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Diciembre 2014

Manual de Usuario del Sistema Planeación Operativa Anual 2015

Comisión de Planeación Universitaria

Manual de Usuario del Sistema de Planeación Operativa Anual

COMISIÓN DE PLANEACIÓN UNIVERSITARIA 1

Contenido 1. Planeación Estratégica ............................................................................................................................. 2

2. Requisitos para acceder al sistema .......................................................................................................... 5

Para acceder al sistema ............................................................................................................................ 5

Para capturar el POA ................................................................................................................................. 5

3. Acceso al sistema ..................................................................................................................................... 6

4. Elementos del sistema ............................................................................................................................. 8

Menú de opciones .................................................................................................................................... 8

Encabezado ............................................................................................................................................... 8

Barra de herramientas .............................................................................................................................. 8

Área de trabajo ......................................................................................................................................... 9

Barra de navegación ................................................................................................................................. 9

5. Captura del Programa Operativo Anual ................................................................................................. 10

Paso 1. Creación del Proyecto ................................................................................................................ 11

Paso 2. Alineación del Proyecto .............................................................................................................. 13

Paso 3. Acciones y recursos .................................................................................................................... 15

Paso 4. Revisión y cierre ......................................................................................................................... 18

6. Impresión POA aprobado ....................................................................................................................... 19



“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar.

Lo que no se mejora, se degrada siempre” William Thomson (Lord Kelvin)

1. Planeación Estratégica Herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones

entorno al quehacer actual y al camino que deben recorrer ene l futuro para adecuarse a los

cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia y

calidad en los bienes y servicios que se proveen.

Planear implica formular escenarios y determinar objetivos y metas, estrategias y prioridades,

asignar recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, coordinar esfuerzos, evaluar etapas

y resultados y asegurar el control de procesos.

Elementos de la planeación

PROYECTO: conjunto de actividades relacionadas que habrán de ejecutarse, en el marco de la estrategia

para irse acercando al cumplimiento de los objetivos.

METAS: son la expresión mensurable de los objetivos del proyecto, pero sobretodo expresan

puntualmente los compromisos de la institución.

INDICADORES: son la parte más visible de un proyecto y son la referencia inmediata para calificar el

grado de avance y cumplimiento de los compromisos institucionales. Son el corazón del proyecto, a

través de ellos se mide la evolución del proyecto, su eficacia y eficiencia, su ritmo, la viabilidad de las

metas y al final, su éxito o fracaso.

Diagnóstico

Objetivos y prioridades

Estrategias y programas

Proyectos y acciones

Metas e indicadores

Seguimiento y evaluación



Lógica del Sistema para la Planeación Operativa

Con la asignación de un presupuesto para el gasto de operación ordinario a una dependencia

Universitaria (techo financiero), se deben orientar proyectos y a través del cumplimiento de ellos, se

logrará cumplir con los indicadores que midan la operación de la dependencia.

En el primer nivel de la planeación se encuentran los PROYECTOS, los cuales orientarán el

funcionamiento de la dependencia. La eficiencia o eficacia de los proyectos será medida mediante

INDICADORES, que serán el elemento para dar seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas.

Los proyectos se pueden englobar en dos categorías:

a. Administración Académica: en la que se capturarán las metas relacionadas con las funciones

sustantivas de la Universidad que son: Docencia, Investigación y Extensión.

b. Administración Operativa: en la que se capturarán las metas relacionadas con las funciones

adjetivas de la dependencia como son los gastos de representación y los relativos a la operación

de la misma.

Sin embargo, si la dependencia lo considera, podrá dar de alta otros proyectos.

PROYECTOS •Administración Académica

•Administración Operativa

•Otro INDICADORES

CATÁLOGO

METAS

CATÁLOGO

ACCIONES

RECURSOS

MEDICIÓN

ALINEACIÓN

AL PDI



Como siguiente paso, todo proyecto deberá cumplir con una alineación al Plan de Desarrollo

Institucional 2010 – 2020 mediante METAS, para lo cual se estandarizó un catálogo de 69 metas

alineadas a los 6 ejes del Plan de Desarrollo Institucional, mismas que se mostrarán según el Eje del PDI

seleccionado para su alineación.

