manual de procedimientos direcciÓn de asesorÍa …

Manual de Procedimientos Dirección de Asesoría Jurídica

2292

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ASESORÍA

JURÍDICA

-DAJ-

Guatemala, 11 de diciembre de 2019


2293

Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:

Fecha Aprobación Consejo

Página:

2 de 28


2294


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

3 de 28

Aprobación del Documento y Control de Revisiones Aprobación del Documento


2295


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

4 de 28

Control de Revisiones

No.de Revisión

Fecha Revisión/Versión/ Aprobación

Consideración del Cambio en el documento

0

Aprobado: 2014

Versión: 01

Documento de creación del primer manual de procedimientos en su primera versión realizada por la Dirección de Asesoría Jurídica y dictaminada por la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El cual contiene 3 procedimientos fue aprobado en Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados con fecha 22 de septiembre de 2014, Resolución CN-14-06-2014.

1

Revisado: 2019

Aprobado: 2019

Versión: 02

Documento de actualización, en su segunda versión realizada por la Dirección de Asesoría Jurídica y dictaminada por la Secretaría Ejecutiva de CONRED. El cual contiene 3 procedimientos fue aprobado en Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados con fecha *** de ***** de 2019, Resolución CN-**-**-2019. Se modifica respecto a forma adecuando a los nuevos estándares de la dirección de Planificación de La SE-CONRED.


2296


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

6 de 28

ÍNDICE 1. Presentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 9

2. Objetivo general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No.10

3. Identificación e interacción de los procesos. . . . . . . . . . . . No.10

4. Descripción de los procedimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . No.11

5. Emisión en forma escrita de opiniones y dictámenes

Solicitados por funcionarios de la SE-CONRED. . . . . . . . . . . No. 12

5.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 12

5.2 Alcance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 12

5.3 Referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 12

5.4 Responsabilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 13

5.5 Definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 13

5.6 Interacción con otros procedimientos. . . . . . . . . . . . . . No.14

5.7 Políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No.14

5.8 Formatos requeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 14

5.9 Descripción del Procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 15

5.10 Diagrama de Flujo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 16


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CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

6 de 28

6. Revisión y aprobación de documentos legales. . . . . . . . . . . No. 17

6.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 17

6.2 Alcance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 17

6.3 Referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 17

6.4 Responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 17

6.5 Definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 18

6.6 Interacción con otros procedimientos. . . . . . . . . . . . . No. 18

6.7 Políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 18

6.8 Formatos requeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 19

6.9 Descripción del Procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . No. 20

6.10 Diagrama de Flujo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 21

7. Revisión y aprobación de Documentos legales

Asistencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 22

7.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 22

7.2 Alcance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 22

7.3 Referencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 22

7.4 Responsabilidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 22

7.5 Definiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 23

7.6 Interacción con otros procedimientos. . . . . . . . . . . . . No. 23

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7.8 Formatos requeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 24

7.9 Descripción del Procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . No. 24

7.10 Diagrama de Flujo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 25

8. Anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 26

8.1 Anexo 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 27

8.2 Anexo 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . No. 28


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

7 de 28

7.7 Políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .No. 23

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CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

8 de 28

1. Presentación

El presente manual tiene como propósito definir las responsabilidades y funciones del personal de la Dirección de Asesoría Jurídica de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora nacional contra la Reducción de Desastres CONRED, en consonancia con lo establecido en la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Decreto Legislativo 109-96, la cual dispone como política de desarrollo en su tercer considerando que dicha institución “deberá orientar todos los esfuerzos a establecer una política permanente y congruente de prevención, mitigación y preparación que permita hacerle frente a los desastres y calamidades públicas de cualquier naturaleza, procediendo de conformidad con los adelantos y experiencias que sobre la materia que se tienen a nivel nacional e internacional cumpliendo con las resoluciones convenios internacionales o regionales de los cuales Guatemala es signataria”.

