Manual de usuario

Extracto Bancario Electrnico

Manual de procedimiento

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ndice de Contenidos Utilizacin.................................................................................................................................... 2 Procedimiento .............................................................................................................................. 2

Carga de extracto y compensacin automtica ..................................................................... 2 Compensacin manual ............................................................................................................ 5

Utilizacin ........................................................................................................................... 5 Procedimiento ..................................................................................................................... 5

Nuevos cdigos datanet ............................................................................................................ 11

Manual de procedimiento

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Utilizacin En nuestro pas los datos de los extractos de cuentas pueden obtenerse electrnicamente de los bancos mediante lo que llamamos Datanet; all se renen los datos deseados (por ejemplo, extractos bancarios) de los bancos y se generan dos ficheros de los datos del banco para tratamientos posteriores:

o UMSATZ.TXT o AUSZUG.TXT

El fichero AUSZUG.TXT contiene la informacin de cabecera sobre el extracto de cuenta. El fichero UMSATZ.TXT contiene las partidas individuales. Estos ficheros se pueden importar en el Sistema SAP R/3, donde luego se tratan automticamente. Para ello, se ejecuta el programa que importa los archivos generados por MultiCash al Sistema o, ms especficamente, a la memoria de datos del banco. Durante la conversin, los datos de estos ficheros se proveen de informacin especfica SAP, como el plan de cuentas y la sociedad, para tratamientos posteriores. Una vez que la operacin de importacin se completa, se analizan los datos en la memoria de datos del banco. El sistema trata de identificar las operaciones comerciales individuales y filtrar la informacin necesaria para la contabilizacin, como por ejemplo nmeros de documentos, de los campos de destino de utilizacin en el extracto de cuentas (interpretacin del destino de utilizacin). Si se puede interpretar la informacin necesaria, el sistema contabilizar automticamente las operaciones. Todas las partidas individuales, por lo general, se contabilizan automticamente. El Sistema ofrece herramientas adecuadas para efectuar un tratamiento posterior de las partidas individuales que no estn contabilizadas.

Procedimiento

Carga de extracto y compensacin automtica Men SAP Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta

Se debern completar los datos de la siguiente pantalla segn se explica a continuacin:

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CAMPO DESCRIPCIN POSIBLES VALORES Cargar los datos

Marque este campo para cargar los ficheros para el extracto de cuenta electrnico al sistema SAP.

Marque el campo con un tilde.

Formato extracto cta. electrnica

Indique aqu el formato del extracto de cuenta electrnico. Siempre deber ingresarse el valor M.

Completar: M

Fichero Indique aqu el path o el nombre del fichero que Ingrese la ruta de acceso al

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extracto contiene los datos del extracto. Al cargar datos desde un PC (disco duro o unidad de diskettes) debe indicarse adicionalmente el nombre de la unidad de disco (p.ej., A:).

archivo AUSZUG.txt Presionando el botn indicado con rojo se podr ubicar el archivo mediante el explorador de windows.

Fichero VN En este campo debe indicarse el path o el nombre del fichero que contiene los datos de conversin. Este campo slo puede insertarse al utilizar el formato MultiCash. En los formatos restantes no se precisa dicho campo. Cuando se carguen datos desde un PC (disco duro o unidad de disco) debe indicarse adems el nombre de la unidad de disco (p.ej. A:).

Ingrese la ruta de acceso al archivo UMSATZ.txt Tambin se puede utilizar el matchcode.

Upload estacin trabajo

Marque este campo si trabaja con un PC y desea cargar el fichero desde la unidad de disco para diskettes o el disco duro.

Marque el campo con un tilde.

Contabilizacin inmediata.

Marque este campo si desea que el programa contabilice inmediatamente

Marque el campo con un tilde.

Crear Batch imput

Marque este campo si desea crear juegos de datos batch-input.

NO marque el campo.

No contabilizar Si se marca este campo, no se crearn contabilizaciones. En el log de contabilizacin podrn verse entonces las contabilizaciones que habran sido incluidas en los juegos de datos de batch input si se hubiese lanzado una ejecucin real.

NO marque el campo.

Imputar fecha valor

Indica la fecha de tesorera. Marque el campo con un tilde.

Solo contabilidad bancaria

Seleccione este campo cuando quiera crear contabilizaciones slo para las cuentas de mayor. Si selecciona esta opcin, el sistema bloquea momentneamente todas las contabilizaciones en las cuentas de una contabilidad auxiliar.

NO marque el campo.

Nombres Juego de Datos

Elija una norma para formar los nombres de los juegos de datos.

Ingrese la forma de los juegos de datos.

Completar: 1 Ejecutar como Job fondo

Ejecuta los datos en proceso de fondo . Active el flag solo si considera que el archivo es muy extenso.

NO marque el campo.

Imprimir extracto de cuenta.

Marque este campo para imprimir el extracto de cuenta.

Marque el campo con un tilde.

Imprimir log de contabilidad

Marque este campo para imprimir el log de contabilidad.

Marque el campo con un tilde.

Imprimir estadstica.

Marque este campo para imprimir la estadistica. NO marque el campo.

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Una vez completados los datos se debe ejecutar el proceso mediante el botn .

De esa manera se contabilizar el extracto bancario. Se ha definido que los pagos realizados con cheque sern compensados automticamente con la contabilizacin del extracto cuando coincida el importe y el nmero de cheque del extracto con el de la posicin de pago. Entre los casos marcados, el cheque nro 1464912 y el 1454901 fueron compensados, mientras que el 1464984, al no haber encontrado una posicin de pago con el mismo importe y nmero, no permiti la compensacin.

