metodologÍa de preparaciÓn y evaluaciÓn de proyectos informÁticos

METODOLOGA DE PREPARACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS INFORMTICOSVersin Diciembre 2002

Ministerio de Planificacin Divisin de Planificacin, Estudios e Inversin

MIDEPLAN / Metodologa Informtica 1 2 Introduccin ............................................................................................................. 4 Aspectos Generales................................................................................................. 6 2.1 TEORA EN LA QUE SE BASA LA METODOLOGA .......................................................... 6 2.1.1 Evolucin de los proyectos de Informtica ................................................. 6 2.1.2 Fundamentos para la adopcin de un criterio de Costo/ Eficiencia. ............ 6 2.1.3 Criterios de aprobacin o rechazo de proyectos informticos ..................... 8 2.2 ESTRUCTURA DE LA METODOLOGA .......................................................................... 8 2.3 CICLO DE PROYECTOS INFORMTICOS ...................................................................... 9 2.4 LOS PROYECTOS EN EL SNI ...................................................................................... 9 2.5 TIPOLOGA DE PROYECTOS ..................................................................................... 13 2.6 ALCANCE DE LA METODOLOGA EN CADA CASO ....................................................... 14 2.7 HORIZONTE DE EVALUACIN .................................................................................. 16 3 Preparacin de Proyectos ..................................................................................... 17 3.1 RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................. 18 3.2 PLAN O POLTICA INFORMTICA DE LA INSTITUCIN ................................................ 18 3.3 IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL PROBLEMA ........................................................ 19 3.4 DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL (SIN PROYECTO)...................................... 20 3.4.1 Descripcin de la Organizacin y/o entorno Afectado por el Proyecto ...... 20 3.4.2 Descripcin de la Unidad o Departamento ................................................ 20 3.4.3 Presentacin de la solucin informtica actual ......................................... 20 3.4.4 Descripcin de los procesos ..................................................................... 20 3.4.5 Diagrama de Flujo de Datos (DFD) presentando la situacin actual ......... 20 3.5 DESCRIPCIN GENERAL DE REQUERIMIENTOS......................................................... 21 3.6 PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES PARA LA ETAPA DE DISEO ................................. 21 3.7 REQUERIMIENTOS DE PERSONAL PARA POSTULAR A LA ETAPA DE DISEO. .............. 21 3.8 ESTIMACIN DE BENEFICIOS ................................................................................... 22 3.9 ESTIMACIN DE COSTOS DE INVERSIN, OPERACIN Y MANTENCIN PARA LA ETAPA DE EJECUCIN .................................................................................................................... 22 3.10 CRONOGRAMA Y CARTA GANTT .............................................................................. 23 3.11 TRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR ETAPA DE DISEO ............................ 24 3.12 OPTIMIZACIN DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................................. 24 3.12.1 Medidas administrativas o de rediseo organizacional ................................ 24 3.12.2 Inversin marginal a la solucin existente ................................................. 24 3.13 ANLISIS DE REQUERIMIENTOS (DISEO LGICO) ................................................... 25 3.13.1 Diagrama de flujo de datos (lgico) .......................................................... 25 3.13.2 Modelo de datos ....................................................................................... 25 3.13.3 Otra documentacin ................................................................................. 25 3.14 ALTERNATIVAS DE SOLUCIN ................................................................................. 26 3.14.1 Restricciones asociadas a cada alternativa .............................................. 26 3.14.2 Producto o servicio esperado en cada alternativa ..................................... 26 Evaluacin Costo - Eficiencia ...................................................................................... 27 3.15 EVALUACIN Y SELECCIN DE ALTERNATIVAS ........................................................ 27 3.16 ATRIBUTOS RELEVANTES ....................................................................................... 28 3.17 TCNICA DE EVALUACIN DE ALTERNATIVAS .......................................................... 29 3.17.1 Evaluacin de los atributos ....................................................................... 29 3.17.2 Detalle de la Inversin y clculo del indicador costo eficiencia.................. 36 4 Trminos de referencia para la etapa de ejecucin ............................................. 38 5 Sugerencias para el proceso de licitacin ........................................................... 38 6 Bibliografa ............................................................................................................. 40 Anexo 1: Tcnica para Priorizacin y Asignacin de Ponderadores ......................... 41 ANEXO 3 ............................................................................................................................ 46

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica BENEFICIOS Y COSTOS ....................................................................................................... 46 ANEXO 4: MODELAMIENTO DE DATOS ................................................................................. 50 ANEXO 5: DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (DFD) ............................................................... 68 ANEXO 6 CALIDAD FUNCIONAL ........................................................................................... 74 ANEXO 7: ETAPAS DE UN PROYECTO DE DESARROLLO EN INFORMTICA. ........................... 75 ANEXO 8: EJEMPLOS DE MEDIDAS DE EFECTIVIDAD. ............................................................ 83 ANEXO 9 ESFUERZO REQUERIDO PARA CADA FASE............................................................ 84 ANEXO 10 DEFINICIONES LEGALES ..................................................................................... 86

Nota: Documento elaborado por Sigfrido Gonzlez Fulle, Eduardo Gutirrez Valenzuela y Hugo Vsquez Guardamagna. Con la colaboracin de Carlos Cereceda, Eduardo Contreras, Carlos Douglas, Viviana Espinoza, Ricardo Foretich, Waldo Lobos y Nancy Whittle

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica

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Introduccin

El presente documento tiene como propsito entregar una gua metodolgica para la preparacin y evaluacin de proyectos de informtica y su presentacin al Sistema Nacional de Inversiones. Como herramienta metodolgica, guiar a las instituciones que desarrollan proyectos de informtica en los siguientes aspectos: Presentacin de un proyecto de informtica Presentacin de alternativas de solucin (cuando exista ms de una) Evaluacin de la o las alternativas de solucin mediante el criterio costo - eficiencia El resultado de la aplicacin de esta metodologa ser un documento estndar, el que se presentar a MIDEPLAN, con el propsito de que esta institucin revise la factibilidad tcnica y econmica de desarrollar dicho proyecto. La metodologa se orienta a mejorar la presentacin de proyectos, en respuesta a la problemtica que se ha detectado en este tipo de inversiones. A continuacin se presentan algunos problemas que se han presentado en las reas estratgica, tctica y operacional, en relacin a los proyectos de informtica1. A nivel estratgico: se aprecia falta de definiciones estratgicas con respecto a la informacin dentro de la organizacin. Uno de los activos ms importantes de la organizacin actual es la informacin y la tecnologa que la soporta, por lo tanto no hay que perder de vista que la tecnologa implementada debe apoyar la definicin estratgica de la organizacin con respecto a la informacin. La tecnologa ayuda a administrar la informacin y sta debe existir en funcin de generar conocimiento, entendido como la capacidad de realizar tareas o actividades en forma efectiva. A nivel tctico: en el rea informtica hay un descuido del tema calidad, principalmente porque al momento de licitar la principal variable de eleccin es el precio. Adicionalmente, es destacable que el cliente chileno es poco exigente con el proveedor. Es as que se ha descuidado, en los desarrollos de software, velar por la reusabilidad del cdigo. La ventaja de que el cdigo sea reusable, es que permite fcilmente agregar o modificar funciones del software, pero esto exige que el proveedor se preocupe de programar de tal manera que esta condicin se cumpla. Esto requiere ms recursos por parte del proveedor. En este caso habra que invertir en un mayor grado, pero el costo de mantencin disminuye. Adems, cabe destacar que usualmente no se hacen los estudios que se debieran, para determinar la capacidad del hardware a adquirir, o se define a priori la solucin informtica a implementar sin haber hecho un levantamiento de requerimientos adecuado.1

Estas deficiencias se vieron confirmadas con el problema informtico del ao 2000.

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Tambin es usual que no haya respaldos de la informacin que es estratgica para la organizacin. Otro problema muy importante es que se le da ms importancia a la tecnologa que a la gestin del proyecto. A nivel operacional: el principal problema es la inexistencia de documentacin de los sistemas. Esta situacin es comparable a construir un edificio sin haber hecho previamente los planos y, como ya se mencion, esto influye en no tener independencia del proveedor del sistema. Otra falencia a nivel operacional es la inexistencia de programas fuentes, es decir, inexistencia del cdigo humanamente entendible. En este caso slo existe el programa en idioma mquina, lo cual se traduce en un conjunto de ceros y unos.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica 2 Aspectos Generales

2.1 2.1.1

Teora en la que se basa la metodologa Evolucin de los proyectos de Informtica

Los proyectos de informtica han ido evolucionando junto con las organizaciones y a medida que se han ido produciendo cambios tecnolgicos. Las organizaciones han evolucionado desde estructuras mecanicistas a flexibles para poder hacer frente a un medio ambiente externo muy cambiante y orientado al cliente. La informtica ha ido cambiando tanto tecnolgicamente, como tambin para apoyar la transformacin, ya mencionada, en las organizaciones. Es as que la informtica ha evolucionado desde sistemas fuertemente centralizados basados en mainframe, cambiando posteriormente a sistemas interactivos (terminales de usuarios), luego vino la computacin personal que haca hincapi en las redes de PCs (surgen los sistemas gerenciales, estratgicos). Finalmente se ha llegado al punto actual con Internet, aplicaciones multimedia, videoconferencia, realidad virtual, etc. Con respecto a los criterios de inversin, stos han ido cambiando paralelamente a la evolucin ya mencionada de la siguiente forma: Primeramente, slo tena importancia la evaluacin costo beneficio. Luego se evaluaba adems si se facilitaba la obtencin de los objetivos de la organizacin y si es que las tecnologas de informacin (TI) mejoraban la calidad de las inversiones. Posteriormente cobr importancia cmo las TI podan mejorar las tomas decisiones y aumentar la participacin de mercado. Finalmente, ahora se da mayor importancia a cmo las TI pueden aumentar la capacidad de la informacin (Datawarehouse, Internet, etc.) e innovacin.

Se aprecia que la gestin de la organizacin es muy relevante para considerar los sistemas necesarios a implementar, y se aprecia cmo el nfasis en el criterio de inversin ha ido variando. 2.1.2 Fundamentos para la adopcin de un criterio de Costo/ Eficiencia.

