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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO DE
C.I NICOLE S.A.S
VALENTINA RESTREPO DUQUE
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2012
2
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LAS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS EN AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO DE
C.I NICOLE S.A.S
VALENTINA RESTREPO DUQUE
INFORME DE PRÁCTICA ACADÉMICA
TUTOR
GLORIA ESTELLA SALAZAR YEPES
MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN (MSC)
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2012
3
AGRADECIMIENTOS
Para aquellos que hicieron posible la realización exitosa de este proceso de
práctica académica.
Gloria Stella Salazar, por su dedicación, apoyo y enseñanza como
tutora.
C.I Nicole S.A.S, por brindarme la oportunidad de hacer parte del
equipo de trabajo de la organización.
Sandra Marcela Castaño, Ana Luisa Otalvaro, Jader Mauricio Varon y
Martha Isabel Vargas, por sus valiosas orientaciones y constante
dedicación.
4
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
TABLA DE ILUSTRACIONES ................................................................................ 8
TABLA DE ANEXOS .............................................................................................. 9
SÍNTESIS .............................................................................................................. 10
INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 11
PALABRAS CLAVES ........................................................................................... 12
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA ........... 14
1.1 RESEÑA HISTÓRICA: C.I NICOLE S.A.S. ..................................................... 14
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................................... 17
1.2.1 Misión ................................................................................................................................... 17
1.2.2 Visión .................................................................................................................................... 17
1.2.3 Objetivos Organizacionales ........................................................................................... 17
1.2.4 Valores Institucionales .................................................................................................... 18
1.2.5 Filosofía Institucional ....................................................................................................... 18
1.2.6 Pilares Organizacionales ................................................................................................ 19
1.2.7 Número de empleados por área. ................................................................................ 19
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................... 19
5
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE
LAS NECESIDADES ............................................................................................ 21
3. EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................... 23
4. JUSTIFICACIÓN DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN ....................................... 24
5. OBJETIVOS ................................................................................................... 26
5.1 OBJETIVO GENERAL:.................................................................................... 26
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ....................................................................... 26
6. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 27
6.1 CONTROL INTERNO Y AUDITORÍA INTERNA ............................................. 27
6.2 CONTROL INTERNO ...................................................................................... 29
6.3 AUDITORÍA INTERNA .................................................................................... 32
7. CRONOGRAMA ............................................................................................. 36
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .............................. 37
8.1 CONTROL INTERNO C.I NICOLE S.A.S ........................................................ 37
8.1.1 Funciones del Control Interno en C.I Nicole S.A.S ................................................ 37
8.1.2 Procesos de Control Interno en C.I Nicole S.A.S. .................................................. 37
8.1.2.1 Facturación. .................................................................................................................... 38
8.2 COSTOS C.I NICOLE S.A.S ........................................................................... 47
8.2.1 Funciones del área de Costos en C.I Nicole S.A.S ................................................ 47
8.2.2 Procesos del Área de Costos en C.I Nicole S.A.S. ................................................ 48
8.2.2.1 Informe Horas Extras – Incentivos (Pereira-Manizales) .................................. 48
6
8.2.2.2 Informe Cantidad de Horas (Pereira-Manizales) ................................................ 49
8.2.2.3 Consignación de Agujas ............................................................................................. 50
8.2.2.4 Costos de los lavados .................................................................................................. 51
8.2.2.5 Hojas de Costos ............................................................................................................ 53
8.2.2.6 Devolución de Consumo ............................................................................................. 68
8.2.2.7 Factura a Terceros por Prendas Confeccionadas a C.I Nicole ...................... 69
8.2.2.8 Revisión Facturas Terceros por Procesos de Lavandería ............................... 71
8.2.2.9 Consumo de Químicos Inactivos de Lavandería ................................................. 74
8.2.2.10 Reporte de Traslado de Referencia (Pereira-Manizales) ............................... 76
8.2.2.11 Consignación de Materiales GBI (Pereira- Manizales) .................................. 77
8.2.2.12 Justificaciones (Pereira-Manizales) ...................................................................... 79
8.2.2.13 Tránsitos ........................................................................................................................ 80
8.3 AUDITORÍA INTERNA C.I NICOLE S.A.S ...................................................... 81
8.3.1 Funciones de la Auditoría Interna en C.I Nicole S.A.S ......................................... 81
8.3.2 Procesos de la Auditoría Interna en C.I Nicole S.A.S. .......................................... 82
8.3.2.1 Salidas de Bodega ........................................................................................................ 82
8.3.2.2 Control de Activos Fijos .............................................................................................. 82
8.3.2.3 Auditoría de Suministros ............................................................................................. 86
7
8.3.2.4 Auditoría GBI (Gran Bodega de Insumos) ............................................................ 88
8.3.2.5 Inventario Físico KPO .................................................................................................. 95
8.3.2.6 Auditoría y Reporte de Transporte ........................................................................ 104
8.3.2.7 Cajas Menores ............................................................................................................. 105
8.3.2.8 Auditoría de Eficiencias y Minutos Producidos .................................................. 106
8.3.2.9 Auditoría de Vacaciones ........................................................................................... 108
CONCLUSIONES ............................................................................................... 110
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 112
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................... 113
ANEXOS ............................................................................................................. 115
8
TABLA DE ILUSTRACIONES
Pág.
Ilustración 1. Estructura Organizacional. ............................................................... 20 Ilustración 2. Estructura Relacional. ...................................................................... 27 Ilustración 3. Efectividad Control Interno. .............................................................. 30
Ilustración 4. Firmas Autorizadas. ......................................................................... 38
Ilustración 5. Solicitud de Compra. ........................................................................ 39 Ilustración 6. Orden de Compra. ........................................................................... 40
Ilustración 7. Factura Régimen Simplificado. ........................................................ 40 Ilustración 8. Documento Equivalente. .................................................................. 42 Ilustración 9. RUT (Registro Único Tributario). ...................................................... 44
Ilustración 10. Régimen Común. ........................................................................... 44 Ilustración 11. Factura realizada a Terceros. ........................................................ 73 Ilustración 12. Salida de Bodega. .......................................................................... 82
Ilustración 13. Control de Activos Fijos. ................................................................ 83 Ilustración 14. Arqueo de Caja. ........................................................................... 106
9
TABLA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO A. Actividades realizadas en el Control Interno por C.I Nicole S.A.S. .... 115 ANEXO B. Actividades realizadas en Auditoría Interna por C.I Nicole S.A.S. ..... 117
10
SÍNTESIS
SÍNTESIS ABSTRACT
El trabajo de práctica en C.I Nicole
S.A.S se realizó con el propósito de
contribuir con un manual de procesos y
procedimientos en el área de Costos y
Contraloría, y así mismo resaltar la
importancia de tener sistemas de
control y de auditoria interna.
Este manual, es importante en la
organización porque dará a conocer a
todos los trabajadores de forma escrita
las funciones y procedimientos del área
de Costos y Contraloría.
Descriptores: Procesos,
procedimientos, funciones, remisión,
costos, control, auditoría.
The practical work of C.I Nicole S.A.S
was performed with the purpose of
contributing to a manual process and
procedures in the field of Costs and
Comptroller, and likewise highlight the
importance of control systems and
internal audit.
This guide book is important because
the organization will announce to all
employees in writing the roles and
procedures of Cost and Control area.
Descriptors: Processes, procedures,
functions, remission, costs, control,
audit.
11
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de práctica académica, pretende como su nombre lo indica
realizar un Manual de Procesos y Procedimientos en el área de Control Interno,
Costos y Auditoría Interna de la empresa C.I Nicole S.A.S y resaltar la importancia
de tener sistemas de control y de auditoria en la parte interna de una organización.
Este trabajo define básicamente los conceptos de los nuevos sistemas de Control
y Auditoría Interna adoptados actualmente por las organizaciones, teniendo en
cuenta que la competitividad de los negocios es cada vez más precipitada y las
compañías se ven obligadas a tener más control y verificar constantemente los
procesos sobre sí mismas.
Posteriormente, se describen los procesos llevados a cabo por cada uno de los
cargos que encierran el área de Costos y Control Interno de la empresa C.I Nicole
S.A.S, los cuales son: Contraloría, Costos y Auditoría.
12
PALABRAS CLAVES
Acumulado: Reporte con información de la nómina.
Bongo: Recipiente que contiene las piezas y partes de las prendas a
confeccionar.
Centro de Costos: Nombres donde se asocian los gastos de cada una de las
áreas de la empresa.
Control de Activos: Documento de uso interno, donde se registran todos los
movimientos de los activos que tiene la empresa.
GBI: Gran Bodega de Insumos.
Kárdex: Todos los materiales que entran a suministros y en inventarios.
KPO: Kárdex por orden de pedido.
Maestro: Reporte con información de los trabajadores de la compañía.
Orden de Compra: Soporte que indica que elementos o materiales se solicitan
comprar y a quién y qué centro de costo se le obliga el pago de artículo(s) o de
servicio(s) solicitados.
Salida de Bodega: Documento de uso interno y soporte externo identificado con
un consecutivo que se emplea para registrar todos los movimientos de la
organización.
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Segundas: Prendas con imperfecciones.
SKU: Códigos que se les asigna a cada uno de los materiales.
Subcentros: Cada una de las etapas por donde pasa la prenda y se le realiza
determinada operación hasta llevarla al producto final.
P.O: Orden de pedido.
Referencias: Estilos de prendas confeccionadas.
Remisión: Documento de KPO en donde se ven reflejados todos los movimientos
de producción de una planta a otra a través de recipientes.
14
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA
1.1 RESEÑA HISTÓRICA: C.I NICOLE S.A.S.
C.I Nicole S.A.S es una reconocida y prominente compañía que se dedica a la
producción de prendas de vestir de uso interior y exterior, con mucha trayectoria y
tradición en el eje cafetero, la región y el país. Ofrecen productos que se adaptan
a las diferentes edades, estilos, gustos y realidades de los consumidores,
proporcionando calidad y moda a un precio razonable; las marcas que confecciona
son Gef, Punto Blanco, Galax, Casino y Baby Fresh. C.I Nicole S.A.S es una
empresa destacada por su innovación y competitividad.
HISTORIA
En el año de 1974 arribaron a la ciudad de Pereira los industriales Richard karron
y Rafael Villegas quienes encontraron en la ciudad una gran oportunidad de hacer
que su industria de la confección fuese valorada no solo a nivel nacional como
ocurría en ese momento, sino también en el exterior.
