Esquema de Análisis Integral Preventivo

-EAIP--EAIP-

Causas principales

Ausencia de una cultura organizacional sólida, que proteja, respete y haga respetar lo público

Indefinición de competencias

estructurales y de líneas de autoridad

Rupturas en líneas de autoridad y en

sistemas formales de coordinación

Decisiones no Debilidad del control Causas principales Ineficiencia Administrativa

Decisiones no sistemáticas y poco transparentes

Compulsión regulatoria

Debilidad del control preventivo

Baja incidencia del control social

Rezago de los sistemas de información

Acuerdo 24 de 1993. Estructura Orgánica de la Veeduría Distrital

Capitulo IV. Artículos 8 - 9 y 10

� Proponer las disposiciones tendientes a mejorar la eficiencia administrativa delDistrito Capital.

Plan de Desarrollo Distrital 2012 – 2016. Bogotá Humana.

¿Cómo nace el EAIP?

Artículo 38

� “Programa transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control socialefectivo e incluyente”

Tiene 3 proyectos prioritarios, uno de ellos es el 222:

� “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolverproblemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad“.

* Proyecto de inversión 723: “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolverproblemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad“.

Adelantar el 100% del proceso participativo parala formulación e implementación de la políticapública de transparencia, probidad y luchacontra la corrupción.

Diseñar 2 herramientas de transparencia,

Adelantar el 100% del proceso de diseño,construcción y aplicación del Índice deTransparencia del Distrito Capital

Esquema de Análisis Integral Preventivo –EAIP-

Política Pública de Transparencia,Integridad y No Tolerancia con lacorrupción.

Índice de Transparencia del DistritoCapital.

METAS PROYECTO DE INVERSIÓN 723 2015 INSTRUMENTOS

Diseñar 2 herramientas de transparencia,integridad y no tolerancia con la corrupción yasistir técnicamente a las entidades distritales.

Elaborar 6 estudios sectoriales e investigacionesestratégicas que identifiquen situacionesgeneradoras de corrupción y permitan evaluar lagestión con el fin de generar alertas tempranas.

Mejorar en 44 entidades, 22 hospitales y 20localidades, la gestión contractual y los sistemasde control interno y de atención a quejas yreclamos.

Sistema de Control Preventivo. Control interno

Estudios sectoriales

Otros estudios y/o informes

Asistencia técnica a las entidadesdistritales

Enfoque tradicional Enfoque actual

Entidad sub-dimensionada frente a susfunciones y la complejidad del DC

Entidad redimensionada y adecuada alas necesidades de su función y DC

Cambio de enfoque en la Veeduría Distrital

Intervenciones reactivas y puntuales Intervenciones proactivas e integrales

Acciones coyunturales e improvisadas Acciones estructurales y sistemáticas

Asuntos casuísticos y aislados Asuntos estratégicos y sistémicos

Temas y actividades Procesos y sistemas

Descripción y seguimiento ex post Análisis, evaluación y control preventivo

1. Gestión pública o gestión administrativa

2. La Nueva Gestión Pública (NGP)

3. El enfoque de Valor Público

4. La creación de Valor Público

5. Capacidades para generar Valor Público

Sustento teórico para la elaboración del EAIP

6. La Cadena de Valor Público (CVP)

7. Moral pública

• La moral pública como principio de la función pública y como derecho colectivo

• Lo público y el interés general

• Moral pública e ineficiencia administrativa

• Mantener la vigencia de la moral pública: control preventivo y concurrente

• Funcionarios responsables

• Transparencia

8. Medición

El EAIP es una herramienta que facilita y focaliza el control que la

Veeduría Distrital debe realizar a la gestión pública para prevenir y

Definición

alertar sobre ineficiencias administrativas en el Distrito. Constituye

un conjunto ordenado de acciones que definen un camino para

identificar aspectos relevantes para el control y el análisis que se realiza

sobre los diferentes procesos y sectores de la gestión distrital.

Análisis sistémico, estratégico, focalizado, oportuno e incidente del

desarrollo de esos procesos, con énfasis en el antes (insumos, inicio

oportuno), el durante (aplicación de recursos) y el después

(resultados), aportado una evaluación independiente, enfocada a

Definición

(resultados), aportado una evaluación independiente, enfocada a

detectar la existencia de posibles restricciones estructurales y

desviaciones respecto de los resultados institucionales esperados,

propendiendo así por la efectividad, la transparencia y la reducción de

riesgos administrativos.

