PRCTICAS DE OFICINAE.M.P 3 S. Semana 01 PRCTICAS DE OFICINA E.M.P 3 S.

Hay portales muy conocidos como: www.hotmail.com, www.cantv.net, www.yahoo.es o yahoo.com, entre otros. En las tecnologas de comunicacin a este sistema se le denomina sincrnico porque po-demos tener respuestas casi inmediatas a diferencia del correo tradicional que es asincrnico..

All se puede crear un sistema de archivos digitales, clasi cndolos en las categoras que intereses al usuario, podemos crear carpetas y subcarpetas para almacenar los documentos. Las cuentas de co-rreo ya vienen con una clasi cacin predeterminada y bsica como se puede observar en las ventanas a continuacin del correo de Yahoo, Hotmail y CANTV:

Como puedes notar en las tres gr cas las carpetas bsicas que ofrecen las tres cuentas de correo son comunes: Bandeja de entrada, Borrador, enviado y papelera, pero adems las tres te ofrece la op-cin para crear carpetas segn tu criterio para archivar y distribuir tus documentos digitales.

Importancia en cuanto a la informacin profesional y el campo del trabajo.

Esta asignatura ofrece la capacitacin y los conocimientos que toda persona debe poseer para desempearse en el mundo del trabajo, ya sea como asistente administrativo, auxiliar contable o cualquier otro trabajo en general.

Por ejemplo: un auxiliar de contabilidad no trabaja exclusivamente con nmeros, l est rodeado de personas en los negocios y en las actividades sociales, l tambin:

Escribe Informes

Contesta el telfono

Hace uso de los archivos, etc.

Por lo tanto, el solo conocimiento de su especialidad no lo capacita para desempear con e ciencia su trabajo y afrontar las resposabilidades de su cargo, si l no adquiriera adems, conocimientos de organizacin comercial y de las rutinas y el funcionamiento propio de una o cina, sera un especialista incompleto.

En el siguiente gr co podemos percatarnos de otras responsabilidades de un auxiliar contable:

PRCTICAS DE OFICINA

AUXILIARCONTABLE

ESCRIBE IN-FORMES Y

CARTAS

CONTESTAEL TELFONO

ACTIVIDADESSOCIALES

HACE USO DEARCHIVOS

HACE USO DEL KARDEX

OTROS

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Prcticas de ocina

El saber cmo funciona una ocina es para nuestros participantes de esta mencin tan importante como el buen conocimiento de la taquigrafa como de la mecanografa o la computacin. Sobre todo si es un emprendedor que quiere crear su propia empresa.

Una persona que haga vida laboral en una ocina debe saber:

1. Cul es la forma apropiada de escribir buenas cartas comerciales.

2. Cmo y cul es la manera apropiada de tratar al pblico.

3. La forma de organizar y mantener los diferentes sistemas de archivos.

4. Cmo atender el telfono.

5. Cmo llevar los registros bancarios y nancieros de una ocina.

6. Cmo seleccionar los mtodos ms apropiados de viaje y transporte.

7. Cmo usar varios programas informticos, y por sobre todo cmo mantener las buenas relaciones con los dems empleados, supervisores, clientes y pblico en general.

8. Cmo hacer proyectos de nanciamiento.

Por todas estas razones expuestas es que la asignatura Prcticas de Ocina es de fundamental importancia para la persona que se prepara a entrar en el mundo comercial.

El trabajo requiere que las personas sean ca-paces de ofrecer nuevas ideas y sugerencias para mejorar la forma de desempearse.

La ocina moderna

En una empresa, en una industria, en la admi-nistracin pblica, en una cooperativa, microempre-sa, sociedad comercial, como en otros innumerables campos del mundo empresarial, la ocina es el lugar donde se procesa y aseguran las actividades administrativas de una empresa.

Elementos bsicos de una ocina

Para que exista una verdadera ocina debe estar constituida:

1. Por un personal o talento humano adecuado tales como; secretarias, contabilistas, archivistas, etc.

2. Por un recurso material constituido por lo siguiente:

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Aqu podrs colocar cualquier referencia que recuerdes res-pecto al nombre del archivo.

Tambin podrs agregar alguna palabra en especial que este dentro del contenido del archivo, debers tratar que sea lo ms especca posible, ya que si es muy comn es posible que te traiga muchos resultados la bsqueda y sea tediosos revisar.

Aqu podrs direccionar en que secciones, carpetas o unida-des de la computadora quieres que te haga la bsqueda.

Ests tres ltimas opciones, te permitirn agregar mucho ms informacin para realizar la bsqueda de manera ms exacta: la fecha puede ser especicada por perodos si no recordamos la exacta, por el tamao aproximado del archivo expresado en KB y otras opciones mas complejas que pue-dan completar la informacin para la bsqueda.

Los Archivos en los Correos Electrnicos

Este tema lo veremos con mayor profundidad en la materia Informtica, aqu slo nos acercaremos para percatarnos del uso que le puede dar un auxiliar de contabilidad o empleado de ocina a esta herramienta tan importante en la actualidad.

