manual de procesos de servicios farmacèuticos: distribución de

MANUAL DE PROCESOS DE SERVICIOS FARMACÈUTICOS: DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS DEL INSTITUTO DE SEGURO

SOCIAL

SUSANA CAROLINA CÁRDENAS RODRÍGUEZ LUZ YENNI VICTORIA OSORIO BERMUDEZ

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

BOGOTÀ DC. 2007.

MANUAL DE PROCESOS DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS: DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS DEL INSTITUTO DE SEGURO

SOCIAL

SUSANA CAROLINA CÁRDENAS RODRÍGUEZ LUZ YENNI VICTORIA OSORIO BERMUDEZ

Trabajo de grado para optar el título de Administrador de Empresas

Director: JOSÉ GREGORIO MEDINA CEPEDA

Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÒN DE EMPRESAS

BOGOTÀ DC. 2007.

Nota de aceptación:

________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________

________________________________ Firma del presidente del jurado.

________________________________

Firma del jurado.

________________________________

Firma del jurado.

Bogotá Marzo 20 de 2007

DEDICATORIA

A mis padres a mis hermanos y a mi esposo que siempre me apoyaron incondicionalmente

que fueron mi motivación física y emocional en los momentos

más difíciles.

Carolina Cárdenas

A mis padres que con su amor y apoyo incondicional hicieron posible dedicar el tiempo necesario a

mis estudios, a mi esposo y a mi hijo que son la razón verdadera para enfrentar

nuevos retos y desafíos en mi vida como profesional.

Yenni Osorio

AGRADECIMIENTOS Los autores expresan sus agradecimientos a: José Gregorio Medina Cepeda, Ingeniero Industrial Docente de la Universidad de la Salle y director del trabajo de grado por sus valioso acompañamiento y orientación. Cielo Hernández, químico farmaceuta y directora de la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos del Instituto de Seguro Social por su orientación y apoyo durante todo el proceso de elaboración del manual. Sandra Garavito, Administradora de Empresas e integrante del Departamento de Planeación Corporativa del Instituto de Seguro Social por su disposición para brindar todas las herramientas necesarias para la realización del Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución de Medicamentos.

TABLA DE CONTENIDO

Pág. GLOSARIO INTRODUCCIÒN

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 19 1.1. PLANTEAMIENTO 19 1.2. Formulación 20 1.3. Diagnóstico 21 2. JUSTIFICACIÒN 22 3. OBJETIVOS 23 3.1. OBJETIVO GENERAL 23 3.2. objetivos específicos 23 4. MARCO DE REFERENCIA 24 4.1. MARCO GEOGRÀFICO 24 4.2. Marco institucional 24 4.3. Marco teórico 30 5. DISEÑO METOLOGICO 46 5.1. TIPO DE INVESTIGACIÒN 46 5.2. Métodos aplicados 46 5.3. Población y muestra 47 5.4. Fuentes primarias y secundarias 52 5.4.1. Fuentes secundarias 52 5.4.2. Fuentes primarias 53 5.5 Mapa de procesos del área de servicios farmacéuticos 54 5.6 Normatividad 55 5.7 Definición de objetivos 62 5.8 Levantamiento de procesos 62 6. CONCLUSIONES 78 BIBLIOGRAFIA 79 CRONOGRAMA 80 ANEXOS 82

LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a distribución de medicamentos del Instituto de Seguro Social ___________________ 21 Tabla 2. Empresas Sociales del Estado que tienen por objeto la prestación de los servicios de salud como servicio público esencial a cargo del Estado ________________________________ 26 Tabla 3. Actividades de la logística en la cadena de suministro de una empresa _________________________________________ 34 Tabla 4. Distribución de la Población por Seccional _____________ 49 Tabla 5. Distribución de la Población por Grupo Etareo __________ 51 Tabla 6. Normatividad_____________________________________ 56

LISTA DE GRÁFICAS

Pág. Gráfica 1. Distribución de la población por seccional ____________ 50 Gráfica 2. Distribución de la Población por Grupo Etareo _________ 52 Gráfica 1. Impacto del riesgo de acuerdo con la probabilidad de que exista ____________________________________________ 70

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución de Medicamentos del Instituto de Seguro Social___________83 Anexo B. Subproceso programación de la distribución nacional________115 Anexo C. Subproceso distribución nacional________________________121 Anexo D. Subproceso recepción y almacenamiento seccional_________127 Anexo E. Subproceso programación de la distribución seccional_______132 Anexo F. Subproceso distribución nacional________________________137 Anexo G. Mapa de riesgos_____________________________________143

GLOSARIO

• ACTIVIDADES: son acciones de corto plazo con las cuales se desarrolla y ejecuta una estrategia, e implica la asignación de recursos y la medición de resultados.1

• ATENCIÓN FARMACÉUTICA: es la asistencia a un paciente o grupos

de pacientes, por parte del Químico Farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento fármaco terapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida.2

• BANDA VIOLETA EN EL MEDICAMENTO: identificación de los

medicamentos de Control Especial por causar hábito o adicción.3

• BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA DE LOS MEDICAMENTOS: son las normas, procesos y procedimientos de carácter técnico que aseguran la calidad de los medicamentos, los cosméticos y las preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales.4

• CLIENTE EXTERNO: ajenos a nuestra organización: Directos:

Reciben y utilizan nuestros servicios / productos; Indirectos: Reciben el impacto de nuestra productos/ servicios, pero no necesariamente los utilizan.5

• CLIENTE INTERNO: personas, grupos o procesos de la Institución

que requieren como insumo el producto del proceso descrito y en consecuencia calidad de este producto afecta la capacidad y calidad del desarrollo de aquellos.6

• CLIENTES – USUARIOS: son los destinatarios de los esfuerzos, es

decir, aquellas personas, área u organización, que reciben los productos y a los cuales se satisface a través de respuestas a sus necesidades y expectativas.7

1 Guía de Mejoramiento de Procesos del ISS junio de 2003 2 Decreto 2200 de junio de 2005 3 Términos de referencia del ISS 4 Decreto 1792 Agosto de 1998 5 Guía de mejoramiento de procesos del ISS junio de 2003 6 Guía de mejoramiento de procesos del ISS junio de 2003 7 Guía de mejoramiento de procesos del ISS junio de 2003

• CONDICIONES DE COMERCIALIZACIÓN DE UN MEDICAMENTO: mecanismos de comercialización autorizados para un medicamento, que pueden ser bajo venta libre, bajo fórmula médica, bajo control especial o para uso hospitalario exclusivamente.8

• CONCENTRACIÓN DEL MEDICAMENTO: es la cantidad de sustancia

activa contenida por unidad de peso o volumen.9

• CONTROL: es el acto de registrar la medición de los resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce antes, durante y posterior respecto a la ejecución de actividades.10

• CONTROL CORRECTIVO: actividad manual o automática que al ajustarse en el proceso registra una desviación que se ha presentado en una etapa anterior del proceso, y permite continuar con su desarrollo o ejecución.11

• CONTROL DETECTIVO: actividad manual o automática que al operar o ejecutarse en el proceso avisa pero deja proseguir la ejecución de la actividad o tarea, dejando huella.12

• CONTROL PREVENTIVO: actividad manual o automática que al

ejecutarse en el proceso registra inmediatamente las desviaciones o acciones anormales y evita que se continúe con el proceso hasta tanto la actuación se ejecute como ha sido prevista.13

• DENOMINACIÓN COMÚN INTERNACIONAL PARA LAS

SUSTANCIAS FARMACÉUTICAS (DCI): es el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional.14

• DISPENSACIÓN DEL MEDICAMENTO: es la entrega de uno o más

medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico Farmacéutico.15

8 Decreto 677 Abril de 1995 9 Decreto 677 Abril de 1995 10 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 11 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 12 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 13 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 14 Decreto 2200 Junio de 2005 15 Decreto 2200 Junio de 2005

• DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS: es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor autorizado sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el usuario y los canales de distribución.16

• ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO DE MEDICAMENTOS: es el

establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho establecimiento.17

• ENVASE DEL MEDICAMENTO: es el recipiente inmediato en el cual

está contenido el medicamento.18

• EMPAQUE DEL MEDICAMENTO: es el recipiente que contiene uno o varios envases.19

• EMBALAJE DEL MEDICAMENTO: es el recipiente que contiene varios empaques para transporte y almacenamiento.20

• ESTÁNDAR: consenso sobre lo que es óptimo en los objetivos, procesos o actividades, documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente y benéfico para las personas involucradas. Es la base de comparación o meta a las que se deben hacer seguimiento a través de los indicadores.21

• EXPECTATIVAS: conjunto de valores de un bien (producto +

servicios) que el cliente espera recibir a cambio de un precio razonable y cuya adecuación o bondad juzga para decidir entre las diversas opciones de compra / prestación.22

16 Decreto 2200 Junio de 2005 17 Decreto 2200 Junio de 2005 18 Términos de referencia del ISS 19 Términos de referencia del ISS 20 Términos de referencia del ISS 21 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 22 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

• FECHA DE EXPIRACIÓN DEL MEDICAMENTO: es la fecha máxima hasta la cual el fabricante garantiza que el medicamento mantiene las especificaciones de calidad establecidas y puede ser utilizado.23

• FORMA FARMACÉUTICA DEL MEDICAMENTO: forma en la cual se presenta un producto con el objeto de facilitar su dosificación y administración. Es el sistema de liberación o entrega. Ejemplo: tableta, cápsula, polvo para suspensión o solución inyectable.24

• GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO: es el conjunto de

principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas.25

• GRUPO FARMACOLÓGICO DE MEDICAMENTOS: es la clasificación

de medicamentos de acuerdo a su acción farmacológica es decir agrupa los medicamentos que tienen un efecto específico en los pacientes.26

• INDICADORES: instrumento de cuantificación o medida que

determinan el rendimiento contra requisitos válidos del cliente y que por lo tanto miden la calidad, es decir, nuestra habilidad para satisfacer las expectativas del cliente. Las características de los indicadores: Que sean médibles, verificables, asequibles en su coste.27

• LOTE DE MEDICAMENTOS: cantidad de un medicamento producida

durante una unidad de tiempo en una forma que asegura sus características, uniformidad y calidad dentro de los límites especificados.28

• MACROPROCESO: este grupo coincide con las principales funciones

de la organización o expresan de forma resumida la misión. Además cumplir propósitos afines y expresan una cadena de adición de valor completa.29

23 Organización Panamericana de la Salud 24Decreto 677 Abril de 1995 25 Decreto 2200 Junio de 2005 26 Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos 27 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 28 Decreto 677 Abril de 1995 29 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

• MEDICAMENTO: es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.30

• MEDICAMENTO ESENCIAL: es aquel que reúne características de

ser el más costo efectivo en el tratamiento de una enfermedad, en razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar una respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el perfil de morbimortalidad de una comunidad y porque su costo se ajusta a las condiciones de la economía del país. Corresponden a los contenidos en el listado de medicamentos del Plan Obligatorio de Salud, POS, del Sistema de Seguridad Social en Salud.31

• MEDICAMENTO NUEVO: es aquel cuyo principio activo no ha sido

incluido en el Manual de Normas Farmacológicas o aquel que, estando incluido en él corresponda a nuevas asociaciones o dosis fijas, o a nuevas indicaciones, o nuevas formas farmacéuticas.32

• PROCESO: secuencia de acciones u operaciones repetitivas, sistemáticas y relacionadas, mediante las cuales transformamos un producto o bien, o generamos un servicio que agrega o tiene valor para un cliente. Cualquier proceso (Macro, medio operativo o de gestión) puede pasar a ser denominado proceso clave o crítico cuando este relacionado intrínsicamente con la consecución de las propiedades estratégicas de la organización.33

• PRODUCTO: es el resultado de una actividad específica (física o

mental), o de un proceso; pueden ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son intangibles). Es a través de los productos como se construyen las relaciones internas y externas (al puesto de trabajo, al área y a la organización). Los productos (bienes o servicios) son el punto de partida del análisis de los procesos.34

30 Decreto 677 Abril de 1995 31 Decreto 677 Abril de 1995 32 Decreto 677 Abril de 1995 33 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 34 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

• RECEPCIÓN TÉCNICA DEL MEDICAMENTO: es el proceso mediante el cual el profesional químico farmacéutico o tecnólogo en regencia en farmacia verifica tanto parámetros técnicos como administrativos.35

• REQUISITOS VÁLIDOS: aquellas normas, especificaciones o criterios que relacionadas directamente con expectativas y aplicadas al producto o servicio, han sido tácita o explícitamente acordadas entre cliente y proveedor.36

• SERVICIO FARMACÉUTICO: es el servicio de atención en salud

responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.37

• SUBPROCESOS: estos satisfacen adecuadamente la definición de

proceso, es decir que sean consecuencias de actividades, relacionadas lógicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes y aporta valor a un proceso.38

• TAREAS: trabajos concretos a realizar o instrucciones específicas.39

• TRANSFER: medio electrónico que utiliza el ISS para envío de

información con soporte en una red de información.40

• UNIDAD DE NEGOCIO: área de actividad económica, dentro del Instituto, con sus propios mercados competidores recursos y sistema contable.41

• USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS: es el proceso continuo,

estructurado y diseñado por el Estado, que será desarrollado e implementado por cada institución, y que busca asegurar que los medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y efectiva.42

35 Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos 36 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 37 Decreto 2200 Junio de 2005 38 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 39 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 40 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 41 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 42 Decreto 2200 Junio de 2005

• VIDA ÚTIL DEL MEDICAMENTO: es el intervalo de tiempo durante el cual se espera que un medicamento o un dispositivo médico, en condiciones de almacenamiento correctas, satisfaga las especificaciones de calidad establecidas. Se emplea para establecer su fecha de expiración.43

43 Decreto 919 Marzo de 2004

INTRODUCCIÓN

El fin del presente trabajo es acercarse a la realidad empresarial que se vive actualmente en Colombia, como parte complementaria de la formación profesional, por tanto se inicia la investigación, mediante el convenio celebrado por la universidad de La Salle y el Instituto de Seguro Social (ISS) respaldados por su trayectoria y reconocimiento a nivel nacional. El Instituto de Seguro Social adelanta actualmente el programa de MEJORAMIENTO DE PROCESOS, que esta orientado a desarrollar de manera interna un proceso de análisis, diagnóstico y mejoramiento de los procesos con base en el conocimiento de los funcionarios del ISS, con el objeto de diseñar procesos mejorados dentro de ellos la distribución de medicamentos desde la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos (CNSF) en búsqueda de una adecuada prestación de servicios del mismo, ya que un alto porcentaje de los problemas que este enfrenta tiene que ver con los procesos mal diseñados o mal ejecutados dentro de la institución. En los últimos años esta ha sido la tarea de la Dirección Nacional de Planeación Corporativa la cual ha venido coordinando actividades de levantamiento, mejoramiento y documentación de los procesos prioritarios para establecer procesos eficientes que permitan garantizar la prestación de servicios de alta calidad a los afiliados de la Entidad Promotora de Salud (EPS) del ISS de manera eficiente, y costo – efectiva. Por medio de la elaboración del Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución de Medicamentos, se documentan los subprocesos allí relacionados; estableciendo la forma de planear recepcionar, almacenar y distribuir dichos medicamentos hasta las farmacias contratadas por la EPS del (ISS), de tal manera que se puedan entregar los medicamentos al usuario de forma oportuna, completa y adecuada.

El proceso se llevara a cabo, teniendo en cuenta la metodología establecida en la guía de mejoramiento de procesos suministrada por la Dirección Nacional de Planeación Corporativa del ISS y las bases jurídicas contenidas en la Ley 100 del 23 de diciembre de 1993, por el impacto de la misma para el Instituto de Seguro Social y el Sistema Integral de Seguridad Social, incluyendo así mismo algunas disposiciones anteriores a 1993 por su importancia y vigencia.

Por medio del presente manual se busca que los funcionarios de la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos (CNSF) se apoyen en los procesos que llevan a cabo, para facilitarles el cumplimiento de las actividades y brindarles una herramienta en la que se describe la forma como se deben desarrollar dichas tareas, igualmente para las investigadoras como medio para aplicar los conocimientos adquiridos durante la carrera.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. PLANTEAMIENTO El Seguro Social presenta deficiencias tanto en la información como en los flujos de la misma, igualmente en el proceso de asignación de funciones a los empleados, situación que se agrava por manuales de procesos inadecuados, repetitivos e innecesarios y en algunos de los casos inexistentes, no hay uniformidad a nivel nacional en los procedimientos que se realizan, En consecuencia, el Instituto de Seguro Social tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos y un gran porcentaje de los problemas que enfrenta tienen que ver con procesos mal diseñados o ejecutados, los cuales requieren ser revisados y rediseñados con miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los recursos, y en las demás tareas que se requieren para el cumplimiento a cabalidad del programa de mejoramiento de procesos aplicando el rediseño, difusión e internalización del deber ser en cada una de las áreas. El ISS desarrolla un sin número de actividades que con frecuencia pasan inadvertidas ya que normalmente cada trabajador se concentra en las que son propias de su puesto de trabajo, muchas veces sin tener claridad de porqué y para qué las ejecuta y cuál es su importancia en el contexto de las demás actividades. Al no revisar y mejorar los actuales procesos de distribución de medicamentos el Instituto de Seguro Social compromete el nivel de servicio ante los usuarios, incide en una baja productividad y deficiente relación con el cliente externo. El estudio inicial ha llevado a concluir que el problema se remonta al área administrativa del Instituto de Seguro Social, que no posee herramientas como manuales en cada una de las áreas o si existen están desactualizados impidiendo así: la disminución de costos operativos de la prestación de los servicios, utilización óptima del recurso humano, mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios, supresión de tareas administrativas, disminución del riesgo de uso inapropiado de los recursos, mantener una memoria institucional estandarizada que facilite continuidad de la gestión y por el contrario originando aprobaciones y papeleos innecesarios.

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Con fundamento en lo preceptuado en el convenio docente administrativo entre el Instituto de Seguro Social y la Universidad de La Salle se realizará el manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos.

1.2. Formulación ¿Como establecer la forma de programar, recepcionar, almacenar y distribuir los medicamentos hasta las farmacias contratadas por la EPS del Instituto de Seguro Social ISS, de tal forma que puedan entregarse al usuario de forma oportuna, completa y adecuada. Utilizando como principales insumos: las necesidades, requerimientos y existencias de medicamentos que cada una de las seccionales establece y reporta periódicamente,?

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1.3. Diagnóstico TABLA 1. Diagnóstico de la situación actual en cuanto a distribución de medicamentos del Instituto de Seguro Social.

Tabla No. 1 Fuente: Los autores.

SÍNTOMAS

CAUSAS

PRONÓSTICO CONTROL AL

PRONÓSTICO

1. La seccional no envié la información. 2. Deficiencia en la calidad de la información. 3. Que no se procese la información.

1. Insuficiente personal asignado para reportar la información. 2. Inadecuada planeación y programación. 3. Falta de interés de los funcionarios en el tema. 4. La información llega incompleta. 5. La información no esta actualizada. 6. los formatos están mal diligenciados. 7. Los códigos de los medicamentos no corresponden. 8. Donde debe ir información numérica hay texto. 9. No especifican de que seccional proviene la información. 10. Falta de claridad y conocimiento del plan de medicamentos. 11. Perfil inadecuado de los funcionarios de la seccional. 12. Insuficiente personal asignado para procesar la información. 13. Inadecuada planeación y programación. 14. Falta de interés de los funcionarios en el tema. 15. Perfil inadecuado del personal de la CNSF.

1. El Seguro Social no tiene actualizada su base de datos que le permita realizar una distribución exacta a cada una de sus seccionales. 2. En los Centros de Atención Ambulatoria y en las Empresas Sociales del Estado no hay la cobertura total de medicamentos necesarios para los usuarios. 3. El Seguro Social compromete imagen y por ende su calidad en el servicio.

Es necesario realizar el levantamiento, mejoramiento y documentación de procesos para lograr procedimientos eficientes que permitan garantizar la prestación de servicios de alta calidad a los afiliados de la EPS del ISS de manera oportuna.

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2. JUSTIFICACIÓN El manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos del Instituto de Seguro Social, será elaborado con el propósito de optimizar la gestión de la institución, buscando un mayor grado de eficiencia y eficacia en todos y cada unos de los procesos y procedimientos implementados por la Dirección Nacional de Planeación Corporativa, en su programa de mejoramiento de procesos, de esta manera lograr mejores resultados unificando los procesos en cada una de las áreas permitiendo al funcionario tener claridad en cada una de sus tareas a realizar. De esta manera la institución estará en condiciones de enfrentar a sus competidores, mejorar su imagen y ofrecer al usuario un mejor servicio.

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3. OBJETIVOS.

