metodologia business case
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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
(UNIVERSIDAD DEL PERÚ, DECANA DE AMÉRICA)
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
TENDENCIAS TECNOLÓGICAS
MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA INDUSTRIAL
FRIO GAS A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE
PROCESOS DE NEGOCIO (BPM).
Caso práctico aplicado al área de producción de la empresa
ALUMNO:
CRISOSTOMO MAMANI, MARCOS
PROFESOR:
WILLIAM ENRÍQUEZ MAGUIÑA
LIMA-PERU
2012
METODOLOGÍA BUSINESS CASE
MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA EMPRESA INDUSTRIAL
FRIO GAS A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION DE
PROCESOS DE NEGOCIO (BPM).
El problema se centra en la necesidad que tienen las empresas de proporcionar
respuestas rápidas a un entorno altamente competitivo y cambiante, siendo los
retos a los cuales se enfrentan: alcanzar un nivel de eficiencia y eficacia en la
productividad o entrega de servicios, que les permita cubrir sus costos, aumentar
sus ganancias, agilizar sus procesos y seguir creciendo.
La mayoría de las empresas en el Perú (MYPES y PYMES) posee una
inadecuada o muchas veces escasa visión de sus procesos de negocio, optando
actualmente por controlar sus actividades de manera aislada, es decir, colocar
inspecciones o puntos de control en las personas o las tareas que éstas realizan,
sin considerar que lo más importante es evaluar cómo éstas actividades
contribuyen con los objetivos esperados del negocio, es decir, como apoyan a
mejorar los procesos principales. Los resultados de un inadecuado enfoque
provocan un alto riesgo e inestabilidad en el posicionamiento de la empresa dentro
de su entorno altamente cambiante, esto en términos cuantificables se refleja en el
aumento de sus costos operativos, el incremento del tiempo necesario para
realizar un determinado servicio o producto y por ende la insatisfacción del cliente.
Por tanto, muchas empresas no se encuentran enfocados en procesos, y aún
continúan centrándose en las funciones departamentales, contribuyendo de esta
manera a mantener actividades no estandarizadas, lo que implica la redundancia
de la misma actividad en diferentes departamentos, el incremento de los costos, y
la reducción de la productividad.
Las MYPES en el Perú, en especial aquellas ubicadas en el parque industrial de
Villa El Salvador, dedicadas a la fabricación de exhibidoras de carne (máquina de
refrigeración) no emplean un enfoque basado en la gestión por procesos (BPM).
APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA BUSINESS CASE
FASE 1: DEFINICIÓN
PASO 1:
ALCANCE DEL
PROYECTO
Nuestro proyecto se enfoca en la mejora de procesos de la
empresa Industrial Frio Gas a través de la implementación de la
Gestión de Procesos de Negocio (BPM).
El presente proyecto, sugiere la implementación de BPM en la
empresa Industrial Frio Gas, a través de la aplicación de la
metodología de mejora continua Kaizén y el empleo de la Suite
de tecnologías BPM para modelar y simular los procesos ya
mejorados.
PROPOSITO El propósito del alcance del proyecto es definir el contenido y el
plan de proyecto del Business Case.
INSUMO
El insumo prioritario que vamos a utilizar para plantear el
alcance viene a ser el Plan Estratégico de la Empresa Usuario,
debido a que este es el que determina hacia donde se dirige
esta empresa, su visión y misión, puesto que estas
características van a determinar si la propuesta de solución
ofrecida está acorde con los objetivos de la organización.
PRODUCTO
ENTREGADO
El plan de proyecto va a mostrar la organización del mismo,
estableciendo la fecha inicio y fin del proyecto, de acuerdo a
tareas especificadas con la duración de las mismas, con el fin
de llevar un control sobre las tareas.
