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1 Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A. Wendy Tatiana Moreno Calderón 12192014 Universidad de Santander UDES. Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables. Administración de Negocios Internacionales. Bucaramanga 2017

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Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.

Wendy Tatiana Moreno Calderón

12192014

Universidad de Santander UDES.

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables.

Administración de Negocios Internacionales.

Bucaramanga

2017

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Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.

Wendy Tatiana Moreno Calderón

12192014

Trabajo de grado presentado para optar al título de

Administrador de Negocios Internacionales

Director:

Esp. Ricardo Bustamante Hoyos

Tutor Metodológico

Mg. Yesid Ramos Pérez

Universidad de Santander UDES.

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables.

Administración de Negocios Internacionales.

Bucaramanga

2017

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Dedicatoria

Son numerosas las personas a las que debo agradecer por ayudarme en el logro de mi

carrera, es demasiado poco, el decir gracias, y les estaré eternamente agradecida.

Este proyecto de grado la dedico a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme

fuerzas para seguir adelante y no desfallecer en las dificultades que se presentaban,

enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el

intento.

Para mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los

momentos difíciles, y por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. Me han

dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño,

mi perseverancia, mi coraje para alcanzar mis objetivos.

A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar,

quienes han sido y serán siempre una gran motivación, inspiración y el motivo de mi

felicidad.

A mis demás familiares por estar siempre dispuestos a ayudarme cuando lo

necesite.

A mis amigos por su apoyo incondicional, consejos, y sabiduría que me transmitieron en

el desarrollo de mi formación personal.

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Agradecimientos

A Dios por permitirme estar aquí.

A mis padres por apoyarme siempre y ser mi motor.

A mi familia que siempre me motivo para lograr este sueño.

A mis amigos que siempre estuvieron con su apoyo absoluto.

A mi universidad por formarme y darme las bases necesarias para ser una

profesional integral.

A Global Support Group quien deposito su confianza y me permitió realizar la

práctica empresarial.

Así mismo, agradezco a todas y cada una de las personas, quienes con su ayuda

aportaron conocimiento y demás factores fundamentales para el desarrollo del

proyecto.

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Tabla de Contenido

Pág.

Resumen ................................................................................................................................ 8

Abstract ............................................................................................................................... 10

Introducción ........................................................................................................................ 12

1. Descripción del proyecto ............................................................................................. 14

1.1 Descripción del problema ..................................................................................... 14

1.2 Objetivo General. .................................................................................................. 15

1.3 Objetivos Específicos. .......................................................................................... 15

1.4 Justificación .......................................................................................................... 16

1.5 Diseño Metodológico ........................................................................................... 18

2. Resultados de la investigación. .................................................................................... 20

2.1 Realizar un diagnóstico de los procesos ............................................................... 20

2.2 Proponer un manual de los procesos .................................................................... 23

2.3 Establecer las oportunidades competitivas ........................................................... 64

2.4 Socializar con la dirección de la empresa Global ................................................. 66

3. Recomendaciones. ....................................................................................................... 67

4. Conclusiones. ............................................................................................................... 68

Referencias Bibliográficas .................................................................................................. 70

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Lista de Anexos

Pág.

Anexo A. Cotización ........................................................................................................... 73

Anexo B. Orden de Servicio Cliente ................................................................................... 74

Anexo C. D.O ..................................................................................................................... 75

Anexo D. Check List ........................................................................................................... 76

Anexo E. Registro de Trazabilidad ..................................................................................... 77

Anexo F. Anticipo Cliente .................................................................................................. 79

Anexo G. Memorando ......................................................................................................... 80

Anexo H. Orden de Servicio Proveedor .............................................................................. 81

Anexo I. Carta Porte ............................................................................................................ 82

Anexo J. Cuenta Gastos ...................................................................................................... 83

Anexo K. Certificación de Fletes ........................................................................................ 85

Anexo L. Simbología .......................................................................................................... 86

Anexo M. Diagrama de Flujo del Proceso Logístico de Importación de G.S.G ................. 86

Anexo N. Control de Asistencia Presentación Manual de procesos ................................... 89

Anexo O. Evidencia Sustentación Manual de Procesos ...................................................... 90

Anexo P. Entrega del manual de procesos logísticos de las importaciones de Global ....... 91

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Resumen

Título: Manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support Group S.A.

Autores: Wendy Tatiana Moreno Calderón

Palabras claves: Manual, importaciones, logística, procesos, Incoterms, agencia de

aduanas, agente de carga, operador logístico.

Descripción:

Un operador logístico es aquella empresa encargada de la cadena de suministro

(transporte, almacenaje, importaciones de productos y demás) de otra compañía que

terceriza sus funciones; El operador logístico responde directamente ante su cliente

organizando, gestionando y controlando dichas operaciones utilizando para ello

infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información propios o ajenos,

independientemente de que preste o no los servicios con medios propios o subcontratados.

El propósito de este trabajo se basó en la elaboración del manual de procesos logísticos de

las importaciones, que establece los lineamientos para el adecuado desempeño del área de

dirección de operaciones; debido a la carencia y desactualización de los procesos

detallados de la misma, se planteó la realización de dicho manual para ser un referente de

información para las personas que tengan relación con el proceso de la cadena de

importaciones, permitiendo mejoras en la práctica y conocimiento de las funciones.

Este proyecto es de tipo descriptivo, al especificarse los procesos metódicos de

importación de la compañía en el que se evidenciaron veintinueve (29) procesos y cuatro

(4) actores que intervienen en el proceso de importación, documentando cada proceso con

su respectivo formato haciendo más practico dichos procesos para los usuarios del manual,

y aportando mejoras en base del trabajo interno de la compañía, siendo una guía y

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orientador de procesos claros y especificados para llevar a cabo las técnicas de

importación.

El manual es una herramienta y/o mecanismo de consulta permanente que resuelve

dudas de los procesos, sirviendo como instrumento de constante capacitación y base de

información, permitiendo así, un procedimiento más exitoso y ágil, siendo fundamental

para los cargos correspondientes en el área de dirección de operaciones y teniendo acceso

en la forma de realizar las tareas de su competencia.

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Abstract

Title: Manual of import logistics processes from Global Support Group S.A.

Authors: Wendy Tatiana Moreno Calderón

Key words: Manual, imports, logistics, processes, Incoterms, customs agency, cargo agent,

logistics operator.

DESCRIPTION:

A logistics operator is a company in charge of the supply chain (transportation,

storage, product imports and others) of another company that outsources its functions; the

logistic operator responds directly to its client by organizing, managing and controlling

these operations using physical infrastructures, technology and information systems of its

own or others, regardless of whether or not it provides services with its own or

subcontracted means. The purpose of this work was based on the elaboration of a manual

for logistic processes of imports, which establishes the principles for the adequate

performance in the area of Operations Management. Due to the lack and de-updating of

the detailed processes in the area, the realization of this manual was proposed as a referent

of information for the people that have relation with the process of the import chain,

allowing improvements in the practice and knowledge of the functions.

This project has a descriptive approach, specifying the methodical import processes

of the company in which twenty-nine (29) processes and four (4) actors involved in the

import process were evidenced by documenting each process with its respective format

and making these processes more practical for the users of the manual, as well as

providing improvements on the basis of the internal work of the company to became a

guide of clear and specified processes to carry out the import techniques.

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The manual is a tool and/or permanent consultation mechanism that answers

doubts about the processes, serving as an instrument of constant training and information,

thus allowing a more successful and agile process, being fundamental for the

corresponding positions in the area of operations Management s and having access in the

form of performing the tasks of their competence.

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Introducción

(Flórez, Alba, & Vitolo, 2007) Afirman que “durante los últimos años el mercado

global ha cambiado notablemente, todos los países del mundo han tenido que afrontar la

globalización y el impacto que esta ha traído consigo sobre la economía y la industria, esto

ha obligado a las empresas a trabajar día a día para ser más eficientes y para reducir el

costo de su operación”. Para esto han tenido que recurrir a empresas especialistas en

operaciones específicas buscando ahorros en tiempo y dinero, y sobre todo buscando

satisfacer las necesidades del consumidor final en términos de producto, calidad, tiempo,

lugar y servicio.

