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PRO-GDOC-002 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental

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METODOLOGIA A SEGUIR EN EL PROCESO DE LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

1) Investigación preliminar sobre la Entidad DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA

✓ Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad ( decretos, acuerdos, resoluciones)

✓ Estructura interna vigente de la Entidad: Manual de Funciones y Procedimientos ✓ Organigrama actual, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos y

asignación de funciones. ✓ Procedimiento de actualización T.R.D.

2) Entrevista con los productores de los documentos de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA

✓ Identificación y definición de UNIDADES DOCUMENTALES ✓ Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de

procedimientos de las dependencias ✓ Identificación de los valores primarios de la Documentación.

3). Análisis e interpretación de la información recolectada.

✓ Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL, y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

✓ Valoración y selección documental, basado en los ítems 5,7,9,10,11,12,13,14 de la ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

4). Elaboración y presentación Tablas de Retención Documental.

✓ Elaboración de propuesta de Tablas de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series u subseries que tramita y administra.

5). Transferencias Documentales Primarias y Secundarias

✓ Aplicación de pasos en las transferencias documentales

KM 4 VIA GIRON - TELEFONOS 6809966 Ext. 129 FAX 809601 www.transitobucaramanga.gov.co

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1. INVESTIGACION PRELIMINAR DE LA ENTIDAD

PRESENTACION

La Dirección de Tránsito de Bucaramanga fue creada en el año de 1936 por iniciativa de la Asamblea Departamental.

Inicialmente funciono como una Dependencia de la Gobernación del departamento, con unos pocos agentes de Tránsito y una estructura administrativa muy simple que se fue haciendo compleja a medida que se fue desarrollando la ciudad y el parque automotor fue creciendo.

Posteriormente mediante acuerdo municipal 040 de septiembre de 1.972 se conformo como una un Instituto Municipal. Jurídicamente pasa a ser un instituto descentralizado del orden municipal, con autonomía administrativa y económica.

Mediante acuerdo 016 del 25 de Agosto 1980 el consejo municipal de Bucaramanga en uso de sus atribuciones legales acuerda la creación y organización de un establecimiento público dotado de autonomía administrativa, patrimonio y rentas propias, denominado DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, teniendo como sede para la atención al público en la calle 28 No. 20-06 hasta el año 1991, vigencia en la cual se centralizaron las actividades en el nuevo edificio de esa época ubicado en el kilómetro 4 de la vía Bucaramanga a Girón.

El alcalde de Bucaramanga, en uso de sus facultades constitucionales legales y reglamentarias mediante DECRETO 0221 DE NOV 30 DE 2001, establece la ESTRUCTURA de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA. Y se determinan las funciones generales por dependencia.

En los últimos siete años ha sido reestructurada administrativamente en dos oportunidades. Su sede principal ubicada en el Km. 4 vía a Girón, su centro de semaforización funciona en la diagonal 15 con calle 50 y el parque infantil didáctico de tránsito ubicado en el parque de los niños.

Cuenta con una planta de personal de 277 personas, 120 en la parte administrativa y 157 en el área operativa. El presupuesto de Ingresos, Gastos e Inversión por el orden de los doce mil millones de pesos en la actual vigencia fiscal.


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Actualmente la entidad es considerada por su eficiencia, organización y aplicación de las normas de tránsito, como una de las mejores instituciones de tránsito del país.

MISIÓN

La Dirección de Tránsito de Bucaramanga es un establecimiento público descentralizado del orden municipal, cuyo propósito es el registro de vehículos y conductores, el planeamiento del control del tránsito terrestre vehicular y la promoción en la educación de la seguridad vial con la finalidad de contribuir a una movilidad ágil, segura y legal.

VISION

Para el año 2020 ser el organismo de Tránsito líder a nivel nacional en la prestación de servicios certificados en calidad y la promoción de la seguridad vial, contando con un talento humano altamente calificado e idóneo, logrando el reconocimiento y satisfacción de nuestros clientes y grupos de interés.

ANTECEDENTES DE LA ELABORACION

El trabajo de la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se realiza con el fin de dar cumplimiento al decreto 1382 de agosto, reglamentario de la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 09 de octubre de 1995, Acuerdo 039 de 2002, Acuerdo 004 de 2013 emanados por el Archivo General de la Nación.

El grupo de trabajo para la elaboración de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) está conformado por la Sra. Bárbara Carvajal, Coordinadora de Grupo de Documentación y Archivo de la Entidad, Profesional en Ciencias de la Información Bibliotecología y Archivística, y la intervención del COMITÉ DE ARCHIVO de la misma:

La T.R.D. Es una herramienta que permite la organización de los archivos y en su elaboración se tiene en cuenta todo el proceso de gestión documental de la Entidad.

Es ideal que este trabajo sea asumido por profesionales que laboren en la institución en el área de archivo porque:

Conoce la Entidad Su historia Su misión


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❖ Sus funciones y su estructura El acervo archivístico

La Coordinadora del Grupo de documentación y Archivo, liderará y coordinará todo el proceso aportando su experiencia y conocimiento, además exigir que la entidad cuente con personal profesional archivístico.

Con el apoyo de la administración representada en el Secretario General, se informó a través de memorando y visitas a las distintas dependencias, sobre la importancia de contar con un instrumento para organizar y controlar los documentos de la entidad y la metodología a utilizar.

ASPECTOS TECNICOS

El proceso y metodología utilizada para la elaboración de las T.R.D. de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , está bajo los parámetros y lineamientos archivísticos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

Recolección de la información.

Compilación de las normas orgánicas:

• Organigrama de la Entidad • Decretos y leyes en el ámbito del Ministerio de Transportes ❖ Historia de la Institución y los diferentes cambios que has sufrido a través del

tiempo ❖ Las diferentes reestructuraciones de la Entidad

VENTAJAS

❖ Recopilación de toda la normatividad de la Entidad • Se puede reconstruir la historia de la entidad • Levantamiento de inventarios de los archivos de la Entidad • Permite hacer un diagnóstico sobre el funcionamiento de los archivos de

gestión • Se crea un indicador de volumen documental y de duplicidad de la información ❖ Permite conocer cómo se manejan los asuntos en las oficinas

Aplicación de las encuestas

La encuestas realizadas, a Dirección General; Secretaria General: Grupo Gestión del Talento Humano, Grupo Atención al Usuario, Grupo Almacén e Inventarios, Grupo Documentación y Archivo, Subdirección Financiera: Grupo de Contabilidad, Grupo Tesorería, Grupo de Ejecuciones Fiscales; Subdirección


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Técnica: Grupo Registro automotor, Grupo Licencias de Conducción, Grupo Cultura Ciudadana, Grupo Planeamiento Vial, Grupo Control Vial; Oficina Asesora de Planeación; Oficina Asesora de Sistemas; Oficina Asesora Jurídica: Grupo Contratación, Asesor Jurídico Grado02, Grupo Inspecciones; Oficina Asesora Centro de Diagnóstico Automotor; Oficina Asesora de Calidad, constituyeron un importante instrumento para el análisis y conformación de las series; ésta se realizó directamente a la persona administradora y productora del documento.

Se utilizó la encuesta diseñada por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

• Nombre de la Unidad de Gestión • Ubicación dentro de la estructura orgánica • Fecha de creación y acto administrativo ❖ Funciones ❖ Series

La normatividad que regula la producción, el trámite y la conservación de la serie es una herramienta para la valoración de la misma.

El trámite utilizado en los procesos muestra la producción de originales y copias, lo que permite en el análisis fijar patrones para lograr la racionalización documental.

Los documentos que acompañan la serie documental se identifican como series documentales que la conforman.

La frecuencia de consulta de otras dependencias a la unidad productora se debe tener en cuenta para asignar el tiempo de retención de los documentos en el archivo de gestión al igual que en el archivo central de la entidad.

ANALISIS DE LA INFORMACION

Identificación de las series

Las series son el producto de las funciones realizadas por cada una de las dependencias, por ello la normatividad vigente debe ser el punto de partida.

Los documentos básicos para la elaboración de las tablas de retención documental son:

DISPOSICIONES LEGALES

• Acuerdo 001 de julio de 1998: "Por el cual inicia proceso de Reestructuración de la Dirección de Transito de Bucaramanga. El CONSEJO DIRECTIVO DE


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LA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, en uso de sus atribuciones y en especial de las conferidas por el Acuerdo No 041 del 25 de noviembre de 1.998

• Acuerdo 040 del 6 de septiembre de 1972: "Por el cual se reorganiza la Dirección de Transito de Bucaramanga

• Acuerdo No 016 del 25 de agosto de 1980 "Por el cual se crea la Dirección de Tránsito de Bucaramanga, y se modifica el Acuerdo No 040 de 1972".

• Acuerdo No 001 del 01 de junio de 2000 "Por el cual se modifican los requisitos exigidos en el Manual de Funciones de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga para el cargo del Jefe de Regulación de Control Vial"

• Acuerdo No 002 del 25 de septiembre de 2000 " Por el cual se suprime un cargo y se crea otro en su remplazo dentro de la Planta de Personal"

• Acuerdo No 003 del 04 de diciembre de 2000 " Por el cual se modifica el Sistema de Nomenclatura y clasificación de empleos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga"

• Acuerdo No 004 de 2000 " Por el cual se suprimen cargos de la Planta de Personal de la Dirección de Tránsito DE Bucaramanga "

• Decreto No 0221 del 30 de noviembre de 2001" • Acuerdo No 007 del 10 de diciembre de 2001 " Por medio del cual de adoptan los

estatutos de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga " • Acuerdo No 003 del 19 de abril de 2002 Por medio del cual se modifica la

estructura administrativa de la Dirección de Tránsito" • Acuerdo No 001 del 10 de septiembre de 2002 " Por medio del cual se modifica el

artículo 8 del Acuerdo del Consejo Directivo No 007 del 10 de diciembre de 2001" • Acuerdo No 004 del 17 de marzo de 2006 " Por el cual se adecua la Planta de

Personal de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga a las Disposiciones de los Decretos 785 de 2005 y se dictan otras disposiciones"

• Acuerdo No 01 del 21 de marzo de 2007 Por el cual se crea empleo de libre Nombramiento y remoción en la planta de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga , para dar cumplimiento a una sentencia"

• Resolución No 406 del 05 de septiembre de 2007 " Por el cual se modifica la Resolución No 100 del 17 de marzo de 2006

• Acuerdo No 009 del 19 de diciembre de 2008 " Por medio del cual se modifica el artículo 5 y 18 del Acuerdo del Consejo Directivo No 007 del 10 de diciembre de 2001

• Resolución No 062 del 21 de febrero de 2011 " Pro medio del cual se modifica la Resolución No 406 del 05 de septiembre de 2007"

•

1.1 ESTRUCTURA INTERNA Y VIGENTE DE LA ENTIDAD.

EL Director de Transito de Bucaramanga, mediante resoluciones, distribuyen los cargos de la plata global y ubica el personal teniendo en cuenta la estructura, los planes, los programas y las necesidades del servicio.

