manual de presupuesto para proyectos

ProgramaConstrucciónde CapacidadesInstitucionales

MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ BARRERADIANA CAROLINA GONZÁLEZ RUBIO

JULIO DE 2007

CONTENIDO

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PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN

UNIDAD UNO

El presupuesto como parte integral del proyecto

UNIDAD DOS

Modelo de presupuesto

UNIDAD TRES

Seguimiento y control del presupuesto

BIBLIOGRAFÍA

GLOSARIA

SINÓNIMOS

ANEXO 1

ANEXO 2

ANEXO 3

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13

29

79

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115

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149

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Preguntas Introductorias

Herramientas

Ejemplos

PRESENTACIÓN

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La Red Interamericana de Fundaciones y Acciones Empresariales para el Desarrollo de Base, RedEA-mérica, agrupa cincuenta y cinco (55) entidades de doce (12) países de las Américas que, en mediode la diversidad de opciones metodológicas existentes en su interior para el desarrollo de programassociales, han decidido construir de forma compartida principios de actuación y marcos de referenciapara fortalecer la gestión autónoma y el protagonismo de las organizaciones de base en el continente,en tres niveles:

1. El nivel micro de la organización individualmente considerada.2. El nivel meso de las organizaciones que participan en redes y alianzas.3. El nivel macro de las organizaciones, redes o alianzas que participan en espacios de concertación

de los asuntos públicos.

Para lograrlo, RedEAmérica trabaja en dos aspectos íntimamente entrelazados: por un lado, la consoli-dación de las capacidades colectivas de las organizaciones de base, especialmente en los nivelesmicro y meso y, por el otro, en la promoción de entornos institucionales favorables para la acción yla participación de dichas organizaciones, principalmente en el nivel macro.

En esa perspectiva, las entidades socias de RedEAmérica han adoptado la estrategia de acompañar ycofinanciar iniciativas surgidas de organizaciones de base, de redes que agrupan a varias de esasorganizaciones y de alianzas de dichas organizaciones con actores públicos y privados. Esta labor esdesarrollada por los miembros de RedEAmérica de forma constante y sistemática, con el fin decontribuir a la estructuración de procesos participativos e incluyentes que reduzcan la pobreza yprofundicen la democracia en los países del continente.

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

Esta apuesta se apoya en un largo camino recorrido. En efecto, las distintas entidades que conformanRedEAmérica han acumulado en sus respectivos países, a lo largo de varios años de trabajo, unaamplia experiencia en el acompañamiento y la cofinanciación de proyectos sociales en los nivelesmicro, meso y macro anteriormente mencionados, estrategia que ha demostrado tener un enormepotencial para cualificar las capacidades colectivas de las organizaciones, mejorar su interlocución conla empresa privada y el Estado, incrementar sus posibilidades de éxito en las gestiones que llevan acabo y garantizar la rentabilidad social de los recursos invertidos.

Por su parte, las organizaciones de base existentes en los países que configuran las Américas, hanmantenido a lo largo de varias décadas una actividad por medio de la cual aglutinan y movilizangrupos poblacionales, gestionan y ejecutan proyectos de desarrollo, participan en distintos escenariosde debate y toma de decisiones públicas, promueven o afianzan sentidos de pertenencia y canalizandemandas ciudadanas. En su interacción con la ciudadanía, la empresa privada y el Estado, estasorganizaciones han realizado contribuciones notables al mejoramiento de las condiciones de vida delos habitantes, han generado mayores posibilidades de equidad y justicia y han puesto en marchaprocesos sociales democráticos.

En ese contexto, RedEAmérica ha asumido la tarea de publicar una colección de manuales que, apartir de la experiencia de sus miembros, presente caminos a seguir para llevar a cabo procesossostenidos de fortalecimiento de organizaciones, redes y alianzas, de modo que la voz de los exclui-dos tenga presencia protagónica en la sociedad y sea escuchada por ésta con ánimo incluyente.

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REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

De dicha colección hace parte este Manual de presupuesto paraproyectos de desarrollo de base, el cual se complementa conun aplicativo o software para la elaboración de presupuestos.Así mismo, son parte de la colección el Manual de evaluaciónde impactos del desarrollo de base y el Manual de acompa-ñamiento y cofinanciación a procesos organizativos para eldesarrollo de base. El enfoque común que guía estos ma-nuales, se encuentra consignado en la publicación ConstruirJuntos. Una propuesta para hacer desarrollo de base, juegode cuatro cuadernillos editado por RedEAmérica en 20041.

Este es un material de referencia y una herramienta de tra-bajo que espera ser útil para que las entidades miembro dela Red evalúen los impactos de los programas y los proyec-tos de desarrollo de base que adelantan en sus institucionesen el nivel micro, meso y macro.

1 Cuadernillo 1: Niveles de intervención en el desarrollo de base.Cuadernillo 2: Orientaciones estratégicas para la promoción deldesarrollo de base. Cuadernillo 3: Modelos y estrategias de inter-vención utilizadas por los miembros de RedEAmérica. Cuadernillo4: El aprendizaje en RedEAmérica. Guía: Propuesta metodológicapara el taller de reflexión sobre el marco de desarrollo de base deRedEAmérica.

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INTRODUCCIÓN

El proceso de elaboración del Manual parte de la revisión y análisis de múltiples y diferentes modelosde presupuesto, informes de ejecución presupuestal y rendiciones de cuentas presentadas por Orga-nizaciones de Base (OB) y Organizaciones No Gubernamentales (ONG) a entidades de coopera-ción que apoyan sus proyectos.

Durante la elaboración del Manual, además de la consulta y análisis de documentos, se realizaronreuniones de trabajo, consultas directas y/o Talleres, tanto con OB, como con entidades ONG yempresas que hoy forman parte de RedEAmérica. Así mismo, se dio un constante dialogo con elequipo técnico de la Red. Todo ello, constituyo insumo valioso para el documento consignado enestas páginas.

El Manual se presenta en tres unidades. En la primera, se conceptualiza sobre los elementos bási-cos del presupuesto y se le ubica como un instrumento o herramienta clave en la formulación,planeación y ejecución de los proyectos de desarrollo de base. En la segunda unidad, se presentael modelo de presupuesto que se propone y sus correspondientes formatos, dando explicación delos mismos. En la tercera unidad, se aborda lo relativo al control y seguimiento de la ejecuciónpresupuestal del proyecto.

El Manual va acompañada de tres anexos que dan detalle de aspectos puntuales y de vital importan-cia, como son: a) La conceptualización e instrucciones sobre el costeo o valorización de los concep-tos o rubros de ingreso y gasto del proyecto y b) Los soportes básicos que deben acompañar losregistros contables.

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Para facilitar el registro acumulado y debidamente sistematizado de la información de presupuesto yejecución de recursos, por parte de todas aquellas organizaciones que reciben apoyo de RedEAmérica,se ha elaborado un "Aplicativo de presupuesto" que se presenta en documento separado del pre-sente Manual.

En la elaboración y perfeccionamiento del Manual y el Aplicativo han participado representantestécnicos de la mayor parte de las organizaciones integrantes de la Red, bien sea con sus comentariosy sugerencias por correo electrónico, como con sus aportes en las diversas reuniones de trabajo yencuentros realizados, incluidos los Talleres en Córdova (Argentina), Sao Paulo (Brasil) y Bogotá(Colombia).

El Manual de Presupuesto y su Aplicativo, han sido elaborados para ser trabajados principalmente, omediante su orientación, por parte del equipo técnico y promotor de las entidades que integran aRedEAmérica, y que, son las que hacen seguimiento a las OB beneficiarias de su apoyo.

Los presupuestos se originan en las mismas OB, que son las solicitantes de los proyectos ante lasentidades miembros de la Red. El Manual ofrece los formatos o modelos básicos para diligenciar opresentar los presupuestos y para registrar su ejecución. El equipo de trabajo de las organizacionesque forman parte de RedEAmérica, tienen en el Manual un instrumento de apoyo para su trabajo. Elpaso que sigue, es poner en práctica el Manual y Aplicativo y, progresivamente, en cuanto sea perti-nente, irlos mejorando y adaptando a las circunstancias cambiantes del contexto y los proyectos, sinperder de mira la importancia de ir disponiendo de información básica que sea homologable y com-parable entre los diferentes proyectos que se apoyan a través de las Organizaciones de la Red.

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El Manual de presupuesto fue elaborado bajo la dirección de Manuel Guillermo González Barrera,economista y magíster en Análisis de Problemas Políticos Económicos e Internacionales: experto enel diseño, formulación y evaluación de proyectos de desarrollo base. Se contó con la asistencia de laAdministradora de Empresas, Diana Carolina González Rubio, además del apoyo de un equipo detrabajo conformado por profesionales especializados en el tema, Martha Lucía Gómez Rojas, PatriciaVesga, Miguel Castellanos y Jairo Fernando González Acosta. El diseño del Aplicativo del presupuestoestuvo a cargo de Carlos Giovanni Wiesner y Óscar Gómez.

A todas aquellas personas participantes, por parte de las entidades que conforman RedEAmérica, delequipo técnico y coordinador de la Red y de quienes contribuyeron con su trabajo para la elabora-ción del Manual y el Aplicativo, nuestro profundo reconocimiento y agradecimiento.

Bogotá D.C., julio de 2007


UNIDUNIDUNIDUNIDUNIDAD UNOAD UNOAD UNOAD UNOAD UNO

EL PRESUPUESTO COMO PARTEINTEGRAL DEL PROYECTO

CONTENIDO

CUADRO SINTÉTICO

1. MARCO CONCEPTUAL

2. CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

3. RELACIÓN ENTRE PROYECTO Y PRESUPUESTO

4. ALERTAS

CUADRO SÍNTESIS

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27

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TEMAS CONCEPTOS CLAVE• Presupuesto, desarrollo de base, proyecto, ingresos, egresos, financia-

ción, gastos, inversión.

PROPÓSITO• Reconocer los principales términos que dan marco y se requieren para reflexionar sobre lo que es

el presupuesto de un proyecto de desarrollo de base.La definición detallada de lo correspondiente a los diferentes conceptos del plan de cuentas paraingresos y egresos que también es necesaria será tratada en un capítulo posterior.

MARCOCONCEPTUAL

"El hombre necesita a cadapaso de la ayuda de sus se-mejantes, y es inútil que laespere tan sólo de su benevo-lencia: le será más fácil obte-nerla si puede interesar en sufavor el amor propio de aque-llos a quienes recurre y hacer-les ver que es lo que les pide."

CONCEPTOS CLAVE• Objetivos, metas, actividades, requerimientos o concepto de gasto, pre-

supuesto.

PROPÓSITO• Comprender por qué los recursos por invertir deben tener una relación directa con las actividades

que se ha previsto adelantar durante el proyecto y los objetivos de este.

RELACIÓN ENTREPRESUPUESTO Y

PROYECTO

CONCEPTOS CLAVE• Plan de cuentas, egresos, gasto, inversión; formatos, tablas o matrices

para elaborar presupuestos; equilibrio presupuestal, control presupues-tal, flujo oportuno de recursos, contabilidad transparente.

PROPÓSITO• Reconocer conceptos básicos y específicos para la elaboración de un presupuesto, así como las

características mínimas que debe reunir.

CONSIDERACIONESPARA LA ELABORA-

CIÓN DEL PRESUPUES-TO Y SUS PRINCIPALES

CARACTERÍSTICAS

Cuadro sintético

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MARCOCONCEPTUAL

1

¿QUÉ ES Y PARAQUÉ ME SIRVEEL PRESUPUESTO?

El presupuesto esante todo unaherramienta quepermite saber conqué recursoseconómicos secuenta, para luegomirar elfuncionamiento realdel proyecto y sabersi se ha cumplido conlas metas y objetivospropuestos en elmismo.

Antes de desarrollar los conceptos de esta unidad se presenta un esquema gráfico con los aspectos más importan-tes del proceso de elaboración y seguimiento de un presupuesto, bien sea para que estos conceptos sean aplica-dos a una organización o a un proyecto.

FIGURA 1

Infograma del Manual de presupuesto

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EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUESTO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

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Se denomina presupuesto al cálculo aproximado de los ingresos que se re-quieren para cubrir los egresos (gastos, costos e inversiones) previstos en eldesarrollo de las actividades de una institución o de un proyecto en particu-lar. En la elaboración de un presupuesto deben definirse previa y claramenteel período de tiempo y de dónde se espera obtener los recursos.

Este manual hace referencia directa al presupuesto en relación con el proyec-to por ser éste la unidad de análisis y como tal su punto de partida. El Modelopara la elaboración de presupuestos de RedEAmérica se propone desde unenfoque instrumental donde éste se piensa y elabora con base en un proyec-to determinado. Como primer paso del proceso de elaboración de un pre-supuesto, se inicia en el manual con la identificación de las actividades delproyecto, tema que se desarrollará en la segunda unidad. Las característicasbásicas del enfoque del propuesto se señalan en el siguiente recuadro.

Para lograr una mayor claridad sobre algunos conceptos se recomienda re-visar la conceptualización relacionada con desarrollo de base propia de RedEA-mérica1 en el “manual de acompañamiento y cofinanciación”, dado que estemanual sobre presupuesto está particularmente orientado a proyectos quepromueven y se ejecutan dentro de dicho marco.

¿Para qué sirve el presupuestode un proyecto?

1 Ibid.

LAS RESPUESTAS SON VARIAS Y COMPLEMENTARIAS, A SABER:

COMO INSTRUMENTO DEL PROYECTO, UN PRESUPUESTO SE DEBE ELA-BORAR EN FUNCIÓN DE LO QUE SE REQUIERE PARA CUBRIR LOS COSTOS DEREALIZACIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DEL PROYECTO, CON EL FINDE CUMPLIR CON SUS OBJETIVOS. LO MÁS IMPORTANTE SON LOS OBJETI-VOS DEL PROYECTO, MIENTRAS EL PRESUPUESTO ES SÓLO UNA HERRAMIEN-TA O INSTRUMENTO DE APOYO.

PARA DAR SOPORTE Y CREDIBILIDAD ANTE LAS DIFERENTES FUENTESDE FINANCIACIÓN A LAS CUALES SE ACUDE EN BÚSQUEDA DE RECURSOS,BIEN SEA PORQUE ÉSTOS SE OBTENGAN COMO CRÉDITO O MEDIANTE SOLICI-TUDES DE COOPERACIÓN NO REEMBOLSABLE.

PARA IDENTIFICAR CON CLARIDAD LOS RECURSOS REQUERIDOS, ME-CANISMOS Y FUENTES DE FINANCIACIÓN Y LA FORMA Y MOMENTO ENQUE ÉSTOS DEBEN ENCONTRARSE DISPONIBLES PARA CUMPLIR CON LASACTIVIDADES Y ALCANZAR LAS METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.

COMO APOYO EN EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO A LOSINGRESOS Y EGRESOS DEL PROYECTO, PORQUE SE UTILIZA COMO PARÁMETROPARA COMPARAR LO PREVISTO INICIALMENTE CON LA EJECUCIÓN REAL DELMISMO. EL ANÁLISIS COMPARATIVO DE LO PRESUPUESTADO FACILITA A LOS IN-TERESADOS SABER CÓMO SE HAN INVERTIDO LOS RECURSOS Y PERMITE A LAADMINISTRACIÓN TOMAR DECISIONES OPORTUNAMENTE. AL OBSERVAR ENQUÉ SE INVIERTEN LOS RECURSOS SE PUEDE SABER SI ÉSTOS SE CANALIZANO NO EN FUNCIÓN DE LAS ACTIVIDADES, METAS Y OBJETIVOS DEL PROYECTO.

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Luego de tener claridad sobre cómo concibe RedEAmérica los conceptosde desarrollo de base, proyecto y proyecto de desarrollo de base se abor-dan algunos términos propios del tema de presupuesto, tales como: ingre-sos, egresos, financiación, gastos e inversión. Otros conceptos se desarro-llan a lo largo del manual, en la medida en que se requieren.

No se trata de dar definiciones detalladas o excluyentes, o de entrar en po-lémicas sobre una u otra definición dentro de las varias que se pueden encon-trar en textos de presupuesto, contabilidad y economía. Sin embargo, síconviene una aproximación conceptual que ayude a la unificación de criterios.

Los conceptos considerados pertinentes se encuentran en la figura 2 dondese presenta en forma de esquema qué se entiende en este manual por pre-supuesto y cuáles son los conceptos o componentes que lo conforman. Estafigura presenta la relación de dependencia existente entre el presupuesto yel proyecto, relación que también aparece con nuevos detalles en la figura 4.

En la figura 2 se describe lo que se entiende por ingresos y egresos, por seréstos los componentes del presupuesto. El ingreso lleva a reflexionar, entreotros, sobre el tema de la financiación y a su vez señala un elemento funda-mental: la financiación de recursos. En relación con los egresos de un pro-yecto, se contemplan tanto los considerados gastos como los que se aplicana inversiones. La definición de inversiones aborda el concepto de activos enel sentido de bienes o recursos que permanecen en el tiempo y no se gas-tan o desaparecen en el corto plazo.

FIGURA 2

Definiciones

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CARACTERÍSTICASDEL PRESUPUESTO

2

1

Las características que deben identificar los presupuestos presentados a con-sideración de los miembros de RedEAmérica corresponden, entre otras, alas siguientes:

Formatos de presentación predefinidos

El presupuesto debe elaborarse en los formatos propuestos en este manualpor RedEAmérica, lo cual facilita, entre otras cosas, lo siguiente:• Comparar lo presupuestado con lo ejecutado.• Consolidar por rubros de ingresos y egresos los presupuestos y ejecucio-

nes de diferentes organizaciones.• Verificar las variaciones de ingresos y egresos entre diferentes períodos.

Plan de cuentas de egresos e ingresos predefinido

Al momento de elaborar el presupuesto debe trabajarse sobre un mismopatrón para clasificar los egresos e ingresos del proyecto. De allí la importan-cia de disponer de un plan de cuentas predefinido, como puede observarseen los formatos que se incluyen en este manual y constituyen guías estandari-zadas para presentar presupuestos e informes de ingresos y egresos de cual-quier proyecto apoyado por las organizaciones que forman parte de Re-dEAmérica.

2

Unidades de valor

Las unidades de valor que se utilicen, como por ejemplo pesos, dólares oeuros, también deben ser previamente definidas, o de lo contrario será im-posible la acumulación de egresos e ingresos.

Todo presupuesto debe elaborarse primero en la moneda del país donde seejecutará, pero también en el caso de los proyectos apoyados por RedEAmé-rica debe procederse a su conversión en dólares de Estados Unidos. Loscálculos en una u otra moneda serán consignados en los formatos predefinidospara el efecto.

Es habitual que las agencias de apoyo que financian proyectos en otras mo-nedas, tales como el euro, soliciten la elaboración del presupuesto tambiénen dicha moneda. Para tal efecto se utilizará la tasa de cambio vigente elúltimo día del mes inmediatamente anterior a la fecha de elaboración delpresupuesto

3

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REDEAMÉRICA ACOMPAÑAMIENTO Y COFINANCIACIÓN A PROCESOS ORGANIZATIVOS PARA EL DESARROLLO DE BASE

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8

7

9

Al momento de reportar informes financieros de la ejecución del proyecto,estos informes deberán hacerse en las mismas monedas en que fue presen-tado el presupuesto.

Realismo al presentar la información

En relación con los ingresos, quiere decir que los valores estimados debencorresponder a rubros de ingresos altamente probables de ser obtenidos.En relación con los egresos, quiere decir que los valores estimados se co-rrespondan con el precio real de mercado al momento que se proyecteadquirir el producto o servicio pagado.

Al presupuestar los recursos que se van a solicitar a una entidad financiadorase deben asignar valores posibles y razonables para dicha entidad. Este pun-to requiere de especial cuidado, por cuanto en el caso particular de las enti-dades de cooperación no siempre se definen previamente los montos definanciación. Aquí es determinante el conocimiento que la OB tenga de laspolíticas, criterios y prioridades de su posible fuente de financiamiento.

Especificidad y concreción

Los valores estimados para ingresos o egresos deben hacerse sobre rubrosprecisos, incluidos dentro de los rubros de ingresos o egresos contempla-dos en los formatos diseñados para la elaboración del presupuesto, que a suvez puedan clasificarse o registrarse claramente en el plan de cuentas de lacontabilidad que lleva la organización ejecutora del proyecto.

Coherencia

Cada rubro del presupuesto debe tener sentido dentro de los objetivos,metas y actividades del proyecto.

Relación beneficio/costo positiva

Los argumentos de sustentación que se presenten sobre el presupuestodeben demostrar y justificar que el beneficio por obtener con los recursosinvertidos es altamente favorable y que los costos (anexo 02) son los míni-mos posibles para alcanzar las metas planteadas.

Equilibrio

Los factores más importantes que determinan un proyecto son:• Que los egresos sean iguales a los ingresos.• Que exista lógica y proporcionalidad entre lo que se considera gastos de

funcionamiento y gastos de operación e inversiones.

Por ejemplo, si los gastos de funcionamiento representan un porcentaje mayoral 20% del total del presupuesto, debería revisarse si éstos resultan excesi-vos frente al total de gastos. Se advierte que estos porcentajes no son fijos yvalores diferentes podrían ser plenamente justificados dependiendo del pro-yecto concreto y de lo que se considere gasto de funcionamiento o gasto deoperación e inversiones.

Sostenibilidad

La sostenibilidad financiera del proyecto implica que éste cuente con losrecursos necesarios para cubrir todos sus gastos durante la vigencia del mis-mo y además exige una mirada sobre la diversidad y seguridad de las fuentesde financiación y la disminución de riesgos de dependencia de fuentes inse-guras o exclusivas por su bajo número.

Habrá mayor dependencia si la fuente de ingresos es un solo agente exter-no que apoya o si es una sola fuente, así sea de carácter interno. Habrá

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menos dependencia, si las fuentes de ingresos son diversas, y sobre todo sise origina en una actividad productiva o de comercialización que controla ydepende de la propia entidad.

Un proyecto cuyo propósito sea la generación de ingresos y al cual no se lehaya previsto su propio sostenimiento a partir de los ingresos que él mismogenere en un período de tiempo determinado, se considerará no viable ypor lo tanto, difícil de sostenerse, aun con el apoyo de terceros.

Los proyectos que presentan mayor dificultad para financiarse con recursospropios son los dirigidos a población indigente o extremadamente pobreque, por sus condiciones, difícilmente pueden aportar para cubrir los costosdel servicio requerido. La dificultad para financiarse con recursos propios enestos casos se complica aún más cuando los proyectos no son de carácterproductivo o generadores de ingresos, como es el caso de los relacionadoscon la educación, la salud, la atención de emergencias y otros similares.

El Estado puede y debe surgir aquí como un posible contratante de serviciosa la ONG o a la organización de base. Éste es un punto que debe recordarse,aunque no siempre sea fácil concretar el aporte de gobiernos si no se tienenrecursos suficientes.

Vale la pena señalar la dificultad que tienen las OB para conseguir, con lasentidades de apoyo, los recursos para financiar gastos de carácter adminis-trativo, tales como los salarios del personal de dirección y administración,servicios públicos, papelería y útiles de escritorio, etc. Existe el temor enmuchas entidades de cooperación que al financiar ese tipo de gastos la de-pendencia aumente y el proyecto y organización ejecutora no demuestrencapacidad para autosostenerse.

RedEAmérica y las entidades que la integran buscan que las organizaciones alas cuales apoyan puedan ser autosostenibles mediante acciones combina-das que permitan fortalecer las fuentes de ingresos propios y diversificar lasfuentes externas públicas, privadas, nacionales o internacionales.

Información transparente

Los registros e informes contables y financieros con un buen control internoson la fuente de información, tanto para elaborar el presupuesto como parasu posterior ejecución. La información debe ser oportuna, pertinente, claray confiable.

Control de ejecución presupuestal

El presupuesto es un instrumento para aplicar y hacerle seguimiento de for-ma continua y dinámica y para el efecto debe contarse con formatospredefinidos. Estos formatos deben registrar las diferencias que se presen-ten entre lo ejecutado y lo presupuestado y facilitar las explicaciones que serequieran.

Oportunidad del flujo de recursos

El cumplimiento cabal de un presupuesto depende de diversos factores en-tre los cuales se destacan:• Agilidad y claridad en los procesos y decisiones sobre los gastos.• Disponibilidad de recursos.• Cumplimiento de las actividades en función de los objetivos y metas del

proyecto.

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11

12

EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

25

3

PROYECTO Y PRESUPUESTORELACIÓN ENTRE

Antes de pasar a lasegunda unidad dondese describe el procesoy se presentan losformatos para laelaboración delpresupuesto, se debeobservar el siguientegráfico que sintetiza larelación entre loscomponentes de unproyecto y elpresupuesto.

FIGURA 3

El presupuesto en el proyecto

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FIGURA 4

Ejemplo de relaciones entre los componentes de un proyecto

EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO UNIDAD UNO EL PRESUPUETO COMO PARTE INTEGRAL DEL PROYECTO

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1

4

ALERTAS

Evitar el riesgo de convertir elpresupuesto en el fin o razónde ser de la acción institucio-nal. Esta última se define en sumisión.

La legitimidad del presupues-to está dada por la claridad delos objetivos del proyecto enel que se enmarca.

2

RELACIÓN CONLOS OBJETIVOSDEL PROYECTO

COMPONENTES

USO Y UTILIDAD

¿QUÉ ES?

