manual materiales

FORMACIÓN MMDOCUMENTOS DE

COMPRAS

Diciembre 2007

Versión 1

Manual Maestro de Materiales

Control de documentación

Participantes

Responsabilidad Nombre /Función Fecha

Desarrollado por: /12/2007

Revisado por:

Aprobado por:

Memoria

Versión Fecha aprobación Cambio producido

01 Primera versión.

Maestro de materiales 2/16

Contenido

1 INTRODUCCIÓN.....................................................................................................4

2 MAESTRO DE MATERIALES.................................................................................4

2.1 CREAR MATERIAL............................................................................................................62.1.1 Acceso..................................................................................................................62.1.2 Selección de Vistas..............................................................................................72.1.3 Niveles de Organización.......................................................................................72.1.4 Datos Generales...................................................................................................82.1.5 Ventas: Gral./Centro.............................................................................................92.1.6 Compras...............................................................................................................92.1.7 Texto Pedido Compras.......................................................................................102.1.8 Planificación de necesidades 2...........................................................................102.1.9 Contabilidad 1.....................................................................................................11

2.2 AMPLIACIÓN DE DATOS DEL MAESTRO DE MATERIALES....................................................122.3 MODIFICAR MAESTRO DE MATERIALES...........................................................................132.4 VISUALIZAR MAESTRO DE MATERIALES...........................................................................13

3 AMPLIACIÓN DEL MAESTRO DE MATERIALES PARA VENTAS...................14



1Introducción

En este manual se mostrará como gestionar los materiales desde SAP.

Cada tarea a realizar en el sistema tendrá asociado lo que en SAP se llama código de

transacción.

Para ejecutar una transacción se podrá

introducir en el recuadro superior

izquierdo y pulsar intro o se podrá

pinchar en el menú de usuario o en el

menú principal o a través de los

favoritos.

En el menú se hará referencia al código

de transacción que es el método más

rápido.

2Maestro de materiales

Los productos y servicios se combinan en el concepto “material”. Aquí, se almacena toda la

información necesaria para la gestión de un material y sus stocks. Esto incluye, por ejemplo, los

datos sobre la gestión de compras, ventas y almacenamiento por que diferentes áreas de la

empresa y módulos de SAP tienen acceso a los registros maestros de material. Por lo tanto,

deben cumplir una amplia variedad de requisitos.

Por ejemplo, durante la gestión de ventas, el sistema accede a los registros maestros de

materiales durante la consulta, oferta y el pedido de cliente. Además, los datos del registro

maestro de materiales también tienen gran importancia en expedición y facturación.



La información registrada en el Maestro de Materiales, siempre se organizan con la misma

jerarquía. Desde el punto de vista de Compras, un registro Maestro de Materiales comprende

los siguientes niveles de organización: Mandante, Organización de Compras, Centro y

Almacén.

o Mandante - datos generales: Este nivel contiene los datos aplicables a todas las

empresas del grupo, todos los centros y todos los almacenes que pertenecen a una

empresa (grupo de empresas) como son los detalles sobre el diseño del material (dibujos

de CAD, por ejemplo) y las condiciones de almacenaje (escala de temperaturas, si el

material es explosivo o perecedero, etc.).

o Centro: Este nivel contiene los datos de cada sucursal o emplazamiento de centro

dentro de una empresa. Algunos de los datos más importantes para Compras se

almacenan en este nivel. Por ejemplo, las cantidades máximas o mínimas de pedidos de

un material y el punto de pedido.

Para acceder a la información registrada de un material en el Maestro de Materiales se

debe introducir la clave de centro en la pantalla de acceso.

o Almacén: Este nivel contiene los datos específicos de un almacén. Los niveles de

stock son ejemplos de los datos que se actualizan para cada almacén.

Para acceder a los datos de almacén se deben indicar los códigos de centro y almacén.

Esta estructura de datos facilita la organización de información relacionada con el material

dentro de la totalidad de la empresa impidiendo el almacenamiento redundante de datos de

materiales cuando se utiliza el mismo material en más de un centro o se almacena en más de

un almacén.

Al incluir un material en un pedido proporciona:

- Part number

- Descripción

- Unidad de medida

- Grupo de artículos

- Texto de compras

- Determinación de cuentas, es decir, las cuentas contables en las que se registrarán los

movimientos de material



2.1 CREAR MATERIAL

Se creará un registro en el Maestro de Materiales para todo material del que se quiera controlar

stock. Además se podrá crear un registro en el Maestro de Materiales para cualquier otro

material o servicio con el fin de agilizar el trabajo.

2.1.1 Acceso

Los materiales se crearán con la transacción MM01 y en la pantalla de acceso de la creación

se deben rellenar los siguientes campos:

o Material: solamente se debe indicar en caso ampliación de datos del material, es decir,

ya esté creado a nivel general o para otro centro y se desee crear en otro. Véase el

apartado Ampliación Datos de Material

o Ramo: siempre será 1 (Comercio – Grupo Ibermática

o Tipo de material: Clave que asigna el material a un grupo de materiales que especifica

determinadas propiedades del material y desempeña importantes funciones de control.

