manual detallado ossado

O S S A D O W 7 O S S A D O W 7 O S S A D O W 7 O S S A D O W 7

Sistema Distribuido De Información Gerencial

Walter Osorio Mendoza

C.C: 72.132.139-3

Cra. 55 No. 72 – 109 Local 101 Barranquilla – Colombia

E-mail: [email protected] Teléfono: 3692674 - 3016078164

MANUAL DE PROCESOS




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MODULO DE CONTABILIDAD

BASES DE DATOS 1. Usuarios Del Sistema: Primero creamos el Usuario con su clave y grabamos esta

información. El nombre del usuario y su clave pueden contener letras y numero, si utilizas letras estas deben escribirse en MAYUSCULAS. Ej. LUIS y presionamos el botón guardar. Luego llamamos al usuario ya creado, marcamos el módulo de contabilidad presionamos el botón de mostrar derechos y procedemos a marcar las opciones a las que va a tener acceso este usuario y si puede adicionar, modificar o eliminar.

2. Parámetros Generales: En esta opción digitamos el No. 1 en el código, establecemos

los datos de la empresa, y el periodo de fechas de digitación de información contable. ej. Desde la fecha inicial 01/01/2009 Hasta la fecha final 31/12/2009, tenga en cuenta que el formato de fechas es DIA/MES/AÑO.

3. Centros De Costos: En esta opción creamos los diferentes Departamentos de la

empresa si vamos a implementar una contabilidad por centro de costos. Ej. 01-Administración, 02-Ventas, 03-Producción, etc. Un centro de costo se crea para manejar básicamente las cuentas de gastos y de ingresos y en algunas oportunidades anticipos, pero, esto realmente es una decisión de cada contador.




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4. Comprobantes Fuentes: Son esos códigos de agrupación de documentos. Ej. 01-Ingresos quiere decir que todos los recibos de caja aunque tienen un consecutivo diferente se agruparan en un mismo código de comprobante 01. Los comprobantes podrían ser: 01 – Ingresos 02 – Egresos 03 – Causación de Proveedores 04 – Ventas 05 – Notas de Contabilidad Etc.

5. Tipos de Documentos: Son los prefijos de los diferentes documentos que grabamos

en nuestra contabilidad. Todos los documentos aparte de su numeración para grabarlos en el sistema se le debe anteponer un prefijo así. RC – Recibos de Caja CE – Comprobante de Egreso NC – Nota de Contabilidad Entre otros…

Cuando estamos creando los tipos de documentos se puede asignar el código de agrupación o comprobante fuente de una vez para que el sistema lo coloque automáticamente al grabar documentos contables.

6. Tabla de Nits: En esta tabla se graban los Nits y cédulas de todas las personas

jurídicas y naturales con las que la empresa realiza algún tipo de transacción. Se recomienda crear el Nit sin puntos, el digito de verificación es asignado automáticamente por el software. Donde dice razón social hay que escribir el nombre de la empresa o persona natural, además hay que digitar los nombres y apellidos si estamos grabando el Nit o cedula de una persona natural. En el campo “ciudad” se escribe el código asignado por el gobierno y que utiliza la DIAN para referenciar los departamentos y las ciudades.




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Ej. El código para la ciudad de Barranquilla es 08001 que quiere decir 08-Atlántico y 001 Barranquilla. Esta codificación ya se encuentra en el sistema, presionando “F3” nos aparece la lista de ciudades.

7. Resoluciones de Facturas: Si estamos facturando e imprimiendo la factura por el computador, en esta opción se graba la resolución de facturación autorizada por la DIAN

8. Creación de Auxiliares Contables: El sistema Ossado ya contiene el plan de cuentas a

nivel de 4 y 6 dígitos, por lo tanto solo nos queda a nosotros crear los auxiliares. Se recomienda crear los auxiliares de 8 dígitos aunque se puede hasta de 10 dígitos. Los auxiliares son la columna vertebral del sistema de manera que cuando realicemos esta tarea debemos poner toda nuestra atención en ello. La cuenta de cierre es la 59050501 y se debe colocar cuando estemos creando una cuenta que empiece por 4, 5 o 6. Toda cuenta que para nosotros sea de interés que lleve el movimiento por tercero hay que especificar “S” en el dato Manejo de Nits. Si el auxiliar que estamos creando empieza por 2365 hay que especificar “S” en el dato Manejo de Retefuente. Y por último se debe especificar si el auxiliar va a ser manejado por centro de costos.

