manual de procedimientos - sicadsicad.sonora.gob.mx/archivos/temps/899.pdf · 1.1 responsable del...

Manual de Procedimientos

Unidad de Planeación y Transparencia

noviembre 2017

Manual de

Procedimientos

Unidad de Planeación y

Transparencia

Elaboró Presentó Validó

”Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26,

Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder

Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio

DS/1761-2017 de fecha 16/11/2017”.

Lic. Miguel Ángel Murillo Aispuro

Secretario de la Contraloría GeneralC.P. Gabriel Aboites Rascón Encargado

de Despacho de la Unidad de

Planeación e Innovación Institucional

C.P. Adolfo Enrique Clausen Iberri

Director General de ISSSTESON

ContenidoI. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Red de Procesos

IV. Lista Maestra

V. Presentación de los procedimientos

Introducción

El presente manual de procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y

mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones

realizadas en la Unidad de Planeación del Instituto, cuidando que estas atiendan a la misión del

gobierno estatal.

Contempla la red de procesos, la lista maestra de documentos, registro histórico así como los

procedimientos desarrollados.

Cabe señalar que este documento se actualiza en la medida que se presente modificaciones

en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura de la Unidad de Planeaci ón, o en

algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

1

Objetivo del Manual

Documentar la serie de procedimientos necesarios que se siguen para dar cumplimiento a

cada una de las principales funciones de la Unidad de Planeación, y de la misma manera tener

una forma ordenada de operar y dar certeza a los empleados y derechohabientes del trabajo que

actualmente se realiza en la Unidad de Planeación.

2

Facultad

No.

Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No,Dir.

RED DE PROCESOSInstituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora


Fecha de

ElaboraciónHojas

Código de la Red

20/03/2014

63-PLA-RP/Rev.02

Hoja 1 de 1

Procedimiento Productos Indicadores Cliente

4.15 C 3 01 Gestion de Direccion Alta

Dirección

Jefe de la Unidad de

Planeación y

Transparencia

Informe de respuesta

de acciones ejercidas

en seguimiento a

asuntos especiales

01 Integración de los Informes

Trimestrales de Cuenta Pública.

Programa Operativo anual y Cuenta

Pública

No. de metas cumplidas/No.

metas programadas del

Programa Operativo Anual/No.

de evaluación de la Cuenta

Publica recibidas

trimestralmente.

Internos:

Unidades

Administrativas del

Instituto, Hacienda y

Público en general.

Ciudadanos.

Registro de

incidencias de

asuntos atendidos


Dirección


Planeación y

Transparencia



en seguimiento a

asuntos especiales

02 Atención a solicitudes de

acceso a la Información

Pública.

Solicitudes de acceso a la

información pública respondidas

No. de solicitudes

respondidas./No. de solicitudes

aceptadas y/o rechazadas

Público en general.

Ciudadanos.

Registro de

incidencias de

asuntos atendidos


Dirección


Planeación y

Transparencia



en seguimiento a

asuntos especiales

03 Elaboración y Acto de

Entrega-Recepción.

Paquete E-R firmado, foliado y

recibido por la Secretaría de la

Contraloría General del Estado de

Sonora.

No. de solicitudes recibidas para

el trámite de E-R a través de

oficios.

Unidades

Administrativas y

Departamentos de

ISSSTESON.

Registro de

incidencias de

asuntos atendidos

Catálogo de Macroprocesos

1 Atención a la Salud

2 Prestación de Servicios Sociales y Económicas

3 Planeación, Programación y Presupuesto

Catálogo de Facultades

A Prestaciones Económicas

B Servicios de Salud

C Administración Institucional

D Vivienda

ValidóRevisóElaboró

C.P. Adolfo Enrique

Clausen Iberri Director

General de ISSSTESON

C.P. Gabriel Aboites

Rascón Encargado de

Despacho de la Unidad de

Planeación e Innovación

Institucional

L.A.P Joy Walkiria

Yeomans Rosas

Encargada de Calidad

Institucional

SIP-F01/REV.013

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta Pública.

63-PLA-P01/Rev.03

ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

FECHA DE EMISIÓN:


07/05/2018

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora

Cumplir con la correcta integración del Programa Operativo anual del Instituto, así como la elaboración y

presentación en tiempo y forma del Informe Trimestral de Cuenta Pública.

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Todas las Unidades Administrativas del Instituto y Órganos desconcentrados.

II.- ALCANCE

•POA: Programa Operativo Anual; es un instrumento de planeación que propicia la optimización del uso de

recursos del Instituto.

•ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .

•Instituto: ISSSTESON.

•Programa Anual: POA o en su caso, Programa Operativo Anual.

•Cuenta Pública: Principal sistema de evaluación Programática-Presupuestal, que se aplica al gasto público y que

debe presentar el Ejecutivo Estatal. La cual se presenta trimestralmente a la Secretaría de Hacienda del Estado.

