manual de procedimientos - veracruz · la actualización del plan veracruzano de desarrollo...

Manual de Procedimientos

Departamento de Caja

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónTesoreríaSubdirección de Operación Financiera

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

SFA/S T/SOF-P-02-A2

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE O O O O OPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓNPERACIÓN F F F F FINANCIERAINANCIERAINANCIERAINANCIERAINANCIERA

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

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1

2

51118

22

2630343942

4549

52

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento...........................................................................................

Simbología de Diagramas................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Caja

Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y Transferencias Electrónicas

Elaboración de Cheques Prefirmados................................................................................Elaboración de Transferencias Electrónicas......................................................................Cancelación de Cheques Emitidos..............................................................................Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedoresy Prestadores de Servicio..........................................................................................

Cajero

Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos...........................................Ingresos Federales por Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas........................Elaboración del Corte Diario por Ingresos...........................................................................Entrega de Cheques Prefirmados......................................................................................Elaboración del Corte Diario por Egresos...........................................................................Determinación y Entrega de Vales de Gasolina a los Órganos y Áreas Administrativosde la SEFIPLAN.............................................................................................................Entrega de Nóminas y Facturas por Centro de Trabajo de la SEFIPLAN..................................

Firmas de Autorización...................................................................................................................

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN




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La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Caja, como uninstrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo se detallan, definiendo lasactividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN




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Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO



MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN

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11111

SUBSECRETARÍA DEINGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DEINNOVACIÓN

TECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERAL DEADMINISTRACIÓN TESORERÍA

SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓN DEACTIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO

OFICINA SECTORIAL DE ENLACEDE TURISMO, CULTURA Y

NEGOCIOS INTERNACIONALES

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERAL DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTODIRECCIÓN GENERAL DE

INVERSIÓN PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL COMITÉ

DE PLANEACIÓN PARA ELDESARROLLO DEL ESTADO

DE VERACRUZ

UNIDAD DE ACCESO A LAINFORMACIÓN PÚBLICA

COORDINACIÓN DEASESORES

DEPARTAMENTO DEFLUJO DE EFECTIVO Y

CONTROL DE INFORMACIÓN

DEPARTAMENTODE ÓRDENES

DE PAGODEPARTAMENTO

DE CAJA

CAJERO

ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE

ELABORACIÓN DE CHEQUESY TRANSFERENCIAS

ELECTRÓNICAS

EJECUTIVO DEPROYECTOS

DE ANÁLISIS FINANCIERO

SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONTROL

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS




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22222

COPIA NO CONTROLADA




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33333

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDMIENTOS

DEPARTAMENTODE CAJA

COPIA NO CONTROLADA




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44444


ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE ELABORACIÓN DE CHEQUES

Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS

COPIA NO CONTROLADA




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55555

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:

ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

TESORERÍASUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN

VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

• Las Solicitudes-comprobación de recursos se clasificarán de acuerdo al sector que corresponda.

• El Registro de facturas de las Dependencias como del sector central se deberá recibir delDepartamento de Órdenes de Pago a través del SIAFEV para los trámites, generando en su caso lapóliza-cheque correspondiente.

• Las Solicitudes-comprobación de recursos y/o los Detalles de orden de pago se recibirán parasu trámite a través del Departamento de Órdenes de Pago.

• Para los trámites de pago de obra pública se deberán recibir a través de la Subdirección deOperación Financiera los Registros de cuentas a liquidar generando en su caso la Póliza-cheque correspondiente.

• La Relación de importes pendientes de pago, diariamente se deberá entregar al Departamentode Flujo de Efectivo y Control de Información, para que determine los pasivos a liquidar.

• Los Asientos generales de pagos deberán ser registrados diariamente.

Elaboración de Cheques Prefirmados.

Generar los cheques para liquidar los pasivos registrados por el Departamento de Órdenes de Pago,para su entrega a los beneficiarios correspondientes.

Diaria.

- Entrega de Cheques Prefirmados.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD




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A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deElaboración de Chequesy TransferenciasElectrónicas.

Recibe del Departamento de Órdenes de Pago a través del Jefe delDepartamento de Caja, las Solicitudes-comprobación derecursos en primer y segundo tanto y/o los Detalles de orden depago en original y fotocopia.

Sella de recibido las Solicitudes-comprobación de recursos ensegundo tanto y/o los Detalles de orden de pago en fotocopia ylos devuelve al Departamento de Órdenes de Pago.

Accesa al Programa de Excel y elabora la Relación de importespendientes de pago con base en las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los Detalles deorden de pago en original.

Emite a través del Programa de Excel, la Relación de importespendientes de pago en un tanto.

Entrega al Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación la Relación de importes pendientes de pago enprimer tanto, para la determinación de pagos a realizar en el día.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación la Relación de importes pendientes de pago en untanto de los trámites autorizados para realizar su pago.

Clasifica las Solicitudes-comprobación de recursos en un tantoy/o los Detalles de orden de pago en original, a las que se lesdebe emitir cheque.

Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos-funciones-pagos-cuentas bancarias y selecciona en el catálogo de cuentasbancarias, la cuenta bancaria de cargo correspondiente.

Accesa al módulo de emisión de pagos-opción tipo de pago yselecciona en el catálogo de tipo de pago, la opción pago cheque,con las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tantoy/o los Detalles de orden de pago en original.

Accesa a la opción proveedor y selecciona en el catálogo deproveedores, el proveedor correspondiente.

Selecciona en la opción de ingresar-ajustar facturas, la factura apagar con base en las Solicitudes-comprobación de recursosen primer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original yprocede a sellar de pagado.

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Elige en la opción de procesos1-procesos de pago, formatear elpago, e imprime en el formato de la Póliza-cheque en un tanto.

Anexa a las Pólizas-cheque en un tanto, las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los Detalles deorden de pago en original.

Elabora el Oficio de autorización de pagos en tanto y emite laRelación de cheques prefirmados para su entrega en tanto.

Turna al Jefe del Departamento de Caja, los siguientesdocumentos:

- Las Pólizas-cheque en un tanto.- Las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/

o los Detalles de orden de pago en original, para autorización.- El Oficio de autorización de pagos en un tanto.- La Relación de cheques prefirmados para su entrega en

tanto.

Recibe del Administrativo Especializado de Elaboración deCheques y Transferencias Electrónicas, los siguientesdocumentos:

- Las Pólizas-cheque en un tanto.- Las Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto o

los Detalles de orden de pago en original.- El Oficio de autorización de pagos en un tanto.- La Relación de cheques prefirmados para su entrega en

tanto.

Rubrica el Oficio de autorización de pagos en un tanto y laRelación de cheques prefirmados para su entrega en un tanto.

Recaba firma de visto bueno del Subdirector de OperaciónFinanciera y de autorización del Tesorero en el Oficio deautorización de pagos en un tanto y en la Relación de chequesprefirmados para su entrega del día en un tanto.

Distribuye los siguientes documentos:

Al Cajero:- Pólizas-cheque en un tanto.- Relación de cheques prefirmados para su entrega en un

tanto.

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Jefe del Departamento deCaja.

COPIA NO CONTROLADA






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Al archivo cronológico temporal:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto o los

Detalles de orden de pago en original.- Oficio de autorización de pagos en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:

- Entrega de Cheques Prefirmados.


