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Tecnologías de Información para Innovadores (TII/TI2)

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Capitulo 1

Introducción a Microsoft Excel 2007 Objetivos:

Como Ingresar y salir del Excel Conocer lo nuevo en Excel 2007 Conocer algunos conceptos básicos Conocer los elementos de la pantalla de Excel Como manipular las hojas de un Libro Como seleccionar celdas, filas y columnas Como se ingresan los datos Conocer los operadores para crear fórmulas Como modificar datos. Como Crear, Abrir y Guardar Libros



1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007 Excel 2007 es una aplicación de Microsoft Office diseñado para realizar y cálculos, análisis y gráficos de datos en distintas disciplinas. El espacio de trabajo de Microsoft Excel es una tabla con celdas que forman filas y columnas. Cada celda puede contener un dato y estar relacionada con otras celdas. Excel es una aplicación altamente flexible y versátil que ofrece la posibilidad de realizar multitud de operaciones distintas. Por un lado, el usuario puede limitarse a operaciones tan sencillas como la simple introducción de texto, la copia de datos numéricos o la creación de un listado; mientras que por otro lado, puede utilizar el programa para realizar los cálculos financieros o la contabilidad de la empresa, para mostrar y analizar los datos y estadísticas de un estudio con sus respectivos gráficos. Y todo ello sin la necesidad de tener grandes conocimientos matemáticos. Uno de los elementos más fáciles de crear y más práctico de Excel, sobre todo en el ámbito personal, son los listados. Gracias a ello podemos crear hojas de cálculo en la que únicamente figure texto y alguna que otra suma. Así, podemos crear la lista de compra, la lista de los gastos mensuales, el menú de la semana, la lista de tareas, etc. Otra de las ventajas de Excel es la gran variedad de opciones que presenta para todas sus operaciones. Así, existen muchos tipos de gráficos distintos: columnas, barras, líneas, circular, radial, piramidal, etc. gran cantidad de funciones: financieras, de texto, estadísticas, lógicas, matemáticas, de búsqueda, etc. Una gran variedad de formatos para los datos de cada celda: número, moneda, porcentaje, texto, fecha, hora, etc. y multitud de opciones para configurar el aspecto de cada hoja de cálculo: fuente, alineación, bordes, alto o ancho de filas y columnas.

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4. Formato Condicional, para presentar, analizar o resaltar los datos de una

hoja que cumplan ciertas condiciones.

5. Fácil escritura de Fórmulas, usando la función autocompletar, las referencias a rangos con nombres, y mas fácil acceso a las funciones

6. Ordenación y Filtros mejorados,

Se puede ordenar los datos por color y hasta un máximo de 64 niveles.



Se puede filtrar por color, fechas o seleccionar por varios elementos.

7. Nuevo aspecto de los Gráficos, se puede usar numerosos estilos y diseños

para dar al gráfico un aspecto profesional. 8. Tablas dinámicas fáciles de usar, con la nueva interfaz puede ver la

información deseada haciendo unos cuantos clics en la tabla dinámica.

9. Mejoras en la Impresión,

Usando la vista Diseño de página puede crear una hoja de cálculo mientras observa el aspecto que tendrá cuando se imprima.



2. DEFINICIONES BÁSICAS. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, que es un libro, una hoja de cálculo, que es una celda, puntero de celda, etiquetas, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Cuando conozca todo esto estará en disposición de empezar a crear hojas de cálculo.

2.1. LIBRO. Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensión .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

2.2. HOJA DE CÁLCULO.

Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1’048,576 filas. Es aquí donde se colocan los datos que queremos calcular, ordenar o hacer referencias.

2.3. CELDA.

Es la intersección de una Columna con una fila. La celda almacena información, la cual puede ser un texto, un número, una fecha, una hora, una fórmula, una función, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Dirección, la cual consta de una letra (columna) y un número (fila). En la gráfica la celda activa es C6.

2.4. PUNTERO DE CELDA.

Es el rectángulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series.

2.5. ETIQUETAS.

Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.



3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO Al iniciar Excel 2007 aparece una pantalla como ésta, vamos a ver sus componentes principales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ve en su computador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

En donde:

a. Barra de Herramientas de Acceso Rápido b. Barra de Título, incluye el nombre del libro abierto.

c. Botones minimizar, maximizar o restaurar y cerrar.

d. Cinta de Opciones. Es una de las nuevas características en Office 2007.

Se divide en varias fichas: Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. Con un doble clic sobre cualquiera de las fichas se ocultan las herramientas.

e. Grupos: Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En la figura se ven los Grupos incorporados en la ficha “Inicio”.



f. Columnas de la hoja de Excel. g. Filas de la hoja de Excel.

h. Celda activa.

i. Cuadro de nombres, Indica la celda activa

j. Insertar Función.

k. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rápidamente por las hojas del libro.

l. Barra de desplazamiento horizontal

m. Zoom. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.

n. Barra de estado. Muestra información referente a lo que se está realizando. Por ejemplo, si se selecciona un conjunto de números, muestra la cantidad, promedio y suma de dichos números.

3.1. DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en un momento dado. Para moverse por la Hoja rápidamente, las teclas que podemos usar son:

MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA Hoja Siguiente CTRL + AVPAG Hoja Anterior CTRL + REPAG

3.2. DESPLAZAMIENTO EN LAS HOJAS



Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

3.3. SELECCIONAR VARIAS HOJAS Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como podría ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas:

1. Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja 2. Mantener pulsada la tecla Ctrl 3. Hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas.

O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas.

3.4. DESPLAZARSE POR LAS HOJAS Para desplazarse a una hoja de un libro, basta con hacer clic en su etiqueta. La hoja activa se mostrará en negrita. Si el Libro posee muchas hojas, la manera más sencilla de desplazarse es utilizando los botones de desplazamiento, como se muestra en la siguiente figura:

Mediante estos botones se puede desplazar a la etiqueta de la derecha (c) o hacia la izquierda (b), o bien ir a la primera (a) o a la última (d) hoja del libro.

3.5. INSERTAR HOJAS Un Libro contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible. Para insertar más hojas a un libro utilice uno de los siguientes métodos:

Hacer clic en el ícono “Insertar hoja de cálculo” situado a la derecha de la última hoja del libro.

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Insertar Insertar Hoja Teclado: Shift + F11 Menú contextual en la etiqueta Insertar



Automáticamente se insertará una nueva hoja, con un nuevo número.

3.6. ELIMINAR HOJAS Para eliminar hojas de un libro utilice uno de los siguientes métodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Eliminar Eliminar Hoja Menú contextual en la etiqueta Eliminar

3.7. CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS

Para cambiar el nombre de una hoja utilice uno de los siguientes métodos:

Ficha: Inicio, Grupo: Celdas, Formato Cambiar el nombre de la Hoja

Menú contextual en la etiqueta Cambiar nombre

Otra forma de cambiar el nombre de una hoja, es dar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja que aparece en la parte inferior de la pantalla.