Plan de Proyecto Fecha
1. Obtención de la Información de la Empresa 02/07/2012
2. Planteamiento del Problema 03/07/2012
2.1 Definición de Objetivos 04/07/2012
2.2 Definición de Justificación 05/07/2012
2.3 Estudio de la Viabilidad. (Técnica, Económica,
Operativa, Alternativas)
09/07/2012
3. Definición del Marco Teórico 10/07/2012
4. Descripción de la Metodología 11/07/2012
5. Definición de los Recursos Necesarios 120/07/2012
6. Descripción Plan de Trabajo 13/07/2012
7. Cronograma de Actividades 18/07/2012
8. Descripción de Resultados y Beneficios 19/07/2012
POR QUE
ESTE PASO
Al realizar el alcance del proyecto hemos identificado los
recursos necesarios (plan estratégico, objetivos de la empresa,
documentos de gestión, informes de entrevistas con los
interesados del proyecto y personal clave) que nos van ayudar
a descubrir las necesidades del cliente, así como rebasar sus
expectativas, añadiéndole más valor a nuestro servicio.
PRINCIPIOS
El problema a solucionar se encuentra en el área de
producción, específicamente, en el proceso de producción.
El problema es que la empresa realiza la entrega del producto,
después de la fecha acordada con el cliente; ocasionando a la
empresa un aumento en el costo de producción y
principalmente la insatisfacción del cliente.
PASO 2:
CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
De enero del 2012 a junio del 2012 se generó un gasto de S/.
3000 soles por demoras en la entrega del producto solicitado al
cliente. Y sabiendo que la implementación del enfoque BPM en
la empresa solucionara el problema reduciendo en 3 o más
días en tiempo de entrega actual.
PROPOSITO
Factores claves por los cuales la audiencia del Business Case
de implementar el enfoque BPM:
Presenta una visión sistémica de la organización y sus
procesos, lo que facilita y mejora su dirección y
gobernabilidad.
Dirige la organización a la diferenciación y el
posicionamiento competitivo creando procesos con un
know how único y sostenible en el tiempo.
Proporciona agilidad para adaptarse a los cambios del
mercado y el entorno.
Permite integrar y articular los Sistemas de Gestión con
la Estructura de Procesos.
Facilita y propicia la medición, evaluación y control de
los procesos que permite identificar puntos críticos y
soluciones que se traducen en mejoramiento continuo.
Permite gestionar adecuadamente los recursos, acorde
con los requerimientos de los procesos.
Cimienta y propicia el camino hacia la automatización.
INSUMO Plan de proyecto
PRODUCTO
ENTREGADO
Criterios por los cuales la implementación del enfoque BPM
debe ser tomada en cuenta como una solución a la demora en
la entrega de productos:
Visibilidad
Agilidad
Flexibilidad
Gobierno
Automatización
POR QUE
ESTE PASO
Con los criterios de evaluación se determina hacia donde se
van a enfocar los recursos, así como se determina el visto
bueno de la empresa usuario.
PRINCIPIOS
El mayor reto de BPM tiene que ver con la forma en que
las empresas deben modificar su cultura para que las
lleve a una estrategia nueva de gestión por procesos.
Por eso, hay que tener cuidado al diseñar los nuevos
roles, estructuras y responsabilidades dentro de la
organización, para que resalten y maximicen las
ventajas de BPM.
Hacer lo posible por lograr que los usuarios acepten
BPM desde el inicio del proyecto. Si los involucra desde
un principio, podrán ayudarle a revisar la aplicación y la
interfaz de usuario.
BPM no termina con la implementación; los usuarios
deben administrar y supervisar constantemente la
ejecución de los procesos.
Dado que en los objetivos de la empresa se nota la
PASO 3:
ALINEACIÓN
DE LOS
CRITERIOS
preocupación de posicionar a la empresa en Lima sur, como el
mejor fabricante (serio, confiable, con diseños creativos e
innovadores) de exhibidoras de carne (máquina de refrigeración)
antes de diciembre del 2015, se alinea con el criterio del
proyecto que es mejorar su proceso de producción a través de la
implementación de BPM para satisfacer al cliente entregando a
tiempo sus productos solicitados.
