manual de procedimiento para compra y captura de
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Villa de Álvarez, Col., junio de 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA COMPRA Y CAPTURA DE
INVENTARIO
EMPRESA CASTILLO PROTECCION Y SEGURIDAD
Nombre del Residente
Saúl Manríquez Gaitán
Nombre del Asesor
M.E. Norma Angélica Ortiz Rodríguez
Nombre de la Carrera
Ingeniería en Gestión Empresarial
Villa de Álvarez, Col., a 09 de Diciembre de 2016
INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:
INDICE
I).- JUSTIFICACION…………………………………………………………………………………..5
II).- OBJETIVOS…………………………………………………………………………………………6
II.1.- Objetivo General
II.2.- Objetivos específicos
III).- PROBLEMAS A RESOLVER…………………………………………………………………7
III.1.- Alcances y limitaciones
IV).- PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS
ACTIVIDADES REALIZADAS………………………………………………………….9
IV.1.- Misión, visión y valores de la empresa
V).- RESULTADOS, PLANOS, GRAFICAS, PROTOTIPOS,
MAQUETAS, PROGRAMAS, ENTRE OTROS……………………………………………..13
V.1.- Resultados
V.1.1.- MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA O REVISION DE
INVENTARIO
V.1.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE MATERIALES
V.1.3. . MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
V.2.- Personal operativo de la empresa Castillo Protección y Seguridad
VI).- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………..………………..…19
VI.1.- Conclusiones
VI.2.- Recomendaciones
VII).- COMPETENCIAS DESARROLLADAS
Y/O APLICADAS…………………………………………………………………………….21
VIII).- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES………………………………….22
INTRODUCCIÓN
CASTILLO PROTECCIÓN Y SEGURIDAD, es una empresa 100% mexicana que
nace en ciudad Guzmán Jalisco, México en el año de 1980 fundada por nuestro
actual director general el Sr. Hilario Castillo Bautista.
La idea inicial era la herrería, con el paso del tiempo y las exigencias de los
clientes nos vimos en la necesidad de extender nuestros servicios al ramo de la
construcción y la industria en general.
Para 1983 la empresa se expande abriendo 3 sucursales una en la ciudad de
Autlán, Jalisco, Tepic, Nayarit y Colima, Col.
En 1985 se decide cerrar las tres sucursales y solo quedarse con la matriz.
Para 1998 se abre una sucursal nuevamente en el estado de Colima en la ciudad
de Villa de Álvarez.
Hoy en día CASTILLO PROTECCIÓN Y SEGURIDAD cuenta con una amplia
gama de servicios, ofreciendo una solución integral de protección y seguridad en
el sector residencial, comercial e industrial.
I).- JUSTIFICACIÓN
CASTILLO PROTECCIÓN Y SEGURIDAD, es una empresa 100% mexicana
que nace en ciudad Guzmán Jalisco, México en el año de 1980 fundada por el
Sr. Hilario Castillo Bautista.
Para 1998 se abre una sucursal nuevamente en el estado de Colima en la
ciudad de Villa de Álvarez por el ing. Eduardo Castillo Barriga.
Al iniciar con nueva empresa no había recursos para contratar a un personal
encargada de inventarios y por ello no se tenía un control de los activos fijos.
El proyecto se realizó en la empresa CASTILLO Protección y seguridad al
detectar la necesidad de contar con la información real de la inversión que
actualmente tiene la empresa en los activos fijos.
En la empresa CASTILLO se requiere tener un inventario de todos los activos
fijos que hay en esta, ya que no cuentan con una y con ello se les facilitara
para poder enviar el registro a la dependencia que les solicita saber que
maquinaria, vehículos, herramientas, aparatos, etc. tienen.
II).- OBJETIVOS.
II.1.- Objetivo general
Diseñar un Manual de Procedimientos de registro y entrega de
herramienta de trabajo para la empresa de protección y seguridad
“CASTILLO” del programa Microsip, el cual describa todas y cada una
de las funciones y tareas específicas del registro, entrega y control de
los activos fijos.
II.2. Objetivos Específicos
Analizar el formato de registro y entrega de herramienta de trabajo para
la empresa de protección y seguridad “CASTILLO” en el programa
Microsip.
Obtener el conteo físico de todos los bienes de los dos centros de
trabajo.
Captura y registro en el programa Microsip de los activos fijos, de
mobiliario y equipo dándoles código y costo a cada uno de ellos.
Captura y registro en el programa Microsip de los activos fijos, de
herramientas e insumos dándoles código y costo a cada uno de ellos.
Captura y registro en el programa Microsip de los activos fijos, de
equipo de protección personal, dándoles código y costo a cada uno de
ellos.