3.8. MOVER O COPIAR HOJAS Para Mover una hoja, se da un clic sostenido sobre la etiqueta de la hoja y se arrastra a la posición deseada. Para Copiar: seleccionar la Hoja, mantener pulsada la tecla Ctrl y arrastrar También se puede Ocultar, Mostrar, Proteger Hoja, cambiar el color de la etiqueta utilizando el Menú contextual en la etiqueta o a través de la Ficha Inicio, Grupo Celdas, opción Formato y eligiendo la opción deseada.

3.9. SELECCIÓN DE CELDAS Utilizando el teclado:

Posicionar el puntero en la celda inicial Pulsar la tecla Mayus y con las flechas cubrir todo el rango



Utilizando el Mouse:

Posicionar el puntero en el centro de la celda inicial Arrastrar hasta cubrir todas las celdas a seleccionar.

SELECCIONAR CELDAS NO CONTIGUAS Mantener pulsada la tecla Ctrl. mientras selecciona los rangos necesarios

SELECCIÓN DE UNA COLUMNA O FILA Hacer clic sobre el encabezado de la columna o fila a seleccionar.

SELECCIONAR CELDAS DE UNA HOJA ENTERA Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el encabezado de la columna A y el de la fila 1.

INGRESO DE DATOS Excel permite introducir textos o valores en cualquier celda. Para ello solo tiene que escribir el dato en la celda y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales.

Celdas : B4:D9 Columnas: B,D Filas: 4, 9 Celdas : F6:G7

Columnas: B Filas: 4 a 9



Nota: Los números, fechas, horas y fórmulas son considerados por Excel como valores. Por defecto, Excel alinea los datos de tipo texto hacia la izquierda de la celda, mientras que los valores los alinea hacia la derecha.

3.10. INTRODUCIR LOS DATOS EN UN RANGO

Si desea ingresar un conjunto de datos en un rango vertical, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Enter 4. Continuar ingresando los demás

datos

3.11. INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO Si desea escribir un mismo dato en varias celdas, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar las Celdas 2. Escribir el dato en la primera celda 3. Presionar Ctrl + Enter

3.12. TIPOS DE DATOS En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números, fechas, horas o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:

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Las fechas y horas son tratados como los números por lo tanto se podrán sumar, restar o añadir a otras.

FÓRMULAS Toda fórmula debe iniciarse con el signo igual (=) Puede contener constantes y/o direcciones de celda La barra de fórmulas muestra la expresión matemática, la celda muestra el resultado

3.13. OPERADORES Los Operadores son utilizados en la cración de fórmulas. Existen cuatro tipos de operadores:

ARITMÉTICOS: Este tipo de operadores sirven para realizar operaciones matemáticas elementales, como son:

Operador Significado Ejemplo Resultado + Suma =6+2 8 - Resta y

negación =6-2 -6 4 -6

* Multiplicación =6*2 12 / División =6/2 3

% Porcentaje =6% 0.06 ^ Exponente =6^2 36

Por ejemplo, la fórmula =10^2*10% dará como resultado 10 (indica que el número 10 se eleva al cuadrado y el resultado se multiplica por 0.10).



DE TEXTO: Los operadores de este tipo sirven para unir cadenas de texto, creando un solo valor de texto.

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DE COMPARACIÓN: Este tipo de operadores sirven para comparar dos valores, devolviendo un resultado de tipo lógico, como VERDADERO si se cumple la comparación y FALSO si no se cumple la comparación). Por ejemplo, si A1 contiene el valor 7 y B1 el valor 5, entonces:

Operador Significado Ejemplo Resultado = Igual a =A1=B1 Falso > Mayor que =A1>B1 Verdadero < Menor que =A1<B1 Falso

>= Mayor o igual que =A1>=B1 Verdadero <= Menor o igual que =A1<=B1 Falso <> Diferente de =A1<>B1 Verdadero

DE REFERENCIA: No provocan cambio en los resultados de la celda, sino que controlan la forma en que se agrupan las celdas para calcular una fórmula.

Operador Significado

: Dos puntos Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, Coma Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

espacio Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

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3.15. OPERACIONES CON LIBROS En esta nueva versión de Excel los comandos para Crear, Guardar y Abrir un libro se encuentran alojados en un menú que se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice superior izquierdo de la pantalla. Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

En donde: a. Crea un nuevo libro en blanco b. Abre un libro existente c. Guarda el libro actual d. Lista de últimos libros utilizados. También pueden utilizarse los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido:

Si desea guardar el libro con otro nombre o en otra ubicación elija la opción: Botón del Office Guardar Como. Elija Libro de Excel si desea guardar el libro en la versión 2007 Elija Libro de Excel 97-2003 si desea guardarlo como una versión anterior.



Asigne un nombre para identificar al Archivo y pulse el botón Guardar

Si desea Imprimir el libro: Botón de Office Imprimir Si desea Cerrar el Libro: Botón de Office Cerrar

Capitulo 2

4. OPERACIONES BÁSICAS CON LAS CELDAS Objetivos:

Usar el Controlador de relleno Como crear Series Numéricas Como Copiar, Cortar y Pegar datos Como Mover y Copiar celdas utilizando el Mouse Como insertar celdas, filas y columnas Como eliminar u ocultar filas y columnas Como cambiar el ancho de columnas y el alto de las filas Como dar un nombre a un rango de celdas



4.1. CONTROLADOR DE RELLENO Una ayuda para escribir una serie de celdas cuyo contenido es secuencial, la proporciona el Controlador de Relleno. .Por ejemplo, podría digitarse el nombre del primer mes, y luego generar la lista de los meses siguientes. También se emplea para copiar el contenido de una celda, en las celdas adyacentes. La secuencia de acciones es la siguiente: 1. Digitar el “valor inicial” de la serie (número, texto o fórmula) 2. Arrastrar el controlador de de relleno hasta completar la cantidad de

elementos necesarios. Para generar números correlativos, pulse Ctrl mientras arrastra el controlador de relleno; o abrir la etiqueta inteligente y elegir rellenar serie.

SERIES Para rellenar celdas con valores de una serie:

1. Seleccione la celda donde desea comenzar la serie. La celda debe contener el primer valor de la serie.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Series.

3. Para rellenar la serie a lo largo de la hoja, haga clic en Columnas.

4. Para rellenar la serie a lo ancho de la hoja, haga clic en Filas.

5. En el cuadro Incremento, escriba el valor en que desea incrementar la serie.

6. En Tipo, haga clic en Lineal o Geométrica. 7. En el cuadro Límite, escriba el valor en que desea detener la serie. 8.



4.2. OPERACIONES CON LAS CELDAS. En muchas ocasiones necesitaremos efectuar una operación con un grupo de celdas, para ello tenemos que seleccionar las celdas deseadas. Una vez seleccionado el conjunto de celdas podemos:

Copiarlo a otro lugar con la opción Edición-Copiar, desplazándonos a la nueva posición y eligiendo Edición-Pegar.