El correo en una ocina se limitaba solamente al intercambio de comunicacin a travs de cartas, telegramas o en el mejor de los casos va telefnica o tambin va fax. Despus del desarrollo de la Internet, estas forma de comunicacin pasaron a un segundo plano, la comunicacin escrita, ha quedado para situaciones de mayor formalidad o para asuntos legales que necesitan documentacin formal.

En la actualidad existen muchas pginas WEB que te ofrecen la posibilidad de abrir una cuenta de correo de forma gratuita, la cual te permite enviar y recibir archivos escritos, grcos y audiovisuales; la nica limitacin es la capacidad que ofrece cada portal para almacenar y enviar archivos, la cual se mide en byte. Para enviar, recibir y almacenar n no debes exceder el peso estipulado. Este peso o capacidad es su contenido medido en el sistema de medicin en Byte (bait), un byte es una serie de 8 bit, Un Kilobyte (o 1 Kb) representa 1024 bytes y un Megabyte (1 Mb) representa mil K bytes, o un milln de bytes, como te lo explicamos en la clase pasada.

Los que ms pesa son los archivos de imgenes, grcos, de video o de audio. Para ello existen otros recursos como por ejemplo para comprimir archivos de texto existen Win Zip y Win rar, son com-piladores, que achican el contenido para poder ser enviado y luego el que lo recibe lo lleva a su tamao normal y puede utilizarlo.

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2.1. El mobiliario necesario para el funcionamiento de una ocina: escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc.

2.2. Equipos: fotocopiadoras, computadoras, calculadoras, telfonos, telefax, entre otros

2.3. Material de ocina: papel, engrapadoras, sobres, sellos, lpices, bolgrafos, entre otros.

Caractersticas del personal

Todo empleado debe tener habilidades especcas, cualidades personales y apariencia personal excelente.

a. Habilidades especcas en: computacin, lenguaje oral y escrito, contabilidad, archivo y manejo de equipos de ocina.

b. Cualidades personales: cooperacin, buen criterio, deseos de superacin, ingenio, buena voluntad, presteza, responsabilidad, dedicacin, puntualidad, limpieza y orden.

c. Apariencia personal: cuidar el aseo personal y vestir de manera adecuada. Recuerda que estar bien vestido no signica una vestimenta lujosa ni a la moda.

Recuerda que no vas para una esta ni tampoco para un campo deportivo. Vas a trabajar en equipo.

1. Imagina que emprendes tu propia empresa Qu otros materiales y equipos necesitaras?

2. En cuanto a la aptitud y apariencia personal, elabora con tus compaeros una lista de cua-lidades que debe tener un joven o adulto emprendedor.

3. Esto que has aprendido te servir para montar un negocio propio?

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Para mantener organizada tu computadora debers aprender a crear carpetas, elaborando un sis-tema de archivo de acuerdo a tus necesidades, inclusive puedes clasicarlo por usuario sin la compu-tadora es utilizada por ms de una persona y a su vez cada usuario podr crear dentro de su carpeta su sistemas para archivar sus archivos digitales segn sus reas de trabajo, de estudios u otro inters. Esto siempre te permitir acceder de forma ms rpida a la informacin archivada en tus carpetas con tus documentos creados.

Para crear una carpeta nueva acceders al men archivo y all seleccionars nuevo, en nuevo se desplegar otro men y hars clic sobre carpeta; como puedes verlo en la siguiente ventana:

Al realizar este paso te aparecer la carpeta con titulo que dir: carpeta nueva y debers colocarle el nombre segn tu necesidad. Podrs adems editar o cambiar los nombres de tus carpetas al hacer clic en el botn secundario (botn derecho) del Mouse y seleccionar la opcin cambiar nombre y rees-cribir el nombre que hayas considerado le vaya mejor.

El explorador tiene tambin la posibilidad de mover documentos y/o carpetas de una carpeta a otra, simplemente lo activas haciendo clic sobre archivo o la carpeta que deseas mover y luego haciendo un clic sostenido (sin soltar el botn principal del ratn) mueves hacia la seccin de la derecha que te explicamos en la primera ventana llamada carpetas y sueltas la carpeta o documento en la carpeta donde lo deseas reubicar.

Puedes realizar bsquedas de tus archivos si no recuerdas como lo guardaste o en que carpeta lo guardaste, a travs de la opcin que te ofrece la bsqueda, opcin que puedes activar en el botn, la cual desplegar una ventana que te ofrece varias opcio-nes, de donde escogers, que te llevar a un men que te explica-mos sus utilidades en la imagen que viene a continuacin:

cono bsqueda cono todos los archivos y carpetas

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Un maestro de la sabidura paseaba por un bosque con su el discpulo, cuando vio a lo lejos un sitio de apariencia pobre y decidi hacer una breve visita al lugar. Durante la caminata le coment al aprendiz sobre la importancia de las visitas, tambin de conocer personas y las oportunidades de aprendizaje que tenemos de estas experiencias.

