manual ganamas 1.2.6.7
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1/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Aplicaciones Tecnolgicas Empresariales S.A. de C.V.
MANUAL DE USUARIO
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2/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Informacin de la ltima Actualizacin
Clave de Tienda: Esta clave es la identificacin de la tienda, la cul es nica para cada tienda, la cul es definida y asignada por el personal de Sistema de GanaMas. Esta clave se le va a solicitar cundo Ud. requiera soporte asesora sobre el sistema. Es de gran utilidad para ubicar inmediatamente de que tienda esta llamando y obtener todos sus datos y brindarle un servicio con mayor rapidez. A continuacin se presenta la ruta en el men principal
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio se muestra la Clave de tienda.
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INDICE Introduccin 5 Que es Gana Mas 6 Inicio del Sistema 7 Cuando inicia el sistema por primera vez 8
Entradas y Salidas de dinero 8 Abrir Caja 11 Como agregar dinero en una caja 12
Ventas 14 Pantalla de ventas Gua rpida de ventas (Teclas de Funcin) 17 Pantalla de forma pago 18 Proceso de venta 22 Como hacer una alta rpida de un producto 26 Bsqueda de productos 27 Consumo internos y ventas especiales 28 Precios especiales 29 Venta por peso, volumen o medida 30 Devoluciones 31 Avisos de ocasin 33 Venta con descuento 36 Consulta de Tickets 38 Productos 40 Catlogo de productos 41 Como agregar un producto 45 Datos de almacn 49 Impuestos 51 Precios 53 Como modificar un producto existente 56 Paquetes y productos sueltos 58 Cambio de proveedores favorito 61 Compras 64 Pedido sugerido 65 Realizar compras 75 Pago a proveedores 84 Catlogo de proveedores 90 Cambios y Devoluciones a proveedores 97
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Inventario 107 Ajustes de inventario 108 Auditora de inventario 112 Toma de inventario 116 Consignacin y Premios 122 Entrada por consignacin 123 Entrada por regalo 128 Administracin 132 Administracin de precios 133 Administracin de clientes 142
Consultas y Reportes 150 Reporte Productos en punto de reorden 151 Reporte Productos ms vendidos 154 Reporte Auditora de productos 157 Reporte Existencias y movimientos 160 Reporte Informe de ventas 165 Reporte Compras 166 Reporte PLUs 169 Reporte Precios 172 Reporte Ventas 178 Reporte Clientes 181 Reporte Ventas a crdito 185 Caja 186 Apertura de caja 188 Entrada y Salida de dinero 190 Corte X 194 Corte Y 202 Corte Z 204 Saldos en sistemas 209 Consulta de corte X/Z 212 Configuracin 215 Catlogos 216 Catlogos de almacenes 217 Catlogos de bancos 219 Catlogos de cajas 221 Catlogos de conceptos de movimientos de caja 223 Catlogos de claves de movimiento de inventarios 226 Catlogos de empleados 228 Catlogos de fabricantes 232 Catlogo de formas de pago 235 Catlogos de marcas 237 Catlogos de tipo de producto 239 Catlogos de unidades de medida 242 Respaldos de informacin 244 Datos para el sistema 248
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Introduccin GanaMs es una herramienta de software que le permite establecer el control administrativo y operativo de su comercio tanto de su inventario (productos) como de su capital (dinero). El inventario, son los productos que requiere el negocio para iniciar y operar. El inventario es necesario para realizar ventas a los clientes y luego reponerlo haciendo las compras necesarias a los proveedores. El capital, es el dinero que el negocio requiere para iniciar y operar. El capital es necesario para el pago a proveedores, pago de servicios, pago de empleados, retiro de utilidades, fondeo de cajas, etc. En seguida le explicaremos cmo GanaMs le permite establecer el control general del dinero. Existen dos conceptos, el primero se refiere a una Caja General y el segundo se refiere a una Caja o varias (caja 1, caja 2, caja 3, etc.). Caja General es el lugar en donde se registra el total del capital (dinero) necesario para la operacin de su negocio, este disminuye cuando se hacen pagos a proveedores, se retiran utilidades, se asigna a cada caja para su fondeo y operacin de venta etc. y se incrementa con las ventas diarias que se registran en la Caja o Cajas segn sea el caso. Caja es el lugar en donde se registran las ventas por turno o diarias, al iniciar la operacin del da se fondea con un monto de dinero para el arranque, al final de cada turno o del da se realiza un corte de caja y el dinero acumulado del turno o del da se guarda y se registra en la Caja General para su control administrativo.
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Cuando inicia el sistema por primera vez La primera vez que el sistema se inicia, lo primero que le solicita es el fondeo de la caja general, sin dinero registrado en la caja general el sistema no le permite trabajar, lo que significa que tiene que destinar una cierta cantidad de dinero que su negocio necesita para operar, la siguiente ventana le aparece para que usted pueda registrar el dinero que va a soportar la operacin de su negocio.
Entrada y salidas de dinero. La siguiente ventana se utiliza para registrar entradas o salidas de dinero en el sistema, aqu puede utilizar la caja general o la caja o cajas que tiene para la atencin de sus clientes en mostrador.
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A continuacin se describe cada una de las partes principales de la pantalla de Entrada/Salida de Dinero.
Tipo de movimiento: aqu se selecciona el tipo de movimiento que va a realizar, y este puede ser una entrada o una salida de dinero, el valor predefinido es pero usted puede cambiar la seleccin
marcando el botn .
Concepto: en esta casilla se selecciona de una lista < > el tipo de concepto por el cual va a realizar la entrada o la salida de dinero.
