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Servicios Educativos Del Estado De Chihuahua

Sistema Integral de Presupuestos y Materiales

TESORERIA Manual de Usuario

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Introducción ..............................................................................................2

Acceso al Sistema.....................................................................................3

Barra de Herramientas..............................................................................4

Menú Principal...........................................................................................5 Cheques. .......................................................................................................................5 Movimientos. .................................................................................................................5 Reportes........................................................................................................................5 Utilerías. ........................................................................................................................5 Generación de Cheques ...............................................................................................6 Auxiliar de Bancos.......................................................................................................12

Captura de Oficios……………………………………………………………………………………….13

Reintegros .................................................................................................................144 Reintegros Varios.........................................................................................................195 Captura de Ingresos....................................................................................................20 Captura de Egresos ....................................................................................................21 Remesas .....................................................................................................................22 Reposición de Fondo Revolvente................................................................................23 Captura de Pólizas ......................................................................................................25

Reportes ..................................................................................................28 Conciliación Bancaria ..................................................................................................28 Cuenta .................................................................................................................................................................30 Proyecto ..............................................................................................................................................................31

Ingresos.......................................................................................................................32 Reintegros...........................................................................................................................................................32 Listado de Reintegros .......................................................................................................................................33 Reposiciones ......................................................................................................................................................34 Otros Ingresos....................................................................................................................................................34 Todos...................................................................................................................................................................35

Egresos .......................................................................................................................35 Cheques y Anticipos..........................................................................................................................................35 Cheques y Anticipos (clave pptal) ...................................................................................................................36

Remesas .....................................................................................................................37 Desglose por beneficiario .................................................................................................................................37 Desglose por anticipos......................................................................................................................................37 Proveedores desglosando remesas ...............................................................................................................38 Listado de folios .................................................................................................................................................41 Relación de pólizas............................................................................................................................................43 Cambio de cuentas............................................................................................................................................44

Utilerías..................................................................................................456 Consulta de Saldo .....................................................................................................456 Regeneración de Saldo.............................................................................................456




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Introducción El Sistema Integral de Presupuestos y Materiales (SIPYM) , como su nombre lo indica, es la integración de los sistemas de información de las áreas involucradas en el manejo del presupuesto y la adquisición y conservación de artículos y servicios, que van desde los Departamentos solicitantes hasta el área de Recursos Financieros.

El sistema de cheques, permite llevar un control de la cuenta bancaria de la institución a través del registro y generación de cheques y registro de depósitos realizados.

El SIPYM a lo largo de los últimos cinco años se ha venido enriqueciendo basado en las experiencias tomadas de cada uno de los usuarios del mismo en sus diferentes actividades. Esto nos ha traído como consecuencia el poder proporcionar esta nueva versión del sistema, la cual implementa mejoras en el proceso que nos permita desempeñar mejor nuestro trabajo, otorgando la información necesaria de una manera confiable, veraz y oportuna.

La finalidad de este Manual es mostrar la forma de operar el sistema detallando el funcionamiento de cada opción que lo conforma además de servir como fuente de consulta ante cualquier duda que pueda surgir.




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Acceso al Sistema

Para entrar al sistema, deberá hacer doble Click con el puntero del mouse sobre

el icono del sistema llamado “SIPyM “donde aparecerá la pantalla de acceso al sistema (ver Fig. 2), entonces aparece el siguiente Menú, deberá de introducir la clave de acceso o password del usuario proporcionados por el departamento de Sistemas.

Fig. 1 Icono de Acceso al Sistema

Fig. 2 Pantalla de Acceso al Sistema

Si la contraseña es válida, inmediatamente dará paso a la pantalla principal del

sistema. Aquí se encuentra el menú principal, en el cual el usuario podrá seleccionar la opción con la que desee trabajar.




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Barra de Herramientas

La barra de herramientas sirve para realizar las distintas acciones necesarias para la operación del sistema. Esta se encuentra en la parte superior izquierda de cada pantalla.

Aunque esta barra de herramientas puede variar de una pantalla a otra, por lo

general encontraremos los elementos que a continuación se detallan:

Alta.- Permite dar de alta un nuevo movimiento

Búsqueda (Consulta).- Realiza la búsqueda de un movimiento existente

Grabar.- Graba el movimiento actual, ya sea de nueva creación o alguna modificación a un movimiento ya existente.