Jefe del Departamento deCaja.

COPIA NO CONTROLADADETALLES DE ORDEN DE PAGO

SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

PÓLIZA-CHEQUE

DETALLES DE ORDEN DE PAGO


ELABORACIÓN DE CHEQUES PREFIRMADOS

DEPARTAMENTO DE CAJA

ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS

INICIO



RECIBE

1-2T

O

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE

PAGOA TRAVÉS DEL

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE CAJA



SELLA DE RECIBIDO Y DEVUELVE

2T

1F


PAGO

ACCESA Y ELABORA

PROGRAMA DE EXCELRELACIÓN DE

IMPORTES PENDIENTES DE PAGO

1T

O

RELACIÓN DE IMPORTES PENDIENTESDE PAGO

EMITE

PROGRAMA DE EXCEL

1T


ENTREGA

1T

DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y



RECIBE

1T





CLASIFICA

1T

O

ACCESA Y SELECCIONACUENTA

BANCARIA DE CARGO

SIAFEV, EN EL MÓDULO DE EMISIÓN

DE PAGOS



ACCESA Y SELECCIONA

MÓDULO EMISIÓN DE PAGOS, OPCIÓN TIPO

DE PAGO

1T

O

ACCESA Y SELECCIONA PROVEEDOR

OPCIÓN PROVEEDOR



SELECCIONA Y SELLA DE PAGADO

OPCIÓN INGRESAR AJUSTAR FACTURAS

1T

O

PÓLIZAS-CHEQUE

ELIGE E IMPRIME EN EL FORMATO

OPCIÓN PROCESOS 1, PROCESOS DE PAGO, FORMATEAR EL PAGO

1T

ANEXA

1T

O

1T

1

1F

COPIA NO CONTROLADARELACIÓN DE CHEQUESPREFIRMADOS

OFCIO DE AUTORIZACIÓN DE PAGOS

1T

1T

RELACIÓN DE CHEQUESPREFIRMADOS


1T

1T

1

ELABORACIÓN DE CHEQUES PREFIRMADOS



MARZO 2010

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN



ELABORA Y EMITE

1T

1T



PÓLIZA-CHEQUE

TURNA

1T

O

1T


DE CAJA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA



PÓLIZA-CHEQUE

RECIBE

1T

O

1T

ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE

ELABORACIÓN DE CHEQUES Y TRANSFERENCIAS

ELECTRÓNICAS



RUBRICA

1T

1T


OFCIO DE AUTORIZACIÓNDE PAGOS

RECABA FIRMA DE VISTO BUENO Y DE

AUTORIZACIÓN

1T

1T

SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

FINANCIERA Y TESORERO

OFICIO DE AUTORIZACIÓN

1T



RELACIÓN DE CHEQUES PREFIRMADOS

PÓLIZA-CHEQUE

DISTRIBUYE

1T

1T

O

1T

CAJERO

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ENTREGA DE CHEQUES

PREFIRMADOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

TESORERÍASUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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1111111111



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






• Las Solicitudes-comprobación de recursos y/o los Detalles de orden de pago, se recibiránpara trámite.

• El Registro de facturas se deberá recibir del Departamento de Órdenes de Pago para la realizaciónde su trámite.

• Para los trámites de pago de obra pública se deberá recibir a través del Departamento de Flujo deEfectivo y Control de Información el Registro de cuentas a liquidar, generando con el mismo lastransferencias electrónicas correspondientes.

• La Relación de importes pendientes de pago se deberá entregar al Departamento de Flujo deEfectivo y Control de Información, para que determine los pagos a realizar durante el día.

• Antes de autorizar las transferencias se deberá verificar en el SIAFEV que sean correctos losimportes y las cuentas bancarias a las cuales se enviarán dichas transferencias electrónicas.

• El documento de Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados deberá estarrubricado por el Administrativo Especializado de Elaboración de Cheques y TransferenciasElectrónicas, dicho documento respaldará las operaciones de cheques y transferencias electrónicasrealizadas durante el mismo período.

• Las Solicitudes-comprobación de recursos deberán sellarse de pagado.

Elaboración de Transferencias Electrónicas.

Generar las transferencias electrónicas de los pagos autorizados derivados de los trámites recibidos delDepartamento de Órdenes de Pago, para transferir los recursos determinados a favor de losbeneficiarios correspondientes.

Diaria.

- Elaboración de Comunicados de Pagos Tramitados inherente al Departamento de Flujo de Efectivo yControl de Información.

COPIA NO CONTROLADA






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Recibe del Departamento de Órdenes de Pago a través del Jefe delDepartamento de Caja, las Solicitudes-comprobación derecursos en primer y segundo tanto y/o los Detalles de orden depago en original y fotocopia.

Sella de recibido la Solicitudes-comprobación de recursos ensegundo tanto y/o los Detalles de orden de pago en fotocopia ylos devuelve al Departamento de Órdenes de Pago.

Accesa al Programa de Excel y elabora la Relación de importespendientes de pago con base las Solicitudes-comprobaciónde recursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pagoen original.

Emite a través del Programa de Excel, la Relación de importespendientes de pago en un tanto.

Entrega al Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación la Relación de importes pendientes de pago enprimer tanto, para la determinación de pagos a realizar en el día.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación la Relación de importes pendientes de pago enprimer tanto, de los trámites autorizados para realizar su pago.

Identifica los trámites que son por transferencia electrónica, de lasSolicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o losDetalles de orden de pago en original.

Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos-funciones-pagos, elige el tipo de pago rápido.• Selecciona las siguientes características:

- La cuenta bancaria de cargo.- El tipo de pago electrónico.- El tipo de transferencia, ya sea pago a tercero o pago

interbancario.

Y registra la fecha con base en la Solicitud-comprobación derecursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pago enoriginal.

• Elige en el catálogo de proveedor, el proveedor correspondiente.

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• Selecciona en la opción de ingresar-ajustar factura, la factura apagar con base en la Solicitud-comprobación de recursos enprimer tanto y/o el Detalle de orden de pago en original.

Accesa al Sistema de Bancos y realiza la captura de pagos enlínea.

Realiza a través del Sistema de Bancos la conexión con el banco,para consultar los beneficiarios.

Imprime a través del Sistema de Bancos, la Relación de pagosde grupos de línea por autorizar en un tanto.

Anexa las Solicitudes-comprobación de recursos en primertanto y/o los Detalles de orden de pago en original y la Relaciónde pagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.

Turna al Jefe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación, las Solicitudes-comprobación de recursos enprimer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original, y laRelación de pagos de grupos de línea por autorizar en un tanto,para su dispersión.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación, las Solicitudes-comprobación de recursos enprimer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original y laRelación de pagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.

Sella de pagado las Solicitudes-comprobación de recursos enprimer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original y laRelación de pagos de grupos de línea por autorizar en un tanto.

Recibe del Departamento de Flujo de Efectivo y Control deInformación el Comprobante de cash windows en dos tantos.

Accesa al SIAFEV, en la aplicación de emisión de pagos:

• Opción funciones-solicitudes: ejecutar−solicitud única yselecciona el informe de proceso contables de payables y enparámetros, registra los siguientes datos:- Fecha.- Clase de documento, en este caso pagos, señalando el monto del reporte.

• Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar ageneral ledger.



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• Opción parámetros, registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso pagos.- Transferir a interface G.L. en detalle.

• Opción solicitud única, selecciona el informe de E.P. asientosgenerales caja, procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.

Emite a través del SIAFEV el Registro de pagos en dos tantos ylos Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizadosen dos tantos.

Rubrica el Registro de pagos en dos tantos y los Movimientostransferidos a G.L. asientos no contabilizados en dos tantos.

Distribuye los siguientes documentos:

Al Cajero:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto y/o los

Detalles de orden de pago en original.- Comprobante de cash windows en primer tanto.- Registro de pagos en dos tantos- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en

dos tantos.

Al archivo cronológico temporal:- Comprobante de cash windows en segundo tanto.- Relación de pagos de grupos de línea por autorizar en un

tanto.



- Elaboración de Comunicados de Pagos Tramitados inherente alDepartamento de Flujo de Efectivo y Control de Información.


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COPIA NO CONTROLADA

RELACIÓN DE PAGOS DE GRUPOS





ELABORACIÓN DE TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS



INICIO



RECIBE

1-2T

O


PAGOA TRAVÉS DEL


DE CAJA




2T

1C


PAGO

ACCESA Y ELABORA

PROGRAMA DE EXCELRELACIÓN DE

IMPORTES PENDIENTES DE PAGO

1T

O


EMITE

PROGRAMA DE EXCEL

1T


ENTREGA

1T




RECIBE

1T





IDENTIFICA

1T

O

ACCESA,ELIGE EL TIPO Y

REGISTRA LA FECHA

SIAFEV, EN EL MÓDULO DE EMISIÓN

DE PAGOS

ACCESA Y REALIZA LA DISPERSIÓN EN LÍNEA

SISTEMA DE BANCOS

ANEXA

1T

O

1T

1

LOS TRÁMITES QUE SON POR

TRANSFRENCIA ELECTRÓNICA

REALIZA CONEXIÓN, PARA CONSULTAR LOS BENEFICIARIOS

SISTEMA DE BANCOS


IMPRIME A TRAVÉS DEL SISTEMA

SISTEMA DE BANCOS

1T





TURNA

1T

O

1T

1F

COPIA NO CONTROLADA


SOLICITUDES-COMPROBACIÓN DE RECURSOS 1T

O

1




ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO

DE ELABORACIÓN DE CHEQUES Y

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS




RECIBE

1T

O

1T

ACCESA Y VALIDA

SISTEMA DE BANCOS



SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

TURNA

1T

O

1T


DE FLUJO DE EFECTIVO Y





RECIBE

1T

O

1T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y





RECIBE

1T

O

1T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

CAJA




SELLA DE PAGADO

1T

O

1T

2





TURNA

1T

O

1T



ELECTRÓNICAS

COPIA NO CONTROLADA


MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L.

REGISTRO DE PAGOS

1-2T

1-2T

2



MARZO 2010



COMPROBANTE DE CASH WINDOWS

RECIBE

1-2T

ACCESA

APLICACIÓN DE EMISIÓN DE PAGOS

EMITE

SIAFEV


REGISTRO DE PAGOS

1-2T

1-2T

RUBRICA

COMPROBANTES DE CASH WINDOWS


2T

1-2T

REGISTRO DE PAGOS

COMPROBANTE DE CASH WINDOWS



DISTRIBUYE

O

1T

1-2T

1T

CAJERO

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ELABORACIÓN DE COMUNICADOS DE PAGOS

TRAMITADOS INHERENTE AL DEPARTAMENTO DE FLUJO DE EFECTIVO Y CONTROL DE INFORMACIÓN

1T








FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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1818181818



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Cancelación de Cheques Emitidos.

Dar seguimiento a las solicitudes de cancelación de los cheques presentadas por las áreasadministrativas de la SEFIPLAN y Dependencias.

Eventual.

- Elaboración del Corte Diario por Egresos inherente al Cajero.

• Las Dependencias, órganos y áreas administrativos de la Secretaría podrán solicitar lacancelación de cheques emitidos.

• Para la anulación de cheques se deberá emitir a través del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), los Movimientos transferidos a G.L. asientos nocontabilizados de cheques cancelados, para presentarlo en la Subdirección de Registro yConsolidación Contable.

• El Departamento de Caja procederá a la cancelación de los Cheques emitidos que tengan unperiodo a tres meses.

• En caso de que un Cheque se hubiese entregado al solicitante, el área deberá devolverlo enoriginal para su cancelación.

COPIA NO CONTROLADA






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Jefe del Departamentode Caja.


Recibe de la Subdirección de Operación Financiera, el Oficio desolicitud de cancelación de cheque en original.

Obtiene del archivo cronológico temporal, la Póliza-cheque enun tanto.

Turna al Jefe del Departamento de Caja, la Póliza-cheque en untanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque enoriginal.

Recibe del Administrativo Especializado de Elaboración deCheques y Transferencias Electrónicas, la Póliza-cheque en untanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque enoriginal.

Revisa que proceda la cancelación de la Póliza-cheque en untanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque enoriginal.

Devuelve al Administrativo Especializado de Elaboración deCheques y Transferencias Electrónicas, la Póliza-cheque en untanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque enoriginal, para su trámite.

Recibe del Jefe del Departamento de Caja, la Póliza-cheque enun tanto y el Oficio de solicitud de cancelación de cheque enoriginal.

Accesa al SIAFEV, en el módulo de emisión de pagos, opciónPago-función, verifica el pago correspondiente con las teclascontrol-F11.• Opción de procesos1-procesos de pago, selecciona anular y

registra la fecha correspondiente.

Realiza la anulación de la Póliza-cheque con el foliocorrespondiente y emite los Movimientos transferidos a G.L.asientos no contabilizados de cheques cancelados en dos tantos.

Sella de cancelado la Póliza-cheque en un tanto.

Distribuye los siguientes documentos:Al Cajero:- Los Movimientos transferidos a G.L. asientos no

contabilizados de cheques cancelados en dos tantos.

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COPIA NO CONTROLADA






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2020202020


Al archivo cronológico temporal:- La Póliza-cheque en un tanto.- El Oficio de solicitud de cancelación de cheque en

original.


Conecta con el procedimiento:- Elaboración del Corte Diario por Egresos, inherente al Cajero.


COPIA NO CONTROLADA

CANCELACIÓN DE CHEQUES EMITIDOS



MARZO 2010


SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN FINANCIERA

INICIO

O

O

OFICIO DE SOLICITUD DE CANCELACIÓN DE CHEQUE

PÓLIZA-CHEQUE

TURNA


RECIBE

O

PÓLIZA-CHEQUE

OBTIENE

1T

1T

O

O

O


PÓLIZA-CHEQUE

RECIBE



ELECTRÓNICAS

1T

O

O

O


PÓLIZA-CHEQUE

REVISA

1T

O


O

O


PÓLIZA-CHEQUE

DEVUELVE

1T

O

ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE

CHEQUES Y TRANSFERENCIAS

ELECTRÓNICAS

O

O


PÓLIZA-CHEQUE

RECIBE


CAJA

1T

O

ACCESA, VERIFICAEL PAGO

CORRESPONDIENTE SELECCIONA

ANULAR Y REGISTRA LA FECHA

SIAFEV, MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS


REALIZA LAANULACIÓN

Y EMITE

SIAFEV

1-2T

PÓLIZA-CHEQUE

SELLA DE CANCELADO

1T

1

1

C


CAJA FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO DE

EGRESOS, INHERENTE AL CAJERO


PÓLIZA-CHEQUE


1-2T

1T

O

C

CAJERO

DISTRIBUYE






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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2222222222



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedores y Prestadores deServicio.

