manual de procedimientos para el Área de producciÓn y
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL
Organismo Público Descentralizado del Gobierno del Estado de México
DIVISIÓN DE COMERCIALIZACÍÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE
PRODUCCIÓN Y VENTAS
COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE C.V
TESINA:
PARA OBTENER EL TÍTULO DE
INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL
P R E S E N T AN :
LUNA REYES WALTER
GUTIÉRREZ TOVAR ALEJANDRA
Asesor Académico: M. en A. SILVIA GUTIÉRREZ JIMÉNEZ Asesor Empresarial: LIC. ARTURO JARAMILLO QUINTANAR
GENERACIÓN: 11 CD. NEZAHUALCÓYOTL AGOSTO, 2014
DEDICATORIA
Dedico esta memoria en especial a mi madre Graciela Tovar Ponce al saber que con su
apoyo y su dedicación en todos estos años cursados en esta universidad, ya que con su
ayuda pude dar el último paso para terminar la carrera en Ingeniería en Negocios y
Gestión Empresarial.
También la dedico a mi familia más cercana por su gran apoyo y buenos consejos que
me proporcionado en los momentos que más necesite al realizar mi carrera.
Dedico y agradezco a mi compañero y amigo Walter Luna ya que en esta carrera me ha
entregado su confianza y su gran ayuda desde que entre a la universidad. Así como
también a mis profesores que me han aportado muchos conocimientos los cuales llevare
a cabo en un futuro no muy lejano.
. Alejandra Gutiérrez Tovar.
i
DEDICATORIA
Dedico esta memoria principalmente a la
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCOYOTL
Por la satisfacción de haber pertenecido a tan noble institución,
Gracias por enseñarme el camino hacia el éxito y la sabiduría.
A mis padres
Guillermo y Ana María por su gran apoyo y constante esfuerzo
Gracias por ayudarme a concretar esta meta.
A mi hermana
Ana Mónica luna, gracias por apoyarme en situaciones en las que
Necesite de tu ayuda muchas gracias.
A mis amigos
Gracias a todos mis amigos que estuvieron en las buenas y en las malas
En especial a Alejandra Gutiérrez, por su gran apoyo y entrega en esta
memoria. Que fue de gran importancia, por su interés y su
Nobleza en mi persona gracias por tu confianza.
A mis tíos
Por darme su apoyo y sus recomendaciones
Familia luna: Laura, Cristina, Miriam y Robert.
Familia reyes: José Luis y Celina.
A mis abuelos
En especial al sr Arnulfo luna porque siempre estuvo en contacto
conmigo y con mis estudios te agradezco demasiado
tu interés en mi persona
A mis profesores
A todos los que me aportaron grandes cantidades de
Conocimiento y comprensión
Invaluable tesoro que siempre conservare.
Walter Luna Reyes.
(WLR)
ii
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos profundamente a la licenciada Silvia Gutiérrez Jiménez y
al señor empresario Arturo Jaramillo Quintanar por brindarnos la
oportunidad, atención, apoyo y sobre todo el tiempo brindado para la
realización de este proyecto, así como también la dedicación, el esfuerzo y
sus grandes concejos.
iii
Dedicatorias
Agradecimiento
Resumen
Abstract
Introducción
Capítulo I: Descripción de la empresa
1. Antecedentes
1.1. Ubicación
2. Filosofía organizacional (objetivo, misión visión y valores)
3. Organigrama
3.1. Descripción de funciones
4. Productos
5. Competencia
6. Análisis situacional
6.1. Mezcla de marketing
6.2. Análisis FODA
Capitulo II: Antecedentes del proyecto
1. Planteamiento del problema
2. Objetivos
2.1. Objetivo general
2.2. Objetivos específicos
3. Justificación
Capitulo III: Marco teórico
1. ¿Qué es un manual de procedimientos y para qué sirve?
2. Tipos de manuales administrativos
3. Elaboración de los manuales
4. Diagramas de flujo
Capitulo IV: Método
1. Justificación de las preguntas del cuestionario
1.1. Cuantificación de resultados.
i
ii
iii
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1
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24-25
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28-29
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31-33
ÍNDICE
Pág.
Capítulo V: Resultados Manual de procedimientos Índice 1. Autorización del manual. 2. Introducción. 3. Antecedentes. 4. Filosofía organizacional (objetivo, misión, visión y valores). 5. Organigrama 6.Objetivo del manual. 7. Alcance 8.Políticas y reglas 9.Marco jurídico. Procedimiento para la fabricación de playeras Formatos a utilizar. 10. Orden de producción 10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 10.2. Manejo de la orden de producción 10.3. Orden de compra 10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 10.5Manejo de la orden de compra Procedimiento de ventas Formato a utilizar. 11. Orden de Venta 11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 11.2. Manejo de la orden de venta Conclusiones y recomendaciones Glosario de términos Bibliografías
34 35 36 37 38 39 40-41 42 43 43 44 45-46 47-58 59 60 61-62 63 64 65-66 67 68-70 71 72 73 74 75-77 78-81
82-83
RESUMEN
En este proyecto se plasma un manual de procedimientos, debido a la problemática
actual de la empresa.
La problemática actual de la empresa es la falta de organización interna, en el área de
producción y en el área de ventas, es por eso que se propone el manual de
procedimientos.
Este manual de procedimientos ayudara a la empresa a mejorar el sistema
administrativo interno y proceso de ventas.
Con la implementación de diversos diagramas de flujo, que el empleado tendrá que
estudiar y asociarse con el manual para que pueda dar resultados concretos , esto
ayudara de una manera eficaz a la empresa en su enorme debilidad que es la pésima
administración en el área administrativa así como en el área de ventas.
A los empleados se les tendrá que dar cursos en los cuales se les enseñe a utilizar
este manual, esto debe ser una regla si es que se quieren obtener resultados
satisfactorios.
Al término de 6 meses el manual tendrá que dar resultados si es que se aplicó
debidamente y tanto como los trabajadores y los gerentes tendrían que poner de su
parte e interés para lograr con los objetivos planteados.
iii
ABSTRACT
In this project procedures manual plasma, due to the current problems of the
company.
Current problems of the company is the lack of internal organization in the area of
production and sales in the area, is why the proposed procedures manual.
These operating procedures will help the company improve its internal management
system and sales process.
With the implementation of various flowcharts, the employee will have to study and
partner with the manual so you can deliver concrete results, this will help in an
effective manner to the company as a huge weakness is the mismanagement in
administration and as in the sales area.
Employees will have to give them courses in which they are taught to use this manual,
this should be a rule if you want to get satisfactory results.
At the end of six months the manual will have to deliver results if properly applied and
as much as workers and managers have to do their part and interest to achieve the
objectives.
iv
INTRODUCCIÓN
El presente documento se ha integrado con el propósito de guiar el proceso de
planeación, elaboración y control en los procedimientos de fabricación y ventas.
El manual de procedimientos, constituye un instrumento de carácter obligatorio, con el
propósito de llevar a cabo una buena administración.