Como se seal en el punto anterior, el criterio de inversin a lo largo de los aos ha ido evolucionando haciendo hincapi en distintos aspectos. En la dcada de los 90, se consideraba como criterio de inversin relevante la posibilidad de aumento de capacidad de la informacin. Este aumento se entiende orientado a la generacin de conocimiento y a una mayor satisfaccin del cliente. Es decir, la idea es conocer la tecnologa y explotarla de tal manera que permita ofrecer mejores servicios con la informacin disponible. La anterior metodologa para proyectos de informtica evaluaba segn el criterio de costo beneficio. Sin embargo, existen beneficios que son muy difciles de cuantificar, medir y valorar. Junto con ello, se presentan beneficios intangibles tales como mejoras en la calidad de la informacin, efecto modernizador, redes sociales que se pueden establecer por Internet, aprendizaje debido al contacto con la tecnologa, etc. Adems, como ya se expuso, se espera que conociendo las TI se hagan innovaciones haciendo uso de ella, lo

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica que agrega mayor dificultad, ya que los beneficios se obtendran despus de tener contacto con las TI. Adems, el anlisis se centraba slo en los aspectos tecnolgicos, lo que produca que se perdiera de vista la administracin de la informacin, con la consiguiente prdida de conciencia de la administracin del riesgo de la misma. Es decir, no se apreciaba una definicin de cul informacin era la relevante para la organizacin y qu medidas se tomaban para asegurarla o respaldarla. Hay que considerar que esto es muy importante, porque se ha constatado que empresas que han perdido sus bases de datos han quebrado como promedio en cuatro meses. Las instituciones pblicas no quiebran, pero puede afectarse seriamente su funcionamiento. Considerando que la evaluacin encuentra su sentido en ser un apoyo veraz para la toma de decisiones, esta metodologa propone el criterio de costo-eficiencia sin prejuicio de que en algunos casos en que se puedan medir y valorar los beneficios, se aplicar costobeneficio. En particular este esfuerzo es ms justificable, en aquellos casos en que hay cambios de procesos y ahorros de costos de transaccin para usuarios. Ejemplos: Teletrmites, infocentros. Adems, en el caso de outsourcing, es necesario hacer una evaluacin costo-beneficio para determinar la mejor alternativa entre realizar outsourcing o realizar una inversin tradicional. La idea es conceptualizar factores estratgicos, que tengan que ver con la decisin de cul informacin almacenar, la determinacin de la informacin crtica para la organizacin o cmo sta se puede aprovechar mejor, lo que se expresa normalmente en temas cualitativos. El enfoque costo - eficiencia plantea que la conveniencia de la ejecucin de un proyecto se determina por la observacin conjunta de dos factores: El costo: involucra la implementacin de la solucin informtica, adquisicin y puesta en marcha del sistema hardware / software y los costos de operacin asociados. La eficiencia: se entiende como la relacin entre bienes y servicios finales (resultados) y los insumos requeridos para ello (esfuerzo). As se trata de medir en qu grado el gasto de recursos se justifica por los resultados, minimizando costos u optimizando insumos.

Estos dos elementos evaluados en forma conjunta configuran el anlisis costo - eficiencia; ste, en definitiva, establece el costo por unidad de cumplimiento del objetivo. Ahora, al considerar los criterios a utilizar en el mtodo costo-eficiencia es necesario que stos sean un reflejo de la estrategia que est tomando la organizacin con respecto a la informacin.

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2.1.3

Criterios de aprobacin o rechazo de proyectos informticos

Como ya se expuso, un importante elemento para aprobar o rechazar un proyecto, es la evaluacin costo-eficiencia. Sin embargo, esto no basta, para que un proyecto sea aprobado, tiene que estar bien justificado, ya sea con beneficios cualitativos o cuantitativos. En este sentido, ser muy importante la coherencia del proyecto con un plan informtico o con lneas estratgicas que se haya planteado la institucin, es decir se revisar que los sistemas a implementar cumplan con los objetivos que se ha planteado la institucin. Tambin se verificar que el clculo de ponderadores responda a la estrategia, es as que si un departamento de la organizacin ha planteado que privilegiar la seguridad, no podra presentar el ponderador correspondiente un porcentaje bajo. En general, se apreciar la coherencia que presenta el proyecto en s.

2.2

Estructura de la Metodologa

La metodologa consta de dos partes: la preparacin y la evaluacin del proyecto. En la preparacin se define la informacin requerida. La evaluacin propiamente tal consiste en : Definicin de atributos Calificacin de los atributos de cada alternativa Asignacin de un puntaje a cada alternativa, en base a sus atributos Clculo del ndice de eficiencia

Adems consta de varios anexos, para ayudar a una mejor evaluacin del proyecto, como tambin un mejor control del mismo cuando se este ejecutando. Los anexos son: Tcnica para priorizacin y asignacin de ponderadores Elementos a considerar en la evaluacin tcnica de proyectos Beneficios y costos Modelamiento de Datos Diagrama de Flujo de Datos Calidad funcional Etapas de un proyecto de Desarrollo en informtica Ejemplos de Medidas de Efectividad

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2.3

Esfuerzo requerido para cada fase Definiciones legales Glosario Ciclo de proyectos informticos

En un proyecto informtico se pueden distinguir las siguientes etapas: Diseo Lgico. Los resultados tpicos esperados son las respuestas a las preguntas: qu sistemas administrativos se van a apoyar, qu sistemas computacionales se desarrollarn, qu flujos de informacin son relevantes, qu procesamiento se requiere, qu tipo de datos se manejarn. Diseo Fsico. Se definen los aspectos computacionales del sistema: qu tipo de archivos se necesitan, qu tipo de acceso a archivos, qu programas, qu lenguaje o aplicaciones, qu configuracin de hardware/software. Construccin. Es la elaboracin de los programas computacionales anteriormente diseados Implementacin. Se realizan pruebas, poblamiento de datos, marcha blanca y puesta en marcha definitiva Operacin y mantencin. En esta etapa, se deben considerar los costos de operacin y mantencin. Los costos de operacin se refieren a aquellos que permiten el funcionamiento diario del sistema y los de mantencin los que permiten la actualizacin, as como la reparacin del mismo. Es importante destacar, que el trmino mantencin en los proyectos informticos, se refiere a adecuaciones que requieran los sistemas de propiedad institucional para mantener su vigencia y utilidad. Esta diferencia se debe a que el software tiene caractersticas distintas como producto de ingeniera, ya que el software est sujeto a un mayor cambio en los requerimientos, as como en el ambiente con el cual interacta el sistema. Existen distintas alternativas de desarrollo de estas etapas: secuencial en cascada, desarrollo incremental, desarrollo en espiral y otras. Estas alternativas se presentan en el Anexo 7 Etapas de un Proyecto de Desarrollo en Informtica.

2.4

Los proyectos en el SNI

Ciclo de vida de los proyectos Entenderemos como proyecto al diseo y ejecucin de cambios en la asignacin actual de recursos que sigue un objetivo y que genera beneficios y costos, cualitativos y cuantitativos, tanto al realizador del proyecto como a terceros. El proceso de

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica transformacin de las ideas de inversin, pasando por el diseo y llegando hasta su puesta en marcha, se puede dividir en los siguientes estados:

Preinversin

Inversin

OperacinGrafico N 1 Ciclo de vida de un proyecto

En el estado de preinversin, se estima la factibilidad tcnica y econmica, En el estado de Inversin, se disea y se materializa fsicamente la inversin requerida por el proyecto de acuerdo a lo especificado en la etapa anterior. En el estado de operacin, se pone en marcha el proyecto y se concretan los beneficios netos que fueron estimados previamente. El estado de preinversin se detalla a continuacin. En este estado se estudia la factibilidad tcnico-econmica mediante aproximaciones sucesivas por etapas, siendo stas las de idea, perfil, prefactibilidad y factibilidad. La evaluacin ex ante de un proyecto, en cualquiera de sus distintas etapas (idea, perfil, prefactibilidad y factibilidad) tiene como objetivos: Abordar en forma explcita el problema de la asignacin de recursos escasos en forma ptima Recomendar al tomador de decisiones, a travs de distintas metodologas, sobre la conveniencia relativa de que una accin o un proyecto determinado se realice por sobre otras iniciativas. (Estado de Preinversin) Identificar, medir y valorizar, cuantitativa y cualitativamente, los beneficios y costos para la persona(s) o instituciones relevantes.

Los resultados esperados de cada etapa de preinversin, pasando desde idea a factibilidad, se especifican a continuacin: Etapas de la Evaluacin ExAnte de Proyectos (etapas del estado de preinversin) Como se ha dicho, la seleccin de los mejores proyectos de inversin, es decir, los de mayor conveniencia relativa (evaluacin) y hacia los cuales deben destinarse

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica preferentemente los recursos disponibles, constituye un proceso que sigue las siguientes etapas secuenciales:

Generacin y Anlisis de la idea del proyecto Estudio en el Nivel de Perfil Estudio de prefactibilidad Estudio de factibilidadGrfico N 2: Etapas de Preinversin

Cada una de ellas busca reproducir el ciclo de vida del proyecto, de manera que a medida que se avanza en las etapas, los estudios van tomando mayor profundidad y se va reduciendo la incertidumbre, respecto a los costos y beneficios netos esperados del mismo. La secuencia por etapas tiene por justificacin evitar los elevados costos de los estudios y poder desechar en las primeras etapas los proyectos que no son adecuados. Cada etapa se presenta en la forma de un informe, cuyo objetivo fundamental es presentar los elementos que intervienen orientados claramente a la toma de decisiones de abandonar o proseguir la idea. En mayor detalle:

Etapa de Generacin y anlisis de la idea de proyecto Es crucial contar con un buen diagnstico, de modo que la generacin de una idea de proyecto de inversin surja como consecuencia clara de necesidades insatisfechas, de objetivos y/o polticas generales de la organizacin, de un plan de desarrollo, etc. Se debe establecer su magnitud, a quienes afecta y la confiabilidad de la informacin utilizada. As como tambin las alternativas disponibles. Del anlisis surgir la especificacin precisa del bien que se desea construir o el servicio que se pretende dar. Y servir para adoptar la decisin de abandonar, postergar o profundizar la idea de proyecto.

