Proyecto 8-3: Crear un formulario de resumen de pedidos para Café FourthEn su trabajo de medio tiempo en Café Fourth, a menudo participa en recibir y surtir los pedidos. Cree una tabla de resumen que facilite su trabajo.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA Datos_del_café de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Datos_del_caféXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Seleccione la tabla Resumen de pedidos en el Panel de navegación.4. Cree un formulario sencillo utilizando el botón Formulario.5. Inserte un control de Fecha y hora con el formato 00/00/0000.6. Elimine el control Pagado y cree un control agrupado Grupo de opciones Sí/No utilizando casillas de verificación,

con Pagado como el título. Establezca el valor para Sí a -1 y valor para No a 0.7. Elimine el campo Datos adjuntos.8. Cambie el tamaño de los controles y organícelos para que se vean similares a los del formulario en la Figura 8-54.

Recuerde quitar el formato de diseño de controles, para que pueda mover los controles individuales.

9. GUARDE el formulario con el nombre Resumen de pedidos.10. Revise su trabajo en la Vista Formulario.11. CIERRE el formulario.


Proyecto 8-4: Crear un formulario de reservaciones para Casa del Esquí AlpinoIntroducir datos en la tabla se ha convertido en una tarea engorrosa, así que ha decidido crear un formulario que pueda utilizar para incluir los datos de las reservaciones.

UTILICE la base de datos AlpinoXXX, la cual guardó en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la tabla Reservaciones en el Panel de navegación para seleccionarla.2. Cree un nuevo formulario utilizando la Vista Diseño.3. Inserte un control de título. Cambie el título a Formulario de reservaciones de Casa del Esquí Alpino.4. Inserte un control de logotipo utilizando la imagen Pingüinos.5. Agregue los siguientes controles dependientes a la cuadrícula de diseño: Id de cliente, Habitación, Tarifa,

Fecha de entrada, Fecha de salida y Notas.6. Seleccione todos los controles y aplique el diseño Apilado.7. Coloque los controles en la esquina superior izquierda de la sección Detalles, quite el diseño apilado y cambie

el tamaño del control Notas, como se muestra en la Figura 8-55.

Figura 8 - 54Formulario Resumen de pedidos

| 239

8. Guarde el formulario con el nombre Formulario de reservaciones y déjelo abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente proyecto.


Proyecto 8-5: Perfeccionar el formulario de reservaciones de Casa del Esquí AlpinoEl formulario de reservaciones que creó es muy útil; sin embargo, necesita hacerlo más funcional utilizando controles calculados y los asistentes para controles.

UTILICE el formulario que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Agregue un control de grupo de Opciones en el lado derecho del formulario utilizando el Asistente para

grupos de opciones, para el campo Tarjeta de crédito archivada. Con el Asistente para grupos de opciones, agregue dos etiquetas, una para Sí y otra para No. Establezca el valor para Sí a -1 y el valor para No a 0. Utilice botones de opción y el título Tarjeta de crédito archivada para el control.

2. Agregue un cuadro de texto independiente debajo del campo Tarjeta de crédito archivada.3. Abra el panel Hoja de propiedades y haga clic en el botón Generar en el cuadro de propiedad Origen del

control.4. Cree una expresión para restar la Fecha de entrada de la Fecha de salida.5. Introduzca Número de noches como el nombre de la etiqueta. (Observe el número de etiqueta predeterminado,

como Texto##.)6. Agregue un cuadro de texto independiente a un lado del control Notas.7. Abra el panel Hoja de propiedades y haga clic en el botón Generar el cuadro de propiedad Origen del

control.8. Cree una expresión para multiplicar el Número de noches (o Texto##) por la Tarifa.9. Introduzca Tarifa subtotal como la etiqueta.10. Cambie todos los controles y etiquetas que agregó con texto negro a color rojo.11. Cambie a la Vista presentación. Su pantalla debe verse similar a la Figura 8-56.

Figura 8 - 55Formulario Reservaciones

240 |

12. GUARDE el formulario y cámbiese a la Vista Formulario.CIERRE la base de datos.

Proyecto 8-6: Arreglar el formulario de información de contacto del Proyecto ÁngelMientras estaba de vacaciones, un voluntario hizo algunos cambios a la base de datos del Proyecto Ángel. El formulario Información de contacto generó algunos problemas los cuales necesitan arreglarse.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Datos_de_Ángel de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Datos_de_ÁngelXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra el formulario Información de contacto.4. Cambie el diseño de tabular a apilado.5. Enlace el control independiente con el campo Ciudad.6. Arregle el orden de tabulación de los controles.7. GUARDE y cierre el formulario.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

¿Cuáles son sus juguetes favoritos? Quizás aún tenga algunos favoritos de su niñez o algunos aparatos favoritos para adultos; por ejemplo, aparatos electrónicos. Busque detalles sobre juguetes en tiendas en línea, con esta información cree una tabla de base de datos con campos como Nombre, Descripción, Tienda y Precio. Utilice lo que aprendió en esta lección para crear un formulario con controles para cada campo. Introduzca los datos de cinco juguetes dentro de su formulario. Para una práctica extra, cree un informe que muestre un resumen de todos sus datos.

Figura 8 - 56Formulario Revisiones revisado

Tabl

as a

vanz

adas

Lección 9 | 241

Lección 9Tablas avanzadas

242 | Lección 9

Tabl

as a

vanz

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Analizador de tablasFila TotalesFunciones de agregado

Publicaciones Lucerne es una Editorial importante que ofrece una gran variedad de productos. Acaba de ser contratado como Gerente de ventas de la división Libros de negocios. Estará encargado de trabajar con la gente de ventas de su división, con la finalidad de aumentar las ganancias. El Gerente anterior utilizaba Access 2010 para dar seguimiento a las ventas, así que ya hay datos disponibles con los que puede empezar a trabajar. En esta lección creará una nueva tabla personalizada, utilizará el Analizador de tablas para dividir una tabla en dos y agregará una fila Totales a una tabla.

Términos clave

Lección 9Tablas avanzadas



Crear una tabla personalizada Crear tablas en la Vista Diseño Modificar la descripción de campo

2.1.12.2.7


Resumir los datos de una tabla

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EN RESUMEN

Crear una tabla personalizada

Si una plantilla de tabla no se ajusta a sus necesidades, puede crear una tabla personalizada en la Vista Diseño. Desde esta vista puede insertar campos, establecer los tipos de datos y realizar otras tareas avanzadas para diseñar tablas.

CREAR UNA TABLA PERSONALIZADA

La manera más fácil de crear una tabla es hacerlo desde la Vista Diseño, ya que puede disponer de todas las tareas disponibles para su realización, incluyendo agregar campos, establecer los tipos de datos, definir las propiedades de campos y definir una clave principal. A medida que cree una tabla, también puede insertar y eliminar filas fácilmente en su diseño de tabla. En este ejercicio creará una nueva tabla en blanco y después le agregará campos en la Vista Diseño.

Crear un nuevo campo para una tabla en la Vista Diseño incluye introducir el nombre en la columna Nombre del campo; elegir un tipo de datos del menú de la columna Tipo de datos; e introducir una descripción, si así desea, en la columna Descripción. Además, puede modificar las propiedades del campo en la sección Propiedades del campo de la cuadrícula de diseño.

Después de que termine su diseño de tabla, deberá guardarla. Si aún no ha definido una clave principal, Access le pedirá hacerlo cuando guarde la tabla.

Crear una tabla personalizada en la Vista Diseño

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar en Access.1. ABRA la base de datos Publicaciones_Lucerne de los archivos de datos para esta

lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Lucerne_PublishingXXX (donde XXX

son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Diseño de tabla.

Se crea una nueva tabla en blanco en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 9-1.

Figura 9-1Tabla en blanco en la Vista Diseño

Nueva tabla en blanco

Columna Nombre del campo Columna Tipo de datos

Sección Propiedades del campo

Muestra información sobre la ubicación del

punto de inserción

Columna Descripción Cuadro selector de fila

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4. Introduzca Id en la columna Nombre del campo, como se muestra en la Figura 9-2.

5. Presione la tecla Tab para moverse a la columna Tipo de datos.6. Haga clic en la flecha desplegable de la columna Tipo de datos y seleccione

Autonumeración en el menú, como se muestra en la Figura 9-3. El tipo de datos Autonumeración enumerará de manera automática los registros empezando por el número 1.

7. Presione la tecla Tab para moverse al campo Descripción.8. Introduzca Número de registro y vuelva a presionar la tecla Tab para moverse

a la siguiente fila de campos en blanco.9. Escriba Ventas brutas y presione la tecla Tab.10. Haga clic en la flecha desplegable en la columna Tipo de datos y del menú

seleccione Moneda.11. Haga clic en la fila Lugares decimales en la sección Propiedades del campo.

Haga clic en la flecha desplegable y del menu seleccione como se muestra en la Figura 9-4.

12. Introduzca el resto de los campos, como se muestra en la Figura 9-5, aplicando formato a cada uno con el Tipo de datos Moneda y con 0 lugares decimales.

Figura 9-2Nombre del campo en la Vista Diseño

Figura 9-3Menú Tipo de datos en la Vista Diseño

Figura 9-4Propiedades del campo en la Vista Diseño


¿Cómo se crean tablas en la Vista Diseño? - 2.1.1


¿Cómo se modifica la descripción de un campo? - 2.2.7

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13. Haga clic en el cuadro selector de fila a la izquierda del campo Id para seleccionar la fila.14. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Clave

principal.15. Haga clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.16. Escriba Ventas y haga clic en Aceptar.


INSERTAR Y ELIMINAR FILAS

Cuando crea una tabla personalizada en la Vista Diseño, puede insertar y eliminar filas según sea necesario utilizando los comandos Insertar filas y Eliminar filas del grupo Herramientas, de la ficha Herramientas de diseño de tabla. Cuando hace clic el botón Insertar filas, se inserta una nueva fila arriba de la fila seleccionada. El orden de los campos de arriba hacia abajo en la Vista Diseño se mostrará de izquierda a derecha en la Vista Hoja de datos. En este ejercicio insertará y eliminará filas utilizando la nueva tabla que creó en el ejercicio anterior.

Insertar y eliminar filas en la Vista Diseño

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en el cuadro selector de fila a la izquierda del campo Ventas brutas

para seleccionar toda la fila.2. En el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, en Herramientas de tabla, haga

clic en el botón Eliminar filas. La fila de campos se elimina de la tabla.3. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido.

La fila de campos vuelve a aparecer.4. En el grupo Herramientas, de la ficha Diseño, en Herramientas de tabla, haga

clic en el botón Insertar filas. Se inserta una fila en blanco arriba del campo Ventas brutas.

5. En la columna Nombre del campo, introduzca la palabra Área y presione la tecla Tab.

6. Presione otra vez la tecla Tab para aceptar el tipo de datos Texto.7. Deje vacío el campo Descripción y presione otra vez la tecla Tab para ir al

siguiente campo.8. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.9. Cámbiese a la Vista Hoja de datos e introduzca los registros en la tabla como

se muestra en la Figura 9-6. El campo Id se generará automáticamente, así que sólo presione la tecla Tab para pasar por él.

10. GUARDE y CIERRE la tabla.PAUSA. DEJE abierto el informe para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Figura 9-5Tabla personalizada en la Vista Diseño

Figura 9-6Tabla Ventas

Cuadro selector de fila

OTRA MANERA

También puede hacer clic derecho en una fila seleccionada y elegir Insertar filas o Eliminar filas en el menú contextual.

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EN RESUMEN

Utilizar el analizador de tablas

El Analizador de tablas es un asistente que realiza el proceso de normalización por usted, examinando el diseño de una tabla y sugiriendo un modo de dividirla para una mayor efectividad. El Analizador de tablas le ayuda a diseñar tablas efectivas, ya que sugiere claves principales para las nuevas tablas o le permite determinarlas. También puede hacer que el asistente inserte un campo identificador único. Si éste determina que una tabla contiene información duplicada, la puede dividir en dos tablas que son más efectivas o puede elegir hacerlo usted mismo.

UTILIZAR EL ANALIZADOR DE TABLAS

El Analizador de tablas es un asistente que examina una tabla y le hace una serie de preguntas sobre ella para determinar si debe dividirla en dos o más tablas. En este ejercicio utilizará el Analizador de tablas para examinar una tabla en una base de datos.

Las bases de datos bien diseñadas no almacenan datos en más de un lugar. El almacenamiento de datos redundantes ocupa mayor espacio en disco y aumenta la probabilidad de errores de entrada de datos. En la Lección 1 conoció el concepto de normalización, el cual es el proceso de aplicar reglas a un diseño de base de datos para asegurarse de que ha dividido sus datos en las tablas apropiadas.

En la tabla Libros, se tiene que introducir la información de contacto de los autores para cada libro escrito por éste. El Analizador de tablas determinará que para tener una base de datos más eficaz deberá dividir la tabla en dos: una con la información de contacto de los autores y otra con los datos de las ventas de los libros.

Además de analizar la tabla, el Analizador de tablas examina los datos redundantes de una tabla y sugiere correcciones para los registros que deben coincidir. También le da la opción de crear una consulta, la cual es similar a la tabla original, al realizar esta consulta permite a los formularios e informes, que fueron creados con la tabla original, funcionar adecuadamente. Es importante que considere que puede cambiar el nombre de la tabla original, pero no quitarla o modificarla.



1. ABRA la tabla Libros.2. Desplácese por la tabla para familiarizarse con los campos de ésta.3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en

el botón Analizar tabla. Aparece el primer paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-7. El primer cuadro de diálogo brinda información sobre los tipos de problemas que puede encontrar el asistente.

XREF

La Lección 1 contiene más información sobre la normalización.


Si ejecuta el Analizador de tablas antes de introducir los registros en la tabla, podría recibir un mensaje diciéndole que debe introducir al menos dos registros en la tabla para obtener un análisis significativo.

Figura 9-7Primer paso del Asistente para analizar tablas

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Lección 9 | 247

4. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el segundo paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-8. Este paso le ofrece más información sobre la acción que realizará el asistente.

5. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el tercer paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-9.

6. La tabla Libros debe estar seleccionada en la lista Tablas; si no es así, selecciónela. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el cuarto paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-10.

7. El botón Sí, dejar decidir al asistente debe estar seleccionado; si no es así, selecciónelo. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el quinto paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-11.

Figura 9-8Segundo paso del Asistente para analizar tablas

Figura 9-9Tercer paso del Asistente para analizar tablas

Figura 9-10Cuarto paso del Asistente para analizar tablas

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8. Desplácese hasta el lado inferior del cuadro Tabla2 y haga clic en el campo Año para seleccionarlo. Observe que el asistente lo ha colocado en la tabla equivocada.

9. Arrastre el campo seleccionado al cuadro Tabla1. Coloque la línea negra horizontal debajo del campo Título del libro y suelte el botón del mouse para insertar el campo Año en su nueva ubicación.

10. Haga clic en el nombre Tabla1 para seleccionarlo. Y después en el botón Cambiar el nombre de la tabla. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-12.

11. Introduzca la frase Ventas de libros y haga clic en Aceptar.12. Haga clic en el nombre Tabla2 y después en el botón Cambiar el nombre de la

tabla. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas.13. Introduzca la frase Información de contacto de autores y haga clic en Aceptar.14. Desplácese hacia la parte inferior del cuadro de la tabla Ventas de libros. Observe

que se agregó el campo Buscar en Información de contacto de autores.15. Desplácese por el cuadro de la tabla Información de contacto de autores. Observe

que se agregó el campo Id único generado como clave principal. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el sexto paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-13.

16. Seleccione en el campo Id en el cuadro de la tabla Ventas de libros. Haga clic en el botón Establecer el identificador único. Se inserta una clave principal.

17. Haga clic en Siguiente >. Aparece el séptimo paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-14.

Figura 9-11Quinto paso del Asistente para analizar tablas

Figura 9-12Cuadro de diálogo para cambiar el nombre de la tabla

Figura 9-13Sexto paso del Asistente para analizar tablas

Nombres de tabla

Botón Sugerencias

Botón Cambiar el nombre de la tabla

Para cambiarle el nombre a una tabla puede hacer doble clic sobre ella, para abrir en cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas.

OTRA MANERA

Botón Establecer el identificador único

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18. Observe que el Asistente para analizar tablas ha detectado dos registros similares, uno con un código postal y número de teléfono incorrectos. Haga clic en la flecha desplegable de la primera fila del campo Corrección y seleccione (Dejar tal y como está). Este es el registro correcto.

19. Haga clic en la flecha desplegable de la segunda fila del campo Corrección y seleccione la corrección Torres del menú, como se muestra en la Figura 9-15, para reemplazar el registro incorrecto.

20. Haga clic en Siguiente >. Aparece el último paso del Asistente para analizar tablas, como se muestra en la Figura 9-16.

21. La opción Sí, crear la consulta debe estar seleccionada. Haga clic en el botón Finalizar.

22. Aparece un mensaje informándole que la nueva consulta se guardará con el nombre Libros_NUEVO. Haga clic en Aceptar.

23. Si aparece la ayuda de Access en su pantalla, ciérrela. Su pantalla debe verse similar a la Figura 9-17.

Figura 9-14Séptimo paso del Asistente para analizar tablas

Figura 9-15Correcciones a las nuevas tablas

Figura 9-16Paso final del Asistente para analizar tablas

Menú Corrección

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TOME NOTA

EN RESUMEN

24. CIERRE todas las tablas y consultas.



A menudo es necesario contar o resumir los datos de una tabla, columna por columna. Las tablas que contienen columnas de cifras de ventas u otros números necesitan sumarse, promediarse o contarse para que la información que contienen sea mas útil. La fila Totales facilita estas tareas.

RESUMIR LOS DATOS DE UNA TABLA

De manera muy similar a la fila inferior de una hoja de cálculo, la fila Totales es una nueva característica en Access 2010 que facilita sumar, promediar o contar los valores en una columna de hoja de datos. También puede encontrar los valores máximo y mínimo y utilizar funciones estadísticas como desviación estándar y varianza. En este ejercicio resumirá los datos de una tabla insertando la fila Totales.

Las funciones de agregado son funciones que calculan valores en un rango de datos; por ejemplo una columna. En versiones anteriores de Access, sólo podía utilizar estas funciones en consultas o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Aunque todavía puede utilizar estos métodos, la fila Totales le ahorra tiempo al permitirle elegir una de estas funciones de un menú, aplicándola al instante. La fila Totales es una fila que se inserta en el lado inferior de una tabla y que provee un menú de funciones para cada columna de la fila.

También puede agregar una fila Totales a consultas abiertas en la Vista Hoja de datos y a un formulario dividido abierto en la Vista Formulario. No puede agregar una fila Totales a un informe, sin embargo puede agregar funciones en reportes utilizando otros métodos.

Insertar una fila de totales UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. ABRA la tabla Ventas de libros.2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales. La fila

Totales aparece debajo de la fila con el asterisco (*).3. Haga clic en la flecha despegable de la columna Título del libro de la fila

de Total. Seleccione Cuenta en el menú, como se muestra en la Figura 9-18. Aparece el conteo del número de registros en la columna que en total es el número 11.

Figura 9-17Nuevas tablas y consultas creadas por el Asistente para analizar tablas

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Lección 9 | 251

TOME NOTA

4. Haga clic en la flecha desplegable en la columna Ventas nacionales de la fila Totales y seleccione Suma en el menú.

5. Haga clic en la flecha desplegable en la columna Ventas internacionales de la fila Totales y seleccione Suma en el menú. Su pantalla debe verse similar a la Figura 9-19.

6. GUARDE la tabla.7. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales.

Note que se oculta la fila Totales.8. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic otra vez en el botón

Totales, para hacer visible una vez más la fila Totales.9. GUARDE y CIERRE la tabla.

CIERRE Access.

La Tabla 9-1 describe las funciones de agregado que están disponibles en la fila Totales y los tipos de datos con los que se utilizan.

Función de agregado Descripción Tipos de datos

Promedio Calcula el valor promedio de una columna. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos (excepto listas multivalor)

Máximo Muestra el elemento de mayor valor. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Mínimo Muestra el elemento de menor valor. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora

Desviación estándar Mide el grado de dispersión de los valores respecto a un valor promedio.

Número, Decimal, Moneda

Suma Suma los elementos de una columna. Número, Decimal, Moneda

Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna.

Número, Decimal, Moneda

Como se muestra en la tabla, algunas funciones sólo se utilizan con ciertos tipos de datos. Por ejemplo, no puede utilizar la función Suma en una columna de texto, así que esa función no estará disponible para las columnas con el tipo de datos Texto.

Si desea ordenar o filtrar datos, Access excluirá la fila Totales de manera predeterminada.

Figura 9-18Fila Totales

Figura 9-19Fila Totales en la tabla Ventas de libros

Fila Totales Menú desplegable de las funciones disponibles de la columna

Tabla 9-1Funciones de agregado en la fila Totales

252 |


Crear una tabla personalizada Crear tablas en la Vista Diseño Modificar la descripción de un campo

2.1.12.2.7




RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Función de agregado a. Cuadro a la izquierda de un campo en la Vista Diseño. 2. Analizador de tablas b. Inserta una fila en blanco arriba de la fila seleccionada en la Vista Diseño.3. Fila Totales c. El proceso de aplicar reglas a un diseño de base de datos para asegurar que ha dividido su información en las tablas adecuadas.4. Selector de fila d. Asistente que realiza el proceso de normalización examinando el diseño de una tabla y sugiriendo un modo de dividirla para su máxima eficiencia.5. Botón Insertar filas e. Función de agregado que cuenta los registros de una columna.6. Botón Eliminar filas f. Parte opcional de la Vista Diseño donde puede introducir la descripción de un campo.7. Normalización g. Tipo de datos.8. Cuenta h. Función que calcula valores en un rango de datos. 9. Moneda i. Fila insertada en la parte inferior de una tabla que provee un menú de funciones para cada columna de la fila. 10. Descripción j. Elimina una fila de campos seleccionada en la Vista Diseño.


V F 1. Si aún no ha definido una clave principal, Access le pedirá hacerlo cuando guarde la tabla en la Vista Diseño. V F 2. Las bases de datos bien diseñadas almacenan datos en más de un lugar. V F 3. El selector de fila está ubicado en la parte inferior de la tabla.V F 4. El Analizador de tablas no quita la tabla original. V F 5. El Analizador de tablas le da la opción de crear una consulta. V F 6. El Analizador de tablas no agrega nuevos campos. V F 7. Promedio es un ejemplo de una función de agregado.V F 8. La fila Totales se inserta arriba de la fila con el asterisco.V F 9. Ciertas funciones sólo se utilizan con ciertos tipos de datos.V F 10. No puede eliminar una fila Totales, sólo puede ocultarla.


Proyecto 9-1: Resumir la tabla VentasLa tabla Ventas que creó para Publicaciones Lucerne parece incompleta. Para hacerla un poco más elaborada agregue una fila Totales para resumir los datos.


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UTILICE la base de datos Publicaciones_LucerneXXX que guardó en el ejercicio anterior.1. Abra la tabla Ventas.2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales. Aparece la fila Total.3. Haga clic en la flecha despegable de la fila Totales en la columna Ventas brutas. Seleccione Suma del menú.4. Haga clic en la flecha despegable de la fila Totales en la columna Costo de los bienes. Seleccione Suma del menú.5. De la misma manera seleccione la flecha despegable de la fila Totales en la columna Ventas netas y elija

Suma del menú.6. GUARDE y CIERRE la tabla.


Proyecto 9-2: Analizar la tabla Clientes del Café Fourth En su trabajo de medio tiempo como Asistente de Oficina para Café Fourth, se ha hecho cargo de la mayor parte de las tareas relacionadas con la base de datos. A medida que aprende más sobre Access, decide utilizar el Analizador de tablas para revisar una tabla que creó previamente para asegurarse de su eficiencia.

1. ABRA la base de datos Inventario_de_Café_Fourth de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_Café_FourthXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Clientes.4. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en el botón Analizar tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para analizar tablas.5. Haga clic en Siguiente > para mostrar el cuadro de diálogo que sigue del Asistente para analizar tablas.6. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso siguiente del cuadro de diálogo del Asistente para analizar tablas.7. La tabla Clientes debe estar seleccionada. Haga clic en Siguiente >. 8. El botón de opción Sí, dejar decidir al asistente debe estar seleccionado. Haga clic en Siguiente >.9. Se muestra un mensaje que dice que el asistente recomienda no dividir la tabla. Haga clic en Aceptar.10. Haga clic en Cancelar para cerrar el Asistente para analizar tablas.11. CIERRE la tabla.



Proyecto 9-3: Diseñar la tabla de ventas de Café FourthAcaban de publicarse los datos de ventas de Café Fourth para el primer trimestre. El gerente le pide crear una tabla que muestre las ventas para cada una de las cinco tiendas de su división. Nota: tome en cuenta que cada tienda se identifica con un número de tres dígitos; por ejemplo 656.

UTILICE la base de datos Inventario_de_Café_FourthXXX que guardó en el ejercicio anterior.1. Cree una nueva tabla en la Vista Diseño.2. Escriba Id como el primer nombre de campo y presione Tab. Establezca el tipo de datos en Número.3. Escriba Month como el segundo nombre de campo y presione Tab. Aparece un mensaje diciendo que la

palabra Month es una palabra reservada. Haga clic en Aceptar. Cambie el nombre del campo a Mes y establezca su tipo de datos en Texto.

4. Introduzca el resto de los nombres de campos y tipos de datos, que se muestran en la Figura 9-20. Establezca la clave principal como se marca.

Figura 9-20Ventas mensuales por tienda en la Vista Diseño

254 |

5. GUARDE la tabla con el nombre Ventas mensuales por tienda.6. Cámbiese a la Vista Hoja de datos.7. Introduzca los datos en la tabla como se muestra en la Figura 9-21.

8. Inserte una fila Totales.9. Haga un conteo del campo Mes y sume el campo Ventas.10. GUARDE y CIERRE la tabla.


Proyecto 9-4: Resumir la tabla de Juguetería El balónComo Coordinador de Mercadotecnia de la Juguetería El Balón, examina constantemente los datos de las ventas y piensa en las formas en que puede aumentarlas. Calcule el total de la tabla de inventario para obtener una idea más clara del inventario actual.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Inventario_de_Juguetería_El_Balón.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_Juguetería_EL_BalónXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. ABRA la tabla Inventario.4. Inserte una fila Totales.5. Cuente el campo Descripción, sume el campo En existencia y sume el campo Precio.6. GUARDE y CIERRE la tabla.



Proyecto 9-5: Diseñar la tabla de ventas anuales de La juguetería el BalónEl dueño de la Juguetería El Balón le ha dado los datos de las ventas anuales para cada uno de los canales de ventas de la compañía. Cree una tabla para almacenar y calcular el total de los datos.

UTILICE la base de datos Inventario_de_Juguetería_EL_BalónXXX que guardó en el ejercicio anterior.1. Cree una nueva tabla en la Vista Diseño.2. Cree la tabla como se muestra en la Figura 9-22.

Figura 9-21Tabla Ventas mensuales por Tienda

Figura 9-22Tabla Ventas anuales en la Vista Diseño

| 255

3. GUARDE la tabla con el nombre Ventas Anuales y cámbiese a la Vista Hoja de datos para revisar la tabla que acaba de crear.

4. Cámbiese de nuevo a la Vista Diseño.5. Inserte una fila en blanco arriba del campo Catálogo.6. Introduzca la palabra Año como un nuevo campo con el tipo de datos Texto.7. Seleccione el campo Año y haga clic en el botón Clave principal para designar este campo como la nueva

clave principal.8. Elimine el campo Id.9. GUARDE la tabla y cámbiese a la Vista Hoja de datos.10. Introduzca los datos en la tabla como se muestra en la Figura 9-23.

11. GUARDE la tabla.12. Inserte una fila de Totales.13. Sume las columnas Catálogo, Internet, Tiendas y Otro.14. GUARDE y CIERRE la tabla.


Proyecto 9-6: Analizar la tabla Reservaciones de AlpinoComo Asistente Administrativo de Casa del Esquí Alpino, ha notado que una de las tablas que utiliza regularmente parece demasiado grande y problemática, debido a que tiene que introducir los mismos datos una y otra vez. Por lo que decide ejecutar el Analizador de tablas para ver si necesita dividirla.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Reservaciones_de_Alpino de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Reservaciones_de_AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Seleccione la tabla Reservaciones en el Panel de navegación.4. Ejecute el Asistente para analizar tablas, dejando al asistente decidir cómo dividir la tabla.5. Cambie el nombre Tabla1 a Detalles de reservaciones y el nombre Tabla2 a Detalles de habitaciones.6. Seleccione el campo Id en el cuadro de la tabla Detalles de reservaciones, desígnela como la clave principal.7. Cree la consulta y finalice el asistente.8. GUARDE y CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Lectores, autores y editoriales de todo el mundo leen la lista de los Más vendidos publicada en el New York Times. Las categorías de los Más vendidos incluyen ficción, no ficción, consejos y libros para niños. Busque en el sitio web www.nytimes.com, o en otros sitios, listas de su interés de los Más vendidos. Cree una nueva tabla en la Vista Diseño que incluya información sobre los cinco libros más vendidos en su categoría favorita. Incluya campos relevantes como título, autor, descripción y precio.

Figura 9-23Tabla Ventas anuales

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Lección 10 | 257

Lección 10Formularios avanzados

258 | Lección 10

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Formulario de navegación Formulario divididoFormulario jerárquico

Formulario principalFormularios en blanco

Herramienta Varios elementosSubformulario

Como Gerente regional de Farmacias Contoso, está a cargo de supervisar a los representantes de ventas de su división. La gente de ventas, que usted supervisa, visita a los médicos para promocionar los medicamentos de Contoso y dejar muestras. Puede utilizar Access para reunir la información de las ventas y extraer datos de una gran variedad de fuentes. En esta lección aprenderá a crear un formulario de varios elementos, un formulario dividido y un subformulario

Términos clave

Lección 10Formularios avanzados



Crear formularios avanzados

Utilizar Elementos de aplicación para crear formularios en blanco

Utilizar formularios en blanco 1.3.1

Crear un formulario de navegación Crear formularios de navegación 3.1.4

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Lección 10 | 259


GRUPO PLANTILLAS Y GRUPO FORMULARIOS

El botón Elementos de aplicación en el grupo Plantillas y los botones Navegación y Más formularios en el grupo Formularios, que se encuentran en la ficha Crear, contienen menús con comandos para crear todos los tipos de formularios, algunos de los cuales ya conoce. Las Figuras 10-1, 10-2 y 10-3 le muestran los menús y comandos que utiliza para crear formularios avanzados. Refiérase a estas figuras para esta lección y a lo largo del libro.

Figura 10-1Botón y menú Elementos de aplicación

Figura 10-2Botón y menú Navegación

Figura 10-3Botón y menú Más formularios

Menú Navegación

Menú Más formularios

Categoría Formularios en blanco en el menú

Elementos de aplicación

XREF

En la Lección 5 aprendió a utilizar algunos de los comandos del grupo Formularios para crear varios formularios básicos.

260 | Lección 10

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EN RESUMEN


Access cuenta con herramientas para crear formularios de manera rápida, incluyendo formularios avanzados con características que mejoran la utilidad de su base de datos. La herramienta Varios elementos crea un formulario que se puede personalizar y que muestra múltiples registros. En un formulario dividido sus datos se muestran en dos vistas a la vez: una Vista Formulario y una Vista Hoja de datos. Un subformulario es un formulario que se inserta en otro.

CREAR UN FORMULARIO CON VARIOS ELEMENTOS

Cuando crea un formulario sencillo utilizando la herramienta Formulario, Access crea un formulario que muestra uno por uno cada registro. Para crear un formulario que muestre múltiples registros pero que sea más personalizado que una hoja de datos, puede utilizar la herramienta Varios elementos. En este ejercicio creará un formulario con varios elementos utilizando la herramienta Varios elementos.

Cuando utiliza la herramienta Varios elementos, el formulario que crea Access parece una hoja de cálculo. Los datos están organizados en filas y columnas y puede ver más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos le da más opciones de personalización a diferencia de una hoja de datos, por ejemplo, la capacidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

Crear un formulario de varios elementos

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Contoso de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre ContosoXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Médicos para abrirla.4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Más formularios.

En el menú que aparece, haga clic en el botón Varios elementos. Access crea el formulario y lo muestra en la Vista Presentación, como aparece en la Figura 10-4.

5. Desplácese hacia abajo para ver los diferentes campos del formulario.6. Haga clic en la ficha Archivo y haga clic en Guardar.7. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca la frase Múltiples médicos

y haga clic en Aceptar.8. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Múltiples médicos.9. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Médicos.10. DEJE abierta la base de datos.


Figura 10-4Formulario de varios elementos en la Vista Presentación

XREF

En la Lección 7 aprendió a utilizar controles para aplicar formato a sus formularios.

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Lección 10 | 261

CREAR UN FORMULARIO DIVIDIDO

Crear un formulario dividido le permite ver sus datos desde dos vistas a la vez; la Vista Formulario y la Vista Hoja de datos. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están completamente sincronizadas entre ellas. En este ejercicio creará un formulario dividido.

Trabajar con formularios divididos le ofrece los beneficios de ambos tipos de formularios en uno solo. Al seleccionar un campo en una parte que corresponde a la base de datos del formulario, también selecciona el mismo campo en el formulario. Cuando agrega, edita o elimina datos en la parte correspondiente a la hoja de datos, el cambio se refleja en la parte correspondiente al formulario.

Crear un formulario dividido

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Representantes de

ventas para abrirla.2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Más

formularios. Del menú que aparece seleccione Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la Vista Formulario y en la Vista Hoja de datos al mismo tiempo, como aparece en la Figura 10-5.

3. Haga clic en el botón de navegación Siguiente registro para mostrar el registro que sigue en la Vista Formulario.

4. En la parte que corresponde a la hoja de datos, en el lado inferior, coloque el punto de inserción en el campo Teléfono móvil que corresponde a Nancy Buchanan. Observe que el mismo campo se selecciona en la parte que corresponde al formulario, que se encuentra en la parte de arriba.

5. Cambie el número de Nancy Buchanan en el campo Teléfono móvil a 806-555-4489.6. Haga clic en la parte que corresponde al formulario y observe que el número

de teléfono móvil también se ha cambiado allí, como se muestra en la Figura 10-6.

Figura 10-5Formulario dividido

Figura 10-6Modificar un formulario dividido

Vista Formulario

Vista Hoja de datos

Los cambios que se realicen a la hoja de datos se verán reflejados en el formulario

Botón Siguiente registro

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TOME NOTA

7. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y enseguida en Vista Diseño.

8. Presione la tecla F4 para mostrar el panel Hoja de propiedades.9. Haga clic en la lista desplegable en el lado superior del panel Hoja de propiedades y

seleccione Formulario, elija la ficha Formato, si es necesario, como se muestra en la Figura 10-7.

10. Desplácese al cuadro de propiedad Orientación del formulario dividido, haga clic en la flecha despegable y enseguida en Hoja de datos arriba, como se muestra en la Figura 10-8.

Si no puede ver el texto completo de las propiedades, haga clic en el borde izquierdo del panel Hoja de propiedades y arrástrelo para hacer más ancho el panel.

11. Haga clic en el botón Cerrar en el panel Hoja de propiedades.12. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y después en

Vista Presentación. El formulario dividido se muestra con la hoja de datos arriba, como aparece en la Figura 10-9.

13. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida haga clic en Guardar.14. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca la frase Representantes

de ventas dividido y haga clic en Aceptar.

Figura 10-7Panel Hoja de propiedades

Figura 10-8Cambiar una propiedad

Figura 10-9Formulario dividido con la hoja de datos en la parte superior

Presione la tecla F4 para mostrar el panel Hoja de

propiedades

Propiedad Hoja de datos arriba seleccionada

Cambie la propiedad Orientación del formulario dividido para mostrar la hoja de datos en la parte superior

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Lección 10 | 263

15. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Representantes de ventas dividido.

16. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Representantes de ventas.17. DEJE abierta la base de datos.


La Tabla 10-1 incluye algunas de las propiedades relacionadas con los formularios divididos que puede establecer en el panel Hoja de propiedades para ajustar los detalles de su formulario.

Para cambiar las propiedades de un formulario, cámbiese a la Vista Diseño, presione F4 para mostrar el panel Hoja de propiedades, seleccione Formulario de la lista desplegable en el lado superior del panel Hoja de propiedades y haga clic en la ficha Formato.

Propiedad Vista(s) en las que se puede establecer la propiedad

Descripción

Orientación del formulario dividido

Vista Diseño Le permite definir si la hoja de datos aparece encima, debajo, a la izquierda o la derecha del formulario.

Hoja de datos del formulario dividido

Vista Diseño o Vista Presentación Si su valor es Permitir ediciones (y si se puede actualizar el origen de registros del formulario), Access permite que se realicen ediciones en la hoja de datos. Si su valor es Sólo lectura, Access impide que se realicen ediciones en la hoja de datos.

Barra divisora del formulario dividido

Vista Diseño Si su valor es Sí, Access le permite cambiar el tamaño del formulario y de la hoja de datos moviendo la barra divisora que separa ambas partes. Si su valor es No, la barra divisora está oculta y no se puede cambiar el tamaño del formulario ni de la hoja de datos.

Guardar posición de la barra divisora

Vista Diseño Si su valor es Sí, el formulario se abre con la barra divisora en la misma posición en la que quedó por última vez. Si el valor es No, no se puede cambiar el tamaño del formulario ni de la hoja de datos y la barra divisora está oculta.

Tamaño del formulario divido

Vista Diseño o Vista Presentación Le permite especificar un ancho o alto exacto (dependiendo de si el formulario se divide vertical u horizontalmente) para la parte del formulario dividido que corresponde al formulario. Por ejemplo, escriba 1” para establecer el alto o ancho del formulario en 1 pulgada. Escriba Automático para establecer la dimensión por otros medios, por ejemplo, arrastrando la barra divisora en la Vista Presentación.

Impresión del formulario

Vista Diseño o Vista Presentación Le permite definir qué parte del formulario se va imprimir al momento de hacer la impresión. Si el valor es Sólo formulario, se imprime sólo la parte que corresponde al formulario. Si el valor es Sólo hoja de datos, sólo se imprime la parte que corresponde a la hoja de datos.

CREAR UN SUBFORMULARIO

Un subformulario es una herramienta conveniente que le permite ver los datos de más de una tabla o consulta dentro del mismo formulario. Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal y el formulario dentro del otro se le denomina subformulario. A la combinación de formulario y subformulario se le denomina en algunas ocasiones como formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Puede utilizar el Asistente para formularios para que le ayude a crear rápidamente subformularios. Para obtener mejores resultados, primero debe establecer todas las relaciones. Esto le permite a Access crear automáticamente los vínculos entre los subformularios y los formularios principales. En este ejercicio creará un subformulario.

Cuando trabaje con una base de datos relacional, a menudo necesitará ver los datos de más de una tabla o consulta en el mismo formulario; por ejemplo, si desea ver al mismo tiempo los datos de los clientes y sus pedidos. Los subformularios son una herramienta adecuada para hacerlo.

XREF

En la Lección 4 aprendió a establecer propiedades utilizando el panel Hoja de propiedades.

Tabla 10-1Propiedades relacionadas para formularios divididos

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Los subformularios son especialmente efectivos cuando desea mostrar datos de tablas o consultas que guardan una relación uno a varios: el formulario principal muestra los datos del lado “uno” de la relación y el subformulario muestra los datos del lado “varios” de la misma.

