módulo presupuesto manual operativo

Módulo Presupuesto

Manual Operativo.

IT Consultores SAS.

Bogotá 2015

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Presupuesto - Manual Operativo.

01 .09 .2015 Versión [4.6] Página. 2 de 29

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Responsable

4.6 01/09/15 Generación del documento Diana Carolina Aguilar Heredia

http://www.itc.com.co/





Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

_________________

Diana Carolina Aguilar Heredia

Documentador






CONVENCIONES.

(MA.PR.OP): Vinculo que referencia otro documento o manual, se encuentran agrupados por conjuntos de dos letras cada una. El primer conjunto corresponden al tipo de documento MA-manual. El segundo conjunto corresponde al módulo al que pertenece el documento de acuerdo a la siguiente nomenclatura:

AD - Administración y seguridad.

CB – Conciliaciones Bancarias

CC - Carteras Colectivas.

CO – Contabilidad.

CT – Contratos.

FC – Facturación y Cartera.

GC – Gestión Comercial.

NF – Negocios Fiduciarios.

NL – Normativo y legal.

PI – Portafolios de Inversión.

PP – Programación de pagos.

PR – Presupuesto.

RC – Riesgos y Cupos.

RE – Recaudos

SA – Sarlaft (Sistema de administración de lavado de activos y financiación del terrorismo).

TE – Tesorería.

El último conjunto corresponde al área a la que pertenece el documento:

SO – Soporte.

OP – Operativo.

CO – Consultas.

RE – Reportes.

UT – Utilitario.






1. PRESUPUESTO [MODULO]

1.1 Introducción

El Módulo de Presupuesto es el encargado de registrar, clasificar, y controlar todas las rentas y recursos presupuestales que se requieren para administrar las empresas registradas en el sistema, mediante este módulo es posible seguir los planes de acción que establece la administración, y que, deberá cumplir dentro del ejercicio o vigencia. De igual manera permite establecer de manera integral la ejecución en la cual participan todas las áreas responsables en quienes está delegada su ejecución u ordenación del gasto, se ejecuta la aprobación la cual permite la orientación, autorización y supervisión de los registros presupuestales y la distribución mediante la cual se detalla que podrán efectuar los órganos para fines de gestión y control interno.

Este módulo maneja básicamente dos tipos de presupuestos: presupuestos de gastos el cual permite controlar la ejecución de gastos de la empresa por rubros presupuestales y áreas de responsabilidad logrando el control sobre las asignaciones presupuestales ó, autorizaciones máximas hasta donde la empresa pueda adquirir compromisos y obligaciones (funcionamiento, servicio de la deuda e inversión) y presupuestos de ingresos mediante los cuales se puede controlar la cuantía real de ingresos comparativamente contra los proyectados para poder tomar decisiones en materia de inversión y de adquisición de compromisos.

1.2 Mapa de proceso

Figura 1.Diagrama de proceso presupuesto

1.3 Objetivo del modulo

- Registrar, clasificar, y controlar recursos presupuestales

- Establecer la ejecución de las áreas responsables de la ejecución y ordenamiento del gasto.






- Ejecutar la aprobación, la orientación, autorización y supervisión de los registros presupuestales.

1.4 Conceptos básicos

- Imputación Presupuestal: Es la calificación del ingreso o del gasto de conformidad con la clasificación que se detalla en el presupuesto por códigos de acuerdo a las actividades del sector y según las necesidades de la administración.

- Adiciones: Son operaciones que implican un incremento de las apropiaciones tanto de ingresos como de gastos, se realizan con el fin de crear y complementar apropiaciones, que permiten atender los compromisos.

- Equilibrio presupuestal: Situación en que el total de los gastos ordinarios previstos en el Presupuesto del Estado es igual al total de los ingresos ordinarios previstos.

1.5 Funcionalidades

1.5.1 Operaciones diarias

1.5.1.1 Registrar Operaciones Diarias [Ppmomovi]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la grabación de documentos que afectan apropiación inicial o los CDP dependiendo la parametrización, permitiendo así generar un control presupuestal.