Moverlo a otro lugar con las opciones Edición-Cortar, desplazándonos a la nueva posición y eligiendo Edición-Pegar.

Borrarlo pulsando la tecla <Supr>

4.3. COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS Copiar

1. Seleccionar las celdas que se desean copiar 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes

Hacer clic en el botón Copiar Teclado: Ctrl + C Menú Contextual Copiar

3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar

Cortar

1. Seleccionar las celdas que se desean mover 2. Ejecutar algunas de las acciones siguientes

Hacer clic en el botón Cortar Teclado: Ctrl + X Menú Contextual Cortar

3. Situar el cursor en la celda destino 4. Pegar

Pegar

1. Ejecutar algunas de las acciones siguientes: 2. Hacer clic en el botón Pegar 3. Teclado: Ctrl + V 4. Menú Contextual Pegar



4.4. MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE 1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero del Mouse en uno de los

“bordes” del bloque seleccionado (el cursor cambia de cruz blanca a flecha).

3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

COPIAR UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE 1. Seleccionar el bloque a mover 2. Posicionar el puntero de Mouse en uno de los “bordes” del bloque

seleccionado y mantenga presionada la tecla Ctrl (el cursor cambia a flecha con un signo +).

3. Arrastrar el bloque hasta su posición final, y soltar.

PEGADO ESPECIAL Una vez que ha dado la opción copiar, se puede realizar un pegado especial, siguiendo los siguientes pasos: 1. En el Grupo Portapapeles, abrir el comando Pegar y elegir Pegado Especial.

También puede usar el Menú contextual y elegir pegado especial. 2. Aparecerá el siguiente Cuadro de diálogo:

3. Con estas opciones, Excel permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las fórmulas, valores, formatos, comentarios o todo. Además si las celdas origen y las de destino contienen números se puede realizar una operación se suma, resta, multiplicación o división y automáticamente se obtienen los nuevos valores. La casilla de saltar blancos no pega las celdas vacías, mientras que transponer cambia la orientación de los datos colocando las filas en columnas y viceversa.



INSERTAR UN BLOQUE DE CELDAS En caso que desee añadir un conjunto de celdas dentro de un rango, para ingresar nuevos datos, debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Ubicar el puntero en la celda donde desea

insertar los nuevos datos 2. Seleccione la cantidad de celdas a insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar

Insertar celdas, o Menú Contextual Insertar

4. Elegir hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o abajo).

INSERTAR FILAS O COLUMNAS En ocasiones se necesita añadir filas o columnas a la hoja para poder ingresar nuevos datos. Para ello, seguir el procedimiento: 1. Ubicar el puntero en la fila o columna donde

desea insertar 2. Seleccione la cantidad de filas o columnas a

insertar 3. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Insertar

Insertar Filas o Columnas de hoja o Menú Contextual Insertar toda una fila o toda una columna

ELIMINAR FILAS O COLUMNAS 1. Seleccionar la cantidad de filas o columnas a

eliminar 2. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Eliminar

Eliminar filas o columnas de hoja o Menú Contextual Eliminar Toda la fila o Toda la columna

OCULTAR FILAS O COLUMNAS 1. Seleccionar las filas o columnas

que desea ocultar 2. Ficha Inicio, Grupo Celdas,

Formato Ocultar y Mostrar 3. Seleccionar opción: Ocultar Filas u

Ocultar Columnas



Nota. Para mostrar las filas o columnas ocultas, seleccionar las filas o columnas adyacentes y repetir el procedimiento anterior.

CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS Utilizando el Mouse: 1. Seleccionar la columna o columnas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho de la

columna, el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido.

3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

Utilizando la Cinta de Opciones: 1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ancho

de Columna 2. Digitar el nuevo ancho

AJUSTAR LA ALTURA DE LAS FILAS Utilizando el Mouse: 1. Seleccionar la fila o filas a modificar 2. Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de la

fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido.

3. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura. Utilizando el Menú: 1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato

Alto de Fila 2. Digitar la nueva altura Nota: Un método rápido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la línea divisoria de los encabezados.



4.5. NOMBRAR UN RANGO Se puede asignar un nombre a una celda o a un rango para usarlos en las fórmulas y de esa forma obtener hojas de cálculo más fáciles de entender o modificar. Una manera rápida de definir un nombre de rango es: 1. Seleccionar el rango de celdas a nombrar. Por ejemplo: A2:C7 2. Hacer clic en el Cuadro de Nombres 3. Escribir el nombre que desee asignar. Por ejemplo: Ventas

4. Presionar Enter para finalizar

Otra manera de definir nombres, modificar o eliminar es utilizando: La Ficha Fórmulas Administrador de Nombres Nuevo

Capitulo 3

5. FORMATO DE CELDAS Objetivos:

Como dar formato al texto Como dar formato a los números Como dar formato a las fechas y horas Como modificar ancho de columnas y alto de filas Como trazar bordes, copiar formato e incluir comentarios Como dar formato condicional Como cambiar el estilo de una tabla.



5.1. FORMATO En esta sesión vamos a ver cómo mejorar el aspecto de una hoja de trabajo, lo cual no solo hace más agradable la lectura, sino que además permite resaltar algunos resultados para llamar la atención sobre ellos. Además, se mostrará la forma de crear fórmulas para realizar diversos tipos de cálculos con los datos almacenados en la hoja.

FORMATO DEL TEXTO Para mejorar el aspecto del texto, realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar las celdas cuyo aspecto se va a modificar 2. En la Ficha Inicio, Grupo Fuente y Alineación hacer uso de los botones

apropiados.

FORMATO DE NÚMEROS Los Números contenidos en las celdas pueden ser mostrados de diferentes maneras. Para cambiar el aspecto, realizar las siguientes acciones: 1. Seleccionar las celdas que contienen los

números 2. En la Ficha Inicio, Grupo Número hacer uso

de los botones apropiados



FORMATO DE FECHAS Y HORAS Para cambiar el aspecto de Fechas y Horas realizar las siguientes acciones:

FORMATOS PERSONALIZADOS Números con "texto" Si desea mostrar unidades de medida en una celda con contenido numérico, y a la vez éste deba mostrar texto, sin perder su condición de número, deberá realizar lo siguiente: 1. Seleccionar la celda o celdas 2. Abrir el grupo de Número y

elegir la categoría Personalizada 3. Realice las acciones indicadas



Anteponer "ceros" Se tiene la concepción general de que "cero a la izquierda no vale", pero se dan casos en que estos ceros tienen un valor significativo, por ejemplo, los códigos numéricos (001, 002,). 1. Seleccione la celda(s)

2. Abrir el grupo de Número y elegir la categoría Personalizada

3. Realice las acciones indicadas

5.2. COLOCAR BORDES A LAS

CELDAS Para el trazado de bordes, seguir el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar las celdas a las cuales desea

aplicar los bordes 2. En La Ficha Inicio, Grupo Fuente, hacer clic

en el botón de Bordes. Se mostrarán las opciones de bordes.