Etapa de Estudio en el Nivel de Perfil Se estudian los antecedentes que permitan formar un juicio respecto de la conveniencia y factibilidad tcnico-econmica de llevar a cabo la idea de proyecto.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica El nfasis est en identificar los beneficios y costos pertinentes respecto de la situacin base (situacin actual optimizada), sin incurrir en mayores costos en recursos financieros y humanos para medirlos y valorarlos, debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos, estudios de mercado y los de evaluacin. Se utilizan estimaciones gruesas de los beneficios y costos. Generalmente basadas en informacin existente, es decir, sin incurrir en costos significativos por concepto de levantamiento de informacin. Como conclusin de esta etapa, estn las decisiones alternativas de abandonar, postergar o profundizar el proyecto pasando a la etapa de prefactibilidad. Etapa de Estudio de Prefactibilidad Se examinan con mayor detalle las alternativas viables desde el punto de vista tcnico y econmico que fueron determinadas en la etapa anterior, y se descartan las menos atractivas. El nfasis de esta etapa es medir los beneficios y costos identificados en la etapa de perfil. Existe un esfuerzo de inversin en informacin para disminuir la incertidumbre. Es necesario estudiar con especial atencin los aspectos de mercado, la tecnologa, el tamao y la localizacin del proyecto, las condiciones institucionales y legales relevantes para el proyecto. El estudio de mercado es la base para estimar los ingresos, incluir un estudio de la oferta y demanda, as como de los precios de comercializacin. El anlisis tecnolgico incluye equipos, materias primas y procesos, que permiten determinar los costos del proyecto. Sobre el tamao y localizacin del proyecto se debe considerar la identificacin y localizacin de los centros de consumo, de abastecimiento de insumos, canales de distribucin, competencia, proyecciones de crecimiento, as como el impacto en el medio ambiente. El anlisis de los aspectos administrativos permite determinar algunas componentes de costo fijo y la organizacin de los recursos humanos, fsicos y financieros. El anlisis de los aspectos legales permite conocer las restricciones de ese tipo que limitan al proyecto. Ejemplo: tributacin (pago de impuestos), permisos requeridos, contaminacin ambiental, eliminacin de desechos. Todo lo anterior permite tener una estimacin de los montos de inversin, costos de operacin y de los ingresos que generara el proyecto durante su vida til. Lo que se utiliza para la evaluacin econmica y para determinar las alternativas ms rentables. Conviene sensibilizar los resultados de la evaluacin a cambios en las variables ms importantes. Como resultado de la etapa se debe decidir realizar el proyecto o postergar, abandonar o profundizar pasando a la etapa de factibilidad.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Etapa de Estudio de Factibilidad La factibilidad se enfoca a un anlisis detallado y preciso de la alternativa que se ha considerado ms viable en la etapa anterior. El nfasis est en medir y valorar en la forma ms precisa posible sus beneficios y costos. Dada la cantidad de recursos destinados a esta etapa, slo llegarn a ella los proyectos para los que no hay duda de su rentabilidad positiva, es decir, que se van a llevar a cabo. Por ello, toma ms importancia los flujos financieros y la programacin de obras. Una vez definido y caracterizado el proyecto, debe ser optimizado en tamao, localizacin, momento ptimo de la inversin, etc. Se debe coordinar la organizacin, puesta en marcha y operacin del proyecto. Determinar el calendario de desembolsos para la inversin, disponibilidad de equipos y sus plazos, anteproyecto de ingeniera, seleccin y entrenamiento del personal de administracin, operacin y mantenimiento. Tambin las fuentes, condiciones y plazos de financiamiento. Esta etapa es la conclusin del proceso de aproximaciones sucesivas en la formulacin y preparacin de un proyecto y constituye la base de la decisin respecto a su ejecucin.

2.5

Tipologa de proyectos

Las tipologas existentes en el SNI responden a la necesidad de clasificacin de los distintos proyectos que se presentan al Sistema. Dada la gran variedad de proyectos presentados, estas tipologas son generales. Las tipologas relevantes para proyectos de informtica son: Proyectos de Desarrollo de aplicaciones: elaboracin y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales. Proyectos de Equipamiento: adquisicin por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software bsico utilitario2. Proyectos de Mejoramiento, ampliacin o reposicin: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software.

El mtodo de evaluacin de cada tipologa, variar segn el monto involucrado. Es as que para montos inferiores a US$ 50.0003 el anlisis ser cualitativo, para el caso de

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Sistemas operativos, procesadores de texto, planillas de clculo, navegadores y antivirus.

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En lo sucesivo, todas las cifras en dlares son al valor del dlar observado a la fecha de la evaluacin del proyecto.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica montos mayores se aplicar costo-eficiencia o si se pueden medir y valorar los beneficios costo-beneficio. En sntesis:Tabla N1: Criterios de Evaluacin segn tipo de proyecto

Costo del Proyecto Menos de U$ 50.000 Ms de U$ 50.000

Criterio de evaluacin Costo eficiencia a nivel cualitativo Costo eficiencia a nivel cuantitativo (segn metodologa)

Ms de U$ 50.000 y hay cambios de procesos que Costo Beneficio involucran ahorro de costos para usuarios. En los criterios de evaluacin, "costo eficiencia a nivel cualitativo" corresponde al nivel de evaluacin que se establece en Ias Normas y Procedimientos (NIP) vigentes para los proyectos de Informtica, mientras que "costo eficiencia a nivel cuantitativo" corresponde a la presente metodologa4.

2.6

Alcance de la Metodologa en cada caso

En esta metodologa se usa una tcnica de evaluacin de alternativas aplicable a cada una de las tipologas. La tcnica de evaluacin est basada en tablas con ponderadores. Cada tipologa tiene sus tablas pertinentes. Adems, segn cada tipologa y la etapa en curso se determinan distintos requisitos de informacin que se debe presentar, esto queda reflejado en el Grfico N 3:

4 En particular el captulo 4.

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TIPOLOGA DE PROYECTOS DE INFORMTICA ETAPA DEL CICLO DE VIDA DESARROLLO DE EQUIPAMIENTO O MEJORAMIENTO O APLICACIONES ADQUISICIONES AMPLIACIN O REPOSICIN

IDEAMetodologa (b) y (c) Metodologa (b) y (c)

PERFIL PREFACTIBILIDAD

FACTIBILIDADMetodologa (a),(b) y (c)

DISEO

EJECUCINGrfico N 3: Ciclo de vida y Tipologa de Proyectos

La metodologa se aplica a distintas etapas del ciclo de vida del proyecto dependiendo de la tipologa. En efecto, para proyectos de desarrollo se requiere tener el diseo lgico, luego la metodologa se aplica para pasar de la etapa de diseo a la de ejecucin (para pasar de perfil a ejecucin se requiere la documentacin obtenida en el diseo lgico, as como la evaluacin de las distintas alternativas de solucin). Para proyectos de equipamiento, adquisiciones, mejoramiento, ampliacin o reposicin, la metodologa se aplica para pasar de la etapa de perfil a ejecucin, sin perjuicio de que en algunos casos se puede pasar de perfil a prefactibilidad o factibilidad (y posteriormente a ejecucin) dependiendo de la posibilidad de cuantificar los beneficios del proyecto, esta posibilidad se indica con las flechas de lneas punteadas en el grfico anterior. Adicionalmente, se debe considerar que la metodologa considera tres resultados esperados de distinta naturaleza y que no aplican a todas las tipologas: a) Diseo Lgico. b) Evaluacin de alternativas de solucin. c) Elaboracin de Trminos de Referencia para la licitacin de la etapa siguiente.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica El diseo lgico (a), se requiere como resultado slo para proyectos de desarrollo de aplicaciones, por lo tanto para las otras tipologas slo se requiere (b) y (c). Estas diferencias estn representadas en el Grfico N 3, en el cual para cada tipologa se indica con un valo la etapa en la cual se aplica la metodologa y en cada caso se seala el alcance de la aplicacin de la metodologa, es decir, si se aplica (a), (b) y (c) o slo (b) y (c). Es importante notar que para el caso de informtica, el significado de la etapa de Diseo varia, con respecto a un proyecto tradicional, ya que como producto de esta etapa se obtendr el Diseo Lgico, as como la evaluacin de las distintas alternativas de solucin, evaluacin que normalmente se presenta como resultado final de la etapa de factibilidad. Cabe mencionar que la tipologa para el caso de compra de paquetes de software5, corresponde a la tipologa de Desarrollo para la etapa de Ejecucin. Sin embargo en este caso slo se pedir el diagrama de procesos o el diagrama de flujo de datos (DFD), porque es importante considerar, si es que la organizacin es capaz de adaptarse al software comprado, situacin que se puede apreciar de mejor manera, si es que existe un levantamiento de requerimientos. Cada uno de estos requisitos quedan explicados en forma ms amplia en el resto de la metodologa. Adems, en el Anexo 9 se describe el esfuerzo necesario para cada fase de un proyecto informtico. 2.7 Horizonte de Evaluacin

El horizonte de evaluacin, debe considerar como mximo cuatro aos, debido a los cambios tecnolgicos que en el rea informtica ocurren con gran velocidad.

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No utilitarios, es decir, distintos a los mencionados en el pi de pgina anterior.

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Preparacin de Proyectos

La informacin necesaria para postular a cada etapa de acuerdo a cada tipologa de proyectos se enumera a continuacin en la Tabla N 2. La marca en cada celda indica los requisitos mnimos necesarios para esa tipologa, la celda en blanco indica que ese requisito no es imprescindible para esa tipologa, no obstante, en proyectos especficos se pueden exigir ms requisitos que los que aqu se sealan. Los nmeros entre parntesis en la primera columna de requisitos de informacin, hacen referencia al punto dentro de este captulo en que se describe dicho requisitoTabla N 2: Requisitos de informacin segn tipologas y etapa del ciclo de vidaProyectos de desarrollo Equipamiento, adquisicin, mejoramiento, ampliacin o reposicin Perfil Ejecucin

Etapa desde la que postula Etapa a la que postula REQUISITOS DE INFORMACION Resumen Ejecutivo (3.1) Plan, o Poltica Informtica de la Institucin (3.2) Identificacin y Definicin del Problema (3.3) Diagnstico de la situacin actual (3.4) Optimizacin de la situacin actual (3.12) Descripcin general de requerimientos (3.5) Anlisis de requerimientos (diseo lgico) (3.13): Descripcin de la solucin. Diagrama de flujo de datos. Modelo conceptual de datos Programacin de actividades para etapa de diseo (3.6) Requerimiento de personal estimadas del Proyecto en su etapa de Diseo (3.7) Anlisis de alternativas de solucin (3.15) Evaluacin de costo eficiencia (4) Estimacin de beneficios esperados (3.8) Estimacin de costos de inversin, operacin y mantencin para la etapa de ejecucin (3.9) Cronograma o carta gantt (3.10) TDR para la etapa de Diseo (3.11) TDR para la etapa de Ejecucin (5)

Perfil Diseo

Diseo Ejecucin

Ver Nota al pi6

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En el caso de proyectos de mejoramiento, ampliacin o reposicin, si involucran aumento de capacidad o calidad de software (no bsico ni utilitario), se sugiere exigir el diagrama de flujo de datos.

