md-op-dep-02 manual de desarrollo de proveedores leasing v. 02

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Revisó:

Autorizó:

Hoja De

Calidad y Mejora Continua

Sub Dirección de Compras y Gestión Vehicular

Dirección de Operaciones

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FO-02-SGC-06 V.1

MANUAL DE

DESARROLLO DE PROVEEDORES DE

COMPRAS DE ACTIVOS PARA EL

SERVICIO DE LEASING

(AUTOS Y EQUIPO)

MD-OP-DEP-02

MANUAL Código MD-OP-DEP-02

Fecha de emisión 18/09/2012

SGC / NMX-CC-9001-IMNC-2008 Fecha de revisión 08/04/2013

Nombre:

Desarrollo de Proveedores

de Compras de Activos para el Servicio de Leasing (Autos y Equipo)

No. de Versión 2

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1. INTRODUCCIÓN.

El presente manual describe los procesos y controles necesarios que se aplican a los proveedores con los cuales

Facileasing realiza las adquisiciones de activos (Autos y/o Equipos) que se operaran en arrendamiento, lo anterior

busca asegurar que el impacto al servicio global que se otorga al cliente este en línea con sus requerimientos y

expectativas.

2. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para planear, implementar y verificar la selección y el desempeño de los

proveedores de activos para arrendamiento con el propósito de asegurar la mayor calidad en la entrega del servicio

a nuestros clientes.

3. ALCANCE

El presente manual aplica para todos aquellos proveedores que suministren activos (Autos y/o Equipos) a

Facileasing en el servicio de Leasing, cuyo volumen de las adquisiciones semestrales representen 60% en su

conjunto.

Los controles de selección y evaluación aquí descritos no aplican para proveedores que son referenciados por el

cliente y por lo tanto la relación comercial fue negociada por ellos en cuanto a precios, condiciones y plazos de

entrega.

4. TÉRMINOS

Proveedor: Es la persona física o moral que suministra bienes o servicios necesarios para la operación de una empresa. Acreedor: Es aquella persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Proveedor Referenciado: Es el proveedor indicado por el cliente para realizar la compra.

Sale&Leaseback: Proceso por el que una empresa vende sus activos a una empresa de arrendamiento para que esta le arrende estos por un período de tiempo específico.

5. LÍNEAS DE COMPRA

Compras de autos con grupos automotrices: Estas compras se realizan directamente con grupos automotrices en convenio con Facileasing, teniendo como fin el centralizar la compras y agilizar el proceso. Compras con proveedores diversos: Estas compras se realizan a través de la licitación de cuando menos 3 proveedores de activos (Autos o Equipo). Compras referenciadas: Esta compras se realizan con proveedores de activos (Autos o Equipo) indicados por

los clientes.




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6. ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES DE ACTIVOS (FLEET & EQUIPMENT)

6.1 DESARROLLO DE COBERTURA

Nuestras adquisiciones son realizadas conforme a los siguientes criterios:

Referencias de los clientes para operar con ciertos proveedores a nivel nacional e internacional.

Búsqueda y selección de proveedores por Facileasing® en función de las necesidades de los pedidos y

necesidades del cliente.

Nota: En algunas ocasiones los proveedores que son seleccionadas por el área de Compras, también son

seleccionados por los clientes.

6.2. SELECCIÓN Y ALTA DE PROVEEDORES.

Facileasing® establece para el proceso de selección los requisitos que aseguran que el proveedor cuente con

la capacidad y características para suministrar los niveles de servicio requeridos.

Criterios de selección del proveedor:

Proveedores Facileasing (Compras No referenciadas): Son todos los proveedores de activos desarrollados por el área de compras de Facileasing, para ello los criterios establecidos son:

Disponibilidad de unidades: Que tenga los activos disponibles o que presente opciones.

Calidad de servicio: Que responda en tiempo y forma a los requerimientos. Capacidad de entrega a nivel nacional: Que tenga la capacidad de entregar en cualquier parte de la

republica.

Requisitos documentales para el alta y contratación del proveedor (referenciado o no):

Proveedor Documentos

Jurídicos

Documentos

Fiscales

Pago

Nacional

Formato de

Alta de Proveedor

- IFE y poder del representante legal (Persona Moral), vigente.

