Módulo 2. Diseño y construcción de indicadores de gestión

Lección 1. ¿Qué se hace y qué se desea medir?

¿Qué se hace? La organización debe determinar y/o describir sus principales actividades, con la definición del resultado que se pretende obtener mediante su ejecución.

¿Qué se desea medir? La organización debe realizar la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello, se puede establecer una relación valorada (por ejemplo: de 0 a 10) según el criterio que se establezca, que permita priorizar todas las actividades.

Reconocer los conceptos básicos para la formulación de indicadores de gestión. Utilizar los elementos metodológicos y procedimentales para el diseño y construcción de

indicadores de gestión. Implementar el uso de herramientas para la definición de modelos o sistemas de

medición, de acuerdo al tipo de organización y sus diferentes necesidades.

Bienvenido a este segundo módulo de aprendizaje del curso de indicadores de gestión. En él, usted tendrá la posibilidad de conocer y aplicar una metodología sencilla y estructurada para llevar a cabo el diseño y formulación de indicadores de gestión. El elemento fundamental para iniciar el diseño de indicadores y, de esta manera tener mayor exactitud en la formulación de las mediciones que se desean realizar, es establecer claramente qué se hace y qué se desea medir. Veamos:

Hacer lo correcto Significa entregar al cliente el producto con las características especificas: cantidad requerida, tiempo pactado, l lugar convenido y precio estipulado. Es la satisfacción del cliente respecto del producto que se entrega.

Hacer lo Correcto Correctamente Significa emplear siempre los mejores métodos, aprovechando de manera óptima los recursos disponibles “ser eficientes”.

Recuerde…

Lo más importante y que se debe medir en una organización es la Eficacia, Eficiencia y Efectividad con que se está actuando

Esencialmente, medir es comparar una magnitud con un patrón preestablecido.

Los tipos de indicadores de gestión más importantes en una actividad o proceso son los que miden la Eficiencia, Eficacia y Efectividad.

Estar en el cuadro de lo correcto correctamente significa que estamos siendo efectivos, ya que lo correcto implica que nuestro producto cumple con los requisitos del cliente y de la empresa (eficacia), y correctamente significa que estamos haciendo un uso adecuado de nuestros recursos. Estar en el cuadro de lo no correcto incorrectamente, es realmente grave ya que no solamente nuestro producto no es lo que el cliente requiere, sino que adicionalmente estamos haciendo un empleo inadecuado de los recursos destinados a su fabricación. En esta posición la empresa es ineficaz e ineficiente y, por consiguiente, la productividad debe verse seriamente comprometida, a su vez que la misma empresa. Lo incorrecto correctamente quiere decir que aunque estamos siendo eficientes, no somos eficaces. O sea que el producto que estamos fabricando con el mejor método y más económico, no es el requerido por el cliente. Lo correcto incorrectamente nos sitúa en una posición de eficacia pero de ineficiencia. Estamos atendiendo los requisitos del cliente, pero nuestros recursos no están siendo aprovechados racionalmente y muy seguramente tendremos niveles de productividad muy bajos.

Al hacer lo correcto correctamente estaremos en el camino de la efectividad y la productividad.

Muy bien, de esta manera finalizamos el desarrollo de esta primera lección, lo invito ahora para que continúe con la siguiente lección.

Lección 2. ¿Por qué y para qué medir?

Aunque existe la tendencia a “medirlo todo”, con el fin de eliminar la incertidumbre, o por lo menos reducirla a su más mínima expresión, la clave consiste en elegir las variables criticas para el éxito del proceso y, para ello, es necesario seleccionar la más conveniente, la variable que mida, asegure y resuma lo mejor posible el comportamiento de la actividad que se lleva a cabo en el área o proceso.

Factor crítico de éxito Son aquellos aspectos que son necesarios mantener bajo control, con el fin de lograr el éxito de la gestión, el proyecto, el proceso o la labor que se pretende adelantar. (Eficiencia, Eficacia, Efectividad). Eficiencia: manejo o uso adecuado de los recursos.

Eficacia: logro de resultados planificados, logro de metas.

Efectividad: impacto de la Gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

En esta segunda lección conocerá la importancia de definir con claridad qué es lo importante qué se debe medir.

Para poder interpretar lo que está ocurriendo. Para tomar medidas cuando las variables o datos se salen de los límites establecidos. Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus

consecuencias en el menor tiempo posible. Para analizar la tendencia histórica y apreciar los resultados a través del tiempo. Para direccionar o re-direccionar planes. Para medir la situación de riesgo de la empresa. Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora.