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En el caso de proyectos de desarrollo, con esa informacin a nivel de perfil, se podr analizar la idea y trabajar en la propuesta de diseo, obtenindose la informacin relevante para la prxima etapa de inversin La informacin entregada para llevar a cabo la etapa de diseo en el caso de proyectos de desarrollo es un elemento preliminar de desarrollo. sta sirve de base para el anlisis que se efectuar en el levantamiento, por ello algunos requerimientos de informacin para pasar de perfil a diseo se repiten cuando se pasa de diseo a ejecucin en este caso cada requisito debe ser tratado en mayor profundidad. Para mayores detalles sobre el Diagrama de Flujo de datos consultar el Anexo 5, para el modelo conceptual de datos ver el Anexo 4. A continuacin se detallan cada uno de los requisitos de informacin mencionados en la Tabla N 2. 3.1 Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe contener: 3.2 Identificacin del problema a resolver Objetivo del proyecto Requerimientos Breve justificacin de la solucin escogida Costos de inversin y operacin de la solucin Plan o Poltica Informtica de la Institucin

La poltica informtica debe contener estrategias encaminadas a una buena gestin, tanto de la informacin como de la tecnologa que la soporta. En particular, se debe definir, en los casos que corresponda: El papel de la informacin dentro de las distintas reas de la institucin. Dependiendo del rea, la informacin debiera cumplir con los siguientes atributos en distintos grados de importancia: Confidencialidad: nivel de proteccin de la informacin que se necesita. Integridad: precisin y suficiencia de la informacin Disponibilidad: para cules usuarios estar la informacin disponible Confiabilidad: la informacin obtenida debe ser apropiada para la gestin y operacin de la institucin. Informacin Externa: se debe poder acceder a requerimientos de informacin formulados por otras instituciones.

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Clasificacin de la informacin contenida en las bases de datos que posee la institucin en cuanto a su relevancia. La relevancia se define en funcin de lo que significa la prdida de informacin, para la misin de la institucin, de manera que se debe considerar estratgica aquella informacin cuya prdida afecta a la misin de la institucin y no estratgica a aquella cuya prdida no afecta a la misin. Procesos claves dentro de la institucin, ya que las mejoras a estos procesos es lo que se debe desprender del plan informtico Estrategia de capacitacin Estrategia de software bsico: sistemas operativos, sistemas de bases de datos, para servidores y estaciones de trabajo. Estrategia de hardware: procesadores, capacidades capacidades de crecimientos, estndares, etc. de almacenamiento,

-

-

-

-

Estrategia de arquitectura: centralizada, distribuida o mixta. Sistemas propietarios o sistemas abiertos. Estrategia de comunicaciones y redes: protocolos, arquitectura de redes, enlaces de comunicaciones, etc. Estrategia de desarrollo de software de aplicaciones: desarrollo local, desarrollo externo, desarrollo mixto. Estrategia de recursos humanos: Unidad de Informtica y sus alcances.

-

-

-

3.3

Identificacin y Definicin del Problema

Se debe determinar qu problema se intenta solucionar o qu objetivo se pretende alcanzar mediante el proyecto (en trminos generales, ya que el anlisis en detalle se abordar en la etapa de diagnstico). Es importante aclarar este punto, por cuanto constituir el motivo por el que se origina el proyecto. Se sugiere utilizar la metodologa del rbol causa efecto7.

7

Si se desea emplear esta metodologa, se pueden consultar mayores detalle en la Gua metodolgica general para la preparacin y evaluacin de proyectos de inversin social, Sann, Hctor, ILPES, 1995

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica 3.4 3.4.1 Diagnstico de la Situacin Actual (Sin Proyecto) Descripcin de la Organizacin y/o entorno Afectado por el Proyecto

Esta etapa tiene como objetivo dar una descripcin completa del rea o departamento involucrado en el estudio sirviendo como base para el anlisis. 3.4.2 Descripcin de la Unidad o Departamento

Este hito consta en la generacin de un documento en el cual se describe la situacin actual de la unidad o departamento en estudio. El documento debe contener los siguientes puntos insertos:

- Organigrama de la unidad o departamento: un organigrama simple de cmo esthoy la unidad que se debe estudiar - Funciones y responsabilidades de la unidad o departamento: descripcin de funcionalidades permiten acotar el proyecto a realizar. - Objetivos actuales: se debe exponer cules son los objetivos tanto de corto como de largo plazo que se ha planteado la unidad o departamento. Para esto, se debe realizar una enumeracin y una breve descripcin. - Interaccin con su entorno: definir con un esquema simple la interrelacin del Departamento con su entorno. Mencionar las relaciones que guardan nexo con el tema que se desea estudiar y que puede ser importante acotarlas. 3.4.3 Presentacin de la solucin informtica actual

La idea es describir los sistemas, software y hardware del rea problema. para lo anterior hay que basarse en el anexo 2 Elementos a considerar en la Evaluacin Tcnica de Proyectos Informticos. Adems, es importante presentar en este caso un diagrama de la arquitectura de la solucin actual. Para las tipologas de desarrollo o mejoramiento (las que incluyen desarrollo de software), se requiere: 3.4.4 Descripcin de los procesos Se deber definir cules son los procesos que tienen relacin con el tema en estudio, dando un nombre simple al proceso y una breve descripcin de cmo opera. 3.4.5 Diagrama de Flujo de Datos (DFD) presentando la situacin actual Los DFD que se debern describir, son los indicados en el punto anterior. El objetivo es visualizar en un esquema simple cmo fluye la informacin. Como ejemplo de Diagrama de Flujo de Datos ver el Anexo Diagrama de Flujo de Datos.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Estos diagramas pueden situarse en varios niveles. Para esta etapa, slo se necesita una presentacin a nivel intermedio (siguiente al nivel de contexto, con los subniveles ms relevantes). 3.5 Descripcin general de requerimientos

La idea es describir los requerimientos principales a los cuales debe responder la solucin. Estos requerimientos deben ligar el rendimiento de la solucin a implementar con procesos estratgicos de la solucin. Por ejemplo, para un servicio determinado para el cual es muy importante el nmero de reportes para beneficiarios y se ha determinado como decisin estratgica disminuir las colas, el requerimiento debiera fijarse en el nmero de cotizaciones por unidad de tiempo que se necesitan para cumplir ese objetivo. 3.6 Programacin de actividades para la etapa de diseo

En este punto es deseable un cronograma o carta gantt mostrando las actividades necesarias para realizar el levantamiento y cuanto tiempo requerir. A diferencia de la programacin de la planificacin del desarrollo del software propiamente tal, el tiempo planificado para esta actividad debiera ser bastante exacto. 3.7 Requerimientos de personal para postular a la etapa de diseo.

Se debe presentar un presupuesto detallado por fases o total del estudio. La informacin pertinente debe desagregarse en, al menos, los tems que se muestran en el siguiente cuadro, identificando la cantidad y el precio unitario de cada uno. Se deben valorar slo los tems que signifiquen desembolso adicional para el servicio; en consecuencia, no debe incluir personal propio. Se entiende por personal propio los funcionarios de la institucin que financia o que est postulando el estudio y que se estima se dedicarn en jornada parcial o completa a ser contraparte del mismo o a participar en su ejecucin. Por otra parte, el personal externo son las personas que asignar la empresa o institucin que desarrolle el estudio (empresa consultora u otra institucin). Tambin debe incluirse en esta categora el personal que se contrate especficamente para la ejecucin de ste o para hacer de contraparte, y cuyo contrato finalice junto con su trmino.

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MIDEPLAN / Metodologa InformticaTabla N 3: Costos Directos de Personal ITEM Profesionales Tcnicos Secretarias Viticos y pasajes Materiales y equipos Total Gastos Generales La unidad de medida del recurso humano es el nmero de horas. 1\. - Los profesionales deben ser desagregados por tipo y nivel.1

UNIDADES*

PRECIO UNITARIO

CANTIDAD

VALOR TOTAL (M$)

Adems, se debe informar de los requerimientos totales de personal del estudio de acuerdo al siguiente esquema:Tabla N 4: Costos Totales de personal PERSONAL PROPIO (Nmero de horas) Profesionales Tcnicos Secretarias, Asistentes y otros Otros TOTAL1\. - Los profesionales deben ser desagregados por tipo y nivel.1

EXTERNO (Nmero de horas)

Este cuadro debe completarse en base a la informacin de estudios similares ya efectuados (si existen), en base a informacin de los posibles proveedores (cotizaciones) y en base a las actividades del estudio que se presenta. 3.8 Estimacin de beneficios

Se deben describir los beneficios en forma cualitativa. De ser posible identificar, medir y valorar los beneficios, se sugiere considerar los temes incluidos en el Anexo3.

3.9

Estimacin de costos de inversin, operacin y mantencin para la etapa de ejecucin

La estimacin de los costos de inversin, operacin y mantencin debe estar fundamentada en la experiencia anterior de la institucin, si esta existe. La idea es

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica presentar claramente como se obtuvieron los valores correspondientes, explicando las cifras usadas y describiendo el software, hardware y servicios profesionales que se usara, despus de realizar el levantamiento de requerimientos. La estimacin debe afinarse despus de realizar el levantamiento de requerimientos, ya que se tendr ms claro que funcionalidades se implementarn y cuales no, lo que permite predecir con mayor informacin cunto ser el costo de inversin, operacin y mantencin futuro. Es importante notar que en informtica se entiende por costos de mantencin los destinados a las adecuaciones que requieren los sistemas para mantener su vigencia y utilidad. 3.10 Cronograma y Carta Gantt Un cronograma o carta Gantt, establece el orden de las actividades a abordar, detallando cuales tareas pueden ser elaboradas en forma paralela y cuales tareas son necesarias para realizar otras. Esta descripcin se hace simbolizando cada tarea por una barra, cuyo largo depender del tiempo que toma realizar cada tarea. A continuacin se muestra un ejemplo, elaborado en Microsoft project 988:

Grfico N4: Carta Gantt8

: Microsoft Corporation

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Como se observa en el ejemplo, las flechas indican la dependencia entre las distintas tareas. Las indicaciones que aparecen al lado de cada barra (Emp, EFC, etc.) indican quin es el responsable de la tarea. Los diamantes indican hitos de control (reuniones, entrega de resultados)