Durante ese año se maquiló con empresas de la región para la firma Collegetown,
beneficiándose de las ventajas que ofrecían el gobierno americano a través del
programa 807 y el colombiano con el Plan Vallejo, los créditos subsidiados, una
devaluación permanente y el estímulo tributario llamado C.A.T.
Ante el éxito de esta experiencia, los empresarios consideraron oportuno crear su
propia empresa y el 23 de septiembre de 1975 iniciaron labores con 35
empleados. Esta organización tuvo un crecimiento muy rápido y en el año 1977
ya eran más de 250 personas las que estaban laborando. Hoy es la mayor fuente
de empleo en Risaralda con más de 1.500 empleados. En épocas de gran
demanda varias empresas de la región confeccionan para el mercado externo por
intermedio de Nicole, que además está inscrita como Comercializadora
Internacional.
15
En su trayectoria de 36 años, Nicole se ha caracterizado por hacer las cosas bien,
pensando más en la satisfacción de sus clientes, en la innovación y en la
permanencia de la compañía en el tiempo.
La empresa exporta prendas de vestir a través del llamado Plan Vallejo y hasta
1998 pasa de maquiladora a vender a través de la modalidad de paquete completo
(full Package).
El 5 de marzo de 1979 y ante las expectativas de éxito de la organización, se
fundó en la ciudad de Manizales por el señor Mauricio Villegas INCOTEX S.A.
(Industria Colombiana de textiles) y que a partir del año 2003 pasó a llamarse
Nicole Manizales.
A finales del año 1998, vio la oportunidad de realizar una alianza estratégica y es
así como en mayo 28 de 2001, inversionistas como el grupo Crystal - Vestimundo
de Antioquia en cabeza del doctor Echevarría (Q.E.P.D) (Calcetines Crystal,
Medias Crystal, Tintorería Crystal, Calcetines Nacionales, Printex, Bordados
Crystal, Almatex, Infantiles, Sotinsa, Bosquema y Colhilados). Con esta alianza C.I
Nicole S.A.S., creció en su infraestructura y procesos, modernizo áreas como
lavandería donde además de adecuación del lugar, se instaló maquinaria moderna
adecuada a las necesidades del entorno competitivo del mercado. Se mejoraron
las condiciones locativas de la empresa y de los empleados.
En este momento es una de las empresas más importantes en confección del
país. Obtuvo en el año de 1999 la mayor calificación que la firma Liz Claiborne,
que confecciona más de 160 millones de prendas, en 27 países del mundo y con
más de 240 contratistas, otorga a sus proveedores. La calificación de Proveedores
Certificado para Liz Claiborne, le permite abrir nuevas puertas en el competido
mercado internacional y recibir un tratamiento especial por parte de esta
16
importante institución. Para llegar a esa posición, Nicole ha desarrollado los
siguientes programas:
En el área de Desarrollo de Producto ha realizado una significativa inversión en la
capacitación del área y en la consecución de la tecnología más avanzada, dándole
garantía a los clientes de altísima precisión en las tallas y un consumo eficiente de
sus materias primas.
En compañía del SENA y del C.D.P. de la confección y con la asesoría de la firma
alemana WeissConsulting logró implementar el más exitoso programa de
capacitación de operarios que se recuerde en la región y en el país.
Es líder en el sistema de producción modular, implementado desde 1996 y que le
ha permitido ofrecer a sus clientes unos ciclos de producción muy cortos,
ayudándoles con una alta rotación de inventarios y con respuestas oportunas a
las exigencias del mercado.
Para garantizar la calidad de los productos que se confeccionan, se ha
implementado el Control Estadístico de Procesos, que permite mediante
muestreos y la gráfica del comportamiento de los errores, tomar medidas
correctivas en el momento oportuno, permitiendo confeccionar un producto de
excelente calidad, con unos costos reducidos y en un tiempo mínimo.
C.I Nicole exporto marcas como Liz, Jones, Polo, entre otras y en el año 2006 se
hace un cambio en el sistema de producción, pasando en un 40% de la planta de
tejido plano a tejido de punto, para confeccionar ropa de bebé, niños y mujer
adulta. Dando una mayor dinámica al negocio de la confección en la región y
permitiendo construir el futuro para la organización, la cual ha pasado por grandes
crisis en toda su trayectoria. Sin embargo todo lo anterior y el empuje de
fundadores, accionistas actuales y sobre todo los que laboran hoy, fortalecidos por
17
todas las experiencias construyen puntada a puntada un organización
emprendedora que seguirá dando de qué hablar en el ámbito nacional e
internacional.
Además de generar empleo, Nicole contribuye a la economía regional y nacional
con importantes compras de materias primas e insumos para su producción e
irrigando anualmente a la economía más de 30.000 millones de pesos
representados en salarios y prestaciones sociales.
La empresa continúa su labor en la parte social ratificando su firme compromiso
con las universidades, brindando la oportunidad a sus estudiantes de realizar las
prácticas y sus actividades académicas. En los años de trayectoria de la empresa
se ha caracterizado por hacer las cosas bien, pensando más en la satisfacción de
sus clientes, en la innovación y en la permanencia de la compañía en el tiempo.
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Misión
Confeccionamos prendas de vestir de excelente calidad con entregas oportunas, a
precios competitivos, generando rentabilidad apoyados en la excelencia de
nuestro talento humano.
1.2.2 Visión
Ser una empresa de Categoría Mundial que responda a los retos del mercado de
manera eficiente con Calidad y con un Equipo de Personas Altamente
comprometidos y competentes.
1.2.3 Objetivos Organizacionales
Crecimiento. Aumentar volúmenes de ventas con:
Clientes y productos actuales
18
Clientes y productos nuevos
Maximización de oportunidad de precio
Competitividad – Mejoramiento Continuo
Reducción de costos y gastos
Optimizar capital de trabajo
Optimizar uso de activos fijos.
1.2.4 Valores Institucionales
Constancia: Entendida como la capacidad de insistir, persistir y no desistir
frente a los objetivos, superando las dificultades
Honestidad: Es la capacidad de actuar con transparencia y rectitud en todos
los procesos y objetivos del negocio
Ejecución con Inteligencia: Es crear oportunidades y generar alternativas
que se convierten en nuevas opciones para la Empresa.
Optimismo: Es la actitud positiva y realista frente a cada situación que se
presenta.
Sentido Social: Es la capacidad de entender la responsabilidad que se tiene
con los trabajadores y con el país.
1.2.5 Filosofía Institucional
“Solo bajo el esquema de un trabajo Constante, Honesto, ejecutado con
inteligencia podemos alcanzar las metas que nos proponemos sin dejarnos
detener por el pesimismo que arrastran las malas Noticias”
Carlos Manuel Echavarría Toro.
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1.2.6 Pilares Organizacionales
Personas
Gente plena, autorrealizada y con retos
Con habilidad, voluntad, conocimientos, capacidad de ejecución,
seguimiento y efectividad
Infraestructura
Procesos, planta y logística con tecnología de punta
Sistemas integrados de información y comunicación
Organización
Estructuras claras y livianas
Claridad en roles y responsabilidades
Equipos integrados y armonía laboral, Administración de puertas
abiertas
1.2.7 Número de empleados por área.
Área de costos y contraloría: 4 personas
Área de Gestión humana: 7 personas
Área de producción: 1.488 personas
Área de seguridad: área contable: 12 personas
Área de compras y suministros: 2 personas
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
20
Ilustración 1. Estructura Organizacional.
Fuente: Elaboración propia con base en la indagación realizada en la empresa.
C.I NICOLE
S.A.S
ÁREA Costos y
Contraloría
ÁREA Gestión Humana
ÁREA Producción
ÁREA Seguridad
ÁREA Contable
ÁREA Compras y
Suministros
ÁREA DE
INTERVENCIÓN
N
21
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN
DE LAS NECESIDADES
Con el propósito de identificar el estado actual del área de intervención del
proceso de práctica, es decir, del área Control Interno, Costos y Auditoría Interna
de la compañía C.I Nicole S.A.S se toma como base el siguiente tipo de
investigación:
Investigación descriptiva que tiene como fin “describir el estado, las
características, factores y procedimientos, presentes en fenómenos y hechos que
ocurren en forma natural, sin explicar las relaciones que se identifiquen.” (Lerma,
1999, 61).
Por medio de este trabajo se puede determinar que la compañía C.I Nicole S.A.S
no maneja una estructura organizacional en forma vertical u horizontal, es decir las
áreas no dependen una de la otra, el orden lo determinan las actividades que
desarrolla cada dependencia.
El área de Control Interno, Costos y Auditoría Interna lo que busca en la
organización es que por medio de un proceso de verificación y evaluación, todas
las actividades y operaciones que se registran en la empresa, ya sean de entrada
o de salida se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y a su vez en atención a
las metas y objetivos trazados por C.I Nicole S.A.S.
Dentro de los procesos que desarrolla esta área de la organización, están todos
los registros que competen a la protección y conservación de los activos, a la
confiabilidad de los registros contables, la cotización de compras, el registro de
los ingresos en la compañía; que existan y estén autorizados, que sean correctos
(cantidad, precio, descripción y periodo), tener un manejo de los procesos e
22
inventarios; así mismo, como dar confiabilidad, integridad y oportunidad de la
información.
En C.I Nicole S.A.S las actividades desarrolladas en Control Interno, Costos y
Auditoría Interna se relacionan con todas las áreas de la empresa tales como:
área de Gestión Humana, de Producción, Contable, de Seguridad, y de Compras y
Suministros. Para tener una mayor eficiencia y rentabilidad en sus procesos es
imprescindible que todas las áreas tengan el mismo objetivo, que es conocer las
actividades que se realizan en la organización y medirlas a tiempo para tomar los
correctivos necesarios.
Teniendo en cuenta este diagnóstico, se despliega la necesidad de documentar y
realizar una descripción específica de la función y los procesos que requiere el
área de Control Interno, Costos y Auditoría Interna dentro de la organización,
puesto que en la compañía solo existe una descripción general de estos procesos.
23
3. EJE DE INTERVENCIÓN
“La Teoría general del Control Interno está elaborada para sistemas que ya están
en operación, los cuales necesitan regular dicha operación a fin de continuar
satisfaciendo las expectativas y moviéndose en dirección de los objetivos
propuestos”. Mantilla (citado en Van Gich, 1987, 65). Es necesario que los
procesos y actividades que se desarrollen dentro de la organización sean
regulados y controlados de manera que continúe satisfaciendo las expectativas y
moviéndose en dirección de los objetivos planteados.
