FABRICA DE MUEBLES EL SUPER MUEBLE DE OFICINA

MANUAL DE PUESTOS

DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL CLIENTE

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De fecha: febrero 2015

DESCRIPCION DE PUESTOS

A) IDENTIFICACION DEL PUESTO1. Nombre del Puesto: Secretaria Ejecutiva2. Número de Plazas existentes: 13. Ubicación: Dentro oficina de gerencia, equipo de oficina.4. Tipo de contratación: Contrato a 2 años.5. Ámbito de Operación: Administrativo.

B) RELACION DE AUTORIDAD1. Jefe Inmediato: Gerente2. Subordinados Directos: Ninguno.3. Dependencia Funcional: Gerente.

C) PROPOSITOS DEL PUESTO1. Apoyar al gerente facilitando la documentación recibida y archivándola para cuando se necesite.

D) FUNCIONES GENERALES1. Llevar al día la agenda.2. Informar las últimas noticias en la empresa.3. Responder llamadas telefónicas.4. Redactar cartas, memorandos etc.5. Toma dictado, o recibe instrucciones del jefe sobre asuntos y contenido de la nota o memorando.

E) FUNCIONES ESPECIFICAS:1. Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia. 2. Mantener en orden el archivo de la oficina. 3. Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario. 4. Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina. 5. Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.

F) RESPONSABILIDAD1. Tener al día la información requerida.2. Manejar actos de confianza de la Gerencia.3. Manejar la caja menor.4. Clasificar y distribuir la correspondencia y comunicaciones dirigidas al Gerente, en las dependencias que

corresponda, de acuerdo a la funciones de su cargo.

G) ACTIVIDADES DIARIAS1. Responder Llamadas telefónicas.2. Redactar documentos.3. Mantener al día la información que requiera la empresa o el gerente.

H) NIVELES DE SUPERVISION1. Sera supervisada por el Gerente.

I) COMUNICACIÓN CON OTROS PUESTOS1. Ascendente ya que el Gerente se comunica con la secretaria y ella con los diferentes departamentos.

J) PERFIL Y/O ESPECIFICACIONES DEL PUESTO1. Conocimientos: Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet.2. Nivel académico: Licenciatura en Secretariado Ejecutivo.3. Edad: 25 Años.4. Experiencia: un (1) años de experiencia previa en labores secretariales.5. Características y Habilidades: Para tratar con el público, para recordar personas, números y detalles, Habilidades

en manejo de equipo de oficina.6. Características Físicas: Buena presentación.7. Sexo / Estado Civil: Sexo Femenino / Soltera.

Elaborado por:

Andy Sandoval

Autorizado por:

Lic. Ninet Sánchez

Fecha de Elaboración:

23/febrero/2015

DESCRIPCION DE PUESTOS