3.11 Trminos de Referencia para contratar etapa de diseo Los trminos de referencia deben incluir toda la informacin necesaria, para poder licitar el diseo, as como la evaluacin de las distintas alternativas de solucin (en el caso que el formulador estime que no hay capacidad tcnica al interior de la institucin para evaluar el proyecto). En este sentido, se debe especificar claramente el producto final, el cual se traduce en: Anlisis de procesos o flujo de datos, en relacin a la problemtica detectada, lo cual se puede traducir en una optimizacin de procesos. Documentacin asociada al Diseo lgico Propuesta y evaluacin de las alternativas de solucin

Estos puntos quedarn ms claros en los restantes puntos de la metodologa. 3.12 Optimizacin de la situacin actual En base a la informacin recopilada, vale decir, antecedentes preliminares, presentacin del problema y el diagnstico, se determinar si es posible mejorar la situacin actual, ya sea con medidas administrativas, de rediseo organizacional, o con inversiones marginales. La optimizacin de la situacin actual puede convertirse en una importante fuente de ahorro de recursos, por ello se recomienda explorar esta alternativa. A modo de ejemplo, se puede optimizar la situacin actual por medio de alguna de las siguientes medidas: 3.12.1 Medidas administrativas o de rediseo organizacional - Rediseo de procesos al interior de la institucin - Eliminar trmites innecesarios - Redistribuir fsicamente al personal de manera de optimizar los procesos - Elaborar manuales de procedimientos administrativos 3.12.2 Inversin marginal a la solucin existente -Redisear y/o normalizar las bases de datos, eliminando duplicidades. Aparte de proporcionar una mayor eficiencia, esta medida permitir una mayor seguridad, menor

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica duplicidad y por lo tanto, una mejor eficiencia de la informacin mantenida en bases de datos. - Capacitar, tanto a usuarios, como a especialistas del rea informtica de la institucin. Muchas veces se dispone de las herramientas de hardware, software o comunicaciones, pero no se hace un adecuado uso de ellas. - Redistribuir de forma ms racional los recursos computacionales entre los distintos usuarios. En este caso, se recomienda considerar aspectos tales como: nivel de uso y capacidades de los recursos. - Segmentacin de redes mediante el balance y reasignacin de la carga en la red de informtica. - Balances de carga en dispositivos como discos, cpu, memoria.

-Otras inversiones3.13 Anlisis de requerimientos (Diseo lgico) 3.13.1 Diagrama de flujo de datos (lgico) El objetivo es visualizar en un esquema simple la informacin requerida y cmo fluye dicha informacin entre las distintas entidades y procesos. Como ejemplo, ver el Anexo 5 correspondiente al Diagrama de flujo de datos (lgico). En lo que se refiere al flujo de datos, estos Diagramas pueden ir aumentando en complejidad, en la medida que cada flujo se vaya describiendo en mayor profundidad.

3.13.2 Modelo de datos Para aquellos proyectos de desarrollo que incluyen la etapa de ejecucin (y por ende el diseo lgico) un hito importante del anlisis de requerimientos es la formulacin del modelo de datos. Para efectos de presentacin de antecedentes a MIDEPLAN est descrito cmo hacer un modelamiento en el Anexo 4 Modelamiento de Datos. 3.13.3 Otra documentacin En el caso de que se desarrollen aplicaciones especficas: Orientadas al objeto: Presentar casos de uso, diagramas de clase, diagramas de objetos y si es posible de estado. No orientadas al objeto: Presentar lista de funciones, con sus parmetros, entradas y salidas.

En el caso de sistemas de informacin geogrficos, debe pedirse como parte del anlisis requerimientos, las capas y cruces mnimos necesarios. En el caso de que el diagnstico determine la necesidad de contar con capas adicionales, se debe identificar que instituciones (distintas a la que presenta el proyecto), pueden disponer de dichas capas, y

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica se debe considerar la alternativa de adquirirlas o acceder a ellas va convenio, versus la alternativa de desarrollarlas nuevamente para la institucin. Para proyectos de desarrollo de pginas web y otros desarrollos de Internet, Intranet o Extranet, debe solicitarse un mapa de navegacin que de cuenta de la informacin que se requiere en el sitio Web. Adems es deseable un anlisis de los procesos involucrados mediante DFDs u otra herramienta, que permitan un uso cooperativo real de las herramientas de Internet. Por otra parte, es importante presentar procedimientos administrativos as como adquirir software y hardware en lo que se refiere a seguridad. Aquellos proyectos, que involucren la compra de software de clase mundial, o paquetes desarrollados, se debe presentar un informe que especifique que requerimientos de la organizacin son satisfechos por la organizacin y cuales no, para poder determinar la factibilidad de ser implementada con xito. Para proyectos de las tipologas: equipamiento, mejoramiento, ampliacin reposicin, los requerimientos de informacin, se especifican en el anexo2 (todos los puntos del anexo, excepto el 1) 3.14 Alternativas de Solucin La presentacin de alternativas de solucin est relacionada en forma directa con las capacidades tcnicas para generar alternativas y el nivel de problemas que se desean solucionar. Una adecuada presentacin de alternativas ser el paso inicial en una correcta presentacin y preparacin del proyecto de informtica o alternativa final de solucin. Adems, ser la base para el documento de especificaciones tcnicas en el proceso de formalizacin de compra o licitacin. 3.14.1 Restricciones asociadas a cada alternativa La idea es mencionar las restricciones de precio, mantencin, operacin y tecnologa que presenta cada alternativa. 3.14.2 Producto o servicio esperado en cada alternativa Debe establecerse si se espera el mismo servicio o producto por cada alternativa de solucin y en qu consiste en trminos generales. Por ejemplo, se podra mencionar que el producto de la alternativa seleccionada cumplir con un requerimiento especfico y que en cambio no solucionar otro requerimiento menos importante.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Evaluacin Costo - Eficiencia Los fundamentos para la adopcin de este criterio fueron presentados en la seccin 2.12. Antes de iniciar la presentacin de la metodologa de evaluacin y seleccin de alternativas bajo este criterio, cabe definir la diferencia entre efectividad y eficiencia. La efectividad se asocia al logro de los objetivos y metas establecidas, la eficiencia es alcanzar la efectividad haciendo un uso racional de los recursos disponibles9. De acuerdo a lo anterior, le eficiencia incluye necesariamente la efectividad, y por tanto un criterio de costo eficiencia es ms exigente que uno de costo - efectividad En la metodologa que se presenta en los siguientes captulos, se incluyen algunos atributos de efectividad pero tambin algunos de eficiencia, por lo que cabe clasificar a esta metodologa como de costo eficiencia. 3.15 Evaluacin y Seleccin de Alternativas Es importante tener en cuenta que, en la generalidad, los proyectos de informtica se comportan siguiendo la siguiente curva de efectividad v/s costos:

Grfico N 5: Relacin costo - efectividad En el grfico se aprecia que: - Los primeros ndices de efectividad pueden tener un alto costo. - En una etapa intermedia, los costos y la efectividad se valoran en unidades fijas. - Finalmente, el logro total o a medida que nos acercamos a la efectividad total, los costos se pueden elevar en forma exponencial. Si bien, la idea es satisfacer la totalidad de los requerimientos planteados en el diagnstico, es recomendable ser muy cuidadoso en un dimensionamiento adecuado de las alternativas de solucin, evaluando dichas alternativas a la luz de los costos involucrados e intentando lograr la mayor efectividad al menor costo.

9

A modo de ejemplo, si el objetivo es acertar en el blanco de una diana, quien logre esa meta despus de lanzar 100 dardos, ha sido efectivo, pero sumamente ineficiente, el que ni siquiera logra acertar despus de 100 intentos es ineficaz, y el que acierta a la primera ocasin es eficaz y eficiente.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica El clculo de los indicadores (cmo VAN y TIR), puede mostrar una rentabilidad alta (que en general es difcil de medir) y no guarda relacin con la calidad de la solucin tecnolgica seleccionada, cabe centrarse por lo tanto en la optimizacin del proyecto. Obviamente, la seleccin final se hace en el proceso de licitacin, sin embargo, el anlisis previo de generacin y seleccin de alternativas debera ayudar a una mejor especificacin de las bases tcnicas para la formalizacin de la compra o licitacin, evitando conflictos por vacos en las bases y acotando el espacio de alternativas. Esto permitir un anlisis ms minucioso de las propuestas. Para la evaluacin de alternativas se medirn ciertos atributos de la solucin propuesta y se definirn ponderadores para dichos atributos. Esto se explica en la siguiente seccin. El uso de ponderadores de atributos permitir evaluar las distintas alternativas planteadas, intentando seleccionar las alternativas que ofrezcan el mejor nivel tcnico y que resuelvan de la mejor manera posible el problema planteado. La dificultad del modelo radica justamente en la definicin de atributos y la estimacin de los ponderadores. En efecto, el proceso de generacin de atributos, asignacin de puntajes y ponderadores, presupone claridad respecto de los requerimientos, de los problemas del actual sistema, de los objetivos del nuevo sistema y de las funciones y sistemas administrativos a ser apoyados por la configuracin. Si se dan las condiciones anteriores y se realiza un adecuado anlisis, debera esperarse que los atributos y el valor asignado a los ponderadores refleje las reales necesidades de la institucin con respecto al sistema computacional. Al no darse esas condiciones, queda abierta la posibilidad de que el evaluador "maneje" los ponderadores para "seleccionar" alguna alternativa preconcebida, lo que hace que la herramienta resulte inservible para los objetivos de acercarse a la seleccin de una buena configuracin computacional. 3.16 Atributos Relevantes Se pueden plantear dos tipos de atributos: Atributos imprescindibles Los atributos imprescindibles son aquellos que obligatoriamente deben cumplirse en su totalidad, en la alternativa a evaluar. De lo contrario, dicha alternativa no deber ser considerada. A lo menos, se deben considerar los siguientes atributos como imprescindibles: - La alternativa de solucin est de acuerdo con la poltica informtica (si es que existe) de la institucin.

- La institucin dispone de las capacidades tcnicas y administrativas para soportar lasolucin (por ejemplo para administrar la red).