3.1. OBJETIVO GENERAL Elaborar el manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos del Instituto de Seguro Social en el cual se establezca el procedimiento que permita realizar de manera efectiva la distribución de medicamentos a las farmacias contratadas por la EPS del ISS, de tal forma que puedan ser dispensados los medicamentos al usuario de forma oportuna, completa y adecuada.

3.2. Objetivos específicos

Diagnosticar por medio de encuestas la situación actual del proceso, responsables, resultados y usuario final.

Documentar los subprocesos referentes a la distribución de medicamentos a nivel nacional.

Delimitar en el mapa de procesos del área de servicios farmacéuticos

los procesos y subprocesos concernientes a la distribución de medicamentos a nivel nacional.

Definir y aplicar una metodología para el diagnóstico y diseño del manual de procesos de distribución de medicamentos del ISS.

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4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. Marco geográfico El trabajo de campo se realizó en la Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguro Social, en la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos ubicada en la ciudad de Bogotá en la carrera 10 No. 26-71 piso 9º donde se encuentra el Departamento de Servicios Farmacéuticos el trabajo inicio el 6 de Julio de 2005 y finalizó el 4 de Agosto de 2006.

4.2. Marco institucional El Instituto de Seguro Social1 El Instituto Colombiano de Seguro Social fue establecido legalmente el día 19 de junio de 1948, mediante Decreto No. 2347 de 1948, su primer Gerente fue el abogado y economista Carlos Echeverri Herrera, ocupo la Gerencia General hasta noviembre de 1950. El Decreto-Ley 1650, dictado en el desarrollo de la Ley 12 de 1977, le cambió el nombre al Instituto Colombiano de Seguros Sociales por el Instituto de Seguro Social (ISS), como se le conoce en la actualidad. El Instituto fue creado como una institución autónoma de derecho social, con patrimonio independiente, tuvo bajo su responsabilidad y control del seguro en las áreas administrativa, técnica, científica, financiera y contable. Al crearse el Instituto se dispuso que esta asegurara a los trabajadores particulares. El Instituto de Seguro Social es financiado fundamentalmente con recaudos por conceptos de aportes de Seguridad Social, y rendimientos a las reservas en los casos de Pensiones y Riesgos Profesionales, los cuales se destinan al pago de las prestaciones de invalidez, vejez, muerte, accidentes de trabajo, enfermedad profesional, servicios médicos – asistenciales, enfermedad general, maternidad y administración de los negocios.El ISS cuenta con separación administrativa y financiera de los Negocios de Salud (EPS, IPS), Pensiones y Riesgos Profesionales y delegación de ordenación de gasto en Vicepresidentes, Gerentes Seccionales y Gerentes de Clínicas. 1 www.iss.gov.co

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El Instituto de Seguro Social es una de las empresas más grandes del Estado y el principal actor en el campo de la Seguridad Social en Colombia; durante más de 50 años ha brindado servicios de salud y garantizado las pensiones de millones de colombianos. El Decreto 2148 de 1992 establece que el Instituto de Seguro Social es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; además, la Ley 100 de 19932 le asignó competencias en tres grandes áreas de gestión: Salud, Pensiones, y Riesgos Profesionales, convirtiéndose en el mayor holding3 empresarial con cubrimiento nacional en el área de la Seguridad Social. Salud La Superintendencia Nacional de Salud expidió el Certificado de funcionamiento al Instituto de Seguro Social - Entidad Promotora de Salud mediante Resolución Nº 0024 de enero 18 de 1995 y con la Resolución Nº 193 de 1995., se aprueba el área geográfica de influencia a los 28 departamentos del país.

Desde 1995 hasta junio de 2003, la Empresa Promotora de Salud del Seguro Social garantizó la prestación de los servicios contemplados por la ley 100 de 1993 y definidos por el Plan Obligatorio de Salud, a través de una red propia de IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) conformadas por 234 Centros de Atención Ambulatoria (CAA) y 37 clínicas en todo el país pertenecientes en ese entonces al Seguro Social. Mediante el Decreto 1750 de junio de 20034 expedido por la Presidencia de la República, se escinde del Instituto de Seguro Social - Vicepresidencia de prestación de Servicios de Salud (EPS – ISS), todas las Clínicas y Centros de Atención Ambulatoria (CAA) quedando estas instituciones organizadas a través de la figura de Empresas Sociales del Estado ESE (entidades públicas descentralizadas del nivel nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio) de acuerdo con la regionalización en el país y adscritas al Ministerio de Protección Social. 2 Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. 3 Forma de organización de empresa según la cual una compañía financiera se hace con la mayoría de acciones de otras empresas a las que controla y posee un solo órgano directivo. 4 Por el cual se escinde el Instituto de Seguros Sociales y se crean unas Empresas Sociales del Estado.

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En el área de salud se separó la función aseguradora de la prestadora, la separación se enfoca a delimitar las funciones de aseguramiento que debe tener la EPS y concentrar las funciones de prestación en los Centros de Atención Ambulatoria y en las Clínicas. Las Empresas Sociales del Estado tienen por objeto, la prestación de los servicios de salud como servicio público esencial a cargo del Estado o como parte del servicio público de la seguridad social. Fueron creadas y organizadas a raíz del Decreto 1750 de junio de 2003 así: TABLA 2. Empresas Sociales del Estado que tienen por objeto la prestación de los servicios de salud como servicio publico esencial a cargo del Estado.

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SEDE SECCIONALES QUE

CUBRE

Rafael Uribe Uribe Medellín Antioquia, Córdoba y Chocó.

José Prudencio Padilla Barranquilla Atlántico, Bolívar,

Magdalena, Guajira, Sucre, Cesar, San Andrés.

Antonio Nariño Cali Valle, Cauca, Nariño y Putumayo.

Luís Carlos Galán Sarmiento Bogotá Bogotá.

Policarpa Salavarrieta Bogotá Cundinamarca, Caquetá,

Huila, Meta, Tolima, Boyacá y Casanare.

Francisco de Paula Santander Cúcuta Norte de Santander,

Santander y Arauca. Rita Arango Álvarez del

Pino Pereira Risaralda, Quindío y Caldas.

Fuente: www.iss.gov.co A partir de la escisión, la EPS del Seguro Social, como empresa Promotora de Salud, continua garantizando la prestación de servicios de salud a la población que se encuentra asegurada a través de la figura de contratación de servicios de salud con las ESE o con las IPS externas a nivel del país.

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Pensiones El Sistema General de Pensiones está compuesto por dos regímenes que coexisten, pero excluyentes entre sí. El Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad, manejado por las administradoras de Fondos de Pensiones, AFP; y el Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, administrado por el ISS, mediante el cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una Pensión de Vejez, Invalidez o Sobrevivientes o en su defecto la Indemnización Sustitutiva, previamente definidas en la Ley. Para la administración de esté último Régimen de Pensiones, el Seguro Social cuenta con más de 27 Centros de Atención de Pensiones (CAP) a lo largo del territorio colombiano. Riesgos Laborales El Seguro Social cuenta en la actualidad a nivel nacional con 29 Centros de Atención Básica en Salud Ocupacional (CABSO), 4 Laboratorios de Toxicología Analítica y con la red de apoyo del ISS, para cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de Riesgos Profesionales en cuanto a establecer actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la población trabajadora; fijar las prestaciones de atención de la salud de los trabajadores y las prestaciones económicas por incapacidad temporal, permanente, por invalidez y muerte, por enfermedad o accidente de origen profesional; fortalecer las actividades encaminadas a establecer el origen de los accidentes y las enfermedades profesionales y el control de los agentes de riesgos ocupacionales.5 Funciones Específicas del ISS El Decreto 2148 de 1992, por medio del cual se reestructura el INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL, otorgó al ISS las siguientes funciones:

Ejecutar los planes y programas sobre seguros sociales obligatorios fijados por la ley, el Gobierno Nacional y su Consejo Directivo.

Efectuar la inscripción de sus afiliados, la facturación y el recaudo de

los aportes correspondientes a los seguros sociales obligatorios, y fiscalizar y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en esta materia.

5 Tomado del manual de control interno existente en auditoria interna del Instituto de Seguro Social

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Garantizar a sus afiliados y beneficiarios la prestación de los servicios médico-asistenciales integrales que por ley le corresponde, mediante acciones de prevención, curación y rehabilitación, de acuerdo con las normas del Ministerio de Salud y en coordinación con las entidades y organismos sujetos a las normas del Sistema Nacional de Salud.

Garantizar a sus afiliados y beneficiarios el pago de las prestaciones

económicas a cargo del Instituto, de acuerdo con las normas legales vigentes.

Evaluar, clasificar y certificar los grados de incapacidad permanente y

de invalidez, para reconocimiento de las prestaciones económicas correspondientes a sus afiliados.

Elaborar y expedir, en coordinación con los Ministerios de Trabajo y

Seguridad Social y de Salud, los reglamentos sobre higiene y seguridad industrial y prevención de accidentes y enfermedades profesionales.

Emitir los reglamentos generales sobre condiciones y términos de los

distintos seguros de salud.

Las demás que le asignen la ley o los estatutos y reglamentos de la entidad.

Misión Ofrecer los mejores servicios de aseguramiento y protección en el sistema de seguridad social, con calidad, innovación y eficiencia, para generar bienestar a nuestros usuarios y funcionarios. Con nuestra experiencia y nuestra mayor participación en el sistema, contribuimos al logro de cobertura universal; nuestra rentabilidad se reinvierte en toda la sociedad.6 Visión. Ser una empresa competitiva orientada al afiliado y a ofrecer los mejores servicios del mercado.7

6 www.iss.gov.co 7 www.iss.gov.co

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Valores8

Competitividad. Excelencia. Solidaridad. Honestidad. Servicio.

Objetivos Estratégicos del ISS9

Equilibrio financiero operacional. Ampliar la cobertura. Mejoramiento de tecnología y sistemas de información. Mejoramiento en la prestación de los servicios. Uso eficiente de los recursos.

Organigrama.

Fuente: www.iss.gov.co 8 www.iss.gov.co 9 www.iss.gov.co

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4.3. MARCO TEÓRICO Definición del concepto de administración de la distribución física: “Un término empleado en la producción y el comercio para describir la extensa variedad de actividades relacionadas con el movimiento de los productos terminados desde el final de la fabricación hasta el consumidor, y que ocasionalmente incluye el traslado de materias primas desde las fuentes de suministro hasta la línea de producción. Estas actividades comprenden transporte, almacenamiento, manejo, embalaje, control de inventarios, localización del almacén o fábrica, proceso de pedidos, previsiones de mercados y servicio al consumidor.” 10 “La administración de la distribución física se entiende como el desarrollo y la operación de los procesos que permiten el flujo eficiente de productos. La distribución física esta compuesta por todas las actividades relacionadas, con llevar la cantidad adecuada de un producto al lugar apropiado en el momento oportuno, las actividades de que consta la distribución física son:”11

• Ubicación de inventario y almacenamiento • Manejo de materiales • Control de inventario • Procesamiento de pedidos • Transporte

Ubicación y almacenamiento de inventario: la administración del inventario es la clave para tener éxito en la distribución física. Una consideración importante es el almacenamiento, que abarca diversas funciones: ensamble, división y almacenamiento de productos. Manejo de materiales: consiste en seleccionar el equipo apropiado para el manejo físico de los productos, entre los que cabe mencionar el edificio del almacén. 10 D J Bowerson. Dirección de la Distribución Física Ciencias Empresariales. e w Simylay. Pág.18 11 STANTON ETZEL, WalKer. Fundamentos de Marketing. 11ª.ed. Mc Graw Hill. Pag 376, 452-464

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Control de inventario: mantener el tamaño y composición del inventario, que representa una importante inversión es indispensable para un sistema de distribución física, su finalidad es surtir los pedidos en forma rápida, completa y exacta, a la vez minimizar la inversión y las fluctuaciones de inventarios. Procesamiento de pedidos: la compañía puede perder clientes si comete errores en el surtido de pedidos o se tarda mucho en cumplir esta función, el procesamiento ineficiente de pedido puede tener como consecuencia grandes cantidades de inventario innecesarias. Transporte: la administración deberá escoger en cada caso el tipo de transporte y los transportistas para el envió de producto a los clientes. Un negocio tiene un problema cuando uno de sus almacenes esta saturado de bienes y hay clientes insatisfechos en otros almacenes, esto indica la importancia de que el apropiado surtido de producto debe estar en el sitio correcto y en el momento oportuno para maximizar la oportunidad de grandes ventas. A través de los años, los administradores han avanzado mucho en la disminución de los costos de producción, los gastos de operación mas importantes se relacionan con la distribución física, una eficaz distribución física también puede ser la base para que una compañía consiga y mantenga una ventaja diferencial. La entrega oportuna, que no se consigue sin una eficaz distribución física, ofrece una ventaja competitiva En muchas compañías, la distribución física se mantiene carente de coordinación la responsabilidad administrativa de ella se delega a varias unidades que a menudo persiguen metas contrarias. Así, el departamento de producción busca ante todo largas series de producción para minimizar los costos unitarios de manufactura, a pesar de que con ello crezcan considerablemente los costos de mantenimiento de inventario. Por el contrario, el departamento de finanzas desea una inversión mínima en inventarios. Y, por su parte, el departamento de ventas desea contar con una amplia variedad de productos disponibles en sitios cercanos al público.

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Si la distribución física se emplea estratégicamente, una compañía estará en posibilidades de fortalecer su posición competitiva al dar mayor satisfacción a los clientes y/o aminorar los costos de operación. La administración de la distribución física también repercute en la mezcla de marketing de la compañía, sobre todo en la planeación del producto y en los canales de distribución. Mejorar el servicio al cliente: con un sistema logístico bien administrado se logra mejorar el servicio que se da a los clientes, sin importar si se trata de intermediarios o de usuarios finales. Reducir costos de distribución: muchas alternativas para reducir los costos se obtienen con una dirección eficiente de la distribución física. Influencia en la selección de canales: las decisiones referentes a la administración de inventario ejercen una influencia directa en la elección de canales y la ubicación de los intermediarios. Las consideraciones de logística pueden resultar decisivas como descentralizar el inventario en donde se debe elegir cuantos sitios establecer si se utilizaran mayoristas que ofrecen servicio de bodega o la utilización de bodegas propias para la distribución de los productos. Controlar los costos de envió: los administradores con responsabilidades de envió necesitan asegurarse de que la compañía cuente con la ruta mas rápida además de las tarifas mas bajas. Naturaleza de la distribución La distribución se encuentra dentro de las actividades de la acción comercial de una empresa y se incluye dentro del denominado “marketing mix” o mezcla de mercadotecnia que consiste en la combinación de variables bajo control de una empresa que le permiten influir en el mercado y generar una demanda de sus productos. Las herramientas que dispone una organización para alcanzar las preferencias de compra por parte de sus clientes son las famosas 4p (Product, Place, Promotion, Price) Producto, Distribución, Precio, y Comunicación.12 12 DIEZ DE CASTRO, Enrique. Distribución Comercial. 3ª. Ed. Mc Graw Hill. Pearson Pág. 3-5

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Los intermediarios que forman los canales de distribución se rigen por unas costumbres que difícilmente la empresa puede cambiar generalmente si una empresa quiere distribuir sus productos por un determinado canal, tiene que doblegarse ante las condiciones que le imponen los intermediarios normalmente las empresas de mayor tamaño y poder pueden influir en dichas condiciones. Repercute decisivamente en el precio de venta final del producto o servicio al consumidor hay casos extremos en los que la distribución incide multiplicando por dos o por tres el precio en origen del producto, sin embargo hay casos en los que los márgenes de distribución suelen ser muy ajustados, debido a razones de competencia entre las empresas que operan en el sector. Logística La logística es la parte del proceso de la cadena de suministros que planea, lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento eficientes y efectivos de bienes y servicios, así como de la información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el fin de satisfacer los requerimientos de los clientes. Logística y cadena de suministros es un conjunto de actividades funcionales (transporte, control de inventarios) que se repiten muchas veces a lo largo del canal de flujo, mediante los cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor para el consumidor. Dado que las fuentes de materias primas, las fábricas y los puntos de venta normalmente no están ubicados en los mismos lugares y el canal de flujo representa una secuencia de pasos de manufactura, las actividades de logística se repiten muchas veces antes de que un producto llegue a su lugar de mercado.13 La administración de la cadena de suministros se define como la coordinación sistemática y estratégica de las funciones tradicionales del negocio y de las tácticas a través de estas funciones empresariales dentro de una compañía en particular, y a través de las empresas que participan en la cadena de suministros con el fin de mejorar el desempeño a largo plazo de las empresas individuales y de la cadena de suministros como un todo.14

13 BALLOU, Ronald. Logística Administración de Cadena de Suministro 5ª Ed. Prentice Hall Pearson Pág. 4-7 14 BALLOU, Ronald. Logística Administración de Cadena de Suministro 5ª. Ed. Prentice Hall. Pearson Pág. 5

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TABLA 3. Actividades de la logística en la cadena de suministro de una empresa.

SUMINISTRO FÍSICO (materiales) Desde las fuentes de

suministro hacia las fábricas.

DISTRIBUCIÓN FÍSICA Desde las fábricas hacia el

consumidor. Transporte. Mantenimiento de inventario.

Procesamiento de pedidos.

Adquisición. Embalaje protector. Almacenamiento. Manejo de materiales. Mantenimiento de información.

Programación de suministros.

Transporte. Mantenimiento de inventario.

Procesamiento de pedidos.

Programación de pedidos.

Embalaje protector. Almacenamiento. Manejo de materiales. Mantenimiento de información.

Fuente: Los Autores. Definiciones de procesos “Es un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracteriza por requerir ciertos insumos y tareas particulares que implican valor agregado con miras a obtener ciertos resultados”. OMS. “Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Los procesos utilizan recursos y se obtiene un producto o servicio”. Harrington. “serie de actividades o pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto o servicio”. R. Martínez.

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INPUT OUTPUT Toda empresa es un conjunto de procesos que de manera encadenada comienzan y terminan en el cliente. Todo lo que hacemos es un proceso.15 Es frecuente encontrar en las instituciones grupos de trabajadores que individualmente realizan una buena labor. Hacen muy bien su trabajo, pero sin comprender ni preocuparse por la forma como su trabajo afecta a otros de mayor o menor nivel. En los últimos tiempos se ha observado gran énfasis en la gestión de los procesos, dada su importancia en la consecución de los objetivos de la organización. Son múltiples los problemas que acosan a la gerencia de salud hoy en día situaciones que surgen de la falta de una definición, diseño, implementación y control de los correspondientes procesos. Algunos elementos del diagnóstico Hay instituciones que se caracterizan por:

• Estructura organizacional inadecuada • Falta de un plan estratégico • Mala imagen ante el cliente externo • Clima organizacional inapropiado • Atraso tecnológico • Aumento de costos • Mala atención al usuario • Excesiva centralización • Proliferación de trámites, firmas, sellos y vistos buenos • Gran número de quejas no atendidas • Falta de datos para la toma de decisiones

15 MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno e Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. Pág. 2

Recursos Insumos Información

Procesos de cambio

Resultados Productos Servicios

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Todo lo anterior se debe a la falta de conocimiento de la organización y fallas en los análisis que ayuden a detectar causas de los problemas o vacíos en los controles. Es ésta la razón por la cual un plan de mejoramiento de procesos se torna obligatorio para:

• Hacer efectivos los procesos generando los resultados esperados • Hacer eficiente los procesos, minimizando los recursos empleados • Hacer los procesos adaptables para adaptarnos al cliente y al entorno

Se puede decir que no existe producto o servicio sin que exista un proceso. Igualmente no hay procesos sin producto o servicio. Entonces el proceso siempre tendrá un objetivo, no es posible pensar que las personas trabajan por trabajar, puesto que se pretende lograr algo, ya sea: atender un paciente en consulta externa, elaborar una factura, despachar una fórmula, entre otras. En síntesis todas las actividades o eventos buscan un objetivo y el conjunto interrelacionado de los mismos es lo que constituye el proceso.16 Procesos o procedimientos Con frecuencia se utilizan los términos procesos y procedimientos en forma análoga. Para ello se establece una diferencia entre estos dos términos de acuerdo con la definición de la O.M.S. “Procedimiento: acto, método o manera de proceder en algunos procesos, o en cierto curso de acción. Curso particular de acción o manera de hacer algo, como, por ejemplo, los procedimientos que rigen el proceso de transferencia de pacientes. Es la descripción estandarizada y en mayor detalle de una actividad u operación. Son guías para la ejecución permanente de una misma tarea y que por sus características especiales, necesita de otras explicaciones de cómo es hecho en la rutina diaria. Pueden estar relacionados a los aspectos técnico, administrativos, de atención médica, etc.” Todo proceso incorpora un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades del cliente. Los procesos deben tener un comienzo y un final.

