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1Procesos y ProcedimientosQu es un Proceso?Desde la Administracin: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar transforman elementos de entrada y los convierten en resultados. [James A Finch Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert y Pilar Mascar Sacristn]Desde la Tecnologa de la Informacin: comprende las actividades que transforman o cambian datos en un sistema de informacin. Pueden ser manuales o automatizados. [Kendall y Kendall] 12Procesos y ProcedimientosQu es un Procedimiento?Es una forma de procederLa caracterstica general de estas formas de proceder o procedimientos es la trasmisin oral o por medio del ejemplo y la imitacin.Cuando a una forma de proceder se la formula por escrito, se la llama tambin procedimiento escrito[Oscar F Folgar]

23Procesos y ProcedimientosElementos de la comunicacin

34ProcedimientosProcedimiento CeroEs el primer procedimiento a ser redactado en una organizacin, y es el que establece los requisitos que deben cumplir todos los dems procedimientos.Sirve como gua a todo el personal que redacte procedimientos y como elemento uniformante.45Procedimiento CeroDeterminar la necesidad de redactar o modificar un procedimiento y quin debe promoverlo o autorizarlo

56Procedimiento CeroDefinir los procedimientos a utilizarse en la organizacinLa variedad de procedimientos depender del tipo de organizacinEjemplos:Procedimientos administrativos: Compras de Insumos, Compras de Bienes, Ventas de Productos, Ventas de Servicios, Reposicin de Fondo Fijo, Facturacin, Liquidacin de haberes, Auditora Operativa, etcProcedimientos de aplicacin en la industria: Flujo de documentacin en planta, Movimiento de materiales, Prevencin de accidentes, Inspeccin en procesos, Mantenimiento de maquinaria, etc Har falta escribir procedimientos para todos los procesos?

67Procedimiento CeroDefinir las responsabilidades acerca de la redaccin, aprobacin, emisin y revisin de los procedimientosUna vez determinados los grupos de procedimientos en funcin de los temas regulados por ejemplo, ventas, contadura, control de calidad y mantenimiento se debe asignar a las mximas autoridades de cada rea o departamento la responsabilidad de llevar a cabo las gestiones necesarias; por delegacin, la autoridad del rea o del departamento asignar cada tarea a quien corresponda.

78Procedimiento CeroDefinir la exigibilidad de aplicacinExisten organismos que certifican normas de adopcin internacional, tales como ISO, IRAM, etc.El cumplimiento de las normas hace que la empresa que las aplica, pueda incorporar en sus productos un sello que los identifica como normalizados.La aplicacin de todo procedimiento es auditable una vez que entr en vigencia, pero se debe especificar claramente cules sern objeto de auditoras externas y cules sern objeto solamente de auditoras internas.

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9Procedimiento CeroDeterminar las consultas a efectuarSe debe recomendar la realizacin de consultas a otras reas de la organizacin involucradas en los procedimientos redactados y a entes o personas especializadas en los temas en cuestin.Ventajas: Identificar los pasos que puedan ser difciles de cumplimentarCapitalizar la experiencia de aquellos que hacen el trabajoDefinir claramente los puntos de interfaces con otras reasIdentificar vacos en las comunicacionesAumentar la probabilidad de apoyo cuando se implemente el procedimientoMinimizar las modificaciones posteriores a la emisinEvitar la ambigedad de los textos escritos

910Procedimiento CeroRealizacin de relevamientos previosTanto para la confeccin de procedimientos que modifican otros previamente definidos, como para redactar procedimientos para establecer una nueva actividad se necesita relevar cierta informacin.Ejemplos:Prcticas en vigenciaSectores y usuarios involucradosDocumentacin en usoControlesPosibles conflictosetc

1011Procedimiento CeroEl uso de los cursogramas y/o de los Diagramas de Flujos de DatosSon herramientas grficas que se utilizan como complemento de los procedimientos. Los DFD se diferencian de los cursogramas en que stos ltimos son grficos muy aptos para realizar transacciones donde el elemento fundamental de trasmisin de informacin es la entrega fsica de documentacin entre sectores. [Pungitore]

CursogramaDFD1112Procedimiento CeroEl vocabulario recomendadoEl vocabulario a ser utilizado en los procedimientos debiera ser especificado en un glosario.Se trata de evitar la ambigedad o falta de claridad de las palabras. Es comn que cada organizacin posea una jerga determinada, que no necesariamente sea interpretada del mismo modo fuera de la organizacin.Hay que tener en cuenta que los procedimientos deben ser comprendidos por personas y entidades que pueden pertenecer a otras culturas.