Por: en esta casilla se selecciona de una lista < > un concepto especfico o subconcepto que depende directamente de la casilla Concepto y por el cual va a realizar la entrada o la salida de dinero.
Forma: en esta casilla se selecciona de una lista < > el tipo de moneda que se va utilizar para fondear la caja, este puede ser Pesos, Dlares, vales, etc. La opcin predefinida es Pesos.
Importe: en esta casilla se ingresa la cantidad de dinero o valor
correspondiente de acuerdo a la seleccin en la casilla Forma, presione el
botn si el importe ingresado es correcto.
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Una vez aceptado el importe, este aparece en la ventana de detalle. Ventana de detalle: en esta rea se muestran cada una de las formas
de pago e importes ingresados como entradas o salidas.
Ventana de Total: en esta ventana se muestran la suma de todos los importes ingresados y aceptados, que aparecen en la ventana de detalle.
Se pueden registrar varios movimientos con diferentes monedas o valores, estos van apareciendo conforme son aceptados en la ventana de detalle de movimientos. Si desea modificar o borrar un importe ya ingresado, seleccinelo en la
ventana de detalle y luego presione el botn para modificar o borrar el importe. Una vez finalizado el registro de monedas y/o valores presione el botn
para guardar la informacin
para cerrar la ventana sin guardar la informacin.
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Como agregar dinero en una caja. Puede agregar dinero en una caja o en caja general, de cualquiera de las dos opciones que enseguida se describen. La primera opcin solo es utilizada cuando se inicia el sistema por vez primera. Opcin 1.- Cuando arranca el sistema por vez primera, el sistema le presenta la pantalla de Entrada/Salida de Dinero. Opcin 2.- Desde el men principal del sistema, seleccione el botn
, cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la
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Administracin, seleccione , cuando le aparezca el men
de opciones de Caja, seleccione la opcin . Siga la ruta completa como se presenta a continuacin y como le mencion con anterioridad. Seleccione la opcin de Entradas y salidas de dinero.
En seguida le presento los pasos a seguir para agregar dinero a una caja o a la
caja general. 1. Seleccione el botn .
2. Seleccione de la lista un tipo de concepto, presionando la pestaa < >.
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18/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Pantalla de Forma de Pago La pantalla de Forma de Pago como a continuacin se presenta, le aparece cuando termina el proceso de venta de un cliente, cuando oprime la tecla para cerrar la venta, esta le permite seleccionar la forma de pago con el que le va a liquidar la cuenta el cliente, que puede ser con Pesos, Dlares, Crdito, Cheque, Vales, etc. o una combinacin de estos, tambin le ayuda a calcular el cambio que le va a devolver al cliente cuando el pago es mayor a la cuenta.
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la pantalla de Forma de Pago.
1) Forma: Esta casilla le permite seleccionar la forma de pago de una lista. La
forma de pago Efectivo Pesos es la que siempre aparece como predefinida, si desea seleccionar una forma de pago diferente porque algn cliente le quiere pagar con dlares o vales o tarjeta de crdito, presione las teclas
, presionando la pestaa < > o usando las teclas flecha , , le aparecen las diferentes opciones de la lista, busque la opcin mas adecuada y seleccinela, luego presione la tecla . Si usted necesita
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2) Monto: En esta casilla aparece la cantidad a pagar que viene de la pantalla
de venta, si el cliente le paga con una cantidad exacta presione , de lo contrario introduzca el monto del pago efectuado por el cliente y presione la tecla .
a) Si desea regresar a la pantalla de venta para agregar mas productos a la cuenta del cliente oprima las teclas y al mismo tiempo. (si presiona la tecla se registra el pago y ya no podr regresar a la venta para agregar ms productos, tiene que iniciar una venta nueva).
b) Si se introduce una cantidad menor al total de la venta, esta se muestra
en la ventana de detalle de pago, en la casilla de saldo se muestra la cantidad pendiente de pago, la casilla monto espera que introduzca el resto del pago para cerrar la venta, ya sea por crdito, vales, otro tipo de moneda o cualquier otra forma de pago.
c) Si se introduce una cantidad mayor al saldo, al presionar la tecla
esta cantidad se muestra en la ventana de detalle de pago y la casilla saldo cambia de nombre a cambio, y muestra la cantidad de cambio que hay que regresar al cliente.
3) Cambio/Saldo: En esta casilla se muestra el cambio a regresar al cliente, si ste paga con una cantidad mayor al total de la venta, si ste paga con una cantidad menor se muestra el saldo pendiente a pagar.
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22/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
El proceso de Venta
Pantalla de venta, imagen principal del sistema.
1. Agregar Producto: En la pantalla de venta, en la casilla de cdigo, introduzca el cdigo del producto a vender.
a. Si no puede hacer una lectura correcta del cdigo de producto a
travs del escner, introdzcalo dgito a dgito en la casilla de cdigo.
b. Si el producto no tiene cdigo de barras, deber de tener en el
sistema un cdigo numrico, introduzca el cdigo correspondiente.
c. Si el producto no es encontrado y el cdigo de producto ingresado no es mayor a 5 dgitos este le pregunta si desea buscarlo y le presenta la pantalla de bsqueda de productos automticamente, sino, el sistema le presenta una ventana que le permite hacer una alta rpida de productos en la que solo le pide que introduzca una pequea descripcin del producto y su precio.
d. Si va a vender mas de un producto con el mismo cdigo de
producto, puede ahorrar tiempo haciendo lo siguiente:
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23/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Ejemplo: si necesitamos marcar o cobrar 10 latas de refresco, introduzca lo siguiente en la casilla de cdigo. 10* seguido del cdigo de producto, si el producto tiene cdigo de barras se puede usar el escner, si no introduzca el cdigo numrico manualmente. (Cantidad de productos con igual cdigo)*(Cdigo de Producto) 10*7501020520040 .
