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4.1 PROCEDIMIENTO
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA
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01
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1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Describir los criterios y actividades para realizar adquisiciones por modalidad de compra
directa, en el marco de la normativa aplicable.
2. MARCO NORMATIVO:
a. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
b. Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento
c. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio
Fiscal vigente
d. Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones
del Estado GUATECOMPRAS.
e. Ley Contra la Corrupción
f. Normas de Control Interno de la Contraloría General de Cuentas
g. Guía de Sistema de Gestión y Pre-orden de Compra
h. Reglamento Orgánico Interno del MSPAS, Acuerdo Gubernativo número 115-99
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01
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3. DESCRIPCIÓN:
3.1 Compras directas en el rango de Q 0.01 hasta Q 1,000.00
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1. Elabora y entrega la “Requisición Despacho de Almacén” al Encargado/Auxiliar de Almacén.
Unidad solicitante
2.
Verifica existencia en el almacén y determina disponibilidad de materiales y/o suministros. ¿Existe disponibilidad? No: entrega a la Unidad interesada “Requisición Despacho de Almacén” sellada y firmada en la parte posterior, como constancia de la no existencia de los materiales y/o suministros, continua en paso No.3. Sí: realiza la entrega del material y/o suministro según procedimiento establecido.
Encargado/Auxiliar de Almacén
3.
Elabora y presenta la “Solicitud de Pedido” a la Sección de Compras de la Unidad Ejecutora, adjuntando la “Requisición Despacho de Almacén” que fue sellada y firmada por el Encargado/Auxiliar de Almacén. Nota: la información contenida en los formatos debe ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones.
En el caso que el pago se realice con fondos de caja chica, la Unidad solicitante procede a gestionar la compra (ver guía “Manejo, Control y Liquidación de Fondo de Caja Chica”) y no es necesario elaborar la “Solicitud de Pedido”, debiendo cumplir con los siguientes requisitos. La factura debe ir razonada y firmada en la parte
posterior por el jefe de la Unidad solicitante y quien recibe el servicio o producto.
La compra del bien o servicio debe estar comprendida entre los montos de Q 0.01 a Q 1,000.00
El Encargado del Fondo de Caja Chica debe conformar el expediente para la liquidación según lo
Unidad solicitante
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
establecido en la guía “Manejo, Control y Liquidación de Fondo de Caja Chica”.
NOTA: Para la liquidación de las adquisiciones que se realicen de la forma descrita en el párrafo anterior no deben presentarse: vales, recibos, conocimientos o cualquier otro documento que no sea de legítimo abono.
3.2 Compras y Contrataciones Directas en el Rango de Q.1,000.01 A Q.10,000.00 (mayor a Q.1,000.00 y menor a Q.10,000.01)
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud de pedido y asigna código de insumo, según catálogo SIGES y traslada al Encargado/Asistente Analista de Compras de la Unidad Ejecutora. Si determina que la compra se realice por la modalidad de pago por Acreditamiento en cuenta, procede según el procedimiento de “compras y contrataciones directas en el rango de Q10,000.01 a Q.90,000.00. Nota: la información contenida en los formatos debe ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones.
Responsable de Centro de Costos
2.
Recibe “Solicitud de Pedido”, revisa la información, verifica código(s) de insumo(s) y determina cumplimiento de requisitos: ¿Cumple requisitos? No: Devuelve a la Unidad solicitante para que complete la información o elabore una nueva solicitud, según corresponda. Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, (PAAC).
Encargado/Asistente Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
¿Los insumos se encuentran incluidos en el PAAC? Sí: Verifica si el/los bien(es), servicios y/o insumo(s) se encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. Continúa procedimiento en paso número 3. No: Notifica al Jefe de la Unidad solicitante, para que elabore justificación de la compra, actualización del PAAC y gestione la autorización del Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Gerente Administrativo Financiero en las Unidades Ejecutoras.
3.