En caso de ser necesario, las dependencias podrán dar de alta más metas, las cuales se deberán redactar

de la siguiente manera:

Ejemplo: “Meta: Actualizar los PE de la dependencia en función del desarrollo local y global”

VERBO (Acción) ADJETIVO (Descripción) SUSTANTIVO (Resultado)

Actualizar En función del desarrollo local y global

Programas Educativos

PDI

2010-2020

I. Docencia, organización académica y

oferta educativa

II. Estudiantes y egresados

III. Personal académico

IV. Investigación y

posgrado

V. Difusión cultural,

vinculación y extensión

VI. Gestión, normativa,

planeación y administración

Verbo

(Acción)

Adjetivo (Descripción)

Sustantivo (Resultado)

META



Para la estandarización de indicadores se ha creado una batería de los mismos que permitirá la medición

de cada proyecto mediante la evaluación del valor esperado con respecto al valor alcanzado al final del

ejercicio. Dichos indicadores se formularon a través del análisis histórico de los POA’s anteriores y

considerando que dichos indicadores reflejan el quehacer de la dependencia en cada uno de los ejes del

PDI. También es posible agregar indicadores en caso de que la lista mostrada no considere algún aspecto

particular de la dependencia.

2. Requisitos para acceder al sistema

Para acceder al sistema Contar con una computadora con acceso a Internet.

Tener instalado alguno de los navegadores soportados: Mozilla Firefox, Apple Safari o Google

Chrome (pueden descargarse de la página de acceso al sistema).

Se puede acceder al sistema mediante las siguientes direcciones:

- http://www.umich.mx Haciendo click en la liga del SIIA

- http://www.siia.umich.mx Haciendo click en la liga de Planeación Operativa

Para capturar el POA Contar con el Plan de Desarrollo Institucional 2010 – 2020.

Contar con nombre de usuario y clave de acceso al sistema.

Contar con la capacitación proporcionada por la Comisión de Planeación Universitaria, Tesorería

y el PRONAD.

http://www.umich.mx/

http://www.siia.umich.mx/



3. Acceso al sistema

En la página de acceso al sistema, se puede observar que cuenta con manuales para captura del POA y

con los navegadores en los cuales el sistema funciona correctamente.

Una vez que haya proporcionado su usuario y contraseña, el sistema le mostrará la siguiente pantalla:

Resaltando del lado izquierdo y bajo el escudo de la Universidad con letras blancas y fondo azul,

aparecerá el nombre de la dependencia a su cargo. Dar click derecho para acceder a las opciones del

sistema.

Con esto se desplegará el Menú de Opciones. Según sean las responsabilidades del titular de la

dependencia que se trate tendrá más o menos opciones.



Para iniciar la captura del POA, deberá seleccionar “Planeación Operativa” y seguir la lógica mencionada

al inicio de éste manual.



4. Elementos del sistema Después de seleccionar la opción de Planeación Operativa, se desplegará la primer parte del Plan

Operativo Anual, que consiste en la captura de proyectos/programas. Es importante identificar los

elementos mostrados en esta pantalla, ya que se usarán de manera constante.

Menú de opciones El menú de opciones aparece del lado izquierdo de la pantalla y sirve para mostrar las funciones a las

que tenemos acceso, en este caso nos enfocaremos de manera particular a la opción de “Planeación

Operativa”. Para acceder a ella dar click con el botón izquierdo del ratón

Encabezado El encabezado muestra el nombre de la universidad y del sistema, y al lado derecho muestra el nombre

del usuario en la sesión activa en color negro, la opción en la que estamos trabajando en color rojo y la

ligar para salir del sistema y cerrar la sesión actual.

Barra de herramientas La barra de herramientas estándar nos sirve para realizar diferentes operaciones dentro de la opción

elegida, en esta barra pueden aparecer diferentes opciones dependiendo del apartado en que nos

encontremos.

Menú opciones

Encabezado

Barra de herramientas

Área de trabajo



Área de trabajo En el área de trabajo se encuentran listados todos los elementos que hayamos agregado, dependiendo

del apartado en donde nos encontremos estos elementos pueden ser los proyectos, metas, acciones y

recursos que hayamos agregado conforme avanzamos.

