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Manual Usuario Gepeto

Manual Usuario Gepeto – Diciembre 2010 Versión 1

Navegación en Gepeto

La navegación en Gepeto es muy sencilla. Consta de 5 fases:

1.Acceso2.Acogida3.Diagnóstico4.Plan de Trabajo5.Intervenciones

El correcto uso de Gepeto exige que la navegación se haga siempre siguiendo el mapa de la derecha.

De no hacerlo así, Gepeto no nos dará información sobre nuestras intervenciones.

Es obligatorio generar una solicitud y una respuesta para cada una de las actuaciones técnicas que hagamos con un participante.

Veamos con detenimiento cada una de las fases…

Acceso

Acogida

Diagnóstico

Plan de Trabajo

Intervenciones

Solicitud

Solicitud

Solicitud Respuesta

Respuesta

Vivienda –Situa.económica

Salud

Hogar

Laboral

Recorrido formativo

Jurídica

Respuesta



Acceso

Acogida

Diagnóstico

Plan de Trabajo

Intervenciones

Solicitud

Solicitud

Solicitud Respuesta

Respuesta

Vivienda – Situa.económica

Salud

Hogar

Laboral

Recorrido formativo

Jurídica

Respuesta

El acceso a estas 5 fases se puede hacer desde la venta de Búsqueda de Participantes o desde la ventana de Datos del Participante.



El acceso es la primera acción con el participante.

Nos limitamos a recoger datos relacionados con:

Datos personales Colectivo (marcaremos el

que condiciona nuestra intervención y en un máximo de tres).

Datos de contacto Dirección de residencia Datos de situación legal y

permisos



La acogida es la primera intervención técnica que realizar un agente con un participante. Es una entrevista individual.

Toda intervención realizada por agente precisa, ineludiblemente, generar una solicitud y su correspondiente respuesta.

AcogidaSolicitud

Vivienda – Situa.económica

Salud

Hogar

Laboral

Recorrido formativo

Jurídica

Respuesta



El diagnóstico nos permite recoger, información del participante centrado nuestra atención en cuestiones clave predefinidas.

Gepeto permite predefinir varios ámbitos de aplicación del diagnóstico y para cada uno de ellos permite establecer indicadores cuantitativos que nos ayudan a obtener una valoración final.

Gepeto permite hacer el mismo diagnóstico en diferentes momentos de nuestra intervención. Con ello podemos ver la evolución de la persona a lo largo de un período de tiempo.

Para realizar un diagnóstico tenemos que crear una solicitud y su

correspondiente respuesta


Navegación en GepetoLa información técnica recogida en la entrevista de acogida junto con la información del diagnóstico nos permite crear un Plan de Trabajo.

Acogida + Diagnóstico = Plan de TrabajoEl Plan de Trabajo es un documentos en el que detallamos el itinerario de trabajo a realizar con el participante.

Gepeto nos permite detallar los objetivos que nos proponemos alcanzar y programar las actividades necesarias para alcanzarlos, tanto para elparticipante como para el agente.



El Plan de Trabajo se lleva a cabo a través del desarrollo de Intervenciones técnicas.

Atendiendo al número de participantes con los que trabajamos en cada acción, las intervenciones pueden ser grupales o individuales.

Gepeto nos permite recoger información detallada sobre cuestiones relacionadas con la intervención.

Para ello, es preciso crear solicitudes y respuestas para cada una de las intervenciones técnicas que realicemos con elparticipante.

!!!!Importante!!!!!. Recuerda que la Acogida es una acción técnica y que requiere de la generación de la correspondiente solicitud y respuesta.


Navegación en Gepeto Gepeto nos permite recoger una gran

cantidad de información.

Gepeto necesita que cumplimentemos cierta información y otra no. En caso de que el dato sea obligatorio veremos que viene marcado con el símbolo *.

Es muy importante cumplimentar este tipo de datos porque son los que informan indicadores.

Gepeto es una herramienta de trabajo muy potente. Cuanta más información grabéis en el sistema más sencillo será vuestro día a día.

Veamos cómo cumplimentar la información en cada una de las ventanas. Para ello vamos a navegar por Gepeto siguiendo el mapa que ya conocemos.

Pon este documento en modo presentación y picha en cada uno de los cuadros del mapa, te llevarán a donde quieres ir.

Acceso

Acogida

Diagnóstico

Plan de Trabajo

Intervenciones

Solicitud

Solicitud

Solicitud Respuesta

Respuesta


Salud

Hogar

Laboral

Recorrido formativo

Jurídica

Respuesta


Solicitud - Respuesta

Como ya sabemos, el Plan de Trabajo esta formado por un conjunto de tareas y actividades que nos van apermitir alcanzar unos objetivos.