Todos los componentes de un proyecto tienen una rela-ción directa con el presupuesto en cuanto éste contem-pla los recursos que hacen viable el cumplimiento demetas y objetivos.

OBJETIVO META ACTIVIDAD

PRESUPUESTO REQUERIMIENTO

INGRESOS Financiación

GastosEGRESOS

Inversión

• Soporte y credibilidad• Instrumento del proyecto• Identifica con claridad los recursos requeridos, meca-

nismos y fuentes de financiación• Instrumento de seguimiento y monitoreo

Herramienta de planificación, guía, e instrumento de in-formación y control que permite visualizar de forma con-creta, ordenada y valorizada los recursos requeridos ylos conceptos en que se van a invertir para poder llevar acabo un proyecto.

PRESUPUESTO

Cuadro síntesis


UNIDUNIDUNIDUNIDUNIDAD DOSAD DOSAD DOSAD DOSAD DOS

MODELO DE PRESUPUESTO

CONTENIDO

32

3537

38

46

75

77

78

31

CUADRO SINTÉTICO

1. ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOS QUE CONTEMPLALA ADMINISTRACIÓN DE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

2. MOMENTO OPORTUNO PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

3. LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDAPARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

4. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTOSEGÚN RUBROS CONTABLES

5. EL PRESUPUESTO EN DÓLARES, DEVALUACIÓN E INFLACIÓN

6. ALERTAS

CUADRO SÍNTESIS

TEMAS

Cuadro sintético

CONCEPTOS CLAVE• Presupuesto consolidado de gastos por actividad, costos o gastos indi-

rectos, costos directos, costos totales.

PROPÓSITO• Disponer de instrumentos y metodologías para desarrollar ejercicios de aproximación a un presu-

puesto de gastos para las actividades del proyecto.

LA ACTIVIDAD DEL PROYECTOCOMO PUNTO DE PARTIDA

PARA ELABORAR ELPRESUPUESTO

CONCEPTOS CLAVE• Plan de cuentas, subcuentas, financiación, gastos.

PROPÓSITO• Aprender a clasificar adecuadamente los rubros del presupuesto a partir del plan de cuentas esta-

blecido.

ELABORACIÓN DELPRESUPUESTO SEGÚNRUBROS CONTABLES

CONCEPTOS CLAVE• Tasa de cambio, devaluación, revaluación, inflación.

PROPÓSITO• Presentar el presupuesto en la moneda que las entidades de cooperación utilizan.

EL PRESUPUESTOEN DÓLARES

CONCEPTOS CLAVE• Presupuesto, período presupuestal, objetivos, metas, actividades, gas-

tos e ingresos.

PROPÓSITO• Desarrollar habilidades para elaborar oportunamente un presupuesto.

MOMENTO PARA ELABORAREL PRESUPUESTO

CONCEPTOS CLAVE• Administración de recursos, agencias o fuentes financiadoras, metas

financieras, cumplimiento de compromisos presupuestales.

PROPÓSITO• Reconocer los criterios básicos para administrar los recursos presupuestales de un proyecto, a

partir de la elaboración del presupuesto.

ENFOQUE Y ASPECTOSBÁSICOS QUE CONTEMPLALA ELABORACION DE UN

PRESUPUESTO EN UNPROYECTO

"Las ideas son capitales quesólo ganan interés sobre lasmanos del talento"

33

ENFOQUE Y ASPECTOS BÁSICOSQUE CONTEMPLA LA ADMINISTRACIÓNDE UN PRESUPUESTO EN UN PROYECTO

1

¿Cuántos y cuálesrecursos son necesariospara ejecutar el proyecto?

¿Qué dinero se requiere yde cuánto se dispone?

¿Cómo estimo y presentoel presupuesto deingresos y egresos delproyecto?

Luego de hacer un recorrido por la unidad 1, donde se desarrollaron los temas que permiten entender en quéconsiste, para qué sirve y cómo se relaciona un presupuesto con los objetivos del proyecto, corresponde abordaren esta unidad 2 los temas sobre cómo hacer el presupuesto y cuáles son los instrumentos disponibles para suelaboración. Estos dos últimos temas, y en particular el segundo, permiten definir el enfoque del modelo depresupuesto propio de RedEAmérica.

Los formatos de presentación de la información presupuestal que entrega este manual en las unidades 2 y 3 sonlos que particularizan el modelo de presupuesto de RedEAmérica.

La administración del presupuesto de un proyecto contempla fundamentalmente:

• Elaboración del presupuesto• Consecución de recursos• Aplicación de gastos• Control de presupuesto

La sostenibilidad y el éxito financiero de un proyecto dependen de la forma como se administren los recursos, porlo cual es básico planear a partir de las metas financieras de la OB y señalar claramente lo que se quiere, para locual se deben aprovechar las oportunidades que se presentan y prever las amenazas que puedan recaer sobre lasfinanzas de la organización.

35

36

El recurso financiero de un proyecto es el instrumento vital sin el cual lospropósitos y la razón de ser del proyecto no se desarrollarían y en conse-cuencia la organización dejaría de existir.

Las OB suelen obtener los recursos, entre otros, de entidades de coopera-ción, para lo cual se establecen compromisos que deben cumplirse, tantopor seriedad y responsabilidad, como por la necesidad de ganar y mantenerla confianza de las fuentes financiadoras.

En los convenios o acuerdos entre la organización que ejecuta el proyecto ylas agencias financiadoras se señalan compromisos sobre el manejo presu-puestal. Entre los compromisos que se establecen figuran aspectos como:

• En qué y cómo se va a invertir el dinero

• Período en que pueden ser aplicados los recursos

• Destino que puede y debe darse a los recursos sobrantes o a los que seobtienen en forma extraordinaria

• Uso que debe hacerse de los rendimientos financieros o ganancias en elcambio de moneda extranjera

• Exigencias sobre la administración de los recursos aportados por las enti-dades de cooperación

La administración del presupuesto equivale a responder por todo lo ante-rior y ello exige necesariamente que los responsables de la administraciónpermanezcan atentos al desarrollo de la obtención de recursos y a la aplica-

ción de los gastos. Dichos responsables no solamente registran cuánto segasta y cuánto ingresa, sino que también están obligados a verificar si losgastos se han hecho con todos los requisitos institucionales para que puedanser efectivamente considerados como parte de los gastos previstos en elpresupuesto.

En la unidad 3 se retoma este tema como parte fundamental del proceso decontrol y seguimiento del proyecto.

MODELO DE PRESUPUESTO UNIDAD DOS MODELO DE PRESUPUESTO

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El presupuesto es parte integral del proyecto y como tal debe corresponder a los objetivos, metas, actividades yrecursos previstos en el mismo. Una elaboración adecuada y oportuna del presupuesto depende entonces de ladefinición previa de esos elementos del proyecto.

El momento más oportuno para elaborar el presupuesto es cuando se tienen definidas las actividades del proyectoy sus requerimientos para realizarlas.

La fecha de entrega del proyecto a una entidad de cooperación no está estandarizada y depende de las normasestablecidas por cada una de ellas. Hay entidades que abren convocatoria para la presentación de proyectos y hayotras que los reciben en cualquier momento del año.

El período que transcurre entre la presentación de una propuesta, su aprobación y el primero y subsiguientesdesembolsos varía de una entidad a otra. Éstos son aspectos sobre los cuales la OB no tiene control y por lo cualdebe acogerse a lo establecido. Lo más importante para la OB es conocer cómo debe responder a cada entidadde apoyo y tomar las previsiones necesarias para saber con qué recursos económicos podrá contar y en quémomentos se producen los flujos de ingreso, para aplicar las medidas pertinentes.

2

MOMENTO OPORTUNOPARA ELABORAR EL PRESUPUESTO

¿Cuál es el mejormomento para elaborarel presupuesto?

38

3

Es importante recordar que el modelo para la elaboración de presupuestosque propone RedEAmérica en este manual centra su enfoque en la relaciónentre proyecto y presupuesto y se inicia con la identificación de las activida-des del proyecto, por lo cual es importante recordar, tal como se planteó enlas figuras 3 y 4, que los diferentes componentes del proyecto: diagnósticos,justificación, objetivos, metas, actividades, requerimientos, indicadores y es-tructura operativa, entre otros, deberán formularse antes de seleccionar ydiligenciar los formatos propuestos en este modelo.

Habitualmente, en las OB se comienza por estimar los gastos para una acti-vidad durante un período de tiempo determinado, y a partir de éstos, losrecursos o ingresos necesarios para cubrirlos.

Para lograr una mejor comprensión acerca del concepto de costo se sugierever el anexo 02: Qué son los costos y cuál es su aplicación en el presupues-to. Al elaborar el presupuesto de egresos en función de actividades se reco-mienda:

• Valorizar el costo de ejecutar cada actividad.• Verificar que las actividades estén relacionadas con las metas y objetivos

propuestos para el proyecto.

LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO COMO PUNTO DE PARTIDAPARA ELABORAR EL PRESUPUESTO2

2 Elaborar un presupuesto a partir de actividades no excluye que también se pueda hacer a partir de conceptos de gastos de funcionamiento, tales como arrendamientos, pagos de personal de planta y servicios.3 Por ejemplo, se puede estimar el costo total de un curso de formación o también detallar cada una de las actividades de realización de este curso. La práctica va indicando el nivel de detalle pertinente. En lo

posible, debe buscarse un sano equilibrio entre los detalles necesarios para identificar las actividades esenciales y evitar el exceso de detalle que puede llegar a confundir.

• Detallar o agrupar actividades tanto como sea necesario3

• Elaborar el presupuesto de un proyecto por actividades y por períodosde ejecución presupuestal. Por ejemplo, por semestres, trimestres o añosy no necesariamente por todo el período de vigencia del proyecto.

A continuación aparece un flujograma donde se evidencia el procedimientopara elaborar el presupuesto por actividades.

3.1 Definición de actividades

Se formula cada una de las actividades por realizar en el marco de los obje-tivos y metas del proyecto; por ejemplo, talleres de capacitación, pasantías,asistencia técnica, construcción de estanques, estudios, evaluaciones, elabo-ración de documentos, etc.

3.2 Determinación de requerimientos y rubros de egresopor cada actividad

Se señala, en primer lugar, qué se requiere para cumplir con la actividadprevista y se ubica tal requerimiento dentro del concepto contable estable-

39

FIGURA 5Flujograma de elaboracióndel presupuesto por actividades

cido en el “plan de cuentas de egresos o gastos”. Ejemplo: para realizar uncurso de formación, se estima que se necesitan, entre otros recursos, 50lápices que cuestan $1.000 cada uno. Entonces la actividad es el curso y elrequerimiento son los lápices

3.3 Estimación de egresos por cada actividad

Se estima el costo de todos los requerimientos de cada actividad. En elejemplo anterior, el rubro de egreso o gasto es “útiles y papelería”. Paracada actividad se puede trabajar con base en el formato 1: Presupuesto deegresos por actividad, el cual se diligenciará tantas veces como sea necesariohasta cuando se logre presupuestar cada actividad.

3.4 Definición y valorización de egresos de carácter general,administrativos o indirectos

Corresponden a los egresos que afectan las diversas actividades del proyec-to y que no se pueden o deben atribuir a una sola actividad. Ejemplo: servi-cios públicos, arriendo de oficinas, nómina del personal de oficina, etc.

3.5 Consolidación de egresos

Es la suma de egresos de cada actividad y los de carácter administrativo ogeneral del proyecto. Se puede tomar como guía el formato 2.

A continuación se presentan los formatos modelo sugeridos para elaborar elpresupuesto por actividades. El formato 1 se refiere al presupuesto por cadaactividad, mientras el formato 2 recoge la información que consolida el pre-supuesto de todas las actividades y los egresos de carácter general, adminis-trativo o de costos indirectos.


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Formato UnoPresupuesto de egresos por actividad

NOMBRE DEL PROYECTO:

PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO:

ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTALMiles de pesos Miles de dólares

PERÍODO PRESUPUESTAL:

FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:

ACTIVIDAD No. DE DESCRIPCIÓN:

TOTAL

NOTA: CADA UNA DE LAS CIFRAS DEBE IR CON LA EXPLICACIÓN O JUSTIFICACIÓN RESPECTIVA.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

41


Formato DosPresupuesto consolidado de egresos del proyecto por actividades



ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓNMiles de pesos Miles de dólares Porcentaje

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Subtotal egresos por actividades

Otros gastos del proyecto

Salarios director

Arrendamiento

Servicios públicos

Útiles y papelería

Correo

Etc.

Subtotal otros egresos generales

Costo total del proyecto


FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO:


ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:


42

3.6 Estimación y registro de costos de cada actividadAl estimar los costos para cada rubro de egresos general o de actividad debetenerse en cuenta:

••••• Costos directos por actividad (valor): cuando el presupuesto sehace por actividades, se incluyen como costo de las mismas sólo aquellosegresos directos y específicos de cada actividad, estimando por aparteotros indirectos que pueden ser distribuidos entre varias actividades delproyecto o que corresponden a la operación general de la OB.

••••• Tiempo de ejecución (vigencia del proyecto): el tiempo duranteel cual se aplica el gasto o inversión. Por ejemplo, si se requiere unasecretaria por tres meses y el costo por mes es de US$500, el costo totalde la secretaria para ese curso será de US$1.500.

••••• Actividad/Rubros de egresos: los conceptos o rubros de egreso queen el caso de los proyectos de DB incluyen gastos e inversiones debencoincidir con los rubros del plan de cuentas de la organización y los quese encuentran incluidos en los formatos predefinidos para la elaboraciónde presupuesto (para mayores detalles ver el formato 3 y su correspon-diente explicación).

EjemploElaborar un presupuesto de egresos por actividades suponiendo la siguienteinformación:••••• Se identifican cuatro actividades diferentes en el proyecto cuya duración

es de un año.••••• Los egresos de carácter general y que no son específicos de una actividad

concreta son los siguientes: un coordinador por un año, los servicios pú-blicos, el arriendo de oficina, la papelería y útiles de escritorio y el costomensual del correo (incluidos beneficios sociales).

••••• Se identifica como actividad 1 del proyecto la realización de un curso decapacitación sobre engorde de ganado y se solicita la discriminación ycálculo de costos directos de esta actividad.

Los requerimientos o rubros de gasto para el curso del ejemplo son:

a) Pago de una secretaria para apoyar la organización, convocatoria y rea-lización del curso durante un mes por valor de US$500.

b) Costo del instructor: 80 horas de clase a razón de US$10 por horac) Material de apoyo para 20 participantes a razón de US$20 por

participanted) Costos de alojamiento para 20 participantes durante 15 días a razón de

US$10 diarios por participantee) Alimentación para 22 personas durante 15 días a razón de US$10 dia-

rios por personaf) Transporte para 20 participantes a un promedio de US$5 por participanteg) Costo por alquiler de salones para la realización del curso por valor de

US$100h) Otros costos directos por US$100

Se suponen otras tres actividades, cuyos costos totales son:a) Actividad 2: US$3.000b) Actividad 3: US$5.000c) Actividad 4: US$15.000

Los costos indirectos y de administración general del proyecto son los si-guientes:

a) Salarios del personal del proyecto US$12.000b) Arrendamientos US$6.000c) Servicios públicos US$ 2.400d) Papelería US$ 3.000e) Correo $ 1.000

Desarrollo del ejemplo

Para desarrollar este ejemplo se toma como referencia el formato 1que se diligencia de acuerdo con la información del ejemplo.1

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NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan

PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05

ACTIVIDAD / RUBRO VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR TOTAL VALOR TOTAL$ Miles de pesos Miles de dólares

PERÍODO PRESUPUESTAL: enero 1/05 – junio 30/05

FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: dic 1/04

ACTIVIDAD No. 1 DESCRIPCIÓN: curso para engorde de ganado


ELABORADO POR: N.N.

REVISADO POR: N.N.

AUTORIZADO POR: N.N.

FECHA: Nov 28/04

FECHA: Nov 29/04

FECHA: Dic 1/04

Formato Uno diligenciadoEjemplo del presupuesto de egresos por actividad

Honorarios conferencistas (horas) 26,5 80 2.120 0,8

Honorarios secretaria (meses) 1.325 1 1.325 0,5

Material de apoyo para conferencistas 530 0,2

Material para los participantes 53 20 1.060 0,4

Alojamiento de 20 participantes durante 15 días (días x participante) 26,5 15 x 20 7.950 3,0

Alimentación de 22 personas durante 15 días (días por asistentes) 26,5 15 x 22 8.745 3,3

Transporte de 20 participantes (número de viajes de ida y regreso) 13,25 20 265 0,1

Alquiler salones durante todo el evento 265 1 265 0,1

Otros costos 265 1 265 0,1

TOTAL 22.525 8,5


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Para cada una de las demás actividades del proyecto se desarrolla unformato de presupuesto o estimación de costos similar al anterior.

Se procede a diligenciar los costos que no aplican a una actividadespecífica, pero que son necesarios para que la OB y el proyectopuedan funcionar (formato 2 diligenciado).

Se toma como referencia el formato 2 donde se consolida la infor-mación de cada actividad diligenciada con base en el formato 1. Acátambién deben incluirse los costos indirectos que no fueron contem-plados dentro de alguna actividad específica.

Como se indicó en el formato 1 diligenciado, desde el punto de vistapresupuestal, son egresos del proyecto los recursos contabilizados comogastos, pero también los recursos de inversión (fondos de crédito, edifica-ciones, compra de activos fijos, etc.).

En el anexo 1 de este manual se presenta la forma de valorar o establecerlos costos de cada pago que se estima dentro del proyecto, según el rubrocontable que señale el plan de cuentas que más adelante se sugiere.

2

3

4

45


NOMBRE DEL PROYECTO: Formación para actividades productivas de los campesinos de la vereda San Juan

PERÍODO DE VIGENCIA DEL PROYECTO: enero 1/05 – dic 31/05

ACTIVIDAD / RUBRO VALOR TOTAL VALOR TOTAL PARTICIPACIÓNMiles de pesos Miles de dólares Porcentaje

Actividad 1 8,5

Actividad 2 3,0

Actividad 3 5,0

Actividad 4 15,0

Subtotal egresos por actividades 31,5

Otros gastos del proyecto

Salarios personal del proyecto 12,0

Arrendamiento 6,0

Servicios públicos 2,4

Útiles y papelería 3,0

Correo 1,0

Etc.

Subtotal otros egresos generales 24,4

Costo total del proyecto 39,0

PERÍODO PRESUPUESTAL: 1 de enero 05 – 30 de junio /05

FECHA DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: 1 de dic/04


ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

Formato Dos diligenciadoPresupuesto consolidado de gastos del proyecto por actividades

46

4

Después de identificar las actividades y requerimientos del proyecto comose ejemplificó anteriormente, corresponde ahora presentar el presupuestodetallado en función de los conceptos o rubros4 que suministra el plan decuentas de la OB.

4.1 Plan de cuentas de egresos

Para facilitar la comprensión y manejar acuerdos mínimos conceptuales quepermitan involucrarse en la elaboración de lo que es un plan de cuentas paraelaborar presupuestos y hacer los registros contables, conviene en estemomento precisar algunos conceptos sobre presupuesto de funcionamien-to e inversión, gastos5 , egresos, fondos de apoyo a proyectos (anexo 01 yformato 3).

Con el “plan de cuentas de egresos” se define cada una de las cuentas ysubcuentas que lo conforman, y que son la base para elaborar el presupues-to y posteriormente hacer el registro y análisis de la ejecución presupuestal.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTOSEGÚN RUBROS CONTABLES

FIGURA 6Flujograma de los pasos paraelaborar el presupuesto por rubrosde ingresos y egresos

4 Entiéndase por rubro el nombre que se da a la cuenta o subcuenta utilizada para registrar los ingre-sos o egresos de la OB. Se pueden utilizar en forma genérica los dos nombres, pero en adelante ypara efectos del presente manual se utilizará la denominación “rubro”.

5 Vale la pena recordar que en este manual todo egreso constituye gasto, independientemente de sise realiza como pago por funcionamiento o por la compra de un equipo duradero que va a formarparte de los activos del proyecto.

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Como ya se ha mencionado, la forma de valorizar cada rubro del plan decuentas aparece en el anexo 1 del manual.

Presupuesto de funcionamiento: se refiere a los gastos de administra-ción, operación y mantenimiento de la organización. Ejemplo: arrendamiento,servicios públicos, secretaria, vigilancia, papelería, pago del director, etc.

Presupuesto de inversión: presenta los recursos que se utilizan paraadquirir o elaborar bienes y servicios que sirven para apoyar acciones futu-ras de la organización, para la producción de nuevos bienes o servicios, opara la generación de nuevos recursos. Ejemplo: compra de un vehículo,de una bodega, de insumos para la producción; constitución de un fondo decrédito, de un fondo de apoyo a proyectos productivos; inversión en laproducción de material didáctico que se va a vender, etc. Aunque no eshabitual en un proyecto de DB contemplar compras de títulos valores oacciones, en caso de presentarse, éstas serían una inversión y no un gasto.

Gastos: “Se entienden como gastos contables aquellas erogaciones querepresentan flujos de salida de recursos, en forma de disminución de activoso incrementos de pasivos o una combinación de ambos, en actividades deadministración, comercialización, investigación y financiación”6 .

Egresos: salidas de dinero, que en este caso específico, incluyen tanto losgastos como las inversiones; son las compras de activos fijos.

Fondos de apoyo a proyectos: son sumas de dinero a las cuales se fijaun propósito definido que, para el particular, es apoyar la financiación deproyectos dentro de políticas y criterios previamente definidos.

Existen fondos cuyos recursos se otorgan en calidad de donación a la orga-nización que lo solicita. Éstos se van agotando con la entrega de los recursosaprobados y se van “alimentando” con el ingreso de recursos nuevos o“frescos”. Otros, como los de crédito, buscan mantenerse en el tiempo conel retorno del capital prestado y los intereses que se cobran a quien accedeal crédito.

Muchas de las fundaciones de RedEAmérica, por sí mismas o con el apoyode la Interamerican Foundation (IAF), han ido constituyendo fondos para elapoyo de pequeños proyectos que presentan las OB. Tales fondos se hanreproducido y hoy en día se pueden mostrar como un claro ejemplo de losresultados multiplicadores de las alianzas.

Desarrolladas las reflexiones introductorias sobre el plan de cuentas de egresos,así como las definiciones conceptuales, consideradas básicas, se explica acontinuación en qué consiste y qué contiene dicho plan (formato 3).

Grupos de cuentas de egresos

En adelante aparecerá el formato 3 con las recomendaciones y explicacio-nes de cómo se debe diligenciar y el significado de cada cuenta de egresosque aparece en él. Posteriormente se presentan otros comentarios perti-nentes para comprender y diligenciar con mayor agilidad dicho formato “ta-bla de cuentas de egresos”.

6 Jaramillo Juan Carlos. Entidades sin ánimo de lucro. Régimen tributario especial. Bogotá.



48

Formato TresPlan de cuentas de egresos7

7 Al momento de diligenciar el formato 3, bien sea sólo para presentar el presupuesto al iniciar un proyecto o para utilizarlo posteriormente como guía de informe para la ejecución del presupuesto de egresos, debetenerse cuidado de no estimar un mismo gasto a la vez en dos rubros diferentes del presupuesto, “doblando” el presupuesto de gastos.

PERSONAL11.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina)1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personal

GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA22.1 Útiles y papelería2.2 Arrendamientos2.3 Servicios públicos ( agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones2.5 Vigilancia2.6 Transporte (aéres, terrestre, fluvial, fletes y acarreos)2.7 Viáticos2.8 Seguros2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades2.11 Aseo2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas)2.14 Gastos legales/impuestos2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad2.17 Gastos de auditoría2.18 Otros

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO33.1 Terrenos y edificaciones3.2 Maquinaria y equipos (máquinas de escribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos

de cómputo y comunicaciones, etc.)3.3 Muebles y enseres3.4 Vehículos3.5 Biblioteca-libros3.6 Otros

CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA44.1 Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas4.2 Transporte4.3 Alojamiento y alimentación4.4 Material didáctico4.5 Alquiler salones y equipos4.6 Compra de maquinaria y equipos

INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS55.1 Comisiones de venta5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas5.3 Transporte5.4 Fondos de crédito5.5 Capital semilla5.6 Semovientes5.7 Compra de insumos, materiales y empaques5.8 Maquinaria y equipos5.9 Terrenos y edificaciones5.10 Inversiones en tecnología5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo

OTROS66.1 Gastos médicos6.2 Medicamentos

FONDOS77.1 Fondo para educación7.2 Fondo para medicinas7.3 Fondo para recreación7.4 Fondo para programas de nutrición

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El plan presenta seis grupos de cuentas para egresos. Para su desarrollo deberecordarse que las cuentas 1 (personal) y 2 (gastos operacionales de oficina)aplican para el proyecto en general y corresponden a los gastos denomina-dos indistintamente administrativos, indirectos o generales (anexo 01).

La cuenta 3 (propiedad, planta y equipo) hace referencia a los activos fijosque se adquieren para el funcionamiento general del proyecto. Desde elpunto de vista contable la compra de tales equipos se cataloga como unainversión y no como un gasto, pues son bienes que permanecen en el tiem-po, pero desde el punto de vista del proyecto y de las entidades de coope-ración opera como cualquier gasto o aplicación de los recursos a favor delproyecto.