1213Procedimiento CeroLa estructura recomendada para la redaccin de los procedimientosSecciones tpicas de un procedimiento:Objeto: razones que justifican la redaccin del procedimientoAlcance: define los lmites de aplicacinReferencias: antecedentes, cdigos, normas, especificacionesDefiniciones: en caso que se requieran y no estn en el glosarioProcedimiento: dnde se dice cmo, quin, con qu, dnde, etcResponsabilidades: define los responsables de la aplicacin del procedimientoRegistros: qu registros deben confeccionarse, dnde se deben guardar, por cunto tiempo. Representan la evidencia de aplicacin.Adjuntos o anexos: tablas con valores, formularios y cursogramas 1314Procedimiento CeroFormatos de las hojas o soportes magnticosSi bien an estn vigentes los soportes en papel y el archivado en biblioratos, cada vez son ms las empresas que registran sus procedimientos en soportes digitales: discos magnticos en servidores propios o en servidores de terceros.Mtodo de codificacin de procedimientosEs importante definir un mtodo de codificacin que identifique unvocamente a los procedimientos. Puede ser alfanumrico o numrico.

1415Procedimiento CeroMtodo de identificacin de secciones y prrafos Es conveniente que cada prrafo de un procedimiento sea identificable con precisin, para facilitar la referenciacin ante consultas, objeciones, modificaciones, etc.Uno de los mtodos ms comunes es el numrico:Ttulo1.1.Subttulo1.2.Subttulo1.2.1. Texto1.2.2. TextoTtulo2.1. Subttulo2.2. Subttulo

1516Procedimiento CeroForma de numerar las hojasLa persona que utiliza un procedimiento tiene que saber con certeza si el documento est completo o si le faltan las ltimas hojas. O sea que deben numerarse todas las hojas y hacer referencia en cada una al total que compone el procedimiento.Ejemplo: 1/10, 2/10, , 10/10; o Hoja 1 de 10, Hoja 2 de 10, , Hoja 10 de 10.Mtodo de aprobacinPodra contener tantas aprobaciones como sectores intervinientes, o solo la aprobacin de la autoridad mxima del sector emisor.La aprobaciones habilitan a que el procedimiento pueda ser emitido y ponerse en vigencia.

1617Procedimiento CeroMtodo de revisin y distribucinEs normal que los procedimientos una vez emitidos y puestos en vigencia sufran modificaciones, producto de mejoras, cambios en las reglas de negocio o de mercado, sugerencias de usuarios, etc.Es por eso, que se debe instrumentar un mtodo para evidenciar claramente el estado de revisin de cada procedimiento.Una forma de hacerlo es a travs de identificar cada revisin con un nmero de versin. Ejemplo: revisin 1, revisin 2, etc.Esto permitir mantener un control sobre los procedimientos vigentes en la organizacin, control requerido por las normas.1718Procedimiento CeroMtodo de control de actualizacinDebe establecerse un mtodo de control de estado de revisin de los procedimientos que asegure que cada usuario cuenta con la copia que se encuentra en vigencia, y que se retiraron de los manuales en uso los documentos obsoletos.El establecimiento de fechas de emisin y vigenciaEs conveniente que la fecha de emisin corresponda a la fecha de remisin del procedimiento a los usuarios, fecha en que comenzara el perodo de adaptacin y entrenamiento.La fecha de vigencia debera ser posterior a la fecha de emisin, contemplando el perodo de adaptacin y entrenamiento previo.

1819Procedimiento CeroLa utilizacin de pruebas pilotoPueden servir para probar los efectos de un nuevo procedimiento y ajustarlo de acuerdo a los resultados obtenidos.Son de carcter experimental y no son auditablesSe debe especificar claramente el alcance de cada rea en la aplicacin del procedimiento y el tiempo de duracin de las pruebas.

1920Redaccin de ProcedimientosTodo procedimiento debera responder a los siguientes interrogantes:QU: fijar las tareas que se deben desarrollarQUIN:definir las personas que deben desarrollar las tareasCMO:establecer el mtodo para la ejecucin de cada tareaCUNDO:definir la oportunidad y la secuencia en la realizacin de las tareasDNDE:definir el lugar fsico o etapa del proceso en que se realizar cada tareaCON QU:qu instrumentos, equipos, herramientas sern necesariasA QUIN: a qu personas se deber informar o proveer algo

2021Redaccin de ProcedimientosPrincipal Requisito: Claridad en la redaccinSe deben evitar palabras que se presten a una interpretacin subjetiva, tales como funcionamiento satisfactorio o nivel aceptable. Para evitar ambigedades se debe especificar el criterio preciso para determinar esas apreciaciones. Ejemplos: el nivel de error tolerable en la medicin no debe superar los 0.5 mm, o el tiempo de respuesta de la aplicacin no debe superar los 10 milisegundos, etc.

2122Redaccin de ProcedimientosClaridad en la redaccin (cont)

Se deben utilizar palabras de conocimiento usual y evitar los trminos que tengan ms de un significadoLa palabra debe ser utilizada para indicar una directiva absoluta, mientras que la palabra puede deber aplicarse para indicar una actividad discrecional por parte del usuario del documento.Hacer un uso discreto de siglas y abreviaturas

2223Procesos y ProcedimientosBibliografaPungitore, Jos Luis: Sistemas Administrativos y Control Interno. 1ra edicin. Buenos Aires: Osmar D. Buyatti Librera Editorial, 2006. Folgar, Oscar Francisco: Los Procedimientos: Cursogramas, Diagramas de Proceso y Formularios. Buenos Aires: Ediciones Macchi, 1999. 23