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7/21/2019 Manual de Procedimiento.pdf

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Manual de Procedimientopara la Suscripción de

Convenios y Acuerdos deCooperación Académica,Científica y Cultural



Manual de Procedimientopara la Suscripción de

Convenios y Acuerdos deCooperación Académica,

Científica y Cultural



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Indice

I JUSTIFICACIÓN ..............................................................................4

II POLÍTICAS ......................................................................................4

III OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS CONVENIOS ..........5

IV RESPONSABILIDADES DE LAS PERSONAS E INSTANCIAS INVO-LUCRADAS EN LOS CONVENIOS ...................................................6

V CRITERIOS PARTICULARES ........................................................8

VI TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS ..............................8

6.1 Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación compete a laSEDEAI .............................................................................................10

6.2 Otros documentos cuya tramitación corresponde a la SEDEAI ...11

ANEXO I - Datos básicos que debe contener la solicitud de Convenioso Acuerdos .........................................................................................11

ANEXO II - Elementos básicos a tener en cuenta para el seguimientode Convenios o Acuerdos ..................................................................11



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I - JUSTIFICACIÓN

Los Convenios y Acuerdos de Cooperación Académica, Científicay Cultural a nivel nacional e internacional son instrumentos de laUniversidad Católica de Córdoba (UCC) para fortalecer sus funciones

sustantivas de Docencia, Investigación, Extensión y ResponsabilidadSocial Universitaria atento a su misión institucional de formar Hombresde Ciencia, Conciencia y Compromiso inspirada en el ideal ignacianode superar constantemente los niveles de exigencia.

Dichos Convenios y Acuerdos plasman la decisión de mutua colabora-ción entre la UCC y otra u otras instituciones y organismos públicos yprivados para el mejor logro de sus objetivos de Desarrollo Institucionaly Académico.

Es política de la UCC supervisar todos los Convenios y Acuerdosque celebran sus Unidades Académicas y Administrativas a travésde la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales (SEDEAI),responsable de fortalecer el vínculo de ésta con otras instituciones deEducación Superior e Investigación; con los sectores público, privado ysocial; como así también con organismos internacionales, fundacionesy agencias de apoyo a la educación.

El siguiente documento describe el procedimiento que se ha de seguirpara establecer un Convenio o Acuerdo con la UCC.

II - POLÍTICAS

1. Los Convenios y/o Acuerdos suscriptos por la UCC procurarán con-cretar el logro de los objetivos de Desarrollo Institucional a través delas líneas estratégicas establecidas.

2. Registro de Convenios: Todos los Convenios y/o Acuerdos debenser revisados, aprobados y registrados por la Oficina Técnica de

Convenios de la Secretaría de Desarrollo y Asuntos Internacionales(OTC-SEDEAI). Los ejemplares originales de todos los convenios y/oacuerdos permanecerán bajo la custodia de la Secretaría Académicade la UCC y deberán estar acompañados del correspondiente Formu-lario de Alta en el SIUCC.

3. Responsable de la Revisión de Convenios: La OTC-SEDEAI es laresponsable de la revisión de todos los convenios y/o acuerdos sus-criptos por la UCC previo a su firma.

4. Responsables de la Ejecución de Convenios: Las Unidades Acadé-



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micas, la SEDEAI, el Vicerrectorado de Medio Universitario (VRMU)y la Unidad de Vinculación Tecnológica de la UCC son responsablesde la promoción, instrumentación, seguimiento y evaluación de losconvenios y/o acuerdos suscriptos por la UCC, según se describe en elpunto IV del presente Manual de Procedimientos.

5. Erogación Económica: Cuando un convenio y/o acuerdo requie-ra la erogación de recursos económicos y/o de infraestructura, sedeberá contar con la asignación presupuestaria de la(s) Unidad(es)Académica(s) involucrada(s), el VRMU o la Unidad de VinculaciónTecnológica UCC, según correspondiere.

6. Convenios que impliquen Recepción de Fondos: Cuando unconvenio y/o acuerdo requiera para su realización recursos financie-ros externos (donativos en dinero o en especie, patrocinios, créditos

blandos, etc.) provenientes de Fundaciones, Agencias de CooperaciónInternacional, ONGs, instituciones públicas o privadas, o personasfísicas, deberá intervenir la instancia a la que correspondiera la gestióny tramitación oficial de dichos recursos en la UCC.

7. Suscripción de Convenios y Acuerdos – Firmas Autorizadas: Sólo elRector, el Vicerrector Académico o la persona que el Rector expresa-mente designe están autorizados a suscribir convenios y acuerdos.