Modificar.- Permite modificar el movimiento solicitado

Borrar.- Permite borrar un movimiento existente

Imprimir.- Permite imprimir el reporte

Ignorar.- Permite ignorar los movimientos realizados sin grabar los datos.

Salir.- Cierra la ventana y regresa al menú principal

En la parte inferior de la pantalla se encuentra la barra de estado, que muestra del lado izquierdo la hora actual; al centro, el nombre de la institución y del lado derecho la fecha actual.




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Menú Principal

El menú principal consta de 4 submenús (ver Fig. 3) que a continuación se describen:

Cheques.

oficios

Movimientos.

Reportes.

Utilerías.

Salida

Fig. 3 Menú Principal




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Generación de Cheques

La opción de generación de cheques muestra la siguiente pantalla: (ver Fig. 4 Generación de cheques)

Fig. 4 Generación de Cheques

Esta pantalla permite consultar, dar de alta, imprimir y cancelar cheques.

Para generar un nuevo cheque, proporcione el número de cheque en el espacio. NUM. DE CHEQUE:, Presione la tecla ENTER o de clic en el icono de buscar, si ese número de cheque existe aparecerá la información de ese cheque, de lo contrario puede dar de alta la información. (ver Fig. 5 Generar cheque nuevo).




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Fig. 5 Generar un cheque nuevo

Proporcione la fecha haciendo clic en el espacio FECHA:, si la fecha del cheque no corresponde al día que se esta capturando la información, entonces proporcione la fecha correcta, para seleccionar el mes haga clic en las flechas hasta encontrar el mes, luego haga clic sobre el día. (ver Fig. 6 Calendario)

Fig. 6 Calendario




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Al dar ENTER a la fecha, se va al espacio de FOLIOS, en ese espacio se proporciona el folio de remesa que corresponde al cheque que se esta generando.

Proporcione el número de folio, presione ENTER, y en los espacios de PAGUESE POR ESTE CHEQUE A LA ORDEN DE:, CONCEPTO:, NO. DE POLIZA:, se llenaran con la información correspondiente a ese folio de remesa. (ver Fig. 7 Llenado de datos).

Fig. 7 Llenado de datos

Si la remesa esta cancelada o esta en algún otro cheque, le aparecerá un

mensaje avisando de esa situación, (ver Fig. 8 Mensaje de remesas).

Fig. 8 Mensaje de remesa




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Conforme agregue folios, la lista de folios ira aumentando, el importe del cheque

se va modificando según el importe que tenga cada remesa.

Para quitar de la lista de folios una remesa, haga doble clic sobre el número que desea quitar, esté desaparecerá de la lista y el importe del cheque se actualizará. El usuario puede modificar el Número de Póliza según sus necesidades. De cualquier forma, ese número se incrementa automáticamente en referencia a los cheques que ya se dieron de alta anteriormente. Revise la información, y haga clic sobre el botón de GUARDAR, aparecerá un mensaje confirmando que la información ya se grabó (ver Fig. 9 inf. almacenada). Si desea imprimir el cheque, coloque en la impresora el formato en el cual se va a imprimir, revise que todo este correcto y haga clic en IMPRIMIR.

Fig. 9 Información Almacenada. IMPRESO cambiara de “N” a “S”, lo que significa que ese cheque ya se fue impreso. Para consultar un cheque, proporcione el numero de cheque, presione ENTER o haga clic en BUSCAR, si el cheque existe se mostrara la información, si no existe, puede dar de alta el cheque. Puede modificar los datos del cheque haciendo clic en MODIFICAR siempre y cuando IMPRESO tenga “N” y ESTADO DEL CHEQUE “ACTIVO”

Agregue o elimine remesas de la lista de folios, los datos de PAGUESE POR ESTE CHEQUE A LA ORDEN DE:, y CONCEPTO:, se modificaran según la información de las remesas. Si los datos ya están correctos haga clic en GUARDAR, los cambios hechos al cheque ya han sido aplicados. Aparecerá un mensaje que indica que ya se guardo la información así como los cambios realizados.




