manual de nuevas funciones incluidas en la versión … · ahora vamos a generar una liquidación...
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Nueva Actualización:
Manual de nuevas funciones incluidas en la versión
actualizada
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Contents Forma de Cobro: Hitos ........................................................................................................................ 3
Tarifa Plana .......................................................................................................................................... 4
Módulo de Adelantos .......................................................................................................................... 5
Generar Liquidaciones ...................................................................................................................... 12
Ajuste masivo por monto (THH): ....................................................................................................... 13
Reportes ............................................................................................................................................ 15
Histórico de Tipo de Cambio: ........................................................................................................ 16
Usuario Vacaciones: ...................................................................................................................... 18
Nuevo Reporte: Demora ingreso de horas por profesional .......................................................... 19
Reporte Ciclo de Facturación: ....................................................................................................... 20
Nuevos permisos: Secretaria y Tarifa ................................................................................................ 22
Clientes: Tiene nuevos campos en la creación de cliente ................................................................. 24
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Forma de Cobro: Hitos
Se abre una tabla para ingresar los hitos programados, el monto y la fecha de recordatorio.
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Se ingresan los hitos programados y con el signo de se agregan nuevos.
El día que se defina en el campo fecha de recordatorio, el sistema enviará un mail al encargado
comercial recordando el hito que se vence. Las observaciones son opcionales y el monto se puede
modificar en cualquier momento en caso de que las condiciones cambien.
Una vez que deseen liquidar/cobrar alguno de estos hitos deberá ir a “Cobranza/Generación de
Cobros” o a “Facturación/Pre-Liquidaciones” y pueden buscar por cliente o filtrar por forma de
tarificación (se explica más adelante).
Tarifa Plana Ahora existe una nueva tarifa, la Tarifa Plana. Esta tarifa consiste en aplicar la misma tarifa a todos
los usuarios independientemente de la categoría. Es decir si yo ingreso 150 USD en la tarifa plana
para algún cliente, cada abogado/socio/practicante que ingrese una hora para este cliente, se le
aplicará la tarifa de 150 USD/hora.
¿Cómo se utiliza?
Buscas al cliente que deseas aplicar la tarifa (Admin. Sistema/Clientes). Luego te vas a la parte de
Datos de Tarificación (que antes se llamaba Datos de Cobranza) y en la sección de tarifas vas a ver
una nueva que dice “plana por ____________”. Deben dar clic a esa tarifa horasy digitar el monto
de la tarifa plana que deseas aplicar a este cliente. Es importante seleccionar la moneda en el
campo de arriba que dice “Tarifa en”. Ver imagen a continuación:
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Módulo de Adelantos El Módulo de Adelantos permite registrar adelantos de efectivo que nos hagan los clientes. Se
puede definir si estos adelantos son para pagar sólo honorarios, sólo gastos o cualquiera de los
dos. Tenemos casos en que el cliente nos adelanta efectivo exclusivamente para pagar los gastos
incurridos en cualquiera de sus asuntos. También existen casos en que el cliente nos adelanta
dinero para pagar sólo honorarios. En todos estos casos el nuevo módulo de adelantos nos
permite registrarlo.
¿Cómo utilizarlo?
Se debe ingresar en Cobranza/Adelantos para ingresar un adelanto de dinero que realice algún
cliente. Para agregar un adelanto debo de dar clic donde está la flecha roja en “agregar adelanto”.
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Al dar clic se abrirá la siguiente imagen. En esta pantalla se debe de llenar los siguientes datos del
adelanto:
o Fecha: Se debe ingresar la fecha de ingreso del dinero al estudio
o El cliente que realiza el adelanto de dinero
o Asuntos: Permite definir si el adelanto de efectivo se puede utilizar para todos los
asuntos de un cliente, o para algún asunto en particular. Si se selecciona un asunto
específico, el sistema sólo permitirá usar este dinero para pagar las
liquidaciones/cobros del asunto seleccionado. Si no se selecciona ningún asunto
(en “cualquiera”) permitirá utilizar este dinero para pagar liquidaciones/cobros de
cualquier asunto de este cliente.
o Monto: Total del dinero adelantado.
o Moneda: Se debe definir la moneda del dinero adelantado (pesos, dólares, euros,
etc.)
o Número de documento: Es un campo opcional y es para llenar el número de
transferencia, número de cheque, etc.
o Tipo: Permite seleccionar si el adelanto se hizo en Efectivo, Cheque, Transferencia
u Otro.
o Descripción: Se puede ingresar cualquier descripción con información básica del
adelanto
o Banco: Si el Estudio tiene agregado los bancos en el sistema, se puede seleccionar
alguno del listado.
o Cuenta: Si el Estudio tiene agregado las cuentas de los bancos en el sistema, se
puede seleccionar una de ellas.
o Para el pago de Honorarios: Se puede seleccionar que este adelanto aplique sólo a
honorarios
o Para el pago de Gastos: Se puede seleccionar que este adelanto aplique sólo a
Gastos.
