manual entidades

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA INFOBRAS PARA LAS ENTIDADES

INFObras - Entidades Versión: 3.0

Contraloría General de la República DEPARTAMENTO DE OBRAS

Manual de usuario: INFObras – Entidades Versión: 3.0

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE OBRAS

PÚBLICAS PARA LAS ENTIDADES

Mayo 2014

MANUAL DE USUARIO



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INDICE GENERAL

1. INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………………………....

2. OBJETIVO…………………………….……………………………………………………………...………

3. ALCANCE…………………………………………………………………………………………………….

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS…..………………………………………….…………………....... 4.1 Definiciones……………………………………………………………………………………………… 4.2 Abreviaturas…………………………………………………………………………………………......

5. ETAPAS EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO…………………..…………………....…………. 5.1 ACCESO AL SISTEMA INFOBRAS…………………...……………………………….…...……...... 5.1.1 Solicitud de usuario y contraseña de acceso al sistema INFObras…………….…......…… 5.1.2 Acceso al sistema INFObras y al módulo “Para Entidades”……………………....…………

a. A través del portal de la Contraloría General de la Republica…………….…………...... b. Directamente al portal de INFObras…………………………………………….…………...

5.2 REGISTRO DE DATOS GENERALES DE LA OBRA - “FICHA DE OBRA” ..………………….. 5.2.1 Descripción de la “Ficha de obra” ………………………….……………………………....... a. Zona I – Proyecto de inversión pública……………………………………………...………

b. Zona II – Expediente técnico de la obra……………………………………………………. c. Zona III – Detalle de la obra………………………………………………………...…..……

5.2.2 Código INFObras……………………………......................................................................... 5.2.3 Editar “Ficha de Obra”…………………………………………………………………...…........ 5.3 REGISTRO FICHA DE DATOS DE EJECUCIÓN DE LA OBRA………………………………….. 5.3.1 Sección I – Fotos de obra ………………………………………………………………….…… 5.3.2 Sección II – Datos de obra…………………………………………………………………..….. a. Registro de datos de ubicación e inicio de obra…………………………………………… b. Registro de residente y supervisor de obra ……………………………………………….. 5.3.3 Sección III - Línea de tiempo…………………………………………………………………... 5.3.4 Sección IV – Avances de obra………………………………………………………………….. a. Descripción de la sección “Avance de obra”………………………………………………... a.1. Información de avance de ejecución…………………………………………………... a.2. Principales trabajos ejecutados………………………………………………..…...……

a.3. Comentarios y recomendaciones……………………………………………………….. b. Publicación de los avances de obra registrados…………………………………………… c. Finalizar obra……………………………………………………………………………………

5.3.5 Sección V – Información complementaria…………………………………………………….. a. Adicional de obra……………………………………………………………………………..... b. Ampliación de plazo…………………………………………………………………………… c. Adelanto de obra……………………………………………………………………………….. d. Calendario de obra…………………………………………………………………………….. e. Liquidación de obra …………………………………………………………………………... f. Proceso arbitral…………………………………………………………………………...…….. g. Recepción de obra…………………………………………………………………………….. Anexos Registro de las obras y enlace desde el SEASE Reportes y Seguimiento de las obras

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1. INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la descripción detallada de las funciones del Sistema de Información de Obras Públicas - INFObras como documento de orientación y consulta para el correcto uso y registro por parte de los usuarios de las entidades públicas. 2. OBJETIVO El propósito de este documento, es facilitar a los usuarios de las entidades públicas el detalle de las funcionalidades del sistema INFObras, para el adecuado registro de información y seguimiento de la ejecución de obras públicas. 3. ALCANCE El “Manual de Usuario” del Sistema de Información de Obras Públicas – INFObras está dirigido a los usuarios de las entidades que ejecutan obras públicas, sujetas al ámbito del Sistema Nacional de Control, según la Directiva N° 007-2013-CG/OEA y lo señalado en la Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013, Disposición Final Décima Octava. La información que las entidades ingresan en el sistema INFObras comprende la ejecución de obras públicas, su avance físico y valorizado independientemente del régimen legal o fuente de financiamiento bajo el cual operen.

El manual de usuario cubre la descripción de las siguientes funciones:

Registro de datos generales de la obra “ficha de obra”. Registro ficha de datos de ejecución de la obra. Registro de avances de obra. Registro de información complementaria.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1 Definiciones:

- Código INFObras: Es el código único que genera automáticamente el sistema INFObras, cuando la entidad registra la obra pública.

- Entidad: Nombre de la institución que está ejecutando la obra, puede ser municipalidad, gobierno regional, entre otros. - Expediente Técnico:

Es el conjunto de documentos que comprenden, especificaciones técnicas, calendario de la obra, ejecución mensual de la obra, estudios técnicos, etc.

- Fecha de inicio de obra: Fecha en que se inicia la ejecución física de la obra.

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- Fecha de término de obra: Fecha en que se finaliza la ejecución física de la obra.

- Monto de contratación: Monto establecido para la ejecución de la obra según contrato. - Obra Pública:

Se entiende por “ Obra pública” a la construcción, reconstrucción, remodelación, demolición, renovación, mantenimiento, habilitación y rehabilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos, cuya ejecución, implique la participación del Estado, sea por contrata, administración directa, convenios, asociaciones público privadas, obras por impuesto, y cualquier otra modalidad que se establezca.