•ETCA: Formato del Sistema Estatal de evaluación para el avance programático de los Organismos y Entidades de

la Administración Pública.

•Órgano de Gobierno: H. Junta Directiva.

•SSO: Sistema de Seguimiento de Objetivos.

•SIPPSE: Sistema de programación, presupuestación y seguimiento del Estado de Sonora.

III.- DEFINICIONES

IV.- REFERENCIAS

4

•Ley 38 Isssteson.

•Reglamento Interior de Isssteson.

INFORMACIÓN CONTABLE

•ETCA-I-01 Estado de Situación Financiera

•ETCA-I-02 Estado de Situación Financiera-Detallado-LDF

•ETCA-I-03 Estado de Actividades

•ETCA-I-04 Estado de Variación en la Hacienda Pública

•ETCA-I-05 Estado de Cambios en la Situación Financiera

•ETCA-I-06 Estado de Flujos de Efectivo

•ETCA-I-07 Estado Analítico del Activo

•ETCA-I-08 Estado Analítico de la Deuda y Otros Pasivos

•ETCA-I-09 Informe Analítico de la Deuda y Otros Pasivos-Detallado-LDF

•ETCA-I-10 Informe Analítico de Obligaciones Diferentes de Financiamiento-LDF

•ETCA-I-11 Informe sobre Pasivos Contingentes

•ETCA-I-12 Notas a los Estados Financieros

INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA

•ETCA-II-01 Estado Analítico de Ingresos

•ETCA-II-02 Estado Analítico de Ingresos Detallado-LDF

•ETCA-II-03 Conciliación entre los Ingresos Presupuestarios y Contables

•ETCA-II-04 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos

•ETCA-II-05 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Detallado-LDF Clasificación Por Objeto del

Gasto

•ETCA-II-06 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Económica (Por Tipo de Gasto)

•ETCA-II-07 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Por Unidad Administrativa

•ETCA-II-08 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Detallado-LDF Por Unidad Administrativa

•ETCA-II-09 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Administrativa, Por Poderes

•ETCA-II-10 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Administrativa, Por tipo de

Organismo o Entidad Paraestatal

•ETCA-II-11 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Clasificación Funcional (Finalidad y Función)

•ETCA-II-12 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos -Detallado-LDF Clasificación Funcional

(Finalidad y Función)

•ETCA-II-13 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos Por Partida del Gasto

•ETCA-II-14 Estado Analítico del Ejercicio Presupuesto de Egresos -Detallado-LDF (Clasificación de Servicios

Personales por Categoría)

•ETCA-II-15 Conciliación entre los Egresos Presupuestarios y los Gastos Contables

•ETCA-II-16 Endeudamiento Neto

•ETCA-II-17 Intereses de la Deuda

INFORMACIÓN PROGRAMÁTICA

•ETCA-III-01 Gasto por Categoría Programática

•ETCA-III-02 Gasto por Programa Presupuestario

•ETCA-III-03 Gasto por Proyectos de Inversión

•ETCA-III-04 Informe de Avance Programático

•ETCA-III-05 Matriz de Indicadores de Resultados

INFORMACIÓN COMPLETARIA-ANEXOS

•ETCA-IV-01 Indicadores de Postura Fiscal

•ETCA-IV-02 Balance Presupuestario-LDF

•ETCA-IV-03 Relación de Cuentas Bancarias Productivas Específicas

•ETCA-IV-04 Relación de Bienes que Componen su Patrimonio

•ETCA-IV-05 Relación de esquemas bursátiles y de coberturas financieras

•ANEXO Relación de esquemas bursátiles y de coberturas financieras

5

•Guía para la elaboración de informes trimestrales del estado de sonora ejercicio 2017 emitido por la Secretar ía de

Hacienda.

•Plan estatal del desarrollo 2016-2021.

•Base de datos de seguimiento de oficios en Excel.

•Base de datos de seguimiento de afectaciones presupuestales en Excel.

•El Programa Operativo Anual para el siguiente ejercicio fiscal debe ser solicitado a todas las áreas del Instituto

mediante oficio en el último trimestre año en curso para ser integrado y presentado para su aprobación en el mes de

Diciembre a la H. Junta Directiva.

•Para la integración del Programa Operativo Anual se utilizará el SSO, para lo cual se solicitará a las áreas del

Instituto mediante oficio elaborado los primeros días hábiles de cada mes, se registre el avance de sus metas en el

citado sistema.

•El avance programático mensual deberá presentarse a la H. Junta Directiva para su conocimiento.

•Para la presentación de los Informes Trimestrales se considera la Guía para la elaboración de los Informes

Trimestrales que emite la Secretaría de Hacienda al inicio de cada ejercicio fiscal, en la cual indica la fecha l ímite de

entrega, por lo que los primeros días hábiles del mes en el que se entregará el citado informe se enviará oficio a las

áreas requiriendo ya sea el avance programático, así como el llenado de los formatos ETCA que correspondan a su

área.

