manual de usuario - escuela politécnica nacional

Elaborado por: Maricela Medina

Manual de usuario

1/08/2017

Manual de uso Repositorio Digital de la Educación Superior

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CONSEJO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Secretaría General – Dirección de Documentación y Archivo

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Tabla de contenidos

Tabla de contenidos ............................................................................................................................ 1

I. Introducción ................................................................................................................................ 2

II. Acceso ......................................................................................................................................... 3

III. Estructura del Repositorio .......................................................................................................... 4

IV. Gaceta Oficial del Consejo de Educación Superior ...................................................................... 7

V. Búsquedas Gaceta Oficial CES ................................................................................................... 10

VI. Memoria histórica de la Educación Superior ........................................................................... 16

VII. Búsquedas Memoria histórica de la Educación Superior ......................................................... 19

VIII. Accesos rápidos ........................................................................................................................ 28

IX. Soporte .................................................................................................................................... 34


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I. Introducción El Consejo de Educación Superior (CES), en un esfuerzo constante por construir la

memoria de la educación superior, en el transcurso de los últimos años ha venido

realizado una ardua labor en materia Archivística y Gestión Documental para la

consolidación del primer Centro Documental de la Educación Superior en el país.

En este sentido, con el afán de agilitar la gestión institucional y fomentar la

investigación en temas vinculados con la educación superior en el Ecuador, pone a

disposición de autoridades, docentes, estudiantes, investigadores, servidores de las

instituciones de educación superior y público en general, el primer Repositorio Digital

de la Educación Superior.

Este Repositorio se encuentra dividido en dos grandes fuentes de consulta, en la

primera y respondiendo a una política pública de transparencia y acceso a la

información, se encuentra la Gaceta Oficial del Consejo de Educación Superior, la

misma que alberga todas las Actas, Resoluciones y normativa expedida por este

Consejo desde el año 2011 hasta la actualidad.

La segunda a la cual hemos denominado Memoria Histórica de la Educación Superior,

alberga documentación histórica, producida por los entes reguladores de la educación

superior en el pasado como lo fueron el Consejo Nacional de Universidades y Escuelas

Politécnicas-CONUEP (1982-1999) y el Consejo Nacional de Educación Superior-

CONESUP (2000-2010), misma que ha sido recuperada y procesada cumpliendo con

estándares técnicos y archivísticos, que permitan su adecuada preservación en el

tiempo.


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II. Acceso La plataforma informática que alberga el Repositorio Digital de la Educación Superior

está diseñada para que pueda ser utilizada tanto desde ordenadores de escritorio,

computadores portátiles, tablets y celulares con conexión a internet.

Para el acceso a la plataforma, se recomienda el uso de los navegadores de internet

(Chrome y Mozilla) a través de los cuales puede ingresar a la siguiente dirección:

URL: http://gaceta.ces.gob.ec

Al ingresar, en la siguiente pantalla se mostrará un mensaje de bienvenida con el

detalle de lo que encontrará en el Repositorio Digital, una vez lo haya leído, dar clic en

el botón continuar.

Ilustración 1: Mensaje de bienvenida

http://gaceta.ces.gob.ec/


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III. Estructura del Repositorio

El buscador está desarrollado para devolver dentro de los primeros lugares, los

resultados con el mayor número de coincidencias encontradas en base a los criterios

introducidos en el campo de búsqueda, las mismas que se presentarán subrayadas en

color amarillo. Estas búsquedas no se las realiza dentro del contenido del documento,

sino más bien sobre su metadata (campos descriptivos de cada documento).

Los documentos almacenados en la plataforma han sido digitalizados con

reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que es posible realizar búsquedas

dentro del contenido del documento, así como copiar texto del digital y pegarlo en

otro archivo de tipo Word por ejemplo o descargarse el pdf y realizar anotaciones

sobre el mismo.

El sistema permite la visualización de los documentos asociados, es decir que tratan

sobre un mismo tema, así como la presentación de todos los documentos que forman

parte de un mismo expediente. Esta asociación está disponible únicamente en la

sección de la Gaceta Oficial del CES.

En la sección Memoria Histórica de la Educación Superior, usted encontrará

información sobre el CONUEP y CONESUP, en esta sección no es posible la

visualización de documentos asociados. En caso de requerir apoyo en la búsqueda

avanzada de este tipo de documentos, solicitarla por correo electrónico a la Dirección

de Documentación y Archivo del CES.


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A continuación se describe la estructura general del Repositorio:

Ilustración 2: Pantalla inicial

1. Gaceta Oficial CES:

En esta sección podrá buscar documentación correspondiente al CES, (Actas,

Resoluciones, Informes, Memorandos, Estatutos, Normativa entre otros).

