manual del sistema de gestión ambiental -...
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INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA
INGEOMINAS
2005
MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
SECCIÓN A: INTRODUCCIÓN
Página de gestión
Histórico de las revisiones
Lista de distribución de copias
Contenido
Estructura y gestión del manual
SECCIÓN B: CUERPO COMÚN
I. Disposiciones Generales
1. Política Ambiental
2. Planificación Ambiental
2.1 Requisitos legales y otras
exigencias
2.2 Objetivos y metas ambientales
2.3 Planes de Manejo Ambiental
2.4 Programas de Gestión Ambiental
Institucional
CONTENIDO 2
3. Implementación y Operación
3.1 Estructura y responsabilidad 3.2 Comunicaciones
3.3 Documentación del Sistema de gestión ambiental
4. Verificación, acción preventiva y correctiva
4.1 Auditoria al sistema de administración
ambiental
5. Revisión por la dirección
II. Glosario
SECCIÓN C: INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL
INSTITUTO
Política ambiental de la dirección del Instituto
I. Organización
3
HISTÓRICO DE LAS REVISIONES
AUTOR:
Ingeniería Ambiental y
Sanitaria de Colombia
IAS – Col Ltda.
V E R I F I C A D O POR:
Sonia Guerra Lemoine
APROBADO POR: Julián Villarruel FECHA : Julio 6 de 2005
Versión Descripción del cambio
Autor Fecha
V0
Manual del
Sistema de
Gestión
Ambiental
Ingeniería
Ambiental
y Sanitaria de Colombia
IAS Col Ltda.
Julio de
2005
4
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS ESCRITAS
Además de estas copias escritas, se dispone de una copia de dominio público en el sistema informático intranet del instituto con dominio de impresión restringido y disponible para todas las direcciones y subdirecciones.
COPIA No. CARGO ORIGINAL Dirección
COPIA 1 Secretaría General COPIA 2 Responsable Servicios de Personal COPIA 3 Presidente del Comité Técnico
COPIA 4 Coordinador Grupo Temático Ambiental
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I. DISPOSICIONES GENERALES
Estructura y gestión del Manual
Estructura del Manual
El manual de Gestión Ambiental del
Instituto de Geología y Minería
INGEOMINAS consta de tres secciones:
• Una sección A, de introducción,
organización y gestión del manual.
• Una sección B, cuerpo común del
manual.
Esta sección recoge todas las disposiciones
generales de Gestión Ambiental y un
glosario.
• Una sección C, específica del instituto,
que contiene:
∗ Su organización
6
• Una tabla de responsabilidades por el
Sistema de Gestión Ambiental y una lista
de documentos del mismo.
Cada página se identifica con un número arábigo
y una letra correspondiente a la sección.
Gestión del Manual
La responsabilidad de la redacción, de las
actualizaciones, de la gestión y de la difusión
tanto interna como externa, del Manual de
Gestión Ambiental del Instituto de Geología y
Minería, le compete al representante de la
dirección por el Sistema de Gestión Ambiental
Institucional, lo verifican dicho representante y lo
aprueba el Director del Instituto.
Las copias escritas del Manual son controladas
mediante la utilización de la “Lista de distribución
de copias” en la cual se registra la siguiente
información: número de la copia y cargo del
funcionario.
7
1. POLÍTICA AMBIENTAL
La Política ambiental de INGEOMINAS, para
el suministro de información geocientífica,
minero- ambiental y nuclear, se basa en los
siguientes aspectos:
• El compromiso de cumplir con toda la
legislación ambiental aplicable a sus
procesos, proyectos, actividades y
operaciones en el marco de misión
institucional.
• El compromiso de minimizar los
impactos ambientales por medio de un
programa de mejora continua y una
adecuada planificación, orientada hacia la
obtención de un mejoramiento objetivo
de la calidad de vida de la población.
8
• La prevención adecuada de los impactos
ambientales no deseables y la
potenciación de los impactos positivos
causados por los proyectos, las obras o
las actividades propias de nuestra misión
y en la promoción de la responsabilidad
compartida de todos los actores
involucrados.
2. PLANIFICACIÓN AMBIENTAL
2.1 Requisitos legales y otras exigencias
Los procesos de identificación de los requisitos
legales y demás exigencias aplicables a las
actividades y servicios del Instituto se
documentan en procedimiento escrito
(Procedimiento para identificar y tener acceso a
los requisitos ambientales y otros del SGAI).
