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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL

SECRETARÍA PARTICULAR REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la

Secretaría Particular de Presidencia

Cuernavaca, Mor., a 03 de Octubre de 2013



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CONTENIDO:

Página

I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3

II. INTRODUCCIÓN 4

III. OBJETIVO 5

IV. MARCO JURÍDICO 6

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7

VI. ORGANIGRAMA 8

VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 9

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10

IX. POLÍTICAS 13

X. PROCEDIMIENTOS 14

01. ATENCIÓN A INVITACIONES 14

02. ATENCIÓN A AUDIENCIAS 18

03. ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES 22

XI. DIRECTORIO 26

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 27

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 28



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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Secretaría Paticular, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

AUTORIZÓ

Jorge Morales Barud Presidente Municipal

APROBÓ

María de la Luz Fernández Lugo Secretaria de Administración

ELABORÓ

Javier Hernández Díaz Secretario Particular de Presidencia

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Director General de Informática y

Desarrollo Administrativo VERSIÓN

No. de páginas

03-Oct-2013 Roberto Rodolfo Soto Tapia 2013 28



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II. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ha sido creado para

establecer, definir y puntualizar las actividades que la Secretaría Particular del

Presidente Municipal, en su carácter de asistente administrativo debe desempeñar

en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en

que cada uno de los integrantes de la Oficina deberá desarrollar sus actividades

para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe

buscar.



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III. OBJETIVO

Consolidar procedimientos de probada eficacia en el desempeño de funciones y

responsabilidades en la administración pública municipal, con el fin de brindar

atención de calidad, acorde a los avances técnicos y requerimientos de una

sociedad demandante de servicios municipales de vanguardia, fortaleciendo las

condiciones propicias para el desarrollo económico y el bienestar social en

Cuernavaca.



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IV. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.

3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.

4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

5. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.

6. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos.

7. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos.

8. Reglamento de Gobierno y Administración del Ayuntamiento de Cuernavaca.

9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.

10. Plan de Desarrollo Municipal 2013-2015.

11. Programa Operativo Anual 2013.

12. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de

Cuernavaca, Morelos.

13. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Presidencia Municipal.

14. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de

carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.



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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Promover la coordinación con los órdenes de Gobierno Federal, Estatal y Municipal, en especial los de la Zona Metropolitana de Cuernavaca, en cumplimiento al marco jurídico vigente. En este marco, genera las condiciones que apoyan la economía de las familias y el empleo, incrementa la competitividad de las empresas, preserva y mejora el ambiente; ejerce con transparencia y oportunidad los recursos públicos que permiten avances en el desarrollo integral, armónico y sustentable del Municipio, rindiendo cuentas a la sociedad, Por ello la Secretaría Particular es la instancia responsable de recibir, canalizar, dar seguimiento y promover las solicitudes, trámites, quejas, inspecciones y audiencias que los ciudadanos promuevan ante el Presidente Municipal.

VISIÓN

Propiciar las condiciones para que al gobierno municipal se le reconozca como cumplido, eficiente, honesto, responsable y transparente en el manejo de los recursos públicos; que el grado de satisfacción ciudadana se refleje en una captación tributaria, retribuida en servicios municipales de calidad, siendo la instancia comprometida, responsable y eficiente que garantice al ciudadano el vínculo del Presidente Municipal dando respuesta a sus demandas.

VALORES

Amabilidad Justicia

Calidad Mejora Continúa

Compromiso Puntualidad

Disciplina Responsabilidad

Respeto Lealtad

Honestidad Solidaridad

Humildad Trabajo en equipo

AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR

REFERENCIA: PR-SA-DGIyDA-03 Y IT-SA-DGIyDA-02

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VI.-ORGANIGRAMA

ELABORÓ AUTORIZÓ

FECHA DE AUTORIZACIÓN:

03 de Octubre de 2013

JAVIER HERNÁNDEZ DÍAZ SECRETARIO PARTICULAR

JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL

Dirección de Correspondencia y Archivo

Presidente Municipal

Secretario Particular

Dirección de Eventos Especiales

Dirección de Logística

- 9 - - 9 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARIO PARTICULAR


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VII. ESTRUCTURA ORGANICA

Categoría Plaza

P u e s t o Nombre del Empleado Subtotal Total

CF01003 Secretario Particular Hernández Díaz Javier 01 01

TOTAL 01



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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