Crear un subformulario UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente para formularios.

2. En el primer paso del Asistente para formularios, haga clic en la flecha desplegable Tablas/Consultas y enseguida haga clic en Tabla: Muestras entregadas.

3. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en los campos Semana, Representante de ventas, Producto y Cantidad para moverlos a la lista Campos seleccionados.

4. Haga clic en la flecha desplegable Tablas/Consultas y enseguida en Tabla: Médicos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en los campos Apellidos, Nombre, Especialidad y Hospital para moverlos a la lista Campos seleccionados. La pantalla debe verse como la Figura 10-10.

6. Haga clic en el botón Siguiente >.7. En el cuadro ¿Cómo desea ver los datos?, haga clic en por Médicos. El botón

de radio Formulario con subformularios debe estar seleccionado. El Asistente para formularios debe verse como la Figura 10-11.

8. Haga clic en el botón Siguiente >.9. Haga clic en el botón de radio Tabular para seleccionarlo como la distribución

aplicada al subformulario, como se muestra en la Figura 10-12.

Figura 10-10Asistente para formularios, paso1

Figura 10-11Asistente para formularios, paso 2

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10. Haga clic en el botón Siguiente >. Access tiene sugerencias de títulos para los formularios, como se muestra en la Figura 10-13. Mantenga la selección predeterminada para abrir el formulario.

11. Haga clic en el botón Finalizar para crear los formularios. El formulario Médicos aparece con el subformulario Muestras entregadas, como se muestra en la Figura 10-14.

12. En el Panel de navegación, haga doble clic en Muestras entregadas Subformulario para abrirlo, como se muestra en la Figura 10-15.



Figura 10-14Formulario Médicos con subformulario

Figura 10-15Subformulario Muestras entregadas

Formulario principal

Subformulario

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EN RESUMEN

13. Desplácese hacia abajo para ver los datos en los registros y a continuación haga clic en el botón Cerrar para cerrar el subformulario Muestras entregadas.

14. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Médicos.15. DEJE abierta la base de datos.

PAUSE. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente ejercicio.


Como lo vio en la Lección 2, la galería Elementos de aplicación se divide en dos categorías, Formularios en blanco e Inicio rápido. La categoría Formularios en blanco cuenta con una colección de 10 partes de formularios, los cuales le permiten agregar formularios predefinidos a una base de datos. En este ejercicio creará un formulario en blanco de los Elementos de aplicación e introducirá en el formulario controles dependientes utilizando el panel Lista de campos.

Los Formularios en blanco de los Elementos de aplicación se crean como formularios independientes y ofrecen un diseño de control pre organizado. También ofrecen controles de botones, dependiendo del tipo de Formulario en blanco que haya seleccionado. En estos formularios se puede insertar fácilmente controles dependientes, utilizando el panel Lista de campos.

Los Formularios en blanco de los Elementos de aplicación son diferentes a aquellos que se agregan utilizando la herramienta Formulario en blanco, ya que puede agregar formularios que incluyan de manera automática botones que brinden mayor funcionalidad; por ejemplo, guardar un registro o cerrar un formulario. Al utilizar los Formularios en blanco de los Elementos de aplicación también puede agregar, de manera sencilla, formularios que hagan más que sólo mostrar datos de un origen de registros. Los formularios independientes se pueden crear para mostrar mensajes a un usuario o para mostrar cuadros de diálogos que adviertan al usuario de una acción. Se puede referir a estos formularios independientes a través de un código utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA), para ayudarle a obtener mayor funcionalidad en su base de datos.


UTILICE. la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Plantillas, haga clic en el botón Elementos de

aplicación y en la categoría Formularios en blanco, apunte con el mouse el botón 1 Derecha. Aparece un recuadro con información en pantalla informándole sobre el diseño del formulario.

2. Haga clic en el botón 1 Derecha y aparecerá en el Panel de navegación un nuevo objeto de formulario llamado UnaColumnaEtiquetasALaDerecha, en la categoría Objetos no relacionados, como se muestra en la Figura 10-16.

3. Abra el formulario UnaColumnaEtiquetasALaDerecha. Éste se muestra en la Vista Formulario, como aparece en la Figura 10-17.

Figura 10-16Nuevo formulario en blanco en el Panel de navegación

Nuevo formulario en blanco

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Lección 10 | 267

4. Cambie a la Vista Presentación y con la tecla Mayús presionada haga clic en cada etiqueta de los controles Campo1, Campo2, Campo3 y Campo4 para seleccionarlas todas. Presione la tecla Supr en el teclado, para borrar las etiquetas de los controles. También borre la etiqueta del control que contiene el asterisco rojo, el cual se puede utilizar para denotar un campo importante; por ejemplo, un campo de clave principal.

5. Haga clic en el botón Agregar campos existentes, que se encuentra en el grupo Herramientas. Aparece el panel Lista de campos. Si es necesario haga clic en el vínculo Mostrar todas las tablas. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 10-18.

6. En el panel Lista de campos, expanda la tabla Médicos. 7. Desde el panel Lista de campos, haga clic y arrastre los campos Apellidos,

Nombre, Especialidad y Hospital hacia el formulario, colocándolos a la derecha del marcador de posición en dónde se encontraban las etiquetas de control Campo1, Campo2, Campo3 y Campo4 que acaba de borrar. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 10-19.

Figura 10-17Formulario en blanco en la Vista Formulario

Figura 10-18Formulario en blanco en la Vista diseño y panel Lista de campos

Figura 10-19Formulario con campos del panel Lista de campos

Campos arrastrados a los marcadores de posición del

lado derecho de las etiquetas previamente eliminadas

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EN RESUMEN

8. Cambie el tamaño de los controles de las etiquetas y campos que acaba de agregar, hasta que su pantalla se vea similar a la Figura 10-20.

9. Haga clic en la etiqueta Título del formulario y elimine el título de la etiqueta e introduzca la palabra Médicos.

10. Cambie a la Vista Formulario y desplácese por los registros. Haga clic en el botón Guardar y cerrar que se encuentra en el formulario para cerrarlo.

11. Cambie el nombre del formulario Médicos formulario en blanco.12. DEJE abierta la base de datos.


Crear un formulario de navegación

La habilidad para crear formularios de navegación es una nueva herramienta de Access 2010. Un formulario de navegación incluye un conjunto de pestañas de navegación en las cuales puede hacer clic para mostrar formularios e informes. En este ejercicio creará un formulario de Navegación.

Como lo vio en la Lección 2 puede crear una base de datos a partir de una plantilla. Cuando una base de datos se elabora a partir de una plantilla de internet, se utiliza un formulario de navegación como la interfaz principal en la base de datos, ya que el Panel de navegación no se puede ver desde un buscador de internet. Sin embargo los formularios de navegación también se pueden utilizar desde la ventana de aplicación de Access para simplificar su interacción con los objetos de la base de datos. Por ejemplo puede hacer clic fácilmente en una pestaña del formulario de navegación para observar un formulario y ver, editar o añadirle datos. De manera similar puede simplemente hacer clic en un botón del formulario de navegación para trabajar con informes. Los formularios de navegación se pueden crear haciendo clic en el botón Navegación, en el grupo Formularios, en la Ficha Crear. Existen seis diseños de formularios de navegación de entre los que puede seleccionar alguno. Cada diseño incluye una organización específica de pestañas, sin embargo se pueden modificar desde la Vista Diseño o en la Vista Presentación para acceder a los formularios e informes. En la Vista Presentación se puede hacer clic en los formularios e informes y arrastrarlos del Panel de navegación hacia las pestañas, para hacer que el formulario de navegación funcione de manera más rápida. También puede introducir el nombre de un formulario o informe como la etiqueta de una pestaña y Access automáticamente enlaza el formulario o el informe relacionado con la etiqueta. También puede trabajar con los formularios de navegación utilizando la Vista Diseño, para tener mayor control sobre las opciones de diseño, sin embargo perderá la habilidad de agregar de manera rápida formularios e informes tan solo haciendo clic y arrastrándolos a las pestañas o modificando las etiquetas.

Figura 10-20Formulario con controles de etiquetas y campos con ajuste de tamaño


¿Cómo se utilizan los elementos de aplicación para crear formularios en blanco? - 1.3.1

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Lección 10 | 269

TOME NOTA

Figura 10-22Formulario de navegación Mostrando el formulario Médicos

También puede agregar campos de diferentes tablas a formularios de navegación utilizando el panel Lista de campos, ya sea en la Vista Diseño o en la Vista Presentación para obtener más opciones de personalización.

Crear un formulario de navegación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Navegación

para mostrar el menú, observe que éste contiene seis diferentes diseños de formularios.

2. Haga clic en el botón Pestañas horizontales. Aparecerá un nuevo formulario de navegación en la Vista Presentación, como se muestra en la Figura 10-21.

3. Haga clic y arrastre el formulario Médicos desde el Panel de navegación hacia la pestaña [Agregar nuevo] cerca de la parte superior del formulario. El nombre de la pestaña del formulario cambió a Médicos y automáticamente aparecen todos los controles de este formulario. Se agrega una nueva pestaña [Agregar nuevo] junto a la pestaña Médicos. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 10-22.


¿Cómo se crean formularios de navegación? - 3.1.4

Figura 10-21Formulario de navegación en la Vista Presentación

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4. Haga clic y arrastre el informe Médicos del Panel de navegación hacia la pestaña [Agregar nuevo] en la parte superior del formulario. Se le ha cambiado el nombre a la pestaña del formulario a Médicos Informe y aparecen todos los controles del informe Médicos. Se crea una nueva pestaña [Agregar nuevo] junto a la pestaña Médicos Informe. Su pantalla deberá lucir similar a la Figura 10-23

5. Haga doble clic en la pestaña Médicos e introduzca la frase Formulario Médicos para cambiarle el nombre a la pestaña.

6. Cámbiese a la vista Formulario y utilice la pestaña del formulario para alternar entre el formulario y el informe.

7. Haga clic en la ficha Archivo y después en Guardar. 8. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca la frase Formulario de

navegación Médicos y haga clic en Aceptar.9. Haga clic en el botón Cerrar, para cerrar el Formulario de navegación Médicos.


Figura 10-23Formulario de navegación mostrando el informe Médicos

| 271




Utilizar formularios en blanco 1.3.1

Crear un formulario de navegación Crear formularios de navegación 3.1.4



1. El grupo Formularios, que se encuentra en la ficha____________________, contiene comandos para crear todo tipo de formularios.

2. Cuando Access crea un formulario de varios elementos, éste se muestra en la Vista ___________________.3. Crear un formulario ____________________le permite obtener dos vistas de sus datos a la vez.4. Para establecer las propiedades de un formulario dividido, primero cámbiese a la Vista

_______________________.5. Para mejores resultados, deben establecer todas las _____________________antes de crear el subformulario.6. Cuando se crea un subformulario, al formulario primario se le denomina ___________________________.7. Para crear un formulario de navegación, primero seleccione el botón Navegación que se encuentra en el

grupo_________________________.8. Un formulario _______________se parece a una hoja de datos, pero le da más opciones de personalización.9. Las vistas en un formulario dividido están conectadas al mismo __________________ de datos y están

completamente sincronizadas entre ellas.10. Los subformularios son especialmente efectivos cuando desea mostrar los datos de tablas o consultas que

tienen una relación _______________________.

Opción múltipleSeleccione la mejor respuesta para las siguientes declaraciones o preguntas.

1. ¿Cuál herramienta crea un formulario que se puede personalizar y que muestra múltiples registros?a. Navegación.b. Subformulario.c. Formulario dividido.d. Varios elementos.

2. Cuando utiliza la herramienta Varios elementos, el formulario que crea Access parece un(a):a. Control.b. Hoja de datos.c. Filtro.d. Consulta.

3. Un formulario dividido muestra sus datos en la vista:a. Vista Formulario y Vista Hoja de datos.b. Vista Presentación y Vista Diseño.c. Vista Formulario y Vista Diseño.d. Vista Presentación y Vista Hoja de datos.


272 |

4. ¿Qué propiedad de formulario dividido la permite definir si la hoja de datos aparece arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha del formulario?

a. Orientación del formulario dividido.b. Hoja de datos del formulario dividido.c. Barra divisora del formulario dividido.d. Tamaño del formulario dividido.

5. ¿Qué tipo de formulario le permite ver los datos de más de una tabla o consulta en el mismo formulario?a. Formulario de varios elementos.b. Formulario dividido.c. Subformulario.d. Formulario de navegación.

6. ¿Qué herramienta usaría para crear un subformulario?a. Diseño del formulario.b. Formulario en blanco.c. Formulario.d. Asistente para formularios.

7. A una combinación de formulario y subformulario a veces se le denomina:a. Formulario jerárquico.b. Formulario principal/detalle.c. Formulario principal/secundario.d. Todos los anteriores.

8. ¿Qué tipo de formulario cuenta con diseño predeterminados y pueden contener de manera automática botones de comandos?

a. Formulario de varios elementos.b. Formulario dividido.c. Subformulario.d. Formulario en blanco de los Elementos de aplicación.

9. ¿Qué tipo de formulario se puede agregar a una base de datos para simplificar la interacción con objetos evitando el uso del Panel de navegación?

a. Subformulario.b. Formulario en blanco. c. Formulario dividido. d. Formulario de navegación.

10. Los formularios independientes se pueden crear de manera fácil para mostrar mensajes a los usuarios utilizando:

a. Formularios en blanco de los Elementos de aplicación.b. Formularios de navegación.c. Formularios divididos.d. Ninguna de las anteriores.


Proyecto 10-1: Crear un formulario de varios elementosEn su trabajo como Agente de viajes para Viajes Margie’s, desea crear un formulario que muestre múltiples registros de una base de datos, la cual pueda personalizarse de una mejor manera, por lo que utilizará la herramienta Varios elementos para crear el formulario.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Eventos_de_Margie’s de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Eventos_de_Margie’sXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Eventos para abrirla.4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Más formularios y enseguida en Varios

elementos del menú que aparece.5. Desplácese para ver los múltiples registros en el formulario.6. Haga clic en la ficha Archivo y después en Guardar.7. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Múltiples Eventos y haga clic en Aceptar.8. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el formulario Múltiples Eventos.

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9. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Eventos.10. CIERRE la base de datos.


Proyecto 10-2: Crear un formulario divididoSu hermano, quien es dueño de la Juguetería El Balón, desea poder ver su inventario de los datos desde dos vistas al mismo tiempo: la Vista Formulario y la Vista Hoja de datos. Él le pide que lo ayude a crear un formulario dividido y a modificarlo para que la hoja de datos esté en el lado superior.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Inventario_de_juguetes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Inventario_de_juguetesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla Inventario para abrirla.4. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Más formularios y enseguida en el botón

Formulario dividido para crear el formulario, se mostrará en la Vista Formulario y en la Vista Hoja de datos al mismo tiempo.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y enseguida en Vista Diseño.6. Presione la tecla F4 para mostrar el panel Hoja de propiedades.7. Haga clic en la flecha desplegable Formulario en el lado superior y después seleccione la ficha Formato, si es

necesario.8. Desplácese a la propiedad Orientación del formulario dividido, haga clic en la flecha despegable y enseguida

en Hoja de datos arriba.9. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el panel Hoja de propiedades.10. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y enseguida en Vista Presentación para mostrar

el formulario dividido, con la hoja de datos en la parte superior.11. Haga clic en la ficha Archivo y después en Guardar.12. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca la frase Inventario dividido y haga clic en Aceptar.13. Haga clic en el botón Cerrar del formulario Inventario dividido.14. Haga clic en el botón Cerrar de la tabla Inventario.15. CIERRE la base de datos.



Proyecto 10-3: Formularios para la base de datos del club del vinoLa información sobre las selecciones para el club del vino mensual del Viñedo Coho está almacenada en una base de datos de Access. Como Gerente de compras, utiliza la base de datos con frecuencia y necesita tener varios tipos de formularios disponibles para trabajar con los datos. Cree un formulario de varios elementos y un formulario dividido.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Vinos de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Vinos XXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cree un formulario de varios elementos para la tabla de vinos tintos.4. Asigne el nombre Vinos tintos múltiples al formulario y ciérrelo.5. Cree un formulario de varios elementos para la tabla de vinos blancos.6. Asigne el nombre Vinos blancos múltiples al formulario y ciérrelo.7. Cree un formulario dividido para la tabla de vinos tintos.8. Asigne el nombre Vinos tintos dividido al formulario y ciérrelo.9. Cree un formulario dividido para la tabla de vinos blancos.10. Asigne el nombre Vinos blancos dividido al formulario y ciérrelo.11. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


274 |

Proyecto 10-4: Crear un subformularioComo Gerente de compras de la Bodega Coho, sería útil que pudiera ver los datos sobre los vinos por distribuidor. Cree un subformulario que muestre los vinos tintos en el club mensual por distribuidor.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente para formularios.2. En el primer paso del Asistente para formularios, seleccione Tabla: Vinos tintos en la lista despegable de

Tablas/Consultas.3. Mueva los campos Embotellado, Etiqueta y Tipo a la lista Campos seleccionados.4. Seleccione Tabla: Distribuidores en la lista despegable de Tablas/Consultas.5. Mueva el campo Organización al cuadro Campos seleccionados.6. En el segundo paso del Asistente para formularios, elija ver sus datos por Distribuidores.7. En el tercer paso del Asistente para formularios, elija ver sus datos con la distribución Tabular.8. En el paso final del Asistente para formularios, acepte los nombres de formularios predeterminados y haga

clic en Finalizar.9. Navegue al tercer registro para ver cuáles vinos tintos de su club mensual son distribuidos por Comerciantes

Viento del Norte.10. CIERRE el formulario.11. CIERRE la base de datos.



Proyecto 10-5: Modificar un formulario divididoComo Gerente de Momentos Inolvidables Video, creó un formulario dividido para trabajar con la información de los juegos usados, de la base de datos de Access. Sin embargo, cuando abrió el formulario se dio cuenta que alguien había realizado cambios ya que la hoja de datos estaba a la derecha y la barra divisora no se encontraba visible. Cambie las propiedades del formulario a su estado original.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Juegos_usados de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Juegos_usadosXXX (donde XXX son sus iniciales).3. ABRA el formulario dividido Juegos.4. Cámbiese a la Vista Diseño y muestre el panel Hoja de propiedades.5. Cambie la propiedad para que la hoja de datos aparezca arriba.6. Cambie la propiedad para que la barra divisora esté visible, permitiendo cambiar el tamaño del formulario

y la hoja de datos.7. Cambie la propiedad del formulario para que el formulario se abra con la barra divisora en la misma posición

en que la dejó por última vez.8. Cambie la propiedad que permite que se hagan ediciones en la hoja de datos.9. Cambie la propiedad para imprimir sólo la parte correspondiente a la hoja de datos del formulario.10. Cámbiese a la Vista Presentación.11. CIERRE el formulario y guarde los cambios del diseño cuando se lo solicite.12. CIERRE la base de datos.


Proyecto 10-6: Crear un formulario de navegación Su hijo juega en un equipo de básquetbol de una liga recreativa y se ha ofrecido para organizar la base de datos de los juegos, jugadores y estadísticas, dando seguimiento y actualizando los datos. Para poder actualizar los datos de una manera rápida y eficiente, decide crear un formulario de navegación.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Estadísticas de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Estadísticas XXX (donde XXX son sus iniciales).3. Utilice la tabla Estadísticas: Tabla y las habilidades que ha aprendido en esta lección, para crear un formulario

de navegación utilizando las pestañas verticales y diseño izquierdo.

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4. GUARDE el formulario como Formulario de navegación juegos, jugadores y estadísticas y ciérrela. 5. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Obtenga ayuda para aprender, a base de cursos de capacitación, a utilizar Access u otra aplicación de Microsoft Office a su propio ritmo y empleando otros recursos. Utilizando su buscador diríjase a office.microsoft.com y realice una búsqueda para encontrar la sección Ayuda y procedimientos de Access 2010. Explore la página que contiene varios vínculos de utilidad para recursos de Access 2010. Cuando termine haga clic en el vínculo Cursos de aprendizaje. En la página Cursos de aprendizaje, que se muestra en la Figura 10-24, puede encontrar varios vínculos que lo ayudarán a mejorar sus habilidades, así como cursos de capacitación para practicar las habilidades obtenidas. Los recursos en línea no son aburridos, ya que éstos cuentan con audio y presentaciones para un aprendizaje más visual.

Figura 10-24Página Cursos de aprendizaje

Cerrand

o el c

írcul

o 2




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írcul

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Bienes Raíces Arboleda está creciendo y agregando más casas en venta. Debido a esto su oficina ha contratado a otro Agente de bienes raíces y han comenzado a vender propiedades comerciales, así como residenciales. La base de datos que creó ha sido de mucha ayuda para dar seguimiento a las propiedades en venta y a otra información relevante. A medida que aprende más acerca de Access, lo utilizará para una gran variedad de tareas.

Proyecto 1: Crear y aplicar formato a un informeDesea crear un informe para mostrar los datos sobre las propiedades en venta de cada agente. Utilice el Asistente para informes y luego diríjase a la Vista Diseño para realizar cambios al formato y agregar un control.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Bienes_raíces de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Bienes_raícesXXX (donde XXX son

sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Informes, abra el menú y haga clic en el botón

Asistente para informes.4. En el cuadro Asistente para informes en la flecha despegable de Tablas/Consultas,

elija Tabla: Propiedades en venta.5. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos a la lista Campos seleccionados.6. Seleccione el campo Id y haga clic en el botón < para regresarlo a la lista

Campos disponibles.7. Presione el botón Siguiente >.8. Seleccione el campo Agente y haga clic en el botón > para agregarlo como

nivel de agrupamiento.9. Haga clic en el botón Siguiente >.10. Seleccione la opción Precio del menú contextual de campos y colóquelo en

orden Ascendente, haga clic en el botón Siguiente >.11. En la sección de distribución, haga clic en el botón Esquema. En la sección

Orientación, haga clic en el botón Horizontal. Haga clic en Siguiente >.12. Escriba Informe de propiedades en venta como el título del informe.13. Haga clic en Finalizar para mostrar el Informe de propiedades en venta.14. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Cerrar vista preliminar haga clic en el

botón Cerrar vista preliminar para mostrar el informe con la Vista Diseño. 15. En la sección Encabezado Agente haga clic y arrastre el borde derecho del

campo Agente para hacerlo más pequeño.16. Continúe modificando los bordes de los campos restantes del Informe, para

cambiarlos de tamaño, de manera que su informe luzca similar al que se muestra en la Vista Informes en la Figura 1.

Figura 1Informe de propiedades en venta

Cerrand

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írcul

o 2


17. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el Informe de Propiedades en venta y guarde los cambios cuando se le pregunte.


Proyecto 2: Crear y modificar consultasDesea consultar la base de datos para buscar todas las casas que se vendieron en junio. Cree una consulta utilizando el Asistente para consultas y luego agregue criterios para obtener la información que necesita.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas,

para mostrar el cuadro de diálogo Nueva consulta.2. Haga clic en Asistente para consultas sencillas y a continuación haga clic en Aceptar

para mostrar el Asistente para consultas sencillas.3. En la flecha desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Casas vendidas.4. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Agente, Dirección, Precio de venta

y Fecha de venta para moverlos a la lista Campos seleccionados.5. Haga clic en el botón Siguiente >. La opción Detalle debe estar seleccionada.6. Haga clic en el botón Siguiente >.7. Haga clic en el botón Finalizar para mostrar la consulta.8. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y seleccione Vista

Diseño. Se muestra una tabla de consulta.9. En la fila Criterios del campo Fecha de venta, introduzca el texto: Entre

#01/06/2011# Y #30/06/2012#.10. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en el botón Ver y haga clic en

Vista Hoja de datos para mostrar los resultados de la consulta de todos los registros de las casas que se vendieron en junio.

11. Haga clic derecho en el encabezado del campo Fecha de venta y elija Ordenar de más antiguo a más reciente. Su consulta debe verse similar a la Figura 2.

12. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Casas vendidas Consulta. Cuando se le pida guardar, haga clic en Sí.


Figura 2Resultados de la consulta


Cerrand

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Proyecto 3: Sumar los datos de la tablaAhora desea saber el valor actual y total de las propiedades en venta. Abra la tabla y agregue una fila Totales para obtener esta información.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. ABRA la tabla Propiedades en venta.2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales que

tiene la forma ∑. La fila Totales aparece debajo de la fila del asterisco (*).3. Haga clic en la flecha despegable entre la columna Precio y la fila Totales.

Seleccione Suma del menú. Su pantalla debe verse similar a la Figura 3.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales para ocultar la fila Totales.

5. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic otra vez en el botón Totales. Note que vuelve a aparecer la fila Totales.

6. GUARDE y CIERRE la tabla.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.

Proyecto 4: Crear un subformularioDesea ver la información de contacto de cada agente de bienes raíces, junto con las propiedades en venta. Utilice el Asistente para formularios para crear un subformulario que muestre, en el mismo lugar, todos los datos.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Asistente

para formularios.2. En el primer paso del cuadro Asistente para formularios, haga clic en la flecha

desplegable Tablas/Consultas y haga clic en Tabla: Agentes.3. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en los campos Nombre,

Apellidos y Teléfono móvil para moverlos a la lista Campos seleccionados.4. Nuevamente haga clic en la flecha desplegable Tablas/Consultas y seleccione

Tabla: Propiedades en venta.5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en los campos Dirección,

Metros cuadrados y Precio para moverlos a la lista Campos seleccionados.6. Haga clic en Siguiente >.7. En el cuadro ¿Cómo desea ver los datos?, haga clic en por Agentes. El botón

Formulario con subformularios debe estar seleccionado.8. Haga clic en Siguiente >.

Figura 3Fila Totales

Cerrand

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Figura 4Subformulario

9. Seleccione el botón de radio en Tabular, ésta será la opción de distribución para aplicar al subformulario.

10. Haga clic en Siguiente >.11. Haga clic en el botón Finalizar para relacionar el formulario Agentes con el

subformulario Propiedades en venta. Su formulario debe verse similar a la Figura 4.

12. En el Panel de navegación, haga doble clic sobre Propiedades en venta Subformulario para abrirlo.

13. Desplácese hacia abajo para ver los datos en los registros y a continuación haga clic en el botón Cerrar para ocultar el subformulario ‘Propiedades en venta Subformulario’.

14. Haga clic en el botón Cerrar en el formulario Agentes. PAUSA. CIERRE la base de datos.

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Lección 11 | 283

Lección 11Informes avanzados

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Asistente para etiquetasCampos de agregadoCampos de agrupamiento

Encabezado de grupo GrupoIntervalos de agrupamiento

Niveles de agrupamientoPie de grupo Vista preliminar

Consolidando Mensajes es una compañía ubicada en la ciudad de Nueva York que provee servicios de recolección y entregas rápidas y confiables a diversas áreas de negocios. La compañía provee servicio de entregas tanto a pie, bicicleta o camión. La compañía tiene un equipo de ventas que negocia contratos con los principales clientes corporativos. Como Gerente de ventas, ha creado una base de datos con tablas e informes para dar seguimiento a estos datos. En esta lección, generará informes para agrupar datos, creará campos de agregado para calcular los totales en los informes, utilizará la vista preliminar para ajustar los informes antes de imprimirlos y usará el Asistente para etiquetas, con el cual hará etiquetas para enviar correspondencia a los clientes.

Términos clave

Lección 11Informes avanzados



Definir grupos Agregar controles calculados

5.2.2

Crear campos de agregado Agregar controles calculados 5.2.2

Crear un diseño de impresión Cambiar el tamaño de la página Cambiar la orientación de página

5.5.15.5.2

Utilizar el Asistente para etiquetas

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Lección 11 | 285

EN RESUMEN

Definir grupos

Un grupo es una colección de registros separados visualmente con cualquier información de introducción o de resumen que se muestra con él. Los informes pueden ser agrupados en campos o expresiones. Un campo de agrupamiento es un campo por el que se agrupan datos. Los niveles de agrupamiento son los arreglos anidados de los grupos en un informe. Access crea niveles de sangrías para mostrar los grupos desde la más alta hasta la más baja prioridad. Puede cambiar el nivel de un grupo en el Asistente para informes utilizando la flecha que apunta hacia arriba y la flecha que apunta hacia abajo de la prioridad. Access le permite especificar hasta 10 grupos en un informe. Los grupos pueden estar anidados para que pueda ver fácilmente la estructura de los grupos.

Cuando los datos están organizado en grupos son, por lo general, más fáciles de comprender y más significativos. Por ejemplo, si desea ver el desempeño de las ventas de cada región, es más fácil revisar estos datos si las ventas están agrupadas por región. Puede ir un paso más allá y especificar otro nivel de agrupamiento como vendedor. Esto le permite agrupar un informe por región y por vendedor dentro de cada región.

Puede especificar los intervalos de agrupamiento utilizando el botón Opciones de agrupamiento. Los intervalos de agrupamiento establecen el modo en que los registros son agrupados y pueden ser muy útiles para organizar un gran número de registros en un grupo. Puede agrupar por el primer carácter de un campo de texto para que todos los registros se separen visualmente por orden alfabético o puede especificar un intervalo de agrupamiento de un día, semana, mes o trimestre en un campo de fecha. Esto resulta útil cuando desea ver las ventas de todas las semanas en un informe. También puede especificar un intervalo personalizado.

UTILIZAR EL ASISTENTE PARA INFORMES

Con el Asistente para informes puede fácilmente especificar los grupos cuando cree un nuevo informe. Esta es una forma fácil y rápida de crear un informe que contenga grupos. También le permite especificar el modo en que le gustaría agrupar los datos utilizando el panel Agrupación, orden y total, estas opciones le permiten especificar de mejor manera cómo desea que los grupos se muestren en su informe. En este ejercicio utilizará el Asistente para informes para especificar los niveles de agrupamiento y crear un informe.

Utilizar el Asistente para informes

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar sesión en su computadora e iniciar Access.

1. ABRA la base de datos Mensajero de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre MensajeroXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. Abra la tabla Ventas corporativas.4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Asistente para

informes. Aparece el primer paso del cuadro de diálogo Asistente para informes.

5. Seleccione el campo Región (Distrito) y haga clic en el botón > para moverlo a la lista Campos seleccionados.

6. Utilizando el método anterior, mueva los campos Apellido del vendedor, Nombre de la compañía e Importe del contrato de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados, como se muestra en la Figura 11-1.

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7. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el segundo paso del cuadro de diálogo Asistente para informes.

8. Seleccione el campo Región (Distrito) y haga clic en el botón > para moverlo al cuadro de niveles de agrupamiento.

9. Seleccione el campo Importe del contrato y haga clic en el botón > para moverlo al cuadro de niveles de agrupamiento.

10. Seleccione el campo Apellido del vendedor y haga clic en el botón > para moverlo al cuadro niveles de agrupamiento.

11. Observe que el campo Apellido del vendedor se muestra como un campo activo en negritas. Haga clic en la flecha de Prioridad que apunta hacia arriba para mover el campo Apellido del vendedor al segundo nivel de agrupamiento. Su pantalla debe verse similar a la Figura 11-2.

12. Haga clic en el botón Opciones de agrupamiento... que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo. Aparece el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento, como se muestra en la Figura 11-3.

13. Haga clic en la flecha desplegable en el primer menú Intervalos de agrupamiento, para ver las opciones que están disponibles. Seleccione Normal del menú y haga clic en Aceptar.

14. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el tercer paso del Asistente para informes. Desde este paso puede ordenar hasta cuatro campos ya sea de manera ascendente o descendente.

Figura 11-1Asistente para informes paso 1

Figura 11-2Asistente para informes segundo paso

Figura 11-3Cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento

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Lección 11 | 287

15. Haga clic en la flecha despegable en el menú Ordenar y seleccione Nombre de la compañía, como se muestra en la Figura 11-4. Para ordenar de manera ascendente por el campo nombre de la compañía.

16. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el cuarto paso del Asistente para informes, desde el cual puede seleccionar de entre tres diferentes diseños para su informe, así como dos diferentes orientaciones.

17. En la sección de Distribución, haga clic en el botón de radio Bloque, como se muestra en la Figura 11-5. Mantenga la orientación predeterminada en Vertical y conserve la opción para hacer que todos los campos se ajusten a usa sola página.

18. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el quinto paso del cuadro de diálogo Asistente para informes, como se muestra en la Figura 11-6.

19. Haga clic en el botón Finalizar para aceptar la configuración. El Asistente para informes crea el informe que se muestra en la Figura 11-7, con los grupos que especificó.

Figura 11-4Asistente para informes tercer paso

Figura 11-5Asistente para informes cuarto paso

Figura 11-6Asistente para informes quinto paso

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20. CIERRE el informe y CIERRE la tabla.


AGREGAR ENCABEZADOS Y PIES DE GRUPO

Puede agregar encabezados y pies de grupo a un informe utilizando el panel Agrupación, orden y total. Cuando selecciona un campo del menú Agrupar en, se agrega el encabezado de grupo al informe. En este ejercicio agregará encabezados de grupo utilizando el panel Agrupación, orden y total.

Como podrá recordar en la Lección 6, un informe está organizado en secciones. Puede ver las secciones de un informe desde la Vista Diseño. El encabezado de grupo es la sección de un informe donde se muestra e imprime el nombre de un campo agrupado. Los encabezados de grupo toman el nombre del mismo, así que en lugar de ver un encabezado de grupo con el nombre Encabezado de Grupo verá Encabezado [Nombre de campo].

Un pie de grupo es la sección del informe donde se resume los datos del grupo, éste elemento es opcional. Es decir, si no tiene datos de resumen; por ejemplo, un total, no necesita un pie de grupo para su informe.

Utilizar el panel Agrupación, orden y total

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. ABRA el informe Ventas por región. Observe que el informe no está organizado

por grupos. 2. Cámbiese a la Vista Presentación y cierre el panel Lista de campos en caso de

que se abra.3. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón

Agrupar y ordenar. Aparece el panel Agrupación, orden y total en el lado inferior de la pantalla, como se muestra en la Figura 11-8.

Figura 11-7Informe Ventas corporativas

Figura 11-8Panel de Agrupación, orden y total


¿Cómo se agrupan los registros de un informe?- 5.2.2

Panel Agrupación, orden y total

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Lección 11 | 289

4. Haga clic en el botón Agregar un grupo. Seleccione Región (Distrito) del menú Agrupar en, como se muestra en la Figura 11-9. El informe ahora está agrupado por el campo Región (Distrito).

5. Haga clic en el botón Agregar un grupo en el panel Agrupación, orden y total. Seleccione Apellido del vendedor del menú Agrupar en. El informe ahora está agrupado por el campo Apellido del vendedor.

6. Cámbiese la Vista Diseño. Su pantalla debe verse similar a la Figura 11-10. Observe que hay un encabezado Región (Distrito) para ese grupo y un encabezado Apellido del vendedor. Los campos Nombre de la compañía e Importe del contrato se encuentran organizados en la sección Detalle.

7. GUARDE el informe.


CAMBIAR LAS OPCIONES DE AGRUPAMIENTO

Después de agrupar los datos, Access le da opciones para mostrar los datos agrupados. Para mostrar las opciones de agrupamiento en el panel Agrupación, orden y total, haga clic en Más en el nivel de agrupamiento que desea cambiar. Si desea ocultar las opciones de agrupamiento, haga clic en Menos. En este ejercicio utilizará el panel Agrupación, orden y total para cambiar las opciones de agrupamiento.

Las opciones de agrupamiento incluyen:

Criterio de ordenación: elegir ascendente o descendente.Intervalos de grupo: cambiar la forma en que se agrupan los registros.Totales: agregar totales a los campos.Título: cambiar la etiqueta de un encabezado de columna o de un campo de resumen.Con/sin una sección encabezado: agregar o quitar la sección de encabezado.Con/sin una sección de pie: agregar o quitar la sección de pie.Mantener junto el grupo: decidir de qué manera desea mantener los datos agrupados en la misma página.

Figura 11-9Menú Agrupar en

Figura 11-10Encabezados de grupo en la Vista Diseño

Menú Agrupar en

Sección Detalle

Filas Agrupar en

Encabezados de grupo

OTRA MANERA

También puede hacer clic derecho en un encabezado de campo en la Vista Presentación y seleccionar Agrupar en [nombre de campo] en el menú contextual que aparece, para definir un encabezado de grupo.

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No mantener junto el grupo en una página: los grupos pueden dividirse por saltos de página.Mantener todo el grupo junto en una página: minimiza el número de saltos de página en un grupo.Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página: asegura que el encabezado de grupo no se imprima por sí solo en la parte inferior de la página.

También puede hacer clic en las flechas Subir y Bajar al final de la fila Agrupar en para cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento. Si desea eliminar un nivel de agrupamiento, haga clic en el botón Eliminar al final de la fila Agrupar en y Access moverá los datos a la sección Detalles del informe. Sin embargo, si existen otros controles en el encabezado, Access le advertirá que estos podrían eliminarse.

El comando Ocultar detalles es un botón de alternar, el cual oculta los datos en la sección Detalles del informe. Para volver a mostrar los datos sólo haga clic en él nuevamente.

Cambiar las opciones de agrupamiento UTILICE la base de datos y el informe que quedaron abiertos en el ejercicio anterior.

1. Cámbiese a la Vista Presentación.2. Haga clic en la fila Agrupar en Apellido del vendedor en el panel Agrupación,

ordenar y total y a continuación haga clic en el botón Más para ver las opciones de agrupamiento que están disponibles.

3. Haga clic en la flecha despegable junto a con una sección de encabezado y seleccione sin una sección de encabezado, como se muestra en la Figura 11-11.

4. Cámbiese a la Vista Diseño. Observe que el Encabezado Apellido del vendedor ha sido eliminado.

5. Regrese a la Vista Presentación.6. Haga clic en la flecha despegable a un lado de sin una sección de encabezado

(en caso de no aparecer esta opción haga clic en el botón Más) y del menú desplegable seleccione con una sección de encabezado.

7. Haga clic en la flecha Subir al final de la fila Agrupar en Apellido del vendedor. Observe que el grupo Apellido del vendedor, ahora está un nivel superior en el informe.

8. Haga clic en el botón Agregar un grupo y seleccione Nombre de la compañía del menú que aparece. Se agrega un nuevo nivel de agrupamiento al informe.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Ocultar detalles. Se ocultan los datos del campo Importe del contrato.

10. Haga clic en el botón Ocultar detalles nuevamente. Se muestran los datos del campo Importe del contrato.

11. Haga clic en el botón Más en el panel Agrupación, orden y total.

Figura 11-11Fila Agrupar en Apellido del vendedor

Subir Eliminar

Bajar

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Lección 11 | 291

EN RESUMEN

12. En el panel Agrupación, orden y total haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a un lado de con A en la parte superior que se encuentra en la fila Agrupar en Nombre de la compañía y del menú desplegable seleccione con Z en el parte superior. El criterio de ordenación se cambió de orden ascendente a orden descendente.

13. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo a un lado de con Z en la parte superior y seleccione con A en la parte superior.

14. Haga clic en el botón Eliminar en el lado derecho de la fila Agrupar en Nombre de la compañía del panel Agrupación, orden y total. Se elimina la fila, así como la sección Encabezado Nombre de la compañía.

