metodología en la preparación de - udc.es de intención envío de información compromiso de...
TRANSCRIPT
Metodología en la preparación de
una propuesta
Lluís Botifoll
A Coruña, 17 de decembro
Mi perfil
• Especialización en:
• Definición de ideas de proyecto y redacción
de propuestas.
• Apoyo a la gestión (aspectos administrativos,
legales, financieros) y aspectos transversales
(difusión, evaluación, etc.) de proyectos.
- 1 -
• Participante en 12 proyectos FP7, de los cuales
actualmente 2 como coordinador (NMP y SEC).
• Realización de evaluaciones y otros estudios
sobre la participación en programas de I+D.
Idea de proyecto
Presentación de la propuesta
3 - 6 meses 2 - 4 meses 2 - 3 meses Comienzo/Kick off
Primera indicación de la CE
Contrato firmado con la CE
informe Informe
12 meses
Ejecuc. proyecto
Mid Term
1 – 3 años
Informe Final Resultados Proyecto
Preparación Propuestas
Timeline: de la idea al proyecto?
- 2 -
¿Cómo estar al día?
ec.europa.eu/research/participants/portal Portal del participante ec.europa.eu/programmes/horizon2020 Web oficial H2020
cordis.europa.eu/news/home_en.html Cordis
Redes, organizaciones sectoriales / nacionales Proyectos de acompañamiento
Presentaciones en eventos por funcionarios europeos
Puntos nacionales de contacto
Esporádicamente
Habitualmente
- 3 -
1. Idea de Proyecto 2. Resumen de Proyecto 3. Formación del consorcio 4. Elaboración de propuesta 5. Supervisión y
presentación
Fases:
La vida de un proyecto
- 4 -
1.1. Definición de Idea de Proyecto
Proactiva: Proyecto a nivel interno (entidad)
Reactiva: Participar en otros proyectos
1. Programa de Trabajo. 1.2. Comprobación
/contraste 2. Relevancia del problema a resolver, y la solución propuesta.
3. Estado del arte y valor añadido.
4. Necesidad de acometerlo en colaboración y a escala europea.
Fase 1: Idea de proyecto
- 5 -
Cross-links
• Health • Environment (incl. climate change)
• Food, agriculture and biotechnology
• Transport (including aeronautics)
• Information and communication technologies
• Socio-economic sciences and the humanities
•Nanosciences, nanotechnology, materials and new production technologies
• Space
• Security
• Energy
Fase 1: Idea de proyecto
- 6 -
- 7 -
Fase 1: Idea de proyecto
1. OBJETIVOS DEL RESUMEN
Plasmación de la idea de proyecto
Comprobación de la elegibilidad
Distribución a posibles socios
2. REALIZACIÓN DE LA PRE- PROPUESTA
Sobre el programa: convocatoria, instrumento financiero objetivos Sobre el proyecto: punto de partida, objetivos específicos, WPs…
Sobre el consorcio: definición perfil de socios
3. COMPROBACIÓN DE LA PRE-PROPUESTA
Con los potenciales socios
Con responsables de CE, NCPs
Re-definición en base a los anteriores
Fase 2: Pre-propuesta
- 8 -
PRE-PROPOSAL
PROGRAMME Official name of the programme
STRAND Name of call for proposals and/or the name of the line of the call for proposals
PROJECT NAME Name of the project and acronym
DEPARTURE POINT Includes diagnosis and/or analysis of the needs (i.e. territorial, social, technological), target and the state-of-art reached in this field.
GENERAL OBJECTIVES General aims of the Programme (or the EU policy) that will be specifically taken into account by the project
SPECIFIC OBJECTIVES Breakdown of the general aims which the project hopes to attain at the end of the project.
EXPECTED RESULTS Deliverables and other material results expected to be reached at the end of the project.
WPs / ACTIVITIES Outline of the workplan and the tasks (i.e. WP0 : project management, WPn: diffusion). Each WP may be subdivided by different tasks.
PRELIMINARY BUDGET Budget of the project, total cost and demanded co-funding.
CONSORTIUM Expected national & transnational partnership to undertake the project development. Specify different roles (coordinator, core partner, associated partner, beneficiary, if applicable)
Fase 2: Pre-propuesta
- 9 -
- 10 -
Fase 2: Pre-propuesta
Fase 3: Formación del consorcio
- 11 -
Mejores maneras para encontrar socios
Ingresar en Asociaciones y Plataformas Tecnológicas
Contactar con actuales coordinadores de proyectos
Ingresar en Redes temáticas
Consulta a Miembros de comités de Seguimiento
Elaboradores de estudios e informes europeos
Conferencias y seminarios de la UE
Fase 3: Formación del consorcio
- 12 -
¿Cómo proceder?