Confirmar las cuentas bancarias de los proveedores y prestadores de servicios, a fin de realizar lastransferencias bancarias a su favor.

Eventual.

• El número de la cuenta bancaria del proveedor o prestador de servicios para transferenciasbancarias deberá constar de 18 dígitos, solicitándoles el anexo del estado financiero de sucuenta bancaria.

• El número de la cuenta bancaria del proveedor o prestador de servicio se deberá confirmar con lainstitución bancaria correspondiente tales como: Bancomer, Banorte, Banamex, Santander,HSBC, Inverlat, Inbursa entre otras, antes de ser ingresado en el Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

• Las cuentas bancarias se deberán registrar en el Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, para realizar los trámites de pago.

COPIA NO CONTROLADA






SOFSOFSOFSOFSOF

2323232323


Recibe de la Dependencia o de la Tesorería el Oficio denotificación de cuenta bancaria del proveedor o prestador deservicio en original, la Identificación oficial en fotocopia. encaso de persona fisica y el Poder notarial del representantelegal en fotocopia, en caso de persona moral.

Revisa en el Oficio de notificación de cuenta bancaria delproveedor o prestador de servicio en original, los siguientesdatos:- Institución bancaria.- Nombre del beneficiario o razón social, con el cual esta dado

de alta en el SIAFEV.- Número de cuenta bancaria.- Firma del titular de la cuenta.

Así como en los siguientes documentos.- Identificación oficial en fotocopia, en caso de persona fisica.- Poder notarial del representante legal en fotocopia, en

caso de persona moral.

Consulta los datos con el banco correspondiente vía telefónicacon base en el Oficio de notificación de cuenta bancaria delproveedor o prestador de servicio en original.

Accesa al SIAFEV en el módulo de emisión de pagos y registraen la opción captura proveedores y banco-bancos-sucursalbancaria el código de seguridad, en su caso.

Selecciona el banco y sucursal en:• Opciones de cuentas bancarias y en proveedor, registra el

número de cuenta.• Opción flexfield registra el número 999.

Accesa a la opción proveedores-ingreso y elige el proveedor yselecciona en la opción sucursales la cuenta bancaria.

Crea el archivo de cuenta en el Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) yarchiva de manera cronológica temporal, el Oficio denotificación de cuenta bancaria del proveedor o prestador deservicio en original.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Recepción, Verificación y Registro de Cuentas Bancarias de Proveedores y Prestadores deServicio.

COPIA NO CONTROLADA

1F

PODER NOTARIAL DEL REPRESENTANTE LEGAL

1F

IDENTIFICACIÓN OFICIAL

1F

PODER NOTARIAL DEL REPRESENTANTE LEGAL

1F


RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS DE PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIO


MARZO 2010



FIN

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE CUENTA BANCARIA

RECIBE

O

DEPENDENCIA O TESORERÍA


REVISA DATOS

O

- INSTITUCIÓN BANCARIA - NOMBRE DEL

BENEFICIARIO O RAZÓN SOCIAL

- NÚMERO DE CUENTA BANCARIA

- FIRMA DEL TITULAR DE LA CUENTA


CONSULTA

O

VÍA TELEFÓNICA DATOS CON EL

BANCO CORRESPONDIENTE

ACCESA Y REGISTRA

SIAFEV, MÓDULO DE EMISIÓN DE PAGOS,

OPCIÓN CONFIGURACIÓN

CÓDIGO DE SEGURIDADEN SU CASO

SELECCIONA EL BANCO Y SUCURSAL

OPCIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Y LA OPCIÓN FLEXFIELD

ACCESA Y ELIGE PROVEEDOR

Y CUENTA BANCARIA

OPCIÓN PROVEEDORES-

INGRESO


CREA ARCHIVO DE CUENTA

FIN

C

O

SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL

ESTADO DE VERACRUZ






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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2525252525


CAJERO

COPIA NO CONTROLADA




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2626262626



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Recepción de Ingresos por Recaudación de Diversos Conceptos.

Ingresar a la hacienda pública estatal los pagos por concepto de impuestos, derechos, productos,aprovechamientos y otros ingresos.

Diaria.

- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.

• Para registrar un ingreso, el recurso financiero debe ser en: efectivo, cheque de caja certificado,comprobante de depósito bancario o transferencias electrónicas.

• La Documentación soporte de ingresos que genere el registro de ingresos podrá ser la siguiente:Oficios, Memoranda, Tarjetas informativas de las áreas administrativas de la SEFIPLAN oDocumentos que acrediten depósitos.

• El comprobante de un registro de ingreso es el Recibo de ingresos.

• El Recibo de ingresos deberá estar sellado por el Cajero responsable del trámite, para cualquieraclaración posterior.

COPIA NO CONTROLADA






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2727272727

Cajero. Recibe del Contribuyente la Documentación soporte deingresos y el Efectivo, Cheque certificado o de caja y/o de lasDependencias el Recibo por reintegro de fondos en dos tantos.

Compara el Efectivo, Cheque certificado o de caja con elimporte de cobro establecido en la Documentación soporte deingresos.

¿Es correcto el Efectivo, Cheque certificado o de caja?

En caso de no ser correcto el Efectivo, Cheque certificado o decaja:

Devuelve al Contribuyente la Documentación soporte deingresos y el Efectivo, Cheque certificado o de caja y leinforma el faltante.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 1.

En caso de ser correcto el Efectivo, Cheque certificado o decaja:

Revisa la Documentación soporte de ingresos y determina elconcepto y subconcepto de recaudación.

Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja, enel módulo de recaudación del día, opción altas, registro derecaudación.

• Opción recepción de pagos(selección de clave de referencia y deconcepto y subconcepto), registra el concepto y subconcepto derecaudación conforme la Documentación soporte deingresos.

• Opción del subconcepto de recaudación, registra los siguientesdatos:

- Contribuyente.- Notas.- Importe.- Recibido (ya sea en efectivo, depósito bancario o documento).

Elige el icono de registrar en la opción del subconcepto derecaudación.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA






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2828282828

Imprime a través del Sistema de Recaudación del Departamento deCaja, el Recibo de ingresos en tres tantos.

Sella el Recibo de ingresos en tres tantos y separa el primertanto.

Entrega al Contribuyente el Recibo de ingresos en primer tanto.

Anexa a la Documentación soporte de ingresos, el Recibo deingresos en segundo y tercer tanto.

Resguarda en la Caja fuerte, el Efectivo, Cheque certificado ode caja y archiva de manera cronológica temporal, laDocumentación soporte de ingresos y el Recibo de ingresosen segundo y tercer tanto.



- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.

6.

7.

8.

9.

10.

Cajero.


COPIA NO CONTROLADA

RECIBO DE INGRESOS

DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS

EFECTIVO CHEQUE CERTIFICADO

O DE CAJA


O DE CAJA


O DE CAJA

2-3T

RECIBO DE INGRESOS

1-3T

RECIBO POR REINTEGRO DE FONDOS

1-2T

¿ES CORRECTO EL EFECTIVO, CHEQUE

CERTIFICADO O DE CAJA?

RECEPCIÓN DE INGRESOS POR RECAUDACIÓN DE DIVERSOS CONCEPTOS


CAJERO

MARZO 2010


INICIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO :- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR

INGRESOS

RESGUARDA

FIN


RECIBE

CONTRIBUYENTE Y/ODEPENDENCIAS

1


COMPARA

O


DEVUELVE Y LE INFORMA EL FALTANTE

NO

CONTRIBUYENTE

1


REVISA

DETERMINA EL CONCEPTO

Y SUBCONCEPTO DE RECAUDACIÓN

ACCESA

SISTEMA DE RECAUDACIÓN,

MÓDULO DE RECAUDACIÓN

ELIGE EL ICONO REGISTRAR

OPCIÓN DEL SUBCONCEPTO DE

RECAUDACIÓN

IMPRIME

SISTEMA DE RECAUDACIÓN

RECIBO DE INGRESOS

SELLA Y SEPARA

1T

2-3T

RECIBO DE INGRESOS

ENTREGA

CONTRIBUYENTE

1T

RECIBO DE INGRESOS


ANEXA

2-3T

O

CAJA FUERTE

C


O DE CAJA

SI






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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3030303030



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Ingresos Federales por Depósitos Bancarios o Transferencias Electrónicas.

Registrar en la recaudación del día, los ingresos reportados por la Tesorería de la SEFIPLAN,considerando entre ellos las participaciones, aportaciones y subsidios federales otorgados alEstado.

Quincenal y Eventual.

- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.- Elaboración de Solicitud de Emisión de Recibos de Ingresos, inherente al Departamento de

Registro y Seguimiento de Ingresos y Egresos.

• La Tesorería será el área encargada de solicitar a través de la Tarjeta informativa la solicitudde registro de ingresos.

• Los ingresos que se registran podrán ser por los siguientes conceptos:

- Las Participaciones Federales: que son las cantidades que corresponden al Estado en elrendimiento de ingresos federales, de conformidad con las leyes respectivas y de losconvenios que, sobre el particular, se celebren.

- Las Aportaciones Federales, son las cantidades que corresponden al Estado con cargo alPresupuesto de Egresos de la Federación cuya aplicación está restringida a conceptos degastos predeterminados, de conformidad con las leyes respectivas y a los convenios que, alefecto, se celebren.

- Los Ingresos Federales Coordinados: son las cantidades que corresponden al Estado, deconformidad con las disposiciones fiscales y los convenios de coordinación; así como losde colaboración administrativa en materia fiscal federal celebrados con el GobiernoFederal.

COPIA NO CONTROLADA






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3131313131

Jefe del Departamentode Caja.

Cajero.

Recibe de la Tesorería la Tarjeta informativa de solicitud deregistro de ingreso en original y copia.

Sella de recibido y devuelve a la Tesorería, la Tarjetainformativa de solicitud de registro de ingreso en copia.

Revisa la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingresoen original y la entrega al Cajero.

Recibe del Jefe del Departamento de Caja, la Tarjetainformativa de solicitud de registro de ingreso en original.

Revisa la Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingresoen original e identifica el concepto y subconcepto derecaudación.

Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja, enel módulo de recaudación del día, opción altas, registro derecaudación.• Opción recepción de pagos(selección de concepto y

subconcepto), registra el concepto y subconcepto derecaudación conforme a la Tarjeta informativa de solicitud deregistro de ingreso en original.

• Opción del subconcepto de recaudación, registra los siguientesdatos:

- Contribuyente.- Notas.- Importe.- Recibido( ya sea en efectivo, depósito o documento).

Elige el icono de registrar en la opción del subconcepto derecaudación.

Imprime a través del Sistema de Recaudación del Departamentode Caja, el Recibo de ingresos en tres tantos y lo sella.

Distribuye los siguientes documentos:A la Tesorería:- Recibo de ingresos en primer tanto.

Al archivo cronológico temporal:- Recibo de ingresos en segundo y tercer tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA NO CONTROLADA






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3232323232

- Tarjeta informativa de solicitud de registro de ingreso enoriginal.


Conecta con los procedimientos:- Elaboración del Corte Diario por Ingresos.- Elaboración de Solicitud de Emisión de Recibos de Ingresos,

inherente al Departamento de Registro y Seguimiento deIngresos y Egresos.


Cajero.

COPIA NO CONTROLADA

INGRESOS FEDERALES POR DEPÓSITOS BANCARIOS O TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS



MARZO 2010


FIN

INICIO

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS.

- ELABORACIÓN DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE RECIBOS DE INGRESOS, INHERENTE AL DEPARTAMENTO DE

REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE INGRESOS Y EGRESOS.

CAJERO

TARJETA INFORMATIVA

RECIBE

O-1C

TARJETA INFORMATIVA

SELLA DE RECIBIDOY DEVUELVE

TARJETA INFORMATIVA

REVISA Y ENTREGA

O

TARJETA INFORMATIVA

RECIBE

O

TARJETA INFORMATIVA

REVISA E IDENTIFICA

O

ACCESA Y REGISTRA

SISTEMA DE RECAUDACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE

CAJA

ELIGE

OPCIÓN SUBCONCEPTO DE

RECAUDACIÓN

CAJERO

TESORERÍA

TESORERÍA


CAJA

RECIBO DE INGRESOS

IMPRIME Y SELLA

1-3T

TARJETA INFORMATIVA

RECIBO DE INGRESOS

RECIBO DE INGRESOS

DISTRIBUYE

TESORERÍA

C

1C


CAJA

2-3T

1T

O

CONCEPTO Y SUBCONCEPTO

DE RECAUDACIÓN






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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3434343434



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






• Se podrá considerar como Documentación soporte de ingresos cualquiera de los siguientes:- Recibos por reintegros de fondos.- Oficios o Memoranda de Dependencias o áreas administrativas de la SEFIPLAN.- Tarjetas informativas de las áreas administrativas de la SEFIPLAN.- Fichas de depósitos.- Transferencias electrónicas.

• El Expediente de ingresos correspondiente al corte diario deberá ser revisado diariamente por laSubdirección de Registro y Control.

Elaboración del Corte Diario por Ingresos.

Integrar la información correspondiente a los ingresos del Departamento de Caja para entregarlos a laSubdirección de Ingresos, para su seguimiento.

Diaria.

- Los Inherentes a la Subdirección de Ingresos.

COPIA NO CONTROLADA






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3535353535

Cajero. Obtiene del archivo cronológico temporal, la Documentaciónsoporte de ingresos en original y los Recibos de ingresos ensegundo y tercer tanto.

Obtiene fotocopia de la Documentación soporte de ingresos enoriginal.

