manual prototipo gerencia proyectos

PROTOTIPO PARA EL GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIN MANUAL DEL USUARIO Ing. Jos Antonio Tern Carren

2

CONTENIDO

2. DISEO DE FORMATOS 3 2.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS 3 2.2 PROCESOS Y CONTENIDOS 5 2.3 FORMATOS ADOPTADOS EN VERSIN PROTOTIPO 7 2.3.1 FORMATO 1 - REGISTRO Y PROGRAMACIN DEL PROYECTO 7 2.3.2 FORMATO 2 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO CONDICIONES TDRS Y DBC 8 2.3.3 FORMATO 3 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO PROCESO LICITACIN- CONTRATACIN 9 2.3.4 FORMATO 4 - REGISTRO DE CONTRATOS Y GARANTAS 9 2.3.5 FORMATO 5 - INICIO DE OPERACIONES 10 2.3.6 FORMATO 6 - REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE PROGRAMAS NACIONALES Y CONTRAPARTE LOCAL 10 2.3.7 FORMATO 7 - PROGRAMACIN DE EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS 11 2.3.8 FORMATO 8 - EJECUCIN FSICA Y FINANCIERA INFORMES DE EJECUCIN 11 2.3.9 FORMATO 9 AVANCE EN EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS 11 2.3.10 FORMATO 10 AVANCE EN EJECUCIN FINANCIERA DE SERVICIOS 11 2.3.11 FORMATO 11 CAMBIOS EN EL PROCESO DE EJECUCIN 12 2.3.12 FORMATO 12 CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 12 2.4 REPORTES GENERADOS POR EL PROTOTIPO 12 2.4.1 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO 12 2.4.2 REPORTE DE EJECUCIN FSICA 13 2.4.3 REPORTE DE EJECUCIN FINANCIERA 13 2.4.4 GRFICOS DE CONTROL DE EJECUCIN 13 2.4.5 CONTROL DE PLAZOS DE EJECUCIN SEGN ETAPA DE DESARROLLO DE CADA SERVICIO 13 2.4.6 REPORTE DE CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y LEGAL 14 2.4.7 REPORTE POR DEPARTAMENTO 15 2.4.8 DETALLE DE PROYECTOS Y MONTOS COMPROMETIDOS POR FINANCIADOR 15 2.4.9 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE ASIGNADOS POR PROGRAMA 15 2.4.10 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR EJECUTOR 15 2.4.11 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR SUPERVISOR 16 2.4.12 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS POR MUNICIPIO 16

2. DISEO DE FORMATOS 2.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE LOS PROCESOS Con base en estas relaciones, el diagrama de flujo incluye:

Actividades GAD/GAM Secretara Administrativa Financiera

3. Preparacin de DBCs y TDRs para Supervisin y Gestin del Servicio

Contratistas y Supervisores de

Proyectos

Prepara y aprobacin de DBCs y TDRs

4. Aprobacin de DBCs Supervisores y Contratistas

5. Publicacin proceso de Contratacin Supervisores y Contratistas

6. Evaluacin, Calificacin y Seleccin Supervisores y Contratistas

7. Contratacin Supervisores y Contratistas

Prepara y Procesa Invitaciones Pblicas

Desarrolla Invitaciones Pblicas

Evala, Califica y Selecciona Supervisores y Contratistas

Contrata Supervisores y Contratistas

Participan en Proceso Competitivo

Secretara de Infraestructura

Secretara de Planificacin

2. Programacion de Proyectos Estratgicos

1. Identificacin y suscripcin de acuerdos para la prestacin de Servicios

Programacin para la Prestacin de

Servicios

Programacin de Cartera de Proyectos Estratgicos 1"

2"

8. Solicitud y Registro de la Demanda de Servicios

9. Revisin y Aprobacin de Registro de Solicitudes

10. Asignacin de Supervisor y Operador de Servicios

11. Solicitud de Pagos y Desembolsos de Contraparte

12. Notificaciones y Orden de Proceder

13. Inicio de Actividades de Ejecucin

Confirmacin de Aplicacin de Registro del Servicio en Sistema

de M&E

Aplicacin de Registro del Servico

en Sistema M&E

Comunicacin Oficial de Asignacin de supervisor y Operador de

Servicios

Formalizacin de Adjudicacin de Servicios

Emisin de notificacin para Desembolso de Financiador y

Aportes de Contraparte Local

Certifica Desembolsos de

Programa y Aportes de

Contraparte Local

Emite Orden de Proceder

Acuerdan Plan de Ejecucin, Productos, Hitos y Parmetros de Programacin Fsica y Financiera

