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MANUALDELPROCESODECERTIFICACIÓNDEEMPRESASMP-JTS-02Rev.06

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Elaboró:JefaturaTécnica

Revisóyautorizó:DirecciónGeneral

MANUAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE EMPRESAS

MP-JTS-02 Rev. 06



CONTENIDO1. OBJETIVOYALCANCE 3

2. DESARROLLO 3

3. REFERENCIAS 11

4. REGISTROS 12

5. CONTROLDECAMBIOS 12



2.Desarrollo

Análisisdelainformaciónyrevisióndelasolicitud

EstemanualdaaconocerdemanerageneraelprocesodecertificaciónqueNEMTRegisterS.A.deC.V.sigueparacualquierorganizaciónquerequieradelosserviciosdecertificación.

EntendiendoqueNEMTRegisterS.A.deC.V.tienecomoprincipalmisión“LaCertificacióndeSistemasdeGes-tión(deCalidad,deMedioambientey/odeSeguridadySaludenelTrabajo)”,atravésdelasactividadesdeeva-luacióndelaconformidadcomounaterceraparte

Cualquierempresapuedesolicitarinformaciónacercadelprocesodecertificación.

ParalosSistemasdeGestiónquedeseecertificarelfuturoCliente,leseráenviadouncuestionario(FO-JCO-01)segúnleaplique,atravésdelamismaseestimaraconbaseaunapreviaevaluacióndelasolicitudsiesqueestaesaceptadaorechazada,encasodeseraceptadalainformacióndelasolicitud(yasolicitudalgunosadicionalessesolicitarandesernecesario)servirácomopartedelasolicitudylosdatosseránempleadoscomobaseparaestablecerelprogramadecertificaciónyasíelaborarlapropuestacontrato(FO-JCO-02).Encasodeexistirunrechazodelasolicitudseharállegaralclienteunacartaconlosmotivosquellevaronadichorechazo.

Laempresaquéhasolicitadoelserviciodeberáaceptarmediantesufirmaenlapropuestacontrato(comoloseñalaelFO-JCO-02)paralasactividadesdecertificaciónqueseejecutarán,deigualmaneraNEMTRegisterS.A.deC.V.deberáfirmarestapropuesta,mismaquecontieneladeclaracióndeimparcialidad.

Enelcasodeentidadesqueformanpartedelaadministraciónpúblicayalgunasprivadas,derequerirlo,almo-mentodeaceptarlasactividadesrelativasalacertificaciónatravésdecontratoscelebradosentrelosrepresen-tanteslegalesdelaorganizaciónydeNEMTRegisterS.A.deC.V..

Nota:NEMTRegisterS.A.deC.V.secerciorarádequelaEmpresacuenteconalmenos90díasdehaberimplementadosuSistemadeGestión.

AlrecibirlainformaciónquerequisitaelcuestionarioFO-JCO-01delaempresa,NEMTsolicitarácualquieracla-raciónoinformaciónextranecesaria.

LosresultadosdelarevisióndelasolicitudseaceptanenelformatoFO-JOP-06,enelcasoenqueNEMTRegis-ternocuenteconlacompetenciaparapoderofrecerelserviciosolicitadoosereserveelderechodeaceptarelservicioquesepretendecontratar,senotificaráalclientedemaneraformalyclaralosmotivosporloscualessedeclinadichasolicitud.

Encasocontrarioenelquelasolicitudhayasidoaceptadayteniendolainformacióncompletayclara,seasignaunnúmeroúnicoeirrepetiblealexpedientequeseestáconformandoyseprocedeconformealProcedimientodeComercializaciónyGestióndeSolicitudes(comoloseñalaelPRO-JCO-01).

1.ObjetivoyAlcance



Auditoríadecertificacióninicial

LadesignacióndelEquipoAuditorydelosExpertosTécnicosesefectuadaserealizaconbasealacompetenciarequeridaparacadaejerciciodeauditoríayelresponsableeselJefedeOperaciones,conformealosrequisitosseñaladosenelLineamientoparalaDesignaciónyCalificacióndeAuditores(comoloseñalaelLIN-JOP-01).An-tesdeejecutarlasauditoríasEtapaIyIINEMTnotificaalaEmpresavíatelefónicay/oelectrónica;estadesigna-ciónparasuaceptación,osurechazo.