Las funciones propias de la CONRED, se basan en la Constitución Política de la República de Guatemala, la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Decreto 109-96, y el Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo 49-2012, regulando éste último cuerpo normativo en su artículo 52 a la Dirección de Asesoría Jurídica. Por todo lo anterior es menester contar con un Manual como instrumento dinámico y herramienta necesaria para el desarrollo de las responsabilidades que le competen a la Dirección de Asesoría Jurídica como Órgano de Apoyo Técnico de la CONRED. Es importante indicar también que el presente Manual de organización, funciones y procedimientos tiene como objetivo operativizar lo regulado en el Reglamento de la Ley de la CONRED y por tanto no puede rebasar lo regulado en el artículo 52 de dicha normativa, sino solamente desarrollar con detalle los aspectos pragmáticos.


2300


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

9 de 28

2. Objetivo General

Desarrollar y operativizar los procedimientos de la Dirección de Asesoría Jurídica como Órgano de Apoyo Técnico de la Coordinadora Nacional de Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado -CONRED-, definir funciones y delimitar su competencia como una Dirección estrictamente de asesoría en materia legal a la Secretaría Ejecutiva y los demás órganos que integran la estructura administrativa y técnica de la CONRED, a fin de consolidar una interrelación armónica, integral y formal, que nos haga converger en la unidad funcional de la CONRED como una institución que responde al OBJETO común de “prevenir, mitigar, atender y participar en la rehabilitación y reconstrucción por los daños derivados de los efectos de los desastres...” (Art. 1 de la Ley de la CONRED).

3. Identificación e Interacción de los Proceso

Proceso

Procedimientos

Codificación

Brindar, opiniones, dictámenes y asesoría Legal en forma objetiva y apegada a la ley, así como revisar, aprobar documentos legales remitidos por el Despacho Superior de la Secretaría Ejecutiva de la CONRED y a la institución en general.

Emisión en forma escrita de opiniones y dictámenes.

CONRED-DAJ-PA- 01

Revisión y aprobación de documentos legales.

CONRED-DAJ-PA- 02

Asesorar en materia legal.

CONRED-DAJ-PA- 03


2301

Derivado de la revisión y análisis realizado, se estableció que la necesidad de actualizar el presente Manual de Procedimientos, el cual contiene tres Procedimientos que incluyen las funciones de funcionarios y empleados de la Dirección de Asesoría Jurídica, con el fin que las actividades sean desarrolladas con forme a las Leyes y Normas vigentes, mismos

que se describen a continuación:


CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

10 de 28

4. Descripción de los Procedimientos:

No.

Procedimientos

Codificación

1

Emisión en forma escrita de opiniones y dictámenes.

CONRED-DAJ-PA-01

2

Revisión y aprobación de documentos legales.

CONRED-DAJ-PA-02

3

Asesorar en materia legal.

CONRED-DAJ-PA-03


2302

Procedimiento de Emisión en forma escrita o verbal de opiniones y/o dictámenes solicitadas por

funcionarios de la SE-CONRED

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

11 de 28

EMISION EN FORMA ESCRITA DE OPINIONES Y DICTAMENES

A. Objetivo

Mejorar los resultados legales a favor de La institución brindado asesoría legal en forma objetiva y apegada La ley, emitiendo en forma escrita opiniones y/o dictamenes, solicitados por funcionários de la institución, con lo que se brindara certeza jurídica y mayor tranquilidad a La institución para lo cual todo El equipo de asesoría legal realizara sus actividades de una manera eficiente y eficaz, en total apego a La ley.

B. Alcance

A solicitud de cualquier funcionario de la institución, involucrado en los procesos desde el Director de Asesoría Jurídica, Abogados y Notarios, Licenciados y Técnicos quienes pueden intervenir en una etapa u otra del proceso.

C. Referencia

Constitución Política de la República de Guatemala,

Ley de La Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres, Decreto

Legislativo 109-96

Reglamento de La Ley de CONRED, Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, y cualquier otra norma que dependiendo la necesidad sea necesaria aplicarla al caso en concreto.