•Los formatos ETCA que entreguen las áreas deberán presentarse con firmas originales que son las que se

enviarán a la Secretaría de Hacienda en el paquete de Cuenta Pública.

•La persona responsable del POA se encargará de capturar el avance de las metas en el Sistema SIPPSE

trimestralmente como lo solicita la Secretaría de Hacienda.

•Para la evaluación del Programa Operativo Anual (POA) trimestral, las áreas deberán de resguardar la evidencia

que presentaron como avance programático registrado en el SSO, para presentarlo al auditor correspondiente.

V.- POLITICAS

Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo

VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS

N/A

Clave de Anexo Nombre

VII.- ANEXOS

Diagrama de flujo del procedimiento de Integración de los

Informes Trimestrales de Cuenta Pública.

63-PLA-P01-A01/Rev.03

6

http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-PLA-P01-A01-Rev.03.doc

NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1 Requerimiento de la información

1.1 Responsable del POA Elabora oficio solicitando el llenado de los

formatos ETCA a la Subdirección de Finanzas

y a la Subdirección de Servicios

Administrativos.

Oficio de Solicitud

2 Recabar Información

2.1 Responsable de recepción Recibe información de las distintas áreas del

Instituto, sellando de recibido para su registro

en Base de Datos de Registro en Excel,

turnando al Jefe de la Unidad.

2.2 Responsable de

Transferencias

Elabora el formato “Anexo”, el cual contiene

las afectaciones presupuestales que se

registraron en el trimestre correspondiente.

Formato “ANEXO”

2.3 Responsable del POA captura en el SIPPSE el avance de las metas,

al finalizar se genera el Reporte de Informe de

Avance Programático

ETCA-III-04, SIPPSE

2.4 Registra el avance de las metas en el Formato

ETCA (Excel) que la Secretaría de Hacienda

defina para ese rubro.

Formato Excel ETCA

3. Conformar Informe

3.1 Responsable de Cuenta

Pública

Conforme al listado de formatos que marca la

Guía para la elaboración de Informes

Trimestrales ordena la documentación y le

saca 2 juegos de copias.

Paquete de Informe Trimestral

3.2 Ordena la información electrónica enviada por

las áreas conforme el índice que marca el

archivo de “formatos” para remitir a Secretaría

de Hacienda.

Archivo Excel

3.3 Elabora oficio para envío de paquete a la

Secretaría de Hacienda con la documentación

que se recabó. Se turna a Jefe de Unidad para

su revisión y firma correspondiente.

Oficio para entrega de Cuenta

Pública con acuse de recibido

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Aprobó:Revisó:Elaboró:

SIP-F02/REV.02

C. Maria Jesús Elizabeth Lizardi

Romero / Responsable del POA

de la Unidad de Planeación y

Transparencia.

Mtro. Pedro Ángel Contreras

López / Director General de

ISSSTESON.

Ing. Fernando Ivan Navarro

Vazquez / Jefe de la Unidad de

Planeación y Transparencia.

7

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO




CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:

Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta Pública.

63-PLA-P01/Rev.03 07/05/2018 10:12:11a.m.

Hoja 1 de 1

No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación

Resguardo Disposición

final

Oficio de Solicitud1 Responsable del POA Papel 5 años Archivo de la Unidad

de Planeación

Archivo de la

Unidad de

Planeación

Formato Anexo2 Responsable de

Transferencias

Electrónico y/o

Papel

5 años Archivo de la Unidad

de Planeación

Archivo de la

Unidad de

Planeación

ETCA-III-043 Responsable del POA Electrónico 5 años Sistema de

Hacienda

Sistema de

Hacienda

Formato Excel ETCA4 Responsable del POA Electrónico 5 años Secretaría de

Hacienda

Secretaría de

Hacienda

Paquete de Informe

Trimestral

5 Responsable de Cuenta

Pública

Electrónico y/o

Papel


de Planeación

Archivo de la

Unidad de

Planeación

Archivo Excel6 Responsable de Cuenta

Pública

Electrónico 5 años Archivo de la Unidad

de Planeación

Archivo de la

Unidad de

Planeación

Oficio para entrega de

Cuenta Pública con

acuse de recibido

7 Responsable de Cuenta

Pública

Electrónico y/o

Papel


de Planeación

Archivo de la

Unidad de

Planeación

SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.

8

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de

SonoraUnidad de Planeación y Transparencia

Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO

Integración de los Informes Trimestrales de Cuenta

Pública.

63-PLA-P01/Rev.03

1 ¿Elaboró oficio solicitando el llenado de los formatos ETCA a la

Subdirección de Finanzas y a la Subdirección de Servicios

Administrativos?

2 ¿Recibió la información de las distintas áreas del Instituto el

Responsable de Recepción?