- IFE representante legal

(Persona física), vigente. - Carta Instrucción de Pago.

Nota: Estos documentos deben ser validados por el área

de PLD (Prevención de Lavado de Dinero).

- RFC / CURP (Si es persona física).

- Comprobante de

domicilio (no mayor a 2 meses).

El pago se realiza directamente a la cuenta indicada por el proveedor en la carta

instrucción de pago y por transferencias electrónicas.

Extranjero

Formato de Alta de

Proveedor

- ID of the representative. (ID DEL RL) con firma visible.

- Instruction Letter. - Secretary Certificate

(CONSTITUTIVA). - Power of Attorney (PODERES)

- Tax ID - Residency

Certification (Original)

(Constancia de Residencia Fiscal).

Para las instrucciones de pago en el extranjero se deberá recibir la Carta Instrucción de Pago con los

datos para la transferencia la cual deberá incluir:

Beneficiario




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Nota: Estos documentos deben ser validados por el área de PLD (Prevención de Lavado

de Dinero).

Nota: Estos documentos deben ser validados por el

área Fiscal.

Banco Cuenta Swift

ABA (en el caso de USA)

Nota: Para las operaciones en donde el cliente realice la compra o importación directa (Auto y Equipo) y

realicemos el Sale & Leaseback, el cliente se debe dar de alta como proveedor con los documentos marcados en

el cuadro anterior. En este caso no se sujeta a la evaluación de desempeño de proveedores.

Para el alta del proveedor en el sistema de administración SAP se debe seguir lo indicado en el Procedimiento de

Alta de Proveedores Nacionales y Extranjeros en SAP PR-OP-ADP-26.

7. FACULTADES DE PAGO

Para todas las compras siempre deberá existir un pedido por parte del cliente y a su vez la orden de compra y/o

pedido respectiva de Facileasing al proveedor, estas órdenes son autorizadas por montos de compra de la siguiente

forma:

Operaciones entre 0 - 25 millones debe autorizarlas el Subdirector de compras.

Operaciones entre >25 y <50 millones deben autorizar Subdirector de compras y Director de Operaciones, y en

su ausencia el Director de Finanzas o Director General.

Operaciones >50 millones debe autorizaras el Director de Operaciones y Director de Finanzas.

8. PROCESO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Facileasing® establece que los proveedores no referenciados de activos deben sujetarse a una evaluación

semestral sobre la conformidad del cumplimiento de los niveles establecidos por Facileasing, a esta evaluación se

sujetaran los proveedores que suministren el 60% de los activos de las operaciones de arrendamiento.

La evaluación se enfoca en los siguientes criterios de desempeño:

Tiempos de entrega de activos: Se evalúa el cumplimiento del proveedor en la entrega de activos al

cliente en la fecha establecida con Facileasing.

Precio: Se evalúa las mejores condiciones de precio del activo, incluyendo descuentos.

Tiempo de facturación: Se evalúan los tiempos en que el proveedor hace llegar a Facileasing la factura

del activo, estos tiempos arrancan a partir de la entrega de la Orden de Compra al proveedor por

Facileasing.

Calidad en el servicio de venta: Se evalúa la prontitud y efectividad del proveedor en la respuesta a

solicitudes, cotizaciones, otorgamiento de descuentos, entrega de catálogos, etc.




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Pesos por criterio de evaluación:

Criterio PESO %

Tiempo de entrega 35

Precio 15

Tiempo de facturación 35

Calidad en el servicio de Venta 15

TOTAL 100%

Los resultados se clasifican en tres semáforos:

- Verde (100% a 85%).- Proveedor confiable.

- Amarillo (84% a 75%).- Proveedor semi confiable, requiere plan de acción.

- Rojo (74% a 0%).- Proveedor poco confiable.

Plan de acción por tipo de semáforo:

- Verde.- Se retroalimenta al proveedor que su resultado es satisfactorio a los estándares de Facileasing.

- Amarillo.- Se documenta en coordinación con el área de Calidad el análisis de los criterios que impactan al

resultado, se establecen las acciones necesarias para prevenir desviaciones mayores y se da seguimiento

en conjunto al cumplimiento de los planes de acción.

