manual de operaciones 03 01 2015
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SISTEMA DESARROLLADO PARA HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD - UTIL EN TODA LATINOAMÉRICATRANSCRIPT
MANUAL DE OPERACIONES – PERSONALIZACIÓN HABITAT PARA LA HUMANIDAD
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PROCALC 5.1
PERSONALIZACIÓN HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD
Noviembre 2014/Enero 2015
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ÍNDICE
Tópico Página
Abstract 3
Ciclo de Vida de una Obra 4
Importación 5
Elaboración del Presupuesto 10
Precios de los Materiales 19
Pasar las lista de Precios a las Obras 23
Obtener Resultados 25
Uso del Panel de Control 27
Adicionales de Obra 31
Lista de Referencia de la Obra 33
Tabla de Importes de Mano de Obra y Retenciones 35
Pago de Retenciones 36
Retrasos de Obra 39
Seguridad y Desbloqueo 40
Relación entre un ATC y su Responsable de Compra 42
Presupuesto y Lista de Materiales en un solo paso 43
Corrección de Errores 45
Adenda N° 1
Filtro para seleccionar Obras por ATC en la asignación de Listas de Precios 46
Selección de los Materiales que se cotizarán 47
Modificación de Pantalla Panel de Control 50
Contrapartida 51
Registrar Contrapartida 52
Consultar Contrapartida 55
Cambio de Precio y Proveedor desde la Lista de Precios 56
IMPORTANTE!: REDUCCIÓN DE PASOS EN EL CÁLCULO 60
Crear Modelos de Obras 61
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ABSTRACT
En este manual se describen las operaciones necesarias para registrar, calcular el presupuesto y elaborar resultados de
cada uno de los Usuarios beneficiados.
Se considera que el sistema existente en la organización proveerá informaciones necesarias para la transferencia a
PROCALC 51 y recibirá parte de las informaciones necesarias para seguir con las operaciones normalizadas hasta la
fecha.
Por lo tanto, PROCALC 51 se inserta entre el momento de recepción de un nuevo Usuario y la finalización del proceso
de elaboración del Presupuesto, lista de materiales, y otros resultados.
La finalidad es automatizar la elaboración de Presupuestos para normalizar esa actividad en el marco de los sistemas
informáticos de Hábitat para la Humanidad.
Por lo tanto, el esquema de trabajo queda así:
Todas las transferencias de información se realizan exportando e importado desde y hacia planillas Excel que luego
serán tratadas por el departamento de informática de la organización.
Por lo tanto, no existe un contacto directo entre ambos sistemas y de ello se desprende que no hay posibilidad de
transferir información sin los correspondientes controles.
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CICLO DE VIDA DE UNA OBRA
1. Ejecutar el Mantenimiento de las Listas de Precios de Proveedores
2. Importar los datos necesarios desde el sistema existente al sistema PROCALC 5.1
3. Construir el proyecto tomando Ítems desde la Biblioteca y agregando nuevos
4. Ajustar cantidades a ejecutar, Precios y Cantidades de Materiales en los Ítems
5. Ajustar Precios de Materiales en la Obra si es necesario
6. Calcular un Presupuesto
7. Calcular un Presupuesto Matricial
8. Calcular Explosión de Insumos (Materiales Necesarios)
9. Calcular e Imprimir o Exportar la lista de Compras
10. Ingresar al Panel de Control
11. Si la Obra está correcta, proceder al Bloqueo de la misma (No se podrá volver sobre ella para modificar)
12. Generar Cómputo Presupuesto y Lista de Materiales según normativa de Hábitat para la Humanidad
13. Ingresar al Cronograma
14. Calcular pagos semanales de Mano de Obra e importe de las Retenciones
15. Realizar el control semanal de cada Obra, registrando pago de Retenciones y extensiones de plazos
16. Pagar la última Retención para terminar el proceso y ocultar la Obra en el Cronograma
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Esquema general de trabajo
Las características de PROCALC 5.1 permiten la elaboración de presupuestos, listados de materiales, cronogramas de
trabajo y análisis de precios.