Entre las principales empresas especialistas encontramos “el operador logístico

integral quien es el que diseña, desarrolla y presta servicios para la cadena de

abastecimiento (transporte aéreo, marítimo internacional, terrestre, almacenamiento,

distribución, trámites aduaneros, documentación de las mercancías y asesorías), de otras

empresas” (Cámara de Comercio de Calí, 2013).

En la actualidad las organizaciones se enfrentan a varios retos, no solo en su área

de influencia y su campo de conocimiento, sino también a partir de los altos niveles de

competitividad en donde la competencia y necesidad de valor agregado hacen la diferencia

comercial con otras organizaciones de diferentes lugares y países debido a la globalización

que se exterioriza día a día.

En Colombia el sector de los operadores logísticos es una industria en la que cada

vez los clientes son más exigentes y tienen más claro el momento y las ventajas de

solicitar sus servicios a los proveedores logísticos quienes, por su parte, están mejorando

la calidad de los servicios que prestan. Es un sector caracterizado por una serie de factores

como la fuerte tendencia a la globalización, la exigencia para la prestación de nuevos y

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mejores servicios, la consolidación de alianzas, fusiones y adquisiciones entre las

organizaciones, la necesidad de tener mejores niveles de servicio hacia los clientes y la

búsqueda en la reducción de los costos logísticos, entre otros elementos.

Este proyecto de investigación es desarrollado con el fin de realizar el manual de

los procesos logísticos de importación de la empresa Global Support Group S.A., el cual

servirá de referencia para el conocimiento de la organización, el departamento de

dirección de operaciones de Global Support, es quien lleva el control de la organización,

por lo que es imprescindible contar con un manual en el que se plasmen los procesos

logísticos de importación permitiendo así, que sea un instrumento de práctica que mejore

el desempeño de sus funciones, esta herramienta proporciona procedimientos para la

estandarización del cumplimiento de las políticas a seguir en las operaciones y cumplir

con los requisitos que contribuyan a evaluar los procesos de ejecución y control; el

manual es un referente de información para los responsables del área de dirección de

operaciones, como para futuros usuarios, permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la

ejecución de las funciones, proporcionando información específica, siendo un instrumento

útil de orientación e información sobre el que hacer de los procedimientos, el manual

generará una interacción adecuada entre proveedor, productor y cliente ya que el manual

contempla las reglas a cumplir por cada uno de ellos.

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1. Descripción del proyecto

1.1 Descripción del problema.

Global Support Group S.A. es una compañía con trayectoria y experiencia como

operador logístico y en el transporte terrestre, dinámica que marca el paso con las nuevas

tecnologías y tendencias en el transporte de materias primas, en carga refrigerada y carga

liquida en el mercado tanto nacional como internacional, transportes u operaciones

logísticas.

Un operador logístico es la empresa que lleva a cabo la planificación, implantación

y el control de manera eficiente del flujo físico a través de la cadena de suministro; así

como todos los servicios e información asociados al mismo, desde el punto de origen hasta

el punto de consumo y con el objeto de satisfacer los requerimientos del cliente. (Zona

Logística, 2016), por lo que se requiere de un buen equipo de trabajo y de herramientas

adecuadas para obtener los mejores resultados según sus necesidades

De este modo se busca crear una herramienta de manual de procesos de

importaciones, que de manera detallada, no solo describa procedimientos y procesos

acerca de la importación, sino que también resuelva dudas que tengan los auxiliares de

operaciones , logrando un procedimiento más exitoso y ágil, ya que se evidencio que la

organización carece de documentación de los procesos detallados de la cadena de logística

desde el contacto con el proveedor en origen, hasta la entrega de la carga nacionalizada al

cliente final, siendo fundamental para los cargos correspondientes en el área de dirección

de operaciones, el manual permite el teniendo acceso a la forma en cómo se realizan las

tareas de su competencia, contando como material de apoyo que permita ajustes, mejoras y

capacitaciones en la cadena interna de operaciones y siendo guía orientadora en la

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consecución de los resultados, que contribuyan en los procesos logísticos de Global

Support Group.

“El hecho de hacer una simplificación de los procesos y procedimientos al

comercio exterior es lo que finalmente contribuye al desarrollo de una nación”.

(Bustamante & Mercado, 2014) Los manuales de procedimientos son de suma

importancia ya que estos son garantes de control interno, donde se plasma toda

información que se requiera para cada proceso específico que ayude y soporte al personal

en el desarrollo de sus actividades.

1.2 Objetivo General.

Elaborar un manual de procesos de la operación logística de la empresa Global

Support Group en la ciudad de Bucaramanga Santander.

1.3 Objetivos Específicos.

Realizar un diagnóstico de los procesos de la operación logística de Global Support

Group.

Proponer un manual de los procesos de la operación logística de Global Support

Group.

Establecer las oportunidades competitivas con la elaboración del manual de los

procesos de la operación logística.

Socializar con la dirección de la empresa Global Support Group el manual de procesos

de la operación logística para su implementación.

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1.4 Justificación.

La dinámica de la logística global y la realidad del mercado han convergido en una

globalización logística, es decir, el proceso de la estandarización logística internacional

con las distintivas necesidades en el caso colombiano, los empresarios presentan dos tipos

de dificultades, la principal dificultad es el tema logístico, de carencias de las

condiciones básicas equivalentes en áreas metropolitanas, carreteras, puertos y

aeropuertos, la segunda dificultad es la infraestructura del transporte inadecuado siendo

este el factor más notable de la logística, afectando el desempeño de las compañías y

repercutiendo indudablemente, en el desarrollo eficiente de las operaciones de los 3PL.

“Third Party Logistics o Tercera Parte Logística los 3PL, son una práctica de la

cadena de abastecimiento, donde uno o más procesos logísticos de una firma son

tercerizados a un proveedor externo”(Portafolio, 2011) estos son los encargados de la

prestación de servicios integrales, siendo una modalidad que viene posicionándose en el

mercado gracias a la eficiencia de las misma ya que estos simplifican la cadena logística

de sus clientes y por esta razón las empresas dejan estas actividades a un tercero

especializado llamado operador logístico para enfocarse en su propio negocio y reducir

costos. El concepto ha evolucionado, ahora un 4PL (Fourth Party Logistics) el cuál ejerce

la actividad de planificación y de coordinación del flujo de información desde proveedores

hasta clientes. (Abrego M. , 2012)

Una estrategia de importación, es un mecanismo vital en un contexto de mejora de

la competitividad; permite a las empresas diversificar en sus productos y ofrecer al

consumidor la oportunidad de adquirir bienes que simpaticen por la difusión tecnológica y

una mayor innovación; a través del manual de procedimientos para el departamento de

operaciones y logística habrá mejores controles en la organización y toma de decisiones; la

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logística es fundamental para el óptimo funcionamiento de las compañías que dan servicio

directo a clientes empresariales. (Zambrano, 2011).

La realización del manual de procesos logísticos de importaciones de Global

Support Group ubicada en Bucaramanga Santander, es de gran valor para la empresa ya

que este sirve de guía para realizar las actividades del área de dirección de operación y así

estar consistente de la planificación, organización y control de los flujos de las actividades.

Pese a que se posea gran experiencia laboral y un alto grado de madurez profesional, es

imprescindible contar con un manual que permita dar mejoras en la práctica y

conocimiento de las funciones; este manual será de gran ayuda para la empresa ya que a

través de él se constituirá una guía de procesos, procedimientos y soluciones, con la

realización del manual de procesos de importación se podrá reducir el margen de error en

las fallas, a través de un acople aplicativo, de fácil acceso para la empresa.

El manual permite tener claridad sobre la responsabilidad de las tarea y como las

acciones de todos en la empresa se articulan para llevar a cabo los procesos cotidianos,

ayudando a que siempre se realicen las labores y acciones de la misma forma,

independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de comunicar el

conocimiento con las empleados que llegan o son de la empresa y que no poseen

conocimiento del cómo se realiza el proceso o tarea, o para aquellos a los que se les

encomienda una nueva responsabilidad en su cargo; el manual de procesos adecuadamente

elaborado, permite al empleado de la empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo,

cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo así los recursos y requisitos necesarios para

complementar una determinada tarea, esta investigación se realiza con el objetivo de crear

el manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support Group, que

represente una guía utilizada como herramienta práctica y que soporte las labores del área

de dirección de operaciones, con información metódica y sistemática, en la cual se

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establecen objetivos, normas de los procedimientos, lo que genera gran utilidad para unos

resultados eficientes.

