MANUAL DE ORGANIZACINA) CONCEPTO

Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Un manual de organizacin complementa con mas detalles la informacin que bosqueja el organigrama.

Objetivos:

*Presentar una visin de conjunto de la organizacin

* Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para destinar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

* Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones.

* Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.

* Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas unidades orgnicas.

* Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y matriciales.

B) CLASIFICACIN SEGN SU REA DE APLICACIN

Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea de ampliacin, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido, etc.

De acuerdo al rea de ampliacin se puede dividir en manuales generales de organizacin (abarcan toda la empresa. Se incluye una parte de antecedentes histricos de la empresa) y manuales especficos de organizacin (se ocupan de una funcin operacional, un departamento en particular o una seccin).

C) CONTENIDO DEL MANUAL

El contenido varia de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales mas especficos son:* Identificacin* ndice* Introduccin-Objetivo del manual-mbito de aplicacin-Autoridad-Como usar el manual* Directorio* Antecedentes* Base legal ( en caso de organismo publico )* Organigrama* Estructura funcionalObjetivos de cada unidad orgnica

D) ETAPAS PARA SU ELABORACIN

Para ello el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se debe hacer las siguientes preguntas:

+ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual ?+ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios ?+ Que espero yo (o mi departamento) lograr con este manual ?

Una vez definidos se procede a desarrollar el contenido.

8. PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL ANTEPROYECTO

Se solicitan mas proyectos de los que en realidad pueden llevarse a cabo, hay cinco criterios para la seleccin del proyecto que son: que el proyecto este respaldado por la directiva, que su programacin sea congruente con la disponibilidad de recursos, que dirija a la empresa hacia el logro de las metas, que sea practico y muy importante como para ser considerado entre los otros posibles proyectos y se procede a la discusin del que quedara. 9. AUTORIZACIN Y ACEPTACIN DEL PROYECTO

Despus que se selecciono el proyecto de los anteproyectos se realiza un estudio de factibilidad sobre sus mritos operativos, tcnicos y socioeconmicos.

Mediante el estudio de factibilidad, se recopila la informacin que permitir a los directivos decidir si procede o no un estudio formal del proyecto. LA IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.

El MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.

Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para este proceso:

Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin, especialmente de los lderes como promotores.

Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4) semanales para la decisiones referentes a estos temas.

Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la exclusividad) y puede ser interno o externo a la organizacin.

Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr realizar el MOF.

Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del organigrama y para que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro Metodologas para implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa, recomiendo y muestro algunas metodologas.

Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente con los cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo colgarlo en la intranet institucional.

En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta, pero a medida que se elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes problemas que se tenan y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente, fallas en las operaciones, demoras, etc.).

Hay que anotar que para que la organizacin funcione eficientemente, se hace preciso complementar este documento con el Manual de Procesos o Procedimientos, denominado (MAPRO). *