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> REGISTRAR OPERACIONES DIARIAS

1.5.1.1.1 Datos de entrada

Figura 2. Datos de entrada registrar operaciones diarias


http://www.economia48.com/spa/d/gasto/gasto.htm

http://www.economia48.com/spa/d/presupuesto-del-estado/presupuesto-del-estado.htm

http://www.economia48.com/spa/d/ingresos/ingresos.htm





1.5.1.1.2 Precondiciones

- Debe estar parametrizado el control de empresas - Los tipos de documentos presupuestales deben estar previamente creados y

parametrizados en el sistema

1.5.1.1.3 Pasos para registrar operaciones diarias

Figura 3.Documento de presupuesto

Cada uno de los campos presentes en esta funcionalidad estarán activos dependiendo la parametrización realizada para la misma

1. Datos iniciales

- Empresa: Ingrese el código de la empresa para la cual se creará el documento presupuestal.

- Vigencia Docu: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia asociada al documento a registrar.

- Proyecto: Ingrese el número del proyecto. - Valor del proyecto: Ingrese el valor del proyecto del fideicomiso. - Tipo Documento: Ingrese el tipo de documento presupuestal a crear. - Fecha: Este campo es diligenciado por el sistema, pero es modificable según se

requiera, indica la fecha asociada al documento que se creará.

- Nº Documento: Este campo depende de la parametrización previa, ya sea que se haya definido que el sistema le asigne un número automático o si se desea ingresar manualmente el número a asignarle al documento.

- Adición: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número consecutivo de la adición del documento.

- VigRes: Ingrese la vigencia de la reserva o del registro presupuestal.

- Rese: Ingrese el número del registro o de la reserva presupuestal.






- Estado: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado en el que se encuentra el registro presupuestal.

- No. Alter: Ingrese el número del documento alterno. - Equilibrio Pptal: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor del

equilibrio presupuestal. - Área sol: Ingrese el código del área que solicita el documento presupuestal.

- F.so: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de solicitud del documento presupuestal.

- Ciudad: Ingrese la ciudad desde la cual se radica el documento presupuestal. - Beneficiario: Ingrese el número de identificación o el Nit del beneficiario del

documento. - Forma pago: Ingrese la forma de pago.

- Gasto: Ingrese quien asume el gasto de porte (Pagador (P), Beneficiario (B), no asume (NA).

- $$: Ingrese el valor total del documento a crear. - Total: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del

presupuesto.

- Sal. Ppto: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo presupuestal. - Banco: Ingrese el código del banco al que va a girar. - Sucu: Ingrese el código de la sucursal a la cual se va a girar. - Us: Ingrese la cantidad de usuarios para la liquidación de la comisión.

- Observaciones: Ingrese el motivo por el cual se está realizando la creación del documento presupuestal.

- SalDoc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo total del documento presupuestal.

- Valor vigencia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total de la vigencia del documento.

2. Detalle

- Vigencia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del documento.

- Mes: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el mes del movimiento.

- Dia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el día del movimiento. - Area: Ingrese el área de responsabilidad del movimiento (Debe estar previamente

parametrizado). - TpM: Ingrese el tipo de movimiento (Debe estar previamente parametrizado).

- Cod.Alt: Ingrese el código del tipo de imputación.

- Imputación: Ingrese la imputación presupuestal. - Recurso: Ingrese de donde se van a obtener los recursos. - Valor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo que hay del

documento. - Ok: Ingrese por medio de este campo si el registro es correcto [S] o no [N]. - Area: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del área de

responsabilidad del movimiento. - Tipo. Mov: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del tipo

de movimiento.






- Impu: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del a imputación del movimiento.

- Recu: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción de donde se obtienen los recursos.

- Imprimir: Seleccione este botón para generar el documento presupuestal en un archivo en Excel.

Una vez ingresada la información oprimir F10 para que el sistema proceda a grabarla.

1.5.1.2 Registrar Traslados Presupuestales [Ppmotrtm]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la reasignación de valores entre los rubros preexistentes sin alterar el valor total del presupuesto (Según parametrizaciones asociadas al proceso de traslado)

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> REGISTRAR TRASLADOS PRESUPUESTALES


Figura 4. Datos de entrada traslado presupuestal.


- Debe parametrizarse el documento de traslado - Deben parametrizarse las áreas permitidas para el traslado entre ellas. - Debe parametrizarse el usuario a registrar los traslados y sus imputaciones






1.5.1.2.3 Pasos para registrar traslados presupuestales

Figura 5. Traslados presupuestales

Cada uno de los campos presentes en esta funcionalidad estarán activos dependiendo la parametrización realizada para la misma

1. Datos iniciales

- Vigencia: Ingrese la vigencia actual del presupuesto. - Tpo.Doc: Ingrese el código del tipo de documento presupuestal.