Encasoderechazo,paraqueesteprocedalaOrganizaciónSolicitantecuentacon5(cinco)díasparahacerlo,presentandoporescritolosmotivos.

NEMTRegisterS.A.deC.V.notificaráa laorganizacióncontratanteelcasode incluirauditoresobservadoresparaqueestimesuaceptaciónono.Asímismoenaquelloscasosenqueserequierarealizarlatestificaciónporpartedelaentidadacreditadoraoelmismoorganismodecertificación,senotificaráalclienteespecificandolaactuacióndelmismoysualcance.

LaauditoríacertificacióninicialdeberárealizarseendosEtapas.

ETAPAI

LaJefaturadeOperacionesdeNEMTRegisterS.A.deC.V.pidealaOrganizaciónSolicitantelosdocumentosdesuSistemadeGestiónpararevisarlos,paralaEIunaparteolatotalidaddelamismaserealizaráenlasinstalacionesdelclientesegúnelsistemaaevaluaryconbaseenlanormaquesolicita.

Nota:Paraloscasosespecíficosdemedioambienteyseguridadlarevisiónsedebellevaracaboinvariablementeenlasinstalacionesdelclienteylarevisiónnoeslimitativa.

PosteriormenteseenvíalosresultadosdeestarevisióndemaneraescritaalaOrganizaciónSolicitanteenuntiemponomayoradiezdíasapartirdelafechaenqueseefectuólaevaluación.

ParapoderasegurarlaejecucióndelaAuditoríaenlaEtapaIIylafechaacordadaconantelación,laOrganizaciónsolicitantedebeenviaraNEMTRegisterS.A.deC.V.lainformacióndesuSistemadeGestióncondossemanasdeanticipación;paraelcasoenqueselleganaidentificarnoconformidadesenlaprimeretapadelprocesodecertificaciónnosepodráprogramarlavisitadeEtapaIIhastaquelasnoconformidadeshayansidoatendidas,sucierrepodráefectuarseenlaEtapaII,enviandopreviamenteelanálisisdecausaraízylasevidenciasquesusten-tenlasactividadesdescritasenelplandeatención.

LosobjetivosdelaAuditoríaEtapaIson:

1. AuditarladocumentacióndelsistemadegestióndelSolicitante.

2. EvaluarlaubicaciónylascondicionesespecíficasdelsitiodelSolicitanteydeterminarlapreparaciónparalaauditoríadeEtapaII.

Seleccióndelequipoauditor



3. Realizarunarevisióndelgradodecomprensión,conelquecuenta laOrganizaciónSolicitante,de losre-quisitosdelanormadereferencia,poniendoatenciónespecialalaidentificacióndeaspectoscrucialesdeldesarrollodeprocesos,objetivosydesempeñogeneraldelsistemadegestión.

4. Recabarinformaciónrelativaalalcancedelsistemadegestión,alosprocesosyalasubicacionesdelaorga-nizaciónSolicitante,asícomoalosaspectoslegalesyreglamentariosrelacionados,entodoslosnivelesdeoperaciónysucumplimiento.RevisarladeterminaciónderecursosparalaEtapaIIyllegaraacuerdosparalaejecucióndeésta.

5. Evaluarsilasauditoríasinternasylarevisiónalsistemadegestiónporladirecciónseplaneanyefectúan,ysielniveldeimplementacióndelmismosistemadeconfirmaquelaOrganizaciónSolicitanteestálistaparasometersealaEtapaII.

AlconducirseelEquipoAuditordeacuerdoalosobjetivosdescritosanteriormente,selograobtenerunenfo-queparalaplanificacióndelaEtapaIIycomprendiendoelsistemadegestióndelaOrganizaciónSolicitante,asícomodesusactividadesoperativasprincipalessedeterminandemaneraprobableslosaspectossignificativos,lospeligrosyriesgos.