La cuenta 4 (capacitación y asistencia técnica) es para registrar los egresospor actividades específicas de capacitación y asistencia técnica y la 5 (inver-siones en actividades productivas), para actividades de producción. En estascuentas se incluyen, tanto los gastos estrictamente como las compras deactivos fijos, fondos de crédito y/o apoyo a proyectos o inversiones.

Estas cuentas sirven para presupuestar y registrar, tanto las actividades espe-cíficas de capacitación y producción en un proyecto de múltiples actividadestemáticas como lo presupuestado para un proyecto de temática única, biensea de educación, producción u otra.

Se ha incluido una cuenta 6 (otros) con el propósito de señalar que puedenaparecer otras cuentas de actividades específicas, según la realidad de cadaproyecto, como podría suceder con una actividad y proyecto con énfasisen salud.

La cuenta 7 (fondos) es para registrar el valor estimado para constituir fon-dos de destinación específica como los descritos en las subcuentas allí seña-ladas. Son fondos que pueden ser previstos para ejecutarlos hasta su agota-

miento o para que permanezcan en el tiempo si es que está previsto elretorno del dinero que sale o el ingreso de nuevos recursos.

Otros comentarios importantes referentes al formato 3:

Dentro de cada grupo de gastos o cuentas pueden tenerse subcuentas simi-lares, que repiten nombre o rubro. Por ejemplo, podrían tenerse costospor “arrendamientos” dentro del grupo 2 de gastos operacionales de oficinay al mismo tiempo, “alquiler de salones y equipos” dentro del grupo 4 deeventos de capacitación (formato 3). En este ejemplo lo mejor sería incluir elpago de arriendo o alquiler de un salón para una actividad de capacitacióndentro de la subcuenta “alquiler salón o equipos” en la cuenta del grupo 4“eventos de capacitación” (numeral 4.6 del plan de cuentas de egresos) y noen la subcuenta “arrendamientos” que forma parte de la cuenta del grupo 2de “gastos operacionales de oficina” (numeral 2.3. del plan de cuentas degastos). Esto es válido en la medida en que el proyecto sea de capacitación yel alquiler sea para la actividad específica de capacitación y no para activida-des varias dentro de la oficina.

La misma situación podría suceder en rubros como pagos de personal, asis-tencia técnica y otros. La norma general a seguir en estos casos es la siguien-te: en la medida en que un rubro de gasto se pueda identificar como el gastode una acción específica de capacitación o de una actividad productiva yéstas, a su vez, dispongan de rubros presupuestales propios en el proyecto,es mejor incluir dicho gasto en la actividad específica y no en el rubro generaldel proyecto o de los gastos generales de la oficina.


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A continuación se describe y explican los pagos o egresos que incluye cadacuenta y subcuenta del plan de egresos:

1. Personal

1.1 Salarios y prestaciones sociales: personal habitual y permanente delproyecto: salarios, prestaciones sociales, según lo exijan las normaslaborales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horasextras, etc. El rubro prestaciones o beneficios sociales hace referenciaa sumas adicionales al salario básico, tales como subsidios de transpor-te, primas anuales, vacaciones, cesantía, cuotas de salud y seguridadsocial y otros pagos similares. Se recomienda elaborar una planilla onómina que soporte los pagos de personal (formato 9).

1.2 Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na-tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina elfactor intelectual sobre el puramente material o mecánico. Como elpago a consultores que se contratan para la realización de trabajosespecíficos y por tiempos determinados durante el desarrollo del pro-yecto. Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una rela-ción laboral permanente con el proyecto ni con la organización. Serecomienda elaborar una planilla de honorarios que soporte los pagosrespectivos (formato 1).

1.3 Otros gastos de personal: cualquier otro tipo de gasto que represen-te pago al personal de planta.

2. Gastos operacionales de oficina

2.1 Útiles y papelería: fotocopias, papelería, útiles e implementos de oficina.

2.2 Arrendamientos: uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto.

2.3 Servicios públicos: servicios públicos en que la organización incurradurante el período de vigencia del proyecto, incluyen luz, acueducto yalcantarillado, aseo, teléfono, internet, gas.

2.4 Correo y comunicaciones: correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial.

2.5 Vigilancia: servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del pro-yecto.

2.6 Transportes: transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos delpersonal del proyecto o de los participantes en actividades del mismo.También se puede incluir lo correspondiente a fletes y acarreos demateriales, maquinaria e implementos.

2.7 Viáticos: gastos de alojamiento, alimentación y otros menores para eldesarrollo de viajes

2.8 Seguros: seguros, pólizas y garantías.

2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica: com-pra de revistas, periódicos, publicaciones diversas e información elec-trónica.

2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades: afiliaciones y vincu-laciones ante otras organizaciones, redes o programas.

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2.11 Aseo: implementos de aseo. El salario de las personas que realizanlabores de aseo y tienen una relación laboral se registra como pagopor salarios. Sólo se incluiría en este rubro el pago a personas querealizan labores de aseo pero que son contratadas por servicios.

2.12 Cafetería: alimentos e implementos utilizados para la atención del per-sonal de oficina del proyecto.

2.13 Gastos bancarios y costos de financiación: pagos a las entidades fi-nancieras por intereses, comisiones de transferencias de dinero, co-misiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional o vice-versa, costos de trámite y de chequeras. Intereses de financiación.

2.14 Gastos legales/impuestos: gastos notariales, licencias de funcionamiento,pagos consulares, aduaneros, registro mercantil. Así mismo, impuestosque deben cancelarse según las normas y legislación de cada país (impues-to de renta, de timbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.).

2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación: servi-cios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmuebles, gastos porreparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos de instalación yadecuación de muebles e inmuebles. Este rubro contempla costos me-nores considerados contablemente como gastos, puesto que las inver-siones mayores que significan incremento del valor de los activos debenregistrarse en la cuenta de propiedad, planta y equipos.

2.16 Publicidad: promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y ac-tividades del proyecto.

2.17 Gastos de auditoría: servicios de auditoría externa que se requieracontratar y que pueden exigir las mismas entidades financiadoras delproyecto.

3. Propiedad, planta y equipos

3.1 Terrenos y edificaciones: espacios sin construir o construidos (bienesinmuebles). En este rubro se presupuestan tanto las edificaciones quese proyecta adquirir ya construidas como las que se piensa construircon recursos del proyecto.

3.2 Maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que se proyectaadquirir para el apoyo y desarrollo de las diferentes actividades, entrelos cuales se tendrían máquinas de escribir, fotocopiadoras, equiposaudiovisuales, equipos de cómputo y comunicaciones, etc. En casoque las máquinas y equipos vayan a ser utilizados específicamente enactividades educativas de producción u otras para las cuales se tengancuentas separadas dentro del “plan de cuentas de egresos”, convieneque se registren en tales cuentas específicas y separadas. Debe tener-se cuidado de no presupuestar doblemente y en cuentas o subcuentassimilares.

3.3 Muebles y enseres: muebles de recepción, escritorios, bibliotecas yotros similares.

3.4 Vehículos: compra de vehículos.

3.5 Biblioteca/libros: compra de libros, videos y otro material de ense-ñanza que se conserva en biblioteca para uso del proyecto.


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4. Capacitación y asistencia técnica

El punto de partida para estimar el presupuesto en las subcuentas de capaci-tación y asistencia técnica es determinar el número de eventos de capacita-ción y acciones de asistencia técnica, su duración promedio, profesores,asesores o consultores, personas que asistirán, material de apoyo requeri-do, disponibilidad de infraestructura y logística requerida.

4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto-res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente paraactividades específicas de formación, capacitación y asistencia técnicadel proyecto.

4.2 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilicepara movilizar a las personas que participan en los eventos o activida-des de capacitación. Se puede diferenciar entre transporte de confe-rencistas y funcionarios del proyecto y el transporte de los participan-tes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación.

4.3 Alojamiento y alimentación: alojamiento y alimentación de los parti-cipantes (profesores, asesores, asistentes, estudiantes) al evento decapacitación y actividades de asistencia técnica.

4.4 Material didáctico: material didáctico, papelería, fotocopias e imple-mentos utilizados en actividades pedagógicas o de enseñanza en elproyecto.

4.5 Alquiler de salones y equipos: arriendo o alquiler de salones de con-ferencias, así como de equipos audiovisuales, de computación u otrosque apoyen la actividad específica de capacitación.

4.6. Compra de maquinaria y equipos: máquinas y equipos diversos que seproyecta adquirir para el apoyo y desarrollo de las actividades de capa-citación y asistencia técnica, entre los cuales podrían estar equiposaudiovisuales, equipos de laboratorio, etc. Al incluir maquinaria y equi-pos dentro de la cuenta “capacitación y asistencia técnica” se debetener cuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “pro-piedad, planta y equipo”.

Se podría también incluir más subcuentas dentro de “capacitación y asisten-cia técnica”, tales como gastos de funcionamiento identificados directamentecon las acciones de capacitación y asistencia técnica (papelería, arriendos,pago de personal, etc.). Nuevamente debe tenerse cuidado de no presu-puestar dos veces el mismo gasto. Por ejemplo, si se ha incluido el costo dealquiler dentro del funcionamiento general del proyecto no se puede incluirel mismo costo dentro de la actividad de capacitación, debe escogerse unade las dos opciones y dar la explicación correspondiente.

5. Inversiones en actividades productivas

5.1 Comisiones de venta: comisiones de ventas que las personas gananpor su labor de vendedores.

5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas: consulto-res, instructores y conferencistas que se contratan temporalmente paraactividades específicas de orientación a las actividades productivas ygeneradoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de su pobla-ción beneficiaria o de la misma OB.

5.3 Transporte: transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilicepara movilizar a las personas que participan en el desarrollo de loseventos o actividades productivas.

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5.4 Fondos de crédito: recursos de capital que se destinan dentro delproyecto para otorgar créditos, buscando mantener e incrementar elcapital inicial.

5.5 Capital semilla: recursos iniciales para financiar e iniciar inversiones enactividades de carácter productivo. Son fondos para que la propia OBdesarrolle la actividad productiva o también para que lo hagan directa-mente sus beneficiarios, pero el propósito es mantener el capital comoinversión y no destinar los recursos al gasto. Ejemplo: dinero para lacompra de maquinaria y materia prima que se requiere para la pro-ducción de vestidos. El propósito del capital semilla es disponer dedinero para el funcionamiento del negocio y no para distribuirlo o ago-tarlo en el corto plazo; es un dinero que debe recuperarse con lasventas de los productos o servicios que se ofrecen.

5.6 Semovientes: animales para apoyo de actividades productivas ygeneradoras de ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.).

5.7 Compra de insumos, materiales y empaques para la producción: com-pra de materia prima como semillas, abonos, medicamentos para controlde plagas, empaques y otros que se requieran para la producción y ventade un bien o servicio resultado de las actividades previstas en el proyectoo las que se van a financiar mediante la entrega de estos productos.

5.8 Compra de maquinaria y equipos: equipos destinados específica-mente para la actividad productiva. Al incluir maquinaria y equiposdentro de la cuenta “inversiones en actividades productivas”, tenercuidado de no haberlos incluido anteriormente en la cuenta “propie-dad, planta y equipo”.

5.9 Terrenos y edificaciones: terrenos y edificios destinados directamen-te a actividades productivas de la organización.

5.10 Inversiones en tecnología: compra de nuevos desarrollos tecnológi-cos: software, patentes, licencias.

5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo: recursos invertidos enprocesos investigativos para el desarrollo de procesos de produccióny servicios a cargo de la organización.

6. Otros

6.1 Gastos médicos: gastos médicos adicionales y de contingencia, es de-cir, que no los cubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentrode la OB. También se puede incluir en este rubro gastos médicos rela-cionados con proyectos específicos de salud.

6.2 Medicamentos: medicamentos que no estén contemplados dentrode los beneficios de salud que exige el país de origen de la OB.

7. Fondos

7.1 Educación: recursos con destino a programas educativos.

7.2 Medicinas: recursos para compra de medicinas con destino a perso-nal que haya determinado la organización.

7.3 Recreación: recursos para programas de recreación de personal ybeneficiarios de la organización.

7.4. Programas de nutrición: recursos para programas de nutrición.

NOTA: Para ver cual sería el manejo de los documentos de soporte y elmejor procedimiento para llevar el control de egresos revisar el anexo 03.


54

4.2 Plan de cuentas de ingresos

EL INGRESO EN EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO LO CONSTITUYE TODORECURSO PUESTO A DISPOSICIÓN DE LA OB PARA CUBRIR LOS DIFERENTESPAGOS QUE EXIGE LA EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ACTIVIDADES DELPROYECTO, ASÍ COMO LAS DIFERENTES COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOSPREVISTOS.

LOS INGRESOS HABITUALMENTE CORRESPONDEN A DINERO EN EFECTIVO YDEBEN TENER SU CORRESPONDIENTE REGISTRO CONTABLE.

En el formato 4 “presupuesto de ingresos” se presentan las cuentas ysubcuentas que conforman el plan de cuentas de ingresos para el períodode la vigencia presupuestal o tiempo en el que se ejecutará el proyecto. Sonla base para elaborar el presupuesto de ingresos y posteriormente hacer elregistro y análisis de ejecución presupuestal; se presentan diferenciados porcolumna los ingresos presupuestados en efectivo y los presupuestados enespecie, además de una columna que los totaliza. Así mismo, cada una de lascolumnas antes mencionadas se subdivide para presentar los valores enmoneda nacional y en dólares.

En la segunda parte del anexo 1 de este manual se detallan los pasos y sedan instrucciones para valorizar cada rubro de ingresos y proceder a consig-narlo en el formato de presupuesto respectivo.

Al diligenciar el formato 4 se obtiene el total de ingresos disponibles para laejecución del proyecto, el cual debe guardar equilibrio con los egresos pre-supuestados.

También constituyen ingresos para los proyectos de las OB los aportes ocolaboraciones que reciben en especie, tales como material de trabajo, abo-nos, papelería, equipos y muebles, vehículos, maquinaria (anexo 01). Tam-bién pueden recibir servicios de asistencia técnica, colaboración de personasque trabajan por designación y financiación de otra organización o simplementecomo trabajadores voluntarios. Los propios beneficiarios y miembros de unacomunidad aportan trabajo, etc. Los bienes materiales que se constituyan enactivos fijos y que pasen a ser parte de la propiedad de la OB se valorizan yregistran en la contabilidad, igual que todos los ingresos en efectivo.

Aunque los aportes como trabajo voluntario, asistencia técnica y asesoríasno se registren en contabilidad, de todas formas hacen parte de los ingresosdel proyecto y por ello es pertinente mantener registros estadísticos de losmismos, de manera que luego se facilite su respectivo reporte.

Para poder responder con todos los egresos por gasto o inversión del pro-yecto es necesario prever también el ingreso correspondiente. Los rubrosde ingresos posibles son diversos, aunque no tan variados como los rubrosde egreso.

55


A continuación se presentan y describen las cuentas y subcuentas que con-forman el plan de ingresos:

1. Aporte solicitado: (RedEAmérica)

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a laentidad miembro de RedEAmérica.

1.1 Miembro local de la Red: es el aporte de una fundación miembro dela Red a una organización de base de su propio país.

1.2 Alianzas de miembros locales de la Red: es el aporte otorgado con-juntamente por varias fundaciones integrantes de la red a una OB delpaís de éstas.

1.3 Fondo global de la Red: es el aporte recibido por la OB y provenientede un fondo propiedad de la Red misma y no de una fundación miem-bro en particular.

2. Aportes propios

Son los recursos disponibles y generados por la propia OB.

2.1 Ventas: ingresos que se proyecta obtener por actividad productiva ode servicios que ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recu-peraciones u otras ventas de bienes o servicios que no forman partede la actividad principal de la organización.

2.2 Rentas de capital: ingresos que se proyecta obtener por la rentabili-dad de las inversiones bien sea por manejo de la liquidez, a través deuna entidad financiera o inversiones en otras sociedades; incluye losrendimientos por acciones que se puedan tener en otras entidades.También se conocen como dividendos.

2.3 Aportes socios y afiliados: recursos que se espera obtener de losmiembros que integran la OB ejecutora del proyecto.

3. Aportes de la comunidad

Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de lacomunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organiza-ción que ejecuta el proyecto.

4. Crédito

Recursos que se proyecta obtener por la vía de créditos ante entidadesfinancieras.

5. Otros aportes

Recursos diversos que se vislumbraron obtener para el proyecto, diferentesa los anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas.

Se incluyen también en el formato 4, los ingresos que se esperan obtenercomo resultado de las solicitudes de financiación no reembolsable (dona-ción) a las diferentes entidades de apoyo externo a la cooperación y diferen-tes a las entidades que forman parte de RedEAmérica.

56

Formato CuatroPresupuesto de ingresos

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN:


RUBRO EFECTIVO ESPECIE TOTAL PARTICIPACIÓN$ US$1/ $ US$ $ US$ %

1. Aporte solicitado (RedEAmérica)

1.1 Miembro local de la red

1.2 Alianza de miembros locales de la red

1.3 Fondo global de la red

Subtotal 1

2. Aportes propios

2.1 Ventas

2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.)

2.3 Aportes socios, afiliados

Subtotal 2

3. Aportes comunidad

4. Crédito

5. Otros

5.1 Gobierno nacional

5.2 Gobierno local

5.3 Entidades de cooperación nacionales

5.4 Entidades de cooperación internacionales

Totales


FECHA DE ELABORACIÓN:

1/ TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

57

6. Fuentes de financiación

¿CUÁLES SON NUESTRAS FUENTES DE FINANCIACIÓN Y CUÁNTOASPIRAMOS A OBTENER DE CADA UNA DE ELLAS?

La combinación de los rubros de egresos del formato 3 con las fuentes definanciación permite elaborar uno nuevo que se constituye en el formato desalida informativa para presentar el presupuesto de egresos por rubro, porfuente de financiación y con valores (formato 5). También se puede presen-tar el presupuesto de egresos en función de la modalidad del gasto quepuede ser en dinero o especie (formato 6).

La diversidad de fuentes de financiación de un proyecto, además de infor-mar de dónde vienen los recursos, es la oportunidad de saber quiénes secomprometen con el mismo. El aporte de diferentes actores al desarrollodel proyecto refleja el nivel de compromiso y de responsabilidad de éstoscon la causa del proyecto y por ello se puede hacer referencia a la financia-ción corresponsable de los actores. Por esta razón es importante definirlacomo financiación corresponsable8 .

La confluencia de recursos aportados por los diferentes actores comprome-tidos con la causa del proyecto constituye una acción de financiacióncorresponsable. Promover el DB en general y sus proyectos en particularrequiere la unión de esfuerzos y sinergias mediante alianzas entre personas,organizaciones de base, empresas, gremios, gobiernos y entidades de coope-ración nacional e internacional que compartan los principios y valores del DB.

8 Ver mayores detalles en el Manual de acompañamiento y cofinanciación a proyectos de desarrollo de base elaborado por Jairo Chaparro. 9 Banco Mundial, Fundación Corona y otros. “Alianzas entre sector privado, gobierno y organizaciones ciudadanas para la superación de la pobreza, 1998”. Bogotá, p 29.

Las OB conciben y desarrollan proyectos para solucionar las necesidadesidentificadas como prioritarias. Las OB son las primeras que dentro de susposibilidades deben considerarse aportantes en la financiación de los pro-yectos que ellas mismas plantean. Sólo así podrán presentarse como legíti-mos proponentes ante posibles entidades de apoyo.

Las OB, como parte de la sociedad civil, reconocen sus limitaciones y porello buscan socios o aliados para la implementación de proyectos que lespermitan mejorar sus condiciones de vida. “Las Alianzas entre los sectorespúblico, privado y civil son un reconocimiento a los límites del absolutismodel Estado, el mercado y la sociedad civil en la solución de los problemassociales”9 .

Las posibles fuentes de financiación se han agrupado inicialmente como apa-rece en el formato 5.


58

Formato CincoPresupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación





1. Personal

1.1 Salarios y prestaciones sociales

1.2 Honorarios

1.3 Otros gastos de personal

Subtotal 1


2.1 Útiles y papelería

2.2 Arrendamientos

2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)

2.4 Correo y comunicaciones

2.5 Vigilancia

2.6 Transportes

2.7 Viáticos

2.8 Seguros

2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica

2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades

2.11 Aseo

2.12 Cafetería

2.13 Gastos bancarios y costos de financiación

2.14 Gastos legales/impuestos

2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación

2.16 Publicidad

2.17 Gastos de auditoría

Subtotal 2

RUBROS FUENTE DE FINANCIACIÓN ($)Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras Total Participación

Donación Crédito propios comunidad fuentes * valor %

Continúa en la siguiente página

59

3. Propiedad, planta y equipo

3.1. Terrenos y edificaciones

3.2. Maquinaria y equipos

3.3. Muebles y enseres

3.4. Vehículos

3.5. Biblioteca, libros

Subtotal 3


4.1. Honorarios a consultores, instructores y/o conferencistas

4.2. Transporte

4.3. Alojamiento y alimentación

4.4. Material didáctico

4.5. Alquiler salones y equipos

4.6. Compra de maquinaria y equipos

Subtotal 4


5.1. Comisiones de venta

5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

5.3. Transporte

5.4. Fondos de crédito

5.5. Capital semilla

5.6. Semovientes

5.7. Compra de insumos, materiales y empaques



5.10. Inversión en tecnología

5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo

Subtotal 5



Formato Cinco (continuación)Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación



60



Formato Cinco (continuación)Presupuesto consolidado de egresos y fuentes de financiación

6. Otros

6.1. Gastos médicos

6.2. Medicamentos

Subtotal 6

7. Fondos

7.1. Fondo para educación

7.2. Fondo para medicinas

7.3. Fondo para recreación

7.4. Fondo para programas de nutrición

Subtotal 7

Total (suma de subtotales)

Participación (%)* OTRAS AGENCIAS DE APOYO, ENTIDADES GUBERNAMENTALES, APORTES DE EMPRESAS O PERSONAS, ETC.FUENTE: AUTORES

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

61


Hacer la matriz de gastos de la forma señalada, incluyendo las columnas defuentes de aportes, permite a la vez prever la fuente de ingresos desde laentidad o grupo de donde se presume vendrá el ingreso. Esto es fundamen-tal al elaborar un solo formato que incluya tanto el presupuesto de ingresoscomo el presupuesto de egresos o gastos.

El formato 5 registra detalladamente las siete cuentas de egresos con suscorrespondientes subcuentas. En caso necesario, este formato se puedeelaborar en forma resumida incluyendo sólo los valores totalizados de lasseis cuentas. También se puede elaborar por partes con cada una de las seiscuentas y detallando las subcuentas para cada caso (anexo 1).

A continuación se describe cada una de las partes que conforman el formato 5:

• Nombre de la organización: es el nombre de la organización responsa-ble de la ejecución del programa o proyecto y del presupuesto que esparte integral del mismo, por ejemplo, Asociación de Pequeños Produc-tores de Jalapa.

• Período presupuestal: es el período de tiempo sobre el cual esta previs-ta la ejecución del presupuesto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 dediciembre de 2005.

• Fecha de elaboración: es la fecha en que se elabora el presupuesto.

• Rubro: en esta columna se describe cada uno de los rubros de gasto queforman parte del plan de gastos. Ejemplo: personal, servicios públicos,construcciones, semillas, etc.

• Aporte solicitado: en esta columna y frente a cada rubro de gasto sepone el valor estimado que se solicita por cada rubro a la fundación oentidad a quien se dirige la solicitud de apoyo. Dicho valor se estima para

todo el período presupuestal previsto descrito, antes en la parte superiorizquierda del formato.

• Recursos propios: esta columna y frente a cada rubro de gasto, se regis-tra el valor estimado que ha previsto aportar el ejecutor del proyecto. Seestima el valor del aporte para todo el período presupuestal previsto y sepresenta la información en moneda nacional.

• Aporte de la comunidad: en esta columna frente a cada rubro de gastose registra el valor estimado que puede aportar la comunidad beneficiariadel proyecto. Se estima el valor del aporte para todo el período presu-puestal previsto y se presenta la información en moneda nacional y endólares. Al igual que en lo señalado para la columna de aporte propio, espertinente hacer los cálculos sobre bases realistas y de alta factibilidad.Hay quienes presentan el aporte propio de la organización y el aporte dela comunidad consolidado en una sola cifra; se recomienda presentarlosseparadamente.

• Recursos de crédito: son los recursos que se aplican al proyecto durantesu vigencia y provienen de créditos con entidades financieras, con agen-cias de cooperación al desarrollo, con proveedores y otros créditos.

• Otras fuentes de aportes: en esta columna frente a cada rubro de gastova el valor estimado que se presupuesta como factible de otras fuentesdistintas a las anteriores, tales como diferentes agencias de cooperaciónal desarrollo, entidades públicas, empresas privadas patrocinadoras, per-sonas naturales amigas o simpatizantes de la labor que realiza la organiza-ción ejecutora del proyecto, etc. Se estima el valor del aporte para todoel período presupuestal previsto y se presenta la información en monedanacional y en dólares. En caso necesario, se podría elaborar un formatoadicional donde se registre información discriminada para cada fuente definanciación prevista dentro de la columna de otras fuentes.

62

• Total (horizontal): en esta columna se suman horizontalmente los valo-res por fila correspondientes a cada rubro de gastos y reportados tantoen moneda nacional como en dólares.