PROPOSITO
Que los objetivos del proyecto estén acorde con los objetivos
empresariales.
INSUMO
Plan Estratégico de la empresa.
Objetivos de la solución a implementar.
PRODUCTO
ENTREGADO
Se crea el Plan Estratégico de TI (PEI).
POR QUE
ESTE PASO
Si el proyecto a implementar no apoya el plan estratégico de la
empresa entonces, el proyecto no tendría un camino, una guía a
seguir y representaría más bien una pérdida que una ventaja.
PRINCIPIOS
Presentamos una solución correlacionada con los objetivos de la
empresa, que es la de mejorar el proceso de producción y por
ende servir mejor al cliente satisfaciendo la entrega oportuna de
sus pedidos incluso antes de la fecha acordada.
FASE 2: EVLUACIÓN
PASO 4:
CÁLCULO
DE LOS
BENEFICIOS
La ganancia está en el ahorro de costos que son generados por
la demora en la entrega de productos y en la satisfacción del
cliente.
PROPOSITO
El fin del cálculo de beneficios nos va ayudar a descubrir cuanto
es la utilidad en los últimos meses y cuál sería el ahorro
porcentual con la implementación de nuestro proyecto.
INSUMO
La evolución de los ingresos y pérdidas de la empresa mostrada
en sus estados financieros.
PRODUCTO
ENTREGADO
Beneficio calculado: el costo adicional generado por la demora
en la entrega de productos asciende a 3000 soles, se va a ver
reducido en 30% o más.
POR QUE
ESTE PASO
El cálculo de beneficios en el área de producción nos ayuda a
proponer la implementación de BPM en otras áreas de la
empresa.
PRINCIPIOS
El auge que está adquiriendo la tecnología BPM (BPMS) para el
soporte de los procesos de negocio es cada vez mayor.
La tecnología BPM permite modelar, simular, ejecutar,
implementar y seguir mejorando los procesos.
El mercado de BPM en el Perú y de estimaciones de expertos
PASO 5:
JUSTIFICACIÓN
esta en creciendo. Quizás el enfoque de BPM sea poco
conocido en las MYPES de villa el salvador y de sus
beneficios al ser implementados en la empresa. BPM es una
buena opción para que la empresa siga creciendo día a día
cada vez más.
Para la implementación de BPM, se empleara la mejora
continua Kaizen yaqué es una metodología sencilla, practica,
basadas en valores y sobre todo de bajo coste.
PROPOSITO
En el presente paso vamos a justificar el cálculo de los
beneficios que serán adquiridos al implementar este proyecto.
INSUMO
Beneficio calculado: El gasto adicional por incumplimiento del
plazo de entrega de productos mensual es de 500 soles, se
va a ver reducido en un 30% o más.
PRODUCTO
ENTREGADO
Por tanto, la empresa Industrial Frio Gas ahorrará cada mes la
suma de S/. 150 o más.
POR QUE
ESTE PASO
Con la justificación de nuestro Business Case lograremos que
nuestro cliente confíe más en nuestro trabajo al brindarle
datos veraces y sustentados en las últimas tendencias del
mercado.
PRINCIPIOS
La única y verdadera razón de existir de una organización es
satisfacer a sus clientes y este el principal objetivo de la
empresa Industrial Frio Gas.
Además, la implementación de la gestión por procesos
permitirá mejorar la eficiencia de sus procesos, aumentar su
productividad, descubrir los cuellos de botella de los procesos,
minimizar los tiempos de realización de sus actividades,
etcétera.
Ver el estado actual del proceso de producción de una
PASO 6:
ANÁLISIS
exhibidora de carne, proponer una mejora al proceso, verificar la
propuesta y luego llevar a cabo la implementación.
Para el análisis se empleara la suite de BPM BIZAGI Xpress.
PROPOSITO
El proyecto se iniciará con una inversión estimada de
1000 soles, compra de kamban para identificar las Mudas en el
área de producción de la empresa, costo de las horas de trabajo
tomadas para realizar la implementación, gomas, cintas,
cartulinas, costo de impresión de documentos e imágenes,
impresión de sencillas guías sobre BPM, etcétera.