Matriz de procesos y grupos de entidades objeto del EAIP

Esta Herramienta, contribuye a la observación crítica de seis procesos comunes a

todas los organismos de la Administración Distrital. De estos, depende la

eficiencia y eficacia del aparato público y son en los que se generan las

decisiones que determinan su carácter, así como la calidad y oportunidad de sus

resultados.

GRUPO DE ENTIDADES

PROCESOS

PlaneaciónGestión

Presupuestal

Gestión del Talento Humano

Gestión Contractual

Gestión Contable y Financiera

Gestión Jurídica

1.Sector Central yestablecimientos públicos -SC- � � �

� (T) � (T)� (1,3,4)

� (2)

2. Sector Localidades -SL- � � �

3. Hospitales -ESE- � � �

4.Empresas Industriales yComerciales del Estado -EICE- � � �

Instructivos

CARACTERIZACIÓN

COMPONENTE DE CONTROL CONCURRENTE O DE ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS

INSTITUCIONALES

SISTEMA DE INFO

RMACIÓN

TIPOLOGÍA DE ENTIDADES

Diagrama de flujo procesos estructurales

COMPONENTE DE CONTROL PREVENTIVO

Requisitos y estándares de productos

Nodos estratégicos

Indicadores y escala de valoración

Procesamiento y análisis

Recolección, descarga y

organización de información

Qué analizar, contenidos y definiciones

Componentes del EAIP

CARACTERIZACIÓN

SISTEMA DE INFO

RMACIÓN

TIPOLOGÍA DE ENTIDADES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ACCIÓN VEEDURÍA:VISITAS, INVESTIGACIONES, ALERTAS,

COMUNICADOS.

Sistematización

Administración y actualización

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL

DISTRITO

Nodos estratégicos (decisiones clave)

Procesamiento y análisis de información

Árbol de causas y consecuencias

Síntesis de resultados y preguntas clave

Controles de productoy controles de oportunidad

COMPONENTE 1CONTROL PREVENTIVO

COMPONENTE 2ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS

OBJETIVO Identifica las actividades previas a la toma de

decisiones, para ejercer control preventivo sobre ellas,a través de la identificación de unos puntos de controla tener en cuenta bien sea dentro de la entidad o en laVeeduría Distrital.

Identificar los hechos más significativos de un grupo desituaciones sobresalientes, respecto del cumplimiento odesviación de un comportamiento esperado o tendencialdentro de la gestión de las entidades distritales.

PROCESO DE EJECUCIÓN

1. La revisión de la normatividad que rige a cada proceso estratégico por grupo de entidad.

2. La identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad de cada proceso estratégico por grupo de entidad.

3. La identificación de los productos que componen cada proceso estratégico por grupo de entidad.

1. Recopilar la información del sector o entidad a la quese le pretenda implementar el componente 2.

2. Estandarizar los datos obtenidos en la actividadanterior.

3. Cargar los archivos al Aplicativo EAIP por cada procesoestratégico

4. En el aplicativo se depuran los datos por procesoestratégico y por entidad analizada.

5. El aplicativo ejecuta las rutinas de código las cuales segeneran de manera automática para la obtención de los

PROCESO DE EJECUCIÓN

cada proceso estratégico por grupo de entidad.4. El levantamiento de los requisitos y estándares de

esos productos5. La elaboración de un diagrama de flujo por grupo

de entidad y por cada proceso estratégico6. La identificación de los nodos estratégicos o

decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para la gestión administrativa distrital.

7. La identificación de puntos de control preventivos.

generan de manera automática para la obtención de losindicadores.

6. Analizar los datos obtenidos y elaborar un documentodel proceso en donde se desarrolle cada indicador porentidad.

7. Elaborar en grupo del árbol de causas y consecuenciasdel sector, en donde se integran los hechos relevantesidentificados por cada proceso. 8. Consolida un informeejecutivo a presentar de acuerdo a los hechosrelevantes obtenidos en el árbol de causas yconsecuencias, con las respectivas conclusiones yrecomendaciones.

RESULTADO

1. Manual de funcionamiento del EAIP (4 capítulos y 4 anexos)2. Guías de aplicación de los controles (16)3. Instructivos para la aplicación de la batería de indicadores (4)4. Documentos de Análisis de Condiciones y Resultados

Componente de Control PreventivoComponente IComponente I

Proceso estratégico

¿Qué contiene el componente 1?

a)• Alcance

b)• Objetivo

c)• Líneas de autoridad yresponsabilidades

Grupo de entidades

c) responsabilidades

d)• Identificación de productos

e)• Requisitos y estándares deproductos

f)• Nodos Estratégicos

g)• Puntos de control

¿Cómo se elaboró la Cadena de Valor?