Accesa al Sistema de Recaudación del Departamento de Caja enel módulo de cajas en la opción herramientas, en el conceptorealizar corte y desglosa el importe en efectivo y recaudado.

Imprime el Reporte de corte de caja receptora en un tanto, enestatus entregado.

Accesa al Modulo administrador, opción recaudación, corte/recepción y procede a revisar las fichas de depósito contra losRecibos de ingresos en tercer tanto.

Imprime el Reporte de corte de caja receptora en un tanto, enestatus recibido.

Accesa al Módulo de recaudación, opción cierre a realizar ydescarga por depósito bancario, cheque y efectivo recaudado porcaja y revisa que coincidan los importes de las cajas.

Imprime los siguientes documentos:- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por

corte en un tanto.

Obtiene dos fotocopias de los siguientes documentos:- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus

entregado.- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus

recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por

corte en un tanto.

Integra los siguientes expedientes:Expediente de Ingresos:- Documentación soporte de ingresos en original.- Recibos de ingresos en tercer tanto.- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatus

entregado.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


COPIA NO CONTROLADA






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3636363636

- Reporte de corte de caja receptora en un tanto, en estatusrecibido.

- Reporte de cierre de la oficina receptora en un tanto.- Reporte de cierre por concepto en un tanto.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por

corte en un tanto.

Expediente de caja:- Documentación soporte de ingresos en fotocopia.- Recibos de ingresos en segundo tanto.- Reporte de corte de caja receptora en fotocopia, en estatus

entregado.- Reporte de corte de caja receptora en fotocopia, en estatus

recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en fotocopia.- Reporte de cierre por concepto en fotocopia.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por

corte en fotocopia.

Expediente de archivo:- Reporte de corte de caja receptora en fotocopia, en estatus

entregado.- Reporte de corte de caja receptora en fotocopia, en estatus

recibido.- Reporte de cierre de la oficina receptora en fotocopia.- Reporte de cierre por concepto en fotocopia.- Reporte de detalle de cuentas contables e importe por

corte en fotocopia.

Turna el Expediente de ingresos a la Subdirección de Registro yControl, para su validación.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Registro y Control el Expediente deingresos.

Turna a la Subdirección de Ingresos el Expediente de ingresos yarchiva de manera cronológica temporal los Expediente de caja yde archivo.


Conecta con los procedimientos:

- Inherentes a la Subdirección de Ingresos.


Cajero.

11.

12.

13.

COPIA NO CONTROLADA

REPORTE DE DETALLE DE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE

REPORTE DE CIERREPOR CONCEPTO

REPORTE DE CIERRE DE LA OFICINA RECEPTORA

REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE RECIBIDO

REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO 1F

1F

1F

1F

1F


REPORTE DE CIERRE POR CONCEPTO



REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO

RECIBOS DE INGRESOS

DOCUMENTACIÓN SOPORTE DE INGRESOS 1F

2T

1F

1F

1F

1F

1F


RECIBOS DE INGRESOS

ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS


CAJERO

INICIO

RECIBOS DE INGRESOS


OBTIENE

2-3T

O

C

O


OBTIENE

O

1F

ACCESA Y DESGLOSA EL IMPORTE EN EFECTIVO Y

RECAUDADO


CAJA

REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA

IMPRIME

1T

ACCESA Y REVISA

MÓDULO ADMINISTRADOR,

OPCIÓN RECAUDACIÓN

3T

REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS RECIBIDO

IMPRIME

1T

ACCESA Y REVISA

MÓDULO DE RECAUDACIÓN,

OPCIÓN CIERRE A REALIZAR

REPORTE DE DETALLEDE CUENTAS CONTABLES E IMPORTE POR CORTE



IMPRIME

1T

1T

1T



REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA ESTATUS RECIBIDO

O

REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA ESTATUS ENTREGADO

OBTIENE

1T

1T

1T

1T

1T

1-2F

1-2F

1-2F

1-2F

1-2F





REPORTE DE CORTE DE CAJA RECEPTORA EN ESTATUS DE ENTREGADO

RECIBOS DE INGRESOS


INTEGRA EXPEDIENTES

O

3T

1T

1T

1T

1T

1T

1

EXPEDIENTE DE INGRESOS

EXPEDIENTE DE CAJA

EXPEDIENTE DE ARCHIVO

COPIA NO CONTROLADAEXPEDIENTE DE ARCHIVO

EXPEDIENTE DE CAJA

ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR INGRESOS


MARZO 2010


CAJERO


TURNA PARA SU VALIDACIÓN

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE INGRESOS

1

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL


RECIBE


TURNA

SUBDIRECCIÓN DE INGRESOS

CSUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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3939393939



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Entrega de Cheques Prefirmados.

Entregar los Cheques a sus beneficiarios, derivados de obligaciones del Gobierno del Estado.

Diaria.

- Elaboración del Corte Diario por Egresos.

• En la entrega de Cheques de beneficiarios de las Dependencias del Gobierno del Estado y/oprestadores de servicios se deberá solicitar una Identificación oficial al beneficiario y éste deberáregistrar sus datos en la Póliza-cheque.

• Los Cheques en los cuales los beneficiarios sean las áreas administrativas de la SEFIPLAN seentregará al personal autorizado y registrado en el Libro de firmas que conserva el Departamentode Caja o en su caso a otra persona con previa autorización del Jefe del Departamento de Caja,Tesorero y/o Subdirector de Operación Financiera y éste deberá registrar sus datos en la Póliza-cheque.

• Los Cheques que no se entreguen y que tengan una antigüedad mayor a 90 días, se cancelarán.

COPIA NO CONTROLADA






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4040404040

Cajero. Recibe del Jefe del Departamento de Caja, las Pólizas-cheque enoriginal y fotocopia, las Solicitudes-comprobación de recursosen primer tanto y/o los Detalles de orden de pago en original.

Accesa y registra en el programa de excel, en el archivo depagos, las Pólizas-cheque en original y fotocopia, para controlinterno de pago.

Atiende al beneficiario y le solicita una Identificación oficial.

Recibe del beneficiario la Identificación oficial y revisa sus datos.

Desprende de la Póliza-cheque en original, el Cheque y recabanombre y firma del beneficiario en la Póliza en original y fotocopia.

Devuelve al beneficiario la Identificación oficial, le entrega elCheque y procede a archivar de manera cronológica temporal, laPóliza en original y fotocopia, las Solicitudes-comprobación derecursos en primer tanto y/o los Detalles de orden de pago enoriginal.

Accesa al Programa de Excel en el archivo de pagos y registra lafecha de pago.

Revisa el archivo de pagos, para verificar cuántos chequesexisten pendientes de entregar.



- Elaboración del Corte Diario por Egresos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Entrega de Cheques Prefirmados.