El manual se debe compartir y difundir en la empresa, para que lo conozcan los

miembros encargados del proceso y así puedan trabajar como un equipo, en donde los

involucrados están al corriente de las que tareas les compete y como sus éstas se

relacionan con las del resto del personal quedando claro el objetivo y la dirección que se

pretende con el manual. El manual de procedimientos, como se puede ver, es una

importante herramienta para asegurar que la empresa opere siempre bajo los mismos

criterios, además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado que

es propiedad intelectual de la empresa. (Salinas Santano, 2013) Lo que causaría una

discrepancia en las actividades al no tener un juicio exacto, y esta nueva herramienta

dispone de un conocimiento que asienta las actividades de importación de la empresa.

1.5 Diseño Metodológico.

El tipo de metodología es Descriptiva ya que el fin del estudio es describir los

procesos de importación que lleva a cabo la organización.

Para desarrollar la investigación se abordará la información de forma metódica,

procediendo a describir la información, que se plasmará en un manual, de manera que la

empresa y el personal encuentre en ella una orientación y guía de manera clara, sintetizada

para lograr un proceso exitoso con todos los requerimientos procedimentales y

documentales. (Hernández Sampieri, 2006) Las técnicas de recolección de información

son:

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Recopilar información para realizar un diagnóstico de los procesos de la operación

logística de Global Support Group.

Plasmar la información obtenida en un manual de los procesos de la operación

logística de Global Support Group.

Exponer las oportunidades competitivas que Global Support Group tendrá con la

elaboración del manual de los procesos de la operación logística.

Socializar con el departamento de Dirección de Operaciones el manual de procesos

logísticos de las importaciones

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2. Resultados de la investigación.

2.1 Realizar un diagnóstico de los procesos de la operación logística de Global

Support Group.

En Colombia la actividad aduanera está regulada por el Estatuto Aduanero, Decreto

2685 de 1999, el cual contiene las políticas generales para realizar operaciones de

comercio exterior. (MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, 1999)

El servicio ofrecido busca cubrir la mayor parte de la cadena logística, dependiendo de

la negociación entre el comprador y el vendedor. El portafolio de servicios incluye el

transporte terrestre desde origen, el flete aéreo o marítimo, trámites aduaneros, bodegaje y

transporte terrestre local. Para prestar estos servicios las agencias de aduanas cuentan con

empresas aliadas y obtienen una ganancia por cada operación realizada a lo largo de la

cadena logística. Teniendo en cuenta esta información, para los operadores logísticos los

clientes más atractivos son los importadores debido a que se pueden ofrecer los servicios

desde el puerto de origen en el exterior hasta el lugar de entrega en cualquier parte del

país. (Zuluaga Eraso, Londoño Franco, & Moreno Santos, 2013)

Global Support Group es una empresa constituida legalmente en la prestación de

servicios de carga y fletes como operador, multimodal, fletador, consolidador de carga

internacional por vía marítima, aérea, terrestre, fluvial férrea y multimodal, siendo su

mayor operación las importaciones, por lo que cumple a cabalidad todos los procesos de

esta, Global tiene convenios con agentes de carga y agentes de aduanas quienes son los

encargados de dar soporte en la operación de cada mercancía.

Para realizar el diagnóstico de los procesos de la operación logística de la empresa,

reuní información por medio de mi práctica realizada con el cargo de auxiliar de

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operaciones en dicha empresa en un tiempo de 4 meses 672 horas, permitiéndome estar en

el medio y efectuar un análisis previo de proceso con lo que se concluye lo siguiente:

Las actividades de transporte internacional y transporte nacional en su totalidad

han sido concertadas a terceros, por lo que Global no dispone de personal y medios para

esta operación.

La gerencia tiene la responsabilidad de la dirección de principales actividades

logísticas, de la toma de decisiones como la estrategia de distribución, estrategia de

transporte (medio propio o contratado), negociación con los clientes y proveedores para

tarifas especiales.

El director del departamento operaciones tiene la responsabilidad de realizar la

negociación de las condiciones de entrega de la mercancía al cliente, transmisión y

preparación de pedidos, y elección de agentes de carga y aduana según sus proveedores

para la entrega de la mercancía al cliente.

Los costos de la intervención de los agentes aduaneros componen, los costos de

almacenamiento del depósito de aduana, el costo se estima por el tiempo que permanece

la carga en el depósito, al igual que el servicio de agenciamiento, el costo del alquiler del

espacio físico en bodega y sus instalaciones, el costo del personal de vigilancia así como

de los sistemas de seguridad y el valor asegurado de la mercancía y los anticipos que se

generen por parte del agente de aduana y de los que Global gira para que se realicen los

debidos procesos en puerto, siendo este un pago a terceros de los gastos en puerto.

La certificación de fletes contiene el costo de transporte internacional, el costo

nacional se factura en otra cuenta, como el monto correspondiente al seguro de la

mercancía en ambos casos, liquidándose con base en el volumen y el peso de la mercancía

transportada y de acuerdo a la tarifa de la empresa transportadora contratada.

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Global posee fortalezas que representan una trayectoria de más de 14 años en el

mercado, cuenta con un portafolio de servicios para satisfacer las necesidades de los

clientes y alianzas estratégicas con bodegas en zona franca y agencias de aduana y carga.

Posee oportunidades de tendencia, a la creciente de las importaciones colombianas,

creación de zonas francas, apertura económica debido a la firma de nuevos acuerdos

comerciales, y con esto el auge de nuevos clientes.

Amenazas debido a sanciones económicas que pueden surgir por el desarrollo de la

actividad frente al ente de dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN), Instituto

nacional de vigilancia de medicamento (Invima), Instituto colombiano agropecuario (ICA)

y demás entes reguladores para visto bueno de la mercancía, demandas que se pueden

presentar al momento del incumplimiento de alguna cláusula de un contrato, y más cuando

se trata de la parte de pago, incumplimiento por parte de los proveedores en cuanto a

fechas de entrega de mercancía en puertos o en planta del cliente.

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2.2 Proponer un manual de los procesos de la operación logística de Global Support

Group.

Introducción.

Se estableció un procedimiento documentado de las actividades necesarias para

desarrollar el proceso de la cadena de importación de la operación logística de Global

Support Group; la elaboración del manual ha contemplado criterios en forma autodirigida,

y así satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes agentes de la cadena

logística.

Se busca que exista un documento de consulta, que establezca un método estándar para

ejecutar el trabajo en el departamento de Dirección de operaciones.

En este sentido, el manual de procesos logísticos de las importaciones de Global

Support Group S.A. está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se

encuentren vinculadas al proceso y constituyan el manual un elemento de apoyo útil, para

el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con

el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la

información y consolidar el cumplimiento normativo.

El usuario encontrará las orientaciones necesarias para realizar los procedimientos que

se deben seguir en la realización del proceso

El presente manual está orientado a:

Identificar y comprender cada uno de los procedimientos propios del proceso de

importación.

Ejecutar conforme a parámetros de trazabilidad, agilidad, y efectividad los

diferentes procedimientos inherentes al proceso.

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Utilizar los servicios informáticos electrónicos dispuestos por Global, (GLOPET –

OPEN COMEX), DIAN de acuerdo con el rol que desempeña dentro del proceso.

Concebir y estandarizar los procedimientos de una manera dinámica en función de

la gestión y el servicio.

PASOS DE PROCESOS LOGÍSTICOS DE LAS IMPORTACIONES DE GLOBAL

SUPPORT GROUP S.A.

Se recibe la solicitud de servicio del cliente, con los documentos de la operación,

información con origen, destino, término de negociación, peso, dimensiones, cuidados

de manipulación de la mercancía y medio de transporte por la que se traerá marítima,

aérea o terrestre la cual es enviada vía e-mail.

Revisión de la solicitud de servicio por parte de Global, para determinar los costos y

responsabilidades a cargo de cada una de las partes y los proveedores que intervendrán

en el servicio.

Global procede a solicitar tarifa a los agentes de carga con los cuales se tiene convenio.

El agente de carga envía tarifa a Global.

Preparar cotización y enviar formato diligenciado al cliente para su respectiva revisión

y/o aprobación, en la cual se simula el costo del servicio bajo condiciones normales.

