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Consejería de Deportes

Manual Interno PMD de Fuenlabrada

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Fuenlabrada

Prof.: Miguel Ángel Elías


Justificación

• Ayuntamiento con 12 concejalías

• PMD organismo autónomo � autogestión

• Gran número de eventos y actos

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• Atención al público y proyección de imagen y comunicación

• Flexibilidad protocolaria, mejora de la imagen corporativa y profesionalidad en la organización de los actos


Clasificación de los actos

• Actos de carácter general

• Actos ajenos a la entidad

• Actos relacionados con el funcionamiento interno de

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• Actos relacionados con el funcionamiento interno de la Concejalía

• Actos externos

• Actos de la Concejalía a los que se acude como invitados

• Actos de carácter especial


Presidencias y cesión

• Preside el Alcalde (Pte del PMD)

• Cede su representación en el Concejal de Deportes (Vicepte)

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(Vicepte)

• Puede ceder a los técnicos

• Invitado honor o relevante, o alta autoridad

• Criterio: según tipo de acto

• Autoridades por orden


Programación de los actos

• Aprobación del proyecto

• Descripción del acto: cronograma, listado invitados, reglas protocolarias, medios personales y materiales

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reglas protocolarias, medios personales y materiales y presupuesto

• Se remite a las fuerzas de seguridad (PL, PN, PC, CR)

• Cronograma para P, IH, MM.CC

• acreditaciones


Precedencias internas

• Alcalde

• Concejal de Deportes

• Director Gerente

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• Director Técnico

• Secretaria-Delegada

• Subdirectores (según antigüedad)

• Jefe de Mantenimiento

• Jefe de los Servicios Médicos

• Jefes de Negociado (según antigüedad)

• Jefe de Comunicación, Imagen y Protocolo


Clasificación de los invitados

• Autoridades

• Invitados especiales

• Patrocinadores

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• Patrocinadores

• Invitados de honor

• Colaboradores

• Invitados generales


Gobierno y Administración

• Junta Rectora:

– Alcalde

– Concejal de Deportes

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– Trece vocales Corporación

– Tres miembros entidades deportivas

– Dos miembros sindicatos

– Secretario

– Tesorero-administrador

– Director-Gerente


Gobierno y Administración II

• Consejo de Gerencia:

– Alcalde


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– Director Gerente

– Tesorero-administrador

– Secretario


Plenos del Ayuntamiento

• Dependen del Gte de Alcaldía• Coordinación Dpto. de protocolo• 27 Concejales:

– Alcalde

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– Alcalde

– 1º Tte. de Alcalde



– Concejales delegados (13)

– Concejales IU (2)

– Concejales PP (8)


Símbolos

• Logo

• Bandera

• Banderas oficiales

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• Banderas oficiales

– España

– Comunidad Autónoma

• Colores corporativos

– Rojo

• Leyendas


Actos Deportivos

• Filosofía del acto

• Programa general

• Programa resumido

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• Cronograma

• Listado invitados y personalidades

• Notas de prensa

• Listado de MM.CC convocados

• Protocolo del acto, almuerzo, ...

• Discursos

• Presupuesto


Actos Deportivos II

• Palcos (Instalaciones cubiertas)

• Presidencias de pie (Instalaciones al aire libre y podiums)

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podiums)

• Entregas de trofeos


Otras actividades

• Viajes

• Almuerzos

• Cenas

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• Cenas

• Inauguraciones

• Transportes

• Hoteles

• Programa

• Manual de soluciones


Aspectos del protocolo interno

• Organización de reuniones:

– Planificación

– Cuestiones a plantear

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– Cuestiones a plantear

– Objetivos

• Organización de salas

• Las visitas

• Visitas de Federaciones, Entidades, Clubes, Colegios

• Inauguraciones


Aspectos del protocolo interno II

• El teléfono

• La correspondencia

• La atención al público: las salas de espera

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• La atención al público: las salas de espera


Otros aspectos del protocolo

• Los regalos:

– Corporativos

– No corporativos

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– No corporativos

• El libro de honor

• Las invitaciones


Presencia de los medios

• Prensa

• Radio

• TV

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• TV

• Web

• Internet

• “Cliping” y operativo de prensa


Distinciones honoríficas

• Por méritos propios

• Por dedicación

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Las Peñas, Clubes y Entidades

• Acta fundacional o convenio

• Estatutos

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El servicio de protocolo

• El departamento de Protocolo

• El jefe de Protocolo

• El personal auxiliar

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• El personal auxiliar


La seguridad

• Coordinación con fuerzas de seguridad: Plan de seguridad

• Reunión preparatoria de seguridad

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• Reunión preparatoria de seguridad

• Organización seguridad interna

• Seguridad preventiva:

– Emergencias

– Urgencias

– evacuación


La seguridad II

• Protección del lugar

• La figura del coordinador de seguridad

• Medidas de seguridad:

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• Medidas de seguridad:

– Previas al acontecimiento

– Durante

– Después


Conclusiones

• Manual necesario en cualquier tipo de empresa, entidad, club, ...

• Necesidad de la creación de un departamento “staff”

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• Necesidad de la creación de un departamento “staff”

• La figura del responsable

• Imagen + Comunicación = éxito

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