Registra y Evala Plan de Ejecucin

Aprueba y Comunica Plan de Ejecucin

Inicio de Actividades FI y

DESCOM

Deposita Aportes de Contraparte

Local

Formalizacin de Adjudicacin de

Servicios

3"

4"

5"



Proyectos



4

14. Solicitud de Anticipo y Entrega de Garantas

15. Registro de Garantias y Desembolso Anticipo

16. Presentacin Primer Informe de Logro de Productos

17. Procesamiento de Pago y Desembolso Primer Informe de Logro de Productos

18. Presentacin Segundo Informe de Logro de Productos

19. Procesamiento de Pago y Desembolso Segundo Informe de Logro de Productos

Revisin de garantas de buena

ejecucin y de anticipo

Certificacion y Registro de Garantas

Presentacin de garantas de buena

ejecucin y de anticipo

Aprobacin y Desembolso de

Anrticipo

Presentacin de Primer Informe

Logro Productos

Aprobacin Primer Informe Logro

Productos

Certificacin de Registro de

Informacin de logro Productos

Desembolso Primer Pago de Productos

Comunicacin Pagos por Informe Logro Productos

Recepcin Oficial de

Informacin sobre Garantas

y Anticipos

Presentacin de Segundo Informe Logro Productos

Aprobacin Segundo Informe Logro Productos

Desembolso de Anticipos

Desembolso Segundo Pago de

Productos

Revisin de Aplicacin de

Registro del Servicio en Sistema de M&E

6"

7"



Proyectos



Procesa Archivos Electrnicos y Cierra Carpetas de Archivo Fsico

Procede con Cierre Tcnico, Administrativo, Financiero y Legal

20. Presentacin Informe Final de Logro de Productos

21. Procesamiento de Pago y Desembolso Informe Final de Logro de Productos

Presentacin de Informe Final Logro

Productos

Aprobacin Informe Final Logro Productos

Certificacion y Registro Informe

Final Logro Productos

Aprobacin y Desembolso Pago Final de Productos

22. Cierre de Servicios y Cierre de Contratos

Comunicacin Oficial de Cierre de

Servicios

Recepcin y Cierre

Desembolso Pago Final de

Productos

Recepcin y Cierre

Comunicacin Pagos por Informe Logro Productos

Revisin de Aplicacin de

Registro del Servicio en Sistema de M&E

8"

9"



Proyectos



5

2.2 PROCESOS Y CONTENIDOS El diagrama de flujo permite identificar los contenidos de los formatos, las actividades clave a considerar y los resultados esperados del proceso.

No. Contenido Actividades Claves que Cubre Resultados del Proceso

1

Programacin de Servicios

1) Identificacin y suscripcin de acuerdos para la prestacin de servicios

2) Programacin de servicios de FI, DESCOM y AT

3) Aplicacin de registro del servicio en sistema de M&E

4) Suscripcin de convenios interinstitucionales para la cofinanciacin

1) Programacin de Cartera con MAAyA y acuerdos interinstitucionales

2) Programacin financiera y organizacin para la ejecucin

3) Determinacin de presupuesto y financiamiento

4) Cartera Registrada en el sistema de M&E

5) Convenios de cofinanciacin suscritos

2

Contratacin de Ejecutores para servicios FI, DESCOM y AT

1) Preparacin de DBCS y TDRS para supervisin y gestin del servicio

2) Aprobacin de DBCS supervisores y Ejecutores

3) Publicacin proceso de contratacin supervisores y Ejecutores

4) Evaluacin, calificacin y seleccin supervisores y Ejecutores

5) Contratacin supervisores y Ejecutores

6) Confirmacin de aplicacin de registro del servicio en sistema de M&E

1) Servicios FI, DESCOM y AT contratados de forma individual o por paquete

2) Servicios confirmados en sistema de M&E

3

Inicio de operaciones 1) Comunicacin oficial de asignacin de supervisor y Ejecutor de servicios

2) Formalizacin de adjudicacin de servicios

3) Emisin de orden de proceder

1) Servicios de ejecucin y supervisin asignados

2) Orden de proceder emitida

4

Registro de Desembolsos de Programas Nacionales


2) Emisin de notificacin para desembolso de aportes de programas nacionales

3) Verificacin de deposito de aportes de programas nacionales

4) Certificacin desembolsos de

1) Aportes de programas nacionales comprometidos

2) Programacin de pagos con aportes de Programas nacionales registrados en sistema de M&E