PRECESAR




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1.- Documentos Contables: En esta opción podemos digitar todos los documentos contables que muevan nuestra contabilidad. Especificamos la sucursal, el tipo de documento y su número. De ahí en adelante digitamos el resto de la información hasta llegar al botón continuar. En el área de registros, para adicionar un nuevo registro debemos colocarnos en la cuenta y presionar Flecha Abajo”. Para borrar un registro las teclas “Ctrl. Y Suprimir”. 2.- Cambios de Nits y Auxiliares: Para no volver a redigitar información o modificar documentos se puede utilizar estas opciones cuando hay datos en un Nit o en un auxiliar que corresponden a otro Nit u otro auxiliar, cada cambio se hace en su respectiva opción. 3.- Asientos de Cierre: Este es un comprobante contable automático que realiza el sistema Ossado después que se digitan los datos iniciales, todos los saldos de los auxiliares a los que se les asignó una cuenta de cierre quedaran en cero cuando se realiza este procedimiento. Primero se ejecuta el procedimiento y luego hay que presionar el botón de grabar, después de grabado este documento se comporta igual que cualquier comprobante grabado manualmente, es decir se puede modificar, anular, borrar, imprimir, etc. 4.- Auditorias Contables y Consultas: Son menús utilizados para auditar la información digitada con anterioridad para revisar la integridad de los datos, utilice cada opción de acuerdo a su necesidad. INFORMES




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1. Informes Contables: De acuerdo al informe escogido es importante tener en cuenta

las siguientes pautas: Los informes siempre piden una fecha inicial y una fecha final, esto quiere decir que para obtener un reporte del mes de junio, digite en fecha inicial 01/06/2009 y en fecha final 30/06/2009. Para obtener por ejemplo un informe de gastos de administración debo digitar lo siguiente: En auxiliar inicial “51050601”, En centro de costo inicial espacios En auxiliar final “51959901”, y en centro de costo final “99” Este es un rango adecuado de información porque a veces no se especifica el centro de costo y el sistema no muestra información. Cuando el informe se envía a Excel este quedara grabado en la carpeta donde se encuentra el programa: “C:\ossado.sql\” o “D:\ossado.sql\” Para el caso de Balances y estados de resultados, estos se pueden generar a nivel de: Clase, Grupos, Mayor, Submayor, Auxiliar o terceros dentro del mismo rango.




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COMPRAS Y PROVEEDORES

BASES DE DATOS

Igual que otros módulos este también se divide en Base de Datos, Procesar e Informes, por este módulo podemos llevar las cuentas por pagar, causando las facturas y cuentas de cobro de nuestros proveedores que posteriormente vamos a cancelar a través de un egreso en el módulo de Tesorería. 1.- Interface Proveedores Contabilidad: En esta opción establecemos las cuentas que maneja este módulo para que el sistema Ossado haga los asientos contables automáticos. Hay que aclarar que aunque el sistema haga unos asientos automáticos podemos cambiar cualquier cuenta o adicionar registros contables al momento de causar las facturas. 2.- Creación de Proveedores: En esta opción le damos un código a cada proveedor, (el Nit de este proveedor ya debe existir en la tabla de Nits en contabilidad), digitamos las condiciones que tenemos pactadas para descuento, días de pago etc. Se sugiere que el código sea el mismo Nit contable. 3.- Bancos: En esta opción creamos los bancos con el código asignado por el gobierno ej. 01-Banco de Bogotá; también aquí especificamos el auxiliar para que el sistema haga el asiento contable automático.




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PROCESAR

1.- Procesamos las Facturas: Teniendo en cuenta que si vamos a darle entrada a mercancía que tenemos codificada en el módulo de Inventarios debemos usar la opción -Facturas por Ítems-, y si no, utilizamos -Facturas Directas- donde podremos plasmar el detalle y el concepto de la factura a causar. 2.- Órdenes de compra: Teniendo en cuenta si lo que vamos a ordenar son Ítems codificados en el módulo de inventario realizamos Orden de compra por Ítems. De lo contrario simplemente se realizan por detalle. También disponemos de opciones para digitar notas créditos, y para consultar registros de información. Nota: El sistema cuando hace los asientos toma la primera línea del concepto como el detalle del Asiento. 3.- Informes: Escogemos la opción pertinente para imprimir los listados de cuentas por pagar u otros dependiendo de nuestra necesidad. El informe de “Cuentas por pagar con fecha de corte”, nos muestra las cuentas a una fecha específica ej. A Enero 30 o a Julio 31 Relación de facturas causadas: escogemos una fecha de rango y el tipo de factura que queremos consultar, y nos generara un listado con todas las facturas causadas dentro de ese rango, independientemente que estén canceladas o aun estén por pagar.