• InsumosNormas

ENTRADA

Productos

SALIDA

Requisitos y

Requisitos y

Estándares• Actividades

• TiemposResponsables

PROCESO

Puntos de

Control

•• Normas

Productos convertidos en insumosde otros Procesos Estratégicos

Productos convertidos en insumosde otros Procesos Estratégicos

Productos

Requisitos y

Estándares

•• Responsables• Nodos estratégicos P

untos de

Control

¿En qué consisten los nodos estratégicos?

Decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave para lagestión administrativa distrital. Su caracterización se da a partir deldiagrama de flujo establecido para cada proceso estratégico por grupo deentidad.

Etapa ETAPA 1: FORMULACIÓN PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL

Producto Proyecto PDD

Actividades

Emitir lineamientos para el

proceso de formulación del PDD

Consolidar insumos

Redactar las bases del plan -metas,

objetivos y programas

Construir el PDD dentro de las secretarías y entidades adscritas y

vinculadas

Aprobar documento entidades

Presentar ante el Consejo de Gobierno el Proyecto del Plan en forma integral, por

elementos o componentes del mismo y consolidar cuando sea

el caso

Aprobar documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del

plan

ResponsablesAlcalde Mayor

Alcalde Mayor, SDP

y secretarios

SDP Secretarías y entidades adscritas y vinculadas

Dirección Entidad SDP Consejo de

Gobierno

Nodos estratégicos 0 0 0 0 X 0 X

¿En qué consisten los puntos de control preventivos?

Las actividades previas (o inmediatamente posteriores como excepción) alas decisiones asociadas a la aprobación de un producto clave parala gestión administrativa distrital y que permitan actuar de manerapreventiva sobre ellas, se han denominado puntos de control.

Puntos de control de Puntos de control de

Establecen la verificación al cumplimiento delos requisitos y disposiciones institucionalesestablecidas para un producto determinado osu contenido, antes de la expedición del actoadministrativo que lo aprueba o, comoexcepción, inmediatamente después.

Puntos de control de producto

Asociados a momentos determinados en eltiempo, buscan el cumplimiento de lasfechas o plazos que la administracióndistrital debe cumplir (normas, guías ocirculares), para iniciar o completar unaactividad previa a la aprobación dedeterminado producto.

Puntos de control de oportunidad

Producto Proyecto PDD

Actividades

Emitir lineamientos para el

proceso de formulación del PDD

Consolidar insumos

Redactar las bases del plan -metas,

objetivos y programas

Construir el PDD dentro de las secretarías y entidades adscritas y

vinculadas

Aprobar documento entidades

Presentar ante el Consejo de Gobierno el Proyecto del Plan en forma integral, por

elementos o componentes del mismo y consolidar cuando sea

el caso

Aprobar documento consolidado que contenga la totalidad de las partes del

plan

Nodos

Ejemplo de puntos de control preventivos

Nodos estratégicos 0 0 0 0 X 0 X

Puntos de control X 0 0 X 0 X 0

Punto de control de producto

Veeduría Distrital

Punto de control de producto

Veeduría Distrital

Punto de control de producto

Entidad

¿Qué elementos contienen los puntos de control preventivos?

Nombre del punto de controlNormaPeriodicidad Instancia decisiónQuién decideCuándo decide

¿Qué debe hacer quien controla el punto de control?

¿Cuándo controlar? ¿Quién es el responsable? ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control?

Puntos de control de producto

¿Cuándo controlar? ¿Quién es el responsable? ¿Qué debe hacer? ¿Cómo debe hacer el control?

Puntos de control de oportunidad

Nombre del punto de control

Periodicidad

Quién decide

Responsable del punto de control

¿Qué debe hacer quien controla el punto de control?Norma ¿Cuándo controlar? Evidencia (acto

administrativo)¿Cómo debe hacer el

control?Nombre Descripción Mes Fecha límite

¿Cuántos puntos de control preventivos tiene el EAIP?

VEEDURIA ENTIDADTOTAL

OPORTUNIDAD PRODUCTO OPORTUNIDAD PRODUCTO

93 114 77 145429

207 222

TOTAL

VEEDURIA ENTIDADTOTAL

OPORTUNIDAD PRODUCTO OPORTUNIDAD PRODUCTO

34 37 19 42 132

Ejemplo Sector Central y Establecimientos Públicos

Componente de Control ConcurrenteComponente IIComponente II

Recordemos

Identificar los hechos mássignificativos de un grupo desituaciones sobresalientes,respecto del cumplimiento odesviación de un

Instructivos

COMPONENTE DE CONTROL CONCURRENTE O DE ANÁLISIS DE CONDICIONES Y RESULTADOS

INSTITUCIONALES

SISTEMA DE INFO

RMACIÓN

Indicadores y escala de valoración

Procesamiento y análisis

Recolección, descarga y

organización de información

Qué analizar, contenidos y definiciones

desviación de uncomportamiento esperado otendencial dentro de lagestión de las entidadesdistritales.