6


aportes de programas nacionales

5) Registro de aporte de programas nacionales en sistema de M&E

5

Registro de Desembolsos de Contraparte Local


2) Emisin de notificacin para desembolso de aportes de contraparte local

3) Verificacin de deposito de aportes de contraparte local

4) Certificacin desembolsos de aportes de contraparte local

5) Registro de aporte local en sistema de M&E

1) Aportes locales comprometidos por entidades locales, depositados en cuentas de la institucin

2) Programacin de pagos con aportes locales formalmente registrados en sistema de M&E

6

Registro de Contratos y Garantas

1) Registro de contratos en sistema de M&E

2) Registro de garantas en el sistema de M&E

3) Desembolso de anticipos

1) Contratos registrados 4) Garantas registradas 5) Anticipos desembolsados

7

Programacin y Ejecucin Fsica de Servicios

1) Preparacin programacin de ejecucin, productos y parmetros de programacin fsica

2) Aprobacin y registro de de programacin y ejecucin en sistema de M&E

1) Programacin y ejecucin fsica aprobada

2) Programacin y ejecucin fsica registrada en sistema de M&E

8

Programacin y Ejecucin financiera de los servicios

1) Programacin de pagos registrada en sistema de M&E

2) Aprobacin de informe de logro productos

3) Desembolso pagos por logro de productos

4) Registro de pagos en sistema de M&E

1) Avance financiero programado, registrado en sistema de M&E

2) Avance financiero ejecutado, registrado en sistema de M&E

3) Pagos por producto logrado concretados

4) Comunicacin pagos por logro productos a financiadores y entidades locales

9

Cierre tcnico, financiero, administrativo y legal

1) Registro de archivos tcnicos del servicio en el sistema de M&E

2) Registro de archivos financieros del servicio en el sistema de M&E

3) Registro de archivos Administrativos del servicio en el sistema de M&E

1) Cierre tcnico, financiero, administrativo y legal

2) Comunicacin de cierre y registro de archivos a financiadores y entidades locales

7


4) Registro de archivos legales del servicio en el sistema de M&E

2.3 FORMATOS ADOPTADOS EN VERSIN PROTOTIPO Los formatos diseados para cumplir con los procesos adoptados, estn trabajados en formato Excel, de manera que los mismos fueron testeados y ajustados en funcin a la aplicacin real en proyectos de inversin pblica.

La estrategia de implementacin considera a los siguientes puntos:

1) Diseo de formatos que, con base en los procesos y procedimientos estndar del sector pblico, para gestionar los proyectos por etapas en el proceso de ejecucin.

2) Los formatos son diseados en Excel y articulados en un archivo inteligente, establecindose un prototipo en Excel que permita la gestin de proyectos de cada programa ejecutado por la institucin.

3) Realizacin de ejercicios piloto en programas en ejecucin, con el objeto de testear y ajustar procesos y formatos, pero tambin con el objetivo de generar hbitos de uso y nuevas prcticas institucionales, en relacin a la gestin de informacin y el gerenciamiento de proyectos.

4) Con base en el prototipo Excel optimizado, PADEM/Solidar Suiza contrat el diseo conceptual y el desarrollo del software de un sistema para funcionamiento en lnea y tiempo real.

Los formatos en detalle se presentan en el Anexo en el Archivo Excel del Prototipo diseado. El archivo adjunto en Anexo se denomina SISTEMA GERENCIA PROYECTOS V10.

2.3.1 FORMATO 1 - REGISTRO Y PROGRAMACIN DEL PROYECTO

No. Formato No. Dato Informacin Requerida

Datos requeridos al usuario

Acciones Base de Datos BD

1

Registro y Programacin del Proyecto Pestaa Prototipo 1_REG

1 Nmero

Informacin archivada en BD

2 Cdigo SISIN 3 Nombre proyecto

4 Descripcin proyecto

5 Departamento 6 Municipio 7 Comunidad

8 Tipo de Proyecto intervencin pre inversin/inversin

9 Sector Agua potable/alcantarillado sanitario

10 Alcance del Proyecto

Asistencia tcnica, Desarrollo Comunitario, Fortalecimiento institucional

8




11 Cantidad de Beneficiarios Registrar unidad y magnitud principal

12 Magnitud del Proyecto Registrar unidad y magnitud principal

13 Unidad Ejecutora Instancia responsable de la ejecucin del proyecto dentro de la Institucin.

14 Fecha ingreso solicitud Cuando se ingresa este dato el proyecto es considerado EN PROGRAMACIN.

15 Fuentes de financiamiento del proyecto.

Seleccin de fuentes de financiamiento del proyecto.