COPIA NO CONTROLADA


SOLICITUDESCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

1T

O

C

PÓLIZA

O

PÓLIZA

CHEQUE

O

CHEQUE


ENTREGA DE CHEQUES PREFIRMADOS


CAJERO

MARZO 2010


INICIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO :- ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR

EGRESOS

PÓLIZAS-CHEQUE

ACCESA Y REGISTRAEN EXCEL

PROGRAMA DE EXCEL

PARA CONTROL INTERNO DE

PAGO


DE CAJA

ATIENDE Y SOLICITA IDENTIFICACIÓN OFICIAL

BENEFICIARIO


RECIBE Y REVISA DATOS

DESPRENDE, RECABANOMBRE Y FIRMA

DEVUELVE YENTREGA

BENEFICIARIO

BENEFICIARIO

BENEFICIARIO

ACCESA Y

REGISTRA FECHA DE PAGO

PROGRAMA DE EXCELARCHIVO DE PAGOS

REVISA CUÁNTOS CHEQUES EXISTEN PENDIENTES POR

ENTREGAR

ARCHIVO DE PAGOS

FIN



PÓLIZAS-CHEQUE

RECIBE

O-1F

O

1T

O

1F

1F

1F






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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4242424242



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Elaboración del Corte Diario por Egresos.

Integrar la información correspondiente a los egresos realizados por el Departamento de Caja paraentregarlos a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, para su seguimiento.

Diaria.

- Los Inherentes a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable.

• El Departamento de Caja deberá realizar en el SIAFEV el proceso de “Transfer” de los registrosrealizados en el día, para disposición de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, asícomo enviar el Reporte para su contabilización.

• El Departamento de Caja deberá enviar a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable paravalidación y custodia el Registro de pagos, Pólizas, Solicitudes-comprobación de recursos yComprobantes de cash windows como documentación soporte de los pagos realizados durante eldía.

COPIA NO CONTROLADA






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4343434343

Cajero. Recibe del Administrativo Especializado de Elaboración deCheques los siguientes documentos:- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.- Registro de pagos en dos tantos.- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en

dos tantos.

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto, de

cheques prefirmados.

Anexa al Registro de pagos en un tanto, los siguientesdocumentos:- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.

Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contablelos siguientes documentos:- Registro de pagos en primer tanto.- Pólizas en un tanto.- Solicitudes-comprobación de recursos en primer tanto.- Comprobantes de cash windows en un tanto.- Movimientos transferidos a G.L. asientos no contabilizados en

un tanto.

Recaba sello de recibido de la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en los Movimientos transferidos a G.L.asientos no contabilizados en segundo tanto y en el Registro depagos en segundo tanto y procede a archivarlos de maneracronológica temporal.


Conecta con los procedimientos:

- Inherentes a la Subdirección de Registro y ConsolidaciónContable.

1.

2.

3.

4.

5.

Elaboración del Corte Diario por Egresos.

COPIA NO CONTROLADACOMPROBANTESDE CASH WINDOWS


PÓLIZAS

REGISTRO DE PAGOS

1T

1T

1T

ANEXA

ELABORACIÓN DEL CORTE DIARIO POR EGRESOS


CAJERO

MARZO 2010


ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ELABORACIÓN DE

CHEQUES

FIN

INICIO


REGISTRO DE PAGOS



RECIBE

1T

1T

1-2T

1-2T

O

O


PÓLIZAS

OBTIENE

1T

1T

C

MOVIMIENTOS TRANSFERIDOS A G.L



PÓLIZAS

REGISTRO DE PAGOS

ENTREGA

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓN CONTABLE

1T

1T

1T

1T

REGISTRO DE PAGOS


RECABA SELLODE RECIBIDO

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓN CONTABLE

2T

2T

C

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- INHERENTES A LA SUBDIRECCIÓN DE

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

1T

1T






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA




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4545454545



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Determinación y Entrega de Vales de Gasolina a los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.

Dar seguimiento a los trámites de entrega de vales de gasolina de los órganos y áreasadministrativos de la SEFIPLAN, afectando el presupuesto correspondiente.

Mensual.

• El personal autorizado para recibir los Vales de gasolina deberá estar registrado en el Expedientede personal habilitado para recibir vales de gasolina, mismo que deberá ser designado por elTitular del órgano o área administrativo correspondiente.

• Para elaborar la Relación de vales para gasolina a pagar en el mes se deberá verificar ladisponibilidad presupuestal de la partida en los primeros dos días hábiles del mescorrespondiente.

• La dotación de vales de gasolina se deberá realizar mensualmente conforme al requerimiento delas áreas y la disponibilidad presupuestal autorizada al área correspondiente.

• La dotación de vales de gasolina se realizará en múltiplos de $50.00.

• Sólo a petición del área y previa justificación y autorización del Tesorero se le podrá entregaruna dotación mayor, sin que ésta rebase su disponibilidad presupuestal mensual.

COPIA NO CONTROLADA






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4646464646

Cajero. Determina de acuerdo al gasto promedio el importe de vales degasolina, elabora el Oficio de solicitud de compra de vales enoriginal y copia y recaba firma del Subdirector de OperaciónFinanciera.

Turna a la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventariosel Oficio de solicitud de compra de vales en original y recabasello de recibido en la copia, procediendo a archivarla de maneracronológica temporal.

Recibe de la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, el Oficio de envío de vales de gasolina en original ydos copias y los Vales de gasolina en original.

Sella de recibido el Oficio de envío de vales de gasolina en doscopias y lo devuelve a la Subdirección de Adquisiciones y Controlde Inventarios.

Revisa los números de folios de los Vales de gasolina en original,conforme a lo mencionado en el Oficio de envío de vales degasolina en original.

Accesa al SIAFEV en la aplicación de consultas y reportespresupuesto, en el navegador-administrador de consultas yreportes presupuesto, en la opción de fondos-consulta fondosdisponibles.

Selecciona el operativo del año, el mes y el acumulado en elperíodo.

Accesa a la opción de cuentas, selecciona la entidad y registrala partida presupuestal, así como la unidad presupuestal.

Selecciona la opción de archivo-exportar y elige la opción abrir.

Elabora en el programa de excel la Partida 2602 y 2603 porseparado y la respalda.

Elabora con base en el archivo del programa de excel, laRelación de vales para gasolina a pagar en el mes y laimprime en dos tantos.

Elabora los Recibos de entrega de vales de gasolina en trestantos, con base en la distribución indicada en la Relación devales para gasolina a pagar en el mes en dos tantos.

1.

2.

3.

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6.

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10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA






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4747474747

Recaba firma del Jefe del Departamento de Caja, en los Recibosde entrega de vales de gasolina en tres tantos y en la Relaciónde vales para gasolina a pagar en el mes en dos tantos.

Recibe al Personal autorizado para la entrega de vales y le informala cantidad a entregar, recabando firma en el Recibo de entregade vales de gasolina en tres tantos.

Entrega al Personal autorizado, el Recibo de entrega de valesde gasolina en el primer tanto y los Vales de gasolina en original,correspondientes.

Accesa al programa de excel, elabora e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Caja en la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos.

Recaba sello de recibido del Departamento de Órdenes de Pagoen la Solicitud-comprobación de recursos en cuarto tanto.

Entrega al Departamento de Órdenes de Pago, la Solicitud-comprobación de recursos en primer al tercer tanto, la Relaciónde vales para gasolina a pagar en el mes en primer tanto ylos Recibos de entrega de vales de gasolina en segundo tantoprocediendo a archivar de manera cronológica temporal lossiguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en cuarto tanto.- Relación de vales para gasolina a pagar en el mes en

segundo tanto.- Recibos de entrega de vales de gasolina en tercer tanto.