- Sistema INFObras: Sistema de Información de Obras Públicas, en el cual se registran las obras públicas y sus respectivos avances físicos presupuestales para un mejor seguimiento y control.

- Usuarios: Son las personas que utilizan el sistema INFObras, a quienes se les asigna un “Rol de

Usuario”, con los permisos que se detallan a continuación.

ROL DE USUARIO

DESCRIPCIÓN

Registrador

Permite lo siguiente: - Registrar y editar la “Ficha de obra” - Registrar y editar los “Datos de la obra” - Registrar, editar y publicar los “Avances de obra” - Registrar Información Complementarios de la obra - Consulta de obras

Visualizador

Permite visualizar a modo de consulta, la información registrada de las obras públicas de la entidad.

4.2 Abreviaturas

- CGR : Contraloría General de la República.

- INFObras : Sistema de Información de Obras Públicas.

- SIAF : Sistema Integrado de Administración Financiera.

- SEACE : Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.

- SNIP : Sistema Nacional de Inversión Pública.

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5. ETAPAS EN EL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

Para poder realizar el adecuado registro de la información en el sistema INFObras, se debe de seguir un orden que comprende desde el acceso al sistema (solicitud y creación de usuario), hasta el registro (registro Ficha de obra, registro de datos de obra, registro de avance de obra y registro de información complementaria). El procedimiento de registro de la información relacionada a las obras, comprende las siguientes etapas tal como se muestra en la siguiente gráfica:

Para una mejor comprensión y desarrollo de las “Etapas en el procedimiento de

registro” se muestra el siguiente diagrama donde se detalla las etapas del procedimiento de registro, a continuación iniciaremos con el numeral 5.1 “Acceso al

sistema INFObras”:

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5. ETAPAS EN EL PROCEDIMIENTO

DE REGISTRO

5.1 Acceso al sistema INFObras

5.2 Registro de datos generales de la obra - “Ficha de Obra”

a través del sistema INFObras

a. A través del portal de la Contraloría General de la República b. Directamente al portal de INFObras

5.2.1 Descripción de la “Ficha de Obra” 5.2.2 Código INFObras 5.2.3 Editar “Ficha de obra”

a. ZONA I - Proyecto de inversión pública b. ZONA II - Expediente técnico de la obra c. ZONA III - Detalle de la obra

Registro ficha de datos de ejecución de obra

5.3

5.3.1 Sección I – Fotos de obra 5.3.2 Sección II – Datos de obra 5.3.3 Sección III – Línea de tiempo 5.3.4 Sección IV – Avances de obra 5.3.5 Sección V – Información

complementaria

a. Descripción del formulario “Avance de Obra” a.1 Información de avance de ejecución a.2 Principales trabajos ejecutados a.3 Comentarios y recomendaciones

b. Publicación de los avances de obra registrados c. Finalizar obra

5.1.1

5.1.2

Solicitud de usuario y contraseña al sistema INFObras

Acceso al sistema INFObras y al módulo “Para entidades”

a. Adicional de obra b. Ampliación de plazo c. Adelanto de obra d. Calendario de obra e. Liquidación de obra f. Proceso arbitral g. Recepción de obra

a. Registro de datos de ubicación e inicio de obra b. Registro de residente y supervisor de obra

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5.1.1 Solicitud de usuario y contraseña al sistema INFObras La entidad pública debe solicitar la creación de usuario(s) del sistema INFObras a través de un oficio suscrito por el titular de la entidad, adjuntando el documento Anexo 01: “formato de solicitud de creación, actualización y desactivación de cuenta de usuarios”, dicho oficio debe ser entregado en mesa de partes de la CGR, en las sedes correspondientes o directamente a: Jr. Camilo Carrillo 114, Jesús maría, lima, dirigido a la Gerencia de Productos y Estudios de la Contraloria General de la República, con atención al señor Luis Alonso Robas Sánchez.

Su código de usuario y respectiva contraseña serán enviados vía correo electrónico, en los 5 días hábiles siguientes de recibida la solicitud, si la entidad solicitante se encuentra en Lima y 7 dias hábiles siguientes si la entidad se encuentra en provincia, al correo que el usuario solicitante señale en el Anexo 01 descrito anteriormente.

Desactivación de usuarios:

Si los funcionarios designados cesan en la responsabilidad asignada, dicha situación deberá ser comunicada oportunamente a la CGR a fin de proceder a la desactivación de la cuenta, y habilitar al nuevo funcionario designado para el registro INFObras, lo cual deberá realizarse mediante un oficio y el Anexo 01: “Formato de solicitud de creación, actualización y desactivación de cuenta de usuarios.

Cantidad de usuarios:

La entidad podrá solicitar el número de usuarios de INFObras que crea conveniente para cada unidad ejecutora, no hay cantidad limitada.