Determina si los bienes se encuentran adjudicados en Contrato Abierto. ¿Existen los bienes, servicios y/o insumos en Contrato Abierto? Sí: verifica que el/los bien(es) y/o insumo(s) cumplan con los requerimientos de la dependencia y procede según “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”. No: Verifica precios en el mercado con los proveedores, y continúa procedimiento.
Encargado/Asistente Analista de Compras
4.
Consigna el valor estimado del producto o servicio, solicita verificación de la disponibilidad presupuestaria, modalidad de pago y renglón (es) a afectar, en la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo en Sede Central y en las Unidades Ejecutoras al Encargado de Presupuesto en la Gerencia Administrativa Financiera.
Encargado/Asistente Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
5.
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria. ¿Existe disponibilidad presupuestaria? Sí: Anota la(s) partida(s) presupuestaria (s) correspondiente (s) y renglón del gasto, devuelve al Encargado/Asistente/Analista de Compras. No: Notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero para la autorización de la modificación presupuestaria, de acuerdo al procedimiento de “Reprogramación de Subproductos”.
Encargado de Presupuesto
6.
Gestiona la firma de autorización del Gerente Administrativo Financiero, y firma de aprobación de la Autoridad Administrativa Superior (Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Director en Unidades Ejecutoras).
Encargado/Asistente/Analista de Compras
7.
Verifica con proveedor si está en la capacidad de cumplir con los requisitos, solicita una proforma, la revisa y si cumple con los requisitos le adjudica la compra; caso contrario repite el procedimiento hasta garantizar el suministro de lo solicitado. En el caso de compras directas con pago por acreditamiento en cuenta, gestiona la elaboración de la pre orden de compra con Encargado de Centro de Costo.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
8.
Realiza consolidación de pre órdenes en el SIGES. Crea, registra y autoriza “Orden de Compra”, en SIGES, la imprime y firma, solicita la firma de aprobación del Jefe de Compras y Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y en las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero y el Director, y traslada al Proveedor. Nota: La “Orden de Compra” en el SIGES no aplica para pago por Fondo Rotativo. En el caso que el pago de la adquisición se realice con cheque, procede según procedimiento “Solicitud de Cheque de Fondo Rotativo”, la firma y gestiona la firma del Gerente Administrativo o Director en Unidades Ejecutoras y en el caso de la Sede Central la del Jefe del Departamento Administrativo o Gerente General Administrativo Financiero para la aprobación correspondiente.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
9.
Traslada copia de la “Solicitud de Pedido” y la “Orden de Compra” (ésta última cuando procede pago por acreditamiento en cuenta) al Encargado/Auxiliar de Almacén para la recepción de los materiales, suministros o bienes adquiridos. En el caso de los bienes pertenecientes al Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”, el Encargado/Asistente/Analista de Compras también debe notificarle al Encargado de Inventarios la fecha y hora de la recepción de los bienes adquiridos, así como trasladarle copia de la “Orden de Compra”; ésta última cuando procede pago por acreditamiento en cuenta.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
10.
En el caso de bienes o insumos, realiza la recepción y procede a elaborar, Formulario “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H) (cuando proceda).
En caso de insumos, traslada a firma del Gerente Administrativo Financiero.
En Caso de bienes, solicita adicionar la firma del encargado de inventarios.
Encargado /Asistente/ de Almacén
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
Conforma el expediente y traslada al Encargado/Asistente/Analista de Compras
NOTA: En el caso de tratarse de la adquisición de servicios, la unidad solicitante al momento de recibir los servicios contratados debe llenar el formato “Constancia de Satisfacción del Servicio” para adjuntarse al expediente de pago.
11.
Conforma expediente con los documentos en original de la siguiente manera:
“Solicitud de Pedido”
Factura razonada por la persona responsable de autorizar la compra
Formulario “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario (forma 1H) (cuando proceda)
Orden de Compra” del Sistema de Gestión (SIGES) (aplica en el caso de acreditamiento en cuenta)
“Constancia de Satisfacción del Servicio” (en el caso de servicios contratados y recibidos; para los servicios básicos el único que necesita presentar esta constancia es el servicio de extracción de basura, no así: agua, luz, teléfono, internet, entre otros)
“Certificación de Inventario” y copia de programación de equipo (en caso de tratarse de bienes inventariables)
“Planilla para compras en Mercado” (en el caso de compras realizadas en el mercado)
“Solicitud de Cheque de Fondo Rotativo” (cuando el pago se realice con cheque).