2. Memoria histórica de la Educación Superior:

En esta sección podrá buscar documentación histórica, correspondiente al

Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas-CONUEP (1982-

1999) y el Consejo Nacional de Educación Superior-CONESUP (2000-2010).

3. Accesos rápidos:

Últimas reformas: Muestra las últimas reformas emitidas por el

Consejo de Educación Superior en cuanto a la normativa vigente y a los

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estatutos de las IES.

Normas de uso frecuente: Muestra la normativa de interés en temas

de educación superior.

Constitución de la República del Ecuador

Ley Orgánica de Educación Superior (LOES)

Reglamento General a la LOES

Código Ingenios

Ley Orgánica de extinción de las Universidades y Escuelas

Politécnicas Suspendidas

Reglamentos expedidos por el CES

Normas expedidas por el CES

Instructivos expedidos por el CES

Estatutos: Muestra todos los estatutos codificados y actualizados que

han sido aprobados por el CES.

4. Barra de herramientas:

Permite regresar a la pantalla inicial

Inicio de sesión para los administradores de la plataforma


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IV. Gaceta Oficial del Consejo de Educación Superior

Ilustración 3: Gaceta Oficial CES

Legislación vigente (2011 – 2017)

En esta sección encontrará todas las Actas, Resoluciones, Reglamentos, Normas,

Instructivos, Estatutos, Informes, Memorandos y demás documentos que son

analizados y generados en cada una de las sesiones del Pleno del CES, el mismo que

sesiona ordinariamente cada miércoles y extraordinariamente cuando las

circunstancias lo ameriten.

Para conocimiento de los usuarios del repositorio digital se detalla cómo está definida

la codificación de las Resoluciones del Pleno del Consejo:

RPC-SX-XX-No.XXX-XXXX

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1. Resolución del Pleno del Consejo

2. Permite identificar si las resoluciones fueron generadas en sesiones

ordinarias (SO) o en sesiones extraordinarias (SE).

3. Los dos primeros dígitos de la resolución corresponden al número de

sesión en la que se emitió la resolución.

4. La segunda secuencia de dígitos identifica el número de resolución.

5. La tercera y última secuencia de números está determinada por el año en

que se emitió la resolución.

La Gaceta Oficial se actualiza semanalmente. El resultado de las búsquedas realizadas

se presentará en base a las mejores coincidencias encontradas, las mismas que

estarán subrayadas en color amarillo.

Al ingresar en la sección Gaceta Oficial CES, se visualizará la siguiente pantalla:

Ilustración 4: Buscador Gaceta Oficial

1. Búsqueda general: Ingrese el o los criterios de búsqueda y de Enter o haga clic

en (Buscar).

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2. Búsqueda avanzada: Presenta un conjunto de filtros que podrá aplicar para

realizar una búsqueda más acertada, el uso de éstos no es obligatorio.

Organismo Regulador: CES

Tipo de documento: Puede seleccionar entre Actas, Resoluciones,

Informes, Memorandos, Estatutos, Reglamentos, Normas e Instructivos.

Fecha de búsqueda: Si conoce la fecha del documento que busca puede

seleccionar fecha exacta o fecha entre, el sistema le mostrará un

calendario en el cual puede seleccionar el rango de fechas buscado.

Institución de Educación Superior: Este filtro se activará únicamente en

caso de que seleccione Resoluciones en el filtro (Tipo documental) y le

presentará un listado de todas las IES entre las cuales puede

seleccionar la que sea de su interés, para esto se presenta un campo de

búsqueda donde puede introducir el nombre o las siglas de la IES.


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V. Búsquedas Gaceta Oficial CES

1. Buscar los documentos que respalden la aprobación del proyecto de creación

de la carrera de Computación presentado por la Universidad Católica Santiago

de Guayaquil.

Ilustración 5: Búsquedas Gaceta Oficial CES

Se listan los resultados obtenidos, mostrando en los primeros lugares las

mejores coincidencias encontradas.

En los primeros lugares de los resultados devueltos se encuentran, el Informe,

Memorando y Resolución que tratan sobre el documento buscado,

seleccionamos el que sea de nuestro interés y damos clic en el ícono de la

derecha para visualizar el documento digital, en este caso seleccionaremos

la Resolución.


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Ilustración 6: Resultados búsqueda

La siguiente pantalla nos muestra la visualización del documento digital. Éste es el

esquema de visualización general para toda la plataforma.

Ilustración 7: Visualización documento digital

a

b

c

d

e


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a. Detalle del documento: Muestra ciertos campos descriptivos que

varían dependiendo del tipo de documento visualizado en pantalla,

como por ejemplo (El Organismo que lo emitió, quién suscribe el

documento, si el documento físico es original o copia, etc.)

b. Documento digital: Visualización del documento digital. Los

documentos almacenados en la plataforma han sido digitalizados con

reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que es posible copiar

texto del digital y pegarlo en otro archivo, así como buscar dentro del

mismo.