16

Registro en archivo fsico, ubicacin fsica y observaciones de comunicacin o instructivo escrito de registro de proyecto

Ingresa registro de localizacin en el archivo fsico institucional.


17 Fecha de registro

Cuando se ingresa este dato el proyecto es considerado EN FINANCIAMIENTO.

18 Responsable - Cargo Datos del personal responsable de esta etapa Informacin archivada en BD

2.3.2 FORMATO 2 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO CONDICIONES TDRS Y DBC




2

Contratacin de Ejecutores Pestaa Prototipo 2_TDR

1 Nmero

Registra datos de los TDR y/o DBC segn proyecto aprobado.


2 Resultados y productos planificados segn DBC y TDR

3 Indicador de resultado programado

3 Indicador de productos programados del proyecto

4 Plazo estimado de ejecucin del Proyecto

5 Plazo estimado de ejecucin de cada producto

6 Cantidad de producto

7 Precio Unitario Bs. Del producto

8 Total por producto Bs. Se calcula el costo total por producto

9 Total proyecto aprobado Bs. Se calcula el costo total del proyecto aprobado.

10 Estructura de financiamiento por actividad.

Ingresa montos por actividad y fuente de financiamiento


11 Tipo contratacin

Detalla si servicios de Ejecutor/supervisor sern terciarizados o ejecutados por administracin directa.


9




12

Registro en archivo fsico, ubicacin fsica y observaciones de certificacin de recursos, DBCs y TDRs, convenios interinstitucionales y actas de aprobacin.



13 Fecha de registro Fecha de registro

Cuando se ingresa este dato el proyecto es considerado como EN LICITACION.

14 Responsable - Cargo Responsable - Cargo Informacin archivada en BD

2.3.3 FORMATO 3 - CONTRATACIN DE EJECUTORES PARA SERVICIOS REGISTRO PROCESO LICITACIN- CONTRATACIN




3

Contratacin de ejecutores y supervisores Pestaa Prototipo 3_LICIT

1 Tipo de proceso

Detallar datos del proceso de contratacin del

Ejecutor y del supervisor.

Informacin archivada en BD, cuando se registra la fecha de conclusin del proceso de contratacin del Ejecutor y supervisor el estado del proyecto se considera EN CONTRATACIN.

2 No. proceso

3 Responsable de proceso nombre

4 Responsable de proceso cargo

5 Fecha conclusin proceso

6

Registro en archivo fsico, ubicacin fsica y observaciones de publicaciones, actas, designacin de responsables, evaluaciones y adjudicaciones .



2.3.4 FORMATO 4 - REGISTRO DE CONTRATOS Y GARANTAS




4

Registro de contratos de ejecutores y supervisores Pestaas Prototipo 4A_ CONT EJE 4B_CONT SUP

1 Costo adjudicado

Detallar datos del contrato del Ejecutor y Supervisor.

Informacin archivada en BD, cuando se registra la fecha de contratacin del Ejecutor el proyecto se considera EN INICIO DE EJECUCIN.

2 Plazo adjudicado

3 Fecha de firma de contrato

4 Periodos definidos para presentacin de informes.

5 Tipo de garanta o retencin. Detallar el tipo y datos de la garanta de cumplimiento de

10




6 Entidad financiera que emite la garanta. contrato del Ejecutor y de la garanta de correcta inversin de anticipo (si corresponde).

7 No. de documento de garanta.

8 monto garantizado en Bs.

9 Monto garantizado % con relacin al monto del contrato.

10 vlido del (fecha) 11 vlido al (fecha)

12

Registro en archivo fsico, ubicacin fsica y observaciones de notas de adjudicacin, contratos y adendas y garantas



2.3.5 FORMATO 5 - INICIO DE OPERACIONES




5

Inicio de operaciones Pestaa Prototipo 5_INI

1 Fecha de orden de proceder. Detallar datos de inicio de ejecucin.

Informacin archivada en BD, cuando se registra la fecha de orden de proceder, el proyecto se considera EN EJECUCIN.