Es importante mencionar que la empresa comercializadora MAQUSA S.A DE C.V
junto con la empresa POLO STATE, se unieron para incorporar una sola empresa,
llamada POLO STATE CORPORATION.
Debido a la deficiente administración en la empresa textil POLO STATE
CORPORATION recurre a la realización de un manual de procedimientos en el área
de ventas y en área de producción.
En este documento se presenta los siguientes capítulos:
-Primer capítulo, se describen las principales características de la empresa.
-Segundo capítulo, se describen los antecedentes del proyecto, su análisis
situacional, su planteamiento del problema y sus objetivos.
-Tercer capítulo, se describen los enfoques sobre el marco de referencia.
-Cuarto capítulo, se llevó a cabo el método, este ayuda a recopilar información para
la elaboración del manual de procedimientos.
-Quinto capítulo, se implementaron los resultados en los cuales se realizaron los
manuales de procedimientos en las áreas de producción y ventas en este se
describieron las actividades de cada uno de los puestos de cada trabajador en sus
áreas, así como la realización de sus respectivos diagramas de flujo y sus formatos a
utilizar para su mayor control dentro de la empresa.
Por último se realizaron las conclusiones del proyecto y se implementaron
recomendaciones para la empresa.
Se espera que este documento sea de gran utilidad para la empresa textil POLO
STATE CORPORATION.
v
1
I
DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA
2
1. ANTECEDENTES
WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV.
Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa
llamada POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una
microempresa que se dedica al ramo textil, fabricando playeras para hombre,
cuenta con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de
$500,000 pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de
maquinaria y materia prima a utilizar para la producción de las playeras.
Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es
la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas.
Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera
porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos
terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la
necesidad del consumidor.
3
1.1 UBICACIÓN
La empresa POLO STATE CORPORATION actualmente cuenta con dos talleres
ubicados en:
1). WLR UNITED CORPORACION
Dirección: Calle sagrado corazón No. 23 Col. Pantitlan México Distrito Federal.
4
2). COMERCIALIZADORA MAQUSA, SA. DE CV.
Dirección: Calle oriente 16 No. 34 Col. Reforma Estado de México.
Oriente 16 34
5
2. FILOSOFIA ORGANIZACIONAL
OBJETIVO
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta
calidad, confort y diseño de última generación.
MISIÓN
Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño
moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el
Distrito Federal y en el Estado de México.
VISIÓN
Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir
con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder
elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.
6
VALORES
Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener
la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas.
Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para
comprometernos con las actividades.
Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con
nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente.
Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una
actitud proactiva hacia la mejora.
Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro
de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.
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3. ORGANIGRAMA
Gerente general
Walter Luna Reyes
Director de compras
Arturo Jaramillo
Encargado de corte
Nélida Peñaloza
Encargado de estampado
Jhon Hernández
Encargada de bordado
Ana María Reyes
Ayudante de bordado
Mónica Luna
Encargada de maquila
Guadalupe Ramírez
Encargado de ojal, botón,
etiquetado y terminado
Guillermo Luna Maldonado
Encargado de ventas
Jorge Rivera
8
3.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Gerente general
Encargado de mantener una organización dentro de la empresa y alcanzar los objetivos
planteados de la misma.
Director de compras
Encargado de comprar la materia prima al conseguir las mejores cotizaciones y a los
mejores proveedores.
Encargado de corte
Realizar el corte de la tela con sus respectivos moldes y empacar los cortes de acuerdo a su
modelo.
Encargado de estampado
Estampar los frentes de las playeras con los diseños elegidos por el gerente general y
clasificar cada diseño.
Encargada de bordado
Programar el diseño en la bordadora con ayuda de un software especializado y llevar acabo
el bordado.
Ayudante de bordado
Encardada de los detalles del bordado y procurar que el mismo salga a la perfección.
9
Encargada de Maquila
Realizar el ensamble de los cortes de la playera de acuerdo a los diferentes modelos
realizados por el gerente general.
Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado
Terminar los detalles de la playera y empacarlas para su respectiva venta.
Encargado de ventas
Realizar los pedidos realizados por los clientes en tiempo y en forma, llevando a cabo un
control sobre ellos.
10
4. PRODUCTOS
La empresa POLO STATE CORPORATION fabrica playeras tipo polo con diferentes
modelos sus características principales son las siguientes:
Modelos
Tipo de tela
Tallas Colores Características Marcas
Tipo polo Piqué CH , MED , GDE
Azul , jade, rojo , verde , blanco , morado , rosa
Playera tipo polo clásica con insertos de bordados.
POLO UNITED AEROSPACE
Polo franja lateral
Pique CH , MED , GDE
Azul , jade, rojo , verde , blanco , morado , rosa
Playera cuello v con combinaciones de colores en la franja lateral
POLO UNITED AEROSPACE
Polo mitad
Pique CH , MED , GDE
Azul , jade, rojo , verde , blanco , morado , rosa
Playera tipo polo con un color a la mitad y la otra en otro color con colores especiales y combinaciones adicionales
POLO UNITED AEROSPACE
Polo triángulos
pique CH , MED M GDE
Azul , jade, rojo , verde , blanco , morado , rosa
Playeras tipo polo con combinaciones en el frente en forma de triángulos a la altura del pecho.
POLO UNITED AEROSPACE
Polo franja en medio
Pique CH, MED , GDE
Azul , jade, rojo , verde , blanco , morado , rosa
Playera tipo polo con una franja que cruza de lado a lado con un tapacosturas especial que remarca el lado a lado que recorre la playera.
POLO UNITED AEROSPACE
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5. COMPETENCIA
Recientemente POLO STATE CORPORACION se ha percatado de sus insuficiencias
debido a que es una empresa nueva con diferentes debilidades, cada vez se da a conocer
más en el mercado con el paso del tiempo porque se destaca por su buena calidad en sus
productos.
Sus principales competidores son los siguientes:
1- POLO SEVEN
2- POLO CLUB
3- POLO BY RALPH LAUREN
4- POLO STAR
5- AERPOSTALE
6- ABERCROMBIE AND FITCH
7- HOLLISTER CALIFORNIA
8- POLO HPC
9- ECKO UNLIMITED
10- ADIDAS
12
6. ANÁLISIS SITUACIONAL
Se realizaron dos análisis para identificar como se encuentra en estos momentos la empresa
POLO STATE CORPORATION los cuales son:
6.1 MEZCLA DE MARKETING
Este análisis tiene como finalidad la especificación de cada una de las 4PS con las que
cuenta la empresa estas son las siguientes:
Producto
La empresa POLO STATE CORPORACIÓN, está dedicada al ramo textil fabricando
playeras tipo polo y cuello V para el hombre específicamente.
La base es la playera polo en tres diferentes tipos de corte como es CLÁSICO, SLIM y BIG
AND TALL en diferentes tallas.
Las telas que se usan para la playera tipo polo son chiffon con un gramaje de 220 gramos y
pique con un gramaje de 190 gramos.