15. Cámbiese a la Vista Informes para ver el informe. Su pantalla deberá lucir similar a la imagen de la Figura 11-12.



Crear campos de agregado

Los datos de informes a menudo contienen números; por ejemplo, importes de ventas, para los cuales se necesita calcular un total. Un informe que muestra las ventas por trimestre cada mes pero que no muestra el total de ventas está incompleto. Los campos de agregado utilizan funciones para ofrecer información de resumen de tales datos. Puede crear campos de agregado utilizando funciones específicas para realizar cálculos con los datos de un campo. Las funciones de agregado que puede utilizar son Suma, Promedio, Incluir registros, Incluir valores, Max, Min, Desviación estándar y Varianza.

Access 2010 cuenta con el comando Totales, el cual le permite crear un campo de agregado que no sólo proporciona los totales generales, sino también los totales de los grupos de un informe. Por otro lado, existe el panel Agrupación, orden y total que le permite añadir funciones de agregado a los campos.

El comando Totales se encuentra en el grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño, pero también puede acceder a él desde el menú contextual. En la Vista Presentación, sólo haga clic derecho en el campo para el cual desea calcular su total y seleccione Totales del menú contextual. El comando Totales agrega un control calculado al informe en el que se muestra el total general. Si aún no tiene pies de grupo en su informe, el comando Totales agrega pies de grupos y controles calculados para deducir los totales de cada grupo

CREAR CAMPOS DE AGREGADO

Cuando utiliza el panel Agrupación, orden y total cuenta con más opciones para crear un campo de agregado en un informe. El menú Totales le permite elegir el campo y tipo de función, y le ofrece alternativas para determinar cómo mostrar los totales. Puede

Figura 11-12Informe Ventas por región

XREF

Para más información sobre las funciones de agregado, consulte la Lección 9.

292 | Lección 11

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mostrar un total general o un total de grupo como un porcentaje del total general. También puede elegir mostrar los totales en el encabezado o pie de grupo. En este ejercicio utilizará el panel Agrupación, orden y total para crear campos de agregado.

Crear campos de agregado

UTILICE la base de datos y el informe que quedaron abiertos en el ejercicio anterior.1. Cámbiese a la Vista Presentación.2. Haga clic en la fila Agrupar en Apellido del vendedor y después en Más.3. Haga clic en la flecha despegable a un lado de sin totales. Aparece el menú

Totales, como se muestra en la Figura 11-13.

4. Haga clic en la flecha despegable del cuadro Total de y seleccione Importe del contrato.

5. Haga clic en la flecha despegable del cuadro Tipo y seleccione la opción Suma, si aún no está seleccionada.

6. Haga clic en la casilla de verificación Mostrar Total general. Desaparece el menú y aparece el total general en la columna Importe del contrato, en la parte inferior del informe.

7. Vuelva a hacer clic en la fila Agrupar en Apellido del vendedor, enseguida en Más y después en la flecha desplegable de la opción con total de Id de cuenta.

8. Haga clic en el menú desplegable Total de y seleccione Importe del contrato, enseguida haga clic en la casilla de verificación Mostrar subtotal en pie de grupo. Se aplican los ajustes y ahora se muestran los subtotales en cada pie de grupo.

9. Seleccione el encabezado de campo Apellido del vendedor en el informe.10. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón

Totales y seleccione Incluir registros.11. Cámbiese a la Vista Informes. El total se muestra en el lado inferior del informe.12. GUARDE el informe y CIÉRRELO.



FICHA VISTA PRELIMINAR

La ficha Vista preliminar (Figura 11-14) cuenta con comandos para mostrar el informe desde una gran variedad de formas y ajustes de diseño. Puede mostrar la ficha Vista preliminar eligiendo la opción Vista preliminar del menú Imprimir, en la ficha Archivo. Utilice la ficha Vista preliminar para ver y ajustar el diseño de página antes de imprimir el informe.

Flecha desplegable sin totales

Figura 11-13Menú Totales

También puede hacer clic derecho en un campo desde la Vista Presentación y seleccionar Total del menú contextual para aplicarle una función de agregado.

OTRA MANERA


¿Cómo se saca el total de los registros de un informe? - 5.2.2

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Lección 11 | 293

TOME NOTA

EN RESUMEN

Crear el diseño de impresión

Los informes a menudo se crean para imprimirlos y compartirlos con colegas. Puede imprimir un informe desde cualquier vista: Informes, Presentación, Diseño o Vista preliminar. La Vista preliminar muestra cómo se verá un informe al imprimirse. Es útil obtener una vista previa de un informe, ya que le permite hacer ajustes al diseño, para asegurarse de que el informe se va a imprimir del modo en que lo desea. La configuración que elija se guardará con el informe, así que no tendrá que seleccionar la misma configuración cada vez que imprima.

Cuando esté conforme con su informe, puede hacer clic en el botón Imprimir. El cuadro de diálogo Imprimir le permite seleccionar la impresora, especificar el número de copias y qué páginas desea imprimir. Si no necesita obtener una Vista previa de un informe, puede saltarse la Vista preliminar y seleccionar Imprimir o Impresión rápida del menú Imprimir en la ficha Archivo. Tome en cuenta que el comando Imprimir muestra el cuadro de diálogo Imprimir y el comando Impresión rápida envía el informe directamente a la impresora.

Incluso puede imprimir un informe desde el Panel de navegación. Sin embargo, antes de imprimir un informe debe revisar los valores de la configuración; por ejemplo, los márgenes y la orientación de página, para asegurarse de que se imprimirán correctamente.

UTILIZAR LA VISTA PRELIMINAR PARA CREAR UN DISEÑO DE IMPRESIÓN

La ficha Vista preliminar tiene comandos para imprimir, cambiar el diseño de página y acerarse o alejarse para ver a detalle las páginas. Cuando haya terminado de examinar la vista preliminar, puede hacer clic en el botón Cerrar vista preliminar para salir de ésta. En este ejercicio utilizará la Vista preliminar para crear el diseño de impresión de un informe.

Crear el diseño de impresión

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic derecho en el informe Ventas por región del Panel de navegación y

seleccione Cambiar nombre en el menú contextual.2. Introduzca la frase Ventas por vendedor.3. Abra el informe en la Vista Diseño y haga clic en el Encabezado del informe.

Seleccione la palabra región e introduzca la palabra vendedor, debido a que el informe ya no muestra las ventas por región sino por vendedor.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el botón Ver y seleccione Vista preliminar. El informe se muestra en la Vista preliminar, como aparece en la Figura 11-15.

Figura 11-14Ficha Vista preliminar

Muestra un menú de tamaños de papel

Muestra un menú de tamaños de márgenes

Muestra la página verticalmente

Muestra la ficha Columnas en el cuadro de diálogo

Configurar página Muestra un menú con niveles de zoom

Elimina la impresión de etiquetas en un informe

Muestra la página horizontalmente

Muestra el cuadro de diálogo Configurar página

Muestra 1, 2 o más página a la vez

294 | Lección 11

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TOME NOTA

5. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Zoom, haga clic en el botón Dos páginas. Se muestran ambas páginas del informe en la pantalla.

6. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en el botón Horizontal. El informe se muestra con orientación horizontal.

7. En el grupo Diseño de página, haga clic en el botón Vertical. El informe se muestra otra vez con orientación vertical. Los márgenes necesitan ajustarse.

8. Haga clic en el botón Márgenes y seleccione Estrecho.

Puede mostrar u ocultar los márgenes utilizando el comando Mostrar márgenes, que se encuentra en el grupo Tamaño de página, de la ficha Vista preliminar.

9. En el grupo Diseño de página, haga clic en el botón Configurar página. Aparece el cuadro de diálogo Configurar página, como se muestra en la Figura 11-16. Observe que éste tiene algunas de las opciones que están disponibles en el grupo Diseño de página, pero tiene más opciones y detalles para escoger.

10. Haga clic en la ficha Página, enseguida en la flecha desplegable del cuadro Tamaño y seleccione Oficio en el menú, para ver si todos los datos se ajustan en una sola página.

11. Haga clic en Aceptar.12. En el grupo Zoom, haga clic en el botón Zoom y seleccione 50%. Observe que

los datos no caben en una sola página.13. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en el

botón Tamaño y seleccione Carta, enseguida elija Aceptar. Observe que el grupo se divide en la parte inferior de la primera página y que continúa en la segunda página.

14. Haga clic en el botón Cerrar vista preliminar.15. Cámbiese a la Vista Presentación.16. En el panel Agrupación, orden y total, en la fila Agrupar en Apellido del

vendedor, haga clic en el botón Más. Haga clic en la flecha despegable a un lado de no mantener junto el grupo en una página y seleccione mantener todo el grupo junto en una página del menú.

17. GUARDE el diseño del informe.

Figura 11-16Cuadro de diálogo Configurar página


¿Cómo se cambia el tamaño de página de un informe? - 5.5.1


¿Cómo se cambia la orientación de una página en un informe? - 5.5.2

Figura 11-15Informe en Vista preliminar

También puede cambiar la orientación de un informe a vertical u horizontal y modificar las opciones de los márgenes utilizando los comandos de la ficha Configurar página en la Vista Diseño.

OTRA MANERA

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Lección 11 | 295

EN RESUMEN

TOME NOTA

18. Haga clic derecho en un área en blanco del informe y en el menú contextual seleccione Vista preliminar, como se muestra en la Figura 11-17. Observe que el grupo ya no está dividido en dos páginas.

19. Haga clic en el botón Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir. Seleccione Aceptar o Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.

20. CIERRE la Vista preliminar y el informe.


Puede agregar el comando Vista preliminar y/o comando Impresión rápida a la Barra de herramientas de acceso rápido, haciendo clic en la flecha despegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido al final de la barra y seleccionando Vista preliminar o Impresión rápida del menú.


Puede crear etiquetas para correspondencia, o para otros propósitos, utilizando el contenido de sus bases de datos de Access. El Asistente para etiquetas le ayuda a crear un informe del tamaño de una etiqueta y lo puede utilizar para imprimir en este formato. El Asistente para etiquetas le hace una serie de preguntas sobre las etiquetas que desea y luego las crea basándose en sus respuestas. Puede elegir entre una amplia variedad de tamaños, incluyendo formatos que se ajusten a las hojas de etiquetas que compra en la tienda de productos de oficina o a las etiquetas hechas a la medida.

CREAR ETIQUETAS UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA ETIQUETAS

Puede crear etiquetas de correspondencia u otros tipos utilizando una tabla o consulta de Access. Access le permite elegir el nombre, tamaño y grosor de fuente, así como el color del texto de sus etiquetas. También puede elegir aplicar subrayado o cursiva al texto. En el cuadro Muestra aparecen las elecciones que haga. En este ejercicio utilizará el Asistente para etiquetas para crear algunas.

Puede seleccionar tamaños de etiquetas predefinidos que se ajusten a las hojas de etiquetas de fabricantes conocidos. Éstas se muestran por Nombre de producto en el primer paso del Asistente para etiquetas. Si no conoce el nombre del fabricante de sus hojas de etiquetas, puede elegir una hoja con dimensiones similares y con el número correcto de etiquetas en la hoja. Si no ve el tamaño que necesita, puede personalizar el tamaño y crear una nueva etiqueta utilizando el botón Personalizar.


OTRA MANERA

Desde el Panel de navegación haga clic derecho en el informe del que desea obtener una vista previa y seleccione Vista preliminar en el menú contextual.

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A medida que agrega campos a la Etiqueta de prototipo, recuerde utilizar la barra espaciadora para agregar un espacio entre los campos y presionar Intro para moverse a la siguiente línea. También puede escribir directamente en la Etiqueta de prototipo el texto que desea que se muestre en cada etiqueta.

Puede ordenar las etiquetas por uno o más campos; por ejemplo, el código postal para envíos de correspondencia masivos. En el último paso del Asistente para etiquetas, puede elegir ver las etiquetas tal y como se imprimirán desde la Vista preliminar. Elija Modificar el diseño de la etiqueta para ver el informe de etiquetas desde la Vista Diseño.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Seleccione la tabla Clientes en el Panel de navegación.2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Etiquetas.

Aparece el primer paso del Asistente para etiquetas, como se muestra en la Figura 11-18.

3. Asegúrese de que esté seleccionada la unidad métrica inglesa. Desplácese hacia abajo en la lista Número de producto, seleccione Avery USA 5160 y haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el segundo paso del Asistente para etiquetas, como se muestra en la Figura 11-19.

4. Haga clic en la flecha desplegable Nombre de fuente y seleccione Times New Roman. Observe que el panel de vista previa muestra la nueva fuente.

5. Haga clic en el menú Tamaño de fuente y seleccione 9.6. Haga clic en el menú Espesor de fuente y seleccione Normal.7. En la sección Color de texto, haga clic en el botón de tres puntos para mostrar

el menú Color. Observe las opciones que están disponibles y luego haga clic en Cancelar para cerrarlo.

8. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el tercer paso del Asistente para etiquetas, como se muestra en la Figura 11-20.

Figura 11-18Asistente para etiquetas primer paso

Figura 11-19Asistente para etiquetas segundo paso

Info

rmes

avanza

dos

Lección 11 | 297

Figura 11-20Asistente para etiquetas tercer paso

Figura 11-21Etiqueta prototipo terminada

9. Seleccione el campo Nombre de la compañía en la lista Campos disponibles y haga clic en el botón > para colocarlo en el cuadro Etiqueta prototipo.

10. Presione Intro.11. Introduzca ATN: y presione la Barra espaciadora.12. Seleccione el campo Nombre del contacto y haga clic en el botón >.13. Presione la Barra espaciadora para insertar un espacio en blanco entre los

campos.14. Elija el campo Apellido del contacto y haga clic en el botón >.15. Presione Intro.16. Seleccione el campo Dirección y haga clic en el botón >. Presione la Barra

espaciadora.17. Elija el campo Ciudad y haga clic en el botón >. Introduzca una coma y presione

la Barra espaciadora.18. Seleccione el campo Estado y haga clic en el botón >. Presione la Barra espaciadora.19. Seleccione el campo Código postal y haga clic en el botón >. Su pantalla debe

verse similar a la Figura 11-21.

20. Haga clic en Siguiente >. Aparece el cuarto paso del Asistente para etiquetas, como se muestra en la Figura 11-22.

21. Seleccione el campo Código postal y haga clic en el botón >.22. Haga clic en Siguiente >. Aparece el quinto paso del Asistente para etiquetas,


Figura 11-22Asistente para etiquetas cuarto paso

298 | Lección 11

Info

rmes

avanza

dos

TOME NOTA

23. Haga clic en el botón Modificar el diseño de la etiqueta y haga clic en Finalizar. Su pantalla debe verse similar a la Figura 11-24.

24. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en el menú Ver y seleccione Vista preliminar. Su pantalla debe verse similar a la Figura 11-25.

25. Haga clic en el botón Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir. Seleccione Aceptar o Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.

26. CIERRE la Vista preliminar y el informe.


Como una alternativa a imprimir etiquetas, puede imprimir las direcciones directamente en los sobres. Para hacer esto, necesitará crear una etiqueta personalizada en lugar de una etiqueta predefinida y establecer el valor para Tipo de etiquetas en Hojas sueltas.

Figura 11-24Informe de etiquetas

Figura 11-25Informe en vista preliminar


Si Access muestra un mensaje advirtiéndole que algunos de los datos no pueden mostrarse, significa que los controles en la etiqueta son demasiado anchos para el espacio permitido. Si esto sucede, intente reducir el tamaño de los controles desde la Vista Diseño, para que puedan caber en el espacio disponible para una sola etiqueta o intente reducir los márgenes de la página utilizando la opción Configurar página.

Figura 11-23Asistente para etiquetas quinto paso

| 299


Definir grupos Agregar controles calculados 5.2.2

Crear campos de agregado Agregar controles calculados 5.2.2

Crear el diseño de impresión Cambiar el tamaño de página Cambiar la orientación de página

5.5.15.5.2



RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Grupo a. Le hace preguntas sobre las etiquetas y datos que desea mostrar y luego crea las etiquetas basado en sus respuestas. 2. Encabezado de grupo b. Campo que contiene una función de agregado para calcular datos.3. Pie de grupo c. El campo por el cual se agrupan los datos.4. Comando Ocultar detalles d. Arreglo anidado de los grupos en un informe.5. Campo de agrupamiento e. Colección de registros separados visualmente con cualquier información de introducción o resumen que se muestra junto con él.6. Campo de agregado f. Sección de un informe donde se muestra e imprime el nombre de un campo agrupado.7. Vista preliminar g. Muestra en el Asistente para etiquetas donde crea el diseño de las etiquetas.8. Niveles de agrupamiento h. Oculta los datos en la sección Detalles de un informe.9. Asistente para etiquetas i. Sección de un informe donde se resumen los datos de un grupo. 10. Etiqueta de prototipo j. Muestra un informe como se verá al ser impreso.


V F 1. Los intervalos de agrupamiento establecen el modo en que se agrupan los registros. V F 2. No puede agrupar datos en el Asistente para informes. V F 3. Los encabezados de grupo toman el nombre del grupo. V F 4. Los pies de grupo son opcionales en un informe. V F 5. Las flechas al final de una fila Agrupar en, determinan el criterio de ordenación. V F 6. Promedio es una función de agregado. V F 7. El comando Totales agrega pies de grupo y controles calculados. V F 8. Debe obtener una vista previa de un informe antes de que pueda imprimirlo.V F 9. Puede modificar etiquetas en la Vista Diseño. V F 10. Las etiquetas son pequeños informes.


300 |


Proyecto 11-1: Crear etiquetas de direcciones de los autoresNecesita enviar información confidencial sobre contratos a los autores de la división Libros de negocios. Cree etiquetas para los autores utilizando la tabla Información de contacto de autores.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Lucerne.2. GUARDE la base de datos con el nombre LucerneXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Seleccione la tabla Información de contacto de autores en el Panel de navegación.4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Etiquetas.5. Seleccione la etiqueta C2242 en la lista Número de producto y haga clic en Siguiente >.6. Seleccione Arial del menú Nombre de fuente y seleccione 9 del menú Tamaño de fuente.7. Haga clic en la casilla de verificación Cursiva y después en Siguiente >.8. Introduzca la palabra CONFIDENCIAL y presione Intro.9. Escriba Sólo para el destinatario y presione Intro.10. Seleccione el campo Nombre del autor y haga clic en el botón >. Presione la Barra espaciadora.11. Seleccione el campo Apellido del autor y haga clic en el botón >. Presione Intro.12. Elija el campo Dirección del autor y haga clic en el botón >. Presione Intro.13. Seleccione el campo Ciudad del autor y haga clic en el botón >. Introduzca una coma. Presione la Barra

espaciadora.14. Elija el campo Estado del autor y haga clic en el botón >. Presione la Barra espaciadora.15. Seleccione el campo Código postal del autor y haga clic en el botón >.16. Haga clic en Finalizar.17. CIERRE el informe.


Proyecto 11-2: Calcular los totales del informe Ventas de libros y obtener una vista previaComplete el informe Ventas de libros para mostrar los totales para las ventas nacionales e internacionales. También debe hacer algunos ajustes en la Vista preliminar antes de imprimir.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. ABRA el informe Ventas de libros.2. En la Vista Presentación, seleccione el encabezado de campo Ventas nacionales.3. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Totales y seleccione Suma.4. Seleccione el encabezado de campo Ventas internacionales.5. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Totales y seleccione Suma.6. Seleccione el encabezado de campo Título del libro.7. En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en el botón Totales y seleccione Incluir

registros.8. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en el menú Ver y elija Vista preliminar.9. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Tamaño de página, haga clic en el botón Márgenes y después en

Ancho.10. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Zoom, haga clic en el botón Zoom y seleccione Ajustar a la ventana.11. GUARDE el informe.12. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga clic en el botón Imprimir. Después seleccione

Aceptar.13. CIERRE el informe.


| 301


Proyecto 11-3: Crear un informe agrupado con campos de agregadoSu supervisor le pide crear un informe utilizando la tabla Ventas mensuales por tienda, la cual muestra dichos datos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos CaféFourth de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre CaféFourthXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Seleccione la tabla Ventas mensuales por tienda.4. Utilice el Asistente para informes para crear un informe que incluya los campos Mes, Tienda y Ventas.5. Agrupe por Tienda y cree una distribución En pasos.6. Cierre la Vista preliminar y cámbiese a la Vista Presentación para disminuir el ancho de las columnas Mes y

Ventas.7. Haga clic en el botón Agrupar y ordenar para abrir el panel Agrupación, orden y total.8. Haga clic en el botón Agregar un orden y seleccione Ventas del menú. Ordene del menor a mayor.9. Seleccione la columna Ventas.10. Haga clic en el botón Totales y seleccione Suma del menú.11. GUARDE el informe.

DEJE abierto el informe para usarlo en el siguiente proyecto.

Proyecto 11-4: Obtener la vista previa del informe Ventas mensuales e imprimirloNecesita imprimir el informe Ventas mensuales por tienda. Vea el informe en la Vista preliminar para asegurarse de que esté centrado en la página antes de imprimirlo.

UTILICE la base de datos CaféFourthXXX que guardó en el ejercicio anterior.1. Cámbiese a la Vista preliminar.2. Haga clic en el botón Zoom y seleccione Ajustar a la ventana.3. Haga clic en el botón Márgenes y seleccione Ancho.4. Haga clic en el botón Horizontal.5. Haga clic en el botón Configurar página. 6. Haga clic en la ficha Opciones de impresión. En la sección Márgenes (milímetros) introduzca el número 1 en

el cuadro Superior e introduzca el número 1 en el cuadro Inferior.7. Introduzca 1.5 en el cuadro Izquierdo e introduzca 1.5 en el cuadro Derecho.8. Haga clic en Aceptar.9. Haga clic en el botón Imprimir y en Aceptar para imprimir el informe o en Cancelar para cerrar el cuadro de

diálogo.10. GUARDE el informe.11. Haga clic en el botón Cerrar en la Vista preliminar.12. CIERRE el informe.



Proyecto 11-5: Agrupar y calcular el total del informe InventarioComo Gerente de Mercadotecnia de la Juguetería El Balón, con regularidad revisa la información del inventario con otros empleados. Agregue grupos y totales al informe Inventario antes de reunirse con el gerente de producción.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos El_Balón de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre El_BalónXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra el informe Inventario.4. Cámbiese a la Vista Presentación y abra el panel Agrupación, orden y total.5. Agrupe el informe por el campo En existencia.6. Ordene la columna Descripción de la A a la Z.7. Sume el campo Precio. Muestre un Total general y totales en los pies de grupo.8. GUARDE y CIERRE el informe.


302 |

Proyecto 11-6: Crear etiquetas para los clientes de Casa del Esquí AlpinoComo Asistente administrativo de Casa del Esquí Alpino, participa en varios proyectos. Los dueños desean enviar una carta especial de agradecimiento, con publicidad incluida, a clientes pasados. Cree las etiquetas para la correspondencia.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Alpino de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre AlpinoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Clientes.4. Utilice el Asistente para etiquetas para crear etiquetas de dirección para todos los clientes de la tabla.5. Seleccione la etiqueta C2160.6. Organice los campos Apellido, Nombre, Dirección, Ciudad, Estado y Código postal del cliente de manera

adecuada en la etiqueta.7. Asigne el nombre Etiquetas Clientes a las etiquetas. 8. GUARDE, IMPRIMA y CIERRE el informe.9. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Las compañías de servicios de paquetería son muy solicitadas en los negocios. Como resultado, la comparación de servicios y precios puede ser muy importante para que una compañía se asegure de estar utilizando un servicio de mensajería confiable y económico. Busque en Internet tres compañías que recojan y entreguen paquetes. Investigue sobre los servicios que ofrecen y las tarifas que cobran por servicios comunes; por ejemplo, el servicio de entrega al día siguiente o el de entrega de dos días. Cree una tabla y un informe de base de datos que muestre los datos agrupados por compañía, con totales de grupos para los servicios. Obtenga una vista previa de su informe, asegúrese de que luzca atractivo y luego imprímalo.

Cons

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Lección 12 | 303

Lección 12Consultas avanzadas

304 | Lección 12

Cons

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Campo calculadoCombinación cruzadaCombinación externaCombinación externa derechaCombinación externa izquierdaCombinación interna

CombinacionesCombinaciones de desigualdadConsulta de acciónConsulta de actualizaciónConsulta de creación de tablasConsulta de datos anexados

Consulta de eliminaciónConsulta de tabla de referencia cruzadaFunción de agregadoInstrucción SELECT Subconsulta

Importaciones World Wide es una concesionaria de automóviles que se especializa en autos de lujo importados. Recientemente, la compañía ha abierto una división de autos usados para poder venderlos en intercambio y ampliar las opciones del comprador. Como Gerente de oficina de la nueva división, ha comenzado a utilizar Access para dar seguimiento al inventario y a las ventas. En esta lección aprenderá a crear una consulta de acción, una consulta de tabla de referencias cruzadas y una subconsulta, así como a guardar filtros como una consulta. También aprenderá a crear combinaciones, incluir campos calculados en una consulta y a crear consultas de agregado.

Términos clave

Lección 12Consultas avanzadas



Crear consultas de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

4.1.4

Crear una subconsulta

Agregar un campo Eliminar un campoReorganizar campos Utilizar el cuadro de diálogo Zoom

4.3.14.3.24.3.34.5.2

Guardar un filtro como una consulta

Crear consultas de acciónCrear una consulta de datos anexadosCrear una consulta de creación de tablas

4.1.3

4.1.2

Comprender las modificaciones a las consultas avanzadas

Crear relaciones con un propósito específicoGenerador de expresionesRealizar cálculos Utilizar la función Agrupar porUtilizar la fila de Totales

4.2.34.5.34.5.14.4.24.4.1

Cons

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Lección 12 | 305

EN RESUMEN

Crear consultas avanzadas

Las consultas son una herramienta poderosa que puede utilizarse para extraer los datos exactos que desea de su base de datos, mostrando sólo los registros de relevancia. Dependiendo de la información que desea mostrar, estas consultas avanzadas pueden ayudarle a refinar los resultados de su búsqueda o realizar las acciones que desea. Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, promedio, cuenta u otro tipo de total de los registros y después agrupa los resultados en dos tipos de información: uno en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro en el lado superior. Cuando resume datos utilizando una consulta de tabla de referencias cruzadas, selecciona valores de campos y expresiones especificadas en forma de encabezados de columnas para poder ver los datos en un formato más compacto que el de una consulta de selección.

CREAR CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta que muestra sus resultados en una cuadrícula similar a una Hoja de cálculo de Excel. Este tipo de consultas resumen sus valores y luego los agrupan en dos conjuntos: un conjunto de encabezados de fila en la parte lateral y conjunto de encabezados de columna en el lado superior. Una consulta de tabla de referencias cruzadas normalmente incluye los datos de más de una tabla y muestra tres tipos de datos: los datos que se utilizan como encabezados de filas, los datos que se utilizan como encabezados de columnas y los valores que desea sumar o calcular. Estas consultas no siempre llenan todos los campos en el conjunto de resultados, debido a que las tablas que utiliza no siempre contienen valores para todos los puntos de datos posibles.

La forma más fácil de crear una consulta de tabla de referencias cruzadas es utilizar elAsistente para consultas de referencias cruzadas. Para ejecutar una consulta de este tipo, haga doble clic en ella en el Panel de navegación o haga clic en ella y después presione Intro, los resultados se mostrarán en la Vista Hoja de datos.


PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Access.1. ABRA la base de datos Importaciones de los archivos de datos para esta

lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre ImportacionesXXX (donde XXX son

sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para

consultas para mostrar el cuadro de diálogo Nueva consulta, como se muestra en la Figura 12-1.

XREF

En la Lección 7 aprendió a crear y modificar varios tipos de consultas.

Figura 12-1Cuadro de diálogo Nueva consulta

306 | Lección 12

Cons

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4. Haga clic en Asist. consultas de tabla ref. cruzadas y a continuación en Aceptar, para mostrar el Asistente para consultas de referencias cruzadas como se muestra en la Figura 12-2.

5. Haga clic en Tabla: Autos usados vendidos y en Siguiente > para abrir el paso que se muestra en la Figura 12-3.

6. En el lista Campos disponibles, haga doble clic en Vendido por para moverlo a la lista Campos seleccionados y a continuación haga clic en Siguiente >. Aparece el paso que se muestra en la Figura 12-4.

7. Haga clic en Fecha de venta y a continuación haga clic en Siguiente > para abrir el paso que se muestra la Figura 12-5.

Figura 12-2Asistente para consultas de referencias cruzadas paso 1

Figura 12-3Asistente para consultas de referencias cruzadas, paso 2


Cons

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Lección 12 | 307

8. Haga clic en Mes y a continuación haga clic en Siguiente > para abrir el paso que se muestra en la Figura 12-6.

9. En el cuadro Campos haga clic en Precio de venta y en el cuadro Funciones seleccione Suma. Haga clic en Siguiente > para abrir el paso final, como se muestra en la Figura 12-7.

10. Haga clic en Finalizar para mostrar los resultados de la consulta de tabla de referencias cruzadas, como se muestra en la Figura 12-8.



Figura 12-7Asistente para consultas de referencias cruzadas, paso final

308 | Lección 12

Cons

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EN RESUMEN

11. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Autos usados vendidos_Tabla de referencias cruzadas.



Puede utilizar una subconsulta para limitar la cantidad de datos que muestra una consulta. Una subconsulta es una instrucción SELECT que está dentro de otra consulta de selección o acción. Una instrucción SELECT es un comando SQL que le indica al motor de base de datos Microsoft Access que devuelva información de la base de datos como un conjunto de registros.

La sintaxis mínima de una instrucción SELECT es:

SELECT campos FROM tabla

Puede utilizar un asterisco (*) para seleccionar todos los campos de una tabla. En el siguiente ejemplo se seleccionaron todos los campos de la tabla Inventario:

SELECT * FROM Inventario

Las cláusulas como WHERE y ORDER BY se pueden utilizar en una instrucción SELECT para restringir y organizar los datos que se devuelven. La Tabla 12-1 muestra algunas instrucciones SELECT y los resultados que son devueltos.

Instrucción SELECT Resultado

SELECT [Nombre], [Apellido]FROM [Empleados] WHERE[Apellido] = “Cortez”;

Muestra los valores de los campos Nombre y Apellido de los empleados cuyo apellido es Cortez.

SELECT [IdProducto],[NombreProducto] FROM [Productos]WHERE [IdCategoría] = Formularios![Nuevos productos]![IdCategoría];

Muestra los valores de los campos IdProducto y Nombre-Producto de la tabla Productos para los registros donde el valor IdCategoría coincida con el valor IdCategoría especificado en un formulario abierto denominado Nuevos productos.

SELECT Avg([Importe]) AS[Importe promedio] FROM[Detalles de pedidos ampliados]WHERE [Importe] > 1000;

Muestra en un campo denominado Importe promedio el importe promedio de los pedidos, para los que el valor del campo Importe sea mayor que 1,000.

SELECT [IdCategoría],Count([IdProducto]) AS[ConteoDeIProducto] FROM[Productos] GROUP BY [ IdCategoría]HAVING Count([IdProducto]) > 10;

Muestra en un campo denominado ConteoDeIProducto el número total de productos de las categorías con más de10 productos.


¿Cómo se crean consultas de tabla de referencias cruzadas? - 4.1.4

Figura 12-8Resultados de la consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencia cruzada no siempre llena todos los campos en el resultado, ya que las tablas utilizadas no siempre contienen

valores para cada punto de datos posible.

Tabla 12-1Instrucciones SELECT con resultados

Cons

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Lección 12 | 309

Una instrucción SELECT puede escribirse en un campo o en una celda de criterios en la Vista Diseño. Si necesita más espacio para escribir una instrucción SELECT en un campo o celda de criterios, haga clic derecho en la fila criterios de algún campo y del menú seleccione la opción Zoom para abrir el cuadro de diálogo con el mismo nombre e introduzca la instrucción en éste. Podrá ver toda la instrucción SQL cuando se cambie a la Vista SQL. En una subconsulta, utilice una instrucción SELECT para proveer un conjunto de uno o varios valores específicos para evaluar en la instrucción de cláusula WHERE o HAVING. Una subconsulta consta de tres partes:

Comparación: una expresión y un operador de comparación que relaciona la expresión con los resultados de la subconsulta. Expresión: una expresión para la cual se busca el conjunto de resultados de la subconsulta. Instrucciónsql: una instrucción SELECT que sigue el mismo formato y las mismas reglas que cualquier otra instrucción SELECT, la cual debe estar entre paréntesis.

CREAR UNA SUBCONSULTA

En este ejercicio creará una subconsulta para que se muestren los resultados que seleccionan sólo los registros de la tabla Inventario cuyo precio solicitado es igual o mayor que el precio solicitado promedio. También agregará, eliminará y cambiará de posición los campos mientras trabaja en la cuadrícula de diseño de consultas.

Las subconsultas se crean en la Vista Diseño. Primero necesita agregar la ventana de tabla con los campos correspondientes a la cuadrícula de diseño de consultas utilizando el cuadro de diálogo Mostrar tabla. De manera sencilla puede agregar campos de la ventana de una tabla, ya sea haciendo doble clic en el nombre del campo o haciendo clic en este y arrastrándolo a la cuadrícula de diseño. Puede eliminar campos de la cuadrícula de diseño moviendo el puntero del mouse arriba del nombre del campo que desea eliminar, hasta que el puntero cambie a una flecha apuntando hacia abajo y después presionar la tecla Supr en el teclado o haciendo clic en el botón Eliminar columnas, que se encuentra en el grupo Configuración de consultas en la ficha Diseño. Para acomodar los campos en la cuadrícula puede mover el puntero del mouse sobre el campo que desea mover, hasta que el puntero cambie a una flecha apuntando hacia abajo y enseguida haga clic y arrastre el campo a cualquier lugar de la cuadrícula utilizando como guía el marcador de posición vertical que aparece.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta. Se abre

la vista de diseño de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, como se muestra en la Figura 12-9.

Figura 12-9Cuadro de diálogo Mostrar tabla

310 | Lección 12

Cons

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TOME NOTA

2. En la ficha Tablas, seleccione Inventario, haga clic en Agregar y a continuación en Cerrar. La tabla aparece como una ventana en el lado superior de la cuadrícula de diseño de consulta, como se muestra en la Figura 12-10.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el

asterisco (*) que se encuentra al inicio de la lista de los campos de la tabla. 3. En la lista de campos de tabla, haga doble clic en Año, Marca, Modelo,

Equipamiento y Precio-Solicitado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño, como se muestra en la Figura 12-11.

4. Mueva el punto de inserción sobre el campo Equipamiento en la cuadricula de diseño hasta que cambie a una flecha apuntando hacia abajo. Haga clic para resaltar y seleccionar la columna Equipamiento, como se muestra en la Figura 12-12.

5. Presione la tecla Supr en el teclado, se eliminará la columna Equipamiento. El campo PrecioSolicitado reemplaza la columna Equipamiento.

6. Mueva el punto de inserción arriba del campo Modelo en la cuadrícula de diseño hasta que se convierta en una flecha apuntando hacia abajo. Haga clic para resaltar y seleccionar la columna Modelo.

Figura 12-10Cuadrícula de diseño de consulta

Figura 12-11Campos agregados a la cuadrícula de diseño

Figura 12-12Columna seleccionada en la cuadrícula de diseño

Haga doble clic en el nombre de un campo para agregarlo a la cuadrícula de diseño de

consulta que encuentra abajo

Columna seleccionada

Cons

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Lección 12 | 311

7. En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en el botón Eliminar columnas. Se elimina la columna Modelo.

8. En la lista de campos de la tabla Inventario, haga doble clic en el campo Modelo para regresarlo a la cuadrícula de diseño como la última columna.

9. Mueva el punto de inserción sobre el campo Modelo, en la cuadrícula de diseño, hasta que se convierta en una flecha apuntando hacia abajo. Haga clic para resaltar y seleccionar la columna Modelo. Mantenga apretado el botón del mouse y arrastre el campo Modelo hasta que el marcador de posición vertical se coloque entre los campos Marca y PrecioSolicitado. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 12-13.

10. Coloque el punto de inserción en la fila Criterios, del campo PrecioSolicitado y haga clic derecho para mostrar el menú y seleccione la opción Zoom para mostrar el cuadro de diálogo con el mismo nombre.

11. Introduzca la siguiente expresión en el cuadro de diálogo Zoom, como se muestra en la Figura 12-14:

>=(SELECT Avg(PrecioSolicitado) FROM Inventario WHERE Marca = Inventario.Marca)

12. Haga clic en Aceptar para insertar la expresión en la fila Criterios, del campo PrecioSolicitado.

13. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en la ficha Ver y haga clic en Vista SQL para ver toda la expresión, como se muestra en la Figura 12-15.

Figura 12-13Cuadrícula de diseño de consultas

Figura 12-14Cuadro de diálogo Zoom con expresión

Figura 12-15Vista SQL

Clausula WERE de la subconsulta en la

vista SQL


¿Cómo se agrega un campo a una consulta?- 4.3.1


¿Cómo se elimina un campo de una consulta?- 4.3.2


¿Cómo se reorganizan los campos de las consultas? - 4.3.3

312 | Lección 12

Cons

ulta

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EN RESUMEN

14. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Se visualizan los resultados de la consulta, como se muestra en la Figura 12-16.

15. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar.16. En el cuadro de diálogo Guardar como, introduzca Subconsulta como el

nombre de la consulta y haga clic en Aceptar.17. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Subconsulta.



Un filtro se puede guardar como una consulta para volver a ejecutarlo cuando lo desee. Si a menudo trabaja con ciertos filtros, es buena idea guardarlos para no perder tiempo definiéndolos una y otra vez. No podrá guardar más de un filtro por tabla, consulta o formulario, pero puede guardar un filtro como una consulta y después aplicar la consulta como un filtro cuándo y dónde lo desee.

GUARDAR UN FILTRO COMO UNA CONSULTA

En este ejercicio creará una consulta sencilla, la filtrará y después la guardará.

Cree un filtro por formulario y aplíquelo a la consulta. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y después en Filtro avanzado/Ordenar... La nueva consulta aparece en la ventana de la base de datos. Automáticamente incluye todos los campos de la vista subyacente. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y enseguida en Guardar como consulta. Escriba un nombre para la consulta y haga clic en Aceptar.

Para aplicar la consulta como un filtro, haga clic en el botón Avanzadas y en Cargar desde la consulta para abrir el cuadro de diálogo Filtro para aplicar, que se muestra en la Figura 12-17.

Figura 12-16Resultados de la subconsulta

Figura 12-17Cuadro de diálogo Filtro para aplicar


¿Cómo se utiliza el cuadro de diálogo Zoom? - 4.5.2

Cons

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Lección 12 | 313

Sólo las consultas de selección que están basadas en la misma tabla o consulta subyacente como el formulario u hoja de datos aparecerán en el cuadro de diálogo. Seleccione el filtro, haga clic en Aceptar y a continuación aplique el filtro.

Guardar un filtro como una consulta UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar.

3. En la flecha desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Autos usados vendidos.

4. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados y a continuación haga clic en Siguiente >.

5. Haga clic otra vez en Siguiente > y a continuación haga clic en Finalizar para mostrar una consulta de selección sencilla.

6. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y a continuación en Filtro por formulario.

7. Haga clic en la flecha despegable del campo Año y seleccione 2010, como se muestra en la Figura 12-18.

8. En la ficha Inicio, en el cuadro Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro para aplicar el filtro. Se muestran los resultados, como se indica en la Figura 12-19.