La estructura interna de la entidad, según la Resolución 062 del 21 de febrero de 2011:


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ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD

DESPACHO DE LA DIRECCION GENEERAL

No de Empleos Denominacion Nivel Código Grado

1 Director General de la Entidad Director 050 3 1 Secretario General Directivo 054 2 1 Subdirector Financiero Directivo 068 1 1 Subdirector Técnico Directivo 068 1 4 Jefe Oficina Asesora Asesor 115 2 5 Asesores Asesor 105 2 2 Asesores Asesor 105 1 8 Profesional Esspecializado Profesional 222 2 1 Tesorero General Profesional 201 1 8 Profesional Universitario Profesional 219 1 2 Técnico Operativo Técnico 314 6 2 Técnico Operativo Técnico 314 5 2 Técnico Operativo Técnico 314 3 2 Técnico Operativo Técnico 314 11 7 Inspector de Tránsito y Transpotes Técnico 312 4 2 Instrutor Técnico 313 1 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 14 2 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 12 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 10 1 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 9 2 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 8 11 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 15 Auxiliar Administrativo Asistencial 407 12 Auxiliar Administrativo Asistencial 407

1 Secretaria Ejecutiva Asistencial 425 1 Secretaria Ejecutiva Asistencial 425 1 Secretaria Asistencial 440 1 Conductor Asistencial 480 1 Comandante Asistencial 290

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1 Subcomandante Asistencial 338 1 Técnico Operativo Técnico 339 1 Técnico Operativo Técnico 339

157 Agentes de Tránsito Técnico 340


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CONSEJO DIRECTIVO

CONTROL INTERNO Y GESTION

D1RECCION GENERAL

COMISION DE PERSONAL

100 COMITÉ DE DESARROLLO

GESTION DEL

INSTITUCIONAL TALENTO HUMANO 111

COMITÉ DE CONTROL INTERNO

GRUPO ATENCION AL USUARIO 112

ALAMACEN E INVENTARIOS 113

GRUPO DE DOCUMENTACION Y

ARCHIVO 114

SUBDIRECCION CIAI A AlrICD A 1')r

CONTABILIDAD 121

—I TESORERIA 122

EJECUCIONES FISCALES 123

SECRETA

RIA GENERAL

110

SUBDIRECCION i— crsmir, A 19n

REGISTRÓ AUTMOTOR 111

LICENCIAS CONDUCCION 119

CULTURA CUICIUDADANA 133

CONTROL VIAL 134

PLANEAMIENTO \ /I A I 49P

OFICINA ASESORA DE

OFICINA ASESORA DE PI ANPAC.IC)N 14n

SISTEMAS 1r1

OFICINA ASESORA

OFICINA ASESORA CENTRO DE

OFICINA ASESORE SISTEMA DE

JURIDICA 160

DIAGNOSTICO AUTOMOTOR

GESTION DE CALIDAD. 180 C D A 170

CONTRATACION

ASESOR JURIDICO

GRUPO INSPECCIONES (7)

161

GARADO 02 162

162.01


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CUADRO DE CLASIFICACION DE CODIGOS DE LA DIRECCION DE TRANSITO DE B ......_. .

CLASIFICACION JERARQUICA DE LAS OFICINAS, DEPENDENCIAS Y GRUPOS DE TRABAJO DE LA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA CODIGO

DIRECCION GENERAL 100

SECRETARIA GENERAL 110 TALENTO HUMANO 111

ATENCION AL USUARIO 112 ALMACEN E INVENTARIOS 113 DOCUMENTACION Y ARCHIVO 114

SUDIRECCION FINANCIERA 120 CONTABILIDAD 121 TESORERIA 122

EJECUCIONES FISCALES 123 SUBDIRECCION TECNICA 130

REGISTRO AUTOMOTOR 131 LICENCIAS DE CONDUCCION 132 CULTURA CIUDADANA 133 CONTROL VIAL 134 PLANEAMIENTO VIAL 135

OFICINA ASESORA DE PLANEACION 140 OFICINA ASESORA DE SISTEMAS 150

OFICINA ASESORA JURIDICA 160 CONTRATACION 161

ASESOR GRADO 02 (JURIDICO) 162 INSPECCIONES ( 7) 162.01

OFICINA ASESORA DEL C.D.A. 170 OFICINA ASESORA DE CALIDAD 180


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1.4. Procedimiento de actualización de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.).

Confrontación de las T.R.D. con los archivos existentes en cada una de las dependencias de la entidad

De acuerdo con los archivos existentes en las dependencias visitadas y con base en las observaciones realizadas por los funcionarios de dichas dependencias, se procederá a revisar si el comentario incluido en las T.R.D. esta correctamente establecido, por lo tanto se debe revisar las Series y Subseries

✓ Establecer que las series y subseries de las que incluidas en las T.R.D existan en los archivos físicos.

✓ Establecer que la documentación que no esté incluida en las TRD debe ser organizada para la conformación de una Serie y/o Subserie

✓ Establecer las series y subseries que deberían tener otro nombre en las TRD

Tipologías Documentales

✓ Establecer que tipologías documentales no existen en los archivos físicos y se deban excluir de las TRD

✓ Establecer las tipologías documentales nuevas para ser incluidas en las TRD. ✓ Establecer las tipologías documentales que deberían tener un nombre

diferente.

Complementar tiempos de retención faltantes

✓ Se procederá a establecer si los tiempos de retención documental estipulados en las TRD son los óptimos, especialmente revisar los años de retención de los archivos de gestión, también se deben completar los tiempos faltantes.

De igual forma establecer que la disposición final de los documentos es la más conveniente para el destino final de la documentación de las dependencias (selección, eliminación, conservación total, microfilmación)

Análisis de los ajustes o modificaciones

✓ Una vez detectadas las novedades encontradas en las TRD y con base en el formato de recolección de información , se procederá a analizar que ajustes o modificaciones se le debe realizar a las TRD actuales


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1.5. Proyección de las modificaciones y validación de las Tablas de Retención Documental (T.R.D.).

✓ El personal profesional apoyado con los funcionarios de las dependencias proyectará las modificaciones y/o ajustes a las TRD como: tiempos de retención, disposición final, inclusión y exclusión de series y subseries

2. ENTREVISTA CON EL PRODUCTOR DE LA DEPENDENCIA DIRECCION GENERAL.

2.1 Identificación y definición de la Unidad Documental.

✓ El CONSEJO DIRECTIVO de la Entidad dentro de su estructura jerárquica es el Consejo Asesor de la entidad; su propósito principal es el de Dirección, Control, Políticas y Normatividad, para garantizar a la comunidad, una eficaz y adecuada prestación de los servicios.

Entre las unidades documentales que este CONSEJO produce de acuerdo a las funciones adscritas en los Estatutos de la Entidad están:

• ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO • ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO

Estas unidades documentales por su funcionabilidad forman parte de la unidad productora de la Dirección General.

✓ La DIRECCION GENERAL de la Entidad dentro de la estructura jerárquica esta en primer nivel directivo y es la encargada dentro de su propósito principal planear, organizar, dirigir y controlar la ejecución de los programas y funciones de la Dirección de Transito de Bucaramanga, adoptar las decisiones y suscribir los contratos requeridos para asegurar la realización y el cumplimiento del objeto social.

Entre las unidades documentales que la DIRECCION GENERAL produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:


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CODIGO SERIES SUBSERIES 100-1.0 ACTAS

100-1.0-09 Comité de Dirección

100-1.0-05 Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión

100-1.0-07 Reuniones de trabajo 100-1.2 AUDITORIAS

100-1.2-166

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Interna

100-5.0

100-5.0-52 Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno

100-9.0 INFORMES

100-9.0-209 De Gestión Consolidado

100-9.0-178 De Gestión Control Interno y Gestión

100-9.0-65 De Plan de Acción

100-9.0-62 A Entes de Control

100-9.1 INVENTARIOS

100-9.1-186 De Gestión Documental 100-9.1-187 De Transferencias Documentales

100-20.2 RESOLUCIONES NA

✓ La SECRETARIA GENERAL de la entidad dentro de la estructura interna asegurar la orientación técnica de los recursos humanos y físicos de la entidad, el flujo, manejo y conservación de la información interna y externa para garantizar la continuidad en la prestación del servicio y la ejecución de los programas adoptados.

Entre las unidades documentales que la SECRETARIA GENERAL produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:


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110-1.0-01 De Comité Disciplinario 110-1.0-08 De Consejo Directivo 110-1.0-07 De Reuniones de Trabajo

110-3.2 CERTIFICADOS 110-3.2-169 De Antecedentes disciplinarios

110-18.6 PROCESOS

110-18.6-136 Disciplinario

110-9.0 INFORMES 110-9.0-64 De Gestión 110-9.0-65 De Plan de Acción

110-9.0-62 A Entes de Control y organismos judiciales

110-9.1 INVENTARIOS

110-9.1-186 De Gestión Documental 110-9.1-187 DE Transferencias Documentales

✓ El GRUPO GESTION DEL TALENTO HUMANO de la entidad es un grupo de trabajo de la Secretaria General y está encargado dentro de su propósito principal de asesorar e impulsar la gestión del talento humano al servicio subordinado de la Dirección de Transito de Bucaramanga para asegurar la aplicación de las normas de la función pública, procurar el mejoramiento continuo del clima laboral, el crecimiento cualitativo del personal y la plena realización de sus derechos y deberes.