Se podrá elegir entre 3 valores.

- ZPA (Producto almacenable): serán los materiales de los que se quiera

controlar stock, es decir, se quiere saber cuantas unidades y a que precio

están valoradas. Además, permite gestión de números de serie.

A la hora de hacer un pedido, si puntualmente no se quiere hacer entrada de

stock habrá que indicar una imputación (Véase los manuales Solicitudes de

pedido/Pedido de compras)

- ZPNA (Producto no almacenable): serán los productos de los que se quiera

tener un maestro para no tener que introducir descripciones, textos, precios,…

cada vez que se registre un pedido pero que al registrar su entrada no se


desea que se produzca un aumento del stock (no se quiere controlar el stock,

valor, ni las unidades).

- ZSER (Servicios): para los servicios existirá tanto la posibilidad de controlar

stock (casos de compra-venta) como de no controlarlo (en el pedido se indicará

una imputación).

o Material modelo: solamente se introducirá en caso de querer copiar los datos de otro

material. Es muy útil en caso de ampliaciones de un centro a otro ya que los datos a dar

de alta suelen ser similares.

Una vez rellenado la pantalla de acceso se pulsará “intro” se el sistema mostrarán la pantalla

de selección de vistas.

2.1.2 Selección de Vistas

Al seleccionar las vistas define una secuencia

de imágenes individual. En SAP, los datos

están agrupados en pestañas según su

funcionalidad, así en la pestaña de “Datos

básicos” están los datos a nivel general, en la

pestaña “Compras” están los datos de

compras,…

En principio se seleccionaran todas las vistas.

Si no se seleccionan todas y luego se quiere

introducir algún datos que no esta en las

vistas seleccionadas se deberá a volver a

entrar a la transacción MM01, pero esta vez

indicando el código de material, para poder ampliarlo.

2.1.3 Niveles de Organización

A continuación aparece la pantalla de niveles de organización:



Esta pantalla contendrá más o menos campos en función de las vistas que se hayan

seleccionado en el paso anterior. Por ejemplo, si se han seleccionado vistas de compras o de

contabilidad aparecerá el centro, si se han seleccionado las vistas de ventas aparecerá la

organización de ventas y el canal de distribución, si se han seleccionado las vistas de almacén

aparecerá el almacén.

Una vez identificados los datos de la pantalla de organización de ventas quedarán definidos

todos los datos de acceso para la creación del material y pulsando “intro” aparecerá la primera

pantalla de las vistas que seleccionada.

2.1.4 Datos Generales

La primera pantalla que se visualiza es el de “Datos Básicos 1” donde se visualiza el código de

material que ha proporcionado SAP al material. Los datos que se indiquen en esta pestaña son

a nivel general por lo que valdrán para todas las sociedades.

Se deben rellenar los siguientes campos:

o Descripción: descripción del material (denominación) de hasta 40 caracteres. Si la

descripción es superior se podrá escribir en este campo la primera parte y el resto en el

texto de compras o anotar aquí una descripción abreviada y la descripción completa

indicarlo en el texto de compras. Las dos opciones son válidas ya que tanto la

descripción como el texto de compras serán traspasados a solicitudes de pedido y

pedidos.

o Unidad de medida: se indicará en que se compra/almacena el material: unidades,

días, jornadas,… Se puede seleccionar mediante F4 o con el icono a la derecha del

campo para visualizar los posibles valores.

o Grupo de artículos: es una pequeña clasificación de los materiales. Es necesario

elegir un valor de entre los disponibles bien pulsando F4, en el icono a la derecha del

campo o escribiéndolo.


Una vez identificados todos los campos obligatorios el sistema permitirá acceder a la siguiente

pestaña. Para ello se podrá pulsar intro (excepto en pestañas de textos que hace saltos de

línea), pulsar en el icono o pinchar en la pestaña.

2.1.5 Ventas: Gral./Centro

La siguiente pestaña relevante para compras es “Ventas: Gral./Centro”: Como puede verse en

la figura esta pestaña contiene información a nivel Centro.

En esta pestaña se deberá indicar el número de serie en el campo “Perfil NúmSerie” en el caso

de gestión por números de serie. Para ello se indicar el valor “0001”.

2.1.6 Compras

La siguiente pestaña será “Compras”. Esta pantalla contiene datos a nivel general.



En esta pestaña se deberán rellenar:

o “Sujeto a lote”: Marcar en los materiales para los que se quieran tener distintos

precios de valoración en almacén en función del precio de compra. Se marcará a nivel de

centro, es decir, para Softec, por ejemplo, puede marcarse y para Goitek puede estar sin

marcar.

o Núm pieza fabricante: en el campo “Núm pieza fabricante” en caso de que sea un

producto almacenable se deberá rellenar con el código del Part number. Este, será

único por código de material, es decir, no se podrá indicar por ejemplo un part number

para Softec y otro para Random.

Y además se podran indicar:

o Grupo de compras: el encargado de gestionar las compras de este material en el

centro que se esté actualizando.

o Indicador de impuesto: se indicará el impuesto al que estarán sujetas las compras del

material. Es único para todos los centros.