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Atributos evaluables (deseables y muy deseables) Los atributos evaluables son aquellos medibles y por tanto que permiten una evaluacin y discriminacin de cada alternativa, lo que es importante pues las alternativas de la solucin pueden ser variadas y complejas, para la decisin de implementar una solucin. La clasificacin de atributos en muy deseables o deseables debe formularse en base al plan informtico de la institucin. Como sugerencia, creemos importante que la evaluacin de alternativas considere atributos que hagan hincapi en la informacin, la cual es soportada por la tecnologa. Muchas veces, por ejemplo, se eligen soluciones eficientes, pero en reas que la institucin no necesita tal eficiencia. Por otra parte, alguna institucin puede que tenga informacin disponible, sin embargo, la seguridad de la informacin es mala. En este caso, aparentemente la solucin es eficiente, pero est descuidando un punto importante que es el riesgo de prdida de la informacin. Es as que ms adelante, en la exposicin de tcnicas de evaluacin de alternativas, se toman en cuenta atributos de la informacin, junto con otros de carcter tcnico. En cuanto a los atributos es importante para la evaluacin de soluciones, construir tablas en las cuales se diga cules fueron los conceptos considerados y los pesos relativos que para ellos se asignaron. La tcnica se expone a continuacin. 3.17 Tcnica de Evaluacin de Alternativas La tcnica descrita a continuacin busca obtener un puntaje para cada una de las soluciones a evaluar, considerando los criterios sealados anteriormente y los antecedentes recogidos en las etapas anteriores. Si existiera slo una alternativa, el puntaje deber ser calculado de todas maneras para ella, ya que permite apreciar cmo se tom la decisin de optar por la solucin. Adems, se sugiere que las matrices expuestas a continuacin sean completadas tambin en el proceso de licitacin para la evaluacin de las propuestas en concurso. 3.17.1 Evaluacin de los atributos Los factores de evaluacin a considerar son los siguientes: A) B) C) D) Efectividad Plataforma Tecnolgica Calidad Tcnica de la Solucin Ahorro de costos operacionales

Adems es importante considerar la Calidad Funcional de la Solucin, pero que no puede ser evaluada con el avance que tiene el proyecto a esta altura (postulando a etapas que nunca van ms all del diseo), porque la informacin necesaria para evaluar los atributos se obtiene del Diseo Fsico de la solucin, por este motivo solamente se

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica deja como referencia la informacin correspondiente a los atributos de Calidad Funcional en el anexo 6, sin exigir su evaluacin. Cada uno de estos factores ser calificado con un puntaje de 1 a 100, de acuerdo a los siguientes procedimientos: A) Efectividad El objetivo de esta evaluacin es calificar el nivel de satisfaccin de las necesidades a ser cubiertas por el sistema en cuestin. Para ello, se debern considerar todas aquellas funciones que debieran satisfacerse, tanto las de carcter operativo como las estratgicas y tcticas. Esta evaluacin debe seguir los siguientes pasos: i. ii. Definir funciones que debe satisfacer el sistema Clasificar dichas funciones en tres grupos: Imprescindibles Muy deseables Deseables Verificar que las alternativas satisfagan todas las funciones imprescindibles, descartando las que no lo hagan Si existe ms de una alternativa que cumpla el criterio anterior, generar la siguiente matriz (las funciones indicadas lo son a modo de ejemplo):

iii. iv.

Funcionalidades del Sistema MUY DESEABLES (%Cumplimiento) Informacin en Lnea Interfaces Grficas DESEABLES (%Cumplimiento) Emisin de cartas Control de cambios Otros atributos menores Total

Altern. 1 100% 1 1 33% 0 1 0

Altern. 2 50% 1 0 100% 1 1 1

...

Altern. N 100% 1 1 33% 0 1 0 79.9 (EFN)

79.9 65 (EF1) (EF2) Tabla 5: Matriz de Efectividad

Para otros ejemplos de atributos que miden efectividad en distintas dimensiones, ver Anexo 8 En cada celda, colocar un 1 (uno) si la alternativa cubre la funcin y un 0 (cero) en caso contrario. Posteriormente se calcula el % de cumplimiento para c/alternativa, como la suma de 1 (unos) divididos por el total de atributos dentro de c/categora (deseable o muy deseable). Luego, obtener el puntaje de cada alternativa por grupo de funcin y calcular el promedio ponderado de ambas. Se utilizar un factor de 0.7 para las funciones muy

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica deseables y de un 0.3 para las funciones deseables. En el ejemplo, utilizando dichos ponderadores, los puntajes (multiplicados por 100) son 79.9 (0.7*100+0.3*33), 65 (0.7*50+0.3*100) y 79.9 respectivamente. Los valores sugeridos para ponderar las funciones muy deseables y las deseables pueden ser modificados, incluyendo la justificacin por hacerlo. B) Plataforma Tecnolgica En este factor se busca capturar que la solucin est basada en un conjunto de herramientas que permitan, con una alta probabilidad de xito, la construccin de un sistema que satisfaga los siguientes criterios: Confidencialidad: debe evaluarse el nivel de proteccin que cada alternativa ofrece contra la divulgacin no autorizada de la informacin. En sta, debern considerarse aspectos como: 1. Sistema operativo 2. Base de datos 3. Conexin con otros sistemas de informacin (a travs de Internet o localmente)

4. Acceso a medios de respaldo Integridad: est relacionado con la precisin y suficiencia de la informacin. Tambin con la validez de la informacin. Disponibilidad: las alternativas de solucin deben proveer:

1. Acceso a la informacin por parte de todos los usuarios autorizados, en el momento en que lo requieran 2. Tiempos de respuesta acordes con las necesidades de los procesos Confiabilidad de la informacin (Gestin): Esto tiene que ver con que la informacin obtenida debe ser apropiada para la gestin con el fin de operar la institucin y para ejercer las responsabilidades de cumplimiento de las tareas institucionales. Informacin Externa: Esto tiene que ver con que la informacin obtenida debe ser apropiada para satisfacer los requerimientos de otras instituciones con respecto a la organizacin.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica En lo posible, cada uno de estos criterios deber ser evaluado objetivamente. En todo caso, la existencia de opiniones de expertos podr ser incorporada, as como estadsticas que exhiban una validacin de la industria informtica respecto al cumplimiento de cada uno de ellos. De todos modos, cada criterio ser calificado con una nota de 1 a 100, en base al siguiente criterio: Si cumple totalmente: Si cumple adecuadamente: Si cumple con restricciones: Cumple con muchas restricciones: Si no cumple: 100 puntos 80 puntos 60 puntos 40 puntos 0 puntos

Con el fin de obtener todos los antecedentes necesarios para la evaluacin, el formulador se deber apoyar en la informacin del anexo2 que sea relevante para la tipologa del proyecto. Una vez hecho esto, se deber elaborar la siguiente matriz.

ASPECTOS PLATAFORMA TECNOLGICA Confidencialidad Integridad Disponibilidad Confiabilidad Informacin Externa TOTAL

Ponderador Altern. 1 x% X% Y% Z% W% 100% 100 100 100 80 80 PT1

Altern. 2 100 20 100 100 80 PT2

...

Altern. N 40 100 30 100 100 PTN

Tabla 6: Matriz de Evaluacin Plataforma Tecnolgica

En base a estos resultados, se debe calcular un promedio ponderado. Para calcular los ponderadores, se debe aplicar la tcnica descrita en el anexo 1.

C) Calidad Tcnica Este punto tiene que ver con aspectos tcnicos de la solucin propiamente tal, ms all de la plataforma en la cual se basa. El objetivo es asegurar que la implementacin de las herramientas disponibles en la plataforma tecnolgica seleccionada cumpla con los criterios deseados. Para estos efectos, se deber crear una matriz con todos los aspectos tcnicos evaluables de las alternativas, clasificndolos en los siguientes grupos: Seguridad: Da cuenta de la seguridad de la solucin tanto en los mbitos de hardware como de software. Disponibilidad: Se refiere a la capacidad de la plataforma de no sufrir cadas dentro de un rango de tiempo determinado. Portabilidad: Compatibilidad con otras plataformas, en cuanto a hardware y software.

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Accesibilidad: Se refiere a la disposicin de la plataforma, para ser accesada desde otra. Escalabilidad: Factibilidad de hacer crecer el sistema por etapas. En cada celda se debe colocar un 1 si la alternativa cumple con el aspecto tcnico y un 0 si no. Luego se debe obtener el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los cuatro grupos de aspectos tcnicos. En base a estos porcentajes se calcula un promedio ponderado para cada alternativa. Los ponderadores deben calcularse de acuerdo a lo indicado en el anexo 1. A continuacin se presenta un ejemplo. Para un listado ms completo de aspectos tcnicos, se puede ver el punto 3 del Anexo 2: Elementos a considerar en la Evaluacin Tcnica de Proyectos Informticos.

ASPECTOS TCNICOS SISTEMA SEGURIDAD (% cumplimiento) Sistemas de Respaldos Sistema de recuperacin Control de acceso Encriptacin de datos PORTABILIDAD (%Cumplimiento) Herramientas para importacin y exportacin de datos. DISPONIBILIDAD Up time garantizado de ms de 98% ESCALABILIDAD ACCESIBILIDAD (%Cumplimiento) Canales de comunicacin en lnea con otras aplicaciones TOTAL

Ponderador X%

Altern. 1 %100 1 1 1 1 %100

Altern. 2 %75 1 1 1 0 %100

...

Altern. N %50 1 1 0 0 %100

Y%

1 Z% %0 0 W% U% %100 %0 0 CT1

1 %100 1 %100 %100 1 CT2

1 %100 1 %100 %0 0 CTN

Tabla 7: Matriz de Evaluacin Calidad Tcnica

D) Ahorro de costos operacionales Una variable importante al tomar la decisin de cul alternativa elegir, o si conviene implementar la solucin, es el ahorro que producir con respecto a los costos operacionales que tena la institucin antes de llevar a cabo el proyecto.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica El ahorro de costos se puede obtener recurriendo al Anexo 3 y verificando en qu tems se produce ahorro. Lo importante es que en este punto se incluyan los ahorros de costos operacionales que objetivamente son cuantificables. Se deber usar la siguiente frmula:

AC j CO jDonde: ACj: Ahorro de costos operacionales con proyecto en la alternativa j Coj: costos operacionales para alternativa j Se considera que el mximo ahorro en costos operacionales puede llegar a ser del 10%. Para llevar esto a puntaje, se amplificar por 1000 el porcentaje obtenido. As si el ahorro fuera del 10% el puntaje sera 100. Si el ahorro fuera del 4%, el puntaje sera de 40.

Ahorro de papel Ahorro en promocin(marketing) Ahorro en distribucin de la informacin Ahorro en reparaciones : : etc SUMA Promedio

Altern. 1 100 100 100 100 : : : ACO1

Altern. 2 100 100 100 100 : : : ACO2

...