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MÓDULO MANEJO DE INVENTARIOS

BASES DE DATOS Por este módulo podemos llevar el control de todo el movimiento del inventario, las entradas, las salidas y las existencias de mercancías. Para implementar este módulo: 1. Líneas y Grupos de Ventas: Las líneas y los grupos de ventas son niveles de agrupación de los ítems de inventario, sirven para organizar nuestros productos. En muchas empresas la línea de venta es la marca del producto y el grupo una división de productos de esa marca. Ej. Línea de Venta: …… 01 Casa Grupos: ………….. . 01-01 Cocina 01-02 Baños 2. Creación de Sucursales: Aquí se crean tanto las sucursales contables como las bodegas de inventarios. Ej. 01 – Principal 02 - Bodega Barranquilla




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3. Creación de Ítems: En esta opción creamos los productos específicos que manejamos en nuestros inventarios. Se sugiere utilizar como código el código de barra del producto pero en su defecto el código puede ser un numero consecutivo o un código formado por la línea + el grupo + un consecutivo interno. Ej. 01-01-001 Toalla para cocina 01-01-002 Esponjilla para lavar platos Más importante que el código del producto es especificar su línea y su grupo. Con respecto a su descripción lo que se imprime siempre en un documento es lo que se escriba en la primera línea. PROCESAR 4. Entradas y Salidas: Si vamos a darle entrada o salida a mercancía de inventario, escogemos la opción correspondiente o tipo de documento el cual se va a utilizar siempre para hacer estos procesos, estos se puedes realizar por:

Tengamos en cuenta que debemos definir al procesar el documento si deseamos que el sistema Ossado haga asientos contables “S o N”. Se sugiere que no se generen asientos contables en el módulo de Inventarios sino que se utilice más bien para control de cantidades. Para generar los asientos contables correctamente el documento debe asignarse a una orden de trabajo y esta orden de trabajo al momento de crearse debe tener especificada las cuentas contables que va a manejar.




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5. Consultas: Este tipo de consultas se enfocan más en el movimiento del Ítem como tal, puedes escoger el tipo de consulta que más se adapte a lo que en el momento requiera.

5. Informes: Para imprimir un informe basta con escoger la opción que sea de nuestro interés, llenar los datos que nos pide y presionar el botón Imprimir. Se sugiere navegar por todas las opciones para familiarizarnos con todas las posibilidades y presentaciones y así escoger el más adecuado de acuerdo con la necesidad que se nos presente como:

• Ítems en general • Listas de precios • Impresión de documentos • Costo de documentos • Ordenes de trabajo • Estados de existencia




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MÓDULO VENTAS Y CARTERA

Igual que los módulos anteriores este también se divide en Base de Datos, Procesar e Informes, por este módulo podemos llevar las cuentas por cobrar elaborando las facturas de venta a nuestros clientes que posteriormente vamos a cancelar a través de un recibo de caja en el módulo de Tesorería. Para implementar este módulo: PROCESAR 1.- Interface Clientes - Contabilidad: En esta opción establecemos las cuentas que maneja este módulo para que el sistema Ossado haga los asientos contables automáticos. Hay que aclarar que aunque el sistema haga unos asientos automáticos podemos cambiar cualquier cuenta o adicionar registros al momento de facturar. 2.- Creación de Vendedores: En esta opción le damos un código a cada vendedor de la empresa para que al momento de crear un cliente ya estén creados y se puedan asignar. 3.- Creación de Clientes: En esta opción le damos un código a cada cliente, establecemos su Nit contable, el vendedor que lo atiende además de las condiciones que tenemos pactadas para descuento, días de pago, etc. Se sugiere que el código sea el mismo Nit contable.




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4.- Parámetros de Facturación: En esta opción establecemos los parámetros de facturación cuando facturamos es por el computador; es aquí donde decimos de que bodega se descarga el inventario, cual es la fuente contable de facturación, si los precios de los ítems ya tienen el IVA incluido y cuál es el formato de la factura. 5.- Conceptos Para Ingresos Automáticos: En esta opción podemos crear conceptos y asignarle auxiliares contables con el propósito que se puedan hacer en el módulo de Tesorería Ingresos por Conceptos con asientos contables automáticos. Esta opción es Muy útil cuando elaboramos ingresos por conceptos y no por pago de facturas previamente causadas. 6.- Procesamos las Facturas: Si vamos a darle salida a mercancía que tenemos codificada en el módulo de Inventarios y si facturamos por el programa debemos usar la opción “Facturas para Imprimir”, y escoger el estilo que se adapte a nuestra empresa. Si no, utilizamos “Facturas Directas” También disponemos de opciones para digitar notas créditos y elaborar órdenes de pedido entre otras. 5.- Informes: Escogemos la opción pertinente para imprimir los listados de cuentas por cobrar u otros dependiendo de nuestra necesidad. El informe de “Cuentas por cobrar con fecha de corte”, nos muestra las cuentas a una fecha específica ej. A Enero 30 o a Julio 31 etc.