9. En la ficha Inicio, en el cuadro Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y a continuación elija Filtro avanzado/Ordenar... para mostrar la nueva cuadrícula de diseño de consulta, que se muestra en la Figura 12-20.

Figura 12-18Filtro por formulario

Figura 12-19Resultados del filtro por formulario

Haga clic en la flecha desplegable para seleccionar el criterio por el

cual desea filtrar un campo

Resultados filtrados para mostrar únicamente los autos del 2012

314 | Lección 12

Cons

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EN RESUMEN

10. Una vez más haga clic en el botón Avanzadas y a continuación en Guardar como consulta. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como consulta, que se muestra en la Figura 12-21.

11. Escriba Consulta filtro en el cuadro Nombre de la consulta y haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en el botón Cerrar de Autos usados vendidos ConsultaFiltro1.13. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar

filtro para quitar el filtro.14. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Autos usados vendidos y

guarde los cambios cuando se le pregunte. Si aparece otro cuadro de diálogo informándole que es probable que otro usuario haya cambiado los datos, haga clic en Sí.


Crear consultas de acción

Una consulta de acción cambia los datos en su origen de datos o crea una nueva tabla. Existen cuatro tipos de consultas de acción: de datos anexados, de creación de tablas, de actualización y de eliminación. Excepto por la consulta de creación de tablas, las consultas de acción realizan cambios a los datos de las tablas en las que están basadas.

Como su nombre lo indica, las consultas de acción modifican los datos de las tablas en las que están basadas (excepto para las consultas de tablas, las cuales crean nuevas tablas). Como se menciono anteriormente, hay cuatro tipos de consultas de acción, las cuales se describirán a continuación:

Consulta de datos anexados: agrega los registros en el conjunto de resultados de la consulta al final de una tabla existente.Consulta de eliminación: Elimina las filas correspondientes a los criterios que especificó en una o más tablas.Consulta de actualización: cambia un conjunto de registros de acuerdo con los criterios que especificó.Consulta de creación de tabla: crea una nueva tabla y a continuación crea registros en ella copiando los registros de una tabla existente.

Figura 12-20Nueva cuadrícula de diseño de consulta

Figura 12-21Cuadro de diálogo Guardar como consulta

Nueva ficha de filtro de consulta

Cons

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Lección 12 | 315

Los cambios que realizan las consultas de acción no pueden ser fácilmente deshechos, así que si más adelante decide que no deseaba hacer esos cambios, por lo general tendrá que restaurar los datos de una copia de seguridad. Por esta razón, siempre debe asegurarse de tener una copia de seguridad actual de los datos subyacentes, antes de ejecutar una consulta de acción.

Para minimizar los riesgos que implica ejecutar una consulta de acción, puede obtener primero una vista previa de los datos sobre los que se actuará viendo la consulta de acción en la Vista Hoja de datos antes de ejecutarla. Cuando esté listo para ejecutar una consulta de acción, haga doble clic sobre ella en el Panel de navegación o haga clic en ella y luego presione la tecla Intro. O, en la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

CREAR UNA CONSULTA DE DATOS ANEXADOS

Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros de una o varias tablas de origen (o consultas) a una o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero esto no es forzoso. Por ejemplo, suponga que consigue a algunos clientes nuevos y le facilitan una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos clientes. Para evitar tener que introducir manualmente los nuevos datos, puede anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. En este ejercicio practicará creando una consulta de datos anexados.

También puede utilizar las consultas de datos anexados para incorporar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desea anexar sólo los nombres y direcciones de los clientes con pedidos pendientes. O puede utilizar las consultas de datos anexados cuando algunos de los campos de una tabla no existen en otra. Por ejemplo, suponga que su tabla Clientes tiene 10 campos y que los campos de la tabla Clientes en otra base de datos coinciden con 8 de sus campos. Puede utilizar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los datos de los campos coincidentes y omitir los demás.

No puede utilizar consultas de datos anexados para cambiar los datos en campos individuales de registros existentes. Para realizar este tipo de tarea, utilice una consulta de actualización; sólo puede utilizar consultas de datos anexados para agregar filas de datos.

Crear una consulta de datos anexados

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Diseño de

consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Inventario para

agregarlo al lado superior de la cuadrícula de diseño de consulta.3. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.4. En la lista de campos de la tabla, haga doble clic en Año, Marca, Modelo y

PrecioSolicitado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño. Su pantalla debe verse similar a la Figura 12-22.

Figura 12-22Cuadrícula de diseño

316 | Lección 12

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TOME NOTA

5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Verifique que la consulta muestre los registros que desea anexar, como se muestra en la Figura 12-23.

Si necesita agregar o quitar campos de una consulta, cámbiese a la Vista Diseño y haga doble clic para agregar campos o seleccione los campos que no desea y presione Supr para eliminarlos de la consulta.

6. Haga clic derecho en la ficha de la consulta abierta y seleccione Vista Diseño en el menú contextual.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar. Aparece el cuadro de diálogo Anexar, como se muestra en la Figura 12-24.

8. En el cuadro Nombre de la tabla, haga clic en la flecha desplegable y después en Autos usados vendidos. Esta es la tabla que desea anexar. El botón de radio Base de datos activa debe estar seleccionado.

9. Haga clic en Aceptar. Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino que coinciden con los nombres de los campos de origen a la fila Anexar a, en la cuadrícula de diseño. Debido a que el campo PrecioSolicitado no tiene una coincidencia, Access lo deja vacío.

10. Haga clic en la flecha despegable en la celda PrecioSolicitado de la fila Anexar a y seleccione Precio de venta como el campo de destino, como muestra la Figura 12-25.

11. Haga clic derecho en la ficha de la consulta y a continuación haga clic en Vista Hoja de datos para obtener una vista previa de sus cambios.

12. Haga clic derecho en la ficha de la consulta y a continuación haga clic en Vista Diseño.

Figura 12-23Registros a ser anexados

Figura 12-24Cuadro de diálogo Anexar

Figura 12-25Campos de origen y de destino coincidentes

Haga clic en la flecha desplegable para seleccionar manualmente Precio de venta como el campo destino para

el campo de origen PrecioSolicitado

Cons

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Lección 12 | 317

13. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Aparece un mensaje de advertencia, como se muestra en la Figura 12-26.

14. Haga clic en Sí.15. Abra la tabla Autos usados vendidos y desplácese hacia abajo para ver que

se han anexado los registros de la tabla al final, como se muestra en la Figura 12-27.

16. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Autos usados vendidos.17. Haga clic en la ficha Archivo y haga clic en Guardar.18. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba Consulta de datos anexados

como el nombre de la consulta y haga clic en Aceptar.19. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Consulta de datos anexados.


CREAR UNA CONSULTA DE CREACIÓN DE TABLA

Una consulta de creación de tabla es una consulta de acción que crea una nueva tabla y después crea registros en ella copiando los registros de una tabla existente. Puede utilizar una consulta de creación de tabla cuando necesite copiar los datos de una tabla o almacenar los datos. En este ejercicio practicará creando una consulta de creación de tablas

Crear una consulta de creación de tabla


consultas.2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas

sencillas y después en Aceptar.3. En la flecha desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Equipo de

ventas.4. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos

disponibles a la lista Campos seleccionados y a continuación haga clic en Siguiente >.

5. Haga clic en Finalizar para mostrar una consulta de selección sencilla.6. Haga clic derecho en la ficha Equipo de ventas Consulta y en Vista Diseño

para abrir la consulta en la Vista Diseño, como se muestra en la Figura 12-28.

Figura 12-26Mensaje de advertencia de datos anexado.

Figura 12-27Resultados de la consulta de datos anexados

Registros originales

Registros anexados


¿Cómo crear consultas de datos anexados? - 4.1.3

318 | Lección 12

Cons

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7. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla. Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla, como se muestra en la Figura 12-29.

8. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba Equipo de ventas Respaldo. Verifique que el botón de radio Base de datos activa esté seleccionado y a continuación haga clic en Aceptar.


10. Haga clic en Sí. Aparece una nueva tabla en el Panel de navegación.11. Haga doble clic en Equipo de ventas Respaldo: Tabla en el Panel de navegación

para abrir la nueva tabla, como se muestra en la Figura 12-31.

12. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Equipo de ventas Respaldo.13. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta ‘Equipo de ventas Consulta’.

Guarde los cambios cuando se le pregunte.14. DEJE abierta la base de datos.


Figura 12-28Consulta en la Vista Diseño

Figura 12-29Cuadro de diálogo Crear tabla

Figura 12-30Mensaje de advertencia de creación de tabla

Figura 12-31Nueva tabla

La nueva tabla ahora aparece en el Panel

de navegación


¿Cómo se crean consultas de creación de tabla?- 4.1.2

Cons

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Lección 12 | 319

CREAR UNA CONSULTA DE ACTUALIZACIÓN

Una consulta de actualización es una consulta de acción que cambia un conjunto de registros de acuerdo con los criterios especificados. Utilice una consulta de actualización cuando necesite agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios registros existentes. Puede pensar en las consultas de actualización como en una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. En este ejercicio practicará creando una consulta de actualización.

Cuando crea una consulta de actualización introduce un criterio de selección y un criterio de actualización. A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios.

Puede usarlas para actualizar un gran número de registros a la vez y para cambiar los registros en más de una tabla al mismo tiempo. También puede actualizar los datos en una tabla con los datos de otra tabla siempre y cuando los tipos de datos de los campos de origen y de destino coincidan o sean compatibles.

Para crear una consulta de actualización, primero cree o abra una consulta de selección. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar. Access agrega la fila Actualizar a en la cuadrícula de diseño de consulta. Localice el campo que contiene los datos que desea cambiar y escriba el criterio para su cambio en la fila Actualizar a de ese campo.

Puede utilizar cualquier expresión válida en la fila Actualizar. La Tabla 12-2 muestra algunos ejemplos de expresiones y explica cómo pueden cambiar los datos.

Expresión Resultado

“Chicago” En un campo de tipo Texto, cambia el valor de texto a Chicago.

#25/9/11# En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia el valor de fecha a 25-Sept-11.

Sí En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

“NP” & [NúmeroPieza] Agrega “NP” al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Envío] * 1.5 Aumenta los valores del campo denominado Envío en un 50 por ciento.

DSuma(“[Cantidad] *[PrecioUnidad]”,“Detalles de pedidos”,“[IdProducto] =”& [IdProducto])

Si los valores IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores IdProducto en una tabla llamada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo llamado Cantidad por los valores de un campo llamado PrecioUnidad. La expresión utiliza la función DSuma porque funciona con más de una tabla y más de un campo de tabla

Derecha([CódigoPostal], 5) Quita los caracteres ubicados más a la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los 5 caracteres ubicados más a la derecha.

Silnm(Es Nulo([PrecioVenta]), Cambia un valor nulo (desconocido o sin identificar) a un valor cero (0) en campo llamado PrecioVenta.

Crear una consulta de actualización


consultas.2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas

sencillas y después en Aceptar.3. En la flecha desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Inventario.

Tabla 12-2Expresiones y forma en que modifican los datos

320 | Lección 12

Cons

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4. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados.

5. Haga clic en Equipamiento y luego en el botón < para regresarlo a la lista Campos Disponibles. De la misma manera seleccione el campo Color para regresarlo a la lista Campos Disponibles. Haga clic en Siguiente >.

6. Haga clic otra vez en Siguiente > y a continuación en Finalizar para mostrar una consulta de selección sencilla en la Vista Hoja de datos, como se muestra en la Figura 12-32.

7. Haga clic derecho en la ficha Inventario Consulta y haga clic en Vista Diseño para abrir la consulta en esta vista, como se muestra en la Figura 12-33.

8. Escriba 2012 en la fila Criterios en el campo Año.9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Access agrega la fila Actualizar a, en la cuadrícula de diseño de consulta.10. En la fila Actualizar a, del campo PrecioSolicitado, escriba [PrecioSolicitado]

+ 500. La cuadrícula de diseño de consulta debe verse similar a la Figura 12-34.


Figura 12-32Consulta de selección en la Vista Hoja de datos

Figura 12-33Consulta de selección en la Vista Diseño

Figura 12-34Criterio de selección y actualización

Criterio actualizado

Cons

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Lección 12 | 321

TOME NOTA

12. Haga clic en Sí.13. Haga clic derecho en la ficha Inventario Consulta y haga clic en Vista Hoja de

datos para mostrar los resultados de la consulta de actualización, como se muestra en la Figura 12-36.

Cuando ejecute la consulta, notará que faltan algunos de los campos de su conjunto de resultados. Si la consulta contiene campos que no actualizó, Access no muestra estos campos en los resultados.

14. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la consulta Inventario Consulta.

Guarde los cambios cuando se le pregunte.15. Haga doble clic en Inventario: Tabla en el Panel de navegación para abrirla.

Observe que el precio solicitado para todos los automóviles del 2012 ha aumentado $500.

16. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Inventario.17. DEJE abierta la base de datos.

PAUSE. DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente ejercicio

CREAR UNA CONSULTA DE ELIMINACIÓN

Una consulta de eliminación es una consulta de acción que elimina las filas que coinciden con los criterios que especificó de una o varias tablas. Una consulta de eliminación se utiliza para quitar registros completos de una tabla, junto con el valor de clave que hace a un registro único. Por lo general, las consultas de eliminación se utilizan únicamente cuando se necesita cambiar o quitar grandes cantidades de datos de manera rápida. Para quitar un número pequeño de registros, abra la tabla en la Vista Hoja de datos, seleccione los campos o filas que desea eliminar y presione Supr.

Para crear una consulta de eliminación, primero cree o abra una consulta de selección y agregue criterios que muestren los registros que desea eliminar. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access cambia la consulta de selección a una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en el lado inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar. La palabra Dónde debe aparecer en todas las columnas que utilice para el criterio.

Cuando hace clic en Ejecutar, Access le pide confirmar la eliminación. Haga clic en Sí para eliminar los datos y a continuación abra la tabla para verificar que los registros se han eliminado.

Figura 12-35Mensaje de advertencia de actualización

Figura 12-36Resultados de la consulta de actualización

La consulta contiene campos que no

actualizó así que Access no los muestra en los

resultados

322 | Lección 12

Cons

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Crear una consulta de eliminación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas.2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas

sencillas y después en Aceptar.3. En la flecha desplegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Autos usados

vendidos.4. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos

disponibles al cuadro Campos seleccionados y a continuación haga clic en Siguiente >.

5. Haga clic otra vez en Siguiente >.6. Escriba Consulta de eliminación como el título de la consulta y a continuación

haga clic en Finalizar para mostrar una consulta de selección sencilla.7. Haga clic derecho en la ficha Consulta de eliminación y haga clic en Vista

Diseño para mostrar la consulta en esta vista.8. Escriba <#31/3/2012#, en la fila Criterios del campo Fecha de venta, como se


9. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar para mostrar los registros a eliminar, como se muestra en la Figura 12-38.

10. Haga clic derecho en la ficha Consulta de eliminación y después en Vista Diseño para mostrar la consulta en esta vista.

11. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. Access oculta la fila Mostrar en el lado inferior de la cuadrícula de diseño y agrega la fila Eliminar, como se muestra en la Figura 12-39.

Figura 12-37Criterio Fecha de venta

Figura 12-38Registros a eliminarse

Cons

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Lección 12 | 323


13. Haga clic en Sí.14. Haga doble clic en Autos usados vendidos: Tabla en el Panel de navegación

para abrirla. Observe que todos los registros de los automóviles vendidos antes del 31 de marzo, 2012 han sido eliminados, como se muestra en la Figura 12-41.

15. Haga clic en el botón Cerrar de la consulta Consulta de eliminación para cerrarla. Guarde los cambios cuando se le pregunte.

16. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla Autos usados vendidos. 17. DEJE abierta la base de datos.

PAUSE. DEJE abierto Access para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Figura 12-39Fila Eliminar en la cuadrícula de diseño

Figura 12-40Mensaje de advertencia de eliminación

Figura 12-41Tabla con registros eliminados

Se agregó la fila Eliminar

Se eliminarán todos los registros de los carros vendidos antes del 31 de marzo de 2012

324 | Lección 12

Cons

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TOME NOTA

TOME NOTA

EN RESUMEN

Comprender la modificación de consultas avanzadas

Después de crear una consulta, puede modificarla de varias maneras para ajustarla a sus propósitos: creando una combinación, creando campos calculados o utilizando funciones de agregado.

CREAR UNA COMBINACIÓN

Las bases de datos relacionales se componen de tablas que tienen relaciones lógicas entre ellas. Utiliza relaciones para conectar las tablas con campos comunes. Una relación entre campos idénticos en diferentes tablas se representa con una combinación en la Vista Diseño.Cuando incluya varias tablas en una consulta, puede utilizar combinaciones que le ayuden a obtener los resultados que está buscando. Una combinación ayuda a una consulta a devolver sólo los registros de cada tabla que desea ver, basada en la forma en que estas tablas están relacionadas con otras tablas en la consulta. Cuando agrega tablas a una consulta, Access crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Puede crear manualmente combinaciones en las consultas, también conocidas como relaciones con propósitos específicos, aún si éstas no representan relaciones que ya han sido definidas. En este ejercicio creará una combinación entre tablas.

Si la relación es uno a varios, Access muestra un “1” sobre la línea de combinación

para mostrar qué tabla es el lado “uno” y un símbolo de infinito (∞) para mostrar qué tablas es el lado “varios”.

Los cuatro tipos de combinaciones básicas son combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. Una combinación interna incluye las filas en la consulta sólo cuando el campo combinado coincide con los registros en ambas tablas. Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. En la mayoría de los casos, no necesita hacer nada para poder utilizar una combinación interna. Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando agrega dos tablas a una consulta y estas tablas tienen un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y uno de los campos combinados es una clave principal.

Una combinación externa incluye todas las filas de una tabla en los resultados de la consulta y sólo aquellas filas de la otra tabla que coinciden con el campo combinado en la primera tabla.Puede crear combinaciones externas modificando combinaciones internas. Para crear una combinación externa haga doble clic en la línea que une a las tablas para mostrar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. La opción 1 representa una combinación interna. La opción 2 es una combinación externa izquierda, donde la consulta incluye todas las filas de la primera tabla y sólo aquellos registros de la segunda tabla que coinciden con el campo combinado de la primera tabla. La opción 3 es una combinación externa derecha, donde la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla y sólo aquellas filas de la primera tabla que coinciden con el campo combinado de la segunda tabla.

Para saber qué tabla es la tabla izquierda o la tabla derecha en cierta combinación, haga doble clic en la combinación para ver el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Dado que algunas de las filas en un lado de la combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando las filas no coincidan.

Cons

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Lección 12 | 325

En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla. Cada vez que ejecuta una consulta que tiene tablas que no están explícitamente combinadas, se genera una combinación cruzada. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, pero hay casos en las que pueden ser útiles. Puede utilizar una combinación cruzada si desea examinar todas las combinaciones posibles de filas entre dos tablas o consultas.

Si desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campos que no son iguales, utilice una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad no se permiten en la Vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la Vista SQL.

Crear una combinación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Equipo de ventas y

Autos usados vendidos para agregarlos a la cuadrícula de diseño de consulta.3. Haga clic en Cerrar.4. En la lista de campos de Equipo de ventas, haga doble clic en Dirección de

correo electrónico.5. En la lista de campos de Autos usados vendidos, haga doble clic en Año, Marca,

Modelo y Precio de venta. Su pantalla debe verse similar a la Figura 12-42.

6. Haga doble clic en la línea entre las tablas, para indicar qué campos están combinados. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, como se muestra en la Figura 12-43.

7. Haga clic en el botón de radio de la opción 2 y a continuación haga clic en Aceptar para crear una combinación externa izquierda.

8. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.9. Se muestran los resultados de la consulta, como se indica en la Figura 12-44.


Si crea una combinación por error (por ejemplo, una combinación entre dos campos que tienen tipos de datos que no son similares) puede eliminarla. En la cuadrícula de diseño de consulta, haga clic en la combinación que desea quitar y presione la tecla Supr.

Figura 12-42Nueva consulta

Figura 12-43Cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

Opción de combinación interna

Opción de combinación externa izquierda

Opción de combinación externa derecha

Haga doble clic en la línea de combinación para abrir el

cuadro de diálogo Propiedades de la combinación

326 | Lección 12

Cons

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10. GUARDE la consulta con el nombre Consulta de combinación y ciérrela.11. DEJE abierta la base de datos.


CREAR UN CAMPO DE CONSULTA CALCULADO

Puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo que defina con una expresión o que manipule valores de campo. Un campo calculado es una columna en una consulta que resulta de una expresión. Por ejemplo, puede calcular un valor; combinar valores de texto, como nombre y apellidos; o aplicar formato a una parte de una fecha. En este ejercicio utilizará el Generador de expresiones para crear una consulta calculada sustrayendo dos campos para determinar el margen bruto.

Puede utilizar expresiones que realicen operaciones matemáticas en campos calculados para sumar, restar, multiplicar y dividir los valores en dos o más campos. También puede realizar operaciones aritméticas con fechas o utilizar expresiones para manipular texto. La Tabla 12-3 muestra ejemplos de expresiones que pueden utilizarse en campos calculados.

Expresión Descripción

TransporteBásico: [Transporte] * 1.1 Crea un campo denominado TransporteBásico y a continuación muestra los gastos de transporte más un 10 por ciento en el campo.

ImportePedido: [Cantidad] * [Precio] Crea un campo denominado ImportePedido y a continuación muestra el producto de los valores de los campos Cantidad y Precio.

TiempoDeEspera: [FechaRequerida] -[FechaEnvío]

Crea un campo denominado TiempoDeEspera y a continuación muestra la diferencia entre los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvío.

TotalInventario: [UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedidos]

Crea un campo denominado TotalInventario y a continuación muestra la suma de los valores de los campos UnidadesEnExistencia y UnidadesEnPedidos.

NombreCompleto: [Nombre] & “ “ &[Apellidos]

Crea un campo denominado NombreCompleto que muestra los valores de los campos Nombre y Apellidos separados por un espacio.

Dirección2: [Ciudad] & “ “ & [Región] & “ “ & [CódigoPostal]

Crea un campo denominado Dirección2 que muestra los valores en los campos Ciudad, Región y CódigoPostal, separados por espacios.

Figura 12-44Combinación externa izquierda


¿Cómo se crean relaciones con propósitos específicos entre tablas? - 4.2.3

Tabla 12-3Expresiones que se pueden utilizar en campos calculados

Los resultados incluyen todas las filas de la primera tabla y sólo aquellos registros de la segunda tabla que coincidan con el campo combinado en la primera tabla.

Cons

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Lección 12 | 327

Una base de datos bien diseñada no almacena valores calculados simples en tablas. Por ejemplo, una tabla podría almacenar la fecha de contratación de un empleado, pero no el tiempo que ha trabajado para la compañía. Si conoce la fecha de hoy y la fecha de contratación del empleado, siempre podrá calcular el tiempo que tiene trabajando, así que no hay necesidad de almacenar esa información en la tabla. En su lugar, puede crear una consulta que calcule y muestre el valor pertinente. Los cálculos se realizan cada vez que ejecute la consulta, así que si los datos subyacentes cambian, también lo harán sus resultados calculados.

Para crear un campo calculado, primero abra o cree una consulta y cámbiese a la Vista Diseño. En la fila Campo de la primera columna en blanco de la cuadrícula de diseño, escriba la expresión. Puede utilizar el cuadro de diálogo Zoom para ampliar la pantalla y así ayudarse a introducir la expresión o como lo aprendió en la Lección 8 puede utilizar el Generador de expresiones para seleccionar fácilmente los elementos de la expresión (campos, operaciones y funciones predefinidas) del menú. Para asignar un nombre al campo, escriba un nombre seguido por dos puntos antes de la expresión. Si no proporciona un nombre, Access utilizará un nombre genérico para el campo, por ejemplo EXPR1. La cadena que sigue a los dos puntos es la que expresión que suministra los valores para cada registro. Para ver el código SQL, puede cambiarse a la Vista SQL.

Crear un campo de consulta calculado

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Inventario para

agregar la tabla a la cuadrícula de diseño de consulta.3. Haga clic en Cerrar.4. En la lista de campos de Inventario, haga doble clic en Año, Marca, Modelo,

PrecioSolicitado y ValorComercial.5. Haga clic en la celda Campo de la primera columna en blanco (a la derecha

del campo Valor comercial) y haga clic en el botón Generador en el grupo Configuración de consultas para abrir el cuadro de diálogo Generador de expresiones.

6. En el área en blanco del cuadro de diálogo, introduzca lo siguiente: MargenBruto: [PrecioSolicitado]

7. En la categoría Elementos de expresión, haga clic en Operadores. El cuadro de diálogo deberá lucir similar a la Figura 12-45.

8. En la categoría Valores de expresión, haga doble clic en el signo de menos (_). Este signo debe aparecer en la expresión y junto al campo PresioSolicitado.

Figura 12-45Generador de expresiones

Expresión

Botón de expansión de Importaciones.accdb

Operadores

Las categorías y valores de expresión aparecen al hacer clic en el botón Operadores

328 | Lección 12

Cons

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TOME NOTA

9. En la categoría Elementos de expresión, haga clic en el botón de expansión que se encuentra junto a Importaciones.accdb. Las Tablas, Consultas, Formularios e informes deben aparecer debajo de Importaciones.accdb.

10. En la categoría Elementos de expresión, haga clic en el botón de expansión junto a Tablas para expandirlo. Aparecen los nombres de tablas disponibles. Haga clic en Inventario. Debe aparecer el campo disponible de la tabla Inventario en el cuadro Categorías de expresión. Su pantalla debe lucir similar a la Figura 12-46.

11. En el cuadro Categorías de expresión, haga doble clic en ValorComercial; en la parte superior del cuadro debe aparecer [Inventario]! [ValorComercial] en la expresión junto al signo de menos (_).

En la parte de la expresión que dice [Inventario]! [ValorComercial] se especifica que el campo ValorComercial se origina de la tabla Inventario, sin embargo, a pesar de que Access aplica formato de esta manera automáticamente, este formato no es requerido, ya que previamente se hace referencia a la tabla Inventario en la fila Tabla en la cuadrícula de diseño.

12. Haga clic en Aceptar.13. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Se muestra

la consulta con el nuevo campo calculado MargenBruto, como se muestra en la Figura 12-47.

14. Guarde la consulta con el nombre Consulta calculada y ciérrela.15. DEJE abierta la base de datos.


Figura 12-46Generador de expresiones con Elementos de expresión expandidos

Figura 12-47Resultados de la consulta de campo calculado

Importaciones.accdb expandido

Tablas expandida

Tabla Inventario seleccionada

Campos disponibles de la tabla Inventario

Nuevo campo con los resultados de la expresión

calculada


¿Cómo se crea un campo de consulta calculado?- 4.5.1


¿Cómo se utiliza el Generador de expresiones para crear un campo de consulta calculado?- 4.5.3

Cons

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Lección 12 | 329

TOME NOTA

CREAR CONSULTAS DE AGREGADO

Una función de agregado realiza un cálculo con un conjunto de valores y devuelve un solo valor. Puede sumar, contar o calcular otros valores de agregado y mostrarlos en una fila especial denominada fila Totales, que aparece debajo de la fila de asterisco (*) en la Vista Hoja de datos. Puede utilizar una función de agregado diferente para cada columna y también puede elegir no resumir una columna. Puede utilizar funciones de agregado para contar los datos devueltos por una consulta, calcular los valores promedio y encontrar el valor mayor, menor, más antiguo o más reciente utilizando una característica denominada fila Totales, la cual no modifica el diseño de su consulta. Puede trabajar con la fila Totales tanto en la vista Diseño y Hoja de datos. En este ejercicio creará una consulta de agregado utilizando la fila Totales en la vista Diseño y en la vista Hoja de datos. También puede aplicar funciones de agregado en la Vista Diseño donde también podrá utilizar la función Agrupar por en la fila Totales en la cuadrícula de diseño. La función Agrupar por se puede utilizar en combinación con otros campos y funciones de agregado. Por ejemplo si tiene que administrar la base de datos del departamento de Recursos humanos, puede agrupar conforme al sexo de los empleados y mostrar el salario promedio por grupo.

Las siguientes funciones de agregado están disponibles tanto en la Vista Hoja de datos y en la vista Diseño:

Cuenta: cuenta el número de elementos en un campo (columna de valores).Suma: suma una columna de números.Promedio: calcula el promedio de una columna de números.Máximo: encuentra el elemento de mayor valor de un campo.Mínimo: encuentra el elemento de menor valor de un campo.Desviación estándar: mide el grado de dispersión de los valores respecto a un valor promedio (una media).Varianza: mide la varianza estadística de todos los valores de la columna.

Las siguientes funciones de agregado se encuentran disponibles en la Vista Diseño:

Primero: Encuentra el primer valor en un campo.Ultimo: Encuentra el ultimo valor en un campo.Expresión: Agrupa los datos basados en una expresión que puede especificar. Dónde: Agrupa los datos basados en el criterio que puede especificar.

Muchas de las funciones de agregado trabajan sólo con campos de datos establecidos en tipos de datos específicos. Por ejemplo, si está en una columna que sólo muestra valores de texto, algunas funciones (como Suma o Promedio) no serán pertinentes y por lo tanto no estarán disponibles.

Crear consultas de agregado

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Inventario para

agregar la tabla a la cuadrícula de diseño de consulta.3. Haga clic en Cerrar.4. En la lista de campos de Inventario, haga doble clic en Año, Marca, Modelo,

Kilometraje, PrecioSolicitado y ValorComercial para agregarlos a la cuadrícula de diseño.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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6. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales. Desplácese hacia abajo a la fila Totales ubicada en el lado inferior del conjunto de resultados.

7. En la celda Total del campo Año, haga clic en la flecha despegable para mostrar el menú y seleccione Cuenta, como se muestra en la Figura 12-48.

8. En la celda Total del campo Kilometraje, haga clic en la flecha despegable y después en Promedio.

9. En la celda Total del campo PrecioSolicitado, haga clic en la flecha despegable y seleccione Máximo.

10. En la celda Total del campo ValorComercial, haga clic en la flecha despegable y enseguida en Suma. Su fila Totales debe verse similar a la Figura 12-49.

11. Cambie a la Vista Diseño y elimine los campos Modelo, Kilometraje, PrecioSolicitado y ValorComercial de la cuadrícula de diseño. Los campos Año y Marca deberán ser los únicos que queden en la cuadricula.

12. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Totales. Deberá aparecer una fila de totales en la cuadrícula de diseño.

13. Haga clic en la celda Agrupar por que se encuentra debajo de la celda Marca y enseguida haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú de funciones de agregado.

14. Haga clic en la función de agregado Cuenta para seleccionarla del menú, como se muestra en la Figura 12-50.

Figura 12-48Opciones del menú de la fila Totales

Figura 12-49Resultados de las funciones de Agregado

Haga clic en la flecha desplegable de la fila Total para ver las opciones de

funciones agregadas

Cuenta Promedio Máximo Suma

Cons

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Lección 12 | 331

15. Cámbiese a la Vista Hoja de datos. Su pantalla deberá lucir similar a la Figura 12-51. Observe que los registros del campo Modelo están agrupados por Año y los resultados de la cuenta aparecen en una nueva columna llamada CuentaDeMarca. También observe que el campo Año está agrupado y cada año permanece enumerado como se indicó con la función de agregado que se creó previamente en la Vista hoja de datos.

16. GUARDE la consulta con el nombre Consulta de agregados y ciérrela.17. CIERRE la base de datos.

PAUSE. DEJE Access ejecutándose para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

Menú de funciones de agregado en la fila Total

Figura 12-50Menú Función de agregado en la vista Diseño

Figura 12-51Resultados de las funciones de agregado


¿Cómo se utiliza la fila de Totales para calcular totales en una consulta? - 4.4.1


¿Cómo se utiliza la herramienta Agrupar por para calcular totales en una consulta? - 4.4.2

332 |



Crear una consulta de referencias cruzadas 4.1.4


Agregar campos Eliminar campos Organizar campos Utilizar el cuadro de diálogo Zoom

4.3.14.3.24.3.34.5.2


Crear consultas de acciónCrear una consulta de datos anexados Crear una consulta de creación de tablas

4.1.34.1.2

Comprender las modificaciones a las consultas avanzadas

Crear relaciones con propósitos específicosGenerador de expresionesRealizar cálculos Utilizar la función Agrupar por Utilizar fila de Totales

4.2.34.5.34.5.14.4.24.4.1



1. Un(a) ______________________ es una instrucción SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.

2. Un(a) ____________________ quita las filas que coinciden con el criterio que especificó de una o varias tablas.3. Para reducir el riesgo de ejecutar una consulta de acción, puede primero obtener una vista previa de los datos

que serán afectados viendo la consulta de acción en la vista ____________________antes de ejecutarla.4. Un(a) _______________________ incluye todas las filas de una tabla en los resultados de la consulta y sólo

aquellas filas de la otra tabla que coinciden con el campo combinado en la primera tabla.5. Un(a) ___________________ es una columna en la consulta que resulta de una expresión.6. Puede utilizar la función Agrupar por, en la fila __________________ que se encuentra en la cuadrícula de

diseño en la Vista Diseño. 7. Un(a) ____________________ realiza un cálculo con un conjunto de valores y devuelve un solo valor.8. Una consulta __________________ siempre incluye tres tipos de datos: los datos que se utilizan como

encabezados de fila, los datos que se utilizan como encabezados de columna y los valores que desea sumar o realizar otros cálculos con ellos.

9. Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla a la cuadrícula de diseño en la Vista Diseño, haga doble clic en el ____________________ubicado en el lado superior de la lista de campos de tabla.

10. Para poder aplicar un filtro cuándo y dónde lo desee, guarde el filtro como un(a) ____________________.


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1. ¿Qué tipo de consulta muestra sus resultados en una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel?a. Cruzada.b. De datos anexados.c. De agregado.d. Subconsulta.

2. ¿Qué puede utilizar para crear una interface más intuitiva con la que pueda introducir los criterios o una expresión en un campo o celda de criterio?

a. Cuadro de diálogo Zoom.b. Panel Lista de campos.c. Control de etiquetas.d. Generador de expresiones.

3. ¿Cuál consulta de acción no realiza cambios a los datos de las tablas en los que está basada?a. Datos anexados.b. Creación de tabla.c. Actualización.d. Eliminación.

4. ¿Qué tipo de consulta puede verse como una especie de versión del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado?

a. Filtro.b. Campo calculado.c. Actualización.d. Cruzada.

5. ¿Cuál de las siguientes no es un tipo de combinación?a. Combinación interna.b. Combinación exterior.c. Combinación cruzada.d. Combinación de desigualdad.

6. ¿Cuál de las siguientes no es una función de agregado?a. Menor.b. Suma.c. Promedio.d. Cuenta.

7. ¿Cuál de las siguientes instrucciones SELECT selecciona todos los campos de la tabla Inventario?a. SELECT todos los campos FROM Inventario.b. SELECT [ALL] from [INVENTARIO].c. SELECT from INVENTARIO {all fields}.d. SELECT * FROM Inventario.

8. Para obtener más espacio en el cual introducir la instrucción SELECT en un campo o celda de criterio, ¿que combinación de teclas debe presionar para mostrar el cuadro de diálogo Zoom?

a. Mayús+F2b. Ctrl+2c. Mayús+Introd. Ctrl+Barra espaciadora

9. Para deshacer los cambios hechos por una consulta de acción:a. Haga clic en el botón Deshacer.b. Restaure los datos de una copia de seguridad.c. Cámbiese a la Vista Hoja de datos.d. Vuelva a ejecutar la consulta.

10. ¿Qué tipo de consulta agrega los registros en el conjunto de resultados de la consulta al final de una tabla existente?

a. Datos anexados.b. Creación de tabla.c. Actualización.d. Eliminación.

334 |


Proyecto 12-1: Crear un campo de consulta calculadoEn su trabajo como Agente de viaje para Margie’s, con frecuencia se le pregunta qué duración tendrán los viajes. Para que no tenga que calcular la duración mentalmente, cree un campo calculado que le proporcione esta información.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos M_Viajes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre M_ViajesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.4. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Eventos para agregar la tabla a la cuadrícula de

diseño.5. Haga clic en Cerrar.6. En la lista de campos de Eventos, haga doble clic en los campos Evento, Fecha de inicio y Fecha de finalización

para agregarlos a la cuadrícula de diseño.7. Haga clic en la celda Campo en la primera columna en blanco y después haga clic derecho, del menú que

aparece seleccione Zoom para abrir el cuadro de diálogo Zoom. 8. En el cuadro de diálogo Zoom, introduzca la siguiente expresión: DuraciónDeViaje: [Fecha de finalización] -

[Fecha de inicio]9. Haga clic en Aceptar.10. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Se muestra la consulta, con el nuevo campo

DuraciónDeViaje calculando la duración en días del viaje.11. Guarde la consulta con el nombre Consulta calculada y ciérrela.12. CIERRE la base de datos.


Proyecto 12-2: Guardar un filtro como una consultaComo gerente de compras de Coho Vineyard, a menudo ejecuta los mismos filtros en la base de datos. Ahora que ha aprendido a guardar un filtro como una consulta, puede ahorrarse algo de tiempo.

1. ABRA Vinos_de_Coho de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Vinos_de_CohoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en el botón Asistente para consultas.4. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y después seleccione

Aceptar.5. En la flecha despegable Tablas/Consultas, haga clic en Tabla: Vinos tintos. 6. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos

seleccionados y a continuación haga clic en Siguiente >.7. Haga clic otra vez en Siguiente > y a continuación en Finalizar para mostrar una consulta de selección sencilla.8. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y en Filtrar por formulario.9. En el filtro por formulario, haga clic en la flecha despegable del campo País y después en Italia.10. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro para aplicar el filtro. Se

muestran los resultados.11. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y a continuación en

Filtro avanzado/Ordenar... para mostrar la nueva cuadrícula de diseño de consulta.12. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Avanzadas y a continuación elija Guardar

como consulta. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como consulta.13. Introduzca Consulta filtro en el cuadro Nombre de la consulta y haga clic en Aceptar. 14. Haga clic en el botón Cerrar de Vinos tintos ConsultaFiltro1.15. En la ficha Inicio, en el cuadro Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Alternar filtro para quitar el filtro.16. Haga clic en el botón Cerrar de Vinos tintos Consulta y guarde los cambios cuando se le pregunte.17. DEJE abierta la base de datos.


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Proyecto 12-3: Crear una subconsultaEstá interesado en extraer información específica sobre los precios de vinos de la base de datos. Cree una subconsulta para determinar qué vinos blancos tienen un precio de compra por arriba del promedio.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.2. Utilice el cuadro de diálogo Mostrar tabla para agregar la tabla Vinos blancos al lado superior de la cuadrícula

de diseño de consulta y luego ciérrelo.3. Agregue los campos Embotellado, Etiqueta, Tipo y PrecioCompra a la cuadrícula de diseño de consulta.4. Coloque el punto de inserción en la fila Criterios del campo PrecioCompra y abra el Generador de expresiones.5. Introduzca la siguiente expresión en el Generador de expresiones utilizando las categorías y menús disponibles:

> (SELECT AVG([PrecioCompra]) FROM [Vinos blancos])6. Haga clic en Aceptar.7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar para mostrar los resultados de la consulta.8. Guarde la consulta con el nombre Subconsulta y ciérrela.9. CIERRE la base de datos.


Proyecto 12-4: Crear una consulta de creación de tablaComo Gerente de Southridge Video, desea almacenar la tabla actual con información sobre juegos usados. Utilice la consulta de acción de creación de tabla para crear una tabla de respaldo.