Para esta versión se automatiza el ingreso de datos de presupuestos según éste orden de trabajo:
Importación desde el sistema actual
Se utiliza una planilla Excel modelizada sobre la cual se vuelcan los datos necesarios:
1. Se importa a PROCALC 5.1 siguiendo estas opciones:
Seleccionar Panel de Control
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Seleccionar el ATC responsable
Opción Importar
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Desde la planilla Excel con datos, seleccionar y copiar la información.
Pegar los datos
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Importar al PROCALC 5.1
Seleccionar las Obras por ATC
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Filtrar según requerimiento para la consulta
Las obras recién importadas se muestran coloreadas si aún no se ha comenzado a elaborar el correspondiente
Presupuesto.
Cuando el trabajo de elaboración de Presupuestos se comienza a realizar, el estado de la obra cambia a color blanco.
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ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
Para elaborar, modificar y ajustar los valores de Presupuesto, se cuenta con una Biblioteca de Ítems pre-elaborada,
que puede ser incrementada con nuevas tareas según la necesidad del momento.
La biblioteca contiene la totalidad de la información de materiales y cantidades según la publicación Mandu’a y se
utiliza para completar los datos de rubros y tareas en cada presupuesto.
También podrá escribir ítems especiales que no estén contenidos en la Biblioteca de Ítems.
Para elaborar un Presupuesto a partir de los datos importados desde planilla Excel:
Seleccione PRESUPUESTO RÁPIDO
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Seleccione la Obra
Seleccione CARGA RÁPIDA
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Pantalla de la Obra sin ítems (inicio del trabajo)
Doble clic para acceder a la Biblioteca de Ítems
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Métodos de búsqueda en la Biblioteca de Ítems
Clic para visualizar la composición de la tarea
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Captura de los datos para transferir a la obra en elaboración
Muestra de varios ítems incorporados a la obra.
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Complete con las cantidades a ejecutar
Aclaramos en este punto que no es necesario realizar la incorporación de todas las tareas de una sola vez.
Este procedimiento se puede ejecutar tantas veces como sea necesario hasta completar la totalidad de las tareas de
obra.
Luego podrá ordenar según su necesidad, modificar el Rubro o Título bajo el cual estará encuadrado cada ítem de obra
y preparar el resto de la información necesaria para elaborar el Presupuesto.
Finalmente, seleccione Agregar al Proyecto
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Esta pantalla le permite cambiar los Títulos bajo los que encuadrará las tareas
Título seleccionado
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Una vez completados los títulos, podrá reordenar según su necesidad
Pantalla de Reordenamiento
Las tareas de determinación de Títulos, Reordenamiento y modificación de Cantidades se pueden realizar en cualquier
momento porque PROCALC 5.1 posee opciones independientes para realizar los cambios necesarios en cualquier
momento.
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Final de la Carga Rápida y armado de la Obra.
De esta manera, cada Obra podrá ser estructurada según cada necesidad y dejará disponible la información para
futuras modificaciones y ajustes.
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PRECIOS DE LOS MATERIALES
Para normalizar la carga de precios de materiales se modificó parte del sistema permitiendo ahora el registro de
precios de materiales por Proveedor.
Estos precios pueden ser cargados a las Obras en elaboración en cualquiera de sus listas de precios.
De esta manera, si se mantienen actualizadas las listas de los proveedores, resulta muy sencillo terminar la
elaboración de los presupuestos.
También se puede predeterminar el precio de la Mano de Obra, según una tabla que se desprende de la lista de
tareas incorporadas a la Biblioteca.
Todas estas opciones se encuentran en
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Se puede acceder a cualquier Proveedor para administrar su lista de precios, crear una nueva o modificar una
existente.