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Para cancelar un cheque, proporcione el número de cheque a cancelar en NUM. CHEQUE:, de ENTER o haga clic en BUSCAR, cuando la información aparezca, revise que es el cheque que desea cancelar, haga clic en ELIMINAR, le aparecerá una pequeña pantalla como la siguiente:

Fig. 10 Cancelación de cheque

Si solo desea cancelar el cheque pero no las remesas, seleccione CHEQUE y

haga clic en ACEPTAR. Le aparecerá el siguiente mensaje para confirmar que el cheque ha sido borrado.

(ver Fig. 11)

Fig.11 Mensaje de confirmar cancelación

Cuando desea cancelar un cheque y las remesas que están en él, seleccione CHEQUE/REMESAS y proporcione un folio de Egreso (ver Fig. 12 Cancelar Cheque/Remesa), de clic en ACEPTAR, si el folio de egreso existe le aparecerá un mensaje (ver Fig. 13 Aviso de folio existente.)advirtiéndole que ese folio ya esta siendo utilizado.

Fig. 12 Cancelar Cheque/Remesa




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Fig. 13 Aviso de folio existente

Proporcione un folio válido para continuar con la cancelación del cheque y de las

remesas. Al proporcionar un folio de Egreso válido, le parecerá el mensaje de confirmación de que el cheque ha sido borrado.

Cuando proporcione un número de cheque y haga clic en BUSCAR o de un ENTER; si el cheque esta cancelado la pantalla como la de la figura (ver Fig. 14 cheque cancelado).

Fig. 14 Cheque cancelado




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Auxiliar de Bancos Esta pantalla (ver Fig. 15) permite realizar una consulta y obtener un reporte de

los movimientos efectuados por el departamento de Tesorería respecto a la cuenta del fondo revolvente, estos movimientos pueden ser Reposiciones, Otros Ingresos, Otros Egresos, Reintegros, Generación de cheques o transferencias.

Para la consulta es necesario seleccionar un periodo de fechas (desde – hasta) y

posteriormente dar un “clic” en la opción de < búsqueda >, aparecerá la información mostrando los movimientos efectuados en ese periodo y los saldos hasta ese momento, de acuerdo a esa información mostrada podrá obtener un reporte en papel dando “clic” en la opción de < imprimir >.

Fig. 15 Pantalla del auxiliar de bancos.




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Oficios

En esta opcion se capturan oficios para pagos a proveedores cuando el importe sea mayor a $5000, la captura se hace igual que los cheques, dando un numero de oficio y tecleando la remesa que se va a utilizar Se tiene la opcion de reporte de oficios donde se muestran los oficios generados en un rango de fechas.




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Movimientos Reintegros

En esta opción podemos registrar los diferentes reintegros por concepto de

deudores diversos, caja chica y reposiciones, que se deben afectar al modulo de Deudores Diversos, y el concepto de deudores debe de afectarse igualmente en el modulo de Presupuestos. Una vez capturado el número de reintegro le damos Click en el icono de <Búsqueda>, si el numero de reintegro no existe aparece (ver Fig. 16) y a continuación tecleamos el numero del anticipo y nos arroja el resto de la información que necesitamos, de no saber el numero del anticipo podemos dar un Click en el botón que esta a la derecha del numero del anticipo y nos aparecerá la siguiente pantalla (ver Fig. 17).

Fig. 16 Pantalla para capturar el número de reintegro.




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En el espacio que se encuentra a un lado del nombre podemos teclear el

apellido o apellidos de la persona y después damos un Click en el botón de buscar que se encuentra a la derecha de la pantalla, el sistema nos arroja automáticamente una lista de todas las posibles combinaciones para trabajar, elegimos una dando Click en la columna del RFC que decidamos (ver Fig. 17) y nos aparecerá otra lista con todos los anticipos que tiene la persona antes elegida, damos un Click en la columna del anticipo elegido y nos muestra la información completa de ese anticipo, ubicamos la cuenta a la cual haremos nuestro reintegro y le damos un Click a la columna de $ a reintegrar, (ver Fig. 18) y podemos teclear el importe a reintegrar, después le damos un Click al botón de <OK> y podemos continuar con la captura de los siguientes reintegros. Una vez terminada la captura de todos los reintegros y estando seguros de los importes, podemos dar un Click en el botón de <Grabar> y el reintegro se ha efectuado. Podemos modificar el importe del reintegro tantas veces lo queramos antes de grabar el reintegro. El recibo del reintegro se puede imprimir inmediatamente después de grabado el registro o en el momento que lo queramos. También se puede modificar el reintegro una vez grabado por 1era vez si es que necesitamos de algún cambio.