8. Para contribuir al cumplimiento inmediato de los compromisos y

generar instancias de cooperación tangibles, cuando se firme un Con-venio Marco se procurará firmar, al mismo tiempo, un primer AcuerdoEspecífico.

III - OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DELOS CONVENIOS Y ACUERDOS

La iniciativa para establecer un Convenio o Acuerdo tiene múltiplesorígenes. En todos los casos, se deberá presentar una primera comu-

nicación a la OTC-SEDEAI en la que se expresen las característicasbásicas del Convenio y/o Acuerdo que se quiere establecer.Una vez recibida la comunicación, la OTC-SEDEAI colaborará conlos interesados en la determinación del tipo de instrumento a utilizar ygestionará la firma del documento por parte de la autoridad de la UCCcorrespondiente según el tipo de convenio y/o acuerdo.Tras la firma del documento, el Responsable Operativo comunicará a laOTC-SEDEAI toda actividad desarrollada en el marco del convenio y/oacuerdo y la registrará en el SIUCC.A continuación se describen las instancias correspondientes para el

establecimiento de los convenios y acuerdos.



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Pasos a seguir en la elaboración de los Convenios y Acuerdos:1. El Decano, Secretario Técnico o Coordinador de la Unidad Aca-démica, Área o instancia de apoyo comunicará por escrito a la OTC-SEDEAI su deseo de establecer un Convenio y/o Acuerdo según loestablecido en el Anexo I.

2. La OTC-SEDEAI analizará los aspectos institucionales, legales, fi-nancieros y asesorará respecto del tipo de instrumento a utilizar y harálas observaciones pertinentes que informará luego a la autoridad de laUCC promotora del convenio y/o acuerdo.

3. Una vez que la autoridad de la UCC promotora del convenio y/oacuerdo haya revisado e incorporado las observaciones que considera-ra pertinentes, la OTC-SEDEAI realizará una revisión final del docu-mento y establecerá la fecha para la firma del mismo.

4. La Secretaría Académica de la UCC incorporará en el SIUCC losconvenios y/o acuerdos firmados según lo informado en el Formulariode Alta de Convenios Marco y Acuerdos Específicos (Anexo II - Formu-larios Modelo). Por su parte, la OTC-SEDEAI difundirá todo convenioy/o acuerdo internacional firmado, incorporándolo al Cuadernillo deConvenios Internacionales.

IV- RESPONSABILIDADES DE LAS PERSO-NAS E INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN LOSCONVENIOS Y ACUERDOS

DEL RECTOR- Autorizar, mediante firma, los Convenios Marco como así tambiéntodo convenio y/o acuerdo, que por su importancia requiera de la firmadel Rector.- Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/o

acuerdos que demanden su presencia.DEL VICERRECTOR ACADÉMICO- Autorizar, mediante firma, los convenios y/o acuerdos cuya competen-cia e importancia requieran de la firma del Vicerrector.- Autorizar, mediante firma y por delegación del Rector, los conveniosy/o acuerdos cuya importancia requieran de su firma.- Presidir los actos protocolarios de firma de aquellos convenios y/oacuerdos que demanden su presencia.DEL VICERRECTOR DE ECONOMÍA

- Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compro-



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misos relativos a recursos económicos.

DEL SECRETARIO DE DESARROLLO Y ASUNTOS INTERNACIONA-LES- Participar a través de la Oficina Técnica de Convenios, en el análisisde los convenios y/o acuerdos que revistan importancia singular parala UCC.- Conducir los actos protocolarios de firma de convenios y/o acuerdosque así lo requieran.

DEL SECRETARIO ACADÉMICO- Revisar y autorizar los convenios y/o acuerdos que impliquen compro-misos relativos a reconocimientos académicos.

DE LOS DECANOS

- Dar su visto bueno al inicio de las gestiones para la concreción de unconvenio y/o acuerdo.- Solicitar la redacción del convenio y/o acuerdo según las líneas dedesarrollo estratégico de la unidad académica correspondiente.- Designar a los Responsables Operativos.- Asistir, de ser menester, a los actos protocolarios de firma de conve-nios y/o acuerdos en que su área esté involucrada.- Asignar, conforme a presupuesto y procedimientos establecidos, losrecursos financieros necesarios para la puesta en marcha de las activi-dades emanadas de los convenios y/o acuerdos.

- Participar en el seguimiento y evaluación de las actividades y respon-sabilidades contempladas en los Convenios y/o Acuerdos de su área.

DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS Y COORDINADORES DE ÁREA- Coadyuvar en la gestión y concreción del convenio y/o acuerdo.

DEL ADMINISTRADOR GENERAL- Revisar y dar el Visto Bueno a los convenios y/o acuerdos que impli-quen compromisos relativos a la formación de recursos humanos y/ode infraestructura.