3. Seleccionar el tipo de borde que desea aplicar. Por ejemplo: Todos los bordes

Nota: También puede dibujar los bordes, seleccionando primero el color de línea y el estilo de línea y luego trazar con el "lápiz" (el cursor toma esta forma) el borde deseado sobre las celdas

COPIAR FORMATO



Si desea que un grupo de celdas o una tabla tenga la misma forma que otra ya existente, puede utilizar la orden Copiar Formato, de la siguiente manera: 1. Seleccionar las celdas que contienen el formato deseado

2. En la ficha Inicio, Grupo Portapapeles, hacer clic en el botón Copiar Formato

3. Seleccionar las nuevas celdas a las cuales desea dar el formato.

5.3. INSERTAR COMENTARIOS

Semejantes a notas escritas que se adhieren en el escritorio, en la pared o en alguna parte de la oficina a manera de recordatorios, los comentarios nos permitirán documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dónde procede el dato, qué fórmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en la imagen.

1. Clic derecho en la celda que tendrá el comentario 2. Opción Insertar comentario 3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra

celda (La esquina superior derecha de la celda, mostrará un marcador de color rojo).

Nota: El comentario se visualiza al "pasar" el mouse sobre la celda.

Para modificar o eliminar el comentario, clic derecho en la celda con comentario, y elegir opción: modificar o eliminar comentario.



5.4. FORMATO CONDICIONAL

En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos deberán aplicarse de manera automática, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6

2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional

3. Definir los criterios apropiados



5.5. ESTILOS DE TABLAS Es una herramienta que facilita el formato de tablas, al seleccionar modelos preestablecidos. Para ello seguir los siguientes pasos: 1. Ubicar el puntero en el interior de la tabla

2. Ficha Inicio, Grupo Estilo, Dar formato como tabla

3. Elegir el Estilo de Tabla

4. En el cuadro de diálogo que aparece hacer clic en aceptar

5. El Rango se mostrará como una Tabla con el estilo seleccionado

Capitulo 4

6. MANEJO DE FÓRMULAS Objetivos:

Como escribir una fórmula Como hacer referencia a una celda según su dirección Como realizar operaciones con fórmulas Uso de referencias de celdas relativas, absolutas o mixtas Como sumar un rango de celdas automáticamente Que son las funciones y como se definen Como se utiliza el Asistente para funciones Conocer y utilizar funciones estadísticas Conocer y utilizar funciones matemáticas Conocer y utilizar funciones de fecha Conocer y utilizar funciones de texto Conocer y utilizar funciones lógicas Conocer y utilizar funciones de búsqueda y referencias



6.1. FÓRMULAS Las fórmulas son fundamentales para el manejo de una hoja de cálculo y son su herramienta principal. Con ellas, su hoja de cálculo se convierte en una potente calculadora, tanto para realizar operaciones sencillas tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, como para hacer complicados cálculos financieros. ESCRIBIR UNA FÓRMULA Una fórmula es una combinación de valores con operadores, para realizar cálculos, en base a los datos ubicados en las celdas. Estas pueden utilizar constantes (=5+2) o puede hacer referencias a otras celdas, por ejemplo en la fórmula =B5+2 sumará 2 al contenido de la celda B5 y cada vez que cambie el valor de la celda B5, volverá a recalcularse la fórmula. 1. Todas las fórmulas en Excel deben

empezar con el signo = 2. Puede digitar la fórmula

directamente en la celda o ir seleccionando con el mouse cada celda a utilizar e ir colocando los operadores respectivos

3. Para terminar, presionar Enter En la celda aparecerá el resultado de la operación mientras que en la barra de fórmulas se apreciará la fórmula tal y como se escribió. DIRECCIONES DE CELDAS Al escribir una fórmula se puede hacer referencia a celdas situadas: 1. En la misma hoja.

Por ejemplo para sumar los valores contenidos en las celdas B5 y C7 de la misma hoja, se escribe: =B5+C7

2. A celdas de otras hojas del mismo libro. Por ejemplo: si se desea sumar 3 al valor contenido en la celda B5 de la hoja 2, se escribe: =Hoja2!B5+3

3. A celdas de otros libros. Para referirse a celdas de otros libros, escribir la fórmula de la siguiente forma:

=’Unidad:\Carpeta\[Nombre del libro] Nombre de la Hoja’! Celda

Por ejemplo, para obtener el contenido de la celda B8 de la Hoja 1 del Libro Notas.xlsx que se encuentra en la Carpeta Mis Documentos, escribir:



='C:\Documents and Settings\user\Mis documentos\[notas.xlsx]Hoja1'!B8

4. A rangos que tienen nombres.

Por ejemplo, si se tiene dos listas de números con nombre, una llamada Lista1 y otra lista llamada Lista2 y se desea sumar ambas, escribir: =Suma(Lista1)+Suma(Lista2) o =Suma(Lista1:Lista2)

6.2. OPERACIONES CON FÓRMULAS

En una Hoja de Cálculo, se pueden realizar desde las operaciones básicas, tales como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, o cálculos mas complicados. Eso dependerá del problema a resolver. Por ejemplo, en la siguiente tabla, se desea saber la cantidad de días vividos de cada profesor, sabiendo que un año tiene 365 días.

Si nos fijamos en la fórmula, en la celda B2 se encuentra la edad de Ramón, la cual al multiplicarse por 365 días, se obtendrá en la celda C2 el resultado de los días vividos.



El siguiente ejemplo muestra cuanto ganará cada profesor, conociendo la cantidad de dias trabajados y el pago por día.

El siguiente ejemplo nos muestra como sacar un promedio general de un alumno y sus materias.

Este ejemplo hace lo mismo que el anterior, permite sacar un promedio, con la diferencia de que aquí se emplea la Función Promedio.

El siguiente ejemplo muestra como sacar un porcentaje, sumar un porcentaje y restar un porcentaje a un valor determinado.

6.3. REFERENCIA DE CELDAS



Cuando se crea una fórmula es necesario indicar la celda o celdas que se van a utilizar en la operación, según su localización en la hoja de cálculo. Esta localización puede ser una referencia relativa, absoluta o mixta.