2. Cancelar Producto: si desea cancelar un producto ya registrado para su venta y que aparece en el rea de ticket, introduzca el signo menos , luego el Cdigo de Producto y por ultimo presione la tecla . Ejemplo: (Cdigo de Producto) -7501020520040
a. Si desea cancelar mas de un producto con el mismo cdigo de
producto, introduzca el signo menos y despus la cantidad. -(Cantidad de productos con igual cdigo)*(Cdigo de Producto). -10*7501020520040 .
3. Eliminar todo un Ticket: si desea cancelar un ticket que se este registrando pero que an no se cierra la venta, solo presione la tecla suprimir del teclado de su equipo y se eliminar todo el ticket.
4. Cerrar Cuenta: una vez que se hallan registrado todos los productos
que va a llevar el cliente, procedemos a cerrar la cuenta para su cobranza, oprima la tecla y se abrir la siguiente ventana:
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1. La forma de pago que siempre aparece predefinida es Efectivo
Pesos, si desea seleccionar una forma de pago diferente porque algn cliente le quiere pagar con dlares o vales o tarjeta de crdito, presione
las teclas , presionando la pestaa < > o usando las teclas flecha , , le aparecen las diferentes opciones de la lista, busque la opcin mas adecuada y seleccinela, luego presione la tecla .
2. En esta casilla de Monto aparece la cantidad a pagar que viene de la
pantalla de venta, si el cliente hace un pago exacto presione la tecla para terminar el pago de la cuenta, de lo contrario ingrese el monto del pago efectuado por el cliente y presione la tecla , si el pago es mayor que la cuenta presione la tecla para terminar el pago de la cuenta y le calcule el cambio, si el pago es menor que la cuenta presione la tecla y le calcula el saldo restante para su liquidacin. Si el cliente liquida la cuenta con diferentes formas de pago, deber ingresar cada forma de pago hasta completar el total de la venta.
3. Una vez conforme con todo y habiendo recibido el pago completo,
presione la tecla de nuevo, y esto abrir el cajn de dinero para que reciba el pago y devuelva el cambo si es necesario.
4. Una vez finalizada la venta se muestra la ventana de ventas como en un
inicio, preparada para utilizarse de nuevo para registrar una nueva cuenta de otro cliente.
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4.
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28/256 cnologicas p
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29/256 cnologicas p
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32/256 cnologicas p
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-
34/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
, , busque la opcin mas adecuada de la lista y seleccinela, luego presione la tecla .
Nombre: Esta casilla le permite definir el nombre del aviso que va a crear.
Inicio: Esta casilla le permite seleccionar la fecha de inicio en que el aviso va aparecer en el rea de publicidad de la pantalla de venta. El aviso de ocasin se incorpora a la pauta de videos y anuncios programada para esa fecha.
Duracin: Esta casilla le permite seleccionar o indicar la cantidad de das que desea que el aviso aparezca en el rea de publicidad de la pantalla de venta.
Cambiar color: Esta opcin le permite seleccionar de una paleta de colores el color del fondo del aviso de ocasin.
Insertar imagen: Esta opcin le permite seleccionar e insertar una imagen de fondo al aviso de ocasin. Usted puede seleccionar una imagen de las que el sistema le proporciona o la que usted dese.
Sonido: Esta opcin le permite seleccionar e introducir un sonido o meloda al aviso de ocasin durante su reproduccin. Usted puede seleccionar un archivo de sonido de los que el sistema le proporciona o el que usted dese.
Quitar imagen: Esta opcin le permite eliminar la imagen seleccionada con anterioridad.
Quitar sonido: Esta opcin le permite eliminar el sonido seleccionado con anterioridad.
Agregar (Imagen/Texto): Usted puede seleccionar Imagen para agregar una imagen o Texto para agregar texto libre para construir el aviso de ocasin.
Agregar: Esta opcin le permite seleccionar la Imagen o crear un Texto de acuerdo con la opcin seleccionada anteriormente.
Modificar: Esta opcin le permite cambiar la Imagen o modificar el Texto ya existentes.
Borrar: Esta opcin le permite eliminar la Imagen o el Texto ya existentes.
Modificar existente: Este botn le permite seleccionar un aviso ya existente para modificarlo y adecuarlo a sus necesidades actuales.
Nuevo en base a existente: Este botn le permite agregar un nuevo aviso de ocasin pero basndose en uno ya existente, que le sirva de apoyo y le permita terminar en un menor tiempo.
Aceptar: Este botn le permite aceptar y guardar el aviso de ocasin que esta diseando.
Limpiar: Este botn le permite desechar el aviso de ocasin que esta diseando sin guardarlo y le permite empezar un nuevo aviso de ocasin.
-
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35/256 cnologicas p
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-
36/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Venta con Descuento Al iniciar la venta, se le puede aplicar un descuento adicional al cliente por medio de la tecla de funcin < F11 >. O bien al momento de terminar de capturar los productos que lleva el cliente, se le aplica el descuento. Este porcentaje anteriormente ya fue capturado a travs de la opcin de Clientes. Estando en la pantalla de ventas como se muestra en la siguiente pantalla
Presione la tecla , le aparece la siguiente pantalla.