Entre las unidades documentales que el GRUPO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO produce de acuerdo a las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad están:


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111-1.0-02 De Comision de Personal

111-1.0-161 Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo

111-1.0-162 De Comité de Convivencia Laboral 111-1.0-163 De Comité de emergencia

111-2.0 BIENESTAR SOCIAL

111-2.0-22 Calidad de vida natural ( Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral)

111-2.0-23 Protección y servicio social Recreación y eduación formal)

11-3.4 COMPENSACION

SALARIAL

NA 111 -8.0 HISTORIAS

111-8.0-57 Laboral 111-8.0-58 Salud Ocupacional

111 -9.0 INFORMES

111-9.0-64 De Gestión 111-9.0-65 De Plan de Acción 111-9.0-62 A Entes de control

111-9.1 INVENTARIOS 111-9.1-186 De Gestión Documental 111-9.1-187 De Transferencias documentales

111-18.1 PLANES

111-18. 1 - 190 Insitucional de Formación y Capacitación

111-18.1-191 De Emergencia y evacuación 111-20.1 REPORTES

111-20.1-201 De Accidentes Laborales

✓ El GRUPO DE ATENCION AL USUARIO de la entidad es un grupo de trabajo asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal esta planear, organizar, ejecutar, coordinar y controlar estrategias para el mejoramiento continuo de la calidad del servicio mediante un sistema integrado de información, atención, orientación, a las necesidades del usuario

Entre las unidades documentales que el GRUPO DE ATENCION AL USUARIO que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


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112 - 1.0 -07 De Reuniones de trabajo

112-1 . 4

ATENCION DE PETICIONES , QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

112-1.4-168 Personalizada, telefónica, web y redes sociales

112-9.0 INFORMES

112-9.0-64 De Gestión


112 -9.1 INVENTARIOS

112-9.1-186 De Gestión Documental

112-9.1-187 De Transferencias documentales

✓ El GRUPO ALMACEN INVETARIOS de la entidad está asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal esta: Verificar y registrar los procesos de ingreso, existencia, baja, devolución e identificación de los bienes y elementos adquiridos por la entidad para implementar medidas de control y conservación de bienes públicos y facilitar la planeación de la adquisición.

Entre las unidades documentales que el GRUPO ALMACEN INVENTARIOS que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


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113-1.0-07 De Reuniones de trabajo 113-1.0-164 De Comité de adquisiciones

De Comité de Peritaje para la baja de bienes

113-3.5 COMPROBANTES

113-3.5-45 Ingreso y egreso 113-9.0 INFORMES

113-9.0-64 Gestión 113-9.0-65 Plan de acción

113-9.0-179 Depreciación y conciliación de activos fijos

113-9.1 INVENTARIOS

113-9.1-182 Individual de bienes por funcionario y dependencia

113-9.1-204 Elementos donados o dados de baja

113-9.0-186 De Gestión Documental 113-9.1-187 De Transferencias documentales

113-21.0 SEGUROS

NA

✓ El GRUPO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO, grupo de trabajo asignado a la Secretaria General, dentro de su propósito principal está la de direccionar y ejecutar la administración de la información recibida y emitida por la entidad para ordenar técnicamente el archivo y el flujo de datos.

Entre las Unidades Documentales que el GRUPO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


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121-1.0-07 Reuniones de trabajo

121-1.0-10 Comité de sostenibilidad

121-3.2 CERTIFICACIONES

121-3.2-32 Reteción en la fuente a proveedores y contratistas

COMPROBANTES 121-3.5 CONTABLES

121-3.5-46 De Egreso

CONCILIACIONES 121-3.12 BANCARIAS

NA DECLARACIONES 121-4.0 TRIBUTARIAS

NA 121-9.0 INFORMES


121-9.0-65 De Plan de acción

121-9.0-74 Financieros

121-9.1 INVENTARIOS 121-9.1-186

De Gestión Documental 121-9.1-187

De Transferencia Documental

✓ El GRUPO DE TESORERIA, dentro de su estructura jerárquica depende directamente de la Subdirección Financiera, tienen como propósito principal el de desarrollar actividades de verificación, control y registro del flujo de caja de la entidad en coordinación con la entidad financiera y bancaria.

Entre de ac

las Unidades Documentales que el GRUPO TESORERIA que produce uerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]


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Versión:04


Serie: 114-18.2-12

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CODIGO

SERIES SUBSERIES 122-1.0 ACTAS

CERTIFICACIONES

COMPROBANTES CONTABLES

De Reunión de Trabajo

De Ingresos y retenciones

122-3.2

122-1.0-07

122-3.5

122-3.2-153

122-3.5-48

122-3.5-49

122-9.0

De Ingreso

INFORMES De Egresos

122-9.0-64

De Gestión 122-9.0-65

De Plan de acción 122 -9.1 INVENTARIOS

122-9.1-186

De Gestión Documental

122-9.1-187

De Transferenci Documental

PAGOS DE TASAS, TARIFAS Y DERECHOS

122-8.7

NA

✓ El GRUPO DE EJECUCIONES FISCALES, dentro de su estructura jerárquica depende de la Subdirección Financiera, tiene como propósito principal el de asesorar e impulsar la gestión del recaudo coactivo de deudas fiscales y de las demás obligaciones creadas mediante acto administrativo proferido en ejercicio de las funciones policivas con ocasión de conductas contravencionales a las normas de transito

Las Unidades Documentales que el GRUPO DE EJECUCIONES FISCALES produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]



Versión:04

Serie: 114-18.2-128

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114-1.0-04 Comité de archivo 114-1.0-07 Reuniones de trabajo

114-20.5 REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES

114-20.5-199 Interna despachada y externa recibida

114-20.5-200 Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad

114-9.0 INFORMES 114-9.0-64 De Gestión 114-9.0-65 De Plan de Acción

114-9.1 INVENTARIOS 114-9.1-186 De Gstión Documental 114-9.1-187 De Trasnferencia documental

114 -18.2 PROGRAMAS 114 - 18.2 - 128 De Gestión documental

114-22 . 0 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

114-22.0-205 Secundarias

✓ La OFICINA DE LA SUBDIRECCION FINANCIERA , dentro de la estructura jerárquica depende directamente de la Dirección General, dentro de su propósito principal esta: adoptar políticas, planes y programas y dirigir el desarrollo de las actividades propias de los procesos contables y presupuéstales , preparar y suministrar a la Dirección General con base en dichos procesos , y asistir en la formulación de planes y programas generales para asegurar el logro de los objetivos financieros de la entidad.

Entre las Unidades Documentales que LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION FINANCIERA que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]



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CODIGO 120-1.0

SERIES ATAS

SUBSERIES

120 - 1.0 -07

120-3.2 CERTIFICADOS De Reuniones de trabajo

120-3.2-38

120-3.2-37 De Disponibilidad presupuestal

120-9.0

INFORMES De Registro presupuestal

120-9.0-179

120-9.0-173

120-9.0-181

120-9.0-71

120-9.0-206

120-9.0-180

120-9.0-182

120-9.0-183

De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos

De Deuda Publica

De Adición y Reducción Presupuestal

De Plan anual de Caja

De Reserva Presupuestal

De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar

De Categoria Presupuesta 120-9.0-64

120-9.0-65


De Gestión

De Plan de Acción

120 -9.1 - 186

120-9.1-187

120-18.1 PLANES 120-18.1-194

120-18.1-194

120-18.1-122

De Gestión Documental


Plan de cuentas por pagar

Plan de tasas, tarifas y derechos

Plan anual de Caja

✓ El GRUPO DE CONTABILIDAD, dentro de la estructura jerárquica depende de la Oficina de la Subdirección Financiera, dentro de su propósito principal esta: Apoyar las actividades financieras y contables de registro, declaraciones, información, certificación y las conducentes a la preparación y elaboración de los estados financieros.

Entre las Unidades Documentales que el GRUPO DE CONTABILIDAD que produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Versión:04 : 111 : 'U-' * T )

liv.c......»O'' Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención

Serie: 114-18.2-128

Documental Página 21 de 56


123-1.0-07 De Reunión de Trabajo 123-9.0 INFORMES


123-9.0-65 De Plan de Acción 123-9.1 INVENTARIOS

123-9.1-186 De Gestión Dcoumental 123-9.1-187 De Transferencia Documental

123-18.6 PROCESOS

123-18.6-198 Coactivos 123-18.6-138 Persuasivos

✓ La OFICINA DE LA SUBDIRECCION TECNICA, dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, tiene como propósito principal asistir a la Dirección General en la adopción de planes, programas y estrategias técnicas e idóneas para garantizar la seguridad y la normal circulación de las personas y las cosas en la vía pública.

Las Unidades Documentales que la OFICINA DE LA SUBDIRECCION TECNICA produce de acuerdo a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


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CODIGO SERIES SUBSERIES

130-1.0 ACTA

130 - 1.0 - 165 comité de Movilidad

130 -3.6 CONCEPTOS

1 3 0-3.6-4 9 Concepto técnico de Tránsito y

seguridad vial

130-12.0 LICENCIAS Y PERMISOS SOBRE EL USO DE LA RED VIAL

130-12.0-206 De Cierre de vías

130-12.0-92 De Paseo del Comercio

130-12.0-154 De Tránsito de cargue y descargue

130-12.0-155 De Pico y placa

130 -9.0 INFORME


1 30-9.0-6 5 De Plan de Acción

130-9.1 INVENTARIOS


130-9.1-187 De Transferencia documental

130-18.1 PLANES

130-18.1-211 Plan Local de Seguridad Vial

✓ El GRUPO DE REGISTRO AUTOMOTOR dentro de la estructura jerárquica es un Grupo de trabajo de la Subdirección Financiera, tiene como propósito principal autorizar la expedición de las licencias de tránsito, verificar que se cumpla con todos los requisitos y normas para la expedición de las licencias.

Las Unidades Documentales que el GRUPO REGISTRO AUTOMOTOR produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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Serie: 114-18.2-128

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131-1 . 6

ACCIONES CONSTITUCIONALES

NA

1314' 1 DERECHOS DE PETICION

NA 131-3.2 CERTIFICACIONES

131-3.2-39 De libertad y Tradición, propiedad, confirmación de cuenta,traslado de cuenta

131-8.0 HISTORIAS 131-8.0-59 De Vehículos

131-9.0 INFORMES

131-9.0-64 De Gestión 131-9.0-65 De Plan de Acción

131-9.1 INVENTARIOS 131-9.1-186 De Gestión Documental 191-9.1-187 De Transferencia Documental

✓ El GRUPO DE LICENCIAS DE CONDUCCIÓN dentro de la estructura jerárquica depende la Subdirección Técnica, tiene como propósito principal expedir licencias de conducción por primera vez, por refrendación, por recategorización, por duplicado y por cambio de tarjeta de identidad.

