materiales - atena.uts.edu.co

Elementos clave

vComprender la importancia del adecuado manejo de los materiales en un proceso productivo de alta calidad, de un producto competitivo.

vIdentificar los costos de materiales en los que se incurrió en una orden de trabajo, y comprender la metodología para su recolección, acumulación, registro y análisis.

vReconocer los procedimientos en las etapas del flujo de materiales, y los mecanismos de planeación, manejo y control para la máxima eficiencia en el uso de los recursos e insumos para que el costo del producto sólo represente lo causado para agregarle un verdadero valor.

vConocer la metodología de los sistemas de valoración de inventarios, establecer la diferenciación entre los procedimientos relativos a cada uno, y reconocer su utilidad en la dinamización del proceso de costeo y control de materiales.

Objetivos

4 aportes patronales4 castigo en costo o sobreprecio4 centro de costo4 costo4 costo de manejo4 costo de mano de obra indirecta (MOI)4 costo de venta o costo de mercancía vendida4 costo indirecto de fabricación (CIF)4 descuentos por compra perdidos4 desperdicio4 diferencia en nómina4 entrada a almacén o informe de recepción4 estado de resultados4 estudio del costo de mano de obra

4 factor de ajuste4 faltantes en inventarios4 filosofía del “justo a tiempo”4 fletes4 flujo de materiales4 guía de recepción 4 identificación4 índice de precios al consumidor (IPC)4 índice de rotación de inventarios4 índice general de precios4 inflación4 información financiera (IFRS)4 informe de inspección4 inventario de materiales y suministros

MATERIALES

(Continúa)

AlfAomegA Hernán PAbón bArAjAs

76

4 inventario de producto en proceso4 inventario de producto terminado4 inventario de suministros o abastecimientos de

fábrica4 inventarios PEPS4 inventarios UEPS o PEPS4 lote económico de pedido4 manejo de materiales4 mano de obra directa (MOD)4 mano de obra indirecta (MOI)4 material de desperdicio4 material de embalaje4 material de empaque4 materiales4 materiales directos4 materiales indirectos4 método de coeficientes de rotación de inventarios4 método FIFO: First In First Out (PEPS): primeras

en entrar, primeras en salir4 método LIFO: Last In First Out (UEPS): últimas

en entrar, primeras en salir4 método NIFO: Next In First OuT (PREPS) o

método del costo de reposición4 método ABC4 método ABC de inventarios4 método ABC de planeación de inventarios4 método continuo4 método de comprobación periódica4 método de costeo de inventarios PEPS4 método de identificación específica4 método de inventarios periódicos4 método de inventarios perpetuos4 método de las existencias básicas4 método de lote económico de pedido4 método de rotación de inventarios4 método de valoración de inventarios4 método del costo de reposición4 método del costo estándar o precio f i jo

estándar4 método del costo o precio de reposición4 método del costo promedio4 método del costo promedio de fin de mes o costo

promedio compensado4 método del lote económico de pedido

4 método del promedio ponderado (PP)4 método del promedio ponderado o método del

costo promedio móvil4 método del valor corriente o precio del mercado

en el momento actual4 método detallista4 método PEPS4 método PREPS4 método UEPS4 método últimas en entrar, primeras en salir4 método ABC4 niveles UEPS4 oferta del producto en el mercado4 orden de compra4 prestaciones sociales 4 recargo o sobrerremuneración4 recargo por horas extras4 recepción de materiales4 requisición de materiales4 salario básico4 salida de almacén4 sistema de inventario perpetuo4 sistema de valoración de inventarios PREPS 4 sistema UEPS4 solicitud de compra4 tasa presupuestal de costos indirectos de

fabricación4 técnica de rotación de inventarios o método de

“coeficientes de rotación de inventarios4 uso4 valor4 valor agregado real4 valoración del inventario con el método de

promedio móvil o promedio ponderado4 valoración del inventario con el método PEPS

aplicando un sistema de inventario perpetuo4 valoración del inventario con el método PEPS

aplicando un sistema de inventario periódico4 valoración del inventario con el método UEPS

aplicando un sistema de inventario perpetuo

mAteriAles

AlfAomegAfundAmentos de Costos

77

4.1 PLANEACIÓN, CLASIFICACIÓN, COSTEO Y CONTROL DE MATERIALES

A continuación se presentan los principales fundamentos involucrados en un eficiente proceso de planeación, control y costeo del primer elemento fundamental del costo de producción: materiales.

Los materiales utilizados en la fabricación del producto se clasifican como materiales directos y materiales indirectos. En el Capítulo 3 se conceptuó que el material directo es el primer elemento fundamental del costo de producción, en razón a que constituye la base de la elaboración y la transformación del producto, justificación suficiente para dedicar un capítulo completo del texto, al estudio de las técnicas que permitan el mejor manejo de este importante renglón.

Los materiales directos son los que realmente forman parte del producto terminado y cumplen con las características de:

w Identificación: fácilmente identificables con el producto

w Valor: tienen un valor significativo

wUso: relevante y su costo se carga en forma directa al trabajo en que se emplean.

Como materiales directos, cuyo costo se carga en forma directa al trabajo en que se emplean, se consideran.

Los materiales que pese a intervenir en el proceso de fabricación del producto, formando parte integral del mismo, o simplemente como suministro del proceso, pero no cumplen con las características de identificación, uso y valor, referidas antes, se consideran indirectos, y a medida que se causan se van cargando a la cuenta de costos indirectos de fabricación (CIF).

Los suministros de fabricación, de oficina (administración) y de ventas son tipos de materiales que a veces se incluyen bajo la descripción general de “almacén”, ya que todos están combinados y administrados con frecuencia por una sola función de almacenaje dentro de la organización. Cuando se sigue este procedimiento, generalmente se hace un inventario inicial de los materiales, se cargan al almacén cuando se adquieren, y luego, conforme se van usando, se cargan a las cuentas de costos (cuando son requeridos para el desarrollo del proceso productivo como tal), o a las cuentas de gastos del período (suministros de oficina y de ventas). Cuando se consumen, los suministros de fabricación se cargan a costos generales de fabricación, que es un costo inventariable. Los suministros de oficina y de ventas se cargan a gastos generales administrativos y de ventas, como gastos del período.

Una adecuada planeación de los materiales, así como el establecimiento de mecanismos de control eficientes en el manejo, uso y almacenamiento de los mismos, se convierte en factor fundamental en la consecución de un adecuado manejo de los mismos.

Los materiales directos son los que realmente

forman parte del producto terminado.

PlAneACión, ClAsifiCACión, Costeo y Control de mAteriAles


78

4.1.1 Objetivos del control de materiales

La inversión en existencias representa generalmente una importante porción del activo corriente de una empresa manufacturera; por tanto, para garantizar un equilibrio se requiere una cuidadosa labor de planeamiento y control. Un inventario excesivo de materiales trae como consecuencia costos extremadamente altos por concepto de manejo, incluyendo pérdidas debidas a deterioro, y despilfarro por costo de almacenamiento, y por uso deficiente de capital de trabajo. Ahora bien, una escasez de existencias no es menos perjudicial, provoca interrupciones o paros en la producción, consumo de tiempo y recursos adicionales en la preparación de máquinas y equipo, y elevados costos de procesamiento en operaciones administrativas (facturación, pedidos, etc.), además del posible incumplimiento al cliente con todas las consecuentes implicaciones.

Por lo anterior, se concluye que un estricto control de materiales es un procedimiento necesario desde el momento en que son requeridos y se proyecta la inversión, como en cada parte del desarrollo del proceso productivo.

Algunas consideraciones de interés para asegurar un estricto control de materiales son:

w Los departamentos de operación que realizan las compras en forma centralizada, deben abstenerse de comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida autorización para hacerlo.

w Cuando hay descentralización administrativa, se deben diseñar procedimientos que garanticen unidad de criterio para la adquisición de materiales; dichos procedimientos deben ser suficientemente conocidos y entendidos por los usuarios, mediante los manuales de procedimientos administrativos que sean de estricto cumplimiento por todos los centros de costos en la organización.

w Los materiales que no han sido pedidos o que no cumplen con las especificaciones de lo solicitado, deben ser rechazados.

w Tener la seguridad de que los materiales han sido realmente recibidos y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos ocurridos.

w Realizar un adecuado control físico sobre el almacenamiento de las existencias.

w Ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de operación.

wDebe existir un equilibrio adecuado entre la inversión en inventarios y los costos en los que se incurre en adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, considerando también las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas, debido a la falta de existencias.

La inversión en existencias suele representar una porción importante del activo corriente de una

empresa manufacturera.

mAteriAles


79

4.1.2 Flujo de materiales

Por flujo de materiales se entiende la secuencia o el conjunto de pasos que se sigue desde el momento en que se origina la necesidad en un centro de costo, hasta el punto en que los materiales requeridos llegan a éste, provenientes del almacén.

Requisición de materiales

El centro de costo elabora una solicitud de materiales al almacén mediante el diligenciamiento y el envío del formato “Requisición de materiales”, en forma electrónica o escrita. Una vez recibido, el almacén verifica la existencia de la mercancía requerida, y de haber disponibilidad, despacha los materiales al centro solicitante, operación que es soportada mediante el formato “Salida de almacén”. Por el contrario, si no hay existencias, el almacén hace la correspondiente solicitud al departamento de compras, registrando con claridad en el formato pertinente, “Solicitud de compra”, las especificaciones del material requerido. En el Grafico 4.1 se ilustra el flujo que siguen los materiales en la organización.

Compra de materiales

El departamento de compras tiene la responsabilidad directa de adquirir los materiales requeridos por el almacén a un precio adecuado, y según las especificaciones debidamente consignadas en el formato “Solicitud de compra”. Así mismo, este departamento es el responsable de estipular las condiciones que rigen el compromiso (negocio) entre el(los) proveedor(es) y la empresa, garantizando, hasta donde sea posible, el despacho oportuno del producto (materiales solicitados) a la planta de producción, para evitar que, debido a escasez de materiales, se presenten alteraciones en el cronograma de operación del proceso productivo.

El procedimiento es el siguiente: Una vez recibido en el departamento de compras el formato o registro correspondiente (solicitud de compra), la persona encargada debe solicitar las cotizaciones respectivas y seleccionar el mejor proveedor, tomando en cuenta todas y cada una de las especificaciones referentes a los materiales requeridos, así como los criterios relativos a precio, descuentos, condiciones de pago, oportunidad en la entrega, garantías, plazos, calidad de los productos, mantenimiento; en fin, todos los factores o condiciones bajo las cuales se va a desarrollar la operación.

Seleccionado el proveedor, el departamento de compras ordena la adquisición del material requerido mediante la elaboración del formato “Orden de compra”, documento de vital importancia para las partes involucradas en el contrato (proveedor y cliente). En la orden de compra deberán consignarse detalladamente todas las especificaciones relativas a los materiales solicitados (tipo de material, calidad, cantidad, etc.), instrucciones y condiciones de entrega, así como los precios de venta unitarios y totales pactados con anterioridad, los descuentos, las condiciones que dan lugar a éstos, por cuenta de quien corre el valor de los fletes y los seguros. En fin, todas y cada una de las especificaciones que garanticen tanto al comprador como al vendedor el beneficio acordado.

Flujo de materiales son la secuencia o el conjunto

de pasos seguidos desde que se origina la necesidad en un centro de costo, hasta que los materiales llegan a éste.



80

La Internet permite obtener esta información de una manera rápida, oportuna y veraz. Las redes de Intranet que existen hoy en las empresas permiten elaborar todos los registros automáticamente, alimentando los sistemas contables de la empresa. Aquí se explica la mecánica de la información contable para que el lector tenga una concepción mental del flujo de la información en la empresa, y pueda diseñar procedimientos cada vez más ágiles en el manejo y registro de la información.

Algunas de las responsabilidades del departamento de compras son:

1. Obtener cotizaciones y condiciones de servicio por parte de los posibles proveedores para los materiales referidos en la solicitud de compra, que ha sido recibida.

2. Seleccionar el “mejor” proveedor con base en las cotizaciones recibidas, tomando en consideración la información relativa a tiempos de entrega, costo de fletes, calidad del producto, garantías, catálogos, repuestos, seriedad de tal firma, antecedentes, plazos de pago, validez de la oferta, plazos de entrega y demás aspectos relevantes que garanticen el beneficio para ambas partes (cliente-proveedor).

3. Determinar la cantidad o el número de unidades (und) de producto que se va a solicitar. Este aspecto reviste gran importancia, ya que múltiples factores intervienen en la definición del tamaño óptimo del pedido, la cantidad que debe abastecer lo requerido por producción, evitando a su vez incurrir en elevados costos por concepto de manejo (flujo) de material y de capital inmovilizado (costo de oportunidad). Entre otros, al determinar el tamaño óptimo de pedido, deben considerarse los siguientes factores:

w Limitaciones de espacio.

w Costo de capital comprometido en el inventario.

wDescuentos por cantidad.

wAhorro en fletes según la cantidad de pedido.

w Costo por concepto de almacenamiento.

w Riesgo por pérdida o desperdicio de material.

4, Diligenciar y enviar la orden de compra al(los) proveedor(es). Dicho formato generalmente es preparado en copias múltiples, para satisfacer los propósitos siguientes:

wAutorizar al proveedor el envío de la mercancía.

w Informar al departamento de recepción sobre los artículos (materiales y suministros) que van a ingresar.

wNotificar al centro de costo origen de la requisición de material, el ingreso de la mercancía, para que éste determine las disposiciones pertinentes relativas al planeamiento del programa de producción.

Las redes de Intranet permiten elaborar todos los registros automáticamente,

alimentando los sistemas contables de la empresa.

mAteriAles


81

w Informar al departamento de contabilidad acerca del compromiso adquirido.

Recepción de materiales

El departamento o la sección encargada de la recepción de materiales tienen la responsabilidad de recibir y de inspeccionar la mercancía que ingresa a la empresa, verificando su calidad y confrontando la cantidad solicitada (con base en la información registrada en la copia de la orden de compra) con la recibida. Así mismo, en dicho departamento deberán diligenciarse los formatos con la información relativa a los procedimientos descritos: recepción y despacho (al almacén) de mercancía.