Si se usa el navegador Google Chrome podrá buscar dentro del pdf

pulsando (Ctrl + f).

Ilustración 8: Búsqueda dentro del documento

Si usa el navegador Mozilla Firefox, podrá usar el siguiente ícono

para buscar dentro del documento.


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Ilustración 9: Búsqueda dentro del documento

c. Documentos asociados: En esta sección se listarán los documentos

que tengan relación con el documento que se está visualizando en

pantalla.

d. Descargar: Permite descargar el documento visualizado.

e. Expediente completo: Permite ver todos los documentos que forman

parte de un mismo expediente.


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Ilustración 10: Ver expediente completo

De igual forma podemos realizar la búsqueda por el número de la resolución :

Ilustración 11: Búsqueda Gaceta Oficial CES


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2. Buscar solo las resoluciones que se hayan emitido en el 2016 y que traten

sobre recursos de apelación relacionadas con la Universidad de las Fuerzas

Armadas ESPE.

Ilustración 12: Búsqueda avanzada Gaceta Oficial CES

Ilustración 13: Resultado Búsqueda avanzada


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VI. Memoria histórica de la Educación Superior

Ilustración 14: Memoria histórica de la Educación Superior

Documentación histórica (1982 – 2010)

En esta sección usted encontrará documentación histórica tal como Actas,

Resoluciones, Informes entre otros, de las extintas instituciones reguladoras de

educación superior como lo fueron el Consejo Nacional de Universidades y Escuelas

Politécnicas-CONUEP (1982-1999) y el Consejo Nacional de Educación Superior-

CONESUP (2000-2010). Misma que ha sido recuperada y procesada cumpliendo con

estándares técnicos y archivísticos, que permitan su adecuada preservación en el

tiempo.

En esta sección no es posible la visualización de documentos asociados. En caso de

requerir apoyo en la búsqueda avanzada de este tipo de documentos, solicitarla por

correo electrónico a la Dirección de Documentación y Archivo del CES.


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El resultado de las búsquedas realizadas se presentará en base a las mejores

coincidencias encontradas, las mismas que estarán subrayadas en color amarillo.

Al ingresar en la sección Memoria histórica de la Educación Superior, se visualizará la

siguiente pantalla:

Ilustración 15: Buscador Memoria histórica de la Educación Superior

1. Búsqueda general: Ingrese el o los criterios de búsqueda y de Enter o haga clic

en (Buscar).

2. Búsqueda avanzada: Presenta un conjunto de filtros que podrá aplicar para

realizar una búsqueda más acertada, el uso de éstos no es obligatorio.

Organismo Regulador: Puede seleccionar entre CONUEP y CONESUP

Tipo de documento: Puede seleccionar entre Actas, Resoluciones e

Informes que es la documentación que está disponible actualmente en

esta sección.

Fecha de búsqueda: Si conoce la fecha del documento que busca puede

seleccionar fecha exacta o fecha entre, el sistema le mostrará un

calendario en el cual puede seleccionar el rango de fechas buscado.

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Institución de Educación Superior: Este filtro se activará únicamente en

caso de que seleccione Resoluciones en el filtro (Tipo documental) y le

presentará un listado de todas las IES entre las cuales puede

seleccionar la que sea de su interés, para esto se presenta un campo de

búsqueda donde puede introducir el nombre o las siglas de la IES.


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VII. Búsquedas Memoria histórica de la Educación Superior

A continuación se muestra algunos ejemplos de las últimas solicitudes documentales

que ha atendido la Dirección de Archivo.

1. Buscar los documentos que respalden la conformación del CONUEP

Ilustración 16: Búsquedas Memoria histórica de la Educación Superior

Se listan los resultados obtenidos, mostrando en los primeros lugares las

mejores coincidencias encontradas.

En el primer lugar se muestra el documento que trata sobre el tema buscado, lo

seleccionamos y damos clic en el ícono de la derecha para visualizar el

documento digital.


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Ilustración 17: Resultados búsqueda

La siguiente pantalla nos muestra la visualización del documento digital. El

esquema de visualización se ha explicado en la (Ilustración 7) (página 11 del

presente documento). Con la salvedad de que para los documentos

correspondientes a la sección Memoria histórica de la Educación Superior no

será posible la visualización de documentos asociados, así como tampoco de los

documentos que forman parte del mismo expediente.


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2. Buscar la Resolución RCP.S02.No.095.05 a través de la cual el CONESUP

autorizó la creación y funcionamiento del Instituto Superior Tecnológico

"Del Transporte" de la ciudad de Quito.