Cuandolarevisióndocumentalejecutadanocumpleconalgunosdelosobjetivosanteriores,sedefinirásiesnecesariorepetirlaEtapaIensutotalidadoalmenosunapartedeella:

CASOS:

1. Sideacuerdoalastablasdecotizaciónpornúmerodeempleados,sedeterminemásdeundíaparalaEtapaI

2. Cuandoelsistemaimplicagrancomplejidad

3. EncasoquéelalcancedelSistemapertenezcaaalgúncódigocrítico

4. AuditoríasinicialesdeSistemasdeGestiónAmbiental(verLIN-JCO-01B)lasauditoriasdeEtapaIenelsitiosonobligatorias.

5. AuditoríasinicialesdeSistemasdeGestióndeSeguridadySaludenelTrabajo(verLIN-JCO-01C)lasaudito-riasdeEtapaIenelsitiosonobligatorias.

EltiempodeauditoríasedeterminadeacuerdoaloslineamientosLIN-JCO-01A,LIN-JCO-01B,LIN-JCO-01C,LIN-JCO-01D,LIN-JCO-01E,LIN-JCO-01F.

ETAPAII

1. ElobjetivodelaEtapaIIeseldeevaluarlaimplementacióndelSistemadeGestión,asícomolaeficaciadelmismoyesprecisoquéincluyalossiguientespuntos:

2. Informaciónyevidenciaobjetivaquedemuestrequéelsistemaesconformealosrequisitosdelanormaencuestión

3. Evidenciadeactividadesdeseguimiento,mediciónyrevisióndelosobjetivosymetasdedesempeñoqueresultenserclavesparaelsistema.



ComisióndeCertificación

4. ElsistemadegestióndelSolicitanteysudesempeñorelativoalcumplimientodelalegislaciónquéleaplique.

5. ControloperativodelasactividadesyprocesosdelSolicitante.

6. Auditoríasinternasylarevisiónalsistemadegestión,ejecutadaporladirección.

7. LaresponsabilidadquetieneladirecciónenrelaciónalaspolíticasdelaOrganizaciónSolicitante.

8. Vínculosexistentesentrelosrequisitosaplicablesporla(s)norma(s),lapolíticadelaorganización,losobje-tivosymetasdeprocesos,asícomocualquierrequisitoaplicable,lacompetenciaqueposeeelpersonal,elcontroldelasoperaciones,losprocedimientosydatosrelevantesdeldesempeñoengeneraldelsistema,loshallazgosysucalificación,asícomolasconclusionesextraídasdelasauditoríasinternas.

9. Laconfirmacióndelalcancedelsistema,incluyendoelnúmerodeempleadosqueseencuentraninvolucra-dosconelmismo.

ElEquipoAuditorrealizalaAuditoríaEtapaIIenlasiguientesecuencia:

1. Reunióninicial.

2. Verificación“insitu”(enelsitio)delcumplimientoconlosrequisitosylamaneraenquéseabordaronloshallazgosencontrados(encasodehabersidoasí)delaEtapaI.

3. PreparacióndelosinformesporpartedelEquipoAuditor.

4. Reuniónfinal.

UnacopiadelInformedelaauditoríaesentregadaalaOrganizaciónSolicitantedentrodelos10díashábilesposterioresalaejecucióndelejerciciodeauditoría.

EncasodeexistirnoconformidadeslaOrganizaciónSolicitantecuentaconlossiguientes30(treinta)díashábi-les,parapresentarelplandeaccionesacordealasnoconformidades,elanálisisdelascausasquelasgeneraron,incluyendolosplazosparadarsoluciónyencasodeaplicar,evidenciadelaimplementacióndelplandeaccio-nes,encasodequeseregistrennoconformidadesmayoreséstasdebenseratendidasacierre.

LaOrganizaciónSolicitantecuentaconunplazomáximode120(cientoveinte)díasnaturalesparalaatenciónsatisfactoriadelasnoconformidades.SiporalgunarazónlaOrganizaciónSolicitantellegaseaesteplazosinre-solucióndelasnoconformidades,suexpedientesepresentaráalaComisióndeCertificaciónprocedacomoloseñalaelPRO-JTC-02Suspensión,retiro,reduccióny/omodificacióndelalcancedelacertificación.