Podemos establecer objetivos tanto para el agente, qué pretendemos conseguir y, objetivos para elparticipante, qué pretendemos que el participante consiga con nuestra ayuda.

En el Plan de Trabajo establecemos, para el agente y el participante, qué actividades vamos a desarrollar,cuándo se van a realizar y cómo están relacionadas con los objetivos marcados.

El punto de partida para la definición del Plan de Trabajo son la entrevista de acogida y el diagnóstico.

Ambas son intervenciones técnicas. Deben ser realizadas por un agente.

También son intervenciones técnica aquellas que un agente realiza para llevar a cabo las actividades descritasen el Plan de Trabajo.

Veamos esto con un sencillo ejemplo.


Solicitud - RespuestaJuan es enviado por su trabajadora social de los SS de Villaverde al programa de Orientación Laboral de Fundación Tomillo para que le ayudemos a buscar un empleo.

Una orientadora laboral recibe a Juan y tiene una primera entrevista. Ella la OSL informa a Juan de los servicios que ofrece OSL y Fundación Tomillo y registra, en su caso, información de Juan: nombre, apellidos, dirección postal, edad, situación legal en España, entre otros.

Si procede, al OSL cita a Juan para una entrevista en la que van a profundizar en otras cuestiones que van a permitir a la OSL ir dibujando el perfil psicosocial de Juan, experiencia laboral, currículum formativo, salud, situación jurídica.

Con esta información y, junto con Juan la OSL realizará un diagnóstico de empleabilidad de Juan. Con ello la OSL intentará conocer cuáles son las competencias de Juan y qué condicionantes tiene a la hora de encontrar un empleo.

La OSL elabora el Plan de Trabajo. Conoce el nivel de competencia de Juan en diversos aspectos que ha valorado en el diagnóstico y cómo la falta de competencias le están impidiendo acceder el empleo. Fija uno objetivos a alcanzar y establece el itinerario de actividades a realizar para que Juan supere este déficit de competencias.

Se reúne con Juan, le informa de su valoración, busca su compromiso y empiezan a trabajar.

Acceso

Acogida

Diagnóstico

Plan de Trabajo

Intervenciones

Solicitud

Solicitud

Solicitud Respuesta

Respuesta


Salud

Hogar

Laboral

Recorrido formativo

Jurídica

Respuesta


Gepeto utiliza Solicitud y

Repuesta para recoger información sobre la intervención técnica con el participante (acogida e intervenciones).

Recuerda siempre crear una solicitud y una respuesta para cada una de las intervenciones técnicas con un participante. De no hacerlo será imposible extraer información para realizar informes.

Para crear una Solicitud y /o una respuesta selecciona haciendo clic en el botón Intervenciones después de haber seleccionado al participante en la ventana de búsqueda de participante (más adelante veremos como se crear un participante)

Solicitud - Respuesta


SolicitudEn la ventana de intervenciones tenemos un menú horizontal con 5 opciones: solicitudes, respuestas, seguimientos, intervención externa y resumen.

Selecciona solicitudes haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Se abrirá la venta Solicitudes. En la parte de la derecha hay un menú vertical que nos permite tres opciones: añadir, detalle y borrar.

Al seleccionar añadir haciendo clic con el botón derecho del ratón de abre la venta para añadir una solicitud nueva.


SolicitudesAñadir Nº Solicitud: se crea automáticamente. Fecha Solicitud: fecha en que generas la

solicitud Fecha actualización: fecha en que es

modificada la solicitud. Fecha Grabación: fecha en que es grabada la

solicitud en Gepeto Proyecto: nombre el proyecto que financia la

intervención con el participantes. Atiende: nombre del agente que atiende al

participante Solicitud General: área de la Fundación

Tomillo en la que se enmarca la intervención. Solicitud Detalle: tipo de intervención. Resolución: estado de la solicitud Fecha Fin: fecha de respuesta a esta solicitud Horas: tiempo dedicado Individual/ Colectiva: seleccionar en función

del tipo de intervención en relación al número de participantes.

Observaciones: recoge información en texto de la solicitud.

Datos Remitente: recoge información sobre quién envió al participante.

No te olvides de guardar antes de salir


SolicitudesAñadirDespués de guardar veremos que la ventana de intervenciones nos aparece información sobre la solicitud.

Haciendo clic en el botón detalle, podremos volver a la solicitud y modificarla o verla.

Si lo que queremos es borrarla, selecciona el botón borran haciendo clic con el botón derecho del ratón.