16 MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno e Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. Pág. 4-5

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Es preciso determinar estos elementos puesto que permitirán fijar responsabilidades en la ejecución del trabajo y definir acertadamente el proceso. Para el éxito de los procesos se requiere contar con el talento humano, su participación, definir la calidad de su diseño, ejecución, evaluación y control, así mismo, en todo proceso debe existir una secuencia, un orden determinado, lo que es fundamental en la racionalización de lo procesos. La gerencia de los procesos La gerencia no es sólo un conjunto de técnicas que se desarrollan dentro de una organización con el fin de cumplir con unos objetivos. Es una actitud que permite el desarrollo de unos recursos: humanos, tecnológicos, financieros, con el propósito de generar más recursos. La gerencia implica el conocimiento de la organización en su conjunto como sistema y en la capacidad de liderazgo para generar acciones de comunicación, promoción y persuasión que permitan logros en sus objetivos.17 Teorías organizacionales Teoría de la acción administrativa Desarrollada por Henry Fayol, plantea que en la organización se presentan una serie de principios como:

• División del trabajo • Líneas de autoridad • Unidad de mando • Subordinación • Remuneración • Equidad

En esta teoría. La organización es vista como un sistema cerrado, aislado de su entorno, su preocupación se centra en la forma de la organización. Fayol sistematizó el trabajo gerencial en varías etapas: planear. Organizar. Ejecutar y


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controlar. En este enfoque la función del gerente se dirige hacia el interior de la organización y a espaldas del entorno. Teoría de la organización racional del trabajo Planteada por Taylor, concebía a la organización como una máquina de producción. Esta teoría introdujo los principios de:

• Medición del tiempo • Salario acorde a la producción • Selección adecuada del trabajador • Adiestramiento y formación del empleado

Se visualiza la organización con parámetros de la ingeniería industrial, estableciendo mecanismos como:

• Estandarización de procesos • Creación de departamentos de planeación • Estructura de costos • Bonificación y formación del empleado

Teoría de la organización burocrática Esta teoría es desarrollada por Max Weber, plantea que la organización es esencialmente burocrática, reuniendo entre otras, las siguientes características:

• Actúa conforme a normas y reglamentos • Hay supervisión en cada área • Los actos son impersonales • Carrera administrativa • Niveles salariales

Teoría comportamental Este concepto se muestra con mayor interés en el ser humano y no solo en las estructuras de la organización. Entiende al hombre como elemento fundamental de la organización. Hace énfasis en la importancia de las relaciones humanas para

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la debida superación de conflictos, buscando una mayor cooperación e integración entre trabajadores y jefes. Permitió desarrollar el concepto de cultura organizacional, como valor agregado a la organización. Teoría de la organización sistemática La teoría general de sistemas desarrollada por Bertalanffy, sirvió como punto de referencia para este enfoque. Este concepto se fundamenta en la idea de sistema entendido como serie de elementos que giran alrededor de una estructura, interactuando entre sí. El sistema es visto como un todo, esta concepción es totalmente diferente de la organización ya que la ubica como un sistema abierto y directamente relacionado con su medio, totalmente opuesto a las anteriores teorías que ven a la organización como un sistema cerrado. Teoría de la organización contingente Este enfoque desarrollado por Kindleberger, establece que la economía no obedece a factores definidos por antelación, sino de factores situacionales y dependen de un sinnúmero de fenómenos que pueden ser imprevisibles que se den en un sistema abierto. De allí que se tenga la capacidad del gerente para innovar como única forma de sobrevivir. La empresa de salud de hoy

La gran cantidad de avances en el sector de la salud, exigen a la organización una capacidad de ajuste e innovación permanentes. Los desarrollos de nuevos conocimientos y tecnologías generan nuevas formas de pensar y actuar es por ello que los retos en la salud son muy diversos tanto externos en el orden económico, político y social, como interno o propio de las instituciones. 18 Factores externos

• La existencia de de una legislación en salud que ha aumentado la cobertura de población sujeto de los servicios.

• El mayor nivel de información del usuario y por lo tanto su actitud crítica frente a la calidad del servicio.


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• La financiación de los servicios de salud por parte de nuevos entes, creando un intermediario entre paciente y la institución en salud.

• El subsidio a la demanda y no a la oferta que obliga a las instituciones a ser más eficientes, reduciendo costos, sin detrimento a la calidad.

• Mayor control por parte de las entidades prestantes de servicios a travès de las auditorias internas.

• Búsqueda permanente del usuario de garantías de calidad en el servicio. Todos estos factores han generado una mayor complejidad en las instituciones obligando a que los procesos sean revisados y actualizados. Factores internos

• La organización debe tener claramente definidas la misión, la visión, los objetivos y estrategias.

• La alta dirección debe tener bien claro que lo más importante es el cliente (interno y externo).

• La organización está dada hacia la calidad de la atención y el servicio. • Desarrolla continuamente procesos de mejoramiento de calidad y

atención al cliente. • Conoce sus debilidades y tiene propuestas para superarlas. • Utiliza indicadores de gestión con el fin de medir la calidad.

En conclusión las organizaciones se están reestructurando para mejorar la calidad de sus productos y brindar satisfacciones a los clientes, cumpliendo a cabalidad con su objetivo social. Clases de procesos Los procesos pueden ser de varias clases de acuerdo con sus características y la forma en que se desplazan por la institución.

• Proceso interfuncional: es aquel que recorre toda la organización poniendo en juego diferentes áreas de servicio.

• Proceso interdepartamental: es un proceso que recorre varios departamentos.

• Procesos vitales: son aquellos que constituyen la esencia, la razón de la institución. Es el objetivo social y misión de la empresa.

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Selección de procesos: frecuentemente se pierde tiempo y esfuerzo al trabajar con procesos equivocados. Se deben seleccionar los procesos en relación a problemas y/o quejas, del cliente interno, procesos de alto costo.19 Responsables del proceso El responsable del proceso debe tener la capacidad de prever los cambios de la empresa y su impacto sobre los procesos. Criterios para seleccionar responsables de los procesos

• Responsabilidad: debe existir una persona responsable del proceso que lo asuma como propio y debe contar con recursos humanos, recursos físicos, y conocimiento del área.

• Liderazgo: debe ser una persona con capacidad de dirigir el grupo con características de credibilidad capacidad de liderazgo y con capacidad de analizar situaciones.

• Conocimiento: Persona que conozca muy bien el proceso, estará en capacidad de comparar actividades anteriores y las nuevas propuestas.20

Funciones del responsable del proceso

• Determinar objetivos que mejoren la eficiencia y efectividad del proceso. • Garantizar que las metas del proceso se cumplan. • Definir alcances del proceso. • Definir los subprocesos y sus responsables. • Identificar y ejecutar los cambios necesarios para la empresa y cliente. • Solucionar problemas que se presenten en el montaje del proceso.

19 MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno e Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. Pág. 21-22-23 20 MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno e Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. Pág. 25-26-27

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Documentación y análisis El responsable del proceso debe dejar constancia de cada uno de los componentes de un proceso, su flujo y sus relaciones. El propósito de la documentación es detallar el análisis del proceso. Responsabilidad de la dirección En la gerencia de la institución de salud sus responsabilidades son:

• proporcionar recursos para el diseño de procesos. • Desarrollar objetivos comunes. • Crear conciencia de la necesidad de mejoramiento. • Establecer mecanismos de control para que se cumplan los procesos.

Manual de procesos Independiente del tamaño de la institución es necesario contar con una herramienta que reúna los procesos, normas, rutinas y los formularios necesarios para el adecuado manejo de la institución. Es necesaria la elaboración de un manual de procesos, cuando las actividades y tareas se tornan complejas y se dificulta para los niveles directivos su adecuado registro, seguimiento y control. Se define como manual de proceso al documento que registra el conjunto de procesos, discriminado en actividades y tareas que realiza un servicio, departamento o toda la institución.21 Objetivos del manual de procesos:

• Servir de guía para la debida ejecución de actividades y tareas de funcionarios de la institución.

• Brindar servicios más eficientes. • Mejorar el aprovechamiento del recurso humano, físico y financiero. • Generar uniformidad en el trabajo por parte de diferentes funcionarios. • Evitar improvisación de labores. • Ayuda a orientar al nuevo personal. • Facilita la supervisión y evaluación de labores. • Ser la memoria de la institución.


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Las características del manual se pueden resumir en:

• Satisfacer las necesidades reales de la institución. • Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y conservación de

procesos. • Facilitar los trámites mediante una adecuada diagramación. • Redacción breve, simplificada y comprensible. • Facilitar su uso a clientes internos y externos.

Un manual de procesos representa el paso a paso de las actividades y tareas que debe realizar un funcionario. No se debe confundir un manual de procesos y un manual de funciones, que es el conjunto de actividades propias a un cargo para determinar niveles de autoridad y responsabilidad. Control de procesos Los procesos se deben estandarizar con el fin de obtener resultados pronosticados con un nivel determinado de calidad. La estandarización busca indicadores que permitan detectar mejora o desmejora del proceso y aplicar el correctivo necesario. La Entidad Prestadora de Salud es muy compleja y es donde se realizan varios tipos de procesos ya sean asistenciales, administrativos y financieros que giran alrededor de un cliente. Todos estos procesos deben integrarse para poder brindar un servicio de calidad ya que representa un concepto integral y total. Los procesos deben ser monitorizados y evaluados permanentemente para saber si se cumplen o no con las necesidades y expectativas del cliente y así realizar los ajustes necesarios acordes con el entorno y las exigencias de la demanda o de la normatividad. Para que sea útil y cumpla con su objetivo de control de procesos debe estar aplicado a todas las actividades y subprocesos desde el inicio, durante el curso y el final incluyendo el responsable de cada proceso, se le debe aplicar indicadores que permitan medir la eficacia, eficiencia y los resultados.22 22 MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno e Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. Pág. 185-186

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Mejoramiento de procesos El mejoramiento es un propósito asumido por todos los funcionarios de la institución, acompañado por una actitud orientada al mantenimiento y perfeccionamiento de los procesos. Características del mejoramiento

• Esta orientado a las personas y al proceso mas que al resultado • El efecto es a largo plazo • Involucra a todos los funcionarios de toda la institución

Ciclo de mejoramiento Es una teoría que permite administrar de manera estructurada los proyectos de mejoramiento para satisfacer necesidades de clientes y obtener productividad en el proceso es llamado el ciclo de Deming

Ciclo de Deming sirve para:

• Mejorar procesos • Solucionar problemas • Implantar nuevos procedimientos • Estandarizar procesos

El ciclo de Deming esta compuesto por cuatro etapas: planear, hacer, verificar y ajustar. Planear se refiere a acciones de:

• Definir políticas • Definir objetivos y metas • Definir recursos

Al estandarizar, cada servicio de la institución debe realizar su flujograma que garantiza la calidad del servicio prestado y mejora la productividad. Hacer se refiere a la acción de:

• Ejecutar • Actuar • Desarrollar una tarea

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Esta etapa involucra la acción de capacitación para cambiar actitudes y hábitos inadecuados, los datos de la etapa de hacer deben ser recogidos periódicamente. Verificar se relaciona con la necesidad de:

• Medir • Chequear • Buscar que lo adecuado este de acuerdo con lo programado

Si el proceso no logra los resultados programados es necesario pasar a la etapa siguiente del ciclo. Esto es el conjunto de acciones que se desarrollan para corregir o mantener un resultado

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5. DISEÑO METODOLÓGICO 5.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN En el diseño del manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos se hace necesario realizar actividades de levantamiento, mejoramiento y documentación propios del proceso de distribución por tanto la investigación que se va a realizar es de tipo exploratorio y descriptivo. Según Carlos Méndez “Para definir el carácter exploratorio del estudio han de tenerse en cuenta consideraciones importantes: el conocimiento previo que tiene el investigador sobre el problema planteado los trabajos realizados por otros investigadores, la información no escrita que poseen personas que por su relato pueden ayudar a reunir y sintetizar sus experiencias”.23 “Los estudios descriptivos acuden a técnicas especificas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y cuestionarios. También pueden utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores”. 5.2. Métodos aplicados Método de observación Según Carlos Méndez el método de observación “Debe ser controlado sistemáticamente por el investigador y esta relacionado con proposiciones teóricas referidas al objeto de investigación”.24 La observación es indispensable ya que resulta ser la información de primera mano en la obtención de datos que permite el levantamiento de los procesos para el manual.

23 MENDEZ, Carlos Metodología McGraw Hill Pág. 130 24 MENDEZ, Carlos Metodología McGraw Hill Pág. 134

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Método Inductivo Para Carlos Méndez el método inductivo “Es el proceso de conocimiento que se inicia por la observación de fenómenos particulares con el propósito de llegar a conclusiones y premisas generales que pueden ser aplicadas a situaciones similares a la observada”.25 El método inductivo permite utilizar los resultados obtenidos en la observación para llegar a conclusiones más amplias que las inicialmente planteadas. En la actualidad el Instituto de Seguro Social presenta enormes dificultades en el desarrollo de los procesos, y estos requieren ser revisados con el objeto de mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de sus recursos, es por ello que planeación corporativa adelanta el programa de mejoramiento de procesos que busca tener la debida documentación de todos los procesos internos del ISS, por medio del diseño o rediseño de los manuales de procesos de acuerdo a la metodología establecida en la guía de procesos del ISS en sus diferentes áreas. 5.3. Población y muestra “Población es un conjunto de medidas o el recuento de todos los elementos que presentan una característica común. El termino población se usa para denotar el conjunto de elementos del cual se extrae la muestra.

Lo ideal seria que el número de elementos o unidades de observación que constituyen la muestra, denominada también población por muestrear o población muestreada fuera igual al contenido total en la población o población objetivo. Pero como no ocurre así, las conclusiones que se consideran validas para la muestra pueden ser extendidas a la población, garantizándolas estadísticamente mediante la indicación de la validez del proceso,

Los elementos o unidades que integran la población o la muestra pueden corresponder a personas, objetos o cosas. Además, el elemento puede ser 25 MENDEZ, Carlos Metodología McGraw Hill Pág. 135

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una entidad simple (una persona) o una entidad compleja (una familia), que se denomina unidad, la que, a su vez, puede estar compuesta de elementos o de unidades, que en algunos casos se les define como conglomerados.

Según sea el número de elementos, la población puede considerarse como finita o infinita. Es una población finita cuando el número de elementos que le compone es limitado; infinita cuando consta de ilimitado numero de elementos. Sin embargo, algunas veces, en una población finita con un número grande de elementos el comportamiento en el cálculo del tamaño de muestra resulta igual al de una población infinita, ya que existe un tamaño muestral óptimo tal que, a partir de un determinado momento no se altera por más que aumente el tamaño poblacional.”26

La población con la que se cuenta para el diseño del manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos es el área de servicios farmacéuticos de las 28 seccionales, que conforman el Instituto de Seguro Social a nivel nacional, para efectos del desarrollo del manual de procesos se tomara como muestra el área de servicios farmacéuticos de la seccional Cundinamarca que cuenta con 877.436 afiliados siendo este el 29% del total de la población igualmente es la seccional con mayor numero de afiliados mayores de 60 años por lo tanto es a la que mayor presupuesto se le asigna.

26 MARTINEZ BENCARDINO, Ciro. Estadística y muestreo. Bogota. Ecoe ediciones. 2002 Pág. 5

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TABLA 4. Distribución de la Población por Seccional

SECCIONAL POBLACIÓN 2005 % AMAZONAS 2.366 0,08%

ANTIOQUIA 395.684 13,10%

ARAUCA 6.398 0,21%

ATLÁNTICO 152.135 5,04%

BOLÍVAR 90.438 2,99%

BOYACÁ 79.445 2,63%

CALDAS 96.793 3,20%

CAQUETÁ 9.901 0,33%

CASANARE 11.026 0,36%

CAUCA 73.645 2,44%

CESAR 40.670 1,35%

CHOCO 7.862 0,26%

CÓRDOBA 34.323 1,14%

CUNDINAMARCA 877.436 29,04%

HUILA 43.745 1,45%

LA GUAJIRA 27.345 0,91%

MAGDALENA 63.325 2,10%

META 36.774 1,22%

NARIÑO 49.744 1,65%

NORTE DE STDER 80.022 2,65%

PUTUMAYO 3.920 0,13%

QUINDÍO 45.097 1,49%

RISARALDA 74.760 2,47%

SAN ANDRÉS 10.073 0,33%

SANTANDER 142.785 4,73%

SUCRE 20.677 0,68%

TOLIMA 98.454 3,26%

VALLE 446.123 14,77% TOTAL GENERAL 3.020.966 100,00%

Fuente: Los autores.

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GRÁFICA 1. Distribución de la Población por Seccional.

DISTRIBUCION POBLACION POR SECCIONAL

0% 13%

0%

5%

3%

3%

0%

0%

2%

1%

0%

2%

1%

0%

2%

0%

5%

1%

3%

15%

3%

29%

2%

1%

1%

3%

1%

1%

AMAZONAS

ANTIOQUIA

ARAUCA

ATLANTICO

BOLIVAR

BOYACA

CALDAS

CAQUETA

CASANARE

CAUCA

CESAR

CHOCO

CORDOBA

CUNDINAMARCA

HUILA

LA GUAJIRA

MAGDALENA

META

NARIÑO

NORTE DE SANTANDER

PUTUMAYO

QUINDIO

RISARALDA

SAN ANDRES

SANTANDER

SUCRE

TOLIMA

VALLE

Fuente: Los Autores.

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TABLA 5. Distribución de Población por Grupo Etareo

POBLACION

SECCIONAL

MENOR DE 1 AÑO

ENTRE 1 Y 4

AÑOS

ENTRE 5 Y 14 AÑOS

HOMBRE ENTRE 15 Y 44 AÑOS

MUJER ENTRE 15 Y 44 AÑOS

ENTRE 45 Y 59 AÑOS

MAYOR DE 60 AÑOS

Total general

AMAZONAS 1 126 460 602 606 366 205 2.366

ANTIOQUIA 647 7.671 57.769 58.522 67.370 91.413 112.292 395.684

ARAUCA 32 312 1.490 1.696 1.597 886 385 6.398

ATLÁNTICO 179 3.635 27.271 26.329 31.123 31.961 31.637 152.135

BOLÍVAR 228 2.523 18.244 16.053 18.279 17.708 17.403 90.438

BOYACÁ 273 2.704 14.237 13.628 15.744 17.402 15.457 79.445

CALDAS 207 2.502 14.714 15.278 19.251 22.456 22.385 96.793

CAQUETÁ 26 351 1.905 1.869 2.486 1.874 1.390 9.901

CASANARE 80 706 2.543 2.608 2.728 1.607 754 11.026

CAUCA 193 1.540 12.915 14.140 17.097 14.326 13.434 73.645

CESAR 136 1.686 8.398 7.614 9.500 7.395 5.941 40.670

CHOCO 43 479 1.549 1.674 2.009 1.208 900 7.862

CÓRDOBA 51 713 6.066 5.995 7.211 7.523 6.764 34.323

CUNDINAMARCA 1.217 21.566 147.822 135.263 159.254 185.023 227.291 877.436

HUILA 147 1.193 7.659 7.757 9.485 9.218 8.286 43.745

LA GUAJIRA 143 1.643 6.220 5.454 6.482 4.448 2.955 27.345

MAGDALENA 124 1.980 13.686 12.228 13.782 11.319 10.206 63.325

META 115 1.219 6.705 6.477 7.643 7.768 6.847 36.774

NARIÑO 119 1.299 8.119 9.479 11.104 10.644 8.980 49.744

NTE DE STDER 194 2.553 13.850 14.511 18.261 16.481 14.172 80.022

PUTUMAYO 7 95 614 957 1.015 694 538 3.920

QUINDÍO 84 877 6.150 6.780 8.561 10.640 12.005 45.097

RISARALDA 165 1.440 10.624 10.413 13.028 17.492 21.598 74.760

SAN ANDRÉS 30 334 2.114 2.014 2.403 1.922 1.256 10.073

SANTANDER 455 4.036 23.481 25.240 30.664 30.485 28.424 142.785

SUCRE 99 1.099 4.015 3.880 4.617 3.977 2.990 20.677

TOLIMA 320 2.718 18.430 15.308 19.111 22.930 19.637 98.454

VALLE 683 8.507 79.934 65.742 82.210 91.756 117.291 446.123TOTAL GENERAL

5.998

75.507

516.984

487.511

582.621

640.922 711.423

3.020.966

53

GRÁFICA 2. Distribución de la Población por Grupo Etareo

Fuente: Los Autores. 5.4. Fuentes primarias y secundarias.