Seleccione Administrar Lista de Precios
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Seleccione los materiales que provee cada proveedor y coloque su precio para formar las listas iniciales
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Grabe, imprima y/o guarde en Excel (recomendado)
En una primera instancia deberá crear las listas manualmente
Luego podrá hacer importaciones de actualizaciones de precios
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PASAR LAS LISTA DE PRECIOS A LAS OBRAS
Cuando tenga sus listas de precios cargadas, puede cargar esos precios a su obra.
Seleccione Exportar Precios a Obra
Seleccione la Obra, la Lista Destino y Exporte
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Los materiales coincidentes se actualizarán automáticamente en la Obra.
Puede completar todos los materiales usando diferentes proveedores y los precios se agregarán en la lista de la Obra.
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OBTENER RESULTADOS
Ahora podrá elaborar su primer presupuesto
Más adelante podrá modificar precios, cómputos y composiciones según su necesidad
Recuerde que cuanto más precisa sea la primera aproximación en términos de tares, materiales, cantidades y precios,
más sencillo será luego realizar los ajustes necesarios.
Seleccione Presupuestos Normal
Contiene todas las opciones para realizar ajustes posteriores.
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Seleccione la Obra y calcule el Presupuesto
Seleccione Presupuestos y Cronogramas
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Elabore un Presupuesto Matricial que será la base de todas las operaciones siguientes en Hábitat para la Humanidad
Con esta operación termina el proceso de elaboración de Presupuestos
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Observe que ya cambia el color de la obra en elaboración
Seleccione una Obra y Lista de Precios
Seleccione la Obra y luego Calcular
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Seleccione luego O.de Compra para elaborar la lista de materiales que pasará al sistema existente.
Esta lista se exporta a Excel y se pasa al administrador de sistemas
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Seleccione Presupuesto
Obtendrá el presupuesto requerido en el formato adecuado
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ADICIONALES
Puede generar Adicionales de Obra a partir de una Obra elaborada
Seleccione Adicional
Modifique lo que necesite y cree su Adicional
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Su Adicional de Obra está creado y se repite el ciclo de incorporación de Tareas, Precios, Cantidades, Etc.
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NUEVA OPCIÓN – LISTA DE REFERENCIA DE LA OBRA
Para facilitar la búsqueda de precios y determinar claramente cuáles materiales de una Obra ya están registrados en
las listas de Precios de los Proveedores, se agrega esta nueva función que permite conocer el estado de registro de
precios de los diferentes Proveedores.
Para elaborar esta información, y mientras está calculando el importe de su Obra, utilice la opción Explosión de
Insumos.
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Se le presentará la lista de materiales definida para su Obra, en su formato habitual.
Podrá seleccionar la nueva función “Lista Referencia”
Se le exhibirá la lista de materiales asociada con los proveedores que registran los materiales de su Obra.
Ahora podrá con más seguridad, determinar los nuevos Proveedores o hacer las cotizaciones necesarias para poder
valorizar su Obra.
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TABLA DE IMPORTES DE MANO DE OBRA Y RETENCIONES
Doble Clic sobre el Importe de Mano de Obra habilita la pantalla de cálculo de importes semanales y Retenciones
Se informa el % de Retenciones y se calculan los importes que pasarán al Cronograma
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PAGO DE RETENCIONES Y REGISTRO DE RETRASOS
Doble Clic sobre la celda de la semana habilita la pantalla de Comentarios que ahora permite realizar el pago de una
Retención
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La Retención se visualiza en el Cronograma. Cuando se paga el 100% de la Retención la Obra cambia a estado
Terminado y no se vuelve a visualizar en el Cronograma.
Observación:
Debido a que el sistema permite pagar el 50% de la Retención en cada semana elegida, si desea pagar al 100% de la
Retención deberá hacerlo en dos semanas seguidas para completar el total y poder pasar automáticamente al estado
Terminado.
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RETRASOS DE OBRA
Clic con Botón Derecho del mouse habilita la opción para registrar un retraso de obra y su consiguiente falta de pago
de Mano de Obra.
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SEGURIDAD Y DESBLOQUEO
Se habilitaron las opciones de Seguridad de la Información.