Fig. 17 Pantalla de consulta de los deudores diversos.




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Fig.- 18 Pantalla de consulta de los anticipos de los deudores diversos

Fig. 19 Pantalla de consulta de los deudores diversos.

En caso de que el número del anticipo ya ha sido grabado aparecerá la siguiente




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Pantalla (ver Fig. 20). En ella nos muestra los datos del reintegro como son; RFC, nombre, fecha del anticipo, proyecto, saldo y el detalle del reintegro. Podemos hacer un cambio en el reintegro dando un Click en la columna de importe (ver Fig. 21) y hacer los cambios pertinentes solo al importe, una vez realizado los cambios damos un Click en el botón de <Grabar> y el registro se actualizo. Para imprimir el reintegro basta con teclear el número del anticipo y aparece la pantalla No. 8, después damos un Click en el icono de imprimir y aparece la información para la impresión (ver Fig. 10), tecleamos el tipo de pago, concepto y cajera, presionamos la tecla de OK y el recibo se imprime.

Fig. 20 Pantalla de consulta de reintegros.




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Fig. 21 Pantalla para modificar el importe del reintegro.

Fig. 22 Pantalla de impresión del reintegro.




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Reintegros Varios

En esta sección podemos modificar los reintegros varios de la siguiente manera, tecleamos el numero del reintegro y damos un Click en el icono de <Búsqueda> y nos muestra la información del registro, para modificar el registro podemos dar Click en icono de <Modificar> y esta disponible toda la información, el detalle lo podemos actualizar en el detalle del reintegró agregando la cuenta, subcuenta, subsubcuenta, etc.…, y damos un Click en el botón de agregar o bien en el botón de eliminar para retirar las cuentas del registro. Una vez realizada la actualización se da Click en el botón de <Grabar> y el movimiento se ha realizado.

Fig. 23 Pantalla para modificar el importe del reintegro.




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Captura de Ingresos

En la opción de ingresos podemos registrar las reposiciones que realizan Finanzas al departamento de Financieros, capturando el número de póliza, tipo de movimiento, tipo de póliza, fecha, importe, concepto y redacción (ver Fig. 24), podemos grabar tantas fichas de deposito como sea necesario y el sistema nos valida que no excedamos el importe. Para modificar el registro tecleamos la póliza y le damos un Click al icono de <Modificar> y después de realizar el cambio grabamos el movimiento. Podemos imprimir nuestra reposición dando un Click en el icono de <Imprimir> y tenemos opción de ver el resultado en pantalla o en papel, (ver anexo ).

Fig. 24 Pantalla para capturar las reposiciones.




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Captura de Egresos

La opción de Otros Egresos permite el registro de las comisiones bancarias, este concepto se va afectado solamente en el modulo de Tesorería y no se afecta la asignación en presupuestos, al igual que los otros ingresos, (ver Fig. 25).

Para realizar el movimiento tecleamos el numero de egreso y presionamos el

icono de <Búsqueda> si el registro existe nos desplegara la información como en la figura no 25, de lo contrario capturamos la información y damos Click en el icono de <Grabar>.

Fig. 25 Captura de Egresos .




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Remesas

En esta sección estamos manejando la captura de remesas que consta de teclear el número de la remesa y después dar un Click en el botón de <Búsqueda>, el sistema nos arroja la información del registro (ver Fig. 26). Cuando la cuenta pertenece a la 580 y la subcuenta es igual a 3400,3401 ó 3402 el sistema le permite modificar el registro, de lo contrario el registro solo es de consulta. Para modificar el registro basta con hacer un Click en el botón de <Modificar> y podemos realizar los cambios, después grabamos el movimiento con el icono de <Grabar>. El sistema valida que el numero de la remesa no exista, pero al final el mismo sistema asigna un numero consecutivo a la remesa para que sea utilizado por el usuario.

Fig. 26 Pantalla de captura de las remesas.




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Reposición de Fondo Revolvente

En esta pantalla podemos capturar los fondos revolventes ya sea por reposición o por oficio.