3 ¿El responsable de transferencias elaboró el formato “Anexo”, el

cual contiene las afectaciones presupuestales que se registraron

en el trimestre correspondiente?

4 ¿Se capturó en el Sistema de Hacienda el avance de las metas,

al finalizar se genera el Reporte de Informe de Avance

Programático?

5 ¿Registró el avance de las metas en el Formato ETCA (Excel)

que la Secretaría de Hacienda defina para ese rubro?

6 ¿Conformó el listado de formatos que marca la Guía para la

elaboración de Informes Trimestrales ordena la documentación y

le saca 2 juegos de copias?

7 ¿Ordenó la información electrónica enviada por las áreas

conforme el índice que marca el archivo de “formatos” para

remitir a Secretaría de Hacienda?

8 ¿Elaboró oficio para envío de paquete a la Secretaría de

Hacienda con la documentación que se recabó. Se turna a Jefe

de Unidad para su revisión y firma correspondiente?

SIP-F04/REV.019



Atención a solicitudes de acceso a la Información Pública.

63-PLA-P02/Rev.03


FECHA DE EMISIÓN:


07/05/2018


Responder las solicitudes de información pública que reciba ISSSTESON, por medio del Sistema de Solicitudes

Infomex y a través de la Unidad de Enlace del Instituto.


Toda persona que solicite información de conformidad con la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de

Sonora, referente al Instituto.

II.- ALCANCE

•ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .

•Ley: Ley de Acceso de la Información Pública del Estado de Sonora.

•Unidad de enlace: Unidad administrativa del sujeto obligado oficial, designada para atender las solicitudes de

acceso a la información pública del estado de Sonora, para el caso de ISSSTESON es la Unidad de Planeación del

Desarrollo.

•Sujetos obligados: En singular o en plural, las dependencias, entidades, órganos e instituciones y sus servidores

públicos referidos en las fracciones I a VI del art ículo 2 de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de

Sonora.

•Información pública: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, administren, obtengan,

adquieran, transformen, posean o conserven por cualquier título.

•Información restringida: La que se encuentre en alguno de los supuestos de excepción que establece la Ley.

•Solicitante: Persona física o moral que solicita la información pública.

•Solicitud: Solicitud de acceso a la información que requiere la persona.

•Enlace: Persona designada por el Jefe de Unidad administrativa para dar respuesta a lo solicitado en su área de

adscripción.

•LAIPESS: Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

•INFOMEX SONORA: Sistema de solicitudes de información pública del estado de Sonora

III.- DEFINICIONES

•Ley 38 ISSSTESON.

•Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.

•Reglamento de ISSSTESON.

•Infomex Sonora.

IV.- REFERENCIAS

V.- POLITICAS

10

•Se debe contar con un enlace en las unidades administrativas, para dar seguimiento a las solicitudes de acceso a

la información pública recibidas en su campo de aplicación.

•La solicitud de información podrá efectuarse en forma escrita o verbal manera personal o telef ónicamente, o

mediante un sistema electrónico vía remota o a través de la página en Internet del Portal de Transparencia del

Gobierno del Estado de Sonora.

•Las solicitudes se recibirán únicamente en días horas hábiles, consideradas para el efecto, los días de lunes a

viernes, con horario de atención a partir de las 8:00 horas hasta las 15:00 horas.

•Serán días inhábiles los días sábados y domingos, y los demás días señalados como tales por la Ley del Servicio

Civil del Estado de Sonora y los igualmente señalados por las autoridades competentes. Las solicitudes que se

presenten en días inhábiles y fuera del horario señalado, se registrarán al día siguiente inmediato hábil para efectos

de los cómputos de los plazos a que se refiere la Ley.

•La solicitud de información pública debe reunir los datos estipulados en el artículo 38 de la LAIPESS.

•La solicitud será rechazada cuando la información no esté a disposición del Instituto, en los términos previstos del

artículo 44 de la Ley. La solicitud será declinada por razón de competencia, para lo cual se observará lo dispuesto en

el último párrafo del artículo 38 de la LAIPESS. Cuando la información solicitada sea de acceso restringido, la falta de

notificación se entenderá como solicitud negada.

•Cuando el cuarto de contienda de la contraloría solicite una petición por tratarse de información delicada, el Jefe de

la Unidad de enlace se la debe de enviar para su análisis y que proporcione posibles soluciones.

•Dentro de los cinco días hábiles siguientes al del registro de la solicitud, la unidad de enlace notificará al

solicitante la aceptación, rechazo o declinación de su solicitud y, en su caso, el costo y los medios por los cuales se

hará entrega de la información.



N/A


VII.- ANEXOS

ADiagrama de flujo del procedimiento de atención a

solicitudes de acceso a la información pública

63-PLA-P02-A01/Rev.03

11

http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-PLA-P02-A01-Rev.03.docx





Institucional.