- Fecha: Ingrese la fecha en la cual se aplicara el traslado. - Tipo movimiento: Ingrese el código del tipo de movimiento (Debe estar

previamente parametrizado) - Nro. Traslado: Este campo es diligenciado por el sistema una vez grabado el

traslado, indica el número de identificación para esté. - Solicitante: Ingrese el número de identificación del solicitante del traslado.

- Descripción: Ingrese la descripción de la acción que va a ejecutar. - # Resolución: Ingrese el número de resolución (Dependiendo la parametrización)

2. Detalle

- Tipo: Ingrese el tipo de movimiento, ya sea un destino (D) u Origen (O).Primeramente se debe grabar el origen para que posteriormente el sistema le valide la grabación del destino.

- Empresa: Ingrese el código de la empresa con la cual está operando.

- Área: Ingrese el código del área en la cual se cuenta con los recursos para el traslado.

- Imputación: Ingrese el código del rubro presupuestal. - Recurso: Ingrese el código del recurso. - Tercero: Ingrese el número de identificación del tercero.

- Mes: Ingrese el mes al que desea trasladar los recursos. - Valor: Ingrese el valor total a trasladar.






- Nombre del tercero: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del tercero.

- Totales: Estos campos son diligenciados por el sistema, indican el valor total en origen y destino del traslado.

- Imputación: Estos campos son diligenciados por el sistema, indican la imputación en origen y destino del traslado.

- Recurso: Estos campos son diligenciados por el sistema, indican de donde provienen los recursos.

- Imprimir Reporte: Seleccione este botón realizar la impresión del reporte de traslado.

- Grabar traslado: Seleccione este botón para que el sistema procesa a realizar el traslado de los recursos.

1.5.1.3 Anular Documentos Presupuestales [Ppmoando]

Por medio de esta funcionalidad se eliminan los documentos presupuestales creados por este módulo (Apropiaciones, adiciones, rendiciones)

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> ANULAR DOCUMENTOS PRESUPUESTALES


Figura 6. Datos de entrada anular documento presupuestal


- Debe estar parametrizado el tipo de movimiento con el cual se anula el documento.






1.5.1.3.3 Pasos para anular documentos presupuestales

Figura 7. Anulación de documentos

1. Datos iniciales

- Empresa: Ingrese el código de la empresa a la cual corresponde el documento que desea anular.

- Vigencia: Ingrese la vigencia del documento de que desea anular.

- Tipo Docu: Ingrese el tipo de documento que desea anular.

- Número Docu: Ingrese el número del documento que desea anular.

- Adición: Ingrese el número de la adición del documento que desea anular






Figura 8.Documento presupuestal

Una vez ingresada la información inicial el sistema habilita una ventana emergente donde permite identificar el detalle del documento a anular.

- Esta seguro? : Ingrese si está seguro (S) o No (N) de anular el documento presupuestal identificado en la ventana emergente.

Figura 9. Anulación

Al estar seguro de anular el documento, el sistema solicitará la confirmación de la fecha de la anulación, y las observaciones correspondientes para notificar el motivo por el cual se va a anular el documento presupuestal, tal como lo muestra la figura anterior.

Una vez efectuado este proceso el sistema anula el documento.

2. Detalle

Por medio de este bloque se podrán identificar los movimientos contrarios del documento que se generan una vez realizada la anulación.

- Rengl: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del renglón del detalle.

- Área: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el área a la que corresponden los recursos.

- Vig: Este campo es diligenciado por el sistema, indica del documento.






- Mes: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el mes de vigencia del documento.

- Descripción: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el motivo por el cual fue anulado el documento presupuestal.

- Imputación: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la imputación del documento.

- Recurso: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el origen de los recursos.

- Tpdo: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento presupuestal.

- Valor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del documento presupuestal.

1.5.1.4 Cancelar Saldos Documentos [Ppmocnsp]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la cancelación de los saldos NO ejecutados de los documentos presupuestales, devolviendo los recursos al presupuesto inicial.

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> CANCELAR SALDOS DOCUMENTOS


Figura 10. Datos de entrada cancelar saldos documentos


- Debe estar creado un documento presupuestal.







Figura 11. Cancela saldos pendientes

1. Datos iniciales

- Empresa: Ingrese el código de la empresa para la cual va a cancelar los saldos pendientes.

- Vigencia: Ingrese la vigencia del documento.

- Tipo doc: Ingrese el tipo de documento.

- Desde Nº: Ingrese el número del documento desde el cual desea consultar los saldos para la cancelación.