No obstante, es importante dar a conocer al cliente las posibles demoras en el servicio

causadas por variables ajenas. (ver anexos cotización)

Crear D.O, es el número asignado por Global para identificar la mercancía (ver anexos

D.O).

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- Asignar número de embarque, es el código entre el cliente y Global.

Nota: Todas las mercancías deben poseer un D.O y solo unas mercancías se les

asigna número de embarque, dependiendo de los acuerdos con el cliente.

Enviar formato de orden de servicio cliente, una vez acepta los términos y condiciones

de la cotización. (ver anexos orden de servicio cliente)

Nota: para unas operaciones se contrata una agencia de aduanas a la que se le

envían los documentos de la operación para su debida verificación

- Registro de importación

- Cartas de uso y destino

- Descripciones mínimas

- Posición arancelaria

Enviar trazabilidad al cliente de acuerdo a lo consultado con el agente de carga, donde

se informa:

- Fecha de contacto con el proveedor.

- Fecha programa de recogida de la carga.

- Fecha de reserva de la carga.

- Despacho de la carga.

(Ver anexos registro de trazabilidad)

El transporte interno en el país de origen será coordinado según los términos

ICONTERMS con un Agente de Carga y en colaboración con el agente aduanero que

prestan servicios a Global.

- Si la carga es termino de negociación EXW o FCA se procede a organizar con

el agente de Global en el país de origen el pick up acordado con el proveedor

del cliente o por el cliente.

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- Si la carga es término de negociación FOB se espera a que el proveedor del

cliente indique la fecha de llegada de la mercancía a las bodegas del agente de

Global en origen para su debido embarque o almacenamiento.

- El agente confirma el Booking, por lo que se debe tener presente el cierre de la

naviera para que la mercancía salga a tiempo.

Reportar la carga en tránsito al cliente por medio del seguimiento de la naviera y/o

número de contenedor que informa el Documento de transporte o el agente.

El agente reporta la prealerta de la llegada de la carga y se reporta al cliente.

Los documentos originales son enviados a Global por el cliente.

Diligenciar el formato de Check list. (ver anexo de Check list.)

- revisar la documentación de la carga comprobando que los documentos se

encuentren ok.

Global o el cliente envían documentación original de la carga con carta remisoria al

agente de Aduanas en su respectivo puerto de ingreso de la carga al país.

- Factura comercial

- Lista de empaque

- Certificado de origen si aplica

- Documento de transporte

- Vistos buenos si aplica

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Para unos clientes se contrata un agente de aduana quien realiza las formalidades

aduaneras en puerto; al llegar la mercancía a puerto el agente de carga confirma el

número de manifiesto, y una vez se cuente con la documentación completa el agente

de aduana se encarga de realizar la consulta de inventario y del proceso de

nacionalización de la mercancía.

- Pagar cuenta de manejo para liberar el documento de transporte, preferible

antes que llegue la carga a puerto.

- Dependiendo del tipo de mercancía a importar tiene que ser verificada de

manera sanitaria, por lo que se debe programar una cita para inspección a sus

respectivos entes.

- cuando la mercancía cumple todas las inspecciones se hace entrega de un

certificado para proceder con la declaración de importación en banco.

Al iniciar la operación el agente, solicita:

- anticipo a Global

- Global solicita anticipo al cliente. (ver anexo solicitud anticipo cliente)

- Se informa proceso de trazabilidad. (ver anexo registro de trazabilidad

Al obtener el anticipo del cliente, elaborar un memorando para girar al agente de

aduana con el que se realizaran pagos en puerto, pago de cuenta de manejo, impuestos

y pagos a terceros para liberar la carga. (ver anexo Memorando)

Si el cliente ha solicitado servicio de Transporte Nacional a Global se procede a

planillar a las agencias aliadas y se coordina despacho, entregando:

- Orden de servicio proveedor.

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- Carta porte (entregada por el agente de aduana en puerto) siendo el documento

que soporta y/o evidencia fecha y hora de entrega de la mercancía a la

transportadora.

- Orden de despacho que firma el cliente una vez reciba la carga.

(ver anexos orden de servicio proveedor, carta porte del agente de aduanas y orden

de despacho nacional)

Si el cliente tiene su propio Transporte, se procede planillar a su trasportadora, junto

con:

- Carta porte (entregada por el agente de aduana en puerto) (ver anexos carta

porte del agente de aduanas).

NOTA: Para unos clientes se contrata un servicio extra de un funcionario para

que supervise el vaciado del contenedor en puerto y se tenga mejor control de

la mercancía.

Se procede a Facturar, el departamento de Dirección de operaciones solicita a los

proveedores del servicio la relación de gastos y soportes generados, con esta

información se procede a facturar todos los servicios prestados por parte de Global y

enviar las facturas correspondientes a cada cliente. (Ver anexos de cuenta gastos)

Finaliza la operación de Global.

Si Global es quien realiza las formalidades aduaneras en puerto, el agente de carga

confirma número de manifiesto, y Global procede a realizar:

- consulta de inventario

- Declaración de transito aduanero DTA si aplica

- Declaración de importación

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- proceso de nacionalización (agente de aduana en puerto)

Global realiza certificación de fletes conforme a la cotización y/o factura del proveedor

de flete internacional, para realizar los documentos de DTA Y declaración de

importación. (ver anexo de Certificación de flete)

NOTA: Se envía al cliente para su aprobación, al igual que el DTA y borrador

de la declaración de importación para posteriormente trasmitirla en la página de

la DIAN.

Se procede a realizar un DTA (Declaración de transito aduanero) mediante la página de

Open Comex.

DTA se aplica a mercancías que indica el Cliente.

Nota: el DTA es cuando la carga viaja en tránsito, con suspensión de tributos

aduaneros, desde el puerto de entrada, hacia una ciudad en el interior del país o

un puerto de salida configurándose la operación.

Ingresar en la página de Open Comex.

http://opencomex2.opentecnologia.com.co/produccion/index.php

Seleccionar la opción módulo de importaciones, como se ve a continuación.

Seleccionar la opción Control DO.

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Para crear el DO en el sistema de Open, se requiere conocer el número de un embarque

anterior del proveedor que se va a trabajar, para que el sistema arrastre toda la

información.

- Nombre de proveedor en el exterior

- Código

- Condición

- País

- Cuidad

- Teléfono

- Sucursal en Colombia

- Importador

El sistema arrastrara información del embarque anterior, que se debe cambiar una vez

se tenga el nuevo embarque.

- Tasa de cambio

- Manifiesto

- Doc. Transporte

- País de procedencia

- Flete

- Exw si aplica el término

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Seleccionar en la opción Criterio (DO / IMP) y en la opción Texto a buscar se ingresa

el número del embarque.

- Se verifica en la opción registro, para confirmar que embarque corresponde al

mismo proveedor del nuevo embarque que se desea crear.

- Para regresar a la ventana anterior se debe dar click en la opción nivel anterior,

y no en la flecha de retroceder del navegador por lo que generaría un error y no

se guardarían los cambios efectuados.

- Seguido dar click en la opción clonar.

- Se escribe el número del embarque nuevo con el cual se trabajará.

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Una vez se allá creado el DO se procede a buscar el número del embarque

- Seleccionar en la opción Criterio (DO / IMP) y en la opción Texto a buscar se

ingresa el número del embarque nuevo

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Seleccionar la opción Editar.

Editar en esta ventana la información del embarque.

- Las casillas en color verde son las que se deben editar de acuerdo a la

información obtenida de:

La consulta de inventario por documento de transporte informa:

- No. manifiesto

- Transportador/representante

- Deposito

- consignatario

- Fecha del manifiesto

- Peso y cantidad disponible. (peso y cantidad se escriben lo que diga la

consulta de inventario y no el BL documento de transporte.)

Finalización informa:

- Fecha exacta del documento de transporte.

Se debe Seleccionar la casilla DTA

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- GRUPO MODALIDAD se escoge la opción 7 IMPORTACIÓN PARA

TRANSFORMACIÓN O EMSAMBLE

- DECLARANTE AUTORIZADO la persona que esté autorizada en cámara de

comercio de la empresa.

- DOCUMENTO SOPORTE elegir la opción 1 DOCUMENTO DE

TRANSPORTE MARITIMO.