Autoriza se envíe respuesta al Coordinador

Administrativo. Salto al paso 4.1

1 Recepción de solicitud.

1.1 Encargada de Transparencia Recibe solicitud de información.

“Si se recibe personalmente la información”

Salto a paso 1.4

“Si se recibe a través del Sistema Informex”

1.2 Revisa el detalle de la solicitud.

“Si es competencia del Instituto”

Salto a paso 1.5

“En caso contrario”

1.3 Declina a la dependencia que corresponda

1.4 Captura datos solicitados por Infomex.

1.5 Imprime la Solicitud de Información. Solicitud de Acceso a la

Información Pública del

Estado de Sonora.

2 Envío de solicitud.

2.1 Encargada de Transparencia Solicita al Asistente de la Unidad, realice oficio

al Jefe de la unidad administrativa, que le

compete la información requerida

2.2 Solicita al Jefe de la Unidad de Enlace firma en

oficio y procede a su entrega.

Oficio solicitando información.

3 Recepción de información.

3.1 Revisa respuesta a la solicitud. Salto al paso

4.1.

“En caso de rechazo”

3.2 Informa al Jefe de la Unidad de Enlace de las

razones del rechazo de la solicitud.

3.3 Jefe de la Unidad de


Institucional.

Autoriza se envíe respuesta al Coordinador

Administrativo. Salto al paso 4.1

4 Entrega de respuesta.

4.1 Encargada de Transparencia Genera respuesta al solicitante.

4.2 Envía respuesta al solicitante y archiva

documento adjunto según su folio en lugar

correspondiente.

Respuesta a solicitud.


12


SIP-F02/REV.02

Lic. Tania Luz Pliego Perla /

Encargada del Portal de

Transparencia de la Unidad de

Planeación y Transparencia


López / Director General de

ISSSTESON.




13






Atención a solicitudes de acceso a la Información Pública.

63-PLA-P02/Rev.03 07/05/2018 10:12:38a.m.

Hoja 1 de 1



final

Solicitud de Acceso a la

Información Pública del

Estado de Sonora.

1 Jefe de la Unidad de

Planeación.

Electrónico y/o

Papel


de Planeación.

Archivo de la

Unidad de

Planeación

Oficio solicitando

información.


Planeación.

Electrónico y/o

Papel


de Planeación.

Archivo de la

Unidad de

Planeación.

Respuesta a solicitud.3 Jefe de la Unidad de

Planeación.

Electrónico y/o

Papel


de Planeación.

Archivo de la

Unidad de

Planeación.


14







Atención a solicitudes de acceso a la Información

Pública.

63-PLA-P02/Rev.03

1 ¿Se envió solicitud de información al enlace de la unidad

administrativa que compete?

2 ¿Se recibió aceptación o rechazo de información de unidad

administrativa competente?

3 ¿Se informó al solicitante de su aceptación o rechazo de

información?

4 ¿El Jefe de la Unidad de Enlace, revisó respuesta a solicitud

enviada por unidad administrativa competente?

5 ¿Se archivaron documentos según su folio de recepción?

SIP-F04/REV.0115



Elaboración y Acto de Entrega-Recepción.

63-PLA-P03/Rev.02


FECHA DE EMISIÓN:


07/05/2018


Garantizar la continuidad de la función pública y demás gestiones administrativas, a través de la elaboración y acto

de Entrega-Recepción del Servidor Público Saliente, quien al concluir su cargo, entrega evidencia documental de los

recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales, así como asuntos de su competencia, a quien recibe en

carácter de Servidor Público Entrante.


A todas las Unidades, Subdirecciones, Departamentos, Hospitales y Policl ínicos de ISSSTESON.

II.- ALCANCE

ISSSTESON: Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .

E-R: Entrega-Recepción.

Unidad Administrativa: Según lo estipulado en la estructura orgánica del Reglamento Interior de ISSSTESON.

Sujeto Obligado: Al Titular de la Dependencia y demás Titulares de las Unidades Administrativas.

Plataforma: Sistema tecnológico SIR para Entregas-Recepciones.

Coordinador Interno: Titular de la Unidad de Planeación e Innovación Institucional, Servidor Público designado por el

Titular de la Dependencia, según términos del Artículo 13 del Reglamento de Entrega-Recepción para el Estado de

Sonora.

Plantillas: Formatos pre-establecidos en los lineamientos para la operación de la plataforma.

Paquete E-R: Contenido de la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos con las plantillas e información

generada por su área.

Unidad de Planeación: Unidad de Planeación e Innovación Institucional.

Acta Circunstanciada: Documento en el cual el Servidor Público, hace constar con toda claridad los hechos y

omisiones observados durante el procedimiento de E-R, con base en el cual, la autoridad emitirá la resolución

correspondiente al proceso administrativo establecido.