“Registro de Asistencia” (procede para gasto de alimentación).
“Registro de Asistencia a Capacitaciones” (procede para pago de eventos como capacitaciones, talleres y seminarios, entre otros).
“Registro para planilla de hospedaje” (en el caso de pago de hospedaje).
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
12.
Traslada el expediente debidamente conformado a la Sección de Contabilidad para gestionar el pago, según “Guía para pago por Fondo Rotativo” para pago con cheque y según procedimiento “Registro de Compromiso, Devengado y Pagado a través de SIGES” para pago por Acreditamiento en cuenta.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
3.2 COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q10,000.01 A Q.90,000.00
(MAYOR A 10,000.00 Y MENOR A Q.90,000.01)
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1.
Recibe “solicitud de pedido”, y asigna código de insumo, según catalogo SIGES y traslada al Encargado de Compras de la Unidad Ejecutora. Nota: la información contenida en los formatos debe ser llenada con letra legible a tinta (impresora, máquina de escribir, bolígrafo) y no debe llevar tachones, borrones, aplicaciones de corrector o alteraciones. En el caso de medicamentos, material médico quirúrgico y fórmulas sucedáneas de la leche materna, se deberá contar con dictamen del comité correspondiente al producto/insumo a comprar.
Responsable de Centro de Costos
2.
Recibe la “Solicitud de Pedido”, revisa la información, verifica código(s) de insumo(s) y determina cumplimiento de requisitos: ¿Cumple requisitos? No: requiere correcciones o elaboración de nuevo formulario según corresponda. Sí: Verifica que los bienes y suministros requeridos se encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, (PAAC). ¿Los bienes y suministros se encuentran incluidos en el PAAC? Sí: Verifica si el/los bien(es), servicios y/o insumo(s) se
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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encuentra(n) adjudicado(s) en Contrato Abierto. No: Notifica al Jefe de la Unidad solicitante, para que elabore justificación de la compra, actualización del PAAC y gestione la autorización del Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Gerente Administrativo Financiero en las Unidades Ejecutoras. Continúa procedimiento en paso número 3.
3.
¿Existen los bienes, servicios y/o insumos en contrato abierto? Sí: Verifica que el/los bien(es) y/o insumo(s) cumplan con los requerimientos de la dependencia y procede según “Procedimiento de Compra por Contrato Abierto”. No: Verifica precios en el mercado con los proveedores, y continúa procedimiento.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
4.
Consigna el valor estimado del producto o servicio y solicita la verificación de la disponibilidad presupuestaria, la modalidad de pago y renglón (es) a afectar, en la Sección de Presupuesto del Departamento Administrativo en Sede Central y en las Unidades Ejecutoras al Encargado de Presupuesto en la Gerencia Administrativa Financiera.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
5.
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria. ¿Existe disponibilidad presupuestaria? Sí: Anota la(s) partida(s) presupuestaria (s) correspondiente (s) y renglón del gasto, devuelve al Encargado/Asistente/Analista de Compras. No: notifica la falta de presupuesto al Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero para la autorización de la modificación presupuestaria, de acuerdo al procedimiento de “Reprogramación de Subproductos”, para continuar con el proceso de compras.
Encargado de Presupuesto
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6.
Gestiona la firma de autorización del Gerente Administrativo Financiero, y firma de aprobación de la Autoridad Administrativa Superior (Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y Director en Unidades Ejecutoras).
Encargado/Asistente/Analista de Compras
7.