El Anexo 01, está disponible en forma virtual en la página de INFObras, haz click en el siguiente link para descargarlo:

https://apps.contraloria.gob.pe/infobras/wfm_info_ayuda.aspx

ANEXO N° 1

NOTA:

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ANEXO N° 1: Formato de solicitud de creación y actualización de cuenta de usuario funcionario responsable del registro de información de seguimiento de obra

(Debe ser llenado con letra imprenta)

1.- DATOS DE LA ENTIDAD

NOMBRE DE LA ENTIDAD

ABREVIATURA/SIGLA/ ACRÓNIMO R.U.C. TELÉFONO

(Según corresponda)

DOMICILIO LEGAL

Av./Jr./Calle/Psje. : Nro.: Of.: Int.: Mza: Lote:

Urbanización: Distrito: Provincia: Departamento:

2.- DATOS DEL SOLICITANTE (TITULAR DE LA ENTIDAD O FUNCIONARIO PÚBLICO DESIGNADO O COMPETENTE)

APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS CARGO QUE DESEMPEÑA EN LA INSTITUCIÓN D.N.I

TELÉFONO/ANEXO: FAX

: CORREO ELECTRÓNICO

3.- DATOS DEL USUARIO FUNCIONARIO

SOLICITO CREACIÓN

1 APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS D.N.I

CARGO O FUNCIÓN QUE DESEMPEÑA

PERFIL DEL USUARIO-FUNCIONARIO

(indicar número, según cuadro 1)

CORREO ELECTRÓNICO (*) TELÉFONO

DIRECCIÓN DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO O UNIDAD OPERATIVA



2 APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS D.N.I

CARGO O FUNCIÓN QUE DESEMPEÑA

PERFIL DEL USUARIO-FUNCIONARIO

(indicar número, según cuadro 1)

CORREO ELECTRÓNICO (*) TELÉFONO

DIRECCIÓN DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO O UNIDAD OPERATIVA



(*) El usuario y la contraseña serán enviados vía correo electrónico

Declaro bajo juramento que toda la información proporcionada es veraz, en caso contrario, me someto al procedimiento y a las sanciones previstas en la Ley n.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

CUADRO 1. PERFILES DE USUARIO-FUNCIONARIO _______________ ,

de

de

01 Registro de información de seguimiento

02 Visualizador de información de seguimiento

Sello y firma del solicitante

(Titular de la Entidad o Funcionario Público designado)

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5.1.2 Acceso al Sistema INFObras y al módulo “Para entidades”

Existen dos formas de acceso al aplicativo INFObras:

a. A través del portal de la Contraloría General de la República En el explorador1 del internet, digite la dirección web: www.contraloria.gob.pe. En el lado derecho de la pantalla, encontrará el ícono “Registro de obras Públicas INFObras”, a través del cual ingresará al sistema INFObras.

b. Directamente al portal de INFObras

Desde su explorador de internet a la siguiente dirección web: http://apps.contraloria.gob.pe/infobras/

1 Se recomienda utilizar el navegador Google Chrome.

Seleccionar opción INFObras Contraloría.

http://www.contraloria.gob.pe/

http://apps.contraloria.gob.pe/infobras/

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Luego de acceder al sistema INFObras, se visualizará la siguiente imagen. En la misma ubicaremos el módulo “Para Entidades” al lado derecho.

Digite el usuario y

En el módulo “Para Entidades” se digitará el usuario y la contraseña que se le ha proporcionado, luego digite el código de seguridad que muestra el sistema, respetando las mayúsculas y minúsculas. Seguidamente presione el botón que le permitirá ingresar al módulo de entidades

Cambio u Olvido de contraseña.

En el lado inferior derecho del módulo “Para Entidades”, el sistema muestra la opción

“Cambiar contraseña” que permite al usuario cambiar la contraseña utilizando su

contraseña actual; y la opción “Olvidó contraseña” que permite al usuario generar una

nueva contraseña con el número del documento de identidad de la persona autorizada.

NOTA:

Botón “Olvidó contraseña” para

generar una nueva. Seleccione el botón

“Cambiar Contraseña”

Ingrese el usuario y contraseña, luego digite el código de seguridad respetando mayúsculas y minúsculas.

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Cambio de contraseña: Una vez seleccionado el botón “Cambiar contraseña”, el sistema mostrará automáticamente el siguiente formulario, en el cual deberá ingresar el código de usuario, la contraseña actual, la nueva contraseña, así como el código de seguridad y por último elegir la opción “grabar”.

Generación de nueva contraseña: Una vez seleccionada la opción “Olvido su

contraseña”, el sistema mostrará automáticamente el siguiente formulario, en el cual se deberá ingresar el usuario, el número de documento de identidad de la persona autorizada y generar la nueva contraseña.

Finalmente y habiendo ingresado con éxito al sistema INFObras para entidades, se procederá al realizar el “Registro de Ficha de Obra” tal como lo indica el siguiente diagrama en el numeral 5.2 Registro de “Ficha de Obra a traves del sistema

INFObras”. Dicho registro comprende la descripción de la “Ficha de Obra”, Código INFObras y la edición de la “Ficha de Obra”.