1. ABRA Juegos_de_Momentos_Inolvidables de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Juegos_de_Momentos_InolvidablesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cree una consulta de selección sencilla con el nombre Consulta de juegos utilizando todos los campos de la

tabla Juegos.4. Muestre la consulta en la Vista Diseño si aún no aparece en esta vista.5. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla para abrir el cuadro de diálogo Crear

tabla. 6. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba Juegos Respaldo. Si aún no está seleccionada, haga clic en la opción

Base de datos activa y a continuación haga clic en Aceptar.7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Aparece un mensaje de advertencia.8. Haga clic en Sí. Aparece una nueva tabla en el Panel de navegación. 9. Cierre la Consulta de juegos y guarde los cambios cuando se le pregunte.10. CIERRE la base de datos.


Proyecto 12-5: Crear una consulta de tabla de referencias cruzadasComo Gerente regional de Farmacias Contoso, está a cargo de supervisar a los representantes de ventas de su división. Para determinar el total de muestras que se le dieron a cada representante en las primeras dos semanas del trimestre, decide crear una consulta de tabla de referencias cruzadas.

1. ABRA Datos_de_Contoso de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Datos_de_ContosoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Utilice Muestras entregadas: Tabla y las habilidades que ha aprendido en esta lección para crear la consulta

de tabla de referencias cruzadas denominada Muestras entregadas_Tabla de referencias cruzadas que se muestra en la Figura 12-52.

336 |

4. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto. DEJE abierto Access para el siguiente proyecto.

Proyecto 12-6: Crear una consulta de actualizaciónEl nombre de uno de los hospitales en su región ha cambiado recientemente. Necesita crear una consulta de actualización para cambiar el nombre en la base de datos.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. Cree una consulta de selección con el nombre Consulta de actualización que incluya todos los campos de la

tabla Médicos.2. Cámbiese a la Vista Diseño.3. Utilice criterios para seleccionar sólo los registros que tengan “Centro Comunitario Médico” en el campo

Hospital.4. Utilice las habilidades que ha aprendido en esta lección para crear una consulta de actualización que cambie

el nombre de Centro Comunitario Médico a Centro Médico Regional. 5. Abra Médicos: Tabla para verificar que el nombre del hospital ha cambiado. Luego, cierre la tabla y la consulta.6. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Hasta este punto en el libro, ha aprendido bastante sobre el uso de Access. Si desea aprender más sobre Access desde una perspectiva de programación y codificación, puede explorar el sitio web Microsoft Developers Network (MSDN). El URL para este sitio es http://msdn.microsoft.com.

Aquí podrá preguntar y responder preguntas en foros relacionados con Access 2010 y todas las aplicaciones y tecnologías de Microsoft, también podrá conectarse con la comunidad MSDN para explorar nuevas innovaciones y tecnologías, además de leer artículos sobre los avances tecnológicos. La página de inicio de MSDN se muestra en la Figura 12-53.

Figura 12-52Consulta de tabla de referencias cruzadas

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LISTO PARA EL LUGAR DE TRABAJO

Crear etiquetas de correspondencia en Access

Dar seguimiento a la información de ventas y contactos es vital para el éxito de cualquier negocio. Access le ofrece las herramientas que necesita no sólo para mantener la disponibilidad y seguridad de estos registros, sino también para generar ventas y proveer servicios a sus clientes. Ya sea que necesite enviar por correo un solo folleto o hacer un envío masivo de doscientos, puede utilizar Access para crear las etiquetas utilizando los registros en sus bases de datos de Access.

Imagine que es un socio de una firma de software de creación reciente llamada Proseware, la cual ha desarrollado software especializado para escuelas y universidades. Ha creado una base de datos de Access con tablas que incluyen la información de los clientes actuales, así como de clientes potenciales, entre ellos se encuentran los profesores a quienes va dirigido el producto.

Utilizando el Asistente para etiquetas de Access, puede crear etiquetas de correspondencia y ordenarlas por código postal para un envío masivo. Puede crear una consulta de parámetros que utilice uno o varios criterios para seleccionar sólo ciertos registros para las etiquetas. Puede especificar un tamaño de etiqueta que se ajuste a una marca de hojas de etiquetas que puede comprar en una tienda de productos para oficina, o puede crear una hoja de etiquetas con un tamaño personalizado. Con Access, puede crear correspondencia profesional y de alta calidad para enviar a su público objetivo de manera rápida y eficaz.

Figura 12-53Página de incio MSDN

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Lección 13Mostrar y

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Lección 13Mostrar y compartir datos



Crear un gráfico utilizando el Asistente para gráficos

Agregar controles dependientes/independientes 5.2.3

Aplicar formato a un gráfico

Cambiar los tipos de gráficos

Crear un gráfico dinámico

Guardar un objeto de base de datos como otro tipo de archivo

Utilizar el comando Guardar objeto comoUtilizar la ficha Guardar & publicar

1.1.1

1.1.3

Imprimir un objeto de base de datos

Asistente para gráficosCuerpo del gráficoGráfico

Gráfico dinámicoLeyendaPDF

XPS

Aerolíneas Horizonte Azul es una aerolínea regional pequeña, pero de rápido crecimiento. Trabaja como Especialista en relaciones con inversionistas ayudando a crear programas para éstos, también ayuda a realizar y distribuir informes de análisis, mantener y actualizar las bases de datos y preparar los materiales para las conferencias. En esta lección creará, guardará e imprimirá gráficos, los cuales serán reproducidos e incluidos en un informe sobre el crecimiento de Aerolíneas Horizonte Azul.

Términos clave

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TOME NOTA

EN RESUMEN


Los gráficos se utilizan frecuentemente en el mundo de los negocios para dar una representación visual de los datos numéricos. Debido a que una imagen vale más que mil palabras, los gráficos juegan un papel importante en los informes y las presentaciones. En Access 2010, puede insertar un gráfico dentro de un formulario o informe nuevo o existente utilizando el control Asistente para gráficos.

CREAR UN GRÁFICO UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA GRÁFICOS

El Asistente para gráficos le permite insertar un gráfico dentro de un informe o formulario nuevo o existente utilizando una tabla o consulta como el origen de datos. Esto le permite colocar una ilustración de los datos junto con los números. El Asistente para gráficos le hace preguntas sobre el gráfico que desea y luego lo crea basado en sus respuestas. En este ejercicio insertará un gráfico en la sección Pié de página de un informe, debido a que éste es un informe de una sola página, es útil mostrar los datos en la parte inferior después de la columna de datos.

Gráficos y gráficas son términos utilizados como sinónimos en Microsoft Access. Por ejemplo el Asistente para gráficos inserta un control de gráfico en informes y formularios, sin embargo, se utiliza el término gráfica en el código Visual Basic for Applications (VBA).

Un gráfico es una representación gráfica de los datos. Éste está compuesto de dos partes básicas: el cuerpo y la leyenda. El cuerpo del gráfico es el área principal que muestra el gráfico. La leyenda muestra una lista de colores, formas o tramas que se utilizan como categorías en un gráfico.

El Asistente para gráficos es un control que puede insertar dentro de formularios e informes para crear gráficos rápidamente. Una vez que insertó el gráfico es probable que necesite cambiarlo de tamaño, para hacer esto haga clic en los controladores de selección y arrástrelos para aumentar o disminuir el alto o ancho de la imagen.

También puede colocar el gráfico en la sección Detalle del informe y hacer que el gráfico cambie para cada registro, obteniendo así un informe que muestre los datos de los registros y un gráfico específico para cada uno.

Puede crear 20 gráficos diferentes utilizando el Asistente para gráficos, incluyendo gráficos de columnas, barras, áreas, líneas, burbujas, anillos, XY (disperso) y circulares.

Para eliminar un gráfico, haga clic derecho en él desde la Vista Diseño y seleccione Eliminar del menú contextual.

Crear un gráfico

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, asegúrese de iniciar sesión en su computadora e iniciar Access.

1. ABRA el archivo Aerolíneas_Horizonte_Azul de los archivos de datos para esta lección.

2. GUARDE la base de datos con el nombre Aerolíneas_Horizonte_AzulXXX (donde XXX son sus iniciales).

3. Abra el informe Ingresos y gastos.4. Cámbiese a la Vista Diseño.5. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Gráfico.

El puntero cambia a un signo de más con un icono de gráfico al lado.

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6. Haga clic en la esquina superior izquierda de la sección Pie de página y arrastre el cursor hacia la esquina inferior derecha, para crear un marcador de posición rectangular donde se insertará el gráfico, como se muestra en la Figura 13-1.

7. Suelte el botón del mouse. Note que automáticamente que aparece el primer paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos, como se muestra en la Figura 13-2.

8. Seleccione la tabla Resumen de ingresos y gastos como su origen de datos y haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el segundo paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos, como se muestra en la Figura 13-3.

9. Haga clic en el botón >> para mover todos los campos a la lista Campos para gráficos y haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el tercer paso como se muestra en la Figura 13-4.

Figura 13 -1Informe en la Vista Diseño

Figura 13 -2Cuadro de diálogo Asistente para gráficos primer paso

Figura 13 -3Cuadro de diálogo Asistente para gráficos segundo paso

Botón Gráfico

Rectángulo para el gráfico

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Lección 13 | 343

10. Haga clic en el botón Gráfico de columnas en 3D (segundo icono de la primera fila). Observe que a la derecha se muestra la descripción del tipo de gráfico.

11. Haga clic en el botón Siguiente >. Para mostrar el cuarto paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos, como se muestra en la Figura 13-5.

12. Haga clic y arrastre el botón del campo Ingresos a la parte superior izquierda del gráfico y colóquelo en la lista de datos SumaDeGastos. Ambos campos, SumaDe-Gastos y SumaDeIngresos deben estar en la lista.

13. Haga clic en el botón Vista previa del gráfico. Aparece el cuadro de diálogo Vista previa de ejemplo, mostrando un ejemplo de su gráfico, como se indica en la Figura 13-6.

14. Haga clic en el botón Cerrar. Se cierra el cuadro de diálogo Vista previa de ejemplo.

15. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el quinto paso como se muestra en la Figura 13-7.

Figura 13 -4Cuadro de diálogo Asistente para gráficos tercer paso

Figura 13 -5Cuadro de diálogo Asistente para gráficos cuarto paso

Figura 13 -6Cuadro de diálogo Vista previa de ejemplo

Descripción del gráfico

Botones de campos

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16. Haga clic en la flecha despegable del menú Campos de Informe y seleccione <Ningún campo>, ya que no desea mostrar un gráfico para cada registro del origen de datos.

17. Haga clic en la flecha despegable del menú Campos del gráfico y de la misma manera seleccione <Ningún campo>.

18. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el sexto paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos, como se muestra en la Figura 13-8.

19. Introduzca Ingresos y gastos 2005-2014 en el cuadro Título.20. El botón de radio Sí, mostrar una leyenda debe estar seleccionado. Si no es

así, selecciónelo y haga clic en el botón Finalizar. Access inserta su gráfico. Observe que en la Vista Diseño sólo se muestran datos de ejemplo y no los datos de su gráfico.

21. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo.22. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Hoja de

propiedades.23. Haga clic en la ficha Datos del panel Hoja de propiedades. En la lista despegable

al final del cuadro de propiedad Habilitado seleccione Sí. Esto le permite a los datos del gráfico mostrar de manera eficaz los datos relacionados de la tabla.

24. CIERRE el panel Hoja de propiedades.25. Cámbiese a la Vista Informes.26. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Actualizar todo

para asegurarse que el gráfico muestre los datos más actuales de la tabla.27. Desplácese al lado inferior del informe para ver su gráfico, el cual debe verse

similar a la Figura 13-9.

Figura 13 -7Cuadro de diálogo Asistente para gráficos quinto paso

Figura 13 -8Cuadro de diálogo Asistente para gráficos sexto paso

Figura 13 -9Informe con gráfico de columnas en 3D

Cuerpo del gráfico

Leyenda


Si su gráfico no se muestra correctamente, probablemente necesitará aumentar el ancho y/o alto del marcador de posición, de la misma manera en que cambia el tamaño de cualquier control. Cámbiese a la Vista Diseño y haga clic en los controladores de tamaño que están en el centro de los bordes verticales y arrástrelos para aumentar el tamaño. Igualmente arrastre los controladores de tamaño en los bordes horizontales para cambiar el alto. Regrese a la Vista Informes para ver los resultados.


¿Cómo se crea un gráfico en un informe? - 5.2.3

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Lección 13 | 345

EN RESUMEN



Agregar formato a un gráfico

Microsoft Graph le ayudará a cambiar el formato de los gráficos creados con el Asistente para gráficos. Puede cambiar las opciones del gráfico, es decir el título y las etiquetas que se muestran, así como la posición de la leyenda. También puede cambiar las opciones de formato como el color o fondo del gráfico, al igual que el color y tamaño de los bloques de datos de éste.

Después de crear un gráfico utilizando el Asistente para gráficos, puede editarlo utilizando Microsoft Graph, el cual es un componente de Office 2010. Para iniciar Microsoft Graph, haga doble clic en un gráfico en la vista Diseño. Automáticamente Microsoft Graph muestra el gráfico y la hoja de datos. Puede elegir comandos de la barra de menús o de la barra de herramientas.

Después de hacer cambios al gráfico, es importante guardarlos utilizando el comando Guardar del menú Archivo. Después de que guarda un gráfico, se cierra Microsoft Graph y se regresa a la Vista Diseño.

CAMBIAR LAS OPCIONES DE GRÁFICO

El cuadro de diálogo Opciones de gráfico cuenta con seis fichas con diferentes opciones para cambiar el aspecto y diseño de su gráfico. Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones de gráfico desde el menú Gráfico o haciendo clic derecho en el área en blanco del gráfico y del menú contextual seleccionar Opciones de gráfico...; en este ejercicio cambiará las opciones de gráfico utilizando Microsoft Graph.

Cambiar las opciones de gráfico

UTILICE el informe que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Cámbiese a la Vista Diseño.2. Haga doble clic en el gráfico. Se inicia el software Microsoft Graph, mostrando

el gráfico en una vista similar a la Vista Diseño, como aparece en la Figura 13-10.

3. Haga clic en el menú Gráfico y seleccione Opciones de gráfico.... Aparece el cuadro de diálogo Opciones de gráfico, como se muestra en la Figura 13-11.

Figura 13 -10Gráfico en Microsoft Graph

Menú Objetos del gráfico

Título del gráfico

Planos laterales Serie de datos

Hoja de datos Área del gráfico

Barra de menú Barra de herramientas

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4. Seleccione 2005-2014 en el cuadro Título del gráfico y presione la tecla Suprimir. Observe que la vista previa a la derecha se ajusta para mostrar el cambio.

5. Haga clic en la ficha Eje para mostrar las opciones de esta ficha, como se muestra en la Figura 13-12.

6. Haga clic la casilla de verificación Eje de valores (Z) para quitarle la marca de verificación. Observe que se eliminaron los valores del eje Z.

7. Una vez más haga clic en la casilla de verificación Eje de valores (Z) para insertar la marca de verificación.

8. Haga clic en la ficha Líneas de división para ver las opciones en esta ficha, como se muestra en la Figura 13-13.

9. Haga clic la casilla de verificación Líneas de división principales de la sección Eje de categorías (X). Observe que se agregan líneas de división a la vista previa.

10. Haga clic en la ficha Leyenda para mostrar las opciones de esta ficha, como se muestra en la Figura 13-14.

Figura 13 -11Ficha Títulos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

Figura 13 -12Ficha Eje del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

Figura 13 -13Ficha Líneas de división del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

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11. Haga clic la casilla de verificación Mostrar leyenda para quitar la marca de verificación. Observe que se quita la leyenda del gráfico.

12. Haga clic otra vez en la casilla de verificación Mostrar leyenda. La leyenda se muestra en la vista previa.

13. Haga clic en el botón Abajo para mover la leyenda a la parte inferior del gráfico.

14. Haga clic en la ficha Rótulos de datos para ver las opciones en esta ficha, como se muestra en la Figura 13-15.

15. Haga clic la casilla de verificación Valor para insertar una marca de verificación. Observe que se agregan valores a las columnas del gráfico.

16. De nuevo haga clic en la casilla de verificación Valor para quitar la marca de verificación.

17. Haga clic en la ficha Tabla de datos para ver las opciones en esta ficha, como se muestra en la Figura 13-16.

Figura 13 -14Ficha Leyenda del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

Figura 13 -15Ficha Rótulos de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

Figura 13 -16Ficha Tabla de datos del cuadro de diálogo Opciones de gráfico

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18. Haga clic la casilla de verificación Mostrar tabla de datos para insertar una marca de verificación. Observe que se inserta la hoja de datos en la parte inferior del gráfico.

19. Haga clic otra vez en la casilla de verificación Mostrar tabla de datos para quitar la marca de verificación.

20. Haga clic en Aceptar.21. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar. Se cierra el software

Microsoft Graph y el informe se cambia a la Vista Diseño.


CAMBIAR LAS OPCIONES DE FORMATO

Microsoft Graph facilita el poder aplicar formato a un gráfico. Cada parte de un gráfico es un objeto independiente, así que simplemente puede hacer clic derecho en el objeto del gráfico que desea cambiar y elegir Formato de [objeto del gráfico] del menú contextual, aparece un cuadro de diálogo con las elecciones de formato que están disponibles para ese objeto. En este ejercicio aplicará formato al gráfico con el que ha estado trabajando.

Si prefiere utilizar los menús, puede hacer clic en el objeto del gráfico para seleccionarlo o elegirlo desde el menú Objetos del gráfico. Una vez que ha especificado el objeto que desea cambiar, haga clic en el menú Formato y elija [Objeto del gráfico] seleccionado del menú, para iniciar el cuadro de diálogo que contiene las opciones disponibles.

Cambiar las opciones de formato

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga doble clic en el gráfico para abrir Microsoft Graph.2. Haga clic en el Área del gráfico (fondo blanco del gráfico) para seleccionarla. La opción Área del gráfico debe aparecer en el menú Objetos del gráfico, en la

esquina superior izquierda de la barra de herramientas.3. Haga clic en el menú Formato y seleccione Área del gráfico seleccionada....

Aparece el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico, como se muestra en la Figura 13-17.

4. Haga clic en el botón Efectos de relleno.... Aparece el cuadro de diálogo Efectos de relleno, como se muestra en la Figura 13-18.


Microsoft Graph tiene su propio sistema de ayuda. Para acceder a él, haga doble clic en un gráfico para iniciar Microsoft Graph y del menú Ayuda elija Ayuda de Microsoft Graph o presione F1.

Figura 13 -17Cuadro de diálogo Formato del área del gráfico

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5. Haga clic en el botón Horizontal en la sección Estilos de sombreado y después en Aceptar.

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. Observe que el estilo sombreado del fondo del gráfico cambia a la opción que seleccionó.

7. Haga clic derecho en cualquiera de las columnas de serie de datos de color morado del gráfico, para mostrar el menú contextual. Observe que la serie “SumaDeGastos” se muestra en el menú Objetos del gráfico.

8. Seleccione Formato de serie de datos... del menú contextual. Aparece el cuadro de diálogo Formato de serie de datos.

9. Seleccione el color Verde (segunda fila, cuarta opción), como se muestra en la Figura 13-19.

10. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Formato de serie de datos.11. Haga clic derecho en el fondo de cuadrícula gris del gráfico, llamado Planos

laterales y seleccione Formato de planos laterales... del menú contextual.12. Haga clic en el botón Efectos de relleno....13. Haga clic en el botón Desde el centro en la sección Estilos de sombreado y

después en Aceptar.14. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Formato de planos laterales.15. Haga clic derecho en la Leyenda y seleccione Formato de leyenda... del menú

contextual. Aparece el cuadro de diálogo Formato de leyenda. Seleccione la ficha Fuente si aún no está seleccionada. Ahora aparece el cuadro de diálogo Formato de leyenda, como se muestra en la Figura 13-20.

Figura 13 -18Cuadro de diálogo Efectos de relleno

Figura 13 -19Cuadro de diálogo Formato de serie de datos

Color verde seleccionado

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EN RESUMEN

16. Seleccione 10 en el menú Tamaño y haga clic en Aceptar.17. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar. Cámbiese a la Vista informes.18. GUARDE el informe.


ACTUALIZAR LOS DATOS DE UN GRÁFICO

El botón Actualizar todo puede ser una herramienta útil cuando trabaja con gráficos. Al hacer cambios en el origen de datos de un gráfico, asegúrese de guardar los nuevos datos de la tabla o consulta. Cuando regrese al formulario o informe que contiene su gráfico, haga clic en Actualizar todo para actualizar los datos en el gráfico. En este ejercicio hará cambios a los registros de una tabla y después actualizará los datos en un gráfico para ver los cambios realizados.

Actualizar los datos de un gráfico

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Resumen de ingresos y gastos.2. En la primera fila, en la columna Ingresos, seleccione los datos e ingrese el

número 9004523 y presione Intro.3. GUARDE y CIERRE la tabla.4. Haga clic en la ficha del informe Ingresos y gastos. Observe que los números

en los datos del informe y los números en el gráfico no han cambiado.5. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Actualizar todo.

Se han actualizado los datos en el informe y en el gráfico.6. GUARDE el informe.


Cambiar los tipos de gráfico

Access provee diferentes tipos de gráficos y variaciones de estos, cada uno incluido en el cuadro de diálogo Tipo de gráfico. Access le facilita experimentar con las diferentes configuraciones, antes de decidir qué gráfico muestra mejor los datos que desea resaltar. En este ejercicio cambiará el tipo de gráfico, en el que ha estado trabajando.

Figura 13 - 20Ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de leyenda

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CAMBIAR LOS TIPOS DE GRÁFICO

Access 2010 tiene diferentes tipos de gráficos de los cuales puede elegir. La clave es seleccionar uno que muestre sus datos de forma significativa. A menudo sabrá qué gráfico específico desea utilizar, pero algunas veces tendrá que experimentar, es decir, elegir y cambiar los tipos de gráficos hasta obtener los resultados que desea.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Cámbiese a la Vista Diseño.2. Haga doble clic en el gráfico para abrirlo desde Microsoft Graph.3. Haga clic en el botón Por filas, en la Barra de herramientas, como se muestra

en la Figura 13-21. Se cambia el gráfico para mostrar todos los gastos juntos y todos los ingresos juntos.

4. Haga clic en el botón Por columnas desde la Barra de herramientas, para volver al gráfico original.

5. Haga clic en el botón Tipo de gráfico y seleccione del menú Gráfico de áreas 3D, como se muestra en la Figura 13-22. El gráfico cambia a un gráfico de áreas.

6. Haga clic en el menú Gráfico y seleccione Tipo de gráfico... aparece el cuadro de diálogo Tipo de gráfico, como se muestra en la Figura 13-23.

Figura 13 - 21Barra de herramientas Microsoft Graph

Figura 13 - 22Botón y menú Tipo de gráfico

Figura 13 - 23Cuadro de diálogo Tipo de gráfico

Botón Por filas

Botón Por columnas

Botón Tipo de gráfico

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EN RESUMEN

7. En la ficha Tipos estándar, seleccione Circular en la lista Tipo de gráfico. En la sección Subtipo de gráfico, haga clic en Circular con efecto 3D (segundo icono de la primera fila).

8. Haga clic en el botón Presionar para ver muestra y manténgalo presionado para obtener una vista previa del gráfico, como se muestra en la Figura 13-24.

9. Haga clic en la ficha Tipos personalizados.10. Haga clic en Líneas coloridas en la lista Tipo de gráfico y enseguida en Aceptar.11. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar.12. Cámbiese a la Vista Informes para ver el gráfico. Su pantalla deberá lucir

similar a la Figura 13-25.

13. GUARDE y CIERRE el informe.



Los gráficos dinámicos son un tipo de gráfico que puede crear utilizando datos de una tabla o de una tabla dinámica. Una tabla dinámica es un tipo de formulario más avanzado, que le permite analizar los datos desde diferentes perspectivas cambiando rápidamente la alineación de las columnas y filas. Un gráfico dinámico es un gráfico interactivo que muestra los totales y resúmenes de los datos. Puede cambiar un gráfico dinámico para ver las diferentes combinaciones de los datos, en este ejercicio elegirá mostrar sólo un año de datos.

Figura 13 - 24Ejemplo de gráfico circular

Figura 13 - 25Gráfico en la Vista Informes

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CREAR UN GRÁFICO DINÁMICOIdentificar las dependencias de un objeto

La diferencia entre un gráfico normal y un gráfico dinámico es que éste último puede ser interactivo. Puede crear, aplicar formato y cambiar los tipos de gráficos de manera muy similar a como lo hizo con los gráficos que creó utilizando el Asistente para gráficos. En este ejercicio creará un gráfico dinámico. Para crear un gráfico dinámico necesita seleccionar o abrir el origen de datos antes de hacer clic en el botón Gráfico dinámico. Arrastre los campos que desea incluir de la Lista de campos de gráfico y póngalos en las zonas de colocación adecuadas. Al igual que la mayoría de los gráficos, puede organizar los campos de categoría, serie o datos de diferentes maneras, dependiendo de lo que desee enfatizar.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Abra la tabla Detalles de ingresos.2. En el ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en el botón Más formularios

y enseguida en Gráfico dinámico. Aparece un gráfico dinámico en blanco y las herramientas del gráfico dinámico se muestran en la Cinta de opciones.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Lista de campo para abrir la Lista de campos de gráfico, si aún no está abierta. Su pantalla debe verse similar a la Figura 13-26.

4. En la lista de campos de gráfico, haga clic en el campo Importe, arrástrelo al cuadro de la zona de colocación Coloque campos de datos aquí y suelte el botón del mouse.

5. Haga clic en el campo Descripción, arrástrelo y colóquelo en el cuadro de la zona de colocación Coloque aquí los campos de serie.

6. Haga clic en el campo Año, arrástrelo y colóquelo en el cuadro de la zona de colocación Coloque aquí los campos de categoría. Su pantalla debe verse similar a la Figura 13-27.

7. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Leyenda. Se agrega una leyenda al gráfico.

Figura 13 - 26Gráfico dinámico en blanco

Figura 13 - 27Gráfico dinámico

Herramientas de gráfico dinámico

Lista de campos

Gráfico dinámico en blanco

Zonas de colocación

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8. Haga clic en la lista despegable del botón del campo Año en el lado inferior del gráfico. Aparece un menú de opciones de años, como se muestra en la Figura 13-28.

9. Haga clic en la casilla de verificación 2013 para quitar la marca de verificación y seleccione Aceptar. Sólo se muestran los datos del 2014 en el gráfico.

10. Haga clic en la flecha despegable del botón del campo Año. Haga clic otra vez en la casilla de verificación 2013 para insertar la marca de verificación y seleccione Aceptar. Los datos del 2013 se muestran junto con los datos del 2014.

11. Haga clic en el botón Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como.

12. Introduzca Gráfico de ingresos y haga clic en Aceptar.

PAUSA. DEJE el gráfico abierto para utilizarlo en el siguiente ejercicio.

APLICAR FORMATO A UN GRÁFICO DINÁMICO

Puede cambiar fácilmente el formato de las series de datos, los títulos y otros objetos del gráfico utilizando el cuadro de diálogo Propiedades. Sólo seleccione el objeto que desea cambiar y haga clic en el botón Hoja de propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades. Puede dejar abierto el cuadro de diálogo mientras hace todas sus selecciones y cambios de formato y después cerrarlo cuando haya terminado. Recuerde guardar su trabajo. En este ejercicio practicará aplicando formato a un gráfico dinámico.

Aplicar formato a un gráfico dinámico

UTILICE el gráfico que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Haga clic en el Título del eje en el lado inferior del gráfico para seleccionarlo.2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Hoja de

propiedades. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en la Figura 13-29.

Figura 13 - 28Menú Año

Figura 13 - 29Ficha General del cuadro de diálogo Propiedades

Botón Eliminar Botón Deshacer

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3. Haga clic en el botón Eliminar en la sección Comandos generales. Se quita el Título del eje de la pantalla. Deje abierto el cuadro de diálogo en la pantalla.

4. Haga clic en el Título del eje en el lado izquierdo del gráfico para seleccionarlo. Los datos en el cuadro de diálogo Propiedades muestran las opciones para el título seleccionado.

5. Haga clic en la ficha Formato del cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en la Figura 13-30.

6. Haga clic en el botón Negrita.7. Haga clic en la flecha despegable en el menú Tamaño de fuente y seleccione 14.8. Seleccione Título del eje en el cuadro Título. Introduzca la palabra Importe y

presione Intro. Los cambios que hizo se actualizan en el gráfico. Deje abierto el cuadro de diálogo Propiedades en la pantalla. Si necesita moverlo, haga clic en el borde azul superior y arrástrelo a una nueva ubicación.

9. Haga clic en la columna verde Pasajeros en los datos del 2013 para seleccionarla.10. Haga clic otra vez en la misma columna. Ambas columnas verdes deben estar

ahora seleccionadas.11. Haga clic en la ficha Borde o relleno en el cuadro de diálogo Propiedades,


12. Haga clic en la flecha despegable en el menú Tipo de relleno y seleccione Degradado.

13. Haga clic dos veces en la columna de color coral para seleccionar ambas columnas. Haga clic en la flecha despegable del menú Tipo de relleno y seleccione Degradado.

14. De la misma manera seleccione las dos columnas azules del gráfico y elija Degradado en el menú Tipo de relleno.

15. Seleccione el fondo gris, o Área de trazado, del gráfico. Haga clic en la lista despegable del menú Tipo de relleno y elija Degradado.

16. Haga clic en el botón Color. Aparece un menú de colores.17. Seleccione el color Orquídea medio (séptima opción de la séptima fila), como

se muestra en la Figura 13-32.

Figura 13 - 30Ficha Formato del cuadro de diálogo Propiedades

Figura 13 - 31Ficha Borde o relleno del cuadro de diálogo Propiedades

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18. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.19. GUARDE el gráfico.

PAUSA. DEJE abierto Access para utilizarlo en los proyectos.

CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO DINÁMICO

Los tipos de gráficos básicos también están disponibles para usarlos como gráficos dinámicos, al igual que otros gráficos, por ejemplo, gráficos radiales y de cotizaciones. Otras variaciones y tipos de gráficos personalizados también están disponibles para los gráficos dinámicos, como lo verá en el siguiente ejercicio. A continuación cambiará el tipo de gráfico dinámico, el que ha estado trabajando. La ficha Tipo del cuadro de diálogo Propiedades contiene, en el lado izquierdo, una lista de todos los tipos básicos de gráficos y muestra, a la derecha, los iconos de los subtipos de gráficos. Cuando hace clic en un icono de la derecha, aparece una descripción del gráfico en la parte inferior del cuadro de diálogo. Su gráfico también cambia a este tipo de gráfico, así que puede ver sus datos en varias presentaciones antes de hacer una elección. Algunos tipos de gráficos podrían no ajustarse a la forma en que sus datos están organizados, así que puede reorganizar los campos en su gráfico o intentar con un tipo de gráfico diferente.

Cambiar el tipo de gráfico dinámico

UTILICE el gráfico que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Haga clic en el espacio del gráfico (área en blanco del gráfico).2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en el botón Cambiar tipo de

gráfico. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades con la ficha Tipo activa, como se muestra en la Figura 13-33. Observe que está seleccionado el tipo Columna agrupada, ya que este es el tipo de gráfico actual.

Figura 13 - 32Menú de colores en la ficha Borde o relleno del cuadro de diálogo Propiedades

Figura 13 - 33Ficha Tipo del cuadro de diálogo Propiedades

Descripción del gráfico seleccionado

Tipos básicos de gráficos

Subtipos de gráficos

También puede acceder a la ficha Tipo del cuadro de diálogo Propiedades haciendo clic derecho en el espacio del gráfico y del menú contextual seleccionar Cambiar tipo de gráfico.

OTRA MANERA

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EN RESUMEN

3. Haga clic en el tipo Columna apilada.4. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.5. GUARDE y CIERRE el gráfico.6. GUARDE y CIERRE la tabla.



Microsoft Access 2010 le permite guardar objetos de base de datos, como tablas, informes y consultas, así como otros tipos de objetos. Por ejemplo, puede guardar una tabla como un informe. También puede guardar objetos de base de datos como archivos PDF o XPS. Guardar un objeto de base de datos como otro tipo de archivo le permite compartir los datos con otros usuarios o redefinir el propósito de los datos de otras maneras.

Puede guardar objetos como tablas, informes y consultas, así como otro tipo de objetos utilizando la ficha Guardar & Publicar desde la vista Backstage. Esta ficha también la da la opción de guardar una base de datos en Formato de Documento Portátil (PDF) o en XPS (XML XML Paper Specification, por sus siglas en inglés). Es probable que ya esté familiarizado con los archivos PDF que ve en Internet o que envía por correo electrónico. El formato PDF mantiene el diseño exacto del archivo original y se puede compartir fácilmente. Una nueva alternativa del PDF es el formato de archivo XPS el cual conserva el formato del documento, es fácil de compartir, imprimir y archivar, además es más seguro.

UTILIZAR LA FICHA GUARDAR & PUBLICAR

Access cuenta con opciones en la ficha Publicar en Access Services para comprobar la compatibilidad web de su base de datos, además cuenta con campos que puede completar para especificar la ruta remota al Servidor SharePoint. La ficha Guardar & Publicar cuenta con opciones para guardar una base de datos en diferentes tipos y versiones. En este ejercicio utilizará la ficha Guardar & Publicar para guardar un objeto de una base de datos como un informe.

La ficha Guardar & Publicar también incluye el comando Publicar en Access Services, éste le permite compartir su base de datos con otros publicándola en el Servidor SharePoint 2010 a través de Access Services. El Servidor SharePoint 2010 permite que varios usuarios compartan una base de datos de Access remotamente, utilizando su explorador de Internet como la interface, por ejemplo, Microsoft Internet Explorer. Antes de hacer esto debe crear la base la datos a partir de una nueva plantilla web o bien trabajar con una base de datos web compatible.


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA la tabla Resumen de ingresos y gastos.2. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en la ficha Guardar & Publicar para

mostrar el menú. Haga clic en la ficha Guardar objeto como, en la categoría Tipos de archivo, como se muestra en la Figura 13-34.

OTRA MANERA

También puede guardar un objeto de una base de datos como otro tipo de archivo utilizando el comando Guardar objeto como, en la vista Backstage, sin embargo no puede guardar objetos de base de datos como PDF o XPS utilizando este método.

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TOME NOTA

EN RESUMEN

3. Haga clic en el botón Guardar como, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, observe la Figura 13-35.

4. Introduzca Informe de resumen en el cuadro de Guardar.5. Haga clic en la flecha despegable en el menú Como y seleccione Informe.6. Haga clic en Aceptar. El objeto de tabla se guardar como un objeto de

informe y automáticamente aparece un nuevo informe de resumen en la vista Presentación.



Probablemente ya esté familiarizado con la impresión de varios tipos de documentos desde su computadora. La impresión de un objeto de base de datos utiliza las mismas opciones y configuraciones de impresión que utiliza para otros tipos de documentos.

Puede elegir varias opciones de impresión antes de enviar su documento a la impresora, por ejemplo, el número de copias, el tamaño del papel o el intervalo de páginas a imprimir. En este ejercicio aprenderá sobre algunas de las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Imprimir al momento de imprimir un objeto de una base de datos. Para imprimir tablas, consultas, formularios, informes o macros haga clic derecho en el objeto deseado desde el Panel de navegación y seleccione Imprimir del menú contextual. También puede seleccionar Imprimir, en la ficha Archivo, para imprimir un objeto. Para imprimir gráficos, debe abrir el formulario que contiene el gráfico o bien la tabla de origen de los registros. Los cambios que haga en el cuadro de diálogo Imprimir sólo se aplicarán a ese documento específico.

Cuando imprima informes extensos puede seleccionar otras opciones, como imprimir un rango de páginas, ordenar las páginas o imprimir varias páginas por hoja.

Figura 13 - 34Menú Guardar & Publicar

Figura 13 - 35Cuadro de diálogo Guardar como

Ficha Publicar en Access Services

Ficha Guardar & Publicar

Ficha Guardar objeto como

Opción Guardar objeto como

Botón Guardar como

Opción guardar objeto como PDF o XPS


¿Cómo se guarda un objeto de base de datos como otro tipo de archivo? - 1.1.1


¿Cómo se utiliza la ficha Guardar & Publicar? - 1.1.3

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UTILICE el informe que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione la ficha Imprimir. Aparecen las

opciones disponibles como se muestra en la Figura 13-36.

2. Haga clic en el botón Imprimir. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir, como se muestra en la Figura 13-37.

3. Haga clic en el botón Propiedades. Se activa el cuadro de diálogo Propiedades, como se muestra en la Figura 13-38. Dependiendo de su tipo de impresora, el cuadro de diálogo Propiedades podría ser diferente. Desde este cuadro puede cambiar las opciones de calidad, papel, impresión y orientación que están disponibles para su impresora. Haga clic en el botón Cancelar.

4. Haga clic en el botón Configurar.... Aparece el cuadro de diálogo Configurar página, como se muestra en la Figura 13-39. Haga clic en el botón Cancelar.

Figura 13 - 36Opciones disponibles de ficha Imprimir

Figura 13 - 37Cuadro de diálogo Imprimir

Figura 13 - 38Cuadro de diálogo Propiedades

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TOME NOTA

5. En la sección Copias del cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en la flecha hacia arriba del menú Número de copias para cambiar el número de copias a 2.

6. Haga clic en Aceptar. Se iniciará la impresión de las dos copias del informe.7. CIERRE el informe y la tabla.


Para establecer una impresora como predeterminada, haga clic derecho en el icono de la impresora y seleccione, del menú contextual, Establecer como impresora predeterminada. Una marca de verificación aparecerá a un lado de la impresora predeterminada.

Figura 13 - 39Cuadro de diálogo Configurar página

Para abrir el cuadro de diálogo Imprimir también puede presionar Ctrl+P.

OTRA MANERA

Para imprimir un documento rápidamente, puede omitir el cuadro de diálogo Imprimir y ut i l izar la con f iguración predeterminada haciendo clic en el botón Imprimir de la Barra de herramientas de acceso rápido.

OTRA MANERA

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Agregar controles dependientes/independientes

5.2.3

Aplicar formato a un gráfico




Utilizar el comando Guardar objeto como Utilizar la ficha Guardar & Publicar

1.1.1

1.1.3



RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2 Columna 1 Columna 21. Gráfico a. Control que puede insertar en formularios e informes para crear gráficos rápidamente. 2. Cuerpo del gráfico b. Gráfico interactivo que muestra los totales o resúmenes de los datos.3. Asistente para gráficos c. Formato de archivo que conserva el diseño exacto del archivo original y que puede compartirse fácilmente.4. Leyenda d. Formato de archivo que conserva el formato del documento, que puede compartirse, imprimirse y almacenarse fácilmente y de manera más segura.5. PDF e. Componente de Access 2010 que se utiliza para realizar cambios a un gráfico creado utilizando el Asistente para gráficos.6. Gráfico dinámico f. Representación gráfica de los datos.7. XPS g. Incluye opciones para guardar objetos con otro formato de archivo como PDF y XPS.8. Botón Actualizar todo h. Área principal donde se muestra el gráfico. 9. Microsoft Graph i. Muestra una lista de los colores, formas o tramas que se utilizan como categorías en un gráfico. 10. Ficha Guardar & Publicar j. Actualiza los datos de un gráfico.