Generación del Fondo Revolvente .- Para iniciar a capturar el fondo revolvente hay que dar un clic en la barra de herramientas en el icono de nuevo, después digitar el numero del fondo revolvente y el tipo, si es de reposición o de oficio cuando es de oficio el cursor se coloca en la captura del cheque, y si fuera por oficio se abre una ventana pequeña de captura para el numero de oficio y posteriormente se coloca en la captura del cheque. Una vez capturado el cheque, se despliegan en nuestra cuadrícula de abajo todas las cuentas contables que componen el cheque (cuentas contables); para seleccionar alguna cuenta contable debemos hacer un doble clic sobre ella y aparecerá una ventana que permitirá capturar el importe o los importes (ver Fig. 27 ) que componen la cuenta, cada vez que se captura un importe se va a ir pintando sobre la cuadricula de la derecha (detalle de cuentas), así como se selecciona esta cuenta se seleccionan todas la cuentas que formarán parte del fondo revolvente, una vez capturadas todas las cuentas, se debe poner el cursor dando un clic sobre la caja de captura del numero de cheque para seguir capturando de la misma manera ya descrita anteriormente las cuentas contables de todos los cheques que se deben incluir en el fondo revolvente. (ver Fig.28), si se da doble clic sobre una cuenta que ya esta seleccionada el sistema preguntar si quiere desmarcar el registro y no asociarlo con el fondo revolvente en cuestión, si le dice que si desmarca el registro y borra el detalle o los detalles que existían de la cuenta.

Fig. 27 Pantalla de Captura de Fondos Revolventes




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Fig. 28- Pantalla de Captura de Importe(s) de la Cuenta Contable

Impresión del Fondo Revolvente .- Para la impresión del fondo revolvente solo basta dar un clic sobre la herramienta y automáticamente imprimirá el fondo revolvente, cuando se entra y se desea imprimir un fondo revolvente ya existente se entra de la misma forma que si se fuera a generar un fondo nuevo se digita el numero de fondo y el tipo del mismo y se presiona sobre la barra de herramientas el icono de impresión y se obtendrá la impresión deseada. (ver anexos de Fondo Revolvente)




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Captura de Pólizas

La captura de pólizas se realiza de la siguiente manera, damos un Click en el icono de <Búsqueda> y el sistema nos arroja la siguiente información (ver Fig. 29), son todos los registros posibles para asignar el numero de póliza, fecha y la ficha de deposito, una vez tecleada esta información podemos seleccionar dando un Click en el renglón donde se encuentra el registro al cual le asignaremos los datos anteriores (ver Fig. 30 )

Fig. 29 Pantalla para seleccionar los reintegros y asignar el número de póliza.




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Fig. 30 Pantalla para seleccionar los reintegros y asignar el número de póliza.

Posteriormente si deseamos hacer algún cambio antes de grabar podemos seleccionar de nuevo el registro y dar un Click en el mismo renglón, la información que teníamos antes de modificarlo aparecerá de nuevo. Si deseamos grabar los registros con la nueva póliza, fecha y ficha de depósito damos un Click en el icono de <Grabar> y el movimiento se habrá efectuado.

Para realizar la impresión de las pólizas damos un Click en el icono de

<Imprimir> y aparecerá la siguiente pantalla (ver Fig. 31) tecleamos el numero de póliza y damos un enter en el botón de <OK> y el reporte lo podemos ver en pantalla o bien imprimirlo en papel. Ver anexo de Póliza de ingresos.




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Fig. 31 Pantalla para imprimir los reintegros.




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Reportes

En esta sección podremos encontrar la manera de reflejar los resultados de nuestros movimientos en los reportes que maneja el sistema, tenemos una lista de reportes que nos ayudara a tomar decisiones y hacer mejoras en nuestras áreas. La manera de operar los reportes es dando un rango de fechas de inicio y final para la elaboración de los reportes y llevarlos a la impresora. Cada reporte trabaja de la misma manera y a continuación mostramos la pantalla de captura de las fechas.

Conciliación Bancaria

En esta pantalla podemos generar nuestra conciliación bancaria partiendo de un archivo con extensión .txt que nos proporciona el banco.