REFERENCIA RELATIVA: Significa que los valores empleados en una fórmula cambian respecto a la celda activa. Es decir, si se copia una fórmula en una fila o columna diferente, los parámetros de la fórmula cambian de forma automática. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=B8+C8) REFERENCIA ABSOLUTA: Se utilizan para evitar que las direciones de celda cambien, cuando se copia una fórmula en otra celda. La forma de indicar esto es colocando el símbolo de dólar ($) delante de la letra de la columna y del número de fila. Observe las fórmulas en el grafico de arriba (=D8*$F$5) REFERENCIA MIXTA: Se utiliza cuando solo se desea que permanezca fijo la dirección de una columna ( $F5) o solo la dirección de la fila (F$5) Cuando escriba una fórmula es importante asegurarse del tipo de referencia de celda que va a introducir, para evitar que pueda cambiar de forma incorrecta al ser copiada en otra celda. Puede usar la tecla F4 al momento de escribir o señalar la celda, para cambiar la referencia entre relativa (F5), absoluta ($F$5) o mixta ($F5 o F$5).

6.4. SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMÁTICAMENTE



Si se desea sumar en forma rápida y automática, un rango de celdas que contienen números, se puede hacer uso del botón Autosuma.

Por ejemplo, si deseamos sumar todos lo números que se encuentran entre las celdas A1 y D5 y colocar el resultado en la celda C7, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda donde se desea obtener la suma (Celda C7).

2. Hacer clic en el botón Autosuma 3. El programa incluirá el signo = y las referencias o rango que se sumará. 4. Si el rango no es el correcto, proceder a seleccionarlo con el mouse. 5. Para terminar pulsar la tecla Enter. Una forma de comprobar si el resultado obtenido es el correcto, es seleccionar los números que desea sumar y observar la barra de estado. En él se muestra el promedio, la cantidad de números y su suma.

El siguiente ejemplo nos muestra como obtener la suma horizontal y vertical de un conjunto de números en una forma más rápida y en un solo paso.

1. Seleccionar todos los números a sumar e incluir las celdas donde se mostrarán los totales, es decir de B2:F8

2. Presionar el botón Autosuma

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1. Seleccionar la celda donde desee insertar la función

2. En la Ficha Fórmulas, hacer clic en el botón Insertar Función

3. Aparece el siguiente cuadro de diálogo, seleccione las opciones adecuadas.

4. Luego, deberá indicar los argumentos que conforman la función

5. Por último, al pulsar Aceptar se tendrá el resultado deseado.

Seleccione una categoría ( si lo desconoce seleccione Todas)

Seleccione una función

Sintaxis de la función



8. FUNCIONES ESTADÍSTICAS FUNCIÓN SUMA Calcula la suma de los valores especificados. Sintaxis: =SUMA(número1, número2,….) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos cuyo suma desea obtener. Ejemplo: Hallar la suma de las cuotas de la siguiente tabla. 1. Ubicar el puntero en la celda

donde desee obtener la suma (B10).

2. Escribir la Función: =suma(

3. Seleccionar los valores a sumar (B2:B8)

4. Dar Enter

El resultado obtenido es igual a 90 ya que las celdas vacías se consideran con un valor igual a 0. FUNCIÓN PROMEDIO Permite calcular el promedio de los valores especificados Sintaxis: =PROMEDIO(número1, número2,….) número1, número2… pueden ser valores o expresiones numéricas o referencias a celdas o rangos numéricos. Ejemplo: Hallar el promedio de cada alumno.



FUNCIÓN CONTAR Cuenta la cantidad de valores numéricos que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR(rango1, rango2,….) rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos y no cuenta las celdas vacías o que contengan textos. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que tienen notas.

FUNCIÓN CONTARA Cuenta las celdas no vacías que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTARA(rango1, rango2,….) rango1, rango2… son rangos de una o mas celdas. La función admite hasta 255 argumentos. Los rangos pueden ser de cualquier tipo. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos.



FUNCIÓN CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco que hay en un rango especificado. Sintaxis: =CONTAR.BLANCO(rango) Rango : es el rango donde se desea contar el número de celdas en blanco. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos que no tienen la nota 2

FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas que cumplan un criterio determinado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango,criterio) Rango : es el rango donde estan las celdas que serán contadas. Criterio: es la condición que debe cumplirse. Ejemplo: Contar la cantidad de alumnos aprobados en cada examen.

FUNCIÓN MAX



Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis: =MAX(numero1,numero2,…) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor máximo. Ejemplo: Hallar la máxima nota de cada examen tomado.

FUNCIÓN MIN Devuelve el mínimo valor de un conjunto de valores. Sintaxis: =MIN(numero1,numero2,…) número1, número2… son de 1 a 255 argumentos donde se desea encontrar el valor mínimo. Ejemplo: Hallar la mínima nota de cada examen tomado.



9. FUNCIONES MATEMÁTICAS FUNCIÓN ENTERO Devuelve la parte entera del número que se especifica. Sintaxis: =ENTERO(valor) Valor es el número o una expresión numérica cualquiera Ejemplo:

La suma de los valores obtenidos mediante la función Entero es $12 ya que no suma ningún decimal. La suma de los valores obtenidos mediante el formato de celdas es $14 ya que suma los decimales existentes ocultos. FUNCIÓN REDONDEAR Redondea un número a una cantidad determinada de decimales. Sintaxis: =REDONDEAR(numero,decimales) Numero y decimales son números o expresiones numéricas cualesquiera Ejemplo:

El valor de la celda A2 es 4.584596. Al aplicar la función Redondear con 2 decimales se obtiene 4.58 y con 4 decimales se obtiene 4.5846 FUNCIÓN POTENCIA



Eleva un número a una potencia especificada. Sintaxis: =POTENCIA(numero,potencia) numero :es el número base. Puede ser cualquier número real. potencia : es el exponente al que se desea elevar el número base. Ejemplo: Hallar el volumen de un cubo

La función Potencia también permite calcular raíces. Por ejemplo, para calcular una raíz cúbica, se indica como exponente: 1/3. FUNCIÓN RAIZ Calcula la raiz cuadrada del número especificado Sintaxis: =RAIZ(numero) numero : Puede ser cualquier número real positivo. Ejemplo: Hallar la raiz cuadrada del número 144

La función Raiz devuelve siempre un número positivo. No se puede sacar raiz de numeros negativos. FUNCIÓN SUMAR.SI



Calcula la suma de un rango considerando solamente aquellas celdas que satisfagan un criterio especificado. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango de criterio,criterio,rango a sumar) rango de criterio :es el rango que contiene los valores a evaluar. criterio : es la condición que deben de cumplir los valores. rango a sumar : es el rango que se sumará. Ejemplo: Calcular los totales por Editorial

En ls columna F se calculan la suma de los importes por editorial. FUNCIÓN SUMA.CUADRADOS Calcula la suma de de los cuadrados de los valores especificados Sintaxis: =SUMA.CUADRADOS(valor1,valor2,…) valor1, valor2,.. pueden ser números o expresiones numéricas Ejemplo: Hallar la suma de los cuadrados

La suma del cuadrado de 5, el cuadrado de 4 y el cuadrado de 6 es igual a 77



10. FUNCIONES DE FECHA En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Fecha

Año Devuelve el año correspondiente a una fecha

Sintaxis: =Año(fecha) Mes Devuelve el mes correspondiente a una fecha

Sintaxis: =Mes (fecha) Día Devuelve el número de día correspondiente a una fecha

Sintaxis: =Dia(fecha) Diasem Devuelve el día de la semana correspondiente a una fecha

Sintaxis: =Diasem (fecha)

Hoy Devuelve la fecha actual del sistema Sintaxis: =Hoy()

Ahora Devuelve la fecha y hora actual del sistema.