SolicitudesDetalleSeleccionando detallahaciendo clic con el botónderecho del ratón puedesrecuperar la informacióngrabada en la solicitud.

Es muy útil cuando pasatiempo entre la solicitud detutoría y la respuesta a ésta.

Después de realizar laacción técnica que proceda,el agente debe grabar larespuesta que le ha dado alparticipante.

Para ello selecciona con unclic el botón crear respuesta.


RespuestaAñadirSe nos abre la venta de respuesta. Veremos que casi toda la información ya esta cumplimentada, ya que la tomade la solicitud. Solo cumplimentaremos la Fecha Fin, el agente que atiende, resultado y a que plan de trabajo(estrategia) esta asociada esta intervención técnica.

En observaciones grabaremos la información que consideremos respecto de la intervención realizada.

Recuerda guardar antes de salir.


SeguimientoGepeto nos permite guardarinformación sobre seguimientosque hacemos al participante.

Los Seguimientos no sonacciones presenciales, soncontactos que vamos manteniendocon el participante para irrevisando el cumplimiento decompromisos.

Puedes añadir tantos comoquieras.

Seleccionado uno en la rejilla deresultado y luego haciendo clic enel botón detalle puedesvisualizarlos.

Puedes añadir documentación.

No olvides guardar en cadaventana.


Intervención Externa

En la pestaña deIntervención ExternaGepeto nos ofrece laposibilidad de guardarinformación de actuacionescompartidas con otrasentidades.

Selecciona añadir paragrabar información de laintervención externa.

Puedes volver a ellaseleccionando primero laintervención y despuéshaciendo clic en el botóndetalle.


Resumen

Seleccionando la pestaña deResumen, Gepeto nosmuestra la relación desolicitudes y respuestasrealizadas con unParticipante.

Las últimas intervencionesaparecen las primeras.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesSeleccionamos participantes enel menú principal. Colocamos elpuntero del ratón en Participantes yle damos un clic al botón derecho.


Acceso ParticipantesAñadir Participantes Búsqueda de participantes

BUSCAR PRIMERO

Aparece la ventana debúsqueda de participantes.Puede suceder que elparticipante ya esté creadoen Gepeto. Por ello, serecomienda buscar primeroal participante


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesBúsqueda de participantes

Cuando seleccionamosparticipantes del menúprincipal, se abre la ventanade búsqueda departicipantes.

La búsqueda departicipantes se puederealizar en función en funciónde:

•1.1.1.1- Datos participante•1.1.1.2- Datos Intervención•1.1.1.3.-Datos Baja


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesBúsqueda Participantes por Datos Participante

Seleccionamos esta opcióncon haciendo clic con botónderecho del puntero del ratónen el menú que aparece enla parte superior de laventana de BúsquedaParticipantes.

Para buscar un participantepodemos cumplimentaruno o varios de los criteriosde búsqueda que aparecenen la ventana BúsquedaParticipantes



Por ejemplo, para buscar unparticipante cuyo primerapellido es Rodríguez,escribiremos en el campoApellido 1 “Rodríguez” yhacemos clic en el botónBuscar.

En la parte inferior de larejilla de búsqueda nosaparece el resultado.Situamos el puntero del ratónencima del nombre delparticipante y leseleccionamos con un clicdel botón derecho del ratón.



• En el caso de que no exista algún participante con los datos de búsqueda que hayamos cumplimentado, en la rejilla de resultado de búsqueda aparecerá el mensaje:

“No existen resultados para los criterios de búsqueda seleccionados.”

• En el caso de que el número de participantes que cumplen el criterio de búsqueda sea muy elevado en la rejilla de resultado de búsqueda aparecerá el mensaje:

“Demasiados Registros”

• Para evitar esto, recomendamos cumplimentar al menos dos de los criterios de búsqueda.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesBúsqueda Participantes por Datos Intervenciones

Seleccionamos la opciónDatos Intervención en laparte superior.

En este caso tenemos doscriterios de búsqueda. Lasfechas de intervención y elnombre del proyecto. El dato“Atendido por” secorresponde con el nombredel agente que atiende alparticipantes, solo secumplimenta después deseleccionar un proyecto.



Para seleccionar un proyecto hacemos clic con el botón derecho del ratón en la línea de puntos que aparece junto a Proyectos.

Se abrirá la ventana de búsqueda de proyectos.

Cuantos más datos del proyecto cumplimentemos en la rejilla de búsqueda, más preciso será el resultado. Si no conocemos los datos del proyecto hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón buscar.



En la parte inferior de la rejilla de búsqueda aparece el resultado.