5.4.1 Fuentes secundarias

Según Carlos Méndez la información secundaria esta constituida por” La información escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes escritas o por un participante en un suceso o acontecimiento”27

Para realizar el levantamiento de los procesos se accede a las plantillas que manejan los funcionarios para realizar la distribución de medicamentos a cada una de las 28 seccionales y demás documentaciones como oficios, circulares y comunicados que se manejan por el TRANSFER (medio de comunicación interna que maneja el instituto).

27MENDEZ, Carlos Metodología McGraw Hill Pág. 143

DISTRIBUCIÓN DE LA POBLACIÓN POR GRUPO ETAREO

- 100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

800.000

900.000

1.000.000

53

5.4.2. Fuentes primarias

Según Carlos Méndez “La información oral o escrita que es recopilada directamente por el investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento”28

Para dar inicio al diseño del manual se hace necesaria la recolección de información realizando entrevistas y encuestas a los funcionarios de la CNSF (coordinación nacional de servicios farmacéuticos)

5.5. Mapa de procesos del área de servicios farmacéuticos

Los 5 subprocesos que se encuentran resaltados en el mapa de procesos del área de servicios farmacéuticos son los que se documentaron con: identificación de procesos, marco normativo, flujograma, descripción de actividades y mapa de riesgos en el manual de distribución de medicamentos del Instituto de Seguro Social.

28 MENDEZ, Carlos Metodología McGraw Hill Pág. 144

55

5.6. Normatividad

Se realizó una Investigación por medio de los funcionarios del ISS y por Internet, acerca de la normatividad tanto interna como externa vigente para la distribución de medicamentos (convenios, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, circulares) que da origen al proceso y que lo regula; esto permite visualizar alternativas y restricciones para su mejoramiento, identificar el proceso que verdaderamente se ejecuta en la práctica, el cual frecuentemente varia en las diferentes dependencias o áreas de trabajo ya que cada persona conoce solamente una parte del mismo, dependiendo de sus necesidades particulares; también permite identificar el que debe llevarse a cabo de acuerdo con el marco legal. Para ello se define un formato único para el respectivo levantamiento del proceso, enfatizando en la necesidad de precisar las normas particulares que apliquen a las actividades del proceso.

56

TABLA 6. NORMATIVIDAD

No. ACTO

ADMINISTRATIVO FECHA ASUNTO

1 Resolución 03244 del Instituto de

Seguros Sociales. 1983

Normas técnicas para la prestación del servicio farmacéutico. Para la distribución de medicamentos del almacén a las diferentes farmacias, la repartición encargada de los suministros deberá ser establecida conjuntamente con el Químico Farmacéutico de la seccional el programa general y anual de distribución que contemple la frecuencia o periodicidad de los despachos de cada farmacia, teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento, los stock mínimos la facilidad de transporte y los volúmenes de despacho de cada farmacia. Igualmente en los programas de distribución deberá tenerse en cuenta los niveles de atención de salud que prestan los centros que apoya la farmacia, con el objeto de optimizar la oportunidad del suministro de medicamentos de atención básica. El programa de distribución de medicamentos para los niveles de atención intermedia y de alta especialidad será objeto del estudio técnico por parte del Químico Farmacéutico.

2

Ley 80 Estatuto General de

Contratación de la Administración

Pública. Congreso de Colombia.

28.10.93

La ley 80 de 1993 contiene 81 Artículos en el que se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. La presente ley tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Esta ley busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta ley, correspondan a su esencia y naturaleza.

3 Acuerdo 004 del

Ministerio de Salud. 02.07.94

Por la cual se crea la Comisión Técnica Asesora en Medicamentos. Tiene por objeto recomendar al CNSSS, los criterios que deben regir el proceso de actualización permanente del listado de medicamentos esenciales, para efecto de lo cual realizará los estudios y anteproyectos que el Consejo estime necesarios. Debe también presentar al Consejo propuestas sobre la incorporación más adecuada y eficiente de medicamentos dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Así como estudiar las propuestas de inclusión y exclusión de medicamentos provenientes de las asociaciones científicas o de profesionales de la salud. La comisión se reunirá en forma ordinaria cada tres meses, el Ministerio suministrará el material y apoyo logístico para el buen funcionamiento de la comisión.

57

4 Resolución 5261 del Ministerio de Salud.

05.08.94

Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Este Manual de Procedimientos se expide para garantizar, el acceso a los contenidos específicos del Plan Obligatorio de Salud, la calidad de los servicios y el uso racional de los mismos y para unificar criterios en la prestación de servicios de salud dentro de la Seguridad Social en Salud, como garantía de acceso, calidad y eficiencia.

5 Decreto 677 del


Las disposiciones contenidas en el presente Decreto que contiene 148 Artículos regulan los medicamentos cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico en lo referente a la producción, procesamiento, envase, expendio, importación, exportación y comercialización. El artículo 22 reglamenta la documentación para la evaluación farmacéutica.

6

Acuerdo 51 del CNSSS. Creación de Comité Técnico en Medicamentos y Funcionamiento.

08.01.97

El Comité Técnico de Medicamentos es creado como un organismo asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, que tendrá por objeto estudiar y recomendar los criterios que deben regir el proceso de actualización del listado de medicamentos esenciales incluidos en el Plan Obligatorio de Salud. Debe realizar los estudios y análisis en relación con los medicamentos del POS. Es su deber estudiar las propuestas de inclusión y exclusión de medicamentos esenciales ha dicho plan así como proponer sus recomendaciones al Consejo Nacional de Seguridad Social. El Comité técnico en Medicamentos podrá recibir soporte técnico de todos los organismos públicos y privados que considere pertinentes y útiles para el desempeño de sus funciones.

7

Acuerdo 129 del CNSSS. Modifica Parcialmente el Acuerdo 51 de

1997.

08.04.97

Por el cual se modifica y actualiza la composición del comité técnico de medicamentos, con el fin de permitir la participación de otros actores del sistema, tales como los aseguradores y prestadores de los servicios de salud, así como de otras dependencias del Ministerio de Salud. Los miembros del comité serán designados por períodos de dos (2) años y su período podrá ser prorrogado.

8 Resolución 5061 del

Ministerio Salud. 23.12.97

Reglamentación de los Comités Técnico Científicos dentro de la Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado .Estas entidades deberán comunicar a la Superintendencia Nacional de Salud el listado de Comités Técnico-Científicos conformados y los miembros de cada uno de ellos.. El Comité Técnico - Científico deberá atender las reclamaciones que presenten los afiliados y beneficiarios de las EPS en relación con la ocurrencia de hechos de naturaleza asistencial que presuntamente afecten al usuario respecto de la adecuada prestación de los servicios de salud.

58

9 Decreto 1792 del


Modifica al Decreto 677 de 1995 y decreta otras disposiciones en cuanto : A las Buenas prácticas de manufactura de medicamentos donde debe garantizar la producción uniforme y controlada de cada lote de producción, de conformidad con las normas de calidad y los requisitos exigidos para su comercialización, así como la obtención de la acreditación expedida por el INVIMA que tramitará la solicitud de certificado en estricto orden de radicación y de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo .

10

Decreto 549 del Ministerio de Salud. BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA.

29.03.01

El decreto contiene once artículos en donde regula y pone bajo vigilancia a todos los fabricantes de medicamentos. Para la obtención del certificado de cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura por parte de los laboratorios fabricantes de medicamentos que se importen o produzcan en el país. Consignadas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 245 de la Ley 100 de 1993. Después de la vigencia de este decreto deberán cumplir con las Buenas Prácticas de Manufactura y obtener la correspondiente certificación ante el Invima en donde se especifica áreas de manufactura, procesos de producción y/o tipo de producto (s). Se realizaran visitas para la certificación en las instalaciones de laboratorios y/o establecimientos fabricantes .Este decreto da facultades al Invima para celebrar convenios con laboratorios y/o establecimientos ubicados en el exterior a conformidad con la Legislación Sanitaria y la Guía de Inspección vigentes en Colombia. Tendrá una vigencia de cinco (5) años y deberá renovarse por un período igual al de su vigencia.

11

Resolución 493 del Ministerio de Salud.

Comité Técnico-Científico de

Medicamentos.

03.04.02

Por medio de las cuales se reglamentan los Comités Técnico-Científicos de Medicamentos y el recobro de medicamentos autorizados por estos, respectivamente. Evaluar la calidad de la atención a través de las cuales se presta el servicio por el obligado a ello e introducir las correcciones que fueren necesarias para superar las deficiencias que se detecten y contribuir a su mejoramiento. Velar por que se preserven y respeten los derechos del paciente en cuanto, a formulación y entrega de medicamentos. Se hace necesario estudiar y analizar las quejas y denuncias que presenten los afiliados con relación al suministro de medicamentos así como el de autorizar o negar, según los criterios expuestos por la ley, los medicamentos no contemplados en el manual de terapéutica aprobado por el CNSFS para el Plan Obligatorio de salud del Régimen Contributivo.

59

12

Acuerdo 232 del Ministerio de Salud. Creación de Comité

Técnico en Medicamentos y Evaluación de

Tecnología y su Funcionamiento.

19.07.02

Es creado como un organismo asesor del CNSS, que tendrá por objeto apoyar al Consejo en el ajuste y actualización del Plan Obligatorio de Salud (POS) usando la evaluación de tecnología y medicamentos como mecanismo para que dicho plan responda a los principales problemas de salud de la población colombiana. Se considera evaluación de tecnología, el análisis y calificación de formas de intervención incluidas medicamentos, insumos, dispositivos y procedimientos y en general todas aquellas actividades que hacen parte del continuo cuidado del paciente. Dicho Comité reemplazará el Comité Técnico de Medicamentos Asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud creado mediante Acuerdo 51 y modificado por los Acuerdos 129 y 170. Es responsabilidad de dicho comité el de recomendar para incluir o excluir del POS., actividades, intervenciones, procedimientos, medicamentos así como el de emitir conceptos técnicos que permitan actualizar las intervenciones contenidas en el Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud, de acuerdo con los desarrollos tecnológicos y de acuerdo con las necesidades de la población colombiana.

13 Carta Circular 53 de la Superintendencia Nacional de Salud.

01.08.02

Para Direcciones distritales, departamentales y municipales de salud, instituciones prestadoras de servicios de salud, empresas promotoras de salud. El dar cumplimiento a la obligatoriedad de utilizar denominaciones comunes internacionales (nombres genéricos), en la prescripción y dispensación de medicamentos, procedió a expedir la Circular 051 de fecha 1o. de abril de 2002, mediante la cual reiteró la responsabilidad que tienen dichas Entidades de adoptar las disposiciones contenidas en el Manual de Medicamentos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

14 Decreto 2085 del Ministerio Salud.

19.09.02

Por el cual se reglamentan aspectos relacionados con la información suministrada para obtener registro sanitario respecto a nuevas entidades químicas en el área de medicamentos. Todo medicamento bien sea que se encuentre incluido en normas farmacológicas o que se trate de medicamentos nuevos, requiere para su producción, importación, exportación, procesamiento, envase, empaque, expendio y comercialización de Registro Sanitario expedido por la autoridad sanitaria competente ;se hace necesario reglamentar el tratamiento y protección de la información no divulgada presentada para la obtención de Registro Sanitario de medicamentos nuevos específicamente respecto a aquellos que hacen relación a nuevas entidades químicas.

60

15 Acuerdo 246 del


Por el cual se modifica el Acuerdo 232 de 2002 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud ,el Comité Técnico de Medicamentos y Evaluación de Tecnología, asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, tendrá los siguientes integrantes: Un médico o químico farmacéutico con especialización en farmacología, un médico clínico con conocimientos en farmacología, un epidemiólogo, profesional de la salud con especialización en economía de la salud , un profesional del área de la salud con formación en economía de la salud y/o tecnología biomédica, el director general de calidad del Ministerio de la Protección Social y un profesional con conocimientos en economía y costos de servicios de salud. Todos ellos deben ser designados por el Ministro de la Protección Social .Este comité presentará al Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud mínimo una vez al año un estudio sobre la revisión del Manual de Medicamentos adoptado por el CNSSS.

16 Decreto 162 del

Ministerio de Protección Social.

01.22.04

Por el cual se modifica el artículo 3 del Decreto 549 de 2001. Cuando se trate de medicamentos importados, se aceptará el certificado de cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufacturas, BPM o su equivalente siempre y cuando en este se especifiquen las áreas de manufactura, los procesos de producción y/o tipo de producto o productos, otorgado por la autoridad competente a los interesados, respecto de los laboratorios fabricantes ubicados en los siguientes países: Estados Unidos de Norteamérica, Canadá, Alemania, Suiza, Francia, Reino Unido, Dinamarca Holanda, Suecia, Japón y Noruega, o por quienes hayan suscrito acuerdos de reconocimiento mutuo con estos países. Igualmente el INVIMA, aceptará certificados de food and Drug Administration FDA, Organización Mundial de la Salud, OMS, o la Organización Panamericana de Salud, OPS; Europe and Agency for the Evaluation of medicinal Products, EMEA.

17 Decreto 481 del


18.02.04

Por el cual se dictan normas tendientes a incentivar la oferta de medicamentos vitales no disponibles en el país, para así garantizar la prestación de servicios de salud de forma integral se requiere establecer mecanismos que permitan la oferta suficiente y el acceso a medicamentos vitales de difícil consecución la investigación. El desarrollo, producción y comercialización de estos medicamentos se dificulta por una baja frecuencia de uso y poca rentabilidad se hace necesaria la importación y comercialización de los medicamentos no disponibles con el fin de mejorar la oferta de los mismos en el país.

61

18 Acuerdo 312. 24.02.04

POR EL CUAL SE APRUEBA EL "MANUAL DE TARIFAS" DE LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD DEL SEGURO SOCIAL “EPS-ISS”. Los medicamentos que se prescriban y suministren para el manejo ambulatorio y/o intrahospitalario del paciente al nivel de los servicios de consulta externa, urgencias, internación, salas de cualquier tipo, y los necesarios para la práctica de un procedimiento diagnóstico o de tratamiento, deben estar contenidos en el Acuerdo 228 de 2.002 del Ministerio de Salud o en la norma que lo modifique o adicione, de lo contrario deben ajustarse a los requisitos exigidos en la Resolución 2948 del 3 de Octubre de 2.003, del Ministerio de Protección Social o la norma que la modifique o adicione y se pagarán con base en el precio de adquisición por parte de la persona o entidad que los suministre, más el 8%.


11.11.04

Por la cual se reglamentan los Comités Técnicos Científicos y se establece el procedimiento de recobro ante el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga por concepto de suministro de medicamentos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud POS y de fallos de tutela.

20 Decreto 912 del


2004

Por el cual se reglamentan las donaciones internacionales de medicamentos y dispositivos médicos ya que constituyen un beneficio real para su receptor, garantizando efectividad, calidad y seguridad y deben cumplir con las disposiciones sanitarias vigentes del país receptor y ajustarse a sus necesidades.

21 Decreto 2200 del


28.06.05

El presente decreto tiene por objeto regular las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico. De la distribución y dispensación de medicamentos: Artículo 18. Distribución de medicamentos. La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el Ministerio de la Protección Social. El embalaje y/o trasporte de productos farmacéuticos forman parte de la distribución intrahospitalaria o física y deberán ser tenidos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico. El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrarse a los pacientes.


62

5.7. Definición de objetivos Con la información obtenida por medio de los métodos de observación e inductivo, se establecen los objetivos generales y específicos del proceso.

Objetivo General

Establecer el procedimiento que permita realizar de manera efectiva la distribución de medicamentos a las farmacias contratadas por la EPS del ISS, de tal forma que puedan ser dispensados los medicamentos al usuario de forma oportuna, completa y adecuada.

Objetivos Específicos

Identificar las actividades, tareas e insumos que intervienen en el proceso de distribución de medicamentos a cada una de las seccionales. Documentar los subprocesos referentes al proceso: distribución nacional de medicamentos. Verificar que se de el cumplimiento a las condiciones de calidad exigidas por el ISS a los medicamentos para lo cual se requiere la aplicación del instructivo de realización de recepción técnica por parte de las seccionales. Fomentar el manejo adecuado y el reporte oportuno de la información requerida por la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos en los formatos establecidos dentro del plan mensual de medicamentos.

5.8. Levantamiento de procesos.

En el mapa de procesos del área de servicios farmacéuticos del ISS se identifican los subprocesos que se relacionan directamente con la distribución de medicamentos que son: Programación de la distribución nacional Distribución nacional Recepción y almacenamiento seccional Programación de la distribución seccional Distribución seccional

63

De esta manera documentar cada uno de los subprocesos con:

Formato De Identificación De Actividades contiene la siguiente información:

Objeto: define el propósito para el cual se adelanta dicho proceso.

Alcance: describe la interrelación entre el proceso y las áreas que lo deben aplicar, en algunos casos especiales se requiere señalar desde dónde empieza y hasta dónde termina para procesos más complejos.

Producto: indica el resultado que se espera de la aplicación del

proceso.

Formato de identificación de procesos se diligencia un formato por cada dependencia, relacionando los subprocesos que están bajo su responsabilidad. Las áreas sombreadas en el formato corresponden a los códigos, los cuales son asignados por Planeación Corporativa, por lo tanto no es necesario diligenciar estos campos. Cada campo debe contener la siguiente información:

• Unidad de negocio: Vicepresidencia o Dirección del Nivel

Nacional.

• Dependencia: Nombre de la Gerencia del nivel nacional o Gerencia Seccional.

• Departamento o sección: área funcional responsable de la

ejecución de los procesos.

• Código: este espacio sombreado no se diligencia.

• Macroproceso: Agrupación de procesos relacionados entre sí, con propósitos afines

• Proceso: Relacionar el nombre con el cual comúnmente se

conoce el proceso.

• Subproceso: Relacione los subprocesos que conforman el proceso.

64

• Cliente – beneficiario: responde a la pregunta ¿para quién? cargo, dependencia o destinatario quien recibe, necesita o aprovecha el producto, sea al interior o al exterior del ISS.

• Producto – resultado: es la finalidad del proceso y su

contribución a los objetivos propuestos, se indica el nombre del producto principal (bien o servicio) generado.

PLANTILLA IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Fuente: Guía de mejoramiento de procesos ISS

FORMATO 1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

Unidad de Negocio

Dependencia:

Departamento o Sección

Fecha

CÓDIGO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO - RESULTADO

65

Formato de Marco Normativo Recoge las normas internas y externas (convenios internacionales, tratados, constitución nacional, leyes, decretos, resoluciones, acuerdos de directivas, circulares internas y externas), las normas deben citarse con exactitud, indicando el artículo o artículos específicos y no solo mencionando la ley, decreto u otra norma. Enmarcar el subproceso a la luz del marco normativo permite visualizar alternativas o restricciones para su mejoramiento. El análisis del marco normativo permite identificar el proceso que verdaderamente se ejecuta en la práctica, el cual frecuentemente varía en las distintas dependencias o áreas de trabajo porque cada persona conoce solamente una parte del mismo, dependiendo de sus necesidades particulares; también permite identificar el que debe llevarse a cabo de acuerdo con el marco legal. Se define un formato para este levantamiento, enfatizando en la necesidad de precisar las normas particulares que apliquen a las actividades del proceso.

PLANTILLA DE MARCO NORMATIVO

Fuente: Guía de mejoramiento de procesos ISS

Unidad de Negocio C Ó D IG O SDependencia: Departam ento o SecciónFechaPRO CESO

FUENTE JURÍDICA DEL PRO CESO(NO M BRE, NÚM ERO Y FECHA) DESCRIPCIÓ N ANEXO S

FO RM ATO 2. M AR CO N O RM ATIVO

66

Formato de Flujograma Permite visualizar de una manera gráfica las distintas actividades 29 que, en forma secuencial, se llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada paso o actividad, la generación de un documento, la toma de decisiones, los procesos automatizados. De los diferentes tipos de flujogramas existentes, se ha seleccionado el de tipo vertical, indicando en la primera columna la descripción de la actividad, el responsable de la actividad y el símbolo correspondiente. Este tipo de flujograma permite identificar las responsabilidades y participaciones de cada uno de los ejecutores de actividades que intervienen en el proceso. El Flujograma es una herramienta de representación gráfica del proceso que tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

• Identifica con facilidad los aspectos más relevantes: la disposición del equipo humano genera calidad técnica (estructura y proceso), costos racionales, servicio y amplia seguridad para la satisfacción total del cliente lo que genera supervivencia de la organización.

• Facilita el análisis y mejoramiento

• Muestra la dinámica del trabajo y los responsables

• Permite visualizar en forma rápida las cargas de trabajo

• Provee elementos que facilitan el control del trabajo

Este formato contiene la siguiente información:

• No: consecutivo de actividades.

• Actividad: nombre de la actividad, en este formato no deben incluirse las tareas.