Continúe ahora con la siguiente lección.

¿Para qué medir?

Recuerde… “Los indicadores son un medio y no un fin”.

Lección 3. Construyendo Indicadores de Gestión

Pasos y/o metodología

1. Establecer objetivos y metas claramente. 2. Identificar factores críticos de éxito. 3. Establecer indicadores para cada factor crítico de éxito. 4. Determinar para cada indicador, estado, umbral y rango de gestión. 5. Diseñar la medición. 6. Determinar y asignar recursos. 7. Medir, probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión. 8. Estandarizar y formalizar. 9. Mantener y mejorar continuamente.

En esta lección entenderá y conocerá los pasos que se deben llevar a cabo para el diseño y construcción de indicadores, y a su vez, se explicará la metodología general para el establecimiento de indicadores de gestión.

1. Establezca objetivos y metas claramente.

Objetivos Corporativos. Objetivos Estratégicos. Objetivos de Calidad. Objetivos de Proceso o de actividad.

De acuerdo a lo que se quiera medir, se deben definir las metas y los objetivos claramente. 2. Identifique factores críticos de éxito.

Los factores críticos de éxito son aspectos necesarios para mantener bajo control, y de esta manera, lograr el éxito de lo que se quiera ejecutar.

Los factores críticos están dados por el cumplimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad.

3. Establezca indicadores para cada factor crítico de éxito.

Recuerde… Los principios básicos de los indicadores son:

SABER…… QUÉ?..................Quiero medir SABER……CÓMO?................Lo voy a medir SABER……CUÁNDO?...........Lo voy a medir SABER……DÓNDE?..............Lo voy a medir SABER……PARA QUÉ?........Lo voy a medir

4. Determine para cada indicador: Estado, Umbral y Rango de Gestión.

Es necesario determinar para cada indicador los siguientes tres aspectos: ESTADO: valor inicial o actual del indicador. UMBRAL: es el valor del indicador que se requiere lograr o mantener. RANGO DE GESTIÓN: es el espacio comprendido entre los valores mínimo y máximo

que el indicador puede tomar.

5. Diseñar la Medición.

Este proceso consiste en determinar las fuentes de información, frecuencia de medición, presentación de la información y asignar responsables de la recolección, tabulación, análisis y presentación de la información. Así mismo, se debe determinar exactamente la fuente que proveerá la información pertinente para el cálculo del indicador.

La frecuencia con que se recogerá la información es vital, pues el número de mediciones ha de ser razonable y distribuirse de manera racional a lo largo del periodo de vigencia, para tomar decisiones activas y a tiempo.

Es de suma importancia que los indicadores de gestión sean administrables, a fin de que no se convierta su análisis en un proceso complejo, que en lugar de ahorrar tiempo, ocupe más de lo necesario. Para ello, existen varias formas de presentación de los indicadores:

Gráficas Tablas Gráficas con seguimiento Gráficas de Control

El usuario elige aquellas que más se amolden a su necesidad, habilidad y preferencia.

6. Determinar y asignar recursos.

La medición debe incluirse e integrarse al desarrollo del trabajo, con el propósito de que sea realizada por quien ejecuta el trabajo; esta persona debe ser el primer usuario y beneficiario de la información, con el fin de apoyar la creación y consolidación de la cultura de la medición y el autocontrol.

Los recursos que se empleen en la medición deben ser parte de los que se emplean en el desarrollo del trabajo o del proceso.

7. Medir, aprobar y ajustar el sistema de indicadores de gestión.

La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un sistema de indicadores de gestión no se logra en el primer intento. Es necesario tener en mente que seguramente la primera vez que se efectúen mediciones, surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos:

Pertinencia del indicador. Valores y rangos establecidos. Fuentes de información seleccionadas. Proceso de toma y presentación de la información. Frecuencia en la toma de la información. Destinatario de la información.

8. Estandarizar y Formalizar.

Proceso de especificación completo. Documentación, divulgación e inclusión en los sistemas de información de la

Organización. Desarrollo y entendimiento por parte del personal de la Organización.

9. Mantener y mejorar continuamente.

Los indicadores de gestión deben ser revisados a la par con las estrategias y procesos de la organización. Así mismo, dar continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del monitoreo del sistema de la empresa y su entorno.

Muy bien, de esta manera finaliza el desarrollo del módulo. Lo invito ahora para que realice una lectura, que le permitirá profundizar acerca de los contenidos vistos Lectura: Los Indicadores de Gestión Organizacional: Una Guía para su Definición.