Las Unidades Documentales que el GRUPO DE LICENCIAS DE CONDUCCION produce en cumplimientos de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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132-1.0 ACTAS


131-3.2 CERTIFICACIONES

131-3.2-170 De convalidación de información de licencias de conducción

132-3.13 CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS

NA

132-4.1 PETICION

DERECHO DE

NA

132-5.1 ESPECIES VENALES NA

132-8.0 HISTORIAS

132-8.0-60 De Licencias de Conducción por primera vez

132-8.0-174 De 'Licencia de Conducción por Refrendación

132-8.0-175 De 'Licencia de Conducción por Recategoriz_ación

132-8.0-176 De Licencias de Conducción por Duplicado

132-9.0 INFORMES



132-9.1 INVENTARIOS


132-9.1-187 De Transferencia Documental

✓ El GRUPO CULTURA CIUDADANA, dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo de la Subdirección Técnica, y tiene como propósito principal asesorar campañas o contratos publicitarios con medios de comunicación, de carácter educativo, preventivo e informativo.

Las Unidades Documentales que el GRUPO DE CULTURA CIUDADANA produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:


documentos©transitobucaramanga.gov.co

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133-1.0-07 Actas reuniones de trabajo

133-3.2 CERTIFICADOS 133-3.2-171 De Asistencia a cursos 133-3.2-172 De Programas Educativos

133-9 . 3 INFORMACION INSTITUCIONAL

NA

133-9.0 INFORMES


133-9.0-64 De Plan de Acción 133-9.1 INVENTARIOS


133-9.1-187 De Transferencia Documental 133-18.2 PROGRAMAS

133 - 18 2 - 196

De Educación Vial para Conductores del Futuro,Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud

133-18.2-197 De Cultura Víal en la Vía Púlbica

✓ El GRUPO CONTROL VIAL, dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo de la Subdirección Técnica, y tiene como propósito principal orientar y articular los recursos humanos, físicos, logísticos, y económicos asignados al grupo de control vial con sus aplicaciones administrativas, eficientes que contribuyan al logro de los objetivos y metas institucionales.

Las Unidades Documentales que el GRUPO CONTROL VIAL produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Versión:04

Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental Página 26 de 56

Serie: 114 - 18.2 - 128


134-1.0 ACTAS


134-8.0 HISTORIAS

134-8.0-177 Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B.

134-9.0 INFORMES



134-9.0-184 Estadístico

134-9.1 INVENTARIOS

134-9.1-188 De Vehículos inmovilizados


134-9.1-187 De Transferencia documental

134-17.1 ORDEN DE SERVICIOS

NA

134-20.1 REPORTES

134-20.1-202 De Accidentalidad en la Vía

134-20.1-203 De Comaprendos

134-4.2 DESPEJE DE ESPACIO PUBLICO

NA

✓ El GRUPO DE PLANEAMIENTO VIAL dentro de la estructura jerárquica es un grupo de trabajo que depende de la Subdirección Técnica, tiene como propósito principal asesorar y contribuir a la implementación de estudios planes, programa y actividades ordenadas a la optimización del sistema vial y al mejoramiento de sus índices de confiabilidad y a la oportuna atención de la comunidad en general.

Las Unidades Documentales que el GRUPO DE PLANEAMIENTO VIAL produce en cumplimientos de sus funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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Serie: 114-18.2-128

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135 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo

135 -3.6 CONCEPTOS

135-3.6-50

Técnicos de planeamiento vial movilidad, señalización, semaforízación, control vial, planes de manejo de trafico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de volocidad

135-9.0 INFORMES


135-9.0-65 De Plan de Acción 135-9.0-77 De Comunas

135-9.0-78 Por Interventorías

135 -9.1 INVENTARIOS 135-9.1-189 De señalización

135-9.1-186 De Semaforización



135-20.1 REPORTES 135-20.1-143 De Seañalización y semaforización

135-20.1-156 De daños al sistema de semaforización

135-20.1-157 De siniestros compañias de seguros 135-20.1-158 De Turnos semalaes y horas extras

135-20.1-159 De Funcionamiento de semaforización

135-20 1-160 De Funcionamiento de semaforización del Computador Central

✓ La OFICINA ASESORA DE PLANEACION dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito principal preparar en colaboración con los jefes de área y los grupos de trabajo los planes, programas y proyectos y demás instrumentos de gestión pertinente para garantizar el cumplimiento y aplicación de los objetivos , metas y políticas de la entidad en armonía con el plan de desarrollo municipal y demás metodologías que permitan su evolución y seguimiento.


[email protected]

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Serie . 114-18.2-128

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Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN produce en cumplimiento a las funciones adscritas en el manual de funciones, están:



140 -3.2 CERTIFICACIONES

140 - 3.2 -36 De Proyectos

140-5 . 0 EVALUACION Y SEGUIMIENTO

140 -5.0 - 51 De Planes, Programas y Proyectos

140 -9.0 INFORMES

140-9.0-185 De Indicadores






140 -18.7 PROYECTOS

140-18.7-210 De Inversión

✓ La OFICINA ASESORA DE SISTEMAS dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito asistir a la Dirección General en la formulación de instrumentos de planeación y gestión informática, asistir técnicamente a la entidad en los procesos de adquisición, desarrollo, actualización, mantenimiento, ejecución y evaluación de la calidad de la infraestructura del hardware y software y telecomunicaciones requeridos por la entidad y responder por la integridad y veracidad de los archivos necesarios para los diferentes procesos automatizados

Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DE SISTEMAS produce en cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Versión:04 C'-'11-7").'‘

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Serie: 114- 18.2 - 128 Tomo Documental Página 29 de 56

CODIGO SERIES SUBSER1ES 150-1.0 ACTAS

150-1.0-07 De Reunión de Trabajo

150-1.2 ASESORÍAS

150-1.2-14 Técnicas en la adquisición yuso de software y hardware

150-5.0 EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

150-5.0-53 A servicios informáticos

150-8.0 HISTORIAS

150-8.0-61 De computadores e impresores.

150-9.0 INFORMES



150-9.1 INVENTARIOS



150-14.3

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIV O DE SOFTWARE Y HARDWARE

NA

150-14.5 MECANISMOS DE CONSERVACION DIGITAL

NA

✓ La OFICINA ASESORA JURIDICA dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende de la Dirección General, y tiene como propósito principal liderar los procesos de apoyo mediante la emisión de conceptos en materia jurídica y actuaciones de representación jurídica se brindan.

Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA JURIDICA produce en cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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160-1.2 ASESORIAS

160-1.2-15 Juridicas

160-3.6 CONCEPTOS

160-3.6-47 Juridicos

160-9.0 INFORMES



160-9.1 INVENTARIOS



160-9.2 INSTAURACIION DE DEMANDAS

160-9.2-89 Demanda Penal

160-15.0 NORMOGRAMA

NA

✓ El Grupo de CONTRATACION según la estructura jerárquica es un grupo de trabajo a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, y tiene como propósito principal efectuar el trámite del proceso de contratación desde el inicio hasta su liquidación; proyectar minutas contratos o convenios; efectuar el requerimiento de la ejecución de los contratos y convenios, velando por la correcta aplicación de las disposiciones legales.

Las Unidades Documentales que el GRUPO DE CONTRATACION produce en Normograma cumplimiento de las funciones adscritas en el manual de funciones, están:


[email protected]

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Metodología Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Documental

Serie: 114-18.2-128

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COLIGO SERIES SUBSERIES 161-1.0 ACTAS


161-3.6 CONCEPTOS

161-3.6-48 Técnicos de Contratación

161-3.8 CONTRATOS

161-3.8-212 De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios)

161-3.8-213 De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)

161-3.8-214

Selección Abreviada de Menor Cuantía (Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)

161-3.8-215

De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad)

161-3.8-216 De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos)

161-3.8-217 De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios)

161-3.9 CONVENIOS INTERACM INISTRATIVOS

NA

161-9.0 INFORMES



161-9 0-80 Contractual

161.9.1 INVENTARIOS



✓ El GRUPO ASESOR GRADO 02 JURIDICO dentro de estructura jerárquica de la entidad es un grupo de trabajo de la Oficina Asesora Jurídica, y tiene como propósito principal apoyar a la gestión de la Dirección de Transito de Bucaramanga, mediante la emisión de conceptos en materia de contravenciones de tránsito para sustentar las decisiones administrativas que la Dirección de Transito de Bucaramanga debe adoptar en esta materia con análisis de la vigencia pertenencia, sentido y alcance de las fuentes formales de derecho que los fundamentan , para asegurar la conformidad de los actos de la Dirección de Transito de Bucaramanga y de las decisiones judiciales en los procesos en que ésta sea parte con el ordenamiento jurídico superior, y mediante el control y la vigilancia de las actividades a cargo de las inspecciones de tránsito.

Las Unidades Documentales que el GRUPO ASESOR GRADO 02 JURIDICO produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:


[email protected]



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Serie: 114-18.2-12 3

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162-1.6 ACCIONES CONSTITUCIONALES

NA 162 -9.0 INFORMES

162-9.0-64 De Gestión 162-9.0-65 De Plan de Acción


162-9.1-186 De Gstión Documental 162-9.1-187


✓ El GRUPO DE LAS INSPECCIONES, está conformado por siete inspecciones, jerárquicamente es un grupo de trabajo del Asesor Jurídico Grado 02, y tiene como propósito principal asegurar el cumplimiento de la función sancionatoria y absueltas de que da cuenta el régimen normativo contenido en el código nacional de Transito

Las Unidades documentales que el GRUPO INSPECCIONES produce en cumplimiento de las funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:

CODIGO SERIES SUBSERIES 161.01-1.0 ACTAS

161.01 - 1.0 -07 De Reunión de Trabajo 161.01 -9.0 INFORMES

161.01-9.0-64 De Gestión 161.01-9.0-65 De Plan de Acción 161.01-9.0-81 De Accidentes

161.01 -9.1 INVENTARIOS

161.01-9.1-186 De Gestión Documental

161.01-9.1-187 De Transferencia Documental

161.01 - 18.6 PROCESOS

161.01-18.6-137 Contravencionales por infracciones a las normas de transito

161.01-18.6-209

Contravencionales por conducir bajo el influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivasestado de embriaguez


[email protected]

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Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención

Documental

Serie: 114-18.2-128

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✓ La OFICINA ASESORA DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, y tiene como propósito principal planear, organizar, controlar, dirigir y controlar todas las acciones que conlleven a la habilitación, acreditación, certificación, y puesta en marcha y operaciones sostenibles del Centro de Diagnóstico Automotor de la Dirección de Transito de Bucaramanga

Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR produce en cumplimiento de sus funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:



170-7.0 GESTION OPERATIVA

DEL C.D.A.