SepresentaalaComisióndeCertificaciónelexpedientecompletodelclientedondeestaránincluidoslosin-formesdeauditoríayelolosplanesdeaccionespropuestoporlaOrganizaciónSolicitante,comoloseñalaelLIN-JTC-04LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificaciónparaquesedeterminesiseconcedelacertificaciónono.



EmisióndeCertificado

CondicionesdeUsodeMarca

Nota:En laComisióndeCertificación recae la responsabilidaddara conocer todos loselementosde cumplimientooincumplimientoparaque los responsablespuedantomar lasdecisionesencuantoalmantenimiento, renovación,am-pliación,reducción,suspensiónyretirodecertificación(comoloseñalaelLIN-JTC-04LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificación).

CuandoNEMTRegisterS.A.deC.V.hadecididoconcederlacertificaciónalaorganizacióndelSolicitante,NEMTRegisterS.A.deC.V.yelSolicitantefirmaránelcontrato(FO-JTC-04)atravésdelcualseráconcedidoelusodemarcayseemitiráelcertificadodeconformidaddelSistemadeGestiónconlanormaqueaplique.

Elperíododevalidezdelcertificadoesdetresaños,aexcepcióndenormasconcaráctertransitorio,paralascualespuedesermenor.

Nota:Elcertificadonopodráseremitidosinosecuentaconelpagototaldelserviciodecertificación.

LoscertificadosdeemitidosporNEMTcuentanconunaseriedecandados loscualespermitenconfirmarsuautenticidad.

Encasodequelacertificacióndelsolicitanteseacanceladaoapeticiónsolicitesucancelaciónyéstecontinúevigente,deberáserdevueltoalNEMTRegister.

ElusodelamarcaNEMTseautorizaúnicamenteenlascondicionesqueseindicanyenelcontratolicenciadeuso(FO-JTC-04)quédeberánrespetarlasorganizacionesalascualesNEMTRegisterS.A.deC.V.leshaconcedidoelusodemarca.

Acontinuaciónsepresentaunalistadecondicionesparaelusodemarca:

1. Aceptartodaslascondicionesqueestánestablecidasenelsistemadecertificación,ylossistemasparticu-laresqueleresultenaplicables.

2. Mantenerlaimplementacióndelsistemadegestiónparaelcualsehaconcedidoelderechodeusodelamarca,acordealaconformidadconlanormaqueleesaplicable.

3. Aceptarlasdecisionestomadasenlaaplicacióndelpresentesistemadecertificaciónenlascondicioneses-tablecidasencadacaso.

4. Proporcionaralequipoauditorelaccesoatodoslosrecursosnecesariosparaejecutarlasauditoríasqueimplicalaimplantacióndelpresentesistemadecertificación.

5. RealizarunasolicitudcomplementariaantecualquiermodificaciónquesedeseehaceralalcanceparaelcualNEMThaproporcionadoelusodemarca.



AuditoríasdeSeguimiento

RenovacióndelaCertificación

6. AbstenersedeponerenprácticaelusodelamarcaNEMTcuandoexistariesgodeconfusiónconlasactivi-dades,losproductos,losprocesosolaspartesdelaempresaquenogocendelderechodeusodelamarcaNEMT.

7. PoseerregistrodelasreclamacioneshechasporsusSolicitantesrelativasalosproductos,actividadesoser-viciosdentrodelsistemadegestióncertificado.Tenerunregistrodelasaccionescorrectivasypreventivasquehayanprovenidodelasreclamacionesyamencionadas.EstosregistrossedebenmanteneractualizadosyadisposicióndeNEMT.

8. EstarapuntoconelNEMTencuantoaloscompromisosdecarácterfinancieroquesehayangeneradoaraízdelacertificación.

9. InformaraNEMTacercadecambiosenlaorganizaciónquepuedanafectaralsistemadegestiónoalalcancedelacertificación.

10. EncasodeasídesearloelSolicitantepuederenunciaralderechodeusarlamarcadeNEMT,yparaellode-berácomunicarloporescritoaNEMTdevolviendoloscertificadosoriginales.