13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

Cajero.


COPIA NO CONTROLADA

RECIBOS DE ENTREGA DE VALES

RELACIÓN DE VALESPARA GASOLINA A PAGAR EN EL MES


4T

2T

3T

RECIBOS DE ENTREGA DE VALES

SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS

1-4T

VALES DE GASOLINA

DETERMINACIÓN Y ENTREGA DE VALES DE GASOLINA A LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


CAJERO

MARZO 2010


SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS

OFICIO DE ENVÍO DE VALES DE GASOLINA

RECIBE

O-2C

FIN

INICIO

OFICIO DE ENVÍO DE VALES DE GASOLINA

1-2C


O

OFICIO DE ENVÍO DE VALESDE GASOLINA

VALES DE GASOLINA

REVISA NÚMEROSDE FOLIOS

O

O

ACCESA

SIAFEV EN LA APLICACIÓN DE

CONSULTAS Y REPORTES

PRESUPUESTO

SELECCIONA

OPERATIVO DEL AÑO,

MES Y ACUMULADO DEL PERIODO

ACCESA, SELECCIONA LA ENTIDAD Y

REGISTRA LA PARTIDA PRESUPUESTAL

OPCIÓN DE CUENTAS

SELECCIONA Y

ELIGE

OPCIÓN ARCHIVO-EXPORTAR

RELACIÓN DE VALESDE GASOLINA APAGAR ENEL MES

ELABORA E IMPRIME

1-2T

CON BASE EN EL ARCHIVO

DEL PROGRAMA DE

EXCEL

ACCESA, ELABORA E IMPRIME

PROGRAMA DE EXCEL


RECABA FIRMA

1-4T


DE CAJA

RECIBO DE ENTREGA VALES

RECIBE, LE INFORMA Y RECABA FIRMA

1-3T

PERSONAL AUTORIZADO

RELACIÓN DE VALESPARA GASOLINA A PAGAR EN EL MES


ENTREGA

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES

DE PAGO

1-3T

1T

C

OFICIO DE SOLICITUD DE COMPRA DE VALES

DETERMINA EL IMPORTE VALES DE GASOLINA Y

RECABA FIRMA

O-1C

OFICIO DE SOLICITUD DE COMPRA DE VALES

TURNA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

O

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y

CONTROL DE INVENTARIOS

1C

C

PERSONAL AUTORIZADO

VALES DE GASOLINA

RECIBO DE ENTREGA VALES

ENTREGA

1T

O


RECABA SELLO DE RECIBIDO

4T

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO

SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA






FINANCIERA

ELABORA

PARTIDA 2602

PARTIDA 2603

RELACIÓN DE VALES DE GASOLINA A PAGAR EN EL MES

RECIBOS DE ENTREGA VALES

ELABORA

1-3T

1-2T

RELACIÓN DE VALES DE GASOLINA A PAGAR EN EL MES

RECIBOS DE ENTREGA VALES

RECABA FIRMA

1-3T

1-2T


DE CAJA

2T

COPIA NO CONTROLADA




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4949494949



MARZO 2010

NORMAS

OBJETIVO



AL FINAL CON:






Entrega de Nóminas y Facturas por Centro de Trabajo de la SEFIPLAN.

Distribuir a los centros de trabajo de la SEFIPLAN las nóminas y facturas del personal adscrito a lasmismas.

Quincenal.

• La Relación de nóminas y facturas deberán coincidir con el número de Cheques yNotificaciones de depósito de las que hagan mención.

• El Departamento de Caja sólo entregará la Relación de nóminas y facturas al Personalpreviamente autorizado y designado por el titular del centro de trabajo.

• La Tarjeta de entrega de nómina en fotocopia deberá estar sellada por la Subdirección deRecursos Humanos, dicha tarjeta sellada avala la entrega de la nómina anterior.

COPIA NO CONTROLADA






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5050505050

Cajero. Recibe del Departamento de Control de Plazas y Nóminas, lasNóminas y Facturas por centro de trabajo, ambas en un tanto.

Verifica en las Nóminas y Facturas por centro de trabajo,ambas en un tanto que el número de cheques y notificaciones dedepósito correspondientes coincidan.

¿Coinciden el número de cheques y notificaciones de depósito?

En caso de no coincidir el número de cheques y notificaciones dedepósito:

Informa y devuelve al Departamento de Control de Plazas yNóminas, las Nóminas y Facturas por centro de trabajo, ambasen un tanto, que presenten inconsistencias.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 1.

En caso de coincidir el número de cheques y notificaciones dedepósito:

Separa por Centros de trabajo las Nóminas y Facturas porcentro de trabajo, ambas en un tanto.

Pasa el tiempo hasta la fecha de quincena.

Atiende al personal autorizado para recibir la nómina, mismo quees designado por titular del centro de trabajo.

Recibe del personal autorizado la Tarjeta de entrega de nóminaen fotocopia, expedida por el Departamento de Control de Plazasy Nóminas.

Entrega al personal autorizado las Nóminas y Facturas porcentro de trabajo, ambas en un tanto, correspondiente al centrode trabajo mencionado en la tarjeta.

Recaba firma de recibido del personal autorizado en la Tarjeta deentrega de nómina en fotocopia y procede a archivarla demanera cronológica temporal.


1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

7.

Entrega de Nóminas y Facturas por Centro de Trabajo de la SEFIPLAN.

COPIA NO CONTROLADA

ENTREGA DE NÓMINAS Y FACTURAS POR CENTRO DE TRABAJO DE LA SEFIPLAN


CAJERO

MARZO 2010


INICIO

FACTURAS POR CENTRO DE TRABAJO

NÓMINAS

RECIBE

1T

1T

QUE COINCIDAN EL NÚMERO DE

CHEQUES Y NOTIFICACIONES

DE DEPÓSITO

¿COINCIDEN EL NÚMERO DE CHEQUES

Y NOTIFICACIONES DE DEPÓSITO?

NO

SI


NÓMINAS

INFORMA Y DEVUELVE

1T

1T

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

PLAZAS Y NÓMINAS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

PLAZAS Y NÓMINAS

1


NÓMINAS

VERIFICA

1T

1T


NÓMINAS

SEPARA POR CENTROS DE TRABAJO

1T

1T

ATIENDE

PERSONAL AUTORIZADO

TARJETA DE ENTREGA DE NÓMINA

RECIBE

1F

PERSONAL AUTORIZADO


NÓMINAS

ENTREGA

1T

1T

PERSONAL AUTORIZADO

CORRESPONDIENTE AL CENTRO DE

TRABAJO MENCIONADO EN LA

TARJETA

TARJETA DE ENTREGA DE NÓMINA

RECABA FIRMA DE RECIBIDO

1F

PERSONAL AUTORIZADO

C

FIN






FINANCIERA

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN




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5252525252

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

C.P. CARLOS AGUIRRE MORALESTESORERO

C.P. NICOLÁS GERARDO BAIZABAL SILVASUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

LIC. AARÓN HERNÁNDEZ RODRÍGUEZJEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

manual de procedimientos - veracruz · la actualización del plan veracruzano de desarrollo...

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