Se han definido las responsabilidades para
asegurar la comunicación y acceso de estas
exigencias al personal involucrado.
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2.2 Objetivos y metas ambientales
El Instituto Colombiano de Geología y
Minería establece por escrito los objetivos y
metas a cumplir para aplicar su Política
Ambiental, dentro del Plan Estratégico
2004 – 2007.
Estos objetivos tienen en cuenta los
requisitos legales, los aspectos ambientales
significativos, las oportunidades
tecnológicas en beneficio del ambiente, las
prioridades financieras, operacionales y
también los puntos de vista de las partes
interesadas.
Los objetivos y metas se han establecido en
forma consistente con la política ambiental,
incluyendo el compromiso de
responsabilidad ambiental.
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El mejoramiento continuo, como parte integrante
de la Política Ambiental del Instituto, se aplica a
las actividades relativas a los programas de
gestión ambiental institucional.
11
2.3 Planes de Manejo Ambiental
Es el conjunto detallado de actividades, que
producto de una evaluación ambiental, están
orientadas a prevenir, mitigar, corregir o
compensar los impactos y efectos ambientales
que se causen por el desarrollo de un proyecto,
obra o actividad. Incluye los planes de
seguimiento, monitoreo, contingencia, y
abandono según la naturaleza del proyecto, obra
o actividad.
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13
PLANES DE MANE JO AMBIENTAL
∗ ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CAN
∗ ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CENTRAL
∗ ALMACÉN DE FUENTES EN
DESUSO
∗ REACTOR NUCLEAR
∗ PLANTA DE IRRADIACIÓN GAMA Y LABORATORIOS ANEXOS
∗ TRANSPORTE INSTITUCIONAL
∗ ACTIVIDADES DE CAMPO Y PERFORACIÓN
∗ LABORATORIOS DE GEOQUÍMICA
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∗ LABORATORIOS DE GEOLOGÍA
∗ LABORATORIO DE CALIBRACIÓN Y DOSIMETRÍA
∗ LABORATORIO DE ESPECTROMETRÍA
∗ OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE
MANIZALES
∗ OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE PASTO
∗ OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE POPAYÁN
∗ REGIONAL CALI
∗ REGIONAL MEDELLÍN
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PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
♧ IDENT IF ICAC IÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES
♧ EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES
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♧ IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
♧ FICHA DE MANEJO AMBIENTAL
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PLANES DE MANEJO AMBIENTAL
♧ FICHA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO
PLAN DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO
COMPONENTE AMBIENTAL
FICHA:
1. OBJETIVO Corresponde a los propósitos que se tuvieron en cuenta para formular los mecanismos de seguimiento y control. 2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Define las acciones a llevar a cabo para hacer seguimiento y/o monitorear el componente ambiental. 3. RECOLECCIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS Indica la recolección de datos, almacenamiento y clasificación de variables. Además se establece la frecuencia temporal y el manejo de la información obtenida (información contenida en el informe).
4. MOMENTO DE EJECUCIÓN Define el tiempo que se requiere para monitorear y/o efectuar seguimiento, y el momento oportuno para su aplicación. 5. LUGAR DE EJECUCIÓN Se refiere a la zona, lugar o área específica en donde se reali-zará el seguimiento y/o monitoreo. 6. COSTOS Cuantifica el valor del estudio o acción o que permite monito-rear el componente.
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2.4 Programas de Gestión Ambiental Institucional
Para alcanzar sus objetivos y metas, el Instituto
establece y mantiene y mantiene varios
programas ambientales.
Cada programa incluye:
• La descripción de los objetivos y metas.
• La asignación de responsabilidades para
alcanzar los objetivos y metas fijados.
Los programas son modificados o corregidos
cada vez que sea necesario, para tener en
cuenta:
• Los proyectos relacionados con nuevos
desarrollos.
• Las actividades, o servicios nuevos o
modificados.
• Los cambios en los requisitos legales y
otras exigencias.
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PROCEDIMIENTOS
Un Procedimiento es una serie de
actividades o pasos relacionados entre sí,
a través de los cuáles se transforman
unos recursos (insumos, información)
agregando valor y se obtiene un
producto o servicio. El documento que lo
describe da respuesta a los interrogantes
QUE, COMO, CUANDO, DONDE y QUIÉN.