Captura y registro en el programa Microsip de los activos fijos, de
artículos de oficina, dándoles código y costo a cada uno de ellos.
III).- PROBLEMAS A RESOLVER
El problema que enfoca principalmente este trabajo es el insuficiente registro de
inventario de activos fijos en los dos centros de trabajo de la empresa CASTILLO.
(Ubicadas en Av. Real Bugambilias 281, Col. Real Bugambilias, Villa de Álvarez,
Colima, C.P. 28979 y Av. Benito Juarez No. 83 C.P. 28970 Villa de Álvarez - Villa
de Álvarez Centro Colima) Mediante este proyecto se procura lograr la información
real de la inversión que actualmente tiene la empresa en los activos fijos.
Los problemas detectados en CASTILLO se resolverán con la elaboración de los
tres manuales de procedimientos y su adecuada aplicación.
SITUACION ACTUAL.
La empresa CASTILLO al no tener recursos necesarios para contratar a un
personal encargada de inventarios no se tiene un control de los activos fijos.
El proyecto se realizará en la empresa CASTILLO Proteccion y seguridad para
contar con la información correcta de la inversión que actualmente tiene en los
activos fijos.
II.1. ALCANCES Y LIMITACIONES
ALCANCE
La finalidad de este Manual es contribuir a diseñar y validar una herramienta de
trabajo, que incluya la descripción de cada puesto vinculado de manera específica
a los programas operativos, de una manera práctica y operativa y que además,
pueda ser utilizada con un considerable grado de sencillez por todos los posibles
usuarios. Para así lograr el control real del registro de inventarios de activos fijos
en los dos centros de trabajo empresa castillo ubicadas en:
Av. Real Bugambilias 281, Col. Real Bugambilias, Villa de Álvarez, Colima, C.P.
28979
AVE BENITO JUAREZ NO. 83NO. S/N 28970 Villa de Álvarez - Villa de Álvarez Centro Colima
LIMITACIONES
No contar con la experiencia laboral
No tener buen conocimiento de los nombres de algunas
herramientas
IV).- PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
REALIZADAS
Para la realización del trabajo se realizaron actividades de realizar expedientes
para herramienta de los trabajadores, envases para insumos, equipo de protección
personal, artículos de oficina y mobiliario y equipo para los dos centros de trabajo
ubicados en
VER CUADRO 1
CUADRO 1.-
ACTIVIDADES
Expedientes Herramienta Oficina (Flora, Agustin, Lalo,Vacante, Alejandro Castillo, Diana, Kenia, Gabi)
Expedientes Insumos Cortinas (Roberto Romero, Ricardo, Vacante)
Expedientes Insumos Cercas (Luis Miguel, Jose Luis, Vacante)
Expedientes Herramienta Sist. de Seg. (RICARDO, NAYELI)
Expedientes Herramienta automatizaciones (TORO, ROBERTO,RUBI)
Expedientes Herramienta Ventas (AGUSTIN)
Expedientes Herramienta Cortinas (Roberto Romero, Ricardo, Angel, Vacante, vacante ventas, Prestamo Cortinas, GABI)
Expedientes Herramienta Cercas de Malla Ciclon (Jose Luis, Luis Manuel, Jesus, Vacante, Lalo, Prestamo Cercas)
Expedientes EPP Servicios (Cristian, Nayeli, Aaron)
Expedientes EPP Sist. De Seg. (Zaira)
Expedientes EPP Andamios (Jose, Beto, Ricardo)
Expedientes EPP Automatizaciones (Roberto Andrade, Toro, Raul, Rubi)
Expedientes EPP Cortinas (Roberto Romero, Ricardo, Angel, Gabi)
Expedientes EPP Cercas (Jose Luis, Luis Miguel, Jesus, Kenia, Lalo)
Expedientes EPP Administrativo (Eduardo, Mary, Diana, Alex,
Expedientes Mobiliario y Equipo (Bugambilias y Benito Juárez
IV.1. MISION, VISION Y VALORES DE LA EMPRESA
MISIÓN.
Garantizar la seguridad en los inmuebles de las personas y organizaciones con
estética, rapidez, y cumplimiento, otorgando productos y servicios de calidad.
VISIÓN.
Ser la mejor y más reconocida empresa de nuestro giro a nivel regional, con
finanzas sanas, con colaboradores capacitados, bien remunerados y
comprometidos con la empresa y la satisfacción de nuestros clientes.
VALORES.
CONFIANZA
Cumplir con nuestros compromisos.
RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO
Hacer de manera correcta lo que me corresponde.