• Totales (vertical): corresponde a la última fila del formato y en ella se vansumando verticalmente los valores consignados en cada columna. Seobtienen así los totales de aportes, según fuente (solicitado, propio, co-munidad, otros aportes y total consolidado de aportes).

Es importante que el valor del aporte propio indicado en el presupuestocorresponda con cálculos realistas y que efectivamente tengan alta probabi-lidad de cumplimiento, pues son los puntos de referencia que tienen paraevaluar posteriormente la entidad ejecutora, la comunidad y las entidadesde cooperación.

No es conveniente sobreestimar la capacidad de aporte propio por el sólopropósito de creer que ello demuestra mayor compromiso y sirve de argu-mento para conseguir aprobaciones de apoyo por parte de las entidades deapoyo a las que se acude. El incumplimiento del aporte propio o de cual-quier otra fuente de financiación durante la ejecución del proyecto generaríael retiro de la financiación del mismo. Incluso, hay agencias de cooperaciónque condicionan sus aportes al cumplimiento efectivo de la parte porcentualcomprometida por otras fuentes.

También debe tenerse cuidado de no caer en el otro extremo de subesti-mar la capacidad real de aporte propio.

7. Modalidad de los aportes

El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aportetambién debe ser especificada, según sea en efectivo o en especie. El aporteen especie puede darse también de diferentes formas: como aporte en tra-bajo10 o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reciben enpropiedad o para ser utilizados en determinado tiempo, papelería, alimen-tos, transporte, etc.

Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a lavez como ingreso y como egreso. El aporte en especie, en muchas ocasio-nes, es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes pue-den contribuir con el proyecto.

El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en elmercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio.Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, el valorque se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejemplo, elpréstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el desu alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto.

La valorización de tales aportes puede consignarse en una matriz, como semuestra en el formato 6 “Presupuesto de egresos según modalidad de apor-tes”. La primera columna corresponde a los rubros presupuestales, en lasegunda columna se registra el valor de los aportes en efectivo según el gastoal cual se va a aplicar; la tercera columna es para registrar los aportes en es-pecie y la cuarta columna, para la suma de aportes en especie y en efectivo.

La suma total del formato 5 debe coincidir con la columna similar del forma-to 6. La primera es según la fuente de financiación y la segunda según lamodalidad de aportes.

10 El aporte en trabajo puede ser de diversas modalidades o formas: mano de obra en labores agríco-las, construcción u otras actividades; por asistencia técnica; asesorías; etc.


63

Formato SeisPresupuesto de egresos por modalidad de aporte





RUBROS MODALIDAD APORTE

EFECTIVO $ ESPECIE $ TOTAL $ US$1/ PARTICIP. %


1. Personal

1.1 Salarios y prestaciones sociales (anexar planilla de nómina)

1.2 Honorarios

1.3 Otros gastos de personal

Subtotal 1


2.1 Útiles y papelería

2.2 Arrendamientos

2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)

2.4 Correo y comunicaciones

2.5 Vigilancia

2.6 Transporte (aéreo, terrestre, fluvial, fletes y acarreos)

2.7 Viáticos

2.8 Seguros

2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica

2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades

2.11 Aseo

2.12 Cafetería

2.13 Gastos bancarios y costos de financiación (incluye costos de cambio de monedas)


2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación

2.16 Publicidad


Subtotal 2

64


Formato Seis (continuación)Presupuesto de egresos por modalidad de aporte




3.1 Terrenos y edificaciones

3.2 Maquinaria y equipos

3.3 Muebles y enseres

3.4 Vehículos

3.5 Biblioteca, libros

Subtotal 3


4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

4.2 Transporte

4.3 Alojamiento y alimentación

4.4 Material didáctico

4.5 Alquiler salones y equipos

4.6 Compra de maquinaria y equipos

Subtotal 4



5.2. Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

5.3. Transporte



5.6. Semovientes

5.7. Compra de insumos, materiales y empaques




5.11. Investigaciones en tecnología y desarrollo

Subtotal 5

65

Formato Seis (continuación)Presupuesto de egresos por modalidad de aporte



6. Otros

6.1. Gastos médicos

6.2. Medicamentos

Subtotal 6

7. Fondos

7.1. Fondo para educación

7.2. Fondo para medicinas

7.3. Fondo para recreación

7.4. Fondo para programas de nutrición

Subtotal 7

Total $ (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)

Total US$1/

Participación (%)

1/ TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:


66

El formato 6 se elabora en forma similar al de egresos y fuentes de financia-ción. La columna de rubros es la misma, mientras que para las modalidadesde aporte se considera lo siguiente:

• Efectivo: son los aportes que solamente se hacen en moneda líquida odinero en efectivo.

• Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición del pro-yecto. Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer lasentidades ejecutoras de proyectos son el trabajo voluntario de su miem-bros, material de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficinao salones para cursos o reuniones, dotación de oficina; aportes en servi-cios de la comunidad como, mano de obra en construcción de infraes-tructura comunitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes deentidades cooperantes en servicios de asistencia técnica, profesores, ase-soría, préstamos de salones para reuniones, préstamo de maquinaria,etc. El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio delmercado en el lugar en que se hace el aporte del respectivo bien o servi-cio. Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, elvalor que se le asigna es el de su costo. Cuando el aporte es, por ejem-plo, el préstamo temporal de un inmueble o maquinaria, el valor asigna-do es el de su alquiler por el tiempo que dicho bien se pone al servicio delproyecto. Para la valorización de los aportes en especie debe llevarse unregistro estadístico de los mismos, soportado con actas o planillas dondese detallen por el tipo de aporte, la cantidad y el valor.

Para conocer el detalle del presupuesto de aportes en especie debe elabo-rarse un formato complementario o de soporte, (formato 7), discriminaciónde aportes en especie, donde se indique el tipo de bien o servicio aportado,su cantidad y el valor asignado. El procedimiento para diligenciar este forma-to es el mismo que ya se indicó para el formato 6, sólo que en la columna dedetalle del aporte se describen brevemente las características del aporte.


4.3 Planillas de soporte de egresos

Al estimar los gastos para algunas de las cuentas conviene tener planillas desoporte más detalladas: la decisión sobre cuáles rubros de gastos requierendiscriminarse y detallarse al momento de elaborar el presupuesto dependede las exigencias internas de cada organización y de las solicitudes particula-res de las fuentes de financiación. Para el caso de los proyectos que se pre-senten a consideración de las entidades que forman parte de RedEAméricase sugiere, al menos, elaborar una planilla para presupuestar el pago depersonal bien sea que forme parte de la nómina habitual de los proyectos ose trate de personal contratado para el cumplimiento de labores temporaleso esporádicas.

• Planillas para pago de salarios, beneficios sociales y horas extras. Es unformato donde se registra el nombre del trabajador, el salario base, elvalor de las prestaciones y beneficios sociales, el valor de los aportesparafiscales, las horas extras y cualquier otro pago relacionado con eltrabajo que se ha presupuestado dentro del proyecto. De los totales deeste formato resultan los valores por presupuestar en los rubros de egresos1.1 ( ( ( ( (formato 3 plan de cuentas de egresos).

En el formato 9 se presenta un ejemplo de la planilla para estimar los gastosde personal del proyecto.

• Planilla para registro de honorarios: es un formato que registra el nom-bre del consultor, la función que desempeña y el valor que ha sido presu-puestado (formato 10).

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Formato SieteDiscriminación de aportes en especie






DETALLE DEL APORTE VALOR PARTICIPACIÓN$ US$ %


1. Personal1.1 Salarios y prestaciones1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personalSubtotal 12. Gastos operacionales de oficina2.1 Útiles y papelería2.2 Arrendamientos2.3 Servicios públicos ( agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones2.5 Vigilancia2.6 Transportes2.7 Viáticos2.8 Seguros2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades2.11 Aseo2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación2.14 Gastos legales/impuestos2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad2.17 Gastos de auditoríaSubtotal 2

68


Formato Siete (continuación)Discriminación de aportes en especie






3.3 Muebles y enseres

3.4 Vehículos

3.5 Biblioteca, libros

Subtotal 3



4.2 Transporte

4.3 Alojamiento y alimentación

4.4 Material didáctico

4.5 Alquiler salones y equipos

4.6 Compra de maquinaria y equipos

Subtotal 4Subtotal 4Subtotal 4Subtotal 4Subtotal 4

5. Inversiones en actividades productivas5. Inversiones en actividades productivas5. Inversiones en actividades productivas5. Inversiones en actividades productivas5. Inversiones en actividades productivas

5.1 Comisiones de venta


5.3 Transporte

5.4 Fondos de crédito

5.5 Capital semilla

5.6 Semovientes

5.7 Compra de insumos, materiales y empaques



5.10 Inversión en tecnología

5.11 Investigaciones en tecnología y desarrollo

Subtotal 5

69


Formato Siete (continuación)Discriminación de aportes en especie



6. Otros

6.1 Gastos médicos

6.2 Medicamentos

Subtotal 6

7. Fondos

7.1 Fondo para educación

7.2 Fondo para medicinas

7.3 Fondo para recreación

7.4 Fondo para programas de nutrición

Subtotal 7

Total (suma de subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)

1/ TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

70

Formato OchoPresupuesto de gastos y fuentes de financiación





RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓN ($)Aporte solicitado Recursos Aporte de la Otras fuentes Total

Donación Crédito propios comunidad de aportes* valor

$ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$


1. Personal1.1 Salarios y prestaciones sociales1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personalSubtotal 12. Gastos operacionales y de oficina2.1 Útiles y papelería2.2 Arrendamientos2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones2.5 Vigilancia2.6 Transportes2.7 Viáticos2.8 Seguros2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e inf. electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades2.11 Aseo2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación2.14 Gastos legales/impuestos2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad2.17 Gastos de auditoría

Subtotal 2

71

Formato Ocho (continuación)Presupuesto de gastos y fuentes de financiación



$ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$


3. Propiedad, planta y equipo3.1 Terrenos y edificaciones3.2 Maquinaria y equipos3.3 Muebles y enseres3.4 Vehículos3.5 Biblioteca, librosSubtotal 34. Capacitación y asistencia técnica4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas4.2 Transporte4.3 Alojamiento y alimentación4.4 Material didáctico4.5 Alquiler salones y equipos4.6 Compra de maquinaria y equiposSubtotal 45. Inversiones en actividades productivas5.1 Comisiones de venta5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas5.3 Transporte5.4 Fondos de crédito5.5 Capital semilla5.6 Semovientes5.7 Compra de insumos, materiales y empaques5.8 Maquinaria y equipos5.9 Terrenos y edificaciones5.10 Inversión en tecnología5.11 Investigaciones en tecnología y desarrolloSubtotal 5


72

Formato Ocho (continuación)Presupuesto de gastos y fuentes de financiación



$ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$ $ US$

6. Otros

6.1 Gastos médicos

6.2 Medicamentos

Subtotal 6

7. Fondos

7.1 Fondo para educación



7.4 Fondo para programas de nutrición

Subtotal 7


1/ TASA DE CAMBIO:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

73


Formato NuevePlanilla para gastos de personal

NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE:




NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACIÓN CARGO SALARIO PRESTACIONES APORTES HORAS TOTALY BENEFICIOS PARAFISCALES EXTRAS

$ $ $ $ $

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

74

Formato DiezPlanilla para honorarios

NOMBRE ORGANIZACIÓN DE BASE:




ÁREA DE CONSULTORÍA RAZÓN SOCIAL / NOMBRE TIEMPO HONORARIOS ESTIMADOS $

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

TOTAL


75

Normalmente, las entidades de cooperación solicitan que el presupuestodel proyecto también sea presentado en la moneda que ellas utilizan. Lasentidades de cooperación que tienen su sede en países de la Unión Euro-pea, regularmente, pedirán que el presupuesto les sea presentado en euros,además de la moneda del país sede de la organización solicitante del apoyofinanciero. Las entidades que forman parte de RedEAmérica pedirán la ela-boración del presupuesto en la moneda de su país sede y en dólares ameri-canos. RedEAmérica requiere los presupuestos e informes de ejecución endólares para efectos de estudios y análisis comparativos, así como para faci-litar la consolidación de informes que se reciben de diferentes países, lleván-dolos a una moneda única.

En varios de los formatos se incluye una columna para presentar el presupuestoen dólares, además de la columna correspondiente al valor en moneda local.Las columnas y valores en dólares no requieren ser diligenciadas por la OB,ya que esta labor corresponderá a las fundaciones miembros de la Red.

A partir de los cálculos de presupuesto hechos en las monedas nacionales seprocede a efectuar la respectiva conversión a dólares. Para ello, debe utili-zarse la tasa de cambio oficial que exista el último día del mes inmediata-mente anterior a la elaboración del presupuesto. Es necesario siempre to-mar el valor bruto de la tasa de cambio y no su valor neto después de gastosy comisiones. En caso que existan comisiones o gastos por cambio debenformar parte de los gastos que también deben presupuestarse.

El formato 8 se constituye en uno de los sugeridos para presentar el presu-puesto de egresos valorizado en dólares. Se trata básicamente del mismoformato 5 que se presenta con valores en moneda local, pero se le adicio-nan las columnas correspondientes para el registro en dólares.

Al momento de elaborar un presupuesto conviene tener en cuenta los con-ceptos de devaluación, revaluación, tasa de cambio11 e inflación:

••••• Devaluación y revaluación: así como las cosas tienen un valor, las mone-das de los países (pesos, dólares, reales, libras esterlinas, etc.) tambiéntienen un valor determinado. El cambio de valor de una moneda, depen-diendo de si aumenta o disminuye en comparación con otras monedasextranjeras, se denomina revaluación o devaluación, respectivamente. Larevaluación ocurre cuando una moneda de un país aumenta su valor encomparación con otras monedas extranjeras, mientras que la devalua-ción ocurre cuando la moneda de un país reduce su valor en compara-ción con otras monedas extranjeras, razón por la cual el concepto dedevaluación es completamente opuesto al de revaluación.

EL PRESUPUESTO EN DÓLARES,DEVALUACIÓN E INFLACIÓN

5

11 En todos los países existe un organismo oficial que publica diariamente el valor equivalente entre lamoneda nacional y la moneda extranjera. Para convertir de moneda nacional a dólar tanto los presu-puestos de ingresos como los de egresos se puede tomar la tasa de cambio de la fecha en que seelabora el presupuesto.

76

Para entender lo anterior, analicemos el caso específico de cómo funcio-na la devaluación del peso colombiano con relación al dólar estadouni-dense: en el año 1995 para comprar un dólar estadounidense se necesi-taban $1.000 colombianos, mientras que en el 2002 se necesitanaproximadamente $2.300. ¿Qué sucedió? Es muy simple: el peso co-lombiano perdió valor en relación con el dólar estadounidense, es decir,se devaluó, por lo que se requiere una mayor cantidad de la monedalocal para comprar una unidad de la moneda extranjera.

••••• Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de losprecios al consumidor final, de un período a otro. Por ejemplo, decir quela inflación fue de 10% en el año 2003 significa que el porcentaje prome-dio de los precios de los productos comprados por el consumidor finalsubieron entre el 1 de enero y el 31 de diciembre 2003 en 10%. Lainflación es un concepto que aplica para los precios internos en cada paísy se relaciona con las variaciones de precios medidos en la moneda deuso regular del país. Al elaborar el presupuesto se debe tener en cuentael crecimiento proyectado en el índice de precios al consumidor desde elmomento de elaboración del presupuesto hasta el momento de ejecu-ción del gasto correspondiente.

Ejemplo: se elabora el presupuesto de pago del salario del director delproyecto en enero de 2004 y el proyecto está previsto para iniciarse enenero de 2005; el salario normal del director en enero de 2004 es$2.000.000 mensuales; el proyecto se tiene previsto para una vigenciade tres años, del 1 de enero de 2005 a 31 de diciembre de 2007; seproyecta una inflación promedio de 10% anual.

Con los datos anteriores el presupuesto de salario del director del proyectodurante la vigencia del mismo sería así:

De la misma manera se estima el efecto inflacionario para todos los demásrubros de gastos.

••••• Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y unamoneda extranjera, por ejemplo, 1 dólar americano es igual a 2.650 pe-sos colombianos. Por principios contables e incluso por las legislacionesrespectivas en cada país la contabilidad debe registrarse en las respectivasmonedas nacionales. La información contable es la fuente de conocimientodel movimiento de dinero de la organización y base para estimar los res-pectivos presupuestos.

Si el presupuesto es presentado en moneda extranjera se debe procedera calcular el efecto del cambio del valor de la moneda nacional en relacióncon la moneda extranjera. Ello permitirá elaborar un presupuesto máscercano a la realidad de los costos que efectivamente se vayan a presen-tar en el momento de su ejecución. Esto es especialmente válido para lasOB que acceden a recursos de financiación internacional, donde ingresamoneda extranjera.

Teniendo en cuenta lo anterior, se procede a la elaboración de los formatosrequeridos: primero se registran los valores en moneda nacional y luego seefectúa la conversión y se procede al registro en la moneda extranjera (for-mato 8).

Año 1 (2005): $2.000.000 X 1.10 X 12 = $ 26.400.000

Año 2 (2006): $ 26.400.000 X 1.10 = $ 29.040.000

Año 3 (2007): $ 29.040.000 X 1.10 = $ 31.944.000

Total presupuesto salario director 2005 – 2007 = $ 87.384.000


77

ALERTAS

6

1 Al elaborar el presupuesto a partir de las actividades por realizar enel proyecto, es importante recordar posteriormente la inclusión degastos de carácter general que afectan a toda la organización, aun-que estos no sean totalmente atribuibles a las actividades particula-res del proyecto.

La elaboración de un presupuesto a partir de las actividades y losposteriores reportes de la ejecución presupuestal, de ninguna ma-nera, implica desconocer la importancia de hacer y presentar pre-supuesto y ejecución en función de rubros presupuestales, comose organiza habitualmente el plan de cuentas de egresos e ingresosde la organización. Esto último se observa con claridad y detalle enla unidad 3 de este manual.

Antes de elaborar un presupuesto es importante tener claridad con-ceptual sobre el mismo y, especialmente, comprender que se con-forma con los ingresos y egresos y no sólo por estos últimos, comoen muchas ocasiones se observan los prosupuestos presentadospor las organizaciones de base.

Sin desconocer la importancia de las particularidades de cada pro-yecto y organización que elabora el presupuesto es importante se-guir al máximo posible los formatos prediseñados para tal fin.

Al elaborar el presupuesto de un proyecto financiado por una enti-dad externa, incluidas las de RedEAmérica, es importante tener encuenta que éstas habitualmente solicitan el presupuesto de todoslos egresos, aunque correspondan al pago por gastos corrientes,compra de activos o inversiones.

Al estimar el presupuesto de ingresos por aportes propios, de laorganización o de la comunidad, conviene señalarlos en forma se-parada y no en una sola cifra.

Al valorizar los aportes en especie en el momento de presupuestar-los o de registrar su ejecución, debe tenerse cuidado de fijarles unvalor real de mercado, evitando tanto la sobrevaloración como lasubvaloración.

Por principios contables e incluso por las legislaciones respectivasen cada país, la contabilidad debe registrarse en las respectivas mo-nedas nacionales. La información contable es la fuente de conoci-miento del movimiento de dinero de la organización y la base paraestimar sus presupuestos.

2

3

4

5

6

7

8

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Cuadro síntesis

UNIDAD 2

CONSIDERACIONES PARAELABORAR PRESUPUESTO

ENFOQUE PARAADMINISTRAR PRESUPUESTO

CATEGORÍAS DE INGRESOSY EGRESOS

MÉTODO PARA ELABORARPRESUPUESTO

PRESUPUESTOEN DÓLARES

El presupuesto se constituye en laexpresión concreta de la actividadfinanciera, da a conocer las fuen-tes de financiación y la forma deemplear los recursos (gastos o in-versiones).

La administración del presupuestoparte de su elaboración e incluye:

• Consecución de recursos• Aplicación de gastos• Control de presupuesto

Se debe planear a partir de lasmetas financieras de la OB anali-zando oportunidades y amenazas

PLAN DE CUENTAS DE EGRESOS1. Personal2. Gastos operacionales3. Propiedad, planta y equipo4. Eventos de capacitación5. Inversión en actividades pro-

ductivas6. Otros

¿CUÁNDO SE ELABORA?Su adecuada elaboración depen-de de la definición previa de obje-tivos, metas actividades y recur-sos del proyecto.

• Debe elaborarse antes de em-pezar su ejecución.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS• Predefiniciones• Realismo• Especificidad y concreción• Coherencia• Relación B/C positiva• Equilibrio• Sostenibilidad• Información transparente• Control de ejecución presu-

puestal• Oportunidad de flujo de recursos

PLAN DE CUENTAS DE INGRESOS1. Aporte solicitado2. Aporte propio3. Aportes comunidad4. Créditos5. Otros

¿CÓMO SE ELABORA?1. Identificación del proyecto y

período presupuestal.2. Elaborar matrices de presu-

puesto por actividades.3. Elaborar matrices de presu-

puesto de ingresos y egresos.4. Diligenciamiento del cuadro

de presupuesto de egresos.5 Diligenciar cuadro de presu-

puesto de ingresos


UNIDUNIDUNIDUNIDUNIDAD TRESAD TRESAD TRESAD TRESAD TRES

SEGUIMIENTO Y CONTROLDEL PRESUPUESTO

CONTENIDO

83

85

88

96

110

112

112

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CUADRO SINTÉTICO

1. SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROLDE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

2. CONTROL DE PRESUPUESTO POR ACTIVIDADES

3. CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTALPOR RUBROS DE EGRESOS E INGRESOS

4. AUDITORÍAS

5. ALERTAS

CUADRO SÍNTESIS

Cuadro sintético

TEMAS

"El verdadero precio de todaslas cosas, lo que todas lascosas cuestan realmente alhombre que quiere adquirir-las, es el esfuerzo y la moles-tia que supone adquirirlas".

CONCEPTOS CLAVE•Control Interno, monitoreo, seguimiento.

PROPÓSITO•Comprender la tarea básica e importancia de la auditoría que certifique el uso adecuado de los

recursos del proyecto.

AUDITORÍAS

PROPÓSITO•Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de los rubros de cuentas de

ingreso y egreso.

CONTROL DE PRESUPUESTOPOR RUBROS DE EGRESOS

E INGRESOS

CONCEPTOS CLAVE•Monitoreo, seguimiento, control, rubros de ingreso y egreso, ejecución

presupuestal.

PROPÓSITO•Aprender a hacer el seguimiento y control al presupuesto en función de las actividades.

CONTROL DE PRESUPUESTOPOR ACTIVIDADES

CONCEPTOS CLAVE•Monitoreo, seguimiento, control, actividades, ingreso, egreso, ejecu-

ción presupuestal.

CONCEPTOS CLAVE•Presupuesto y ejecución de ingresos y egresos, control presupuestal,

formatos de control presupuestal.SENTIDO Y ENFOQUE DEL

CONTROL DE LA EJECUCIÓNPRESUPUESTAL PROPÓSITO

•Aprender a utilizar las herramientas de seguimiento o control al presupuesto, como medio paraconocer su evolución en tiempo real y disponer de bases para la toma de decisiones que seanpertinentes.

83

85

SENTIDO Y ENFOQUE DEL CONTROL DE LAEJECUCIÓN PRESUPUESTAL

1

¿Existe una diferencia realentre el presupuesto y laejecución presupuestal?

Luego de hacer un recorrido por la unidad 2, donde se desarrollaron los temas sobre cómo hacer el presupuestoy cuáles son los instrumentos disponibles para su elaboración, corresponde ahora abordar en esta unidad 3, lospasos e instrumentos que deben utilizarse para su debido control y seguimiento.

Mientras el presupuesto es un “supuesto o estimado” de los ingresos y egresos durante un período de tiempoestablecido, la ejecución presupuestal contempla los “ingresos y egresos efectivamente cumplidos” durante esemismo período. En el primer caso se hace referencia a valores que se esperan y en el segundo a valores efectiva-mente realizados.

1.1 El control presupuestal

Para llevar a cabo el control presupuestal de un proyecto es necesario establecer una comparación entre lopresupuestado y lo ejecutado en tiempo real, tanto en las acciones como en los recursos utilizados en ellas. Estecontrol se hace mediante el uso de indicadores (rubros presupuestales, como aparecen detallados en la unidad 2)y la explicación de las variaciones presentadas en los valores respectivos12 . Debe verificarse qué se va cumpliendo,qué ha dejado de cumplirse y luego indagar por las causas de las diferencias que se puedan presentar.

Los resultados del análisis de la ejecución presupuestal le facilita a la dirección del proyecto la toma de decisiones,tales como agilizar la consecución de recursos, controlar gastos desbordados, acelerar la ejecución de algunaspartidas presupuestales, suspender algunos gastos inicialmente previstos, introducir nuevos rubros de gasto, etc.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO UNIDAD TRES SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO

86

1.2 Periodicidad del control presupuestal

El control presupuestal se hace a través de revisiones permanentes, o comomínimo mensuales, con el fin de hacer oportunamente los ajustes pertinen-tes. A las entidades de cooperación se deben remitir los informes de controlo comparación de la ejecución presupuestal con la periodicidad que éstas lorequieran: trimestral, semestral o anual.

