Automatización de líneas de producción

de microformas en base a la Norma

técnica peruana (NTP) 392.030-2. Autor: Gonzalo M Gonzales Garcia Asesor: Eduardo Mendívil UPC – Mayo 2012

Presentación del problema.

• En toda empresa existe información no estructurada, tales como: contratos, manuales, formulares impresos, cheques, etc.

• Según IDC mas del 80% de la información en las empresas en no estructurada y la cantidad se duplica cada 2 años.

Presentación del problema.

Situación típica en empresas

Presentación del problema: Los costos

• Un documento físico es copiado de 9 a 11 durante su vida útil.

• Almacenar los documentos tiene un costo, al igual que ubicarlo posteriormente.

• Un empleado de oficina dedica 10 horas semanales a buscar papeles que necesita.

• El uso de papel esta creciendo 8% cada año.

Fuente: Gartner Group / IDC.

Presentación del problema: Digitalización.

• En base a esta necesidad de administrar grandes volúmenes de información, desde finales de los años 80 se inician proyectos de digitalización.

• Actualmente existen muchas empresa que dedican parte de su presupuesto a la digitalización.

• Así mismo, la cantidad de empresas que dan servicios de este tipo va en aumento cada día por la demanda.

Presentación del problema: NTP

• Debido al aumento de empresas que presentan estos servicios, y la poca estandarización y uso de buenas practicas, en 1997 nace la Norma Técnica Peruana 392.030-2, en adelante la NTP.

• Dicha NTP “establece los requisitos que deben cumplir las organizaciones que operan sistemas de producción de imágenes”.

• Actualmente SGS es el organismo de certificar a las empresa que cumplen estos requisitos y asimismo puedan producir imágenes con valor legal.

Fundamentos teóricos: El valor legal.

• La digitalización con valor legal (microformas) consiste en la operación mediante la cual los documentos digitalizados, pasan a contar con un sustento legal (fedateo), de manera que se pueda usar como validos tributariamente, en auditorias o cualquier otra operación donde se requiera, tal como si se tratará del mismo original en físico.

Fundamentos: Campo de aplicación de la norma.

• Sistemas de producción de microformas a partir de documentos originales físicos o generados electrónicamente.

• Estructura organizativa asociada con los sistemas de producción y almacenamiento de microformas.

• Seguridad y conservación en el almacenamiento y producción de las microformas.

Fundamentos: Flujo en un sistema de

producción de microformas.

Definiciones: • Microforma: Se define como una imagen digitalizada,

que se encuentra grabada en un medio físico técnicamente idóneo y cuenta con valor legal.

• Sistema o línea de producción de microformas: Conjunto de procesos, procedimientos, recursos de hardware y software, integradas como una unidad con la finalidad de producir microformas.

• Sistemas de seguridad (para la NTP): Son las políticas, procedimientos y técnicas basadas en la NTP ISO / IEC 17799, las cuales aseguren la confidencialidad, integridad, disponibilidad y calidad de las microformas.

Estado del arte

• Actualmente existen sistemas de: digitalización, gestión de contenido, Workflow y generación de documentos.

• Pero no existen un sistema que automatice todos los procesos necesario en una línea de producción de microformas.

• Las empresas por lo general, según 10 años de dedicación al tema, usan sistemas aislados para tratar de cubrir esta necesidad.

Campo de acción.

• El campo de acción involucra todos los procesos y procedimientos para la creación de microformas, así como las actividades relacionadas con la misma, tales como la gestión de la seguridad, de activos, del flujo de trabajo y de la línea misma, las cuales son parte importante para el cumplimiento de la NTP.

Campo de acción: Procesos en una

línea de producción de microformas.

• Recepción de lotes

• Preparación física de documentos

• Calibración de equipos.

• Captura de documentos

• Indización

• Control de calidad

• Fedateo

• Firma digital

• Grabación y rotulado.

Situación problemática. Situación problemática Problema a resolver

Bajo de automatización no permite llevar control de línea de microformas.

Desconocimiento de estado real de la producción.

Realización de procesos críticos de manera manual.

Retrasos en línea de producción.

No se cuenta con información consolidada del resultado final de los procesos.

Demora en la cobranza a los clientes por el trabajo realizado.

No es posible realizar autoritaria a los documentos de la línea.

No se puede hacer trazabilidad a los documentos.