Para la playera cuello V solo hay un tipo de corte denominado SLIM en tres diferentes tallas
CH, MED Y GDE. Se utiliza la tela tipo chiffon únicamente con un gramaje de 220 gramos.
13
Precio
En POLO STATE CORPORATION se aplican varias políticas de precio.
(POLO STATE CORPORATION)
Tabla de precios
Clásica 1 bordado
Clásica 2 bordados. Clásica 1 bordado y estampado.
Clásica 2 bordados y estampado.
Publico general : 90 Mayoreo 1: 75 Mayoreo 2 : 70
Publico general : 95 Mayoreo 1: 80 Mayoreo 2 : 75
Publico general : 90 Mayoreo 1: 75 Mayoreo 2 : 70
Publico general : 100 Mayoreo 1: 95 Mayoreo 2 : 85
Cuello v 1 bordado. Cuello v 1 bordado y estampado.
Cuello v 2 bordados y estampado.
Publico general : 80 Mayoreo 1: 70 Mayoreo 2 : 65
Publico general : 80 Mayoreo 1: 70 Mayoreo 2 : 65
Publico general : 90 Mayoreo 1: 80 Mayoreo 2 : 75
Mayoreo 1: compras mayores de 3 piezas en adelante.
Mayoreo 2: compras mayores de 50 piezas en adelante.
Plaza
Los canales de distribución utilizados son principalmente las ventas al mayoreo en la zona
de Mixcalco en el Distrito Federal, La Lagunilla, en Cuautla Morelos Mercado Nuevo Siglo,
San Martin Texmelucan, y los mercados minoristas de la zona oriente de Nezahualcóyotl,
Estado de México.
Se pretende ampliarse en la zona del Bajío incluyendo León Guanajuato, Celaya,
Michoacán, y Guadalajara.
14
Promoción
Para promocionar la marca POLO STATE, la empresa hará una serie de playeras cuello
redondo para regalarlas al público, se busca tener más presencia, así como promocionar
productos y la marca.
La dinámica será así:
En la compra de cualquier producto de la marca POLO STATE, se obsequiara una playera
de regalo.
Descripción de la playera
La playera tendrá un peso de 100 gramos por pieza, en color blanco y para la empresa
tendrá un costo de 13 pesos incluyendo mano de obra y tela.
Esta promoción será solo dos veces al año en el mes de agosto y en el mes de enero.
15
6.2 ANÁLISIS FODA
Este análisis tiene como finalidad determinar las fuerzas y debilidades que existen dentro de
la empresa así como sus oportunidades y amenazas que existen fuera de la misma
Fortalezas Oportunidades
- Capacidad de producción. - tela en stock. - Conocimiento de maquinaria industrial. - Alta calidad de productos. - Personal capacitado para el diseño y
manejo de maquinarias. - Personal capacitado para el manejo de
software especializado. - Espacio propio para la producción.
- Crecimiento constante del mercado. - Declive de la competencia. - Nuevos prospectos interesados en los
productos.
Debilidades Amenazas
- Marca no reconocida. - Publicidad escasa. - Falta de clientes - Falta de administración en el área de
producción. - Falta de página web
- Productos asiáticos que amenazan con entrar al mercado mexicano.
- Precios más bajos. - Nuevos competidores. - Nuevas reformas fiscales. - Nuevos impuestos.
16
II
ANTECEDENTES DEL
PROYECTO
17
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa POLO STATE CORPORATION se dio a la tarea de realizar un análisis interno y
externo, este arrojo información muy importante para determinar cuál es el problema que
afecta, se encontraron dos debilidades muy importantes, son las siguientes:
-Falta de administración en el área de producción.
-Falta de clientes por mala administración en el área de ventas.
Por lo tanto el problema de la empresa es la falta de control administrativo que hay en el
área de producción y ventas.
Se pretende resolver estas dos debilidades de la empresa, con el propósito de convertirlas
en fortalezas, con la realización de un manual de procedimientos, llevarlo a cabo dentro del
área de ventas y el área de producción, así se lograr control administrativo eficaz.
18
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual de procedimientos, el cual ayudara a la empresa POLO STATE
CORPORATION a tener un control administrativo dentro del área de producción y el área de
ventas de playeras.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Determinar el procedimiento en la elaboración de las playeras con el fin de detectar las
fallas y poder proponer mejoras.
- Determinar el procedimiento de ventas, que se lleva realizara en la empresa y con sus
clientes, con el fin de detectar fallas y proponer mejoras.
- Diseñar los formatos que intervienen en los procedimientos en el área de producción y en el
área de ventas con el fin de obtener un control en ellas.
19
3. JUSTIFICACIÓN
Actualmente, la efectividad de las empresas textiles no solo depende del producto y la
calidad que se ofrece, sino también de las estrategias mercadológicas que se llevaran a cabo
para mantenerse dentro del mercado que está cada vez más competitivo.
La empresa POLO STATE CORPORATION, requiere de un control efectivo, sobre todo en
su administración en el proceso de fabricación del producto así como en ventas personales,
es por eso que se tomó la decisión de la realización de un manual de procedimientos, ya
que con este la empresa podrá conocer las actividades que llevan a cabo en estas dos
importantes áreas y realizar diferentes formas para tener un mejor control.
Al terminar este manual de procedimientos se justificaran los fallas que existen en el área de
producción y el área de ventas, así mismo se obtendrán las posibilidades de convertir sus
debilidades en fortalezas al proponer mejoras a la empresa en estas dos importantes áreas.
Este proyecto permitirá poner en práctica los conocimientos y habilidades que se han
desarrollado, mediante la estancia en la universidad y en la carrera en ingeniería en negocios
y gestión empresarial, desarrollando la creatividad, gracias a los sistemas de control
administrativo, se podrá elaborar un documento final del proyecto para obtener el título de la
carrera llevada a cabo.
20
III
MARCO TEÓRICO
21
1. ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PARA QUE SIRVE?
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa. En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido. Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa. Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal. b. Auxilian en la inducción al puesto. c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa. e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se Siguen para el desarrollo de las actividades de rutina g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información. h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal. i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. k. Son guías del trabajo a ejecutar.
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
22
2. TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Manual de procedimientos
Constituye un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos
materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para
desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las
actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas
y el incremento de la productividad.
Manual de ventas
Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas; puede incluir:
-Definición de estrategias de comercialización.
-Descripción de productos o ambos servicios.
-Mecanismos de negociación.
-Políticas de funcionamiento.
-Estructura de la fuerza de ventas.
-Análisis de la competencia.
-División territorial por responsable, cliente, producto o servicio.
-Forma de evaluar el desempeño.
23
Manual de producción
Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos en todas sus fases. Constituye un
auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de
fabricación.
Manual de organización
Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura organizacional, organigrama, misión y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de
manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.
Manual de gestión de calidad
Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de calidad, el
cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad; responsabilidad
y autoridad del sistema de gestión de calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la
calidad; responsables de la alta dirección; gestión de recurso; realización del servicio o
producto.