2 Fiscal

3 Responsable de seguimiento.

4

fsico, ubicacin fsica y observaciones de emisin de orden de proceder y desembolso de anticipos



2.3.6 FORMATO 6 - REGISTRO DE DESEMBOLSOS DE PROGRAMAS NACIONALES Y CONTRAPARTE LOCAL




6

Registro de Desembolsos de Programas Nacionales Pestaa Prototipo 6A_P FUENTE

1 Precio Unitario Bs. Por actividad contratada Detallar datos de costos por actividad CONTRATADA y relacionarlos con la estructura de financiamiento.

Informacin archivada en BD.

2 Estructura de financiamiento por actividad contratada

Registro de Desembolsos de Contraparte Local Pestaa Prototipo 6B_REG APORT

1 Registro de transferencia por fuente en Bs. Detallar los montos y

fechas de transferencia de recursos por proyectos.

Informacin archivada en BD.

2

Registro de fecha(s) de transferencia por fuente de financiamiento.

11

2.3.7 FORMATO 7 - PROGRAMACIN DE EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS




7

Programacin de Ejecucin Fsica de Servicios Pestaa en Prototipo 7_PLANIF

1 Plazo de ejecucin por actividad Detallar el plazo contratado de ejecucin por actividad, incluir cantidades de ejecucin por producto segn planificacin de ejecucin y periodo de control seleccionado en 4A_CONT EJE

Informacin archivada en BD. 2

Programacin de la Ejecucin / Periodo.

2.3.8 FORMATO 8 - EJECUCIN FSICA Y FINANCIERA INFORMES DE EJECUCIN




8

Ejecucin Fsica de Servicios Informes de Ejecucin Pestaa en Prototipo 8_E plazos

1 Fecha entrega informes ejecutor a supervisor Detallar las fechas

solicitadas segn cada informe presentado.

Informacin archivada en BD. El sistema en base al No. de informes requeridos por contrato de ejecutor calcular el plazo y fecha de conclusin segn la entrega del ltimo informe contractual a supervisin.

2 Fecha entrega informes supervisor a la Institucin

2.3.9 FORMATO 9 AVANCE EN EJECUCIN FSICA DE SERVICIOS




9

Avance en Ejecucin Fsica de Servicios Pestaa en Prototipo 9_E fsica

1 Cantidades ejecutada por informe

En base a datos contractuales detallar la cantidad ejecutada por producto contratado, segn informe presentado.

Informacin archivada en BD. El sistema calcular el total parcial y el total por planilla o informe presentado para su posterior liquidacin. Cuando el ejecutor presente su ltimo informe certificando un avance del 100%, el proyecto se considera en: EJECUCIN FISICA CONCLUIDA.

2.3.10 FORMATO 10 AVANCE EN EJECUCIN FINANCIERA DE SERVICIOS




10

Avance en Ejecucin Financiera de Servicios Pestaa en

1 Amortizacin por anticipo

En funcin de las cantidades ejecutadas (9_E fsica), el sistema calcular el total neto autorizado por ejecutor y supervisor, en base a lo

El sistema considera la informacin del nmero de informes requeridos contractualmente. Cuando se autoriza el ltimo pago al Ejecutor y

12




Prototipo 10_pagos

2 Otros descuentos

establecido contractualmente, el usuario debe proceder para cada caso a realizar la liquidacin final considerando las deducciones correspondientes.

supervisor segn lo establecido contractualmente, el proyecto se considera: CERRADO OPERATIVAMENTE.

2.3.11 FORMATO 11 CAMBIOS EN EL PROCESO DE EJECUCIN




11

Cambios en el Proceso de Ejecucin Pestaa del Prototipo 11_cambios

1 instrumento Ante posibles cambios en la ejecucin del proyecto (rdenes de trabajo, rdenes de cambio y/o contratos modificatorios, es posible que el usuario incluya esta informacin referente a modificaciones en el costo del proyecto (independientes para ejecutor/supervisor) y plazo de ejecucin global del servicio.