En síntesis, el área de recepción de inspección de materiales tiene a su cargo las funciones de:

1. Recibir e inspeccionar los artículos (calidad, peso, marca, tamaño, etc.) y confrontar la cantidad según lo consignado en la orden de compra y la boleta de empaquetamiento o embalaje.

2. Elaborar los informes pertinentes en caso de presentarse algún daño en la mercancía, inconsistencia entre las cantidades, y/o devoluciones al proveedor.

3. Despachar la mercancía recibida al almacén, adjuntando el formato “Guía de recepción”, en donde se registran las condiciones en las cuales ingresó y fue recibido el material. Si los artículos tienen un alto costo o su manejo requiere un tratamiento especial, en algunas empresas se acostumbra preparar un informe de inspección por separado, en el que se consignan las condiciones en las cuales se recibió la mercancía. Del documento guía de recepción, generalmente se preparan varias copias como mecanismo de control interno de la empresa. Una de dichas copias es enviada al departamento de contabilidad general en donde se confrontará la cantidad real recibida con el dato consignado en la factura del proveedor. Otra es enviada al almacén para facilitarle a la persona encargada la asignación del espacio adecuado para el almacenamiento del producto (material), y consignar la información en el kárdex. Al departamento de compras se hace llegar también una copia del formato para efectos de control del procedimiento de compra (operación realizada).

Almacenamiento de los materiales

Una vez elaborada la guía de recepción, la mercancía es despachada al almacén; allí las personas encargadas de recibirla deben verificar las cantidades y zonificar los artículos (disponerlos en el lugar pertinente, según las condiciones de almacenamiento que garanticen la conservación de su óptimo estado). Seguidamente se procederá a elaborar los correspondientes registros en las tarjetas kárdex, diligenciando así mismo el formato “Entrada a almacén”.

El departamento encargado de la

recepción de materiales es responsable de recibir

y de inspeccionar la mercancía que ingresa a

la empresa



82

Con base en la información consignada en la requisición de materiales, del almacén serán despachados los artículos al centro de costo, operación sustentada o apoyada con la elaboración del documento salida de almacén.

La pérdida de material en el almacén puede ser causada por deterioro (deficiente manipulación, malas condiciones de almacenamiento, etc.), hurto, roturas, etc. Estas pérdidas pueden minimizarse con la aplicación de adecuados procedimientos de almacenaje y mantenimiento de los materiales.

Como un mecanismo de control de los artículos en el almacén, se utilizan etiquetas de depósito en las cuales se señalan el tipo, la cantidad y la ubicación de cada material, a fin de facilitarle a la persona encargada la localización rápida de los artículos, evitando que se presenten despilfarro de tiempo y los demás efectos negativos que puedan causar traumatismo en el proceso de fabricación (aumento del tiempo de ciclo, paros e interrupciones en la línea, etc.). La ubicación y la asignación de espacio a los artículos, depende directamente de las características de estos mismos: costo, tamaño, frecuencia de uso, etc.

En el caso de artículos de bajo costo, de poco volumen o de otras características por las que éstos no requieren un tratamiento especial, generalmente resulta más económico llevar una contabilidad simplificada de papeleo formal, o un procedimiento de requisiciones muy detallado, pues en ocasiones ese manejo administrativo puede resultar excesivamente costoso con respecto al valor agregado real del producto.

Conviene destacar que, desde la compra hasta el almacenaje, el flujo de materiales es causa del denominado costo de manejo. Por eso, en las organizaciones actuales, responsables de subsistir en un mercado cada vez más competitivo, es fundamental definir e implementar mecanismos adecuados de control de este insumo de producción.

Cabe señalar que en algunas compañías el procedimiento de recepción e inspección de la mercancía que ingresa se realiza en el almacén, y en este caso la guía de recepción o el informe de recepción cumplen la misma función del formato “Entrada a almacén”. Con este mecanismo se logra reducir el trámite administrativo y, por ende, el costo en el que por tal concepto se incurre, siempre y cuando se siga manteniendo un efectivo control que garantice el excelente flujo de materiales.

Los formatos y, en general, todos los registros que se deben elaborar durante el flujo de materiales son esenciales para ejercer un estricto control; éstos no solamente constituyen canales de información entre los diferentes departamentos o secciones involucrados en el proceso, sino que también cumplen la función de documentos de soporte de las diferentes operaciones realizadas. En la actualidad se emplean sistemas de códigos de barras que garantizan un control en tiempo real.

Las personas encargadas de recibir la mercancía

deben verificar las cantidades y zonificar o

disponer los artículos en el lugar pertinente.

La pérdida de material en el almacén puede ocurrir

por deterioro, hurto o roturas.

mAteriAles


83

Diagrama de flujo de los materiales

En el Gráfico 4.1 se muestra un diagrama del flujo de los materiales. Los formatos y todos los registros que deben elaborarse durante el flujo de materiales son esenciales para ejercer

un estricto control.

CENTRO DE COSTOS

SOLICITA MATERIALES

REQUISICIÓN DE MATERIALES

CENTRO DE COSTOS

VERIFICA EXISTENCIAS

¿HAY EXISTENCIAS?

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR

DESPACHA MERCANCIAS

RECEPCIÓN / ALMACÉN

VERIFICA Y RECIBE MATERIALES

ALMACÉN

DESPACHA EXISTENCIAS

SALIDA DEL ALMACÉN

SI

NO

Gráfico 4.1 Diagrama de flujo de los materiales



84

Las empresas más grandes realizan una función de compras

coordinada por un equipo interdisciplinario.

mAteriAles

4.2 MECANISMOS DE CONTROL DEL FLUJO DE MATERIALES

Se ha señalado que el establecimiento de mecanismos de control eficientes, en el flujo y el manejo de materiales, es indispensable para lograr los mejores resultados en el uso de los recursos e insumos de producción. Con base en lo anterior, es necesario atender una serie de recomendaciones que dinamizan el proceso de control:

Haciendo referencia primero al control respecto al inventario de materiales, se tiene:

4.2.1 Mecanismo No. 1: Centralización de las compras

Consiste en establecer un departamento de compras centralizado que se encuentre bajo la responsabilidad de un solo jefe, con funciones claramente determinadas y ejercidas mediante políticas establecidas según las necesidades, los requerimientos y posibilidades financieras de la empresa, para evitar situaciones de desorden, como compra de materiales innecesarios o que no cumplan las especificaciones requeridas, o diferencia de opiniones y puntos de vista que puedan alterar el buen funcionamiento del desarrollo del proceso de compra y, por ende, afectar la producción.

Las empresas más grandes realizan una función de compras coordinada por un equipo interdisciplinario, con registro previo de los proveedores y sistemas competitivos entre ellos.

4.2.2 Mecanismo No. 2: Exigencia en la mercancía recibida

Solamente debe aceptarse la mercancía negociada, es decir, lo que consta en la orden de compra, verificando que cumpla con las correspondientes especificaciones definidas previamente por la empresa.

4.2.3 Mecanismo No. 3: Condiciones físicas de almacenamiento

Se deben mantener las condiciones físicas de almacenamiento que garanticen la conservación de las propiedades químicas y físicas de los materiales, así como la seguridad de éstos.

4.2.4 Mecanismo No. 4: Sistema de valoración de inventarios

Se debe definir un sistema de valoración de inventarios que facilite y dinamice el proceso de toma de decisiones en aspectos fundamentales, como: fijación de precios, definición de políticas de comercialización de productos, y cantidad óptima de existencias y stocks de seguridad (que no ocasione costos excesivos de almacenamiento y mantenimiento de materiales, o uso improductivo de fondos de capital; ni, por el contrario, interrupciones en la producción o costos elevados por concepto de preparación de máquinas y de trámites administrativos, por escasez de existencias).

Se debe definir un sistema de valoración de

inventarios que facilite el proceso de toma de

decisiones


85meCAnismos de Control de flujo de mAteriAles

En general, se presenta una clasificación sencilla de los inventarios; estos conceptos, aunque breves, son precisos y el lector debe tenerlos siempre presentes:

Tipos de inventarios

En una empresa manufacturera se presentan los tipos de inventarios siguientes:

w Inventario de producto terminado: Está conformado por aquellos productos completamente manufacturados, almacenados y que han quedado listos para la venta.

w Inventario de producto en proceso: Está representado por aquellos productos semielaborados, a los cuales les falta parte de todos o alguno de los elementos fundamentales del costo de producción.

w Inventario de materiales: Está representado por la materia prima necesaria para la elaboración o la transformación del producto. Como materia prima se consideran tanto los materiales directos como los indirectos que forman parte integral del producto elaborado.

Contablemente el uso de materiales en producción debe registrarse mediante el asiento siguiente:

w Si es material directo:

Inventario de producto en proceso xxxxxx

Inventario de materiales y suministros xxxxxx

w Si es material indirecto:

CIF (R) o CIF control xxxxxx Inventario de materiales y suministros xxxxxx

w Inventario de suministros o abastecimientos de fábrica: Está representado por una clase especial de materiales, como lubricantes, grasas, aceites, etc., que si bien no forman parte integral del producto terminado, son indispensables para desarrollar el proceso de fabricación.

Cuando los suministros son utilizados en producción, el asiento contable que debe realizarse es el siguiente:

CIF (R) o CIF control xxxxxx Inventario de materiales y suministros xxxxxx

Como se observa, generalmente se lleva una sola cuenta denominada inventario de materiales y suministros para representar todos los materiales que, de una u otra forma, son indispensables para desarrollar el proceso productivo.


86

4.2.5 Mecanismo No. 5: Utilización de formatos de control

Se debe procurar un adecuado manejo de la papelería en general, principalmente de los formatos que constituyen documentos de soporte para todas las operaciones, y canales de información entre los diferentes departamentos que intervienen.

Formatos utilizados como mecanismo de control en el flujo de materiales

Los principales formatos son:

w Requisición de materiales: Es el documento utilizado por el centro de costo para solicitarle al almacén los materiales requeridos. El uso de este formato es fundamental en razón de que constituye la base para cargar el costo por concepto de material al producto, y por eso la información contenida en él debe ser precisa, especificando con claridad si el material es directo o indirecto, las características del mismo y la orden de producción específica para la cual va a ser destinado.

Es importante destacar que el formato “Requisición de materiales” es utilizado tanto en el sistema de costos por órdenes de producción, como en el sistema de costos por procesos.

wOrden de compra: La compra de materiales debe estar respaldada por formatos que sirvan de soporte a la operación, y por procedimientos que garanticen un óptimo y efectivo control interno.

Es un documento por medio del cual el departamento de compras solicita los materiales requeridos al proveedor seleccionado, previo estudio de las cotizaciones enviadas por parte de éstos.

El formato “Orden de compra” tiene una importancia fundamental, ya que constituye una forma de contrato entre la empresa y el proveedor. En él se consignan todos los aspectos relativos al compromiso adquirido por las partes. La información allí contenida debe ser concisa y completa, detallándose las características y especificaciones de los materiales solicitados, su referencia, las cantidades, la calidad, las unidades, los precios unitarios y totales, las condiciones de entrega, de pago, de descuento, el valor de los fletes, las firmas pertinentes, etc.

El número de copias de la orden de compra depende de las políticas que se manejen en la compañía. Sin embargo, debido a la importancia del documento, se recomienda dejar en el archivo de la empresa como mínimo dos de éstas. El original de la orden de compra se entrega al proveedor, una copia es enviada al almacén (apoyo en las tareas de elaboración del formato “Recepción de materiales” y confrontación de lo recibido con lo solicitado), y otra al departamento de compras de la empresa, como documento de soporte a la operación.

Requisición de materiales es el documento utilizado

por el centro de costo para solicitar al almacén

los materiales requeridos.

mAteriAles

El número de copias de la orden de compra

depende de las políticas que se manejen en la

compañía.


87

w Entrada al almacén o informe de recepción: El diligenciamiento del formato “Entrada a almacén” o “Informe de recepción” es responsabilidad del empleado del almacén encargado de la recepción de materiales. En dicho documento deben quedar consignados los aspectos relativos a la identificación (referencia), cantidades y precios (unitarios y totales) de los materiales recibidos. Así mismo, deberán especificarse, entre otros datos, la fecha de ingreso de la mercancía, el nombre del proveedor, el número correspondiente a la orden de compra y a la remisión con el cual el proveedor envía su producto (materiales). De este documento, el original será enviado a contabilidad, una copia al departamento de compras y otra se conservará en almacén como documento de soporte de la operación (recepción de materiales).

wInforme de inspección: Este formato se usa generalmente cuando los materiales recibidos son de alto costo, de alta precisión o requieren un tratamiento especial. Dicho formato es diligenciado por el departamento de recepción e inspección de la empresa. Cabe señalar que en algunas compañías el informe de inspección se incluye en la guía de recepción, documento en cuya parte inferior se destina un espacio para el registro de comentarios acerca de la condición de la mercancía recibida.

Compañía manufacturera “Metalúrgica Colombiana S.A.”Requisición de materiales

Fecha: _________________________Material directo: ______________ Material indirecto: _______________Departamento al cual se despacha: _____________________________Número de orden de producción: _______________________________

Req. No. _________

ArtículoUnidad de

medidaCantidad Número Descripción Costo unitario Costo total

Firmas:Autorizado por: ___________________________Entregado por: ___________________________Recibido por: _____________________________

meCAnismos de Control de flujo de mAteriAles

Cuadro 4.1 Modelo de formato “Requisición de materiales”

En algunas compañías el informe de inspección se incluye en la guía de

recepción.


88

w Salida de almacén: Su diligenciamiento se realiza al despachar los materiales al centro de costo que los requiera. En él, deben quedar registrados todos los movimientos de inventarios ocasionados por la operación (salida de materiales del almacén), especificándose claramente la fecha (de salida), el área o el centro de costo para el cual fueron despachados los materiales, la descripción y referencia de la mercancía, las cantidades, las unidades, y demás datos considerados necesarios.