-
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Botn
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37/256 cnologicas p
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-
38/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Consulta de Ticket Estando en la pantalla de la venta, se puede realizar una consulta de tikets , por medio de la tecla de funcin < F6 >. Esta consulta es de gran utilidad al momento de efectuar una devolucin de productos del cliente Estando en la pantalla de ventas y presionando la tecla < F6 > se muestra en la siguiente pantalla
A continuacin se da una explicacin de cada una de las casillas y reas de la pantalla Consulta Ticket
Con esta combinacin seleccionada (esta es la opcin predefinida), el sistema puede efectuar la bsqueda de tickets por medio del Producto, Num. Ticket, Monto, Cliente, Si es seleccionada Solo Fecha, solicita el
rango de fechas De: Hasta: presione el botn de para realizar la busqueda de informacin en base a la opcin seleccionada
-
39/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Esta es la pantalla que se muestra al efectuar la bsqueda.
Seleccione el folio que requiere consultar Botones
Utilice este botn para ver el contenido del ticket.
Utilice este botn para mostrar la forma como se pag este ticket.
Utilice este botn, para imprimir el ticket.
-
40/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Productos. La seccin de productos, nos permite llevar a cabo el control y la actualizacin de la informacin de todos y cada uno de los productos que tenemos en el inventario de nuestro negocio, nos permite saber el estado que guarda cada producto, si el producto esta activo o no, ingresar o modificar la informacin de marcas, proveedores, datos de almacn de mnimos, mximos y puntos de re-orden, impuestos, costo, precios de venta y mayoreo, margen de utilidad, etc. Por todo lo anterior, esta rama del sistema se vuelve muy importante ya que la seccin de ventas y compras en la parte de pedidos sugeridos depende de que todos los productos estn debidamente y correctamente actualizados. A continuacin se presenta la ruta en el men general que lo lleva al men de catlogo de productos.
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la opcin
, cuando aparezca el men de opciones de Mercancas,
seleccione , cuando le aparezca el men de opciones de Productos, seleccione la opcin deseada.
-
41/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Catlogo de Productos. La opcin de catlogo de productos le permite agregar productos o actualizar la informacin de productos ya existentes en su catlogo. Mediante esta opcin usted puede ingresar o modificar informacin propia de cada producto como su cdigo numrico, cdigo de barras, descripcin del producto, marca, fabricante, proveedor, datos de almacn de mnimos y mximos, costo, precio, etc. La pantalla que a continuacin se presenta es la que se muestra al seleccionar la opcin de Catalogo de Productos.
-
42/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
A continuacin se da una explicacin de cada una de las casillas y reas de la pantalla de Producto.
Clasificacin: en esta casilla se muestra el departamento y familia o la ubicacin exacta del producto seleccionado en el sistema.
Buscar producto: esta casilla le permite introducir un cdigo de producto
ya existente para desplegarlo en el rea de detalle. Si desea agregar un producto nuevo, es necesario buscar e identificar su departamento y familia de acuerdo a la clasificacin del producto.
Haciendo un Click en el rbol de Productos, se presentan los Productos y Servicios que forman el catlogo. Haciendo un Click en la carpeta correspondiente de cada Departamento (Abarrotes, Bebes, Carnes, Discos etc) se mostrara la Familia correspondiente al departamento seleccionado y dentro de esta familia la categora correspondiente.
-
43/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Ventana Clasificacin de Productos: esta ventana ubicada en el lado
izquierdo de la pantalla como se muestra en el recuadro, le presenta la clasificacin por familia de los productos y del lado derecho se muestran los productos de la familia seleccionada en la clasificacin.
Ventana Detalle de Productos: esta ventana ubicada en el lado
derecho de la pantalla, le muestra la lista de los productos de la clasificacin que haya sido seleccionada.
Botones
Utilice este botn, si desea copiar un(os) producto(s) de una clasificacin o familia en una clasificacin o familia distinta. Es necesario seleccionar el o los productos para que esta opcin pueda funcionar.
Ventana de Clasificacin de Productos
Ventana Detalle de Productos
-
fueclafun
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eron selesificacin
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milia seledetermina
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Solu
Utiliceccionado o famili
Utilicccionada,da.
Utilica en form
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44/256 cnologicas p
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45/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Como Agregar un Producto.
1. Selecciona en el men principal la opcin
Le aparece la siguiente ventana.
Seleccione la opcin y oprima , le aparece la siguiente pantalla.
-
46/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
El proceso de Alta de Productos consiste de varios pasos, la ventana principal cuenta con 4 carpetas; Datos Generales, Datos de Almacn, Impuestos y Precio. La carpeta de Datos Generales es la que esta predefinida y siempre aparece en un principio, para realizar una alta de producto completa es necesario ingresar y completar la informacin solicitada. Carpeta Datos Generales
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la carpeta de Datos Generales
Clasificacin: en esta casilla se muestra el departamento y familia o la ubicacin exacta del producto seleccionado en el sistema.
-
47/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Cdigo de barras: esta casilla le permite introducir el cdigo de barras del producto que va a agregar al catlogo. Puede ingresar el cdigo a travs del teclado o por el escner.
PLU: esta casilla le permite introducir un cdigo de producto numrico de hasta 4 dgitos que va a agregar al catlogo. Es opcional este cdigo cuando ya cuenta con un cdigo de barras. Si desea conocer los nmeros
disponibles en el rango de 0 a 9999 oprima el botn que se encuentra a un lado de esta casilla.
Producto: esta casilla le permite introducir el nombre o la descripcin del producto en 40 posiciones o caracteres.