2.1.7 Texto Pedido Compras

La siguiente desde el punto de vista de compras es “Texto pedido compras” y será común para

todos los centros.

En esta pantalla se indicará la descripción ampliada del material que no entre en los 40

caracteres de la descripción o que sea una aclaración adicional a incluir en todos los pedidos.

2.1.8 Planificación de necesidades 2

En esta vista se especifica, el campo

“Alm.aprov. externo”, el almacén por defecto en

que será propuesto en los pedidos de compra.



2.1.9 Contabilidad 1

En esta pestaña de deberán epecificar:

o Tipo de valoración: en caso de que se quieran tener distintos precios de valoración en

almacén según precio de compra además de marcar el campo “Sujeto a lote” también se

debe indicar este campo con una “X”. De esta forma la valoración será por lote y de

forma automática (como lote se tomará el número del pedido de compra).

o Categoría de valoración: se deberá elegir un valor de los disponibles según el tipo de

material. A través de la categoría de valoración el sistema determina automáticamente

las cuentas contables en las que intervenga el mismo, como por ejemplo, la cuenta de

existencias a usar.

o Control de precios: En principio, todos tendrán el control de precios variable, es decir,

el precio de valoración del material en almacén se actualiza cada vez que entra stock. En

el cálculo de precio se tendrán en cuenta el stock y el valor del stock y la cantidad y

precio de compra que entra.

o Precio variable: es el precio de valoración del material en el almacén. En la creación

del material se puede dejar en blanco si se desconoce y se actualizará posteriormente

con la primera compra.

Una vez que introducidos todos los datos obligatorios relevantes para compras se podrá grabar

lo registrado pinchando en el icono del diskette.



2.2 AMPLIACIÓN DE DATOS DEL MAESTRO DE MATERIALES

En este apartado se describira la ampliación de datos en el Maestro de Materiales. En el

ejemplo que se muesrta se ampliaran los datos dando de alta un material ya creado en nueva

Sociedad.

Para la ampliación se debe acceder a la transacción MM01. Pero en este caso, en la pantalla

inicial se introducirá el código de material y se podrá indicar como modelo el mismo material.

El resto de pantallas a rellenar serán iguales al de creación de material excepto la pantalla de

“Niveles de organización”. Aquí, además de indicar donde se desea crear el material se

deberan indicar de donde se copian los datos. Como se puede ver en la siguieten figura se van

a ampiar los datos credos para la Sociedad modelo (IB44) a la Sociedad IB59.

La mayoria de las pantallas vendran rellenadas al copiar del modelo pero el sistema ofrece la

posibilidad de modificar los valores propuestos.



2.3 MODIFICAR MAESTRO DE MATERIALES

Para modificar el material se accederá a la transacción MM02. Aquí, se introducirá el código de

material a modificar.

Al pulsar “intro” igual que en la creación se deben seleccionar las vistas a modificar.

A contiuación se indicaran los niveles de organización de las vistas y por último se modificaran

los datos.

2.4 VISUALIZAR MAESTRO DE MATERIALES

Para visualizar un material se utilizará la transacción MM03 cuyo funcionamiento es igual a la

transacción de modificación.

Mediante esta transacción sólo se puede visualizar el material por lo que ningún campo es

modificable.


3AMPLIACIÓN DEL MAESTRO DE MATERIALES PARA VENTAS

- Pestaña: Ventas: Datos. Org.Ventas 2:

o Grupo tipo de posición general: Agrupación de materiales que utiliza el sistema para

el tratamiento de documentos comerciales para determinar los tipos de posición.

o Grupo de tipo de posición: Agrupación de materiales utilizada por el sistema para la

determinación de tipos de posición al procesar documentos de venta.

o Jerarquía de productos: Secuencia alfanumérica de caracteres que sirve para

agrupar materiales mediante la combinación de diferentes características y se utiliza

para evaluaciones y determinaciones de precios. Familias y subfamilias ( y se puede

introducir un tercer nivel.)



- Ventas. Datos centro/ gral:

o Grupo de transporte: Agrupación de materiales que tienen los mismos requerimientos

para la determinación de la ruta y el transporte. Es obligatorio en SAP, y siempre se

pondrá el 0001.

o Grupo Carga: Agrupación de materiales con los mismos requerimientos de carga. Es

obligatorio en SAP, y siempre se pondrá el 0001. El sistema lo propone por defecto.

o Verificación de disponibilidad: aparece por defecto ZI. El sistema utiliza este campo

para hincar cómo verifica el sistema la disponibiliad para la planificación de necesidades.



- Texto comercial:

Cuando se introduce aquí un texto, éste aparece en los documentos de ventas a nivel de

posición en textos. Este texto se podrá imprimir.

- Planif. Necesidades 1:

o Característica de planificación de necesidades: es la clave que determina si para un

material se planifican las necesidades y de qué forma. Existen varias posibilidades para

ello, pero en este caso siempre y por defecto saldrá ND Sin planificación.


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