Elabora Bases de Compra directa y anuncia el evento en el Sistema de Guatecompras; en donde se clasifica y se obtiene el Número de Operación de Guatecompras (NOG) del evento (Resolución No. 30-2009, 11-2010 “Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (GUATECOMPRAS), y publica el “Detalle Compra Directa”. El tiempo que se debe consignar en Guatecompras para la recepción de las ofertas debe indicarse en las bases de “Compra Directa” Nota: El tiempo que la oferta estará vigente en el sistema GUATECOMPRAS no debe exceder a los 3 días hábiles a partir de la publicación. En caso de necesidades de emergencias se podrá reducir el tiempo establecido, siempre y cuando exista una justificación de la autoridad administrativa superior, para realizarlo.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
8.
Revisa las ofertas electrónicas, consulta la base de datos de proveedores que maneja la Sección de Compras; para verificar el estatus de los proveedores (Calificado o Condicionado), llena el formato “Cuadro Comparativo de Ofertas Electrónicas”, en el cual justifica los criterios considerados para la adjudicación realizada. Se adjudica al proveedor que llene todas las especificaciones y características solicitadas. Se puede realizar la adjudicación a más de un proveedor siempre y cuando el evento de la compra tenga más de un (1) renglón y convenga a los intereses del Estado, atendiendo a la naturaleza de los bienes, suministros, obras o servicios, de acuerdo con las diferentes ofertas electrónicas que se obtengan. Nota: No se podrá adjudicar parcialmente por renglón. Si solo se presenta una oferta, el Encargado/Asistente/Analista de Compras la revisa y si cumple con los requisitos solicitados le adjudica la compra. Nota: En caso que no se presente ninguna oferta o todas las ofertas recibidas no cumplan con los requisitos solicitados, el evento se declara desierto y el Encargado/Asistente/Analista de Compras debe asignar en Guatecompras el estatus de “Finalizado Desierto” y luego proceder a comprar al proveedor que garantice el cumplimiento de los requisitos solicitados, agotando en su orden la clasificación de los proveedores en la base de datos de proveedores que maneja la Sección de Compras, o buscar un nuevo proveedor que esté inscrito y habilitado en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Cuando se trate de proveedor único, luego de la publicación en Guatecompras procede a solicitarle la proforma para realizar la compra, debiendo justificar la adjudicación por único proveedor.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
9. Publica en GUATECOMPRAS el “Cuadro Comparativo de Ofertas Electrónicas”.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
Nota: Cuando se considere conveniente podrá elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluación del cumplimiento de los requerimientos.
10.
Traslada el expediente de compras al Jefe del Departamento Administrativo en Sede Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo Financiero, conteniendo lo siguiente: Solicitud de Pedido Cuadro Comparativo de Ofertas Ofertas Electrónicas recibidas Constancia de la publicación en
GUATECOMPRAS cuando aplique
Encargado/Asistente/Analista de Compras
11.
Revisa “Cuadro Comparativo de Ofertas Electrónicas.”. Si la documentación es incorrecta, devuelve al Encargado/Asistente/Analista de Compras para que realice las correcciones correspondientes. Si la documentación es correcta, firma y sella. Traslada expediente al Encargado/Asistente/Analista de Compras.
Jefe del Departamento Administrativo en Sede
Central y en el caso de las Unidades Ejecutoras al Gerente Administrativo
Financiero
12. Recibe expediente y traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia correspondiente.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
13.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, refrendando mediante firma el Cuadro Comparativo de ofertas electrónicas. Traslada expediente al Encargado de Compras.
Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia
14.
Recibe expediente y publica Cuadro Comparativo de Ofertas electrónicas y cambia el estatus del concurso a “Adjudicado Terminado”, en Guatecompras. Cuando corresponda gestiona la elaboración de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
15.
