procedimiento de compra y evaluacion de proveedores

RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL

Gestin de Compras y Evaluacin deProveedores

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ndice:1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 22. OBJETO ................................................................................................... 23. ALCANCE................................................................................................. 34. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 35. ENTRADAS .............................................................................................. 46. SALIDAS................................................................................................... 47. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 48. DIAGRAMA DE FLUJO .............................................................................. 59. DESARROLLO .......................................................................................... 69.1. EVALUACIN PROVEEDOR .................................................................... 69.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORES ................................................. 79.2. COMPRAS ......................................................................................... 79.2.1. COMPRA DE MATERIAL .................................................................. 79.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS .................................................. 89.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES ...................... 910. ARCHIVO ............................................................................................ 1111. DEFINICIONES ................................................................................... 1112. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 11FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:1RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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1. TABLA RESUMENSECTORESTODOS, EN GENERAL

TIPOLOGA DEL PROCESOGENERAL

PROCESOGESTIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DE PROVEEDORES

RESPONSABLE PROCESORESPONSABLE DE ADMINISTRACIN/GERENTE

PROCESOS RELACIONADOSCONTROL DE ALMACENES

ENTRADAS: NECESIDAD DE COMPRA DE MATERIAL O CONTRATACIN DE SERVICIOS Y NECESIDAD DE ASEGURAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADORESPONSABLE: PERSONAL DE LA EMPRESA/RESPONSABLE DE ADMINISTRACIN

SALIDAS: PRODUCTOS/SERVICIOS ADQUIRIDOS E INSPECCIONADOS Y MANTENIMIENTO REGULAR EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADORESPONSABLE: RESPONSABLE DE REA DE RECEPCIN DE LA EMPRESA

2. OBJETOEn este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organizacin.

Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.



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3. ALCANCEEl proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y definicin de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como la tramitacin de los pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la recepcin de los mismos en la organizacin y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la organizacin.

ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO Todas las actividades.4. RESPONSABILIDADES Personal de la empresa

Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios

Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin

Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el pedido

Responsable administracin

Registro de la informacin del solicitante Solicitud de aprobacin de presupuestos Aprobacin y realizacin del pedidoRevisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en el pedido

Responsable del rea de Recepcin

Realizar el seguimiento a proveedoresComunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante la inspeccin en

recepcin de productos comprados o servicioscontratados, y la catalogacin de los mismos.



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Responsable de Calidad

Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y recoger los resultados de la

evaluacin en la ficha de proveedorConservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedores

Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos en las correspondientes

hojas de seguimientoEmitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de proveedore

Gerencia

Aprobacin de pedidos

Aprobar, evaluar y aceptar a los provedores Rechazar, en su caso, a los proveedores5. ENTRADASNecesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio por parte de cualquir persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la organizacin.

6. SALIDASRecepcin de los materiales , equipos o servicios por parte del personal de almacn y/o persona de la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados.

7. PROCESOS RELACIONADOS Control de almacenes.



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8. DIAGRAMA DE FLUJO



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NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

9. DESARROLLO9.1. EVALUACIN PROVEEDOREl proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad:

Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales.

Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la

calidad de los productos y servicios solicitados.Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este

seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista de 6RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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9.1.1. CLASIFICACIN DE PROVEEDORESLos criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores aceptados", que ser firmada por el Responsable de Calidad.Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn indicados:

Datos del proveedor

Producto/servicio suministrado Observaciones Requisitos exigibles Tipo de proveedor Perodo de validez de evaluacin Forma de evaluacin Visto Bueno del Gerente Reclasificacin del ProveedorEn caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo.

El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el procedimiento.

9.2. COMPRAS9.2.1. COMPRA DE MATERIALA. Deteccin de necesidades

EXISTENCIAS DE ALMACN

Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobar si se dispone de stock en almacn.



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B. Comunicacin al responsable de administracin

El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir.

C. Elaboracin del pedido

El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn el formato, que revisar.

D. Aprobacin del pedido

En caso de que el importe supere los 600 euros, requiere la aprobacin de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administiracin.

E. Envo del pedido

Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail o fax.

9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOSA. Deteccin de necesidades

El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo.

B. Solicitud de presupuesto

Se requerir la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.