1.3 Los ajustes al presupuesto

La decisión sobre el ajuste del presupuesto depende, tanto del análisis quese efectúe sobre la ejecución de los recursos financieros disponibles y pre-vistos en cada rubro de ingresos y egresos, como de la verificación del cum-plimiento de las actividades, metas y objetivos del proyecto y de la necesi-dad de continuar o no con parte o totalidad de las mismas.

Debe tenerse en cuenta que en algunas ocasiones la aprobación formal deun ajuste del presupuesto exige involucrar para la toma de decisiones tanto,a las instancias de dirección pertinentes en la OB como a las fuentesfinanciadoras. La consulta y acuerdo con estas últimas se da particularmentecuando los ajustes involucran los recursos que ellas aportan.

Es importante recordar que las agencias de cooperación que deciden apo-yar el desarrollo de un proyecto, habitualmente transfieren sus recursos condestinación específica, y éstos no pueden ser aplicados en forma diferente,salvo que se obtenga el permiso previo correspondiente.

Al finalizar el proyecto, los informes de ejecución presupuestal permitenconocer si hubo déficit o superávit. Un control de presupuesto a tiempo ybien hecho debe arrojar en sus resultados que al finalizar la ejecución delproyecto no se presentó un déficit o superávit significativo y en el caso que

estuvieran por presentarse, deben aparecer en dichos informes las eviden-cias de que se tomaron las decisiones pertinentes oportunamente.

Un superávit podría originarse en:• Un ahorro por racionalización de gastos durante la ejecución.• Porque no se realizaron algunas actividades que en la práctica no fueron

necesarias, pero sin embargo se cumplieron los objetivos y metas previstos.• Como resultado de no haber cumplido con las actividades y metas pre-

vistas y para las cuales se habían hecho las correspondientes previsionespresupuestales, lo que a su vez se reflejaría en una falta de cumplimientode los objetivos del proyecto.

1.4 Formatos de control presupuestal

Los formatos para el control de la ejecución presupuestal son básicamentelos mismos utilizados para la elaboración del presupuesto(unidad 2), a los cuales se les adicionan las columnaspara registrar la ejecución y observar las diferenciasentre presupuesto y ejecución.

Para facilitar dicho control se dispone de losformatos donde deben consignarse,tanto las cifras de egresos e in-gresos presupuestados comolas de su ejecución real parael período que se reporta ypara el período acumuladode ejecución presupuestalrespectivamente.

87


Así como el presupuesto de egresos se puede organizar desde los costospor actividades o desde los costos, según cada uno de los rubros definidosen el plan de cuentas de egresos, el control de la ejecución de egresos sepuede hacer desde esos mismos criterios.

Planteado lo anterior y antes de seguir con el desarrollo de los temas de estaunidad y la presentación de los formatos de control de ejecución presupuestal,conviene abordar el tema del reporte de ingresos y egresos en monedaextranjera.

1.5 La conversión de los ingresos y egresos ejecutadosde moneda nacional a moneda extranjera

Como se observó al final de la unidad 2 de este manual, la conversión demoneda nacional a dólares u otra moneda extranjera en el momento deelaborar el presupuesto resulta una operación relativamente fácil y que nopresenta mayores complicaciones porque se supone una misma tasa decambio para todo el período de ejecución del proyecto.

Las complicaciones surgen en el momento de convertir el valor de la ejecu-ción registrada en moneda nacional a moneda extranjera, ya que durante eltiempo de dicha ejecución se han presentado variaciones en la tasa de cam-bio frente a los cálculos hechos cuando se elaboró el presupuesto.

Las confusiones se presentan fundamentalmente por la diferencia de crite-rios que se utilizan en la aplicación de la tasa de cambio a los egresos enmoneda local que se van ejecutando a lo largo de la vigencia del proyecto.Hay quienes utilizan como tasa de cambio la misma con la cual recibieron losrecursos del exterior, otros utilizan la tasa promedio presentada entre lafecha de inicio del proyecto y la fecha de corte del informe de cuentas.

El problema también se presenta, aunque en menor medida, con la tasade cambio utilizada para el cálculo de los ingresos recibidos en monedaextranjera.

Recomendación especial

Para la conversión de moneda local a moneda extranjera, en el momentode rendir informes sobre la ejecución de ingresos y egresos del proyecto,existen procedimientos diferentes. En este manual se recomienda tener uncriterio homogéneo para todos los proyectos financiados por RedEAmérica:

1. Los ingresos en contabilidad se registran por el valor bruto que se recibeen moneda nacional sin descontar tasas, impuestos o comisiones de cam-bio porque ellos constituyen gastos que a su vez deben registrarse comotales. Al momento de elaborar el formato de control presupuestal deingresos, se registrará el valor enviado en dólares por parte de la entidadfinanciadora. Si los ingresos en efectivo y los aportes en especie se valori-zaron y registraron en moneda nacional, en el informe de ejecución seconvertirán a dólares con base en la tasa de cambio vigente al período deejecución presupuestal reportado.

2. Los gastos que se reportan en moneda nacional se convertirán a dólarescon la tasa de cambio vigente del período de ejecución reportado.

88

El control presupuestal por actividades consiste en comparar los costos oegresos de las actividades efectivamente realizadas con los costos o egresosde las actividades inicialmente previstas.

Para reportar la ejecución presupuestal por actividades se utilizan los formatos11, 12 y 13. El diseño de éstos se hace a partir de los formatos presentadospara la elaboración del presupuesto por actividades (formatos 1 y 2).

El control presupuestal por actividades puede comparar presupuesto y eje-cución de períodos similares, o también comparar el presupuesto previsto parala vigencia total del proyecto (por ejemplo, 3 años) con lo que hasta el mo-mento se lleva en un período corto de ejecución (por ejemplo, un semestre).

2.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciarlos formatos de control presupuestal por actividades

Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presu-puestal por actividades se recomienda:

2

CONTROL DE PRESUPUESTOPOR ACTIVIDADES

En las columnas de presupuesto en moneda local (2) y en dólares(3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, seregistran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto.

En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo dela ejecución del mismo, se procede a registrar en la columna depresupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando.Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, parti-cularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por lasinstancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridospor las mismas fuentes de financiación.

Para el registro de la ejecución se toman como fuente de informa-ción los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuestose maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones enactivos se toman como si fueran gastos).

Se realizan los ajustes necesarios a la información contable, parapoder registrar, como parte del presupuesto ejecutado tanto losvalores efectivamente pagados como aquellos que contablementehayan sido causados y reservados o provisionados para pago, otambién para descontar gastos causados, pero que no serán efecti-vos como es el caso de las depreciaciones.

1

2

3

4

89

Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuan-do efectivamente se recibe el dinero.

Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos.

Los gastos que han sido activados para llevar al gasto dentro de unperíodo determinado se llevan el 100% al valor ejecutado, por ejem-plo: la prima anual de los seguros cuyo costo fue de $6.000.000 enlos registros contables aparecerán mes a mes $500.000.000 en elgasto. Para efectos presupuestales el mes en el cual se canceló seregistra como ejecución por valor de $6.000.000.

Tener en cuenta que los períodos contables y de reporte de ejecu-ción del presupuesto pueden no coincidir (por ejemplo, estado deresultados enero - marzo, reporte de ejecución presupuestal delproyecto noviembre – marzo); el primer mes de reporte de ejecu-ción se toma el movimiento en el estado de resultados (no el acu-mulado en el transcurso del período, posteriormente se continúaacumulando en los reportes subsiguientes a partir del movimientomensual).

Se agrupan los egresos dentro de la actividad que corresponda,siguiendo las mismas pautas utilizadas para la elaboración del presu-puesto.

Los egresos del período por reportar que no han quedado inclui-dos dentro de las actividades específicas se registran en las filas co-rrespondientes a otros egresos (gastos generales, administrativos,indirectos, compra de activos, etc.).

A partir de lo propuesto en los numerales 3, 4, 5 y 6 se procedecon el registro de egresos en las columnas de ejecución en monedalocal (4) y en dólares (5).

Se calculan las diferencias entre lo presupuestado y los valores ejecuta-dos y se llevan a las columnas 6 y 7. En la primera se comparan lasdiferencias en moneda local y en la segunda en dólares. Estas diferen-cias deben ser analizadas para determinar cuáles son sus causas.

2.2 Control de ejecución presupuestal de actividadespor período

El formato 11 permite comparar el presupuesto total de egresos del pro-yecto con la ejecución de un período parcial del mismo. La utilidad de estacomparación se basa en conocer el saldo que aún queda por ejecutar paratoda la vigencia del proyecto o en cuánto se ha sobreejecutado.

El mismo formato sirve también para registrar el presupuesto de períodosparciales con la ejecución presupuestal del mismo lapso de tiempo. La dife-rencia sería la base temporal de comparación. Para comparar los mismosperíodos entre presupuesto y ejecución es necesario disponer de los presu-puestos por período parcial y no sólo por períodos totales.

5

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90

Formato OnceControl de ejecución presupuestal consolidado de egresos del proyecto por actividad

ACTIVIDAD/ RUBRO PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA$ US$ $ US$ $ US$

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN:

Actividad 1Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4Subtotal egresos por actividades

Otros egresos del proyecto

Salarios directorArrendamiento

Servicios públicos

Útiles y papeleríaCorreo

Compra maquinaria y equipo

Etc.Subtotal otros egresos

Total

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:




PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

91

••••• Nombre de la organización: nombre de la organización responsable de laejecución del programa o proyecto y del presupuesto que es parte integraldel mismo. Ejemplo: Asociación de Pequeños Productores de Jalapa.

••••• Período de vigencia del proyecto: período de tiempo sobre el cual estáprevista la ejecución del proyecto. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 31 dediciembre de 2005.

••••• Período de ejecución presupuestal: período sobre el cual se está repor-tando la ejecución de egresos y comparándolos con los presupuestados parael mismo período. Ejemplo: 1 de enero de 2005 – 30 de junio de 2005 .

••••• Fecha de elaboración: fecha en que se elabora el informe de ejecución.Ejemplo: 15 de julio de 2005.

••••• Actividad/rubro: actividades identificadas y previstas en desarrollo de losobjetivos del proyecto.

••••• Presupuesto: se registra el valor presupuestado por actividad o tambiénpor rubros de egreso que no forman parte de los costos directos de cadaactividad. Esta columna se subdivide para registrar valores en monedalocal y en dólares.

••••• Ejecución: valor ejecutado durante el período reportado por actividad otambién por rubros de egreso que no forman parte de los costos directosde cada actividad. Esta columna se subdivide para registrar valores enmoneda local y en dólares.

••••• Diferencia: diferencia en valores absolutos entre el presupuesto y la eje-cución. Esta columna se subdivide para registrar valores en moneda localy en dólares.

Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 11Control de ejecución presupuestal consolidado de egresosdel proyecto por actividad

Para diligenciar este formato debe tenerse en cuenta lo indicado en el recua-dro de recomendaciones e instrucciones básicas para diligenciar formatos deejecución presupuestal por actividades, que aparece en páginas anteriores.

Para efectos del análisis comparativo, se debe tener en cuenta que los valo-res por registrar en las columnas de ejecución del formato 11 son los co-rrespondientes al período de ejecución presupuestal que se está reportan-do. Los valores de las columnas del presupuesto habitualmente son los quecorresponden a toda la vigencia del proyecto, pero también se podríanregistrar los valores presupuestados para un período parcial igual al que seestá ejecutando.

92

Formato DoceControl de ejecución del proyecto por actividades




PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL:

ACTIVIDADES ACTIVIDADES PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA CAUSAS MEDIDAS Y ACCIONESPLANEADAS REALIZADAS $ $ $ DE DESVIACIÓN PARA PRÓXIMOS PERÍODOS

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

TOTALES

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

93

2.3 Control de ejecución de actividades del proyecto

Esta actividad implica realizar un análisis sobre lo sucedido con las actividadesprevistas, el presupuesto con la ejecución real de tales actividades y el mon-to finalmente invertido en las mismas.

En el formato 12 se discriminan las actividades planeadas y las realizadas, laejecución presupuestal, la justificación de las causas de desviaciones, si lashubiere, y las acciones que se tomarán para corregir estas desviaciones.

El diligenciamiento del formato 12 se desarrolla a partir de la comparación delpresupuesto y la ejecución en un mismo período. En este formato se compa-ran recursos y actividades previstos con su ejecución real. Es importante tenerpresente que la comparación en el formato 12 es sólo de actividades y sus costosdirectos, mientras que en el formato 11 se incluye la comparación de otroscostos que no forman parte de actividades específicas.

Procedimiento sugerido para el diligenciamiento del formato 12Control de ejecución del proyecto por actividad

1. Actividades previstas para realizar conforme al presupuesto aprobadopor período.

2. Actividades realizadas para el período de ejecución presupuestal.

3. Valor presupuestado por actividad.

4. Valor ejecutado por actividad que se puede tomar de los reportes decontabilidad clasificados por actividad.

5. Diferencias entre la columna 3 y la 4.

6. Explicación de las causas de las desviaciones, en caso de existir.

7. Acciones que se tomarán.

A continuación se ilustra con un ejemplo el control de presupuesto poractividades a través del diligenciamiento del formato 12.

2.4 Control de ejecución presupuestal de egresosacumulados del proyecto por actividad

En los casos en los que se elaboran más de dos informes de ejecución pre-supuestal durante la vigencia de un mismo proyecto, conviene disponer deun formato donde se visualice la información de la ejecución presupuestaldel período que se está reportando y el saldo de la ejecución que ya se traede un informe anterior. Con este propósito se presenta el formato 13.

El procedimiento y recomendaciones ya sugeridas para diligenciar los formatos11 y 12 aplican en lo fundamental para el 13. Los pasos que se sugieren paradiligenciar este último formato son los siguientes:

• 2 y 3 Presupuesto en moneda local y dólares.

• 4 y 5 Saldos de ejecución de egresos que provienen del informe acumu-lado del período anterior.

• 6 y 7 Ejecución presupuestal del período nuevo que se está reportando.

• 8 y 9 Acumula los nuevos saldos de ejecución a la fecha de corte delinforme.

• 10 y 11 Diferencias en moneda local y US$ entre el valor del presupues-to y la ejecución acumulada de egresos.



94

Formato Doce diligenciadoEjemplo control de presupuesto por actividad




PERÍODO DE COMPARACIÓN PRESUPUESTAL:

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

Hacer el préstamo delibros a 200 niños; aun promedio de 15usuarios diarios seles prestarán dos li-bros.

De julio a 31 de octu-bre, 292 niños hanprestado 680 libros,para un promedio de2 libros por niño.Se anexa informemensual estadístico.

5.000.000 3.000.000 2.000.000 En nuestra comunidad desafortuna-damente aún no se tiene una cul-tura del cuidado y conservación delos libros. Sumado a esto, que sino los dañan, los prestan y no losdevuelven.

Se están realizando campañas deprotección del libro. Además se rea-lizará un inventario para determinarla cantidad de libros dañados yperdidos, por lo tanto, el préstamode libros se verá afectado en el mesde diciembre.

Selección y renova-ción semestral dematerial bibliográficoy compra de libros yproceso técnico.

Se compraron 200 li-bros nuevos del pri-mer y segundo se-mestres.

6.000.000 9.000.000 (3.000.000) Se tomó esta decisión porque losniños están dañando muchos libros.Los libros de los 2 primeros semes-tres se compraron en el segundo porrazones de salud de la bibliotecólogaencargada de seleccionar y comprarlos libros.

Se está realizando una campaña parael cuidado de los libros.

ACTIVIDADESPLANEADAS

(1)

ACTIVIDADESREALIZADAS

(2)

PRESUPUESTO$

(3)

EJECUCIÓN$(4)

DIFERENCIA$

(5)

CAUSASDE DESVIACIÓN

(6)

MEDIDAS Y ACCIONES PARAPRÓXIMOS PERÍODOS

(7)

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Formato TreceEjecución presupuestal de egresos acumulados del proyecto por actividad

FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN:

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3Actividad 4

Subtotal egresos por actividades

Otros egresos del proyectoSalarios director

ArrendamientoServicios públicos

Útiles y papelería

CorreoCompra maquinaria y equipo

Subtotal otros egresos

Total




PERÍODO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

ACTIVIDAD/ RUBRO(1)

PRESUPUESTO EJECUCIÓN SALDOINFORME ANTERIOR

EJECUCIÓNPERÍODO

DIFERENCIAEJECUCIÓNACUMULADA

$(2)

US$(3)

$(4)

US$(5)

$(6)

US$(7)

$(8)

US$(9)

$(10)

US$(11)

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

96

3

Otra forma de controlar la ejecución presupuestal es a través de los rubrosde egresos e ingresos que aparecen en las respectivas planillas del plan decuentas de egresos (formato 3) y el plan de cuentas de ingresos (formato 4).

Al igual que en el caso del control por actividades, en el control de la ejecu-ción presupuestal por rubros se trata de comparar el presupuesto de cadarubro con su ejecución real. Esta comparación, por lo general, se realizatomando como base el presupuesto para toda la vigencia del proyecto ycontrastándolo con la ejecución de un período determinado.

También se puede hacer contrastando la ejecución de un período determi-nado con el presupuesto que se tenía establecido para ese mismo período,en cuyo caso se requiere disponer de presupuestos por períodos parciales yno solamente del presupuesto de la vigencia total del proyecto.

El control de la ejecución presupuestal se recomienda hacerlo, tanto enfunción del monto total invertido en cada rubro como en consideración a lafuente de recursos utilizada. También se podría hacer control discriminandopor la modalidad del egreso y el ingreso (en efectivo o en especie).

3.1 Consideraciones e instrucciones básicas para diligenciarlos formatos de control presupuestal por rubrosde ingreso y egresos

Al diligenciar cualquiera de los formatos sugeridos para el control presu-puestal por actividades se recomienda:

En las columnas de presupuesto, en moneda local (2) y en dólares(3), según la actividad o rubro de egreso indicado en cada fila, seregistran los valores aprobados para toda la vigencia del proyecto.

Registrar las sumas presupuestadas en la columna correspondientey en las filas de cada rubro bien sea para los ingresos o para losegresos.

En caso de haberse presentado ajustes al presupuesto a lo largo dela ejecución del mismo se procede a registrar en la columna depresupuesto los valores que se han ido modificando y aprobando.Tener en cuenta que cualquier modificación al presupuesto, parti-cularmente el de egresos, debe ser previamente aprobada por lasinstancias pertinentes en la OB e incluso en los casos requeridospor las mismas fuentes de financiación.

2

3

1

CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTALPOR RUBROS DE EGRESOSE INGRESOS

97


Para el registro de la ejecución se toman como fuente de informa-ción los informes contables, teniendo en cuenta que el presupuestose maneja bajo el concepto de caja (los egresos por inversiones enactivos se toman como si fueran gastos).

Se realizan los ajustes necesarios a la información contable para poderregistrar como parte del presupuesto ejecutado, tanto los valoresefectivamente pagados como aquellos que contablemente hayansido causados y reservados o provisionados para pago, o tambiénpara descontar gastos causados, pero que no serán efectivos, comoes el caso de las depreciaciones.Se eliminan causaciones; los ingresos se consideran ejecutados cuan-do efectivamente se recibe el dinero.Se eliminan las amortizaciones llevadas a gastos diferidos.Se consideran sólo los ingresos efectivamente recibidos y no lossimplemente causados.Al igual que en las recomendaciones para diligenciar los formatosde control de presupuesto por actividades, en el caso de controlpor rubros, los períodos contables y de reporte de ejecución delpresupuesto pueden no coincidir.

Teniendo en cuenta los numerales 4 y 5, se procede con el registrode egresos e ingresos en las columnas de ejecución en monedalocal y en dólares.

3.2 Control de ejecución de egresos

El control de ejecución presupuestal por egresos se puede visualizar, tantoen función de las fuentes de financiación como según la modalidad del pagoo registro del egreso (efectivo o especie). Para efectos de este manual seconsidera suficiente el formato que presenta la comparación de egresos pre-supuestados y ejecutados por fuente de financiación.

Se sugiere la elaboración de los siguientes formatos, para comparar egresospresupuestados con egresos efectivamente realizados:

• Control de ejecución presupuestal de egresos del período (formato 14)• Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados (formato 15)• Resumen del control presupuestal de egresos acumulados (formato 16)

Control de ejecución presupuestal de egresos por período

Para el efecto se sugiere el formato 14 que presenta en forma ordenada, deacuerdo con el rubro de egreso, la ejecución presupuestal por fuente definanciación, en el equivalente en dólares, para lo cual se elabora primerocon los valores en moneda local y luego se convierten a la fecha de elabora-ción del presupuesto. No se elabora el formato simultáneamente en mone-da local y dólares, por cuanto resultaría demasiado extenso. Sin embargo, ycon los criterios que aquí se presentan, el mismo tipo de formato se puedehacer en moneda local.

5

6

4

98

1. Personal1.1 Salarios y prestaciones sociales1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personalSubtotal 1Subtotal 1Subtotal 1Subtotal 1Subtotal 12. Gastos operacionales de oficina2.1 Útiles y papelería2.2 Arrendamientos2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones2.5 Vigilancia2.6 Transportes2.7 Viáticos2.8 Seguros2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades2.11 Aseo2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación2.14 Gastos legales/impuestos2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad2.17 Gastos de auditoríaSubtotal 2

Formato CatorceControl de ejecución presupuestal de egresos del período por fuente de financiación

RUBROS PRESUPUESTALES





PERÍODO DEL REPORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

FUENTE DE FINANCIACIÓNAPORTE SOLICITADO US$ RECURSOS

PROPIOS US$APORTE DE LA

COMUNIDAD US$OTRAS FUENTESDE APORTES US$

TOTAL V ALORUS$DONACIÓN CRÉDITO

Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) Pres (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13)


99


RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓNAPORTE SOLICITADO US$ RECURSOS



TOTAL VALORUS$DONACIÓN CRÉDITO

Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) Pres (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13)

3. Propiedad, planta y equipo3.1 Terrenos y edificaciones3.2 Maquinaria y equipos3.3 Muebles y enseres3.4 Vehículos3.5 Biblioteca, libros3.6 OtrosSubtotal 34. Capacitación y asistencia técnica4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas4.2 Transporte4.3 Alojamiento y alimentación4.4 Material didáctico4.5 Alquiler salones y equipos4.6 Compra de maquinaria y equiposSubtotal 45. Inversiones en actividades productivas5.1 Comisiones de venta5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas5.3 Transporte5.4 Fondos de crédito5.5 Capital semilla5.6 Semovientes5.7 Compra de insumos, materiales y empaques5.8 Maquinaria y equipos5.9 Terrenos y edificaciones5.10 Inversión en tecnología5.11 Investigación en tecnología y desarrolloSubtotal 5



100

6. Otros

6.1 Gastos médicos

6.2 MedicamentosSubtotal 6

7 Fondos

7.1 Fondo para educación7.2 Fondo para medicinas


7.4 Fondo para programas de nutriciónSubtotal 7

Total (subtotales 1, 2, 3, 4, 5, 6)


RUBROS PRESUPUESTALES FUENTE DE FINANCIACIÓNAPORTE SOLICITADO US$ RECURSOS



TOTAL VALORUS$DONACIÓN CRÉDITO

Pres (2) Ejec (3) Pres (4) Ejec (5) P res (6) Ejec (7) Pres (8) Ejec (9) Pres (10) Ejec (11) Pres (12) Ejec (13)

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

101


Procedimiento sugerido para diligenciar el formato 14

1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos predefinidos. Sediligencian con sus respectivos valores en las columnas siguientes losrubros que se esperan ejecutar y los que se han ejecutado.

2. Del formato 8 se toman los valores presupuestados en dólares por cadarubro y fuente y en las columnas similares de presupuesto del formato 14se registran esos mismos valores (columnas 2, 4, 6, 8, 10 y 12).

3. De la contabilidad y en moneda local se extrae la información pertinen-te y se efectúan los ajustes sugeridos y necesarios en cuanto corres-ponde a la ejecución de egresos por cada rubro y según la fuente definanciación que se haya empleado.

4. El valor de los egresos presentados por rubro y fuente se convierte adólares al tipo de cambio de la fecha del presupuesto reportado y seregistran en cada columna según corresponda (3, 5, 7, 9 y 11).

5. En la columna 13 se totaliza el valor de la ejecución de egresos en elperíodo reportado.

Control de ejecución presupuestal de egresos acumulados

El punto de partida para la elaboración de este informe equivale a los infor-mes parciales de ejecución presupuestal reportados con anterioridad. Paraeste reporte se sugiere el formato 15 presentado a continuación.


El procedimiento es muy similar al sugerido para el formato 14, sólo cambia enla referencia del período que se está reportando como ejecución presupuestal.

1. En la columna 1 se incluyen los rubros de egresos incluidos en el presu-puesto del proyecto.

2. Se parte de la información reportada en los informes anteriores y susajustes, en caso de que haya existido razón de hacer alguno.

3. En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados en dóla-res y moneda local que ya han sido estimados para elaborar los formatos8 y 13.

4. En las columnas 4 y 5 se registran los saldos de ejecución de egresosque provienen del informe acumulado del período anterior. En el casode que el informe anterior corresponda al informe para el primer pe-ríodo de ejecución presupuestal, los valores totales que se registran endólares y moneda local son los mismos que deben registrarse en lascolumnas 4 y 5 del formato 15. Si lo que se está elaborando es elprimer informe y se utiliza para ello el formato 15, entonces las colum-nas "ejecución saldo anterior" tendrían un valor igual a cero.