Nota: Si se seleccionan los dos anteriores el sistema permitirá aplicar el
adelanto para pagar tanto honorarios como gastos de este cliente,
prevaleciendo el pago de los honorarios antes que los gastos.
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Una vez que le damos guardar a este adelanto se podría ver el el listado de adelantos. Ver imagen
a continuación. La información que se muestra es: El número del adelanto, el cliente, descripción,
monto con su moneda y saldo disponible.
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Ahora vamos a generar una liquidación/cobro de gastos para el cliente Santander y así poder
aplicar el adelanto a dicha liquidación/cobro. Entramos en Generación de cobros (Pre-
Liquidación), en filtro digitamos Santander y Buscar. Ahí le dimos clic al símbolo de moneda con
una “G” para generar el borrador de gastos únicamente (esto se configura en los datos del cliente
“separar gastos y honorarios”). Luego se nos abrirá la pantalla de la liquidación/cobro para hacer
los ajustes y revisar los trabajos.
Luego se me abrirá la pantalla de la liquidación/cobro para poder revisar los datos y aplicarle
cualquier cambio.
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Ahora vamos a emitir la liquidación para poder aplicar el adelanto de gastos. Nos va a figurar le
siguiente mensaje:
Si deseamos utilizar el adelanto de gastos que ingresamos anteriormente para pagar esta
liquidación debemos dar “Aceptar”, donde automáticamente se aplicará el saldo disponible del
adelanto para pagar el saldo de la liquidación. Una vez hecho esto, entramos al paso de la
liquidación, donde automáticamente pasa a estado pagado como lo vemos en la imagen a
continuación.
Si no tienen el módulo de facturación activo se ve de la siguiente manera:
Se genera un documento de pago y automáticamente queda en el estado de “Pagado” con su
documento de pago generado.
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Si tienen el módulo de facturación activo se ve de la siguiente manera:
Luego si generamos una factura por el total de los gastos, me va a mostrar un mensaje
indicándome si deseo utilizar el saldo aplicado a la liquidación para abonar esta factura. Ver
imagen a continuación.
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Una vez que le doy aceptar ya queda aplicado este saldo como pago de la factura y la liquidación y
automáticamente se me descuenta del monto inicial del adelanto. Si nos vamos otra vez a la
pantalla de adelantos podemos ver como el monto inicial del adelanto es de 2.616 USD pero
después de pagar la liquidación de gastos quedó en 2.316 USD.
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Generar Liquidaciones o Se aumentaron los filtros de esta pantalla: por asunto, forma de tarificación, tipo
de tarificación.
o Se incluyó la Fecha Desde/Hasta en honorarios y gastos para poder filtrar.
Igualmente recomendamos no usar fecha desde y sólo fecha hasta para evitar que
queden horas sin liquidar.
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Ajuste masivo por monto (THH): En las liquidaciones/cobros ahora se puede editar directamente el monto total sin la necesidad de
hacer un descuento. Esto se hace a través de un nuevo botón que está al lado del monto de los
trabajos (ver imagen a continuación). Si se modifica el monto total de los trabajos (honorarios) las
tarifas de cada uno de éstos se recalculará según el nuevo valor. Lo que hace el sistema es toma el
nuevo total de honorarios y lo divide entre el total de horas trabajadas contemplando la tarifa de
cada usuario. Cabe mencionar que este botón sólo aparecerá si la forma de cobro es Tasa de Hora
Hombre (THH), ya que en las otras formas de cobro el usuario puede modificar directamente los
valores que desea cobrar.
¿Cómo se utiliza?
Primero debemos crear una liquidación/cobro o irnos a una ya creada (Generación de Cobros o
Seguimiento de Cobros). Luego debemos asegurarnos que la forma de tarificación sea THH, y nos
vamos al botón de editar mostrado anteriormente.