Manual de contenido múltiple
Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una
organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedece básicamente a las
razones siguientes:
-Que sea más accesible para su consulta.
-Que resulte más viable económicamente.
-Que sea una instrucción del nivel directivo.
24
3. ELABORACIÓN DE LOS MANUALES
Para realizar un manual primero se debe llevar el siguiente contenido:
-Antecedentes.
-Base legal.
-Estructura orgánica.
-Organigrama
-Cultura organizacional
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Introducción
Es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y
necesidad de mantenerlo vigente.
Objetivo
Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Políticas o normas de operación
Criterios que formulan de manera explícita para orientar y facilitar el desahogo de las
operaciones que llevan a cabo las instancias que participan en el procedimiento.
25
Procedimiento (descripción de las operaciones)
Presentación por escrito, en forma narrativa, de cada una de las operaciones que se realizan
en un procedimiento, para lo cual se anota el número de operación, el nombre de las áreas
responsables de llevarlas a cabo y, en la descripción, explicar en qué consiste, como, donde
y con que se lleva a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación; si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
responsable de cada operación.
Diagramas de flujo
Estos diagramas, representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En
ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada
operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben
utilizar en cada caso.
Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar, en forma sencilla y accesible,
una descripción clara de las operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso
de símbolos, gráficos simplificados o ambos. Asimismo, conviene que las operaciones se
numeraron en la descripción escrita del procedimiento se anoten en el mismo orden en el
diagrama.
Formularios o impresos (formas)
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan después de
los diagramas de flujo, que a su vez se mencionan, por lo regular, en el apartado de
¨concepto¨. En cada espacio que deba ser llenado debe incluirse un número consecutivo
encerrado en un círculo.
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Instructivos
Cuando las formas no incluyen instrucciones de llenado es conveniente elaborar un
instructivo que incluya el número de referencia, que corresponde al número consecutivo
encerrado en un círculo en las formas; el título que identifica cada área, que es el nombre del
apartado en el formulario donde se colocó el numero encerrado en un círculo y las
instrucciones para su llenado, que es una breve descripción del texto se anota en el
formulario.
4. DIAGRAMAS DE FLUJO
Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de
diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir, es la representación
gráfica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con
indicación expresa el orden lógico en que deben realizarse.
Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar
visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este
realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un
programa o un objetivo.
Símbolos utilizados en los diagramas de flujo
Se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa.
Se utiliza para un proceso determinado, es el que se utiliza comúnmente para representar una instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.
27
Símbolo utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o registrada por medio de un periférico.
Es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones lógicas o de comparación entre datos.
Es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama.
Es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma página.
28
IV
MÉTODO
29
Se inició con un instrumento que se pretende aplicar a los trabajadores ,para recopilar
información con ayuda de cuestionarios para los 8 trabajadores con los que cuenta la
empresa, este se realizara con el fin de determinar cada una de sus actividades de cada
trabajador, en el proceso de fabricación de las playeras. Esta información se utilizara
para la elaboración de un manual de procedimientos.
El siguiente cuestionario es el que se pretende aplicar:
Nombre del trabajador:
1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa?
2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto?
3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las
playeras?
4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?
5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su
cargo, si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?
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1. JUSTIFICACIÓN DE LAS PREGUNTAS DEL CUESTIONARIO
1. ¿Qué puesto ocupa en la empresa?
Realizada con la intención de saber en qué puesto y que es lo que hace en la
empresa.
2. ¿Qué actividades realiza dentro su puesto?
Tiene la intención de ver cuáles son las actividades que realiza en la empresa.
3. ¿Cuáles son los pasos que le conciernen para la fabricación de las playeras?
Realizada solo al personal que está directamente relacionado con la producción y
también para saber qué pasos sigue dentro de las actividades que le toca realizar.
4. ¿Qué tipos de recursos ocupa para la fabricación de las playeras?
Saber que recursos utiliza y con qué frecuencia para ir haciendo un listado de los
recursos que se usan con más frecuencia.
5. Utiliza algún formato para el control del procedimiento de acuerdo a su cargo,
si es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y ¿Qué tipo de formato es?
Realizada para saber qué tipo de administración es utilizada con esto se pretende
diseñar los formatos necesarios para que cada área de la empresa utilice su
formato y esto conlleve a una mejora administrativa.
31
A continuación se presentan los resultados que se obtuvieron de los cuestionarios aplicados.
Nombre del
trabajador
1. ¿Qué cargo
ocupa en la
empresa?
2. ¿Qué actividades
realiza dentro su
cargo?
3. ¿Cuáles son los pasos que le
conciernen para la fabricación de las
playeras?
4. ¿Qué tipos de
recursos ocupa para
la fabricación de las
playeras?
5. Utiliza algún formato para el control del
procedimiento de acuerdo a su cargo, si
es así especifique ¿Para qué lo utiliza? Y
¿Qué tipo de formato es?
Arturo
Jaramillo
Director de
compras
Conseguir las mejores
cotizaciones para
comprar la materia
prima.
1-buscar proveedores de materia prima
2- identificar y cotizar el material que se
utilizara.
3-Comprar el material.
4- trasportar la materia prima al almacén
de la empresa.
5-Distribuir la materia prima con cada uno
de los encargados de cada área.
Una camioneta para
el trasporte de la
materia prima y la
distribución de la
misma.
Si, una orden de compra, para
mantener un control de qué materia
prima se compró.
Nélida
Peñaloza
Encargada de
corte
Cortar la tela con sus
respectivos moldes y
empacar los cortes de
acuerdo a su modelo.
1. Seleccionar la tela
2. Acomodar la tela para su corte.
3. Acomodar los moldes
4 .Marcar los moldes sobre la tela.
5. Cortar los moldes marcados en la tela.
6. Contar las piezas de cada molde.
7. Distribuir y empacar las piezas por
forma y color.
9. Entregar los paquetes al gerente.
-Cortadora de tela
pequeña y grande.
-Tijeras.
-Telas
-Marcadores
especiales.
-Moldes.
No utiliza ningún formato
1.1. CUANTIFICACIÓN DE RESULTADOS
32
Ana María
Reyes
Encargada de
bordado
Programar el diseño en
la bordadora y llevar
acabo el bordado.
1.Recibir los frentes de las playeras
2. Programar los diseños en la maquinaria.
3. Checar que los hilos y las puntadas
sean las correctas.
4. Poner los frentes de la playera en las
cabezas de la bordadora con su aro y
pellón.
5. Dar inicio a la producción del bordado y
supervisarlo.
-Hilos.
-Bordadora de 20
cabezas.
-pellón.
-Aros especiales.
- software
especializado.
-Tijeras
No utiliza ningún formato
Mónica
Luna
Ayudante de
bordado
Realizar y Encargarme
de los detalles del
bordado y procurar que
el mismo salga a la
perfección.