SISTEMA DE INFO

RMACIÓN

ACCIÓN VEEDURÍA:VISITAS, INVESTIGACIONES, ALERTAS, COMUNICADOS.

Sistematización

Administración y actualización

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL

DISTRITO

Procesamiento y análisis de información

Árbol de causas y consecuencias

Síntesis de resultados y preguntas clave

¿Qué actividades se llevan a cabo en el componente II?

Recopilar la información del sector o entidad a la que se le pretenda implementar el componente.

Estandarizar los datos obtenidos en la actividad 1.

Cargar los archivos al Aplicativo EAIP por cada proceso estratégico.

En el aplicativo se Consolidar un informe En el aplicativo se depuran los datos por proceso estratégico y por entidad analizada.

El aplicativo ejecuta las El aplicativo ejecuta las rutinas de código las cuales se generan de

manera automática para la obtención de los

indicadores.

Consolidar un informe ejecutivo con las conclusiones y

recomendaciones.

Elaborar el Árbol de Causas y Consecuencias o la Matriz de Vester.

Analizar los datos obtenidos y elaborar un documento en donde se identifiquen los hechos

relevantes.

Análisis de Condiciones y Resultados

¿Qué sistemas de información alimentan el componente 2?

• SEGPLAN

PLANEACIÓN

• PREDIS

GESTIÓN PRESUPUESTAL

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

• SIGIA

• SIPROJ

GESTIÓN JURÍDICA

• SECOP

GESTIÓN CONTRACTUAL

• BOGOTA CONSOLIDA

GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

¿Qué instrumentos se usan en el componente 2?

Instructivos baterías de indicadores

Aplicativo

Metodología de árbol de causas y consecuencias o Matriz de Vester

1. Instructivos baterías de indicadores

NOMBRE DEL

INDICADOROBJETIVO FUENTE VARIABLES FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Número de servidorespúblicos= (Número de cargosde planta + Número decontratistas)Peso porcentual contratistas=(Número decontratistas)/(Número total deservidores públicos)

Composicióndel recursohumano(planta +contratistas)

Determinar elporcentaje departicipación de losservidores públicosdentro la entidad,discriminado porpersonal de plantay contratistas.

Consolidadoreporte SIGIA

Número de cargosplanta de personal.Número decontratistasNúmero total deservidorespúblicos.

servidores públicos)Peso porcentual Planta dePersonal= (Número de cargosde planta )/(Número total deservidores públicos)Número de contratistas porfuncionario de planta=(Número de contratistas)/(Número de cargos deplanta)Número de cargosprofesionales= (Directivos +Asesores + Profesionales)Número de contratistas porprofesional de planta=(Número de contratistas en elaño)/(Número de cargosprofesionales)

Mensual, según lasactualizaciones delos reportes porparte del DASCD

88,8%85,8%

72,2% 71,5%

95,0%90,0% 88,3%

62,4%

74,1% 74,3%78,3% 77,3%

7,92

19,03

9,0110,00

12,00

14,00

16,00

18,00

20,00

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

Ejemplo indicador

11,2%14,2%

27,8% 28,5%

5,0%10,0% 11,7%

37,6%

25,9% 25,7%21,7% 22,7%

7,92

6,03

2,59 2,51

9,017,52

1,662,87 2,89

3,60 3,40

0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

2012 2013 2014 jun-15 2012 2013 2014 jun-15 2012 2013 2014 jun-15

SDDE IPES IDT

Cargos de planta Contratistas N° contratistas por cargo de planta

¿Cuántos indicadores tiene el EAIP?

CONTEXTO HECHO RELEVANTE TOTAL

49 203 252

TOTALEjemplo Sector Central yEstablecimientos Públicos

CONTEXTO HECHO RELEVANTE TOTAL

12 56 68

2. Aplicativo

Este es un aplicativo de Software libre que sirve para la consolidación y

procesamiento de los datos obtenidos de los sistemas de información,

transformados en indicadores que miden el comportamiento de los

procesos estratégicos de los organismos del Distrito.