Identifica tu área: nicho dentro de un nicho
Identifica personas relevantes: científicos de prestigio, etc.
Ingresa en Asociaciones europeas, Plataformas, Redes,…
Promueve tu experiencia (conferencias, publicaciones)
Identifica planes de trabajos e instrumentos relevantes
Estudia documentación: estudios, procedimientos,…
Participa en evaluaciones de la UE, comités, estudios,…
Fase 3: Formación del consorcio
- 13 -
1. BÚSQUEDA DE SOCIOS
2. CONFIRMACIÓN DE CONSORCIO
3. REUNIÓN DE CONSORCIO
Investigación y selección de principales actores
Recomendaciones de contactos (promotor)
Asistencia a eventos
Carta de intención
Envío de información
Compromiso de confidencialidad
Contacto cara a cara
Reparto de tareas en la preparación
Anticipación a situaciones en caso de selección
Fase 3: Formación del consorcio
- 14 -
Carta de compromiso (no contractual)
- 15 -
Ejemplo – comunicación socios
Ejemplo – comunicación socios
- 16 -
Expresión de interés (externa al Consorcio)
- 17-
Ejemplo – comunicación socios
Acuerdo de confidencialidad (contractual)
- 18 -
Ejemplo – comunicación socios
- 19 -
- 20 -
FP6 FP7
Formularios Oficiales (A1, A2, A3)
(detalles socios, descripción, costes,…)
Parte A
Parte B
• Objetivos e impacto esperado • Plan de trabajo y
presupuesto • Consorcio y
recursos • Dirección de
proyecto • Plan de difusión
Formularios Oficiales (A1, A2, A3)
(detalles socios, descripción, costes,…)
• Sumario
• Excelencia
• Implementación
• Impacto
Fase 4: Elaboración de la propuesta
H2020
Formularios Oficiales (A1, A2, A3)
(detalles socios, descripción, costes,…)
• Sumario
• Excelencia
• Impacto
• Implementación
- 21 -
1. OBJETIVOS
Alineación con el Work-Programme
Relevancia del problema al que hace frente
Excelencia científico-técnica
2. ESTADO DEL ARTE
Análisis (proyectos, actores…)
Valor añadido
Complementariedad con proyectos anteriores
- 22 -
Fase 4: Elaboración de la propuesta
3. PLAN DE TRABAJO
Descripción metodológica
Descripción funcional (plan de trabajo)
Estructura de gestión y calendario
4. PRESUPUESTO
Distribución de Recursos Humanos
Distribución de otros costes
Asignación de recursos financieros
- 23 -
Fase 4: Elaboración de la propuesta
• Fases – 3 a 4 fases (definición, desarrollo, demostración, evaluación)
• Paquetes de trabajo – Relacionados con los resultados principales del proyecto – De acuerdo con la complejidad del trabajo y la división de roles – WP números: WP1, WP2 etc.
• Tareas – Detallada definición del trabajo – Número de tareas coherente con los WPs:
• WP 1 – Task 1.1, Task T 1.2
• Entregables – Resultado por cada tarea – Numeración de acuerdo con las tareas.
• Task 1.1. – Deliverable D.1.1.
- 24 -
Fase 4: Elaboración de la propuesta
Consejos en la redacción de propuestas
• Objetivo de la propuesta: resolver un problema (gap)
identificado por la propia Comisión Europea
• Educar al evaluador: con hechos y cifras
• Sesión informativa: reunión con funcionario
• Directrices CE: dicen QUÉ quieren; tú debes saber POR QUÉ.
• Documentos de la CE: La CE adora sus documentos. Sigue sus
indicaciones en detalle
• Y recuerda; hazle el trabajo fácil al evaluador, no dejes que se
figure que es bueno, di porqué es bueno. No dejar nada a la
imaginación.