Para C.I Nicole S.A.S. es de gran importancia hacer énfasis e intervención en el
área de Control Interno, Costos y Auditoría Interna puesto que esta al tener ya
definidas sus actividades no cuenta con una documentación y una descripción
detallada de las funciones y procesos que pretende esta área.
Lo que se pretende con este trabajo es elaborar un manual donde se documenten
todos los procesos, procedimientos y la información correspondiente a cada
actividad que se realiza en el área de Control Interno, Costos y Auditoría Interna
de la empresa C.I Nicole S.A.S., el cual está compuesta por tres cargos
específicos los cuales son: Contraloría, Costos e Inventarios; la primera pertenece
al Control Interno como tal, la segunda a Costos y los inventarios a la Auditoría
Interna en la organización.
24
4. JUSTIFICACIÓN DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN
En el mundo actual, los cambios tecnológicos, las aplicaciones económicas y por
la llamada globalización de la economía, las organizaciones han venido
evolucionando rápidamente y por ello los riesgos y, por ende, los controles han
tenido que modificarse, cambiando a nivel empresarial de una sociedad de
consumo e industrial a una sociedad de información del conocimiento.
Por ello, es menester indagar acerca de los nuevos sistemas de Control y
Auditoría Interna, los cuales se han rodeado de nuevos subsistemas integrados en
el esquema de la organización tales como: planes, métodos, principios, normas
internas, procedimientos y mecanismos de evaluación y verificación, adoptados
con el fin de que todas las actividades desarrolladas por la compañía sean
utilizadas adecuadamente.
Debido a todos estos cambios se hace realmente importante intervenir en el área
de Control Interno, Costos y Auditoría Interna de C.I Nicole S.A.S. puesto que ésta
se encarga de medir y corregir el desempeño, para asegurar la consecución de
objetivos y metas en la organización. De allí que la intervención consistirá en la
elaboración de un manual de procesos y procedimientos, que se convierta en
insumo para los posteriores programas de inducción y así mismo para los ya
trabajadores en la empresa.
Se puede evidenciar que este es un plan novedoso para C.I Nicole, ya que el eje
de intervención radica en la necesidad de dar a conocer la forma como se lleva a
cabo la documentación requerida para cada proceso, lo cual proporcionará
orientación para futuros trabajadores en la organización.
Esta propuesta de trabajo de práctica, aporta elementos que permitirá a la
estudiante estar en un constante proceso de investigación y conocimiento, así
mismo, para la Universidad aporta para la enseñanza y otras alternativas de
aprendizaje.
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En cuanto al Programa de Administración de Empresas, aporta elementos que
llevan a la retroalimentación del proceso de formación que está realizando a los
futuros administradores de empresas.
26
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL: Documentar las actividades y la información
correspondiente a cada proceso que se realiza en el área de Control Interno,
Costos y Auditoría Interna de la empresa C.I Nicole S.A.S.
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Definir los términos y procesos de la Auditoría Interna y el Control Interno.
Elaborar un manual de procesos y procedimientos de las actividades
desarrolladas en Auditoría, Costos y Control Interno, para dar a conocer a
los trabajadores y futuros empleados de forma escrita las funciones y
procedimientos de esta área.
27
6. MARCO TEÓRICO
6.1 CONTROL INTERNO Y AUDITORÍA INTERNA
Frecuentemente se considera que la Auditoría y el Control son exactamente lo
mismo, lo cual es erróneo, pero lo cierto es que ambos términos están
íntimamente relacionados, puesto que son complementarios; el control hace
referencia al objetivo que se quiere lograr a través del método llamado auditoría.
“Existe una tensión dialéctica entre el control (lo general, el objetivo) y la auditoría
(lo concreto, el método). La Auditoría no es un fin en sí misma, sino un medio
para.” (Mantilla, 1987, 4).
Se puede definir entonces, al Control Interno como el objetivo de asegurar el logro
de las metas (mejoramiento); es decir, qué es lo que se quiere; teniendo en cuenta
que debe existir un criterio que determine la evaluación (objeto de análisis), y por
otra parte está la Auditoría Interna como el medio para lograr los objetivos
(método). Esto puede observarse en la siguiente estructura relacional.
Ilustración 2. Estructura Relacional.
Fuente: Elaboración propia.
28
La principal ventaja de estos dos términos (Auditoría Interna y Control Interno), es
que ambos interactúan constantemente con otras disciplinas del conocimiento.
La persona encargada del Control y la Auditoría Interna de la organización, se
debe contextualizar no solo en la operación y funcionamiento de la empresa, sino
también en las externalidades que tienen influencia en el desarrollo de su objeto
social, es decir, el concepto de globalización como su más trascendente
externalidad.
“Reorientar el Control y la Auditoria hacia una cultura globalizada no es solo
comprenderse de sus conceptos económicos y las fuerzas de mercado” (Montilla
& Herrera, 2005), es contextualizarse y tener fuerte protagonismo en la gestión de
la organización. Por tal motivo los encargados de las áreas tanto de Control como
de Auditoría Interna, deben ser ante todo un investigador de la compañía, en todos
sus sentidos y en todos sus aspectos, en especial de su actividad económica, que
es la proyección que se relaciona con el resto de elementos de la compañía.
De aquí, que se diseñen en las compañías sistemas de información que genere
conocimiento de la organización, el cual servirán para hacer frente a las diferentes
inconsistencias que se presenten, sea transformando la estructura administrativa y
operacional o mejorando la cultura organizacional.
La utilización de sistemas informáticos implica la evaluación y la emisión de una
opinión objetiva e independiente sobre la fiabilidad de la información. Los sistemas
informáticos brindan así mismo alcances como procedimientos organizativos y
operativos, sistemas en producción y participación de nuevos desarrollos, la
confidencialidad y la integración de la información.
Quienes toman las decisiones administrativas en una compañía necesitan de una
información verídica para realizar una buena planeación y control de las
actividades de la organización; por ello, los sistemas de información juegan un
papel muy importante ya que estos siguen “un modelo básico y un sistema de
29
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad y flexibilidad”.
(Catacora, 1997, 47).
6.2 CONTROL INTERNO
Desde los inicios de la revolución industrial, cuando surge la necesidad de
controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas
manejadas por varias personas, se piensa en el origen del control interno, una
medida de evaluación y control, que los hombres de negocios utilizaban para
formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
El ambiente económico, político y social, crea grandes cambios en los sistemas
de control interno en las organizaciones empresariales, puesto que
constantemente los riesgos varían, las necesidades cambian y los avances
tecnológicos son acelerados, su ejecución y evaluación no pueden estar aislados
de la administración, el contador y la auditoria.
“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y procedimientos que aseguran que los activos estén debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de
la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la
organización” (Estupiñan, 2006, 19).
El control Interno es un conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones,
mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí
y unidos a las personas que conforman una organización pública o privada, se
constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa;
proporcionando un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías: Según (Estupiñan, 2006, 25).
30
Ilustración 3. Efectividad Control Interno.
Fuente: Estupiñan. 2006, 25.
Para conseguir el logro de las anteriores categorías es importante disponer de
información adecuada, preparar de forma fiable los estados financieros y cumplir
las leyes y normas. Esta definición destaca conceptos y características
fundamentales del Control Interno; como son:
El control interno está compuesto de cinco componentes relacionados entre sí, y
es eficaz cuando se logra desarrollar cada uno de ellos.
Entorno de Control: Los factores de entorno de control incluyen la
integridad, los valores éticos, las competencias y habilidades del personal
de la compañía, la filosofía administrativa y el estilo de operación; así
mismo, encierra la manera en que la dirección asigna la autoridad y las
responsabilidades de los trabajadores. Por ello el entorno de control marca
31
la pauta del funcionamiento de una organización, puesto que está
influenciada por una cultura administrativa.
Evaluación de los Riesgos: Consiste en la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base para
determinar cómo han de ser optimizados los riesgos. Debido a que las
condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas están en
constante cambio, es necesario disponer de mecanismos para identificar y
afrontar los riesgos asociados con el cambio. Es importante que las
entidades se tracen unos objetivos que sean el soporte para identificar y
analizar los posibles riesgos que amenazan su pertinente cumplimiento.
Actividades de Control: Son las políticas, sistemas y procedimientos que
aseguran el cumplimiento de todas las actividades establecidas en la
compañía. Esto conlleva a que las medidas que se toman sean necesarias
para controlar los riesgos relacionados con la consecución de objetivos. En
estas actividades se incluyen las aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones y revisión de desempeños.
Información y Comunicación: Esta actividad engloba la construcción de la
información contable y tiene por objeto que los empleados comprendan cuál
es su papel en el sistema de control interno y de qué manera las
actividades individuales están relacionadas con el trabajo de los demás. Por
ello han de tener medios para comunicar la información significativa a los
niveles superiores y en general debe existir una comunicación eficaz con
terceros como clientes, proveedores, órganos de control y accionistas.
Supervisión: Se trata de un proceso que evidencia el adecuado
funcionamiento de los sistemas y los procesos a lo largo del tiempo en la
organización. Esto se consigue mediante actividades de supervisión
continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas.
Este es el nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso, pero
por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la economía de
32
las entidades. Sus cinco componentes son nuevos elementos que se aportan al
sistema, se integran entre sí y se implementan de forma interrelacionada,
influenciados por el estilo de dirección. Sirven para determinar si el sistema es
eficaz. Permiten prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar
o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Tradicionalmente el Control Interno ha sido observado como un proceso orientado
hacia la actividad; pero se desarrolló el Committee of Sponsoring Organizations
(COSO), un sistema que adopta una perspectiva de gestión centrada más en los
resultados que en el proceso, dentro de sus propósitos esta proporcionar criterios
prácticos para el establecimiento y evaluación de los sistemas de Control Interno.
“El Control Interno es una práctica social desarrollada en todos los ámbitos
organizativos, esto es, un proceso o una multiplicidad de procesos omnipresente e
inherente en la planificación, dirección y supervisión de la gestión de una
entidad.”(Dorta, 2005).
La creación COSO hace una aproximación de gestión, puesto que apunta a que
los sistemas de control interno sean adoptados por otros grupos de interés
diferentes a los que habitualmente se ocupan de los procesos que se desarrollan
en el control interno de la organización. “El control no es solo realizado por la
dirección, sino también por todas y cada una de las personas, debiéndose adecuar
no solo a aspectos técnicos sino también a los valores que definen la cultura
organizativa.” (Dorta, 2005).