Nombre corto: esta casilla le permite introducir un nombre corto o descripcin del producto en 25 posiciones o caracteres. Este nombre corto aparece en el ticket de venta.
Unidades: esta casilla le permite seleccionar de una lista la unidad de medida que utiliza para la venta del producto. Para seleccionar una unidad
de medida utilice las teclas flecha , o presione la pestaa < > o utilice la combinacin de teclas , le aparecen las diferentes opciones de la lista, busque la opcin mas adecuada y seleccinela, luego presione la tecla . Si usted necesita una unidad de medida que no aparece en la lista, seleccione la opcin . luego presione la tecla .
Marca: esta casilla le permite seleccionar de una lista una marca de una gran variedad de marcas de productos. Para seleccionar una marca utilice
las teclas flecha , o presione la pestaa < > o utilice la combinacin de teclas , le aparecen las diferentes opciones de la lista, busque la opcin mas adecuada y seleccinela, luego presione la tecla .Si usted necesita una marca que no aparece en la lista, seleccione la opcin . luego presione la tecla .
Fabricante: esta casilla le despliega el nombre del fabricante del producto.
Foto: esta casilla le permite agregar una foto del producto. Producto activo: esta opcin le permite seleccionar el estado del
producto. Seleccione Si, si el producto esta activo o seleccione No, si el producto no esta activo. Es necesario que el producto este activo si lo tiene en inventario y lo esta vendiendo. La opcin predeterminada es Si.
Aviso baja existencia: esta opcin le permite seleccionar si desea o no activar el aviso de baja existencia del producto. Este aviso le aparece en los visores de color de la pantalla de venta. La opcin Si es la predeterminada.
Precio: esta opcin le permite seleccionar la forma en que usted desea manipular sus precios. La opcin Capturado es la predeterminada.
*Calculado: esta opcin permite que el sistema calcule un precio de venta en base al costo y de acuerdo a un porcentaje de margen previamente definido. *Capturado: esta opcin le indica al sistema que el precio de venta debe ser capturado, el sistema calcula el porcentaje de margen en base al precio de venta ingresado y a su costo.
-
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48/256 cnologicas p
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49/256 cnologicas p
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50/256 cnologicas p
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51/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Carpeta Impuestos
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la carpeta de Impuestos.
Impuestos agregados: en esta ventana se despliega(n) el (los) impuesto(s) definidos para el producto. Es importante mencionar, que no todos los productos llevan impuestos. Si desea eliminar un impuesto que aparece en la ventana, seleccinelo y oprima el botn
, repita el mismo procedimiento para eliminar mas impuestos.
Impuestos disponibles: en esta ventana se muestra una lista con todos los impuestos disponibles para los productos. Si desea agregar un nuevo impuesto a la ventana de Impuestos agregados, seleccinelo y oprima
el botn , repita el mismo procedimiento para agregar mas impuestos.
-
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53/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Carpeta Precio
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la carpeta de Precio.
Costo con impuestos: esta casilla le permite introducir el costo del producto con los impuestos incluidos.
% a aumentar para obtener el precio de venta: esta casilla le
permite introducir el porcentaje de margen para calcular el precio de venta automticamente. Esta opcin depende del parmetro de precio definido en la carpeta de Datos Generales Calculado o Capturado. Si el parmetro definido es Calculado, entonces le permite ingresar un valor de porcentaje de margen y calcula el precio correspondiente, pero si el parmetro definido es Capturado, no le permite ingresar ningn valor, el porcentaje de margen es calculado por el sistema de acuerdo al precio de venta que ingrese en la siguiente casilla.
Precio venta con impuestos: esta casilla le permite introducir el precio
de venta del producto. Esta opcin depende del parmetro de precio definido en la carpeta de Datos Generales Calculado o Capturado. Si el parmetro definido es Capturado, entonces le permite ingresar el precio correspondiente, pero si el parmetro definido es Calculado, no le permite ingresar ningn valor, el precio de venta es calculado por el sistema de acuerdo al costo y el porcentaje de margen definido en la casilla correspondiente.
-
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Utilidad Venta: esta casilla le muestra el valor del margen de utilidad en
pesos del producto de acuerdo a la diferencia entre el precio de venta y su costo.
% de descuento a la utilidad para precio a mayoreo: esta casilla le
permite introducir un porcentaje de descuento al valor del margen en pesos de utilidad para calcular el precio de venta de mayoreo automticamente. Esta opcin depende del parmetro de precio definido en la carpeta de Datos Generales Calculado o Capturado. Si el parmetro definido es Calculado, entonces le permite ingresar un valor de porcentaje de descuento y calcula el precio de mayoreo correspondiente, pero si el parmetro definido es Capturado, no le permite ingresar ningn valor, el porcentaje de descuento es calculado por el sistema de acuerdo al precio de mayoreo que ingrese en la siguiente casilla.
Precio mayoreo con impuestos: esta casilla le permite introducir el
precio de mayoreo del producto. Esta opcin depende del parmetro de precio definido en la carpeta de Datos Generales Calculado o Capturado. Si el parmetro definido es Capturado, entonces le permite ingresar el precio correspondiente, pero si el parmetro definido es Calculado, no le permite ingresar ningn valor, el precio de mayoreo es calculado por el sistema de acuerdo al costo, el porcentaje de margen definido y el porcentaje de descuento y lo muestra en la casilla correspondiente.
Utilidad Mayoreo: esta casilla le muestra el valor del margen de utilidad
en pesos del producto de acuerdo a la diferencia entre el precio de venta y su costo.