LEALTAD
Hacer aquello con lo que uno se ha comprometido aun en
circunstancias cambiantes.
HONESTIDAD
Actuar con rectitud “si no es tuyo es de alguien”
SERVICIO
Tomar acción para resolver una necesidad de nuestro cliente en el
momento que lo requiera.
CALIDAD Y EXCELENCIA
Realizar nuestras actividades siempre mejor que ayer.
DISCIPLINA
Perseverar para cumplir nuestras metas.
Normatividad de la empresa
DECÁLOGO CASTILLO
1. Elijo ahora realizar mi trabajo con eficiencia y eficacia, estar siempre
disponible y ofrecer mi mayor esfuerzo.
2. Elijo hoy realizar mi trabajo mejor que ayer, porque sé que siempre puedo
encontrar una mejor manera de hacer las cosas.
3. Hoy elijo resolver los problemas que se me presenten, buscando la mejor
opción porque sé que tengo la capacidad de hacerlo.
4. Hoy elijo ser una persona limpia y amable, mostrar la mejor presentación
personal y ofrecer siempre una sonrisa sincera a mi cliente.
5. Hoy elijo ser leal y confiable, porque puedo lograr que crean en mí y ser
valioso para mi equipo.
6. Hoy elijo hablar con la verdad, porque sé que al mentir me hago más daño
a mí mismo.
7. Hoy elijo cumplir al máximo con mis funciones y responsabilidades, porque
al hacerlo dejaré satisfechos a mis clientes y sobre todo a mí mismo.
8. Elijo jamás culpar ni justificar mis errores, porque hoy soy y siempre seré
responsable de mis actos.
9. Hoy elijo apoyar a todo compañero que necesite mi ayuda, porque al sumar
esfuerzos se multiplican los logros, y eso significa que el éxito se logra
trabajando en equipo.
10. Hoy soy íntegro y espiritual, porque si DIOS está conmigo…… ¿Quién
puede estar contra mí?... ¿Rendirme yo? ¡¡JAMAS!!
REGLAMENTO DE CONVIVENCIA
¿Llegas? Saluda
¿Te vas? Despídete
¿Recibes un favor? Agradece
¿Prometes? Cumple
¿Ofendes? Discúlpate
¿No entiendes? Pregunta
¿Tienes? Comparte
¿No tienes? No envidies
¿Ensucias? Limpia
¿No te cae bien? Respeta
¿Amas? Muestréaselo
¿No vas a ayudar? No estorbes
¿Rompes? Repara
¿Pides prestado? Devuélvelo
¿Te hablan? Contesta
¿Enciendes? Apaga
¿Abres? Cierra
¿Compras? Paga
V).- RESULTADOS, PLANOS, GRAFICAS, PROTOTIPOS,
MAQUETAS, PROGRAMAS, ENTRE OTROS.
La realización del documento Manual de procedimiento para compra y captura de
inventarios será de gran utilidad al nuevo y actual personal en el área de
inventarios de la empresa. Se contara con buen control de inventario en cada una
de las áreas de trabajo.
A continuación se muestran los manuales de procedimiento que se utilizarían
V.I.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA O REVISION DE INVENTARIO
ESPECIFICACIONES TECNICAS.
PROVEEDOR COMPRAS
REQUERIMIENTOS
● Calculadora,
●Medio de comunicación
teléfono/celular,
●Lap top
●Impresora ●Copiadora
●Acceso a MICROSIP
OUTPUT
SOLICITADO PAPELERIA SURTIDA
PROVEEDOR COMPRAS OFICINA
REQUERIMIENTOS ●Pluma
●Folder
● Hojas Blancas
PROCEDIMIENTOS.
1. Programar los horarios (Fecha, Hora y Lugar) para la auditoria del
inventario
2. Solicitar al jefe inmediato del trabajador de la revisión de su inventario para
que le dé permiso
3. Imprimir el reporte de existencia y valor del inventario utilizando el programa
MICROSIP del almacén correspondiente a auditar.
4. Citar al trabajador en la fecha, lugar y hora acordada para informarle que se
presente para realizar el conteo de su inventario.
5. Una vez que el trabajador se presenta en el lugar, el responsable de
inventario le indica que presente toda su herramienta o los artículos que se
van a supervisar en el piso para comenzar con el conteo
6. Con la hoja de reporte de existencia y valor del inventario ir tachando lo que
sí tiene y dejar en blanco lo que le hace falta.
7. Hacer el listado de la herramienta que le hizo falta en presencia del
responsable de manera manual en el formato establecido.
8. Firmar el documento de ambas partes
9. El responsable de inventario realiza el listado correcto del faltante con
descripción y costo
10. Solicitar la firma del trabajador en el listado correcto de los faltantes y
costos unitarios.
