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Manual de uso del software "EPIS"

Contenido 1. Caractersticas de este software ............................................................................................... 3

2. Advertencias antes de usar este software ................................................................................ 3

3. Ejecutando la Aplicacin ........................................................................................................... 3

4. Pantallas .................................................................................................................................... 6

Beneficiarios .............................................................................................................................. 6

Instituciones ............................................................................................................................ 10

Afectados................................................................................................................................. 11

Formulacin del Problema ...................................................................................................... 12

Problemas................................................................................................................................ 13

Matriz de Importancia ............................................................................................................. 14

Matriz de Importancia totales ................................................................................................. 15

Matriz de Vester ...................................................................................................................... 16

Matriz de Vester (Totales) ....................................................................................................... 17

Seleccin del Problema ........................................................................................................... 19

Causas del Problema ............................................................................................................... 20

Causas de Causas del Problema .............................................................................................. 21

Consecuencias del Problema .................................................................................................. 22

rbol de Problemas ................................................................................................................. 23

rbol de Objetivos. Lenguaje A. .............................................................................................. 24

rbol de Objetivos. Lenguaje B. .............................................................................................. 25

Dimensin del Problema ......................................................................................................... 26

Indicadores y Metas. Lenguaje A. ........................................................................................... 28

Indicadores y Metas. Lenguaje B............................................................................................. 29

Actividades .............................................................................................................................. 30

Equipo de Trabajo ................................................................................................................... 31

Recursos Fsicos ....................................................................................................................... 32

Costos del Proyecto ................................................................................................................. 33

Presupuesto ............................................................................................................................ 34

Marco Lgico ........................................................................................................................... 35

Marco Lgico, continuacin .................................................................................................... 36

Reportes .................................................................................................................................. 37

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Seguimiento ................................................................................................................................ 38

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1. Caractersticas de este software Ejecuta bajo Windows XP/Vista/7.

Requiere que haya un navegador instalado en la mquina (Internet Explorer, Opera, FireFox,

Google Chrome, Safari).

2. Advertencias antes de usar este software El software cubre el mdulo de planeacin y seguimiento.

Despus de usar el software y digitar varios datos, NO trate de reinstalarlo porque perder

todo lo hecho.

Este software fue escrito para correr sin problemas en pantallas con una resolucin de

800*600. Los nuevos monitores permiten resoluciones mucho ms altas por lo que en esos

casos la aplicacin lucir pequea.

3. Ejecutando la Aplicacin Si instal el software usando el asistente de instalacin, en el escritorio debe aparecer el icono

de EPIS 2.1, al ejecutarlo esta debe ser la pantalla de recepcin:

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Despliegue el rbol y observar las diversas opciones que tiene la aplicacin.

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Al dar clic sobre algunas de las opciones se activa la pantalla correspondiente al lado derecho.

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4. Pantallas

Beneficiarios Esta pantalla permite gestionar los beneficiarios. Ver a continuacin:

Ilustracin 1: Ejecutando EPIS en Windows XP

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Ilustracin 2: Ejecutando EPIS en Windows 7

Para agregar beneficiarios, presione el botn de ingresar . La pantalla entra en modo de

adicin y puede agregar un nuevo registro de beneficiarios. Digite los datos de Quien,

Intereses y Roles como datos del beneficiario.

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Ilustracin 3: Ingresando un registro

Si desea grabar esa informacin, presione el botn de guardar , caso contrario, presione el

botn de cancelar .

En el ejemplo se adicionaron varios beneficiarios.

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Ilustracin 4: Varios registros ingresados

Cuando se tienen varios registros, usted puede desplazarse con los botones de navegacin que

son:

Botn de ir al primer registro .

Botn de ir al registro anterior .

Botn de ir al registro siguiente .

Botn de ir al ltimo registro .

Si desea editar un registro en particular, navega hasta el registro y presiona el botn de editar

y puede cambiar los valores de los campos. Si desea guardar lo escrito oprime el botn de

guardar , si desea cancelar y no guardar lo escrito oprima el botn cancelar .

Si desea borrar un registro, presione el botn de borrar .

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Instituciones En esta pantalla se registran las instituciones, su modo de uso es similar al de la pantalla de

beneficiarios.

Ilustracin 5: Instituciones

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Afectados En esta pantalla se registran los afectados, su modo de uso es similar al de la pantalla de

beneficiarios.