1. Retira el frente de la playera.
2. Quitar el pellón del bordado.
3. Acomodar y seleccionar cada frente de
acuerdo al modelo de bordado.
4. acomodar los cortes con su número de
corte y por modelo en una bolsa para
entregar al maquilero.
5. Entregar las bolsas con el director
general, para que el haga entrega al
maquilero.
-Tijeras
-Deshebrado
No utiliza ningún formato
33
Guillermo
Luna
Encargado de
terminado
Terminar los detalles de
la playera y empacarlas
para su respectiva
venta.
1. Recibir las playeras. 2. Poner los botones con el hilo del mismo color de la playera. 3. Realizar los ojales. 4. Doblar y acomodar las playeras en paquetes de 10. 5. Etiquetar cada una de las playeras de acuerdo a la marca. 6. Empacar los paquetes de playeras y
entregarlos al gerente general,
-Máquina de botón
y de ojal.
-Hilos.
-Botones.
-Tijera.
No utiliza ningún formato
Jorge
Rivera
Encargado
de ventas
Entregar los pedidos
realizados por los
clientes en tiempo y en
forma.
1 .Recibir orden de venta por el gerente. 2 .Seleccionar las playeras. 3.Transportar las playeras con el cliente 4.Mostrar las playeras al cliente 5.Firmar la orden de venta 6.Pedir firma del cliente 7.Entregar la mercancía 8Entregar copia de la orden de venta y entregar original al gerente
se ocupa una
camioneta para el
trasporte de la
mercancía.
Si, una orden de venta, para
mantener control en los pedidos del
cliente.
34
V
RESULTADOS
35
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
36
ÍNDICE
1. Autorización del manual. 2. Introducción. 3. Antecedentes. 4. Filosofía organizacional. 5. Organigrama 6. Objetivo del manual. 7. Alcance 8. Políticas y reglas 9. Marco jurídico. Procedimientos para la fabricación de playeras. Formatos a utilizar. 10. Orden de producción 10.1. Instructivo para el llegado de la orden de producción 10.2. Manejo de la orden de producción 10.3. Orden de compra 10.4. Instructivo para el llenado de la orden de compra 10.5. Manejo de la orden de compra Procedimientos de ventas. Formatos a utilizar. 11. Orden de Venta 11.1. Instructivo para el llegado de la orden de venta 11.2. Manejo de la orden de venta
ÍNDICE Pág.
37 38 39 40-41 42 43 43 44 45-46 47-58 59 60 61-62 63 64 65-66 67 68-70 71 72 73 74
37
1. AUTORIZACIÓN DEL MANUAL
Nombre del manual: manual de procedimientos para la producción y ventas de playeras. Contenido: introducción, objetivo del manual, alcance, políticas y reglas, marco jurídico. Procedimientos para la fabricación de playeras: - formatos a utilizar: orden de producción y orden de compra con sus respectivos Instructivos de llenado y su forma de manejarlas dentro de la empresa. Procedimientos de venta: - formato a utilizar: orden de venta con su respectivo instructivo de llenado y su forma de manejarla dentro de la empresa.
NOMBRE PUESTO FIRMA FECHA
JORGE RIVERA ENCARGADO DE
VENTAS
WALTER LUNA DIRECTOR GENERAL
ARTURO
JARAMILLO
GERENTE DE
COMPRAS
HOJA DE REVISION
38
2. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía
clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes
actividades de POLO STATE CORPORATION, para que este sirva como un
instrumento de apoyo y mejora.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los
procedimientos a seguir, para cada actividad laboral, promoviendo el desarrollo y
avance de los procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos
utilizados.
Es importante señalar, que este manual de procedimientos está sujeto a una
actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los
procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la
empresa, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo,
con el fin de cuidar su vigencia.
39
3. ANTECEDENTES
WLR UNITED CORPORACION y COMERCIALIZADORA MAQUSA S.A DE CV.
Decidieron incorporarse en mayo del 2014 para dar inicio a una sola empresa
llamada POLO STATE CORPORATION, esta unión dio como resultado una
microempresa que se dedica al ramo textil, fabrica playeras para hombre, cuenta
con 9 trabajadores en total, sus ingresos fueron de aproximadamente de $500,000
pesos en el primer semestre del año 2014, para la compra de maquinaria y
materia prima a utilizar para la producción de las playeras.
Su giro es de tipo industrial ya que este tipo de empresa su actividad primordial es
la producción de bienes mediante la trasformación de materias primas.
Este giro a su vez es susceptible de clasificarse como una empresa manufacturera
porque es una empresa que trasforma las materias primas en productos
terminados, esta produce bienes de consumo final para satisfacer directamente la
necesidad del consumidor.
40
4. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL
OBJETIVO
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes brindando un producto de alta
calidad, confort y diseño de última generación.
MISIÓN
Queremos ser una empresa que satisfaga a los clientes por medio de diseño
moda y calidad a precios competitivos, así como abastecer el mercado en el
Distrito Federal y en el Estado de México.
VISIÓN
Ser una empresa que garantice la calidad en la producción de playeras y cumplir
con las expectativas del cliente, así como la satisfacción del mismo para poder
elevar nuestras ventas en todo el territorio nacional.
41
VALORES
Honestidad: Cumplir con nuestros compromisos y obligaciones, así como obtener
la confianza de nuestros compradores, mayoristas y minoristas.
Responsabilidad: Es muy importante dentro y fuera de la empresa, para
comprometernos con las actividades.
Respeto: Mantener una armonía dentro del equipo de trabajo, así como con
nuestros clientes, con el fin trabajar adecuadamente.
Humildad: aceptar nuestras debilidades y errores, con un enfoque positivo y una
actitud proactiva hacia la mejora.
Compromiso: cumplir con las asignaciones aceptadas, con un enfoque al logro
de los objetivos, garantizando personalmente que los resultados sean correctos.
42
5. ORGANIGRAMA
Gerente general
Walter Luna Reyes
Director de compras
Arturo Jaramillo
Encargado de corte
Nélida Peñaloza
Encargado de estampado
Jhon Hernández
Encargada de bordado
Ana María Reyes
Ayudante de bordado
Mónica Luna
Encargada de maquila
Guadalupe Ramírez
Encargado de ojal, botón,
etiquetado y terminado
Guillermo Luna Maldonado
Encargado de ventas
Jorge Rivera
43
6. OBJETIVO DEL MANUAL
Sistematizar y ordenar las actividades de la empresa con la implementación de
procedimientos en el área de producción y en el área de ventas, para facilitar y
proporcionar información necesaria para la mejora continua, para obtener un mejor
control administrativo dentro de la empresa POLO STATE CORPORATION.
7. ALCANCE
Este manual está realizado para los departamentos de producción y de ventas.
44
8. POLÍTICAS Y REGLAS
Las siguientes políticas y reglas de la empresa se elaboraron con el fin de mantener un mejor control en los procedimientos realizados en el área de producción y en el área de ventas. Estas se deben seguir y respetar.