NA

170-9.0 INFORMES.

170-9.0-64 Ge Gestión


170-9.1 INVENTARIOS

170-9.1-186 Gde Gestión Documental


170-9.4 INSTRUMENTOS DE GESTION

NA

170-14.4 MANTENIMIENTO DE HABILITACION

NA

170-20.3

REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA

✓ La OFICINA ASESORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD dentro de la estructura jerárquica de la entidad depende directamente de la Dirección General, y tiene como propósito es la mejorar la calidad en todos los procesos de la entidad a través de la aplicación de mecanismos implementados por el Gobierno Nacional respecto al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.


[email protected]



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Las Unidades Documentales que la OFICINA ASESORA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD produce en cumplimiento de sus funciones adscritas al manual de funciones de la entidad, están:


180 - 1.0 -07 Reuniones de trabajo

180 -1.3 AUDITORIAS

180 - 1.3 - 166 Interna

180-3.13

CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

NA

180-3.14 CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS

NA

180-9.0 INFORMES


180-9.0-65 De Plan de acción



180-9.1-187 De Transferencias documentales


[email protected]

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2.2 Análisis de la Producción v Tramite Documental Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite

DIRECCION GENERAL

ACTAS Comité de Dirección Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno INFORMES De Gestión Consolidado De Gestión Control Interno y Gestión De Plan de Acción A Entes de Control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales RESOLUCIONES

Documentos Producidos p por el Consejo Directivo, la Dirección General y la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión en Cumplimiento de sus funciones.

Unidades documentales en relación directa con la ejecución del objeto de la entidad. Tienen un trámite con Secretaria General, la Oficina Asesora de Control Interno y Gestión y la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección Financiera

SECRETARIA GENERAL

ACTAS Comité Disciplinario Consejo Directivo Reuniones de Trabajo CERTIFICADOS Antecedentes disciplinarios PROCESOS Disciplinario INFORMES Gestión Plan de Acción Entes de Control y organismos judiciales INVENTARIOS Gestión Documental Transferencias Documentales

Documentos producidos por la Secretaria General y Control Interno Disciplinario, originados en cumplimiento de sus funciones. trabajo de la entidad.

Tramitan con las oficinas de la Dirección General, Oficina de Planeación, Calidad, Control Interno y Gestión y demás grupos de

GRUPO GESTION DEL TALENTO

HUMANO

ACTAS De Comisión de Personal Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo De Comité de Convivencia Laboral De Comité de emergencia BIENESTAR SOCIAL Calidad de vida natural (Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral) Protección y servicio social (Recreación y educación formal) COMPENSACION SALARIAL NA HISTORIAS Laboral Salud Ocupacional INFORMES Gestión Plan de Acción Entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales PLANES Institucional de Formación y Capacitación Emergencia y evacuación Estratégico y de seguridad vial Seguridad y Salud en el Trabajo REPORTES De Accidentes Laborales

Documentos producidos en cumplimiento de las funciones administrativas

Tramita con la Dirección General, Oficina de Planeación, Oficina de Calidad, Empresas de Riesgos Profesionales, Comisión Nacional del Servicio Civil; Colpensiones,


[email protected]

[S'Y PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

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Oficina Productora Series y Subseries documentales Producción Trámite

ATENCION AL USUARIOS

ACTAS De Reuniones de trabajo ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Personalizada, telefónica, web y redes sociales INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales

Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones administrativas

Tramita con la Oficina de Calidad, Oficina de Planeación, Secretaria General y Dirección General.

ALMACEN E I NVENTARIOS

ACTAS Reuniones de trabajo Comité de adquisiciones COMPROBANTES Ingreso y egreso INFORMES De Gestión De Plan de acción Depreciación y conciliación de activos fijos INVENTARIOS Individual de bienes por funcionario y dependencia Elementos donados o dados de baja De Gestión Documental De Transferencias documentales SEGUROS

el trámite en esta oficina

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias que por la interacción de actividades termina

El trámite involucra a todas las dependencias de la entidad

DOCUMENTACION Y ARCHIVO

ACTAS Comité de archivo Reuniones de trabajo REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES Interna despachada y externa recibida Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PROGRAMAS De Gestión documental TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Secundarias

Documentos Documentos producidos por actividades propias de la oficina

tramitados con todas las dependencias de la entidad.


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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Versión:04 10 ,

T I * Serie: 114-18.2-128 .>\ _../ Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención 4,5vet70:0» Documental Página 37 de 56

Oficina productora Unidades documentales Producción Trámite

SUBDIRECCION FIRNANCIERA

ATAS Reuniones de trabajo CERTIFICADOS Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal INFORMES De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Deuda Pública De Adición y Reducción Presupuestal Plan anual de Caja Reserva Presupuestal Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar De Categoría Presupuesta De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PLANES Plan de cuentas por pagar Plan de tasas, tarifas y derechos Plan anual de Cata_

Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones y aquellos que por competencia terminan su trámite en esta.

Tramitan con la Dirección General, Secretaria General, Oficina de Calidad, Planeación, Contratación, Contabilidad, Tesorería, Sistemas y Ejecuciones Fiscales

GRUPO CONTABILIDAD

ACTAS Reuniones de trabajo Comité de sostenibilidad CERTIFICACIONES Retención en la fuente a proveedores y contratistas COMPRBANTES Egreso CONCILAICIONES BANCARIAS NA DECLARACINES TRIBUTARIAS NA INFORMES De Gestión De Plan de acción Financieros INVENTRIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina

Tramita con Tesorería, Subdirección Financiera, Almacén e Inventario y Talento Humano

GRUPO TESORERIA

ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES Ingresos y retenciones COMPROBANTES CONTABLES De Ingreso De Egreso INFORMES Gestión Plan de acción INVENTARIOS D Gestión Documental De Transferencia Documental PAGOS DE TASAS TARIFAS Y DERECHOS

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones Y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina

Tramita con Contabilidad, Subdirección Financiera, Ejecuciones Fiscales, Oficina Asesora de Sistemas


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Oficina Productora

GRUPO EJECUCIONES FISCALES

SUBDIRECCION TECNICA

GRUPO REGISTRO AUTOMOTOR

Unidades Documentales ACTAS Reuniones de trabajo INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS Coactivos Persuasivos

CONCEPTOS Concepto técnico de Tránsito y seguridad vial LICENCIAS Y PERMISOS SOBRE EL USO DE LA RED VIAL De Cierre de vías De Paseo del Comercio De Tránsito de cargue y descargue De Pico y placa INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PLANES Plan Local de Seguridad Vial

ACTAS Reuniones de trabajo DERECHOS DE PETICIONNA CERTIFICACIONES De Libertad y Tradición De Propiedad De confirmación de cuenta De traslado de cuenta HISTORIAS De Vehículos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Producción Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.

Trámite

Tramita con Tesorería, Contabilidad, Inspecciones, Asesora Grado 02 y Oficina Asesora Jurídica.

El trámite de las unidades documentales involucran a las dependencias Control vial Planeamiento Vial Oficinas Asesora Jurídica, Cultura Ciudadana, Señalización, Licencias de Conducción, Registro Automotor, Mantenimiento

Tramita con Oficina Asesora de Sistemas ,Grupo Tesorería, Usuarios externos propietarios de vehículos y entes judiciales)


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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Versión:04 • *

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Metodología a seguir en el Procedimiento de elaboración de Tablas de Retención Serie: 114-18.2-128

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Oficina productora Unidades documentales Producción Trámite

GRUPO LICENCIAS DE CONDUCCION

ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De convalidación de información de licencias de conducción CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS DERECHO DE PETICION NA ESPECIES VENALES NA HISTORIAS Licencias de Conducción De licencia de Conducción por Refrendación De licencia de Conducción por Recategorización De Licencias de Conducción por Duplicado INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

producidos por

Documentos

actividades propias de sus funciones y aquellos originados por otras dependencias y terminan su trámite en ésta.

El trámite de estas unidades documentales tienen relación directa con las funciones propias de su oficina

GRUPO CULTURA CIUDADANA

ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICADOS De Asistencia a cursos De Programas Educativos INFORMACION INSTITUCIONAL NA INFORMES Informe de Gestión Informe Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

De Educación Vial para Conductores del Futuro, Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud De Cultura Vial en la Vía Pública

istemas.

Documentos producidos en cumplimiento de sus funciones

El trámite de estas unidades documentales tiene relación directa con la misma oficina, Grupo Inspecciones y Oficina de Sistemas.

GRUPO CONTROL VIAL

ACTAS Reuniones de trabajo HISTORIAS Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B. INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Vehículos inmovilizados De Gestión Documental De Transferencia documental REPORTES De Accidentalidad en la Vía De Comparendos DESPEJE DE ESPACIO PÚBLICO

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones Y aquellos que so aq son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina

Unidades documentales que tramitan con Subdirección técnica, Planeamiento Vial, Señalización, Inspecciones.