En esta pantalla no hay barra de herramientas solo dos cajas de captura de

datos y dos botones el de generar el reporte o bien salir de la opción de generación de la conciliación bancaria. Expliquemos que esta opción lo que hace es retomar nuestro archivo que el banco nos proporciona que no es otra cosa que el estado de cuenta del banco y lo que hace esta opción es conciliar cada uno de los movimientos que se tienen registrados en nuestras tablas de almacenamiento de información y aquellos que no coincidan en alguno de los dos lados (estado de cuenta o bien nuestros movimientos) el programa los analiza para pintarlos en nuestros reportes como debe de ser.

En esta pantalla lo único que capturaremos será el nombre y ubicación del archivo que contiene el estado de cuenta del banco y como algo mas el numero del mes a conciliar que si es enero ponemos el 1, o bien el 2 si fuera febrero y en seguida presionar el botón de emitir reporte (ver Fig. 32). Partiendo de eso se generaran dos reportes que es la conciliación bancaria y el reporte de movimientos conciliados (ver anexos Conciliación Bancaria)




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Fig. 32 .- Pantalla de Captura de datos para la Generación de la Conciliación Bancaria




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Consulta

Con esta opción, el usuario puede consultar la descripción de las cuentas o proyectos con los cuales cuenta el sistema.

Cuenta

Proporcione un número de cuenta válido, haga clic en ENTER o en BUSCAR, a continuación se presentará un listado de todas las cuentas que correspondan al número proporcionado por el usuario. (ver. Fig. 33 Cuentas). Si proporciona un número de subcuenta, la cantidad de conceptos a consultar será menor. Para limpiar el espacio Cuenta, SubCta, SubSCta y Descripción, para hacer una nueva consulta, haga clic en IGNORAR. Si el usuario escribe un número de Cuenta o Subcuenta no válido, el programa le mostrará un mensaje de error. (ver Fig. 34 mensaje de error).

Fig. 33 Pantalla de consulta de Cuentas




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Fig. 34 Error de Cuenta

Proyecto

Proporcione un número de Proyecto válido, haga clic en ENTER o en BUSCAR, después se presentará un listado de todos los proyectos que corresponden al número que el usuario ha proporcionado. (ver Fig. 35 Proyectos). Para limpiar los espacios de Oficina, Proyecto y Descripción para hacer una nueva consulta, haga clic en IGNORAR.

Fig. 35 Pantalla para consultar Proyectos.




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Ingresos

Reintegros

En esta sección podemos mostrar todos los movimientos que tienen los reintegros como su importe, a quien pertenece, la fecha y el folio del reintegro. Podemos verlo en vista previa o mandarlo a la impresora como todos los demás reportes. Para ver el reporte solo tenemos que proporcionar un rango de fechas en la siguiente pantalla, (ver Fig. 36).

Fig. 36 Pantalla para listado de reintegros.

Podemos ver la pantalla previa del reporte en a figura No. 37 y si lo deseamos podemos enviar a la impresora el reporte, (ver Fig. 38)

Fig. 37 Pantalla previa del reporte de reintegros




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Fig. 38 Pantalla para mandar a impresora el reporte.

Listado de Reintegros

Esta pantalla permite consultar información detallada de la relación de los reintegros. (ver Fig. 39), para esto es necesario seleccionar un periodo de fechas (desde-hasta) y dar “clic” en el botón de < Imprimir >, y aparecera en pantalla el reporte( Ver Fig.) con la información detallada de los reintegros el cual podrá imprimir en papel dando un “clic” en el botón < Imprimir >.

Fig. 39 Reporte de listado de reintegros.

Para ver el reporte, revisar la parte de anexos (Relación de cheques y anticipos)




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Reposiciones En esta sección podemos revisar los folios, fechas, conceptos e importes, así

como un total de todos los movimientos, podemos revisar el reporte en vista previa y mandarlo a la impresora al igual que los demás reportes. Se requiere un rango de fechas para ver el reporte (ver Fig. 40). Ver anexo (Reposiciones) Este mismo procedimiento es igual para Otros Ingresos y Todos. Ver anexo (Otros Ingresos), ver anexo (Todos)

Fig. 40 Pantalla para listado de impresión de reposiciones.

Otros Ingresos

Fig. 41 Pantalla para listado de impresión de otos ingresos.




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Todos

Fig. 42 Pantalla para listado de impresión de todos los registros.