2303

La dirección de Asesoría Jurídica apoya al Despacho Superior y a la institución en general con el fin de proporcionar la asesoría legal que se requiera, en forma objetiva y apegada a la ley, de conformidad con el artículo 52, capítulo V, del Reglamento de la Ley de la CONRED.

La Dirección de Asesoría Jurídica emitirá de forma escrita o verbal opiniones y dictámenes solicitados por funcionarios de la institución, también podrá hacerlo por iniciativa propia, cuando lo juzgue conveniente a los intereses de la institución, a través del Director del área de Asesoría Jurídica los Licenciados, Abogados y Notarios, y los técnicos correspondientes.

E. Definiciones

Procedimiento de Emisión en forma escrita o verbal de opiniones y/o dictámenes solicitadas

por funcionarios de la SE-CONRED

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-01

Versión:

02

Vigencia:


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D. Responsabilidades

Descripción

Definición

Asesor Legal

Profesional del Derecho especializada en la materia autorizada para prestar una asesoría en alguna rama del derecho.

Asesoría Jurídica

El brindar una asesoría en el ámbito jurídico legal, al funcionario que lo necesite dentro de la institución para la resolución de asuntos que tienen que ver la aplicación de leyes, normativas reglamentos u otros en materia del derecho.

Dictamen

Opinión o juicio que se forma o emite sobre algo debidamente firmado y sellado por profesional del derecho.


2304



CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

13 de 28

Opinión

Es aquel juicio que se forma de algo cuestionable en materia del derecho.

DAJ

Dirección de Asesoría Jurídica.

F. Interacción con otros procedimientos

Los procedimientos de cualquier dirección de La institución que necesiten en algún momento del mismo relacionarse con alguna matéria del derecho, se les brindara la asesoría necesaria de una manera eficiente y eficaz conforme al requerimiento solicitado.

G. Políticas

La Dirección de Asesoría Jurídica emitirá opiniones o dictámenes que sean requeridos en forma escrita, ya sea por medio de oficio interno o correo electrónico.

A la solicitud de opinión o dictamen se deber acompañar los documentos de

soporte sobre los cuales se emite la opinión o dictamen.

H. Formatos requeridos

No. Nombre del formato No. Anexo

1

Opinión Jurídica Ver Anexo 1

2

Oficio

Ver Anexo 2


2305

Procedimiento de Emisión en forma escrita o verbal de opiniones y/o dictámenes solicitadas

por funcionarios de la SE-CONRED

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

14 de 28

I. Descripción del procedimiento

No. Dirección de Asesoría

Jurídica/Puesto

Actividad

1 Directores y puntos focales

Envían solicitud de emisión de opinión o dictamen legal.

2

Asistente Dirección Asesoría Jurídica

Recibe y traslada solicitud a Director (a) de Asesoría Jurídica.

3

Director (a) de Asesoría Jurídica

Atiende la solicitud y asigna solicitud o expediente a Asesor Jurídico.

4

Asesor Jurídico

Recibe, analiza expediente y leyes aplicables al caso concreto, emite opinión o dictamen legal con su firma, y traslada expediente a Dirección de Asesoría Jurídica para firma.

5

Dirección de

Asesoría Jurídica

Recibe, firma y traslada expediente a Asistente de Dirección de Asesoría Jurídica para que remita al requirente de la opinión o dictamen legal.

6


Traslada opinión o dictamen legal al requirente del mismo.

7


Archiva copia de los documentos

Fin del Proceso


2306

J. Diagrama de Flujo

FIN

Recibe, firma y

traslada

Acepta y analiza Recibe y traslada

solicitud

INICIO

Asesor Jurídico o

Profesional.

Director de Asesoría

Jurídica

Asistente Dirección de

Asesoría Jurídica

Directores y puntos

focales

Archiva

Traslada opinión o dictamen al

requirente

Atiende

y

asigna

Solicitud de opinión o dictamen



CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

15 de 28


2307

Revisión y aprobación de documentos legales, remitidos por autoridades y funcionarios que lo

requieran

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-02

Versión:

02

Vigencia:


Página:

16 de 28

REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS LEGALES A. Objetivo

Apoyar a la institución revisando y aprobando documentos legales, remitidos por las autoridades y funcionarios que lo requieran.

