tema3 importaciones avz

Índice

IMPORTACIONES .................................................................................................................................. 3

1. IMPORTACIÓN DE DATOS .................................................................................................................. 3 1.1. Importar un archivo de texto delimitado ................................................................................ 3 1.2. Importar un archivo de texto de ancho fijo ............................................................................ 9 1.3. Importar un archivo de excel ............................................................................................... 11 1.4. Importar un archivo de texto utilizando las especificaciones guardadas ............................ 15 1.5. Importar un archivo si guardó los pasos de la importación ................................................. 16 1.6. Importar un archivo anexando los datos importados a una tabla existente ........................ 17 1.7. Importar un archivo creando una tabla vinculada al origen de datos ................................. 19

Tema 3. Importaciones

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Importaciones

En este tema se describe el modo de trabajar con datos externos, de diferentes formatos: texto,

de hoja de cálculo o de otras bases de datos, ya sea importando esos datos o bien vinculando.

1. Importación de datos

Consiste en copiar de forma especial datos que se encuentran en otros archivos de igual o

diferente formato obteniendo en Access nuevas tablas, o bien añadiendo esos datos a tablas ya

existentes.

1.1. Importar un archivo de texto delimitado

Access permite obtener datos de archivos de texto de diferente formato (TXT, CSV, TAB, ASC)

En primer lugar probaremos a importar datos de un archivo CSV a una nueva tabla, quiere decir

que tras la importación tendremos una tabla más en la base de datos, con esa información.

Utilice el comando Archivo de texto de la ficha Datos externos, (en el grupo Importar)

En el cuadro de diálogo que muestra haga clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo

del que desea tomar los datos,



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Una vez elegido el archivo, en el cuadro de diálogo que mostraba inicialmente, seleccione cómo

y dónde almacenará los datos importados. Haga clic en la opción Importar el origen en una

nueva tabla de la base de datos actual



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En el cuadro de diálogo siguiente deberá indicar cómo vienen los datos en el archivo de texto:

Delimitado: es que cada registro viene en una línea y los datos de cada campo separados por un

determinado carácter, siempre el mismo (coma, punto y coma, tabulador, …)

Ancho fijo: es cuando utiliza para un campo el mismo espacio en todos los registros



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En el caso de haber seleccionado Delimitado, en el cuadro de diálogo siguiente deberá indicar

cuál es el carácter que emplea como delimitador. También se indica si el archivo incluye los

nombres de campos en la primera fila o no, y si las cadenas de texto vienen entre comillas, o

algún otro símbolo, o si por el contrario no hay cualificador de texto.

En el ejemplo seleccionamos el punto y coma

Recorra cada columna indicando el nombre y tipo de datos. Si marca la casilla No importar el

campo, lo salta, omitiendo su importación.



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Permitir a Access agregar la clave principal, realizará la importación añadiendo en la tabla

resultante un campo Id autonumérico que será la clave principal.

Elegir la clave principal, deberá seleccionar en el desplegable adjunto el campo que convertirá

en clave principal. Para esto debe estar seguro de que no se repiten los datos en ese campo,

pues si hubiera repeticiones se producirían errores de importación, de modo que el primero que

encuentra lo importa y los repetidos pasan a una tabla de errores de importación.

Sin clave principal, sólo importa los campos señalados en el cuadro de diálogo anterior sin crear

índices en la tabla.

En cualquiera de los pasos del asistente puede utilizar el botón Avanzado



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Además de poder elegir lo que ha ido estableciendo en cada uno de los pasos del asistente,

también puede indicar el separador que emplean las fechas, el orden en el que se muestran las

fechas (DDMMAAA, AAAAMMDD…). Podrá marcar si las fechas van con 4 dígitos en el año o

no. El separador para decimales si es la coma o el punto…

Si en ese cuadro de diálogo hace clic en el botón Guardar como, podrá guardar todas las

características (especificaciones) de la importación con un nombre.

En el paso siguiente deberá indicar el nombre de la tabla que se creará

Le preguntará si desea guardar los pasos de la importación

Si marca la casilla Guardar pasos de importación

Mostrará en ese cuadro de diálogo la posibilidad de crear una tarea en Outlook para ejecutar esta

importación de forma periódica, y además facilitará la ejecución de una próxima importación como

ésta.



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Cuando finaliza el asistente de importación, en el panel de navegación encontrará una nueva

tabla con la información importada

1.2. Importar un archivo de texto de ancho fijo

Utilice el comando Archivo de texto de la ficha Datos externos, (en el grupo Importar) pues el

proceso es similar al de la importación de archivo de texto delimitado.