C. Aprobacin del presupuesto

Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos puntos de vista:

Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los requisitos tcnicos.

Por parte del responsable de administracin, quien revisar los requisitos econmicos.



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En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto.

D. Comunicacin al proveedor

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de administracin.

9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORESA. Recepcin material/equipo/servicio

En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido:

Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la cantidad, referencias, plazos y estado del producto.

Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio

se realiza segn las condiciones pactadas.El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de recepcin.

INCIDENCIAS DETECTADAS

En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asmismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 9.3

Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suminsitros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilar todas las "Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente informacin:



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Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material en las rdenes de compra segn lo descrito en el Apdo. 9.3A de este procedimiento "Recepcin del Material/Producto/Servicio".

Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo descrito en el procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y acciones preventivas".

ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR

Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las incidencias detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser quien aprube o rechace a los proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores".

Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayora, son leves o poco importantes, por lo que no se descalifica al proveedor para compras futuras.

Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en el caso de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

C. Comunicacin de rechazo al Proveedor

Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro prximo, si no acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).

En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando el motivo de tal aprobacin.

Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe

se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el procedimiento.RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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10. ARCHIVOToda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios contratados, preupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas; sern archivadas por el rea de Administracin.

En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores aceptados se archivarn en las reas de Recepcin y Administracin; el cuestionario de evaluacin inicial y los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de Calidad.

11. DEFINICIONESProveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histrico de compras.

Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que

no ha efectuado suministros previos.12. FORMATOS Y REFERENCIAS "Lista de Proveedores"

"Lista de Proveedores Aceptados" "Ficha de Proveedor" "Pedido de Compra" "Hoja de Servicios Contratados" "Hoja de Seguimiento Proveedores" Procedimiento "Gestn de incidencias, acciones correctivas y preventivas"RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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LISTA DE PROVEEDORESPROVEEDORESSUMINSTRO

N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO CONTRATADO

Aprobado por:Fecha y firma:

Recepcin e Inspeccin:Fecha y firma:RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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LISTA DE PROVEEDORES ACEPTADOSPROVEEDORESSUMINSTRO

N ORDEN DE COMPRA/NSERVICIO CONTRATADO


Recepcin e Inspeccin:Fecha y firma:RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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FICHA PROVEEDORPRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADOOBSERVACIONESREQUISITOS EXIGIBLESVALIDED EVALUACINRECLASIFICACIN

PROVEEDORES

DATOSTIPO


Recepcin e inspeccinFecha y firma:RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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PEDIDO DE COMPRANmero de pedido: Fecha:Solicitado por:CONCEPTOCANTIDAD

PROVEEDOR: IMPORTE: PLAZO DE ENTREGA:OBSERVACIONES:Aprobado por: Fecha y firma:

Recepcin e inspeccin: Fecha y firma:RAZN SOCIAL DE LA EMPRESAPROCEDIMIENTO GENERAL


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HOJA DE SERVICIOS CONTRATADOSEL NMERO DE PEDIDO DEBER APARECER EN LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS: CERTIFICACIONES, FACTURAS, ETC.N PEDIDO:PROVEEDOR:

NOMBRE:

DIRECCIN:

POBLACIN:C.P.

TELFONO:FAX

TRABAJO A REALIZAR:FECHA PREVISTA FINALIZACIN:

CANTIDADCONCEPTO/DESCRIPCIN:PRECIOTOTAL:

TRABAJO REALIZADO:FECHA EJECUCIN:

CANTIDADCONCEPTO/DESCRIPCIN:PRECIOTOTAL:

NOTAS O COMENTARIOS:Aprobado por: Fecha y firma

Recepcin e inspeccin: Fecha y firma


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PEDIDO DE COMPRAPROVEEDOR/SUBCONTRATISTA: PRODUCTO/SERVICIO:PROBLEMAS RELATIVOS A:

NPRODUCTO/SERVICIOFECHA INCIDENCIACALIDADPLAZO DE ENTREGACANTIDADOBSERVACIONES

VALORACIONES DE INCIDENCIAS: 1- LEVES, 2- POCO IMPORTANTES, 3- IMPORTANTES, 4-GRAVES, 5-INACEPTABLES17Realizado:Revisado y aprobado:

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