B. Alcance

Aplica a Secretario Ejecutivo, Directores y demás funcionarios de la institución.

C. Referencia

Constitución Política de la República de Guatemala,

Reglamento de La Ley de CONRED,

Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, y cualquier otra norma que dependiendo la necesidad sea necesaria aplicarla al caso en concreto.


La dirección de Asesoría Jurídica apoya al despacho superior y a la institución en general, revisando y aprobando documentos legales, remitidos por las autoridades y funcionarios que lo requieran.


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Procedimento de Asesoría em matéria legal al Secretário Ejecutivo y de más funcionários de La institución.

G. Políticas

La Dirección de Asesoría Jurídica revisará y aprobará documentos legales, remitidos por las autoridades y funcionarios que lo requieran, cuando a la solicitud escrita se adjunten los documentos a revisar o aprobar, así como los documentos de soporte del expediente.


requieran

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-02

Versión:

02

Vigencia:


Página:

17 de 28

E. Definiciones

Descripción

Definición

Asesor Legal

Es aquella persona autorizada para prestar asesoría en alguna rama del derecho, cualquier materia en área legal.

Asesoría Jurídica

Brinda información verbal y por escrita a quien necesito dentro de la institución para la resolución que tengan relación con la aplicación de leyes, normas reglamentos u otros en materia de derecho.

Revisar

Someter algo a nuevo examen para corregirlo, enmendarlo o repararlo.

Aprobar

Calificar o dar por bueno o suficiente algo o a alguien.


2309



requieran

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-02

Versión:

02

Vigencia:


Página:

18 de 28


No.

Nombre del formato

Anexos

1

Opinión Anexo 1

No.

Dirección/ Unidad / Puesto

Actividad

1

Dirección de Asesoría Jurídica

Envían solicitud de revisión y/o aprobación de documentos legales, se traslada la solicitud al director de asesoría jurídica, asigna expediente a Asesor Jurídico o profesional del Derecho, se realiza el proyecto y traslada a Director de Asesoría Jurídica para firma de aprobación, se remite al requirente el documento aprobado y se archiva copia de los documentos.

2



3

Director (a) de Asesoría Jurídica

Atiende la solicitud y asigna solicitud o expediente a Asesor Jurídico.

4

Asesor Jurídico

Recibe, analiza expediente y leyes aplicables al caso concreto, emite opinión o dictamen legal con su firma, y traslada expediente a Dirección de Asesoría Jurídica para firma.


2310


requieran

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-02

Versión:

02

Vigencia:


Página:

19 de 28

5



6



7


Archiva copia de los documentos.

Fin del proceso


2311


FIN

Recibe, firma y

traslada


solicitud

INICIO

Asesor Jurídico o

Profesional.


Jurídica


Asesoría Jurídica

Directores y puntos

focales

Archiva

Traslada documento

al requirente

Atiende

y

asigna

Solicitud de revisión o aprobación de documentos


requieran

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-02

Versión:

02

Vigencia:


Página:

20 de 28


2312

Procedimiento de asesoraria en materia legal al Secretario Ejecutivo y demás funcionarios, cuando

se requiera asistencia

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-03

Versión:

02

Vigencia:


Página:

21 de 28

ASESORAR EN MATERIA LEGAL

A. Objetivo

Asesorar en materia legal al Secretario Ejecutivo, y demás funcionarios de la

institución y cuando lo requieran, acompañarlos y asistirlos en las reuniones a las que concurran en cumplimiento de sus atribuciones.

B. Alcance

Aplica a Secretario Ejecutivo, Directores y demás funcionarios de la institución.

C. Referencia

Constitución Política de la República de Guatemala, Reglamento de La Ley de CONRED, Acuerdo Gubernativo Número 49-2012, y cualquier otra norma que dependiendo la necesidad sea necesaria aplicarla al caso en concreto.