Políticas
- Compromiso con la mejora continua, de productos, procesos y el sistema de
gestión de la calidad.
- Cumplir siempre con los pedidos del cliente anotados en una orden de venta.
- Mantener la máxima calidad en el producto.
- Capacitación constante del personal, logrando la mejor utilización de los recursos
que tienen a su disposición.
Reglas
- Respetar el horario de entrada y salida de la empresa.
- El encargado de corte debe de utilizar un protector para su mano, el cual es un
guante de metal, proporcionado por la empresa.
- Mantener la maquinaria en óptimas condiciones para su utilización.
- Entregar el pedido acordado por gerente general en su determinado tiempo.
45
9. MARCO JURÍDICO
.
Tipo de propiedad
La empresa cuenta con una marca registrada con la cual comercializa sus
productos.
Marca Registrada.
Con registro en proceso, número de acta 134839
Para ser comerciante se debe cumplir con los requisitos legales contenidos en el
Código de Comercio, entre los cuales destacan: Las personas morales, es decir
las sociedades mercantiles, deben satisfacer las exigencias de la legislación
correspondiente y no tener impedimento legal.
Derechos y obligaciones del trabajador para la empresa POLO STATE
CORPORATION.
Derechos
.
- Derecho a recibir el salario acordado, cumpliendo su jornada laboral. de 8
horas efectivas
- Recibir un trato digno, sin faltas al respeto o alguna agresión.
- Recibir auxilio en caso de alguna situación de riesgo o accidente.
- Derecho a recibir bonificaciones por su excelente desempeño dentro de la
empresa
- Recibir capacitación continua
- Participar en la empresa, ya sea en proponer algo o dar su punto de vista
sobre algún tema en su área o departamento.
- Recibir útiles e instrumentos que estén en condiciones óptimas para
trabajar.
46
Obligaciones
- Debe de cumplir con las horas de trabajo que marca la ley.
- Guardar escrupulosamente los secretos técnicos y comerciales de la
empresa.
- Cumplir con las normas de trabajo que sean aplicadas.
- Observar las medidas preventivas e higiénicas.
Vacaciones
Cada uno de los trabajadores con antigüedad mayor a un año tendrá
derecho a vacaciones en el mes de agosto por un periodo de 2 semanas
con goce de sueldo al 70 % los departamentos que incluyen este beneficio
será el departamento de bordado, terminado y corte.
.
:
47
PROCEDIMIENTO PARA
LA FABRICACIÓN DE
PLAYERAS
48
Puesto: Director de compras
Función Objetivo Formato utilizado
1-recibir la orden de compra con el
listado de materiales a comprar.
2-cotizar precios con los diferentes
proveedores.
3-seleccionar cual es el proveedor
indicado para la compra de materiales
requeridos.
4-llegar al punto de venta del
proveedor.
5-levantar un pedido con los artículos
necesarios para la producción,
mediante la orden de compra.
6- realizar el pago indicado por el
proveedor.
7-trasportar los materiales al almacén
de la empresa.
8-entregar orden de compra original al
gerente.
9-distribuir |el material con sus
respectivos encargados.
Conseguir y comprar la
materia prima así como
distribuirla a sus
respectivos encargados
en el área de
producción.
Orden de compra
-Original entrarla al
gerente general.
-Una copia se la
debe quedar él.
49
Puesto: Director de compras.
Inicio
Llegar al punto de
venta del proveedor
4
Levantar un pedido con
los artículos necesarios
para la producción,
mediante la orden de
compra. 5
Director de compras
Área de (corte, bordado y
maquila)
Seleccionar cual es el
proveedor indicado
para la compra de
materiales requeridos.
3
Cotizar precios con
diferentes
proveedores. 2
11
Gerente general
1
Entregar orden de
compra con sus
respectivos
materiales a comprar Recibir la orden de
compra con el listado
de materiales a comprar
1
50
Realizar el pago
indicado por el
proveedor. 6
Entregar la orden de
compra original al
gerente 8
Recibir la orden de
compra
Coinciden
los
materiales
?
Regresar los
materiales
comprados
erróneamente.
No
Director de compras
Encargados (corte,
bordado y maquila)
Fin
Trasladar los
materiales al almacén
de la empresa. 7
Verificar si el
material comprado
coincide con la
orden de compra
Dirigirse al almacén
con el director de
compras.
Gerente general
1
Original de Orden de
compra para el gerente
Si
Trasportar y distribuir el
material con sus
respectivos encargados
9
Ordenar que se
distribuyan los
materiales con
cada uno de los
departamentos
de producción.
Copia de Orden de compra
para el Dir. Compras.
Recibir y
almacenar los
materiales para su
respectivo uso en
la producción.
51
Puesto: Encargado de corte
Función Objetivo
1. recibir la lista de los modelos a
cortar
2. seleccionar las telas indicadas de
acuerdo a los modelos.
3. tender la tela necesaria para iniciar
el corte.
4. acomodar los moldes
correspondientes.
5 .marcar los moldes con una greda
sobre la tela.
6. iniciar el corte con ayuda de una
maquina cortadora
7. contar las piezas de cada uno de los
modelos.
8. empacar los cortes por modelo y
entregarlos al gerente, para que el los
entregue al encargado de bordado.
Cortar la tela de forma correcta siguiendo
el procedimiento adecuado, así como
entregar los cortes al gerente general en la
fecha acordada.
52
Contar las piezas de
cada uno de los
modelos. 7
Marcar los moldes
con una greda. 5
Acomodar los
moldes
correspondientes 4
Iniciar el corte con
ayuda de una
maquina cortadora.
6
Tender la tela
necesaria para iniciar
el corte. 3
Recibir la lista de los
modelos a cortar.
1
Inicio
Gerente general
Puesto: Encargado de corte
Seleccionar las telas
indicadas de acuerdo
a los modelos
requeridos. 2
Entregar la lista de
modelos para la
producción de
playeras.
Encargada de corte
1
53
Están
completas?
Si
No
Empacar los cortes por
modelo y entregarlos
al gerente para
llevarlos a bordar.
8
Cortar las piezas
faltantes
Gerente general Encargada de corte
1
Recibir los paquetes y
traspórtalos con el
encargado de
bordado.
54
Puesto: Encargado de Bordado
Función Objetivo
1- Recibir los paquetes de los
cortes para iniciar la producción
2- Programar los diseños para
bordar en los frentes de cada
corte.
3- Acomodar los frentes en la
maquina bordadora.
4- Dar inicio a la producción del
bardado.
5- Supervisar si el bordado
producido este en condiciones
óptimas de calidad.
6- Terminar la producción.
Mantener una programación de diseños
en la bordadora con ayuda de un
software especializado, con el fin de
que el bordado salga a la perfección.
55
Puesto: Ayudante de bordado
Función Objetivo
7- Retirar de la maquina los frentes
y limpiar los bordados.
8- Empacar los cortes por modelo,
para entregarlos.
Entregar los frentes de las playeras con
su respectivo bordado en la fecha
acordada por el gerente general.