Egresos

Cheques y Anticipos

En esta sección podemos encontrar una relación de cheques y anticipos donde nos muestran el numero de cheque, fechas, beneficiarios, folios de anticipos, folios de remesas, oficinas, proyectos, cuentas, subcuentas e importes, se realizan totales por cuenta y subcuenta. Se requieren de un rango de fechas para revisar el reporte, (ver Fig. 43 ) lo primero es checar la vista previa y después a impresora si así lo deseamos. Ver anexo (Cheques y Anticipos). La opción de cheques y anticipos por clave presupuestal es lo mismo. Ver anexo (cheques y anticipos por clave pptal)

Fig. 43 Pantalla para listado de relación de cheques y anticipos.




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Cheques y Anticipos (clave pptal)

Fig. 44 Pantalla para listado de relación de cheques y anticipos por clave pptal.




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Remesas

Tenemos tres maneras de mostrar las remesas y una de ellas es desglosando por beneficiario, en ella podemos ver el beneficiario y su importe, así como su importe total de todas las remesas. Para ver este reporte necesitamos dar un rango de fechas y a continuación hacer un Click en el icono de <Imprimir> y nos dará la vista previa del reporte, depuse lo podemos imprimir en papel. (ver anexo Desglose por beneficiario)

El desglose por anticipos y proveedores desglosando remesas funcionan de la

misma manera , revisar anexos (desglose por anticipos y proveedores desglosando remesas).

Desglose por beneficiario

Fig. 45 Pantalla para listado de totales de beneficiario.

Desglose por anticipos

Fig. 46 Pantalla para listado de totales por anticipo.




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Proveedores desglosando remesas

Fig. 47 Pantalla para listado de proveedores desglosando remesas.




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Cheques

Esta opción permite al usuario imprimir o consultar la información referente a los Cheques que se han manejado. A continuación se describe cada una de las opciones.

Listado de cheques

Esta opción presenta 2 diferentes reportes: Todos: Este reporte, muestra una relación de cheques con número y tipo de

remesa así como número de póliza, que están en un período de tiempo seleccionado por el usuario. Ver Fig. 48 (Listado de Cheques, Todos) Seleccione en los calendarios DESDE y HASTA las fechas de inicio y fin del período que se van a imprimir el listado de cheques. A continuación, aparecerá una vista previa del reporte.

Fig. 48 Listado de cheques, Todos

Por Beneficiario: Genera un reporte el cual es una relación de cheques con el

nombre del Beneficiario, el número de póliza y de contra recibo, tipo de cheque y si el cheque esta o no cancelado. Ver. Fig. 49 Listado de cheques por beneficiario. En el espacio BENEFICIARIO, escriba el nombre del Beneficiario que desea imprimir, si escribe solo unas cuantas letras o una palabra, se generará un reporte con todos los nombres de beneficiario que empiecen con lo que el usuario escribió.




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Fig. 49 Listado de cheques por beneficiario

Se presentará una pantalla con la vista previa del reporte (Fig. 50 Vista Previa), revise la información y asegúrese que es la que necesita, haga clic en el icono de la impresora para imprimir el reporte, aparecerá una pantalla como la de la figura Imprimir.

Fig. 50 Vista previa




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Fig. 51 Imprimir.

Asegúrese que el nombre de la impresora corresponde a la impresora en la cual

va a imprimir el reporte. Puede imprimir todo el reporte seleccionando All o solo unas páginas seleccionando Pages, proporcione el rango de páginas que desea imprimir. En Copies indique cuantas copias del reporte necesita. Haga clic en OK y espere que el reporte se imprima. En los anexos, se muestran ejemplos de estos reportes.

Listado de folios

Esta opción genera una relación de las remesas con su cheque correspondiente y la cantidad amparada. A continuación se muestra la pantalla con las opciones que el usuario tiene para generar los listados. Ver Fig. 52 Listado de folios contables.

Fig. 52 Pantalla de folios contables.

En esta pantalla se presentan varias opciones para imprimir los listados.




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Para las opciones Por Cuenta, Por Subcuenta, Por Oficina, Por Proyecto el

usuario debe proporcionar un número de cuenta, subcuenta, oficina o proyecto válido respectivamente, en el espacio que se muestra en la fig. Listado de folios, por número. Se generará un reporte de todos los cheques que correspondan a la información que acaba de proporcionar. Haga clic en IMPRIMIR. Revise que la información presentada en la Vista previa corresponde a lo que necesita, ahora puede imprimir el listado.