INSUMO La compra de los materiales se realizara en una librería o una
tienda.
Respecto a la suite de BPM, el costo es nulo ya que el software
es gratuito.
PRODUCTO
ENTREGADO
El retorno a la inversión se calcula será dentro de 6 meses.
POR QUE
ESTE PASO
El análisis del negocio de la empresa nos permite conocer las
necesidades de nuestro cliente, puesto que al fin y al cabo el
proyecto no es nuestro sino para el usuario.
PRINCIPIOS
El uso de BizAgi BPMS Xpress Edition es beneficioso para la
empresa yaqué es una herramienta fácil de usar y de bajo costo
de Procesos de Negocio y Workflow Management (BPM) de
software diseñado para soluciones departamentales o para las
empresas pequeñas y medianas empresas.
FASE 3: ENTREGA
PASO 7:
PRESENTACIÓN
DE LOS
RESULTADOS
Gracias a la implementación de BPM, la empresa disminuirá
sus costos de producción, realizara la entrega de sus
productos a tiempo, será ágil y flexible en sus procesos de
negocio, será más competitivo de lo que ya es, seguirá
mejorando y sobre todo satisfará a sus clientes.
PROPOSITO Con este Business Case
INSUMO
Según la consultora Gartner, se ha comprobado que el
implementar una adecuada práctica de BPM en las
organizaciones da los siguientes beneficios:
Reducción de plazos en la implantación de nuevos
procesos de negocio.
Optimización de tiempos, costos y recursos.
Integración punta a punta de los procesos con las
áreas y tecnologías implicadas.
Integración de terceras partes en los procesos.
Consolidación de la información derivada de la gestión
de procesos.
Facilita la eliminación del papel de los controles
administrativos.
Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y
monitoreo de calidad.
Mejora el control, seguimiento y auditoria operativa así
como el manejo de contenido de los procesos de
manera ordenada.
Flexibilidad de reglas de negocio, políticas, acuerdos
de niveles de servicio (SLA ´s) e indicadores clave de
desempeño (KPI’s).
PRODUCTO
ENTREGADO
Con el Business Case hemos propuesto una solución que va
a ayudar a la empresa Industrial Frio Gas a encontrar
soluciones con alto grado de performance a un costo-
beneficio muy competitivo y previamente probado para
asegurarnos de entregar soluciones de muy alta calidad y
seguridad comprobada.
POR QUE
ESTE PASO
En este paso volvemos a insistir en el uso de la Suite de BPM
BIZAGI Xpress para el modelado y simulación de los
procesos de negocio. Además, que es gratuito y no genera
costos.
PRINCIPIOS
Mejorar los procesos de negocios es la prioridad número uno
de los CIOs, de acuerdo con la firma de analistas Gartner.
Según Gartner Inc., “Los procesos cambian, el acto de alterar
los procesos de negocio para adaptarse a las necesidades de
la empresa es un pilar fundamental que trae consigo
inversiones significativas, potencia intelectual y activos
informáticos. Para hacer frente a los diferentes pasos en el
cambio de proceso, las compañías han adoptado mejoras en
las técnicas de los procesos de negocio (BPI), y muchos han
encontrado un valor significativo en la aplicación de la
disciplina de gestión de la técnica más novedosa y visible de
BPI: Business Process Management (BPM).”
CONCLUSIONES DEL BUSINESS CASE
El presente trabajo estuvo orientado a la implementación de BPM en una
MYPE, utilizando como metodología la mejora continua Kaizén. Debido a que la
empresa Industrial Frio Gas está creciendo en su industria requiere atención
principalmente en la documentación de procesos, políticas y procedimientos.
Para realizar la implementación de BPM es importante contar con el apoyo de
la gerencia para lograr una mejor comunicación y transparencia en la realización
del proyecto. A si mismo se espera la participación y comunicación de los demás
interesados involucrados.