• Responsable: nombre del cargo de la persona responsable de

ejecutar la actividad. Debajo de cada cargo y al frente de cada actividad debe aparecer el símbolo que representen la actividad.

29 La actividad se describe mediante un verbo en infinitivo seguido de un complemento, Ej.: Expedir Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

67

PLANTILLA DE FLUJOGRAMA

Fuente. Guía de Mejoramiento de Procesos ISS. Formato Descripción de Actividades El flujograma describe las actividades básicas y en forma resumida. Sin embargo, para conocer en detalle las tareas al interior de cada actividad y la interconexión de las mismas, es necesario efectuar una descripción detallada de cada actividad y las tareas que implica. Contiene, además de las actividades detalladas en secuencia lógica, los productos o resultados que estas arrojan y la identificación de los riesgos inherentes a su ejecución. La identificación de los productos o resultados permite definir el objetivo final que se espera lograr con la ejecución del proceso y los resultados intermedios que garantizan la consecución de ese objetivo. Es, por lo tanto, una herramienta que permite conocer si los objetivos se cumplen, identificar la mejor manera de lograrlos y definir su impacto.

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

INFORMACIÓNFecha:

DEPENDENCIA: CÓDIGOSMACROPROCESO:PROCESO:SUBPROCESO:

No.

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

68

El formato descripción de actividades contiene la siguiente información:

• No: consecutivo de actividades que debe coincidir con la numeración usada en el flujograma.

• Actividad: responde a la pregunta ¿qué? y se toma de las actividades

identificadas previamente en el Flujograma.

• Ejecutor: cargo de quien efectivamente realiza la tarea o actividad.

• Tarea: responde a la pregunta del ¿cómo?, se describe de manera pormenorizada cada una de las acciones puntuales realizadas para cumplir la actividad. Esta columna y siguientes hacia la derecha deben ser llenadas en lo posible por tarea.

• C: controles. Se debe identificar las tareas de control que se incluyen

dentro de la descripción de actividades. Especificando que es Control Detectivo (CD), Preventivo (CP) o Control Correctivo (CC).

• Donde: nombre del departamento, sección, grupo, etc, en el cual se

ejecuta la actividad.

• Insumos: responde a la pregunta ¿con que?, es aquello que se requiere para realizar la actividad o tarea y que se somete a la transformación para generar el producto. Se trata generalmente de información.

• Producto y/o resultado: el producto es aquello tangible que resulta de

la transformación de los insumos, por ejemplo: informes, listados, registros, etc. Resultado es lo que se obtiene de la realización de la actividad y es la respuesta a la necesidad del cliente, es decir, es el cumplimiento del objetivo para el cual se realizó la actividad. No necesariamente todas las actividades tienen un producto, pero todas sí tienen un resultado.

• VA: valor agregado: identificar con equis (X) las actividades que

agregan valor al usuario.

• Observaciones: espacio para agregar información o profundizar en la descripción de actividades y tareas, el cual puede ser aprovechado para incluir sugerencias de mejoramiento.

69

Es importante que en la descripción de cada actividad no se escatime esfuerzo para que se describa el control que se aplica en ella y cómo la persona responsable deja el evidencia del control para asegurar su posterior verificación, tales como confrontaciones, conciliaciones, comparaciones en los procesos, revisiones u otros deben poderse verificar posteriormente de acuerdo con la Ley 87/93. Es muy importante para que el analista del proceso conozca el detalle de los riesgos identificados, su descripción, impacto y causas posibles que fueron definidos para obtener el mayor provecho en el tiempo dedicado a diagramar y describir el proceso. FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Fuente. Guía de Mejoramiento de Procesos ISS.

70

Formato Mapa de Riesgos La descripción se complementa con la identificación del Riesgo, entendido como todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce su eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecución de objetivos. La gravedad de cada riesgo se valora en términos de la probabilidad de que ocurran y su impacto, posteriormente se ubica cada riesgo en la matriz, como se ilustra en la gráfica. GRÁFICA 3. Impacto del riesgo de acuerdo a la probabilidad de que exista. Fuente: Direcciòn de Planeaciòn Corporativa Junio de 2003 El objetivo de ubicar los riesgos en esta matriz es identificar los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia y mayor impacto, es decir los ubicados en la celda Alto Plus y Alto, ya que sobre estos se hará un esfuerzo mayor para lograr resultados de forma más rápida. No hay que olvidar que todos los tipos de riesgo deben ser considerados, los cuales, dependiendo del hecho que los genere y según su naturaleza, se agrupan en las siguientes categorías:

• Riesgos operativos. Afectan la ejecución del proceso.

• Riesgos Administrativos. Obstaculizan el control y el seguimiento.

• Riesgos financieros. Generan un impacto en los ahorros y economía del proceso.

Probabilidad

Alta

Media

Baja

Impacto

Bajo Medio Alto

Riesgo Alto Plus

Riesgo Alto

Riesgo Medio

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• Riegos legales. Generan sanciones o procesos legales en contra de la Institución o de los funcionarios que desempeñan cargos de responsabilidad y manejo.

El formato Mapa de Riesgos contiene la siguiente información:

• N: consecutivo que permite identificar cada factor de riesgo.

• Riesgo: todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce la eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecución de los objetivos con los atributos y estándares previamente establecidos.

• Causa: razones por las cuales se presenta el riesgo, y cuya ocurrencia

se califica cualitativamente en la casilla de probabilidad.

• Probabilidad: en esta casilla se evalúa la posibilidad de ocurrencia que tiene cada riesgo, calificándola como ALTA, MEDIA, BAJA: debe haber correlación entre la información de las diferentes columnas.

• Consecuencias: efectos producidos como consecuencia del riesgo y

se corresponde cualitativamente con la calificación del IMPACTO.

• Impacto: en esta casilla se evalúa la gravedad de que se presente cada riesgo, calificándolo como ALTO, MEDIO, BAJO.

• Controles: se relacionan las acciones tendientes a reducir tanto la

probabilidad de que ocurra como el impacto del mismo. Este conjunto de acciones y su correspondiente implementación son los que contribuyen al mejoramiento del proceso.

72

PLANTILLA DE MAPA DE RIESGOS

Fuente. Guía de Mejoramiento de Procesos ISS. Guía de mejoramiento de procesos30

Definición El Programa de Mejoramiento de Procesos esta orientado a desarrollar de manera interna un proceso de análisis, diagnóstico y mejoramiento de los procesos con base en el conocimiento de los funcionarios del ISS, con el objeto de diseñar procesos mejorados. Alcance El Programa de mejoramiento y específicamente esta guía fijan las pautas para el levantamiento y mejoramiento de los procesos del área del ISS. No obstante, su aplicación se hace en primera instancia en las áreas en el nivel nacional y una seccional, para aquellos procesos que son propios de las seccionales. Lo anterior por cuanto corresponde al Nivel Nacional establecer procesos estandarizados para todas las seccionales. La Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos selecciono a la

30 La información que se enuncia a continuación fue tomada de la guía de mejoramiento de procesos junio de 2003 y establecida por planeación nacional del ISS.

INFORMACIÓNFecha:

DEPENDENCIA: CÓDIGOSMACROPROCESO:PROCESO:SUBPROCESO:

MAPA DE RIESGOS

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto CONTROLES

Formato 5. MAPA DE RIESGOS

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seccional Cundinamarca, por tener el mayor numero de afiliados en total y con el mayor numero de afiliados mayores de 60 años por lo tanto es a la que mayor presupuesto se le asigna. Los manuales que actualmente se están elaborando continuarán aplicando la metodología que para ellos se haya diseñado; no obstante, deberán tener en cuenta, particularmente para la fase de mejoramiento, los contenidos de la presente Guía. Beneficios Esperados

• Disminución de costos operativos de la prestación de los servicios.

• Utilización óptima del recurso humano.

• Mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios.

• Supresión de tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.

• Fomento de la cultura de autocontrol.

• Disminución del riesgo de uso inapropiado de los recursos.

• Mantener una memoria institucional estandarizada que facilita la continuidad de la gestión, ofreciendo un valor agregado.

Etapas El Programa de mejoramiento se desarrollará en tres etapas: una preliminar, una fase de diagnóstico y finalmente el mejoramiento.

Etapa I: Preliminar En esta etapa de realiza la Planeación del Trabajo e implica las siguientes actividades: revisión de la metodología y los instrumentos de trabajo.

Conformación de los equipos de trabajo Capacitación equipos de trabajo en el programa de mejoramiento,

dedicando un capítulo especial a la Administración del Riesgo y taller sobre levantamiento del Mapa de Riesgos.

Definición de macro procesos, procesos y subprocesos. Selección de procesos críticos. Elaboración de cronograma de trabajo.

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Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes:

Metodología e instrumentos de trabajo. Grupos de trabajo capacitados. Cronograma de trabajo. Listado de macro procesos, procesos y subprocesos. Listado de procesos críticos.

Etapa II: Fase de Diagnóstico Para dar inicio al programa es necesario adelantar el diagnóstico de los procesos críticos seleccionados para desarrollar el proceso, así las actividades básicas de esta etapa son:

Inventario de manuales existentes o en elaboración. Identificación de los subprocesos para cada proceso, se debe

elaborar: Marco normativo y flujograma Descripción de actividades del proceso. Mapa de Riesgos en las fases de Identificación, Impacto, Probabilidad,

Controles existentes y Nivel de Riesgo. Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes:

Inventario y ubicación de las normas vigentes. Diagnóstico sobre el estado del proceso.

Etapa III: Fase de Mejoramiento Una vez diagnosticado el proceso, se debe pasar a la fase de mejoramiento en la cual se busca incorporar las sugerencias, observaciones y controles identificados y cuya implementación de considera viable. Las actividades a desarrollar en esta etapa son:

Identificación de los Riesgos, determinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de sus consecuencias.

Realización del estudio de Benchmarking.31 31 Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.

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Elaboración del Manual del Procesos o subproceso Mejorado. Definición del Plan de Mejoramiento.

Los Productos que se espera de esta etapa son los siguientes:

Mapa de riesgos. Análisis y Resultados de Benchmarking. Plan de Mejoramiento. Manual de Procesos Mejorados.

Consideraciones para el manual Es de vital importancia garantizar que el proceso quede debidamente documentado, que se implemente y que se mantenga actualizado, por esta razón es indispensable la elaboración de manuales de procesos. Los manuales de procesos están orientados a recoger sistemáticamente los procesos que faciliten al personal de la organización el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas. Es por ello que deben ofrecer una descripción actualizada, clara y concisa de las actividades contenidas en cada proceso y de las tareas que incluyen cada actividad. La publicación del manual debe ser aprobada mediante Resolución por la Presidencia del ISS, paso seguido debe ser difundido y aplicado por todos los funcionarios y servidores que participan en el proceso. Cada proceso documentado debe conservar la misma estructura y formato para facilitar a los usuarios la interpretación y así mejorar el desarrollo y la aplicación de los mismos. Formato: En cuanto al formato, el Manual debe incluir:

Portada: la portada o carátula contiene: 1) El nombre de Instituto; 2) Manual de Procesos (sí es de toda la entidad, sino, indicar el área o áreas a las que va orientado el manual); 3) Ciudad y fecha de realización del manual.

Introducción y Presentación: debe motivar la consulta del manual de los servidores públicos de la entidad resaltando

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la utilidad del mismo como herramienta de gestión y al beneficio que se obtendrá en el desempeño de las labores.

Tabla de contenido: Debe presentar los títulos de las secciones incluidas y la ubicación de las mismas, siendo claras en cuanto a la numeración, codificación de las secciones, figuras, diagramas, tablas, etc.

Anexos: (al final del Manual)

Anexo 1: Incluirá todas las formas, formatos o modelos que intervienen en los procesos, con las instrucciones de diligenciamiento de cada uno en la parte posterior del mismo. Importante establecer un sistema de codificación que permita identificarlos y clasificarlos.

Anexo 2 y posteriores: Contendrá elementos adicionales que permitan una mejor comprensión del manual, a través de ejemplos específicos, formatos, fórmulas, gráficos, etc.

En cuanto a la estructura, en general se debe contar con un capítulo de generalidades y otro de descripción General del Proceso: Generalidades El contenido del primer capítulo tiene como objeto instruir y orientar a los posibles usuarios acerca del uso del manual, por lo tanto contiene la información básica del proceso y el manual, de la siguiente forma: Reseña del Manual:

Alcance y campo de aplicación: identificar a quienes esta dirigido el manual especificando el área o áreas que tienen relación con el mismo.

Formalización Interna: texto de la resolución interna que adopta o modifica el manual.

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Manejo y Conservación del Manual: dar orientaciones específicas sobre la forma en que se debe manipular el manual, conservar y emplear. Esto es, como deberá actualizarse, como se llevarán a cabo las modificaciones, las responsabilidades de las oficinas que tienen que ver con el uso del mismo, los medios de conservación.

Simbología utilizada: presentar y describir los símbolos que se utilizan en la elaboración de los diagramas de flujo o flujogramas de los procesos, que hacen parte del manual.

Glosario: Incluirá el significado de las abreviaturas, siglas, códigos y términos especiales utilizados en los procesos y actividades.

Reseña del Proceso:

Objeto: Incluir el propósito para el cual se adelanta dicho proceso, definido en el formato Identificación de Procesos.

Alcance: Describir la interrelación entre el proceso y las áreas que lo deben aplicar. En algunos casos especiales se requiere señalar desde dónde empieza y hasta dónde termina para procesos más complejos.

Definiciones: Incluir el significado de los términos que se consideren necesarios para una mejor comprensión del proceso.

Producto o Servicio: Indicar el resultado que se espera de la aplicación del proceso, definido en el formato Identificación de Procesos.

Relación de Macro procesos y Procesos: Realizar una descripción general de la forma en que están clasificados los macro procesos y los procesos dentro del manual.

Normatividad: Se incluye el marco legal, tanto interno como externo, que da origen al proceso y que lo regula.

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6. CONCLUSIONES.

• El manual de procesos de servicios farmacéuticos: distribución de medicamentos, se permite optimizar la gestión de la Institución para buscar un mejor grado de eficiencia de todos los procesos.

• El Instituto de Seguro Social en un esfuerzo por el cambio y la modernización del mismo ha implementado un plan de mejoramiento de procesos en el que se incluye el diseño o mejoramiento de manuales, en todas sus áreas para agilizar los procesos en beneficio de sus clientes.

• Al documentar los procesos que en el departamento de servicios farmacéuticos se realizan, se puede llegar a detectar con mayor facilidad los errores dentro del proceso y poder tomar los correctivos pertinentes, generando menos traumatismo al trabajo y ofrecer un mejor servicio.

• Con la aplicación del manual de procesos de distribución de medicamentos se logra: disminución de costos operativos de la prestación de los servicios, utilización óptima del recurso humano, mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios, aprobaciones y papeleos innecesarios, fomento de la cultura de autocontrol, disminución del riesgo de uso inapropiado de los recursos y mantener una memoria institucional estandarizada que facilita la continuidad de la gestión, ofreciendo un valor agregado.

• Las organizaciones se están reestructurando para mejorar la calidad de productos y servicios que ofrecen a los clientes, cumpliendo con su objetivo social

79

BIBLIOGRAFÌA. BALLOU, Ronald. Logística Administración de Cadena de Suministro. 5ª. Ed. Prentice Hall. DIEZ DE CASTRO, Enrique. Distribución Comercial. 3ª. Ed. Mc Graw Hill. Pearson. D J Bowerson. Dirección de la Distribución Física Ciencias Empresariales. e w Simylay. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Tesis y Otros Trabajos de Grado. Bogota DC. Icontec. 2006 2007. INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Guía De Mejoramiento De Procesos. Dirección de Planeación Corporativa. Junio de 2003. LEY 80 de 28 Octubre de1993. Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Congreso de Colombia. MARTINEZ BENCARDINO, Ciro. Estadística y muestreo. Bogota. Ecoe ediciones. 2002. MEJIA GARCIA, Braulio. Gerencia de Procesos para la Organización y el Control Interno en Empresas de Salud. 4ª Ed. Ecoe Ediciones Ltda. MENDEZ, Carlos. Metodología Segunda edición. Bogotá DC. McGraw Hill. 1995. STANTON ETZEL, WalKer. Fundamentos de Marketing. 11ªed. Mc Graw Hill. http://www.monografias.com/trabajos19/la-estadistica/la-estadistica.shtml

http://www.iss.gov.co

80

CRONOGRAMA DE TRABAJO. CRONOGRAMA LEVANTAMIENTO Y MEJORAMIENTO DE PROCESOS 2005 VICEPRESIDENCIA EPS SUBPROCESOS PROCESO DE DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS INICIO 11 DE JULIODE 2005- FINALIZACION 9 DE DICIEMBRE 2005

SEMANA FECHA ACTIVIDAD

6 de Julio de 2005 REUNION INICIAL

SEMANA 1. 11 - 15 de Julio de 2005

Realizar una encuesta preliminar acerca del proceso en el cual se tenga una idea general del objetivo del proceso, quienes intervienen, dificultades actuales etc. Tener claro: 1 Entradas al proceso 2 Responsable de la entrada 3. Resultado del proceso 4. Cliente o usuario final del proceso 5. Entes externos que intervienen en el proceso. Reunión 22 de Julio con las respuestas a la encuesta.

SEMANA 2 18-22 de Julio 2005

Diligenciar formato de identificación y Marco Normativo. Leer la normatividad mas relevante para el proceso

SEMANA 3 25-29 de Julio 2005

Definición de objetivos generales y específicos del proceso. Iniciar con las definiciones pertinentes del proceso

SEMANA 4 1-5 de Agosto 2005

Iniciar levantamiento de procesos. Entrega primer avance descripción de actividades 5 de Agosto.

SEMANA 5 8-11-de Agosto 2005

Entrega del segundo informe de formato descripción de actividades 11 de Agosto.


Entrega del tercer informe de formato descripción de actividades elaboración de encuesta diagnostico para las seccionales.


Finalización del formato descripción de actividades.

SEMANA 8 29 de Agosto - 2 de Septiembre 2005

Elaboración y aplicación de encuesta en seccionales reunión con el área para mostrar resultados.

SEMANA 9 5-9-de Septiembre 2005 Realización de formato flujo grama.

SEMANA 10 12-16 de Septiembre 2005

Elaboración del mapa de riesgos incluyendo el análisis de la información de la encuesta aplicada a las seccionales.


Planteamiento de acciones de mitigación y controles.

81


Reunión con el área para plantear las acciones de mitigación y los controles y establecer acciones de mejoramiento definitivas.

SEMANA 13 3-7 de Octubre 2005 Revisión de formatos utilizados en el proceso.

SEMANA14 10-14 de Octubre 2005 Rediseño de formatos.

SEMANA 15 18 a-21 de Octubre 2005 Complementar generalidades.

SEMANA 16 24-28 de Octubre 2005 Complementar generalidades.

SEMANA 17 31 de Octubre-4 de Noviembre 2005 Complementar generalidades.

SEMANA 18 8-11 de Noviembre 2005 Revisión con el arrea.

SEMANA 19 15-18 de Noviembre 2005 Correcciones.

SEMANA 20 21-25 de Noviembre 2005 Correcciones.

SEMANA 21 28-de Noviembre- 2 Diciembre 2005

Entrega del documento para aprobación por vicepresidente.

SEMANA 22 5-9 de Diciembre 2005

Entrega de documento final a planeaciòn corporativa.