Informe de recepción

Cantidad Artículo Descripción

900 m 804-6 Seda fría

500 m 205-6 Paño inglés

260 m 100-4 Lino americano

100 m 103-2 Seda estampada

Compañía manufacturera “Confecciones Reyes S.A.” No. 0580

Vendedor: Robbyn S.A. Fecha: Agosto

Dirección: Cra. 27 No. 9-45 Cali Orden de compra No.: 04521

Transporte: Vehículos San Martín Para: Departamento de corte

Factura de flete No.: R-75690 Cuenta: 1007

Boleta de embarque No.: C-5673 Comodín de embarque No.: 347111

Recibido por:

Informe de inspección

Número de cajas: 3 condición: Aceptable

Rechazados

Cantidad Artículo Descripción

A, y el material Y, el menor, clasificándosela como C, se

mAteriAles

Cuadro 4.2 Modelo de formato “Informe de recepción” (incluye “Informe de inspección”)

La salida de almacén se diligencia al despachar

los materiales.


89

El método ABC de inventarios consiste en calificar cada una de las variables consideradas

relevantes para el mantenimiento de los

inventarios.


Se han descrito los principales formatos utilizados como documentos de soporte de las operaciones relativas al flujo de materiales. Sin embargo, cabe destacar que, según sus necesidades, requerimientos y políticas, cada empresa debe diseñar y utilizar los que considere pertinentes para ejercer un estricto y efectivo control del flujo y manejo de materiales.

4.2.6 Mecanismo No. 6: Equilibrio en el inventario de materiales

Mantener la cantidad de inventario necesaria para satisfacer las necesidades de producción, teniendo en cuenta las exigencias y restricciones impuestas por el departamento financiero. Se debe determinar cuánto pedir y cuándo pedir mediante la aplicación de alguno de los diversos métodos conocidos, tales como lote económico de pedido, método ABC, para el control de inventarios, etc. Además, determinando los índices de rotación para cada artículo es posible definir cuáles ameritan más atención por parte de la administración.

Entre los métodos o técnicas utilizados para establecer un equilibrio óptimo en el inventario de materiales, se encuentran:

Método ABC de inventarios

El método ABC de inventarios consiste en calificar cada una de las variables que se consideran relevantes para el mantenimiento de los inventarios, previa determinación de una escala de valores en términos de puntos. Las variables que se deben tener en cuenta pueden ser, entre otras: el costo del material, la durabilidad, el número de proveedores, el grado de calidad, la oferta del material, la oportunidad en la entrega, etc. El puntaje que se otorga a cada una de las variables depende del criterio de quien o quienes estén desarrollando el análisis. Este procedimiento debe hacerse para cada material, determinándose finalmente los inventarios tipo A (conformado por los materiales con mayor puntaje total), tipo B y tipo C (materiales con menor puntaje). La administración debe centrar su atención, principalmente, en los inventarios tipo A.

Ejemplo:

Por ejemplo, supóngase la variable oferta del producto en el mercado, en términos del número de proveedores. Se tienen tres materiales: X, Y y Z, cada uno de los cuales se debe calificar con base en una escala previamente definida (escala de 1 a 10 puntos).

La escala de valores para el factor nivel de oferta, dado por el número de proveedores que ofrecen el insumo requerido, es:

Al material X, por tener un solo proveedor le corresponde el mayor puntaje, mientras que al Y, el menor, por su alto nivel de oferta en el mercado. Suponiendo que el mismo procedimiento presentado se ha desarrollado para todas las variables consideradas, y que, al final, el material X obtuvo el mayor puntaje total, por lo cual se le califica como tipo

Ejemplo


90

concluye que la atención de la administración deberá estar dirigida hacia el primero, esto es, hacia el material tipo A.

Nivel de oferta (No. proveedor)

Calificación

1 proveedor 10

De 2 a 4 proveedores 8




Más de 20 proveedores 0

Material No. de proveedores Calificación

X 1 10

Y 15 2

Z 7 6

Técnica de rotación de inventarios

La técnica de rotación de inventarios es conocida también como método de coeficientes de rotación de inventarios. Con esta técnica se persigue básicamente determinar cuáles son los materiales con mayor rotación, información que se obtiene dividiendo el costo total de la mercancía vendida durante el período, entre el costo de inventario promedio mantenido de dicho material en el mismo período. Matemáticamente, el índice de rotación se determina por la relación siguiente:

Rot.inv.=CMV/Inv.prom.

Donde:Rot.inv.=Índicederotacióndeinventarios

CMV=Costodelamercancíavendida

Inv.prom.=Inventariopromedio(normalmenteelinventariofinal)o ([Inv.inicial+Inv.final]/2)

Con la técnica de rotación de inventarios se persigue determinar

los materiales con mayor rotación.

mAteriAles

Cuadro 4.3 Oferta del producto en los mercados


91

El índice de rotación de inventarios señala el número de veces que ha salido el material del almacén en un período de tiempo determinado (generalmente un año). Esta relación puede también ser expresada en términos del número de meses y del número de días para los cuales se tienen existencias (tiempo de uso del material). Esto es, al determinar el índice de rotación de inventarios en meses o en días, se conoce cada cuantos meses o cada cuantos días se agotan las existencias de determinado artículo en el

El índice de rotación de inventarios señala el número de veces que

ha salido el material del almacén en un período de

tiempo.

El método de rotación de inventarios no arroja

resultados concisos,

Artículo A:

Inventario inicial $855

Inventario final $745

Costo del material usado $4.800

Artículo B:

Inventario inicial $528,5

Inventario final $1.155

Costo del material usado $3.367

Artículo C:

Inventario inicial $203

Inventario final $790

Costo del material usado $1.489,5


almacén de materias primas. La administración debe centrar su atención en los materiales con mayor índice de rotación.

Enmeses:No.demeses=12/Rot.inv.

Endías:No.dedías=360/Rot.inv.

Cabe destacar que el método de rotación de inventarios, usado para establecer el equilibrio en el inventario de materiales, aunque es utilizado frecuentemente, no arroja resultados concisos, en razón de que no toma en consideración variables fundamentales, tales como: el costo del pedido, los descuentos por volumen que se obtienen por pedidos grandes, los ahorros de fletes en los envíos de mayor volumen, el costo de mantenimiento del inventario, etc.

Ejemplo:

Se presenta la siguiente información de tarjetas kárdex de la compañía “Sampex S. A.”:

Determinar el material que requerirá mayor atención por parte de la administración y justificar la respuesta.

Ejemplo


92

Solución:

Calculando y analizando el índice de rotación de inventario para cada tipo de material, se podrá definir la importancia de cada uno de ellos, determinando aquel que requerirá mayor atención por parte de la administración.

w Artículo A:

Rot.inv.A=CMV/Inv.prom.=$4.800/[($855+$745)]/2

Rot.inv.A=$4.800/$800=6vecesalaño

w Artículo B:

Rot.inv.B=CMV/Inv.prom.=$3.367/[($528,5+$1.155)]/2

Rot.inv.B=$3.367/$841,75=4vecesalaño.

w Artículo C:

Rot.invC=CMV/Inv.prom.=$1.489,5/[($203+$790)]/2

Rot.inv.C=$1.489,5/$496,5=3vecesalaño

Se determina el índice de rotación en meses y en días para cada tipo de material:

w Artículo A:

Enmeses:No.demeses=12÷6vecesalaño=2meses

Endías:No.dedías=360÷6vecesalaño=60días

El material A rota cada dos meses (60 días).

w Artículo B:



El material B rota cada tres meses (90 días).

w Artículo C:



El material C rota cada cuatro meses (120 días).

mAteriAles

Solución


93

Con base en los resultados obtenidos, se observa que el material A se usa más (mayor índice de rotación). Es decir, las existencias de dicho material se agotan en un lapso de tiempo menor que las existencias de los artículos B y C.

Entonces se concluye que la administración debe ejercer un mayor control sobre el inventario del material tipo A.

Lote económico de pedido: (Q*)

La aplicación de este método, a pesar de la simplicidad del modelo, constituye realmente una herramienta útil en la determinación del tamaño óptimo de pedido. Con esta metodología se presume la adquisición de materiales solamente en el momento en que se agotan las existencias, es decir, no toma en consideración inventarios de seguridad. A diferencia de las técnicas antes señaladas, ésta involucra en el análisis algunas variables adicionales:

Definición de variables:

Demanda del material en cuestión, durante un período determinado.

Cantidad de material que se compraría para el abastecimiento de la demanda.

Número de pedidos que se van harán.

Inventario promedio del material (promedio de unidades que se mantienen en inventario).

Costo de mantenimiento del inventario (costo de manejo del inventario, valor del espacio de almacenamiento, interés o costo del capital invertido, pérdidas por deterioro, etc.). Se da en términos de porcentaje (%).

Costo de hacer un pedido (costo de correspondencia, llamadas telefónicas procesamiento de facturas, etc.).

Costo unitario del material (generalmente incluye el precio de compra, más el valor de los fletes, menos el valor de los descuentos obtenidos).

Costo total del inventario:

Ecuación No. 1:

El costo total es igual al costo financiero más el costo administrativo:

Costofinanciero=(Q/2)x(C)x(F)

Costoadministrativo=(R/Q)x(S)

CT=(QxCxF)/2+(RxS)/Q


R

Q

R/Q

Q/2

F

S

C

=

=

=

=

=

=

=


94

El interés se centra en determinar qué cantidad de material se debe pedir de manera que los costos totales se hagan mínimos, esto es: la cantidad óptima de pedido.

A partir de la ecuación No. 1 se calcula el valor óptimo de Q (llamado Q*), que hace que el costo total sea mínimo. Para obtener el mínimo de la función, se deriva dicha ecuación con respecto a Q y se iguala a cero, luego se despeja Q, y se obtiene una ecuación para Q*. Matemáticamente se sigue el proceso siguiente:

CT=(QxCxF)/2+(RxS)/Q

dCT∂(QxCxF)/2∂(RxS)/QdQdQdQ

Derivando:

∂CT[(CxF)/2]-[(RxS)/Q2]dQ

Igualando a cero:

CxF-RxS2Q2

Entonces

(CxF)/2]=(RxS)/Q2

Despejando se obtiene Q* =

Donde Q* es la cantidad que debe pedirse, de tal manera que el valor de los costos totales sea mínimo.

De esta forma, para garantizar la cantidad demandada del material (cantidades de material que producción requiere), el número de pedidos que se va a hacer sería: R/Q* (relación entre la demanda del material por período y la cantidad óptima de material que se va a pedir), de manera que el costo total (administrativo y financiero) del inventario esté en el punto más bajo posible (Gráficos 4.2, 4.3, 4.4).

mAteriAles

2xRxSCxF

= =+ 0

=

= 0

En el Gráfico 4.4 se representa el costo total Q*:


95meCAnismos de Control de flujo de mAteriAles

Gráfico 4.3 El costo financiero

Cantidad (Q)

Costos (S)

(Q x C x F) / 2

Gráfico 4.2 El costo administrativo

Cantidad

Costos (S)

(R x S) / Q

Gráfico 4.4 El costo administrativo

Cantidad (Q)

Costo total ($)

(Q x C x F) / 2

Costo financiero


96

Ejemplo:

Con base en el ejemplo citado en la aplicación del método de rotación de inventarios, considérese que el articulo A tiene un precio de compra de $0,5, que a la empresa hacer un pedido le cuesta $1,5, y que el costo del capital invertido en existencias (inventario) representa un 25%. Con la información suministrada, determinar la cantidad óptima del artículo a pedirse.

1. Definición de variables:

R = ($4.800) / ($0,5/und) = 9.600 und

F = 0,25

S = $1,5

C = $0,5

2. Se determina Q*:

Q* =

Q* =

Q* =

Q* = 480 und

3. Se determina el número de pedidos que se harán:

No.depedidos=R/Q*

No.depedidos=(9.600und)/(480und)

No.depedidos=20

4. Se determina el lapso de tiempo óptimo entre pedidos:

No.dedías=360/20=18días

Mediante una óptima combinación de los modelos vistos anteriormente, y tomando en consideración otros aspectos fundamentales, como las condiciones ambientales bajo las cuales son almacenados los materiales, la capacidad económica de la empresa, la capacidad

mAteriAles

2xRxSCxF

2*9.600*1,50,5*0,25

28.8000.125

= 230,4 = 480

Ejemplo


97

de almacenamiento, la obsolescencia de los inventarios, el riesgo de pérdida ya sea por degradación del estado mismo de los materiales o por factores administrativos, etc., se puede lograr una buena planeación de los inventarios.

El conocimiento de otros métodos más sofisticados se deja a criterio del lector. Lo que se pretende con la información al respecto suministrada es comprender la importancia de los procesos de planeación y control de existencias, en razón del alto costo que su manejo puede representar para la empresa. Se recomienda revisar textos de análisis financiero y de investigación de operaciones, tales como: Investigación de operaciones de Hamdy A. Taha.

4.3 CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES

En la operación de un negocio intervienen diversos materiales y suministros, los cuales son destinados a múltiples usos y son requeridos por diferentes dependencias, departamentos o áreas dentro de la empresa. De esta forma, una primera clasificación de los materiales, con base en el tipo de operación para la que son requeridos, es:

wMateriales y suministros para fabricación de productos.

wMateriales y suministros para comercialización del producto terminado.

wMateriales y suministros para operaciones de administración del negocio.

wMateriales y suministros para mantenimiento de equipo y maquinaria.

wMateriales y suministros para aseo de instalaciones.

wMateriales para cafetería y restaurante.

wOtros.

Tal como se ha señalado, el interés en el estudio de los materiales se centra en aquellos que intervienen directa o indirectamente en el proceso productivo, entendido como la transformación de una serie de insumos en producto elaborado. O sea, lo que interesa es estudiar el tratamiento de aquellos materiales por cuya adquisición la empresa incurre en un costo de producción.

En la clasificación de los materiales destinados a producción, el criterio considerado relevante es su relación con el producto, para, de esta forma, determinar si su costo es directamente imputable a éste o no.

4.3.1 Clasificación de los materiales según su relación con el producto

Materiales directos

Los materiales directos son aquellos necesarios para la producción, que cumplen con las características de identificación, uso y valor; de esta forma, son fácilmente identificables

En la operación de un negocio intervienen

diversos materiales y suministros, destinados a

múltiples usos.