56
Gerente General Encargado de bordado Ayudante
Inicio
Entregar los cortes para
bordados e indicar que
modelo llevara cada uno.
Recibir los paquetes de los
cortes para iniciar
producción del bordado. 1
Programar los diseños para
bordar en los frentes de cada
corte. 2
Acomodar los frentes en la
maquina bordadora.3
Dar inicio a la producción
de bordado. 4
Supervisar que el bordado
producido este en
condiciones óptimas de
calidad. 5
Está en óptimas
condiciones?
SI
NO
Terminar la producción. 6
Parar la
máquina
y verificar
el error.
Retirar de la maquina
los frentes y limpiar los
bordados. 7
Empacar los cortes por
modelo, para llevarlos a
estampar.8
Recibir los paquetes para
trasportarlos con el
encargado de
estampados.
Fin.
Puesto: Encargado y ayudante de bordado
57
Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado
Funciones Objetivo
1- Recibir las playeras y etiquetas.
2- Realizar los ojales con la
maquinaria indicada.
3- Poner los botones con la
maquina indicada.
4- Doblar las playeras en paquetes
de 10 de acuerdo a su marca.
5- Etiquetar las playeras de
acuerdo a su marca y modelo
6- Empacar las playeras de
acuerdo a su marca y modelo
para entregarlas al gerente
general. .
7- Entregar los paquetes de
playeras terminadas al gerente
general.
Entregar las playeras en la fecha
acordada por el gerente general en
buen estado manteniendo siempre
calidad y una presentación en ellas.
58
kkkkkkkk
Puesto: Encargado de ojal, botón, etiquetado y terminado
Gerente general Encargado de terminado
Inicio
Entregar las playeras maquiladas,
bordadas y estampadas. Así como
también sus respectivas etiquetas de
cada marca de playera.
Recibir las playeras y las
etiquetas 1
Realizar ojales con la
maquinaria indicada. 2
Poner botones, con la
maquinaria indicada. 3
Doblar las playeras en
paquetes de 10 piezas de
acuerdo a su marca. 4
Están completas las
etiquetas?
NO
SI Etiquetar las
playeras de
acuerdo a su
marca y modelo 5
Empacar las
playeras de
acuerdo a la marca
y modelo 6
Entregar los
paquetes de
playeras
terminadas al
gerente para
almacenarlos 7
Recibir los paquetes de playeras
ya terminadas
Trasladar los paquetes de playeras
al almacén de la empresa para
después sacarlos a la venta.
Avisar al
gerente sobre
las playeras
faltantes
FIN
59
FORMATOS A UTILIZAR
60
10. ORDEN DE PRODUCCIÓN
Fecha de expedición de la orden: _____________
Departamento: _____________
Sírvase producir lo siguiente:
Producto: ______________ Cantidad: ________
Inicio: ____________ Terminado: _________
No. de pedido: _________________
Fecha de almacén: Especificaciones:
Materiales Labor o trabajo Gastos indirectos
Vale
No.
material Cantidad Precio
unitario
Valor
total
No.de
empleados
Nombre Horas
de
trabajo
Cuota
por
hora
Valor
total
Horas
trabajo
Cuota
por
hora
Cantidad
total
Observaciones
Total Total Total
10
1
3 7
6
5
4
2
9
8
12 11
61
10.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN
No. Concepto Se debe anotar
1 Fecha de expedición de la orden Día, mes, y año del momento en que
se elaboró la orden de producción
2 Departamento Departamento de producción
3 Producto Tipo de playera que se realizara.
4 Inicio Día, mes, y año del inicio de la
realización del producto.
5 No. De pedido Numero de pedido consecutivo
6 Fecha de entrada al almacén Día, mes, y año de entrada del
producto al almacén
7 Cantidad Número de productos que se van a
elaborar
8 Fecha de termino Día, mes, y año de terminación del
producto
9 Especificaciones Especificar si el producto contara
detalle solicitado por el cliente
62
10 Materiales Materia prima a utilizar con sus
respectivas especificaciones
11 Labor o trabajo Especificar el personal con el que
cuenta el departamento de producción
con sus respectivas especificaciones
12 Gastos indirectos Especificar si hay algún otro tipo de
gasto, como por ejemplo horas extras.
63
10.2. MANEJO DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN
OBJETIVO: elaborar y llevar a cabo una orden de producción para tener
un control en el procedimiento en la fabricación de las playeras y saber
con qué tipos de recursos se contaran.
Clave: S/N
Formulación a cargo del: departamento de producción
No. De ejemplares: 1 original
Distribución: Original para el gerente general de la empresa.
64
1
5
4
3
2
7
6
10 9 11
13
14
16
15
12
8
10.3. ORDEN DE COMPRA
65
10.4. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO PARA LA ODERN DE COMPRA
No. Concepto Se debe anotar
1 Proveedor Nombre del proveedor
2 Orden de compra No Numero de pedido
3 Fecha de pedido Día, mes, y año del
pedido de la materia
prima
4 Fecha de entrega Día, mes, y año de la
entrega del pedido
5 Requisición Numero de requisición
6 Fecha de pago Día, mes, y año de la
realización del pago
7 Solicitante Nombre del comprador
8 Teléfono Celular del comprador
9 Cantidad Número de producto a
comprar
10 Concepto Nombre del producto a
comprar
11 Precio Anotar el precio de cada
producto
66
12 Importe Precio final por productos
pedidos
13 Observaciones Si existe algún detalle en
los productos pedidos
14 Subtotal Precio de todos los
productos pedidos
15 IVA 16% del precio total
16 Total Precio total más IVA
67
10.5. MANEJO DE LA ORDEN DE COMPRA
OBJETIVO: Elaborar y llevar a cabo una orden de compra que
especifique los pedidos que ha solicitado el gerente general para la
adquisición de la materia prima.
Clave: S/N
Formulación a cargo del: departamento de compras
No. De ejemplares: 1 original y 1 copia.
Distribución: Original para el gerente general de la empresa, la copia
para el director de compras.
68
PROCEDIMIENTO DE
VENTAS
69
Puesto: Encargado de ventas
Función Objetivo Formato
1- Recibir el pedido del cliente, para
surtir la mercancía requerida, y
así crear una orden de venta.
2- Dirigirse al almacén y
seleccionar las playeras de
acuerdo al pedido.
3- Empacar las playeras
seleccionadas para trasportarlas.
4- Trasportar las playeras al lugar
indicado por el cliente.
5- Mostrar las playeras al cliente
para cotejar si su pedido es el
indicado.
6- Pedir firma del cliente en la
orden de venta, para la
aceptación de playeras
7- Entregar la mercancía al cliente.
8- Entregar la copia de la orden de
venta al cliente.
9- Dirigirse con el gerente y
entregarle la orden de venta
original.
Cumplir con la cuota
de venta, para cumplir
con los deseos del
cliente para que este
quede satisfecho con
su compra de
playeras.