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DE REGISTRO


5.2 Registro de datos generales de la obra - “Ficha de Obra” a través del sistema INFObras


5.2.1 Descripción de la “Ficha de obra” 5.2.2 Código INFObras 5.2.3 Editar “Ficha de obra”



5.3


complementaria

a. Descripción del formulario “Avance de obra” a.1 Información de avance de ejecución a.2 Principales trabajos ejecutados a.3 Comentarios y recomendaciones


5.1.1

5.1.2



a. Adicional de obra b. Ampliación de plazo c. Adelanto de obra d. Calendario de obra e. Liquidación de obra f. Proceso Arbitral g. Recepción de obra


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5.2 REGISTRO DE LA “FICHA DE OBRA” A TRAVÉS DEL SISTEMA INFObras

El primer paso para el registro de una obra pública en el sistema INFObras es la creación de la Ficha de Obra, esta ficha contiene información básica de la obra en ejecución, como proyecto de inversión pública, expediente técnico de la obra, detalle de la obra.

Una vez que ingrese al sistema con el código de usuario y contraseña correctos, el sistema lo derivará al menú principal, despliegue el menú “Registros” ubicado al lado izquierdo de la

pantalla, y seleccione la opción “Ficha de obra”, conforme se muestra en el gráfico siguiente.

Para registrar una nueva obra seleccione el botón “Anadir una nueva obra” ubicado al lado derecho de la pantalla, debajo del menú principal, conforme se muestra a continuación.

El registro de los datos de la obra deberá estar a cargo del funcionario de la unidad orgánica responsable de la ejecución de obras de la entidad o quien haga sus veces.

Seleccione el botón “Añadir una nueva

obra”.

NOTA:

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Luego de presionar “Añadir nueva obra” El sistema mostrará una nueva pantalla denominada “Ficha de Obra”, tal como se visualiza a continuación:

Proyecto de inversión pública Expediente técnico de la obra Detalle de la obra

Al ingresar el código SNIP, se completaran los demás datos.

Completar los datos del recuadro, al finalizar

presione AGREGAR .

ZONA I

ZONA II

ZONA III

ZONA I ZONA II ZONA III

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5.2.1 Descripción de la “Ficha de obra” a. ZONA I - Proyecto de inversión pública:

En esta sección se ingresa el código SINP y luego se presiona el botón y automáticamente se llenaran los siguientes campos:

Fecha de aprobación. Monto de aprobación. Fecha de verificación. Monto de verificación. Código SIAF.

b. ZONA II - Expediente técnico de la obra

En esta sección se deberán registrar todos los datos solicitados. El archivo a adjuntar deberá ser la resolución de aprobación del expediente técnico, debiendo tener formato PDF y un tamaño no mayor a 2Mb, en caso de contar con otros documentos complementarios a la resolución del expediente técnico también podrá adjuntarlos.

Se debe registrar información en todos los campos antes de cargar el expediente técnico.

c. ZONA III - Detalle de la obra Tipo de ejecución: Seleccione el tipo de ejecución de la obra pública (Administración Directa, Por contrata, Asociaciones Público Privadas/Concesiones, Obras por impuestos).

Catálogo de Obras: Seleccione el rubro al cual se encuentra relacionada la obra pública, siendo obligatoria la selección en las dos primeras casillas y opcional en la tercera y cuarta casilla. Si la obra pública no tiene financiamiento de otra entidad, seleccione el botón.

Presione “Agregar” y los datos se mostraran en la parte inferior.

Seleccione entre las opciones del catálogo.

NOTA:

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Transferencia FONIE: El Fondo para la Inclusión Económica en Zonas Rurales (FONIE) tiene la finalidad de financiar la elaboración de estudios de pre inversión, ejecución de proyectos de inversión pública, y/o mantenimiento. En caso que la obra registrada cuente con financiamiento de este fondo deberá completar los siguientes datos: Entidad que transfiere, Decreto/N° de transferencia y tipo de obra/ proyecto. Si la obra cuenta con este tipo de financiamiento marcar con un “check” , y a continuación se mostrarán los campos que deben completarse.

Financiamiento de otra entidad: En ocasiones las entidades públicas reciben transferencias financieras de otras entidades para la ejecución de ciertos proyectos de inversión pública. Si la obra cuenta con este tipo de financiamiento marcar con un “check” , y a continuación se mostrarán los campos que deben completarse.

Para buscar la entidad de su interés hacer click en el botón buscar , a continuación se habilitará la ventana “Lista de Entidades”, luego en el campo “Texto de búsqueda” deberá digitar el nombre de la entidad, posteriormente presione “Buscar”, el sistema filtrará el nombre proporcionado, por último seleccione la entidad y presione el botón “Seleccionar”.

Hacer click en para buscar la entidad de su interés.

Escribir el nombre en esta

sección

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Finalmente el nombre seleccionado aparecerá en la barra de “entidad” y se deberá de completar las dos secciones restantes “tipo de moneda” y “monto transferido”.

Una vez completos todos los casilleros presione e inmediatamente aparecerá una tabla en la parte inferior con los datos ingresados. Si no está conforme con los datos ingresados, entonces presionar el botón e ingrese nuevamente los datos, de lo contrario presione .

El sistema emitirá el siguiente mensaje, preguntando si desea registrar la obra.

Presione el boton para culminar con el registro de la “Ficha de obra”, caso contrario, presione el boton “Cancelar” para seguir completando la ficha.

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5.2.2 Código INFObras: A continuación y automaticamente el sistema generará un código INFObras que identificará la obra registrada, que se mostrará en el titulo de “Obra recientemente añadida” y aparecerá al final de la lista de las obras registradas.