Los datos ingresados se grabaran en la BD y sern considerados en el procesamiento de liquidaciones de pago y control de plazo de ejecucin

2 Descripcin modificacin 3 Fecha 4 Monto modificado 5 Ejecutor/Supervisor 6 Fuente

7 Periodo de modificacin

2.3.12 FORMATO 12 CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO




12

Cierre administrativo y Financiero Pestaa del Prototipo 12_CIERRE ADM FIN

1 Fecha de registro La informacin ser registrada para la etapa de conclusin del proyecto. Los datos a registrar son Si/No No. de Documento y lugar de Archivo

Los datos ingresados se grabaran en la BD y sern considerados en el reporte de seguimiento al cierre

2 Responsable

3 Cargo

4 Autorizacin de pago final 5 Formato 6 Ubicacin 7 Observaciones

2.4 REPORTES GENERADOS POR EL PROTOTIPO

2.4.1 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO

Reporte No. Dato Informacin Reportada

Resumen Ejecutivo del Proyecto Pestaa del Prototipo Resumen

1 Datos Generales del Proyecto 2 Alcance y Beneficiarios 3 Costos y Plazos de Ejecucin 4 Costo por Componentes 5 Financiamiento del Proyecto 6 Registro y Control Contratos y Garantas

13

7 Recursos programados y ejecutados 8 Programacin y ejecucin fsica 9 Resultados programados y ejecutados

10 Etapas del Proceso de Ejecucin Cumplidas

2.4.2 REPORTE DE EJECUCIN FSICA


Reporte de Ejecucin Fsica Pestaa del Prototipo Eje FIS

1 Avance Fsico Programado en Porcentaje (%) 2 Avance Fsico Ejecutado en Porcentaje ( % ) 3 Desembolsos Totales Programados ( Bs.)

4 Avance Financiero Programado en Porcentaje Acumulado ( % ) 5 Desembolsos Totales Ejecutados (Bs. )

6 Avance Financiero Ejecutado en Porcentaje Acumulado ( % ) 7 Programacin y Ejecucin de Conexiones

8 Programacin y Ejecucin por Poblacin Beneficiaria

2.4.3 REPORTE DE EJECUCIN FINANCIERA


Reporte de Ejecucin Financiera Pestaa del Prototipo Eje FIN

1 Listado de Certificados de Pago

2 Programacin Financiera Segn Certificados de Pago 3 Planillas Ejecutadas y Fechas 4 Retenciones y Descuentos 5 Lquido Pagable 6 Pago Efectivo 7 Pendientes por pagar

2.4.4 GRFICOS DE CONTROL DE EJECUCIN


Reportes Grficos de Programacin y Ejecucin Pestaa del Prototipo FIS, FIN y FF

1 Comparacin Programacin y Ejecucin Fsica

2 Comparacin Programacin y Ejecucin Financiera

3 Comparacin Ejecucin Fsica y Financiera

2.4.5 CONTROL DE PLAZOS DE EJECUCIN SEGN ETAPA DE DESARROLLO DE CADA SERVICIO


Control de Plazos por Etapas Pestaa del Prototipo Plazos

1 Fechas y plazos en Etapa Programado 2 Fechas y plazos en Etapa Financiado 3 Fechas y plazos en Etapa en Licitacin 4 Fechas y plazos en Etapa en Contratacin

5 Fechas y plazos en Etapa Ejecucin Fsica Concluida

14

6 Fechas y plazos en Etapa Cerrado Operativamente

2.4.6 REPORTE DE CIERRE FSICO, ADMINISTRATIVO Y LEGAL




12

Cierre Fsico, administrativo y Legal Pestaa del Prototipo 12_CIERRE FIS ADM LEG

1 Instruccin para registro del o los proyectos

La informacin ser registrada para las etapas de programacin, financiamiento, licitacin, inicio de ejecucin, ejecucin del proyecto, conclusin del proyecto. Los datos a registrar son Si/No No. de Documento y lugar de Archivo

Los datos ingresados se grabaran en la BD y sern considerados en el reporte de seguimiento al cierre