82

ANEXOS

83

ANEXO A MANUAL DE PROCESOS DE SERVICIOS

FARMACEÙTICOS: DISTRIBUCIÒN DE MEDICAMENTOS

115

ANEXO B SUBPROCESO PROGRAMACIÒN DE LA

DISTRIBUCIÒN NACIONAL

121

ANEXO C SUBPROCESO DISTRIBUCIÒN NACIONAL

127

ANEXO D SUBPROCESO RECEPCIÒN Y

ALMACENAMIENTO SECCIONAL

132

ANEXO E SUBPROCESO PROGRAMACIÒN DE LA

DISTRIBUCIÒN SECCIONAL

137

ANEXO F SUBPROCESO DISTRIBUCIÒN SECCIONAL

143

ANEXO G MAPA DE RIESGOS

84

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

MANUAL DE PROCESOS DE SERVICIOS FARMACEUTICOS:

DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS

BOGOTA D.C. JUNIO DE 2006

85

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÒN.........................................................................86 2. GENERALIDADES .......................................................................88 2.1. RESEÑA DEL MANUAL ...........................................................88 2.1.1. Alcance y campo de aplicación del manual .........................88 2.1.2 Formalización interna del manual .......................................89 2.1.3 Manejo y conservación del manual......................................90 2.1.4 Listado de siglas del manual ...............................................91 2.1.5 Simbología utilizada en el proceso ......................................92 2.2. RESEÑA DEL PROCESO ..........................................................94 2.2.1. Objetivos ............................................................................94 2.2.1.1. Objetivo general .............................................................94 2.2.1.2. Objetivos específicos ......................................................94 2.2.2. Definiciones.......................................................................95 2.2.3. Relación de macro procesos y procesos ............................ 103 3. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO .................................... 104 3.1. Subproceso de la programación de la distribución nacional. 104 3.1.1. Objeto ............................................................................. 104 3.1.2. Alcance ............................................................................ 104 3.1.3. Producto .......................................................................... 104 3.2. Subproceso de la distribución nacional ............................... 105 3.2.1. Objeto ............................................................................. 105 3.2.2. Alcance ............................................................................ 105 3.2.3 Producto............................................................................. 105 3.3. Subproceso de la recepción y almacenamiento seccional .... 106 3.3.1. Objeto ............................................................................. 106 3.3.2. Alcance.............................................................................. 106 3.3.3. Producto .......................................................................... 106 3.4. Subproceso de la programación de la distribución seccional 107 3.4.1. Objeto ............................................................................. 107 3.4.2. Alcance.............................................................................. 107 3.4.3. Producto .......................................................................... 107 3.5. Subproceso de la distribución seccional ................................ 108 3.5.1. Objeto ............................................................................. 108 4. NORMATIVIDAD .................................................................... 109 5. ANEXOS...........……..………………………………………………………………………………26

86

1. INTRODUCCIÒN

En la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos del Instituto de

Seguro Social, se realiza la planeación financiera del presupuesto,

planeación técnica, planeación de contratación de medicamentos,

distribución a nivel nacional y seccional, dispensación, seguimiento y

retroalimentación con seccionales a nivel nacional; por medio de la

elaboración del Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución

de Medicamentos, se documentan los subprocesos relacionados;

estableciendo la forma de programar, recepcionar, almacenar y distribuir

dichos medicamentos hasta las farmacias contratadas por la EPS del

Instituto de Seguro Social ISS, ya que resulta ser este un proceso esencial

dentro de la cadena de suministro de medicamentos de tal forma que

puedan entregarse los medicamentos al usuario de forma oportuna,

completa y adecuada. Utilizando como principales insumos las necesidades,

requerimientos y existencias de medicamentos que cada una de las

seccionales establece y reporta periódicamente.

Igualmente, hace parte fundamental de este proceso, el establecimiento de

condiciones de calidad del medicamento, para lo cual se realiza la recepción

técnica por parte de las seccionales, garantizando la adecuada prestación de

servicios a los afiliados de la EPS de manera oportuna, eficiente y costo-

efectiva.

87

El diseño del manual se realiza, cumpliendo con la metodología

establecida en la guía de mejoramiento de procesos suministrada por

la Dirección Nacional de Planeación Corporativa del ISS y busca que

tanto los funcionarios de la Coordinación Nacional de Servicios

Farmacéuticos (CNSF) al igual que los demás del instituto se apoyen en los

procesos que llevan a cabo, para facilitarles el cumplimiento de las

actividades y brindarles una herramienta de la forma como se deben

desarrollar dichas tareas.

88

2. GENERALIDADES

2.1. RESEÑA DEL MANUAL

2.1.1. Alcance y campo de aplicación del manual

El presente Manual de Procesos esta dirigido a la Coordinación Nacional de

Servicios Farmacéuticos y a las 28 seccionales del Instituto de Seguro

Social.

La debida utilización, de este manual el cumplimiento y desarrollo de los

procesos que aquí se describen es responsabilidad de la Coordinación

Nacional de Servicios Farmacéuticos y de las 28 seccionales, por tanto se

debe velar por el adecuado uso y correcta aplicación de los procedimientos

y actividades que en el se describen.

89

2.1.2 Formalización interna del manual

El Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución de

Medicamentos, ha sido realizado bajo la metodología proporcionada por la

Dirección Nacional de Planeación Corporativa, obedeciendo al programa de

mejoramiento de procesos internos del ISS. El Manual debe ser publicado y

aplicado por todos y cada uno de los funcionarios de la Coordinación

Nacional de Servicios Farmacéuticos y de las 28 seccionales involucrados

con la distribución de medicamentos, con el fin de optimizar los resultados.

90

2.1.3 Manejo y conservación del manual

El Manual de Procesos de Servicios Farmacéuticos: Distribución de

Medicamentos, es de uso privado del Instituto de Seguros Sociales, y estará

a disposición de la Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos y de

los responsables del servicio farmacéutico en cada seccional. Si es

necesario realizar las actualizaciones a que haya lugar, deberán hacerse con

previo registro de éstas en el formato “control de actualizaciones”. El

registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual las hojas

con los cambios generados y extrayendo aquellas que han perdido vigencia.

Para continuar con dicha actualización o cambio del Manual de procesos, se

realizará una resolución interna que adopte o modifique el manual por parte

de Vicepresidencia de EPS que es la directa responsable y debe sustituir,

prescindir o adjuntar los procesos que se indiquen.

91

2.1.4 Listado de siglas del manual

CAA Centro de Atención Ambulatoria

CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos

CNSSS Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud

CTC Comité Técnico Científico

EPS Entidad Promotora de Salud

ESE Empresa Social del Estado

FOSYGA Fondo de Seguridad y Garantías

IPS Institución Prestadora de Servicios de Salud

ISS Instituto de Seguros Sociales

POS Plan Obligatorio de Salud

92

2.1.5 Simbología utilizada en el proceso

La descripción y alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el presente manual es suministrada por la Dirección de Planeación Corporativa y se describen a continuación.

Terminal: Indica la iniciación o terminación de un proceso o subproceso.

A

B

Operación: Representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente. Si esta se realiza manualmente se utiliza el símbolo A; si es automatizado, es decir, se apoya en un aplicativo o base de datos sistematizada, el símbolo B1.

Decisión: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. La tendencia es a suprimir cada vez mas este símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto, evitándose preguntas innecesarias.

A

B

Documento: Representa cualquier tipo de documento y aporta información para que este se pueda desarrollar, símbolo A. Cuando el documento tiene copias se ubica el original en la primera instancia, luego la primera copia, en seguida la segunda, etc. Símbolo B.

1 Se debe tener en cuenta que el uso de equipos de computo no significa que la tarea este automatizada, sino de la forma de desarrollo de la labor; así, un reporte de una base de datos se puede considerar una operación automatizada, sin embargo la consignación de datos en cuadros a manera de base de datos es manual.

93

Referencia de proceso: Cuando en el desarrollo del proceso, se deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada, se utilizará este símbolo identificando claramente tal proceso.

A

B

Conector: Símbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con otra mediante letras o números insertos en el símbolo. Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas se utiliza el símbolo A y un número. Cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al inicio de la siguiente, se utiliza el símbolo B y una letra.

Sentido de circulación del trabajo: Conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan las distintas actividades.

1

A

PROCESO

94

2.2. RESEÑA DEL PROCESO

2.2.1. Objetivos

2.2.1.1. Objetivo general

Establecer el procedimiento que permita realizar de manera

efectiva la distribución de medicamentos a las farmacias

contratadas por la EPS del ISS, de tal forma que puedan ser

dispensados los medicamentos al usuario de forma oportuna,

completa y adecuada.

2.2.1.2. Objetivos específicos

Identificar las actividades, tareas e insumos que intervienen en el

proceso de distribución de medicamentos a cada una de las

seccionales.

Documentar los subprocesos referentes al proceso: distribución

nacional de medicamentos.

Verificar que se de el cumplimiento a las condiciones de calidad

exigidas por el ISS a los medicamentos para lo cual se requiere la

aplicación del instructivo de realización de recepción técnica por

parte de las seccionales.

Fomentar el manejo adecuado y el reporte oportuno de la

información requerida por la Coordinación Nacional de Servicios

Farmacéuticos en los formatos establecidos dentro del plan

mensual de medicamentos.

95

2.2.2. Definiciones

ACTIVIDADES. Son acciones de corto plazo con las cuales se

desarrolla y ejecuta una estrategia, e implica la asignación de

recursos y la medición de resultados.2

ATENCIÓN FARMACÉUTICA. Es la asistencia a un paciente o

grupos de pacientes, por parte del Químico Farmacéutico, en el

seguimiento del tratamiento fármaco terapéutico, dirigida a

contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de

la salud en la consecución de los resultados previstos para

mejorar su calidad de vida.3

BANDA VIOLETA EN EL MEDICAMENTO. Identificación de los

medicamentos de Control Especial por causar hábito o adición.4

BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA DE LOS

MEDICAMENTOS. Son las normas, procesos y procedimientos de

carácter técnico que aseguran la calidad de los medicamentos, los

cosméticos y las preparaciones farmacéuticas a base de recursos

naturales.5

CONDICIONES DE COMERCIALIZACIÓN DE UN

MEDICAMENTO. Mecanismos de comercialización autorizados para

un medicamento, que pueden ser bajo venta libre, bajo fórmula

médica, bajo control especial o para uso hospitalario

exclusivamente.6

2 Guía de Mejoramiento de Procesos ISS junio de 2003 3 Decreto 2200 de junio de 2005 4 Términos de referencia del ISS 5 Decreto 1792 Agosto de 1998 6 Decreto 677 Abril de 1995

96

CONCENTRACIÓN DEL MEDICAMENTO. Es la cantidad de

sustancia activa contenida por unidad de peso o volumen.7

CONTROL. Es el acto de registrar la medición de los resultados de

las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y

espacio determinado. Se ejerce antes, durante y posterior

respecto a la ejecución de actividades.8

CONTROL CORRECTIVO. Actividad manual o automática que al

ajustarse en el proceso registra una desviación que se ha

presentado en una etapa anterior del proceso, y permite continuar

con su desarrollo o ejecución.9

CONTROL DETECTIVO. Actividad manual o automática que al

operar o ejecutarse en el proceso avisa pero deja proseguir la

ejecución de la actividad o tarea, dejando huella.10

CONTROL PREVENTIVO. Actividad manual o automática que al

ejecutarse en el proceso registra inmediatamente las

desviaciones o acciones anormales y evita que se continúe con el

proceso hasta tanto la actuación se ejecute como ha sido

prevista.11

7 Decreto 677 Abril de 1995 8 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 9 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 10 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 11 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

97

DENOMINACIÓN COMÚN INTERNACIONAL PARA LAS

SUSTANCIAS FARMACÉUTICAS (DCI). Es el nombre

recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS, para

cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común

Internacional, DCI, es conseguir una buena identificación de cada

fármaco en el ámbito internacional.12

DISPENSACIÓN DEL MEDICAMENTO. Es la entrega de uno o

más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la

información sobre su uso adecuado realizada por el Químico

Farmacéutico.13

DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MÉDICOS. Es el conjunto de actividades que

tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico

que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor

autorizado sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual

deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y

espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento

farmacéutico, estableciéndose vínculos entre el prestador del

servicio, el usuario y los canales de distribución.14

12 Decreto 2200 Junio de 2005 13 Decreto 2200 Junio de 2005 14 Decreto 2200 Junio de 2005

98

ESTABLECIMIENTO FARMACÉUTICO DE MEDICAMENTOS. Es

el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento,

distribución, comercialización, dispensación, control o

aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos

médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y

demás productos autorizados por ley para su comercialización en

dicho establecimiento.15

ENVASE DEL MEDICAMENTO. Es el recipiente inmediato en el

cual está contenido el medicamento.16

EMPAQUE DEL MEDICAMENTO. Es el recipiente que contiene

uno o varios envases.17

EMBALAJE DEL MEDICAMENTO: Es el recipiente que contiene

varios empaques para transporte y almacenamiento.18

FECHA DE EXPIRACIÓN DEL MEDICAMENTO. Es la fecha

máxima hasta la cual el fabricante garantiza que el medicamento

mantiene las especificaciones de calidad establecidas y puede ser

utilizado.19

FORMA FARMACÉUTICA DEL MEDICAMENTO. Forma en la cual

se presenta un producto con el objeto de facilitar su dosificación y

administración. Es el sistema de liberación o entrega. Ejemplo:

tableta, cápsula, polvo para suspensión o solución inyectable.20

15 Decreto 2200 Junio de 2005 16 Términos de referencia del ISS 17 Términos de referencia del ISS 18 Términos de referencia del ISS 19 Organización Panamericana de la Salud 20Decreto 677 Abril de 1995

99

GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO. Es el conjunto de

principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas

asistenciales y administrativas esenciales para reducir los

principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y

eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de

medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de

Servicios Salud públicas y privadas.21

GRUPO FARMACOLOGICO DE MEDICAMENTOS. Es la

clasificación de medicamentos de acuerdo a su acción

farmacológica es decir agrupa los medicamentos que tienen un

efecto especifico en los pacientes.22

LOTE DE MEDICAMENTOS. Cantidad de un medicamento

producida durante una unidad de tiempo en una forma que

asegura sus características, uniformidad y calidad dentro de los

límites especificados.23

MACROPROCESO. Este grupo coincide con las principales

funciones de la organización o expresan de forma resumida la

misión. Además cumplir propósitos afines y expresan una cadena de

adición de valor completa.24

21 Decreto 2200 Junio de 2005 22 Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos 23 Decreto 677 Abril de 1995 24 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

100

MEDICAMENTO. Es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir

de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo

forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio,

diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad.

Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del

medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y

uso adecuado.25

MEDICAMENTO ESENCIAL. Es aquel que reúne características de

ser el más costo efectivo en el tratamiento de una enfermedad, en

razón de su eficacia y seguridad farmacológica, por dar una

respuesta más favorable a los problemas de mayor relevancia en el

perfil de morbimortalidad de una comunidad y porque su costo se

ajusta a las condiciones de la economía del país. Corresponden a los

contenidos en el listado de medicamentos del Plan Obligatorio de

Salud, POS, del Sistema de Seguridad Social en Salud.26

MEDICAMENTO NUEVO. Es aquel cuyo principio activo no ha sido

incluido en el Manual de Normas Farmacológicas o aquel que,

estando incluido en él corresponda a nuevas asociaciones o dosis

fijas, o a nuevas indicaciones, o nuevas formas farmacéuticas.27

25 Decreto 677 Abril de 1995 26 Decreto 677 Abril de 1995 27 Decreto 677 Abril de 1995

101

PROCESO. Secuencia de acciones u operaciones repetitivas,

sistemáticas y relacionadas, mediante las cuales transformamos

un producto o bien, o generamos un servicio que agrega o tiene

valor para un cliente. Cualquier proceso (Macro, medio operativo o

de gestión) puede pasar a ser denominado proceso clave o critico

cuando este relacionado intrínsicamente con la consecución de las

propiedades estratégicas de la organización.28

RECEPCION TECNICA DEL MEDICAMENTO. Es el proceso

mediante el cual el profesional químico farmacéutico o tecnólogo

en regencia en farmacia verifica tanto parámetros técnicos como

administrativos.29

SERVICIO FARMACÉUTICO. Es el servicio de atención en salud

responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones

de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con

los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la

promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y

rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma

armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida

individual y colectiva.30

SUBPROCESOS. Estos satisfacen adecuadamente la definición de

proceso, es decir que sean consecuencias de actividades,

relacionadas lógicamente, permitiendo lograr un resultado que

agrega valor hacia los clientes y aporta valor a un proceso.31

28 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 29 Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos 30 Decreto 2200 Junio de 2005 31 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003

102

TAREAS. Trabajos concretos a realizar o instrucciones

específicas.32

TRANSFER. Medio electrónico que utiliza el ISS para envío de

información con soporte en una red de información.33

UNIDAD DE NEGOCIO. Área de actividad económica, dentro del

Instituto, con sus propios mercados competidores recursos y

sistema contable.34

USO ADECUADO DE MEDICAMENTOS. Es el proceso continuo,

estructurado y diseñado por el Estado, que será desarrollado e

implementado por cada institución, y que busca asegurar que los

medicamentos sean usados de manera apropiada, segura y

efectiva.35

VIDA ÚTIL DEL MEDICAMENTO. Es el intervalo de tiempo

durante el cual se espera que un medicamento o un dispositivo

médico, en condiciones de almacenamiento correctas, satisfaga

las especificaciones de calidad establecidas. Se emplea para

establecer su fecha de expiración.36

32 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 33 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 34 Guía de mejoramiento de procesos ISS junio de 2003 35 Decreto 2200 Junio de 2005 36 Decreto 919 Marzo de 2004

103

2.2.3. Relación de macro procesos y procesos

Los subprocesos concernientes a la distribución de medicamentos son:

Programación de la distribución nacional

Distribución nacional

Recepción y almacenamiento seccional

Programación de la distribución nacional

Distribución seccional

Que se encuentran resaltados en el mapa general de procesos de la

Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos y cada uno de ellos

contiene los siguientes formatos:

Identificación de procesos

Marco normativo

Flujograma

Descripción de actividades

Para los cinco subprocesos aplica un mapa de riesgos unificado.

A continuación se delimita dentro del mapa de procesos de la Coordinación

Nacional de Servicios Farmacéuticos los subprocesos concernientes a la

distribución de medicamentos.

104

3. DESCRIPCION GENERAL DEL PROCESO

3.1. Subproceso de la programación de la distribución nacional

3.1.1. Objeto

Recopilar y consolidar la información acerca de existencias, consumos y

necesidades de cada una de las 28 seccionales con las que cuenta el

Instituto de Seguro Social, y determinar las necesidades de compra de

medicamentos.

3.1.2. Alcance

El subproceso programación de la distribución nacional inicia con la

obtención de la información de las seccionales y finaliza con la elaboración

del cuadro de distribución de medicamentos para cada seccional.

3.1.3. Producto

Elaborar el cuadro de distribución de medicamentos a nivel nacional.

105

3.2. Subproceso de la distribución nacional

3.2.1. Objeto

Entregar al proveedor y a cada seccional el cuadro de distribución de

medicamentos, la circular con el respectivo VEPS, y No. de Contrato.

3.2.2. Alcance

El subproceso de la distribución nacional inicia con la entrega del cuadro de

distribución al proveedor y por medio del sistema de información interno:

transfer se envía a cada seccional el archivo del cuadro de distribución con

los medicamentos que van a ser entregados, finaliza con la entrega de los

medicamentos a cada una de las seccionales por parte del proveedor y/o

operador logístico de acuerdo al cuadro de distribución.

3.2.3 Producto

Realizar la respectiva entrega de medicamentos a cada una de las

seccionales por parte del proveedor y/o al operador logístico durante los 10

(diez) días calendario siguientes a la entrega del cuadro de distribución.

106

3.3. Subproceso de la recepción y almacenamiento seccional

3.3.1. Objeto

Diligenciar para cada medicamento el acta de recepción técnica en donde se

relaciona si se cumplen o no todas las condiciones pactadas inicialmente

con el proveedor al momento de la contratación.

3.3.2. Alcance

En el subproceso de la recepción y almacenamiento se realiza la recepción

técnica de los medicamentos, mediante la cual el profesional químico

farmacéutico o tecnólogo en regencia en farmacia verifica tanto parámetros

técnicos como administrativos, igualmente que cumplan con los requisitos

mínimos consignados en la ficha técnica que de cada medicamento, y con

los requisitos exigidos por la normatividad vigente en el país en cuanto a

calidad (Pharmacopea Americana o Europea).

3.3.3. Producto

Contar con el acta de recepción técnica de todos los medicamentos

adquiridos por Instituto de Seguro Social.

107

3.4. Subproceso de la programación de la distribución seccional

3.4.1. Objeto

Recopilar y consolidar la información acerca de existencias, consumos y

necesidades de cada Centro de Atención Ambulatoria (CAA), y determinar

las necesidades de medicamentos para cada uno.

3.4.2. Alcance

El subproceso de la programación de la distribución seccional inicia con la

obtención de la información de cada CAA y el cuadro de distribución

nacional, finaliza con la elaboración del cuadro de distribución de

medicamentos para cada CAA.

3.4.3. Producto

Elaborar el cuadro de distribución de medicamentos para cada CAA.

108

3.5. Subproceso de la distribución seccional

3.5.1. Objeto

Enviar Por medio del sistema de información interno: transfer a cada

seccional el archivo del cuadro de distribución con los medicamentos que

van a ser entregados, simultáneamente el proveedor recoge el cuadro de

distribución en la seccional y realiza la entrega de medicamentos a cada

CAA y/o al operador logístico.

3.5.2. Alcance

En el subproceso de la distribución seccional inicia con la entrega del cuadro

de distribución al proveedor y finaliza con la entrega de medicamentos

requeridos a cada uno de los CAA a nivel nacional.

3.5.3. Producto

Realizar la respectiva entrega de medicamentos a cada CAA por parte del

proveedor y/o operador logístico.