- TIPO DE DECLARACION elegir la opción 1 INICIAL

- BANDERA: se selecciona de acuerdo a la nacionalidad de la motonave que se

registra en el documento de transporte.

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Editada toda la información dar click en la opción Guardar, nivel anterior y nivel

anterior nuevamente hasta estar en la siguiente ventana y seguido dar escoger la

opción CONTROL DTA

Una vez en esta ventana se escribe el número embarque que se está manejando, y

dar click en el lápiz para editar la información.

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En el siguiente formato únicamente diligenciar las casillas en color verde

- Datos Declarante: Datos del cliente.

- Datos Transportador: Editar información como lo muestra la imagen.

- Garantía: Editar información como lo muestra la imagen.

Una vez editadas las casillas, se procede a guardar la información y

automáticamente la página lo lleva a la ventana anterior, donde se selecciona el

cuarto icono (Ítems Dta)

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Seleccionar la opción Nuevo Ítem, la cual muestra el siguiente formato en el que se

deben diligenciar las casillas sombreadas con color verde.

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- La casilla precintable se debe seleccionar la opción SI

- Al guardar la información, la página lo lleva a la ventana anterior donde muestra

los ítems creados (los ítems se crean de acuerdo a la información contenida en el

documento de transporte HBL)

Creados todos los ítems, dar click en nivel anterior y seleccionar el sexto icono

(imprimir Dta, Res.100)

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Se muestra el formato DTA con el número del formulario.

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Realizar la Declaración de importación.

Se realiza la declaración de importación, desde la página de Open Comex, para trasmitirla ante la

página de la DIAN.

Nota: Para los embarques que se realiza la Declaración de importación sin tener DTA se

requieren elaborar los primeros pasos del DTA. en este último paso editar la casilla grupo

modalidad por opción 9 IMPORTACIÓN ORDINARIO dependiendo de la modalidad de la

mercancía, una vez editada la información se guarda.

Para la declaración de importación de una mercancía aérea tener presente el medio de transporte.

Buscar la opción Factura, como se clono de un embarque anterior la información que allí

aparece es la factura del embarque clonado.

- Seleccionar el segundo icono (clonar)

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- En el siguiente formato de deben editar las casillas de color verde, guardar y dar click en

nivel anterior.

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- Una vez creada la primera factura seleccionar la factura del embarque anterior y borrar

dando click en el quinto icono (borrar) (por cada factura del embarque se crea una en el

sistema de igual forma en que se creó la primera) dando click en clonar, cabe aclarar que

estas no se borran puesto que son las facturas del embarque.

- Creadas todas las facturas pertenecientes al embarque dar click en nivel anterior allí se

regresa a la pantalla principal.

seleccionar la opción Ítems.

- Seleccionar la opción nuevo ítem antiguo

- Se editan las casillas que están en color verde

- La primera casilla en editar es la de código de producto

- Estado mercancía se selecciona 1 NUEVO

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- AñoF es el año de fabricación de la mercancía

- Por cada ítem de las facturas se elabora un formato de NUEVO ITEM ANTIGUO

- Tener en cuenta que el valor de los ítems debe ser igual al valor de todas las facturas

del embarque, lo que indica que el embarque está ok.

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- Dar click en nivel anterior

seleccionar la opción subpartida.

- saldrá un formato semejante, si en la columna de factura contenidas no sale ningún

número esa subpartida se borra, seleccionando la casilla y dando click en el cuarto

icono (Borrar subpartida)

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- una vez se hayan borrado las subpartidas sin número de factura, dar click en nivel

anterior.

- Dar click en Liquidar: para que el sistema realice el prorrateo en la declaración de

importación.

Seleccionar la opción Archivo EDI.

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- Seleccionar la opción generar, dar click derecho en el nombre del embarque y

seccionar guardar enlace como.

Ingresar a la página de la DIAN.

https://importaciones.dian.gov.co/sigloxxi/comun/asp/COMEX.asp

Si la mercancía es DTA se ingresa a la página de la Dian por la ciudad en la cual se

nacionalizará la mercancía, si no lo es, se ingresa por la cuidad por la que ingreso la

mercancía a Colombia.

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Buscar la siguiente ruta.

UAP / Declaraciones / Declaración de importación / Transmitir Edi factura

Seleccionar el embarque guardado del archivo de Open Comex y dar click en Trasmitir

Documento Edi.

Seleccionar la opción Radicar Documentos Soporte, solo cuando el documento no tiene

errores.

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- Seleccionar la casilla factura comercial, Documento de transporte y escribir su

respectivo número y fecha.

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- Seleccionar presentación manual declaración de valor y dar click en salvar.

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Verificar cada una de las pestañas desde Ítem en la opción modificar.

- Verificar el valor FOB, peso, piezas correctas y seleccionar la opción salvar.

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Entrar en la opción Descripción, modificar.

- Seleccionar la opción Modificar

- En esa opción agregar número del embarque y/o el tratado si aplica. Posteriormente dar

click en la opción salvar.

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- Seleccionar la opción Totales, modificar.

- No modificar nada y seleccionar salvar.

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Seleccionar la opción Doc. Soporte Informar/ Informar en la que sale la declaración de

importación en estado 50 que es un borrador modificable, verificar para detectar algún

posible error de las casillas.

- Si el sistema de la DIAN se cae, se ingresa y se busca por el número de radicación

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Si la declaración se encuentra correcta, confirmar para que se genere el número de

aceptación de la declaración.

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En la pantalla se generará el número de aceptación de la declaración, que es el número de la

declaración de importación, tomar nota del número.

Buscar la declaración de importación por medio de la siguiente ruta: UAP / Declaración/

Declaración de importación / Consultar imprimir.

Escribir el número de la declaración, y dar click confirmar.

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Guardar la declaración de importación, el número de aceptación se encuentra en el lado

superior derecho.

- La declaración se encuentra lista para firma y posteriormente pago el en banco.

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Nota: para guardar la declaración seleccionar la opción archivo – vista previa de

impresión -formato normal-expandir- tamaño carta- imprimir- opción pdf y guardar.

Selectividad de la Declaración de Importación.

- Una vez se allá presentando en banco la declaración se tiene que dar levante en la página

de la DIAN

- Tener número de aceptación de la declaración y el número de autoadhesivo que se le

adhieren a la declaración cuando se presenta en banco.

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- ingresar con el usuario con el cual se trasmitió la declaración en la DIAN, Para solicitar

levante.

- Seguir ruta /UAP, Declaraciones, Declaración de importación, Solicitud levante.

- Escribe el número del autoadhesivo, con la fecha en la que fue pagado en el banco, y el

número de la aceptación de la declaración con la fecha de aceptación y solicitar levante.

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- Solicitado el levante guardar el pantallazo de autorización levante automático.

- Seguir la ruta UAP/ Declaración/Declaración de importación, escoger la opción consultar

imprimir

- Escribir el número de levante otorgado seleccionar confirmar y en pantalla se mostrará

la declaración de importación con numero de levante.

Nota: Dar levante una vez en la página de la DIAN y esperar que cargue, porque si se

insiste varias veces, el sistema envía la mercancía automáticamente a inspección física

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Declaración Andina de Valor.

- La declaración andina de valor aplica para embarques que su valor FOB es igual o

superior a USD $ 5.000,00 y modalidad C100.

- Ingresar en la página de Open Comex (realizar pasos del DTA)

- Seleccionar opción Ajustar Dav.

En el siguiente formato editar las casillas en color rojo, de acuerdo a la o las declaraciones de

importación.

- No. Declaración de importación

- Fecha de aceptación de importación

- Valor FOB Total de la declaración de importación

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- si la declaración de importación tiene regalías realizar la siguiente operación, el

resultado escribirlo en la casilla de color rojo

- (Precio neto según factura + Gastos de transporte, manejo y entrega en el exterior

hasta el lugar de embarque) * 0.021

- si es más de una DAV para una declaración de importación con regalías la suma del

prorrateo debe ser igual a la regalía de la importación.

- Formato DAV con regalías

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Formato DAV sin regalías.

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- Guardar, y elaborar de la misma forma todas las DAV una vez terminadas, seleccionar la

opción Nro/Pdf y seguido la opción Imp DAV en la que se despliega otra ventana con las

DAV proceder a Guardar.