Consecuencias Directas

Consecuencias Previsibles

3. Metodología de árbol de causas y consecuencias

Proposición Central

Causas Directas

Restricciones Estructurales

Pérdida de la memoria

institucional

Deterioro clima laboral por

asimetría derechos

• Represamiento en la resolución de Actuaciones Administrativas, querellas y contravenciones

• Escasa capacidad de gestión en la resolución, imposición y efectividad de las sanciones

• Bajo nivel de giros de inversión directa con

• Obligaciones por pagar de vigencias anteriores copan capacidad operativa

La mayor parte de la contratación se suscribe • La mayor parte de la contratación se suscribe en el último trimestre

Posibles sobrecostos o reducción de la calidad de bienes y servicios

Violación reiterada del principio de anualidad presupuestal

Debilidad en planeación local con dispersión • Debilidad en planeación local con dispersión de esfuerzos en múltiples proyectos

Fallas en funciones de regulación y vigilancia del territorio y de

resolución de conflictos

ÁRBOL DE CAUSAS Y CONSECUENCIAS SECTOR LOCALIDADES PÁG. 4 C

on

secu

en

cias

in

me

dia

tas

Co

nse

cue

nci

as i

nm

ed

iata

sC

on

secu

en

cias

pre

visi

ble

sC

on

secu

en

cias

pre

visi

ble

s

Insatisfacción ciudadana y pérdida de credibilidad en la administración local y distrital

60% de los FLD con cuenta no

fenecida (2012)

Desorden urbano, problemas de seguridad y

convivencia

Pérdida de poder adquisitivo del al no ejecutar oportunamente los recursos

Falta de transparencia en manejo de los recursos

públicos

Desgaste administrativo

Discontinuidad en labores y procesos /Inestabilidad del personal contratado

Bajo recaudo de Bajo recaudo de ingresos corrientes

(multas)

Adopción de alternativas no formales por parte

de la ciudadanía

Vinculación masiva de contratistas

Rezago en cumplimiento de metas de gestión • Rezago en cumplimiento de metas de gestión y resultados del Plan de Desarrollo Local

Distorsión del Distorsión del concepto de

inversión

Entrega inoportuna de bienes y servicios a la comunidad, con

posible pérdida de calidad

Seguimiento insuficiente a proyectos y contratistas

Seguimiento insuficiente a proyectos

y contratistas

Pro

po

sici

ón

P

rop

osi

ció

n

querellas y contravenciones

Violación reiterada del principio de anualidad presupuestal

• Déficit de cargos de planta

• Excesiva carga de inversión por funcionario de planta

directa con

• Concentración de la ejecución por compromisos en el último trimestre

• Predominio de cargos no profesionales

• Amplia variación en la relación cargos asignados y tamaño poblacional

Desequilibrio entre las obligaciones a cargo de las alcaldías locales y los funcionarios con que cuentan para cumplirlas

• Funciones excesivas, dispersas y heterogéneas

Fallas en los sistemas de coordinaciónLocalidad – Distrito

• Múltiples instancias de coordinación no del todo articuladas y con problemas de representatividad

• El nivel central y descentralizado no reconoce la competencia de los alcaldes locales para coordinar la acción del Distrito en el territorio

• SISCORD dificulta seguimiento a decisiones por rezago y precariedad en registro de actas

• Información territorial dispersa e insuficiente para monitorear gestión local y distrital en el territorio

Cau

sas

inm

ed

iata

sC

ausa

s in

me

dia

tas

Falta de condiciones políticas favorables para Falta de condiciones políticas favorables para el fortalecimiento administrativo de las

localidadesRestricciones de la ley 617 de 2000

• Bajo nivel de giros de inversión directa

• Concentración de la ejecución de compromisos en el último trimestre

• Obligaciones por pagar de vigencias anteriores copan capacidad operativa

• Rezago e inconsistencias en el registro de las actuaciones administ. en el sistema Sí-ACTÚA

Re

stri

ccio

ne

s e

stru

ctu

rale

sR

est

ricc

ion

es

est

ruct

ura

les

El control administrativo que deberían ejercer las secretarías distritales de Gobierno, El control administrativo que deberían ejercer las secretarías distritales de Gobierno, Planeación, Hacienda y General, sobre los sectores y sobre la gestión local no es explícito

en la norma

Baja capacidad institucional de las alcaldías locales, en condiciones de débil articulación con el nivel distrital e insuficiente apoyo, seguimiento y control a la

gestión local por parte de las secretarías de despacho

Pro

po

sici

ón

ce

ntr

alP

rop

osi

ció

n

cen

tral