En la clasificación de los materiales, es relevante su relación con el producto,

para determinar si su costo es directamente imputable a éste o no.

ClAsifiCACión de los mAteriAles


98

con el producto que se está fabricando, su valor relevante y su uso significativo. Estos tres aspectos cumplen un papel fundamental, pues un determinado material puede integrar físicamente el producto, pero ser de difícil asignación con la correspondiente orden de producción y tener un valor insignificante, caso en el cual resulta más conveniente contabilizarlo como un costo indirecto de fabricación por concepto de material indirecto. Por ejemplo, para la fabricación de una silla de madera se requiere una cantidad de pegante, el cual queda formando parte del producto terminado. Sin embargo, el contabilizar dicho material como directo y cargarlo directamente al producto implicaría el determinar la cantidad exacta del material utilizada en la fabricación del artículo, lo que provocaría un aumento en el tiempo, en operaciones administrativas y, por ende, en el costo.

Además, considerándose que el uso de dicho material dentro del producto es poco relevante y, por tanto, su valor poco significativo (con respecto al costo total del producto), resulta más conveniente tomarlo como un material indirecto y tratarlo como un costo general de fabricación. De lo anterior puede concluirse que al determinar si un material es o no directo con respecto al producto, deben necesariamente valorarse las características fundamentales de identificación, uso y valor, analizando también el factor de conveniencia económica de asignación, que entra a desempeñar un papel importante en dicha determinación.

La tela necesaria para la confección de una prenda, las láminas de acero y los submontajes en una compañía fabricante de automóviles, la madera requerida para la fabricación de una mesa, y el cuero necesario para la producción de un par de botas constituyen materiales directos, y su costo es directamente imputable al producto.

Recuérdese que el costo en que se incurre por concepto de material directo representa el primer elemento fundamental del costo total de producción, y su definición no es otra que aquel desembolso necesario para la adquisición de todos los materiales que se identifican como parte de los productos terminados, y que pueden “seguirse” hasta los productos terminados en una forma económicamente factible.

Materiales indirectos

Los materiales indirectos son todos aquellos que se requieren para la producción, pero no hacen parte integral del producto, y/o su uso es poco significativo y su valor poco relevante. Como ejemplo de materiales indirectos, se tienen: lubricantes, adhesivos, pegantes, aceites, herramientas de corta duración, entre otros. También son considerados materiales indirectos aquellos que, aun formando parte integral del producto terminado, no resulta conveniente desde el punto de vista económico considerarlos como directos, por razones relativas al uso y valor de los mismos en el proceso de fabricación.

Recuérdese que a los materiales indirectos se les da el tratamiento de costos indirectos de fabricación (CIF).

El costo en que se incurre por concepto de material

directo es el primer elemento fundamental del costo total de producción.

mAteriAles


99

Suministros

Los suministros son materiales no necesarios para producir, pero sí requeridos en producción para el desarrollo de labores administrativas, oficios varios, y otras de apoyo a la operación directa de producción. Por ejemplo: papelería, desinfectantes, artículos de aseo general, entre otros. Es importante entender que los suministros a que se hace referencia son los utilizados en producción, a los cuales se les considera como materiales indirectos y se les da el tratamiento de costos indirectos de fabricación. Los suministros utilizados en otras áreas del negocio, como ventas, publicidad, gerencia, finanzas, mercadeo, etc., constituyen gastos del período.

Material de empaque

Cuando el material de empaque se hace indispensable para conservar, transportar y mantener el artículo en óptimas condiciones, independientemente de la función de mercadeo que cumpla, se considera parte del producto elaborado, y el desembolso en el que se incurre por dicho concepto representa un costo de producción. Es decir, para la producción, el empaque constituye algo necesario, siempre y cuando permita la conservación de las propiedades y del óptimo estado del producto, y facilite la manipulación y el transporte del mismo. Bajo este concepto, el empaque deberá considerarse como material directo, cargándose su costo directamente al producto, siempre y cuando cumpla con las características de identificación (fácilmente identificable con el producto), uso y valor (relevante y significativo) requeridas. Si el material no cumple con las condiciones expuestas antes, pero sí con la función de conservación y mantenimiento del producto, se considera como material indirecto y se clasifica como parte de los costos indirectos de producción.

Cuando la función del empaque es provocar, mediante la presentación del producto, impacto psicológico al consumidor, incitándole a la compra, su valor debe ser considerado como un gasto del período y no como un costo.

Con respecto al material de empaque, se tiene una clasificación adicional:

w El material de embalaje, usado para empacar varias unidades de producto. Las consideraciones para su tratamiento son las mismas expuestas antes. Si la función del material de embalaje es facilitar el transporte, la distribución, la conservación y la manipulación del producto, además de ser fácilmente identificable con el mismo, y tener un valor significativo, su costo deberá considerarse como directo respecto al producto. En caso de no cumplir con las características anteriores, su tratamiento será el de un costo indirecto de fabricación.

Si el empaque provoca impacto psicológico en el consumidor, su valor debe considerarse un gasto del

período y no como un costo.

ClAsifiCACión de los mAteriAles


100

4.3.2 Otras consideraciones de interés

Desperdicios

Es normal que durante el desarrollo del proceso productivo se genere desperdicio de material, provocado por factores múltiples, entre otros, pérdida de las propiedades químicas o físicas de los artículos debido a deficiencias en las condiciones de almacenamiento o manipulación, por causas inherentes al proceso mismo, o por cualquier otra razón que es preciso entrar a controlar. La diferencia entre el insumo total con el que se cuenta y lo realmente usado es lo que se denomina aquí desperdicio y requiere un tratamiento especial, dependiendo de las causas generadores. En algunas empresas, se ha adoptado como salida “parche” a dicho fenómeno, tratando de reducir los efectos que desde el punto de vista económico produce el desperdicio de material, venderlos considerando el producto de dicha operación como un ingreso adicional, o donarlo a los trabajadores. Esto no es más que una salida rápida o de urgencia, y no constituye desde ningún punto de vista una solución al fenómeno del desperdicio.

Para dar una solución real al problema del desperdicio, la primera acción debe encaminarse a detectar las verdaderas causas o factores generadores del fenómeno, identificando con exactitud la orden de producción que provocó el uso inadecuado del material (con el fin de afectar solamente dicha orden). Una vez determinada la raíz del problema, se procederá a definir los correctivos pertinentes y a su eliminación, a fin de dar solución real a la situación presentada (óptimo control de producción, planeación y manejo de materiales).

Tratamiento del desperdicio de materiales:

1. Si la cantidad de material de desperdicio es significativa, y sus condiciones permiten nuevamente ser usado dentro del proceso, será devuelto al almacén y registrado en el kárdex (inventariarlo). Así mismo, en caso de conocerse la orden o las órdenes de producción que lo ocasionaron, ésta deberá ser afectada disminuyendo el valor relativo al costo por concepto de material.

2. Si el material de desperdicio desde el punto de vista económico es poco significativo, es innecesario inventariarlo, dando a su valor el tratamiento de un costo indirecto de fabricación. En caso de ser vendido, deberá considerarse el producto de su venta como un ingreso adicional.

Faltantes en inventarios

Puede ocurrir que los datos registrados en libros (faltantes en inventarios) no concuerden con las existencias físicas reales. En este caso, las posibilidades son:

1. Que el valor en libros sea mayor que las existencias reales. Este caso puede ser provocado, entre otros factores, por pérdida de material debido a la alteración de sus propiedades químicas o físicas (evaporación, pérdida de peso, etc.); por daño intencional; por hurto a consecuencia de deficientes mecanismos de seguridad; por condiciones inapropiadas

mAteriAles


101

de almacenamiento; o por manipulación excesiva que provoquen la desintegración del material. Si se presenta este caso, valor en libros, mayor que existencias, la primera acción deberá encaminarse a detectar las causas que originaron el faltante y tomar posteriormente las medidas correctivas pertinentes.

wSi el faltante es debido a pérdida de materiales por robo, daño intencional, por condiciones inadecuadas de almacenamiento, o por cualquier otra causa resultante de deficiencias en el manejo administrativo, debe ser considerado como un gasto del período.

wSi el faltante es generado por desintegración del material debido a sus propiedades físicas o químicas (siempre y cuando las condiciones de almacenamiento no hayan provocado tal efecto), o por causas inherentes al proceso productivo, y su valor es relevante, la diferencia debe ser tratada como un costo directo del producto.

wSi el faltante es originado por alguna causa diferente a las aquí planteadas, su costo se clasificará como parte de los gastos generales de producción.

Que las existencias físicas sean mayores que el valor en libros. En este caso, la causa principal sería un faltante en los registros por concepto de salida de mercancías del almacén; por ende, la solución inmediata es realizar dicho registro y aplicar mecanismos de control que permitan evitar nuevas inconsistencias en los valores.

Este caso particular refleja la importancia fundamental que tiene el diligenciamiento de todos y cada uno de los formatos, en la dinamización del proceso de control en el flujo de materiales.

4.4 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Teniendo en cuenta las condiciones económicas, el elemento que se esté produciendo y la estructura del negocio, para poder definir el valor que se va a cargar al producto por concepto del costo de los factores de producción, es necesario determinar primero el sistema de valoración de inventarios utilizado en la empresa.

Existe una serie de métodos para efectos del costeo de los materiales empleados en el proceso productivo. El método utilizado afectará el costo del producto terminado, así como el valor del inventario de trabajo en proceso y de producto terminado, los que, a su vez, tendrán incidencia en la utilidad obtenida por la operación del negocio y los impuestos sobre la renta de la compañía.

La administración tiene la responsabilidad de determinar el sistema de valoración de inventarios que se vaya a utilizar, consciente de que no siempre es fácil o conveniente pasar de un método a otro.

Si el faltante se debe a pérdida de materiales por robo o por daño

intencional, debe considerarse un gasto del

período.

Para definir el valor que se va a cargar al producto

por concepto del costo de los factores de

producción, es necesario determinar primero el

sistema de valoración de inventarios.

métodos de vAlorACión de inventArios


102

Para entrar a analizar los diferentes métodos de valoración de inventarios, primero se deben entender con claridad los tipos de inventarios que una empresa puede manejar, los cuales son:

wMétodo de inventarios perpetuos: Es aquel que registra todas las transacciones a efectos de poder disponer de un saldo en libros con respecto a la cantidad disponible de materiales. Es posible decir que en todo momento está actualizado su valor, se puede conocer instantáneamente la cantidad disponible. Generalmente se usa en almacenes de cadena dotados de completos sistemas de información que le permiten conocer esta información en línea, una vez se produce la salida del producto, ya sea de la bodega o al momento de cancelarlo en la caja.

wMétodo de inventarios periódicos: Este método actualiza la cantidad de cada renglón de materiales tan sólo cuando se realiza un inventario físico. Cuando es utilizado en empresas pequeñas donde no se cuenta con la infraestructura para conocer la información actualizada de inventarios, éstos deben realizar el conteo físico de existencias.

A continuación, se mencionan algunos de los métodos más utilizados, teniendo en cuenta algunas consideraciones especiales:

4.4.1 Método FIFO: First In First Out (PEPS): primeras en entrar, primeras en salir

El método de costeo de inventarios PEPS se basa en el principio de que el valor por concepto de costo de materiales debe ser cargado a la producción en el orden y al precio de la compra original; es decir, los materiales que se usan deben cargarse al precio más viejo de adquisición. De esta manera, para efectos de valoración de los materiales consumidos durante el período, se utilizan en primer lugar los costos unitarios de los primeros materiales comprados que están todavía en inventario. Cuando el consumo de materiales es suficiente para agotar los primeros costos de compra, el uso adicional de éstos se evalúa mediante los costos unitarios de la segunda compra durante el período, etc.

Mediante la utilización del método PEPS, los inventarios se mantienen a los costos más cercanos al costo actual o precio del mercado o de compra de los inventarios de materiales; sin embargo, se debe tener en cuenta que a la producción actual se le están aplicando costos antiguos, que generalmente, en un mercado caracterizado por la fluctuación constante en los niveles de precios, no corresponden a los valores actuales de los insumos de producción.

Dependiendo de la tendencia del mercado en una economía de libre empresa, la utilización de este método acarrea una serie de consecuencias tanto en el costo de la mercancía vendida como en los impuestos que se pagan sobre las utilidades. De esta manera, si la tendencia es alcista (los precios de los materiales están aumentando en forma rápida), al cargar los materiales utilizados al precio más antiguo, el costo de producción actual es subestimado o subvalorado y, por ende, el costo de la mercancía vendida será menor y las utilidades se verán sobrevaluadas, y será mayor la carga relativa a impuestos que se

Para analizar los métodos de valoración

de inventarios, se deben entender con claridad los tipos de inventarios

que una empresa puede manejar.

El método de inventarios periódicos actualiza la

cantidad de cada renglón de materiales sólo cuando

se realiza un inventario físico.

mAteriAles


103

pagan sobre dichas utilidades. Ahora bien, teniendo en cuenta que con el método PEPS el inventario final de las existencias de materiales estará valorado a costos más recientes, el balance general estaría actualizado con precios más reales en cuanto a sus inventarios.

Considerando el caso contrario, si la tendencia del mercado marca disminución en el precio de los bienes, el costo de la mercancía vendida será mayor, debido a que los materiales utilizados en la producción se cargan a un precio más elevado.

4.4.2 Método LIFO: Last In First Out (UEPS): últimas en entrar, primeras en salir

Mediante este método LIFO: Last In First Out (UEPS), los materiales utilizados en la producción se cargan al precio más reciente de adquisición, es decir, las emisiones de materiales durante un determinado período de tiempo se valúan según el costo de la última compra, luego según el costo de la penúltima compra y así sucesivamente.

Bajo el sistema UEPS el costo de las compras actuales de materiales usados en la producción es aplicado al costo de la producción actual, es decir, el costo de la producción actual se carga con el costo de los materiales a los precios más cercanos correspondientes a aquellos que han sido adquiridos para reponer los materiales consumidos.