Altern. N 40 100 100

: : :

100 : : : ACON

Tabla 8: Matriz de Ahorro en Costos Operacionales

Para calcular el Total, se suma el puntaje de la columna correspondiente y posteriormente se divide por el nmero de atributos contenidos en la tabla. Ejemplo:

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Altern. 1 Ahorro de papel Ahorro en promocin(marketing) Ahorro en distribucin de la informacin Ahorro en reparaciones SUMA Promedio 20 30 100 10 160 40

Altern. 2 30 80 40 70 220 55

Altern. 3 10 50 80 90 230 57,5

Tabla N 9: Ejemplo de ahorro de costos

En este caso los atributos son 4, por lo que se divide la suma de cada columna por ese nmero, para obtener el total. Evaluacin de alternativas Una vez evaluados todos estos factores, se deber generar la siguiente matriz:ATRIBUTOS EVALUABLES Efectividad Plataforma Tecnolgica Calidad Tcnica Ahorro de Costos Op. TOTAL Ponderador x% y% z% w% 100% Altern. 1 EF1 PT1 CT1 ACO1 P1 Altern. 2 EF2 PT2 CT2 ACO2 P2 ... Altern. n EFN PTN CTN ACON PN

Tabla N10: Matriz de Evaluacin de alternativas

Los ponderadores se obtienen aplicando el criterio indicado en el anexo 1. Finalmente, se aplica la siguiente frmula:

Pi j

PA ji * Ponderadorj 100

Donde: Pi : PAji : Ponderadorj :

Puntaje Alternativa i Puntaje del atributo j de la alternativa i Ponderador del atributo j (corresponde a los x%, y%, z% y w%)

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Los puntajes se pueden interpretar de la siguiente forma:

Cumple totalmente: Cumple adecuadamente: Cumple con restricciones:

100 puntos 80-99 puntos 60-79 puntos

Cumple con muchas restricciones: 40-59 puntos No cumple: 0-39 puntos

Una vez obtenida una calificacin para cada una de las alternativas, es posible el clculo de una razn costo / eficiencia que incorpora criterios estratgicos y de calidad.

3.17.2 Detalle de la Inversin y clculo del indicador costo eficiencia Los tems de costos de inversin y operacin, estn identificados en el Anexo 3 de Beneficios y costos10. Si todas las alternativas tuvieran costos similares, podra bastar con los puntajes para decidir una seleccin. En caso contrario, se deber hacer un anlisis en base al indicador costo eficiencia, el que est definido como:

RC j

Cj Pj

RCj : Razn de costo - eficiencia de la alternativa j, (costo por unidad de cumplimiento de los objetivos) Cj Pj: : Costo Anual Equivalente de la Alternativa j : Puntaje de la alternativa j

Para calcular Cj, se calcula el Costo anual equivalente (CAE) del proyecto dentro de su vida til considerando los costos de inversin, mantencin y operacin. El CAE se calcula como el producto del Factor de Recuperacin del Capital (FR) por el Valor Actual de Costos de la alternativa j (VACj), donde:10

No se debe olvidar en el caso de adquisicin de software, incluir los costos asociados al nmero de licencias de uso que se desea habilitar.

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FR

r 1 r

n

1 r n 1

n VACj = Ij + (COtj + CMtj ) / (1+r)t t=1

Con: r: tasa de descuento n: vida til del sistema COtj: costo de operacin de la alternativa j en el perodo t CMt: costo de mantencin de la alternativa j en el perodo t Ij: costo de inversin de la alternativa j

De forma que Cj = CAEj = VACj * FR Para los sistemas se considera generalmente una vida til de cuatro aos. En el caso que se estime que la vida til de alguna alternativa tecnolgica difiere significativamente de 4 aos se deber recalcular su FR le acuerdo a la frmula anterior. Para escoger la o las alternativas finales, se seleccionan aquellas con menor razn de costo-eficiencia y cuyo precio est dentro de los rangos presupuestados. En el caso de que las alternativas tuvieran la misma razn costo-eficiencia, hay que escoger la que cumpla al menos con restricciones. Ejemplo: A continuacin, se presenta un ejemplo de la aplicacin de la tabla de atributos evaluables.ATRIBUTOS EVALUABLES Efectividad Plataforma Tcnica Calidad Tcnica Costos operacionales TOTAL Ponderador 30% 25% 35% 10% 100% Altern. 1 100 60 40 50 64 Altern. 2 80 100 80 40 81 Altern. 3 60 100 60 60 70

Tabla N 11: Ejemplo de resultado de evaluacin

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En este caso, el resultado del anlisis de alternativas es el siguiente: Alternativa 1: Cumple con restricciones Alternativa 2: Cumple adecuadamente Alternativa 3: Cumple con restricciones

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Trminos de referencia para la etapa de ejecucin

Los trminos de referencia deben incluir toda la informacin necesaria, para poder licitar la etapa de ejecucin. Deben especificar que la solucin se debe adaptar al diseo lgico ya desarrollado, as como a los distintos atributos desarrollados en esta metodologa. Por otro lado deben establecerse claramente los productos entregables (cdigos fuentes, documentacin del diseo fsico, otros), tambin debe especificarse el tiempo de entrega de la solucin y que hacer en caso de atraso. Puntos importantes a considerar son la marcha blanca, capacitacin y la operacin, mantencin del sistema. 5 Sugerencias para el proceso de licitacin

Adems de los resultados arrojados por el anlisis tcnico - econmico, es fundamental tomar en cuenta una serie de caractersticas que debe poseer un proveedor de equipos computacionales y que se recomienda tener en cuenta, en conjunto con los resultados de la preparacin y evaluacin del proyecto obtenidos hasta las etapas anteriores, para la elaboracin de las bases de licitacin. Capacitacin Se debe considerar si el proveedor entrega: Capacitacin en todos los niveles requeridos, incluyendo los mbitos de operacin, ingeniera de sistemas, etc. Existencia de un centro de Capacitacin. Plan de cursos regulares.

Mantenimiento Se debe considerar si la propuesta del proveedor contempla: Responsabilidades como mantenimiento y reparacin de unidades del sistema. Inspecciones, pruebas, limpieza de partes internas, lubricaciones, ajustes y reemplazo de partes. Perodo de garanta. Mantenimiento preventivo.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Ingeniera de Sistemas con Soporte Tcnico, Desarrollo de Aplicaciones y Consejera Informtica. Respaldo y prestigio Se debe considerar si el proveedor es capaz de ofrecer garantas como cumplimiento de plazo de entrega, soporte ante fallas, ampliaciones, compatibilidades con otros equipos, lo que constituye el respaldo del proveedor. Los indicadores ms significativos del prestigio son: presencia en el mercado, nmina de equipos instalados y montos que estos representan, rentabilidad, liquidez, razn deuda patrimonio, etc. Como es sabido, las bases de una licitacin se conforman a grandes rasgos por las bases tcnicas y las bases administrativas.

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Bibliografa

- Eduardo Contreras y otros. Metodologa de informtica de MIDEPLAN 1992. - Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF). http://www.isaca.org Resumen Ejecutivo de COBIT (Objetivos de control para la informacin y tecnologas) 2da Edicin Abril de 1998. Copyright 1996, 1998 - Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF). Marco Referencial de COBIT(Objetivos de control para la informacin y tecnologas) 2da Edicin Abril de 1998. Copyright 1996, 1998 - Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF). Objetivos de control de COBIT(Objetivos de control para la informacin y tecnologas) 2da Edicin Abril de 1998. Copyright 1996, 1998 - Tecnologas de la Informacin y su uso en Gestin de Oscar Barros V. Primera edicin Copyright 1998 McGraw-Hill. - Pgina http://www.ji.si.ehu.es/users/tap/ADSI/19992000/Tema1/

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Anexo 1: Tcnica para Priorizacin y Asignacin de Ponderadores Dada una lista de tems a los cuales hay que clasificar para poder determinar el nivel de importancia entre ellos, se debe proceder del siguiente modo: 1. Determinar los tems relevantes a clasificar y asignarles una identificacin. 2. Colocar la identificacin asignada en las filas y columnas de la matriz de la pgina siguiente (la matriz tiene la misma cantidad de filas y columnas). 3. Colocar alguna marca en la diagonal de la matriz (sobre la diagonal no habr ninguna clase de informacin). 4. Completar cada una de las celdas por sobre de la diagonal respondiendo a la siguiente pregunta: El tem de la fila, es ms importante que el tem de la columna? Si la respuesta es afirmativa, se debe colocar un 1 en la celda, en caso contrario, un 0. En el ejemplo, el tem 1 (en la fila) es ms importante que el tem 2 (en la columna) y por este motivo se coloca un 1 en la celda. 5. Cuando todas las celdas de una fila (por encima de la diagonal) estn completas, las celdas de la columna correspondiente al mismo tem se deben llenar con el inverso del nmero (donde hay un 1 se coloca 0 y viceversa). 6. Cuando todas las celdas estn llenas, se las suma obtenindose el total de la fila. 7. Luego de calcular los totales por fila, se asigna un nmero de orden a aquella fila cuyo total es el mayor (un 1) y as sucesivamente siguiendo en forma decreciente de importancia. 8. Si dos de los totales son iguales, se asigna mayor prioridad al tem que la tiene con respecto al otro. En el ejemplo, puesto que a los tems 3 y 7 les corresponde el mismo total (en este caso 3), debido a que el tem 3 es ms importante que el tem 7, se le asigna al primero el nmero de orden 3 y al tem 7, el nmero de orden 4. 9. En la columna Orden se obtiene la secuencia de tems con su prioridad, uno respecto del otro.

... que el tem que est en la columna?