La dirección de Asesoría Jurídica apoya al despacho superior y a la institución en general, con el fin de brindar asesoría en materia legal al Secretario Ejecutivo, y demás funcionarios de la institución y cuando lo requieran, acompañarlos y asistirlos en las reuniones a las que concurran en cumplimiento de sus atribuciones.


2313



CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-03

Versión:

02

Vigencia:


Página:

22 de 28

E. Definiciones

Descripción Definición

Asesor Legal

Es aquella persona autorizada para prestar asesoría en alguna rama del derecho, cualquier materia en área legal.

Asesoría Jurídica

Brinda información verbal y por escrita a quien necesito dentro de la institución para la resolución que tengan relación con la aplicación de leyes, normas reglamentos u otros en materia de derecho.


Procedimento de Asesoría en matéria legal al Secretário Ejecutivo y de más funcionários de La institución.

Procedimiento de acompañamiento y asistencia legal a funcionarios de la institución a lãs reuniones que concurran en cumplimiento de sus atribuciones.

G. Políticas

La Dirección de Asesoría Jurídica revisará y aprobará documentos legales, remitidos por las autoridades y funcionarios que lo requieran, cuando a la solicitud escrita o verbal.

La Dirección de Asesoría Jurídica dará acompañamiento al Secretario Ejecutivo a las reuniones que concurran en cumplimiento de sus atribuciones, cuando lo requiera.

La Dirección de Asesoría Jurídica dará acompañamiento a funcionarios de la institución a las reuniones que concurran en cumplimiento de sus atribuciones, cuando lo requieran de forma escrita.


2314




CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-03

Versión:

02

Vigencia:


Página:

23 de 28


No.

Nombre del formato

Anexos

1

Oficio Anexo 1

No.

Dirección Unidad / Puesto

Actividad

1

Dirección de Asesoría

Jurídica

Los Directores envían solicitud para acompañamiento y

asistencia en reuniones en que concurran en el cumplimiento de sus atribuciones

2



3

Director (a) de

Asesoría Jurídica

Atiende la solicitud y asigna solicitud o expediente a

Asesor Jurídico.

5



6



7


Archiva copia de los documentos.

Fin del proceso


2315


FIN

Recibe, firma y

traslada


solicitud

INICIO

Asesor Jurídico o

Profesional.


Jurídica


Asesoría Jurídica

Directores y puntos

focales

Archiva

Traslada opinión o dictamen al

requirente

Atiende

y

asigna

Solicitud de asistencia en reuniones



CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-PA-03

Versión:

02

Vigencia:


Página:

24 de 28

Manual de Procedimientos Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

2316

ANEXOS Formato Actual i

Anexos

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

25 de 28


2317

Guatemala, XX de XXX de XXXX Opinión Jurídica DAJ/xxx-20xx

DIRIGIDO A: ASUNTO: ANTECEDENTES: FUNDAMENTO LEGAL: ANÁLISIS LEGAL:

, por lo cual esta Dirección de Asesoría Jurídica con base en lo considerado y normas legales citadas emite la siguiente

Formato Actual iz ació n de l Man ual de Proce dim ientos

OPINION:

Firma Asesor Jurídico

Vo. Bo. Director (a) Asesoría Jurídica

Anexo 1

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

26 de 28

Formato Opinión Jurídica


2318

Anexo 2

CODIFICACIÓN:

CONRED-DAJ-MP-01

Versión:

02

Vigencia:


Página:

27 de 28

Formato Oficio

PROFESION: DIRIGIDO A: PUESTO: DIRECCIÓN O AREA QUE SOLICITA: SU DESPACHO

Contenido del oficio.

Firma Director(a) de Asesoría Jurídica

Guatemala, XX de XXX de XXXX OF – DAJ-xxx-20xx

Formato Actualización de Manual de Procedimientos

manual de procedimientos direcciÓn de asesorÍa …

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