El sistema UEPS no es un método aceptado por los estándares internacionales de información financiera (IFRS), debido a que no refleja las condiciones económicas.

El empleo del método últimas en entrar, primeras en salir (LIFO) da como resultado una serie de niveles UEPS en el inventario, los cuales representan los costos de diferentes compras de artículos del inventario que fueron adquiridos durante períodos anteriores. Como la compra más reciente es la que primero se considera para efectos del costo, y si el consumo de materiales no es suficiente para agotar en un lapso de tiempo prudencial los últimos costos de compra, puede suceder que los costos antiguos permanezcan en el inventario durante muchos períodos.

Al igual que el método estudiado anteriormente, esta modalidad trae consigo una serie de consecuencias, dependiendo de la tendencia del mercado. De esta manera, si la economía marca una tendencia alcista, el costo de la mercancía vendida será mayor, las utilidades se verán subvaluadas y la carga relativa a impuestos que se paga sobre éstas será menor. Si, por el contrario, existe tendencia a la baja en los precios, los materiales se cargarán al producto al menor precio, y por eso el costo de la mercancía vendida será menor.

Por otra parte, mediante este sistema la valoración de inventarios por concepto de materiales se haría basándose en los costos más antiguos, y el balance general no estaría actualizado con datos reales en cuanto a sus inventarios.

Una consideración importante es el hecho de que el patrón de flujo de costos no coincide necesariamente con el patrón real del flujo de materiales; es decir, la aplicación del sistema PEPS, por ejemplo, implica que los costos más antiguos son los que se usan para efectos

Mediante el método LIFO, los materiales utilizados en la producción se cargan al precio más reciente de

adquisición.

El sistema UEPS no refleja las condiciones

económicas.



104

de la determinación del costo del producto (punto de vista contable), independientemente del verdadero flujo de materiales, ya que no necesariamente los más antiguos (primeros adquiridos) son los que se usan primero. De igual forma, la aplicación del sistema UEPS no significa necesariamente que los materiales recientemente adquiridos son los primeros en usarse, sino que las emisiones de material deben valorarse según el costo de la última compra (el material debe cargarse al producto, según el precio más reciente), independientemente del verdadero flujo de material.

4.4.3 Método NIFO: Next In First Out (PREPS): próximas en entrar, primeras en salir

Mediante el método NIFO: Next In First Out (PREPS), también llamado método del costo de reposición, al producto se le carga el costo de reposición, correspondiente al precio que se debería pagar si se compra el material en el momento actual; o sea, se costean las unidades en producción según el precio que tendría que pagarse para adquirir nuevas existencias de materiales.

El sistema de valoración de inventarios PREPS satisface el principio que establece la aplicación de los costos correspondientes a los ingresos correspondientes, ya que mediante éste se valorizan los materiales al precio que existe en el mercado en el momento de su consumo.

Se aconseja aplicar este método cuando los precios van en línea ascendente, de modo que se estaría cargando a los costos de producción el último precio de reposición que se conoce y, por tanto, el resultado por la venta o la comercialización del producto será más cercano a la realidad, mientras que el castigo en costo o sea el sobreprecio se acredita (precios en línea ascendente) a una reserva específica (reserva para reposición de materiales) que se considera dentro del grupo del capital contable, y que contiene la diferencia entre el precio de reposición y el precio de adquisición del material consumido.

La utilidad resultante al aplicar como sistema de valoración de inventarios el método del costo o precio de reposición no tiene validez para efectos fiscales, es decir, no cuenta con la autorización de la Administración de Impuestos para fines de determinación de carga impositiva y/o elaboración y presentación de informes externos; en tal caso, es necesario disminuir la reserva (sobreprecio) del costo de venta o costo de mercancía vendida.

El método PREPS ofrece todas las ventajas del método UEPS, y cabe destacar que actualmente está tomando un auge extraordinario, por cuanto brinda la oportunidad de mostrar los costos de producción a los precios más reales, permitiendo desarrollar políticas de venta (fijación de precios) acordes con la realidad del mercado; sin embargo, deben tenerse en cuenta la competencia y las leyes de oferta y demanda que rigen la fijación de precios en el mercado.

Este método tampoco es aceptado por los estándares internacionales de información financiera (IFRS), dado que es una variante del método UEPS y tiene sus mismas consecuencias.

Se aconseja aplicar el sistema de valoración de

inventarios PREPS cuando los precios van en línea

ascendente.

mAteriAles


105

4.4.4 Método del promedio ponderado (PP)

El método del promedio ponderado (PP) es conocido también como método del costo promedio móvil. Mediante el uso de este sistema, los materiales que se están utilizando deben cargarse con un precio promedio ponderado, que resulta de combinar los primeros y los últimos valores por las cantidades compradas a uno y otro precio, de modo que, para efectos de evaluación de las requisiciones de materiales, deberá determinarse un nuevo costo unitario promedio después de cada compra. De esta forma, el valor empleado para la valoración de los materiales emitidos es un promedio ponderado de los costos acumulados del inventario (costo unitario promedio).

Una consideración fundamental que se debe tener presente para la utilización de este método es que no se calculan nuevos precios promedio, a menos que se efectúe una nueva compra de material.

Una gran ventaja del método del promedio ponderado son los requisitos para mantener los registros, ya que permite agrupar todos los costos de las órdenes individuales, de modo que cada entrega de materiales y cada saldo final tienen un solo precio; por eso no es necesario mantener registros de las unidades adquiridas a sus diversos precios.

Como los costos promedio están disponibles en cualquier momento, este método puede adaptarse fácilmente a un sistema de inventario perpetuo.

En seguida se presenta un ejemplo sencillo para que el lector logre una clara comprensión de la aplicación de los diferentes métodos de valoración de inventarios, expuestos hasta el momento:

Ejemplo No. l:

Se suministra la siguiente información relacionada con un determinado artículo del inventario:

Una gran ventaja del método del promedio

ponderado son los requisitos para mantener

los registros,


Fecha Detalle Unidades Precio/U Total

Marzo 1 Inv. inicial 35 0,45 $15,75

Marzo 4 Compra 185 0,42 $77,7

Marzo 5 Emisión 158 ? ?

Marzo 8 Compra 145 0,525 $76,125


Marzo 18 Compra 190 0,515 $97,85


Marzo 28 Compra 140 0,579 $81,06


Ejemplo


106

Resumen:

Totaldematerialacontabilizarse:695undauncostode$348,48

Contabilizadocomoemisiones:676undauncostode$?

Contabilizadocomoinv.final:19undauncostode$?

1. Método PEPS (primeras entradas, primeras salidas)

Por el método PEPS, el costo asignado a los primeros materiales que salen o primeros materiales emitidos está representado por el costo de los primeros materiales que entran (inventario inicial más compras). Se recuerda que aplicando este método, el costo que por concepto de materiales debe ser cargado a la producción es el costo de los primeros artículos (materiales) comprados que están todavía en inventario.

Valoración del inventario con el método PEPS, aplicando un sistema de inventario perpetuo

Costo de los materiales emitidos:

Marzo 5 (158 und)35 und123 und

aa

$0,45$0.42

$15,75$51,66


aa

$0,42$0,52

$26,04$66,67


aa

$0,52$0,51

$9,45$82,91


aa

$0,51$0.57

$14,93$70,05

Total en inventario final 19 unda

$0,57 $11,00

Total costos a contabilizar

$348,48

mAteriAles

Valoración del inventario con el método PEPS, aplicando un sistema de inventario periódico

La cantidad de existencias en inventario final puede obtenerse mediante un conteo físico del inventario:

Conteofísico19unda$0,57$11

Totaldecostosacontabilizarse$348,48

Contabilizadoscomoinventariofinal$11

Costodelosmaterialesemitidos$337,48


107

Marzo 5 (158 und) 158 und a $0,45 $66,36

Marzo 14 (189 und)145 und27 und17 und

aaa

$0.52$0,42$0,45

$76,12$11,34$ 7,65

Marzo 19 (179 und) 179 und a $0,51 $92,18


aa

$0,579$0,515

$81,06$ 5,15

Total en inventario final18 und1 und

aa

$0,45$0,515

$8,1$ 0,515

Total costos a contabilizar

$348,48


Valoración del inventario con el método UEPS, aplicando un sistema de inventario perpetuo


Conteo físico:

18unda$0,45=$8,1

1unidada$0,515=$0,51

Totalinventariofinal=$8,61

Totaldecostosacontabilizarse:$348,48

Contabilizadoscomoinventariofinal:$8,61

Costodelosmaterialesemitidos:$339,87

Valoración del inventario con el método de promedio móvil o promedio ponderado


Marzo 5: 158unda$0,42/und$67,1135unda$0,45/und:$15,75

185unda$0,42/und:$77,70

220 und: $93,45

Costounitario=($93,45/220und)=$0,42 / und

Marzo 14189unda$0,49/und$93,55220unda$0,42/und:$93,45

-158unda$0,42/und:$67,11

62und:$26,33


108

145unda$0,52/und:$76,12

207 und: $102,46

Costounitario=($102,46)/207und)=$0,49 / und

Marzo 19 179unda$0,51/und$91,87207unda$0,49/und:$102,46

-189unda$0,49/und:$93,55

18und:$8,90

+190unda$0,51/und:$97,85

208 und: $106,75Costounitario=($106,75)/208und)=$0,51 / und

Marzo 29150unda$0,56/und:$85,15208und:a$0,51/und:$106,75

179und a$0,51/und:$91,87

29und:$14,88

+140unda$0,57/und:$81,06

169 und: $ 95,94

Costounitario=($95,94)/(169und)=$0,56 / und

Totalcostomaterialesemitidos:$337,69

Saldoeninventariofinal:

169und:a$0,56/und:$95,94

-150und:a$0,56/und:$85,15

19 und: $ 10,78

Costounitario:($10,78)/(19und)=$0,56/ und

$0,56representaelcostounitarioquedeberáusarseparalaspróximasemisionesde material.

Totalcostosacontabilizarse: $348,48

mAteriAles


109

Conteofísico19unda$0,56:$10,78

Totaldecostosacontabilizarse:$348,48

Contabilizadoscomoinventariofinal:$10,78

Costodelosmaterialesemitidos:$337,69

Los métodos de valoración de inventarios descritos anteriormente son los más utilizados, pero es importante destacar que existen otros, brevemente definidos a continuación:

4.4.5 Método de identificación específica

Cuando se producen elementos cuyos componentes se pueden identificar de manera específica, por ejemplo, el motor de un avión, es necesario costear esos elementos de manera particular, de acuerdo con el valor real que tenga que ser pagado para su incorporación.

Por medio del método de identificación específica, la cifra obtenida originalmente mediante un examen de las facturas específicas es utilizada para la determinación del costo que por concepto de materiales debe cargarse al producto, así como para el procedimiento de valoración de inventarios.

En este sistema, el costo de cada componente específico se calcula por separado y luego se incorpora en el costo de producción.

Como tal no se justifica usarlo cuando existen unidades iguales del mismo componente, dado que se pierde una característica de la identificación específica.

4.4.6 Método del costo promedio de fin de mes o costo promedio compensado

Este método del costo promedio consiste en determinar un costo unitario de promedio compensado al último día del mes anterior, para efectos de costeo de los materiales emitidos durante el mes siguiente. Dicho costo unitario promedio se calcula dividiendo el costo total (por concepto de material) entre el total de unidades que hay (en inventario al final del mes). Como los costos unitarios de promedio compensado al final del mes inmediatamente anterior se encuentran disponibles durante el período vigente para efectos de costeo de material, el método del costo promedio de fin de mes puede usarse con un sistema de inventario perpetuo o con un sistema de inventario periódico; en ese caso el costo promedio puede ser el promedio al final del mes en curso.


Con el método de identificación específica,

la cifra obtenida originalmente por un

examen de las facturas específicas se utiliza

para determinar el costo que por concepto de

materiales debe cargarse al producto


110

4.4.7 Método de las existencias básicas

El método de las existencias básicas tiene gran similitud con los sistemas de valoración de inventarios UEPS o PEPS. Su aplicación se basa en la suposición de que en todo momento se encuentra disponible una cantidad mínima de materiales, cantidad denominada “existencias básicas”, necesaria para mantener el sistema productivo en funcionamiento. Dichas existencias se valoran según el costo histórico de adquisición, independientemente del tiempo transcurrido desde la compra del material.

Al respecto, es importante señalar que toda cantidad adicional a la existencia básica en el inventario final se costea mediante la aplicación de cualquiera de los otros métodos de costo.

En caso de presentarse una compra con un monto inferior al precio (costo) asignado a la existencia básica, deberá ajustarse la valoración de tal inventario, cargando la diferencia (entre el valor asignado a la existencia básica versus (vs.) el monto inferior) al costo de mercancía vendida, o a pérdidas y ganancias.

Más que un sistema de valoración de inventario, se trata de un sistema de administración del inventario para garantizar que se dispone del nivel adecuado, a fin de que no se paralicen la producción o las ventas, pero tampoco se tengan niveles excesivos de inventario que generen cargas financieras innecesarias.

El método de las existencias básicas funciona técnicamente bajo la filosofía del “justo a tiempo”, en un contexto de la administración de la cadena de suministro g producción g distribución g consumo.

4.4.8 Método del costo estándar o precio fijo estándar

La aplicación de los métodos estudiados puede dar como resultado que se carguen diferentes costos a la producción, a pesar de ser causados por emisión y utilización de materiales idénticos, fenómeno que acarrea confusión para efectos de planeación, evaluación de operaciones y control administrativo.

Basándose en la razón expuesta, varias compañías optan por el uso del método del costo estándar en el procedimiento de costeo de materiales (valoración de inventarios, valoración de consumo de materiales), mediante el cual se registra la adquisición de material a un costo estándar o predeterminado, de manera que de los registros contables quedan excluidas las fluctuaciones en los niveles de precios, fluctuaciones que se registran al realizarse el análisis de variaciones.

Dada su importancia, cuando hay volúmenes de producción grandes, durante el estudio del Capítulo 8, Sistema de costos estándar, se profundiza en la aplicación de este método de valoración de inventarios.

mAteriAles

El método de las existencias básicas

funciona técnicamente bajo la filosofía del “justo a

tiempo”.