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Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite

GRUPO PLANEAMIENTO VIAL

ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de planeamiento vial (movilidad, señalización, semaforización, control vial, planes de manejo de tráfico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de velocidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Comunas Por Interventorias INVENTARIOS De señalización De Semaforización De Gestión Documental De Transferencia Documental REPORTES De Señalización y semaforización De daños al sistema de semaforización De siniestros compañías de seguros De Turnos semanales y horas extras De Funcionamiento de semaforización De Funcionamiento de semaforización del Computador Central

Documentos producidos por actividades propias de sus funciones y aquellos que son originados por otras dependencias que por su procedimiento requiere de esta oficina

Unidades documentales de trámite con Subdirección Técnica, Control Vial, Inspecciones, Cultura Ciudadana, contratación, Dirección General, Oficina de Planeación

OFICINA ASESORA DE PLAN EAC ION

ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De Proyectos EVALUACION Y SEGUIMIENTO De Planes, Programas y Proyectos INFORMES De Indicadores De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROYECTOS De Inversión

Documentos de juicio con cuestiones de hechos de ca rácter administrativo

Unidades documentales que tramitan con Dirección General, Secretaria General, Oficina de Calidad, Subdirección Financiera

OFICINA ASESORA DE SISTEMAS

ACTAS Actas de Reuniones de trabajo ASESORIAS Asesorías técnicas en la adquisición de software y hardware CAPACITACIONES Capacitaciones de uso Software y hardware HISTORIAS Historia de computadores e impresoras INFORMES Informe de Gestión Informe de Plan de Acción Informes a entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documental INSTRUMENTOS DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO / CORRECTIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE

Documentos de juicio y transmisión de información.

Unidades documentales de trámite con Grupo Inspecciones, Dirección General, Oficina de Planeación, Subdirección Técnica, Grupo Tesorería.


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Oficina Productora Unidades documentales Producción Trámite

OFICINA ASESORA JURIDICA

ACTAS De Reunión de Trabajo ASESORIAS Jurídicas CONCEPTOS Jurídicos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTAURACION DE DEMANDAS Demanda Penal NORMOGRAMA REPRESENTACION JURIDICA DE LA ENTIDAD

Documentos de juicio y decisión, producidos en cumplimiento de la gestión administrativa

Unidades documentales de trámite con Registro Automotor, Dirección General,

Grupo Inspecciones, Oficina de Contratación.

GRUPO DE CONTRACION

______

ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios) De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento) De Selección Abreviada de Menor Cuantia (Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios. mantenimiento) De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad) De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos) De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios) CONVENIOS INTERACMiNISTRATiVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades).

Unidades documentales de tramite con Oficina de Planeación, Talento Humano, Calidad, Subdirección Financiera

OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO 02

ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES INSTITUCIONALES INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Fiscales,

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN (Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades). Documentos de juicio sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo). DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS (El instrumento por el que los ciudadanos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas).

Unidad Documental que tramita con Ejecuciones

Inspecciones y entidades externas fiscalizadoras.

Unidades documentales de trámite con Ejecuciones Fiscales , Oficina Asesora Jurídica Grado 02,

GRUPO INSPECCIONES

ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS Contravencionales por infracciones a las normas de transito Contravencionales por conducir bajo el influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez


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Oficina Productora Unidades documentales I Producción Trámite

OFICINA ASESORA CENTRO DE

DIAGNOSTICO AUTOMOTOR

ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA (Contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos).

Unidades documentales de trámite con Talento Humano, Grupo Contratación, Oficina Asesora de Planeación.

OFICINA ASESORA DE CALIDAD

ACTAS Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna Externa CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES Gestión Plan de acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias documentales

Documentos de constancia y de juicio, acreditan actos o hechos administrativos sobre cumplimiento de procesos

Unidades administrativas de

. tramite con todos los proceso de la entidad.

El cuadro anterior muestra una clasificación de las series y subseries documentales con la producción y tramite de cada una de las dependencias de la entidad. Las series documentales son el producto de los asuntos relacionados con las funciones y procedimientos de cada dependencia; la producción de los documentos que tienen que ver con:

• Determinación, uso y finalidad de los documentos • Identificación de las dependencias productoras • Control de la producción de nuevos documentos • Determinación de la periodicidad de los documentos

Y en lo relacionado con el trámite de los documentos, este tiene que ver con el flujo que tienen las unidades documentales con las dependencias con fin de terminar su manejo administrativo, desde que inicia (recibe o se produce) hasta su disposición final.

2.3 Identificación de los valores de las unidades documentales

Una vez identificadas las unidades documentales, y extractadas las series documentales del manual de funciones y procedimientos de la entidad; se presenta a continuación la identificación de los valores documentales teniendo en cuenta los tipos documentales que cada dependencia produce ajustados al


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cumplimiento de las normas tanto internas como externas de la entidad reflejados en el Normograma

OFICINA PRODUCTORA SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TERMINOS DE

CONSERVACION NORMATIVIDAD

DIRECCION GENERAL

ACTAS Comité de Dirección Comité de Coordinación de Control Interno y Gestión Reuniones de trabajo AUDITORIAS Interna EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Evaluación y Seguimiento al Modelo Estándar de Control Interno INFORMES De Gestión Consolidado De Gestión Control Interno y Gestión De Plan de Acción A Entes de Control INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales RESOLUCIONES

2000

Documentos con valor Administrativo, jurídico Legal e Histórico VALOR PERMANENTE ( Originales) Contienen la historia de la Entidad VALOR ADMINISTRATIVO ( copias)

de 2004, Ley 594 de

Son documentos de decisión esenciales para el funcionamiento de la Entidad, tienen un valor histórico. Valor administrativo, jurídico y legal, son documentos de juicio Y comunican laexistencia de hechos a otras personas entidad. Acuerdo 07 de 2001. Resolución 062 de 2011. Decreto 214 de 1999. Decreto 4110

SECRETARIA GENERAL

ACTAS Comité Disciplinario Consejo Directivo Reuniones de Trabajo CERTIFICADOS Antecedentes disciplinarios PROCESOS Disciplinario INFORMES De Gestión De Plan de Acción Entes de Control y organismos judiciales INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales

Documentos con valor administrativo, legal e histórico VALOR PERMANENTE ( Originales) VALOR ADMINISTRATIVO ( copias)

Son documentos de decisión esenciales para el funcionamiento de la Entidad, tienen un valor histórico. Valor administrativo, son documentos de juicio y comunican la existencia de hechos a otras personas entidad. Resolución 062 de 2011. . Ley 734 de 2000. Resolución 065 de 2008. Resolución 405 de 2007. Ley 594 de 2000, Ley 962 de 2005

GRUPO GESTION DEL

TALENTO HUMANO

ACTAS De Comisión de Personal Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo De Comité de Convivencia Laboral De Comité de emergencia BIENESTAR SOCIAL Calidad de vida natural (Incentivo, puesto de trabajo, desvinculación laboral) Protección y servicio social (Recreación y educación formal) COMPENSACION SALARIAL HISTORIAS Laboral Salud Ocupacional INFORMES De Gestión De Plan de Acción Entes de control INVENTARIOS De Gestión De Transferencias documentales PLANES Institucional de Formación y Capacitación Emergencia y evacuación Estratégico y de seguridad vial Seguridad y Salud en el Trabajo REPORTES

De Accidentes Laborales

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal e Histórico HISTORIAS LABORALES Por exigencia de la Ley 100 para pensiones y sucesiones 20 años + 1 por precaución + 10 años reserva legal + 70 años por su valor legal e histórico 101 AÑOS EN TOTAL

P Art. 15 y 23 de la Constitución Política de 1991. P Art. 60 C. de Comercio. Art. 31 Decreto 1798 de 1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción y calidad. P Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985 P Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto Admtivo. P Ley 200 de 1995 conductas servidores públicos.... Resolución 062 de 2011. Ley 100 de 1993. Ley 909 de 2004. Ley 1064 de 2006


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Documental

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Oficina Productora SERIES Y SUBSERIES Términos de Conservación Normatividad

GRUPO DE ATENCION AL

USUARIO

ACTAS Reuniones de trabajo ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Personalizada, telefónica, web y redes sociales INFORMES Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencias documentales

Valor Administrativo, jurídico y legal (2 a 4 años por precaución).

otras personas,

pública

Valor administrativo DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN: Comunican la existencia de hechos o actos a

órganos o entidades DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS:Es el documento con el ciudadano se relaciona con la actividad administrativa

Resolución 062 de 2011. Resolución 449 de 2004 Ley 190 de 1995. Ley 734 de 2002, Ley 594 de 2000

GRUPO ALMACEN E INVENTARIOS

SEGUROS

ACTAS Reuniones de trabajo Comité de adquisiciones COMPROBANTES Ingreso y egreso INFORMES Gestión Plan de acción Depreciación y conciliación de activos fijos INVENTARIOS Individual de bienes por funcionario y dependencia De Elementos donados o dados de baja De Gestión Documental De Transferencias documentales

los bienes

de 2000

Documentos con valor administrativo, jurídico, legal e histórico VALOR PERMANENTE ( Original)

legal e histórico (Código de Comercio), Ley 594

Se conservan permanentemente

devolutivos y de consumo (activos). Los ya vendidos (o inactivos). se conservan muestras físicas. Valor administrativo,

d

GRUPO DOCUMENTACION

Y ARCHIVO

ACTAS Comité de archivo Reuniones de trabajo REGISTRÓ DE COMUNICACIONES OFICIALES Interna despachada y externa recibida Consecutivo de comunicaciones producidas por la entidad CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia documental PROGRAMAS De Gestión documental TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Secundarias

permanente.

Documentos con valor administrativo y legal, los documentos misionales que conforman el programa de gestión documental tienen conservación

Valor administrativo DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN: Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades Valor permanente e histórico TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL


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Oficina productora SERIES Y SUBSERIES Términos de conservación Normatividad

SUBDIRECCION FINANCIERA

ATAS Reuniones de trabajo CERTIFICADOS Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal INFORMES De Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Deuda Pública De Adición y Reducción Presupuestal Plan anual de Caja Reserva Presupuestal Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos De Cuentas por pagar De Categoría Presupuesta De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PLANES Plan de cuentas por pagar Plan de tasas, tarifas y derechos Plan anual de Caja

Documentos con valor administrativo, legal e histórico Los balances generales , Estados Presupuestales y los Informes Financieros Y los movimientos contables , solamente muestras se conservan PERMANENTEMENTE

Comercio, Art. 31 Decreto 1798 de

el manejo económico de la

P Art. 60 Código de

1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción, perdurabilidad, legibilidad y consulta, bajo certificación de la Cámara de Comercio respectiva. p Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985. P Valor histórico porque testimonia

gestión administrativa de la Entidad

GRUPO CONTABILIDAD

ACTAS Reuniones de trabajo Comité de sostenibilidad CERTIFICACIONES Retención en la fuente a proveedores y contratistas COMPROBANTES De Egreso CONCILAICIONES BANCARIAS DECLARACINES TRIBUTARIAS INFORMES De Gestión De Plan de acción Financieros INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Documentos con valor administrativo, legal y contable. Los movimientos contables tienen conservación de 30 años; 4 años en archivo de Gestión y 27 como reserva

f., 1

9 precausional. ' años en medio físicos y los 21 restantes en medio digitales.