Cantidad de producto para considerar Mayoreo: esta casilla le
permite ingresar un valor el cual determina la cantidad de productos para que sea considerado como venta de mayoreo y utilice el precio de mayoreo en las operaciones de venta.
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Como modificar un producto existente.
1. Selecciona en el men principal la opcin
Le aparece la siguiente ventana.
2. Introduzca el cdigo de producto que desea modificar en la casilla
, lo puede hacer manualmente o usando el escner para una localizacin rpida. Otra forma de localizar el producto es siguiendo el rbol de la ventana de clasificacin de productos.
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Paquetes y productos sueltos A travs de esta opcin, el sistema le permitir efectuar las ventas de productos sueltos, que por lo general son comprados por paquete, bolsas granel. De esta manera podr obtener una ganancia considerable al vender el producto suelto. A continuacin se presenta la ruta en el men general que lo lleva al men de catlogo de productos.
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la opcin
, cuando aparezca el men de opciones de Mercancas,
seleccione , cuando le aparezca el men de opciones de Productos, seleccione la opcin deseada
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A continuacin se describe cada una de las partes principales de la pantalla de Paquetes y productos sueltos
Buscar producto a relacionar: esta casilla le permite seleccionar del catlogo de productos, el producto que va a relacionar.
Seleccionar la presentacin ms vendida: est casilla le permite seleccionar del catlogo de productos, la presentacin ms vendida.
Ver cadena actual: este casilla le muestra la relacin de cmo quedara el producto que selecciono.
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Cambio de Proveedor favorito. La opcin de cambio de proveedor favorito le permite seleccionar para cada uno de los productos existentes en el catalogo un proveedor favorito. Cuando un proveedor le da el servicio adecuado segn su criterio en tiempo y precio, pues es una buena razn para seguir considerndolo como proveedor. El sistema actualiza esta informacin de manera automtica cuando se hacen las primeras compras, los productos involucrados en la compra los relaciona o asocia con el proveedor al que hizo la compra. Mediante esta opcin usted puede modificar el estado de proveedor favorito para todos y cada uno de los productos activos del catalogo. A continuacin se presenta la ruta en el men general que lo lleva al men de Cambio de proveedor favorito
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la opcin
, cuando aparezca el men de opciones de Mercancas,
seleccione , cuando le aparezca el men de opciones de Productos, seleccione la opcin deseada
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La pantalla que a continuacin se presenta es la que se muestra al seleccionar la opcin de Catalogo de Productos.
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la pantalla de Actualiza proveedor favorito.
Clasificacin: en esta casilla se muestra el departamento y familia o la ubicacin exacta del producto seleccionado en el sistema.
Buscar Producto: esta casilla le permite introducir un cdigo de
producto (no nombre o descripcin) ya existente, de manera manual o a travs de un escner, si el producto se encuentra en la lista lo pasa en forma automtica a la ventana de detalle. Adicionalmente puede utilizar la tecla para hacer una bsqueda en el catalogo de productos.
Nombre del Proveedor: en esta casilla se muestra el proveedor
asociado al producto previamente seleccionado.
Proveedor Favorito: esta casilla le permite seleccionar al proveedor como proveedor favorito.
Proveedor ltimo: esta casilla le permite seleccionar al proveedor
asociado al producto previamente seleccionado como proveedor ltimo. El proveedor ltimo es el proveedor al que se le hizo la compra de un
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Compras. La seccin de compras, es una de las partes de mayor importancia del sistema, ya que le permite realizar algunas actividades de gran relevancia como la generacin de pedidos sugeridos, realizar las compras y registrar los pagos a proveedores. La opcin de pedidos sugeridos es de gran ayuda para el propietario o administrador del negocio ya que esta herramienta le permite saber en cualquier momento los productos y las cantidades que necesita surtir por proveedor de forma automtica. Antes de que pueda utilizar la opcin de pedidos sugeridos es necesario (deseable) que se definan los valores mnimos y mximos de inventario para cada producto y el valor del punto de re-orden. Otra de las actividades de mucha relevancia que puede llevar a cabo en esta seccin, es la actualizacin de los costos y precios por producto al momento de registrar sus compras. Cada vez que actualiza o cambia el costo de un producto, su precio es actualizado de acuerdo al margen que tenga definido previamente y registrado por producto, adems si as lo desea puede modificar el precio directamente de acuerdo a su criterio. Para finalizar el ciclo de compras, es necesario el pago a proveedores, esta opcin tambin esta considerada dentro del proceso, y le permite hacer sus pagos de diferentes formas, ya sea de contado o crdito.
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65/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Pedido Sugerido
A continuacin se presenta la ruta en el men general que lo lleva al men de compras. Opcin Pedidos Sugeridos
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la opcin
, cuando aparezca el men de opciones de Mercancas,
seleccione , cuando le aparezca el men de opciones de Compras, seleccione la opcin Pedidos Sugeridos.
Porque crear un pedido Sugerido?
La opcin de pedido sugerido es de gran ayuda para el propietario o administrador del negocio ya que esta herramienta le permite saber en cualquier momento los productos y las cantidades que necesita surtir por proveedor de forma automtica.
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En otras palabras, sirve para facilitar el proceso de compras y de acuerdo a ciertos criterios definidos por el usuario, sugiere las cantidades a solicitar al proveedor. Antes de que pueda utilizar la opcin de pedidos sugeridos es necesario que se definan los valores mnimos y mximos de inventario para cada producto y el valor del punto de re-orden, aunque no en todos los casos son utilizados los datos antes referidos para hacer un pedido sugerido ya que se pueden hacer en base a compras anteriores o en resmenes de ventas, si es muy conveniente su definicin. A continuacin se presenta la pantalla de Pedidos Sugeridos.