Por el método detallista los inventarios se valoran mediante la deducción

del factor de margen de utilidad bruta al valor de las existencias sobre la

base del precio de venta.


111

4.4.9 Método detallista

Por el método detallista la valoración de los inventarios se obtiene mediante la deducción del factor de margen de utilidad bruta al valor de las existencias sobre la base del precio de venta (precio con el cual el producto se ofrece al mercado), y de esta forma se determina el costo por grupo de artículos.

Las empresas dedicadas a la comercialización de artículos al menudeo suelen utilizar el método detallista; por ejemplo, tiendas de ropa de descuento, almacenes de grandes superficies de ventas al por menor y pequeñas comercializadoras de víveres (al detal o en bajo volumen), etc., debido a la simplicidad del método para efectos de determinar el costo de la mercancía vendida y para la valoración de inventarios.

Algunas consideraciones importantes para una óptima aplicación del método son:

w Controlar el margen de utilidad bruta, considerando la fluctuación en los niveles de precio de los bienes en el mercado.

w Formar grupos de artículos homogéneos, a los cuales se les ha de asignar el precio de venta en el mercado, con base en el costo de compra y en el margen de utilidad considerado.

wHacer control periódico de las existencias (inventario físico periódico) para efectos de ajustes relativos a la fijación de precios de venta y margen de utilidad bruta.

Si bien este método es sencillo, su aplicación y práctica tienen bastante complejidad, debido a la enorme cantidad de artículos que simultáneamente una entidad tiene que manejar mediante este sistema.

4.4.10 Factores que se deben considerar en la selección del método de valoración de inventarios

Se ha señalado la importancia de definir un sistema apropiado de valoración de inventarios, ya en una economía caracterizada por la fluctuación constante en los niveles de precios de los insumos de producción y bienes finales de consumo, o ya en un entorno de mercados altamente competitivos.

Algunos factores que se han de considerar para efectos de selección del método de valoración de materiales son:

1. Definir los métodos generalmente utilizados sobre la base del tipo de actividad que se desarrolla, es decir, tomando en consideración la actividad empresarial en que se opera (el tipo de negocio específico), el sector de industria y los mercados en los cuales se opera.

2. Determinar la relación entre el costo causado por concepto de material y el costo total del producto manufacturado.

3. Definir la frecuencia de la adquisición de materiales. Para tal fin existen técnicas y



112

modelos útiles, algunos de los cuales han sido estudiados (técnicas para establecer un equilibrio óptimo en el inventario de materiales), y el lector puede consultar otros en textos de investigación operacional.

4. Definir la frecuencia de las fluctuaciones en los niveles de precios (de compra de los insumos o de venta de los productos terminados).

5. Determinar la cantidad de materiales que se adquieren simultáneamente, a fin de minimizar el costo total por tal concepto.

6. Variación del valor relativo a la carga impositiva (determinación de utilidad por operación del negocio y del impuesto a la renta), dependiendo del método de valoración de inventarios utilizado.

7. Analizar la posibilidad, así como las ventajas y desventajas de aplicar diferentes métodos de costeo de materiales para diversos tipos de artículos en inventario.

Consideraciones en el procedimiento de valuación de inventarios obsoletos

Para garantizar un adecuado procedimiento de planeación de producción, evaluación de operaciones y control administrativo, en el proceso de valuación de inventarios debe considerarse el factor de obsolescencia. Al respecto algunas consideraciones son:

wAnte todo, determinar cuáles son los artículos de lento movimiento, mediante la aplicación de una base comparativa período tras período (frecuencia de uso), así como las causas que originaron tal fenómeno.

w Establecer procedimientos de comparación entre los artículos requeridos en el desarrollo del proceso productivo actual y los que a pesar de estar disponibles no son usados, lo cual permite identificar los materiales que han quedado obsoletos y las causas de eso.

w Cuando los modelos o los diseños del producto varían con regularidad, debe establecerse un programa de obsolescencia que permita ajustar el valor de las partes relacionadas con la producción más antigua. Por ejemplo, dicho programa de obsolescencia puede contener indicaciones, tales como: reducción del 20% del costo correspondiente a aquellas partes o componentes que tienen un año sin ser utilizados en el proceso, debido a variantes en los diseños; ajustar el costo de las partes que tienen dos años en inventario de materiales al 60% de su costo inicial; rebajar al 45% del costo las que tienen tres años, y a un 40% de su costo aquellas que tienen más de tres años. El valor resultante del ajuste debe considerarse en el período en el cual se establece que dichas partes han quedado obsoletas, debiendo ser reconocido en el balance general y en el estado de resultados.

mAteriAles


113

4.4.11 Inventario físico: mecanismo de control del costo de materiales

Para facilitar el reconocimiento de los materiales usados en producción, conviene aplicar un sistema de inventario perpetuo. Esta clase de inventarios le permite a la administración agilizar la preparación de estados financieros, sin incurrir en los gastos que implica el inventario físico, ya que la cifra que aparece en los registros del inventario final representa el saldo de las respectivas cuentas.

Sin embargo, para hacer el control administrativo es conveniente confrontar los resultados o las cifras obtenidas por el sistema de inventario perpetuo contra un inventario físico (conteo físico de los artículos). La comprobación mediante inventarios físicos puede ser continua o periódica.

wMétodo continuo: Con el método continuo, el conteo se distribuye a lo largo del período fiscal. Cada registro (contiene la información relativa a cada uno de los materiales) de inventario se verifica haciendo un conteo físico por lo menos una vez al año, y algunas veces en dos o tres ocasiones, dependiendo de la cantidad y la variedad de artículos que se tengan en existencia. Este procedimiento se desarrolla contando parte de las existencias en inventario cada día, cada semana o cada mes, basándose en un plan sistemático, y confrontando los resultados obtenidos con el saldo de las cuentas (inventario perpetuo), lo cual permite descubrir con rapidez los errores que se tengan (faltante en registros, faltante en existencias) y, por tanto, detectar y eliminar las causas generadores de tales inconsistencias.

La verificación periódica mediante el conteo de los artículos evita el incurrir en tiempo extra y el empleo de personal necesario para realizar el inventario anual. Por ejemplo, una empresa que contenga en inventario 700 artículos diferentes, y que lleve un sistema de inventario perpetuo, puede verificar diariamente mediante un conteo físico cinco o seis tipos diferentes de material, de manera que las existencias de cada artículo según registros puedan ser verificadas hasta dos o tres veces al año. En algunas empresas se acostumbra efectuar dicho conteo físico en el momento de realizar la solicitud de compra a sus proveedores.

Actualmente los sistemas de información y los desarrollos tecnológicos favorecen el conteo continuo o cíclico para efectos de control interno, y permiten en cualquier momento conocer la cantidad exacta de existencias, ya que permanecen en línea con los cambios en entradas y salidas que van alimentado al sistema. Tal es el caso del uso ya extendido de la identificación y el seguimiento de códigos de barras.

wMétodo de comprobación periódica: Mediante la aplicación del método de comprobación periódica, la cifra que aparece en los registros para el inventario final (totalidad del inventario en libros) se verifica en una fecha determinada, generalmente al finalizar el período fiscal, realizando un conteo real de las existencias. la gran desventaja de este procedimiento de comprobación es el costo en que se incurre por concepto del tiempo empleado para realizar el conteo; incluso algunas empresas suspenden su operación normal mientras se está realizando el conteo.


Los sistemas de información y los

desarrollos tecnológicos favorecen el conteo

continuo o cíclico para el control interno.


114

Para facilitar y obtener mejores resultados en el desarrollo de un conteo físico periódico total, se aconseja fijar la fecha del inventario sobre la base de la fecha de los registros financieros (últimos días del período). Dado que el procedimiento de conteo de los artículos en existencia puede prolongarse por varios días, conviene hacerlo en una fecha que se determine según el ciclo del negocio, de manera que al ajustarse el valor de los registros en libros éste pueda considerarse correcto para efectos de balance general a diciembre 31.

Otra recomendación fundamental, considerando la complejidad del procedimiento de conteo total, es que una vez determinado el(los) día(s) para su realización, debe procurarse al máximo reducir las existencias para tal fecha.

Bajo un sistema de inventario periódico (cuando no se mantiene un inventario perpetuo), la cifra de saldo en las cuentas corresponde al costo de los materiales usados en el proceso productivo. Dado que no se tiene un registro perpetuo, el costo de los materiales empleados en producción está representando exactamente el “costo de los materiales que supuestamente han sido utilizados”. De esta forma, siguiendo un sistema de inventario periódico, al surgir discrepancias entre la cifra arrojada por el inventario físico y el saldo en las cuentas (considerando compras durante el período, inventarios iniciales, y materiales “supuestamente” utilizados, para determinar el inventario final), difícilmente pueden descubrirse sus causas, al no existir registro perpetuo alguno que pueda seguirse para determinar los factores causantes de tales inconsistencias.

4.5 EFECTOS DE LA INFLACIÓN EN EL COSTO DE LOS MATERIALES

El precio en el mercado de los factores o los insumos de producción, así como de los bienes y servicios finales, es determinado por el libre juego de las fuerzas de oferta y demanda, por lo cual está sujeto a una permanente variación o fluctuación. La relación entre el dinero circulante y la cantidad de producción es el factor determinante del aumento o la disminución de los niveles de precios en el mercado. En cualquier economía el nivel de producción puede verse afectado por una serie de variables internas y externas (factores económicos, políticos, culturales, sociales, tecnológicos, de competencia, de mercado, etc.), que inciden de manera directa e indirecta sobre éste, provocando su decrecimiento acelerado, lo que unido a la falta de mecanismos válidos de control del circulante implica el incremento desmesurado en el nivel de precios, fenómeno llamado inflación, presente en todos los campos o sectores de la actividad económica. Entonces es menester tomar medidas que permitan regular, aunque no eliminar o evitar, los efectos que la inflación lleva consigo.

El cambio en los niveles de precios es fenómeno del cambio en el valor real del dinero, de manera que las adquisiciones hechas en diferentes tiempos se hacen a diferentes precios (valor del dinero en el tiempo), fenómeno que trae como consecuencia cifras irreales en la determinación de utilidades por operación del negocio, esto dependiendo del método de valoración de inventarios utilizado.

Por lo anterior, es indispensable aplicar procedimientos que permitan ajustar el valor de los materiales (costo que por concepto de materiales se carga al producto), tomándose en consideración los efectos de la inflación. Algunos de los procedimientos son:

mAteriAles


115

1. Realizar ajustes al valor de los inventarios, basándose en el índice de inflación o en el cambio en el nivel de precios.

2. Cargar al producto por concepto de costo de material, el valor de reposición (costear las unidades en producción sobre la base del precio que tendrá que pagarse para adquirir nuevas existencias de material).

3. Considerar como costo del material el precio del mercado en el momento actual (costear las unidades en producción sobre la base del precio de los materiales que prevalece hoy en día).

4. Registrar las adquisiciones de materiales a un costo estándar o predeterminado, en el cual se considera un porcentaje acorde con el nivel inflacionario (basándose en datos históricos), evitándose de esta manera efectuar ajustes permanentes, a menos que factores coyunturales provoquen un nivel inflacionario desproporcionado.

Los tres primeros procedimientos tienen aplicación para un sistema de costos reales.

4.5.1 Ajuste del valor de los inventarios basándose en el cambio en el nivel de precios

El índice general de precios está determinado por la relación entre el costo total de cierta cantidad de bienes y servicios de la canasta familiar y el número de éstos, denominado índice de precios al consumidor (IPC).

Ejemplo No. 2

Mediante este ejemplo se describirá el procedimiento que se ha de seguir para cargar el costo por concepto del material a la producción, considerando los efectos del fenómeno de la inflación.

Se requiere costear (asignación de costos) la orden de producción No. 23, con base en el sistema de costos históricos, y para el período transcurrido del presente año se dispone de la información siguiente:

efeCtos de lA inflACión en el Costo de los mAteriAles

Enero 1 Requisición No. 1 OP No. 23 $250

Febrero 1 Requisición No. 9 OP No. 23 $335

Marzo 1 Requisición No. 12 OP No. 23 $556

Bajo el supuesto de que el material requerido en enero 1 tuvo un costo de $250 y el índice de precios para la fecha era 1500; lo requerido en febrero 1 costó $335 cuando el índice de precios era 1700, y los materiales requeridos en marzo 1 tuvieron un costo de $556, y para tal entonces el índice era 1900; y que el método empleado por la empresa para efectos de valoración de inventarios es el PEPS o primeras en entrar, primeras en salir, ¿cuál es realmente el costo que por concepto de materiales debe cargarse a la orden de

Ejemplo


116

producción No. 23? Para determinar el costo de materiales que debe cargarse a la orden de producción No. 23, es necesario ajustar los precios de los artículos requeridos a una moneda de cierre.

Partiendo de que el índice general de precios al momento de costear la orden de producción es 1900, se procede a realizar el ajuste de los diferentes precios sobre la base de dicho índice. Entonces se tiene:

Vf = Vo (If / Io)

Donde:Vo:Preciodeadquisicióndelmaterial.

Io:Índicedepreciosalmomentodeadquirirelmaterial.

Vf:Valorfinal(precioajustadodelmaterial).

If:Índicedepreciosenelmomentodeactualizarelvalordelmaterial.

If/Io:Factordeajuste.

Se procede a actualizar el valor de los materiales:

Material correspondiente a la req. No. 1Vf=(250)*(1900/1500)=$316.666,66

Material correspondiente a la req. No. 9Vf=(335,5)*(1900/1700)=$374.970,58

Material correspondiente a la req. No. 12Vf=(556)*(1900/1900)=$556.000

En este caso el factor de ajuste es 1.