5. En las columnas 6 y 7 se registra la ejecución presupuestal del períodoque se está reportando.

6. En las columnas 8 y 9 se acumulan los nuevos saldos de ejecución a lafecha de corte del informe, sumando los saldos de la ejecución acumu-lada del informe anterior con los valores registrados para el períodoque se está reportando.

7. En las columnas 10 y 11 se registran las diferencias en moneda local yUS$ entre el valor del presupuesto y la ejecución acumulada de egresos.

102




FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

FECHA DE ELABORACIÓN DEL INFORME:

RUBROS / RUBROS


PRESUPUESTO EJECUCIÓNSALDO INFORME

ANTERIOR

EJECUCIÓNINFORME DEL

PERÍODO

EJECUCIÓNACUMULADA

DIFERENCIAS

$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11)

1. Personal1.1 Salarios y prestaciones sociales1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personalSubtotal 12. Gastos operacionales de oficina2.1 Útiles y papelería2.2 Arrendamientos2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones2.5 Vigilancia2.6 Transportes2.7 Viáticos2.8 Seguros2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades2.11 Aseo2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación2.14 Gastos legales/impuestos2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad2.17Gastos de auditoríaSubtotal 2

Formato QuinceControl de ejecución presupuestal de egresos acumulados

103


RUBROS / RUBROS


PRESUPUESTO EJECUCIÓNSALDO INFORME

ANTERIOR


PERÍODO

EJECUCIÓNACUMULADA

DIFERENCIAS

$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11)


3.1 Terrenos y edificaciones3.2 Maquinaria y equipos3.3 Muebles y enseres

3.4 Vehículos3.5 Biblioteca, librosSubtotal 3

4. Capacitación y asistencia técnica4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas4.2 Transporte

4.3 Alojamiento y alimentación4.4 Material didáctico

4.5 Alquiler salones y equipos4.6 Compra de maquinaria y equiposSubtotal 4

5. Inversiones en actividades productivas5.1 Comisiones de venta.5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas

5.3 Transporte5.4 Fondos de crédito5.5 Capital semilla

5.6 Semovientes5.7 Compra de insumos, materiales y empaques5.8 Maquinaria y equipos

5.9 Terrenos y edificaciones5.10 Inversión en tecnología5.11 Investigación en tecnología y desarrollo

Subtotal 5

104

Resumen control presupuestal de egresos acumulados

Se presenta a continuación el formato 16, que equivale a un resumen delformato anterior, incluyendo solamente las columnas de presupuesto, eje-cución acumulada y diferencia entre presupuesto y ejecución. Eldiligenciamiento de este formato no requiere ningún procedimiento adicio-nal, sino simplemente tomar los datos respectivos del formato 15.

6. Otros

6.1 Gastos médicos


7. Fondos7.1 Fondo para educación


7.3 Fondo para recreación7.4 Fondo para programas de nutrición

Subtotal 7



RUBROS / RUBROS PRESUPUESTO EJECUCIÓNSALDO INFORME

ANTERIOR


PERÍODO

EJECUCIÓNACUMULADA

DIFERENCIAS

$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7) $ (8) US$ (9) $ (10) US$ (11)

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

105




FECHA DE CORTE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:


Formato DieciseisConsolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados

RUBROS PRESUPUESTALES(1)

1. Personal1.1 Salarios y prestaciones sociales

1.2 Honorarios1.3 Otros gastos de personal

Subtotal 1

2. Gastos operacionales de oficina2.1 Útiles y papelería

2.2 Arrendamientos

2.3 Servicios públicos (agua, luz, teléfono)2.4 Correo y comunicaciones

2.5 Vigilancia

2.6 Transportes2.7 Viáticos

2.8 Seguros

2.9 Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica2.10 Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades

2.11 Aseo

2.12 Cafetería2.13 Gastos bancarios y costos de financiación


2.15 Mantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación2.16 Publicidad


Subtotal 2

PRESUPUESTO EJECUCIÓN DIFERENCIA

$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7)


106





$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7)

3. Propiedad, planta y equipo3.1 Terrenos y edificaciones3.2 Maquinaria y equipos3.3 Muebles y enseres3.4 Vehículos3.5 Biblioteca, librosSubtotal 34. Capacitación y asistencia técnica4.1 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas4.2 Transporte4.3 Alojamiento y alimentación4.4 Material didáctico4.5 Alquiler salones y equipos4.6 Compra de maquinaria y equiposSubtotal 45. Inversiones en actividades productivas5.1 Comisiones de venta5.2 Honorarios a consultores, instructores y conferencistas5.3 Transporte5.4 Fondos de crédito5.5 Capital semilla5.6 Semovientes5.7 Compra de insumos, materiales y empaques5.8 Maquinaria y equipos5.9 Terrenos y edificaciones5.10 Inversión en tecnología5.11 Investigación en tecnología y desarrolloSubtotal 5

107

REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE REDEAMÉRICA MANUAL DE PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE DESARROLLO DE BASE

3.3 Ejecución presupuestal de ingresos

De la misma manera como se debe evaluar la ejecución de los egresosdebe hacerse con los ingresos, ya que cualquier desfase en la ejecución delpresupuesto señalaría una alerta, con el fin de no causar descompensacionesen el presupuesto.

La información para elaborar los informes presupuestales se obtiene de lacontabilidad con los ajustes necesarios, principalmente en cuanto hace rela-ción con la causación: los ingresos sólo se consideran ejecutados cuandoefectivamente se ha recibido el dinero o el aporte en especie (no opera elconcepto de causación).

El formato 17, ejecución presupuestal de ingresos, que se presenta a conti-nuación, permite verificar el comportamiento de los mismos, identificandoel rubro al cual pertenecen,




$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7)

6. Otros

6.1 Gastos médicos


7. Fondos

7.1 Fondo para educación7.2 Fondo para medicinas


7.4 Fondo para programas de nutriciónSubtotal 7


ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:


108





Formato DiecisieteConsolidado de control de ejecución presupuestal de egresos acumulados

RUBRO(1)


$ (2) US$ (3) $ (4) US$ (5) $ (6) US$ (7)

1. Aporte solicitado (RedEAmérica)

2. Aportes propios2.1 Ventas

2.2 Rentas de capital (intereses, dividendos, etc.)

2.3 Aportes socios, afiliados3. Aporte comunidad

4. Crédito

5. OtrosTotales

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

FECHA:

FECHA:

FECHA:

109



1. Una vez realizado el cierre contable del período que se quiere revisary elaborados los respectivos informes, se toma de la información con-table lo pertinente al proyecto.

2. Antes de registrar los valores de los diferentes rubros de ingresos eje-cutados se deben efectuar los ajustes a la información contable, dentrode los criterios sugeridos a lo largo de este manual. Los ingresos, paraefectos presupuestales, se registran como ejecutados en la medida quevaya ingresando efectivamente.

3..... En la columna 1 se registran todos los rubros de ingreso consideradosen la formulación del presupuesto.

4..... En las columnas 2 y 3 se registran los valores presupuestados de ingre-sos por rubros en moneda local y dólares. Éstos se pueden tomar delformato 4 en las columnas que totalizan los ingresos.

5. En las columnas 4 y 5 se registran los valores efectivamente recibidospor cada rubro: para aportes propios, en el caso de las ventas, aquellascuyo pago ha sido recaudado. Para las rentas de capital: los intereses,dividendos que hayan ingresado, los aportes de socios, afiliados y de lacomunidad, de igual manera, los recursos recibidos de parte de entida-des de apoyo bien sea de RedEAmérica o de otras entidades o derecursos del crédito. En el caso de los recursos provenientes del exte-rior, se registran de acuerdo con el valor bruto recibido (acorde con latasa de cambio vigente en ese momento).

En la columna 5 se registran los ingresos recibidos expresados en dóla-res: los provenientes de moneda local se convierten a dólares con latasa del momento del período presupuestal reportado en el primerinforme. Para los informes posteriores se toma lo ejecutado en el pe-ríodo, se convierte a dólares a la tasa de cambio de ese momento y sesuma al valor reportado en los informes anteriores. Los valores recibi-dos en dólares se reportan, dentro de esta columna, por el valor brutode los mismos.

6. En la columna 6 se registran las desviaciones o variaciones entre el valorpresupuestado y el ejecutado, en moneda local: columnas (2) – (4).

7. En la columna 7 se registran las desviaciones o variaciones entre elvalor presupuestado y el ejecutado, expresado en dólares americanos(US$): columnas (3) – (5).

110

4.1 Propósito

La auditoría es un mecanismo de seguimiento sobre la administración y usode los recursos presupuestales de un proyecto y se hace a partir del marcogeneral de la misión, objetivos, organización y administración de la OB.

Las auditorías de proyectos deben orientarse y ejecutarse de tal manera quefavorezcan el fortalecimiento organizacional de las instituciones y OBauditadas. Una auditoría, además de detectar y prevenir posibles fallas ylimitaciones en el desarrollo administrativo del proyecto, debe presentarrecomendaciones que faciliten la prevención de problemas futuros y pro-muevan el mejoramiento en los procedimientos y eficiencia de las operacio-nes institucionales.

La auditoría o revisoría debe emitir una opinión sobre si los informes finan-cieros presentan razonablemente la situación financiera del proyecto y de laOB y sobre su sistema de control interno. Esta opinión se fundamenta en laevidencia obtenida a través de procedimientos de auditoría como la evalua-ción de riesgos, las pruebas de controles y las pruebas sustantivas.

4

AUDITORÍAS

La auditoría a un proyecto tiene como propósito verificar el cumplimiento de:• Las normas y procedimientos establecidos para la administración y ejecu-

ción del proyecto.• Las normas y procedimientos fijados para la administración de la organi-

zación responsable de la ejecución del proyecto.• Las leyes y normas del país sede de la entidad responsable del proyecto,

incluidos particularmente los aspectos contables, tributarios, laborales yde registro e información ante las entidades oficiales del país.

• Los convenios y acuerdos entre la organización responsable del proyec-to, en particular aquellos relacionados con la administración y registro delos recursos financieros y con el cumplimiento del objeto para el cualfueron aprobados tales recursos.

4.2 Carácter y exigibilidad de la auditoría

Las auditorías podrán ser de carácter externo o interno. Las primeras sonrealizadas por personas naturales o jurídicas independientes de la organiza-ción responsable de la administración y ejecución del proyecto.

Las entidades integrantes de RedEAmérica podrán exigir auditoría para losproyectos que apoyan. En este caso se trataría de una auditoría externa.

111

4.3 Fases o etapas de un proceso de auditoría

RedEAmérica aspira a que las labores de auditoría incluyan básicamente lassiguientes etapas de trabajo con los resultados y productos inherentes a lasmismas.

4.4 Planeación

En esta etapa se establece el plan de trabajo y la metodología a seguir, conbase en los objetivos y alcance de la auditoría. Para ello, es necesario obte-ner un adecuado conocimiento de la OB, su actividad, su proceso contable,lo confiable de su control interno, entre otros. Estos conocimientos se ad-quieren a través de:• Estudio de los informes anteriores de revisoría y auditoría (en caso que

existan).• Estudio de la documentación legal de la OB (actas, certificados, entre

otros) y del proyecto (convenio y correspondencia establecida entre laentidad y la agencia financiadora).

• Estudio de estados financieros, documentación tributaria, etc.

Estos factores, en conjunto, permiten determinar el tipo y niveles de riesgo,la presencia de áreas críticas, los procedimientos por seguir y las pruebaspor realizar para obtener un adecuado plan de trabajo.

4.5 Ejecución del plan de auditoría o revisoría

El desarrollo de esta etapa se basa en la información reunida en las activida-des que la preceden. Al desarrollar el plan, se tienen en cuenta primero lasdenominadas áreas críticas, para las cuales se han identificado riesgos espe-cíficos y se han determinado pruebas por realizar.

En esta etapa se lleva a cabo la siguiente metodología:• Hacer entrevistas, tanto con los directivos como con los demás miem-

bros de la entidad o los encargados del proyecto específico.• Solicitar la información pertinente sobre la cual se va a realizar la revisoría

o auditoría.• Estudiar la documentación requerida, contable, tributaria, financiera, la-

boral, legal, etc.• Estudiar y analizar el sistema de control interno, lo que permite determinar su

confiabilidad y, por tanto, la naturaleza y alcance de las pruebas por realizar.• Realizar las pruebas de cumplimiento y sustantivas.

El resultado de la aplicación de las pruebas y procedimientos determinadosen la etapa de planeación será la obtención de evidencia válida y suficientemediante el análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación yotros procedimientos de auditoría que permitan allegar bases razonablespara producir un dictamen sobre los informes financieros sujetos a revisión.

4.6 Preparación y presentación del informe

Con base en la evidencia allegada se genera el informe de revisoría o auditoría,el cual incluye:• Opinión sobre la racionalidad de los informes financieros y lo adecuado y

confiable del sistema de control interno.• Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas estatutarias

y reglamentarias de la entidad, así como de las funciones y procedimien-tos institucionales requeridos.

• Opinión y recomendaciones sobre cumplimiento de normas legales (con-tables, tributarias, laborales).

• Cumplimiento de las condiciones pactadas en posibles convenios firma-dos entre la entidad y la agencia o fuentes financiadoras.

• Observaciones y recomendaciones generales a que haya lugar.


112

Tener en cuenta que en algunasocasiones la aprobación formal deun ajuste del presupuesto exigeinvolucrar en la toma de decisio-nes, tanto a las instancias de di-rección pertinentes en la OBcomo a las fuentes financiadoras.

Tener cuidado de disponer de uncriterio unificado y constante, tan-to en el momento de elaborar elpresupuesto en dólares como enel de reportar en esta mismamoneda la ejecución efectiva deingresos y egresos.

Recordar que las agencias decooperación que deciden apoyarel desarrollo de un proyecto, ha-bitualmente transfieren sus recur-sos con destinación específica yéstos no pueden ser aplicados enforma diferente, salvo que se ob-tenga el permiso previo corres-pondiente.

5

ALERTAS

1

2

3

Cuadro síntésis

UNIDAD 3

SENTIDO Y ENFOQUE DELCONTROL DE LA EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

AUDITORÍACONTROL DE PRESUPUESTOPOR RUBROS DE INGRESOS

Y EGRESOS

El control presupuestal es lacomparación entre lo presu-puestado y lo ejecutado y elconjunto de acciones y medi-das que se deriven de tal com-paración.

Este control compara el pre-supuesto de cada rubro con suejecución real, se realiza conel presupuesto para toda la vi-gencia del proyecto contras-tándolo con la ejecución de unperíodo determinado.

• Al comparar el presupuestototal del proyecto con la eje-cución de un período parcialdel mismo, se conoce el sal-do que aún queda por eje-cutar para toda la vigenciadel proyecto o en cuánto seha sobreejecutado.

• Permite hacer un análisis si-multáneo de actividadesprevistas con la ejecuciónreal de las mismas y el mon-to real finalmente invertido.

• Se puede visualizar la infor-mación de ejecución presu-puestal del período que seestá reportando y el saldo dela ejecución que ya se traede un informe anterior

•Se recomienda hacerlo tan-to en función del monto to-tal invertido en cada rubrocomo en consideración a lafuente de recursos.

•Se puede realizar control deejecución presupuestal deegresos e ingresos.

•El control de egresos se vi-sualiza en función de lasfuentes de financiación o se-gún la modalidad del pago(efectivo o especie). Puedeser egresos por período oacumulados.

•La información para elabo-rar los informes de ingresosse obtiene de la contabilidadprincipalmente en lo relacio-nado con la causación.

•Se hace a través de revisio -nes periódicas.

•La decisión sobre el ajustedel presupuesto dependedel análisis sobre la ejecu-ción de los recursos finan-cieros y de la verificación delcumplimiento de las activi-dades, metas y objetivos delproyecto.

•Un control de presupuesto atiempo y bien hecho no dacomo resultado un déficit osuperávit significativo.

•Los formatos de control deejecución presupuestal soniguales a los de elaboraciónde presupuesto pero inclu-yendo dicha comparación.

Este control compara las acti-vidades presupuestadas y sucosto con la ejecución de pe-ríodos similares o el previstopara la vigencia total del pro-yecto con lo que se lleva enun período corto de ejecución.

CONTROL DE PRESUPUESTOPOR ACTIVIDAD

113

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114

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Fuentes electrónicas

www.socialia.orgwww.eurosur.orgwww.eurosur.org

Www.thebeehive.orgwww.t1msn.com.mxwww.comminit.comwww.transforma.org

115


••••• Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona oentidad.

• Auditoría: Revisión e inspección de la contabilidad de una empresa,entidad o institución, realizada por un auditor.

• Asociación: Unión de varias personas para el logro de un fin.

• Control: Limitación o verificación de una cosa.

• Devaluación/Revaluación: Así como las cosas tienen un valor, la mo-neda de los países (peso, dólar, real, libra esterlina, etc.) también tienenun valor determinado. El cambio de valor de una moneda, dependiendode si aumenta o disminuye en comparación con otras monedas extranje-ras, se denomina revaluación o devaluación.

• DB:

• Egreso: Pagos que se realicen por bienes o servicios adquiridos, así como elvalor de los aportes en especie que sean aplicados en favor del proyecto.

• Especie: Son bienes materiales o servicios puestos a disposición del pro-yecto.

GLOSARIO

••••• Fuentes: Origen de algo, causa, principio, documento, obra o materia-les que sirven de información o de inspiración a un autor.

••••• Financiación: Es el resultado de aplicar la estrategia de consecución delos recursos presupuestados desde las diferentes fuentes posibles.

••••• Gasto: Pagos por bienes o servicios que se consumen en el desarrollodel proyecto y que no pasan a formar parte de los activos de la OB, talescomo pagos por salarios, honorarios, papelería y útiles de escritorio, ser-vicios públicos, cafetería, publicidad, etc.

••••• Honorarios: Remuneraciones al trabajo prestado por una persona na-tural o jurídica sin que exista contrato laboral, donde predomina el factorintelectual sobre el puramente material o mecánico.

••••• Ingreso: Recurso obtenido por la OB para cubrir los diferentes pagosque exige la ejecución y administración de actividades del proyecto.

••••• Inflación: la inflación se define como el incremento porcentual de losprecios al consumidor final de un período a otro.

••••• Inversión: : : : : Recursos destinados a la adquisición de activos de la OB parael desarrollo del proyecto, tales como inversiones, muebles y equipos de


116

oficina, maquinaria para la producción, terrenos, edificaciones. Tambiénla constitución de un fondo para créditos a pequeños productores, o unfondo de crédito para vivienda, etc.

••••• Manual: Documento o libro que recoge lo esencial o básico de unamateria.

••••• OB: Organizaciones de base.

••••• Período: Espacio de tiempo que incluye la duración o el proceso de unacosa: período de aprendizaje, de incubación, de crecimiento.

••••• Proyecto: Plan y disposición detallados que se forman para la ejecuciónde una cosa

••••• Presupuesto: El presupuesto es ante todo una herramienta que permi-te saber con qué recursos económicos se cuenta, para luego mirar elfuncionamiento real del proyecto y saber si se ha cumplido con las metasy objetivos propuestos en el mismo.

••••• Recurso: Procedimiento o medio del que se dispone para satisfacer unanecesidad, llevar a cabo una tarea o conseguir algo.

••••• Rubros: Son los conceptos o cuentas donde se describen los gastos eingresos.

••••• Salarios: Remuneración que percibe una persona por su trabajo vincu-lado directamente mediante contrato fijo.

••••• Tasa de cambio: Es el valor equivalente entre una moneda local y unamoneda extranjera.

117


SINÓNIMOS

Actividad AcciónAuditoría Asistencia

ControlAsociación Sociedad

GrupoControl Inspección

VigilanciaEgreso Salida

DescargaEspecie Genero

FamiliaFuentes Origen

NacimientoFinanciación Crédito

PréstamoGasto Consumo

EgresoHonorarios Teórico

Simbólico

Ingreso EntradaIncorporación

Inflación IncrementoInversión Cambio

TransformaciónMANUAL Guía

InstructivoPeríodo EspacioProyecto Plan

Supuesto

PRESUPUESTO SuposiciónCálculo

Recurso TécnicaRubros Cuenta

ÍtemSalarios Sueldo

Jornal

CONCEPTO SINÓNIMOS CONCEPTO SINÓNIMOS


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PROCESO DE VALORACIÓNY REGISTRO DEL PRESUPUESTO

DE EGRESOS

MANUEL GUILLERMO GONZÁLEZ B.DIANA CAROLINA GONZÁLEZ R.

CONTENIDO

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I. PROCESO DE VALORACION Y REGISTRODEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

1. PERSONAL

2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA

3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

4. CAPACITACION Y ASISTENCIA TECNICA

5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS

6. OTROS

7. FONDOS

II. PROCESO DE VALORACION Y REGISTRODEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

1. APORTE SOLICITADO: ( REDEAMERICA)

2. APORTES PROPIOS

3. APORTES DE LA COMUNIDAD

4. CREDITO

5. OTROS APORTES

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PROCESO DE VALORACIÓNY REGISTRO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS

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El aporte es el recurso que ingresa al proyecto. La modalidad de aportedebe ser especificada, bien sea que se trate de aportes en efectivo o enespecie. El aporte en especie puede darse de diferentes formas: como aporteen trabajo o equipos, maquinaria, bienes inmuebles, muebles que se reci-ben en propiedad o para ser utilizados durante determinado tiempo, pape-lería, alimentos, transporte, etc.

Para efectos del proyecto, el valor de los aportes en especie se registra a lavez como ingreso y como egreso. En muchas ocasiones, el aporte en espe-cie es la única forma práctica como la comunidad u otros aportantes puedencontribuir con el proyecto.

El valor de cada aporte en especie se fija de acuerdo con el precio en elmercado del lugar donde se hace el aporte del respectivo bien o servicio.Cuando el bien que se aporta pasa a ser propiedad del proyecto, se le asignael valor de su costo. Cuando el aporte es por ejemplo el préstamo temporalde un inmueble o maquinaria, el valor asignado es el de su alquiler por eltiempo que dicho bien se pone al servicio del proyecto.

••••• Efectivo: solamente son los aportes que se hacen en moneda líquidao dinero en efectivo.

••••• Especie: son bienes materiales o servicios puestos a disposición delproyecto.

Ejemplos típicos de aportes en especie que pueden ofrecer las entidadesejecutoras de un proyectos son: el trabajo voluntario de su miembros, ma-terial de trabajo, papelería, disposición de un espacio para oficina o salonespara cursos o reuniones, dotación de oficina, etc.; aportes en servicios de lacomunidad como mano de obra en la construcción de infraestructura co-munitaria, semillas para un proyecto productivo; aportes de enti-dades cooperantes en servicios de asistencia técnica,profesores, asesoría, préstamo de maquinaria, etc.

Para la valorización de los aportes en especie debellevarse un registro estadístico de éstos, soportadocon actas o planillas donde se detallen por el tipo deaporte, la cantidad y el valor.

MODALIDAD DE LOS APORTES

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1. PERSONAL

1.1. Salarios y prestaciones sociales

Salarios: incluye los pagos que se hacen al personal habitual y permanentedel proyecto: salarios, prestaciones sociales según lo exijan las normas labo-rales de cada país, pagos o cuotas para la seguridad social, horas extras, etc.

Prestaciones y beneficios sociales: el concepto prestaciones o beneficiossociales hace referencia a sumas adicionales al salario básico, tales comosubsidios de transporte, primas anuales, vacaciones, cesantías, pagos porcuotas de salud y seguridad social y otros similares.

Horas extras: es el pago por el trabajo extra al habitual que realiza el trabajador.

Se recomienda elaborar una planilla o nómina que soporte los pagos perió-dicos de personal (formato 09 del Manual).

Pasos sugeridos para el costeo de este rubroy posterior registro en la tabla correspondiente:

1. Se parte del personal requerido en la ejecución del proyecto, con surespectiva remuneración o salario mensual y su tiempo de permanen-cia durante la duración del proyecto.

2. Se calcula el valor del salario mensual que se deberá pagar al personal,la sumatoria del valor mensual corresponde al valor anual o al períodopara el cual se esté elaborando el presupuesto.

3. Para presupuestar el pago de horas extras, se estima el número dehoras requeridas a la jornada habitual de trabajo y que se van a pagar.Luego se estima el valor correspondiente, teniendo en cuenta la legis-lación laboral vigente en cada país.

Relación de prestaciones socialesy parafiscales en Colombia

SUBSIDIO DE TRANSPORTE: A LOS TRABAJADORES QUE DEVENGUEN ME-NOS DE DOS SALARIOS MÍNIMOS: $41.600 MENSUALES PARA EL AÑO 2004

CESANTÍAS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUXILIO DE TRANSPORTE)X NO. DÍAS TRABAJADOS / 360

INTERÉS A LAS CESANTÍAS = CESANTÍAS X 0,12 X NO. DÍAS TRABAJA-DOS / 360

VACACIONES = SALARIO DEVENGADO (SIN AUXILIO DE TRANSPORTE) XNO. DÍAS TRABAJADOS / 720

PRIMA DE SERVICIOS = SALARIO DEVENGADO (INCLUIDO AUX. TRANS-PORTE) X NO. DÍAS TRABAJADOS / 720

APORTES PARAFISCALES: 9% DEL VALOR DE LA NÓMINA: 4% PARA LACAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, 2½% PARA EL SENA Y 2½% PARA ELINSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

APORTE PARA SALUD: 8% DEL SALARIO

APORTE PARA PENSIONES: 10,875% DEL SALARIO (VIGENTE PARA 2004)

APORTE PARA RIESGOS PROFESIONALES: DEPENDE DEL TIPO DE TRABA-JO; SE DEBE COTIZAR (TRABAJO DE OFICINA 0,522%)

4. Teniendo en cuenta la base salarial, se calculan los pagos prestacionalesa que tendría derecho el personal del proyecto y los aportes a otrasentidades de acuerdo con la legislación laboral vigente en cada país, asíen Colombia:

5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y enlas distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezca elconcepto de gastos de personal.