Determina si es necesario realizar acta de negociación: el Acta de Negociación corresponde cuando el monto sea de Q30,000.01 a Q100,000.00, para el caso de la compra directa hasta Q.90,000.00. ¿Es necesario realizar acta de negociación? No: Continúa procedimiento en paso número 17. Sí: Gestiona la suscripción del “Acta de Negociación” con el Gerente Administrativo Financiero en las Unidades Ejecutoras y en el caso de la Sede Central por el Jefe del Departamento Administrativo, y el Representante Legal o propietario de la empresa proveedora, sin necesidad de solicitar delegación de firma y aprobación de acta. Una vez firmada el “Acta de Negociación”, el proveedor tiene quince (15) días hábiles para presentar la fianza de cumplimiento, la cual debe estar vigente según lo establecido en el Acuerdo Gubernativo No. 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Artículo 39 literal “a” y “b”. Al momento de presentar la fianza de cumplimiento, el Encargado/Asistente/Analista de Compras procede a reproducir fotocopia de la misma, colocar sello y fecha de recibido en la fotocopia, para adjuntar al expediente junto con el original. En el caso de entregas parciales, se deberá suscribir Acta de Negociación. Nota: La fianza de cumplimiento no debe tener tachones, borrones o perforaciones para que tenga validez.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
16.
Publica en Guatecompras el “Acta de Negociación”. Nota: En el caso de los montos adjudicados que no sobrepasen los treinta mil quetzales (Q.30,000.00) o que sea entrega única, no procede la elaboración de “Acta de Negociación” o “Contrato Administrativo”.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
17. Gestiona elaboración de pre orden en SIGES con Encargado de Centro de Costo.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
18. Realiza consolidación de pre órdenes en el SIGES. Encargado/Asistente/Analista
de Compras
19. Crea, registra y autoriza Orden de Compra en el SIGES, imprime y firma, gestiona autorización de las autoridades correspondientes. Traslada al proveedor.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
20.
Notifica al proveedor mediante copia electrónica de la Orden de Compra, coordina con el proveedor lo indicado en las bases para la entrega del bien, servicio y/o insumo.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
21.
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Encargado de Almacén la fecha y hora de recepción de los productos adquiridos, en el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la “Solicitud de Pedido” y la orden de compra correspondiente.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
22.
En el caso de bienes e insumos, realiza la recepción según el procedimiento definido, y traslada expediente de compra al Encargado/Asistente/Analista de Compras. Si el/los insumo(s) es/son adquirido(s) en las instalaciones del proveedor, la recepción la realiza el Encargado/Asistente/Analista de Compras o responsable de realizar la compra, quien debe entregar al Encargado de Almacén los mismos para su registro.
Encargado de Almacén
23.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente información: Fecha: Emisión de Factura. Nombre: Dependencia. NIT: Dependencia. Dirección: Dirección fiscal según RTU. Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritméticas para constatar el total del gasto. Totalizada: en números y letras. Régimen Tributario: La factura debe indicar el régimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retención. Revisa la factura ingresando en el portal de la SAT y
Encargado/Asistente/Analista de Almacén
Nombre del procedimiento Versión:
01
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No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
verifica que la resolución de la emisión de las facturas se encuentre vigente. Nota: Si la factura es cambiaria el proveedor debe entregar recibo de caja.
24. Recibe y completa expediente, registra liquidación y aprueba en SIGES. Traslada al Departamento de Contabilidad.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
25. Recibe expediente, elabora compromiso, devengado y liquidación en SIGES.
Departamento de Contabilidad de la Unidad
Ejecutora
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3 DIAGRAMA DE FLUJO
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ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA Página
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Nombre del procedimiento Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA Página
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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.1,000.01 A Q.10,000.00
Encargado/Asistente de AlmacénEncargado/Asistente/Analista de Compras
Verifica con proveedor capacidad de cumplir con los requisitos y
solicita proforma
2
Adjudica la compra al proveedor (cuando
cumpla con los requisitos)
Gestiona elaboración de pre orden en SIGES con Encargado de Centro de
Costo
¿determina modalidad de
pago?Acreditamiento en CuentaFondo Rotativo
Inicia procedimiento Solicitud de Cheque de Fondo Rotativo
Realiza la recepción, en el caso de bienes o insumos
Realiza consolidación de pre órdenes en el
SIGES
Crea, registra y autoriza Orden de Compra en el SIGES, imprime y firma, gestiona autorización, traslada al proveedor
A
A
Recibe expediente, registra liquidación y
aprueba en SIGES (no aplica para pagos por
fondo rotativo)
Traslada documentación de soporte (pago por
acreditamiento en cuenta)
Traslada documentos al Encargado/Auxiliar de
almacén
Conforma expediente y traslada para gestionar
el pagoFIN
Realiza procedimiento de liquidación de
cheque
Traslada documentación de soporte aplicable para
compras por fondo rotativo
B
B
1
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01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA Página
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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.10,000.01 A Q.90,000.00
Encargado/Asistente/Analista de ComprasResponsable de Centro de Costo Encargado de Presupuesto
INICIO
Recibe solicitud de pedido y asigna código
de insumo según catálogo SIGES
¿cumple requisitos?