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Una vez que le damos clic al botón nos muestra un campo para ingresar el nuevo monto:
Ingresamos el monto y debemos dar clic al botón de flechas verdes para actualizar dicho monto:
Ahora el sistema reajustó todas las tarifas de los abogados acorde con el nuevo monto. Si vamos a
la pantalla 2 de “Trabajos” podemos observar cómo se modificaron estas tarifas.
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Esta nueva tarifa se puede observar también en el Excel y el Word que se descargan de la
liquidación/cobro.
Si por algún motivo desean regresar al monto original de la liquidación/cobro, sólo deben de dar
clic a y se eliminará el monto ajustado y quedará el monto original. Cuando hacemos esto y
damos clic al botón de actualizar las tarifas de los abogados van a volver al estado original.
Reportes o Cambio en nombre de Reporte Morosidad por Deuda Cliente y se agregaron varios
filtros
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También el reporte tiene nuevos filtros. Ahora se puede filtrar por moneda, se puede desglosar
por moneda (en caso de querer ver todas en la misma planilla), y se puede seleccionar “fecha
desde” que deseamos ver la deuda de los clientes.
o Cambio en nombre Resumen de Cobranzas por Resumen Liquidaciones
o Cambio en nombre Reporte de Facturación por Reporte de Ventas
Histórico de Tipo de Cambio:
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Es un reporte que muestra el histórico de los tipos de cambio registrados a lo largo del rango de
fecha seleccionado. Muestra de forma diaria todos los tipos de cambios que han sido ingresados o
modificados en el sistema.
Primero se deben seleccionar el rango de fecha deseado:
El reporte muestra en un Excel la fecha diaria y el tipo de cambio en las monedas utilizadas. El
reporte se ve de la siguiente manera:
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Usuario Vacaciones:
Se definen los filtros de fecha desde y hasta y se muestra el siguiente reporte. Es importante
mencionar que el sistema muestra cada periodo que un usuario toma vacaciones. Si toma
vacaciones 3 veces distintas en el año entonces va a aparecer en tres filas distintas. Contiene los
siguientes campos:
Nombre del usuario
Iniciales: Iniciales ingresadas en el sistema
Fecha Inicio: Fecha de inicio de vacaciones del periodo
Fecha Fin: Fecha de fin de vacaciones del periodo
Cantidad de Días: Cantidad de días hábiles tomados en el periodo
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Nuevo Reporte: Demora ingreso de horas por profesional Este reporte nos permite revisar el comportamiento de los abogados en cuanto al registro de
tiempo, destacando los tiempos máximos, mínimos (en días), promedios y cantidad sobre el
ingreso de trabajos de los abogados por mes.
Se deben de seleccionar los filtros: Fecha desde, Fecha hasta y los profesionales deseados.
Una vez que se descarga el Excel muestra la demora de cada uno de los profesionales
seleccionadas en el rango de fecha deseada. Para cada mes muestra el mayor tiempo de demora
en ingreso de horas y el menor. Para los casos en que en la columna de menor sale signo negativo,
significa que el usuario ingreso horas para fechas futuras. Es decir si dice “-2” el usuario ingreso
hoy una hora para el día de pasado mañana. Luego muestra el promedio de demora en ingreso de
horas de cada profesional. Por último muestra el total e trabajos ingresados por este profesional.
A continuación se puede apreciar un ejemplo de este reporte:
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Reporte Ciclo de Facturación:
Para emitir este reporte debemos dirigirnos a Reportes EspecíficosFacturación”Ciclo de
Facturación”
Este reporte nos muestra el tiempo que demora una factura en ser pagada por nuestros clientes,
mostrando un promedio global del primer abono y el pago al 100% de cada factura.
En la pantalla de emisión debemos seleccionar una Fecha Desde y una Fecha Hasta la cual se
refiere a la fecha de emisión del cobro/liquidación o fecha de emisión de la factura en aquellos
clientes que posean el módulo de facturación activado, además podrán seleccionar el tipo de
documento tributario a consultar como se puede ver a continuación.
