metodología para el establecimiento de objetivos, actividades e indicadores de los programas...
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Metodología para el Metodología para el establecimiento de objetivos, establecimiento de objetivos, actividades e indicadores de actividades e indicadores de los programas presupuestarioslos programas presupuestarios
Noviembre de 2005
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Decreto del Alcalde de 24 de junio de 2004, por el que se establece la organización, estructura y competencias del Área de Gobierno de Hacienda y Administración Pública (artículo 4):
Las funciones de la presupuestación comprenden:
La elaboración del Proyecto de Presupuesto General del Ayuntamiento de Madrid.
El análisis y evaluación de los programas de gasto.
El seguimiento y la ordenación general del proceso de ejecución del presupuesto.
La realización de una memoria descriptiva del grado de cumplimiento de los objetivos programados.
Introducción: Funciones de la presupuestación
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Guía de acción para los gestores
Sistema de indicadores
Orientado a las necesidades de los ciudadanos
Hacer del Presupuesto un verdadero instrumento de planificación
Hacer visible el valor del Presupuesto como un instrumento de expresión de los bienes y servicios que se harán llegar a la ciudadanía para satisfacer sus necesidades
Hacer del Presupuesto un instrumento de control del logro de los objetivos
Introducción: Objetivos del nuevo enfoque presupuestario
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DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA
Memoria Centro-Sección
Memoria Programa
Otros documentos
Ficha de Objetivos
Introducción: Documentación justificativa del gasto
Planificación.
Control de Objetivos.
Expresión de bienes y servicios puestos a disposición de la Ciudadanía.
FUNCIONES DEL PRESUPUESTO
Expresión gastos e ingresos.
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Abril 2005
Guía práctica para definición de objetivos e indicadores presupuestarios
FASES CALENDARIO DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Presentación de la Guía Mayo 2005 Plan de Comunicación Interna
Tutorías para la elaboración del presupuesto
Plan de TutoríasJunio 2005
Análisis de programas presupuestarios prioritarios
Análisis de la situación actual
Primera quincena de Abril 2005
Reuniones preparatorias con la DG de presupuestos
y consultora
Plan de trabajoPrimeros días de Abril 2005
FASES CALENDARIO DOCUMENTOS DE REFERENCIA/ DOCUMENTOS PRODUCTO
Elaboración de una guía práctica para la definición de
objetivos e indicadores
Desarrollo del proyecto
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Metodología para la Formulación de Objetivos, Actividades e Indicadores
FIC
HA
DE
O
BJE
TIV
OS
Misión, destinatarios, servicios prestados, demandas y expectativas
Fase I. Identificación de los elementos
básicos del programa
¿Cuáles son las líneas estratégicas a desarrollar los próximos años?
Fase II. Determinación de las líneas
globales de actuación
¿Qué es lo que se quiere conseguir en el próximo ejercicio?
Fase III. Formulación de objetivos
¿Qué es lo que se va a hacer para conseguir el objetivo?
Fase IV. Definición de actividades
¿Cómo se mide la consecución de cada objetivo?
Fase V. Identificación de indicadores ¿Qué valor numérico deben
alcanzar los indicadores para considerar que se ha conseguido el objetivo?Fase VI.
Establecimiento de previsiones
Memoria del programa
Ficha de Objetivos
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Reglamento Orgánico de Participación Ciudadana
El Ayuntamiento deberá definir un conjunto de indicadores que se publicarán anualmente
.. el Ayuntamiento creará una Observatorio de la Gestión Municipal
Sistema de Indicadores de Gestión
Importancia de los Indicadores
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Actividades condicionadas a la existencia de indicadores
Establecimiento de
Programas y Objetivos
Ejecución del Presupuesto
Elaboración del Presupuesto
Seguimiento de la
Ejecución
Análisis de la
Información
Revisión Estratégica
Planificación Estratégica
Seguimiento de Programas
y Objetivos
Indicadores
Importancia de los Indicadores
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CA
RTA
S D
E
SER
VIC
IOS
EFICIENCIA
Expectativas y percepciones de los ciudadanos
CiudadanosServiciosRecursosPresupuesto
Necesidades y demandas de
los ciudadanos
EFICACIA
ImpactoVolumen de Servicios o Actividades
Importancia de los Indicadores
RECURSOS
Volumen, adecuación y
suficiencia de Recursos
CALIDAD
CalidadObjetiva
CalidadPercibida
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¿Qué tipo de indicadores deben considerarse?Se han definido seis tipos de indicadores clasificados en función de las dimensiones de la gestión pública.