5.2.3 Editar “Ficha de Obra”:

La edición de la “Ficha de obra” es posible en caso no se hayan publicado los avances de la obra. Como se aprecia en la imagen, el botón estará activo si aún no se ha publicado el avance. En el caso de que la obra ya presente publicación de avances, entonces se mostrará el botón .

Si se han publicado los avances de obra, y se requiere modificar la “Ficha de obra”: Se debe solicitar mediante un correo institucional la “Cancelación de la publicación” de todos los avances registrados al correo [email protected], indicando:

o Código INFObras. o Nombre de la Obra y el motivo de la solicitud.

El personal INFObras, procederá a activar la opción y el registrador podrá realizar las modificaciones correspondientes, para luego la información y publicar los avances registrados.

El botón “Editar obra” estará activo si aún NO se ha publicado el avance.

El botón “Ver obra” estará activo si se ha publicado el avance.

Aparece el nombre de la obra reciente al

final de la lista.

Aparece el nombre de la obra reciente.

NOTA:

mailto:[email protected]

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Si la identidad no cuenta con un correo institucional, deberá enviar un oficio suscrito por el jefe inmediato superior de la entidad en formato digital al correo [email protected] el cual sustente la solicitud de la “Cancelación de la Publicación de las obras”.

Luego de haber culminado satisfactoriamente el registro de “Ficha de obra”, se

procederá a desarrollar el siguiente registro, tal como lo indica el siguiente diagrama en el numeral 5.3 Registro de ficha “Datos de obra”.

Se recuerda que para continuar con el registro mencionado se debe dar click en

NOTA:


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DE REGISTRO


5.2 Registro de datos generales de la obra - “Ficha de Obra”

a través del sistema INFObras


5.2.1 Descripción de la “Ficha de obra” 5.2.2 Código INFObras 5.2.3 Editar “Ficha de obra”



5.3


complementaria

a. Descripción del formulario “Avance de obra” a.1 Información de avance de ejecución a.2 Principales trabajos ejecutados a.3 Comentarios y recomendaciones


5.1.1

5.1.2



a. Adicional de obra b. Ampliación de plazo c. Adelanto de obra d. Calendario de obra e. Liquidación de obra f. Proceso arbitral g. Recepción de obra


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5.3. REGISTRO DE FICHA “DATOS DE OBRA”.

El registro de ficha “Datos de obra” comprende la información correspondiente a los datos de obra (ubicación geográfica, datos del residente de obra, datos del supervisor de la obra); línea de tiempo, avances de obra, así como también la información complementaria, en la misma ficha se podrán visualizar las fotos correspondientes a los avances de obra que se registrarán posteriormente.

Sección I1

Sección II1

Sección III

Sección IV1

Sección V1

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5.3.1 Sección I – Fotos de obra

En esta sección se podrán apreciar las fotografías de la obra que se viene ejecutando las cuales son subidas al sistema en la ficha de avance de obra la misma que pertenece a la Sección IV. De igual modo se visualizará la ubicación exacta de la obra en ejecución, la cual se registrará en la Sección II.

5.3.2 Sección II – Datos de obra

En esta sección aparecerá un resumen de la “Ficha de obra” registrada anteriormente como por ejemplo código INFObras, nombre de la obra, código SNIP, tipo de ejecución, catálogo de obras y avance físico de obra (este casillero permanecerá en blanco mientras no se registre algún avance de obra).

Luego se procederá al registro de los datos de ubicación e inicio de obra y datos del residente y /o supervisor de obra según el tipo de ejecución de la obra (administración directa o contrata).

a. Registro de datos de ubicación e inicio obra

En la sección “Datos de Obra” deberá completar en primer lugar la información correspondiente a la dirección, ubicación geográfica, y fecha de inicio de la obra, conforme se muestra y detalla a continuación: Ubicación geográfica: Digite la dirección exacta de la obra, y seleccione el departamento, provincia y distrito al cual pertenece, plazo de ejecución y la fecha de inicio de obra.

Completar los campos relacionados a la ubicación

de la obra.

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Ubique la latitud (“Pto. Inicio”) y longitud (“Pto. Fin”) en la que se encuentra la obra,

respetando los siguientes pasos:

- En el campo “Pto. Inicio” y “Pto. Fin”, presione el botón , automáticamente el sistema le mostrará un mapa. Con el cursor ubique el departamento y distrito que

corresponde al punto de inicio o fin de la obra, el botón le mostrará la ubicación que está eligiendo, conforme se muestra a continuación.

- Presione el botón “OK” para terminar y volver a la pantalla inicial, y continuar con e l

registro de la información de la obra.

En el caso de carreteras se deberá seleccionar un punto de inicio y un punto final. Para el caso de edificaciones solo es necesario seleccionar un punto de Inicio (“Pto. Inicio”).

b. Registro de residente y supervisor de obra

En la sección “Datos de obra” también deberá completar la información correspondiente a los datos del residente o supervisor de obra, o de ambos, según el tipo de ejecución de la obra, como se detalla a continuación:

- Administración Directa: Registre los datos del residente y supervisor de obra. - Por contrata u Otros: Registre los datos del residente de obra.