Secretario Particular Presidente Municipal

PERSONAL A SU CARGO

Ninguno

FUNCIONES PRINCIPALES

ARTÍCULO 62.- La Secretaría Particular desempeñará, entre otras, las siguientes actividades: I.- Despachar todos los asuntos que le sean encomendados por el Presidente Municipal; II.- Turnar la correspondencia recibida en la Presidencia Municipal cuyo conocimiento competa a otras unidades administrativas del Ayuntamiento, dándole el seguimiento correspondiente y recabando la información respecto a su cumplimiento; III.- Coordinar la audiencia, la consulta popular y la agenda del Presidente Municipal; IV.- Organizar y llevar el archivo, la correspondencia y la documentación de la Presidencia Municipal; V.- Atender a los visitantes oficiales; VI.- Recibir y dar turno a los documentos de las diversas Dependencias, como Oficial de Partes; VII.- Organizar los actos públicos en donde participe el Presidente Municipal; VIII.- Propiciar y mantener el acercamiento, contacto, enlace y comunicación entre los servidores públicos municipales, la comunidad de Cuernavaca y sus visitantes; IX.- Planear y coordinar la celebración de festividades cívicas, así como de las festividades culturales, en estrecha coordinación con las Direcciones Generales de Cultura y de Educación;



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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

Secretario Particular Presidente Municipal

PERSONAL A SU CARGO

Ninguno

FUNCIONES PRINCIPALES

X.- Organizar y supervisar la logística, montajes especiales e instalación de

sonidos en actos a los que asiste el Presidente Municipal, así como en los organizados por los regidores o por las Dependencias del Ayuntamiento;

XI.- Auxiliar a la Secretaría del Ayuntamiento para la organización de las sesiones de Cabildo de carácter solemne;

XII.- Definir en acuerdo con el Presidente Municipal, los lineamientos y políticas de imagen institucional y opinión pública de la administración pública municipal;

XIII.- Proponer al Presidente Municipal la contratación de servicios de encuestas y otros servicios relacionados con la imagen y opinión pública, de la gestión del gobierno municipal;

XIV.- Coordinar, vigilar y evaluar los trabajos de las empresas contratadas y establecer los vínculos con las Dependencias de la administración pública municipal, para que en su caso, mejorar la prestación de los servicios;

XV.- Mantener la información estadística y periódica como medio de evaluación; XVI.- Coordinar la celebración de las audiencias públicas con el Presidente

Municipal o con el servidor público que se determine, y XVII.- Los demás asuntos que le sean encargados por el Presidente Municipal.



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PERFIL DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

Administración Pública

Análisis del entorno político, social y cultural

Negociación y solución de conflictos

Relaciones Humanas

Actitud de servicio

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

2 años En oficina

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Respeto Alta

Trabajo en equipo

Amabilidad

Compañerismo

Compromiso

ESFUERZO

Mental- Físico

PUESTO ESCOLARIDAD

Secretario Particular Licenciatura



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IX. POLÍTICAS

1. Toda petición que se realice en la Presidencia Municipal deberá ser registrada, analizada y turnada con motivo de brindar una respuesta para el solicitante o dependencia pública o privada.

2. Las peticiones realizadas a la Presidencia Municipal pueden ser por escrito y/o en forma verbal.

3. Las peticiones que sean turnadas por parte de la Secretaría Particular a cualquier Secretaría para ser atendidas, deberán tener una respuesta para el solicitante y para la Presidencia Municipal de parte de la Secretaría correspondiente.

4. Las invitaciones serán registradas, analizadas y en su caso agendadas, todo esto con motivo de eficientar la actividad del Presidente.