Una vez la mercancía es liberada del proceso aduanero se procede al despacho y cargue de la

mercancía al transporte. (Ver ítems de transporte)

Terminado el servicio el departamento de operaciones solicitara a los proveedores del servicio

la relación de gastos y soportes generados, con esta información se procede a facturar todos

los servicios prestados por parte de Global aduana, flete y servicio in house DTA y enviar las

facturas correspondientes a cada cliente. (Ver anexos de cuenta gastos)

Finaliza la operación de Global.

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2.3 Establecer las oportunidades competitivas con la elaboración del manual de los procesos

de la operación logística.

Al realizar el manual de procesos logísticos se evidenciaron oportunidades competitivas de

mejora en la cadena de importación, por ello el punto de partida para el proceso de mejoramiento

fue la organización de todas las funciones de la empresa basándose en un enfoque de procesos,

para ello, se estudió en una primera instancia el funcionamiento de la compañía y los procesos

que la integran.

A. Adquirir un software con las características adecuadas, para realizar un proceso más

completo evitando tareas repetitivas, garantizando así la integración de todas las áreas

de mayor productividad del equipo de trabajo, permitiendo al cliente conocer en

tiempo real la información, informes de cuentas, movimientos, procesos suministrados

correspondiente a cada operación.

B. Capacitación de los procesos internos, con el propósito de tener idoneidad y soporte

para cada actividad.

C. Establecer protocolos de comunicación entre el personal para mejorar la operación.

D. Contratar personal para cumplir con los nuevos requerimientos de los clientes, debido

a su crecimiento.

E. Implementar una política de gestión documental con el cliente que permita llevar a

cabo los procesos y trámites pertinentes de manera oportuna.

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F. Reunión semanal, con los miembros del departamento de dirección de operaciones,

para socializar los procesos de cada embarque.

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2.4 Socializar con la dirección de la empresa Global Support Group el manual de procesos

de la operación logística para su implementación

El día jueves 4 de mayo del 2017 se realizó la socialización del manual de procesos logísticos

de las importaciones de Global Support Group con la dirección de la empresa en el que se indica

paso a paso los procesos para realizar las importaciones de G.S.G, así de esta manera todo el

equipo está y estará informado de la funcionalidad del manual y este será una base del sistema

de calidad y de mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, manifestando que el manual

de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar acciones en pro de agilizar

las actividades realizadas por el departamento de dirección de operaciones, mejorando la calidad

del servicio y comprometiéndose con la mejora de la satisfacción del cliente.

El manual genero gran expectativa ya que es un soporte para la realización de los procesos

del departamento de dirección principalmente para el nuevo personal y practicantes como para el

personal actual, a pesar de existir los procesos, estos aún no habían sido documentados ni

estructurados de una manera explícita, por lo que es una herramienta de gran ayuda y permite que

las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que

ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo. (ver anexo N, anexo O y anexo P)

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3. Recomendaciones.

Efectuar una constante capacitación al personal siendo una rentabilidad en el futuro,

mejorando el conocimiento de las funciones reales de trabajo, y presteza en la toma de decisiones

y procedimiento de problemas.

Dada las características de la operación, existe una gran diversidad de procesos y

procedimientos que son independientes del tamaño del pedido que el cliente realiza y por ende

pueden resultar muy rentables para grandes pedidos/clientes y no rentables para Global, por lo que

se recomienda a la gerencia realizar una segmentación basada, en la facturación de costos,

ubicación, la frecuencia de servicio y tamaño del pedido.

Actualizar el manual de procesos logísticos de las importaciones con el fin de que este sea

una herramienta constante y actualizada de los procesos, conforme al desarrollo y necesidades de

la operación en G.S.G.

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4. Conclusiones.

En el desarrollo del proceso logístico de las importaciones de Global Support Group S.A.

se expone la información de una manera detallada en relación al proceso de importación, por lo

que es importante que la compañía cuente con un sistema que enlace todos los procesos de las

importaciones ya que es vital para poder lograr competitividad, rentabilidad y sobre todo para la

planificación estratégica.

Los procesos operativos son aquellos que tienen como fin último generar valor en las

partes interesadas, clientes y asociados; aprovisionamiento, relaciones con el cliente y

distribución física, son el sistema logístico de la empresa y corazón de la misma.

En la administración de negocios internacionales, la realización de actividades que vinculen

el estudiante con el mundo empresarial es de vital importancia para fortalecer todo lo aprendido

durante la carrera profesional; Las prácticas empresariales logran profundizar estos conceptos y

fortalecer competencias de formación tanto a nivel personal, como a nivel profesional, esta

habilidades son adquiridas con los cargos, actividades y compromisos que se asignan, durante las

diferente funciones a desempeñar en la empresa. En Global Support Group S.A, el estudiante en

práctica propone y brinda soluciones a conflictos, enfocados a la cadena logística internacional,

cargo administrativo y atención al cliente.

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La práctica empresarial permite al estudiante crear un camino lleno de oportunidades,

generando una vinculación entre las bases teóricas tomadas en la universidad, la vida real, y el

ámbito laboral, para formar profesionales eficientes y eficaces en el momento de tomar decisiones.

La práctica empresarial es la opción de grado, más acertada para finalizar nuestra

formación profesional, puesto que permite al estudiante universitario demostrarse a sí mismo

todas las capacidades y habilidades obtenidas durante su carrera, da conocimientos a nuevos

conceptos y le abre las puertas a un mundo laboral lleno de éxitos.

La práctica profesional permite al estudiante crear lasos interpersonales con toda la

cadena jerarca de la compañía, brindando así al estudiante un comportamiento asertivo al dirigirse

a cualquier persona con la que socializa a diario desde sus jefes hasta sus compañeros de trabajo.

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Referencias Bibliográficas

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Page 73: Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de ... · De este modo se busca crear una herramienta de manual de procesos de importaciones, que de manera detallada, no solo

73

Anexos

Anexo A. Cotización

Global Support Group S.A., 2017

Bucaramanga, Cotización No. 1.12.069

Sr.(a)

Respetado(s) Sr.(a)

De acuerdo a la información suministrada por su empresa y teniendo en cuenta los requerimientos hechos presentamos

la siguiente oferta económica:

Servicio Cotizado: Importación,

Producto:

Posición Arancelaria:

Origen: Pais: Ciudad: Recoger en:

Destino: Pais: COLOMBIA Ciudad: Entregar en: Incoterms:

Modalidad: FCL -LCL Volumen: Peso: Dimension: , No. de Piezas:

Tipo de Importación:

Observaciones:

La presente oferta Comercial tiene carácter ejecutivo y se entenderá aceptada cuando recibamos de ustedes las instrucciones para proceder.

GLOBAL SUPPORT GROUP S.A. actúa en calidad de mandatario en cada una de las operaciones asignadas por usted a su nombre y cuenta.

Las anteriores tarifas se encuentran vigentes a la fecha de presentación de esta cotización.

Tarifa vigente hasta el 6 de diciembre de 2012

Cordialmente,

FIRMA AUTORIZADA GSG

DEPARTAMENTO COMERCIAL

Valor

Registro de Calidad

COTIZACION

GLOBAL SUPPORT GROUP S.A.

JAC

COMCAL

02 En uso desde

10/06/10

1/2

RC-02

REVISÓ

APROBÓ

VERSIÓN

PÁGINA

CÓDIGO

Cuenta

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74

Anexo B. Orden de Servicio Cliente

Global Support Group S.A., 2017

Almacenamiento

Consultoria

Agenciamiento Aduanero: 0,17% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para maquinaria, con tarifa máx $1.200.000 -

Agenciamiento Aduanero: 0,19% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para materia prima, máx $1.100.000 - Servicio

Descargue Directo: $ 120.000 - Gastos Varios: $ 50.000 - Elaboracion Declaracion de Importacion: $ 6.500 - Elaboracion

Declaracion de Valor: $ 6.500 - Elaboracion de Registros de Importacion: $ 30.000 - Movilización: $ 450.000 Para las preinspecciones no

se cobra el servicio, solo se cobra movilización . - Observaciones: Trámite para obtención

de vistos buenos con las diferentes entidades no genera costo, sólo se cobrarán los pagos a terceros.Clasificación arancelaria no se

cobra.Correcciones en declaración de importación: si es dentro de la operación sólo se cobra la elaboración de la declaración de

importación. Si se genera posterior a la operación y es por error en información dada por el cliente se cobra toda la operación.