En ambos casos, deberá realizar lo siguiente: Ingrese o seleccione los datos personales del residente o supervisor de obra (tipo de documento de identidad, Nº de documento de identidad, nombre, apellidos, fecha de inicio y fecha de fin), según sea el caso, las fechas solicitadas en dichas secciones hacen referencia a la contratación de los profesionales, por lo que la “Fecha de fin”

NOTA:

Para elegir un punto de inicio o fin dar click en el lugar que corresponde y aparecerá el punto rojo.

Luego dar Click en OK para continuar

Nota: Se recomienda utilizar navegador Web

Google Chrome

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se deberá dejar en blanco hasta contar con una fecha precisa de cuándo terminará la obra o su participación en ella.

Una vez que se ha culminado con el registro de la “Ficha de datos de obra” presionar el

botón .

Si durante la ejecución de la obra surgen cambios de residente o supervisor de obra, de deberá registrar la fecha final del personal saliente, mediante la opción para que el sistema permita registrar la información del nuevo personal responsable.

Si cambia el residente de obra: - Registre la fecha final de su participación en la obra con el botón “Editar”. - Ingrese los datos del nuevo residente de obra.

Ingrese los datos del supervisor y presione el botón “Agregar”.

Registrar el número de DNI del residente de obra y luego presionar “Buscar DNI”.

Registrar el número de DNI del supervisor de obra y luego presionar “Buscar DNI”.

NOTA:

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5.3.3 Sección III – Línea de tiempo

La sección que se refiere al “Proyecto de inversión pública” muestra el código SNIP, la fecha de aprobación del proyecto y verificación del proyecto, así como el perfil simplificado del mismo, es decir el resumen del PIP (proyecto de inversión pública). La sección que se refiere al “Expediente de obra” muestra el archivo de la resolución de aprobación del expediente técnico que se cargó al sistema en la “Ficha de obra”. La sección que se refiere al “Proceso de selección SEACE”, muestra el código INFObras y un enlace directo a la página del OSCE, específicamente a la convocatoria del proceso registrada en el SEACE y enlazado al sistema INFObras. La sección que se refiere al “Inicio de obra” muestra la fecha inicio de obra registrada en la ficha “Datos de obra”. La sección que se refiere a la “Ejecución avances de obra” muestra todos los avances de obra registrados en el sistema INFObras, los mismos que registran en la Sección IV.

5.3.4 Sección IV – Avances de obra

a. Avances de obra

Luego de haberse registrado la ficha de “Datos de obra”, proceder con el registro

de la “Ficha de avances de obra”, presione el botón .

El sistema mostrará una nueva pantalla en la que se deberá registrar la siguiente información:

ZONA A: Información de avance de ejecución. ZONA B: Principales trabajos ejecutados. ZONA C: Comentarios y recomendaciones.

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a.1 ZONA A: Información de avance de ejecución:

Se ingresa la información sobre el estado de ejecución de la obra, seleccionando el periodo al cual corresponde el avance y se debe completar los campos “Avance físico obra acumulada” y el “Avance valorizado obra acumulada”.

Si la obra en ejecución se encuentra paralizada hacer un check en la casilla: “¿La obra se encuentra paralizada?”, y registrar el mes y año de la paralización de la obra.

Completar los campos respecto a la información de

“Avance de ejecución”.

ZONA A1

ZONA B1

ZONA C 1

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a.2. ZONA B: Principales trabajos ejecutados

En este bloque se añaden las principales partidas de la obra, por lo que se recomienda que se ingrese hasta un máximo de 3 partidas, especificando las unidades de medida, la cantidad y el precio de cada uno. Una vez añadida la

partida, se presionará el botón.

a.3 ZONA C: Comentarios y recomendaciones

El usuario debe añadir comentarios sobre los problemas presentados en la ejecución sobre todo si la obra ha sido paralizada, así como adjuntar documentos e imágenes en los siguientes formatos:

Los formatos de los archivos a adjuntar deberán ser los siguientes:

Para los documentos: (cap. de 2 MB) Para las imágenes: (cap. de 1MB)

.doc ; .docx .jpg

.xls ; .xlsx .bmp

.pdf .gif

.ppt ; .pptx .png

Completar los campos respecto a los “principales trabajos ejecutados” y presionar el botón “Agregar

Partida”.

Registrar documentos

Registrar las imágenes

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Una vez completo el formulario de información de avance de ejecución, se presiona el

botón . Luego de lo cual aparecerá un mensaje para que se proceda a dar conformidad al registro del avance de obra: para culminar este, presionar el botón

.

b. Publicación de los avances de la obra registrada

Habiendo corroborado que la información registrada es correcta, se debe proceder a la publicación del avance de la siguiente manera:

Una vez corroborado los datos aparecerá la siguiente pantalla en la cual se podrá realizar la publicación haciendo click en el botón “Publicar”. Tener en cuenta que una vez publicado recién se podrá visualizar en la línea de tiempo (descrita en el 5.3.3 Sección III). Si la entidad requiere modificar el avance publicado, deberá enviar una solicitud de “Cancelación de publicación” a través de un correo institucional al correo

[email protected] indicando:

Código INFObras. Nombres de la obra. El número o mes de avance que solicita la “cancelación de la publicación” y el motivo de la solicitud.