5. Las invitaciones a los Regidores que acompañarán al Presidente Municipal se realizarán por escrito.

6. Asistir al Presidente Municipal de manera que sea un vínculo entre él y los ciudadanos.

7. Brindar atención a las peticiones o solicitudes recibidas por parte de la ciudadanía.

8. Las peticiones serán atendidas, analizando la prioridad que se le dará para su contestación.

9. Los ciudadanos que se presenten en la Presidencia Municipal serán tratados con cortesía y amabilidad.

- 14 - - 14 - AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARÍA PARTICULAR


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X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A INVITACIONES

1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las invitaciones realizadas al Presidente Municipal por parte de las Dependencias del Ayuntamiento o los organismos externos. Así mismo atender la asistencia a eventos definidos por naturaleza: eventos cívicos, culturales y sociales.

2.- Alcance: Este procedimiento involucra a todas las Dependencias y Unidades Administrativas del Ayuntamiento.

3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal. Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Presidencia Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.

5.- Definiciones: Calendario Cívico Nacional y del Estado de Morelos: Es el calendario oficial en donde se encuentran registradas las fechas cívicas más importantes.

6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A INVITACIONES

Invitación

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR

INICIO

Actividad 1

Medio día

Recibir, registrar y entregar invitaciones al Secretario

Particular

1 Actividad

2 Medio día

Analizar y seleccionar invitaciones

2

3

Invitación Invitación

Determinar quiénes acompañaran al Presidente o irán en su representación y realizar invitación para su atención

4

Actividad 3

Medio día

Actividad 4

Un día

Agendar los eventos a los que asistirá el Presidente

5

Actividad 5

Un día

Confirmar asistencia del Presidente a los eventos

FIN

Se conecta con procedimiento de logística



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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES

Paso Responsable Actividad Documento de trabajo

(clave)

1 Secretaria

(S)

Recibe invitación ciudadana, registra en bitácora la invitación y entrega en la secretaria particular junto con la relación de invitaciones recibidas.

Invitación

2 Secretario Particular

(SP) Analiza y selecciona invitaciones Invitación

3 SP

En acuerdo con el Presidente se determinará a que eventos asistirá y/o quién o quiénes irán en su representación. Asi mismo se determinará quienes lo acompañarán a los eventos.

4 SP Agendará los eventos a los que asistirá el Presidente Municipal. Se conecta con el procedimiento de logística.

5 SP Confirma la asistencia del Presidente a los eventos. Con esta actividad finaliza el procedimiento



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PROCEDIMIENTO DE INVITACIONES

REGISTRO DE CALIDAD

No Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia Tiempo de Retención

1 Invitación Secretaria Indefinido

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno



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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A AUDIENCIAS

1.- Propósito: Atender de manera puntual y eficiente las peticiones de audiencia realizadas al Presidente Municipal por parte de la ciudadanía, instituciones, organismos o dependencias del Ayuntamiento.

2.- Alcance: Este procedimiento involucra al Presidente Municipal, a quien se formula la petición de audiencia.

3.-Referencia: Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Oficina del Presidente Municipal.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración e implantación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento.

5.- Definiciones: Audiencia.- Entrevista personal en la que el Presidente Municipal escucha la exposición de motivos sobre algún tema, asunto o petición presentado por un ciudadano o grupo de ciudadanos y emite una opinión o instruye a la búsqueda de una solución.

6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ATENCION A AUDIENCIAS

Solicitud


SECRETARIA SECRETARIO PARTICULAR

INICIO

Actividad 1

Medio día

Recibir, registrar y entregar las peticiones de audiencia al Secretario Particular 1

Actividad 2

Medio día

Analizar y seleccionar las solicitudes de audiencia, determina cuales pueden ser atendidas por otros Funcionarios Municipales 2

Solicitud

Solicitud

Concilia fechas tentativas propuestas y peticiones de audiencia.

3

Actividad 3

Medio día

Actividad 4

Un día

Agenda entrevistas con el Presidente Municipal

4 Solicitud

Actividad 5

Un día

Actividad 6

Un día

5

FIN

Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone citas tentativas.

Confirma audiencias del Presidente Municipal con peticionarios

6



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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE AUDIENCIAS


(clave)

1 Secretaria

(S)

Recibe solicitud de audiencia con el Presidente Municipal, registra en bitácora la solicitud y entrega al Secretario Particular la relación de peticiones recibidas.