A continuacin se describe cada una de las partes principales de la pantalla de Pedidos Sugeridos. Proveedor: esta casilla le permite seleccionar de una lista el proveedor
que usted necesita para generar o crear un pedido sugerido. Lo puede seleccionar utilizando las teclas flecha , o presionando
la pestaa < >, le aparece una lista, para moverse hacia arriba o abajo utilice las teclas flecha , , tambin puede hacer una bsqueda del proveedor, ingresando las primeras letras del nombre del proveedor y presionando la barra espaciadora o oprimiendo la tecla . Cuando le aparece la lista, para moverse hacia arriba o abajo utilice las teclas flecha , . Si necesita un proveedor nuevo seleccione de la lista la opcin , entonces el sistema le presenta la pantalla donde usted puede dar de alta
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un nuevo proveedor, esto ltimo, tambin se puede hacer directamente desde el catalogo de proveedores.
Contacto: en esta casilla aparece el nombre de la persona que tenemos registrada como contacto con el proveedor seleccionado previamente, aqu no tiene que ingresar informacin alguna, esta la trae de los datos del proveedor.
Sugerir en Base a: esta ventana nos permite definir en base a que informacin vamos a construir el pedido sugerido. Podemos hacer combinaciones diferentes entre las opciones disponibles en ambos recuadros, solamente se puede seleccionar una opcin por recuadro. Las opciones que aparecen en el primer recuadro son utilizadas para sugerir cantidades a comprar en base a Inventario, Pedidos Anteriores o Compras realizadas y Ventas. Las opciones que aparecen en el segundo recuadro son utilizadas para seleccionar productos en los que el proveedor est indicado como ltimo, favorito o sus productos asociados. A continuacin se describen individualmente. Consideracin especial. Ya que el sistema tiene la capacidad de registrar un mismo producto para uno o ms proveedores, y como la compra de un producto determinado se hace a un solo proveedor a la vez, este producto queda marcado para el ltimo proveedor que lo suministr como ltima compra. La cantidad de productos que el sistema sugiere comprar, se calcula de acuerdo a la diferencia entre el valor mximo de inventario registrado para el producto y su existencia.
a) Con esta combinacin seleccionada (esta es la opcin predefinida), el sistema revisa si los productos asociados con el proveedor seleccionado estn marcados como ultima compra, una vez confirmados los productos que efectivamente le fueron comprados a este proveedor, entonces revisa la existencia de los productos y determina la cantidad a comprar para cada producto
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por diferencia entre su mximo y existencia, luego los presenta en la ventana de detalle.
b) Con esta combinacin seleccionada, el sistema revisa si los productos asociados con el proveedor seleccionado estn marcados como favoritos, entonces revisa la existencia de los productos y determina la cantidad a comprar para cada producto por diferencia entre su mximo y existencia, luego los presenta en la ventana de detalle.
c) Con esta combinacin seleccionada, el sistema busca todos los productos asociados con el proveedor seleccionado, entonces revisa la existencia de los productos y determina la cantidad a comprar para cada producto por diferencia entre su mximo y existencia, luego los presenta en la ventana de detalle.
d) Al seleccionar esta opcin, el sistema abre la siguiente casilla y deshabilita las opciones del recuadro contiguo ltimo y Favorito
y esta le
permite presionando la pestaa < > seleccionar un pedido anterior que se le haya comprado o colocado al proveedor seleccionado y lo presenta en la ventana de detalle, este le sugiere comprar las cantidades del pedido seleccionado.
e) Aqu hacemos un pedido basado en la venta, de los productos que fueron adquiridos la ltima vez al proveedor seleccionado. Con esta combinacin seleccionada, el sistema abre las siguientes casillas para hacer una seleccin de un periodo de tiempo.
Le permite presionando la pestaa < > seleccionar del calendario que le aparece una fecha de inicio (Desde:) y final (Hasta:), luego el sistema revisa las ventas de los productos que se le hayan compran al proveedor seleccionado la ltima vez, los acumula por producto y presenta la informacin en la ventana de detalle. En cualquier caso las cantidades sugeridas por el sistema pueden ser modificadas por el usuario.
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f) Aqu hacemos un pedido basado en la venta, de los productos que estn marcados como favoritos con el proveedor seleccionado. Con esta combinacin seleccionada, el sistema abre las siguientes casillas para hacer una seleccin de un periodo de
tiempo.
Le permite presionando la pestaa < > seleccionar del calendario que le aparece una fecha de inicio (Desde:) y final (Hasta:), luego el sistema revisa las ventas de los productos asociados al proveedor seleccionado y que estn marcados como favoritos, los acumula por producto y presenta la informacin en la ventana de detalle. En cualquier caso las cantidades sugeridas por el sistema pueden ser modificadas por el usuario.
f) Aqu hacemos un pedido basado en la venta, de todos los productos que estn asociados con el proveedor seleccionado. Con esta combinacin seleccionada, el sistema abre las siguientes casillas para hacer una seleccin de un periodo de tiempo.
Le permite presionando la pestaa < > seleccionar del calendario que le aparece una fecha de inicio (Desde:) y final (Hasta:), luego el sistema revisa las ventas de todos los productos asociados al proveedor seleccionado, los acumula por producto y presenta la informacin en la ventana de detalle. En cualquier caso las cantidades sugeridas por el sistema pueden ser modificadas por el usuario.