Ilustración 19: Búsqueda Memoria histórica de la Educación Superior


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En esta sección se recomienda ayudarse de los filtros de la búsqueda avanzada, al

menos seleccionar por el Organismo en el cual se generó el documento (CONUEP o

CONESUP).

Revisamos brevemente la descripción de los resultados mostrados y una vez

encontremos el documento que sea de nuestro interés, lo seleccionamos y damos clic

en el ícono de la derecha para visualizar el documento digital.

Ilustración 20: Resultado búsqueda

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Sobre el mismo tema, también podríamos buscar con el número de Resolución:



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3. Nombres y apellidos de las personas que fueron designadas por parte del ex

CONESUP, como Administradores Generales temporales de la ex UCCE.




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Designación Ing. Rafael Estrella Aguilar:


Designación Ing. Guillermo Falconí Espinoza:



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Designación Dr. Luis Tonon Peña:



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VIII. Accesos rápidos

En esta barra se han dispuesto accesos directos a los documentos de interés y

requeridos con mayor frecuencia por los usuarios del Sistema de Educación Superior,

tales como Leyes relacionadas con temas de Educación Superior, Reglamentos,

Normas, Instructivos y Estatutos expedidos y autorizados por el Consejo de

Educación Superior, así como sus últimas reformas.

Ilustración 30: Accesos directos


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Estatutos: Muestra la última versión codificada de los estatutos aprobados por

el Consejo de Educación Superior.

Al hacer clic sobre esta opción, se muestra la siguiente pantalla, donde puede

buscar por el nombre de la Institución sobre la cual quiere consultar su

Estatuto.

Ilustración 31: Estatutos

Permite ingresar el texto a buscar.

Permite ejecutar la búsqueda, o simplemente de (Enter) después de haber ingresado el texto.

Borra el texto introducido como criterio de búsqueda.

Permite visualizar el archivo digital del documento seleccionado, tal como se muestra en la siguiente pantalla:


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La (Ilustración 32) muestra el esquema general de visualización de los archivos,

el mismo que ha sido explicado en la (Ilustración 7) (páginas 11 del presente

documento).

Adicionalmente en los documentos que son sujetos de reformas, éstas se visualizarán

en la parte inferior izquierda seguido del detalle del documento tal como se señala en

la (Ilustración 32).

Reformas: Presenta un listado de las reformas realizadas sobre la

normativa que se está visualizando, el sistema nos presenta una pequeña

descripción sobre qué se reformó, la fecha desde la que entra en vigencia

dicha reforma y el ícono que nos permitirá visualizar el documento

correspondiente a la reforma, este listado se presentará en orden

cronológico descendente y permite al usuario navegar de reforma en

reforma, así como volver al codificado final de la normativa.


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Normativa de uso frecuente: Muestra la normativa de interés en temas de

educación superior.

Ilustración 33: Normas de uso frecuente

1. Accesos directos: Permiten la visualización de los archivos digitales de la

Constitución de la República del Ecuador, LOES, Reglamento General a la

LOES, Código Ingenios, Ley Orgánica de Extinción de la Universidades y

Escuelas Politécnicas Suspendidas.

2. Normativa: Muestra la última versión codificada de los Reglamentos,

Normas e Instructivos vigentes, expedidos por el Consejo de Educación

Superior.

Al pulsar sobre cualquiera de estas opciones, se muestra la siguiente

pantalla, donde puede buscar por el nombre del reglamento o la normativa

que quiere localizar.

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Ilustración 34: Reglamentos

Tanto la búsqueda como la visualización de los Estatutos, Reglamentos, Normas,

Instructivos y Últimas reformas ubicados en la barra superior correspondiente a los

accesos directos tienen el mismo funcionamiento, mismo que ha sido explicado en las

(páginas 29 y 30 del presente documento).


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Últimas reformas: Muestra las últimas reformas emitidas por el Consejo de

Educación Superior en cuanto a la normativa vigente y a los estatutos de las

IES.

Al hacer clic sobre esta opción, se muestra la siguiente pantalla, donde puede

buscar por el nombre del reglamento o la normativa que quiere localizar.

Ilustración 35: Últimas reformas


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IX. Soporte

Para dudas, consultas, reporte de errores tales como: Caídas del sistema, tiempos de

espera demasiado extensos, documentación mal asociada, documentación que no

haya sido publicada, descripciones incorrectas y errores de tipeo entre otros, así como

sugerencias que puedan contribuir a un mejor rendimiento y servicio de la

plataforma, por favor comunicarse a los siguientes contactos:

Maricela Medina

[email protected]

3947820 ext. 3013

mailto:[email protected]

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