Ilustracin 6: Afectados

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Formulacin del Problema

Esta pantalla es para registrar un(1) solo problema. Oprima el botn de editar e ingresa

el problema: rea, Tema, Formulacin Libre y Formulacin Definitiva. Este problema tendr el

cdigo A. Si desea guardar lo escrito oprime el botn de guardar , si desea cancelar y no

guardar lo escrito oprima el botn cancelar .

Ilustracin 7: Aadiendo un problema

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Problemas Est limitado a adicionar nueve(9) problemas ms que tengan la formulacin definitiva.

Ilustracin 8: Registrando la lluvia de problemas

Oprima el botn de editar y en el recuadro de Formulacin Definitiva escribe el problema

en su formulacin definitiva. Los cdigos de B a J son fijos.

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Matriz de Importancia En esta pantalla, el usuario compara dos problemas y decide cul es ms importante, de esa

manera el software calcula cul es el problema con mayor importancia.

Ilustracin 9: Matriz de importancias

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Matriz de Importancia totales Muestra de mayor a menor los puntajes en importancia (segn como lo haya llenado en la

pantalla anterior).

Ilustracin 10: Del problema mas importante al menos importante

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Matriz de Vester Similar a la Matriz de Importancia, aqu se evala la relacin entre problemas. Cero(0) significa

que entre ambos problemas no hay ninguna relacin, Tres(3) significa que la relacin entre un

problema y otro es estrecha, su significado es: el problema en la columna de la izquierda es

causa directa del problema que se lista en la columna de arriba.

Ilustracin 11: Matriz de Vester

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Matriz de Vester (Totales) Una vez est completada la Matriz de Vester, el programa suma cada columna de la Matriz,

cada resultado es el puntaje activo de determinado problema. Luego suma cada fila, cada

resultado es el puntaje pasivo de determinado problema. Con esos datos, cada problema tiene

una coordenada plana (activo, pasivo), entonces eso es graficado en el plano cartesiano.

Ilustracin 12: Suma de los puntajes pasivos y activos

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Ilustracin 13: Ubicacin de los problemas en el plano cartesiano

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Seleccin del Problema Una de las pantallas ms importantes. Sea muy cuidadoso al seleccionar el problema porque

las pantallas de aqu en adelante tienen en cuenta esa seleccin (si por algn motivo, cambia la

seleccin al finalizar la metodologa, toda la informacin registrada de aqu en adelante se

pierde). De clic sobre el problema a seleccionar y luego el botn de guardar.

Ilustracin 14: Seleccionando el problema ms importante

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Causas del Problema Ya seleccionado el problema se trabaja sobre este. Se adicionan a esta pantalla las causas que

dieron origen a ese problema.

Ilustracin 15: Causas del problema

Para agregar causas, presione el botn . Describe la causa del problema y decide si esta

causa es Propia o de Otros. Una vez termine, presione el botn .

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Causas de Causas del Problema En esta pantalla se registra las causas de las causas del problema. Es decir, por cada causa que

se registr en la pantalla anterior, se debe crear una serie de causas a esa.

Ilustracin 16: Causa de causas del problema.

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Consecuencias del Problema En esta pantalla, usted digita para el problema seleccionado previamente, las consecuencias

directas si no se hace nada por resolverlo; igualmente debe escribir la consecuencia indirecta

ms relevante.

Ilustracin 17: Consecuencias del problema

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rbol de Problemas En el rbol de problemas, usted digita la consecuencia del problema y hasta 5 causas de ese

problema seleccionado.

Ilustracin 18: rbol de problemas

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rbol de Objetivos. Lenguaje A. Usando el lenguaje A, se digita la anti-consecuencia, el anti-problema y 5 anti-causas.

Ilustracin 19: rbol de objetivos en el Lenguaje A.

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rbol de Objetivos. Lenguaje B. En el lenguaje B, se escribe el Objetivo a nivel de fin, el Objetivo a nivel propsito,

Producto 1, Producto 2, Producto 3, Producto 4, Producto 5.

Ilustracin 20: rbol de objetivos. Lenguaje B.