∗ IDENTIFICAR, MANTENER Y
DISPONER LA DOCUMENTACIÓN Y LOS
REGISTROS DEL SGAI.
∗ IDENTIFICAR Y TENER ACCESO A
L O S R E Q U I S I T O S L E G A L E S
AMBIENTALES Y OTROS DEL SGAI.
∗ COMUNICACIONES INTERNAS Y
EXTERNAS SOBRE LOS ASPECTOS
AMBIENTALES
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PROGRAMAS DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
∗ RESIDUOS SÓLIDOS INSTITUCIONALES
∗ RESIDUOS PELIGROSOS
∗ VERTIMIENTOS
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♧ ESTRUCTURA
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SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
2005
INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA
INGEOMINAS
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PROGRAMAS DE GESTIÓN
AMBIENTAL INSTITUCIONAL
∗ DIRECCIÓN DEL SERVICIO MINERO
∗ S U B D I R E C C I Ó N D E A M E N A Z A S
GEOLÓGICAS Y ENTORNO AMBIENTAL
∗ SUBDIRECCIÓN DE GEOLOGÍA BÁSICA
∗ SUBDIRECCIÓN RECURSOS DEL SUBSUELO
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3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
3.1 Estructura y responsabilidad
El Instituto Colombiano de Geología y
Minería, establece, documenta y comunica
las funciones, responsabilidad y autoridad
para facilitar una eficaz gestión ambiental y
alcanzar los objetivos y las metas
específicas, a través de la Resolución 213
del 26 de mayo de 2005, por la cuál se crea
el Grupo temático Ambiental del
INGEOMINAS, el cuál tiene entre otras,
l a s s i g u i e n t e s f u n c i o n e s :
∗ Diseñar y proponer la Política
Ambiental.
∗ Elaborar la propuesta del Plan
Estratégico del Grupo Temático
Ambiental y del Plan Operativo
derivado.
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∗ Revisar los Programas de Gestión Ambiental
Institucional elaborados y propuestos por el
grupo de gestión ambiental (Planes de Manejo,
gestión de residuos, vertimientos y desechos,
educación ambiental, Planes de contingencia)
para su aprobación por parte del Comité
Técnico Ambiental.
El Director de INGEOMINAS, y su grupo directivo o
el correspondiente Equipo de Dirección tiene la
responsabilidad de:
• Proveer los recursos indispensables para la
implementación y control del Sistema de
Gestión Ambiental Institucional, incluyendo
los humanos, financieros, destrezas
especializadas y tecnologías.
• Comprobar que el Sistema de Gestión
Ambiental Institucional esté definido,
implementado y perennizado en el Instituto.
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3.2 Entrenamiento, conocimiento y competencia
La Política Ambiental del instituto se presenta a todo el personal.
• El personal que se encuentre involucrado
en el Sistema de Gestión Ambiental
Institucional reciben una formación que
permita comprender la importancia de la
conformidad con la política y
procedimientos ambientales, al igual que
con los requisitos del Sistema de Gestión
Ambiental.
• Las empresas sub – contratadas que
prestan servicios al Instituto, como
personal del aseo, reciben información
suficiente para trabajar respetando el
medio ambiente.
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3.3 Comunicaciones
El instituto dispone de un procedimiento
documentado para comunicaciones internas y
externas sobre los aspectos ambientales, el cuál
se referencia en la sección C, numeral II.
Esta comunicación se realiza para dos tipos de
destinatarios:
• El personal del Instituto, en sus
diferentes niveles y funciones, incluyendo
a los contratistas, para que comprendan
y se apropien de la Política Ambiental,
sus objetivos y metas, así como sus
logros y retos.
• Las partes interesadas externas del
instituto, con el fin de crear las
condiciones favorables de las relaciones
con las Autoridades Ambientales y
comunidad en general con los
interlocutores actuales y potenciales del
Instituto.
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3.4 Documentación del Sistema de Gestión
Ambiental Institucional
Este manual, describe los elementos centrales
del Sistema de Gestión Ambiental Institucional
de INGEOMINAS y su interacción.
Se cuenta con procedimiento para identificar,
mantener y disponer la documentación y
registros del SGAI.
El procedimiento se estable y mantiene
actualizado de forma que para los procesos
comprendidos, queden definidas:
• Las actividades a realizar ( Qué).
• Su secuencia (Cuándo).