Esta práctica relativamente nueva que expone el informe COSO, traería ventajas
en los procesos de verificación, evaluación y dirección mediante los aportes de
personas que tienen enfoque en diferentes ámbitos de la compañía;
proporcionando una información íntegra que sustenta el control dentro de la
organización.
“…se aporta un concepto dinámico, de actuación preventiva que opera
continuamente con el propósito general de encauzar la acción,
confirmando que el control interno no es un sistema de vigilancia e
33
inspección que analiza en que medida la dirección actúa bajo los limites
admitidos, sino un instrumento de gestión necesario para el logro del éxito
de la organización.” (Dorta, 2005).
6.3 AUDITORÍA INTERNA
La Auditoría en el mundo ha sido una práctica cada vez más extendida y de
importante creciente en los más diversos aspectos de la vida social, los negocios y
gubernamental.
Según Gómez (2003, 56) se refiere a la Auditoría Interna como “un control de
dirección que tienen por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros
controles. Surge ante la necesidad de mantener un control permanente y más
eficaz dentro de la empresa”.
“Las Auditorías tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez
y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base critica para las
decisiones gerenciales” (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996, 628). La Auditoría
Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento, puede
proveer procesos de gestión de riesgos y de control en la organización.
Dentro de la Auditoría Interna se pueden distinguir tres etapas, así lo manifiesta
Lazcano en su libro “El Manejo de las organizaciones y su Auditoría Interna”
(1995, 33).
1) La primera de ellas comprende la necesidad de obtener precisión en las
cuentas y la prevención del fraude.
2) La segunda etapa señala la necesidad de implantar en las empresas un
control financiero y contable, así como a intervenir en cuestionar la toma de
decisiones, la salvaguarda de activos y el profundizar en aspectos relativos
a la gestión empresarial.
34
3) La tercera etapa comprende la actuación de la auditoría interna en el área
de administración, tanto operacional, como financiera, proporcionando
servicios de implementación y de protección.
En la actualidad el auditor interno, procede a la revisión de los controles internos
implantados en las empresas con objeto de evaluar los distintos objetivos que el
concepto de control interno persigue. El Auditor interno es un profesional que
trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los objetivos que persigue se
encuentran el alcance del trabajo de la auditoría.
El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la capacidad y
efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar sus
objetivos mediante los siguientes requisitos:
Fiabilidad e integridad de los informes y los medios utilizados para
identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información
Cumplimiento de las política, planes, procedimientos, normas y
reglamentos: Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos
para verificar el cumplimiento de lo indicado
Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los
activos y verificar la existencia de dichos activos
Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la
economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos
Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o
programas, determinar si los resultados están en consonancia con los
objetivos
35
Dentro de los procesos de la auditoría interna se debe incluir, la comunicación de
los resultados y su seguimiento, planificar cada auditoría, estar encargados de
recoger, analizar, interpretar y documentar la información utilizada para justificar
los resultados de la auditoría; así mismo, se debe realizar el seguimiento de la
implantación de recomendaciones para determinar que se toman las acciones
adecuadas con relación a los hechos auditados.
36
7. CRONOGRAMA
Fuente: Elaboración propia.
37
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
8.1 CONTROL INTERNO C.I NICOLE S.A.S
8.1.1 Funciones del Control Interno en C.I Nicole S.A.S
Funciones Control Interno
Nombre del Cargo: Auxiliar de Contraloría
División: Costos
Perfil: Administrador de Empresas y/o Contador público
Objetivos del Cargo:
Implementar planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constituciones
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la organización y en
atención a las metas u objetivos previstos.
Funciones Específicas:
Confiabilidad integridad y oportunidad de la información.
Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Protección de activos, revisando los mecanismos de control.
Uso eficiente y económico de los recursos.
Logro de objetos y metas operacionales.
Fuente: Elaboración propia con base en la indagación realizada en la empresa.
8.1.2 Procesos de Control Interno en C.I Nicole S.A.S.
38
8.1.2.1 Facturación.
Para realizar cualquier tipo de compra se requiere de una autorización y por esto
existe un listado de personas autorizas para determinados procesos como la
salida de materiales o activos de la compañía.
Ilustración 4. Firmas Autorizadas.
Fuente: Elaboración propia con base en la indagación realizada en la empresa.
Se debe tener en cuenta que para realizar cualquier compra de materiales o
elementos para la compañía se debe hacer mediante la solicitud de compra.
39
Solicitud de Compra: Documento por medio del cual se solicitan ciertos
elementos o materiales. El documento utilizado es el mismo de la orden de
compra pero únicamente se diligencia los campos de encabezado, descripción de
productos y las cantidades solicitadas.
Ilustración 5. Solicitud de Compra.
Fuente: C.I Nicole S.A.S.
Cuando se va a realizar una compra a un proveedor se debe verificar que este
cuente con todos los requisitos para la creación de proveedores en el sistema los
cuales son:
Certificado de existencia y representación legal
Carta con número de cuenta expedida por la entidad bancaria (original)
Fotocopia de la cedula del representante legal
Diligenciamiento de formulario para acreditar la inscripción
RUT (Registro único tributario)
Orden de Compra: En C.I Nicole S.A.S, las facturas de proveedores ya
sean de Régimen Simplificado o de Régimen Común llevan una orden de compra;
el cual es el soporte que indica a quien y a qué centro de costo le corresponde el
pago de artículo(s) o de servicio(s) solicitados. Ejemplo: Centro de Costo 7135 el
cual pertenece a (Costura). En este documento se autoriza la solicitud de compra.
40
Ilustración 6. Orden de Compra.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Régimen Simplificado: No está obligado a facturar, cobrar IVA, a declarar y
llevar contabilidad. A este régimen solo pueden pertenecer las personas naturales
que cumplan determinados requisitos. (DIAN).
Ilustración 7. Factura Régimen Simplificado.
41
Fuente: Elaboración propia.
1: Verificar que la factura lleve un número que corresponda a un sistema de
numeración consecutiva de facturas de venta.
2: Apellidos, nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
3: Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios.
4: Fecha de la expedición de la factura.
1
2
3
6
2
7
4
5
9
8
42
5: Descripción específica o genérica de los artículos que se compraron o de
los servicios prestados. (Cantidad, Artículo, Valor Unitario y Valor Total).
6: Valor total de la operación, verificar que este correcto.
7: Firma y cedula de quien realiza la factura.
8: Firma y sello de aprobación de la factura, el cual indica que cumple con
todos los requisitos legales.
9: Después de verificar que cumple con todas las obligaciones legales, se
procede a la Firma y sello de Pago de la factura.
Toda factura del Régimen Simplificado debe llevar su copia y sus respectivos
soportes los cuales son:
Documento Equivalente: Es el documento que soporta a la factura de venta,
debe expedirse cuando se le compra a una persona que no está obligada a
expedir factura, y principalmente, cuando el régimen común adquiere bienes y
servicios a responsables del régimen simplificado.
Ilustración 8. Documento Equivalente.
43
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Si el total de la compra del bien o del servicio supera las bases de Retención en la
Fuente se le realiza el 8% de retención. (120.600*8%= $9.648)
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Rut (Registro Único Tributario): Es necesario exigir a las empresas que
pertenecen al Régimen Simplificado una copia del Registro Único Tributario y
44
conservarlo, puesto que esté será de gran utilidad tanto para soportar costos y
deducciones, como para reportar información exógena de forma correcta.
Ilustración 9. RUT (Registro Único Tributario).
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Régimen Común: Pueden pertenecer personas naturales y personas
jurídicas. Están Obligados a facturar, cobrar IVA, a declarar y llevar contabilidad.
Ilustración 10. Régimen Común.
45
Fuente: Elaboración propia.
Igualmente para el Régimen Común se debe hacer la respectiva revisión de la
factura con cada uno de los 9 pasos que se realizaron en la Ilustración 4. Régimen
Simplificado.
Las facturas que pertenecen al Régimen Común, deben liquidarse de la siguiente
forma:
Identificar el concepto de la factura, si fue por compras, servicios,
arrendamiento, entre otros; y si supera las bases de Retención en la Fuente.
46
Fuente: C.I Nicole S.A.S
En este caso es una compra general y supera la base de retención en la fuente
que son $703.000, por ende se le aplica el 3.5% de retención.
Posteriormente se procede a la liquidación de la factura:
Total de la factura
(-) Subtotal * Retención en la Fuente
(-) 50% del IVA
= Valor Total a Pagar
$3.874.400
$534.400 * 3.5% = $ 116.900
$534.400 / 2 = $267.200
= $3.490.300
Fuente: Elaboración propia.
Algunas facturas de C.I Nicole S.A.S independientemente del régimen al que
pertenezca tienen el sello DIGITADO, el cual significa que va en el kárdex de la
compañía, es decir; todo lo que entra a suministros y entra a inventario.
Después de hacer el debido proceso de revisión de facturas, estas son
trasladadas al área de contabilidad quienes hacen el respectivo pago de estas
facturas.
47
A final de cada mes verificar que todas las facturas se hayan digitado y se haya
hecho el pertinente pago, así mismo, como monitorear y justificar la variación de
los gastos fijos mensuales como lo son: Energía, teléfono, agua, carbón, entre
otros.
8.2 COSTOS C.I NICOLE S.A.S
8.2.1 Funciones del área de Costos en C.I Nicole S.A.S
Funciones del Área de Costos
Nombre del Cargo: Auditor
División: Costos
Perfil: Administrador de Empresas y/o Financiero, Contador,
Economista
Objetivos del Cargo:
Seguimiento para la conservación optima de los recursos designados, evaluando
la asignación de estos a las áreas correspondientes y determinar los costos de
cada proceso realizado.
Funciones Específicas:
Diseño y control de sistema de costos
Cotizar productos
Calculo de costos de inventarios
Calculo de las variaciones del periodo y sus efectos en el estado de
resultado
Fuente: Elaboración propia con base en la indagación realizada en la empresa.
48
8.2.2 Procesos del Área de Costos en C.I Nicole S.A.S.
8.2.2.1 Informe Horas Extras – Incentivos (Pereira-Manizales)
El informe de Horas Extras-Incentivos se realiza cada semana con el fin de tener
detallada la información de los trabajadores de la compañía en cuanto a las horas
extras laboradas y los incentivos a pagar, así como también monitorear los costos.