El personal INFObras, procederá a activar la opción de la “Ficha Avance de obra”

y el registrador realizará las modificaciones correspondientes y publicara la información. Si la entidad no cuenta con un correo institucional, deberá enviar un oficio scaneado al correo [email protected]

NOTA:

Dar click



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c. Finalizar obra Para finalizar una obra que ha alcanzado el 100% de Avance físico se deberá

activar con un check la casilla “Obra Finalizada”.

Para finalizar una obra que NO alcanzo el 100% de avance físico deberá activar la

casilla “Obra Finalizada” y a continuación se debe de detallar en la barra de texto (Detallar en caso finalice la obra sin llegar al 100% de Avance Físico) las razones por la que NO llego al 100% de su avance físico.

5.3.5 Sección V – Información complementaria

En el transcurso de la ejecución física de un PIP (Proyecto de inversión pública), surgen diversas necesidades para lograr el objetivo del mismo. Debido a ello se realizó la implementación de los formularios para el registro de la información complementaria, dentro de los cuales se consideraron las necesidades más comunes, las cuales están comprendidas por:

a) Adicional de obra b) Ampliación de plazo c) Adelanto de obra d) Calendario de obra e) Liquidación de obra f) Proceso arbitral g) Recepción de obra

Hacer click para ver la lista desplegable, escoger la opción que se desee registrar y

darle click al botón para acceder al formulario.

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a. Adicionales de obra Se considera adicionales de obras a los trabajos complementarios que no fueron incluidos en el expediente técnico o en el contrato original, pero que resulta indispensable realizarlos para alcanzar el objetivo del proyecto.

Siempre y cuando el adicional solicitado por el residente de obra no sobrepase el 15% del total del PIP (Proyecto de Inversión Pública), la entidad tiene la facultad de aprobarlo mediante una resolución emitida por el titular de la misma.

Una vez pasado el 15% del total del PIP (Proyecto de Inversión Pública) la evaluación del adicional estará a cargo de la CGR (Contraloría General de la República).

En caso que el adicional llegue o supere el 50% del total del PIP (Proyecto de Inversión Pública) la entidad tiene la facultad de resolver el contrato.

Para todo tipo de adicional la entidad emite una resolución de “Aprobación de

Adicional”. El residente comunica que es necesaria la prestación adicional, la entidad

evalúa y de acuerdo a eso se emite una resolución.

En la barra desplegable deberá seleccionar “Adicional de obra”.

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El formulario al cual accederá tendrá la siguiente apariencia:

En este formulario aparecerá la descripción de la obra por defecto, el N° de adicional y el tipo de adicional en el que encontrará como opciones adicional de obra, adicional de servicio de supervisión, deductivo y deductivo vinculante. Luego registrará el N° de solicitud, fecha de la solicitud, N° de resolución, fecha de aprobación, monto de aprobación y porcentaje, cabe resaltar, que a partir del segundo adicional se registra el porcentaje acumulado de adicionales y además el sistemas no permite registrar decimales en este punto. Asimismo usted deberá consignar como obligatoria la causal por la cual se le está aprobando el adicional de obra. El sistema INFObras te brinda 2 opciones de las cuales podrás elegir :

Situaciones imprevisibles posteriores a la suscripción del contrato (lluvias, derrumbes, desastres naturales).

Por deficiencias del Expediente técnico.

Por último, deberá cargar la resolución de aprobación del adicional, esta deberá estar en formato PDF y no pesar más de 2MB.

En esta sección se deberá ingresar el documento de aprobación en formato PDF.

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Finalmente luego de registrar los datos solicitados deberá presionar y aparecerá un cuadro con todos los datos ingresados, posteriormente, si desea retornar

a la ventana anterior presione el botón .

b. Ampliación de plazo

La ampliación de plazo se aplica cuando el tiempo establecido para la ejecución de la obra es insuficiente o cuando se han aprobado “Adicionales de obra” que comprometen el plazo inicial establecido para la ejecución del proyecto.

En la barra desplegable deberá seleccionar la opción “Ampliación de plazo”.

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En este formulario aparecerá por defecto la descripción de la obra, N° de ampliación, N° de solicitud, fecha de solicitud, nueva fecha de término, N° de documento (número de la resolución de aprobación de la ampliación de plazo), fecha de aprobación y N° de días.

Luego deberá registrar la causal por la que se solicita la ampliación de plazo, entre las que figuran:

Atrasos y/o paralizaciones en el cumplimiento de las prestaciones por causas no atribuibles al contratista (ejemplo: terremotos, huaicos, etc.).

Atrasos y/o paralizaciones en el cumplimiento de las prestaciones por causales

atribuibles a la entidad (ejemplo: problemas con el terreno, etc.).

Caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada (ejemplo: problemas sociales, huelgas, etc.)

Cuando se aprueba la prestación adicional de obra (ejemplo: Cuando se

genera un adicional de obra se genera también una ampliación de plazo).

Por último, deberá cargar la resolución de aprobación de la ampliación de plazo, esta deberá estar en formato PDF y no pesar más de 2MB.

En esta sección se deberá ingresar el documento de aprobación en formato PDF.

En esta sección se deberá seleccionar las causales de la ampliación de plazo.