Sintaxis: =Ahora() Sifecha Devuelve la diferencia entre dos fechas. Sintaxis: =Sifecha(fecha inicial, fecha final, tipo) Los valores de tipo pueden ser: “y” calcula el tiempo en años “m” calcula el tiempo en meses “d” calcula el tiempo en dias



11. FUNCIONES DE TEXTO En el siguiente ejemplo se muestra el uso de las Funciones de Texto

Mayusc Convierte el texto a mayúsculas Sintaxis: =Mayusc(Texto) Minusc Convierte el texto a minúsculas Sintaxis: =Minusc(Texto) Largo Devuelve la longitud de una cadena Sintaxis: =Largo(Texto) Derecha Extrae caracteres del extremo derecho de un texto. Sintaxis: =Derecha(Texto, Num caracteres) Izquierda Extrae caracteres del extremo izquierdo de un texto. Sintaxis: =Izquierda(Texto, Num caracteres) Extrae Extrae un número de caracteres del texto. Sintaxis: =Extrae(Texto, Posic inic; Num caracteres) Hallar Devuelve la posición inicial de un texto dentro de otro Sintaxis: =Hallarl(Texto1, Texto 2)



12. FUNCIONES LÓGICAS Función Si

Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica (o condición) es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Formato: Si(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Donde:

Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero: Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO.

Ejemplo

En la Hoja 1 de un libro nuevo. Escriba la siguiente información.

La columna de observación se hallará con la Función Si, donde la condición es la siguiente:

Si el promedio es mayor que 10 colocar Aprobado sino Desaprobado.

Solución

Paso1. Nombre a la hoja como Funciones_Lógicas

Paso2. Haga clic en la celda C5

Paso3. Escribir lo siguiente:



Resultado Final:

Función Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSOS.

Sintaxis: Y(valor_lógico1, valor_lógico2,...)

Donde:

Valor_lógico1,valor_lógico2,... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo

En la Hoja 2 del libro anterior. Escriba la siguiente información:



En la columna Aprobado debemos evaluar si el alumno ha aprobado los dos cursos o no. Para ello las notas de ambos cursos deberemos compararlas con 10.

Solución:

Paso1. Hacer clic en la celda D5

Paso2. Escribir la siguiente función:

Resultado final:

El resultado de autollenar la fórmula a las celdas restante es:



Función O

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis: O(valor_lógico1, valor_lógico2,...)

Donde:

Valor_lógico1. valor_lógico2,... son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo

Añada la siguiente información a la hoja anterior.

En la columna Aprobó un curso, debemos evaluar si el alumno ha aprobado al menos un curso o no. Para ellos las notas de ambos cursos deberemos compararlas con 10. Veamos:

Paso1. Hacer clic en la celda D6

Paso2. Escribir la siguiente fórmula: =O(B5>10,C5>10).



Resultado final:

El resultado de autollenar la fórmula a las celdas restantes es:

13. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA Función BuscarV

Busca un valor específico en la primera columna izquierda de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.

Formato: BuscarV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)ç

Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Este valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_de_comparación: Es el conjunto de información donde se buscan los datos.

Utilice una referencia a una rango o un nombre de rango, como por ejemplo Lista.

Indicador_columnas: Es el número de columna (de la matriz) en el cual se encuentra lo que solicitamos devolver.

Ordenado: Si este toma el valor de 1 indica a Excel que devuelva un valor aproximado. Si toma el valor de 0 sólo devuelve un valor en caso de haber encontrado lo buscado, en caso contrario devuelve el código de error #N/A.

Ejemplo:

Se tiene una relación de trabajadores de la empresa Molical, cada trabajador tiene su código y se desea obtener a que departamento pertenece cada trabajador, para ello tenemos una tabla con



CODIGO-DEPARTAMENTO donde haremos la búsqueda respectiva según código del trabajador.



Paso1. Hacer clic en la celda E6

Paso2. Escribir el signo igual seguido por la función BuscarV(A6,A19:B25;2;0)

Valor_buscado: Seleccionar la celda A6

Matriz_de_comparación: Seleccionar de A19:B25

Indicador_de_columna: Es 2 porque es en la columna 2 de la tabal CODIGO-DEPARTAMENTO donde se muestran los departamentos

Ordenado: Lo estableceremos en 0 para que en caso de no encontrar el código al buscar no nos envíe el código de error #N/A.

Función Buscar H

Formato: (valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.



Indicador_filas es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplo:

Escribir los siguientes datos

Deseo saber la cantidad de estudiantes inscritos en la carrera de Industrial en el mes de Mayo.

Capitulo 5

14. IMPRESIÓN Objetivos:

Como Visualizar e imprimir datos Uso de la vista Diseño de Página Uso de la vista preliminar Como Configurar la página a imprimir Definir la Orientación del papel Definir la Escala de la impresión Definir los Márgenes y Encabezados o pies de página Definir el Área de impresión y otras opciones Imprimir la hoja de cálculo



14.1. VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la vista diseño de Página, la vista preliminar para ver el documento antes de imprimir, la configuración de las páginas a imprimir, y por supuesto la operación de imprimir los datos. VISTA DISEÑO DE PÁGINA Permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseño de página:

Ficha Vista Diseño de página.

En esta vista se puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal. También puede utilizar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas. VISTA PRELIMINAR



La vista preliminar es otra forma de visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Para ir a la vista preliminar, dar la orden:

• Botón del Office Señalar Imprimir Vista preliminar • O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar

Aparecerá la siguiente ventana: En el centro de la ventana aparecerá una vista de nuestra hoja y en la parte inferior el número de página que se está visualizando.

En caso de tener más de una página, se puede usar los botones:

Para ir a la página anterior.

Para ir a la página siguiente.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página, estos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la página. Esta operación también se puede realizar haciendo clic sobre el botón Zoom

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón imprimir, para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón Configurar página.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón: Cerrar Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará Excel 2007 los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.