Para bajar el archivo del maestro (informe de pago a trabajadores) y el acumulado
semanal (información de trabajadores), el cual se requieren para realizar el
informe de Horas Extras e Incentivos se deben abrir las siguientes aplicaciones en
Termlite connect 2 vesrs02:
[1] Aplicaciones y Programas
[2] Nomina Vinculados
Reportes / Planos
Seleccionar Enter para que genere los planos acumulados y los planos maestros.
Para guardar el informe en Excel:
Inicio / Ejecutar Abrir: Ftp vesrs02
Los archivos del acumulado y el maestro quedan guardados en Disco“C”.
49
Se cortan cada uno de los archivos y se pegan en la siguiente ruta:
I: Usuarios 02 Contraloría Año Nomina año Mae-Acumu.
Se abre en Excel y se utiliza el acumulado para realizar el informe abriendo las
siguientes rutas:
I: Usuarios 02 Contraloría Año Nomina año Reporte H.E x C.C:
Muestra la cantidad y el valor de horas extras e incentivos por centros de costos.
I: Usuarios 02 Contraloría Año Nomina año Bases Acumulados
Acumubase: Muestra todos los pagos realizados a los trabajadores de la
compañía.
8.2.2.2 Informe Cantidad de Horas (Pereira-Manizales)
El informe de cantidad de horas se hace semanalmente con el objetivo de mostrar
el valor y las horas laboradas por los empleados según centro de costo.
Para realizar el informe de Cantidad de Horas se abre la siguiente ruta:
I: Usuarios 02 Contraloría Año Nomina año Bases Acumulados
Acumubase.
En la hoja con nombre “Tabla Horas” se filtra así:
50
Con la información que arroja este cuadro se alimenta el informe de Horas extras
de Costura y Plancha, el cual se abre por la siguiente ruta:
I: Usuarios 02 Contraloría Año Nomina año H.E Costura –
Plancha Horas Vestuario: muestra la cantidad de horas trabajadas por centros
de costos:
Horas ordinarias
Horas extras diurnas
Horas extras nocturnas
Horas festivas diurnas
Horas extras festivas nocturnas
Festivo laborado sin compensativo
Festivo trabajado o compensado
Dominicales
Vacaciones
Al finalizar el mes con este mismo reporte, en donde queda todo consolidado se
realiza la auditoria de eficiencias y minutos producidos explicados más adelante.
8.2.2.3 Consignación de Agujas
Este reporte se efectúa para mostrar el consumo de agujas por mes.
Para generar el reporte de consignación de agujas se debe abrir la siguiente ruta
en la aplicación en el remoto : Nicole / Producción / Repuestos.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta:
Consultas Movimientos Kárdex
La información que proyecta este reporte se exporta a un archivo de Excel:
51
I: Usuarios02 Costos Año Valorización mes.
En el archivo de Excel adiciono 2 columnas: Valor total (unidades * valor
promedio) Centro (quedan los centros de costos como se deben pasar a
contabilidad.
Los totales se comparan con la factura que llega mensual y deben dar igual las
cantidades y totales.
8.2.2.4 Costos de los lavados
Este es un procedimiento que se realiza con el objetivo de costear los lavados
para las prendas, este depende de la capacidad de cada una de las maquinas
donde se vaya a lavar, la capacidad se mide por peso de la prenda teniendo en
cuenta los químicos, los costos indirectos de fabricación y la mano de obra; estos
después se comparan con el costo real.
Para ver los costos de cada una de los tipos de lavado en la compañía, se pueden
observar por la siguiente ruta:
Usuarios01 Información Costos lavandería Costos generales
lavandería año.
52
53
Después de tener el costo de cada uno de los lavados se prosigue a realizar las
hojas de costos el cual se explicaran a continuación.
8.2.2.5 Hojas de Costos
Las hojas de costos se generan para informar el proceso de fabricación de cada
una de las referencias de las prendas, desde su inicio hasta su terminación, de tal
manera que se totalicen todos los procesos realizados a la prenda y con ello
determinar el costo unitario.
54
Para la generación de una hoja de costos se deben abrir las siguientes
aplicaciones en el sistema remoto :
Nicole / Administración / Hoja de Costos Prenda:
Nicole / Producción / Ficha Técnica.
Nicole / Producción / Costura (KPO).
Nicole / Producción / Proceso.
Vestimundo / Administración / Hoja de Costos Prenda V2.
Vestimundo Marinilla / Producción / Eficiencia.
Vestimundo Marinilla / Producción / Preproducción Prenda
Después de ingresar a cada aplicación se abren las siguientes ventanas en cada
una de estas:
Nicole / Administración / Hoja de Costos Prenda.
Ruta1: Administración Reportes Estilos sin Hoja de Costos
(Valorización) Ingresamos el mes contable: Esta ventana muestra las hojas de
costos que están pendientes por generar, este reporte debe ser guardado en
formato Excel para su fácil manejo, se lleva un archivo para el mes y
semanalmente se revisa este reporte y se le anexa la información al reporte
mensual. La ruta para guardar o para consultar este archivo es la siguiente:
I: Costos valorización de hoja de costos estándar el año correspondiente
mes contable.
Ruta 2: Administración Mantenimiento Tablas Maestras Peso del
Estilo: Esta ventana sirve para ingresar el peso de la prenda, el cual es
fundamental al momento de generar una hoja de costos que lleve lavado.
Nicole / Producción / Ficha Técnica.
Ruta: Administración Mantenimiento Fichas Producto Terminado
Participación Moda: Esta ventana muestra el porcentaje de participación de cada
color y cada talla que tiene un estilo o referencia, según el número de unidades.
Es de suma importancia para los estilos de segundas o para ingresar porcentajes
a las tallas que no se generan con el porcentaje de participación.
Nicole / Producción / Costura (KPO).
55
Ruta: Reportes Kárdex Kárdex por Referencia Global: Esta ventana
sirve para encontrar el grupo en el que esta creado el estilo y el pedido de
unidades que vamos a generarle la Hoja de Costos.
Nicole / Producción / Proceso.
Ruta: Administración Estándares: Esta ventana sirve para ingresar los
minutos del proceso de mano de obra.
Vestimundo / Administración / Hoja de Costos Prenda V2.
Ruta: Procesos Consulta Hojas de Costos: Esta ventana sirve para
comparar las tallas que se generan en Vestimundo y los minutos que trae cada
estilo contra los minutos y las tallas de la Hoja de Costos de Nicole.
Vestimundo Marinilla / Producción / Eficiencia.
Ruta: Reportes Estándares de Operaciones por Referencia: Esta ventana
muestra los tiempos estándares que lleva la referencia para ser ingresados en
sistema de procesos Nicole.
Vestimundo / Producción / Preproducción Prenda.
Esta ventana sirve para consultar el tipo de lavado que lleva cada prenda.
Al tener todas las aplicaciones y sus ventanas abiertas comenzamos a seguir los
siguientes pasos:
Consulta de grupo
Después de bajar a Excel el listado de las hojas de costos sin generar, se
selecciona un estilo.
En la aplicación de Costura (KPO), se tiene una ventana abierta en el cual se hace
click en Ref. Nacional.
56
Inmediatamente sale una ventana, se copia el estilo y se oprime la tecla tabulador,
se revisa que el código del estilo sea igual al estilo que se va a generar (esta
información está en el archivo de Excel), click en aceptar.
En la ventana siguiente siempre se selecciona la opción 1 PRENDAS y click en
aceptar.
Después de bajar el reporte a Excel en la celda H1 se escribe estado y en la celda
I1 se escribe comentarios, como se muestra en la imagen.
En la parte de comentarios se escribirá la siguiente información tomada del
sistema de costura (KPO) para cada estilo que se genere.
Nombre del grupo
Código del color para la creación del estilo en la ficha técnica de Nicole.
57
En este caso el grupo es GLMIC01 y el color es el 4063.
Creación del estilo en la Ficha Técnica de Nicole.
Estando en la aplicación de la Ficha Técnica de Nicole se hace click en los
siguientes ítems; Ficha Técnica Producto Terminado / Insertar x Estilo /
inmediatamente muestra una ventana, en la cual se copia el estilo y se oprime la
tecla tabulador, se elige la referencia con el color que se había seleccionado en el
paso 1 hacemos click en aceptar.
Esté muestra la pantalla principal y le damos grabar , se hace este
procedimiento con cada una de las tallas.
En este caso tiene las 50 – 51 – 52 – 53, al terminar de grabar la talla 53 se
consulta el estilo con el ítem Buscar x Estilo , muestra la siguiente ventana
donde se indica en que tallas y en qué color quedó creado el estilo, click en
aceptar.
58
Al hacer click en aceptar muestra una advertencia, esta quiere decir que no tiene
información de telas, click en el menú procesos / Cambiar prototipo.
Inmediatamente sale un cuadro de texto donde se diligencia con la información del
encabezado de la ficha técnica de Nicole y click en aceptar y luego en cancelar
para cerrar el cuadro de texto.
59
Ingreso de minutos
En la ventana ya abierta de Eficiencia en Vestimundo Marinilla se copia la fábrica,
la línea y la referencia del estilo que se le realizara la hoja de costos, tal como se
indica en la imagen.
Al hacer click en Genera Reporte muestra el siguiente listado, que son los minutos
del proceso de la prenda, solamente interesan los tiempos del centro confección,
que es la M.O que se valorizará en la hoja de costos Nicole.
60
En la aplicación Hoja de Costos Prenda V2 de Vestimundo se hace click en el ítem
Buscar referencia se copia el código de la referencia, se oprime la tecla
tabulador y se selecciona la talla que le sigue a la promedio con la hoja de costos
más actual y se hace click en aceptar.
En la pestaña Mano Obra se revisa que los minutos totales por subcentro sean
iguales a los minutos que tiene el reporte el sistema de procesos Vestimundo.
61
Aplicaciones para consultar lavados.
Vestimundo Marinilla / Producción / Preproducción Prenda.
Se hace click en Generación de Especificación se copia el nombre de la
referencia y se selecciona la referencia que tenga Tipo Producción y Objetivo
Producción; aceptar – aceptar. En el reporte que sale bajo la imagen instrucción
general, se mira el tipo de lavado.
Cada tipo de referencia tiene un peso diferente, este peso se ingresará en la ruta 2
de la hoja de costos de Nicole. Haciendo click en Buscar se digita el nombre
de la referencia, se oprime la tecla tabulador y se digita el peso.