Una vez seleccionado el archivo, en el paso siguiente, suele detectar automáticamente el tipo de

archivo de texto del que se trata, estará marcada la opción Ancho fijo



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En el paso siguiente debe indicar la posición en la que comienza cada campo. Suele detectar

casi todas. Donde necesite un separador haga clic. Para eliminar un separador haga doble clic

en la línea y para cambiarlo de posición, arrástrelo hasta la nueva posición.

En el paso siguiente asigne el nombre a cada campo, el tipo de datos, si crea o no índice por ese

campo y si lo salta omitiendo su importación.



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Se siguen ya los mismos pasos que en el caso de importación de archivo de texto con

delimitadores, pudiendo guardar las especificaciones y finalmente con la opción de guardar los

pasos de importación.

1.3. Importar un archivo de excel

Utilice el comando Excel de la ficha Datos externos,



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El proceso de importación es similar al de un archivo de texto. Especifique cómo y dónde

almacenar los datos. Luego haga clic en el botón Examinar para seleccionar el archivo a

importar

Seleccione el archivo y haga clic en Abrir



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En la ventana siguiente marque si la fila primera contiene los nombres de los campos

(Encabezados de columna)

Si no desea importar alguno de los campos seleccione esa columna y marque la casilla No

importar



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Para mayor seguridad en importar todos los registros se recomienda no establecer clave

principal

Por último indique el nombre que tendrá la nueva tabla

Podrá almacenar los pasos de la importación para que ésta sea mucho más rápida en próximas

ocasiones.



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1.4. Importar un archivo de texto utilizando las especificaciones guardadas

Si la primera vez que realizó la importación guardó las especificaciones de la importación, para

las veces sucesivas utilice el comando Archivo de texto de la ficha Datos externos, (en el

grupo Importar)

Una vez seleccionado el archivo, en el cuadro de diálogo del primer paso del asistente para

importación, pulse el botón Avanzado y en el botón Especificaciones, podrá elegir la que

almacenó en otra ocasión y empleará las mismas opciones que entonces.



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Después pase cada ventana hasta el final para dar el nombre a la nueva tabla que importa

1.5. Importar un archivo si guardó los pasos de la importación

Si la primera vez que realizó la importación guardó los pasos de la importación, para las veces

sucesivas utilice el comando Importaciones guardadas de la ficha Datos externos, (en el

grupo Importar)

Mostrará el cuadro de diálogo con la lista de importaciones guardadas. Seleccione la que

necesite y haga clic en el botón Ejecutar



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1.6. Importar un archivo anexando los datos importados a una tabla existente

Para poder llevar a cabo esta tarea, la estructura de la tabla existente debe ser igual a la del

archivo que trata de importar y si no es así se producirán errores de importación, que impiden

que ésta se lleve a cabo.

En la base de datos existe la tabla EJEMPLO y se trata de añadirle los registros

correspondientes a la importación de un archivo de texto con delimitadores como el de la imagen

Utilice el comando Archivo de texto de la ficha Datos Externos (en el grupo Importar)

En el cuadro de diálogo primero que muestra, además de elegir el archivo de texto a importar,

marque la opción Anexar una copia de los registros a la tabla, y seleccione la tabla EJEMPLO



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En la ventana siguiente deberá marcar la opción Delimitado

En el paso siguiente marque el modo en el que vienen los datos

En la ventana siguiente tiene la opción de rectificar el nombre de la tabla donde añadirá los registros

El resultado de abrir la tabla EJEMPLO, tras la importación es que muestra los registros que

tenía y además los que venían en el archivo de texto.



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Si la tabla donde se van a anexar tiene registros, estos registros no se modifican, ni se pierden.

Si la estructura de la tabla existente no coincide con la estructura del archivo que importa

mostrará cuadros de diálogo para informar de la no coincidencia y también de la imposibilidad de

importar.

1.7. Importar un archivo creando una tabla vinculada al origen de datos

Si la opción que elige cuando selecciona el archivo es la de Vincular al origen de datos creando

una tabla vinculada, todo el proceso será el mismo que en una importación normal, lo que

cambia es el resultado final.

En el panel de navegación se muestra con un icono diferente, indicando que es vinculada



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En una tabla vinculada no puede cambiar el diseño. Si trata de pasar a esa vista se lo recuerda

con un mensaje:

Si puede pasar a esa vista para comprobar el diseño, pero nunca guarda los cambios que realice

en esa vista.

Si abre la tabla en la vista Hoja de datos puede visualizar los datos, pero no puede realizar

cambios en ellos

Los cambios que realizan en el archivo origen de datos, en este caso en el archivo de Excel, se

reflejarán en la tabla vinculada de Access

Cuando elimina una tabla vinculada en una base de datos, no se borran los datos del archivo

origen, sólo desaparece ese objeto en la base de datos.

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