Se puede registrar una clave para cada módulo principal y para diversas opciones del sistema.
Se solicitará la clave de seguridad para los módulos u opciones registrados.
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Se permite el desbloqueo de obras que estuvieran bloqueadas, para poder ajustar valores o corregir errores.
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RELACIÓN ENTRE UN ATC Y SU RESPONSABLE DE COMPRAS
La Tabla de ATC permite asignar un Responsable de Compras a cada ATC.
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PRESUPUESTO Y LISTA DE MATERIALES EN UN SOLO PASO
Para acelerar el trabajo se elaboran ambos informes simultáneamente y se cargan en una sola planilla Excel
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CORRECCIÓN DE ERRORES
Se completaron los datos faltantes en el Presupuesto y en la Lista de Materiales (Faltante: Responsable de Compras)
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ADENDA N° 1 – 20/12/2014
Filtro para seleccionar Obras por ATC en la asignación de
Listas de Precios
Se puede seleccionar las Obras de cada ATC para asignar los Precios de los Proveedores.
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SELECCIÓN DE LOS MATERIALES QUE SE COTIZARÁN
Para poder seleccionar algunos materiales de una lista de precios de proveedor, se procede de la siguiente manera:
Seleccione el Proveedor y compruebe que los precios sean correctos.
Seleccione Exportar Precios a Obra
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Seleccione la Lista Destino
Se presenta la pantalla con todos los precios del Proveedor seleccionado
Puede marcar o desmarcar según su necesidad para asignar solamente lo que corresponda
Seleccione Confirmar
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Solamente se asigna a Obra el conjunto de precios marcados.
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Se elimina el botón Materiales y queda solamente el de Presupuesto.
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CONTRAPARTIDA
Para registrar el conjunto de materiales que provee el Usuario, se habilitan las pantallas de Registro de Contrapartida y
de Consulta de Contrapartida.
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REGISTRAR CONTRAPARTIDA
Permite ingresar los datos de los materiales aportados por el Usuario.
El registro de la contrapartida se realiza cargando manualmente las cantidades correspondientes.
También puede borrar una contrapartida o realizar modificaciones.
Se emite un informe impreso y una planilla Excel.
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Luego de registrar la CONTRAPARTIDA, se visualiza en la planilla de Materiales el correspondiente descuento.
Estado Inicial
Contrapartida
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Estado actualizado
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CONSULTAR CONTRAPARTIDA
Podrá consultar, imprimir o generar la planilla Excel.
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CAMBIO DE PRECIO Y PROVEEDOR
Es posible realizar cambios de Precios y de Proveedor directamente desde la Lista de Precios de la Obra, en modo
Presupuestos Normal
Seleccione ATC y Obra y abra la Lista de Precios
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Un material tiene asignado un Precio y no tiene asignado Proveedor
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Con doble clic sobre el precio que se desea cambiar, se abre la ventana de consulta de precios de diferentes
Proveedores
Seleccione el Proveedor y precios deseado con Doble Clic
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Se modifica el Precio y el Proveedor y se graba automáticamente la nueva información
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IMPORTANTE! : REDUCCIÓN DE PASOS DE CÁLCULO
Para reducir los tiempos de cálculo y evitar pasos intermedios innecesarios, se ha modificado el método de cálculo de
la información requerida para obtener resultados en el Presupuesto Hábitat (Formulario FIATZ 1-3)
Por lo tanto, solamente se requiere elaborar un Presupuesto en modo Presupuestos Normal.
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CREAR MODELO DE OBRA
Para facilitar la creación de modelos de trabajo y cálculo de Prototipos, se utiliza la función Crear un Modelo.
El proyecto seleccionado será marcado como modelo y podrá luego duplicarse para adaptarlo según su necesidad.
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El objetivo de crear modelos de obras es permitir que los ATC puedan elaborar prototipos para ser analizados y
eventualmente incorporados al catálogo general de prototipos de Hábitat para la Humanidad.