Completar Ficha Técnica Nicole
Todos los estilos confeccionados en Nicole, llevan una marquilla en la prenda, un
sticker en la bolsa de empaque y otro sticker en la caja, en la ficha se ingresan
estos procesos, ya que deben ser valorizados porque los insumos son comprados
por Nicole.
Se regresa de nuevo a la Ficha Técnica Nicole y se ingresa en el ítem Procesos
Calle , abre una ventana donde se va a ingresar en el ítem Insertar Detalle ,
a continuación se explica la cantidad de renglones que se deben ingresar
dependiendo del tipo de procesos que lleve el estilo:
62
Con procesos de Preparación y Costura o con proceso de solo Costura
Con procesos de lavados
Tener en cuenta que en este tipo de estilos se debe fijar muy bien cuál es el
proceso de lavado, antes de ingresarlo a la Ficha Técnica.
Con procesos de costura y plancha (estilos que pertenecen a un conjunto)
63
Con procesos de costura y plancha (estilos conjunto – estilos dúos)
Con procesos de costura y plancha (estilos tríos)
Al terminar de completar el cuadro se hace click en grabar , de inmediato sale
un cuadro de texto que dice si se desea aplicar los cambios que se realizaron a
todos los colores, se hace click en si, luego reconfirma que si desea realizar los
cambios y de nuevo hacer click en si, al terminar este proceso se sale de esta
opción haciendo click en el ítem Cerrar .
En el sistema de procesos de Nicole se ingresaran los minutos y las eficiencias del
sistema de procesos Vestimundo.
64
Se va a la aplicación de proceso Nicole, se hace click en el ítem Buscar
Descripción inmediatamente sale un cuadro de texto, donde se copia el
nombre el estilo y se oprime la tecla tabulador, selecciona el estilo y hace click en
aceptar.
Enseguida se hace click en el ítem de Insertar Detalle , ingresando los
renglones que pide el sistema de Eficiencia, en este caso 2 (dos) renglones.
65
En la pestaña de Planta para los estilos de fábrica Vestimundo (2) se copia la
planta 5 y para los estilos que son de fábrica Infantiles (4) se copia la planta 2, en
la pestaña de Centro para todos los estilos se selecciona la opción 2 Confección,
en la pestaña de Subcentro se selecciona el proceso que indique el reporte de
minutos.
En el campo de Tiempo se copia el total del subcentro que tiene el reporte, lo
mismo se hace con el campo de Efic. Cotiz. En la pestaña Días Continuidad no
se ingresa nada.
Sistema Eficiencia
66
Sistema Proceso Nicole
Al terminar de ingresar la información se hace click en grabar .
Generar Hoja de Costos
Se Ingresa al sistema de Hoja de Costos Nicole y se hace click en el ítem
Consulta Hoja de Costos , ahora se hace la siguiente ruta: Procesos / Generar
Porcentaje Participación / muestra un cuadro de texto donde se copia el grupo que
se consultó en el paso 1, al copiarlo se debe hacer todo en mayúscula, se hace
click en aceptar y en el cuadro que aparece se hace click en OK, se abre la ruta de
la ficha técnica Administración/ Mantenimiento Fichas / Producto Terminado /
Participación Moda, se hace click en buscar se digita el nombre de la
referencia y se oprime tabulador y se revisan que estén todas las tallas.
67
Es importante si una talla tiene cero su participación, se le quita el 1% a una de la
tallas que ya tengan porcentaje y se le asigna a la que tiene cero, para que al
sumar todos los porcentajes del 100% y se revisa que los colores asignados
tengan el 100% de participación y estado activo Si, de lo contrario se digitan.
Se vuelve a la hoja de costos de Nicole y la ruta es: Procesos / Generar Hoja de
Costos / se llena este cuadro de igual forma como se completó el de la activación
de la Ficha Técnica, la única diferencia es que este cuadro no tiene el termino
Color, sino el mes en que se desea generar la Hoja de Costos.
Se hace click en aceptar e inmediatamente sale un cuadro que dice que se
generó con éxito, se hace click en OK y luego en Cancelar, se consulta la Hoja de
Costos con el ítem Buscar se copia el estilo y se oprime la tecla tabulador, se
revisa que tenga las tallas que creamos y que este en el mes que generamos.
68
Se selecciona cualquier talla y se hace click en aceptar.
Esta ventana muestra la Hoja de Costos del estilo y se va a revisar las pestañas
que muestra, las pestañas de Telas, Insumos y Empaque no debe llevar ninguna
información, la pestaña de Mano Obra Directa lleva los minutos, la pestaña de
Procesos Especiales lleva los procesos de impresión, la pestaña de Proceso
Lavandería lleva la información del lavado.
Después de revisada se pasa a estado Activa, click en guardar y OK.
8.2.2.6 Devolución de Consumo
Se ejecuta una devolución de consumo cuando se presentan faltantes o sobrantes
físicos en elementos de trabajo, de aseo, papelería o materiales que se
encuentran en el almacén de suministros, con este programa se podrá modificar el
inventario con el fin de que sea detallado y confiable.
69
Para la realizar devoluciones de consumo se deben seleccionar las siguientes
aplicaciones en el programa Termlite Connect Vers00.
[1] Aplicaciones y Programas
[4] Suministros y Repuestos de Bodega
8.2.2.7 Factura a Terceros por Prendas Confeccionadas a C.I Nicole
Esta factura se genera hacia un tercero que le confecciona algunas prendas a C.I
Nicole S.A.S.
Para generar la factura del Tercero, se mira que facturas hay pendientes por
facturar y que las fechas y cantidades sean iguales a las salidas de bodega que se
encuentran en la siguiente ruta:
I: Usuarios 02 Costos Año Controles Salidas-Activos Fijos.
Posteriormente se abre en la aplicación : Nicole/Producción/Costura
KPO.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Procesos
Facturación Generar factura por remisión.
70
En el siguiente cuadro se selecciona la planta cuando muestre color amarillo se da
click en “n” y se escoge el subcentro que es costura (origen) y aceptar.
Se realiza exactamente lo anterior y en el subcentro se escoge despachado
nacional (destino).
En el siguiente cuadro se seleccionan las remisiones pendientes por facturar y
click en recuperar datos.
Verificar las unidades a facturar vs. Las salidas de bodega que sean iguales.
Para conocer el precio se sigue la siguiente ruta en la misma aplicación:
Administración Información básica Facturación Mantenimiento precios por
cliente Buscar
71
Se genera la factura, posteriormente para revisarla selecciono imprimir
factura y finalmente se aprueba la factura. Después de aprobada la factura se
selecciona nuevamente imprimir factura para guardarla y enviarla al Tercero.
8.2.2.8 Revisión Facturas Terceros por Procesos de Lavandería
Esta factura se genera hacia un Tercero, el cual C.I Nicole S.A.S le factura por
realizarles procesos de lavandería en las prendas que confeccionan.
Para generar la factura del Tercero, se miran todas las salidas de bodega
pendientes por facturar, y verificar que se halla recibido el correo del Tercero con
las órdenes de compra.
Posteriormente se abre en la aplicación : Nicole/Producción/Costura
KPO. Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Procesos
Facturación Generar factura remisión.
En el siguiente cuadro se selecciona la planta cuando muestre color amarillo se da
click en “n” y se escoge el subcentro que es lavandería (origen) y aceptar.
72
Se realiza exactamente lo anterior y en el subcentro se escoge despachado
nacional (destino).
En el siguiente cuadro se seleccionan las remisiones pendientes por facturar y
click en recuperar datos.
Para conocer el precio se sigue la siguiente ruta en la misma aplicación:
Administración Información básica Facturación Mantenimiento precios por
referencia Buscar .
73
Se modifican los precios si es necesario para facturar.
Se genera la factura, posteriormente para revisarla selecciono imprimir
factura y finalmente se aprueba la factura. Después de aprobada la factura se
selecciona nuevamente imprimir factura para guardarla y enviarla al Tercero.
Ilustración 11. Factura realizada a Terceros.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
74
8.2.2.9 Consumo de Químicos Inactivos de Lavandería
Este reporte se genera con el objetivo de informar todos los consumos que se han
realizado en la lavandería con respecto a los químicos.
Para generar este reporte se abre la siguiente ruta por la aplicación :
Nicole / Producción / Repuestos.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Consultas Inventario
Valorizado.
75
Para realizar los movimientos se abre la siguiente ruta en la siguiente aplicación
en Termlite connect 1 vesrs00.
[1] Aplicaciones y Programas
[4] Suministros y Repuestos de Bodega
Movimientos / Consumos
Se digita cada una de las referencias reportadas, click en “F1” el cual genera el
número de documento.
[1] Aplicaciones y Programas
[3] Suministros y Repuestos de Costos
Reportes / Inventario concepto ambas
76
Se da nombre al archivo y se exporta a Excel.
Este reporte se compara con los consumos de [4] Suministros y Repuestos de
Bodega, que las cantidades sean iguales.
8.2.2.10 Reporte de Traslado de Referencia (Pereira-Manizales)
Los cambios de referencia se realizan cuando hay que modificar alguna condición
del estilo, esto no es muy frecuente en los subcentros de proceso, en empaque y
en segundas es donde mayor cambios de referencias hay, puesto que cambian de
un estilo a otro. Los cambios se pueden dar por:
P.O: nacen con un numero de P.O, los saldos que quedan, planeación
semanalmente corren los saldos a una P.O más reciente.
Talla: modificación de una talla a otra.
Color: modificación de un color por otro.
Referencia: Solo cuando la prenda o estilo sean de la misma familia
ejemplo (referencia Antonia fondo entero por Antonia rayada).
Para generar el reporte de traslado de referencia se abre la aplicación
: Nicole / Producción / Costura KPO
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Reportes
Seguimiento Reporte cambio de referencia.
77
Se diligencia el encabezado de la siguiente forma y se genera el reporte:
La información arrojada por este reporte se exporta a un archivo de Excel:
I: Usuarios 02 Costos Año Valorización mes
8.2.2.11 Consignación de Materiales GBI (Pereira- Manizales)
El reporte de consignación de materiales en GBI, se realiza con el objetivo de
verificar que todos los materiales que están en el inventario de la propia
organización se consuman primero que los que están en consignación. Se trata
de que los proveedores sean en consignación puesto que esto ayuda a que los
materiales estén disponibles y tengan poca exigencia financiera.
Para ejecutar el informe de la consignación de materiales en GBI, se abre el
siguiente ítem en la aplicación : Vestimundo Marinilla / Producción /
Trims v2.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Procesos Cierre
Reporte inventario concepto.