- Hasta Nº: Ingrese el número del documento hasta el cual desea consultar los saldos para la cancelación.

2. Documentos a cancelar

En este bloque el sistema recupera todos los documentos disponibles para su cancelación.

- Número doc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del documento disponible para su cancelación.

- Adic: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la adición o acta.

- Tpm: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de movimiento origen.

- TMC: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de movimiento de la cancelación de saldos.

- TMR: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de movimiento a generar en la cancelación de saldo del documento referenciado.

- Impu/rubro: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la imputación o rubro presupuestal.






- Recurso: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el recurso presupuestal.

- Área: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el área de responsabilidad. - Saldo: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo del documento

presupuestal. - Valor cancela: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor

correspondiente al saldo a cancelar.

- MCE: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de movimiento a generar como contribución especial.

- VigMov: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del movimiento.

- Vr Movimiento: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total por tipo de movimiento.

- Documento: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del documento referenciado.

- Referenciado: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento referenciado.

- Fecha Doc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del documento presupuestal.

- Reserva: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de la reserva.

- Docu Auxi: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código auxiliar asociado al documento.

- Vr Documento: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del documento presupuestal.

- Observaciones: Este campo es diligenciado por el sistema, indica las observaciones correspondientes del documento presupuestal.

- VigRese: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia de la reserva. - Ciudad: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de la ciudad de

creación del documento. - Número: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número alterno. - CheckOk: Seleccione por medio de este campo los documentos presupuestales que

desea anular. - TpMv Orig: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del tipo

de movimiento origen. - TpMv Can: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del tipo

de movimiento de la cancelación. - Imp/Rubro: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción de la

imputación o rubro presupuestal.

- Recurso: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del recurso.

- Área: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del área de responsabilidad.

- Continuar: Seleccione este botón para continuar con el proceso de cancelación, continuo a esto el sistema generará una pantalla de confirmación donde se debe ingresar la fecha de cancelación y la observación notificando el motivo por el cual se va a realizar la respectiva cancelación, una vez realizado esto se procesa y los estados pasan a estado Cancelado.






1.5.1.5 Autorizar Documentos [Ppmoauto]

Por medio de esta funcionalidad se realiza la autorización de los documentos presupuestales que han sido parametrizados para solicitar este proceso adicional de autorización.

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> AUTORIZAR DOCUMENTOS


Figura 12. Datos de entrada autorizar documento


- Deben estar previamente creadas las parametrizaciones de los tipos de documento, los tipos de movimientos, las estructuras de imputaciones, áreas, recursos, grupos y requerimientos de presupuesto.

- Deben existir documentos por autorizar (tipos de documento que se encuentran parametrizados para ser autorizados).






1.5.1.5.3 Pasos para autorizar documentos

Figura 13. Autorización de documentos

1. Datos iniciales

- Empresa: Ingrese el código de la empresa en la cual se encuentra registrado el documento a autorizar.

- Nit: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el Nit de la empresa. - Vigencia: Ingrese la vigencia de los documentos de presupuesto. - Tipo de documento: Ingrese el tipo de documento que desea autorizar.

2. Documentos de presupuesto

- Nro de Doc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de documento presupuestal pendiente por autorizar.

- Adic: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de adición del documento presupuestal.

- Fecha Doc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del documento presupuestal.

- Valor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del documento presupuestal.

- Fecha: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha de la última modificación del documento presupuestal.

- Nti/Cedula: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el Nit o número de cedula del beneficiario del pago.

- Aut: Este campo es diligenciado por el sistema, indica si el documento está autorizado o no, este campo es modificable, se puede ingresar si desea autorizar el documento (S).

- Fecha Aut: Ingrese la fecha para la cual desea realizar la autorización del documento presupuestal.






- Nro. Doc. Alter: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número alterno del documento presupuestal.

- Detalle documento: Seleccione este botón para realizar la consulta del documento presupuestal.

- Ver documento: Seleccione este botón para que el sistema lo redireccione a la funcionalidad Ppmcdocu donde podrá consultar los movimientos del documento presupuestal.

- Grabar Cambios: Seleccione este botón para que el sistema procesa a autorizar el documento presupuestal dejándolo en estado “Autorizado”.

1.5.1.6 Generar Equivalencias Contables del Presupuesto [Ppmocopp]

Por medio de esta funcionalidad se generan los documentos presupuestales que por alguna razón no se generaron en línea al momento de dispararse la parametrización contab-Ppto o por la creación de una nueva parametrización que no existía al momento de generarse el efecto contable y que debe generar efecto presupuestal.