11. Copia de formato de faltantes y costo unitario al departamento de
FINANZAS
12. El responsable de inventario se cerciora que a FINANZAS le ha llegado la
lista del formato de faltantes y Comunicarle a FINANZAS que el trabajador
tuvo faltantes de herramienta, insumos, epp y/o artículos; y en el total del
documento es el precio que se le debe rebajar. .
13. FINANZAS programa los descuentos anuales sea cual sea el caso.
14. FINANZAS se pondría de acuerdo con el trabajador para los montos que se
le rebajarían.
15. Programar la reposición de la herramienta o artículos faltantes
16. Informar a compras el material faltante de reposición.
17. Entregar la herramienta o material faltante siguiendo el Manual de
Procedimiento para Entrega de Materiales o Artículos.
V.1.1.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
ENTREGA DE MATERIALES
ESPECIFICACIONES TECNICAS
OUTPUT
SOLICITADO VENDEDOR CONTRATADO
PROVEEDOR RECURSOS HUMANOS
REQUERIMIENTOS
● Conocimientos básicos en
matemáticas
PROVEEDOR COMPRAS
REQUERIMIENTOS
● Computadora/Lap Top
● Teléfono
● Celular
● Impresora
PROVEEDOR COMPRAS
OFICINA
REQUERIMIENTOS ●Pluma
●Libreta
● Hojas blancas
VER ANEXO 3
PROCEDIMIENTOS
1. Llega la caja de herramientas a recepción en donde está el responsable de
inventario
2. El responsable de inventario recibe la caja de herramientas con los
materiales
3. En el lugar donde tiene su laptop, abrir la caja de herramientas y extraer los
materiales
4. Comenzar con el conteo de todos los artículos, utilizando el programa
MICROSIP para registrarlos o con la libreta en caso de no tener acceso.
5. Una vez ya finalizado el conteo del inventario de todos los articulos y
registrado en MICROSIP, programar los horarios para que el trabajador se
presente con el responsable de inventario para la entrega de su caja de
herramientas.
6. Solicitar al jefe inmediato del trabajador para que le dé permiso de ir al lugar
en fecha y hora establecidos
7. Imprimir la hoja de formato, Existencia y Valor del inventario del trabajador
con el programa MICROSIP
8. El responsable de inventario deja la caja de herramientas en un lugar visible
para cuando llegue el trabajador, esté listo
9. El trabajador llega al lugar en el horario establecido
10. El responsable de inventario lo lleva a donde está su caja de herramientas y
le entrega la hoja de formato, Existencia y Valor de Inventario para
comenzar a revisar
11. Si el trabajador da el visto bueno a sus articulos que tiene, firmar la hoja de
formato Existencia y Valor del Inventario
12. Ya con la hoja de existencia de valor del inventario firmado, el responsable
de inventario archiva el expediente en su folder correspondiente y guardar
en el archivero expandible
V.1.1.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
ESPECIFICACIONES TECNICAS
OUTPUT
SOLICITADO
VENDEDOR
CONTRATADO
PROVEEDOR RECURSOS HUMANOS
REQUERIMIENTOS
● Conocimientos básicos en
matemáticas
OUTPUT
SOLICITADO EQUIPO FUNCIONANDO
PROVEEDOR COMPRAS
REQUERIMIENTOS
● Computadora/Lap Top
● Medio de Comunicación
Teléfono/Celular
● Impresora
OUTPUT
SOLICITADO PAPELERIA SURTIDA
PROVEEDOR COMPRAS OFICINA
REQUERIMIENTOS ●Lápiz
●Libreta
●HojasBlancas
PROCEDIMIENTOS
1. Llega el activo a recepción
2. El responsable de inventario recibe el pedido, le toma foto al activo
3. Abrir el documento de Excel (claves y control de activos fijos) para registrar
el activo con su Numero de Clave, Nombre, Número de Folio, Almacén,
Responsable del Activo y Costo
4. Escribir el número de código que se le registró en el documento de Excel en
un lugar visible del activo con el plumón de aceite color negro.
5. Llenar la hoja de formato de Control de Activos Fijos y pegar la foto en su
correspondiente lugar
6. Guardar la hoja de Control de Activos Fijos en una carpeta con protectores
de hojas
7. Dar Entrada del Activo con el programa MICROSIP en su respectivo
Almacén
8. Imprimir el folio correspondiente del activo. El trabajador deberá firmar la
hoja de recibido
9. Guardar el expediente en el archivero expandible con su folder
correspondiente.