- 25 -
Fase 4: Elaboración de la propuesta
División general del trabajo
Organización
- 26 -
División del trabajo científico-técnico
Organización
- 27 -
Expertos a ser consultados
Organización
- 28 -
Desglose personas / mes
Organización
- 29 -
Se divide en tres secciones principales:
A1 provee unos datos esquemáticos de la
propuesta (título, duración, sector, resumen)
A2 concierne a la organización participante
(nombre legal, tipo de organización, tipo de
participante)
A3 trata los aspectos del presupuesto (costes
para los diferentes tipos de actividades para
cada participante, presupuesto total del
proyecto, contribución máxima de la UE)
La Parte A
- 30 -
Cubierta
Índice
Sección 1: Excelencia científico y/o técnica
Sección 2: Impacto – El potencial impacto a través del
desarrollo, difusión y uso del proyecto
Sección 3: Implementación – Gestión, consorcio,
recursos
Sección 4: Aspectos éticos
Sección 5: Aspectos de género
Parte B – Descripción de la estructura
de trabajo
- 31 -
- 32 -
Vista rápida a una lista de WPs
Vista rápida a un paquete de trabajo
- 33 -
- 34 -
Vista rápida a los hitos (milestones)
- 35 -
Vista rápida a la lista de entregables
Tabla de GANTT
- 36 -
Tabla de GANTT
- 31 -
Tabla de GANTT
- 37 -
WP1
Co-ordination and Project Management
Workpackage Leader: 1
Partners: All
WP1
Co-ordination and Project Management
Workpackage Leader: 1
Partners: All
WP6
Exploitation Plan
Workpackage Leader:
Partners: All
WP6
Exploitation Plan
Workpackage Leader:
Partners: All
WP2
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP2
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP3
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP3
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP4
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP4
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP5
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
WP5
Title:
Workpackage Leader:
Partners:
Diagrama de PERT
- 38 -
Diagrama de PERT
- 34 -
Diagrama de PERT
- 35 -
Básate en datos (mercado, etc.) e indica:
• Conecta los resultados a las políticas europeas.
• Demuestra que el proyecto trata de solventar un problema importante!
• Impacto potencial = mejora (en texto, %, valor nominal, de acuerdo con el proyecto) ligado a los objetivos estratégicos de la UE.
• Valor de Mercado potencial para la industria europea
• Los mecanismos y acciones previstos para traer resultados el Mercado (diseminación, medidas take-up, validación por usuarios finales, etc.)
El impacto
- 39 -
“El proyecto tendrá un impacto potencialmente
considerable sobre la industria, el comercio y la
investigación”
“El coordinador intentará mantener una estructura ligera
de dirección a fin de mantener los gastos indirectos en
el mínimo requerido”
- 40 -
Algunos errores comunes
“Nuestra experiencia tecnológica nos permite enmarcar,
con razonable exactitud, un convincente alto nivel de
arquitectura para la demostración de los principales
componentes en la implantación de X”
“El plan financiero del proyecto ha sido cuidadosamente
elaborado usando los mejores métodos de estimación
existentes. El plan es consistente respecto a las
indicaciones de la Guía de promotores acerca de
personas/mes y presupuesto.
- 41 -
Algunos errores comunes
Puesta en común de las aportaciones
Circulación del borrador inicial
Revisión final
- 42 -
Fase 5: Supervisión y presentación
PROPUESTA
Elegibilidad CE Ajuste al Topic
Excel. Científico-técn. Evaluador Ext. Comprobar umbral
Impacto Socio-econ. Evaluador Ext. Sumario de evaluación
Equilibrio Propuestas CE Cobertura del programa
Publica Lista CE Propuestas aprobadas
Comité Programa; NCPs; Socios
CE Circulación Lista
¿Cómo son evaluadas las propuestas?
- 43 -
Impacto Socio-econ. Evaluador Ext. Sumario de evaluación
Evaluación individual
Concesión
umbral
Revisión Panel Oral
(opcional)
Ranking Comisión
Negociación
Consulta al comité del programa (si se requiere)
Financiación de la Comisión y/o decisión de rechazo
Comisión rechaza la propuesta
Elegibilidad
Solicitantes informados de los resultados de la evaluación
por expertos
Solicitantes informados de la decisión de la CE
Examen de Seguridad
(si necesario)
Revisión Ética
(si necesaria)
Propuesta
¿Cómo son evaluadas las propuestas?
- 44-
La propuesta será evaluada contra unos
criterios de evaluación predeterminados.
En la fase inicial de evaluación, cada experto
trabaja individualmente y da su puntuación y
comentarios para cada criterio
Los expertos valorarán y marcarán la
propuesta exactamente tal y como es descrita
y presentada. No realizarán presunciones o
interpretaciones acerca del proyecto más allá
de lo que éste contiene en la propuesta.
- 45 -
¿Cómo son evaluadas las propuestas?