• El modo de proceder (Cómo)
• Las responsabilidades (Quién).
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El control de la documentación se gestiona a
partir:
• Del establecimiento y mantenimiento de
responsabilidades para la actualización
periódica, revisión, verificación, y
aprobación de los documentos antes de su
difusión.
• De un sistema para asegurarse de que sólo
se utilizan los documentos vigentes en los
sitios en que se realicen operaciones
esenciales para el funcionamiento eficaz del
sistema.
• De la difusión de los documentos a las
funciones involucradas.
• De un sistema para retirar con prontitud
de todos los sitios de archivo y de uso, los
documentos no vigentes.
• De la identificación y archivo de los
documentos obsoletos que sean retenidos
con propósitos de preservación legal.
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Con respecto a los registros se debe
garantizar que éstos:
• Sean legibles, identificables y rastreables
de acuerdo con la actividad involucrada.
• Se almacenen o mantengan de modo que
se puedan recuperar fácilmente y a la vez
sean protegidos contra daños.
4. VERIFICACIÓN, ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA
4.1 Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental Institucional
La Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental
Institucional tiene como finalidad verificar que
se aplique efectivamente las disposiciones
previstas y medir la eficacia de este sistema.
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Los auditores son independientes del sector
auditado. Han sido formados para las técnicas
de auditoria a aplicar y son calificados.
La frecuencia de las auditorias depende de la
situación y la importancia del área a auditar, y
los resultados de las auditorias previas.
Los resultados de las auditorias del Sistema
ambiental se comunican al Director, y al
Grupo Técnico Ambiental. En caso de no-
conformidad, el sector auditado elabora un
Plan de acciones correctivas en los plazos
previstos. Se realiza un seguimiento de este
plan para comprobar su debido cumplimiento
y su eficacia.
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5. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Para revisar la eficacia, adecuación y continua
aptitud del Sistema de Gestión Ambiental
Institucional, se realiza una revisión por el
Director, su grupo directivo o por el Grupo
Temático Ambiental, al menos una vez al año.
Dichas revisiones se refieren a todas las
disposiciones de gestión ambiental definidas en
este manual, tomando en cuenta los resultados
de las auditorias internas y de los controles, así
como las acciones preventivas y correctivas.
Estas revisiones son objeto de informes escritos
que permiten orientar los programas y planes
necesarios.
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Como consecuencia de esta revisión y cuando
sea apropiado pueden modificarse la Política,
objetivos y otros elementos del Sistema de
Gestión Ambiental Institucional basados en los
resultados de las auditorias al sistema, los
progresos en conocimiento en materia de
impactos ambientales, cambiando el
compromiso y los planes para lograr el
progreso continuo.
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II. GLOSARIO
Aspecto ambiental
Elemento de las actividades o servicios del
instituto, susceptible de producir
interacciones con el entorno.
Auditoria del Sistema de Gestión Ambiental
Institucional
Proceso de verificación sistemática y
documentada que permite obtener y evaluar
pruebas, de forma objetiva, para determinar
sí el Sistema de Administración ambiental del
Instituto se ajusta a los criterios de la
auditoria del Sistema ambiental definidos por
INGEOMINAS, y para comunicar los
resultados de estos procesos a la dirección.
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Comportamiento ambiental
Resultados medibles del Sistema de Gestión
Ambiental, relacionados con el control por el
instituto de sus aspectos ambientales, con
base en su Política Ambiental, sus objetivos y
metas ambientales.
Impacto ambiental
Todo cambio o alteración al medio ambiente,
sea adverso o benéfico, resultante en todo o
en parte de las actividades o servicios del
Instituto.
Medio Ambiente
Entorno en el cual funciona una organización,
incluyendo el aire, el agua, la tierra, los
recursos naturales, la flora, la fauna, los seres
humanos y sus interrelaciones.
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II. GLOSARIO
Grupo Temático ambiental
Grupo de trabajo conformado por
funcionarios de las siguientes subdirecciones:
Subdirección de Amenazas geológicas y
entorno ambiental, Subdirección de
fiscalización y ordenamiento, Funcionarios del
Grupo de Laboratorios.
Meta Ambiental
Exigencia detallada de comportamiento
derivada de las orientaciones ambientales.
Puede aplicarse a la totalidad o a parte de la
organización. Las metas se cuantifican
siempre que sea posible, definiéndose los
plazos para alcanzarlos.