78
Este reporte se compara con el siguiente informe, el cual muestra las existencias
de todos los materiales independiente de la fábrica propietaria, se verifica que los
materiales del inventario sean primeros consumidos que los que están en
consignación, de lo contrario se reportan los que presentan inconsistencias.
Reportes Cajas Cajas en Bodega. Se selecciona el centro a realizar: (21)
Nicole Pereira ó (04) Nicole Manizales.
Se exporta el informe a un archivo de Excel y se guarda en:
I: Usuarios 02 Costos Año Valorización mes
79
8.2.2.12 Justificaciones (Pereira-Manizales)
Las justificaciones son prendas, piezas o partes que se descuentan del kárdex por
diferentes motivos, estas pueden ser positivas o negativas:
Muestras enviadas a Medellín
Por faltantes de piezas en el bongo
Por perdida de prendas
Por error en numeración de piezas en el bongo
Para bajar el reporte de las justificaciones se abre la aplicación :
Nicole / Producción / Costura KPO.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Reportes
seguimiento Justificaciones.
En fabrica y planta se diligencia dependiendo la que se esté realizando, Nicole
Pereira o Nicole Manizales.
La información que arroja este reporte se exporta a un archivo de Excel, el cual
muestra el número de referencias que entran en un subcentro en este caso
costura y por motivos de error en la numeración como se muestra en el ejemplo
deben ser justificadas; estas se valorizan para saber en cuanto se sacrifica o se
revaloriza el costo.
80
8.2.2.13 Tránsitos
En este reporte se muestran todos los saldos que quedan en el kárdex.
Para realizar el informe se debe abrir la aplicación : Vestimundo
Marinilla / Producción / Saldos kárdex.
81
Se miran los movimientos que tienen cada uno de los materiales que arroja el
cuadro anterior y se realiza el mismo procedimiento pero con centro: 9921 Pereira.
8.3 AUDITORÍA INTERNA C.I NICOLE S.A.S
8.3.1 Funciones de la Auditoría Interna en C.I Nicole S.A.S
Funciones Auditoría Interna
Nombre del Cargo: Auditor
División: Auditoría
Perfil: Administrador de Empresas y/o Financiero
Objetivos del Cargo:
Velar por el buen manejo y custodia de todo el capital de trabajo, ayudar a la
organización en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades,
proporcionando análisis de objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo
de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.
Funciones Específicas:
Determinar procedimientos
Planeamiento
Supervisión y revisión
Leyes y demás disposiciones legales
Calidad de la evidencia
Gestión de riesgos.
FUENTE: Elaboración propia con base en la indagación realizada en la empresa.
82
8.3.2 Procesos de la Auditoría Interna en C.I Nicole S.A.S.
8.3.2.1 Salidas de Bodega
Es un formato que se utiliza para llevar un control de todos aquellos materiales
que salen de la compañía, ya sea por préstamo, por devolución, por traslado,
envió de muestras, entre otros; en este formato, se diligencia la información
teniendo en cuenta la fecha de salida o de ingreso y hacia dónde se dirige.
Cuando la salida de bodega va en calidad de facturación o reparación debe tener
el soporte de la factura.
Ilustración 12. Salida de Bodega.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
8.3.2.2 Control de Activos Fijos
Es un documento de uso interno, identificado con un consecutivo que se emplea
para registrar todos los movimientos de los activos que tiene la empresa ya sea
por concepto de préstamo, devolución, reparación, arrendamiento entre otras, a
otras plantas de la compañía o empresas externas o por concepto de reparación.
83
Ilustración 13. Control de Activos Fijos.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Control Salidas de Bodega y Activos Fijos en el Sistema: Para diligenciar
las salidas de bodega y los activos fijos se abre la siguiente ruta:
I: Usuarios02 Costos Año 2012 Controles Salidas de Activos
Fijos.
Dependiendo la remisión selecciono el tipo de registro en el siguiente cuadro e
ingreso los datos.
84
1. Regreso Salida: Cuando la salida de bodega vuelve a Nicole.
2. Regreso Activo: Cuando todos los activos que salen vuelven a la
compañía.
3. Printex - CEDI: Estibas con problemas de SAP y prendas de ropa
interior.
4. Porky – Tamara: Unidades que salen de referencia Tamara.
5. Salidas de Bodega: Sale de Nicole por venta o reparación que no es
maquinaria.
6. Control Activos: Sale de la compañía por reparación que es
maquinaria.
Salidas de Bodega Lavandería: Para ingresar las salidas de bodega de
lavandería se abre la aplicación Control entrega a terceros y se diligencia el
siguiente cuadro:
85
Salidas de Bodega Muestras: Para diligenciar las salidas de bodega de
muestras se abre la siguiente aplicación en el remoto Orquestador
Nicole / Producción / Costura KPO.
Después de ingresar a la aplicación se realiza la siguiente ruta: Reportes
Seguimiento Justificaciones.
Verificar que las cantidades sean las mismas que la Salida de Bodega.
86
8.3.2.3 Auditoría de Suministros
La auditoría realizada al almacén de suministros se hace con el objetivo de
verificar que las cantidades que arroja el sistema de los elementos de trabajo,
aseo, papelería, repuestos, agujas, entre otros, sean las mismas cantidades
físicas y poder disminuir el nivel de faltantes y sobrantes físicos.
Para realizar la auditoría de suministros se debe abrir la siguiente aplicación en el
sistema remoto : Nicole / Producción / Repuestos.
Después de abrir la aplicación se realiza la siguiente ruta: Consultas Ubicación
Productos: Esta ventana sirve para mostrar o modificar la ubicación de los
repuestos en el almacén de compras y suministros.
Se diligencia la información en el siguiente cuadro Buscar.
87
Para guardar el informe:
Guardar como : Save: Excel
Name: Auditoria Wk. (No. semana)
La ruta para guardar o para consultar este archivo es la siguiente:
I: Costos 2012 Valorización Hojas de Costos 2012 Mes.
Después de generar el reporte se exporta a Excel en el cual se filtraran los centros
y los grupos que serán auditados.
88
Fuente. C.I Nicole S.A.S
8.3.2.4 Auditoria GBI (Gran Bodega de Insumos)
Lo que se pretende con la auditoria en GBI es llegar a conocer los sobrantes y
faltantes físicos de las cajas en bodega.
Manizales Bodega 4, Pereira bodega 21.
Revisar que no haya nada en la ubicación cero.
89
Generar archivo en Excel de las cajas en bodega para sacar las ubicaciones, tener
en cuenta que las ubicaciones no pueden quedar con espacios. Después copiar y
adicionar de la siguiente forma. Precongelado y adicionar archivo con ubicaciones
90
Luego de adicionar, se selecciona físico y preparar físico.
Después de preparar el físico se deben generar los archivos con la información
inicial, la cual no debe cambiar en ningún momento.
91
Se escoge la fábrica centro y mes a inventariar y se le da buscar.
En el mantenimiento físico (1) se le doble clic para que salga las diferentes
opciones por la cual se genera el archivo. Se hace por grupo, valorizado y cajas.
Tener en cuenta que después de preparar el físico únicamente sale información en
el campo teórico y valor teórico lo demás queda en cero hasta comenzar a leer las
cajas. La información no puede cambiar en ninguno de los reportes.
92
Forma de leer por connect vesrs00:
Se digita Caja / Ubicación / Caja (en grupo) / Sku / Cantidad, click en guardar
se da 0 y enter, volver nuevamente con el proceso.
Para verificar que si se esté leyendo, se mira en el reporte de sobras y faltas físico
y se debe empezar a llenar el campo físico.
93
Para realizar la auditoria se genera el archivo de sobras y faltas por caja y se
ordena por ubicación y se filtra por (teórico – físico) <>0 y aparecen todas las
cajas por ubicación que tienen diferencias.
Cuando se haya terminado de leer, se hayan revisado todas las diferencias y
también después de comparar el archivo inicial de sobras y faltas y ver que no se
modificó en nada la información del teórico se pasa a generar el reporte de cajas
no leídas en bodega.
Se selecciona fabrica y bodega, cuando sale la relación de las cajas se le da
grabar (después de grabar sale mensaje se actualizó con éxito), para que
aparezcan en el reporte de aplicar físico.
94
Después seleccionar opción aplicar físico, ingresar fábrica y bodega, aquí
aparecen todas las cajas que no fueron leídas, sino aparecen fue que no se le dio
guardar a la opción de cajas no leídas en físico.
Después de tener todas las cajas se da click derecho para marcar todas las cajas
y luego aplicar físico. Cuando termina sale mensaje proceso exitoso.
Después de haber aplicado en físico se debe generar el reporte de sobrantes
generales para que quede como soporte final se genera por grupo, valorizado y
cajas.
95
Para verificar que el físico haya quedado bien aplicado se genera el reporte de
cajas en bodega y la información debe ser igual que el reporte de sobras y faltas
general.
8.3.2.5 Inventario Físico KPO
Este procedimiento se realiza con el fin de garantizar que el resultado de los
inventarios no tengan diferencias muy significativas, independiente de la
manipulación de las diferentes áreas.
Antes de iniciar el inventario físico se debe tener en cuenta lo siguiente:
No pueden existir súper bongos
No pueden tener nada en parqueadero mulas.
No pueden tener remisiones pendientes por descargar en la planta que se
va a realizar el inventario físico.
No pueden tener cajas con problema de digitación.
Las devoluciones deben estar reintegradas en su totalidad
Revisar que los sticker de las ubicaciones y cajas estén en buen estado.
Revisar que no haya ninguna caja en ubicación cero.
Al subcentro de terceros no se le hace inventario físico porque presenta
problema con los recipientes hijos.
Ningún usuario debe estar trabajando en el sistema
Remisiones sin descargar
96
Generar cada subcentro que se le va a realizar inventario y guardar en archivo de
Excel para confrontar la información más adelante. Se hace la relación de todos
los subcentros con cantidad de recipientes y unidades.
Reporte / Kárdex / Recipientes por subcentro / Escoger subcentro / Marcar todos
los grupos / Escoger prenda y enter. Guardar en Excel.
Activar cada subcentro para inventario físico. Ingresar contraseña.
Dar click en se escoge el subcentro a realizar inventario sale mensaje dar
enter y luego . Aparece el subcentro seleccionado con estado 1.
97
Después se selecciona el subcentro para pasar a ubicación cero y decir SI para
que actualice las ubicaciones. Dar ok. Ya el subcentro estará en estado 2.