V.2.- Personal operativo de la empresa Castillo Protección y Seguridad
Gerente Gral.: Ing. Castillo Barriga
Administrativo: María de Jesús Ayala Navarro
Administrativo: Flora Mendoza
Prod. Puertas Automáticas: Kenya Langarica Castellanos
Personal Prod. Puertas Automáticas (3)
Prod. Andamios: Ricardo de Jesús Ayala Navarro
Personal Prod. Andamios (3).
Prod. Servicios de Mantenimiento: Nayeli Marisol Ramos Ramos
Personal Prod. Serv. De Mantenimiento (3).
Prod. Sistema de Seguridad: Zaira Meza Mejia
Personal Sist. De Seguridad (3).
VI).- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
VI.1. CONCLUSIONES.
Es muy importante saber que a través de la utilización adecuada del manual de
procedimientos y su buena aplicación será un paso muy importante para el
desarrollo en CASTILLO PROTECCION Y SEGURIDAD.
Este manual servirá de mucho a la empresa debido a que contiene la información
necesaria tanto para el dueño de la empresa subordinados que se den cuenta con
conocimientos necesarios las características y funciones que deberán realizarse.
Durante la elaboración de este proyecto dentro de la residencia profesional, me
brindó la oportunidad de obtener experiencias nuevas, en donde al elaborar el
manual de procedimiento de compra y captura de inventario, me permitió conocer
la forma de trabajo que tiene la “CASTILLO” y así aplicar los conocimientos
adquiridos en mi carrera. Así como también el aprendizaje adquirido en la
observación de las relaciones laborales que se dan dentro de la organización,
donde el trabajo en equipo es indispensable para el logro de los objetivos de la
empresa.
VI.2.- RECOMENDACIONES
Las recomendaciones son las siguientes:
Dar a conocer el manual de organización a todos los miembros de la
empresa, en especial al dueño y al administrador para que se
involucren más en los procesos de la empresa
Mejorar la toma de decisiones oportunas en la solución de los
problemas que se vallan presentando por ello delegar autoridad y
responsabilidad en cada uno de las actividades.
Estar al pendiente de actualizar el manual de acuerdo a los cambios
tecnológicos que valla sufriendo la organización e incluso sus nuevas
políticas, sus nuevas funciones y obligaciones que permitirán a la
empresa funcionar con armonía para ver reflejada su validez en el
logro de las metas y los objetivos de la empresa.
VII).- COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS
La principal competencia desarrollada fue una capacidad creativa de diseño
y mejora mediante la utilización de herramientas tecnológicas, tomando en cuenta
los recursos potenciales y disponibles de la organización.
En la realización de las herramientas se puso en práctica una gestión
eficientemente de los recursos de la organización, ya que para el diseño de las
herramientas se consideraron los recursos con los que se contaban y que podrían
ser utilizados para la elaboración de las herramientas.
Fue así como se identificó la oportunidad que sacarle mayor provecho al
programa Microsip y mediante algunas modificaciones y adiciones se logró extraer
la información necesaria para la toma de decisiones.
Así mismo competencias adquiridas en la materia de Software de
Aplicación Ejecutivo se pusieron en práctica como habilidades en el uso de las
Tecnologías de Información y Comunicación al implementar el Excel en un nivel
más avanzado, para optimizar los procesos de comunicación y procesamiento de
información y hacer eficiente la toma de decisiones.
Actividades realizadas en materias como Sistemas de Información de
Mercadotecnia, sirvieron como punto de partida en el diseño de las herramientas y
junto con la investigación en diferentes fuentes de consulta se logró crear
herramientas a través de Excel, que fueran funcionales y fáciles de usar.
Se pusieron en práctica conocimiento adquiridos en materias como
Fundamentos de investigación, Taller de investigación I y II, al aplicar elementos
de la investigación documental para elaborar el presente documento.
También se desarrolló la capacidad de identificar, plantear y resolver
problemas y la capacidad de investigación para poder dar solución a las
problemáticas planteadas, a través de una exhaustiva búsqueda de información.
VIII).- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y VIRTUALES.
Gómez G. (1995). Cap. 7 Diseño de Organizaciones, ORGANIZACIÓN Y
PLANEACION DE EMPRESAS. IZTAPALPA, MEXICO D.F.: McGRAW-
HILL.
CHILD J. (1991) cap. 2, diseño de puestos y estructuras de trabajo,
ORGANIZACIÓN GUIA PARA PROBLEMAS Y PRACTICA, TLALPAN,
MEXICO D.F.: CECSA
: http://www.monografias.com/trabajos57/manual-organizacion-
escuela/manual-organizacion-escuela2.shtml#ixzz48S7hc4II