Solicitud


(SP)

Analiza las solicitudes de audiencia; selecciona las solicitudes atendibles por otros funcionarios municipales y las turna al área correspondiente.

Solicitud

3 SP Determina las que deberán ser atendidas por el Presidente Municipal y propone fechas tentativas de audiencias.

Solicitud

4 SP Concilia fechas tentativas con Agenda y peticiones de audiencia recibidas.

Solicitud

5 SP Agendar las entrevistas con el Presidente Municipal. Solicitud

6 SP

Confirma las audiencas del Presidente Municipal a los peticionarios. Con esta actividad finaliza el procedimiento.



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PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES DE AUDIENCIA

REGISTRO DE CALIDAD


Custodia Tiempo de Retención

1 Solicitud Secretario Particular Indefinido

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno



Clave: PR-PM-SP-03

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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES

1.- Propósito: Brindar apoyo en todos los aspectos a los requerimientos de la ciudadanía, dando el seguimiento y gestión a las peticiones que se realizan. 2.- Alcance: A ciudadanos que tienen algún tipo de petición al Presidente Municipal de Cuernavaca. A todas las Dependencias del Ayuntamiento de Cuernavaca. 3.- Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal la autorización de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular la revisión, elaboración, implantación y actualización de este procedimiento. Es responsabilidad del personal que labora en la Oficina del Presidente Municipal llevar a cabo las actividades descritas en este procedimiento. 5. - Definiciones: Ninguna. 6. - Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DE PETICIONES

Carta simple


SECRETARIA

INICIO

Actividad 1

Un día

Recibir listado de peticiones realizadas al Presidente Municipal 1 Actividad

2 Un día

Analizar cada una de las peticiones

2

Actividad 3

2 días

Actividad 4

15 días ¿Se

autoriza petición?

3

Actividad 5

Un día

Informar que la petición no fue autorizada de manera verbal o por una vía telefónica

4

SECRETARIO PARTICULAR

FIN

FIN

SI

NO

Dar a conocer de forma verbal o vía telefónica

5



Clave: PR-PM-SP-03

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES


(clave)

1 Secretaria

(S) Recibe, registra y tramita la correspondencia de todas las peticiones y turna al Secretario Particular

Cartas simples


(SP)

Analiza cada una de las peticiones y las posibilidades para que estas se puedan llevar a cabo.

3 SP

¿Se autoriza la petición? Si; Ir a la actividad 5 No; Ir a la actividad 4

4 S

Informa que la petición no fue autorizada en forma verbal o llamada telefónica. Con esta actividad finaliza el procedimiento

5 SP

La petición se autoriza en forma verbal o llamada telefónica y se da indicaciones de los trámites correspondientes Con esta actividad finaliza el procedimiento



Clave: PR-PM-SP-03

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PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A PETICIONES

REGISTRO DE CALIDAD


Custodia Tiempo de retención

Carta simple Secretaria Indefinido

ANEXOS

Anexo No

Documento Clave

Ninguno



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XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

Javier Hernández Díaz Secretario Particular

3 29 44 38 3 29 55 82

Motolinia y Netzahualcoyotl s/n Col Cenro.



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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION

11 de marzo de 2013 03 de Octubre de 2013

PARTICIPANTES PUESTO

Javier Hernández Díaz

Linda Elizabeth Castañeda Dominguez

Ricardo Díaz Vázquez

Emigdio González Galindo


Directora de Correspondencia y Archivo

Director de Modernización Administrativa

Técnico Informático

Emigdio González Galindo Técnico Informático

Asesor designado por la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo

Linda Elizabeth Castañeda Dominguez Directora de Correspondencia y Archivo

Responsable de la organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de

Modernización Administrativa



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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: SECRETARÍA PARTICULAR

Apartado Motivo del Cambio Fecha de Vigencia

Puesto Nombre y Firma

Vo Bo Dirección General de Informática y

Desarrollo Administrativo

Todos

Elaboración Manual versión 2013

03 de Octubre de 2013


Javier Hernández Díaz

Roberto Rodolfo

Soto Tapia

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