Código de Comercio Art. 31.esolución. Decreto 1798 de 1990; eliminar a los 10 años si se garantiza su reproducción, perdurabilidad. legibilidad y consulta, bajo certificación de la Cámara de Comercio respectiva Art 28 de la Ley 594 de 2000. Resolución No 062 de 2011; Resolución 1008 de 2006


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GRUPO TESORERIA

ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES Ingresos y retenciones COMPROBANTES CONTABLES De ingreso De Egreso INFORMES De Gestión De Plan de acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PAGOS DE TASAS TARIFAS Y DERECHOS

Documentos con valor administrativo, legal y contable. Los documentos funcionales Y misionales de la entidad tienen preservación

y conservación desde 4a ñ 26 años .

Resolución 557 de 2008 Contaduría General de la Nación Procedimiento para la clasificación de los ingresos. ' Art. 28 Ley 594 de 2000, Art. 13 Ley 57 de 1985.

GRUPO EJECUCIONES

FISCALES

ACTAS Reuniones de trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencia Documental PROCESOS Coactivos Persuasivos

Documentos con valor administrativo, jurídico y legal. Tienen reserva precausional las unidades documentales del proceso contravencional, en caso de una investigación judicial

Código de procedimiento civil, estatuto tributario, Resolución 062 de 2011

SUBDIRECCION TECNICA

CONCEPTOS Concepto técnico de Tránsito y seguridad vial LICENCIAS Y PERMISOSSOBRE EL USO DE LA RED VIAL De Paseo del Comercio De Tránsito de cargue y descargue Por Congestión Vial INFORME De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión De Transferencia documental PLANES Plan Local de Seguridad Vial

Documentos con valor administrativo, jurídico y legal (2 a 4 años preservación) Tienen conservación permanente los documentos que evidencia y dan testimonio de la misión de la entidad.

medio".

Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos carácter

histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier


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GRUPO REGISTRO

AUTOMOTOR

ACTAS Reuniones de trabajo DERECHOS DE PETICION CERTIFICACIONES De Libertad y Tradición De Propiedad De confirmación de cuenta De traslado de cuenta HISTORIAS De Vehículos INFORMES

n De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Documentos con valor administrativo y legal (de 2 a 4 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales historiales de vehículos)

de 2011; Resolución 2395 de

Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso losdocumentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Resolución No 062

2009; Resolución 12379 de 2012

GRUPO LICENCIAS DE CONDUCCION

ACTAS Reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De convalidación de información de licencias de conducción CONTROL DE ESTRATOS Y CINTAS DERECHO DE PETICION ELIMINACION ESPECIES VENALES HISTORIAS Licencias de Conducción De Licencia de Conducción por Refrendación De Licencia de Conducción por Recategorización De Licencias de Conducción por Duplicado INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Documentos con valor administrativo, jurídico y legal ( de 2 a 16 años preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales historias licencias de conducción)

Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

GRUPO CULTURA CIUDADANA

ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICADOS De Asistencia a cursos De Programas Educativos INFORMACION INSTITUCIONAL INFORMES Informe de Gestión Informe Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROGRAMAS De Educación Vial para Conductores del Futuro. Conductores y peatones preventivos, Educación Vial para un cambio de Actitud De Cultura Vial en la Vía Pública

Documentos con valor administrativo, legal e histórico ( de 2 a 5 años de preservación) PERMANENTE por su valor técnico e histórico (originales) su conservación se hace por selección

Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002


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GRUPO CONTROL VIAL

ACTAS Reuniones de trabajo HISTORIAS Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos de la D.T.B. INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Vehiculos inmovilizados De Gestión Documental De Transferencia documental REPORTES De Accidentalidad en la Vía De Comparendos DESPEJE DE ESPACIO PÚBLICO


Art. 49.

Ley 769 de 2002

Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de

histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

GRUPO PLANEAMIENTO

VIAL

ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de planeamiento vial (movilidad, señalización, semaforización, control vial, planes de manejo de tráfico, plan especial de parqueaderos, sentidos viales, tránsito peatonal y vehicular, accidentalidad, reductores de velocidad INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Comunas Por Interventorías INVENTARIOS De señalización De semaforización De Gestión Documental De Transferencia Documental REPORTES De Señalización y semaforización De daños al sistema de semaforización De siniestros compañías de seguros De Turnos semanales y horas extras De Funcionamiento de semaforización De Funcionamiento de semaforización del Computador Central


Art. 49.

documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En

2002(capítulos), Manual de Señalización VIAL, Resolución 0001885 de2015: CN Art 24, Art 23 (Debido

Reproducción de

ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002. Resolución 062 de

2011, Código Nacional de Tránsito, Ley 769 de

proceso)

OFICIONA ASESORA DE PLANEACION

ACTAS Actas reuniones de trabajo CERTIFICACIONES De Proyectos EVALUACION Y SEGUIMIENTO De Planes, Programas y Proyectos INFORMES De Indicadores De Gestión Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencias Documentales PROYECTOS De Inversión


Art. 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". Ley 769 de 2002


[email protected]



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Serie: 114-18.2-128

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OFICINA ASESORA DE SISTEMAS

ACTAS Actas de Reuniones de trabajo ASESORIAS Asesorías técnicas en la adquisición de software y hardware CAPACITACIONES Capacitaciones de uso Software y hardware HISTORIAS Historia de computadores e impresoras INFORMES De De Plan

Gestión de Acción

Informes a entes de control INVENTARIOS De Gestión Documental De transferencias documentales INSTRUMENTOS DE CONSERVACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL MANTENIMIENTO PREVENTIVO / CORRECTIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE

Documentos con valor administrativo, jurídico y legal ( de 2 a 5 años de preservación)

LEY 527 DE 1999 Valor administrativo, legal e histórico, las muestras deben ser de los archivos más importantes

OFICINA ASESORA JURIDICA

ACTAS De Reunión de Trabajo ASESORIAS Jurídicas CONCEPTOS Jurídicos INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTAURACIION DE DEMANDAS Demanda Penal NORMOGRAMA

DOCUMENTOS con valor administrativo

, jurídico e histórico (de a 1 0 18 años plazo

, precausional I Conservación permanente los seleccionados sistemáticamente.

Código penal."

Documentos de constancia que contienen

1 declaración de conocimientos administrativos de la Entidad

1 Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Tránsito. Legislación penal. Legislación civil.


[email protected]


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Versión:04


Serie: 114-18.2-123

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GRUPO CONTRATACION

ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS CONVENIOS INTERACMINISTRATIVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

DOCUMENTOS

CUMENTOS con valor administrativo, jurídico, legal e histórico (de 2a 6 años de preservación + 23 por reserva legal. Conservar permanente lo seleccionados

i sstemáticamente)

Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa; Art. 40 y 41, Ley 200 de 1995: Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos, responsabilidad civil. Ley 734 de 2002: Código cl . o igo Único Disciplinario. Decreto 1082 de 2015 Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007, Resolución 062 de 2011 Resolución Manual de Contratación Resolución de supervisión.

OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO

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ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES CONSTITUCIONALES INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Valor administrativo y jurídico. Documentos de constancia que contienen declaración de conocimientos administrativos de la Entidad Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Transito. Legislación penal. Legislación civil. Código penal.

Ley 769 de 2002; Ley 594 de 2000; Constitución Política; Procedimiento Administrativo de lo Contencioso Administrativo.

GRUPO INSPECCIONES

ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS • Contravencionales por infracciones a las

normas de transito • Contravencionales por conducir bajo el

influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez

Documentos con valor administrativo, legal Y jurídico( de 2 a 4 años como preservación + 21 años por reserva legal a procesos contravencionales por infracciones a las normas de Tránsito y por conducir bajo el influjo del alcohol y sustancias psicoactivas

Código

Reproducción de

Constitución Política, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,

Procedimiento Penal, Código General del

Proceso, Código Nacional de Tránsito ( Ley 769 de 2002)y demás normas complementarias, o que las modifiquen, aclaren o adicionen.

Art. 49.

documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico


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GRUPO CONTRATACION

ACTAS De Reunión de Trabajo CONCEPTOS Técnicos de Contratación CONTRATOS De Subasta Inversa Presencial (adquisición o suministro de bienes y servicios) _ De Licitación Pública( Compraventa, suministro, servicios, prestación de servicios, mantenimiento)_ De Selección Abreviada de Menor Cuantía (Compraventa. suministro, servicios, prestación de servicios. mantenimiento _ De Contratación Directa ( Contratos de Prestación de Servicios, Arrendamientos de bienes inmuebles, exclusividad)_ De Concurso de Merito ( consultorías y proyectos)_De Mínima Cuantía (Compraventa, suministros, servicios). CONVENIOS INTERACMINISTRATIVOS INFORMES De Gestión De Plan de Acción Contractual INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

DOCUMENTOS con valor administrativo, jurídico, legal e histórico (de 2a 6 años depreservación + 23 por reserva legal. Conservar permanente lo seleccionados sistemáticamente)

Resolución Manual

supervisión.

Art. 39 y 55, Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa; Art. 40 y 41, Ley 200 de 1995: Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos, responsabilidad civil. Ley 734 de 2002: Código Único Disciplinario. Decreto 1082 de 2015 Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007, Resolución 062 de 2011 R de Contratación Resolución de

OFICINA ASESORA JURIDICA GRADO

02

ACTAS De Reunión de Trabajo ACCIONES CONSTITUCIONALES INFORMES De Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental

Valor administrativo y jurídico. Documentos de constancia que contienen declaración de conocimientos administrativos de la Entidad Documentos con declaración de juicio administrativo. Constitución Nacional. Código Nacional de Transito. Legislación penal. Legislación civil. Código penal.