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Objetivo ambiental
Orientación ambiental general que se fija en
el Instituto, como resultado de su Política
ambiental.
Parte interesada
Individuo o grupo involucrado o afectado por
el comportamiento ambiental del instituto.
Programas de gestión ambiental
Documento en el que se describen los
objetivos y metas establecidos por
INGEOMINAS, así como los responsables, y el
plazo para logarlo.
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II. GLOSARIO
Política ambiental
Declaración por la dirección del Instituto de
sus intenciones y sus principios en relación
con el comportamiento ambiental de sus
actividades y servicios.
Sistema de Gestión Ambiental
Es el componente del sistema de
administración general que incluye la
estructura organizativa, las actividades de
planificación, las responsabilidades, prácticas,
procedimientos, procesos y recursos para
elaborar, implantar, llevar a efecto, revisar y
mantener al día la política ambiental.
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SECCIÓN C
INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL
INSTITUTO
POLÍTICA AMBIENTAL DEL
INSTITUTO
Para el Instituto Colombiano de
Geología y Minería INGEOMINAS,
considera como su responsabilidad
contribuir a la preservación del medio
ambiente, a través de la mejora
continua.
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.POLÍTICA AMBIENTAL DEL
INSTITUTO
Esta política se apoya en los
siguientes principios:
1. Responsabilidad ambiental
2. Desarrollo humano sostenible
3. Investigación y desarrollo
4. Producción limpia
5.Cumplimiento de la legislación
ambiental
6.Comunicación con las partes
interesadas
7.Monitoreo, documentación y
comunicación
8.Integridad y multilateralidad
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SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
MMeejjoorraammiieennttoo CCoonnttiinnuuoo
PLANEACIÓN
•• AAssppeeccttooss AAmmbbiieennttaalleess
•• RReeqquueerriimmiieennttooss LLeeggaalleess
•• OObbjjeettiivvooss yy MMeettaass
• PPrrooggrraammaass ddee GGeessttiióónn
IIMMPPLLEEMMEENNTTAACCIIÓÓNN YY OOPPEERRAACCIIÓÓNN
•• EEssttrruuccttuurraa yy RReessppoonnssaabbiilliiddaaddeess
•• EEnnttrreennaammiieennttoo yy CCoommppeetteenncciiaa
•• CCoommuunniiccaacciioonneess yy DDooccuummeennttaacciióónn
•• CCoonnttrrooll ddee llaa DDooccuummeennttaacciióónn
•• CCoonnttrrooll OOppeerraacciioonnaall
• RReessppuueessttaa aa EEmmeerrggeenncciiaass
ACCIONES CORRECTIVAS
•• MMoonniittoorreeoo yy MMeeddiiddaass
•• NNoo -- ccoonnffoorrmmiiddaaddeess
•• RReeggiissttrrooss
• AAuuddiittoorrííaass
RReevviissiióónn ppoorr llaa DDiirreecccciióónn PPoollííttiiccaa
AAmmbbiieennttaall
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SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
Está constituido por una supraestructura
gerencial, cuyo objetivo es identificar, evaluar,
prevenir, mitigar y eventualmente compensar
todos aquellos impactos o efectos causados al
ambiente por las actividades, prácticas,
operaciones y procesos de la entidad. Incluye la
estructura organizacional para desarrollar
implementar, lograr, revisar y mantener la
política ambiental.
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MISIÓN
El proyecto, cumpliendo con la Política Ambiental
Corporativa, tiene la responsabilidad de
estructurar e implementar un Sistema de Gestión
Ambiental Institucional como un todo, buscando
armonizar las actividades, prácticas y
operaciones que integran los diferentes negocios
institucionales, con el aprovechamiento
sostenible de los activos ambientales que son
patrimonio de la sociedad colombiana, mediante
programas y planes ambientales que prevengan
y mitiguen los impactos y efectos causados al
ambiente.
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SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
INSTITUCIONAL
VISIÓN
Con base en la importancia que implica la
adopción de una Política Ambiental Corporativa
como compromiso institucional y de los
individuos de proteger el ambiente y mejorar la
calidad de vida de los asociados, en el diario
quehacer de la entidad, es constituirnos en
líderes de la gestión ambiental Institucional
mediante la adopción de una coexistencia
armónica entre el hombre y su entorno, para que
cumplamos con el propósito de mejorar las
condiciones de vida de los ciudadanos.
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