III.- DEFINICIONES

IV.- REFERENCIAS

16

•Ley 38 de ISSSTESON.

•Reglamento Interior del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Sonora .

•Decreto que crean el Sistema de Información de Acciones de Gobierno del Estado. B.O No. 46 Secc. III Jueves 6

de Diciembre del año 2017.

•Decreto que Reforma, Deroga, Adiciona diversas disposiciones al Decreto que Crea el Sistema de Informaci ón de

Acciones de Gobierno No. 26 Sección IV. Jueves 29 de Marzo del 2012.

•Lineamientos para el cumplimiento del Decreto que crea el Sistema de Informaci ón de Acciones del Gobierno.

Capitulo III. Artículo 17.No. 12 Secc. IV. Jueves 9 de Agosto del 2012.

•Ley 176, de Entrega-Recepción para el Estado de Sonora. Boletín Oficial Número 48, Secc. II, Lunes 16 de Junio

del 2014.

•Reglamento de la Ley de Entrega-Recepción para el Estado. Boletín Oficial Número 11, Secc. II, Jueves 5 de

Febrero del 2015.

•Lineamientos para la operación del Sistema para la Entrega-Recepción de los Servidores Públicos del Poder

Ejecutivo del Estado De Sonora.

•Reforma de Lineamientos del Sistema de Entrega-Recepción. Boletín Oficial Número 24, Secc. II, Jueves 23 de

Marzo del 2017.

V.- POLITICAS

17

•Enviar solicitud de E-R mediante oficio a la Unidad de Planeación.

•Con motivo de la E-R el Servidor Público Saliente, deberá actualizar la información de las plantillas asignadas por

la Unidad de Planeación, para crear el paquete de E-R.

•El Servidor Público Saliente deberá entregar los siguientes documentos:

Para la firma del Acta de E-R se solicitará:

•Lugar, fecha y hora donde se llevará a cabo la E-R.

•Oficio de renuncia (al puesto o comisión) del Servidor Público Saliente.

•Nombramiento del Servidor Público Entrante (NOTA: las Unidades, Subdirecciones y Hospitales, el oficio del

nombramiento deberá ser expedido por el Director General de ISSSTESON ó en su caso por el Poder Ejecutivo).

•Credencial de elector de un testigo para el Servidor Público Entrante y otro para el Servidor Público Saliente; los

testigos deberán ser de la misma área de Entrega-Recepción.

Para el informe de gestión se solicitará los siguientes documentos:

•Actividades emprendidas y resultados obtenidos durante su gesti ón, que deberá contener los siguientes

elementos:

•Informe descriptivo de las actividades efectuadas durante el per íodo, así como de los resultados que se hayan

obtenido, especificando dichas actividades, por unidad administrativa de la dependencia o entidad; realizar cortes

informativos anuales a partir del inicio de la presente administración.

•Situación Laboral: Indicar tipo y número de plazas con que cuenta la unidad administrativa y cualquier informaci ón

que consideren pertinente.

•Situación jurídica: Referir de manera general todos los asuntos jur ídicos en proceso, en los que se encuentre

involucrada la Unidad Administrativa a la fecha de término o retiro.

•Situación Presupuestal: Indicar monto del presupuesto asignado y el avance porcentual a la fecha del informe.

•Asunto en trámite: nombre del asunto, fecha de inicio, situación actual, referir el avance del asunto, así como las

actividades pendientes para concluirlo, fecha de vencimiento.

•Observaciones pendientes de solventar: Indicar la instancia que generó la observaci ón, ejercicio correspondiente y

no. de observaciones pendientes.

Recursos humanos.

•El Servidor Público Saliente, deberá solicitar al Departamento de Recursos Humanos la plantilla del Personal del

área de entrega (sólo aplica a Departamentos de ISSSTESON).

Recursos Materiales.

•El Servidor Público Saliente, deberá solicitar al Departamento de Control de Bienes los siguientes elementos :

Inventario de mobiliario, inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo de transporte, (solo aplica el inventario

de equipo de transporte si el Departamento tiene asignado algún vehículo oficial de ISSSTESON).

Recursos Financieros.

•Actas de arqueo de caja de fondos fijos y revolventes, el Servidor Público Saliente, deberá entregar al

Departamento de Contabilidad, por medio de oficio, la solicitud de cancelaci ón del fondo revolvente y entregar a la

Unidad de Planeación, la evidencia por oficio (aplica sólo a los Departamentos que tienen asignada la caja chica).

•La información deberá poseer como fecha de corte, la comprendida en un per íodo no mayor de 20 días antes de

que se celebre la E-R.

18

•El Servidor Público Saliente tendrá como mínimo, 5 días hábiles posteriores a su renuncia oficial para entregar la

documentación solicitada completa.

•El Servidor Público Entrante, posterior a la firma de Acta de E-R, tendrá 30 días hábiles para la revisión de la

documentación recibida y aclaración de dudas.