Fig. 53 Listado de folios, por número

Para las opciones Por Clave Presupuestal, Por Folio, Resumen por Clave, solo

seleccione la opción deseada. Haga clic en IMPRIMIR. Revise que la información que aparece en la vista previa es la que necesita, de ser así, imprima el listado. En los anexos, se muestran ejemplos de estos reportes.




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Relación de pólizas

En este reporte se muestran todos los cheques emitidos en un rango de tiempo a se pueden ordena por fecha, cheque o póliza; además que es desplegable a pantalla o a impresión, puede sacarse por tipo de póliza. Ver Fig. 54 Relación de Pólizas

Fig. 54 Relación de Pólizas

Seleccione el tipo de relación, rango de fechas y el orden que llevara la relación

que se va a imprimir. A continuación se describen cada uno de los tipos de reporte. Todos: Seleccione esta opción si necesita una relación todas las pólizas que existen, seleccione el rango de fechas que necesita, seleccione el orden en el cual desea que aparezca la relación (por Fecha, Num. Cheque, Num. Póliza). Anticipo: Para imprimir una relación de las pólizas con remesa tipo Anticipo, seleccione esta opción, escoge un rango de fechas, seleccione el tipo de orden en que se imprimirá la relación. Almacén: Seleccione la esta opción para imprimir una relación de pólizas que tengan remesa de tipo Almacén, seleccione un rango de fechas y escoja el tipo de orden en el cual se imprimirá. Para esta opción están disponibles Fecha, Num. Cheque.




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Consumo Inmediato: Elija esta opción si desea imprimir una relación de pólizas con remesas de tipo Consumo Inmediato, seleccione un rango de fechas, elija el tipo de orden de la relación. Devengado: Seleccione esta opción para imprimir una relación de pólizas que tengan remesas de tipo Devengado, elija un rango de fechas, seleccione el tipo de orden para imprimir la relación. En esta opción están disponibles Fecha, Num. Cheque. Posteriormente haga clic en IMPRIMIR, aparecerá una vista previa. Revise que la información que se presenta es la que requiere, imprima la relación.

En los anexos, encontrará ejemplos de estos reportes.

Cambio de cuentas

En esta pantalla (ver Fig. 55) podemos consultar las cuentas contables que

sufrieron algún cambio del departamento de Presupuestos. Para realizar la consulta es necesario seleccionar el rango de fechas (desde-hasta) que desea consultar, después solamente hay que dar un clic en el icono de <Imprimir>, con lo que aparecerá una vista preliminar en pantalla del reporte, el cual puede imprimir en papel mediante el icono de <Imprimir> de la pantalla de vista preliminar.

Fig. 55 Pantalla de Consulta de cambios de cuentas




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Utilerías

Consulta de Saldo

Esta pantalla (ver Fig. 55) permite consultar el saldo al día de la cuenta del fondo revolvente. Para realizar la consulta solo es necesario dar un “clic” en la opción de <búsqueda> y aparecerá en el recuadro el saldo actual.

Fig. 55 Pantalla para consulta de saldo actual.

Regeneración de Saldo

En esta pantalla (ver Fig. 56) podemos actualizar los movimientos efectuados por el departamento de tesorería y obtener el saldo actual de la cuenta del fondo revolvente, después de realizar movimientos fuera de la fecha regular.




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En esta opción es necesario teclear el saldo inicial del año proporcionado por el departamento de tesorería y dar un “clic” en el botón de < búsqueda >, con esto aparecerá en el recuadro inferior el saldo regenerado.

Fig. 56 Pantalla para actualización de saldo.

ANEXOS Anexo 1.- Captura de Ingresos Anexo 2.- Impresión de fondo revolvente Anexo 3.- Pólizas de Ingresos Anexo 4.- Conciliación Bancaria Anexo 5.- Reintegros Anexo 6.- Listado de Reintegros Anexo 7.- Reposiciones Anexo 8.- Otros Ingresos Anexo 9.- Todos Anexo 10.- Egresos, Cheques y Anticipos Anexo 11.- Desglose por beneficiario Anexo 12.- Desglose por anticipos Anexo 13.- Proveedores desglosando remesas Anexo 14.- Listado de cheques Anexo 15.- Listado de folios contables Anexo 16.- Relación de pólizas

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