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MODULO DE TESORERIA

Este módulo al Igual que el de “Control de Gestión” son módulos operativos y de análisis por lo tanto no se dividen en Base de Datos, Procesar e Informes; para trabajar estos módulos se supone que hay información básica previamente en el sistema. Egresos EGRESOS 1.- Egresos por Pago de Facturas a Proveedor: Aquí elaboramos los egresos para cancelar o abonar a las facturas previamente causadas, los asientos contables son automáticos. Lo que vamos a hacer es llenar los datos hasta que nos pida el proveedor, después de digitado el código del proveedor aparecerá una relación de todas las facturas que le debemos. Primero digitamos el concepto del egreso y luego en la parte derecha de la relación de facturas señalamos con un clic el documento a cancelar, si lo que vamos es a hacer un abono nos colocamos en la columna “Abono a CxPagar” y digitamos manualmente el valor a abonar. El sistema solo cancela las facturas que estén señaladas. Para generar los asientos presionamos el botón “Continuar” y grabamos el egreso.




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2.- Otros Egresos: Son los egresos que se elaboran sin tener una factura causada previamente, solo se diferencian de los egresos anteriores porque no muestran relación de facturas y el único asiento automático es el del banco o caja, los demás asientos hay que digitarlos manualmente.




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3.- Consultas: Nos permite visualizar cual es nuestra situación con respecto a las cuentas que debemos y los egresos realizados. Ingresos INGRESOS

1.- Ingresos por Pago de Facturas a Cliente: Aquí elaboramos los ingresos para cancelar o abonar a facturas previamente grabadas, los asientos contables son automáticos. Lo que vamos a hacer es llenar los datos hasta que nos pida el cliente, después de digitado el código del cliente aparecerá una relación de todas las facturas que nos debe. Primero digitamos el concepto del ingreso y luego en la parte derecha de la relación de facturas señalamos con un clic el documento a cancelar, si lo que vamos es a hacer un abono nos colocamos en la columna “Abono a CxCobrar” y digitamos manualmente el valor a abonar. El sistema solo cancela las facturas que estén señaladas. Para

generar los asientos presionamos el botón “Continuar” y grabamos el Ingreso.




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2.-Otros Ingresos: Son los ingresos que se elaboran sin tener una factura causada previamente, solo se diferencian de los ingresos anteriores porque no muestran relación de facturas y el único asiento automático es el del banco o caja, los demás asientos hay digitarlos manualmente.

3. Ingresos por Conceptos Automáticos: Son los ingresos que se elaboran con base a conceptos para que el digitador no realice asientos manuales. Lo que hacemos es digitar el concepto, el tercero y el valor, de ahí el sistema Ossado realizará los asientos Contables automáticamente.

4. Consultas: Nos permite visualizar cual es la situación de los clientes con respecto a las cuentas por cobrar y los Ingresos realizados.




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MÓDULO DE TALENTO HUMANO / NOMINA

BASES DE DATOS 1.- Entidades Administradoras: Esta opción sirve para crear todas las entidades de salud, ARP, pensión y cajas. Al crear las entidades debemos especificar el Nit de la entidad y la cuenta “23” que debe afectar. Ej. 01 – Salud ISS

02 – Pensiones Porvenir 03 – Arp Suratep

2.- Parámetros de Nómina: En esta opción digitamos el No. 1 en El campo código y establecemos los parámetros del módulo de nómina, como son el salario mínimo, el subsidio de Transporte, los porcentajes de aportes de los empleados y de la empresa, etc. 3.- Cargos de Empleados: En esta opción creamos todos los cargos que desempeñan los empleados. 4.- Secciones y Centro de Costo: Aquí definimos las diferentes secciones en las que dividimos nuestra nómina.