Seleccionamos haciendo doble clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del proyecto.

También podemos seleccionar el proyecto haciendo clic en el botón Seleccionar que aparece en la ventana.



Vemos que en la rejilla de búsqueda de participantes aparece el nombre del proyecto seleccionado.

Seleccionamos buscar desde esa ventana y aparecerá el nombre de los participantes que están en el proyecto.

Para seleccionar uno, hacemos clic sobre el nombre del participante.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesBúsqueda Participantes por Datos de Baja

En la ventana de búsqueda de participantes seleccionamos con el puntero del ratón la opción Datos Baja.

Las opciones de la ventana de búsqueda y el procedimiento de uso es el mismo que en el caso de búsqueda por Datos Participantes (1.1.1.1- Datos participante)


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes

Desde la venta inicial seleccionamos Participantes del menú principal



Aparece la ventana Búsqueda Participantes.

Seleccionamos el botón Añadir Participantehaciendo clic con el botón derecho del ratón



Aparece la venta Datos personales.

Hacemos clic en el botón ver datos


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes - Colectivo

Se despliega una ventanacon más registros paraañadir datos del nuevoparticipantes.

Los registros que vienenseñalados con * se deben decumplimentarobligatoriamente.

Para indicar el colectivo,seleccionamos el botónañadir. Aparece un menúdesplegable. Buscamos elcolectivo y lo seleccionamoscon un clic del botón derechodel ratón.

Podemos seleccionar unmáximo de 3 colectivos,indicando para cada uno deellos la prioridad 1, 2 o 3.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes - Colectivo

Para indicar el colectivo,seleccionamos el botónañadir. Aparece un menúdesplegable. Buscamos elcolectivo y lo seleccionamoscon un clic del botón derechodel ratón.

Podemos seleccionar unmáximo de 3 colectivos,indicando para cada uno deellos la prioridad (1, 2 o 3) decada uno en función de laimportancia que le damosrespecto de la intervenciónque hacemos con él.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Datos de Contacto

En datos de contactoademás del teléfono aparecen otros 3 registros obligatorios:•Área. Seleccionamos el área dentro de la Fundación que realiza el acceso del participantes•Programa. Seleccionamos el programa dentro del área de la Fundación que realiza el acceso del participantes. Al seleccionar el área de la Fundación solo aparecen los programas correspondientes a ese área•Origen contacto. Seleccionamos el que proceda.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Dirección de Residencia

Dirección de residencia. Por defecto aparece siempre como provincia de residencia Madrid. Si necesitamos cambiarla, colocamos el puntero del ratón sobre la flecha que aparece en el campo provincia y seleccionamos haciendo clic la que proceda del menú que se despliega.

En el caso de localidad el dato aparece en blanco. Para seleccionar una operamos igual que en el caso de selección de provincia.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Dirección de ResidenciaDespués de seleccionar la localidad del menú desplegable, tenemos que recoger el dato de calle, código postal, número de portal, piso y escalera.

Para recoger el dato nombre de calle tenemos que poner en puntero del ratón sobre el botón con 3 puntos que está a la derecha del campo nombre vía y hacemos clic con el botón derecho del ratón.

Se abre una ventana de búsqueda de dirección.

En el campo Nombre de Vía escribimos el nombre de la calle. Por ejemplo, Albuñuelas y con el puntero del ratón hacemos clic en buscar.

Aparece como resultado todas las calles de la localidad Madrid que en su nombre tengan la palabra Albuñuelas.

Seleccionamos la que corresponda situando el puntero del ratón encima del nombre de la calle y haciendo doble clic.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Dirección de Residencia

Al seleccionar el nombre de la calle dentro del tramo correspondiente se cierra la venta de búsqueda y automáticamente quedan recogidos el nombre de la calle y el código postal.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Guardar documentosGepeto nos permite guardar documentos relacionados con el participante que estamos dando de alta.

Para ello, debemos seleccionar el botón documentación que aparece en la parte inferior de la pantalla Datos Personales, haciendo clic con el botón derecho del ratón.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Guardar documentosSe abrirá la pantalla Documentación.

Seleccionando el botón Explorar buscaremos el documento, luego seleccionamos haciendo un clic con el botón derecho del ratón Cargar y el documento se añadirá al listado de documentos existentes.

Para eliminar alguno, seleccionamos en la columna Eliminar haciendo un clic con el botón derecho del ratón y luego hacemos clic en el botón eliminar.

Para salir de esta ventana hacemos un clic en el botón Salir y volvemos a la ventana de datos participante.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Consulta Históricos Participante.