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V F 1. Puede crear 20 tipos diferentes de gráficos utilizando el Asistente para gráficos. V F 2. El Asistente para gráficos es un control. V F 3. Se puede mostrar una leyenda sólo en el lado derecho de un gráfico. V F 4. Microsoft Graph muestra el gráfico y la hoja de datos del origen de datos subyacente. V F 5. El botón Actualizar todo muestra la hoja de propiedades de un objeto. V F 6. Los gráficos dinámicos son un tipo de informe. V F 7. Puede guardar una tabla como un informe. V F 8. Puede imprimir tablas, consultas, formularios, informes o macros haciendo clic derecho en el objeto en el Panel de navegación y seleccionando Imprimir del menú contextual. V F 9. Un eje es un tipo de gráfico. V F 10. Después de guardar un gráfico en Microsoft Graph, se cierra este programa.


Proyecto 13-1: Gráfico circular de sueldos de Ciudad Luz y FuerzaEl departamento de Recursos Humanos de Cuidad Luz y Fuerza está revisando los presupuestos para los sueldos de la oficina. Su supervisor le pide crear un gráfico circular dentro de un informe para mostrar la distribución de los fondos para cada empleado.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. ABRA la base de datos Ciudad_Luz_Fuerza.2. GUARDE la base de datos con el nombre Ciudad_Luz_FuerzaXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra el informe Sueldos en la Vista Diseño.4. Haga clic en el botón Insertar gráfico y dibuje un rectángulo grande en el espacio provisto en la sección Pie

de página. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para gráficos.5. Haga clic en el botón Siguiente >.6. Mueva los campos Id de empleado y Sueldo a la lista Campos para gráficos y haga clic en Siguiente >.7. Haga clic en el botón Gráfico circular y después en Siguiente >.8. Arrastre y coloque el botón de campo Sueldo en el cuadro Datos.9. Arrastre y coloque el botón de campo Id de empleado en el cuadro Series.10. Haga clic en el botón Vista previa del gráfico.11. Haga clic en Cerrar.12. En los campos de Informe y del gráfico coloque la opción Ningún campo y haga clic en Finalizar.13. Haga clic en la ficha Datos de la Hoja de propiedades y establezca la propiedad Habilitado en Sí. 14. Cámbiese a la Vista Informes.15. Haga clic en el botón Actualizar todo. 16. GUARDE el informe.17. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Imprimir. 18. Haga clic en el botón Imprimir y enseguida en Cancelar. 19. CIERRE el informe.


Proyecto 13-2: Cambiar el tipo del gráfico de Ciudad Luz & FuerzaDecide crear un tipo diferente del gráfico circular, para que muestre de manera más clara los importes de sueldos y la relación entre cada uno de ellos.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA el informe Sueldos en la Vista Informes.2. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar objeto como.3. Introduzca Gráfico de líneas de sueldos en el cuadro del nombre y haga clic en Aceptar.4. Cámbiese a la Vista Diseño.5. Haga doble clic en el gráfico para iniciar Microsoft Graph.

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6. Haga clic en el menú Gráfico y seleccione Tipo de gráfico... del menú.7. Haga clic en Líneas en la lista Tipos de gráfico.8. En la lista Subtipo de gráfico, haga clic en el botón Línea con marcadores en cada valor de datos.9. Haga clic en Aceptar.10. Haga clic en el menú Gráfico y seleccione Opciones de gráfico... del menú.11. Haga clic en la ficha Leyenda y después en la casilla de verificación Abajo.12. Haga clic en Aceptar.13. GUARDE el gráfico.



Proyecto 13-3: Crear y aplicar formato a un gráfico dinámico para los gastosAnteriormente creó un gráfico que representa la tabla Detalles de ingresos de AerolíneasHorizonte Azul y ahora necesita crear un gráfico para los gastos.

1. ABRA la base de datos Aerolíneas_Horizonte_AzulXXX, la cual guardó en un ejercicio anterior.2. Cree un gráfico dinámico en blanco utilizando la tabla Detalles de gastos como el origen de datos.3. Arrastre el campo Año a la zona de colocación de las series, arrastre el campo Importe a la zona de colocación

de los datos y arrastre el campo Descripción a la zona de colocación de las categorías.4. Haga clic en el botón Leyenda para agregar una leyenda al gráfico.5. Haga clic en el botón del campo Año y enseguida en la casilla de verificación 2013 para que sólo se muestren

los datos del 2014.6. Haga clic en el botón Cambiar tipo de gráfico y cambie el gráfico a un gráfico circular.7. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades.8. Guarde el gráfico con el nombre Gráfico de gastos.9. CIERRE el gráfico.


Proyecto 13-4: Crear un gráfico dinámico para Publicaciones LucerneComo Gerente de ventas de Publicaciones Lucerne, analiza y comparte constantemente los datos de las ventas en las reuniones con el equipo de ventas, así como con otros departamentos de la corporación. Cree un gráfico para la presentación que dará en la siguiente reunión de ventas.

1. ABRA Publicaciones_Lucerne de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Publicaciones_LucerneXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Cree un nuevo gráfico dinámico utilizando la tabla Ventas.4. Utilice los campos Ventas brutas, Costo de los bienes y Ventas netas como los campos de datos. Arrástrelos y

colóquelos, uno al lado del otro, en la zona de colocación Campos de datos.5. Utilice el campo Área como el campo de categoría.6. Agregue una leyenda al gráfico.7. GUARDE el gráfico con el nombre Gráfico de ventas.

DEJE abierto el gráfico para el siguiente proyecto.


Proyecto 13-5: Aplicar formato al gráfico dinámico de Publicaciones LucerneEl gráfico que creó funcionó bien para su presentación; sin embargo, se le acaba de pedir que presente la información en una reunión con su jefe, por lo que decide agregarle un formato más profesional.

UTILICE el gráfico que quedó abierto en el ejercicio anterior.1. Guarde el objeto del gráfico con el nombre Gráfico de ventas con formato.2. Cambie el gráfico a un nuevo de tipo de gráfico de su elección.3. Aplique formato al área de trazado y a los bloques de datos, utilizando colores, tramas, etc., de su elección.

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4. Cambie el título del eje de categorías a Área y el título del eje de valores a Importe, utilizando color, tamaño, estilo y fuente de su elección.

5. GUARDE, IMPRIMA y CIERRE el gráfico.CIERRE la base de datos.

Proyecto 13-6: Arreglar el gráfico de ventas anuales de la Juguetería El BalónLe pidió a un asistente que creara un gráfico para el informe Ventas anuales, pero no es lo que deseaba exactamente, así que tiene que modificarlo.

1. ABRA Juguetería_El_Balón de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Juguetería_El_BalónXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Abra el Informe de ventas anuales.4. Inicie Microsoft Graph y quite la tabla de datos ubicada en el lado inferior del gráfico.5. Mueva la leyenda al lado inferior del informe.6. Cambie el color y trama del fondo del área del gráfico a un color gris claro sólido.7. GUARDE y CIERRE el informe.CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

En el sitio web msdn.microsoft.com busque Publicar bases de datos. Explore los vínculos resultantes para aprender más sobre cómo publicar una base de datos de Microsoft Access 2010.

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Lección 14Importar y

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Lección 14Importar y exportar datos



Importar datos Importar datos de un origen a una tabla nuevaAnexar registros a una tabla existente Importar datos a una tabla vinculada

2.5.12.5.22.5.3

Guardar y ejecutar las especificaciones de importación

Exportar datos

Guardar y ejecutar las especificaciones de exportación

Archivo de ancho fijoArchivo delimitado

DelimitadorEspecificación

Tabla vinculada

Es el Coordinador de Recursos Humanos de Seguros de vida Humongous, una compañía privada dedicada a ofrecer productos a precios económicos que proveen protección de calidad a familias de bajos ingresos en zonas rurales, así como a personas de la tercera edad con ingresos fijos. Su departamento ha comenzado a utilizar Access, pero usted sigue recibiendo datos en diferentes formatos los cuales deben ser integrados a las bases de datos de Access. En ocasiones, su Gerente le solicita distribuir la información en un formato diferente. En esta lección, aprenderá a importar datos, vincular a un origen de datos externo y guardar y ejecutar las especificaciones de importación. También aprenderá a exportar datos de una tabla y de una consulta, así como a guardar y ejecutar las especificaciones de exportación.

Términos clave

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Orientación sobre el softwareFICHA DATOS EXTERNOS

La ficha Datos externos contiene comandos que se usarán para importar y exportar datos en varios formatos. Utilice la Figura 14-1 como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Puede ver y ejecutar las operaciones de importación que guardó anteriormente

Puede ver y ejecutar las operaciones de exportación que guardó previamente

Figura 14 -1Ficha Datos externos

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TOME NOTA

EN RESUMEN

Importar datos

Para almacenar datos provenientes de un origen externo en Access, puede importarlos dentro de una base de datos nueva o en una ya existente. Después de ejecutar una operación de importación, puede guardar su configuración para volver a utilizarla. También puede vincularse a los datos de un origen externo sin tener que mantener una copia real de los datos en la base de datos.

IMPORTAR DATOS DE UN ORIGEN ESPECÍFICO Puede importar datos desde gran variedad de orígenes a una base de datos de Access. Cuando importa datos, Access crea una copia de los datos en una tabla nueva o existente sin modificar el archivo de origen. Antes de comenzar la operación de importación, decida si desea almacenar los datos en una tabla nueva o en una existente. Si elige almacenar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos importados a ésta. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados. Si elige agregar los datos a una tabla existente, se anexan las filas del archivo de Excel a la tabla especificada. En este ejercicio importará datos de una hoja de cálculo de Excel hacia una tabla nueva de Access.

No sólo desde Excel puede importar datos sino también desde otros orígenes específicos, ya sea una lista de SharePoint, un archivo de Word, otra base de datos de Access o un archivo de texto. Independientemente del origen, se utiliza el mismo proceso para importar datos. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el botón Más para ver los distintos formatos desde los que puede importar o vincular.

Sólo puede importar una hoja de cálculo a la vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación para cada una.

Antes de importar revise los datos de origen y haga todas las modificaciones necesarias, como se describe en la Tabla 14-1.

Realizar una copia de Elemento Descripción

Número de columnas No puede importar más de 255 columnas de origen ya que Access no admite más de 255 campos en una tabla.

Omitir columnas y filas Es buena idea incluir sólo las filas y columnas que desea importar en la hoja de cálculo o el rango con nombre de origen. Observe que no puede filtrar ni omitir filas durante la operación de importación. Si elige agregar los datos a una tabla existente, tampoco puede omitir columnas.

Formato de tabla Asegúrese de que las celdas estén en un formato de tabla. Si la hoja de cálculo o el rango con nombre incluyen celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna de la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.

Columnas, filas y celdas en blanco Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango. Si la hoja de cálculo o el rango contienen celdas en blanco, intente agregar los datos faltantes. Si planea anexar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente de la tabla acepte valores nulos (faltantes o desconocidos). Un campo aceptará valores nulos si su propiedad de campo Requerido está establecida en No y si el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.

Tabla 14-1Elementos de datos de origen

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Valores de error Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienen valores de error, como #NUM y #DIV, corríjalos antes de comenzar la operación de importación. Si una hoja de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla.

Tipo de datos Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada columna de origen contenga el mismo tipo de datos en cada fila. Es buena idea, aplicar formato a cada columna de origen en Excel y asignar un formato de datos específico a cada columna antes de comenzar la operación de importación, especialmente si una columna incluye valores de distintos tipos de datos.

Primera fila Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campos durante la operación de importación. Si la hoja de cálculo o el rango de origen no incluyen los nombres, es buena idea agregarlos al origen antes de iniciar la operación de importación.

Nota: Si planea anexar los datos a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincida exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente al nombre del campo, la operación de importación fallará. Para ver los nombres de los campos, abra la tabla en la Vista Diseño en Access.

Importar datos de Excel

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, inicie sesión en su computadora e inicie Access.

1. ABRA la base de datos Humongous de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre HumongousXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Excel.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel, como se muestra en la Figura 14-2.

4. Haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.5. Dentro del cuadro, diríjase a los archivos de datos para esta lección y utilice el

cuadro Buscar para encontrar el archivo de hoja de cálculo Nuevos_empleados, a continuación haga clic en Abrir.

6. Observe las tres diferentes opciones que tiene para importar datos. Haga clic en el botón de radio Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente para importación de hojas de cálculo, como se muestra en la Figura 14-3.


Debe cerrar la hoja de cálculo antes de comenzar el proceso de importación. Dejar abierto el archivo de origen puede provocar errores en la conversión de datos.


Después de una operación de importación, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo esté correcto antes de utilizarla. Si recibe el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación falló. Si los datos se importan y usted nota que existen valores faltantes, puede agregarlos directamente a la tabla. Sin embargo, si descubre que faltan columnas completas o una gran cantidad de valores o que éstos no fueron importados adecuadamente, utilice la Ayuda de Access para resolver los problemas con los resultados y corregir el problema en el archivo de origen. Después de corregir todos los problemas conocidos, repita la operación de importación.

Figura 14 -2Cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel

Haga clic para localizar el archivo de origen

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TOME NOTA En el primer paso del Asistente para importación de hojas de cálculo, Access también le permite anexar una copia de los registros a una tabla existente en una base de datos. Seleccione la opción Anexar una copia de los registros a la tabla y enseguida elija una de las tablas disponibles de la lista desplegable.

7. Haga clic en Siguiente > para abrir el siguiente paso, tal y como se muestra en la Figura 14-4.

8. Haga clic en la casilla de verificación Primera fila contiene encabezados de columna. Access utiliza estos encabezados de columna para asignar nombres a los campos de la tabla.

9. Haga clic en Siguiente > para abrir el siguiente paso (Figura 14-5) donde el asistente le pide revisar las propiedades de los campos.

10. Haga clic en el encabezado de columna Código postal para mostrar las propiedades de campo correspondientes.

11. Haga clic en la lista desplegable de Tipo de dato y haga clic en Texto, como se muestra en la Figura 14-6.

Figura 14 -3Asistente para importación de hojas de cálculo, primer paso

Figura 14 -4Asistente para importación de hojas de cálculo, segundo paso

Figura 14 -5Asistente para importación de hojas de cálculo, tercer paso

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TOME NOTA Access revisa las primeras ocho filas de cada columna para sugerir un tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna contiene diferentes tipos de valores, el asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos los valores de la columna; normalmente es el tipo de datos Texto. Aunque usted puede elegir un tipo de datos diferente, los valores que no sean compatibles con el tipo de datos elegido serán omitidos o convertidos incorrectamente durante el proceso de importación.

12. Haga clic en Siguiente > para abrir la siguiente pantalla, como se muestra en la imagen de la Figura 14-7.

13. Haga clic en Siguiente > para permitir a Access agregar la clave principal. Aparece el paso final, como se muestra en la Figura 14-8.

14. En el cuadro Importar a la tabla, escriba Nuevos empleados y a continuación haga clic en Finalizar. Cuando aparezca el mensaje Guardar los pasos de la importación, haga clic en Cerrar.

15. En el Panel de navegación, haga doble clic en Nuevos empleados: Tabla para abrir la nueva tabla con los datos importados, como se muestra en la Figura 14-9.

Figura 14 -6Cambiar las propiedades de los campos

Utilice le menú para cambiar el tipo de dato

Figura 14 -7Defina una clave principal

Figura 14 -8Asistente para importación de hojas de cálculo, paso final

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TOME NOTA

16. CIERRE la tabla Nuevos empleados.17. DEJE abierta la base de datos.


VINCULAR A UN ORIGEN DE DATOS EXTERNO

Al vincular una base de datos de Access con los datos en otro programa, puede utilizar las herramientas de creación de consultas e informes que provee Access, sin necesidad de mantener una copia de los datos externos en su base de datos. También puede vincular hacia otros orígenes de datos externos, así como vincular tablas en otra base de datos de Access (aunque no puede vincular a consultas, formularios o informes), documentos HTML o archivos de texto. En este ejercicio vinculará a una hoja de cálculo de Excel.

Al vincular a una hoja de cálculo de Excel, Access crea una nueva tabla denominada tabla vinculada, la cual está vinculada a las celdas de origen. La tabla muestra los datos en la hoja de cálculo de origen, pero no almacena los datos en la base de datos. Cualquier cambio que haga a las celdas de origen en Excel, aparecerá en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido o la estructura de la tabla correspondiente desde Access. Si desea agregar, editar o eliminar datos, debe hacerlo directamente desde el archivo de origen.

Si no desea vincular toda la hoja de cálculo, defina un rango que incluya sólo las celdas que van a vincularse. Para crear un rango con nombre, seleccione las celdas, haga clic derecho y después elija Asignar nombre a un rango. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo introduzca un nombre para el rango y a continuación haga clic en Aceptar.

Después de vincular debe abrir la tabla vinculada y revisar los campos y los datos, para asegurarse de que todos los datos son correctos en cada uno de los campos. Si ve valores de error o datos incorrectos, utilice la Ayuda de Access para resolver los problemas de los datos de origen y luego intente vincularlos de nuevo.

Vincular a un origen de datos externo

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Excel

para abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.

2. Haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo. 3. Utilice el cuadro Buscar para encontrar el archivo de hoja de cálculo

Proveedores_beneficios dentro de los archivos de datos para esta lección y a continuación haga clic en Abrir.

Figura 14 -9Nueva tabla con los datos importados


¿Cómo se importan datos de un origen de datos en una nueva tabla? - 2.5.1


¿Cómo se anexan registros a una tabla existente? - 2.5.2

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4. Haga clic en el botón de radio Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente para vinculación de hojas de cálculo, como se muestra en la Figura 14-10.

5. Haga clic en Siguiente > para mostrar el paso que sigue.6. Haga clic en la casilla de verificación Primera fila contiene encabezados de

columna, como se muestra en la Figura 14-11, para utilizar la primera fila como los encabezados de campo de la tabla.

7. Haga clic en Siguiente >.8. En el cuadro Nombre de la tabla vinculada, introduzca Proveedores_beneficios,


9. Haga clic en Finalizar. Aparece un mensaje del Asistente para vinculación de hojas de cálculo, informándole que Access ha finalizado la vinculación.

10. Haga clic en Aceptar.11. En el Panel de navegación, observe el ícono de vínculo Excel que se encuentra

junto a Proveedores_beneficios. Haga doble clic en Proveedores_beneficios para abrir la nueva tabla vinculada, como se muestra en la Figura 14-13. Observe que no aparece la columna Agregar nuevo campo, ya que no puede cambiar la estructura de una tabla vinculada.

Figura 14 -10Asistente para vinculación de hojas de cálculo, primer paso

Figura 14 -11Asistente para vinculación de hojas de cálculo, segundo paso

Figura 14 -12Asistente para vinculación de hojas de cálculo, paso final


Si ya existe una tabla con el nombre que especificó, se le preguntará si desea sobrescribir el archivo existente. Haga clic en Sí si desea sobrescribir el archivo o haga clic en No para especificar otro nombre de archivo.

Haga clic en esta casilla de verificación para utilizar la primera fila como los encabezados del campo

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EN RESUMEN

12. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla ‘Proveedores_beneficios’.13. ABRA Excel y abra la hoja de cálculo Proveedores_beneficios.14. Introduzca una nueva fila de datos, colocando los datos que se muestran en la

Figura 14-14.

15. GUARDE y CIERRE la hoja de cálculo.16. CIERRE Excel.17. En el Panel de navegación de Access, haga doble clic en Proveedores_beneficios

para abrir la tabla vinculada. Observe que se ha agregado la nueva fila de datos, como se muestra en la Figura 14-15.

18. CIERRE la tabla Proveedores_beneficios.19. DEJE abierta la base de datos.



Guardar los detalles de una operación de importación como una especificación, le permite repetir la operación en cualquier momento. Una especificación contiene toda la información que Access necesita para repetir una operación de importación o exportación sin la entrada de los usuarios. Cuando ejecuta un Asistente para importación, puede guardar la configuración que utilizó como especificación, para en cualquier momento poder repetir la operación sin tener que proporcionar más información de entrada.

Una especificación es flexible. Por ejemplo, puede cambiar el nombre del archivo de origen o el archivo de destino antes de ejecutar otra vez la especificación. De esta manera, puede utilizar una sola especificación con diferentes archivos de origen o destino.

Los nuevos datos aparecen en una tabla vinculada de Access

Figura 14 -13Nueva tabla vinculada

Figura 14 -14Nuevos datos de Excel

Figura 14 -15Nuevos datos de Excel agregados a la tabla vinculada

Ícono de Excel junto a la tabla vinculada Proveedores_beneficios

Introduzca los nuevos datos en la fila 6 en la hoja de cálculo de Excel


¿Cómo se importan datos como una tabla vinculada? - 2.5.3

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TOME NOTA Si repite con frecuencia esta operación de guardar la configuración, puede crear una tarea de Outlook que le recuerde cuándo es momento de hacerlo, haciendo clic en la casilla de verificación Crear tarea de Outlook.

Para utilizar un archivo de texto como un archivo de origen para la importación, el contenido del archivo debe estar organizado de tal manera que el Asistente para importaciones pueda dividir el contenido en un conjunto de registros (filas) y cada registro en una colección de campos (columnas). Los dos tipos de archivos de texto que se organizan para la importación son archivos delimitados y archivos de ancho fijo.

En un archivo delimitado, cada registro se muestra en una línea aparte y los campos se separan con un solo carácter, denominado delimitador. El delimitador puede ser cualquier carácter que no aparezca en los valores de campo, como una tabulación, un punto y coma, una coma, un espacio, etc. El siguiente es un ejemplo de un texto delimitado por comas:

Nombre de la empresa,Nombre del empleado,PuestoCafé Fourth,Diana Burnell,Gerente de ventasBanco Latinoamericano,Michael Emmanuel,VicepresidenteJuguetería El Balón,Billie Morales, Dueño

En un archivo de ancho fijo, cada registro se muestra en una línea aparte y el ancho de cada campo permanece constante en los registros. Por ejemplo, el primer campo de cada registro podría tener siempre 9 caracteres de longitud, el segundo campo de cada registro podría tener siempre 14 caracteres de longitud, etc. Si la longitud real del valor de un campo varía de un registro a otro, los valores que no tienen el ancho requerido deben rellenarse con espacios al final. El siguiente es un ejemplo de texto con ancho fijo, en donde el primer campo tiene 16 caracteres, el segundo 20 y el tercero 14:

Nombre de la empresa Nombre del empleado Puesto Café Fourth Diana Burnell Gerente de ventasBanco Latinoamericano Michael Emmanuel VicepresidenteJuguetería El Balón Billie Morales Dueño

GUARDAR ESPECIFICACIONES

Puede guardar una operación de importación o exportación que implique cualquiera de los formatos de archivo admitidos en Access, sin embargo no puede guardar los detalles de una operación de vinculación o una operación en la que se exporte sólo una parte de una base de datos. En este ejercicio importará un archivo de texto y después guardará las especificaciones de importación.

Guardar las especificaciones de importación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en

Archivo de texto para abrir el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Archivo de texto.

2. Haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.3. Utilice el cuadro Buscar para localizar el archivo de texto Solicitantes dentro

de los archivos de datos para esta lección y a continuación haga clic en Abrir.4. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de

datos actual y después en Aceptar. Aparece el Asistente para importación de texto, como se muestra en la Figura 14-16.

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5. Haga clic en Siguiente > para abrir el paso que se muestra en la Figura 14-17.

6. La opción Coma debe estar seleccionada de manera predeterminada. Haga clic en la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos para utilizar la primera fila de datos como los encabezados de campos en la tabla.

7. Haga clic en Siguiente > para abrir el paso que sigue, como se muestra en la Figura 14-18, en el cual puede especificar la información de los campos.

8. Haga clic en Siguiente > para abrir el paso que se muestra en la Figura 14-19, desde donde puede definir una clave principal.

Figura 14 -16Asistente para importación de texto, paso 1




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9. Haga clic en Siguiente > para que Access agregue la clave principal y pueda mostrar el paso final, que aparece en la Figura 14-20.

10. Mantenga el nombre predeterminado de la tabla y haga clic en Finalizar. Automáticamente aparece el cuadro Guardar los pasos de la importación.

11. Haga clic en la casilla de verificación Guardar pasos de importación para mostrar los detalles de la especificación, como se muestra en la Figura 14-21.

12. En el cuadro Descripción, introduzca Importar archivo de texto con información de contacto de los solicitantes.

13. Haga clic en Guardar importación.14. En el Panel de navegación, haga doble clic en Solicitantes: Tabla para abrir la

nueva tabla con los datos importados, como se muestra en la Figura 14-22.

15. CIERRE la tabla Solicitantes.16. DEJE abierta la base de datos.


EJECUTAR LAS ESPECIFICACIONES DE IMPORTACIÓN

Para ejecutar una especificación guardada, haga clic en Importaciones guardadas dentro del grupo Importar de la ficha Datos externos. En el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, en la ficha Importaciones guardadas, haga clic en la especificación que desea guardar. En este ejercicio ejecutará las especificaciones de importación.

Figura 14 -20Asistente para importación de texto, paso final

Figura 14 -21Paso Guardar los pasos de la importación

Figura 14 -22Nueva tabla con los datos importados

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Si desea cambiar el archivo de origen, haga clic en la ruta del archivo para editarla. El nuevo archivo que especifique debe cumplir con todos los requisitos esenciales para realizar correctamente la operación.

Antes de hacer clic en Ejecutar, asegúrese que los archivos de origen y de destino existan, que los datos de origen estén listos para la importación y que la operación no sobrescribirá por accidente cualquier dato en su archivo de origen. Haga todo lo necesario para asegurar el éxito de la operación dirigida por un asistente antes de ejecutar cualquier especificación guardada y luego haga clic en Ejecutar.

Si ya no necesita realizar una operación específica, puede eliminar la especificación seleccionándola y presionando la tecla Supr.

Ejecutar las especificaciones de importación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en

Importaciones guardadas para abrir el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, que se muestra en la Figura 14-23.

2. Haga clic en la ruta del archivo y edítelo cambiando sólo el nombre del archivo de origen a Solicitantes_de_marzo.txt, como se muestra en la Figura 14-24.

3. Haga clic en Ejecutar. Aparece un mensaje preguntando si desea sobrescribir la tabla existente, tal y como se muestra en la Figura 14-25.

Figura 14 -23Cuadro de diálogo Administrar tareas de datos

Figura 14 -24Cambiar el nombre del archivo de origen

Figura 14 -25Mensaje de sobrescribir

Haga clic en el nombre de la ruta para modificarla

Descripción de la especificación

Modifique el nombre del archivo

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EN RESUMEN

4. Haga clic en Sí. Se activa un mensaje confirmando que todos los objetos fueron importados correctamente, como se muestra en la Figura 14-26.

5. Haga clic en Aceptar.6. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tareas de

datos.7. En el Panel de navegación, haga doble clic en Solicitantes: Tabla para abrir la tabla.

Los datos existentes se han reemplazado con los nuevos datos importados, tal y como se muestra en la Figura 14-27.

8. CIERRE la tabla Solicitantes.9. DEJE abierta la base de datos.


Exportar datos

Para utilizar Access en otro programa, puede aplicar varios de los comandos que se encuentran en el grupo Exportar, para llevar a cabo dicha acción seleccionado el formato que desee.

EXPORTAR DATOS DE UNA TABLA

Cuando exporta datos de una tabla a Excel, Access crea una copia de los datos y luego almacena la copia en una hoja de cálculo de Excel. En este ejercicio exportará datos de una tabla de Access a una hoja de datos de Excel.

Además de exportar a Excel, puede exportar datos a otros destinos, por ejemplo, hacia una lista de SharePoint, un archivo de formato enriquecido, otra base de datos de Access o un archivo de texto. El proceso para exportar datos es similar, sin importar el destino.

Figura 14 -26Mensaje de importación correcta

Figura 14 -27Tabla con nuevos datos Importados

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La Tabla 14-2 resume las opciones para crear o sobrescribir un libro.

Destino Datos

Libro de destino Objeto de origen Datos a exportar Resultado

No existe Tabla, consulta o formulario

Con o sin formato El libro se crea durante la operación de exportación.

Ya existe Tabla o consulta Sin formato El libro no se sobrescribe. Se agrega una nueva hoja de cálculo al libro, la cual recibe el nombre del objeto desde el que se exportan los datos. Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre en el libro, Access le pide que reemplace el contenido de la hoja de cálculo correspondiente o especifique otro nombre para la nueva hoja.

Ya existe Tabla, consulta o formulario

Con formato El libro se sobrescribe con los datos exportados. Se eliminan todas las hojas de cálculo y se crea una nueva hoja con el mismo nombre que el objeto exportado. Los datos de la hoja de cálculo de Excel heredan la configuración de formato del objeto de origen.

Si el objeto de origen es una tabla o consulta, decida si desea exportar los datos con o sin formato. Si elige sin formato, todos los campos y registros en el objeto subyacente que son exportados y la configuración de la propiedad Formato serán omitidas durante la operación. Si elige con formato, sólo se exportarán los campos y registros mostrados en la vista actual y se respetará la configuración de la propiedad Formato.

Puede exportar una tabla, consulta o formulario a Excel. También puede exportar un sólo objeto de base de datos en una sola operación de exportación. Sin embargo, puede combinar los datos en múltiples hojas de cálculo en Excel, después de realizar las operaciones de exportación individuales. Los datos siempre se agregan en una nueva hoja de cálculo. No puede anexar los datos a una hoja de cálculo existente.

Exportar datos de una tabla

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Desde el Panel de navegación, seleccione Empleados de medio tiempo: Tabla.2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel. Aparece

el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel, como se muestra en la Figura 14-28.

3. Si desea especificar un destino diferente, haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Guardar archivo, utilice el cuadro Guardar para elegir una carpeta y a continuación haga clic en Guardar.

4. Haga clic en la casilla de verificación Exportar datos con formato y diseño y en la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

Tabla 14-2Opciones del libro de destino

Figura 14 -28Cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel

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TOME NOTA

Figura 14 -29Hoja de cálculo de Excel con datos exportados

5. Haga clic en Aceptar. Excel abre la nueva hoja de cálculo mostrando los datos exportados, como se muestra en la Figura 14-29.

6. CIERRE la hoja de cálculo y CIERRE Excel.7. Cámbiese a Access.8. En el cuadro Guardar los pasos de la exportación haga clic en Cerrar.9. DEJE abierta la base de datos.


EXPORTAR DATOS DE UNA CONSULTA De la misma manera en que puede exportar datos de una tabla de Access, puede exportar datos de una consulta de Access a una gran variedad de formatos. En este ejercicio exportará una consulta a Word. Puede exportar una tabla, consulta, formulario o informe a Word. Cuando exporta un objeto a Word, Access crea una copia de los datos del objeto en el formato de texto enriquecido (*.rtf ) de Microsoft Word y los campos y registros visibles aparecen en una tabla, con los nombres de campos en la primera fila.

Las imágenes y datos adjuntos son parte de los datos de origen que no se exportan a Word. Aunque los resultados si se exportan, las expresiones no.

Cuando exporta de Access a un documento de Word, el Asistente para importación siempre exporta los datos con formato y en un nuevo archivo de Word. No puede anexar datos a un documento de Word ya existente.

Exportar datos de una consulta

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Desde el Panel de navegación, seleccione Empleados de medio tiempo Consulta.2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y del menú

que parece seleccione Word. Se activa el cuadro de diálogo Exportar: Archivo RTF, que se muestra en la Figura 14-30.

Figura 14 -30Cuadro de diálogo Exportar: Archivo RTF

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EN RESUMEN


4. Haga clic en la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

5. Haga clic en Aceptar. Note que se abre un nuevo documento de Word con los datos exportados, como se muestra en la Figura 14-31.

6. CIERRE el documento y CIERRE Word.7. Cámbiese a Access.8. En la pantalla Guardar los pasos de la exportación, haga clic en Cerrar.9. DEJE abierta la base de datos.



Cuando realiza una operación de exportación, puede guardar los detalles para repetir la operación más tarde sin tener que seguir los pasos del asistente nuevamente. Incluso puede crear una tarea de Outlook para programar la operación de exportación para que ésta se ejecute automáticamente en intervalos especificados.

En el cuadro Guardar como, introduzca un nombre para la especificación de exportación. De manera opcional, introduzca una descripción en el cuadro Descripción. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (por ejemplo, semanal o mensualmente) seleccione la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Al hacer esto, se crea una tarea de Outlook que le permitirá ejecutar la especificación únicamente haciendo clic en un botón.

Puede cambiar el nombre de la especificación, su descripción y la ruta y nombre del archivo de destino haciendo clic y realizando los cambios en el cuadro de texto y por último presionando Intro. Repita una operación haciendo clic en la especificación y luego en Ejecutar. Si está exportando datos con formato y diseño, se le pedirá elegir la codificación que se usará para guardar el archivo. Cuando finalice la operación, verá un mensaje que le indicará el estado de la operación.

Aunque puede exportar datos de Access en varios formatos, algunas veces necesitará exportar datos a un programa que utiliza un formato de archivo que Access no admite. En ese caso, si el programa de destino puede utilizar archivos de texto (*.txt), puede exportar los datos en ese formato y abrir el archivo resultante con el segundo programa. Cuando exporta el contenido de una tabla o consulta a un archivo de texto con formato y diseño, se utilizan guiones (-) y líneas verticales (|) para organizar el contenido en una cuadrícula dentro del archivo de texto. Los registros aparecen como filas, los campos como columnas y los nombres de archivo se muestran en la primera fila.

Figura 14 -31Documento de Word con los datos exportados

Impo

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exp

orta

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os

Lección 14 | 383

Cuando exporta sin formato ni diseño, el Asistente para exportación le da la opción de crear un archivo delimitado o un archivo de ancho fijo, como se muestra en la Figura 14-32.

La elección que haga dependerá del sistema hacia donde exportó los archivos exportados. Considere que si los usuarios necesitan ver los datos, un archivo de ancho fijo podría ser mucho más fácil de leer que un archivo delimitado.

GUARDAR LAS ESPECIFICACIONES DE EXPORTACIÓNIdentificar las dependencias de un objeto

Después de realizar una operación de exportación, puede guardarla para un uso futuro. Guardar los detalles le permite repetir la misma operación de exportación en el futuro, sin tener que seguir los pasos del asistente en cada ocasión. En este ejercicio exportará datos de Access a un archivo de texto y después guardará las especificaciones de exportación.

Guardar la especificación de exportación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, seleccione Nuevos empleados: Tabla.2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Archivo de texto.

Aparece el cuadro de diálogo Exportar: Archivo de texto, como se muestra en la Figura 14-33.


4. Haga clic en la casilla de verificación Exportar datos con formato y diseño y en la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

5. Haga clic en Aceptar. Se muestra el cuadro de diálogo Codificar ‘Nuevos empleados’ como, vea la Figura 14-34.

Figura 14 -32Opciones de archivo del Asistente para exportación de texto

Figura 14 -33Cuadro de diálogo Exportar: Archivo de texto

384 | Lección 14

Impo

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exp

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r dat

os

6. Debe estar seleccionada la opción Windows (predeterminado). Haga clic en Aceptar. Se abre el Bloc de notas y se muestra el nuevo archivo con los datos exportados, como se muestra en la Figura 14-35.

7. CIERRE el Bloc de notas.8. Cámbiese a Access.9. En el cuadro Guardar los pasos de la exportación, haga clic en la casilla de

verificación Guardar pasos de exportación para mostrar los detalles de la especificación, como se muestra en la Figura 14-36

10. En el cuadro Descripción, escriba Exportar la información de los nuevos empleados a un archivo de texto.

11. Haga clic en Guardar exportación.12. DEJE abierta la base de datos.


EJECUTAR LAS ESPECIFICACIONES DE EXPORTACIÓN

Cuando ejecuta el Asistente para exportación, puede guardar la operación como una especificación para un futuro uso. En este ejercicio ejecutará las especificaciones de exportación que acaba de guardar.

Ejecutar las especificaciones de exportación

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En el Panel de navegación, haga doble clic en Nuevos empleados: Tabla para

abrirla.2. Agregue otro registro con la siguiente información: Nombre: Raquel

Figura 14 -35Bloc de notas con datos exportados

Figura 14 -36Pantalla Guardar los pasos de la exportación

Figura 14 -34Cuadro de diálogo Codificar ‘Nuevos empleados’ como

Impo

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r dat

os

Lección 14 | 385

Apellidos: Valdez Dirección: 39 Bella Vista Ciudad: Roanoke Estado: VA Código postal: 94510 Número de teléfono: 607.555.12183. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la tabla ‘Nuevos empleados’.4. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Exportaciones

guardadas para abrir el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos, que se muestra en la Figura 14-37.

5. Haga clic en la ruta del archivo y edítela cambiando únicamente el nombre de archivo de destino a Nuevos empleados2.txt, tal y como se muestra en la Figura 14-38.

6. Haga clic en Ejecutar. Se abre el Bloc de notas y se muestra el nuevo archivo con los datos exportados, como se muestra en la Figura 14-39.

7. Cámbiese Access. Un mensaje confirma que la operación de exportación finalizó correctamente, como se muestra en la Figura 14-40.

8. Haga clic en Aceptar y a continuación haga clic en Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos.

9. CIERRE el Bloc de notas. 10. CIERRE la base de datos.

PAUSA. DEJE abierto Access para utilizarlo en los proyectos.

Figura 14 -37Cuadro de diálogo Administrar tareas de datos

Figura 14 -38Edite el archivo de destino

Figura 14 -39Bloc de notas con datos exportados

Figura 14 -40Mensaje de exportación finalizada correctamente

Haga clic en el nombre de la ruta para modificarla

Modifique el nombre del archivo

Descripción de la especificación

386 |


Importar datos Importar un origen de datos en una nueva tabla Anexar registros a una tabla existente Importar datos a una tabla vinculada

2.5.12.5.22.5.3


Exportar datos




1. Cuando importa datos, Access crea un(a) _________________ de los datos en una tabla nueva o existente sin cambiar el archivo de origen.

2. Cuando vincula a una hoja de cálculo de Excel, Access crea una nueva tabla denominada ______________________, que está vinculada a las celdas de origen.

3. Un(a) ___________________ contiene toda la información que necesita Access para repetir una operación de importación o exportación sin la entrada de los usuarios.

4. En un archivo __________________, cada registro aparece en una línea aparte y los campos están separados por un solo carácter.

5. Un(a) ____________________ es cualquier carácter que separa campos y que no aparece en los valores del campo, como una tabulación, un punto y coma o un espacio.

6. En un archivo _______________________, cada registro aparece en una línea aparte y el ancho de cada campo permanece constante en los registros.

7. Puede programar una operación de importación o exportación para que se ejecute automáticamente a intervalos especificados creando una tarea _______________________.

8. Cuando exporta el contenido de una tabla o consulta a un archivo de texto con ___________________ y ____________________, se utilizan guiones (-) y barras verticales (|) para organizar el contenido en la cuadrícula.

9. Cuando se exporta a Excel, los datos siempre se agregan en un(a) nuevo(a) _______________________.10. Para repetir una operación de importación y exportación, haga clic en la especificación y a continuación

haga clic en ____________________.

Opción múltipleSeleccione la mejor respuesta para las siguientes declaraciones o preguntas.