Llegando al lugar constat la pobreza del sitio, los habitantes, una pareja y tres hijos, la casa de madera, vestidos con ropas sucias y rasgadas, sin calzado. Entonces se aproxim al seor, aparentemente el padre de la familia y le pregunt: En este lugar no existen posibilidades de trabajo, o puntos de comercio Cmo hacen ustedes y su familia para sobrevivir aqu?

El seor calmadamente respondi: amigo mo, nosotros tenemos una vaquita que nos da varios litros de leche todos los das. Una parte del producto la vendemos o lo cambiamos por otros gneros alimenticios en la ciudad vecina y con la otra parte producimos queso, cuajada, etc., para nuestro consumo y as es como vamos sobreviviendo.

El sabio agradeci la informacin, contempl el lugar por un momento, luego se despidi y se fue. En el medio del camino, volte hacia su el discpulo y le orden: busque la vaquita, llvala al precipicio de all enfrente y empjela al barranco.

El joven espantado vio al maestro y le cuestion sobre el hecho de que la vaquita era el medio de subsistencia de aquella familia. Mas como percibi el silencio absoluto del maestro, fue a cumplir la orden. As que empujo la vaquita por el precipicio y la vio morir. Aquella escena qued grabada en la memoria de aquel joven durante algunos aos.

Un bello da el joven resolvi abandonar todo lo que haba aprendido y regresar a aquel lugar y contarle todo a la familia, pedir perdn y ayudarlos. As lo hizo y a medida que se aproximaba al lugar vea todo muy bonito, con arboles oridos, todo habitado, con carro en el garaje de tremenda casa y algunos nios jugando en el jardn.

El joven se sinti triste y desesperado imaginando que aquella humilde familia tuviese que vender el terreno para sobrevivir, aceler el paso y llegando all, fue recibido por un seor muy simptico, el joven pregunto por la familia que viva all hace unos cuatro aos, el seor respondi que seguan viviendo all.

Espantado el joven entro corriendo a la casa y con rm que era la misma familia que visit hace algunos aos con el maestro. Elogi el lugar y le pregunto al seor (el dueo de la vaquita): Cmo hizo para mejorar este lugar y cambiar de vida?

El seor entusiasmado le respondi: nosotros tenamos una vaquita que cay por el precipicio y muri, de ah en adelante nos vimos en la necesidad de hacer otras cosas y desarrollar otras habilidades que no sabamos que tenamos, as alcanzamos el xito que sus ojos vislumbran ahora.

Todos nosotros tenemos una vaquita que nos proporciona alguna cosa bsica para nuestra sobrevivencia la cual es una convivencia con la rutina, nos hace dependientes y casi que el mundo se reduce a lo que la vaquita nos produce. Descubre cul es tu vaquita y aprovecha el aqu y el ahora para empujarla por el precipicio.

La Vaquita

Esta semana te presentaremos como funciona los sistemas de archivo en medios informticos, para nuestro caso te presentaremos una descripcin bsica para el manejo de archivos en un computador personal a travs de las herramienta del explorador de Windows, el cual quizs ya conoces. Tambin te describiremos las carpetas y formas de archivos del correo electrnico y nalmente los dispositivos ms comunes que se utilizan para almacenar y transferir los archivos digitales o digitalizados..

Los Archivos en un computador:

Los archivos digitales son la principal consecuencia positiva de la era del computador, por ga-rantizar ciertas ventajas: ecolgicas ante el uso del papel y del ahorro del espacio fsico, as como la practicidad para enviarlos y/o compartirlos. Pero Cmo administrar las carpetas o archivos en una computadora?. La respuesta es sencilla y se llama explorador de Windows; esta herramienta que ofrece este ambiente de trabajo se encuentra en todas las versiones Windows, el cual siempre esta representado con el icono que es una carpeta con una lupa encima; al cual siempre podrs acceder, desde inicio, tambin podra ser un acceso directo en el escrito o encontrarlo en la barra de inicio como un botn de la barra de inicio, pero la forma que siempre podrs acceder es desplegando el men de inicio, en programas.

Las ventanas que te mostraremos en est semana son del ambiente de trabajo Windows XP, lo primero que te ensearemos es como visualizar los contenidos de las carpetas en el explorador:

LOS ARCHIVOS EN MEDIOS INFORMTICOS

A la derecha aparecen todas seccio-nes en las que se encuentra dividido tu computador en carpetas, cada seccin que contiene este botn que te indica que al hacer clic sobre el se desplega-ran otras carpetas contenidas dentro de esa seccin.

Este men desplegado indica que est activado deta-lles, una de las opciones para ver la lista de archivos y de carpetas, en este ejemplo aparece resaltado mis documentos mostrando sus carpetas. Desplegado el men de vistas, la opcin detalles es la ms comple-ta, porque coloca el tamao de la carpeta en KB, el tipo de documento y la ltima fecha de modi cacin. Explora las opciones restantes y usa la de tu conve-niencia.

cono de explorador de Windows

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