109

4. NORMATIVIDAD

No. ACTO

ADMINISTRATIVO FECHA ASUNTO

1 Resolución 03244 del Instituto de

Seguros Sociales. 1983

Normas técnicas para la prestación del servicio farmacéutico. Para la distribución de medicamentos del almacén a las diferentes farmacias, la repartición encargada de los suministros deberá ser establecida conjuntamente con el Químico Farmacéutico de la seccional el programa general y anual de distribución que contemple la frecuencia o periodicidad de los despachos de cada farmacia, teniendo en cuenta la capacidad de almacenamiento, los stock mínimos la facilidad de transporte y los volúmenes de despacho de cada farmacia. Igualmente en los programas de distribución deberá tenerse en cuenta los niveles de atención de salud que prestan los centros que apoya la farmacia, con el objeto de optimizar la oportunidad del suministro de medicamentos de atención básica. El programa de distribución de medicamentos para los niveles de atención intermedia y de alta especialidad será objeto del estudio técnico por parte del Químico Farmacéutico.

2

Ley 80 Estatuto General de

Contratación de la Administración

Pública. Congreso de Colombia.

28.10.93

La ley 80 de 1993 contiene 81 Artículos en el que se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. La presente ley tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Esta ley busca el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines Las estipulaciones de los contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta ley, correspondan a su esencia y naturaleza.

3 Acuerdo 004 del


Por la cual se crea la Comisión Técnica Asesora en Medicamentos. Tiene por objeto recomendar al CNSSS, los criterios que deben regir el proceso de actualización permanente del listado de medicamentos esenciales, para efecto de lo cual realizará los estudios y anteproyectos que el Consejo estime necesarios. Debe también presentar al Consejo propuestas sobre la incorporación más adecuada y eficiente de medicamentos dentro del Sistema de Seguridad Social en Salud. Así como estudiar las propuestas de inclusión y exclusión de medicamentos provenientes de las asociaciones científicas o de profesionales de la salud. La comisión se reunirá en forma ordinaria cada tres meses, el Ministerio suministrará el material y apoyo logístico para el buen funcionamiento de la comisión.

110


05.08.94

Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Este Manual de Procedimientos se expide para garantizar, el acceso a los contenidos específicos del Plan Obligatorio de Salud, la calidad de los servicios y el uso racional de los mismos y para unificar criterios en la prestación de servicios de salud dentro de la Seguridad Social en Salud, como garantía de acceso, calidad y eficiencia.

5 Decreto 677 del


Las disposiciones contenidas en el presente Decreto que contiene 148 Artículos regulan los medicamentos cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico en lo referente a la producción, procesamiento, envase, expendio, importación, exportación y comercialización. El artículo 22 reglamenta la documentación para la evaluación farmacéutica.

6

Acuerdo 51 del CNSSS. Creación de Comité Técnico en Medicamentos y Funcionamiento.

08.01.97

El Comité Técnico de Medicamentos es creado como un organismo asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, que tendrá por objeto estudiar y recomendar los criterios que deben regir el proceso de actualización del listado de medicamentos esenciales incluidos en el Plan Obligatorio de Salud. Debe realizar los estudios y análisis en relación con los medicamentos del POS. Es su deber estudiar las propuestas de inclusión y exclusión de medicamentos esenciales ha dicho plan así como proponer sus recomendaciones al Consejo Nacional de Seguridad Social. El Comité técnico en Medicamentos podrá recibir soporte técnico de todos los organismos públicos y privados que considere pertinentes y útiles para el desempeño de sus funciones.

7

Acuerdo 129 del CNSSS. Modifica Parcialmente el Acuerdo 51 de

1997.

08.04.97

Por el cual se modifica y actualiza la composición del comité técnico de medicamentos, con el fin de permitir la participación de otros actores del sistema, tales como los aseguradores y prestadores de los servicios de salud, así como de otras dependencias del Ministerio de Salud. Los miembros del comité serán designados por períodos de dos (2) años y su período podrá ser prorrogado.

8 Resolución 5061 del

Ministerio Salud. 23.12.97

Reglamentación de los Comités Técnico Científicos dentro de la Entidades Promotoras de Salud, Administradoras del Régimen Subsidiado .Estas entidades deberán comunicar a la Superintendencia Nacional de Salud el listado de Comités Técnico-Científicos conformados y los miembros de cada uno de ellos.. El Comité Técnico - Científico deberá atender las reclamaciones que presenten los afiliados y beneficiarios de las EPS en relación con la ocurrencia de hechos de naturaleza asistencial que presuntamente afecten al usuario respecto de la adecuada prestación de los servicios de salud.

111

9 Decreto 1792 del


Modifica al Decreto 677 de 1995 y decreta otras disposiciones en cuanto : A las Buenas prácticas de manufactura de medicamentos donde debe garantizar la producción uniforme y controlada de cada lote de producción, de conformidad con las normas de calidad y los requisitos exigidos para su comercialización, así como la obtención de la acreditación expedida por el INVIMA que tramitará la solicitud de certificado en estricto orden de radicación y de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo .

10

Decreto 549 del Ministerio de Salud. BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA.

29.03.01

El decreto contiene once artículos en donde regula y pone bajo vigilancia a todos los fabricantes de medicamentos. Para la obtención del certificado de cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura por parte de los laboratorios fabricantes de medicamentos que se importen o produzcan en el país. Consignadas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 245 de la Ley 100 de 1993. Después de la vigencia de este decreto deberán cumplir con las Buenas Prácticas de Manufactura y obtener la correspondiente certificación ante el Invima en donde se especifica áreas de manufactura, procesos de producción y/o tipo de producto (s). Se realizaran visitas para la certificación en las instalaciones de laboratorios y/o establecimientos fabricantes .Este decreto da facultades al Invima para celebrar convenios con laboratorios y/o establecimientos ubicados en el exterior a conformidad con la Legislación Sanitaria y la Guía de Inspección vigentes en Colombia. Tendrá una vigencia de cinco (5) años y deberá renovarse por un período igual al de su vigencia.

11

Resolución 493 del Ministerio de Salud.

Comité Técnico-Científico de

Medicamentos.

03.04.02

Por medio de las cuales se reglamentan los Comités Técnico-Científicos de Medicamentos y el recobro de medicamentos autorizados por estos, respectivamente. Evaluar la calidad de la atención a través de las cuales se presta el servicio por el obligado a ello e introducir las correcciones que fueren necesarias para superar las deficiencias que se detecten y contribuir a su mejoramiento. Velar por que se preserven y respeten los derechos del paciente en cuanto, a formulación y entrega de medicamentos. Se hace necesario estudiar y analizar las quejas y denuncias que presenten los afiliados con relación al suministro de medicamentos así como el de autorizar o negar, según los criterios expuestos por la ley, los medicamentos no contemplados en el manual de terapéutica aprobado por el CNSFS para el Plan Obligatorio de salud del Régimen Contributivo.

112

12

Acuerdo 232 del Ministerio de Salud. Creación de Comité

Técnico en Medicamentos y Evaluación de

Tecnología y su Funcionamiento.

19.07.02

Es creado como un organismo asesor del CNSS, que tendrá por objeto apoyar al Consejo en el ajuste y actualización del Plan Obligatorio de Salud (POS) usando la evaluación de tecnología y medicamentos como mecanismo para que dicho plan responda a los principales problemas de salud de la población colombiana. Se considera evaluación de tecnología, el análisis y calificación de formas de intervención incluidas medicamentos, insumos, dispositivos y procedimientos y en general todas aquellas actividades que hacen parte del continuo cuidado del paciente. Dicho Comité reemplazará el Comité Técnico de Medicamentos Asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud creado mediante Acuerdo 51 y modificado por los Acuerdos 129 y 170. Es responsabilidad de dicho comité el de recomendar para incluir o excluir del POS., actividades, intervenciones, procedimientos, medicamentos así como el de emitir conceptos técnicos que permitan actualizar las intervenciones contenidas en el Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud, de acuerdo con los desarrollos tecnológicos y de acuerdo con las necesidades de la población colombiana.

13 Carta Circular 53 de la Superintendencia Nacional de Salud.

01.08.02

Para Direcciones distritales, departamentales y municipales de salud, instituciones prestadoras de servicios de salud, empresas promotoras de salud. El dar cumplimiento a la obligatoriedad de utilizar denominaciones comunes internacionales (nombres genéricos), en la prescripción y dispensación de medicamentos, procedió a expedir la Circular 051 de fecha 1o. de abril de 2002, mediante la cual reiteró la responsabilidad que tienen dichas Entidades de adoptar las disposiciones contenidas en el Manual de Medicamentos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

14 Decreto 2085 del Ministerio Salud.

19.09.02

Por el cual se reglamentan aspectos relacionados con la información suministrada para obtener registro sanitario respecto a nuevas entidades químicas en el área de medicamentos. Todo medicamento bien sea que se encuentre incluido en normas farmacológicas o que se trate de medicamentos nuevos, requiere para su producción, importación, exportación, procesamiento, envase, empaque, expendio y comercialización de Registro Sanitario expedido por la autoridad sanitaria competente ;se hace necesario reglamentar el tratamiento y protección de la información no divulgada presentada para la obtención de Registro Sanitario de medicamentos nuevos específicamente respecto a aquellos que hacen relación a nuevas entidades químicas.

113

15 Acuerdo 246 del


Por el cual se modifica el Acuerdo 232 de 2002 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud ,el Comité Técnico de Medicamentos y Evaluación de Tecnología, asesor del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, tendrá los siguientes integrantes: Un médico o químico farmacéutico con especialización en farmacología, un médico clínico con conocimientos en farmacología, un epidemiólogo, profesional de la salud con especialización en economía de la salud , un profesional del área de la salud con formación en economía de la salud y/o tecnología biomédica, el director general de calidad del Ministerio de la Protección Social y un profesional con conocimientos en economía y costos de servicios de salud. Todos ellos deben ser designados por el Ministro de la Protección Social .Este comité presentará al Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud mínimo una vez al año un estudio sobre la revisión del Manual de Medicamentos adoptado por el CNSSS.

16 Decreto 162 del


01.22.04

Por el cual se modifica el artículo 3 del Decreto 549 de 2001. Cuando se trate de medicamentos importados, se aceptará el certificado de cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufacturas, BPM o su equivalente siempre y cuando en este se especifiquen las áreas de manufactura, los procesos de producción y/o tipo de producto o productos, otorgado por la autoridad competente a los interesados, respecto de los laboratorios fabricantes ubicados en los siguientes países: Estados Unidos de Norteamérica, Canadá, Alemania, Suiza, Francia, Reino Unido, Dinamarca Holanda, Suecia, Japón y Noruega, o por quienes hayan suscrito acuerdos de reconocimiento mutuo con estos países. Igualmente el INVIMA, aceptará certificados de food and Drug Administration FDA, Organización Mundial de la Salud, OMS, o la Organización Panamericana de Salud, OPS; Europe and Agency for the Evaluation of medicinal Products, EMEA.

17 Decreto 481 del


18.02.04

Por el cual se dictan normas tendientes a incentivar la oferta de medicamentos vitales no disponibles en el país, para así garantizar la prestación de servicios de salud de forma integral se requiere establecer mecanismos que permitan la oferta suficiente y el acceso a medicamentos vitales de difícil consecución la investigación. El desarrollo, producción y comercialización de estos medicamentos se dificulta por una baja frecuencia de uso y poca rentabilidad se hace necesaria la importación y comercialización de los medicamentos no disponibles con el fin de mejorar la oferta de los mismos en el país.

114

18 Acuerdo 312. 24.02.04

POR EL CUAL SE APRUEBA EL "MANUAL DE TARIFAS" DE LA ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD DEL SEGURO SOCIAL “EPS-ISS”. Los medicamentos que se prescriban y suministren para el manejo ambulatorio y/o intrahospitalario del paciente al nivel de los servicios de consulta externa, urgencias, internación, salas de cualquier tipo, y los necesarios para la práctica de un procedimiento diagnóstico o de tratamiento, deben estar contenidos en el Acuerdo 228 de 2.002 del Ministerio de Salud o en la norma que lo modifique o adicione, de lo contrario deben ajustarse a los requisitos exigidos en la Resolución 2948 del 3 de Octubre de 2.003, del Ministerio de Protección Social o la norma que la modifique o adicione y se pagarán con base en el precio de adquisición por parte de la persona o entidad que los suministre, más el 8%.


11.11.04

Por la cual se reglamentan los Comités Técnicos Científicos y se establece el procedimiento de recobro ante el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga por concepto de suministro de medicamentos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud POS y de fallos de tutela.

20 Decreto 912 del


2004

Por el cual se reglamentan las donaciones internacionales de medicamentos y dispositivos médicos ya que constituyen un beneficio real para su receptor, garantizando efectividad, calidad y seguridad y deben cumplir con las disposiciones sanitarias vigentes del país receptor y ajustarse a sus necesidades.

21 Decreto 2200 del


28.06.05

El presente decreto tiene por objeto regular las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico. De la distribución y dispensación de medicamentos: Artículo 18. Distribución de medicamentos. La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el Ministerio de la Protección Social. El embalaje y/o trasporte de productos farmacéuticos forman parte de la distribución intrahospitalaria o física y deberán ser tenidos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico. El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrarse a los pacientes.


Instituto de Seguro Social

UNIDAD DE NEGOCIO. EPS. DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN. Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA. Junio de 2006.

MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO RESULTADO

CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. EPS Entidad Promotora de Salud. CAA Centro de Atención Ambulatoria.

Realizar la entrega de medicamentos a cada uno de los puntos de dispensación de la red prestadora.

DISTRIBUCIÓN SECCIONAL.

SERVICIOS FARMACÉUTICOS SECCIONALFARMACIA RED PRESTADORA.

Elaborar cuadro de subdistribución de medicamentos para los puntos de dispensación de la red prestadora.

RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO SECCIONAL.

DISTRIBUCIÓN NACIONAL.

SERVICIOS FARMACÉUTICO SECCIONAL CNSF VICEPRESIDENCIA EPS PROVEEDOR DE MEDICAMENTOS Y/O OPERADOR LOGÍSTICO.

FORMATO No. 1 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS.

CÓDIGO

PROGRAMACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN NACIONAL.

Tomar los requerimientos y existencias de medicamentos, de cada una de las seccionales y elaborar el cuadro de distribución de medicamentos a nivel nacional.

SERVICIOS FARMACÉUTICO SECCIONAL CNSF VICEPRESIDENCIA EPS.

SERVICIOS FARMACÉUTICOS SECCIONAL.

Realizar la recepción técnica de los medicamentos, mediante la cual el profesional químico farmacéutico o tecnólogo en regencia en farmacia verifica tanto parámetros técnicos como administrativos.

PROGRAMACIÓN DE DISTRIBUCIÓN SECCIONAL.

SERVICIOS FARMACÉUTICOS SECCIONAL FARMACIA RED PRESTADORA.

Entrega del cuadro de distribución al proveedor y copia vía transfer a cada seccional.

Instituto de Seguros Sociales

UNIDAD DE NEGOCIO EPS. CÓDIGOS VICEPRESIDENCIA DE EPS Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA Febrero de 2006. PROCESO Administración Técnica Sistematizada del Almacenamiento Distribución y Dispensación de Medicamentos ambulatorios.

FUENTE JURÍDICA DEL PROCESO (NOMBRE, NÚMERO Y FECHA) DESCRIPCIÓN ANEXOS

Decreto 2200 de Junio 28 de 2005. Min. Protección Social.

El presente decreto regula las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico. De la distribución y dispensación de medicamentos: Artículo 18. Distribución de medicamentos. La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el Ministerio de la Protección Social. El embalaje y/o trasporte de productos farmacéuticos forman parte de la distribución intrahospitalaria o física y deberán ser tenidos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico. El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos que deban implementarse en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, para garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrarse a los pacientes.

EPS Entidad Promotora de Salud.

FORMATO No. 2 MARCO NORMATIVO.

nica Sistematizada del Almacenamiento Distribución y Dispensación de Medicamentos ambulatorios.


FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006 MACROPROCESO Administracion del Siniestro. PROCESO Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO Planeación de la Distribución Seccional.

SECCIONAL PROVEEDOR

1. Subproceso Recepción y almacenamiento seccional.

2. Consolidar la información que llega de cada CAA.

3. Realizar cuadro de distribución.

4. Subproceso de distribución seccional.

FORMATO No.3 FLUJOGRAMA

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE



SECCIONAL PROVEEDOR



3. Documento de salida de medicamentos para cada CAA.





DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. MACROPROCESO. Administracion del Siniestro. PROCESO. Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO. Planeación de la Distribución Seccional.

N o

Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA OBSERVACIONES

1. Subproceso de recepción y almacenamiento seccional.

Seccional. 1.1 Remitirse al subproceso de recepción y almacenamiento seccional.

CD CNSF VEPS.


Seccional. 2.1. Toma la información: Del documento de solicitud de medicamentos de cada CAA De la Cuenta Mensual que incluye ingresos, egresos y saldo final que reporta cada CAA.

CD Seccional. Información contenida en la cuenta mensual.

Establecer las necesidades de medicamentos de cada CAA y en general de la seccional.


Seccional. 4.1. Con la información de necesidades por medicamento de cada CAA y el cuadro de distribución nacional (elaborado por CNSF) se realiza el cuadro de subdistribucion por medicamento con todos los CAA.

CD Seccional Cuenta Mensual, cuadro de Distribución Nacional.

Cuadro de Subdistribucion.


Proveedor. Remitirse al subproceso de distribución seccional. CD Proveedor.

FORMATO No. 4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.




CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos.









CÓDIGO









EPS Entidad Promotora de Salud. CAA Centro de Atención Ambulatoria.


UNIDAD DE NEGOCIO EPS. CÓDIGOS VICEPRESIDENCIA DE EPS Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA Junio de 2006. PROCESO Distribucion de Medicamentos.

FUENTE JURÍDICA DEL PROCESO

(NOMBRE, NÚMERO Y FECHA) DESCRIPCIÓN ANEXOS

Decreto 2200 de Junio 28 de 2005. Min. Protección Social





FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006 MACROPROCESO Administracion del Siniestro. PROCESO Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO Recepción y Almacenamiento Seccional.

PROVEEDOR SECCIONAL / OPERADOR LOGISTICO

SERVICIOS FARMACÉUTICOS

SECCIONAL

1. Subproceso de Distribución Nacional.

2. Recepción técnica de medicamentos.

3. Subproceso distribución seccional.


No. ACTIVIDAD

RESPONSABLE


DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. MACROPROCESO. Administracion del Siniestro. PROCESO. Distribución de Medicamentos SUBPROCESO. Recepción y Almacenamiento Seccional.

No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA Observaciones

1. Subproceso de Distribución Nacional.

Proveedor. 1.1. Remitirse al subproceso distribución nacional.

2. Recepción técnica de medicamentos.

Químico Farmacéutico.

2.1. Parámetros Técnicos: Se verifica que los medicamentos adquiridos por el ISS cumplan con los requisitos mínimos consignados en la ficha técnica que de cada medicamento, se adjunta al contrato y a los exigidos por la normatividad vigente en el país en cuanto a calidad (Pharmacopea Americana o Europea), en cuanto a rótulos, envases y empaques (decreto 677 de 1995),. Esta revisión se hace principalmente de las características organolépticas (color, textura y olor) y de la verificación del cumplimiento de lo consignado en los análisis de control de calidad de cada lote del producto entregado, así como la verificación de la vida útil que el producto tenga en el momento de su entrega y que coincida el registro sanitario consignado en el medicamento con el presentado tanto en la evaluación técnica como en la ficha técnica. 2.2. Parámetros Administrativos: En esta parte se verifica que la documentación contractual este debidamente legalizada(con sello de Reserva Presupuestal y aprobación de póliza por parte de la Dirección Jurídica Nacional), otros parámetros es verificar que la cantidad entregada coincida

CD Deposito seccional.

Cuadro de distribución del nivel nacional. Cuadro de subdistribucion.

Que el total del lote recibido corresponda con las condiciones del contrato, y al cuadro de distribución establecido.

Para cada medicamento se realiza un cuadro de distribución.

3. Subproceso distribución seccional.

Proveedor. 3.1. Remitirse al subproceso de distribución seccional.





CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. EPS Entidad Promotora de Salud.











CÓDIGO







CAA Centro de Atención Ambulatoria.


UNIDAD DE NEGOCIO EPS. CÓDIGOS VICEPRESIDENCIA DE EPS Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA Junio de 2006. PROCESO Distribucion de Medicamentos.


Decreto 2200 de Junio 28 de 2005. Min. Protección Social





FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006 MACROPROCESO Administracion del Siniestro. PROCESO Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO Distribución Nacional.