Entonces el costo que por concepto de material debe absorber la orden de producción No. 23 es:

Costo(mat.)=($316.666,66)+($374.970,58)+($556.000)

Costo(mat.)=$1.247.637,25

La orden de producción No. 23 deberá absorber $1.247.637,25 por concepto de costo de material y no $1.141,50 que sería el valor que se ha de cargar a dicha O P, al no considerarse los efectos de la inflación, caso en el cual los $106.137,25 (variación debida al ajuste en el valor de los materiales) pasan a formar parte de la utilidad por operación del negocio,

mAteriAles


117

ya que no se está adicionando dicho valor al costo del producto, lo que implica mostrar unos beneficios (utilidad) inflados e irreales, por lo cual la carga impositiva y el monto por concepto de dividendos será mayor, pudiendo llevar esto a la descapitalización de la empresa.

Costeo de materiales por el método del precio de reposición

El método del costo de reposición guarda gran similitud con el sistema de costeo de materiales del valor corriente o precio del mercado en el momento actual. El objetivo de la aplicación de estos métodos es procurar al máximo la conservación del capital de la empresa.

El costear los materiales consumidos en el proceso productivo por el método del costo de reposición (basándose en el precio que tendría que pagarse para adquirir nuevas existencias) pretende que el capital de la empresa, en cualquier momento, esté conformado por el aporte inicial más cierta capacidad que asegure el óptimo funcionamiento del negocio; esto contemplado en un mercado con tendencia constante al alza de precios (inflación).

El costear las unidades en producción sobre la base del precio de los materiales que prevalece en la actualidad (método del valor corriente o precio del mercado en el momento actual) busca evitar la descapitalización de la empresa, conservando como mínimo el capital aportado.

Ejemplo No 3:

En el ejemplo No.3 se tiene la siguiente información adicional a la suministrada:

efeCtos de lA inflACión en el Costo de los mAteriAles

Además del precio de compra de los artículos adquiridos, otros rubros

que pueden tratarse como elementos del costo de

materiales son los valores de fletes.

Enero 1: Requisición No. 1 OP No. 23 $250 $325

Febrero 1: Requisición No. 9 OP No. 23 $335,5 $395

Marzo 1: Requisición No. 12 OP No. 23 $556 $556

La última columna corresponde al precio de los materiales en el momento actual. Se pide determinar el costo que por concepto de material debe absorber la orden de producción No.23.

Costo(mat.)=($325)+($395)+($556)

Costo(mat.)=$1.276

La orden de producción No. 23 deberá absorber $1.276 por concepto de costo de material, si se aplica el método del valor corriente o precio del mercado en el momento actual, para efectos de costeo de las unidades en producción y de valoración de inventarios.

Ejemplo


118

4.6 ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL COSTO DE MATERIALES

Además del precio de compra de los artículos adquiridos, otros rubros que pueden tratarse como elementos del costo de materiales son los valores correspondientes a fletes (cargos de transporte sufragados por el comprador), seguros, descuentos por compra (que representan una reducción en el costo de los materiales) y costos de manejo de los mismos (recepción, inspección, almacenamiento, entrega, etc.).

Al incluir estos valores como parte del costo por concepto de materiales, se convierten en costos inventariables, y se constituyen en una parte del inventario de materias primas en el balance general, y aparecerán en el estado de resultados correspondiente al período en el cual los productos terminados para los cuales se utilizaron los materiales fueron vendidos, como parte del costo de venta (CMV).

4.6.1 Fletes

En el estudio de los formatos utilizados como mecanismos de control del flujo de materiales, se hizo referencia a la importancia del documento orden de compra, por cuanto en él se registran y consignan todas y cada una de las condiciones que van a regir la operación de compra de material, y de esta forma se constituye en una especie de documento base del compromiso adquirido entre proveedor-cliente. En la orden de compra se estipula, entre otros aspectos clave, el valor de los fletes, indicándose la parte por cuenta de quien correrá dicho cargo de transporte.

Si el comprador tiene a su cargo el sufragar el costo causado desde el embarque hasta el lugar donde se recibe la mercancía, los costos del flete deben ser tomados en consideración, al determinar el costo de los materiales recibidos. La situación se puede complicar cuando las mercancías a las que se aplican los gastos de embarque están compuestas por gran variedad de artículos de diferentes tamaños y pesos, lo que seguramente va a dificultar la identificación de tales costos con las unidades específicas de materiales.

Los cargos por concepto de fletes, generalmente, son asignados a cada artículo, basándose en el peso de cada uno de ellos, siempre y cuando se trate de artículos específicos del inventario. Sin embargo, en caso de presentarse complejidad en este tipo de asignación (gran variedad, pesos, tamaños, etc.), se pueden distribuir los gastos de embarque entre los artículos sobre una base de identificación específica, que comúnmente para estos casos corresponde al costo de factura relativa a cada artículo en el envío, independientemente del peso de los mismos. Este procedimiento puede realizarse siempre y cuando el valor del cargo por concepto de transporte sea significativo y resulte poco costoso para la empresa, en tiempo y dinero, la identificación de dicho costo con las unidades específicas.

Cuando estos costos tienen un valor poco significativo (importancia mínima), o cuando el costo causado por la distribución de los fletes entre los productos individuales excede los beneficios obtenidos de dicha distribución, se puede considerar como mejor alternativa llevar este valor como un costo indirecto de fabricación, y no realizar la asignación directa.

mAteriAles

Si el costo de fletes insignificante se lleva

como costo indirecto de fabricación.


119

Con base en políticas particulares, algunas empresas le dan al valor por concepto de fletes un tratamiento de gasto, argumentando simplificación del trabajo y ahorro de tiempo y dinero, al evitarse la identificación, sobre alguna base específica, del costo con las unidades de materiales. Esta práctica carece de fundamento válido desde todo punto de vista, y es considerada como un procedimiento simplista que se aleja del objetivo de equiparar los costos de producción relacionados con el ingreso por ventas del período.

4.6.2 Cargos por concepto de manejo de materiales

El costo de manejo de materiales involucra todos y cada uno de los desembolsos en que se incurre en los procedimientos de recepción, inspección, almacenamiento y entrega de los materiales. La distribución de dicho costo de manejo entre los diversos artículos resulta un proceso complejo, debido a la dificultad para identificarlos con las unidades específicas de material. Por esta razón generalmente se incluye el valor relativo a costos de manejo como parte de los costos indirectos de fabricación, aplicándose, según el procedimiento pertinente, a la producción. Sin embargo, cabe señalar, que algunas compañías han adoptado la práctica de aplicar una cuota por concepto de gastos indirectos de manejo de materiales, similar en su cálculo a la denominada tasa presupuestal de costos indirectos de fabricación. Dicha cuota, o tasa predeterminada relativa al costo de manejo, se aplica a la producción pertinente sobre la base del peso o sobre la base del costo de las unidades de material, e incluso empleando una de tales bases (peso) para prorratear cierta cantidad de la cuota predeterminada, y la distribución de la cantidad restante sobre la base del costo.

4.6.3 Descuentos por compra

Con frecuencia los proveedores ofrecen descuentos a sus clientes, concedidos ya sea por pronto pago, por pago al contado, o por volumen adquirido. Para llevar la contabilidad de los descuentos sobre compras se emplean dos métodos:

w Primer método: Basándose en los principios de contabilidad generalmente aceptados, el descuento sobre compras representa una reducción en el precio de compra de cada artículo específico de la factura, o una contrapartida a la cuenta de compras. Mediante el primer método (disminución en el precio de compra de cada artículo) los materiales deben ser registrados al precio neto (precio bruto según factura menos el descuento concedido), que representa el costo del material recibido.

Ejemplo No 4:

Una factura contiene los términos de pago siguientes: 5/10, n/30, lo cual indica que se realizará un descuento del 5% si el cliente efectúa el pago del valor de la factura dentro de 10 días contados a partir de la fecha de facturación. De otra forma, la factura tendrá que ser pagada por completo antes de los 30 días. Si la mercancía adquirida tiene una precio bruto de $500.000, el cliente, en caso de efectuar el pago dentro del lapso de tiempo estipulado para obtener el descuento (período de descuento), tendría que desembolsar $475 = {$500 - (0,05) * ($500)}.

El asiento contable para registrar la operación de adquisición de materiales es:

elemntos que ConformAn el Costo de los mAteriAles

Ejemplo


120

Inventariodemateriales $475

Cuentasporpagar $475

*Si el cliente paga a su proveedor dentro del período de descuento, el asiento contable a realizarse es:Cuentasporpagar $475

Bancos $475

Mediante la utilización de este método, los inventarios se registran sobre la base del precio neto (precio total de la factura menos el descuento).

*Si el cliente dejara de pagar la factura dentro del lapso o período de descuento, la pérdida de éste debe ser cargada a una cuenta titulada descuentos por compra perdidos, la cual representa los gastos financieros en los que ha incurrido la compañía, al no efectuar el pago dentro del término convenido que le otorgaba el descuento (por pronto pago). De esta forma, el asiento contable para registrar el pago es:


Descuentos por compra perdidos $25

Bancos $500

Se observa que este método revela los descuentos por compra que se han perdido, lo cual constituye una gran ventaja desde el punto de vista de control administrativo.

w Segundo método: Consiste en registrar la compra al precio de factura. De este modo, el asiento contable pertinente para el registro de la compra de materiales es el siguiente:

Inventariodemateriales $500


*En caso de efectuarse el pago de la factura dentro del período de descuento, el asiento contable para registrar el pago es:Cuentasporpagar: $500

Descuentos por compra obtenidos: $25

Bancos: $475

*Si el cliente efectúa el pago de la factura en fecha posterior al período de descuento, el asiento contable para registrar dicho pago es:Cuentasporpagar: $500

Bancos: $500

mAteriAles


121

Los descuentos sobre compras que se ganen se presentan en el estado de resultados como deducción de las compras brutas; y los inventarios quedarían registrados basándose en el precio total de la factura, sin considerar los descuentos, lo que da como resultado cifras exageradas por concepto de costo de inventarios.

Cabe señalar que, en épocas anteriores, algunas empresas presentaban los descuentos recibidos como utilidad por descuentos (utilidades en compras), fenómeno que desde el punto de vista teórico tiene poca justificación, partiendo de la base de que las utilidades solamente se obtienen por comercialización o por venta del producto, o por conservación de activos.

4.7 ASPECTOS CONTABLES

w Proceso de compra de materiales: Cuando se realiza el proceso de compra, deberá afectarse la cuenta denominada inventario de materiales y suministros. Esto es:

InventariodematerialesysuministrosXXX

Cuentasporpagarobancos XXX

Si se presenta el caso de una devolución por parte de la empresa, el asiento será:Cuentasporpagarobancos XXX


wUso de los materiales: A fin de realizar el asiento contable pertinente, es necesario conocer si el material es directo o indirecto respecto al producto, información que contabilidad financiera podrá obtener de la copia correspondiente a la requisición de materiales.

*Si el material es directo, el asiento contable será:InventariodeproductosenprocesoXXX


*Si el material es indirecto, deberá afectarse la cuenta correspondiente a costos indirectos de fabricación reales CIF (R), esto es:CIF(R) XXX


En caso de que se presente una devolución de material al almacén, éste deberá ir acompañado de un formato en el que se especifique claramente si el material es directo o indirecto, la orden de producción y la cantidad de material devuelto. Dicho registro debe ser diligenciado directamente por el jefe de producción y recibido por la persona encargada y responsable del almacén, quien deberá realizar el registro pertinente que certifique la entrada de los materiales al almacén. Por su parte, contabilidad financiera realizará los respectivos asientos contables, así:

elemntos que ConformAn el Costo de los mAteriAles

Los descuentos sobre compras que se ganen

se presentan en el estado de resultados como

deducción de las compras brutas.


122

* Si el material es directo, el asiento será:InventariodematerialesysuministrosXXX

InventariodeproductosenprocesoXXX

* Si la devolución corresponde a material indirecto, el asiento será:InventariodematerialesysuministrosXXX

CIF(R) XXX

Ejercicio No. 1:

Al finalizar el mes de octubre del año 1, la empresa “Odonto Servicio Ltda.”, dedicada a la elaboración de equipos odontológicos, muestra los siguientes rubros de acuerdo con las órdenes de producción que se están elaborando a la fecha:

Materiales despachados:

mAteriAles

EJERCICIOS DE APLICACIÓN

Orden de producción Valor

03 $120

04 $156

05 $217

Materiales indirectos $248

Herramientas de trabajo $162

Suministros de fábrica $185

Papelería para ventas y servicio $ 49

Suministros de oficina de administración $ 95


123

Determinar:

1. ¿Cuánto se debe cargar por materiales a cada una de las órdenes de producción (OP No. 03, OP No.04, OP No. 05)?

2. ¿Cuánto se debe cargar indirectamente?

3. ¿Cuánto se debe llevar a gastos del período?

Solución:

1. Debe recordarse que los materiales que se identifican con una orden de producción determinada son considerados directos y, por tanto, su costo se carga directamente al producto.

De lo anterior se deduce que el material despachado para cada una de las órdenes de producción (03, 04 y 05) es directo con respecto a dicha orden y, por lo tanto, su costo constituye el valor que se va a cargar directamente a cada una de ellas.

wA la orden de producción No. 03 se le deben cargar $120 por concepto de material directo.wA la orden de producción No. 04 se le deben cargar $156 por concepto de material directo.wA la orden de producción No. 05 se le deben cargar $217 por concepto de material directo.

2. Los materiales indirectos son aquellos que se requieren para el desarrollo del proceso productivo, pero su costo no puede ser cargado directamente al producto, ya sea porque no se identifican plenamente con una orden de producción determinada, y/o porque su valor es poco relevante y/o su uso poco significativo.

El costo por concepto de material indirecto es considerado como CIF.

ejerCiCios de APliCACión

Por materiales indirectos $248

Por herramientas de trabajo $162

Por suministros de fábrica $185

Total de costos a cargar en forma indirecta $595

Papelería para ventas $ 49

Suministros de oficina de administración $ 95

Total para llevar a gastos del período $144

3. Desde que se inició el estudio, se ha dejado en claro que como costo se consideran únicamente aquellas erogaciones que están relacionadas con producción; de manera que los demás desembolsos deberán ser tratados como gastos del período.