14.2. CONFIGURAR PÁGINA



Permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, y otros... Si desea modificar algunos de los factores ingresar a:

Vista preliminar Configurar página...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con 4 fichas: FICHA PÁGINA Permite definir la orientación del papel entre vertical u horizontal. El recuadro Ajuste de escala permite elegir el grado de ampliación o reducción de la hoja a imprimir. También aquí se puede definir el tamaño del papel y la calidad con que se imprimirá la hoja. FICHA MÁRGENES Desde aquí se puede indicar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también se puede indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. Si desea que la hoja aparezca centrada en el papel puede activar las casillas Horizontal y/o Verticalmente.

14.3. FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA



Permite definir un encabezado o pie de página con objeto de realzar la impresión del documento. Los encabezados van situados en la parte superior y los pies de página en la parte inferior de la misma. En un encabezado normalmente se suele introducir el título de la obra, el autor, la fecha de creación del documento o de la impresión, y en un pie de página, el número de página y el autor. También puede personalizar un encabezado o pie. Para ello, pulse el botón: Personalizar encabezado o pie que desea modificar. Aparecerá el cuadro de diálogo “Encabezado o pie” (según sea lo escogido)

En este cuadro aparecen tres secciones, que corresponden a la zona izquierda, centro y derecha de la hoja de impresión. En cada sección puede introducir cualquier texto con el formato deseado (fuente, estilo, tamaño) y cualquier código (número de página, fecha, hora, ruta del archivo, nombre del archivo, nombre de la hoja e imagen) FICHA HOJA En esta ficha se indica lo que realmente desea imprimir. Sus opciones son:



Área de impresión. Aquí se indica el rango que desea imprimir. Si desea imprimir celdas no consecutivas, seleccione las celdas en la hoja y luego en este recuadro escriba o señale las celdas o rangos separados por comas. Por ejemplo: A1:B3,B6:B8. Todas estas zonas discontinuas se imprimirán como hojas separadas. Imprimir Títulos. Aquí puede seleccionar los títulos de las filas o columnas, que se imprimirán tras las filas o columnas que las contienen. Imprimir. Aquí podrá activar cualquiera de las siguientes opciones:

Líneas de División, para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

Blanco y negro, por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro.

Calidad de borrador, para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

Encabezados de filas y columnas, para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Comentarios, permite imprimir los comentarios o notas existentes. Orden de las páginas. Aquí se controla el orden en que desea imprimir las páginas:

o Hacia abajo y luego hacia la derecha o Hacia la derecha y luego hacia abajo.

14.4. IMPRIMIR

Una vez especificadas todas las opciones y vista previamente la hoja, procedemos a imprimirla. Para ello dar la orden:



Botón del Oficce Imprimir O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, sólo en caso de acceder mediante el botón del oficce, no con el botón de la barra de herramientas. En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.

En el recuadro Intervalo de páginas, se indicar si desea imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación. En el recuadro Imprimir, podrá indicar si desea imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. En Copias, indicar el número de copias a realizar. Hacer clic sobre el botón Aceptar.



Capitulo 6

15. GRÁFICOS Objetivos:

Como crear Gráficos rápidos. Como crear un tipo de Gráfico. Como cambiar el diseño de un gráfico. Como modificar la presentación del gráfico Como dar formato a sus gráficos



GRAFICOS Constituyen una manera eficaz de analizar y presentar la información, contenida en una hoja de cálculo. Excel dispone de una gran variedad de tipos de gráficos e incluso permite personalizarlo a su gusto.

15.1. GRÁFICOS RÁPIDOS 1. Dada la información en una tabla,

ubicar cursor en el interior de la tabla (cualquier celda).

2. Pulsar la tecla de función F11. 3. El gráfico creado es del tipo mostrado

en la figura (de tipo columnas, en una hoja diferente)



15.2. CREAR UN GRÁFICO 1. Ubicar cursor en la tabla. 2. Ficha Insertar Grupo

Gráficos

Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Haciendo clic en el tipo de gráfico que le interese se despliega el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrá encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Haciendo clic en esta opción se despliega el cuadro de diálogo: Insertar Gráfico que muestra todos los gráficos disponibles. Lo mismo aparece al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha del Grupo Gráficos.

3. Al elegir el tipo de gráfico, éste se insertará en la Hoja con las características predeterminadas.



15.3. DISEÑO DEL GRÁFICO

Al seleccionar un gráfico, aparece en la cinta de opciones, las Herramientas de gráficos, la cual contiene 3 fichas: Diseño, Presentación y Formato. En la Ficha Diseño, aparecen las opciones:

Cambiar tipo de gráfico: Permite cambiar a un tipo diferente de Gráfico. Guardar como plantilla: Guarda como una plantilla la forma y diseño del gráfico para poderlo aplicar a futuros gráficos. Cambiar entre Filas y Columnas: Intercambia los datos de los ejes. Los datos colocados en el eje X se mostrarán como Leyenda y viceversa.



Seleccionar datos: Permite definir un nuevo origen de datos. Cambiar filas por columnas. Agregar, editar o quitar Series y editar las Categorías del eje horizontal.

Diseños de Gráfico: Permite elegir entre 10 diseños predefinidos para aplicarlo al gráfico seleccionado. Estilos de diseño: Permite cambiar entre una gran variedad de colores y estilos

Mover gráfico: Permite colocar el gráfico en una Hoja nueva o como un objeto dentro de una hoja del libro.



15.4. PRESENTACIÓN DEL GRÁFICO Para modificar las características de un gráfico, seleccionar el gráfico y hacer clic en la ficha Presentación. Se mostrará las siguientes opciones:

Insertar: Permite insertar imágenes desde archivo, formas (rectángulos, círculos, flechas, líneas, etc.) y cuadros de texto en cualquier parte del gráfico. Título del gráfico: Permite colocar o quitar el título del gráfico. Rótulos del eje: Permite agregar, quitar y definir la posición de los títulos para cada eje. Leyenda: Permite agregar, quitar y definir la posición de la leyenda del gráfico Etiquetas de datos: Permite desactivar o mostrar los valores, nombres de series y nombres de categorías en el gráfico. Tabla de datos: Agrega una tabla de datos al gráfico.



Ejes: Permite quitar o cambiar el formato y diseño de cada eje. Líneas de cuadrícula: Activa o desactiva la línea de división principal o secundaria de cada eje.

Área de Trazado: Permite activar o desactivar el área de trazado. Solo está disponible para gráficos bidimensionales. Cuadro gráfico, plano inferior del gráfico Modifican el aspecto de gráficos tridimensionales con rellenos de color Giro 3D: Permite girar el gráfico



15.5. FORMATO DEL GRÁFICO En la Ficha Formato se encuentra el grupo Estilos de forma con los cuales se puede mejorar la visualización del área completa del gráfico o de uno de sus componentes.