Orden de
venta entregar
a:
-copia para el
comprador
-original al
gerente
general
70
INICIO
Cliente
Encargado de ventas Gerente general
Levantar un pedido
Recibir el pedido del cliente, para
surtir la mercancía requerida. Y así
poder crear una orden de venta 1
Dirigirse al almacén y Seleccionar las
playeras de acuerdo al pedido. 2
Empacar las playeras seleccionadas
para entregarlas al cliente 3
Transportar las playeras al lugar
indicado por el cliente. 4
Mostrar las playeras al cliente para
cotejar si su pedido es el indicado
5
Su pedido es el
indicado?
Si No
Regresar
la mercancía.
Pedir firma del cliente en
la orden de venta, para la
aceptación de playeras 6
Entregar la mercancía
al cliente. 7
Entregar copia de la
orden de venta. Al
cliente 8
Recibir la orden de venta
original.
FIN
Firmar la orden de
venta de aceptación
de las playeras.
Recibir las playeras.
Recibir la copia de la
orden de venta para
cualquier
aclaración. Entregar la orden
original de ventas. 9 Copia de
orden de
venta
Copia orden de venta
Original orden de venta
71
FORMATO A UTILIZAR
72
Folio: 0000
Producto Piezas Precio
Observaciones
Total
Total $
Firma de vendedor firma del cliente
11. ORDEN DE VENTA 1
3 4 2
7 6 5
8
73
11.1. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA ORDEN DE VENTAS
No. Concepto Se debe anotar
1 Folio Numero de pedido
2 Producto Tipos y modelos de playeras
pedidas
3 Piezas Total de piezas a pedir de cada uno
de los productos elegidos
4 Precio Precio por cada prenda
5 Observaciones Si existe algún detalle en las
playeras que haya pedido el cliente
6 Total de piezas Las piezas totales del pedido
7 Total de dinero Suma general de todas la piezas
pedidas
8 Firmas Firma del vendedor y firma del
cliente
74
11.2. MANEJO PARA LA ORDEN DE VENTAS
Objetivo: Elaborar ordenes de ventas a mayoristas y minoristas con el
fin de que el empresario y el departamento de ventas lleven un control
exacto de ellas.
Clave: S/N
Formulación a cargo del: departamento ventas.
No. de ejemplares: 1 original y 2 copias.
Distribución: original para el gerente general, una copia para el cliente
y la otra copia para el vendedor.
75
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
76
CONCLUSIONES
A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales
de procedimientos resultan indispensables para cualquier organización, gracias
a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto materiales como
humanos, ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación
del conocimiento adquirido por la misma organización.
Por otra parte se puede concluir que sin una estructura organizacional
adecuada el personal puede afectar al logro de los objetivos planteados por la
empresa, por lo tanto una organización será eficiente si su estructura está
organizada para cubrir las necesidades de la misma.
Mientras más claras sean sus funciones realizadas dentro de su respectivo
puesto de cada uno de los trabajadores de la empresa, se evitarán conflictos y
la producción aumentara dentro de la misma.
Al llevar a cabo el análisis situacional de la empresa, resulto evidente
formalizar su estructura orgánica y sus operaciones, ya que actualmente se
encuentra desorganizada y el poco personal con el que cuenta no tiene bien
definidas sus funciones.
77
RECOMENDACIONES
Para cumplir con los objetivos planteados en el desarrollo de la estancia, se hace
una serie de recomendaciones para lograr un control administrativo interno y
externo de la empresa, estas son las siguientes:
- Tomar la propuesta del manual de procedimientos y entregarlo a todos los
miembros de la organización para que de esta manera se puedan llevar a
cabo los procesos realizados. Es importante que se realicen las
actualizaciones necesarias en este documento para la mejora o cambios
que puedan ocurrir en la empresa.
- Uso correcto de los recursos materiales con los que cuenta la empresa al
ocupar solo el material necesario en el proceso de fabricación de las
playeras para no malgastarlos, con el fin de tener un control en el
procedimiento.
- Implementar una capacitación a los trabajadores sobre los procesos
correctos que deben de llevar a cabo en los procedimientos de producción y
ventas de las playeras así como también la enseñanza del uso y llenado de
los formatos que intervienen en los mismos.
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GLOSARIO DE
TERMINOS
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Administración
Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación,
organización, ejecución, y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.
Alcance
Es la definición de los puntos que entran y no entran en un proyecto y que es
acordado por todas las partes, refiriéndose a todos los requerimientos a satisfacer
en el proyecto.
Análisis
Se refiere a la descomposición de un todo en sus distintos elementos
constituyentes, con el fin de estudiar éstos de manera separada, para luego, en un
proceso de síntesis, llegar a un cabal conocimiento integral. Usado en la
Estadística y en todas las Áreas del Conocimiento.
Capacitación
Es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla
las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a
un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución.
Competencia
Es la capacidad de un buen desempeño en contextos complejos y auténticos. Se
basa en la integración y activación de conocimientos, habilidades, destrezas,
actitudes y valores.
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Control
Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una
dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de
desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación,
instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias,
políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.
Cotización
Establecer un precio, realizar una estimación de algo o abonar una cuota.
Formato
Es una forma particular de codificar información para ser almacenamiento, suelen
estar asociados a una o más extensiones de archivo que los identifica.
Giro
Se refiere al tipo de actividad que desarrolla la empresa.
Implementar
Poner en funcionamiento, aplicar los métodos y medidas necesarios para llevar al
go a cabo.
Justificación
Exponer todas las razones, las cuales nos parezcan de importancia y nos motiven
al realizar una Investigación.
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Manual
Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la prevención de
riesgos laborales adoptado por la organización.
Misión
Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren
con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la
imagen pública de la empresa u organización.
Objetivo
Es un logro que nos proponemos en un plazo determinado.
El objetivo es (a diferencia de la Visión y Misión) cuantificable, necesita ser
medido. Tiene que ser enunciado específicamente y de forma positiva. Además
tiene un plazo de tiempo para su concreción.
El Objetivo tiene que estar alineado en el tiempo con la Visión y en el marco con la
Misión.
Procedimiento
Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Producción
Es un proceso complejo, requiere de distintos factores que pueden dividirse en
tres grandes grupos, a saber: la tierra, el capital y el trabajo.
Visión
Es una imagen a futuro sobre como deseamos que sea la empresa o como
queremos ser el futuro como individuos.
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BIBLIOGRAFÍA
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BIBLIOGRAFÍA
Control y procedimientos para el manejo de Recursos Humanos, Roberto
Castañón Romo, México: Ed. Limusa, primera edición ,2007.
Sistemas y procedimientos. Un manual para los negocios y la industria, Lázaro
Víctor, México: Ed. Diana S.A, primera edición, 1990.
CIBERGRAFÍA
http://macabremoon0.tripod.com//trabajos59/diagrama-flujo/diagrama-flujo.shtml
http://www.pymempresario.com/medianas-empresas/pasos-para-hacer-un-
manual-de- procedimientos/