Fecha en que se solicito el pedido: Esta casilla le muestra la fecha en la
que se gener el pedido sugerido, esta fecha la toma del reloj del equipo de cmputo.
Fecha en que se promete que se entregara el pedido: Esta casilla le permite definir o seleccionar la fecha estimada de la entrega del pedido, en primera instancia, muestra la misma fecha en que se solicit el pedido.
Comentarios: Esta casilla le permite agregar comentarios adicionales en
relacin al pedido sugerido.
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70/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Mostrar columna para ajustar inventario: Al seleccionar esta opcin le permite realizar un Ajuste al inventario del producto seleccionado.
Ventana de Detalle: En esta ventana se muestran cada uno de los
productos asociados al proveedor seleccionado y que pasan los criterios seleccionados de acuerdo a las combinaciones de las opciones de los recuadros, adems de su existencia, cantidad, costo, importe y marca. El sistema le sugiere las cantidades a comprar por cada uno de los productos de acuerdo al inventario del sistema y la informacin de mximos y mnimos predefinida, adems le permite cambiar las cantidades sugeridas por el sistema de acuerdo a su criterio o sus necesidades.
Para moverse y seleccionar algn producto dentro de esta ventana de detalle, utilice las teclas flecha , , , o utilice el Mouse para moverse con las barras de desplazamiento vertical u horizontal segn sea el caso y luego hacer la seleccin con el apuntador. Adicionalmente, mientras se esta moviendo entre los productos, y especficamente en las casillas de Existencia en Sistema y Cantidad Necesaria le aparece un recuadro auxiliar con Informacin de Almacn que le indica el inventario mnimo, mximo y punto de re-orden como se muestra en la imagen. Si necesita agregar ms productos a la lista actual para el proveedor seleccionado, lo puede hacer utilizando la tecla busque y seleccione el producto, luego oprima la tecla , si necesita desasociar o eliminar productos de la lista actual para el proveedor seleccionado,
Casillas de color verde claro son modificables
Barra de Desplazamiento Vertical
Casilla Selecciona Informacin de Almacn
Botn Desasociar
-
71/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
seleccione el producto que desea desasociar o eliminar y luego oprima el
botn que aparece a la derecha de cada producto. Las casillas que aparecen en color verde claro como se indica en la pantalla
de pedidos sugeridos se pueden modificar para ajustar las cantidades a lo que necesita en ese momento. Las casillas que aparecen en color celeste claro como se indica en la
pantalla de pedidos sugeridos son datos calculados por el sistema y no pueden ser modificados.
Impuestos IVA y IEPS del pedido: Casilla en donde se muestran los
montos correspondientes de IVA e IEPS del pedido.
Total: Casilla en donde se muestra el total del pedido.
a continuacin se presenta la pantalla despus de haber activado esta opcin.
Razn del ajuste de inventario
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72/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Para moverse y seleccionar alguna causa por la cul se va a realizar el ajuste, dentro de esta ventana de detalle, utilice las teclas flecha , , , o utilice el Mouse para moverse con las barras de desplazamiento vertical u horizontal segn sea el caso y luego hacer la seleccin con el apuntador.
Uso de los botones de la pantalla de Pedidos Sugeridos.
Oprima este botn para enviar va electrnica el pedido sugerido al proveedor.
Oprima este botn para hacer una consulta de pedidos surtidos del proveedor seleccionado.
Oprima este botn para desplegar en la Ventana de Detalle los productos asociados al proveedor seleccionado.
Oprima este botn para guardar la informacin del pedido sugerido.
Oprima este botn para eliminar la informacin del pedido sugerido sin guardarla, le permite iniciar un nuevo pedido sugerido.
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75/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Realizar Compras A continuacin se presenta la ruta en el men general que lo lleva al men de compras. Opcin Realizar Comprar.
Desde la pantalla principal del sistema, seleccione el botn , cuando aparezca el men de opciones de Inicio, seleccione la opcin
, cuando aparezca el men de opciones de Mercancas,
seleccione , cuando le aparezca el men de opciones de Compras, seleccione la opcin Realizar Compras.
La pantalla que a continuacin se presenta le permite realizar las compras que su comercio necesita para seguir operando, a los diferentes proveedores que le suministran productos. Mediante este proceso de compras usted registra todos los productos adquiridos en su inventario, lo que le ayuda para saber en cualquier momento con que capital de trabajo cuenta. El proceso de compras consiste de varios pasos, la ventana principal cuenta con 3 carpetas; Compra, Detalle y Pago. La carpeta de Compra es la que esta predefinida y siempre aparece en un principio, para realizar una compra completa es necesario ingresar y completar la informacin solicitada en la carpeta de Compra, luego la carpeta de Detalle y al final la carpeta de Pago.
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la pestaa < > con el Mouse o utilizando la combinacin de teclas , le aparece una lista, para moverse hacia arriba o abajo utilice las teclas flecha , oprima la tecla para aceptar la forma de pago deseada.
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86/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Ventana principal: En esta rea se muestran las compras realizadas a crdito junto con todos los datos para el pago al proveedor como No. Factura, Fecha Facturado, Fecha Vencimiento, Total, Saldo y Moneda. Adicionalmente usted puede ver la informacin de compra si presiona el botn
ubicado al principio de cada lnea, como se muestra a continuacin.
Presione el botn para volver a la ventana anterior. Total pagado: Esta casilla muestra el monto total pagado.
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87/256 Soluciones Tecnologicas para el Comercio
Como hacer un pago a proveedor.
1. Ingresar la fe