•Todo paquete de E-R del Sujeto Obligado, deberá foliarse y firmarse por ambos Servidores Públicos por

cuadruplicado cada hoja de su contentido.

•En caso de que el Servidor Público Entrante o designado, detecte alguna irregularidad en relaci ón contenida del

acta, anexos e informe, podrá informar a la Unidad de Planeación, mediante oficio, con copia al Órgano de Control y

Desarrollo Administrativo, dentro del periodo de los 30 días hábiles. (Art. 15 Ley E-R)

•Se realizará Acta Circunstanciada, con asistencia de dos testigos, dejando constancia del estado en el que se

encuentren los recursos y asuntos asignados, haciéndolo del conocimiento del superior jerárquico y/o Contraloría

Interna (Órgano de Control y Desarrollo Administrativo) para su conocimiento y efectos legales correspondientes .

Sólo se consideran como causas justificadas: deceso, incapacidad f ísica o mental, reclusión o prisión preventiva por

motivo de una causa de naturaleza penal.



N/A


VII.- ANEXOS

Diagrama de Flujo del Procedimiento de Elaboración y Acto

de Entrega- Recepción.

63-PLA-P03-A01/Rev.02

19

http://sicad.sonora.gob.mx/Archivos/41/63-PLA-P03-A01-Rev.02.doc



1 Solicitud del servidor público saliente su

elaboración de Entrega-Recepción.

1.1 Solicita el Servidor Público Saliente o el área,

que se realice la E-R mediante oficio al Jefe de

la Unidad de Planeación.

Oficio de solicitud E-R

1.2 Secretaria de la Unidad de

Planeación.

Recibe oficio del solicitante y turna a Jefe de la

Unidad.

1.3


Planeación.

Verifica el oficio y turna al Encargado(a) del

SIA para su elaboración y respuesta.

“ Si el Servidor Público Saliente es Sujeto

Obligado”

1.4 Encargada del SIA Asigna dentro de la plataforma, las plantillas

correspondientes al rubro de Informe de

Gestión para que el Servidor Público Saliente

proceda al llenado de sus plantillas.

1.5 Solicita a las Unidades Administrativas que

cuentan con plantillas de modo Concentradora

la actualización de la información del área

solicitante. Salto a paso 1.7

“ Si el Servidor Público Saliente no es

Sujeto Obligado”

1.6 Encargada del SIA Envía respuesta del oficio al área solicitante

anexando todos los requisitos para el trámite

E-R.

Oficio de respuesta de E-R.

1.7 Recibe y verifica toda la documentación

electrónica en la plataforma o en papel para la

elaboración del paquete de E-R.

“Si falta información”

1.8 Encargada del SIA Notifica mediante correo electrónico o por

oficio, la información faltante al enlace del

Servidor Público Saliente; o en su caso, el Jefe

de la Unidad de Planeación notifica al Servidor

Público Saliente la información faltante, salto

al paso 1.7 del procedimiento.

“Si la información está completa”

1.9 Encargada del SIA Procede a crear el corte del paquete de E-R.

2. Elaboración del acta de Entrega-Recepción.

20

2.1 Encargada del SIA Plasma en el Acta de E-R lo siguiente:

• Fecha, hora exacta y lugar en donde se

llevará a cabo los hechos.

• Nombre del Servidor Público que deja de

ocupar el cargo y nombre del Servidor Público

que lo sustituye.

• Fecha y número de oficio del

nombramiento del servidor público entrante.

• Nombre, dirección y número de credencial

para votar del testigo del Servidor Público

Entrante y Saliente.

• Enlista todas las plantillas que se

agregaron al paquete de E-R.

• Invita y plasma en el acta, dos testigos del

área del Órgano de Control y Desarrollo

Administrativo para que verifiquen la veracidad

de la información de la E-R contenida en el

acta, anexos e informes.

Acta de E-R.

2.2 Procede al armado de paquete de

Entrega-Recepción.

3 Armado de paquetes Entrega-Recepción.

“ Si el Servidor Público Saliente es Sujeto

Obligado”

3.1 Encargada del SIA Imprime paquete de E-R y agrega folio con

número consecutivo correspondiente en todas

sus hojas, el cual debe de coincidir con el

contenido del corte registrado en la plataforma.

Paquete de E-R

3.2 Genera 3 paquetes más de E-R, formando 4

en total, anexando las actas y

distribuyéndolos de la siguiente manera:

1 ejemplar para el Servidor Público Saliente

1 ejemplar para el Servidor Público Entrante

1 ejemplar para la Unidad de Planeación

1 ejemplar para la Secretaría de la Contraloría

General

(Salto a paso 3.4)

“ Si el Servidor Público Saliente no es Sujeto

Obligado”

3.3 Introduce y separa las 4 actas de

Entrega-Recepción impresas y los 4 CDs

magnéticos en 4 folders diferentes

Paquete de E-R en CD.