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> GENERAR EQUIVALENCIAS CONTABLES DEL PRESUPUESTO.


Figura 14. Datos de entrada generar equivalencias contables del presupuesto


- Deben estar parametrizadas las equivalencias (Ppmscopp)






1.5.1.6.3 Pasos para generar equivalencias contables del presupuesto

Figura 15. Conversión de contabilidad a presupuesto

1. Conversión

- Empresa: Ingrese el código del a empresa para la cual va a generar las equivalencias.

- Periodo: Ingrese el periodo para el cual va a generar las equivalencias.

- Continuar? : Ingrese si desea continuar con el proceso (S) o no(N), una vez realizado esto, el sistema procede a validar cuales documentos ya tienen sus respectivas equivalencias y cuáles no, para estas últimas el sistema crea un documento con la equivalencia respectiva.

- TpCo: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento creado por el sistema para la respectiva equivalencia asignada al documento.

- NroCom: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número del comprobante creado por el sistema para la respectiva equivalencia asignada al documento.

- Mayor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la cuenta mayor creada por el sistema para la respectiva equivalencia asignada al documento.

- Valor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor total del documento creado para la respectiva equivalencia asignada al documento.

1.5.1.7 Cargue Documentos Presupuestales [Ppmocgdc]

Por medio de esta funcionalidad se genera el cargue de los documentos presupuestales al sistema, de igual forma soporta el deshacer un cargue y validar la estructura de cargue.

Acceso: PRESUPUESTO >> OPERATIVO >> OPERACIONES DIARIAS>> CARGUE DOCUMENTOS PRESUPUESTALES







Figura 16. Datos de entrada cargue documentos presupuestales


- Debe estar parametrizada la estructura del cargue


Figura 17. Cargue documentos de presupuesto

1. Datos iniciales






- Archivo: Seleccione este botón para realizar el cargue de los documentos

presupuestales por medio del siguiente icono que se encuentra al lado derecho del campo. A través de esté podrá establecer la ubicación del archivo y adjuntarlo.

- Fecha: Ingrese la fecha de cargue del documento. - Nro Cargue: Este campo es diligenciado por el sistema una vez se realice el cargue,

indica el número de documentos cargados en el archivo. - Estado: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el estado del cargue

(Cargado, procesado o anulado). - Ejecutar cargue: Seleccione este botón para que el sistema proceda a ejecutar el

cargue de los documentos presupuestales. - Deshacer cargue: Seleccione este botón paras reversar el cargue de los documentos

presupuestales si se requiere. - Estructura: Seleccione este botón para consultar la estructura en la que se debe

encontrar el archivo a cargar.

2. Cargue

- Consec: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el consecutivo respectivo para cada uno de los documentos cargados.

- Empresa: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de las empresas a las que corresponde cada documento presupuestal.

- Vig docu: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia para cada uno de los documentos.

- Tpdo: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento presupuestal.

- Nrodoc: Este campo es diligenciado por el sistema, indica los números de los documentos.

- Fecha: Este campo es diligenciado por el sistema, indica las fechas de los documentos.

- Vigencia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia de los movimientos.

- Mes: Este campo es diligenciado por el sistema, indica los meses de los movimientos.

- Dia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica los días de los movimientos.

- Tpmv: Este campo es diligenciado por el sistema, indica los tipos de movimientos presupuestales.

- Imputación: Este campo es diligenciado por el sistema, indica los códigos de las imputaciones presupuestales.

- Recurso: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de los recursos.

- Area: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el código de las áreas presupuestales.

- Observaciones: Este campo es diligenciado por el sistema, indica las observaciones de los documentos.

- Valor: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el valor de los documentos.






Figura 18. Estructura del archivo

3. Errores

En el momento del cargue el sistema realiza la validación de la estructura, si se llega a

presentar alguna irregularidad o error el sistema procederá a reportarlo por medio de

este bloque, donde mostrará los errores generados en el proceso para que se realices

las respectivas correcciones y se proceda a ejecutar el cargue con éxito.

- Consec: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el consecutivo de error.

- Error: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la descripción del error

presentado.

- Confirmar: Seleccione este botón para realizar la confirmación del cargue una vez

se haya verificado que no se presentó ningún error en el proceso. Una vez dirigido a

este botón el sistema generará una pantalla emergente donde podrá identificar la

cantidad de documentos generados y donde se podrá direccionar a la funcionalidad

Ppmcdocu, para consultar el detalle de los documentos.