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1.2.Honorarios

Es el pago a los consultores que se contratan para la realización de trabajosespecíficos y por tiempos determinados durante el desarrollo del proyecto.Se incluyen aquí los pagos a personas que no tienen una relación laboralpermanente con el proyecto ni con la organización.

Se recomienda elaborar una planilla que soporte los pagos por honorariosde personal (formato 10 del Manual).

Pasos sugeridos para el costeo de este rubro y posterior registroen la tabla correspondiente:

1. De acuerdo con las actividades previstas en el proyecto se estiman lashoras de consultoría / asesoría requerida.

2. Se cotiza el valor de la hora de consultoría requerida o el trabajo espe-cífico requerido, incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legis-lación de cada país.

3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde apa-rezcan honorarios.

2. GASTOS OPERACIONALES DE OFICINA

2.1. Útiles y papelería

Incluye todo tipo de gasto en fotocopias, papelería, libros, útiles y todo tipode implementos de oficina que tenga que ver con los materiales utilizadosrelacionados con las actividades de la organización de base (OB).


1. Se estima el consumo mensual de papelería, útiles y elementos deoficina requeridos.

2. Se efectúan las respectivas cotizaciones o revisan los registros conta-bles de consumo en el año anterior (siempre que las condiciones delproyecto sean similares).

3. Se incrementa el valor estimado en el paso anterior en la tasa de infla-ción; por ejemplo, si el consumo en el período anterior fue de $3millones y la tasa de inflación de 6%, el presupuesto sería de$3.180.000, o sea, $3.000.000 x 1,06.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto deútiles y papelería.


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2.2. Arrendamientos

Pago por el uso de instalaciones que estén al servicio del proyecto.


1. Se parte de las necesidades de espacio físico acorde con las actividadesdel proyecto.

2. Se cotiza el valor del alquiler del inmueble de acuerdo con el árearequerida y la ubicación o se revisan los registros contables de pagospor el mismo concepto en el año anterior y se estima el valor deacuerdo con las cláusulas contractuales de reajuste del valor del canon.

3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca el concepto dearrendamientos.

2.3.Servicios públicos

Pago de servicios públicos en que la organización incurra durante el períodode vigencia del proyecto; incluye: energía, acueducto y alcantarillado, aseo,teléfono, internet y gas.


1. Para proyectos nuevos sin antecedentes de consumo y costos de ser-vicios, se estima el consumo y se averigua el costo mensual de cadauno de los servicios que van a requerirse.

2. Para el caso de proyectos que ya tienen registros históricos por consu-mo y costo de servicios, se puede estimar el valor revisando dichosregistros y proyectándolos en el tiempo.

3. Los valores anteriormente establecidos se ajustan teniendo en cuentael posible incremento por inflación de precios, reajuste de tarifas anun-ciadas e incremento previsto en el consumo.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deservicios públicos.

2.4. Correo y comunicaciones

Pagos por envío de correo aéreo, terrestre, marítimo o fluvial.


Opción 1: mediante cotización

1. Se averiguan las tarifas de correo para las diferentes ciudades adondese enviaría correo.

2. Se calcula el costo promedio de tarifas y se estima elvolumen probable de correos durante la vigenciadel proyecto.

3. Con base en la información anterior secalcula el gasto total por correo ycomunicaciones.

4. Se registra el costo total esti-mado en las columnas corres-pondientes y en las distintas ta-blas de presupuesto dondeaparezca la subcuenta de co-rreo y comunicaciones.

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Opción 2: mediante proyección basada en registroshistóricos de costos

1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por esteconcepto en años anteriores.

2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas sevan a modificar teniendo como base otros parámetros.

3. Con base en la información anterior, se calcula el gasto total por co-rreo y comunicaciones.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta decorreo y comunicaciones.

2.5. Vigilancia

Pago por servicios de vigilancia de las instalaciones y equipos del proyecto.



1. Se establecen los requerimientos del servicio.

2. Se cotiza con personas naturales o jurídicas el costo de los servios pormes.

3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servi-cio durante la vigencia del proyecto.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta devigilancia.

Opción 2: mediante proyecciónbasada en registroshistóricos de costos

1. Se revisan los registros históricos delos valores incurridos por este con-cepto en años anteriores.

2. Se ajusta la tasa de inflación, a me-nos que se prevea que las tarifas sevan a modificar teniendo como baseotros parámetros.

3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servicio.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta devigilancia.

2.6. Transportes

Pago de transportes aéreos, terrestres, fluviales o marítimos del personal delproyecto o de los participantes en actividades del mismo. También se puedeincluir lo correspondiente a fletes y acarreos de materiales, maquinaria eimplementos del proyecto.



1. Se establecen los requerimientos del servicio

2. Se cotiza el costo promedio de los servicios por mes o el costo de losservicios de transporte estimados en forma detallada.


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4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta detransportes.

Opción 2: mediante proyección basada en registros históricosde costos



3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta detransportes.

2.7. Viáticos

Pagos para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y otros menoresque se aprueben para cumplir con viajes en función del desarrollo del pro-yecto que realicen los funcionarios o trabajadores habituales de la OB.

Se acostumbra cubrir estos gastos de dos formas básicas: la primera, asignan-do una suma fija por día de viaje fuera de la ciudad de residencia de quien trabajapara la OB; la segunda, reconociendo exactamente el costo de los serviciosde alojamiento, alimentación y otros gastos que se realicen durante el viaje.

Para estimar el presupuesto, se puede utilizar básicamente el mismo proce-dimiento, bien sea que los viáticos se asignen como suma fija o que se pa-guen sobre la base de reconocimiento de gastos efectivamente realizados.


1. Se estima por separado la cantidad de los viajes nacionales y los inter-nacionales, y el número de días por viaje en cada caso; luego se esta-blece el número total de días por viajar, tanto para los viajes nacionalescomo para los internacionales.

2. Sobre la base de cotizaciones o registros históricos de gastos similaresen épocas anteriores, se estima el costo por día de los diferentes con-ceptos que se acepten como viáticos (ej: alojamiento, alimentación,transporte urbano, llamadas telefónicas, etc.). En caso de presentarseviajes nacionales e internacionales, conviene para efectos de presu-puesto diferenciar los costos de los conceptos que conforman el viáti-co diario nacional del viático diario internacional.

3. Teniendo un valor estimado del viático, tanto nacional como interna-cional, se procede a calcular el presupuesto en cada uno multiplicandoel valor por el número de días estimados de viaje.

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4. Se suma el total del valor de viáticos nacionales y el total de los internaciona-les, obteniéndose así el valor total de los viáticos por presupuestar.

5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deviáticos.

2.8. Seguros

Pago de seguros, pólizas y garantías que la organización requiera para eldesarrollo del proyecto.




2. Se cotiza con una compañía de seguros debidamente facultada por laautoridad competente o a través de corredor.

3. Se calcula el costo de seguros y garantías previstos.


5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deseguros.




3. Con base en la información anterior, se calcula el costo total del servicio.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deseguros.

2.9. Revistas, periódicos, publicaciones e información electrónica

Pagos por compras de revistas, periódicos, publicaciones diversas e infor-mación electrónica que sea requerida para el proyecto.


1. Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o productopara el proyecto.

2. Se cotiza el costo de las publicaciones, especialmente si se trata depublicaciones especializadas y provenientes de otros países. Igualmen-te, se puede determinar el presupuesto sobre la base de la experien-cia de gastos por el mismo concepto en períodos anteriores.

3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta derevistas, periódicos y publicaciones.

2.10. Cuotas de afiliación o aportes a otras entidades

Es el pago que hacen las OB para mantenerse como afiliadas o miembros deotras organizaciones, redes o programas que sean de interés en función delos objetivos del proyecto y de la Organización.


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1. Se estiman las necesidades específicas de este servicio y/o productopara el proyecto.

2. Se cotiza el valor de cada servicio y/o producto y se totalizan.

3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta decuotas de afiliación.

2.11. Aseo

Pagos por implementos de aseo que se requieran en el proyecto. El pago desalario a las personas que realizan labores de aseo y tienen una relaciónlaboral se registra como pago por salarios. Sólo se incluiría en este rubro elpago a personas que realizan labores de aseo pero que son contratadas porservicios.




2. Se cotiza el valor de los productos y el servicio requerido y se calcula elcosto promedio del servicio por mes.

3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del servi-cio durante la vigencia del proyecto.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y enlas distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.



2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevean cambios sustan-ciales teniendo como base otros parámetros.


4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes y enlas distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de aseo.

2.12. Cafetería

Se registran los pagos por los alimentos e implementos utilizados para laatención del personal de oficina del proyecto.




2. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio por mes.


4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta decafetería.

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4. También podría estimarse como un porcentaje de los gastos de oficina.

5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta decafetería.

2.13. Gastos bancarios y costos de financiación

Pago previsto a las entidades financieras por comisiones de transferencias dedinero, comisiones y gastos por cambio de moneda extranjera a nacional oviceversa, costos de trámite, costos de chequeras, e intereses de financiación.



1. Se establecen los requerimientos de servicios bancarios, financieros yde administración del dinero que la OB requiera ante entidades espe-cializadas.

2. Se cotizan en las entidades financieras los costos de utilización de losdiferentes servicios (chequeras, extractos, transferencias, consultas porinternet o telefónicas, cambios de moneda extranjera, etc.).

3. Para presupuestar específicamente posibles costos de financiación porcréditos, se sugiere el siguiente procedimiento:

• Indagar en el sector financiero cuál es la tasa de interés probabley otros costos adicionales en los cuales se pueda incurrir de acuer-do con la normatividad y el tipo de entidad (por ejemplo: comi-sión de compromiso sobre dineros no desembolsados), costosadicionales tales como estudio de crédito, constitución de garan-tías, trámites legales relacionados con el trámite del crédito (im-puesto de timbre).

• Se calculan los saldos de capital en cada período de acuerdo conla periodicidad de las amortizaciones y su modalidad.

• Los intereses se calculan sobre los saldos de capital de acuerdocon las modalidades pactadas: período de gracia, pagos mensua-les, trimestrales, períodos vencidos o anticipados.


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Así por ejemplo, un préstamo de $20 millones al 12% nominalanual pagaría $200.000 mensuales mientras no amortice capital.

4. Para presupuestar el costo por cambio de moneda extranjera a nacio-nal se debe tener en cuenta el número y monto de las operaciones ylas comisiones o gastos respectivos para el total de las mismas.

5. Con base en la información anterior se calcula el costo total de losservicios bancarios y costos de financiación que se prevean durante lavigencia del proyecto.

6. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta degastos bancarios y costos de financiación.


Esta opción podría ser práctica sólo para algunos casos de gastos bancarios,tales como costos de chequeras, pero no para estimar el costo de cambiosde moneda extranjera, pues éste dependerá del monto total de dinero quese proyecte cambiar, dato muy irregular y cambiante en cada OB y proyec-to. De todas formas, en los casos en que sea pertinente presupuestar basa-dos en la proyección de registros históricos, los pasos son los siguientes:


2. Se ajusta la tasa de inflación, a menos que se prevea que las tarifas sevan a modificar, teniendo como base otros parámetros.


5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta degastos bancarios y costos de financiación.

2.14. Gastos legales / impuestos

Pagos previstos por la Organización con cargo al proyecto, tales como gas-tos notariales, licencias de funcionamiento, pagos consulares y aduaneros,registro mercantil. Así mismo, pagos por impuestos que deben cancelarsede acuerdo a las normas y legislación de cada país (impuesto de renta, detimbre o registro, prediales, de industria y comercio, etc.).


1. De acuerdo con la legislación de cada país, se debe indagar sobre quétipo de gastos legales e impositivos debe cubrir la Organización enfunción del proyecto: a) registro de la organización ante la entidadcompetente b) obtención de licencia de funcionamiento c) permisosespeciales (ambientales, etc.) d) impuestos e) registros en Cámaras deComercio f) otros.

2. Determinar los pleitos y procesos legales que se presume podríangenerar gastos para la OB.

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3. Cotizar los precios de los servicios legales previstos y estimar los pagosrequeridos por impuestos y contribuciones legales. Para el cálculo deimpuestos es necesario indagar sobre sus respectivas normas tributariasy cómo se aplican para el caso de OB, que normalmente son entida-des privadas de carácter no lucrativo y pueden ser cobijadas por regí-menes tributarios especiales.

4. Con base en la información anterior se totaliza el presupuesto de gas-tos legales e impuestos.

5. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta degastos legales/impuestos.

2.15. Mantenimiento, reparaciones locativas y gastosde instalación

Pagos por servicios de mantenimiento, tanto de equipos como de inmue-bles, gastos por reparaciones de oficinas y locales del proyecto y gastos deinstalación y/o adecuación de muebles e inmuebles.

Este rubro contempla costos menores considerados contablemente comogastos, puesto que las inversiones mayores que significan incremento delvalor de los activos deben registrarse en las cuenta de propiedad, planta yequipos.



1. Se establecen los requerimientos de servicio o labor por realizar.

2. Se cotizan precios y se calcula el costo promedio del servicio o laborpor realizar.

3. Con base en la información anterior se calcula el costo total del rubrodurante la vigencia del proyecto.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta demantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación.


1. Se revisan los registros históricos de los valores incurridos por esteconcepto en años anteriores y siempre y cuando haga referencia areparaciones locativas habituales.



4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta demantenimiento, reparaciones locativas y gastos de instalación.


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2.16. Publicidad

Pagos para promoción y propaganda sobre los bienes, servicios y activida-des del proyecto.


1. Determinar el tipo de anuncio, el medio en el cual se realizará (escrito,radio, TV, etc.) y su periodicidad.

2. Se cotiza en los respectivos medios.

4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta depublicidad.

2.17. Gastos de auditoría

Pagos por servicios de auditoría externa que se requiera contratar y quepueden exigir las mismas entidades financiadoras del proyecto.




2. Se solicita la cotización respectiva a la persona natural o jurídica quepresta el tipo de servicio requerido.


4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deauditoría.





4. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deauditoría.

2.18. Otros

Pago por otros gastos que puedan presentarse y sean estrictamente necesariospara el éxito del proyecto. En todo caso, aún para efectos de presupuesto,conviene precisarlos mediante nota aclaratoria, según la realidad de cada pro-yecto y OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.

Los pasos a seguir para establecer el presupuesto dependen del producto oservicio específico que se presume va a ser requerido. Como guía se puedetomar entre la alternativa de cotizar o pedir precios actualizados de lo quese va a requerir o la de proyectar con base en registros contables y estadís-ticos de gastos por conceptos similares en períodos anteriores.

El propósito de incluir en el manual una cuenta o subcuenta de “otros” esreconocer que podrían existir cuentas o subcuentas no contempladas por el

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momento, pero que la realidad específica de cada proyecto puede ir defi-niendo. Al momento de elaborar el presupuesto de un proyecto la palabra“otros” deberá ser reemplazada por la que corresponda a una cuenta espe-cífica que se ha detectado y conviene explicitar en el proyecto.

3. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

Esta cuenta corresponde a bienes que se compran, fabrican o construyen; portanto, económica y contablemente, representan una inversión en activos fi-jos, pero para efectos del proyecto y del flujo de caja representan gastos.


Espacios sin construir o construidos (bienes inmuebles) para desarrollar lasactividades del proyecto. En este rubro se presupuestan, tanto las edificacio-

nes que se proyecta adquirir, ya construidas, como las que se piensaconstruir con recursos del proyecto.


1. Determinar el área de terreno y/o las caracte-rísticas de la edificación requerida. En cuanto a laedificación, precisar si se trata de edificación quese va a construir o se va a adquirir ya construida.

2. Pedir las cotizaciones respectivas del terreno y/o edificación, asesorándose de personal o firmasespecializadas. También se pueden tomar comobase las propuestas de venta o construcción quele sean presentadas a la OB.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deterrenos y edificaciones.

Para efectos de presupuesto se presentan los valores totales, pero es perti-nente disponer de toda la información necesaria sobre áreas, característicasdel terreno y construcción. Si se va a desarrollar la construcción por partede la OB, es pertinente también disponer de información complementariacon planos, licencias y demás detalles que sean necesarios y exigidos legal-mente por una autoridad local competente según el tipo de construcción.

3.2.Maquinarias y equipos

Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desa-rrollo de las diferentes actividades, entre los cuales se tendrían máquinas deescribir, fotocopiadoras, equipos audiovisuales, equipos de cómputo y co-municaciones, etc.


1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caracte-rísticas.

2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio-nes deben tenerse en cuenta los costos hasta su arribo al sitio delproyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta demaquinarias y equipos.


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3.3. Muebles y enseres

Son muebles como escritorios, muebles para bibliotecas, muebles de re-cepción y otros similares.


1. Determinar el tipo de muebles y enseres requeridos y sus características.

2. Cotizar el valor de los muebles y enseres previstos.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta demuebles y enseres.

3.4 Vehículos

Compra de vehículos para uso del proyecto, bien sea para transporte depersonal o para carga.


1. Determinar, con sus características, los vehículos que se piensa adquirir.

2. Cotizar el valor de los vehículos. Como en casos anteriormente men-cionados, tener en cuenta los costos complementarios o adicionales,si se trata de compras en el exterior o importaciones.

4. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta devehículos.

3.5. Biblioteca/libros, videos

Compras de libros, videos y otro material de enseñanza que se conserva enbiblioteca para uso del proyecto.


1. Determinar los títulos y número de libros por adquirir. También puedeincluirse otro material de aprendizaje como los videos.

2. Cotizar el precio del material de biblioteca que se espera adquirir ofijar una suma máxima de recursos que se crea pueden ser invertidosen adquisición de libros y material de biblioteca.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta debiblioteca/libros, videos.

3.6. Otros

Otros activos de carácter permanente que no se han incluido en los rubrosanteriores. En cualquier caso, aun para efectos de presupuesto, convieneprecisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyecto yOB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.

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Igual que para presupuestar las cuentas y subcuentas de adquisición de acti-vos, debe procederse de la siguiente manera:

1. Determinar con sus características el bien que se piensa adquirir.

2. Cotizar el valor de dichos bienes.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y enlas distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta de otros.

4. CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

El punto de partida para estimar el presupuesto en los diferentes ítems decapacitación es determinar el número de eventos, su duración promedio,personas que asistirán, material de apoyo requerido, disponibilidad de in-fraestructura y logística requerida. Establecido ello, los pasos o procedimien-tos que se sugieren para seguir en la valorización del presupuesto de cadasubcuenta son como sigue:


Es el pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratantemporalmente para actividades específicas de formación o capacitación delpersonal del proyecto.


1. Estimar las horas de asistencia y enseñanza requeridas, de acuerdocon las actividades de educación, formación y asistencia técnica.

2. Cotizar el valor de la hora de asistencia y enseñanza requeridas, inclu-yendo las cargas fiscales de acuerdo con la legislación de cada país.Indagar el valor en el mercado de este tipo de servicio. En caso de no

disponerse de conocimientos previos sobre el costo de honorariospara instructores y/o asistentes técnicos, es posible que en algunospaíses las Cámaras de Comercio dispongan del valor hora/consultoríao en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionalesespecializados en las áreas de enseñanza requerida.

3. Registrar el total de honorarios estimado para asistencia técnica y en-señanza, en las columnas correspondientes y en las distintas tablas depresupuesto y planillas de soporte donde aparezca el concepto dehonorarios para eventos, capacitación o asistencia técnica.

4.2.Transporte

Pagos por tiquetes de avión, transporte terrestre u otro tipo de transporte quese utilice para movilizar a las personas que participan en el desarrollo de loseventos o actividades de capacitación. Se puede diferenciar entre transportede conferencistas y/o funcionarios del proyecto y el transporte de los parti-cipantes en calidad de estudiantes o asistentes al evento de capacitación.


1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, con-ferencistas, personal de apoyo, participantes) que se deben desplazaren cada caso.


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2. Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio detransporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo,terrestre o fluvial.

3. Calcular con base en la información anterior el costo total del serviciodurante la vigencia del proyecto.

4. Registrar el costo total estimado de transporte en las columnas corres-pondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca lasubcuenta de transportes.

4.3.Alojamiento y alimentación

Pagos por alojamiento y alimentación de los participantes (profesores, ase-sores, asistentes, estudiantes) al evento de capacitación y/o actividad de asis-tencia técnica.


1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe-rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento decapacitación o de asistencia técnica.

2. Cotizar el valor de los servicios de alojamiento y alimentación de to-dos los asistentes a los diferentes eventos de capacitación y/o asisten-cia técnica que se realicen.

3. Calcular con base en la información anterior el costo total del serviciodurante la vigencia del proyecto.

4. Registrar el costo total del alojamiento y alimentación estimados en lascolumnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuestodonde aparezca la subcuenta de alojamiento y alimentación.

4.4.Material didáctico

Pagos por material didáctico, papelería, fotocopias e implementos utilizadosen actividades pedagógicas o de enseñanza durante el proyecto.


1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe-rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento decapacitación o de asistencia técnica y que requieren material didáctico(cartillas, fotocopias, disquetes, discos compactos, etc.)

2. Cotizar el valor del material previsto para los diferentes eventos decapacitación y/o asistencia técnica que se realicen.

3. Calcular con base en la información anterior el costo total del materialdidáctico requerido durante la vigencia del proyecto.

4. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientesy en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuentamaterial didáctico.

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4.5.Alquiler de salones y equipos

Pagos por arriendo o alquiler de salones de conferencias y de equiposaudiovisuales, de computación u otros que apoyen la actividad específica decapacitación.


1. Determinar los eventos y el número de personas (instructores, confe-rencistas, personal de apoyo, participantes) que asistirán al evento decapacitación o de asistencia técnica y sobre esta base estimar los salo-nes y equipos requeridos.

2. Cotizar el valor de salones y equipos requeridos para los diferenteseventos.

3. Calcular, con base en la información anterior, el costo total de alquilero arrendamiento de salones y equipos.

4. Registrar el total del costo estimado en las columnas correspondientesy en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuentaalquiler de salones y equipos.

4.6.Compra de maquinaria y equipos

Máquinas y equipos diversos que se proyecta adquirir para el apoyo y desa-rrollo de las actividades de capacitación y asistencia técnica, entre los cualespodrían estar equipos audiovisuales, de laboratorio, etc.


1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requeridos y sus caracte-rísticas.

2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio-nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlo en el sitio delproyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.


4.7. Otros

Pago por otros gastos relacionados directamente con capacitación y asisten-cia técnica, que puedan presentarse y sean estrictamente necesarios para eléxito del proyecto. En todo caso, aun para efectos de presupuesto, convie-ne precisarlos mediante nota aclaratoria según la realidad de cada proyectoy OB y no dejarlos simplemente como algo genérico e indeterminado.....

Igual que para presupuestar todas las subcuentas de “capacitación y asisten-cia técnica” debe procederse de la siguiente manera:


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1. Determinar con sus características el bien o servicio que se va a requerir.

2. Cotizar o establecer el valor de los diferentes bienes o servicios y tota-lizar el costo de los mismos.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deotros.

5. INVERSIONES EN ACTIVIDADES PRODUCTIVAS


Pago de las comisiones de ventas que las personas ganan por su labor devendedores. Este valor es estipulado por la misma OB.


1. Determinar las políticas sobre comisiones de ventas, quiénes las ganany el porcentaje o valor por unidad vendida.

2. Estimar el monto de las comisiones de acuerdo con el pronóstico deventas (presupuesto de ingresos) y con la política adoptada. Por ejem-plo, el volumen de ventas mensual es de $50 millones y se determinaque se va a pagar 1%: el valor mensual de la comisión de ventas seráde $500 mil.

3. Registrar el costo total de comisión de venta estimado en las columnascorrespondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa-rezca la subcuenta de comisiones de venta.


Pago a los consultores, instructores y/o conferencistas que se contratan tem-poralmente para actividades específicas de orientación a las actividades pro-ductivas y generadoras de ingresos previstas en el proyecto a favor de supoblación beneficiaria o de la misma OB.

Pasos sugeridos para el costeo de esterubro y posterior registro en la tablacorrespondiente:

1. Estimar el tiempo requerido de con-sultores o asesores en las áreas de acti-vidades consideradas productivas.

2. Cotizar el valor de la asistencia o ase-soría por unidad de tiempo (hora, día,mes), incluyendo las cargas fiscales deacuerdo con la legislación de cada país.Indagar el valor en el mercado de estetipo de servicio. En caso de no disponerse deconocimientos previos sobre el costo de honorarios para asesores y/oasistentes técnicos, es posible que en algunos países las Cámaras deComercio dispongan del valor o en caso contrario se puede cotizarcon entidades o profesionales especializados en las áreas de asesoría yconsultoría requerida.

3. Registrar el total de honorarios estimado para consultoría o asesoría enlas columnas correspondientes y en las distintas tablas de presupuestoy planillas de soporte donde aparezca el concepto de honorarios paraeventos de actividades productivas. capacitación o asistencia técnica.