DATOS DEL CLIENTE

Nit: Razón Social:

Dirección: Ciudad:

Contacto: Cargo Contacto:

Teléfono: () () ext. e-mail:

Fax: () () ext.

SERVICIO SOLICITADO

Exportación Importación Transporte Nacional

Manejo de Inventarios y Distribución Investigación Productos en el Exterior Compra Productos

Incoterms:

Modalidad:

FCL - Tipo de Contenedor: - No. de Contenedores: - Peso : Kgs

Tipo de Importación: Tipo de Carga:

Tipo de Mercancía : No. Factura Proveedor de la Mcia:

Valor Declarado de M/cias: Documento de Transporte:

Tipo de Transporte: Forma de Pago al Proveedor:

Pago del Flete: Datos Proveedor de la Mcia:

Contacto Recogida/Entrega: Datos Contacto:

Tiempo estimado para la ejecución del servicio:

Elaborada por: Direccion Operaciones

Origen: País: Ciudad: Recoger en:

Destino: País: Ciudad: Entregar en:

Condiciones de Manejo y Manipulación: Observaciones:

VALOR DEL SERVICIO Y CONDICIONES DE PAGO

FIRMA Y SELLO DEL CLIENTE FIRMA AUTORIZADA GSG

Agenciamiento Aduanero: 0,17% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para maquinaria, con tarifa máx $1.200.000 - Agenciamiento Aduanero: 0,19% sobre el valor CIF de la carga,

con un mínimo de $250.000 Para materia prima, máx $1.100.000 - Servicio Descargue Directo: $ 120.000 - Gastos Varios: $ 50.000 - Elaboracion Declaracion de Importacion: $ 6.500 - Elaboracion

Declaracion de Valor: $6.500 - Elaboracion de Registros de Importacion: $ 30.000 - Movilización: $ 450.000 Para las preinspecciones no se cobra el servicio, solo se cobra movilización . -

Observaciones: Trámite para obtención de vistos buenos con las diferentes entidades no genera costo, sólo se cobrarán los pagos a terceros.

Clasif icación arancelaria no se cobra.

Correcciones en declaración de importación: si es dentro de la operación sólo se cobra la elaboración de la declaración de importación. Si se genera posterior a la operación y es por error en

información dada por el cliente se cobra toda la operación.

ORDEN DE SERVICIO CLIENTE

Fecha: Orden de Servicio No.

CODIGO R-COM-08

VERSIÒN 2

FECHA 20/05/2016

Según Cotización: Fecha:

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75

Anexo C. D.O

Global Support Group S.A., 2017

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76

Anexo D. Check List

CODIGO R-TI-04

VERSION 2

FECHA 28/03/2017

Ordinaria

Plan Vallejo

Temporal

Anticipada

Parcial

UAP

Otro: Cuál?

SI NO NA

1

2

3

4

5

*

6

7

*

*

*

8

Cancela Drop off?

Documento de transporte se reclama en?

Informa la Agencia de Carga o Naviera?

Tiene Póliza o cotización de seguro actualizada?

Está exonerado de depósito?

Consistente con los demás documentos?

Tiene documento de transporte?

Es original?

Tiene número y fecha?

Tiene descripción de la mercancía?

Registra como consignatario a quien va a oficiar como importador?

Tiene cuenta de manejo?

Quién cancela la cuenta de manejo?

Tiene certificación/ factura de fletes?

Requiere poder ante la naviera?

Si requiere el poder lo tiene?

Es original?

Tiene número y fecha?

Tiene término INCOTERM y Ciudad?

Incluye el desglose?

Tiene moneda negociación?

Tiene descripción de la mercancía?

Tiene cantidad y unidad comercial?

El valor de la factura es exacto?

Tiene forma de pago?

Tiene Declaración de cambio u otro soporte de pago? (Opcional)

Es Mercancía usada, reparada, remanufacturada o saldo?. Incluye

año de fabricación, valor cuando nueva y valor actual?

Tiene lista de empaque?

Tiene dirección y teléfono del exportador?

1.1. CARACTERÍSTICA ESPECIAL

Se apertura el D.O. desde la orden de compra?

Hay remisión de documentos?

La fecha de la remisión es consistente con los demás documentos?

1.3 Y 1.4. ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INSTRUCCIONES(*)

Tiene número o se identifica el pedido?

El cliente cuenta con Poder Mandato?

Tiene FACTURA COMERCIAL o nota de despacho?

Es original?

Tiene el nombre del exportador?

Prioridad

Cliente

Asesor/In House

Fecha hora apertura

LISTA DE CHEQUEO DE IMPORTACIONES

SUCESIVO

1.2. MERCANCÍA EN:

OBSERVACIONES

D.O

Auxiliar

Cual?

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77

Global Support Group S.A., 2017

9

CODIGO R-TI-04

VERSION 2

FECHA 28/03/2017

SI NO NA

10

SI NO NA

SI NO NA

SI NO NA

Coinciden los valores según el Incoterm frente al acuerdo comercial?

Requiere Registro de Importación o Licencia Previa?

Tiene registro?

LISTA DE CHEQUEO DE IMPORTACIONES

1.3 Y 1.4. ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INSTRUCCIONES(*)

Está firmado?

Presenta Certificado de Origen

Es original?

Aplica acuerdo comercial?

La descripción es consistente según factura, PA y documento de

transporte?

Fecha igual o posterior a la factura?

Tiene posición arancelaria?

Tiene el número de la factura del fabricante o del comercializador

según sea el caso y si tiene factura de un tercer país encuentra la

nota respectiva en la casilla de observaciones?

Auxiliar de Aduana

OBSERVACIONES

El peso bruto coincide con el SYGA?

Nacionalización parcial?

Presentación manual?

OBSERVACIONGuía para la elaboración de la declaración

Se declara descripción mínima?

Auxiliar de Aduana

Coinciden los valores y la matriz de datos?

La modalidad corresponde?

Es consistente la información del PV?

OBSERVACION

Firma responsable PV:

Nombre Auxiliar de Aduana Fecha y Hora de finalización de la elaboración

Revisor

Requiere declaración del valor?

Documentos completos para radicar SYGA?

Se tiene los vistos buenos? (ICA - INVIMA - OTROS)

Nombre Auxiliar de Aduana Fecha y Hora de finalización de la radicación

Guía para la revisión de la declaración

Documentos completos?

Descripción mínima completa?

La Subpartida es correcta?

Se acogen a algún acuerdo?

OBSERVACIÓNGuía para la radicación de la declaración

La matriz esta correcta?

Se verificaron las correcciones?

Se radicaron los documentos soporte en sistema DIAN?

Nombre de quien revisa la declaración Fecha y Hora de finalización de la revisión

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Anexo E. Registro de Trazabilidad

REGISTRO DE TRAZABILIDAD

CODIGO R-CE-01

VERSION 02

FECHA 20/05/2016

D. O. No. D.O. Cliente:

Nit Cliente: Razón Social:

Proveedor de la mercancía:

Carga:

Modalidad

Documento de Transporte

Factura del Proveedor:

Fecha Estimada de Zarpe:

Fecha Estimada de Arribo:

Firma de quien lo realizo.

Global Support Group S.A., 2017

Fecha Observación

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Anexo F. Anticipo Cliente

Global Support Group S.A., 2017

CODIGO R-COM-10

VERSIÒN 02

FECHA 20/05/2016

Fecha: D.O. No. D.O. Cliente

Nit:

Teléfono: () () ext. Contacto:

Dirección:

Origen: País: Ciudad: Puerto de Salida: Recoger en:

Destino: País: Ciudad: Puerto de Entrada: Entregar en:

Proveedor de la Mercancía:

Documento de Transporte:

Producto:

Factura No. Porcentaje Arancel: Porcentaje IVA:

Posición Arancelaria: Tasa del Dólar:

VALOR DOLARES VALOR PESOS

VALOR PESOS NOTAS

FIRMA AUTORIZADA GSG

DATOS GENERALES

Valor FOB Producto

Flete Internacional

Otros Gastos

Seguro Internacional

Valor CIF Producto

Tributos Aduaneros

Arancel

IVA

Total Tributos Aduaneros

Elaboracion Declaracion de Importacion

OTROS GASTOS

Almacenamiento Pto/Zona Aduanera

Cuenta de Manejo

Certif icacion Tramite Invima, Minsalud, ICA

Deposito de Contenedor

VALOR TOTAL DEL ANTICIPO

Observaciones: FAVOR CONSIGNAR EN EL BANCOLOMBIA Cuenta Ahorros No. 29132399725, A NOMBRE DE

GLOBAL SUPPORT GROUP S.A., Nit: 804.011.684-1. FAVOR ENVIAR SOPORTE VIA CORREO

ELECTRONICO.