1. ¿Qué ficha contiene las opciones para importar o exportar datos?a. Administrar datos.b. Herramientas de base de datos.c. Datos externos.d. Crear.


| 387

2. Antes de comenzar una operación de importación, el archivo de origen debe: a. Abrirse b. Cerrarse c. Copiarse d. Respaldarse

3. Si desea agregar, modificar o eliminar datos de una tabla vinculada, debe realizar los cambios en:a. La primera fila de datos.b. El objeto de Access.c. Los encabezados de campo.d. El archivo de origen.

4. Puede guardar una operación de importación o exportación que implique cualquiera de los formatos de archivos admitidos en Access, pero no puede guardar los detalles de una:

a. Operación de vinculación.b. Operación de importación de un archivo de texto.c. Operación de exportación de consulta.d. Archivo de ancho fijo.

5. ¿El siguiente es un ejemplo de qué tipo de texto? 1, Café Fourth, Diana, Burnell, Gerente de ventasa. HTML.b. Vinculado.c. Ancho fijo.d. Delimitado por comas.

6. ¿Cuántos objetos de base de datos puede exportar en una sola operación de exportación?a. Uno.b. Dos.c. Tres.d. Ilimitados.

7. Cuando exporta un objeto a Word, Access crea el siguiente tipo de archivo:a. Texto de MS-DOS.b. Formato de texto enriquecido.c. HTML.d. Vinculado.

8. Si elige almacenar datos importados en una nueva tabla, Access:a. Vincula la nueva tabla a una tabla existente.b. Sobrescribe los datos en la tabla existente.c. Crea una tabla y agrega los datos importados a esta tabla.d. Da un mensaje de error.

9. ¿Cuál es la ventaja de vincular una base de datos de Access a los datos en otro programa?a. Mantener una copia de los datos externos en Access.b. Poder utilizar las herramientas para la creación de consultas e informes de Access.c. Poder editar la tabla vinculada en Access.d. Poder cambiar fácilmente la estructura de la tabla de Access.

10. ¿Qué cuadro de diálogo le permite administrar las especificaciones de importación y exportación?a. Datos externos.b. Especificaciones guardadas.c. Importar/Exportar tareas.d. Administrar tareas de datos.


Proyecto 14-1: Importar datos de ExcelEs el Gerente de compras del Club del Vino de Coho y un asociado le ha proporcionado información sobre los vinos espumosos y champañas que están siendo considerados para el club del vino mensual. Los datos están en una hoja de cálculo de Excel y deben importarse a la base de datos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Club_Vino_Coho de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Club_Vino_CohoXXX (donde XXX son sus iniciales).

388 |

3. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Excel para mostrar el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.

4. Haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo. 5. Utilice el cuadro Buscar para encontrar el archivo de hoja de cálculo Champaña_espumoso y a continuación

haga clic en Abrir.6. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic en

Aceptar. Aparece el Asistente para importación de hojas de cálculo.7. Haga clic en Siguiente >.8. Haga clic en la casilla de verificación Primera fila contiene encabezados de columna, para activar esta

opción.9. Haga clic en Siguiente > para abrir el paso que sigue, en el cual se le pide revisar las propiedades de los

campos.10. Haga clic en Embotellado para mostrar las propiedades de campo correspondientes.11. Haga clic en la lista desplegable Tipo de dato y después en Texto.12. Haga clic en Siguiente >.13. Haga clic en Siguiente > para permitir a Access agregar la clave principal. Aparece el paso final.14. En el cuadro Importar a la tabla, introduzca el nombre Champaña Espumoso y a continuación haga clic en

Finalizar. Cuando aparezca el aviso para guardar los pasos de la importación, haga clic en Cerrar.15. En el Panel de navegación, haga doble clic en Champaña Espumoso: Tabla para abrir la nueva tabla con los

datos importados.16. CIERRE la tabla Champaña Espumoso.17. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


Proyecto 14-2: Exportar datos a WordSu Supervisor en el viñedo Coho desea una lista con la información de los distribuidores en un archivo de Word. Utilice la tabla Distribuidores de la base de datos de Access para exportar los datos a un archivo de formato de texto enriquecido.

UTILICE la base de datos que quedó abierto en el proyecto anterior. 1. En el Panel de navegación, seleccione Distribuidores: Tabla.2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Word para mostrar el cuadro de diálogo

Exportar: Archivo RTF.3. Si desea especificar un destino diferente, haga clic en Examinar... para abrir el cuadro de diálogo Guardar

archivo, utilice el cuadro Guardar para elegir una carpeta y a continuación haga clic en Guardar.4. Haga clic en la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.5. Haga clic en Aceptar. Se muestra el nuevo archivo Word con los datos exportados.6. CIERRE el archivo y CIERRE Word.7. Cámbiese a Access.8. En el cuadro Guardar los pasos de la exportación, haga clic en Cerrar.9. CIERRE la base de datos.



Proyecto 14-3: Guardar especificaciones de exportaciónEs un Agente de viajes para Viajes Margie’s y un cliente le ha pedido que le envíe por correo electrónico la información sobre las fechas de los paquetes de viajes disponibles. Debido a que no sabe qué programa usará el cliente para abrir la información, exporta los datos a un archivo de texto. Como este es un proceso que realiza a menudo, decide guardar la operación de exportación como una especificación que puede utilizarse más adelante.

1. ABRA la base de datos Eventos_de_viajes de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Eventos_de_viajesXXX (donde XXX son sus iniciales).3. En el Panel de navegación, seleccione Eventos del 2011: Tabla.4. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Archivo de texto para mostrar el cuadro de

diálogo Exportar: Archivo de texto.

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5. Especifique la ubicación donde desea almacenar el archivo.6. Haga clic en la casilla de verificación Exportar datos con formato y diseño y a continuación haga clic en la

casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.7. Haga clic en Aceptar. Se muestra el cuadro de diálogo Codificar ‘Eventos del 2011’ como.8. La opción Windows (predeterminado) debe estar seleccionada. Haga clic en Aceptar. Se abre el Bloc de

notas y se muestra el nuevo archivo con los datos exportados.9. CIERRE el Bloc de notas.10. Cámbiese a Access.11. En el cuadro Guardar los pasos de la exportación, haga clic en la casilla de verificación Guardar pasos de

exportación.12. En el cuadro Descripción, escriba Exportar información de los eventos a un archivo de texto.13. Haga clic en Guardar exportación.14. DEJE abierta la base de datos.


Proyecto 14-4: Ejecutar especificaciones de exportaciónUno de los paquetes de viajes ya no está disponible. Elimine la información de la tabla y ejecute la especificación de exportación para crear un nuevo archivo de texto con la información actualizada.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el proyecto anterior.1. Abra Eventos del 2011: Tabla.2. Elimine el registro Serie Mundial de la tabla.3. Cierre la tabla Eventos del 2011.4. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Exportaciones guardadas.5. Haga clic en la ruta del archivo y cambie el nombre de archivo de destino a Eventos del 2011 actualizados.txt.6. Haga clic en Ejecutar. Se abre el Bloc de notas y se muestra el nuevo archivo de datos exportados.7. Cámbiese a Access. Un mensaje confirma que la operación de exportación ha finalizado correctamente.8. Haga clic en Aceptar y después en Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo Administrar tareas de datos.9. CIERRE la base de datos.



Proyecto 14-5: Exportar datos a una nueva base de datosUsted es el Gerente de Momentos Inolvidables Vídeo. Ha creado una nueva base de datos para almacenar información sobre los nuevos juegos de vídeo. Desea exportar la tabla Juegos en la nueva base de datos. Ha exportado una tabla de Access a otros destinos, pero no a otra base de datos de Access. Utilice la Ayuda de Access si necesita más información.

1. Cree un nuevo archivo con el nombre Nuevos_juegosXXX (donde XXX son sus iniciales).2. CIERRE la base de datos Nuevos_juegosXXX.3. Abra Juegos_en_venta de los archivos de datos para esta lección.4. Guarde la base de datos con el nombre Juegos_en_ventaXXX (donde XXX son sus iniciales).5. Utilizando las habilidades para exportar que ha aprendido en esta lección, exporte los datos y la definición

de la tabla Juegos a la base de datos Nuevos_juegosXXX.6. No guarde los pasos de exportación.7. ABRA la base de datos Nuevos_juegosXXX para asegurarse de que la tabla Juegos fue exportada

correctamente.8. CIERRE las dos bases de datos.


Proyecto 14-6: Anexar datos a una tablaEs el Gerente de Recursos Humanos de Contoso. Ha recibido información sobre los nuevos empleados, la cual debe importar a la base de datos correspondiente. Ya tiene una tabla con la información sobre los representantes de ventas, así que sólo desea anexar la información en vez de crear una tabla nueva. Ya que nunca ha anexado datos, utilice la Ayuda de Access si necesita más información.

390 |

1. ABRA la base de datos Empleados_de_Contoso de los archivos de datos para esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Empleados_de_ContosoXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Seleccione importar desde Excel, utilizando el archivo de hoja de cálculo Nuevos_Contoso.4. Elija las opciones necesarias para anexar los datos de la hoja de cálculo a la tabla Representantes de ventas.5. No guarde los pasos de la importación.6. Abra la tabla Representantes de ventas: Tabla. Los datos de la hoja de cálculo de Excel deben estar anexados

a la tabla, como se muestra en la Figura 14-41.

7. CIERRE la tabla Representantes de ventas.8. CIERRE la base de datos.9. CIERRE Access.

LISTO PARA INTERNET

Para mostrar el contenido de la ficha Ayuda de Access, haga clic en la ficha Archivo y enseguida en la ficha Ayuda. El contenido de la ficha Archivo de Access, que se muestra en la Figura 14-42, es desde donde puede conectarse a Microsoft, buscar recursos en línea y darle mantenimiento para asegurar el buen funcionamiento de las aplicaciones de Office. Si desea mantener su computadora actualizada, haga clic en el botón Buscar actualizaciones, para dirigirse al sitio de actualización de Microsoft. Desde aquí podrá ver, si es que lo necesita, las actualizaciones de sus programas, hardware, o dispositivos.

Figura 14 -41Datos anexados

Figura 14 -42Ficha Ayuda de Access

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Lección 15Herramientas de

bases de datos

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Lección 15Herramientas de bases de datos



Dar mantenimiento una base de datos

Utilizar el comando Compactar y reparar base de datos

1.1.4

Establecer las propiedades de una base de datos

Cifrar una base de datos Utilizar el comando Cifrar con contraseña 1.1.5

Configurar las opciones de una base de datos

Configurar las Opciones de Access1.1.7

Utilizar las herramientas de base de datos

Archivo de clienteArchivo de servidorCifrar

Copia de seguridadDependencias del objetoDescifrar

Divisor de base de datosDocumentador de base de datosPropiedades de base de datos

Fabrikam es una empresa de muebles que suministra, para cada temporada, nuevas líneas o colecciones de muebles a salas de exhibición. Como becario en la oficina de la compañía, ayuda a mantener los registros relacionados con las colecciones de muebles y las salas de exhibición que los venden. Su supervisor está preocupado por el mantenimiento, seguridad e integridad general de los archivos de base de datos, así que su tarea es salvaguardar estos archivos. En esta lección aprenderá a crear una copia de seguridad de una base de datos, a compactarla y repararla, a establecer sus propiedades y a guardarla en una versión anterior del software. También aprenderá a utilizar herramientas para configurar las opciones de base de datos, a cifrar una base de datos, a identificar las dependencias de los objetos, a documentar una base de datos, a actualizar las tablas vinculadas y a dividir una base de datos.

Términos clave

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Lección 15 | 393

EN RESUMEN

Dar mantenimiento a una base de datos

Puede dar mantenimiento a algunos aspectos importantes de una base de datos utilizando los comandos de la ficha Información y de la ficha Guardar & Publicar, que se encuentran en la ficha Archivo, en la vista Backstage. Aunque no parezcan tan importantes como los datos reales de su base de datos, estos comandos le permiten proteger todos sus datos en el archivo. Al utilizar los comandos de la ficha Información puede compactar y reparar su base de datos, establecer las propiedades de la misma y protegerla utilizando una codificación. Los comando de la ficha Guardar & Publicar le permiten guardar su base de datos en un formato de archivo anterior y crear una copia de seguridad.

REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD DE UNA BASE DE DATOS Después de todo el trabajo que ha invertido en una base de datos, desea acceder y actualizar los datos y la información en ésta de manera regular. Por lo que quiere realizar una copia de seguridad de la base de datos. Una copia de seguridad es un respaldo de un archivo. Es buena idea crear copias de seguridad para todas sus bases de datos y continuar respaldándolas de forma regular. Básicamente, lo que hará será crear otra copia de la base de datos para poder almacenarla en su computadora, unidad de red u otra ubicación segura, para evitar la pérdida de sus datos. En este ejercicio creará una copia de seguridad de una base de datos.

Puede almacenar una copia de seguridad en el mismo lugar en el que se encuentra su archivo original, por ejemplo su computadora. Sin embargo, si algo le pasara a su computadora, ambos archivos se podrían ver afectados. Una mejor solución sería guardar una copia de seguridad en una unidad de red o en un medio removible. Por ejemplo, algunas compañías que mantienen datos confidenciales de sus clientes tienen instalados elaborados procesos de creación de copias de seguridad, las cuales usan para almacenar los respaldos en sus equipos u otros medios fuera de sus instalaciones, ya sea en otra parte de la ciudad o en otra parte del país. Si todo un edificio fuera destruido por un incendio o si la ciudad se viera involucrada en un desastre natural, las copias de seguridad que contienen los datos de los clientes estarían seguras en otra ubicación. Es importante tomar en cuenta las precauciones que sean necesarias, aún para los datos de una compañía pequeña.

Al crear una copia de seguridad de una base de datos, Access agrega automáticamente la fecha al nombre de archivo. Puede conservar este nombre de archivo como un identificador de la copia de seguridad o cambiarlo. Sólo recuerde que necesita un nuevo nombre o ubicación para no sobrescribir su archivo original. En el cuadro Guardar en, elija la ubicación donde desea guardar el archivo.

Realizar una copia de seguridad de una base de datos

PREPÁRESE. Antes de comenzar con estos pasos, inicie sesión en su computadora e inicie Access.

1. ABRA la base de datos Fabrikam de los archivos de datos para esta lección.2. Guarde la base de datos con el nombre FabrikamXXX (donde XXX son sus

iniciales).3. En la ficha Archivo y haga clic en Guardar & Publicar. Aparece el menú

Guardar & Publicar, como se muestra en la Figura 15-1.

XREF

En la Lección 13 vio algunos de los comandos del menú Guardar & Publicar.

394 | Lección 15

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4. En la categoría Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y enseguida haga clic en el botón Guardar como. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, como se muestra en la Figura 15-2. Observe que Access agrega automáticamente la fecha actual al final del nombre de archivo.

5. Haga clic en el botón Guardar para aceptar el nuevo nombre de archivo.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para utilizarla en el siguiente ejercicio.

GUARDAR COMO UNA VERSIÓN ANTERIOR

Access 2010 le permite guardar una base de datos en un formato de archivo de Access anterior, para que los usuarios que manejan versiones anteriores del software puedan utilizarla. Sin embargo, algunas de las nuevas características de Access 2010 no se pueden convertir a un formato de archivo anterior a Access 2007. Access le advertirá cuando suceda esto y siempre tendrá la opción de quitar la nueva característica para poder guardar la base de datos como una versión anterior. Antes de que pueda guardar una base de datos en un formato de archivo anterior deberá abrirla, asegurándose de que todos los objetos estén cerrados. En este ejercicio guardará una base de datos de Access 2010 en una versión anterior, de manera que un usuario que tenga una versión anterior de Access pueda abrir su documento sin problemas.

Cuando guarda una nueva base de datos en blanco en Microsoft Office Access 2010, se le pide que asigne un nombre de archivo. A pesar de que haya creado una base de datos en Access 2010, ésta se guarda en formato de Access 2007 de manera predeterminada, el cual le da la extensión .accdb. El formato de Office Access 2007 no puede ser leído por versiones anteriores de Access. Si necesita compartir una base de datos con otros usuarios que utilizan versiones anteriores del software, el comando Guardar como le permite guardar la base de datos en el formato de Access 2000 o en el formato de Access 2002- 2003, los cuales tienen la extensión .mdb. Cuando utiliza el comando

Figura 15 -1Menú Guardar & Publicar

Figura 15 -2Cuadro de diálogo Guardar como

Comando Realizar copia de seguridad de

la base de datos

Botón Guardar como

Nombre de archivo generado por Access con la fecha actual

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Lección 15 | 395

TOME NOTA

Guardar como para guardar una base de datos en un formato anterior, éste conserva el archivo de base de datos original y crea una copia en el formato que elija.

Guardar como una versión anterior

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en Guardar & Publicar. Aparece el

menú Guardar& Publicar.2. En la categoría Tipos de archivo de base de datos, seleccione Base de datos de

Access 2002-2003 y enseguida haga clic en el botón Guardar como. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, como se ve en la Figura 15-3. Observe que se muestra la opción Base de datos de Microsoft Access (2002-2003) en el cuadro Tipo.

3. Introduzca Fabrikam2002-2003 en el cuadro Nombre de archivo.4. Haga clic en el botón Guardar. Observe que el cambio en el nombre de archivo

y en el formato aparece en la barra de título, como se muestra en la Figura 15-4.


Si un archivo de base de datos de Access 2010 contiene datos complejos, datos fuera de línea o datos adjuntos creados en Access 2010, no podrá guardarlo en un formato anterior a Access 2007.

Figura 15 -3Menú Guardar como

Figura 15 -4Base de datos guardada con el formato Access 2002-2003

Versión anterior

El formato de archivo se muestra en la barra de título

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EN RESUMEN

TOME NOTA

COMPACTAR Y REPARAR UNA BASE DE DATOS

El comando Compactar y reparar base de datos que se encuentra en la ficha Información, en la vista Backstage, optimiza los archivos y da solución a problemas menores en la estructura del archivo, los cuales pueden ser producto del uso diario normal de una base de datos. En este ejercicio compactará y reparará una base de datos.

A medida que se eliminan registros u objetos de una base de datos, el espacio en blanco dentro del archivo podría no ser reemplazado de inmediato, lo que provocara que el archivo quede fragmentado o con grandes espacios en blanco dentro de su estructura. En bases de datos con muchos registros y objetos, estos problemas pueden afectar el desempeño de éstas con el tiempo. De la misma manera, pueden ocurrir errores menores en cualquier archivo, especialmente cuando se ha compartido por diferentes usuarios en una unidad de red. Utilizar el comando Compactar y reparar regularmente ayudará a optimizar el archivo y reparar problemas menores antes de que se conviertan en graves.

Antes de utilizar este comando en un archivo compartido, asegúrese de que

nadie tenga abierto el archivo.

Compactar y reparar una base de datos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Desde la ficha Archivo, haga clic en la ficha Información. Del menú que

aparece seleccione Compactar y reparar base de datos, como se muestra en la Figura 15-5. Access compacta y repara la base de datos.



Las propiedades de documento son detalles acerca de un archivo que lo describen o identifican. Utilizar las propiedades de base de datos facilita organizar e identificar la base de datos posteriormente. Puede especificar algunas propiedades y Access actualizará otras de manera automática. También puede buscar archivos que contengan ciertas propiedades, por ejemplo palabras clave, tamaño de archivo o fecha de creación. Las propiedades estándar son aquellas como autor, título y asunto, las cuales están asociadas con un documento de manera predeterminada. En este ejercicio establecerá las propiedades de una base de datos.

Figura 15 -5Menú de la ficha información

También puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos desde el grupo H e r r a m i en t a s en l a f i cha H e r r a m i en t a s de bases de datos.

OTRA MANERA

Comando Cifrar con contraseña

Comando Compactar y reparar base de datos

Vínculo Ver y editar propiedades de base de datos LISTO PARA LA

CERTIFICACIÓN

¿Cómo se compacta y repara una base de datos? - 1.1.4

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Lección 15 | 397

La Tabla 15-1 describe todas las propiedades estándar en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades. El usuario puede cambiar todas estas propiedades; sin embargo, algunas propiedades de las fichas General, Estadísticas y Contenido (como tamaño de archivo y la fecha en que el documento fue creado o actualizado) son propiedades de actualización automática realizadas por Access, las cuales no se pueden cambiar. En la ficha Personalizar, puede establecer propiedades personalizadas asignado valores de texto, número, fecha o valores sí o no.

Nombre la propiedad Descripción

Título Título de la base de datos

Asunto Tema del contenido de la base de datos

Autor El nombre del autor de la base de datos

Gerente Nombre del gerente responsable de la base de datos

Organización El nombre del administrador que está a cargo de la base de datos

Categoría La categoría en la cual puede clasificar la base de datos

Palabras clave Una palabra o un conjunto de palabras que describe la base de datos

Comentarios El resumen o sinopsis del contenido de la base de datos

Base del hipervínculo La ruta al destino del archivo; la ruta puede apuntar a una ubicación en su disco duro, unidad de red o Internet


UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en la ficha Información. Del menú que

aparece, haga clic en el vínculo Ver y editar propiedades de la base de datos. Se activa el cuadro de diálogo Propiedades de Fabrikam.accdb, como se muestra en la Figura 15-6.

2. Introduzca Colección de otoño en el cuadro Título.3. Escriba Avance en el cuadro Asunto.4. Seleccione el texto en el cuadro Autor y escriba su nombre.5. Introduzca Beatriz Solís en el cuadro Administrador.6. Introduzca Fabrikam en el cuadro Organización.7. Haga clic en la ficha General. Observe que esta ficha muestra el tipo de archivo,

la ubicación y el tamaño de éste, así como las fechas en que el archivo fue creado, modificado y la fecha del último acceso.

8. Haga clic en la ficha Contenido para ver la lista de los tipos de objetos que contiene la base de datos.

9. Haga clic en Aceptar.


Figura 15 -6Ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades de FabrikamXXX.accdb

Tabla 15-1Propiedades estándar de la base de datos

OTRA MANERA

Puede configurar Access para compactar una base de datos cada vez que la cierre. En la ficha Archivo, haga clic en el botón Opciones y seleccione Base de datos actual. En la casilla de verificación, haga clic en Compactar al cerrar y en Aceptar.

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TOME NOTA

EN RESUMEN

Cifrar una base de datos

Cifrar una base de datos significa codificar los datos de modo que sólo un usuario autorizado con contraseña pueda volver a decodificarlos. Cuando utiliza una contraseña para cifrar una base de datos, todos los datos se vuelven ilegibles, por lo que se obliga a los usuarios a introducir una contraseña para poder utilizar correctamente la base de datos. Cifrar una base de datos puede proveer seguridad para los datos importantes. Puede utilizar el comando Descifrar base de datos para cambiar la contraseña regularmente o para eliminarla si lo desea.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Por ejemplo, una contraseña segura es W5!dk8Gk y una no segura es CARRO381. Las contraseñas deben tener una longitud de 8 ó más caracteres. Sin embargo, una frase de contraseña con 14 ó más caracteres es todavía mejor.

Cuando abre una base de datos cifrada, aparece el cuadro de diálogo Solicitud de contraseña en el cual puede introducir la contraseña. Las contraseñas distinguen entre letras mayúsculas y minúsculas, lo que significa que puede utilizar mayúsculas y minúsculas, así como números y símbolos, escríbalos tal y como se establecieron al momento de crear la contraseña, para que pueda haber una coincidencia. Es muy importante que recuerde su contraseña ya que si la olvida Microsoft no podrá recuperarla. Introduzca la contraseña y guárdela en un lugar seguro.

CIFRAR Y DESCIFRAR UNA BASE DE DATOS

Para cifrar una base de datos, primero necesita abrirla en modo exclusivo. Descifrar una base de datos significa quitar la contraseña del archivo que ha sido cifrado. En este ejercicio protegerá una base de datos cifrándola y después la descifrará.

Si desea quitar una contraseña, abra la base de datos en modo Exclusivo y a continuación haga clic en el botón Descifrar base de datos, el cual se encuentra en el grupo Herramientas de base de datos, posteriormente escriba la contraseña en el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos, tal y como la introdujo para cifrarla anteriormente.

Cifrar y descifrar una base de datos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en la ficha Información. Del menú

que aparece haga clic en el botón Cifrar con contraseña. Aparece el cuadro de mensaje de Microsoft Office Access indicándole que debe abrir la base de datos en modo Exclusivo, como se muestra en la Figura 15-7.

2. Haga clic en Aceptar.3. CIERRE la base de datos, pero deje abierto Access.4. Haga clic en el comando Abrir en la ficha Archivo. Aparece el cuadro de

diálogo Abrir.

Figura 15 -7Cuadro de mensaje de Microsoft Office Access

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TOME NOTA

5. Navegue hasta los archivos de datos para esta lección y seleccione Fabrikam (o Fabrikam XXX en caso de ya haberse guardó con su nombre). Asegúrese de seleccionar el archivo de la base de datos Fabrikam que tenga una A como parte del ícono, indicando que es un tipo de archivo Access 2007.

6. Haga clic en la lista despegable del botón Abrir y seleccione Abrir en modo exclusivo del menú, como se muestra en la Figura 15-8. La base de datos Fabrikam se abre en modo exclusivo.

7. En la ficha Archivo, en el menú de la ficha Información, haga clic en el botón Cifrar con contraseña. Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos, como se muestra en la Figura 15-9.

8. Introduzca $Fabrikam09fc en el cuadro Contraseña.9. Introduzca $Fabrikam09fc en el cuadro Confirmar contraseña.10. Haga clic en Aceptar. En caso de que aparezca un mensaje informándole

que una opción será omitida, haga clic en Aceptar. La base de datos está ahora cifrada con una contraseña.

11. CIERRE la base de datos.12. ABRA de nuevo la base de datos en modo exclusivo. Note que aparece el

cuadro de diálogo Solicitud de contraseña, como se muestra en la Figura 15-10.

Sólo debe abrir la base de datos en modo exclusivo cuando vaya a establecer o anular una contraseña. La base de datos estará protegida con la contraseña en cualquier modo.

13. Introduzca $Fabrikam09fc y haga clic en Aceptar. Se abre la base de datos.

Figura 15 -8Menú Abrir

Figura 15 -9Cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos

Figura 15 -10Cuadro de diálogo Solicitud de contraseña


Tenga cuidado de introducir las contraseñas de la manera exacta, tal y como se muestran en este ejercicio, para evitar mensajes de error.

El archivo Fabrikam que aparece con una “A” como parte del ícono indica que el tipo de archivo es Access 2007

La opción Abrir en modo exclusivo se

encuentra seleccionada


¿Cómo se cifra una base de datos con una contraseña? - 1.1.5

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EN RESUMEN

14. En la ficha Archivo, en el menú de la ficha Información, haga clic en el botón Descifrar base de datos. (Si no hubiera abierto la base de datos en modo exclusivo, habría recibido un mensaje pidiéndole hacerlo). Aparece el cuadro de diálogo Anular la contraseña establecida para la base de datos.

15. Introduzca $Fabrikam09fc y haga clic en Aceptar.16. CIERRE la base de datos.17. ABRA la base de datos en modo regular. Observe que ya no se requiere la

contraseña para abrir el archivo.18. CIERRE la base de datos.

PAUSA. DEJE abierto Access para utilizarla en el siguiente ejercicio.


El cuadro de diálogo Opciones de Access ofrece varias maneras para personalizar Access. Desde cambiar opciones frecuentes a opciones específicas o avanzadas de las bases de datos. A través del cuadro de diálogo Opciones de Access, puede habilitar la comprobación de errores, mostrar u ocultar el Panel de navegación y seleccionar un formulario para mostrar al inicio.

Si desea que un formulario se muestre de manera automática cuando abre una base de datos, la lista desplegable Mostrar formulario le permite elegir entre varios formularios disponibles en la base de datos. Puede elegir la opción (ninguno) si no desea mostrar un formulario.

La opción Mostrar panel de navegación está activada de modo predeterminado, pero si no desea que éste aparezcan cuando abre su base de datos, haga clic en la casilla de verificación Mostrar panel de navegación para deshabilitarla. Debe cerrar y volver a abrir la base de datos actual para que esta configuración tenga efecto.

La opción Habilitar comprobación de errores, ubicada en la sección Diseñadores de objetos, es otra característica que puede cambiar. La comprobación de errores está activada de modo predeterminado, pero puede quitar la marca en la casilla de verificación para inhabilitar todos los tipos de comprobación de errores en formularios e informes. Por ejemplo, Access coloca indicadores de error en los controles que encuentran uno o varios tipos de error. Los indicadores se muestran como triángulos, ya sea en la esquina superior izquierda o superior derecha del control, esto dependerá de la dirección del texto. El color de indicador predeterminado es verde, sin embargo puede cambiarlo a otro color si así lo desea.

CONFIGURAR LAS OPCIONES DE BASES DE DATOS

El cuadro de diálogo Opciones de Access le permite personalizar aspectos de Access, así como sus bases de datos. El cuadro de diálogo Opciones de Access cuenta con 11 secciones de opciones para personalizar, entre las cuales se encuentran General, Base de datos actual, Hoja de datos, Diseñadores de objetos, Revisión y Lengua. En este ejercicio utilizará las opciones del cuadro de diálogo Opciones de Access para mostrar un formulario y ocultar el Panel de navegación.


ABRA la base de datos Fab_Fabrikam de los archivos de datos para esta lección.1. Guarde la base de datos con el nombre Fab_FabrikamXXX (donde XXX son sus

iniciales).2. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida en el botón Opciones. Aparece el cuadro

de diálogo Opciones de Access.3. Haga clic en el botón Base de datos actual (ubicado en el lado izquierdo) para mostrar

la sección Base de datos actual, como se muestra en la Figura 15-11.

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TOME NOTA

4. En la sección Opciones de aplicación, haga clic en la lista desplegable Mostrar formulario y seleccione Formulario de contactos en salas de exhibición del menú.

Es esta sección también se encuentra la opción para compactar una base de datos al cerrar.

5. En la sección Navegación, observe que se activa la opción Mostrar panel de navegación de manera predeterminada.

6. Haga clic en la casilla de verificación Mostrar panel de navegación para quitar la marca de verificación y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo de Microsoft Office Access (como se muestra en la Figura 15-12) indicándole que necesita cerrar y volver a abrir la base de datos para que los cambios tengan efecto.

7. Haga clic Aceptar.8. CIERRE la base de datos.9. Abra la base de datos Fab_FabrikamXXX. Observe que el Panel de navegación no

está visible y que se muestra el Formulario de contactos en salas de exhibición, como se muestra en la Figura 15-13.

10. Haga clic en la ficha Archivo y después en el botón Opciones.11. Haga clic en el botón Base de datos actual, si es que aún no está seleccionado.12. En la sección Opciones de aplicación, haga clic en la lista desplegable Mostrar

formulario y seleccione (ninguno) del menú.13. En la sección Navegación, haga clic en la casilla de verificación Mostrar panel de

navegación para insertar una marca de verificación.14. Haga clic en el botón Opciones de navegación. Se abre el cuadro de diálogo

Opciones de navegación. Observe las opciones de agrupación y de vistas que están disponibles, después haga clic en Cancelar.

15. Haga clic en el botón Diseñadores de objetos (ubicado en el lado izquierdo).16. Desplácese al lado inferior de la ventana para ver la sección Comprobación de

errores. Todas las opciones de comprobación de errores están activadas de manera predeterminada.

Figura 15 -11Cuadro de diálogo Opciones de Access

Figura 15 -12Cuadro de diálogo de Microsoft Office Access

Figura 15 -13Formulario de contactos en salas de exhibición

Casilla de verificación Mostrar panel de navegación

Menú Mostrar formulario


¿Cómo se configuran las opciones de una base de datos? - 1.1.7

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17. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo de Microsoft Office Access vuelve a aparecer.

18. Haga clic en Aceptar.19. CIERRE la base de datos.20. ABRA la base de datos Fab_FabrikamXXX. Observe que ahora se muestra el Panel

de navegación y no el formulario.



FICHA HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS La ficha Herramientas de base de datos se encuentra en la Cinta de opciones y contiene comandos avanzados para dar mantenimiento a los documentos. Utilice la Figura 15-14 como referencia a lo largo de toda esta lección, así como en el resto de este libro.

Utilizar herramientas de base de datos

La ficha Herramientas de base de datos contiene comandos avanzados para dar mantenimiento a las bases de datos. Estas herramientas le permiten identificar las dependencias de los objetos, crear informes de objetos con el Documentador de base de datos y dividir una base de datos.

IDENTIFICAR LAS DEPENDENCIAS DEL OBJETO

Las dependencias del objeto describen cómo los objetos de la base de datos dependen de otros componentes para funcionar correctamente. El panel Dependencias del objeto le ayuda a administrar la base de datos mostrando cómo interactúan sus componentes. Esto puede ser útil cuando desea eliminar una tabla o formulario. Puede ver cuales otros objetos deben cambiar para que funcionen, aún sin la tabla eliminada. En este ejercicio identificará las dependencias de un objeto.

El panel Dependencias del objeto ilustra cómo los objetos de la base de datos (tablas o formularios) utilizan otros objetos. Este proceso ayuda a ejecutar las bases de datos sin problemas, ya que previene los errores que pueden resultar al momento de hacer cambios o eliminaciones en los objetos de una base de datos. El panel Dependencias del objeto sólo funciona para las tablas, formularios, consultas e informes de una base de datos de Access.

Identificar las dependencias de un objeto

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Seleccione la tabla Colocación de los productos que se encuentra en el Panel

de navegación.

Muestra los informes de definición de los objetos de la base de datos

Muestra cómo los objetos de la base de datos dependen entre si dependiendo de su funcionalidad

Inicia el asistente Divisor de base de datos

Especifica los Complementos de ofrecen funcionalidad adicional

Figura 15 -14Ficha Herramientas de base de datos

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2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en el botón Dependencias del objeto. Aparece el panel Dependencias del objeto, el cual muestra la información sobre las dependencias para la tabla seleccionada, como se indica en la Figura 15-15. Observe que está seleccionado el botón Objetos que dependen de mí.

3. Haga clic en el botón Objetos de los que dependo. Observe los cambios en la sección Informes.

4. Haga clic en el botón Objetos que dependen de mí. Haga clic en el signo de más (+) que está a un lado de la tabla Contactos en salas de exhibición para ver las tablas y formularios que dependen de la tabla Contactos en salas de exhibición.

5. Haga clic en el vínculo Contactos en salas de exhibición para mostrar la tabla en la Vista Diseño, desde donde puede realizar cualquier cambio necesario con respecto a las dependencias.

6. CIERRE el panel Dependencias del objeto.


UTILIZAR EL DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS

El Documentador de base de datos ofrece información detallada sobre una base de datos y la presenta como un informe, el cual se puede imprimir. Utilice el Documentador de base de datos cuando necesite un informe impreso de esta información, ya sea para fines de mantenimiento de registros o como un respaldo en caso que tenga que volver a crear la base de datos o algún otro objeto. En este ejercicio utilizará el Documentador de base de datos para crear un informe sobre los objetos incluidos en una base de datos.

El Documentador de base de datos crea un informe que contiene los detalles o definiciones de un objeto seleccionado y lo muestra en la Vista preliminar. Puede ver las propiedades de un formulario, así como las propiedades para cada sección del formulario y cada etiqueta, botón o control en el formulario. El cuadro de diálogo Documentador contiene fichas para cada tipo de objeto y una ficha que muestra todos los objetos. Seleccione el objeto cuyas definiciones desea ver o imprimir. El botón Opciones le permite especificar de mayor manera para qué características del objeto desea ver las definiciones.

Utilizar el documentador de base de datos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en

el botón Documentador de base de datos. Aparece el cuadro de diálogo Documentador, como se muestra en la Figura 15-16.

Figura 15 -15Panel de tareas Dependencias del objeto

Panel Dependencias del objeto

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2. Haga clic en la ficha Todo tipo de objetos.3. Haga clic en la ficha Tablas.4. Haga clic en la casilla de verificación Contactos en salas de exhibición que está en

la lista Tablas. 5. Haga clic en el botón Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Imprimir definición

de tabla, como se muestra en la Figura 15-17.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Imprimir definición de tabla. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Documentador. Si aparece

un mensaje pidiéndole que cierre la tabla haga clic en Sí. Automáticamente el informe Definición de objeto aparece en la Vista preliminar.

8. Haga clic en el botón Zoom, que se encuentra en el grupo Zoom, para ver el informe como se muestra en la Figura 15-18. En este punto, puede imprimir el informe o hacer cualquier cambio al diseño y luego imprimirlo.

9. Haga clic en el botón Página siguiente desde la barra de botones de navegación de registros, hasta llegar a la página 4. Observe el diagrama de relaciones que se incluye en el informe.

10. Haga clic en el botón Cerrar vista preliminar.


Algunas definiciones de objetos pueden tener varias páginas, así que es buena idea verificar la longitud del informe antes de imprimirlo.

DIVIDIR UNA BASE DE DATOS

Puede ser difícil para muchas personas utilizar diferentes datos, al mismo tiempo, en una base de datos. Sincronizar los datos puede ser difícil y a veces requiere de mucho tiempo. Para evitar que la red se haga más lenta debido a los constantes

Figura 15 -16Cuadro de diálogo Documentador

Figura 15 -17Cuadro de diálogo Imprimir definición de tabla

Figura 15 -18Informe Definición de objeto Botón Zoom

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cambios realizados a una base de datos, el Divisor de base de datos puede dividir la base de datos en dos archivos: uno que contenga las tablas, denominado archivo de servidor y otro con las consultas, formularios, informes y demás objetos creados a partir de tablas, denominado archivo de cliente. Los usuarios que requieran acceder a los datos pueden personalizar sus propios formularios, informes, páginas y otros objetos mientras conservan un solo origen de datos en la red. Es buena idea crear una copia de seguridad de la base de datos antes de dividirla. En este ejercicio utilizará el asistente Divisor de bases de datos para dividir una base de datos.

Dividir una base de datos

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en

el botón Base de datos de Access. Aparece el asistente Divisor de base de datos, como se muestra en la Figura 15-19.

2. Haga clic en el botón Dividir base de datos. Aparece el cuadro de diálogo Crear una base de datos back-end, como se muestra en la Figura 15-20.

3. Navegue hasta la ubicación donde desea guardar el archivo back-end y haga clic en Dividir. Si aparece un cuadro de advertencia sobre cerrar la tabla antes de exportarla, haga clic en Si. Después de algunos momentos, aparece el cuadro de diálogo Divisor de bases de datos, como se muestra en la Figura 15-21.

4. Haga clic en Aceptar.5. CIERRE la base de datos.6. ABRA la base de datos Fab_FabrikamXXX_be. Observe que sólo contiene las

tablas de la base de datos.7. CIERRE la base de datos.

CIERRE Access.

Figura 15 -19Asistente Divisor de base de datos

Figura 15 -20Cuadro de diálogo Crear una base de datos de servidor

Figura 15 -21Cuadro de diálogo Divisor de base de datos

406 |


Dar mantenimiento una base de datos Utilizar el comando Compactar y reparar base de datos

1.1.4


Cifrar una base de datos Utilizar el comando Cifrar con contraseña 1.1.5

Configurar las opciones de una base de datos Configurar las Opciones de Access 1.1.7

Utilizar la herramientas de base de datos


RelaciónRelacione con una línea los términos de la Columna 1 con las definiciones que se describen en la Columna 2. Columna 1 Columna 21. Copia de seguridad a. En una base de datos dividida, el archivo que contiene las consultas, formularios y otros objetos creados de las tablas. 2. Archivo de cliente b. Detalles sobre un archivo que lo describen o identifican.3. Archivo de servidor c. Optimiza los archivos y resuelve problemas menores en la estructura de archivo de la base de datos. 4. Propiedades de base de datos d. Codificar datos de modo que sólo un usuario autorizado con contraseña pueda volverlos a decodificar.5. Divisor de base de datos e. Quitar la contraseña de un archivo cifrado.6. Comando Compactar y reparar f. Describe cómo los objetos de una base de datos dependen de otros componentes para funcionar correctamente.7. Cifrar g. Crea un informe que muestra los detalles o definiciones, sobre un objeto seleccionado y lo abre en Vista preliminar8. Dependencias del objeto h. Una copia de un archivo de base de datos. 9. Documentador de base de datos i. Archivo que contiene las tablas en una base de datos dividida. 10. Descifrar j. Asistente que divide una base de datos por usted.