- Rojo.- Se realiza una revisión detallada del volumen de operación asignado, las deviaciones críticas

presentadas y el desempeño mostrado en periodos anteriores, lo anterior para dictaminar si se sujeta a un

plan de acción correctivo, a una amonestación o un plan de salida.

9. INCIDENCIAS DE PROVEEDORES

Se considera como incidencia para el presente manual los reportes negativos que se reciben por parte del cliente

interno o externo sobre el servicio proporcionado, cada incidencia es atendida directamente por el área de compras

de Facileasing para la atención inmediata e impacta el criterio de calidad en el servicio de venta.

10. CATEGORIZACIÓN DE PRECIOS

Para la compra de activos se tienen 3 categorías para el establecimiento de precio de compras, esta depende

directamente de la forma en como fue seleccionado el proveedor:

Categoría 1.- Precio asignado por el cliente con un(os) proveedor(es) referenciado(s):

- El cliente hizo su negociación de compra con un proveedor y solicita que Facileasing ejecute la

operación.

Categoría 2.- Precio asignado por un proveedor, (armadora automotriz, agencia) al cliente:

-El cliente hizo negociación con algún (os) proveedor(es) e informa a Facileasing la asignación de

una agencia para entrega.




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Categoría 3.- Precio que Facileasing asigna al cliente con base en una negociación (al menos dos proveedores)

hecha con una armadora o con una agencia.

-Facileasing asigna el precio que se tiene como arrendadora con algunas armadoras y en caso de no

existir este, se negocia el precio con agencias que administren la marca.

11. POLÍTICAS DE COMPRA (AUTOS Y EQUIPO)

11.1. Compras de activos nuevos (Autos y Equipo): Compras debe de verificar con los proveedores la disponibilidad y precio del (os) bien(es), incluyendo

costos asociados y tiempo de entrega con al menos 3 proveedores, excepto cuando se tiene precio directo de armadora o del fabricante y cuando el arrendatario ya tiene proveedor y decidió que la operación sea concretada con él.

Para la adquisición de activos con proveedor(es) referenciado(s) por el cliente, Facileasing se apega a las condiciones negociadas entre Cliente/Proveedor.

11.2. Compra de activos usados (Autos y Equipo): El área de Activos Fijos fija el precio en el que se adquieran bienes usados considerando:

- Las variables que afectan el precio, factores como obsolescencia tecnológica, cambios de

modelo, cambios en la oferta y demanda por los equipos, desgaste del bien derivado del uso, etc.

- Guía EBC para auto y Guía VREF para el caso de aviones, y cualquier guía de precios que refleje el valor de mercado, así como también las fichas técnicas de los proveedores.

- Costos de desinstalación, lo que implica trasladar un bien de un lugar a otro, mermando el

valor residual. - Traslados de los equipos a otras partes del mundo para su venta, lo que implica verificar

costos adicionales (aranceles, empaquetado, embarques, etc.). - Mercado secundario, comprador y proveedor de equipo. - En equipos usados, el área de Activos Fijos debe otorgar visto bueno a los Subdirectores de

Promoción de los precios en los que se adquieran bienes usados. Todas las operaciones de Sale & Leaseback autos se deben sujetar a lo establecido en el procedimiento Leaseback Fleet PR-OP-LSB-23 vigente.

11.3. Los activos a adquirirse no deben tener adeudos por concepto de impuestos y derechos que debieron

ser cubiertos por el proveedor de los mismos, ni deben tener gravamen ni restricción alguna. 11.4. Equipos con una antigüedad mayor a 6 meses se requiere avalúo y el precio se debe validar con el

área de Activos. 11.5. Para las operaciones de equipo se pueden hacer anticipos directos al cliente para la adquisición del

bien o para la adquisición completa.




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12. CONTROL DE CAMBIOS.

No. Descripción del Cambio No Versión Fecha de Cambio

1.

En la sección 6.2 Selección y Alta de Proveedores:

Se elimina el requisito de apostillamiento y traducción de

Perito Certificado en el caso de Proveedores Extranjeros.

Se modifica la actividad de validación del área Jurídica por

la de PLD y se hace obligatoria la validación por esta área

de todos los proveedores nacionales.

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