CNSF PROVEEDOR SERVICIOS

FARMACÉUTICOS SECCIONAL

1. Subproceso de la Programación de la Distribución Nacional.

2. Entregar el cuadro de distribución al proveedor.

3. Informar a la seccional del nuevo cuadro de distribución.

4. Distribuir los medicamentos.

5. Subproceso de recepción y almacenamiento.


No .

ACTIVIDAD

RESPONSABLE


FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006 MACROPROCESO Administracion del Siniestro. PROCESO Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO Distribución Nacional.

CNSF PROVEEDOR OPERADOR LOGISTICO


2. Entregar el cuadro de distribución al proveedor.


4. Entrega de los medicamentos en la bodega del operador logistico.


6. Subproceso de recepción y almacenamiento.




DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. MACROPROCESO. Administracion del Siniestro. PROCESO. Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO. Distribución Nacional.

No Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA Observaciones


CNSF. 1.1. Remitirse al subproceso de programación de la distribución.

2. Entregar el cuadro de distribución al proveedor. CNSF.

2.1. La secretaria de Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos se encarga de entregar al proveedor los cuadros de distribución y la circular con el respectivo VEPS , indicando No de Contrato ( especificando el No de entrega en la que se encuentran (ISS proveedor )) modificatorios y numero de entrega y si existe adición se especifica. A partir de ese momento el proveedor cuenta con diez (10) días calendario de dicha comunicación para hacer la respectiva entrega de medicamentos a las seccionales relacionadas. 2.2. Archivar el cuadro de distribución de medicamentos.

CD CNSF VEPS Cuadro de distribución en medio impreso.

Entrega de cuadro de distribución al proveedor para próxima de entrega de medicamentos.


CNSF. 3.1. Por medio del sistema de información interno: transfer se envía a cada seccional el archivo del cuadro de distribución con los medicamentos que van a ser entregados.

CD CNSF VEPS Cuadro de distribución.

Conocimiento del cuadro de distribución.


Proveedor. 5.1. Entrega física de los medicamentos a cada una de las seccionales de acuerdo al cuadro de distribución.

CD Seccional. Cuadro de distribución Medicamentos.

Recibo completo y adecuado de medicamentos.

5. Subproceso de recepción y almacenamiento. Seccional. Remitirse al subproceso de almacenamiento y recepción.





CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos.


CÓDIGO
















EPS Entidad Promotora de Salud. CAA Centro de Atención Ambulatoria.


UNIDAD DE NEGOCIO EPS. CÓDIGOS VICEPRESIDENCIA DE EPS Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA Junio de 2006. PROCESO Distribucion de Medicamentos



Este decreto regula las actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico. De la distribución y dispensación de medicamentos: Artículo 18. Distribución de medicamentos. La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el Ministerio de la Protección Social. El embalaje y/o trasporte de productos farmacéuticos forman parte de la distribución intrahospitalaria o física y deberán ser tenidos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico.




FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006. MACROPROCESO Administracion del Siniestro. PROCESO Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO Programación de la Distribución Nacional.

CNSF PROVEEDOR

1. Recopilar la información de existencias consumos y necesidades que llega de cada seccional.

2. Recepcionar y analizar la información contenida en los formatos que envía cada seccional.

3. Consolidar la información.

4. Elaborar cuadro de distribución de medicamentos a nivel nacional.

5. Distribucion Nacional.

*CNSF: Coordinación Nacional de servicios farmacéuticos.




DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. MACROPROCESO. Administracion del Siniestro. PROCESO. Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO. Programación de la distribución nacional.

No. Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA OBSERVACIONES

1. Recopilar la información de existencias consumos y necesidades que llega de cada seccional.

Técnico en administración de empresas.

1.1 Recibir la información que llega de todas las seccionales en los formatos establecido en el plan reporte mensual durante los primeros 10 (diez) días del mes

CD CNSF VEPS

Definitivo plan reporte de medicamentos.

Obtener la información de todas las seccionales.

El funcionario debe verificar que no se encuentre implícito ningún tipo de comentario en donde solo se solicite cantidades numéricas.

2.3 INFORMACIÓN GENERAL: Verificar que esta casilla se encuentre completamente diligenciada con los datos solicitados, los cuales permiten identificar nombre de la seccional, mes del reporte, nombre, cargo y teléfono del funcionario que envía el informe diligenciar para aclaraciones que se requieran, e incluir algún medicamento que no se encuentre en las plantillas el cual queda en conocimiento del Nivel Nacional. .

CD CNSF VEPS

Datos reales proporcionados de cada seccional.

Identificar claramente de que seccional proviene la información y el directo responsable de esta.

2.5 MEDICAMENTOS POS Y NO POS: Verificar que se encuentren relacionados los consumos, existencias y tránsitos de los medicamentos POS y NO POS que tienen reporte de rotación e informes de consumo.

CD CNSF VEPS

Formatos que comprenden los medicamentos que pertenecen al POS.

Registrar la rotación y consumo mensual de medicamentos.

Los medicamentos deben reportarse en la UNIDAD DE MEDIDA que se indica que son: tableta, cápsula, frasco, vial, ampolla, tubo, pote, tarro, gramos, microgramos, sobre, supositorio, tratamiento, unidades.

2.9 TUTELA y COMITÉ TÉCNICO CIENTÍFICO: Verificar las seccionales que requieren presupuesto o medicamentos, consolidar el total de la información para cada uno de los pacientes que esta recibiendo medicamentos o que a la fecha han sido aprobados por el comité o por tutela en donde debe ir totalmente relacionado en la columna de DURACIÓN DE TRATAMIENTO ya sea en meses o días, esta información se debe actualizar mensualmente, ya que se adicionan nuevos tratamientos al igual que terminan otros, dicha información debe coincidir con el reporte en el formato de presupuesto.

CD CNSF VEPS

Reporte de requerimiento de medicamentos específicos por cada seccional.

Suplir las falencias de medicamentos que se presenten por concepto de tutelas o Comité Técnico Científico.

3. Consolidar la información. Técnico en administración de empresas.

3.1 Descargar el informe de medicamentos enviado por cada una de las seccionales por la ruta de transfer, se toma la información de consumo promedio mensual (CPM) y de existencias del formato de medicamentos POS y NO POS; esta información se consolida en la plantilla consolidado CPM

CD CNSF VEPS

Datos suministrados de la plantilla de (CPM) Consumo Promedio mensual, datos del la plantilla EPS Nacional y datos de la plantilla hoja de cobertura.

Plantilla preliminar para elaboración de cuadro de distribución.


2. Recepcionar y analizar la información contenida en los formatos que envía

cada seccional.

Técnico en administración de

empresas.

No. Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA OBSERVACIONES

4. Elaborar cuadro de distribución de medicamentos a nivel nacional.

Técnico en administración de empresas.

4.1. Se copian los datos de la hoja de cobertura y se pegan a la hoja de distribuciones, en la cual se encuentra la cantidad de medicamento a distribuir a cada seccional, el código del medicamento, el valor unitario y la cantidad total a distribuir a nivel país. 4.2. Se copia el dato del código del medicamento y se pega en la hoja cuadro de distribución, automáticamente aparecen los datos de la distribución por seccional y se imprime el cuadro de distribución, la persona responsable del servicio farmacéutico firma el cuadro de distribución y este es entregado en original al proveedor, se deja una copia en el archivo de la CNSF, por medio del sistema de información interno: transfer se envía a cada seccional el archivo de los medicamentos que van a ser entregados.

CD CNSF VEPS

Hoja de cobertura, base de datos de proveedores, formato de cuadro de distribución predeterminado.

Cuadro de distribución para proveedor.

5. Distribucion Nacional. Proveedor. Remitirse al subproceso de distribución nacional.

C Control CAA Centro de Atención Ambulatoria.




CNSF Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. EPS Entidad Promotora de Salud. CAA Centro de Atención Ambulatoria.









CÓDIGO







SERVICIOS FARMACÉUTICOS SECCIONAL FARMACIA RED PRESTADORA.



UNIDAD DE NEGOCIO EPS. CÓDIGOS VICEPRESIDENCIA DE EPS Vicepresidencia de EPS. DEPARTAMENTO O SECCIÓN Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos. FECHA Febrero de 2006. PROCESO Administración Técnica Sistematizada del Almacenamiento Distribución y Dispensación de Medicamentos ambulatorios.






nica Sistematizada del Almacenamiento Distribución y Dispensación de Medicamentos ambulatorios.



SECCIONAL PROVEEDOR









SECCIONAL PROVEEDOR



3. Documento de salida de medicamentos para cada CAA.





DEPENDENCIA. Vicepresidencia de EPS. MACROPROCESO. Administracion del Siniestro. PROCESO. Distribucion de Medicamentos. SUBPROCESO. Planeación de la Distribución Seccional.

N o

Actividad Ejecutor Tarea C Donde Insumos producto y/o Resultado

VA OBSERVACIONES

1. Subproceso de recepción y almacenamiento seccional.

Seccional. 1.1 Remitirse al subproceso de recepción y almacenamiento seccional.

CD CNSF VEPS.


Seccional. 2.1. Toma la información: Del documento de solicitud de medicamentos de cada CAA De la Cuenta Mensual que incluye ingresos, egresos y saldo final que reporta cada CAA.

CD Seccional. Información contenida en la cuenta mensual.

Establecer las necesidades de medicamentos de cada CAA y en general de la seccional.


Seccional. 4.1. Con la información de necesidades por medicamento de cada CAA y el cuadro de distribución nacional (elaborado por CNSF) se realiza el cuadro de subdistribucion por medicamento con todos los CAA.

CD Seccional Cuenta Mensual, cuadro de Distribución Nacional.

Cuadro de Subdistribucion.


Proveedor. Remitirse al subproceso de distribución seccional. CD Proveedor.


SUBPROCESOS

PLANEACION FINANCIERA PRESUPUESTO Presupuesto para la vigencia

PLANEACION TECNICA Plan de necesidades

PLANEACION DE CONTRATACION

Plan de adquisicion de medicamentos

CONTRATACION Controlar/ Adquirir medicamentos Nivel Nacional y seccional

PROGRAMACION DE LA DISTRIBUCION NACIONAL

Programacion: analisis de inventarios CPM vs cantidades adquiridas. Asignacion a cada seccional de cantidades,

DISTRIBUCION NACIONAL

Distribucion fisica de los medicamentos adquiridos a las seccionales.

NO

RECEPCION Y ALMACENAMIENTO SECCIONAL

Recepcion y almacenamiento de medicamentos en bodega de seccionales y/o operador logistico.

PROGRAMACION DE LA DISTRIBUCION SECCIONAL

Programacion de distribucion a los prestadores: analisis inventarios CPM vs cantidades asignadas. SI

DISTRIBUCION SECCIONAL distribucion fisica de los medicamentos a los prestadores. NO

Almacenar los medicamentos de la EPS ISS

SI ALMACENAMIENTO PRESTADORES Recepcionar almacenar y dispensar el

medicamento a los afiliados.

DISPENSACION Reporte a la seccional dispensado, existencias y necesidades

REPORTE Y SEGUIMIENTO A LA DISPENSACION NO

Segimiento y validacion de la dispensacion.

SEGUIMIENTO SECCIONAL retroalimentacion de la informacion al prestador

RETROALIMENTACION SECCIONAL SI

SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACION NACIONAL

Consolidacion y validacion de la informacion de todas las seccionales

INTERVENTORIA Realizar los llamamientos correspondientes al prestador

JURIDICA Imposicion de multas / liquidacion unilateral

AUDITAR CUENTAS Auditoria de cuentas.

PAGO Pago al prestador.

MAPA DE PROCESOS DEL AREA DE SERVICIOS FARMACEÙTICOS DEL INSTITUTO DE SEGURO SOCIAL

Distribucion completa y acorde a lo contratado?

Cumple las buenas practicas de

almacenamiento?

Cumple con dispensacion y reporte?

persiste el imcumplimiento?

A

A

A

A

A

Instituto de Seguros Sociales.

FECHA DEPENDENCIA Vicepresidencia de EPS. Junio de 2006. MACROPROCESO Administracion del Siniestro PROCESO Distribucion de Medicamentos

No. Riesgo Impacto Probabilidad Controles Existentes

Nivel Del Riesgo Causas Acciones Responsable Cronograma Indicador

1. La seccional no envié la información.

Alto. Alta.

Retroalimentación con seccionales cada 6 meses para informar sus fallas.

Alto.

1. Insuficiente personal asignado para reportar la información. 2. Inadecuada planeación y programación. 3. Falta de interés de los funcionarios en el tema.

1. Implementar nuevos mecanismos para depurar la información. 2. Optimizar los recursos informáticos con los que se cuenta.

Encargado de esta función en cada seccional.

No. total De seccionales / No. De reportes recibidos.

2.

Deficiencia en la calidad de la información que envían las seccionales.

Alto. Alta.

La CNSF envía un oficio para informar la falla de la seccional.

Alto.

1. La información llega incompleta. 2. La información no esta actualizada. 3. los formatos están mal diligenciados. 4. los códigos de los medicamentos no corresponden. 5. Donde debe ir información numérica hay texto. 6. No especifican de que seccional proviene la información. 7. Falta de claridad y conocimiento del plan de medicamentos. 8. Perfil inadecuado de las personas de la seccional. 9. La información no llega en las fechas establecidas.

1. Plan de mejoramiento del sistema informático. 2. Capacitación a las personas encargadas de enviar la información.


No. Total de reportes recibidos / No. De reportes bien diligenciados.

3. No se procese la información. Alto. Baja .

Se le envía un oficio a la persona encargada de esta tarea.

Bajo.

1. Insuficiente personal asignado para el procesamiento de la información. 2. Inadecuada planeación y programación. 3. Falta de interés de los funcionarios en el tema. 4.Perfil inadecuado del personal de la CNSF.

1. Incrementar el personal de oficina de la CNSF.

Encargado de esta función en la CNSF.

No. Total de reportes recibidos / No. De reportes procesados.

FORMATO No. 5 MAPA DE RIESGOS.



4.

El nivel nacional no emita a tiempo el cuadro de distribución.

Alto. Baja. Envió de circular a funcionario encargado.

Medio.

1. Insuficiente personal asignado para reportar la información. 2. Inadecuada planeación y programación. 3. Falta de interés de los funcionarios en el tema. 4. Inexistencia de medicamentos.

1. Rediseñar el cronograma de emisión del cuadro de distribución de medicamentos.


No. Total de cuadros de distribución emitidos / No. De cuadros de distribución emitidos a tiempo.

5.

El proveedor no recoja el cuadro de distribución una vez generado por nivel nacional.

Alto. Baja.

Requerir al proveedor del cumplimiento contractual Llamado de atención al proveedor.

Medio. Incumplimiento del proveedor en un caso extremo.

1. Ejercer controles a tiempo sobre el proveedor Proveedor.

No. Total de cuadros de distribución emitidos / No. De cuadros de distribución recogidos a tiempo por el proveedor.

6. No llegan los medicamentos a la seccional.

Alto. Baja .

Requerir al proveedor del cumplimiento contractual llamado de atención a la seccional.

Medio. 1. Alteraciones de orden publico 2. Fenómenos naturales.

1. Contratar para el proceso de distribución un ente externo.

Proveedor.

No. De entregas de medicamentos programadas en la seccional / No. De entregas realizadas.

7.

Las farmacias no cuentan con los ítems y cantidades que requieren los afiliados.

Alto. Baja .

Informe por parte de la farmacia, acerca de la inexistencia de medicamentos.

Alto. 1. Incumplimiento por parte del proveedor. 2. Falta de asignación presupuestal.

1. Solicitar una adición presupuestal.

Coordinación Nacional de Servicios Farmacéuticos.

No. De ítems y cantidades requeridos / No. De ítems y cantidades existentes.

8.

No realizar la correspondiente acta de recepción técnica.

Alto. Baja.

Seguimiento a cargo de un supervisor que constata que se cumplan los plazos y condiciones de la entrega de medicamentos.

Medio.


1. Envió de oficio por parte de la seccional al funcionario encargado.

Encargado de esta función en la seccional. (Químico Farmacéutico) .

No. Total de entrega de medicamentos / no. De recepciones técnicas realizadas.

9.

Deficiencia en la calidad de la información del acta recepción técnica.

Alto. Baja

Seguimiento a cargo de un supervisor que constata que se cumplan los plazos y condiciones de la entrega de medicamentos.

Medio. 1. Información esta incompleta. 2. Información es errada.

1. Envió de oficio por parte de la seccional al funcionario encargado.

Encargado de esta función en la seccional. (Químico Farmacéutico) .

No. Total de actas técnicas recibidas / No. De actas técnicas bien diligenciadas.



10. Incumplimiento por parte del proveedor.

Alto. Baja.

Realización de acta de recepción técnica donde se rechaza el producto.

Medio.

1. No cumple con el plazo y condiciones establecidas en el contrato: fecha de entrega, lugar de entrega, características del medicamento. 2. el proveedor hace una entrega parcial del medicamento en el tiempo establecido.

1. El proveedor cuenta con diez días para realizar la entrega, que cumpla con las condiciones pactadas.

Proveedor.

No. Total de entrega de medicamentos / No. de entregas optimas.

11.

Los CAA no envíen la información por medio de la cuenta mensual.

Alto. Baja. Realización de supervisoria integral.

Alto.


1. Mensualmente se dirige a un CAA el comité de medicamentos conformado por un representante de contratación, uno de calidad, un coordinador de EPS. 2. Optimizar los recursos informáticos con que se cuenta.

Encargado de esta función en cada CAA.

No. total De CAA / No. De reportes recibidos.

12.

La seccional no tenga a tiempo el cuadro de subdistribucion.

Alto. Baja.

Circular reportando la demora en la entrega de cuadro de subdistribucion.

Alto.

1. Insuficiente personal asignado para reportar la información. 2. Inadecuada planeación y programación.

1. Implementar nuevos mecanismos para depurar la información. 2. Optimizar los recursos informáticos con los que se cuenta.


No. Total de cuadros de distribución emitidos / No. De cuadros de distribución emitidos a tiempo.

13.

El proveedor no entregue a tiempo los medicamentos a los CAA.

Alto. Baja.

La seccional envía un oficio a CNSF informar la falla del proveedor

Alto. 1. Inadecuada planeacion y programación.

1. Envió de circular al proveedor haciendo un llamado de atención por incumplimiento en los términos del contrato.


No. Total de entrega de medicamentos / No. de entregas en el tiempo establecido.

14.

Se realizan prescripciones con nombres genéricos

Alto. Baja.

Codificación unificada institucional de los medicamentos POS y NO POS, reportados en la plantilla establecida

Medio.

1. Las seccionales no adoptan la codificación de los medicamentos POS o NO POS establecida por el nivel nacional. 2. El nivel nacional no tiene codificado la totalidad de medicamentos NO POS que se prescriben

1. Envió de circular al funcionario encargado en la seccional acerca del uso obligatorio de la codificación de medicamentos. 1,Codificar la totalidad de medicamentos POS y NO POS.


No. Total de medicamentos prescritos / No. Total de medicamentos prescitos con nombres genéricos.



15

Inducción en la prescripción de medicamentos NO POS y alto costo

Alto. Baja. Realizar seguimiento a los médicos prescriptores.

Medio.

Las IPS donde se encuentran los médicos prescriptores no tiene políticas de regulación de la visita médica

1. Establecer políticas de regulación de visita medica.

Médicos prescriptores.

Las 10 IPS que con mas frecuencia prescriben medicamentos de alto costo.

16

En las farmacias los usuarios no son informados adecuadamente sobre el uso de medicamentos.

Alto. Baja.

Que exista en las farmacias un formato que califique la calidad de información recibida acerca del uso de medicamentos.

Medio.

1. Los funcionarios de farmacia no tienen el perfil adecuado, no se cuenta con recurso humano suficiente que permita prestar atención al usuario.

1. Capacitación a las personas encargadas de farmacia. 2.Incrementar el personal de atención en farmacia.

Personal encargado de la farmacia.

No. Total de usuarios / No. De usuarios mal informados.

17 Existencias de medicamentos vencidos.

Alto. Baja.

Diligenciamiento de la hoja de vencimientos, Las seccionales deben dar aviso por escrito a los proveedores sobre la proximidad de la fecha de vencimiento de los medicamentos para su correspondiente cambio, con cuatro (4) meses de anticipación.

Medio.

1. El funcionario responsable del depósito de medicamentos y de las farmacias no almacena los productos de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento. 2. No utilizan el método FEFO para la ubicación de los medicamentos.

Las seccionales deben dar aviso por escrito a los proveedores sobre la proximidad de la fecha de vencimiento de los medicamentos para su correspondiente cambio, con cuatro (4) meses de anticipación.

Personal encargado de la farmacia.

No. Total de medicamentos / No. De medicamentos vencidos.

manual de procesos de servicios farmacèuticos: distribución de

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