Catálogo de Indicadores
RECURSOS EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD
GESTIÓN PÚBLICA
• Indicadores de Recursos
• Indicadores de Volumen de Servicio
• Indicadores de Impacto
• Indicadores de Eficiencia
• Indicadores de Calidad Objetiva
• Indicadores de Calidad Percibida
DIMENSIONES
INDICADORES
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UNA VISIÓNDE FUTURO
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INDICADORES PRESUPUESTARIOS
MODELO DE DATOS
GESTORES
INFORMACIÓN
DE GESTIÓN
CIUDADANOS
OBSERVATORIO DE CALIDAD
ALTA DIRECCIÓN
CUADRO DE MANDO
Visión de futuro
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Observatorio
de la Ciudad
Carta de
Carta de Servicios
Carta de
Economía
Eficiencia
SISTEMA DE INDICADORES DE
GESTIÓN
Eficacia
Calidad
Visión de futuro
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Fecha de inicio.
Abril 2005.
Fecha de finalización (previsión).
Septiembre 2006.
Ámbito de actuación.
Elaboración de presupuestos.
Evaluación de políticas públicas.
Recursos destinados a la práctica
Dotación presupuestaria: En el marco de los créditos asignados a la Dirección General de Presupuestos y a la Dirección General de Calidad y Atención al ciudadano.
Recursos humanos adscritos: Personal de ambas direcciones generales con la colaboración de la consultora KPMG.
Datos de la práctica
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Hasta el Presupuesto General 2003.
Ausencia de objetivos, actividades e indicadores en la definición de programas presupuestarios.
Programas presupuestarios definidos desde una perspectiva orgánica.
Presupuesto General 2004.
Se definen por primera vez objetivos, actividades e indicadores para los programas presupuestarios.
Ausencia de una metodología en la definición.
Resultados mejorables.
Presupuesto General 2005.
Se continúa en la cultura de la definición de objetivos, actividades e indicadores.
Necesidad de establecer una metodología.
Se realiza por primera vez una memoria del grado de cumplimiento de objetivos referida al Presupuesto 2004.
Problemática previa
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Actividades de diagnóstico realizadas.
Evaluación de la definición de objetivos, actividades e indicadores de los programas presupuestarios con mayor impacto en los ciudadanos (61 programas de Áreas de Gobierno).
Identificación de mejores prácticas y áreas de mejora de una muestra de los programas presupuestarios que tienen una mayor incidencia en los ciudadanos (31 programas de Áreas de Gobierno y 42 programas de 3 Juntas Municipales de Distrito).
Realización de entrevistas a los responsables de varios programas presupuestarios (7 programas de Áreas de Gobierno y 2 responsables de Juntas Municipales de Distrito).
Diagnóstico de la situación
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Nuevo enfoque del Presupuesto General del Ayuntamiento de Madrid.
Profundizar en la identificación y satisfacción de las necesidades y demandas de los ciudadanos.
Cultura de la gestión centrada en los destinatarios de los servicios (Cartas de servicio).
Fortalecimiento de la evaluación de las políticas públicas.
Mejorar la comunicación sobre los resultados económico-financieros de la entidad.
Observatorio de la Gestión Municipal.
Mejorar la planificación de los procesos económico-financieros.
Sistema de Indicadores de Gestión.
Objetivos perseguidos
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Revisión crítica de las Normas de elaboración del Presupuesto General del Ayuntamiento de Madrid para el año 2005.
Elaboración y aprobación de las Normas de elaboración del Presupuesto General para el año 2006.
Elaboración de la Guía metodológica para el establecimiento de objetivos, actividades e indicadores.
Catálogo de indicadores organizado en tipos y subtipos.
Principales acciones emprendidas
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Presentación de la Guía metodológica a todos los responsables de los programas presupuestarios del Ayuntamiento de Madrid (Áreas de Gobierno y Juntas Municipales de Distrito).
Asesoramiento para la elaboración de las Memorias de Programa y Fichas de Objetivos de los Programas Presupuestarios.
Atención telefónica y mediante correo electrónico para tutorías y contestación de todas las consultas relacionadas con la elaboración de las fichas de objetivos.
Revisión de la formulación inicial de las Memorias de Programa y Fichas de Objetivos elaboradas por los responsables de los Programas presupuestarios.
Principales acciones emprendidas
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METODOLOGÍA
Evaluación de objetivos, actividades e indicadores de los programas presupuestarios.
Análisis de puntos fuertes.
Áreas de mejora y propuestas de mejora.
Diseño e implantación de un Sistema de Indicadores de Gestión.
Análisis
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Puntos fuertes desde un punto de vista cualitativo.
Aproximación a la cultura de la gestión para los destinatarios de los servicios (ciudadanos).