Barra de navegación La barra de navegación nos indica en que sección estamos trabajando actualmente. En esta sección aún

no aparece, ya que estamos en el directorio raíz. En los pasos subsecuentes aparecerá debajo del

encabezado y arriba de la barra de herramientas.

Ejemplo:

Para más detalles del sistema y sus herramientas, descargar el “MANUAL DE NAVEGACIÓN DEL SIIA-

WEB”



5. Captura del Programa Operativo Anual Al ingresar al sistema, del lado izquierdo en el menú de opciones deberá seleccionar “Planeación

Operativa” y podrá observar el área de trabajo.

Para iniciar un proyecto, deberá dar click en el botón de “Insertar”

Todos los proyectos que vaya creando aparecerán en el área de trabajo.

Si desea ver las generalidades de algún proyecto existente, seleccionar el proyecto y dar click en el

botón de “Detalles”



Paso 1. Creación del Proyecto Para dar nombre al proyecto, el sistema tiene precargado dos tipos de Proyectos:

- Proyectos de Administración Académica

- Proyectos de Administración Operativa

Si selecciona “Otro”, deberá escribir el nombre del proyecto. En todos los casos podrá modificar el

nombre del proyecto si así lo desea.

Responsable: dar click en la lupa y seleccionar al titular de la dependencia (el responsable del POA).

Subfunción: De acuerdo a la función (Docencia, Investigación y Desarrollo, Extensión, Apoyo Académico,

Apoyo Institucional), existen subfunciones como licenciaturas, maestrías, difusión y divulgación,

vinculación, servicios a la comunidad, etc..

Fecha: Es importante señalar que la fecha deber ser 2015, ya que será el año en el que se ejercerá el

monto, de otra manera habrá un error en la captura.

Proyecto presupuestal: seleccionar alguno de los siete proyectos mostrados según la naturaleza de la

dependencia.



Programa: seleccionar el correspondiente Programa Educativo o Programa Administrativo que mejor se

adapte al proyecto.

En la parte más baja del área de trabajo aparecen los indicadores, dar click en el botón pequeño de

“Insertar” ( + ) para cargar un indicador y luego en la lupa para buscar dentro del catálogo.

Indicadores: serán la forma mediante la cual se medirá la eficiencia o eficacia de un proyecto, se generó

un catálogo histórico de indicadores a partir de POA’s anteriores y de un análisis de los indicadores que

deben medir las Instituciones de Educación Superior y Media Superior.

Adicionalmente a la selección del indicador, se le deberá asignar un valor esperado.

Nota: Revisar que el valor esperado sugerido coincida con la redacción del indicador. Ejemplo: si el

indicador es “Porcentaje de PE reconocidos por su calidad por organismos externos”, el valor esperado

tendrá que estar entre 0 y 100. Mientras que el “Número de nuevos programas en modalidades abierta

y/o a distancia”, teóricamente no tiene límite máximo.

Una vez terminado de llenar los campos de la pantalla, dar click en el botón de guardar

Actualizar



Paso 2. Alineación del Proyecto En la página de proyectos, dar click sobre el proyecto creado para seleccionarlo y dar click sobre el

botón de “Metas” para su alineación al PDI 2010-2020

Seleccionar el proyecto y dar click en el botón de “Insertar”

Para alinear el proyecto, se deberán de seleccionar el eje y meta PDI, el fondo y la meta de la

dependencia.

Eje: Al dar click sobre la lupa, se desplegará el listado de los 6 ejes del PDI, seleccionar uno y el objetivo

se cargará automáticamente.

Meta PDI: Dar click sobre la lupa de “Meta PDI” para seleccionar hacia donde está alineado el proyecto.



Fondo: Dado a que el ejercicio es el Plan Operativo Anual, para estos proyectos sólo se deberá

seleccionar el “FONDO OPERATIVO”.

Meta Ures: que es la meta que cada unidad responsable propone para que su alineación particular sea

congruente a las metas institucionales. El sistema tiene un catálogo de metas, el cual funciona como

autocompletar; es decir, se puede escribir una palabra clave que identifique a la meta y aparecerán las

metas que coincidan. Se puede seleccionar la opción que mejor se adecúe o bien a partir de la meta

personalizarla a las necesidades. También se puede generar una meta completamente nueva.