DEL ASESOR LEGAL- Analizar y dar el Visto Bueno a todos los convenios y/o acuerdos dela UCC.

DEL RESPONSABLE OPERATIVO- Completar el Formulario de Alta en el SIUCC (Anexo II – FormulariosModelo) para ser elevado a la OTC-SEDEAI conjuntamente con eloriginal del instrumento.- Instrumentar la ejecución de las actividades previstas en el Convenio

y/o Acuerdo.



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- Registrar anualmente en el SIUCC las actividades concretadas segúnlo establecido en los convenios y/o acuerdos.- Elaborar informes sobre las actividades y resultados del convenio y/oacuerdo, colaborar con la OTC-SEDEAI en su evaluación, y formularpropuestas para su continuidad o modificación.

DE LA OFICINA TÉCNICA DE CONVENIOS – SEDEAI- Analizar las propuestas iniciales de Convenios y Acuerdos.- Elevar al Asesor Legal y a las instancias competentes el documentopara su Visto Bueno.- Realizar las observaciones pertinentes sobre la propuesta de conve-nio y/o acuerdo según lo indicado por el Asesor Legal y/o las instan-cias competentes de la Universidad y enviar nuevamente el documentoa la dependencia solicitante para su revisión.- Receptar y revisar la versión definitiva del convenio y/o acuerdo

devuelta por su autoridad promotora y elevar a la firma de la autoridadcorrespondiente.- Organizar el acto protocolario de firma de Convenio, si fuera menes-ter.- Verificar los datos consignados en el Formulario de Alta en el SIUCCy entregarlo en Secretaría Académica junto con el convenio y/o acuer-do original.- Difundir los Convenios y Acuerdos que se suscriban.- Evaluar las actividades y responsabilidades emanadas de unconvenio y/o Acuerdo conjuntamente con el(los) Responsable(s)

Operativo(s) y la(s) dependencia(s) involucrada(s) para proceder a larenovación, modificación, rescisión o finalización de los compromisos.

V- CRITERIOS PARTICULARES

5.1 En caso de que la contraparte incumpliera con lo establecido enel convenio y/o acuerdo, la OTC-SEDEAI informará a las autoridadescorrespondientes la decisión de rescindir el compromiso.5.2 La OTC-SEDEAI de común acuerdo con la autoridad promotora deun convenio y/o acuerdo rescindirá los compromisos establecidos en elmismo si la evaluación parcial o final de resultados no fuera satisfacto-ria.

VI- TIPOLOGÍA DE CONVENIOS Y ACUERDOS

Los convenios y los acuerdos son documentos que reflejan el o losprogramas de colaboración acordados entre dos o más instituciones

y en los que se establecen las bases para el desarrollo de proyectos



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académicos de diversa índole: impacto, trascendencia, pertinencia,naturaleza. Pueden agruparse en los siguientes tipos:- Convenio Marco: Establece un marco general para el desarrollo deprogramas (en las funciones sustantivas de la Universidad) y enuncialas condiciones básicas de cooperación.- Acuerdo Específico: Documento emanado o no de un Convenio Mar-co que incluye responsabilidades específicas a las que se sujetaránlas partes involucradas para llevar a cabo un proyecto determinado.

- De Apoyo Académico: Coadyuva al mejoramiento y actuali-zación tecnológica de la comunidad universitaria mediante la asesoríapara la instrumentación de una determinada área o el otorgamiento deapoyos financieros en la compra de material y/o equipo.

- De Colaboración en Docencia: Contribuye a la puesta enmarcha de programas académicos conjuntos (diplomados, cursos deEducación Continua o de Capacitación).

- De Donación: Sienta las condiciones de donación de algúnbien para beneficio de la comunidad universitaria.- De Comodato: Establece un contrato civil mediante el cual

se otorga, a tí tulo gratuito, un bien para ser utilizado por la UCC porcierto tiempo o para determinado servicio, con la obligación de restituir-lo una vez cumplido lo estipulado.

- De Superación Académica: Permite el intercambio de becasa nivel posgrado para la formación específica o especializada del per-sonal académico de las instituciones firmantes.

- De Doble Titulación: establece las condiciones académicas

que regirán el mutuo reconocimiento de estudio de grado y posgradocon miras al otorgamiento del título correspondiente por ambas Univer-sidades. - De Intercambio de Profesores y/o Investigadores: Promue-ve el intercambio periódico de profesores y/o investigadores para eldictado de cursos y seminarios o para la realización de estancias deinvestigación.

- De Investigaciones Conjuntas: Estipula los criterios de tiem-po, actividades y responsabilidades a que se sujetan las institucionesparticipantes en el marco de proyectos de investigación.