3.4 Comunica al Jefe de la Unidad de Planeación,

al término del armado de paquetes para

proceder a la invitación de los Sujetos

involucrados en la Entrega-Recepción.

4. Invitación a los sujetos involucrados a la

Entrega-Recepción.


Planeación

Invita personalmente o telefónicamente a los

sujetos involucrados y plasmados en el acta

de E-R para su asistencia, indicándoles fecha,

hora exacta y lugar en donde se llevará a cabo

los hechos.

4.2 Procede a la realización de acto de E-R.

5. Realización y término de Acto

Entrega-Recepción.


Planeación

Reúne a todos los sujetos involucrados en el

lugar en donde se llevara a cabo el Acto de

Entrega-Recepción.

21

5.2 Preside la reunión dando lectura al Acta de

Entrega-Recepción y el contenido del paquete.

5.3 Entrega al Servidor Público Entrante, Saliente,

testigos y Órgano de Control los 4 folders para

su firma.

5.4 Verifica si las 4 Actas de E-R contienen todas

las firmas y antefirmas de los sujetos

involucrados.

5.5 Entrega a los Sujetos Obligados, los 4

paquetes para la firma en las hojas anexas y

foliadas del paquete de E-R.

5.6 Notifica al Servidor Público Entrante posterior a

la firma de acta de E-R, que tendrá 30 días

hábiles para la revisión de la documentación

recibida y aclaración de dudas.

“ Cierre del acto de entrega-recepción”

5.7 Envía paquete de E-R foliado y firmado por los

Sujetos Obligados, mediante oficio a la

Secretaría de la Contraloría General para su

conocimiento.

Oficio de envío Paquete de

E-R

5.8 Archiva oficio anexando el paquete de E-R

para su resguardo.



SIP-F02/REV.02

Ing. Sandra Lizbeth Herrera

Landavazo Encargada del SIA

de la Unidad de Planeacion y

Transparencia.


López / Director General del

ISSSTESON.




22







63-PLA-P03/Rev.02 07/05/2018 10:19:03a.m.

Hoja 1 de 1



final

Oficio de solicitud E-R1 Secretaria de la Unidad de

Planeación.

Papel 5 años Carpeta E-R de la

Unidad de

Planeación

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación

Oficio de respuesta de

E-R.

2 Secretaria de la Unidad de

Planeación.


Unidad de

Planeación

Archivo

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación

Acta de E-R.3 Encargada del SIA Papel 5 años Carpeta E-R de la

Unidad de

Planeación

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación

Paquete de E-R4 Encargada del SIA Electrónico y/o

Papel

5 años Carpeta E-R de la

Unidad de

Planeación

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación

Paquete de E-R en CD.5 Encargada del SIA Electrónico y/o

Papel

5 años Carpeta E-R de la

Unidad de

Planeación

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación

Oficio de envío Paquete

de E-R


Planeacion


Unidad de

Planeación

Carpeta E-R de

la Unidad de

Planeación


23








63-PLA-P03/Rev.02

1 ¿El objetivo refleja lo que se espera lograr con la ejecución del

procedimiento?

2 ¿El campo definiciones refiere todas las siglas, palabras

desconocidas, que se presten a

interpretaciones erróneas, conceptos especializados y

abreviaturas incluidos en el

procedimiento?

3 ¿Se establecieron las referencias específicas del procedimiento,

es decir las relaciones o

vínculos con otros elementos (leyes, guías, otros procedimiento,

entre otros.)?

4 ¿Se establecieron las políticas del procedimiento?

5 ¿Se dividió el procedimiento en actividades sustantivas y

detalladas?

6 ¿Se describieron en orden cronológico y secuencial todas y

cada una de las actividades

que conforman el procedimiento?

7 ¿Su secuencia operativa es correcta? Es decir, si se llevan a

cabo las actividades tal

como se describieron ¿es posible completar el procedimiento ó

se “interrumpe” en

alguna actividad?

8 ¿Se identificaron los registros necesarios en su columna

correspondiente?

9 ¿Se elaboró el diagrama de flujo del procedimiento?

10 ¿Se describieron en el campo “Formatos e Instructivos” del

formato “Elaboración de

procedimientos” el nombre de los formatos e instructivos del

procedimiento?

11 ¿Se describieron en el campo “anexos” del formato “elaboración

del procedimientos” el

nombre del diagrama de flujo y demás anexos del

procedimiento?

24

12 ¿Se adjuntaron los formatos, instructivos y anexos al

procedimiento?

13 ¿Se ingreso nombre y puesto de los responsables de

elaboración, revisión y aprobación

del procedimiento?

SIP-F04/REV.0125

manual de procedimientos - sicadsicad.sonora.gob.mx/archivos/temps/899.pdf · 1.1 responsable del...

Documents