Para ello simplemente se selecciona el elemento del gráfico al cual desea darle forma y hacer clic en el estilo que mas le agrade. También puede utilizar las opciones Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aun más el estilo del gráfico. Con los estilos de WordArt puede aplicar un efecto visual al texto (sombra, reflexión, resplandor), dar un color, ancho y estilo al contorno y rellenar el texto con colores, imágenes, degradado o textura.



Ejemplo 1.- Supongamos que desea crear un gráfico como el mostrado en la siguiente imagen. Para ello, previamente debe tener las imágenes como archivo.

1. Crear un gráfico de tipo Columna agrupada 2D 2. En la ficha Diseño, elegir la opción Diseño 9 3. Ingresar títulos al gráfico y a los ejes 4. En el gráfico, haga un clic en la serie que representará mediante una imagen



5. Ficha Formato Aplicar formato a la selección 6. Relleno Relleno con imagen o textura

7. Pulse el botón Archivo. Ubicar el archivo correspondiente. 8. Seleccionar la opción Apilar y luego Cerrar.

9. Repetir el proceso para las otras series.

10. Dar Formato al gráfico.



Ejemplo 2.- Supongamos que desea crear un gráfico circular que represente las ventas de zapatillas en el público femenino.

1. Ubicar el puntero en el interior

de la tabla 2. Ficha Insertar Seleccionar

gráfico circular 3D 3. Ficha Diseño Seleccionar

Datos 4. Quitar la Serie: Hombres y

aceptar

7. En la ficha Diseño, seleccionar el diseño 6. 8. En la ficha Presentación, elegir etiquetas de datos, extremo externo

9. Dar formato al Gráfico



Ejemplo 3.- Se desea crear un gráfico de columnas 3D que represente las ventas para cada año como muestra la siguiente tabla.

Se procede de la siguiente manera: 1. Ubicar el puntero en la tabla 2. Crear un gráfico de Columnas Agrupadas 3D 3. En la ficha Diseño, elegir la opción Seleccionar datos 4. Quitar la Serie Años. 5. En las etiquetas del eje Horizontal, presionar el botón Editar 6. Seleccionar el rango donde están los años y aceptar 7. Dar Formato al Gráfico.



Contenido Capitulo 1 ............................................................................................................................ 2 1. INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007 ..................................................................................... 3

1.1. INGRESO A EXCEL 2007 ........................................................................................ 4 1.2. SALIR DEL EXCEL 2007 ......................................................................................... 4 1.3. CARACTERÍSTICAS GENERALES ............................................................................ 4

2. DEFINICIONES BÁSICAS. ............................................................................................... 7 2.1. LIBRO. .................................................................................................................... 7 2.2. HOJA DE CÁLCULO. ............................................................................................... 7 2.3. CELDA. ................................................................................................................... 7 2.4. PUNTERO DE CELDA. ............................................................................................. 7 2.5. ETIQUETAS. ............................................................................................................ 7

3. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO ......................................................................... 8 3.1. DESPLAZAMIENTO DEL PUNTERO DE CELDA ........................................................ 9 3.2. DESPLAZAMIENTO EN LAS HOJAS ......................................................................... 9 3.3. SELECCIONAR VARIAS HOJAS ............................................................................. 10 3.4. DESPLAZARSE POR LAS HOJAS .......................................................................... 10 3.5. INSERTAR HOJAS ................................................................................................. 10 3.6. ELIMINAR HOJAS ................................................................................................. 11 3.7. CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS ............................................................................. 11 3.8. MOVER O COPIAR HOJAS ................................................................................... 11 3.9. SELECCIÓN DE CELDAS ....................................................................................... 11 3.10. INTRODUCIR LOS DATOS EN UN RANGO ........................................................... 13 3.11. INTRODUCIR EL MISMO VALOR EN TODO EL RANGO......................................... 13 3.12. TIPOS DE DATOS ............................................................................................... 13 3.13. OPERADORES ................................................................................................... 15 3.14. MODIFICAR DATOS ........................................................................................... 17 3.15. OPERACIONES CON LIBROS ............................................................................. 18

Capitulo 2 .......................................................................................................................... 20 4. OPERACIONES BÁSICAS CON LAS CELDAS ................................................................ 20

4.1. CONTROLADOR DE RELLENO .............................................................................. 21 4.2. OPERACIONES CON LAS CELDAS. ....................................................................... 22 4.3. COPIAR, CORTAR Y PEGAR DATOS ..................................................................... 22



4.4. MOVER UN BLOQUE DE CELDAS CON EL MOUSE ................................................ 23 4.5. NOMBRAR UN RANGO .......................................................................................... 26

Capitulo 3 .......................................................................................................................... 27 5. FORMATO DE CELDAS ................................................................................................. 27

5.1. FORMATO ............................................................................................................. 28 5.2. COLOCAR BORDES A LAS CELDAS ...................................................................... 30 5.3. INSERTAR COMENTARIOS .................................................................................... 31 5.4. FORMATO CONDICIONAL ..................................................................................... 32 5.5. ESTILOS DE TABLAS ............................................................................................ 33

Capitulo 4 .......................................................................................................................... 34 6. MANEJO DE FÓRMULAS .............................................................................................. 34

6.1. FÓRMULAS ........................................................................................................... 35 6.2. OPERACIONES CON FÓRMULAS ........................................................................... 36 6.3. REFERENCIA DE CELDAS ..................................................................................... 37 6.4. SUMAR UN RANGO DE CELDAS AUTOMÁTICAMENTE ........................................... 38

7. FUNCIONES .................................................................................................................. 40 7.1. ESQUEMA DE UNA FUNCIÓN ................................................................................. 40 7.2. ASISTENTE DE FUNCIONES .................................................................................. 40

8. FUNCIONES ESTADÍSTICAS ......................................................................................... 42 9. FUNCIONES MATEMÁTICAS ......................................................................................... 46 10. FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................. 49 11. FUNCIONES DE TEXTO ............................................................................................. 50 12. FUNCIONES LÓGICAS .............................................................................................. 51 13. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ............................................................ 55 Capitulo 5 .......................................................................................................................... 59 14. IMPRESIÓN ............................................................................................................... 59

14.1. VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN ........................................................................... 60 14.2. CONFIGURAR PÁGINA ....................................................................................... 61 14.3. FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ............................................................. 62 14.4. IMPRIMIR ........................................................................................................... 64

Capitulo 6 .......................................................................................................................... 66 15. GRÁFICOS ................................................................................................................ 66

15.1. GRÁFICOS RÁPIDOS ......................................................................................... 67 15.2. CREAR UN GRÁFICO ......................................................................................... 68 15.3. DISEÑO DEL GRÁFICO ...................................................................................... 69 15.4. PRESENTACIÓN DEL GRÁFICO ......................................................................... 71



15.5. FORMATO DEL GRÁFICO .................................................................................. 73