11. CualquierusoinapropiadoporpartedelSolicitante,ountercerootorgaráaNEMTelderechodetomarlaacciónadministrativaojudicialqueconsiderepertinente.

Lasparticularidadesdelusodemarca,asícomolasespecificacionesrelativas,seencuentranseñaladasenellineamientoparausodemarcaycertificado(comoloseñalaelLIN-JTC-01).

LaorganizacióndelSolicitantenopodráhacerusodelamarcadeempresacertificadanipublicitarsucertifi-cación,cuandoyahayaterminadoelperíododevalidezparaesto.EnestecasoyexceptuandolasuspensióntemporalelSolicitantedeberáregresarloscertificadosaNEMT.EncasodenoacatarloanteriorlaOrganizaciónSolicitanteresponderáalasautoridadespertinentesporelusoinadecuadodelusodemarcacomoempresacertificada,anteelreportedeNEMT.

Nota:CadaauditoriaelAuditorLíderrevisaraelusocorrectodelamarcayqueéstaseencuentreenapegoalcontratodeusodemarcaencasodenoserasísepodránlevantarnoconformidadesalrespecto.

DurantelavalidezdelcertificadoNEMTaconformealprogramadecertificaciónseplanearánalmenosunaau-ditoriaalañoparaverificarlascondicionesbajolascualesemitióelcertificado.

Enelcasodecertificacionesinicialeselprimerseguimientodeberárealizarseantesdelosdocemesesdehaber-serealizadolaauditoriadecertificacióndeEtapaII.

A. Cuandosecompletenexitosamentelasactividadesderenovacióndelacertificaciónantesdelaexpiracióndelacertificaciónexistente,lafechadeexpiracióndelanuevacertificaciónpuedebasarseenlafechadeexpira-



cióndelacertificaciónexistente.Lafechadeemisióndeunnuevocertificadodebeserlafechadeladecisióndelarenovaciónounaposterior.

Comoseejemplificaacontinuación:

Enestecaso laplaneación, larealizaciónde laauditoríay larevisióndeaccionescorrectivasse llevaacaboantesdelvencimientodelcertificado,aunquelaimpresióndelcertificadoserealicedemaneraposterioralaexpiraciónsedebeponerlanuevafechadeexpiraciónparaelnuevociclodecertificaciónconbasealafechadeexpiración.

Eje:01denoviembrede2015(vencimiento)01denoviembrede2018(nuevavigencia)

Asídeberárealizarselareferenciaenelcertificadoparamantenerlacontinuidaddelacertificación.

B. CuandoNEMTnohacompletadolaauditoríaderenovaciónonopuedeverificarlaimplementacióndelasco-rreccionesyaccionescorrectivasparacualquiernoconformidadmayorantesdelafechadeexpiracióndelacer-tificación,entoncesnosedeberecomendarlarenovacióndelacertificaciónynosedebeextenderlavalidezdelacertificación.SedebeinformardeestasituaciónalclienteyexplicarlasconsecuenciasperosepuedeaplicarlaRestauracióndelacertificaciónsiempreycuandoserealiceantesdelos6mesesposterioresalaexpiración.

Comoseejemplificaacontinuación:



AmpliacióndelaCertificación

ReduccióndelaCertificación

RegistrodelasEmpresaCertificadas

Cuandolaplaneaciónserealizaposterioralaexpiraciónyladecisiónsetomaantesde6mesesaúnsepuedeRestaurarlacertificaciónoquenopasemásde6mesesdequehayavencidoelcertificado,deotromodo,sedeberealizarmínimounEII.Lafechadevigenciadelcertificadodebeserlafechadeladecisióndelanuevacer-tificaciónounaposterior,ylafechadeexpiraciónsedebebasarenelciclodecertificaciónanterior.

Eje:01denoviembrede2015(vencimiento)

01deenerode2016(restauracióndelacertificación)

01denoviembrede2018(nuevavigencia)

Asídeberárealizarselareferenciaenelcertificadoparamantenerlacontinuidaddelacertificación.