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En el reporte encontraran las siguientes columnas:
Cliente: Nombre del cliente al cuál se emitió la factura
Documento Legal: Tipo y número del documento legal
Fecha Documento Legal
Fecha Primer Pago: corresponde a la fecha de registro del primer abono a favor de la
factura
Fecha Pago al 100%: corresponde a la fecha en que se agregó un pago a esta factura, cuyo
monto igualó el 100% del monto de la factura
Tiempo primer pago de la factura (días): Indica el tiempo transcurrido desde la fecha de
emisión de la factura hasta la fecha del primer pago
Tiempo pago al 100% de la factura (días): Indica el tiempo transcurrido desde la fecha de
emisión de la factura, hasta la fecha del pago que completa el 100% de la liquidación o la
factura.
En la parte inferior derecha encontrara los promedios de días que los clientes se demoran
en pagar las facturas.
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Nuevos permisos: Secretaria y Tarifa o Permiso Secretaria:
Este perfil permite que un usuario cargue horas a nombre de otro usuario sin la necesidad de perfil
profesional. Este permiso es exclusivo para secretarias o personas que ingresan horas a otras
personas pero que no ingresan horas personales. Con este permiso le permitirá cargar las horas de
las personas que tenga asignadas en la parte de “Usuario Secretario De”.
¿Cómo se aplica?
Debemos ingresar a la pantalla de usuarios (admin.sistema/Usuarios) y luego buscar al usuario que
deseamos otorgarle este permiso. Cuando ingresamos a la pantalla del usuario, debemos bajar
hasta la parte de “Permisos” como se muestra en la siguiente imagen.
Luego debes
seleccionar a las personas que este usuario le(s) puede ingresar horas. Las personas se seleccionan
con el clic del mouse, y si quiere asignar más de una debo dejar presionado el botón de CTRL y dar
clic a cada persona. Si deseo seleccionar a todos debo dar clic al primero, seleccionar el botón de
SHIFT y luego seleccionar el último (manteniendo el botón SHIFT presionado). Esto se define en la
siguiente pantalla:
Es importante aclarar que este usuario sólo podrá ingresar hora de los usuarios que tenga
seleccionados en la pantalla anterior. Este usuario no podrá ingresar horas propias a menos que
tenga el permiso de Profesional.
o Perfil Tarifa:
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Permite designar cuáles usuarios tiene acceso a modificar las tarifas de los clientes y asuntos.
Anteriormente todos los usuarios que tenían el permiso de “Admin.Datos” podían modificar las
tarifas. Pero por temas de seguridad creamos un nuevo permiso que permite designar el o los
usuarios que pueden modificar tarifas.
Si el usuario tiene el permiso de Admin.Datos pero no tiene el de tarifa, no va a tener acceso a las
pantallas de tarifa. El usuario puede seleccionar una tarifa y puede cambiar la moneda pero no
puede modificar dicha tarifa. Por ejemplo en la pantalla de los clientes, en la parte de datos de
tarificación se vería de la siguiente manera:
Como pueden ver, no le aparece el botón para editar ni crear nueva tarifa. Tampoco tiene acceso
en el menú inicial a la pantalla de tarifas en Cobranza/Tarifas.
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Clientes: Tiene nuevos campos en la creación de cliente o Información Comercial:
Usa Impuesto honorario: Permite configurar cada cliente si utiliza o no
impuesto para los honorarios. Esto aplica para Estudios que tienen
clientes en el extranjero y a éstos no les cobran honorarios con impuesto.
Usa Impuesto Gastos: Permite definir si los gastos cargados a este cliente
se les aplica impuesto o no.
Liquidar por separado: Permite definir si el cliente se liquidan los
honorarios y gastos juntos o por separado.
o Datos Facturación:
País: Permite guardar el país del cliente
Nombre Banco y Cuenta: Permite configurar que cada cliente o asunto
tenga una cuenta del estudio asignada. Luego este campo puede ser
parametrizable en las cartas de cobro.
o Alertas:
Se pueden configurar las alertas para que le lleguen al Encargado
Comercial (Attache Primario) y/o al Encargado (Attache Secundario).
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También se puede incluir los mails de otras personas que también les
puede llegar los mails de las alertas.
o Documentos legales por defecto (sólo aplica para clientes que tengan en nuevo
módulo de facturación): Permite configurar para cada cliente y/o asunto cuales
documentos legales quiero generar por defecto para mis honorarios, gastos con
impuesto o gastos sin impuesto. Esta configuración no es necesaria ni obligatoria
pero ayuda a que cuando en el nuevo módulo de facturación se generen
documentos legales, el sistema les facilite qué tipo de documento generar.