Verdadero / FalsoDibuje un círculo alrededor de la V si la declaración es verdadera o alrededor de la F si es falsa

V F 1. Crear una copia de seguridad de sus archivos regularmente no es realmente necesario. V F 2. Cuando crea una copia de seguridad de una base de datos, Access agrega automáticamente la fecha al nombre de archivo. V F 3. Compactar y reparar una base de datos deja fragmentado el archivo. V F 4. Algunas propiedades de bases de datos son actualizados por Access y no pueden ser cambiadas. V F 5. La extensión .accdb es para el formato de archivo Access 2002-2003. V F 6. Las opciones de Access le permiten personalizar ciertos aspectos de Access. V F 7. Si olvida la contraseña de una base de datos, Microsoft puede recuperarla para usted.V F 8. Puede imprimir un informe del Documentador de base de datos.V F 9. El comando Compactar y reparar le permite buscar vínculos de tablas. V F 10. Es buena idea hacer una copia de seguridad de una base de datos antes de dividirla.


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Proyecto 15-1: Establecer las propiedades de la base de datos, compactar y reparar la base de datos de Horizonte AzulTrabaja en Aerolíneas Horizonte Azul como especialista en relaciones con inversionistas y necesita mantener y salvaguardar la base de datos que utiliza. Establezca las propiedades de la base de datos y compacte y repare la base de datos de ingresos y gastos.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose.1. Abra la base de datos Horizonte_Azul de los archivos de datos para esta lección.2. Guarde la base de datos con el nombre Horizonte_AzulXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Haga clic en la ficha Archivo y enseguida haga clic en la ficha Información y seleccione Ver y editar propiedades

de base de datos.4. Introduzca Ingresos y gastos en el cuadro Asunto.5. Escriba su nombre en el cuadro Autor.6. En el cuadro Administrador introduzca Andrés López.7. Escriba Aerolíneas Horizonte Azul en el cuadro Organización. 8. Haga clic en Aceptar.9. Seleccione Compactar y reparar base de datos.


Proyecto 15-2: Crear una copia de seguridad de la base de datos de la Juguetería El Balón y dividirlaAl momento de hacer el mantenimiento de los archivos de bases de datos de la Juguetería El Balón, decide realizar una copia de seguridad de una base de datos y dividirla, para que otras personas de la compañía puedan crear sus propios formularios e informes utilizando los datos en las tablas.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos J_El_Balón de los archivos de datos para esta lección.2. Guarde la base de datos con el nombre J_El_BalónXXX (donde XXX son sus iniciales).3. Haga clic en la ficha Archivo, enseguida en la ficha Guardar & Publicar y seleccione Realizar copia de

seguridad de la base de datos.4. Utilice el nombre de archivo generado con la fecha y haga clic en Guardar.5. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en el botón Base de datos

de Access.6. Haga clic en el botón Dividir base de datos.7. Acepte el nombre de archivo J_El_BalónXXX_be y haga clic en Dividir.8. Haga clic en Aceptar.



Proyecto 15-3: Cifrar la base de datos de Horizonte AzulCree una contraseña para proteger la base de datos de ingresos y gastos.

UTILICE la base de datos Horizonte_AzulXXX que guardó anteriormente.1. ABRA la base de datos Horizonte_AzulXXX en Modo exclusivo.2. En la vista Backstage, en la ficha Información, haga clic en el botón Cifrar con contraseña.3. Introduzca #1HorizonteAzul$87 en el cuadro Contraseña.4. Vuelva a escribir #1HorizonteAzul$87 en el cuadro Confirmar contraseña.5. Haga clic en Aceptar.6. CIERRE la base de datos.7. Abra la base de datos de manera normal.8. Introduzca #1HorizonteAzul$87 en el cuadro Solicitud de contraseña.9. Abra el Documentador de base de datos.10. Seleccione la tabla Resumen de ingresos y gastos y haga clic en Aceptar para ver el informe.11. Imprima el informe.12. CIERRE la Vista preliminar.


408 |

Proyecto 15-4: Guardar la base de datos de Lucerne en un formato de archivo anterior

1. ABRA la base de datos Lucerne de los archivos de datos para esta lección.2. Guarde la base de datos en el formato de archivo Base de datos de Access 2002-2003 con el nombre

Lucerne2002-2003.CIERRE la base de datos.


Proyecto 15-5: Descifrar y crear una copia de seguridad de la base de datos de Horizonte AzulYa no se requiere proteger la base de datos de ingresos y gastos de Horizonte Azul. Quite el cifrado.

UTILICE la base de datos Horizonte_AzulXXX que guardó anteriormente.1. Quite el cifrado utilizando la contraseña de la base de datos Horizonte_Azul.2. Realice una copia de seguridad de la base de datos, conserve el nombre de archivo generado. Guárdela en la

misma ubicación que la versión original.CIERRE la base de datos.

Proyecto 15-6: Ver las dependencias de los objetos en la base de datos de HumongousUn asistente de Seguros de vida Humongous utilizó la computadora que comparten y ha movido algunos de los archivos a otras ubicaciones. Utilice el comando Dependencias del objeto para ver la información de las dependencias de una tabla.

ABRA la base de datos Seguros_vida_Humongous de los archivos de datos para esta lección.1. GUARDE la base de datos con el nombre Seguros_vida_HumongousXXX (donde XXX son sus iniciales).2. Vea la Información de las dependencias del objeto para la tabla Empleados de medio tiempo.3. GUARDE la base de datos.


LISTO PARA INTERNET

Para ayudar a salvaguardar su computadora, así como sus archivos, es importante comprender cómo se relacionan la seguridad y la privacidad en las bases de datos de Access. En la ficha Archivo, haga clic en el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Access. Después haga clic en el botón Centro de confianza (que se encuentra en el lado izquierdo). El centro de confianza contiene ajustes para la seguridad y privacidad, así como información relacionada con Access 2010. En la sección Seguridad y más información, haga clic en el vínculo Informática de confianza de Microsoft y lea el artículo en línea. Examine otros vínculos que le interesen del Centro de confianza.

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A medida que Bienes Raíces Arboleda crece, continúa aprendiendo más sobre Access y utiliza la base de datos para tareas más avanzadas.

Proyecto 1: Crear un informe agrupadoDesea tener un informe donde pueda ver las casas que se han vendido por mes. Use el Asistente para informes para crear uno donde se agrupen los datos de acuerdo con la fecha de venta. Después cree un campo de agregado que sume el importe total de las ventas de cada mes.

PREPÁRESE. INICIE Access si aún no está ejecutándose. 1. ABRA la base de datos Bienes_Raíces_Arboleda de los archivos de datos para

esta lección.2. GUARDE la base de datos con el nombre Bienes_Raices_ArboledaXXX (donde

XXX son sus iniciales).3. Abra la tabla Casas vendidas.4. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en el botón Asistente para

informes, para mostrar el primer paso de la ventana Asistente para informes.5. Seleccione el campo Agente y haga clic en el botón > para mover el campo a

la lista Campos seleccionados.6. Utilizando el mismo procedimiento, mueva los campos Dirección, Precio

de venta y Fecha de venta de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados.

7. Haga clic en el botón Siguiente > para mostrar el segundo paso del Asistente para informes.

8. Seleccione el campo Fecha de venta y haga clic en el botón > para moverlo al cuadro de niveles de agrupamiento.

9. Haga clic en el botón Siguiente >.10. Haga clic en la flecha despegable en el menú de ordenación y seleccione

Fecha de venta.11. Seleccione el botón Siguiente > para dirigirse al otro paso.12. En la sección Distribución, debe estar seleccionado el botón de opción En

pasos y en la sección Orientación debe estar seleccionada la opción Vertical.13. Haga clic en el botón Siguiente >.14. Haga clic en el botón Finalizar para aceptar la configuración y crear el informe.15. Cierre la Vista preliminar.16. Cámbiese a la Vista Presentación.17. Haga clic derecho en la primera celda debajo del encabezado Precio de venta

para mostrar el menú contextual.18. Seleccione Total Precio de venta y a continuación haga clic en Suma. Observe

como se muestran los totales para cada mes. Si es necesario, cambie el tamaño de los controles de manera que se puedan leer todos los datos y etiquetas. Su informe debe verse similar a la Figura 1.

Figura 1Informe de ventas agrupado por meses

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19. CIERRE el informe y CIERRE la tabla vendidas.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para usarla en el siguiente proyecto.

Proyecto 2: Crear una campo de consulta calculadoEstá interesado en conocer la diferencia entre el precio solicitado y el precio de venta de las casas. Cree una consulta con un campo calculado para obtener esta información. Después, agregue una fila totales para calcular el promedio del precio solicitado, precio de venta y diferencia.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Casas vendidas para agregar

la tabla a la cuadrícula de diseño.3. Haga clic en Cerrar.4. En la lista de campos de Casas vendidas, haga doble clic en Dirección, Habitaciones,

Baños, Precio solicitado y Precio de venta.5. Haga clic en la celda Campo de la primera columna en blanco y presione Mayús + F2

para abrir el cuadro de diálogo Zoom.6. En el cuadro de diálogo Zoom, introduzca la siguiente expresión: Diferencia: [Precio solicitado] - [Precio de venta]7. Haga clic en Aceptar.8. En la ficha Diseño en el grupo Resultados haga clic en Ejecutar, para crear la consulta

con el nuevo campo Diferencia ya calculado.9. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Totales. Desplácese hacia

abajo para ver la fila Totales en la parte inferior del conjunto de resultados.10. En la celda Total del campo Precio solicitado haga clic en la flecha despegable para

mostrar el menú y haga clic en Promedio.11. En la celda Total del campo Precio de venta despliegue las opciones y elija Promedio. 12. En la celda Totales del campo Diferencia haga clic en la flecha despegable y después

en Promedio. Su consulta debe verse similar a la Figura 2.

13. GUARDE la consulta con el nombre Consulta de diferencia de precio y ciérrela.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.

Figura 2Resultados de la consulta


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Proyecto 3: Crear un gráficoUtilizando el informe que creó anteriormente, desea tener una vista gráfica de los datos junto con los números. Use el Asistente para gráficos para insertar un gráfico de columnas en 3D a su informe.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. ABRA el informe Casas vendidas.2. Cámbiese a la Vista Diseño. 3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles despliegue el botón Controles y

haga clic en Gráfico. El puntero cambia a un signo de más con un gráfico al lado.

4. Haga clic en la esquina superior izquierda de la sección Pie de página y arrastre el puntero a la esquina inferior derecha para crear un marcador de posición rectangular donde se insertará el gráfico.

5. Suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para gráficos.6. Seleccione la tabla Casas vendidas como su origen de datos y haga clic en el

botón Siguiente>. Aparece el segundo paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos.

7. Haga doble clic en los campos Precio solicitado, Precio de venta y Fecha de venta para moverlos a la lista Campos para gráficos y haga clic en el botón Siguiente >.

8. Haga clic en el botón Gráfico de columnas en 3D (segundo icono en la primera fila).

9. Haga clic en el botón Siguiente >. Aparece el cuarto paso del cuadro de diálogo Asistente para gráficos.

10. Haga clic en el botón del campo Precio de venta y arrástrelo al lado superior izquierdo del gráfico y colóquelo en la lista de datos SumaDePrecio solicitado. Ambos campos, SumaDePrecio de venta y SumaDePrecio solicitado, deben estar incluidos en la lista.

11. Haga clic en el botón Vista previa del gráfico. Aparece el cuadro de diálogo Vista previa de ejemplo, mostrando un ejemplo de su gráfico.

12. Haga clic en el botón Cerrar. Se cierra el cuadro de diálogo Vista previa.13. Haga clic en el botón Siguiente >. 14. En el menú Campos de Informe seleccione <Ningún campo>.15. Haga clic en la flecha despegable en el menú Campos del gráfico y seleccione

<Ningún campo>.16. Haga clic en Siguiente >. Aparece el sexto paso del cuadro de diálogo Asistente

para gráficos.17. Escriba Verano 2012 en el cuadro de título.18. Asegúrese de que el botón de radio Sí, mostrar una leyenda esté seleccionado

y haga clic en el botón Finalizar. Access inserta el gráfico.19. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y cámbielo de tamaño apropiadamente.20. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Hoja de

propiedades.21. Haga clic en la ficha Datos del panel Hoja de propiedades. Haga clic en la flecha

desplegable al final del cuadro de propiedad Habilitado y seleccione Sí.22. Cierre el panel Hoja de propiedades.23. Cámbiese a la Vista Informes.24. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en el botón Actualizar todo

y seleccione Actualizar todo.25. Desplácese al lado inferior del informe para ver su gráfico, el cual debe verse

similar a la Figura 3.

Cerrand

o el c

írcul

o 3


Figura 3Informe con gráfico de columnas en 3D

26. GUARDE y CIERRE el informe.PAUSA. DEJE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.

Proyecto 4: Exportar datos y guardar la especificaciónLos agentes de su oficina necesitan que les facilite la información de las casas en venta pero en otro formato, así que tendrá que exportar los datos a Excel. Considerando que realizará está operación de exportación regularmente, guarde la especificación para un uso futuro.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior. 1. En el Panel de navegación seleccione Propiedades en venta: Tabla.2. En la ficha Datos Externos, en el grupo Exportar despliegue la opción y haga

clic en Excel. Aparece el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel.3. Si desea especificar un destino diferente, haga clic en Examinar... para abrir el

cuadro de diálogo Guardar archivo, utilice el cuadro Guardar en para elegir una carpeta y a continuación haga clic en Guardar.

4. Haga clic en la casilla de verificación Exportar datos con formato y diseño y a continuación haga clic en la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

5. Haga clic en Aceptar. Automáticamente se abre Excel y se muestra la nueva hoja de cálculo con los datos exportados.

6. CIERRE la hoja de cálculo y CIERRE Excel.7. Regrese a Access.8. En el cuadro Guardar los pasos de la exportación, haga clic en la casilla de

verificación Guardar pasos de exportación para mostrar los detalles de la especificación.

9. En el cuadro Descripción escriba Exportar información de casas en venta a Excel.

10. Haga clic en Guardar exportación.PAUSA. CIERRE abierta la base de datos para el siguiente proyecto.


Cerrand

o el c

írcul

o 3

Proyecto 5: Dar mantenimiento, crear una copia de seguridad y dividir una base de datosHabitualmente realiza mantenimientos de rutina de la base de datos para asegurar que siempre sean confiables, por lo que decide dividir la base de datos en dos archivos para reducir el tráfico en la red. Además, después de todo el trabajo que ha invertido en la base de datos, desea protegerla haciendo una copia de seguridad para evitar la pérdida de la información.

UTILICE la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.1. Haga clic en la ficha Archivo y seleccione la opción Información, en la vista

Backstage haga clic en Compactar y reparar base de datos. Access compacta y repara la base de datos.

2. Desde la vista Backstage, haga clic en la ficha Guardar & Publicar y seleccione Realizar copia de seguridad de la base de datos y enseguida haga clic en el botón Guardar como para mostrar el cuadro de diálogo con el mismo nombre. Access agrega automáticamente la fecha actual al final del nombre de archivo.

3. Haga clic en el botón Guardar para aceptar el nombre de archivo generado.4. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga

clic en el botón Base de datos de Access para mostrar el asistente Divisor de base de datos.

5. Haga clic en el botón Dividir base de datos para mostrar el cuadro de diálogo Crear una base de datos back-end.

6. Navegue hasta la ubicación donde desea guardar el archivo back-end y haga clic en Dividir. Después de unos momentos, aparecerá el cuadro de diálogo Divisor de base de datos.

7. Haga clic en Aceptar.8. CIERRE la base de datos.9. ABRA el archivo Bienes_Raíces_ArboledaXXX_be desde el punto de ubicación

que le asignó. Observe que el archivo sólo contiene las tablas de la base de datos.

10. CIERRE la base de datos.DETÉNGASE. CIERRE Access.

Apéndice A Microsoft Office Specialist (MOS) Habilidades para Access 2010: Examen 77-885

Habilidad de la matriz Número de la habilidad

Número de la lección

Administrar el entorno de Access

Crear y administrar una base de datos 1.1

Utilizar el comando Guardar objeto como 1.1.1 2, 13

Utilizar el comando Abrir 1.1.2 1

Utilizar la ficha Guardar y Publicar 1.1.3 13

Utilizar el comando Compactar y reparar base de datos 1.1.4 15

Utilizar el comando Cifrar con contraseña 1.1.5 15

Crear una base de datos a partir de una plantilla 1.1.6 2

Configurar las opciones de Access 1.1.7 15

Configurar el Panel de navegación 1.2

Cambiarle el nombre a los objetos 1.2.1 4

Eliminar objetos 1.2.2 4

Configurar las opciones de Navegación 1.2.3 1

Agregar elementos de aplicación 1.3

Utilizar formulario en blanco 1.3.1 10

Utilizar los campos de Inicio rápido 1.3.2 4

Crear tablas

Crear tablas 2.1

Crear tablas en la Vista Diseño 2.1.1 9

Crear y modificar campos 2.2

Insertar un campo 2.2.1 4

Eliminar un campo 2.2.2 4

Cambiar el nombre de un campo 2.2.3 4

Mostrar y ocultar campos 2.2.4 3

Inmovilizar o liberar campos 2.2.5 3

Modificar tipos de datos 2.2.6 1

Modificar la descripción de campo 2.2.7 9

Modificar las propiedades de campo 2.2.8 4

Ordenar y filtrar registros 2.3

Utilizar el comando Buscar 2.3.1 3

Utilizar el comando Ordenar 2.3.2 3

Utilizar los comandos de Filtro 2.3.3 3

Establecer relaciones 2.4

Definir las claves principales 2.4.1 3



Utilizar las claves principales para crear relaciones 2.4.2 3

Modificar relaciones 2.4.3 3

Importar datos de un sólo archivo de datos 2.5

Importar datos de un origen a una tabla nueva 2.5.1 14

Anexar registros a una tabla existente 2.5.2 14

Importar datos a una tabla vinculada 2.5.3 14

Crear formularios

Crear formularios 3.1

Utilizar el Asistente para formularios 3.1.1 5

Crear un formulario en blanco 3.1.2 5

Utilizar las Herramientas de diseño de formulario 3.1.3 5

Crear formularios de navegación 3.1.4 10

Aplicar opciones de diseño de formulario 3.2

Aplicar un tema 3.2.1 5

Agregar controles dependientes 3.2.2 8

Agregar formato a un encabezado/pie de página 3.2.3 8

Ver códigos 3.2.4 8

Ver el panel Hoja de propiedades 3.2.5 8

Agregar campos existentes 3.2.6 8

Aplicar opciones de organización de formularios 3.3

Utilizar las funciones de tabla 3.3.1 8

Mover una tabla 3.3.2 8

Cambiar la posición/formato de los controles 3.3.3 8

Aplicar opciones de formato de formulario 3.4

Cambiar el formato de una fuente 3.4.1 8

Aplicar imagen de fondo de un formulario 3.4.2 8

Aplicar estilos rápidos a los controles de un formulario 3.4.3 8

Aplicar formato condicional a un formulario 3.4.4 8

Crear y administrar consultas

Crear consultas 4.1

Crear una consulta de selección 4.1.1 7

Crear una consulta de creación de tablas 4.1.2 12

Crear una consulta de datos anexados 4.1.3 12

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas 4.1.4 12

Administrar orígenes de tabla y relaciones 4.2

Utilizar el comando Mostrar tabla 4.2.1 7

Quitar una tabla 4.2.2 7

Crear relaciones con un propósito específico 4.2.3 12

Manipular campos 4.3



Agregar campos 4.3.1 12

Eliminar un campo 4.3.2 12

Reorganizar campos 4.3.3 12

Utilizar las opciones Ordenar y Mostrar 4.3.4 7

Calcular totales 4.4

Utilizar la fila de Totales 4.4.1 12

Utilizar la función Agrupar por 4.4.2 12

Generar campos calculados 4.5

Realizar cálculos 4.5.1 12

Utilizar el cuadro de diálogo Zoom 4.5.2 12

Utilizar el generador de expresiones 4.5.3 12

Diseñar informes

Crear informes 5.1

Crear un informe en blanco 5.1.1 8

Utilizar la Herramientas de diseño de informe 5.1.2 6

Utilizar el Asistente para informes 5.1.3 6

Aplicar opciones de diseño de informes 5.2

Aplicar un tema 5.2.1 6

Agregar controles calculados 5.2.2 8, 10

Agregar controles dependientes/independientes 5.2.3 8, 13

Encabezado/Pie de página 5.2.4 8

Volver a ordenar la función de una tabulación 5.2.5 8

Aplicar opciones de organización de informes 5.3

Utilizar las funciones de Tabla 5.3.1 8

Mover tabla 5.3.2 8

Cambiar la posición/formato de los registros 5.3.3 8

Alinear los controles de un informe en la cuadrícula 5.3.4 8

Aplicar opciones de formato de informes 5.4

Cambiarle el nombre a una etiqueta en un informe 5.4.1 8

Aplicar una imagen de fondo a un informe 5.4.2 8

Cambiar la forma de un informe 5.4.3 8

Aplicar formato condicional en un informe 5.4.4 8

Aplicar opciones de configuración de página de un informe 5.5

Cambiar el tamaño de página 5.5.1 11

Cambiar la orientación de página 5.5.2 11

Ordenar y filtrar registros para crear informes 5.6

Utilizar el comando Buscar 5.6.1 6

Utilizar los comandos de ordenación 5.6.2 6

Utilizar los comandos para filtrar 5.6.3 6

Utilizar los tipos de vista 5.6.4 6

Apéndice B Microsoft Office Professional 2010

Componente Requisito

Equipo y procesador Procesador de 500 MHz o más rápido

Memoria256 MB de RAM; se recomienda 512 MB para características de gráficos, búsqueda instantánea de Outlook y ciertas funciones avanzadas.1.2

Disco duro 3,0 GB de espacio en disco disponible

Pantalla Monitor con resolución 1024x576 o superior

Sistema operativoWindows XP (debe tener SP3) (32 bits), Windows 7, Windows Vista con Service Pack (SP) 1, Windows Server 2003 con SP2 y MSXML 6.0 (solo Office de 32 bits), Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior.

GráficosLa aceleración gráfica de hardware requiere una tarjeta gráfica DirectX 9.0c con 64 MB o más memoria de vídeo.

Requisitos adicionales

Ciertas características de Microsoft® OneNote® requieren Windows® Desktop Search 3.0, Reproductor de Windows Media® 9.0, Microsoft® ActiveSync® 4.1, micrófono, dispositivo de salida de audio, dispositivo de grabación de vídeo, cámara digital compatible con TWAIN o escáner; el uso compartido de blocs de notas requiere que los usuarios estén en la misma red.

Determinadas funcionalidades avanzadas requieren conectividad con Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft SharePoint Server 2010 y/o Microsoft SharePoint Foundation 2010.

Determinadas características requieren Windows Search 4.0.

El controlador de impresión Enviar a de OneNote y la integración con Servicios de conectividad empresarial requieren características de Windows XPS y/o Microsoft .NET Framework 3.5.

Internet Explorer (IE) 6 o posterior, explorador de 32 bits únicamente. IE7 o posterior necesario para recibir presentaciones de difusión. La funcionalidad de Internet requiere una conexión a Internet.

Las características de multitoque requieren Windows 7 y un dispositivo táctil habilitado.

Determinadas características de entradas de lápiz requieren Windows XP Tablet PC Edition o posterior.

La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un micrófono para hablar de cerca y un dispositivo de salida de audio.

Fax de Internet no está disponible en Windows Vista Starter, Windows Vista Home Basic ni Windows Vista Home Premium

Las características de Information Rights Management requieren acceso a una versión de Windows 2003 Server con SP1 o posterior que esté ejecutando los Servicios de Windows Rights Management.

Determinadas funcionalidades en línea requieren una cuenta de Windows LiveTM ID.

OtrosLa funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar de acuerdo con la configuración del sistema. Algunas características pueden requerir hardware adicional o avanzado, o conectividad del servidor; www.office.com/products.

1. Se recomienda 512 MB de RAM para obtener acceso a archivos de datos de Outlook de más de 1 GB.

2. Se recomienda un procesador de 2 GHz o más rápido, y 1 GB de RAM o más para la búsqueda de audio de OneNote. Se requiere un micrófono para hablar de cerca. La búsqueda de audio no está disponible en todos los idiomas.

Créditos

Icono Resolución de problemas © Matthias Hass/iStockphotoIcono Otra manera © Anatolii Tsekhmister/iStockphotoIcono Listo para Internet © Orlando Rosu/iStockphotoLección 1 © GULCAN YASEMIN SUMER/iStockphotoLección 2 © jamesbenet/iStockphotoLección 3 © Eliza Snow/iStockphotoLección 4 © Brandon Laufenberg/iStockphotoLección 5 © Andy Gehrig/iStockphotoLección 6 © Doug Berry/iStockphotoLección 7 © Matt Theilen/iStockphotoLección 8 © clubfoto/iStockphoto; © JOE CICAK/iStockphoto; © Volodymyr Goinyk/iStockphoto; © Luseen/iStockphoto; © AVTG/iStockphoto; © Peter Booth/iStockphotoLección 9 © Daniel Laflor/iStockphotoLección 10 © Steve Cole/iStockphotoLección 11 © Joe Brandt/iStockphotoLección 12 © Rafal Dubiel/iStockphotoLección 13 © Michael Smith/iStockphotoLección 14 © londoneye/iStockphotoLección 15 © ManuelH/iStockphoto

GlosarioAAnalizador de tablas. Un asistente que realiza el proceso de normalización examinado el diseño de una tabla y sugiriendo un modo de dividirla para que obtener el máximo de eficacia.Archivo back-end. La base de datos que contiene las tablas en una base de datos dividida.Archivo de ancho fijo. Archivo de texto donde cada registro aparece en una línea aparte y el ancho de cada campo permanece constante en todos los registros.Archivo de cliente. Base de datos que contiene las consultas, formularios, informes y otros objetos creados a partir de tablas.Archivo delimitado. Un archivo de texto donde cada registro aparece en una línea aparte y los campos se separan con un sólo carácter.Ascendente. Ordena los datos de principio a final. (Vea Orden).Asistente para controles. Le ayuda a crear controles como botones de comandos, cuadros de listas, cuadros combinados y grupos de opciones.Asistente para etiquetas. Un asistente que le hace preguntas sobre las etiquetas que desea crear y los datos que desea mostrar en ellas; crea las etiquetas basándose en sus respuestas.Asistente para formularios. Herramienta para crear formularios que le permite elegir los campos, estilo y diseño de éstos.Asistente para gráficos. Control que puede insertar en formularios e informes para crear gráficos rápidamente.

BBarra de herramientas de acceso rápido. Una barra de herramientas en la parte superior izquierda de la pantalla que contiene los comandos que usa con mayor frecuencia, como Guardar, Deshacer, Rehacer e Imprimir. Base de datos relacional. Grupo de tablas de base de datos que están conectadas o vinculadas por una relación definida que conecta la información entre sí.Base de datos. Herramienta para recopilar y organizar información.

CCadena de longitud cero. No contiene caracteres y se usa para indicar que no existe un valor para un campo.Campo calculado. Columna en una consulta que es resultado de una expresión.Campo de agregado. Campo que usa una función de agregado para calcular los datos.Campo de agrupamiento. Un campo específico en el que se concentran los datos.Campo Inicio rápido. Conjunto de características y propiedades predefinidas que describen un campo, incluyendo el nombre del campo, el tipo de datos y otras propiedades de campo. Campo más exterior. Campo de ordenación primario en una ordenación de varios campos.Campo más interior. Campo de ordenación secundario en una ordenación de varios campos.Campo multivalor. Un campo que le permite seleccionar más de un valor de una lista.Campo. Columna en una tabla de base de datos.Caracteres comodín. Caracteres que se usan para buscar palabras o frases que contengan letras o combinaciones de letras específicas.Cifrar. Codificar datos de tal modo que sólo un usuario autorizado que tenga la contraseña pueda decodificarlos.Cinta de opciones. Ubicada a lo largo de la parte superior de la pantalla; contiene fichas y grupos de comandos.Clave compuesta. Dos o más claves principales que se usan en una tabla.Clave externa. Clave principal de una tabla que se usa en otra tabla.Clave principal. Columna en una base de datos que identifica de forma inequívoca cada fila.Combinación cruzada. Combinación en la que cada fila de una tabla se une con alguna fila en común de otra tabla. (Vea también Combinación)Combinación de desigualdad. Combinación que no está basada en la equivalencia de los campos relacionados. (Vea Combinación)Combinación externa derecha. Incluye todas las filas de la segunda tabla de la consulta y sólo aquellos registros de la primera tabla que coinciden con el campo combinado de la segunda tabla. (Vea Combinación)

Combinación externa izquierda. Incluye todas las filas de la primera tabla de la consulta y sólo aquellos registros de la segunda tabla que coinciden con el campo combinado de la primera tabla. (Vea Combinación) Combinación externa. Incluye todas las filas de una tabla y sólo aquellas filas de la otra tabla que coinciden con el campo combinado en la primera. (Vea Combinación) Combinación interna. El tipo más común de combinación; incluye filas en la consulta sólo cuando los campos combinados coinciden con los registros en ambas tablas. (También vea Combinación) Combinación. Relación entre campos idénticos en diferentes tablas.Consulta de acción. Cambia los datos en su origen de datos o crea una nueva tabla.Consulta de actualización. Una consulta de acción que cambia un conjunto de registros de acuerdo al criterio especificado.Consulta de creación de tabla. Una consulta de acción que crea una nueva tabla y luego crea registros en ella copiando los registros de una tabla existente.Consulta de datos anexados. Una consulta de acción que agrega los registros en el conjunto de resultados de una consulta al final de la tabla existente.Consulta de eliminación. Una consulta de acción que quita las filas de una o varias tablas que coinciden con el criterio que especifique.Consulta de parámetros. Consulta en la cual el usuario especifica interactivamente uno o más valores de criterio.Consulta de selección. El tipo más básico de consulta de Access que crea subconjuntos de datos que se muestran en la vista Hoja datos y que se pueden usar para contestar a preguntas específicas o para suministrar datos a otros objetos de base de datos.Consulta de tabla de referencias cruzadas. Una consulta que calcula una suma, promedio, cuenta u otro tipo de total de los registros y luego agrupa los resultados en dos tipos de información: uno en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro en el lado superior.Consulta. Objeto de base de datos que permite buscar y recuperar datos almacenados.Control calculado. Un control que muestra el resultado de un cálculo o expresión.Control dependiente. Usa un campo en una tabla o consulta como el origen de datos.Control independiente. Muestra información como líneas, formas o imágenes; no dependen de un campo.

Control. Objeto que muestra datos, realiza acciones y le permite mejorar el aspecto y la capacidad de uso de un formulario o informe.Copia de seguridad. Una copia de un archivo de base de datos.Criterio de consulta. Regla que identifica los registros que desea incluir en el resultado de la consulta.Cuerpo del gráfico. El área principal que muestra el gráfico.

DDatos redundantes. Información duplicada en una base de datos.Delimitador. Un carácter que separa campos en un archivo delimitado y que no aparece en los valores de campo, como una tabulación, un punto y coma o un espacio.Dependencias del objeto. Describe cómo los objetos de una base de datos dependen de otros componentes para funcionar correctamente.Descendente. Ordena los datos del final al principio, como de la Z a la A o de 99 a 0. (Vea también Orden)Descifrar. Quitar la contraseña de un archivo que ha sido cifrado.Diseño apilado. Un diseño en el cual los controles son organizados verticalmente con una etiqueta a la izquierda y el control a la derecha.Diseño del formulario. Herramienta que crea un nuevo formulario en blanco en la Vista Diseño.Diseño tabular. Un diseño en donde los controles son organizados en filas y columnas como una hoja de cálculo, con las etiquetas en el lado superior.Diseños de controles. Se usan para alinear los controles horizontal y verticalmente para dar a su informe o formulario un aspecto uniforme.Divisor de base de datos. Asistente que divide una base de datos en dos archivos.Documentador de base de datos. Crea un informe que muestra los detalles o definiciones sobre un objeto seleccionado y lo abre en la Vista preliminar.

E Elementos de aplicación. Galería que puede utilizar para insertar platillas predefinidas, como tablas, formularios e informes, en una base de datos existente. Encabezado de grupo. La sección de un informe donde se muestra e imprime el nombre de un campo agrupado.

Escritorio. La primera pantalla que ve después de encender la computadora.Especificación. Detalles de una operación de importación o exportación que contiene toda la información que Access necesita para repetirla sin la entrada de los usuarios.

FFicha Archivo. Ficha que muestra la vista Backstage y que contiene un menú de comandos los cuales puede utilizar para realizar tareas comunes en los archivos de base de datos, como abrir, guardar e imprimir. Ficha. Área de actividad en la cinta de opciones.Fila Totales. Una fila que se inserta en la parte superior de una tabla y que cuenta con un menú de funciones para cada columna de la fila.Filtro por formulario. Herramienta que crea un formulario en blanco similar al original; útil para filtrar por varios campos en un formulario o para encontrar un registro específico.Filtro. Conjunto de reglas para determinar qué registros se mostrarán.Filtros comunes. Filtros populares que están disponibles como comandos en el menú contextual, dependiendo del tipo y los valores del campo.Formas normales. Estándares y directrices para el diseño de bases de datos que se pueden usar para determinar si una base de datos está estructurada correctamente.Formato condicional. Cambia el aspecto de un control o el valor en un control cuando se cumplen ciertas condiciones.Formulario de navegación. Formulario que incluye un conjunto de fichas de navegación en las cuales puede hacer clic para mostrar formularios e informes. Formulario dividido. Característica que le muestra dos vistas de sus datos a la vez: Vista Formulario y Vista Hoja de datos.Formulario jerárquico. Una combinación de formulario y subformulario, también denominado formulario principal/ detalle o formulario principal/secundario.Formulario principal. Formulario primario en una combinación de formulario y subformulario.Formulario. Objeto de base de datos que simplifica el proceso de escribir, editar y mostrar datos.Formularios en blanco. Categoría en la galería Elementos de aplicación que contiene una colección de 10 formularios que le permite agregar formularios predefinidos a una base de datos.

Función de agregado. Realiza un cálculo usando un conjunto de valores y devuelve un único valor.

GGenerador de expresiones. Una característica que proporciona los nombres de los campos y controles de una base de datos, muestra los operadores que están disponibles y tiene funciones predefinidas para ayudarle a crear una expresión.Gráfico dinámico. Un gráfico interactivo que muestra los totales o resúmenes de los datos.Gráfico. Representación gráfica de los datos.Grupo. Colección de registros separados visualmente con cualquier información de introducción o resumen que se muestre con ella.Grupos. Comandos relacionados dentro de las fichas de la cinta de opciones.

HHerramienta Formulario. Crea un formulario sencillo que incluye todos los campos del origen de datos subyacente.Herramienta Formulario en blanco. Crea un nuevo formulario en blanco en la vista Presentación.Hoja de datos. Representación visual de los datos que contiene una tabla o de los resultados que muestra una consulta.

IIdentificadores. Pequeñas etiquetas cuadradas que contienen sugerencias de teclas.Informe. Objeto de base de datos que presenta la información en un formato que es fácil de leer e imprimir.Iniciador de cuadro de diálogo. Pequeña flecha en la esquina inferior derecha de un grupo en el que hace clic para iniciar un cuadro de diálogo. Inicio rápido. Colección de objetos predefinidos, que puede agregar a su base de datos y que se encuentran organizados por partes para dar seguimiento a datos como comentarios, contactos y problemas. Instrucción SELECT. Un comando SQL que indica al motor de base de datos Microsoft Access que devuelva información sobre la base de datos como un conjunto de registros.Integridad referencial. Evita los registros huérfanos.Intervalos de agrupamiento. El modo en que se agrupan los registros.

LLeyenda. Muestra una lista de colores, formas o tramas que se usan como categorías en un gráfico.Lista de campos. Ventana que muestra todos los campos en el origen de registros subyacente u objeto de base de datos.

M Máscara de entrada. Un conjunto de caracteres de marcadores de posición que lo obligan a escribir los datos en un formato específico.Menú Estado de conexión. Menú que le permite elegir entre buscar temas de ayuda en línea y sin conexión.

NNiveles de agrupamiento. El arreglo anidado de los grupos en un informe.Normalización. Proceso de aplicar reglas a un diseño de base de datos para asegurar que la información está dividida en las tablas adecuadas.

OObjetos. Elementos en una base de datos, como tablas, consultas, formularios e informes.Orden de tabulación de controles. Orden en que la selección se mueve de campo en campo cuando se presiona la tecla Tab.Ordenar. Organizar los datos en orden alfabético, numérico o cronológico.Origen de registros. Tablas o consultas de donde una consulta obtiene sus datos.

PPDF. Un formato de archivo que conserva el diseño exacto del archivo original y que puede compartirse fácilmente.Pie de grupo. Sección de un informe donde se resumen los datos del grupo.Plantilla. Base de datos lista para usar la cual contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes que se necesitan para realizar una tarea específica.Propiedades de base de datos. Detalles sobre un archivo que lo describen o identifican.Propiedades. Controlan la apariencia o las características del comportamiento de objetos y partes relacionadas como campos y controles.

R Registro. Fila en una tabla de base de datos.Regla de validación. Expresión que limita los valores que pueden introducirse en un campo.

S Sistema de administración de bases de datos (DBMS). Un sistema para manejar datos que permite al usuario almacenar, recuperar y analizar la información.Subconsulta. Instrucción SQL SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.Subformulario. Un formulario que se inserta en otro formulario.Sugerencia de teclas. Pequeñas letras y números que aparecen en la cinta de opciones cuando presiona la tecla Alt; se usan para ejecutar comandos con el teclado.

T Tabla vinculada. La nueva tabla que se crea cuando una base de datos se vincula con una hoja de cálculo de Excel.Tabla. El objeto de base de datos más básico; almacena los datos en categorías.Tema. Combinación predefinida de colores y fuentes que puede seleccionar para aplicarlos a un formulario o informe. Texto de validación. Especifica el texto en el mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.Tipo de datos. El tipo de información que contiene un campo como texto, número, fecha/hora o algún otro tipo.

VVarios elementos. Herramienta para crear un formulario que se puede personalizar y que muestra varios registros.Vista Backstage. Contiene varios comandos, que en versiones anteriores de Microsoft Access se encontraban en el menú Archivo y le permiten crear una nueva base de datos, una base de datos a partir de una plantilla, abrir una base de datos existente y realizar varias tareas de mantenimiento en una base de datos. Vista preliminar. Herramienta que muestra un informe del modo que se verá al ser impreso.

XXPS. Formato de archivo que conserva el formato del documento; puede compartirse, imprimirse y almacenarse fácilmente y es más seguro.

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