Recibe solicitud de pedido, revisa
información y verifica código de insumos
Requiere correcciones o elaboración de nuevo
formulario
NO
Verifica que los bienes y suministros requeridos
se encuentren en el PACC
SÍ
Gestiona con unidad solicitante la información
complementaria o modificación
Verifica y determina disponibilidad presupuestaria
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
Inicia procedimiento de Reprogramación
de Subproductos
Anota partidas presupuestarias y renglón
de gasto
1
Verifica si los bienes/servicios se encuentran
en contrato abierto
¿Se encuentra en contrato abierto?
Inicia procedimiento
Compra por Contrato Abierto
SÍ
Verifica precios en el mercado con los
proveedores
NO
1
NOSÍ
Consigna el valor estimado del producto o servicio y solicita la verificación de
disponibilidad presupuestaria, modalidad
de pago y renglón(es) a afectar
A
A
Gestiona la firma de autorización del Gerente Administrativo Financiero y firma de aprobación de
la Autoridad Administrativa Superior
2
Nombre del procedimiento Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA Página
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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.10,000.01 A Q.90,000.00
Jefe Depto. Administrativo en Planta Central / Gerente Admón – Financiero U.E.
Encargado/Asistente/Analista de Compras
Autoridad Administrativa Superior
Elabora bases de compra directa y
anuncia el evento en SIGES. Publica detalle
de compra directa
2
Revisa ofertas electrónicas, consulta
base de datos de proveedores
Llena formato Cuadro Comparativo de Ofertas
Adjudica al proveedor que cumpla con las
especificaciones
Publica en GUATECOMPRAS
Cuadro Comparativo de Ofertas electrónicas
Conforma expediente de compra y traslada
Firma y sella cuadro comparativo de ofertas. Si no está de acuerdo solicita modificaciones.
Traslada expediente
Recibe expediente y traslada
Autoriza el gasto, firma cuadro comparativo de
ofertas electrónicas
3
Nombre del procedimiento Versión:
01
ADQUISICIONES POR MODALIDAD DE COMPRA DIRECTA Página
22 de 22
PROCEDIMIENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DIRECTAS EN EL RANGO DE Q.10,000.01 A Q.90,000.00
Encargado/Asistente de AlmacénEncargado/Asistente/Analista de Compras
Recibe expediente y publica cuadro comparativo de ofertas electrónicas,
cambia de estado a “Adjudicado Terminado” en GUATECOMPRAS
3
Gestiona elaboración de pre orden en SIGES con Encargado de Centro
de Costo
Realiza la recepción, en el caso de bienes o insumos, según procedimiento establecido.
Traslada expediente
Realiza consolidación de pre órdenes en el SIGES
Crea, registra y autoriza Orden de Compra en el SIGES, imprime y
firma, gestiona autorización, traslada al proveedor
Recibe expediente, registra liquidación y aprueba en SIGES
Traslada documentos al Encargado/Auxiliar de almacén
Notifica al solicitante que la compra fue realizada y traslada expediente al Departamento de Contabilidad
FIN
Determina necesidad de realizar acta de negociación. De proceder gestiona suscripción y fianza de cumplimiento. Publica acta de
negociación