Figura 19.Documentos de presupuesto generados.

1.5.2 Cierres

1.5.2.1 Generar Cierre Mes

Por medio de esta funcionalidad se realiza el cierre de los documentos presupuestales, cambiando el mes actual de manejo presupuestal y por consiguiente se controla que NO se pueda operar en dicho periodo cerrado, de igual manera se podrán deshacer los cierres reversando los efectos generados en el cierre.

Acceso: PRESUPUESTO>> OPERATIVO>>CIERRES>> GENERAR CIERRE DE MES


Figura 20. Datos de entrada generar cierre mes


- Debe estar parametrizado el tipo de cierre







Figura 21. Cierre mensual

1. Datos iniciales

- Tipo de cierre: Seleccione el tipo de cierre que va a realizar, ya sea mensual (M) o Diario (D).

- Empresa desde: Ingrese el código de la empresa desde la cual se va a generar el cierre.

- Empresa hasta: Ingrese el código de la empresa hasta la cual se va a generar el cierre.

- Vigencia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del movimiento que va a cerrar.

- Mes de cierre: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el mes para el cual se va a generar el cierre.

- Día: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el día para el cual se va a generar el cierre.

- Fecha cierre: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha en la cual se va a generar el cierre.

- Ultimo cierre: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la fecha del último cierre de los documentos.

- Procesar cierre: Seleccione este botón para que el sistema proceda a realizar el cierre de los documentos presupuestales dejándolos en estado “cerrado”.

- Deshacer el último cierre: Seleccione este botón para reversar el cierre.

2. Información






En este bloque el sistema generará los datos asignados para un reporte del cierre, donde notificara el código de la empresa, recurso, área, imputación grupo, saldo inicial y valor respectivo.

1.5.2.2 Generar Cierre Vigencia [Ppmocivi]

Por medio de esta funcionalidad se realiza el cierre de los documentos presupuestales, generando hacia la siguiente vigencia registros de los saldos NO ejecutados en el año cerrado, este efecto depende de la parametrización previa realizada para dicho proceso.

Acceso: PRESUPUESTO>> OPERATIVO>>CIERRES>> GENERAR CIERRE VIGENCIA


Figura 22. Datos de entrada generar cierre vigencia


- Debe encontrarse la empresa en periodo 12







Figura 23. Cierre de vigencia presupuestal

1. Datos iniciales

- Que cierra: Seleccione si desea cerrar todos los documentos para la vigencia (Todos) o solo un documento (Un documento).

- Empresa desde: Ingrese la empresa desde la cual desea generar el cierre de la vigencia presupuestal.

- Empresa hasta: Ingrese la empresa hasta la cual desea generar el cierre de la vigencia presupuestal.

- Vigencia: Este campo es diligenciado por el sistema, indica la vigencia del documento presupuestal.

2. Documento

- Tipo de documento: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el tipo de documento a cerrar

- Número: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de documento a cerrar.

- Adición: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el número de adición del documento.

- Saldo: Este campo es diligenciado por el sistema, indica el saldo del documento. - Procesar cierre: Seleccione este botón para que el sistema proceda a realizar el

cierre de la vigencia.

- Deshacer cierre: Seleccione este botón para reversar el proceso de cierre y dejar los documentos en la vigencia anterior.

3. Validación






Este bloque es diligenciado por el sistema, indica el resultado del cierre para cada uno de los documentos procesados, informando si el resultado del proceso fue exitoso o si se presentó algún error para que se valide y corrija.

- Procesos pendientes: Seleccione este botón para consultar los procesos de cierre pendientes por culminar.






1.6 Bibliografía

- Glosario presupuestal [En línea].<

http://www.udistrital.edu.co:8080/documents/11799/12539/GLOSARIO+PRESUPUESTAL.pdf>

- La gran enciclopedia de la economía [En línea].< http://www.economia48.com/spa/d/equilibrio-presupuestario/equilibrio-presupuestario.htm>


http://www.udistrital.edu.co:8080/documents/11799/12539/GLOSARIO+PRESUPUESTAL.pdf

http://www.udistrital.edu.co:8080/documents/11799/12539/GLOSARIO+PRESUPUESTAL.pdf

http://www.economia48.com/spa/d/equilibrio-presupuestario/equilibrio-presupuestario.htm

http://www.economia48.com/spa/d/equilibrio-presupuestario/equilibrio-presupuestario.htm

módulo presupuesto manual operativo

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