1. CALIDAD CIENTIFICO-TECNICA Concepto sólido y calidad de los objetivos
Caracter innovador en relación al estado del arte
Contribución al avance del conocimiento y del progreso tecnológico
Calidad y efectividad de la metodología científico-técnica y plan de trabajo.
Criterios de evaluación (1)
- 46 -
2. POTENCIAL IMPACTO A PARTIR DEL DESARROLLO, DIFUSIÓN Y USO DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO Contribución a nivel europeo y/o internacional de los impactos esperados establecidos en el programa de trabajo en cada “topic”/actividad
Carácter apropiado de las medidas adoptadas para una difusión y/o explotación de los resultados del proyecto, y la gestión de la propiedad intelectual.
Criterios de evaluación (2)
- 47 -
3. CALIDAD Y EFICIENCIA DE LA IMPLEMENTACIÓN Y LA GESTION Carácter apropiado de las estructuras de gestión y procedimientos
Calidad y experiencia relevante de los participantes individuales
Calidad del consorcio como conjunto (incluyendo complementariedad y equilibrio)
Distribución apropiada y justificación de los recursos a ser comprometidos (presupuesto, staff, equipo)
Criterios de evaluación (3)
- 48 -
Estudios de caso
- 49 -
Una estrategia a largo plazo
Evita una aproximación “one shot “ Utiliza H2020 para establecer redes europeas que se
mantengan en el tiempo. Un diamante tiene muchas caras.
Estudio de caso 1
- 50 -
Vision: Model Centred
Process Engineering, control
& optimisation
1 año
IMS – GROWTH INCOOP
Integrated process unit control and plantwide optimisation 2,33 M €
GROWTH INCOOP
Integrated process unit control and plantwide optimisation
CRAFT COMPTrol
Ceramics and its Optimised maNufacturing
with model predictive ConTROL
3 año
IP MATCH
model centric technology for process engineering,
advanced process control, process maintenance and logistics
1 M €
Marie Curie RTN PROMATCH
Multidisciplinary Academic - industrial collaboration in
research & training through SME teCHnology developers
4 año
5 año Cybertnetica
2 año
2 M €
Estudio de caso 1
- 51 -
Ellos dicen QUÉ quieren, tu tienes que saber
POR QUÉ lo dicen
La presencia de un topic particular en el Programa de Trabajo no es casual. Tienes que encontrar información adicional,
conocer qué actores clave puede haber para ese topic y los potenciales socios.
Estudio de caso 2
- 52 -
Estudio de caso 2
Y1.3-1: Innovative materials solutions for storage of energy produced by decentralised sources
Specific challenge: Electricity will increasingly be produced by sources which are geographically decentralised
and/or intermittent by their nature. There is an urgent need to increase the storage of energy, in order to improve on
the stability of weak grids, to be able to intentionally island the electricity distribution, and to ensure the continuity of
energy supply.
Scope: Research proposals should develop innovative materials solutions that will make storage technologies more
available, better performing and more cost effective. The solutions should exploit as much as possible synergies
between technologies, contributing to the development of hybrid systems. Although the focus can be on any of the
state-of-the-art technologies, or go beyond these, activities addressing enhanced performance of chemical storage in
hydrogen will be covered by the Fuel Cell & Hydrogen Joint Undertaking, and hence outside the scope of this topic.
Expected impact: (i) A wider use of storage technologies, alleviating geographical constraints for low carbon energy
production while increasing efficiencies at a reduced cost; (ii) A reduction of the barriers to increase the penetration
rate of distributed and /or intermittent renewable energy sources; (iii) The realisation of a new generation of storage
technologies based on advanced materials; (iv) Development of the materials that will help to deliver the 2050
energy and climate targets; (v) Realisation of a new generation of energy technologies that will support the
competiveness of European industries, (vi) Implementing relevant parts of the Materials Roadmap Enabling Low
Carbon Energy Technologies (SEC (2011) 1609), and relevant objectives of the SET-Plan.
- 53 -
Una propuesta es más que una buena
descripción: se trata de una acción de marketing
Para la propuesta necesitas comunicar a potenciales socios, stakeholders, usuarios potenciales, industria, grupos de
interes, etc
Estudio de caso 3
- 54 -
La CE y la comunidad de I+D tienen que saber que estás preparando una propuesta, para:
implicar al menos parte de los stakeholders clave: como socios, miembros de un comité asesor, expertos, asociados, etc.
Evitar la competencia con otros promotores de proyectos.
Crear sinergias con otros proyectos existentes (dentro de H2020 o fuera).