Actualizar



Paso 3. Acciones y recursos Para cumplir cada meta, se requerirá de la asignación de responsables, especificar la acción y asignarle

un recurso para que pueda ejecutarse dicha acción.

Se selecciona una de las metas y se da click al botón de “Acciones” de la barra de herramientas.

Esto nos lleva a la sección de Acciones, donde debemos dar click al botón de “Insertar” de la

barra de herramientas para generar una acción.

Cuando se inserta una acción, es necesario asignar un responsable, que se puede seleccionar del

catálogo por número de empleado o nombre.

La acción se podrá capturar mediante autocompletado de un listado, o se podrá capturar manualmente

si las existentes no coinciden.



Si existen más personas que participan en la acción, se pueden agregar dando click en el botón de

Insertar ( + ) y luego seleccionar a la persona del catálogo por número de empleado o nombre.


Actualizar

Para que las acciones se puedan llevar a cabo, es necesario de dotarlas de recurso, por lo que se

selecciona la acción y se le da click en el botón de “Recursos” de la barra de herramientas.

Esto nos lleva al último nivel que son los recursos, dar click en el botón de “Insertar” para cargar

la primer partida para dicha acción.



De acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto (COG), se deberán de seleccionar los recursos a adquirir

para lograr dicha acción.

El nombre del recurso se podrá especificar si lo desea, o bien podrá ser el mismo del objeto

seleccionado si dan click en “Copiar nombre del COG”

El municipio y la localidad serán donde se encuentra la dependencia.

Abajo aparece el monto disponible, el cual irá disminuyendo al ir generando más partidas.

El monto del recurso solicitado se puede capturar directamente en las casillas de los meses en que se va

a ejercer el recurso (en la sección de “Programación”). Si es una cantidad conocida y fija mensual

durante todo el año, se puede capturar en “Monto” el total anual y dar click en “Distribuir Anualmente”


Actualizar

A medida que se vayan utilizando más recursos, el monto disponible irá disminuyendo hasta programar

todo el presupuesto asignado.



Paso 4. Revisión y cierre Una vez terminado de cargar el POA, en el menú opciones debemos acceder a la opción “Presupuesto

Asignado” para proceder a cerrar el POA.

Si ha concluido el proceso de captura del POA y ya no realizará modificaciones, verifique que su techo

programado sea igual al asignado, y dé click en el botón de “Cerrar” para que el sistema lo envíe a

revisión, por lo que la dependencia no podrá realizar más modificaciones y el estatus cambia a Cerrado.

En caso de que la Comisión de Planeación Universitaria considere que la medición de los indicadores o

la alineación de las metas no sea correcta, registrará sus Observaciones y el status del POA regresará a

Abierto para que se realicen las modificaciones necesarias.

De la misma manera, si algún objeto del gasto no está correctamente ligado, Tesorería registrará sus

observaciones.

Una vez que la Comisión de Planeación Universitaria y Tesorería den visto bueno al POA cargado por la

dependencia, aprobarán el POA de la dependencia.



6. Impresión POA aprobado Una vez cerrado el POA de la dependencia, en la misma sección de “Presupuesto Asignado”, dar click al

botón de impresión para imprimir el reporte de Planeación Operativa. Dicho reporte deberá ser firmado

por el titular de la dependencia y se entregarán vía oficio al director de la Comisión de Planeación

Universitaria.

Por último, en el menú de opciones, seleccionar “Reporte de Planeación del Gasto”

Debajo del encabezado, aparecerán varias opciones, seleccionar “Planeación Operativa”



Dar click en la impresora y le aparecerá el siguiente reporte:

Este reporte se imprimirá y deberá ser firmado por el titular de la dependencia, para ser entregado vía

oficio al Tesorero. Si la Planeación es modificada por observaciones deberá ser entregada nuevamente

firmada por el titular de la dependencia.



Ligas de referencia

Consejo Nacional de Armonización Contable

http://www.conac.gob.mx/

Si tiene dudas sobre el uso del sistema, puede acudir a las oficinas de Planeación Universitaria o ponerse

en contacto con nosotros:

Dudas sobre el diseño de la Planeación Operativa: M.A. Fabiola García Rangel

[email protected] Avaya Ext. 3626

I.Q. Rodrigo David Martínez Nambo [email protected] Avaya Ext. 3634

http://www.conac.gob.mx/

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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