Bajo nivel de integración entre procesos.

Demoras para controlar el flujo y perdida de estado de los lotes.

Situación problemática. Situación problemática Problema a resolver

No se cuenta con indicadores de productividad por parte del supervisor de línea.

No se puede evaluar a los trabajadores ni se tiene conocimiento exacto de su productividad.

No existe un mapa claro que permita ubicar las etapas del proceso a los involucrados

No existe mapa de proceso para cada lote.

Proceso de indización demasiado lento.

Agilizar los procesos de indización y evitar cuellos de botellas.

Demasiados sistemas aislados para la linea

Confusión por parte de los usuarios para usar los diferentes sistemas.

Objetivos específicos

• Permitir en todo momento conocer el estado de los lotes en el proceso, para determinar el avance real de la línea de producción..

• Automatizar los procesos de la línea de digitalización, como la Recepción de lotes, preparación, calibración, captura, indización, control de calidad, fedatacion, firma digital (por definirse), grabación y rotulado, informes de fedatacion y publicación.

• Automatizar la generación de informes de producción para generar informes por ciclos de facturación o para realizar informes de avances gerenciales.

Objetivos específicos

• Permitir el control de usuarios, perfiles, así como la auditoria de accesos y procesos para realizar la traza de un documento. Además de restringir el acceso a puertos como USB, internet, correo, etc.

• Permitir el diseño y ejecución de un flujo de trabajo que sirva de marco para el desarrollo y ejecución de la línea de producción.

• Generar reportes de productividad en tiempo real, que sirva como apoyo a los jefes de líneas de producción en la toma de decisiones respecto al personal involucrado.

Objetivos específicos

• Generar un entorno grafico que permita ubicar de manera fácil todos los procesos definidos en el flujo de trabajo de cada lote.

• Implementar procesos de indización automática usando OCR, ICR. BCR para cada tipo de lote y tipo documental.

• Desarrollar un sistema único, con todos los requerimientos necesarios, que sea totalmente configurable por el jefe de línea, en la asignación de accesos a las funcionalidades y que permita la reasignación inmediata de cada integrante de la línea.

Funcionalidad prevista: Automatizar en:

• Lotes y preparación de documentos

• Calibración.

• Captura

• Indización

• Control de calidad

• Firma digital

• Grabación y rotulado.

• Informes para fedatario

• Publicación de documentos.

Funcionalidad prevista: Automatizar en:

• Seguridad del sistema según la NTP.

• Flujo de trabajo (WorkFlow)

• Gestionar la productividad

• Visor y editor de documentos.

Indicadores de logro • Presentación del modelo de negocio del proyecto. • Presentación de la documentación del modelo de negocio del proyecto. • Presentación del documento de análisis y diseño del sistema. • Obtener la aprobación del Gerente de líneas de digitalización de la empresa,

mediante una carta donde exprese su conformidad con el proyecto y el beneficio que aportará la implementación del mismo.

• Obtener la aprobación del proyecto. • Presentación del prototipo • Gestiona Aprobación del Usuario • Presentación de la primera versión al usuario • Pruebas con el usuario • Implementación del sistema. • Cierre de la implantación • Elaborar informe Cierre del Proyecto • Elaborar acta de aceptación del proyecto

Bibliografía • [1] Marisa R. De Giusti, Maria Marta Vila, Gonzalo Luján Villarreal. “Manuscript Document Digitalization and

recognition: a first approach”. Journal of Computer Science and Technology. Vol 5. No. 3. 158-163,2005.

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• [3] " Digitalización de documentos (n.d.). In Portal del estado Peruano. Consultado Mayo 9, 2012

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• [4] Indecopi. (2007). NTP ISO /IEC 17799 (2007th ed., Vol. 1). Lima, Perú: Author. Consultado en 9, 2012

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• [6] Biblioteca de la Universidad de Cornell. Tutorial de digitalización de imágenes. Disponible en: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html [Consultado en Mayo 2012].

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• [8]Tanner, Simon (2004). Deciding whether Optical Character Recognition is feasible. Disponible en: http://www.odl.ox.ac.uk/papers/OCRFeasibility_final.pdf [Consultado en enero 2008].

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• [9]Technical Advisory Service for images. Choosing a File Format. Disponible en: http://www.tasi.ac.uk/advice/creating/format.html#fo5 [Consultado Mayo de 2012]; Technical Advisory