Compensacin manual

Utilizacin Ser necesario tratar posteriormente aquellos movimientos que deben compensarse pero que no se compensaron automticamente con la contabilizacin del extracto.

Procedimiento

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Men SAP Finanzas Gestin financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta FEBA - Tratar posteriormente

CAMPO DESCRIPCIN POSIBLES VALORES Apl. Es la aplicacin que utiliza la memoria de los

datos bancarios. Se debe indicar la opcin 0001 Extracto de cuentas electrnico y manual.

Sociedad Es la clave que identifica unvocamente a la sociedad con la que se est trabajando.

Indicar la clave de la sociedad.

Banco propio Es la clave breve del dato maestro del banco. Indicar la clave de Banco correspondiente.

ID cuenta Es la clave que identifica, junto con la clave de banco, a la cuenta bancaria.

Indicar la clave de cuenta bancaria.

N extracto Nmero del extracto que se quiere tratar. Fecha extracto Fecha del extracto que se quiere tratar. CAMPO DESCRIPCIN POSIBLES VALORES rea de contab. La contabilidad bancaria representa la cuenta

real del banco mientras que la contabilidad auxiliar hace referencia a las cuentas que se deben compensar (entradas y salidas de cada banco).

Indicar Contabilidad auxiliar.

Modo contab. Indicar la opcin para visualizar todos los dynpros.

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Presionando F8 o con el botn se accede a la siguiente pantalla:

Haciendo doble clic sobre el banco aparecern los extractos cargados para ese banco:

El tilde verde indica que el extracto fue contabilizado y compensado completamente. La equis roja indica que hay posiciones que aun no fueron compensadas. Con un doble clic sobre el extracto deseado aparecer la siguiente pantalla, donde se visualiza el detalle de los movimientos que lo conforman:

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La lnea marcada con rojo corresponde a una posicin de la contabilidad bancaria y no auxiliar. El resto de las posiciones deberan haberse contabilizado automticamente, pero al no haber identificado una partida contra la que compensarla, ser necesario realizarlo en forma manual. Haciendo doble clic sobre la posicin que se desea compensar aparecer la siguiente pantalla.

Lo que se busca para compensar es un documento dentro de la cuenta de banco correspondiente, cuyo campo asignacin (ZUONR) contenga el mismo valor que la posicin que se desea compensar (000001464904, en este caso). Para efectuar la contabilizacin compensatoria se debe presionar el botn :

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Una vez corregido o ingresados los datos necesarios para la partida compensatoria (como por ejemplo un cheque no contabilizado o un nmero incorrecto), SAP encontrar el documento y como consecuencia permitir contabilizar la compensacin:

Presionando el botn se mostrar la siguiente pantalla:

En el resumen del extracto de la cuenta se podr observar los documentos compensatorios contabilizados para cada movimiento bancario. En el caso de seguir sin encontrar la partida con la que compensar el movimiento bancario al

momento de presionar el botn , aparecer la siguiente pantalla de bsqueda:

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Esta pantalla nos da la posibilidad de ubicar la/s partidas correspondientes mediante la utilizacin de determinados parmetros de seleccin (resaltados con rojo en la figura anterior). El resultado de la bsqueda mostrar las partidas abiertas y se deber seleccionar la que corresponda, por ejemplo:

Luego se debe presionar el botn para guardar la compensacin

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Finalmente el documento compensatorio queda contabilizado.

Nuevos cdigos datanet Si al intentar contabilizar un extracto bancario aparecen cdigos de datanet que el sistema no reconoce, estos deben ser ingresados en SAP desde customizing en el mandante 300 del servidor Alerce. Transaccin: SM30

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Dentro de esta transaccin se debe seleccionar la vista V_T028G y presionar el botn

.

Se debe seleccionar el tipo de operacin y presionar el botn . Se acceder a la siguiente pantalla:

Para ingresar un cdigo de datanet inexistente se debe seleccionar alguna operacin ya existente y copiar la entrada presionando el botn indicado con rojo en la pantalla anterior. En la nueva lnea que aparece debern ingresarse los siguientes datos:

CAMPO DESCRIPCIN POSIBILIDADES Operacin Externa Es el cdigo de datanet que surge del

extracto electrnico.

Signo Ser positivo o negativo segn el signo del importe en el extracto.

Regla de contabilizacin

Esta regla determina el asiento contable que realizar la contabilizacin. Debe ser opuesto al movimiento real.

0001 Real a Bco Salida 0002 Bco salida a Real comp 0003 Bco salida a Real 0004 Real a Bco Entrada comp 0005 Real a Bco Entrada

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0006 Bco entrada a Real 0007 Real a Comisiones 0008 Comisiones a Real 0009 Real a intereses 0010 Intereses a real 0011 Real a impDB 0012 ImpDB a real 0013 Real a impCR 0014 ImpCR a real 0015 Real a IVA 0016 IVA a real 0017 Real a Ret IIBB 0018 Ret IIBB a Real 0019 Real a Ret Ganancias 0020 Ret Ganancias a Real

Algoritmo de interpretacin

Dependiendo del algoritmo seleccionado, se intentar compensar la contabilidad auxiliar automticamente al cargarse el extracto electrnico. La compensacin ser exitosa siempre que exista algn dato que lo permita (en este caso el nmero de cheque).

0 Ninguna interpretacin 15 Operacin de compensacin

Por ltimo se debe presionar el botn .