DATOS DEL CLIENTE

SOLICITUD ANTICIPO CLIENTE

Elaboracion Declaracion de Valor

Gastos Varios

Preinspeccion Aduana

Operador

Total Otros Gastos de Nacionalización

Formulario Electronico Registro de Importacion

Sellos de Seguridad-Precintos

Uso Instalaciones Portuarias

Agenciamiento Aduanero

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Anexo G. Memorando

Global Support Group S.A., 2017

Bucaramanga,

PARA:

DE:

ASUNTO:

BENEFICIARIO:

VALOR: $

D.O. No.:

Observaciones:

Cordialmente,

Encargada de la Operación

Solicito el favor de girar un cheque para cancelar ______________________________ de la mercancía de nuestro cliente

______________________________________________________.

MEMORANDO

GLOBAL SUPPORT GROUP S.A.

REVISÓ JAC

CÓDIGO

COMCAL

02 En uso desde

10/06/101/2

RC-02

APROBÓ

VERSIÓN

PÁGINA

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Anexo H. Orden de Servicio Proveedor

Global Support Group S.A., 2017

CÓDIGO R-GC-13

VERSIÓN 05

FECHA 20/05/2016

Transporte Nacional

Almacenamiento

Manejo y

Distribución

DATOS DEL PROVEEDOR

Nit: Razón Social:

Dirección: Ciudad:

Contacto: Teléfono: () () ext.

e-mail: Fax: () () ext.

SERVICIO SOLICITADO

Exportación Importación Transporte Internacional

Transporte Urbano Consultoria Servicio de Escolta

Seguros Agenciamiento OTM

Incoterms:

Modalidad:

FCL - Tipo de Contenedor: - No. de Contenedores: - Peso : Kgs

Tipo de Importación: Tipo de Carga: General

Tipo de Mercancía : No. Factura Proveedor de la Mcia:

Tiempo estimado para la ejecución del servicio:

Elaborada por: Auxiliar Operaciones

Valor Declarado de M/cias: Documento de Transporte:

Tipo de Transporte: Forma de Pago al Proveedor:

Pago del Flete: Datos Proveedor de la Mcia

ORDEN DE SERVICIO PROVEEDOR

Nombre Cliente:

FIRMA Y SELLO DEL PROVEEDOR FIRMA AUTORIZADA GSG

Fecha: Orden de Servicio No.

Según Cotización: Fecha:

Agenciamiento Aduanero: 0,15% sobre el valor CIF, con una tarifa mínima de $180.000 - Gastos Consolidados Importacion: $ 80.000 - Elaboracion Declaracion de

Importacion: $ 10.000 - Elaboracion Declaracion de Valor: $ 10.000 - Transmision Electronica Importaciones Syga-Muisca: $ 11.000 - Servicio Descargue Directo: $ 100.000 -

Temporales Pagos Semestrales, Prorrogas: $ 220.000 - Temporales Finalizacion, Cambio de Modalidad: $

180.000 - Elaboracion y Tramite Certif icados Vistos Buenos: $ 70.000 - Registro Importacion Vuce-Elaboracion hasta 1800 caracteres: $ 50.000 - Registro Importacion Vuce-

Elaboracion hasta 1800 caracteres Adiciona: $ 50.000 - Registro Importacion Vuce-Elaboracion Modif icacion: $ 50.000 - Registro y Tramite Licencia Previa-Mincomercio: $

120.000 - Elaboracion Registro de Productor de Bienes Nacionales: $ 100.000 - Elaboracion y Tramite Declaracion Juramentada: $ 100.000 - Elaboracion y Tramite Certif icado

de Origen: $ 30.000 - Transmision Electronica Vuce-Fuce: $ 5.000 - Servicios Extraordinarios: $ 100.000 -

Origen: País: , Ciudad: , Recoger en:

Destino: País: , Ciudad: , Entregar en:

Condiciones de Manejo y Manipulación: Observaciones:

VALOR DEL SERVICIO Y CONDICIONES DE PAGO

Contacto Recogida/Entrega: Datos Contacto:

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Anexo I. Carta Porte

Global Support Group S.A., 2017

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Anexo J. Cuenta Gastos

CUENTA GASTOS

CODIGO R-COM-14

VERSION 02

FECHA 20/05/2016

FECHA: D.O. No. D.O. del Cliente:

Nit del Cliente: Razón Social:

Dirección: Teléfono: (() ()

Proveedor de la Mercancía: No. de Factura:

Producto: Incoterms:

Modalidad:

Origen: País:

Destino: País:

Documento de Transporte: Declaración de Importación:

Declaración de Valor: Total de Declaraciones:

Porcentaje Arancel: Porcentaje IVA:

Posición Arancelaria: Tasa Dolar:

Valor FOB Dólares: Valor FOB Pesos Col.:

Valor CIF Dólares: Valor CIF Pesos Col.:

DETALLE INGRESO PARA TERCEROS

TERCEROS GRAVADOS

Descripción Proveedor No de

Factura

Val

or

Subtotal Ingresos Terceros Gravados

IVA Terceros Gravados

Total Ingresos Terceros Gravados

TERCEROS NO GRAVADOS

Descripción Proveedor No de

Factura

Val

or

Total Ingresos de Terceros No Gravados

Total Ingresos Terceros

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INGRESOS PROPIOS GLOBAL SUPPORT GROUP

INGRESOS PROPIOS G.S.G. GRAVADOS

Descripción Valor

Subtotal Ingresos Propios Gravados

IVA Ingresos Propios Gravados

Total Ingresos Propios Gravados

INGRESOS PROPIOS G.S.G. NO GRAVADOS

Descripción Valor

Total Ingresos Propios No Gravados

Total Ingresos Propios Global Support Group

Total Ingresos Terceros + Ingresos Propios

Anticipo Recibido del Cliente

Saldo()

RELACION DE IMPUESTOS

Arancel: 0,00 IVA: 0,00

Observaciones:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Global Support Group S.A., 2017

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Anexo K. Certificación de Fletes

Global Support Group S.A., 2017

CONCEPTO CERTIFICACION DE FLETE Nª TH17000.00 UNIDAD

BL

ORIGEN (PAIS)

PESO 0 KGS

VOLUMEN 0 M3

CANTIDAD 0 BOX

EMBARQUE 0

D.O

RUBRO MONEDA VALOR

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

FLETE INTERNACIONAL USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00

USD 0,00 TOTAL

SUB TOTAL

CERTIFICACIÓN FLETES INTERNACIONALES

GASTOS EN ORIGEN

GASTOS EN DESTINO

SUB TOTAL

SUB TOTAL

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Anexo L. Simbología

Moreno, 2017

NOMBRE SIMBOLO DETALLE

CONECTOR DE

PAGINA

Representa una conexión con otra hoja

diferente, en la que continua el diagrama

de flujo

Representa la acción de archivo de un

documento. ARCHIVO

Muestra la direccion y el sentido del flujo

del proceso, conectando los símbolos.LINEAS DE FLUJO

INICIO/FINALIndica el inicio o la terminación del flujo del

proceso.

ACTIVIDAD Representa una etapa del proceso.

Documento utilizado en el proceso.DOCUMENTO

INSPECCION/FIRMAEmpleado para aquellas acciones que

requieren una supervision.

Enlaza con otro procedimiento diferente,

en la que continua el diagrama de flujo.

CONECTOR DE

PROCESO

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Anexo M. Diagrama de Flujo del Proceso Logístico de Importación de G.S.G

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Moreno, 2017

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Anexo N. Control de Asistencia Presentación Manual de procesos

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Anexo O. Evidencia Sustentación Manual de Procesos

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Anexo P. Entrega del manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support

Group S.A