2 Certificacin de recursos por fuente 3 DBC o TDR del proyecto

4 Nota/Acta de aprobacin de DBC y fuentes de financiamiento

5 Publicacin o invitaciones

6 Acta de consultas y/o aclaraciones al DBC o TDR

7 Acta de recepcin de propuestas

8 Designacin responsables de evaluacin

9 Acta de apertura de propuestas

10 Acta de evaluacin y recomendacin final de contratacin.

11 Notas de adjudicacin y/o designacin por Administracin Directa

12 Contratos, adendas, ordenes de trabajo, ordenes de cambio.

13 Garantas de cumplimiento de contrato

14 Garantas de correcta inversin de anticipo 15 Desembolso anticipo

16 Emisin orden de proceder.

17 Informes de solicitud de pago Ejecutor

18 Recomendacin de pago Ejecutor

19 Informes de solicitud de pago supervisor

20 Informes de recomendacin de pago supervisor

21 Modificaciones contractuales

22 Acta(s) de conclusin del servicio del Ejecutor

23 Acta(s) de conclusin del servicio del supervisor

24

Libro de ordenes o correspondencia relativa a la ejecucin del proyecto

15




25 Autorizacin de pago al Ejecutor

26 Autorizacin de pago al supervisor 27 Balance financiero final

2.4.7 REPORTE POR DEPARTAMENTO


Por Departamento Pestaa del Prototipo Result 1

1 No. de proyectos y beneficiarios por departamento

2 No. de proyectos por sector de intervencin y por departamento

3 Costo (Bs.) de proyectos por sector de intervencin y por departamento

4 Tipo de proyectos segn su intervencin por departamento 5 Estado de proyectos s/g ciclo de operacin 6 Monto de ejecucin de proyectos

2.4.8 DETALLE DE PROYECTOS Y MONTOS COMPROMETIDOS POR FINANCIADOR


Comprometido Por Programa Pestaa del Prototipo Result 2

1 Detalle de financiadores 2 No. de proyectos 3 Monto programado Bs. 4 Monto contratado Bs. 5 Monto incrementado Bs. 6 Monto contratado final Bs. 7 Monto transferido Total Bs.

2.4.9 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE ASIGNADOS POR PROGRAMA


Recursos Asignados Por Programa Pestaa del Prototipo Result 3

1 Detalle por programa 2 No. de proyectos 3 Monto programado Bs. por fuente 4 Monto contratado Bs. por fuente Saldo disponible por programa y fuente

5 Monto incrementado Bs. por fuente 6 Monto contratado final Bs. por fuente 7 Monto transferido Total Bs. por fuente

2.4.10 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR EJECUTOR


Proyectos por Ejecutor Pestaa del Prototipo

1 No. Proyectos 2 Monto contratado Bs. 3 Monto modificado Bs.

16

R EJEC 4 Monto total Bs. 5 Monto ejecutado Bs.

2.4.11 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS DE CONTRATOS POR SUPERVISOR


Proyectos por Supervisor Pestaa del Prototipo R SUPERV

1 No. Proyectos 2 Monto contratado Bs. 3 Monto modificado Bs. 4 Monto total Bs. 5 Monto ejecutado Bs.

2.4.12 NO. DE PROYECTOS ATENDIDOS Y MONTOS POR MUNICIPIO


Proyectos por Municipio Pestaa del Prototipo R MUN

1 No. Proyectos 2 Monto contratado Bs. 3 Monto modificado Bs. 4 Monto total Bs. 5 Monto ejecutado Bs. y %

17

La aplicacin del Prototipo V10, incluye las etapas secuenciales siguientes:

Registro)y)Programacin))del)Proyecto)

))Pestaa)Proto4po)

1_REG))

Contratacin)de)Ejecutores)para)servicios)FI,)DESCOM)y)

AT))

Pestaa)Proto4po)2_TDR)

Contratacin)de)ejecutores)y)supervisores)para)

servicios)FI,)DESCOM)y)AT)))

Pestaa)Proto4po)))))3_LICIT))

Registro)de)contratos)de)ejecutores)y)supervisores))

))Pestaas)Proto4po)

4A_)CONT)EJE)4B_CONT)SUP))

Avance)en)Ejecucin)Fsica)de)Servicios))

))Pestaa)en)Proto4po)

9_E)Qsica))

Registro)de)Desembolsos)de)Programas)y)Contraparte)

Local))))

Pestaa))Proto4po)6A_P)FUENTE)y))6B)6B_REG)

APORT)))

Inicio)de)operaciones)))))Pestaa)Proto4po)

5_INI))

Ejecucin)Fsica)de)Servicios))Informes)de)Ejecucin)


8_E)plazos))

Programacin)de)Ejecucin)Fsica)de)Servicios))


7_PLANIF))

Avance)en)Ejecucin)Financiera)de)Servicios))


10_pagos)

Cambios)en)el)Proceso)de)Ejecucin)

))Pestaa)del)Proto4po)

11_cambios)

Cierre)administra4vo)y)Financiero)

))Pestaa)del)Proto4po)12_CIERRE)ADM)FIN))

manual prototipo gerencia proyectos

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