Después de este proceso se da autorización a la lectura de recipientes.
Se lee la ubicación, la caja y el graba y se repite el proceso nuevamente.
98
Cada que terminen una ubicación o subcentro se debe ir auditando. Se genera el
reporte de recipientes sin ubicar para ir verificando las diferencias.
Recipientes sin ubicar/escoger subcentro, también se genera el reporte de
recipientes ubicados para ir haciendo cruces de información.
99
Cuando se haya terminado la lectura auditoria verifica físicamente que todos los
recipientes tenga el adhesivo del inventario, Luego se termina de revisar las
diferencias por subcentros. Esta revisión final se hace con las personas
encargadas de cada subcentro.
Después de tener las justificaciones claras se pasa a calcular los sobrantes y
faltantes donde se nivela el kárdex contable con el KPO, decir Sí. Aparece un
nuevo mensaje de cálculo de sobras y faltas dar ok y esperar hasta que salga otro
mensaje y finaliza actualizando la nivelación de los kárdex con ok.
100
Después se genera el reporte de sobrantes y faltantes para determina finalmente
como queda el subcentro.
Sobrantes y faltante / Digitar año/ Mes actual / Escoger subcentro y enter.
101
Ahora pasamos a borrar los recipientes que tienen diferencias y dejar únicamente
lo leído físicamente.
Borrar unidades de recipientes. Decir si para que siga el proceso, luego sale otro
mensaje dar ok si está de acuerdo en poner en cero las unidades de los
recipientes no encontrados, dar ok para que siga el proceso de borrar recipientes.
De lo contrario No y seguir buscando diferencias. Para finalizar dar ok para que
todo quede borrado. Aquí pasa a estado 3.
102
Después de borrar los recipientes no encontrados se generan los sobrantes y
faltantes finales, dar ok aun estando en estado 3. Tarda un momento mientras
actualiza el proceso de sobras y faltas finales, dar ok y pasa a estado 4.
103
Acá se genera nuevamente el reporte de sobras y faltas para verificar nuevamente
la información y que todo quede ok.
Finalmente se aplica el físico, decir Sí. Cuando termina sale mensaje se aplica
correctamente aquí se encuentra en estado 5 dar ok para finalizar y desaparecer
de la tabla de inventarios.
104
Después de aplicar el físico se generan nuevamente los archivos por subcentros y
se guardan en Excel y se hace cruce de información con el reporte final de
sobrantes y faltantes para luego armar el informe final y proceder con el inventario.
8.3.2.6 Auditoria y Reporte de Transporte
El reporte de transporte se realiza con el fin de verificar que las rutas de transporte
de los empleados de C.I Nicole S.A.S, sean utilizadas óptimamente y que
empleados que tengan un ingreso mayor a 2 salarios mínimos legales vigentes no
estén utilizando las rutas puesto que no se les paga auxilio de transporte.
Para realizar la auditoria del transporte es necesario crear un formato el cual es
entregado a cada una de las rutas y turnos, este será diligenciado por las
personas que abordan dicho transporte.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
105
La información obtenida con la realización de esta auditoría se debe cruzar con el
reporte del acumulado de la semana el cual se baja a un archivo de Excel y este
arrojara la información de todos los trabajadores de la compañía indicando que
ruta utilizan, en que turno están laborando y el salario que reciben.
8.3.2.7 Cajas Menores
La caja menor es un fondo que se crea en la compañía para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo el cual
se encuentra en el área de contabilidad.
La auditoría que se le realiza a la caja menor se realiza con el objetivo de verificar
que las personas que hacen uso de ese dinero justifiquen y legalicen el gasto
realizado, esta auditoría se hace por medio del siguiente formato.
106
Ilustración 14. Arqueo de Caja.
Fuente: C.I Nicole S.A.S
8.3.2.8 Auditoría de Eficiencias y Minutos Producidos
Este reporte ayuda a identificar los costos y gastos del mes en los minutos
realmente producidos durante este tiempo.
Para la generación del reporte de eficiencias y minutos producidos se deben abrir
las siguientes aplicaciones en el sistema remoto : Nicole / Producción /
Costura KPO.
107
Este reporte se realiza con cada uno de los siguientes subcentros: Preparación,
Costura y empaque.
Este reporte se compara con el informe de nómina (Cantidad Horas) el cual
muestra lo realmente pagado; esto genera la variación de minutos producidos
contra los minutos pagados.
108
Con este reporte se verifica que las personas que están inscritas en un subcentro
realmente si estén laborando en este. Teniendo presente que solo se auditan los
conceptos de la nómina que aportan minutos para producción:
Horas ordinarias
Horas extras diurnas
Horas extras nocturnas
Horas festivas diurnas
Horas extras festivas nocturnas
Festivo laborado sin compensativo
8.3.2.9 Auditoría de Vacaciones
La auditoría de vacaciones se hace con el fin de verificar que los días de
vacaciones disfrutadas por las personas de la compañía sean los mismos días que
figuran en la carta de nómina.
Para realizar la auditoría se parte del acumulado ya explicado anteriormente en el
informe de horas extras, se filtra esta información según el mes y el concepto de
vacaciones disfrutadas.
109
Fuente: C.I Nicole S.A.S
Con este informe se hace la auditoría en el área de nómina, verificando las cartas
de vacaciones ya firmadas.
110
CONCLUSIONES
Después de las indagaciones realizadas a C.I Nicole S.A.S, y la investigación de
los temas tratados como el Control Interno, Costos y Auditoria Interna, se puede
concluir que:
Para las organizaciones actuales es de suma importancia la adopción de
sistemas de Control y Auditoria Interna, que certifiquen y contribuyan a un
mejor desarrollo de los procesos y procedimientos que se establecen en la
compañía, y así mismo ayuden a la preservación y protección de sus
recursos.
El control Interno y la Auditoria interna son términos que aparentemente
representan lo mismo, pero en realidad son conceptos totalmente
diferentes; en donde el propósito del Control Interno es básicamente
asegurar el logro de los objetivos y metas establecidos por la organización,
y la Auditoria Interna se refiere a los medios y técnicas utilizadas para
aplicar y cumplir con los objetivos de la compañía.
C.I Nicole S.A.S implementa un buen sistema de Control Interno, debido a
que los métodos y procedimientos empleados por la empresa para seguir
ejerciendo sus funciones y lograr sus objetivos, muestran el debido
cumplimiento de las políticas, leyes y reglamentos.
La compañía realiza Auditorías Internas con el fin de verificar que los
procedimientos e inventarios en cada área de la organización se manejen
de forma correcta y adecuada.
El área de Control Interno, Costos y Auditoría Interna en la organización no
cuenta con la información detallada de los procesos, procedimientos y
actividades en el que este plasmado de forma escrita las funciones que
realiza cada cargo, por ello elaborar este manual es de gran utilidad para
111
dar a conocer a los trabajadores de la compañía y a futuros empleados, las
funciones y procedimientos que se desempeñan en dicha área.
Los beneficios de la práctica académica ofrecieron grandes aprendizajes y
aportes que permitieron un gran acercamiento a la realidad de las
empresas y a los procesos que se manejan para mantener una compañía
competente en el mercado.
La práctica académica desarrollada en C.I Nicole S.A.S permitió la
aplicación de conocimientos como la importancia de velar por el buen
manejo y custodia de todo el capital de trabajo.
112
RECOMENDACIONES
Con base en las conclusiones y la descripción general dada anteriormente, se
recomienda:
Hacer responsable a cada área de C.I Nicole S.A.S de hacer cumplir con el
debido diligenciamiento de las remisiones y control de activos fijos, con el
fin de disminuir las inconsistencias en el momento de salir o ingresar
cualquier tipo de prendas, insumos, equipos, repuestos, materiales,
muebles y enseres, entre otros.
Es conveniente que en el área de seguridad, se implemente un formato de
manera sistematizada en el cual se lleve el registro de cada una de las
remisiones y activos fijos que ingresan o salen de la organización; este para
un mejor manejo y seguimiento de los movimientos de prendas, insumos,
equipos, repuestos, materiales, muebles y enseres, entre otros, que se
presentan en la compañía.
Incluir en la metodología de los activos fijos que utiliza la empresa, un
manual de mantenimiento y la depreciación de los activos, así mismo para
caja y bancos incluir la conciliación bancaria; este se recomienda para
actualizar el cuadro que contiene las actividades realizadas por el Control
Interno y la Auditoría Interna. (Véase Anexo 1.)
La adopción de estas recomendaciones, sirve para seguir protegiendo los
intereses de la compañía, para preservar los valores, tangibles e intangibles.
113
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Editorial Mc. Graw Hill.
DIAN. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia. (2012).
Artículo 617.
http://www.dian.gov.co/buscanu.nsf/e31833c7caeff230852563e200225a3
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DORTA, José Andrés. (2005). Teoría organizativa y los sistemas de control
interno.
http://scienti.colciencias.gov.co:8084/publindex/ocs/articulos/1692-
2913/29/118.pdf
ESTUPIÑAN, Rodrigo (2006). Control Interno y Fraudes. Con base en los ciclos
transaccionales, Análisis de Informe COSO I y II. Bogotá: Ecoe
Ediciones.
GÓMEZ, Roberto (2003). Generalidades en La Auditoría.
http://www.eumed.net/cursecon/libreria/rgl-genaud/1i.htm
LAZCANO, Juan Manuel (1995). El Manejo de Las Organizaciones y su Auditoría
Interna. México: McGRAW-HILL.
LERMA, Héctor Daniel (1999). Metodología de la Investigación. Universidad
Tecnológica de Pereira. Pereira, Colombia: Postergraph.
114
MANTILLA, Samuel Alberto. (2009). Auditoria de información financiera. Bogotá:
Ecoe Ediciones. Citado en: Van Gich, Jhon (1987). Teoría General de
Sistemas. México: Trinillas.
MONTILLA, Omar de Jesús & HERRERA, Luis Guillerm. (2005). El deber ser de la
auditoria.http://www.scielo.org.co/scielo.php?pid=s012359232006000100
004&script=sci_arttext
STONER, James. FREEMAN, Eduard & GILBERT, Daniel. (1996). Administración.
Nueva York: Prentice Hall.
115
ANEXOS
ANEXO A. Actividades realizadas en el Control Interno por C.I Nicole S.A.S.
116
Fuente: C.I Nicole S.A.S
117
ANEXO B. Actividades realizadas en Auditoría Interna por C.I Nicole S.A.S.
Fuente: C.I Nicole S.A.S