Aumento de la correlación entre las líneas de acción definidas y la prestación de servicios a ciudadanos.
Redefinición de objetivos, actividades e indicadores respecto a ejercicios anteriores.
Resultados: Puntos fuertes
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Puntos fuertes desde un punto de vista cuantitativo (I).
Idoneidad del número de objetivos definidos para cada programa.
El número total de objetivos en el presupuesto municipal es de 1.713; con un ratio de 5 objetivos por programa en las Áreas de Gobierno y 4 en los Distritos.
Resultados: Puntos fuertes
Programas ObjetivosObjetivos
por Programa
Áreas de Gobierno 116 581 5
J untas de Distrito 318 1.132 4
TOTAL AYUNTAMIENTO 434 1.713 4
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Puntos fuertes desde un punto de vista cuantitativo (II).
Idoneidad de los indicadores definidos para cada objetivo.
Los indicadores definidos son suficientes para la evaluación posterior.
Mayor diversidad en la tipología de los indicadores utilizados.
El número total de indicadores en el presupuesto municipal es de 7.370; con un ratio de 21 indicadores por programa en las Áreas de Gobierno y 16 en los Distritos.
Resultados: Puntos fuertes
Programas Objetivos IndicadoresIndicadores
por Programa
I ndicadores por
Objetivo
Áreas de Gobierno 116 581 2.389 21 4
J untas de Distrito 318 1.132 4.981 16 4
TOTAL AYUNTAMIENTO 434 1.713 7.370 17 4
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Áreas de mejora y propuestas de mejora.
En el desarrollo de la práctica se han detectado una serie de áreas de mejora, referidas tanto al propio proyecto como al proceso de elaboración del presupuesto, para las que se proponen acciones de mejora.
Coordinación para la gestión de la práctica.
Creación de un grupo de trabajo específico que se reúna periódicamente para hacer el seguimiento y resolver temas puntuales.
Planificación estratégica.
Definición de objetivos críticos y planes de acción como marco de referencia para los programas.
Resultados: Propuestas de mejora
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Cultura de planificación y evaluación de programas presupuestarios.
Reforzar la formación en materia de planificación y evaluación de la gestión pública.
Implantación de un Sistema de Indicadores de Gestión.
Estructura de los programas de las Juntas de Distrito.
Revisión de la definición y estructura de los programas de los distritos.
Grupo de trabajo integrado por los distritos, la D. G. de Coordinación Territorial, las Áreas de Gobierno y la D. G. de Presupuestos.
Formulación de Objetivos, Actividades e indicadores.
Objetivos están referidos a las actividades a realizar en lugar de a los resultados que se pretende conseguir.
Confusión entre objetivo y actividad.
Indicadores referidos al volumen de actividad y a recursos.
Resultados: Propuestas de mejora
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El presupuesto como instrumento para la evaluación de objetivos.
Herramienta que aporta información sobre el logro de objetivos.
Facilita la elaboración de memorias de los programas y de informes de gestión.
Observatorio de la Gestión Municipal.
El Sistema de Indicares de Gestión constituye la principal fuente de información.
Publicidad de los estudios e informes.
Grupo de trabajo.
Grupo principal: D.G. de Presupuestos, D.G. de Calidad y Atención al Ciudadano y D.G. de Desarrollo de Tecnologías de la Información.
Otros participantes: D.G. de Sector Público y Política Financiera.
Diseño e implantación delSistema de Indicadores de Gestión
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Proceso de mejora en la formulación y evaluación de los Programas Presupuestarios.
Todavía nos queda mucho camino por recorrer, pero ya se empiezan a observar algunos resultados.
Entre estos resultados podemos destacar:
Una mayor concreción en la formulación y mayor homogeneidad en la redacción y sintaxis de los objetivos.
Una mayor diversidad en la tipología de indicadores utilizados, en ejercicios anteriores prácticamente limitados a indicadores de volumen de servicios.
A título de ejemplo: objetivo correspondientes al Programa Presupuestario “Políticas activas de empleo municipales”. Objetivo nº 5 : ofrecer formación y experiencia laboral real, preferentemente a
desempleados del Municipio de Madrid pertenecientes a colectivos con especiales dificultades de inserción laboral, a través de talleres de inserción ocupacional municipales.
Indicadores para la evaluación del cumplimiento del objetivo: indicadores de volumen de servicios, de impacto, de recursos y de calidad, tanto objetiva, como percibida.
Conclusiones
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Presupuesto 2006: Programa tipo
Volumen de Servicios
Impacto
Recursos
Calidad Objetiva
Calidad Percibida
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Presupuesto 2006: Programa tipo
30
Presupuesto 2006: Información al ciudadano