Documentos con valor administrativo, legal v

- juridico( de 2 a 4 años como preservación + 21 años por reserva legal a procesos contravencionales por infracciones a las normas de Tránsito y por conducir bajo el influjo del alcohol y sustancias psicoactivas

Código

Reproducción de

Ley 769 de 2002; Ley 594 de 2000; Constitución

ítica; Procedimiento Administrativo de lo

A Contencioso

dministrativo.

Constitución Política, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,

Procedimiento Penal, Código General del Proceso, Código Nacional de Tránsito ( Ley 769 de 2002)y demás normas complementarias, o que las modifiquen, aclaren o adicionen.

Art. 49.

documentos. El parágrafo del artículo 2°. De la Ley 80 de 1989...: "En ningún caso los documentos de carácter histórico

GRUPO INSPECCIONES

ACTAS De Reunión de Trabajo INFORMES De Gestión De Plan de Acción De Accidentes INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental PROCESOS • Contravencionales por infracciones a las

normas de transito • Contravencionales por conducir bajo el

influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas estado de embriaguez


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Normatividad

Resolución 062 de 2011. NTC-ISO-IEC- 17020 VERSION 2012; NTC-5375 VERSION 2012; NTC-5385 VERSION 2011. NTCGP: 1000-2009; ISO-9001; MECI DECRETO LEY 943 DE 2012. Resolución 3768 de septiembre de 2013; Ley 594 de 2000

Resolución No 062 de 2011 Ley 594 de 2000_ NTCGP . 1000-2009, IS0- 9001, MECI DECRETO LEY 943 DE 2012_ Norma Técnica de Calidad NTC IS09001-2008



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podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio

Oficina productora SERIES Y SUBSERIES Términos de conservación

CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR

MOTOCICLETA

ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO

Documentos con valor administrativo y jurídico de 2 a 6 plazos precausional; 2 años reserva legal. Tienen conservación permanente las series misionales de la dependencia y aquellos documentos que se deben conservar y actualizar en gestión.


De transferencia Documental

ACTAS De Reunión de Trabajo AUDITORIAS Interna CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES DE gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental

Documentos con valor administrativo y legal. de 2 a 6 años precausional. Los documentos producidos en cumplimiento de sus funciones. Estos son de conservación permanente.

3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

Se realizó una análisis a la investigación realizada a la entidad y su fuentes documentales, de tal manera que se tomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima y fundamental en el análisis e interpretación, ya que las Tablas de Retención Documentos son un instrumento que se genera a partir del análisis e investigación de la institución y sus fuentes.

3.1 Conformación de series y subseries documentales

Para la agrupación de las series y subseries documentales, se realizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las unidades productoras documentales, ya que se identificaran en la propuesta de las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.


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Es así como las series y subseries de cada oficina que produjo los documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollaran para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados

La conformación de series y subseries documentales permite conservar unidades documentales completas, ya que regulará la generación, trámite y conservación de las mismas acorde a las necesidades de la entidad, siguiendo los principios de la archivística sobre la procedencia y orden original de los documentos.

A partir de la conformación de las series y subseries se presenta el cuadro de clasificación general debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y la clasificación dada a los documentos producidos por la Dirección de Transito de Bucaramanga. A sí mismo y para mayor claridad se elaboró un listado consolidado donde se registran las series y las subseries manejadas por cada unidad administrativa, que al mismo tiempo puede considerarse como banco terminológico de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga.

3.1.1 Codificación

Después de estudiar los sistemas de codificación y la conveniencia de crearlos se concluyó:

3.1.1.1 Codificación Unidades Administrativas

Se adopta la codificación teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la Dirección de Transito de Bucaramanga, dicha codificación será presentada en las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) debajo de la palabra código con el fin de mostrarla de manera independiente a la codificación de las series y subseries documentales.

La estructura de los códigos para las oficinas que produjeron los documentos parte de la estructura organizacional, identificando los niveles jerárquicos, las secciones y subsecciones que la integran, tomando codificación de la siguiente manera:

CUADRO DE CLASIFICACION DE SERIES Y SUBSERIES POR UNIDADES ADMINISTRATIVAS (anexo)

3.1.1.2 Codificación se series y subseries

El código para una series documental es un número que consta de dos dígitos consecutivos de forma ascendente, para realizar este proceso se Iistaros las series documentales en orden alfabético y se numeraron.


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podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio


CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR

ACTAS De Reunión de Trabajo GESTION OPERATIVA DEL C.D.A. INFORMES. Ge Gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De Transferencia Documental INSTRUMENTOS DE GESTION MANTENIMIENTO DE HABILITACION REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA Y DE EMISIONES CONTAMINANTES OBLIGATORIO A LOS VEHÍCULOS LIVIANOS, PESADOS Y TIPO MOTOCICLETA

Documentos con valor administrativo y jurídico de 2 a 6 plazos precausional; 2 años reserva legal. Tienen conservación permanente las series misionales de la dependencia y aquellos documentos que se deben conservar y actualizar en gestión.

Resolución 062 de 2011 NTC-ISO-IEC- 17020 VERSION 2012: NTC-5375 VERSION 2012; NTC-5385 VERSION 2011. NTCGP: 1000-2009; ISO-9001: MECI DECRETO LEY 943 DE 2012. Resolución 3768 de septiembre de 2013; Ley 594 de 2000


ACTAS De Reunión de Trabajo AUDITORIAS Interna CONTROL Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS INFORMES DE gestión De Plan de Acción INVENTARIOS De Gestión Documental De transferencia Documental

Documentos con valor administrativo y legal, de 2 a 6 años precausional. Los documentos producidos en cumplimiento de sus funciones. Estos son de conservación permanente.

Resolución No 062 de 2011 Ley 594 de 2000 NTCGP: 1000-2009; IS0- 9001; MECI DECRETO LEY 943 DE 2012_ Norma Técnica de Calidad NTC ISO9001-2008

3. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION RECOLECTADA

Se realizó una análisis a la investigación realizada a la entidad y su fuentes documentales, de tal manera que se tomaron los manuales, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima y fundamental en el análisis e interpretación, ya que las Tablas de Retención Documentos son un instrumento que se genera a partir del análisis e investigación de la institución y sus fuentes.

3.1 Conformación de series y subseries documentales

Para la agrupación de las series y subseries documentales, se realizó la relación entre las series, las funciones y actividades de las unidades productoras documentales, ya que se identificaran en la propuesta de las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo no se contemplaron.


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Ejemplo:

SERIE CODIGO DE LA SERIE ACTAS 1.0 ACUERDOS 1.1 ASESORIAS 1.3

El código de la subseries corresponde a un número de dos dígito teniendo en cuento el consecutivo ascendente por cada serie documental, dependiendo del orden alfabético, estos dos dígitos se separan con un punto, lo que permite dejar abierta la clasificación decimal de las series en caso de que surjan series nuevas.

Subseries

Código de la Subseries Actas de Comité Disciplinario

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Actas de Comisión de Personal

02

En resumen la codificación de las secciones, subsecciones, series y subseries documentales consta de un promedio de nueve dígitos así: Los tres primeros dígitos corresponde a la dependencia, oficina, sección, subsección de la entidad, los dos dígitos siguientes corresponden a la serie documental y los dos o tres últimos dígitos corresponden a la subseries documental.

SECCION SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE CODIGO DIRECCION GENERAL

SECRETARIA ACTAS GENERAL

De Comité Disciplinario

100-1.0-01

El código de la oficina, las series y las subseries están separadas por un guion (-), mientras que la serie entre si y las subseries se separa con un punto (.).

3.2 Valoración Documental

Para entrar a proponer los tiempos de conservación de cada serie documental se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscales, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos, teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precauciona! para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad

KM 4 VIA GIRON - TELEFONOS 6809966 Ext. 129 FAX 809601 www.transitobucaramangagov.co

[email protected]



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productora y posteriormente del Comité de Archivo de la entidad,. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.

La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subseries documental en la etapa del Archivo Central, su conservación y disposición final.

La valoración de los documentos se basó en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13,14 de la encuesta de la Unidad Documental.

4. ELABORACION Y PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

4.1. En cumplimiento a los lineamientos y parámetros establecidos por la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA en los procedimientos de la normalización de los procesos relacionados con la Gestión Documental; y teniendo como base de aplicación la Ley GENERAL DE ARCHIVO (LEY 594 DE 2000). Se hizo necesario ajustar las Tablas de Retención Documental de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA, tendiente a la actualización de los procedimientos, surgimiento y aplicación de normatividad legal vigente a actividades, creación de nuevas oficinas, adición y ajuste de funciones.

5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la propuesta de Tabla de Retención Documental se debe proceder a normalizar el proceso de transferencias documentales, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.

Para este proceso se implementará el Formato Único de Inventario Documental tal y como se regula en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación y para su diligenciamiento se trabajará el instructivo Formato Único de Inventario Documental.

Cada año los tres primeros meses se realizará el calendario de transferencias documentales y coordinará dicho proceso

5.1 Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al A al Archivo Central de la entidad.

Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.


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Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.

Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.

Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.

Elabore el Formato de Inventario Único Documental

El Formato de Inventario Único Documental será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.

No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios o misceláneos.

Las transferencias se harán de acuerdo al cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando las Tablas de Retención Documental

5.2 Disposición final

En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para algunas subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos, concretamente se recomienda la digitalización.

Así mismo, para la disposición final y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.

Para normalizar estos procesos se plantea:

Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en archivos de gestión y central


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Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la TRD.

Las eliminaciones documentales harán parte del proceso de transferencias documentales primaria y secundaria, anotando que en las transferencias primarias los archivos de Gestión solo estarán facultados para eliminar documentos de apoyo y de selección natural

Así mismo para las transferencias secundarias se aplicaran las modalidades de muestreo descritas a continuación:

Muestreo: En la columna instrucciones del cuadro de Tablas de Retención Documental para cada subserie en que se requiera realizar selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a aplicar.

Se trabajó en el desarrollo de esta propuesta el muestreo aleatorio y el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo cronológico y el muestreo por polos de interés.

Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.

Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico, alfabético, sociológico, etc.).

Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la serie.

Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la entidad.

5.3 Retención Documental

Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.

La retención documental se fijó en años para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.


[email protected]

metodologia a seguir en el proceso de la …

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