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5.3. Transporte

Pagos por transporte aéreo, terrestre o de otro tipo que se utilice paramovilizar a las personas que participan en el desarrollo de los eventos oactividades productivas.


1. Determinar las necesidades de este servicio.

2. Cotizar el valor de los desplazamientos de acuerdo con el medio detransporte que se utilice para el efecto: empresas de transporte aéreo,terrestre o fluvial.


4. Se registra el costo total estimado de transporte en las columnas co-rrespondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde aparez-ca la subcuenta de transportes.


Recursos de capital que se destinan dentro del proyecto para otorgar crédi-tos, buscando mantener e incrementar el capital inicial.


1. Estimar el número de personas que se beneficiarán dentro de la vigen-cia del proyecto.

2. Estimar los requerimientos individuales promedio de crédito de acuerdocon la actividad productiva y condiciones requeridas (plazo, períodode gracia).

3. Establecer el monto requerido en las diferentes etapas del crédito deacuerdo con la rotación del dinero (duración de los créditos y formade amortización de los mismos).

4. Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar elfondo de crédito, sobre la base de la información anterior, y registrarloen la columna correspondiente del presupuesto.


Recursos para financiar e iniciar inversiones en actividades de carácter produc-tivo. Son fondos para que la propia OB desarrolle la actividad productiva otambién para que lo hagan directamente sus beneficiarios, pero el propósitoes mantener el capital como inversión y no destinar los recursos al gasto.


1. Seleccionar el tipo de actividades productivas que van a ser apoyadascon recursos de capital.

2. Determinar el número de personas o grupos, incluida la misma OB,que van a ser apoyados con recursos de capital para el desarrollo desus actividades productivas.

3. Estimar los requerimientos de capital de la OB y/o de sus beneficiariospara proyectos o actividades que van a apoyarse con capital semilla.


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4. Estimar el monto total de capital que se va a destinar para conformar elfondo para capital semilla, sobre la base de la información anterior, yregistrarlo en la columna correspondiente del presupuesto.

5.6. Semovientes

Compra de animales para apoyo de actividades productivas y generadorasde ingresos (caballos, vacas, terneros, cerdos, etc.).


1. Estimar los requerimientos de la OB para el desarrollo de su propiaactividad o también para posibles créditos que esta proyecte entregaren semovientes a sus beneficiarios.

2. Cotizar el valor de los semovientes requeridos.3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes y

en las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta desemovientes.

5.7. Compra de insumos, materiales y empaques para la producción

Compra de materia prima tal como semillas, abonos, medicamentos paracontrol de plagas, empaques y demás productos que se requieran para laproducción y venta de un bien o servicio que se va a producir como resulta-do de las actividades previstas en el proyecto o las que se van a financiarmediante la entrega de estos productos.


1. Determinar la actividad productiva a emprender por parte de la OB osus beneficiarios.

2. Determinar el requerimiento de insumos para dicha actividad y el vo-lumen y valor de lo que aspira adquirir la OB, descontando los recur-sos que se puedan obtener por efectos de rotación de venta de losmismos.

3. Determinar, sobre la base de información anterior, el monto total decapital que se va a requerir para la compra de insumos.

4. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta decompra de insumos, materiales y empaques para la producción.

5.8. Compra de maquinaria y equipos

Equipos destinados específicamente para la actividad productiva.


1. Determinar el tipo de maquinaria y equipos requeridos y sus caracte-rísticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen deproducción estimada.

2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio-nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio delproyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.


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Son lotes, casas, apartamentos, edificios, garajes, bodegas, etc. Todo lo quese defina como propiedad raíz.


1. Determinar el tipo de propiedad requerida y sus características, te-niendo en cuenta la actividad productiva y la renta que pueda causar.

2. Determinar el valor de la propiedad, mediante el avalúo catastral y enfunción de éste establecer el precio comercial.

3. Registrar el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deterrenos y edificaciones.


Equipos destinados específicamente para la actividad productiva y cuyo finprimordial implica una mejora tecnológica.


1. Determinar el tipo de equipos y maquinaria requerida y sus caracterís-ticas, teniendo en cuenta la actividad productiva y el volumen de pro-ducción estimada.

2. Cotizar el valor de los equipos y maquinarias; en caso de importacio-nes deben tenerse en cuenta los costos hasta colocarlos en el sitio delproyecto: transporte, nacionalización, seguros, etc.

3. Se registra el costo total estimado en las columnas correspondientes yen las distintas tablas de presupuesto donde aparezca la subcuenta deinversión tecnológica.

5.11. Investigaron en tecnología y desarrollo

Recursos invertidos en procesos investigativos para el desarrollo de proce-sos de producción y servicios a cargo de la organización.


1. Estimar, teniendo en cuenta las actividades consideradas productivas,el tiempo requerido de la investigación o el desarrollo.

2. Cotizar el valor de la investigación o desarrollo por unidad de tiempo(hora, día, mes), incluyendo las cargas fiscales de acuerdo con la legis-lación de cada país. Indagar el valor en el mercado de este tipo deservicio. En caso de no disponerse de conocimientos previos sobre elcosto de honorarios para asesores y/o asistentes técnicos, es posibleque en algunos países las Cámaras de Comercio dispongan del valor,o en caso contrario se puede cotizar con las entidades o profesionalesespecializados en las áreas de asesoría y consultoría requerida.

3. Registrar el total de honorarios, sueldo, comisión, destajo estimadopara consultoría o asesoría en las columnas correspondientes y en lasdistintas tablas de presupuesto y planillas de soporte donde aparezcael concepto de investigación en tecnología y desarrollo.


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6. OTROS

6.1.Gastos médicos

Pago de gastos médicos adicionales y de contingencia, es decir, que no loscubra el beneficio que tiene por ley el trabajador dentro de la OB. Tambiénse pueden incluir en este rubro gastos médicos relacionados con proyectosespecíficos de salud.


1. Estimar el valor de posibles gastos médicos (consultas, exámenes, ope-raciones, etc.), en los cuales se pueda incurrir bien sea para los traba-jadores o integrantes de la OB o para los beneficiarios del proyecto.

2. Cotizar el valor de los gastos médicos previstos o establecer un fondopara ello, de acuerdo con registros de experiencias anteriores, o comoresultado de conclusiones a las que se llegue después de reconocer otener informaciones diversas sobre el tema.

3. Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestardurante la vigencia del proyecto.

4. Registrar el costo total de gastos médicos estimados en las columnascorrespondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa-rezca la subcuenta de gastos médicos.

6.2. Medicamentos

Gastos en medicamentos que no estén contemplados dentro de los benefi-cios de salud que exige el país de origen de la OB.


1. Estimar el valor de posibles gastos por medicamentos en los cuales sepueda incurrir, bien sea para los trabajadores o integrantes de la OB opara los beneficiarios del proyecto.

2. Cotizar el valor de los medicamentos o establecer un fondo para ellode acuerdo con registros de experiencias anteriores, o también porconclusiones a las que se llegue después de reconocer o tener infor-maciones diversas sobre el tema.

3. Calcular, con base en la información anterior, el valor a presupuestardurante la vigencia del proyecto.

4. Registrar el costo total estimado en medicamentos en las columnascorrespondientes y en las distintas tablas de presupuesto donde apa-rezca la subcuenta de medicamentos.

7. FONDOS

Son recursos creados para fines específicos, que normalmente se utilizan eneste tipo de organizaciones. Para otorgar créditos, ayudas, etc.


Se sugiere que se establezcan políticas claras para el establecimiento delfondo requerido para la OB. En estas políticas se debe tener en cuentacomo mínimo:

• Estimar el valor, en lo posible fijo, que se establecerá en el fondo.

145


• Establecer las políticas de desembolso de dicho fondo, depen-diendo de los rubros específicos de fondos que existan.

• Registrar el valor que se asignará al fondo específico en el rubrocorrespondiente a fondos del plan de cuentas de egresos.

7.1. Educación

Recursos con destino a programas educativos.

7.2. Medicinas

Recursos para compra de medicinas con destino a personal que haya deter-minado la organización.

7.3. Recreación

Recursos para programas de recreación de personal y beneficiarios de laorganización.

7.4. Programas de nutrición

Recursos para programas de nutrición.

146

1. APORTE SOLICITADO (REDEAMÉRICA)

Corresponde a los recursos que se han previsto para ser solicitados a laentidad miembro de REDEAMÉRICA.

2. APORTES PROPIOS

Son los recursos disponibles y generados por la propia OB.

2.1. Ventas

Ingresos que se proyecta obtener por actividades productivas o de serviciosque ofrece la OB, así como ingresos obtenidos por recuperaciones u otrasventas de bienes o servicios que no forman parte de la actividad principal dela organización.

Pasos sugeridos para la estimación del presupuesto de ingresospor este concepto y su posterior registro en la tablacorrespondiente:

1. Determinar el tamaño del mercado.

2. Determinar la capacidad de producción o comercialización, teniendoen cuenta programas de producción del bien o servicio que se va a

comercializar, (calendarios de siembra y cosecha, desarrollo del hato,vestidos confeccionados, productos transformados, etc.)

3. Determinar los precios de venta de los productos o servicios.

4. Determinar el comportamiento del mercado (permanente, cíclico).

5. Estimar el volumen de ventas.

6. Determinar las políticas de crédito.

7. Calcular el ingreso por ventas.

8. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas depresupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.

PROCESO DE VALORACIÓN Y REGISTRODEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

2

147

2.2. Rentas de capital

Ingresos que se proyecta obtener por la rentabilidad de las inversiones, biensea por manejo de la liquidez, a través de una entidad financiera o inversio-nes en otras sociedades.


1. Determinar los excedentes de liquidez en cada período y la duraciónde la misma.

2. Cotizar la rentabilidad en diferentes opciones: ahorros, depósitos atérminos, fondos de inversión, etc.

3. Proyectar, con los parámetros anteriores, las inversiones y calcular losingresos por obtener en los diferentes períodos.

4 Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas depresupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.

2.3. Aportes de socios y afiliados

Recursos que se espera obtener de los miembros que integran la OBejecutora del proyecto.


1. Establecer las necesidades de recursos del proyecto.

2. Establecer a través de sondeo la posibilidad de obtener recursos de lossocios, afiliados y/o comunidad.

3. Estimar el monto de aportes y si éste se daría en efectivo o en especie.

4 Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas depresupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.

3. APORTES DE LA COMUNIDAD

Recursos que se espera obtener de las personas que forman parte de lacomunidad beneficiaria del proyecto, sean integrantes o no de la organiza-ción que ejecuta el proyecto.

Los pasos para valorizar y registrar los aportes de la comunidad son losmismos sugeridos para los aportes de socios y afiliados.

4. CRÉDITO

Recursos que se proyecta obtener por medio de créditos con entidadesfinancieras.


1. Determinar las necesidades de financiamiento adicional.

2. Establecer la viabilidad de obtener los recursos requeridos, a travésde entidad financiera u organismo de crédito.

3. Cuantificar y totalizar el monto de lo que se proyecta obtener porcrédito.

4. Registrar el total de ingresos estimados por ventas en las tablas depresupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.


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5. OTROS APORTES

Recursos diversos que se proyecta obtener para el proyecto diferentes delos anteriores, tales como aportes de otras entidades públicas o privadas. Seincluyen aquí también los ingresos que se proyecta obtener como resultadode las solicitudes de financiación no reembolsable (donación) a las diferentesentidades de apoyo externo a la cooperación y diferentes a las entidadesque forman parte de RedEAmérica.


1. Precisar otras posibles fuentes de ingreso.

2. Estimar el monto probable de recursos que se obtendrán de otrasfuentes.

3. Registrar el total de ingresos estimados por otras fuentes en las tablasde presupuesto dentro de la columna y fila correspondiente.



¿QUÉ SON LOS COSTOSY CUÁL ES SU APLICACIÓN

EN EL PRESUPUESTO?



¿QUÉ SON LOS COSTOSY CUÁL ES SU APLICACIÓN EN EL PRESUPUESTO?

1

El costo total es el valor que corresponde al bien o servicio que se adquie-re o lo que debe invertirse para producirlo. Es la suma de todos los costosdirectos e indirectos.

En un proyecto cuyo objetivo es la formación de promotores de salud, elcosto directo se refiere a los gastos e inversiones relacionadas con el pro-ceso de formación de los promotores de salud (pago de profesores, mate-rial de aprendizaje, costos de alojamiento y alimentación de participantes enun curso de formación, compra de equipos de apoyo para el desarrollo delproyecto).

El costo indirecto de ese mismo proyecto se relaciona con los gastosgenerales de administración de la organización ejecutora que se requierenpara que el proyecto pueda realizarse. En términos generales puede decirseque los costos indirectos del proyecto son los gastos administrativos de laorganización que se cargan al proyecto en general y que no han sido identi-ficados como costos o gastos directos de una actividad específica. Ej: servi-cios públicos, salario del personal administrativo de la organización.

La suma total del presupuesto de gastos por actividades debe ser igual a lasuma total del presupuesto de gastos por rubro, que también debe ser iguala la suma de costos directos e indirectos. Sólo se trata de una forma diferen-te de presentar el mismo presupuesto.

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COSTOS DIRECTOSSon los costos inherentesa la prestación delservicio o producto quese ofrece y se relacionandirectamente con lasactividades operacionalesdel proyecto.

COSTOS INDIRECTOSSon los gastosadministrativos de laorganización que secargan al proyecto engeneral y que no han sidoidentificados como costoso gastos directos de unaactividad específicamentediferenciada dentro delproyecto.

Fuente. Autores

COSTOS TOTALESEs la valorizaciónde todos losegresos por gastoo inversiónimputables alproyecto.

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MANEJO DE LOS DOCUMENTOSSOPORTE DE GASTOS E INGRESOS


CONTENIDO

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1. CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES

1.1 DEFINICIÓN

1.2 APERTURA DE LAS CAJAS MENORES

1.3 REEMBOLSO DE CAJAS MENORES

2. REGIMEN DE FACTURACION

2.1 OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA

3. SOLICITUD DE RECURSO PARA OB

3.1 NORMAS

4. HONORARIOS

4.1 NORMAS

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CAJAS MENORES Y FONDOS ESPECIALES

1

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1.1.Definición

Los fondos fijos de caja menor son recursos de la organización de base (OB)en poder de funcionarios de ésta, que son manejados en efectivo y estándestinados exclusivamente para atender gastos menores.

1.2.Apertura de las cajas menores

Según normas claras de las OB, el procedimiento para la apertura de nuevascajas menores es el siguiente:

a) Elaborar un documento, en el cual se justifique la necesidad de crear lacaja menor y donde se especifiquen los gastos que se van a cubrir conesos recursos.

b) Una vez elaborado el documento, la OB procederá a realizar la res-pectiva aprobación por un monto fijo, el cual será utilizado durante elperíodo vigente corriente.

c) Documentar la aprobación de la creación del fondo fijo de caja menory realizar el registro de la apertura (la cual debe ser firmada por elrespectivo responsable de la caja menor).

Para el caso de los fondos de caja menor ya existentes, al inicio del año la OBanaliza el listado de las cajas existentes que fueron canceladas al cierre del

año inmediatamente anterior y estudia, tanto la continuidad de las mismascomo el incremento o disminución de su monto.

1.3.Reembolso de cajas menores

Es importante tener en cuenta que los recursos entregados para el manejode las cajas menores son montos fijos reembolsables y que por ningún mo-tivo estos reembolsos deben superar el valor aprobado para su manejo.

Adicional a lo anterior, el funcionario responsable del buen manejo de unfondo de caja menor debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Los gastos que se realizan con cargo a los recursos de caja menordeben guardar concordancia con lo establecido en el documento deapertura.

2) Deben cumplir con las normas contables, legales y fiscales vigentes.

3) Los recursos de caja menor no deben cubrir gastos que impliquen lacausación de algún tipo de impuesto. Por consiguiente, todo gasto quesupere la suma establecida para este fin, individualmente considerado,debe ser tramitado a través de solicitud de recurso y no a través de lacaja menor.


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4) Los recursos de la caja menor deben ser utilizados para gastos meno-res y urgentes, directamente relacionados con la actividad de la OB.

5) Para el reembolso se debe registrar y generar la planilla de caja menor.

6) Los reembolsos se deben efectuar según lo establecido en las políticas,adjuntando los respectivos soportes (facturas y vales de transporte).Es importante resaltar que las facturas y/o documentos equivalentes ydemás documentos soporte deben corresponder al período en que seefectúa el reembolso, es decir, si se presenta un reembolso por el pe-ríodo de enero de 2001 los documentos soporte deben correspondera ese período y no a meses anteriores; esto con el fin de cumplir conlas normas contables generalmente aceptadas, las cuales indican quelos gastos deben reconocerse de tal manera que se logre el adecuadoregistro de las operaciones en la cuenta apropiada por el monto co-rrecto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputodel resultado neto del período. 7) Los gastos por concepto de transporte urbano deben cumplir con los

siguientes requisitos: diligenciar y registrar en el vale de transporte urba-no indicando: ciudad y fecha, detalle del gasto (lugares adonde se des-plazó el funcionario) y el valor del gasto de transporte en cada diligencia.Adicionalmente, este vale debe incluir el nombre, la firma y el númerode cédula del funcionario beneficiario del pago, así como también laaprobación del gasto realizado por una persona de nivel adecuado vin-culado laboralmente con la OB. Los gastos de transporte deben serpresentados en un vale, registrando los gastos correspondientes a trans-portes de máximo una semana y por cada persona beneficiaria del pago.

8) Los demás gastos cubiertos con recursos de caja menor (exceptuandolos gastos de transporte) deben ser soportados con factura de venta osu equivalente a nombre de la OB. Estas facturas deben cumplir losrequisitos expuestos en el régimen de facturación que se expone acontinuación.

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RÉGIMENDE FACTURACIÓN

2

Comercialmente, la factura identifica la realización de un contrato de compraventa oprestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato,el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que intervieneen la venta y, en muchos casos, la persona que interviene en la compra.Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien oservicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, yaque el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación.

Es obligatorio exigir la factura o el documento equivalente. Todos losadquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir lafactura o documentos equivalentes que establezcan las normas lega-les, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios del ente reguladorexistente así lo exijan.

La factura, fuente principal del registro contablede la transacción

Se establece que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externodebidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos; así mismo, los soportes deben ser utiliza-dos para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Es claro el derecho quetodo comprador tienede exigir al vendedor laentrega de una facturade las mercancíasvendidas con indicacióndel precio y su pago.


160

2.1.Obligados a expedir factura

En la actualidad, esta obligación corresponde a:

Las personas que tengan la calidad de comerciantes.

Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inhe-rentes a éstas.

Las personas que enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera,salvo que trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía devendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos:

• Apellidos y nombre e identificación del vendedor

• Apellidos y nombre o razón social e identificación del adquiriente

• Numeración consecutiva

• Fecha de la operación

• Descripción del bien

• Valor de la operación

Éstos son algunos ejemplos:

• Comerciantes

• Importadores

• Prestadores de servicios

• Ventas a consumidores finales

Para que sea válido, el documento debe cumplir, como mínimo, los siguien-tes requisitos:

a) Estar denominado expresamente como factura de venta o su equiva-lente.

b) Registrar apellidos y nombre o razón e identificación del vendedor o dequien presta el servicio.

c) Registrar apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bie-nes o servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto paga-do, por tratarse de un responsable con derecho al correspondientedescuento.

d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración con-secutiva de las facturas de venta.

e) Fecha de su expedición.

f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o serviciosprestados.

g) Valor total de la operación.

Entrega del original por parte del vendedor

En la expedición de la factura debe entregarse el original al comprador yconservar la copia el vendedor como soporte de la contabilidad.

En ciertas transacciones se permite la entrega de la copia, éste es el caso de:

• Factura cambiaria de compraventa.

• Factura cambiaria de transporte.

• Tiquete de transporte (en el caso de las empresas que venden tiquetesde transporte no será obligatorio entregar el original de la factura);será suficiente entregar copia de la misma.

161


• Papel químico como el sobreflex.

• Boleta del juego de chance.

2.1.1. Facturas especiales

a) Factura cambiaria. Cuando se trate de factura cambiaria de compraventa,el documento llevará esta denominación.

b)Factura cambiaria de transporte. Es un título valor que el transportadorpodrá librar y entregar o enviar al remitente o cargador. No podrá librar-se esta factura si no corresponde a un contrato de transporte efectiva-mente ejecutado. En el momento de la transacción se entrega la copia alcomprador; el original lo conservará el vendedor hasta que se cancele laobligación.

2.1.2. Casos en los que no se requiere expedir la factura

Se excluyen ciertas transacciones económicas de la obligación de expedirfactura o documento equivalente, ya que en algunos casos, como en elsector bancario, se tienen otros documentos probatorios del ingreso y nose justifica duplicarlos.

Se consideran los siguientes casos en los que no hay obligación de facturar:

• Los bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro yvivienda y las compañías de financiamiento comercial.

• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo.

• Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido.

• Las personas naturales que enajenen productos agrícolas o pecuariosque no sobrepasen un monto establecido por la organización de baseen las políticas de desembolsos.

• El transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

• Las cooperativas de ahorro y crédito.

• Los organismos cooperativos de grado superior.

• Las cooperativas multiactivas e integrales por las operaciones finan-cieras.

• Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operacionesfinancieras.

• Los fondos de empleados por las operaciones financieras.

• Servicios de baños públicos.

• Servicios con vínculo laboral.

• Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijospara el enajenante o arrendador y sea un no comerciante.

2.1.3. Documentos equivalentes sustitutivos de la factura

La obligación de facturar puede ser sustituida (en casos excepcionales) con laexpedición del documento denominado equivalente a la factura, el cual secaracteriza por contar con algunos de los requisitos de ésta. Según cadadocumento son:

• Los tiquetes de máquinas registradoras.

• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.

• Los tiquetes de transporte de pa-sajeros.

• Los recibos de pago de matrícu-las y pensiones expedidos por es-tablecimientos de educación, re-conocidos por el gobierno nacional.

• Pólizas de seguros, títulos de capitaliza-ción y los respectivos comprobantes depago.


162

• Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de in-versión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión,fondos de valores y fondos de pensiones y cesantías.

• Factura electrónica.

• Venta de productos agrícolas o ganaderos.

• Loterías, rifas y apuestas.

• Descuentos por nómina.

• Contratos de medicina prepagada.

• Transacción registrada en las bolsas de valores.

• Comisionistas de bolsa de valores.

• Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercializa-ción internacional.

• Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresasindustriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixtadonde el Estado posea más del 50%.

• Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicosdomiciliarios.

• Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías.

• Cobro de peajes.

2.1.4. Requisitos de los documentos equivalentes

Los documentos equivalentes a la factura deberán llevar numeración conse-cutiva. Cuando se trata de tiquetes expedidos por máquinas registradoraspodrán llevar prefijos alfanuméricos, alfabéticos o numéricos; por ejemplo,la factura electrónica y por computador.

2.1.5. Factura electrónica

Es un documento computacional que soporta una transacción de venta debienes o prestación de servicios y su transmisión se realiza en forma electró-nica desde el computador del vendedor al computador del vendedor.

El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas yse deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

163


Documento para el trámite de pagos que efectúa la OB.

3.1.Normas

1. Presupuesto aprobado.

2. Diligenciar la forma de solicitud de recurso.

3. La solicitud no debe presentar enmendaduras o tachones.

4. Toda solicitud deberá llevar dos firmas:

SOLICITA: Quien elabora la solicitud

AUTORIZA: Firma autorizada de la OB

SOLICITUDDE RECURSO PARA LA OB

3

5. Los rubros presupuestales de la solicitud de recurso deben corres-ponder a la naturaleza del gasto que son aceptados por las políticas dela Red (si es el caso).

6. La solicitud de recurso debe estar soportada por documentos origina-les a nombre de la OB o con base en el presupuesto aprobado. So-porte que no cumpla este requisito no será reconocido. Ver requisitosde la factura en reembolso de caja menor.

7. Toda contratación que se realice con persona natural debe soportarsecon un contrato civil de prestación de servicios, además de la cuentade cobro.

8. Las anulaciones deberán realizarse el mismo día en que ocurrió elerror.

164

HONORARIOS

4

Remuneraciones al trabajo prestado por una persona natural o jurídica sinque exista contrato laboral y en el que predomina el factor intelectual sobreel puramente material o mecánico.

Corresponde a contratos civiles y no generan prestaciones sociales. Incluyehonorarios a consultores, auditores, asesores, etc.

Es preciso aclarar que los honorarios se pagarán para aquellas actividadesexcepcionales que no puedan ser desempeñadas por alguien que pertenez-ca a la OB.

Siempre que sean prestados por personas naturales, el pago deberá sopor-tarse con cuenta de cobro y la copia del contrato. Cuando se trate de per-sonas jurídicas el pago deberá soportarse con factura y copia del contrato.

4.1.Normas

1. Todo pago que se realice a persona natural debe ser soportado conlos formatos simplificados de contratación civil de conferencistas, tra-ductores, conciertos, modelos de clases de dibujo, jurados, etc.

2. Para los pagos de conferencias se debe espe-cificar las horas dictadas y el valor de cadauna de ellas.

Nota:

Ver requisitos de la factura en reem-bolso de caja menor.

No se deben efectuar pagos sin que sehaya cumplido la labor.

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