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Ej. 01 – Administración 02 – Ventas 03 – Producción

5.- Tipos de Nomina: En el sistema Ossado podemos manejar varias nóminas. Ej. A – Administrativa

O –Operativa V – Vendedores

6.- Creación de Empleados: En esta opción le damos un código a cada empleado, establecemos su Nit contable, salario básico y demás datos como los fondos de salud, pensión, etc. 7.- Concepto de Salarios: Aquí creamos todos los conceptos devengados como el salario básico, las horas extras, Recargos; y las deducciones como embargos, descuentos, libranzas, etc. Ej. Devengados Código: 01 Descripción: Salario Básico Devengado: S Valor por Horas: S Porcentaje de la Hora: 100.00% Base Pensión salud: S Base riesgos profesionales: S Base Prestaciones Sociales: S Código: 02 Descripción: Horas Extras Diurnas Devengado: S Valor por Horas: S Porcentaje de la Hora: 125.00% Base Pensión salud: S Base riesgos profesionales: S Base Prestaciones Sociales: S

Deducciones Código: 10 Descripción: Prestamos Devengado: N Valor por Horas: N Porcentaje de la Hora: 000.00% Base Pensión salud: N Base riesgos profesionales: N Base Prestaciones Sociales: N




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8.- Interface Contable Sección-Auxiliar y: Para que podamos elaborar el comprobante de la acusación de la nómina debe llenarse esta tabla. Por cada sección o centro de costo debe asignarse a todos los conceptos de salario su respectiva cuenta de gasto.

9.- Contrato:




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10.- Tabla de Prenómina: Esta tabla nos permite elaborar la nómina automáticamente con base en los conceptos que se coloquen en esta tabla y la cantidad de horas. Ej. Concepto: 01 Horas: 120 11.- Descuentos: Las tablas de descuentos por valores y porcentajes se llenan para que el sistema automáticamente descuente estos datos a los empleados en la nómina. PROCESAR

1.- Nómina Automática: Con base en la tabla de pre nómina a través de este procedimiento el sistema elabora una nómina estándar.




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2.- Novedades de Nómina: Sirve para Adicionar, modificar y eliminar novedades de nómina. Ej. Agregar o quitar horas extras, o descuentos por ausencias, etc. 3.- Comprobantes Automáticos: La generación de los comprobantes contables de nómina es muy sencilla, simplemente llenemos los datos, especifiquemos el tipo y la fecha o fechas de la nómina, presionemos el botón “Continuar”, cuando el sistema termine de generar el comprobante hagamos clic sobre el botón grabar y listo. Para modificar el comprobante remitámonos al módulo de contabilidad y en procesar documentos contables hagamos los cambios necesarios. IMPRIMIR 1.- Informes: A través de estas opciones podemos consultar e imprimir la nómina, hay varios listados y presentaciones por lo que debemos escoger la impresión de acuerdo a la que más se adapte a nuestras necesidades. Probemos imprimiendo y analizando todos los listados para saber cuál escoger ya sea listados resumidos, detallados e individuales.




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PUNTO DE VENTA

Con la implementación del módulo de Punto de Venta la idea es controlar la caja los inventarios y la facturación, esto se logra con la información al día. Para operar el sistema primero abrimos la caja del día con un valor base y la fecha, segundo procesamos el movimiento de las ventas, registramos los gastos y tercero cerramos la caja. Al siguiente día el mismo procedimiento. 1.- Abrir Caja del Día: Abrir la caja quiere decir asignar la fecha y señalar que vamos abrir la caja. Tenga en cuenta que para abrir una fecha debe haber cerrado primeramente el día anterior. 2.- Factura Rápida: Aquí elaboramos todas las ventas del día, especificando ítem por ítem. Para poder elaborar las facturas es necesario que la caja este abierta. 3.- Novedades de Caja: Aquí registramos cualquier novedad que afecte la caja, como adición de dinero a la caja, gastos varios, etc. 4.- Cierre de Caja: Este procedimiento se realiza al final del día y significa que la jornada de trabajo terminó, al cerrar caja se imprime el cierre de caja que sirve para que el administrador del negocio reciba las cuentas por parte del cajero. Después de cerrar caja ya no se puede volver a abrir, para realizar cualquier movimiento deberá abrirse la caja con la fecha del día siguiente. Informes.




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1.- Comprobante de Venta Diario: Este informe es obligatorio según normas de la DIAN y debe imprimirse diariamente y tenerse a la mano ante cualquier revisión por parte de la oficina de impuestos. 2.-Informes de Ventas: Estos informes nos muestran estadísticas de ventas diarias y por periodos para tener una visión clara del negocio. 3.- Movimiento de Inventario: Este informe nos muestra los ítems que tuvieron movimiento y nos puede servir para realizar verificación de las existencias de inventarios diariamente.

manual detallado ossado

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