- De Difusión: Establece las condiciones bajo las cuales unade las partes dará a conocer algún material de la otra o participará enactividades de divulgación del conocimiento científico.

- De Coedición: Estipula los términos económicos y deresponsabilidad según los cuales dos o más instituciones realizaránalguna publicación.

- De Derechos de Autor: Indica las condiciones a las que sesujetan las partes para que la UCC pueda distribuir y comercializar laobra del autor.

- De Intercambio de Estudiantes: Promueve la movilidad

estudiantil de alumnos de la UCC y sus universidades e institucionessocias.



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- De Becas a la Excelencia: Propicia el reconocimiento almérito de los alumnos destacados del nivel grado y/o posgrado, en loreferente al pago de inscripción y aranceles en porcentajes varios.

- De Servicios Académico-Profesionales: Establece el marcode responsabilidad para el desarrollo de un proyecto que puede incluirinvestigación, asesoría profesional o desarrollo de productos.

- De Pasantías Educativas, Prácticas e Internados: Define elmarco de responsabilidad para el desarrollo de un proyecto acadé-mico-profesional que estudiantes de la UCC llevarán a cabo en unainstitución contraparte.

- De Sabáticos: Establece el marco de responsabilidad queregirá el periodo sabático de académicos de la UCC como así tambiénlas obligaciones a su retorno a la Universidad.

- De Servicios BibliotecariosModalidad de Cooperación

Establece las condiciones para compartir recursos, servicios y cono-cimientos poniéndolos al alcance de las comunidades firmantes delConvenio y/o Acuerdo.Modalidad de AsesoríaTiene por objeto instruir o ser instruidos en la organización de losservicios bibliotecarios.Modalidad de Prestación de ServiciosPermite brindar servicios arancelados a otras instituciones.Modalidad de Donación o CustodiaOrganiza y establece las condiciones de difusión y cuidado de colec-

ciones bajo cláusulas especiales.Modalidad de Pasantías o PermanenciasTiene por objeto capacitar y brindar experiencia práctica a estudiantesde la carrera de Bibliotecología en los distintos aspectos de la gestiónde una biblioteca universitaria.

6.1 Tipos de Convenios y Acuerdos cuya tramitación supervisa laSEDEAI:- Convenios Marco con Universidades.- Convenios y/o Acuerdos con Dependencias del Sector Público.

- Convenios y/o Acuerdos con entidades privadas.- Contratos, Convenios y/o Acuerdos con Organismos Internacionales(Cátedras fundadas, redes, financiamiento de proyectos, etc.)- Convenios y/o Acuerdos Específicos (intercambio de estudiantes y deacadémicos, actividades académicas conjuntas, coediciones, investiga-ciones conjuntas, asesorías, superación académica).- Convenios, Acuerdos Específicos y/o Contratos para Servicios Acadé-mico-Profesionales (consultorías, investigaciones, análisis, cursos).- Convenios para el otorgamiento de becas en el marco del “Programade Becas de Posgrado”.

- Convenios y/o Acuerdos Específicos emanados de Convenios Marco.



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- Convenios y/o Acuerdos para Educación Continua o Difusión Cultural.

6.2 Otros documentos en cuya revisión compete a la SEDEAI:- Cartas de invitación formal ante organismos gubernamentales nacio-nales o internacionales en el marco de Programas de Cooperación.- Protocolos para Proyectos Académicos Internacionales o Interinstitu-cionales.- Cartas de Intención.- Cartas de Adhesión a Proyectos y/o Programas de Cooperación.

ANEXO I - Datos básicos que debe contener lasolicitud de convenios o acuerdos

1- Objetivo de la solicitud.2- Fecha en que se espera el inicio de actividades del Convenio y/oAcuerdo.3- Antecedentes: relación sucinta de las acciones efectuadas con ante-lación a la existencia de una propuesta para Convenio y/o Acuerdo.4- Datos completos de las personas o instituciones con las que serealizará la vinculación (nombre, domicilio, teléfono, fax, direcciónelectrónica).5- Aprobación del Decano correspondiente en la que se indique lavinculación con los planes de la Unidad Académica.

6- Información complementaria que se considere importante.

ANEXO II - Elementos básicos que deben to-marse en cuenta para el seguimiento de con-

venios o acuerdos

1- Personal participante (Responsable Operativo y colaboradores).

2- Logro de objetivos del convenio y/o acuerdo.3- Aspectos administrativos, financieros y logísticos de la operación delconvenio y/o acuerdo.4- Propuestas respecto de la continuidad de la relación y, en su caso,de mejora de la operación y ejecución del convenio y/o acuerdo.5- Solicitud de rescisión de un convenio y/o acuerdo por razones deincumplimiento.

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