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c. Adelanto de obra

El Adelanto de Obra consiste en un anticipo financiero por parte de la entidad hacia el contratista, siempre y cuando esté establecido en las bases. Este anticipo es otorgado tanto para la adquisición de materiales (adelanto indirecto, hasta el 40% del total del presupuesto inicial) como para el alquiler de equipos, pago de mano de obra, etc. (adelanto directo, hasta el 20% del total del presupuesto inicial). En la barra desplegable deberá seleccionar “Adelanto de obra”.

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En este formulario aparecerá por defecto la descripción de la obra, en la casilla “Tipo de adelanto” se deberá seleccionar entre:

- Adelanto de compra de materiales (se puede solicitar hasta un 40% del

monto total de la obra para compra de materiales). - Adelanto Directo (se puede solicitar hasta un 20% del monto total de la

obra para el adelanto directo). Luego se registrará el N° de solicitud, fecha de solicitud, N° de documento de autorización, fecha de autorización, monto de adelanto de pago y fecha de desembolso. Por último, deberá cargar la carta fianza que emite una entidad financiera a nombre de la entidad pública ejecutora, este documento deberá estar en formato PDF y no pesar más de 2MB.

En esta sección se deberá ingresar el documento de autorización en formato PDF.

En esta sección se deberá seleccionar el “Tipo de adelanto”

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d. Calendario de obra

El calendario de obra consiste en la reprogramación del plan de acción para la ejecución de una obra pública.

En la barra desplegable deberá seleccionar “Calendario de obra”.


En este formulario aparecerá por defecto la descripción de la obra, en la casilla “Tipo de calendario” se deberá seleccionar entre: Calendario Reprogramado (este tipo de calendario reprograma su fecha final

debido a diversas situaciones por ejemplo por una ampliación de plazo).

Calendario Acelerado (es aquel que se lleva a cabo con intervalos de tiempos más reducidos con el fin de completar la obra en la fecha final establecida en el expediente técnico).

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Luego se registrará el Nº de Aprobación, fecha de Aprobación y la nueva fecha de término contractual.

Por último, deberá cargar la resolución de aprobación del calendario de obra, este documento deberá estar en formato PDF y no pesar más de 2MB.



e. Liquidación de obra

La liquidación de obra da conocer el costo final de la obra ejecutada y define las características técnicas con que la obra ha sido ejecutada, dando así por culminada la fase de inversión. La liquidación de obra, se realiza a través del proceso de liquidación técnica y financiera.

En la barra desplegable deberá seleccionar “Liquidación de obra”.

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En este formulario aparecerá la descripción de la obra por defecto.

Luego se deberá completar la siguiente información:

Nº de aprobación. Fecha de aprobación. Costo final de obra. Monto pagado. Saldo por pagar.

Luego se deberá adjuntar la Resolución de aprobación de liquidación y la estructura del monto de liquidación, estos documentos deberán estar en formato PDF y no pesar más de 2MB.

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f. Proceso arbitral

El proceso arbitral, es una forma de resolver un litigio sin acudir a la jurisdicción ordinaria. Es una estrategia de resolución de conflictos junto a la negociación, mediación y conciliación. El proceso arbitral se genera cuando hay una controversia entre el contratista y la entidad.

En la barra desplegable deberá seleccionar “Proceso arbitral”.

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En el formulario de “Procesos arbitrales” deberá completar las siguientes casillas:

Nº de proceso Fecha del proceso

Se deberá de completar también la información en el formulario y seleccionar en la casilla el “tipo de arbitraje”:

Arbitraje ADHOC (cuando se conforma un comité para el fin específico). Arbitrajes Institucionales (cuando lo realiza una institución arbitral generalmente

persona jurídica).

Asimismo deberá de seleccionar en la casilla el estado situacional:

Proceso. Finalizado.

Finalmente luego de registrar los datos solicitados deberá presionar y aparecerá un cuadro con todos los datos ingresados, posteriormente, si

desea retornar a la ventana anterior presione el botón .

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g. Recepción de obra

La recepción de la obra es el acto por el cual el contratista, una vez concluida la ejecución de la obra hace entrega de la misma a la entidad, cuya conformidad queda evidenciada en un acta de recepcion. En la barra desplegable deberá seleccionar “Recepción de obra”.


Se deberá de completar la información en el formulario” Acta de recepción de obra”. En la casilla “tipo de documento” se deberá seleccionar entre:

Observación a la recepción (se da cuando la entrega de la obra no cumple con uno

o varios puntos establecidos en el expediente técnico). Acta de recepción de obra (se da cuando la obra está conforme a lo establecido en

el expediente técnico).

Se deberá de completar también la información del formulario: - Fecha de suscripción. - Fecha termino real de obra.

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Además se deberá subir el “Acta de Recepción de obra”. Finalmente luego de registrar

los datos solicitados deberá presionar y aparecerá un cuadro con todos los datos ingresados, posteriormente, si desea retornar a la ventana anterior presione el

botón . Si usted registró correctamente los pasos anteriormente señalados (registro de ficha de obra, registro del formulario de datos de obra, registro de avance de obra y de ser el caso el registro de información complementaria) en este manual, usted habría concluido exitosamente con el registro de la información solicitada en el sistema INFObras.

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