Partiendo de esto, como gasto del período se debe cargar el valor por concepto de:


124

Ejercicio No. 2:

La compañía “Coltex Ltda.” suministra la siguiente información, correspondiente al mes de abril, relativa a las cantidades y precios de adquisición del material A, bases para la fabricación de uno de sus productos.

mAteriAles

Se requiere determinar el total de costos que se van a contabilizar y el costo del material emitido, utilizando los métodos de valoración de inventario UEPS y PEPS.

Material A: Cantidad Valor

Saldo disponible a abril 1 235 und $1,5

Compras:

Abril 2 300 und $1,8

Abril 8 250 und $2,2

Abril 19 415 und $2,1

Abril 25 350 und $2,28

Entregas a producción:

Abril 03 480 und

Abril 06 45 und

Abril 10 98 und

Abril 18 140 und

Abril 21 410 und

Abril 28 370 und


125ejerCiCios de APliCACión

Registro del inventario utilizando el método PEPS

Total costos a contabilizarse: $3.116,15.

Resumen de material emitido

FechaRecepción

unidadEmisión unidad

Saldo unidad Costo unitario Costo recibido Costo emitido Saldo costo

Abril 01 235 $1,5 $352,5

Abril 02 300 535 $1,8 $540 $892,5

Abril 03235245

55 $1,8 $793,5 $99

Abril 06 45 10 $1,8 $81 $18

Abril 08 250 260 $2,2 $550 $568

Abril 101088

162$1,8$2,2

$211,6 $356,4

Abril 18 140 22 $2,2 $308 $48,4

Abril 19 415 437 $2,11 $875,65 $924,05

Abril 2122388

27$2,2$2,11

$867,08 $56,97

Abril 25 350 377 $2,28 $798 $854,97

Abril 2827343

7$2,11$2,28

$839,01 $15,96

Total $3.100,19 $15,96

Fecha Cantidad unidad Costo unitario Costo total

Abril 03235245280

$1,5$1,8

$352,5$441

$793,5

Abril 06 45 $1,8 $81

Abril 10108898

$1,8$2,2

$18$193,6$211,6

Abril 18 140 $2,2 $308

Abril 2122388410

$2,2$2,11

$48,4$818,68$867,08

Abril 2827343370

$2,11$2,28

$56,97$782,04$839,01

Costo material emitido: $3.100,19.


126

Registro del inventario utilizando método UEPS

Costo material emitido: $3.105,65.

Total costos que se van a contabilizar: $3.116,15.

Resumen de material emitido

mAteriAles

FechaRecepción

unidadEmisión unidad

Saldo unidad Costo unitario Costo recibido Costo emitido Saldo costo

Abril 01 235 $1,5 $352,5

Abril 02 300 535 $1,8 $540 $892,5

Abril 03300180

55$1,8$1,5

$810 $82,5

Abril 06 45 10 $1,5 $67,5 $15

Abril 08 250 260 $2,2 $550 $565

Abril 10 98 162 $2,2 $215,6 $394,4

Abril 18 140 22 $2,2 $308 $41,4

Abril 19 415 437 $2,11 $875,65 $917,05

Abril 21 410 27 $2,11 $865,1 $51,95

Abril 25 350 377 $2,28 $798 $849,95

Abril 28

3505123

7

$2,28$2,11$2,2$1,5

$839,45 $10,5

Abril 30 7 $1,5 $3.105,65 $10,5

Fecha Cantidad unidad Costo unitario Costo total

Abril 03300180480

$1,8$1,5

$540$270$810

Abril 06 45 $1,5 $65,5

Abril 10 98 $2,2 $215,6

Abril 18 140 $2,2 $308

Abril 21 410 $2,11 $865,1

Abril 28

3505123

370

$2,28$2,11$2,2$1,5

$798$10,55$26,4$4,5

$839,45


127

Ejercicio No. 3:

ejerCiCios de APliCACión

La empresa “Shirts Men Ltda.” se dedica a la producción y comercialización de camisas para caballero. La información siguiente corresponde al final del período contable del año:

Costos en los que se ha incurrido:

Costos en los que se ha incurrido:

Material directo usado $1.000

Mano de obra directa $600

Mano de obra indirecta $90

Otros CIF $100

Energía $50

Gastos de venta $100

Gastos de administración 100% gastos de ventas

IFMD 2.000 m

IFPT $92.

Producción del período 2.000 und

w Las ventas anuales ascendieron a: $3.000.

wNo se consideran inventarios iniciales.

w El inventario final de producto terminado fue trasladado al año siguiente al costo unitario promedio de ese año.

w Los precios de los materiales directos permanecieron estables durante todo el año.

w Se requieren dos metros de tela para fabricar una camisa.

Se requiere:

a. Determinar el costo total del inventario final de material directo.

b. Determinar el inventario final de producto terminado (número de unidades).

c. Determinar el precio de venta de cada unidad de producto en el año 2001.

d. Determinar la utilidad neta del período.


128

Solución:

a. Costo total del inventario final de material directo:

El cálculo se realiza de la manera siguiente:Materialesdirectosusados:$1.000.

Producción:2.000und.

Costodelosmaterialesdirectosusadosporunidaddeproducto:($1.000)/(2.000und)=$0,5/unidad.

Costopormetrodematerial:($0,5/unidad)/(2metros/unidad)=$0,25/metrodetela.

Entonces,elcostodelinventariofinaldematerialdirectoes:(2.000metros)*($0,25/metro)=$500

b. Inventario final de producto terminado: (número de unidades)

Para determinar el inventario final de producto terminado en unidades, debe calcularse el costo de producción por camisa, y dividir posteriormente el costo del inventario final de producto terminado entre el valor hallado (costo unitario de producción).

Costo unitario de producción:

Materialdirectousado $1.000

+MOD $600

+CIF

OtrosCIF $100

Energía $50

Manodeobraindirecta $90 $240

Costodeproduccióndelperíodo $1.840

Costo unitario de producción:=(Costodeproduccióndelperíodo)/Unidadesproducidas)

=($1.840)/(2.000und)=$0,92/und

Inventario final de producto terminado en unidades:= (Costo del IFPT) / (Costo unitario de producción)

=($92)/($0,92/und)=100und.

c. Precio unitario de venta: (Ventas anuales) / (Unidades vendidas)

Unidadesvendidas=(producción)-(IFPT)=(2.000und)-(100und)=1.900und

Preciodeventaunitario=($3.000)/(1.900und)=$1.578,94/und

mAteriAles



d. Utilidad neta del período:

Para determinar la utilidad obtenida por operación, se debe realizar primero el cálculo del costo de la mercancía vendida, y posteriormente preparar el estado de pérdidas y ganancias:

Materialdirectousado $1.000

+MOD $600

+CIF

OtrosCIF $100

Energía $50

Manodeobraindirecta $90 $240

Costodeproduccióndelperíodo $1.840

- IFPT $ (92)

Costo de mercancía vendida $1.748

Estado de pérdidas y ganancias

Ventas $3.000-Costodemercancíavendida $(1.748)

Utilidadbruta $1.252

- Gastos

Gastosdeventa $100

Gastosdeadministración $100 $(200)

Utilidad neta $ 1.052


130

AUTOEVALUACIÓN: PREGUNTAS Y EJERCICIOS PROPUESTOS

Para ayudarle al lector a conocer el rendimiento obtenido en el estudio del capítulo, en seguida se presenta una autoevaluación, que está en capacidad de resolver, siempre y cuando haya comprendido claramente los conceptos desarrollados.

I. Conteste correctamente las siguientes preguntas:

a. ¿Cuáles son los objetivos del control de materiales? Defina tres mecanismos que permitan ejercerlo.

b. ¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras en el control de materiales? ¿Cuáles las del almacén de materias primas?

c. Presente una clasificación de los materiales de acuerdo con su relación con el producto.

d. Explique claramente el procedimiento que debe seguirse en cada sección cuando se presenta una devolución de material directo al almacén por parte de producción.

e. Defina la documentación que se ha de diligenciar y los asientos contables que deben realizarse.

f. ¿Cuál es el documento básico para cargar el costo de los materiales directos a cada orden de producción?

g. ¿Cuándo se considera el costo del material de empaque como un material directo?

h. ¿En qué consiste el método ABC de planeación de inventarios?

i. ¿Cuál es el tratamiento que debe darse a los descuentos financieros otorgados por la compra de materiales?

j. Establezca una diferenciación entre los sistemas UEPS y PEPS de valoración de inventarios. Defina bajo qué condiciones la aplicación del sistema PEPS resulta más conveniente que el sistema UEPS.

k. ¿Cuál es el tratamiento adecuado para los materiales de desperdicio? ¿Cuál es el procedimiento que se ha de seguir respecto a su costo?

l. ¿Qué tratamiento debe darse al costo del material que se pierde por causas inherentes a deficiencias de carácter administrativo? ¿Cuáles otras causas podrían generar pérdida de material? ¿Qué tratamiento se da al costo en cada caso?

mAteriAles


131AutoevAluACión

II. Complete las siguientes afirmaciones:

a. Mediante el método de valoración de inventarios ___________________________, los materiales que se usan, se cargan según el último costo de compra.

b. Bajo ___________________________ cuando disminuye el costo de compra de materiales, las utilidades y la carga impositiva para la empresa, será menor que bajo ____________________________________.

c. Utilizando el método __________________________ después de cada compra. Se determina un nuevo costo unitario.

d. La importancia del formato “Orden de compra” radica en ______________________________________________________________________________________________________________________________.

e. Al precio de compra de materiales se debe cargar el valor pagado por: ____________________________, _________________________________________, siempre y cuando los valores de dichos conceptos sean ________________________________________________________________________________________.

f. Del precio de compra de materiales se debe deducir únicamente, __________________, mientras que los ________________________deben considerarse como ingresos financieros.

g. El método NIFO de valoración de inventarios se conoce también como el método del _________________que ____________________________________________________________________________________.

h. En períodos de aumento de precios, ___________________________, produce cifras más realistas para la toma de decisiones que _________________________________________________________________.


132

EJERCICIOS DE APLICACIÓN

Ejercicio No. 1:

El 23 de agosto del año en curso fueron despachados del almacén los siguientes materiales, según las requisiciones respectivas a cada despacho:

Se requiere determinar:

Requisición No.55 para la orden No.10 $700

Requisición No.58 para la orden No. 15 $1.000

Requisición No. 61 para la orden No.10 $700

Requisición No. 64 para repuestos $500

Requisición No. 67 para material de aseo $200

Requisición No. 70 para la orden No. 15 $800

a. ¿Cuánto se deberá cargar por concepto de material directo a la orden de producción No. 10? ¿Cuánto a la orden de producción No. 15?

b. ¿Cuál fue el total de materiales directos utilizados? ¿Cuál el de materiales indirectos?

c. Si de los materiales directos cargados a la orden de producción No. 15, se devuelven al almacén $120, ¿qué procedimiento debe realizarse? ¿Qué sucedería si la devolución hubiera sido de materiales indirectos?

Ejercicio No 2:

Para el período del año 2, la compañía “Pinilla Gómez S. A.” presentó utilidades de $15.000. “Pinilla Gómez S. A.” valora sus inventarios de acuerdo con el sistema UEPS. A diciembre 31 del año 1, sus inventarios costaban $22.500, y a diciembre 31 del año 2, $12.000.

De utilizarse el sistema PEPS, los inventarios a diciembre 31 del año 1 hubieran costado $22.500, y a diciembre 31 del año 2, $30.000. ¿Qué utilidad o pérdida habría obtenido la compañía de haber usado el sistema PEPS?

mAteriAles



Ejercicio No. 3:

El inventario inicial de material directo de la compañía “JPG”, a enero 1 del año en curso, era: 1.000 unidades a $10.

Durante el período se realizaron las compras siguientes:Enenero15:2.000unda$14.

Enenero28:1.200unda$15.

Para la producción del mes de enero y febrero se usaron 3.500 und de material. ¿Cuál fue el costo por concepto de material directo usado durante el bimestre en cuestión, si se usa:a. El sistema de valoración de inventarios UEPS?

b. El sistema de valoración de inventarios PEPS?

c. El promedio ponderado?

d. El sistema NIFO si el precio futuro por unidad de material se espera que sea: $16?

Ejercicio No. 4:

Al finalizar el período la compañía manufacturera “Escam Ltda.” realizó el inventario físico de materiales. La información obtenida como resultado de la confrontación entre el procedimiento realizado (conteo físico de existencias) y el valor registrado en libros, es la siguiente:

Producto Valor en libros Inventario físico Razón

MP-1 $30 $24 Evaporación del material

MP-2 $36 $30 Material estropeado

MP-3 $32 $36 Material comprado no registrado en libros

MP-4 $30 $24 Hurto de material

Requisición No. 70 para la orden No. 15 $ 800

¿Qué tratamiento contable realizaría usted? Explique para cada caso.


134

Concepto Desembolsos

Material directo usado $25.000

Mano de obra directa $15.000

Energía $1.250

Mano de obra indirecta $1.250

MOI fija $1.000

Otros CIF $1.500

Otros CIF fijos $1.000

Gastos de venta $1.500

Gastos de venta fija $1.000

Gastos de administración 100% gastos de venta totales

Ejercicio No. 5:

La actividad de la compañía “Prominer S. A.” es la producción y la comercialización de uniformes escolares. La información de costos para el mes de agosto fue la siguiente:

Otra información:w IFMD (inventario final de material directo) 40.000 metros.

w Se requieren 2 metros de tela para fabricar un uniforme.

w IFPT (inventario final de producto terminado) $2.300.

w Producción 4.000 und.

w Las ventas mensuales ascendieron a $75.000.

wNo se consideran inventarios iniciales.

w Toda la producción comenzada durante el período fue terminada.

w El inventario final de producto terminado fue trasladado al mes siguiente al costo unitario promedio de agosto.

w Los precios de los materiales directos permanecieron estables durante todo el mes.

Determinar:

a. Costo total del inventario final de material directo.

b.Inventario final de producto terminado (número de uniformes).

c.Precio de venta de cada uniforme durante el mes de agosto.

d.Utilidad neta obtenida por operación del mes de agosto.

mAteriAles

materiales - atena.uts.edu.co

Documents