Identificar socios potenciales entre anteriores beneficiarios (al menos para implicarlos en acciones de difusión, explotación, etc.)
Estudio de caso 3
- 55 -
¿Qué necesitas? Transparencias y/o resumen presentando el proyecto, enfatizando apoyo obtenido, impacto, equipo experimentado detrás, etc. Planning de visitas y difusión de información (NCPs, Info-Days, redes de I+D, ETPs, coordinadores de anteriores proyectos finalizados o en ejecución.)
Canal de comunicación con las agencias de apoyo a H2020 (sectoriales, regionales, nacionales, etc.) y consultoría Anteriores evaluadores y conexión con expertos. Creación de un nombre atractivo e incluso un logo. Introduciendo en la propuesta tareas y/o recursos haciéndola más visible, compacta e identificable.
Estudio de caso 3
- 56 -
Mantén la cortesía para con el evaluador.
Una estructura esquematizada, en bullets, es deseable.
Estudio de caso 4
- 57 -
Estudio de caso 4 - ejemplo
- 58 -
Saca partido de las actividades “transversales”.
Trata de ir más allá de simplemente cubrir lo que se pide.
Estudio de caso 5
- 59 -
Estudio de caso 5 - ejemplo
- 60 -
No es tan fácil como parece tener un proyecto
colaborativo.
Bajo una aproximación colaborativa todos los socios reunen su expertise, la cual no debe ser fácilmente reemplazable con el
fin de obtener unos fines comunes complementables.
Estudio de caso 6
- 61 -
Prepara el futuro.
Es importante que el proyecto contemple algunas tareas para la etapa posterior a la financiación europea.
Estudio de caso 7
- 62 -
El tipo de proyecto tiene que estar
sustancialmente modelado por el instrumento de financiacion.
El plan de trabajo y el perfil del consorcio debe variar de acuerdo con el tipo de instrumento.
Estudio de caso 8
- 63 -
¿Es éste un buen
consorcio para un
proyecto CSA?
Estudio de caso 8
- 64 -
Estudio de caso 8
- 65 -
Preparar una propuesta sale caro.
El esfuerzo tendente a su preparacion no deberia subestimarse.
Estudio de caso 9
- 1 -
Estudio de caso 9
- 66 -
Estudio de caso 9
- 67 -
Validación de la idea de proyecto con el
funcionario de la CE.
El programme officer tiene informacion desde dentro acerca de la convocatoria y puede orientar tu propuesta.
Estudio de caso 10
- 68 -
Estudio de caso 10
- 69 -
Estudio de caso 10
- 70 -
Estudio de caso 10
- 71 -
La relacion con los socios no siempre es tan
colaborativa como seria de esperar.
- La preparación de una propuesta puede ser un test acerca de la armonia y espíritu colaborativo entre los socios.
Estudio de caso 11
- 72 -
El esfuerzo (effort) y la financiacion solicitada es
probablemente la parte mas sensible que abordar con los socios.
La negociacion es una tarea ardua.
Estudio de caso 12
- 73 -
Estudio de caso 12
- 74 -
La propuesta debería ser revisada por una
tercera persona
Un peer-review externo es una buena práctica que debería ser introducida.
Estudio de caso 13
- 75 -
¿Es factible que el coordinador se apoye por una
entidad tercera (externa al consorcio)?
El coordinador del proyecto puede no ser realmente un experto en cuestiones administrativas y los aspectos de
comunicación y logísticos pueden suponer una carga pesada en el día a día. Un apoyo externo puede ser
bienvenido.
Estudio de caso 14
- 76 -
Steering
Committee
Work Team
Consortium Senior Managers
Project Coordinator
Project Coordinator
Energy Sector Innovation-
Financial Network Community
Innovation
financing
Innovation in
energy sector
IT
Project Management
Office
Proposed Project
Organization
Energy Sector Innovation-Financial Network
Community Coordinators
European Union Commission
(Enterprise Directorate General
Innovation Policy)
Steering
Committee
Work Team
Consortium Senior Managers
Project Coordinator
Project Coordinator
Energy Sector Innovation-
Financial Network Community
Innovation
financing
Innovation in
energy sector
IT
Project Management
Office
Proposed Project
Organization
Energy Sector Innovation-Financial Network
Community Coordinators
European Union Commission
(Enterprise Directorate General
Innovation Policy)
Estudio de caso 14
- 77 -
Estudio de caso 14
- 78 -
Moitas gracias!
Phone: +32 734 05 04
Mobile: +32 471 549 980