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Dimensin del Problema Aqu se muestra automticamente las consecuencias, problema y las causas que fueron

registrados en el rbol de Problemas. Su tarea es escribir los Descriptores, Sntomas o

Manifestaciones por cada tem. Posteriormente, crea los indicadores que en forma

cuantitativa van a evaluar cada tem. En esta pantalla se ingresa solo la Lnea de Base de

cada indicador creado.

Ilustracin 21: Dimensin del Problema

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Ilustracin 22: Adiciona indicadores

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Indicadores y Metas. Lenguaje A. En el lenguaje A, la consecuencia, problema, causa 1, causa 2, causa 3, causa 4, causa 5, usted

debe digitar el deseo. Adems los indicadores definidos previamente se les agrega metas en

valor y fecha.

Ilustracin 23: Indicadores y Metas. Lenguaje A.

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Indicadores y Metas. Lenguaje B. En esta pantalla, los indicadores (definidos previamente) son mostrados en el lenguaje B.

Usted debe agregar el tem de calidad a esos indicadores.

Ilustracin 24: Indicadores y Metas. Lenguaje B.

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Actividades Cada producto requiere de una serie de actividades para poder ser terminado. En esta pantalla

se registran las diversas actividades pro producto que se deben hacer.

Ilustracin 25: Registro de actividades por producto

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Equipo de Trabajo Cada actividad requiere de personal para poder llevarla a cabo. En esta pantalla se registra que

personal es necesario, por cuanto tiempo y el valor monetario de contratarlo para esa labor.

Ilustracin 26: Recurso humano para la actividad

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Recursos Fsicos Cada actividad requiere de recursos fsicos para poder llevarla a cabo. En esta pantalla se

registra que recursos fsicos son necesarios, por cuanto tiempo y el valor monetario de

adquirirlos.

Ilustracin 27: Recursos fsicos para realizar la actividad.

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Costos del Proyecto Hay dos formas de calcular el costo del proyecto, la primera es sumando los costos de hacer

todas las actividades (que da origen al costo directo) + los costos de inversin, indirectos,

legalizacin. La segunda forma es sumando honorarios + viticos + transporte + insumos +

espacios fsicos + maquinara + obras + inversiones + costos indirectos + legalizacin.

Ilustracin 28: Costos del proyecto

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Presupuesto Digite aqu las fuentes de financiacin.

Ilustracin 29: Fuentes de financiacin.

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Marco Lgico Este es el marco lgico, el cual hereda lo escrito en el rbol de objetivos en lenguaje B. Aqu se

debe digitar los medios de verificacin y los supuestos. La pantalla permite ver los indicadores

previamente definidos en el lenguaje B.

Ilustracin 30: Marco Lgico. Parte 1.

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Marco Lgico, continuacin Esta pantalla es la continuacin del marco lgico, en el cual se muestran las actividades por

producto. Al seleccionar determinada actividad, el programa le muestra el total de costo en

recurso humano, costo en recurso fsico, la suma de ambos. Tambin se muestra el costo total

del producto detallando los valores de recursos humanos y fsicos.

Ilustracin 31: Marco Lgico. Parte 2.

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Reportes Los reportes son mostrados en el navegador de Internet que tiene la persona instalada en su

computador. Al presionar el botn, se genera una pgina HTML que despus es mostrada por

el navegador de internet que tenga por defecto.

Ilustracin 32: Reportes

Ilustracin 33: Reporte mostrado en un navegador

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Seguimiento

Se selecciona algn tem y se da clic en el botn de Seguimiento de Indicadores

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Aparece la pantalla de Seguimiento a Indicadores, en la parte superior se navega por cada

indicador y en la parte inferior en el comportamiento del indicador elegido.

Cada indicador tiene una historia de Metas, Logros y Presupuestos.

Para adicionar un registro a esa historia se oprime el botn Nuevo, si desea modificar un

registro se oprime el botn Modificar y finalmente si se desea borrar se oprime el botn

Borrar.

En modo de adicin o edicin de un registro en la historia del indicador, se tienen dos opciones

Grabar o Cancelar.

Debe adicionar en la meta, los das presupuestados para alcanzar la meta, el valor que se

espera para alcanzar ese valor y cuanto en presupuesto para alcanzarla.

Debe adicionar en logro, los das reales que fueron necesarios, el valor real que se alcanz y

cuanto de presupuesto se ejecut realmente.

El programa calcula una serie de mtricas.