Gepeto nos permite consultar datos históricosdel participante y sus modificaciones en cuanto a.

• Situación Legal• Estado Civil• Residencia

La modificación de estos datos se realiza a través de las opciones de Acogida.

Haciendo clic en el botón salir volvemos a la ventana de Datos Participante.


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes - Guardar Datos PersonalesCuando terminamos de introducir todos los datos del nuevo participante debemos guardarlos haciendo clic en el botón guardar

Gepeto nos informa si existe algún otro participantes con ciertos datos duplicados:

• Nombre y apellidos• NIF• Pasaporte• Nº Seg. Social• Teléfono Domicilio• Dirección Postal


Acceso ParticipantesAñadir ParticipantesAñadir nuevos participantes – Búsqueda de duplicados

Cuando seleccionamos el botón de guardar en la ventana anterior, si hay datos duplicados nos aparece esta ventana.

Gepeto nos indica que datos del participantes que estamos dando de alta coinciden con otros preexistentes.


Acogida Participantes

• La acogida de participantes es una acción técnica que realizaun técnico/a

• Durante la entrevista de acogida se recogen datos sobre:– Vivienda y Situación Económica.– Situación Salud– Situación Jurídica– Recorrido Formativo– Laboral– Hogar

• Gepeto permite acceder a la grabación de datos de Acogida por dos caminos.– Desde la ventana de Búsqueda de Participantes– Desde la ventana de Datos Personales


Acogida Participantes


Acogida ParticipantesVivienda y Situación Económica

Desde esta ventana podemos recoger datos del participantes sobre:

• Vivienda• Persona sin hogar• Situación económica


Acogida ParticipantesVivienda – Datos viviendaEn la rejilla de datos de vivienda aparecen por defecto los datos de vivienda creados en el acceso.

Seleccionamos la vivienda haciendo clic con el botón derecho encima de la dirección.

Hacemos clic con el botón derecho del ratón en el botón Detalle.

Se abre la ventana Datos Vivienda que podemos cumplimentar.

!!No te olvides de guardar los datos en esta venta y en la anterior!!


Acogida ParticipantesVivienda – Nuevo DomicilioGepeto nos permite recoger información sobre cambios de domicilio del participante.

Para ello, seleccionamos Nuevo Domicilio haciendo clic con el botón derecho del ratón.

Se abre la venta Nuevo Domicilio. Gepeto ofrece la posibilidad de:• Crear un nuevo domicilio (caso de mudanza del participante)• Casa de un participantes. Asignar al participante actual al domicilio de otro.• Dirección no recogida en callejero• Dirección desconocida


Acogida ParticipantesSituación SaludEn esta ventana podemos recoger información sobre:

Situación de dependenciaEnfermedadesDiscapacidadPruebas médicasY otros

Haciendo clic con el botón derecho del rato en los desplegables podrás ir seleccionando la información que precises.

Recuerda Grabar antes de pasar a la siguiente pestaña!!!!!


Acogida ParticipantesSituación JurídicaEn esta ventana podemos recoger información de la situación penitenciaria del participante.

Haciendo clic en añadir procesos podrán recoger más información.

No olvides grabar antes de pasar a la siguiente ventana.


Acogida ParticipantesRecorrido formativo

En esta ventana podemos recoger información sobre el curriculum formativo del participante. Selecciona en Añadir Idiomapara recoger información sobre nivel de conocimiento de idioma.Selecciona en Añadir Formaciónpara recoger información sobre el curriculum formativo del participante.

Guarda siempre al salir de cada ventana


Acogida ParticipantesLaboralEn la ventana Laboral podemos

recoger información sobre:

Situación laboral del participante Preferencia Laboral Experiencia laboral. Haz clic en el

botón Añadir Experiencia. Podrás recoger información sobre el itinerario laboral del participante. No te olvides de guardar antes al salir de la venta

Proyecto de negocio. Podrás recoger información de unos o varios proyectos de negocio del participante. No te olvides de guardar antes al salir de la venta.

Observa que puedes adjunta documentos relacionados con participante. Por ejemplo: su curriculum, su plan de negocio, su foto, etc.….

Gepeto te permite además recuperar estos documentos en cualquier momento para modificarlos o solo consultarlo, y además desde cualquier terminal ya que los guarda en un servidor seguro. Genial verdad!!!!!

Recuerda guardar antes de pasar a otra venta.


Acogida ParticipantesHogar

En la ventana Hogar podemos recoger información sobre persona que conviven en el mismo hogar que el participante y si cuentan con apoyo en el domicilio. Muy útil en el caso de participantes que sean personas dependientes.

Recuerda guardar antes de salir

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