Total fila

Orden

Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 El tem que est en esta fila es ms importante... Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Item 6 Item 7 0 1 1 0 0 0 0 1 0 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 0 1 1 0 0 4 2 3 6 1 2 3 2 6 3 1 7 5 4

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica 10. Ordenar la lista de tems de acuerdo al resultado obtenido, asignando los ponderadores en forma tal que lo satisfagan y que su suma sea 100%. Como referencia, puede utilizarse el porcentaje que representa el puntaje obtenido por un tem con respecto a la suma de la columna "Total fila". En el ejemplo, el tem 4 obtendra un ponderador de 28,6% (6 dividido por 21). En todo caso, debe tenerse presente que la importancia relativa de un tem respecto a otro incorpora elementos subjetivos, por lo cual los ponderadores definitivos deben ser corregidos considerando dichos elementos, pero siempre respetando el orden obtenido. Un ejemplo de esta metodologa se presenta a continuacin, para el caso del clculo de la matriz de plataforma tecnolgica. Clculo de ponderadores para evaluar la plataforma tecnolgica:

Confidencialidad Integridad Disponibilidad Confiabilidad (Gestin) Confidencialidad Integridad Disponibilidad Confiabilidad (Gestin) Inf. externa 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 0

Inf. externa Total Orden Ponderador Fila 0 1 1 0 1 4 2 1 2 4 1 2 5 3 % 10 40 20 10 20

Matriz de Evaluacin de la plataforma tecnolgica ASPECTOS PLATAFORMA TECNOLGICA Confidencialidad Integridad Disponibilidad Confiabilidad (Gestin) Inf. externa TOTAL Pondera dor 10% 40% 20% 10% 20% 100% Alternativ a1 60 70 60 100 100 76 Alternat iva 2 100 100 100 80 100 98 Alternativa 3 80 90 70 80 60 78

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Anexo 2 Elementos a considerar en la Evaluacin Tcnica de Proyectos Informticos

Los siguientes son los antecedentes a entregar para la evaluacin tcnica de un proyecto informtico: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Estimacin de volmenes de informacin Arquitectura lgica de la solucin Arquitectura de hardware Herramientas a utilizar para la construccin de la solucin Costos de operacin Costos de mantencin Necesidades de capacitacin tcnica Personal nuevo necesario

A continuacin, se detalla cada uno de ellos: Estimacin de volmenes de Informacin Se deben entregar estimaciones para los siguientes indicadores: a) Informacin de la base de datos: Nmero de tablas Tamao de registro de cada tabla Nmero de ndices por tabla (permanentes y temporales) Nmero de registros por tabla Crecimiento (anual, mensual) esperado

b) Nmero de clientes c) Nmero de transacciones (total o por cliente) por tipo (actualizaciones, consultas) d) Crecimiento esperado de clientes e) Crecimiento esperado de transacciones (total o por cliente) f) Nmero de procesos masivos Arquitectura Lgica de la Solucin Se debe indicar si la solucin se basar en una arquitectura cliente - servidor, tecnologa Internet, aplicaciones stand-alone, etc. Deber justificarse la arquitectura seleccionada en trminos funcionales y otras consideraciones que se estimen relevantes. Particular relevancia tienen consideraciones de carcter estratgico de la institucin.

Arquitectura de Hardware y Software Bsico Detallar, con diagramas y cuadros descriptivos, la solucin en trminos de sus componentes de hardware y software bsico:

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica a) Servidores CPU Unidades de almacenamiento (tipo, capacidad) Memoria RAM Unidades de respaldo Perifricos Otros (hardware redundante, etc.) b) Sistemas operativos Fabricante Versin (nmero y fecha liberacin) Tipo de licenciamiento c) Software de aplicacin de terceros Fabricante Versin (nmero y fecha liberacin) Tipo de licenciamiento d) Componentes de red y comunicaciones (hardware y software) Servidores de comunicaciones Routers, modems, DTU, etc. Protocolos de comunicacin e) Estaciones de trabajo CPU Unidades de almacenamiento (tipo, capacidad) Memoria RAM Unidades de respaldo Perifricos f) Impresoras Tipo de impresoras (lser, inyeccin de tinta, etc.) Breve descripcin caractersticas tcnicas (calidad de impresin, velocidad, etc.)

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica g) Otros dispositivos (scaners, capturadores pticos, dispositivos de video, etc.)

Herramientas a utilizar para la construccin de la solucin Detallar el software a utilizar para la construccin de la solucin: a) Base de datos b) Herramientas de productividad c) Aplicaciones clientes d) Otros

Costos de Operacin Debe estimarse el costo de operacin de la solucin y la curva de evolucin de ste, con el fin de predecir la vida til de la solucin. Aqu deben considerarse: a) Insumos y materiales fsicos b) Recursos humanos c) Otros

Costos de Mantencin de la Solucin Esta informacin complementa la anterior, debiendo incluirse: a) Upgrade o mantencin de licencias b) Actualizaciones de hardware c) Proyeccin de requerimientos de nuevos desarrollos d) Otros Capacitacin Tcnica a) Personal involucrado b) Costo de capacitacin (inicial y mantencin) Personal nuevo necesario Indicar eventual necesidad de contratacin de personal para la operacin y mantencin de la solucin, describiendo perfil y costos.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Anexo 3 Beneficios y costos Los costos de los proyectos de informtica son relativamente simples de cuantificar, no as los beneficios, que se presentan como ahorro de costos con respecto a la situacin base, siendo particularmente compleja la estimacin de las horas - hombre liberadas. Por otra parte, este tipo de proyectos tienen costos y beneficios intangibles, los cules se debern describir en forma cualitativa. Beneficios privados Dependiendo de la naturaleza del proyecto, se pueden presentar algunos de los siguientes beneficios:

Ahorro de Horas-Hombre (H-H) Por no tener que contratar personal adicional con respecto a la situacin optimizada. Se considera como situacin base optimizada (sin proyecto) la contratacin de personal adicional que permitira alcanzar los mismos objetivos que la configuracin computacional; es decir, la alternativa de sustitucin de recursos de capital por trabajo. Este beneficio lo es en la medida que exista dicha alternativa. Del personal que actualmente labora en el sistema. Este beneficio lo es bajo el supuesto de que las H-H liberadas tengan un uso alternativo productivo. Si la alternativa es el ocio, en el caso de que con el proyecto disminuyan los requerimientos diarios de H-H, tendramos slo un beneficio individual difcil de valorar. Este ahorro de H-H corresponde a un aumento de la productividad. Tipos de aumento de productividad El aumento de la productividad puede provenir de tres tipos: Ahorro del tiempo de desplazamiento Con el nuevo sistema, se pretende reducir o eliminar el tiempo que las personas gastan en desplazarse para intercambiar informacin o para realizar alguna accin que pudiera ser llevada a cabo desde su escritorio.

Como ejemplos tpicos se tiene: Entrega de informacin va dispositivos de almacenamiento. Ir a colocar papel a una impresora compartida. Levantarse a buscar informacin escrita.

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Mejora del actual sistema Con el nuevo sistema, se pretende mejorar las caractersticas bsicas del sistema actual. Por ejemplo: Aumentar la robustez del sistema. Hacer ms rpido el acceso y procesamiento de la informacin. Reduccin de tiempo de espera en colas de impresin. Automatizacin En este caso, mediante la implantacin de un sistema computacional se pretende lograr que una tarea deje de ser manual para ser automatizada. Como por ejemplos tpicos se tiene: Ordenamiento de archivos. Generacin automtica de cheques. Bsqueda de informacin. El primero de estos tres tipos de aumento de la productividad se produce principalmente en proyectos que involucran mejoras en las comunicaciones. El segundo tipo se produce con mayor frecuencia en proyectos que involucran un aumento de la capacidad de procesamiento y un mejoramiento del diseo del sistema. El tercer tipo de aumento de la productividad est relacionado con proyectos que formulan el equipamiento de un sistema computacional por primera vez en alguna rea determinada. Venta de informacin Al implementar el proyecto se deben cuantificar los servicios que la institucin puede ofrecer hacia el exterior. Como ejemplo se tiene: venta de software, venta de informacin, etc. Ahorro en arriendo de oficinas En el caso en que se est arrendando una oficina que ya no se va a necesitar una vez adquirido el equipo computacional, se cuenta como ahorro el monto de dicho arriendo. Tambin ocurre cuando se traspasa a medios magnticos la informacin antes contenida en archivos y carpetas. En el caso en que la oficina sea de propiedad de la institucin que adquiere el equipo, el ahorro proviene del uso alternativo que se le puede dar a esta oficina.

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Ahorro en costos de operacin Se refiere a ahorros en costos de operacin, con respecto a situacin base. A modo de ejemplo, una disminucin de los costos de mantencin; o bien, dejar de pagar por servicios a empresas, pues con la realizacin del proyecto estos servicios podrn desarrollarse internamente. Se debe mencionar el detalle de cada uno de los costos de operacin que van a disminuir o bien desaparecer, acompaado por el monto anual del ahorro que se produce al adquirir el equipo. Mejoras en la gestin y en la toma de decisiones Este tipo de beneficios son frecuentes, pero generalmente de muy difcil cuantificacin, lo que puede en ocasiones llevar a que se consideren slo como intangibles, o bien, como el primer tipo de ahorro de H-H antes expuesto, es decir, del personal adicional que se requerira para obtener el mismo efecto de mejora en la gestin y la toma de decisiones. Es importante tener presente no cometer el error de contabilizar ms de una vez algn beneficio. Para ello debe ponerse atencin al clasificarlo. Por ejemplo, si se usa el mtodo de estimar el ahorro de H-H adicionales equivalentes para alcanzar la misma mejora en la gestin que logra el equipamiento computacional, no debe considerarse como un beneficio adicional del proyecto dicha mejora de la gestin. Costos privados En general tendremos los siguientes tems: Compra de hardware Compra de software Conversin/Adaptacin de software existente Desarrollo de software Estudios y capacitacin Instalacin y puesta en marcha Habilitacin de locales y muebles Costos de operacin Remuneraciones (cuando se requiera personal adicional) Servicios externos Comunicaciones (arriendo de lneas) Arriendo de programas Materiales de uso y consumo corriente (diskettes, hojas perforadas, cintas de impresoras, etc.) Mantencin y reparaciones Consumo de energa

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MIDEPLAN / Metodologa Informtica Beneficios y costos sociales Para el caso social, la estimacin de beneficios y costos es similar al caso privado. Slo deben hacerse ciertos ajustes a los costos y beneficios privados de modo que representen en forma adecuada los beneficios y costos sociales.

Ahorro de tiempo de usuarios que realizan trmites en la Institucin. En este caso es necesaria la realizacin de una encuesta o un estudio durante un tiempo determinado, para medir la frecuencia media de pblico que llega. Para poder cuantificar este beneficio se debe hacer una estimacin de la calificacin de las personas que realizan los trmites, para luego calcular un sueldo promedio por unidad de tiempo. Los supuestos de mantencin de frecuencias y composicin de la clientela deben quedar explcitamente indicados. Beneficios y costos intangibles (no valorables) Se debe entregar un listado que incluya aquellos costos y beneficios que no se pudieron valorar. Tpicamente, se tratan de los siguientes: Costos Como ejemplo: resistencia al cambio, problemas organizacionales por la introduccin de computadores, cambios en las polticas de la organizacin, retrasos en la entrega por parte de los proveedores. Beneficios Los beneficios intangibles, corresponden a aquellos, cuya valoracin econmica es difcil de obtener. Estos pueden corresponder a mayor comodidad de los usuarios, mejor imagen de la institucin, mejoramiento de las condiciones de trabajo para los funcionarios, etc. Arriendo y leasing En el caso que se adopte por un arriendo o un leasing, es necesario que se justifique esta opcin, vers

metodologÍa de preparaciÓn y evaluaciÓn de proyectos informÁticos

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