Enaquelloscasosenqueyasellegóalafechadeexpiraciónyyapasaronlos6mesesposterioresynosellevóacabonilaplaneaciónsedeberárealizarunacertificacióninicial,dondesetrataráalclientecomounclientenuevo.

LasolicituddelaampliacióndelacertificacióndedeberárealizarconantelaciónaNEMT,laOrganizaciónSolici-tantedeberáasegurarquelaimplementacióndelSistemadeGestiónyaseharealizadoconalmenostresmesesprevioasurevisiónasícomolaevaluacióndeauditoriainternacorrespondiente,siestonohasidonotificadoylaimplementaciónseharealizado,NEMTnopodrárealizarlaampliacióndelalcanceenelmomentodelejerciciodeauditoriacorrespondiente.

Nota:LageneracióndelcertificadoconlascorreccionesdelalcancedelacertificacióndeberánsercubiertosporlaOrganizaciónSolicitante.

Lareduccióndelacertificaciónsepodrárealizarasolicituddelclienteocuandonodemuestretenerlacompe-tenciaelSistemadeGestiónparacumplirconelalcancedelacertificaciónotorgado.

Nota:LageneracióndelcertificadoconlascorreccionesdelalcancedelacertificacióndeberánsercubiertosporlaOrga-nizaciónSolicitante.

NEMTcreaunregistropúblicoyquémantieneactualizadodelasempresasalascualeshaconcedidoelusodemarca.

NEMTpodráproporcionarinformacióndeésteregistroencasodesersolicitadodemaneraescritaalresponsa-bledelaJefaturaTécnica.



Publicidad

Financiamiento

TiposdeSistemasdeGestión

3.Referencias

NEMTtrataráconcarácterdeconfidencialidadtodainformaciónrelativaalSolicitante,sinembargopodrámos-trarelcontenidodesusarchivosalasautoridadesdeacreditación.

NEMTpuedemostrarapeticióndelaspartesinteresadaslarelacióndeempresasquecuentenconcertificación,estocondicionadoalaautorizacióndelaDirecciónGeneral.

Nopodráemplearseelusodelamarcadelorganismodecertificaciónsinquesecuenteconelcontratofirmadoporambaspartes,ylosdumisesténautorizadosporNEMTRegister.

Enningúnmomentolastarifasrelativasalaconcesión,seguimientoyrenovacióndelacertificacióndelaorga-nizacióndelSolicitantesonsujetasareembolso.

• SistemasdeGestióndeCalidad.

• MedioAmbiente.

• SeguridadySaludenelTrabajo.

• PRO-JCO-01“Procedimientodecomercializaciónygestióndesolicitudes”

• PRO-JOP-01“Procedimientodeplaneacióndeauditorías”

• PRO-JOP-02“Procedimientodeejecuciónyseguimientodeauditorías”

• LIN-JOP-01“Lineamientodecalificaciónydesignacióndeauditores”

• LIN-JCO-01A“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGC”

• LIN-JCO-01B“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGA”

• LIN-JCO-01C“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSAST”

• LIN-JCO-01D“LineamientosparaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGI”

• LIN-JCO-01E“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitio”

Confidencialidad



4.Registros

5.ControldeCambios

• LIN-JCO-O1F“Lineamientosparalatransferencia”

• PRO-JTC-02“Procedimientodesuspensión,retiroomodificacióndelalcancedelacertificación”

• LIN-JTC-04“LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificación”

• LIN-JTC-01“Lineamientosparaelusodemarcaycertificado”

• FO-JCO-01“SolicituddeServicio”

• FO-JCO-02“PropuestaContrato”

• FO-JTC-04“ContratodeLicenciadeUsodeMarca”

Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha

01 NuevoDesarrollo NA Ago-2014

O2 SerealizalaadaptaciónalaestructuraorganizacionaldeNEMTRegister Todoeldocumento Ago-2015

03 Seingresancriteriosderestauración Todoeldocumento Mar-2016

04 Secambiancódigosporhomologacióndecódigosycorreccionesortográficas Todoeldocumento Feb-2018

05 Cambiodeimagen Todoeldocumento May-2019

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