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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

SUBSISTEMA DE MEDIOS MATERIALES

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA

MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA ECONOMIA MANUAL DE MEDIOS MATERIALES Página No. 2 ______________________________________________________________________________________

CONTENIDO

INTRODUCCION.

CAPITULO I - CONTROL INTERNO.

1. Definición de Control Interno. 2. Características generales. 3. Ambiente de Control Interno. 4. Integridad y valores éticos. 5. Atmósfera de confianza mutua. 6. Organigrama. 7. Asignación de autoridad y responsabilidad. 8. Evaluación de riesgos. 9. Consideraciones para la aplicación en el Sistema Nacional de

Salud. 10. Actividades de control vinculadas con el Subsistema de Medios Materiales.

CAPITULO II – CONSIDERACIONES PRELIMINARES. 1. Resumen de Prohibiciones y Obligaciones que Garantizan el Control de

Los Inventarios de Medios Materiales. 1.1. - De las Prohibiciones. 1.2. - De las Obligaciones. 2. Regulaciones para un Mejor Control en la Transportación. 3. De la Contabilización de las Operaciones.

CAPITULO III – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LAS OPERACIONES DE INVENTARIOS DE MEDIOS MATERIALES.

1. - Requisitos Generales del Almacén. 2. - Del Acceso a los Almacenes. 3. - Del Control de los Medios Materiales en el Almacén. 4. - Del Movimiento del Almacén. 5. - Del Registro Contable de los Inventarios. 6. - Registro Contable de las Reservas Materiales de las Entidades. 7. - Organización Económica de la Farmacia de la Facultad - Policlínico. 8. - Control de las Piezas de Repuesto Recuperadas. 9. - Autorización para la Venta Mayorista de Productos Ociosos o de Lento Movimiento. 10. - Procedimiento Financiero Actualizado para cambio de Lámparas con Balastros Electrónicos en Empresas y Unidades Presupuestadas.

CAPITULO IV – REVISION Y SUPERVISION.

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1. Conteos Físicos Parciales de Inventarios de Medios Materiales. 2. Revisiones Periódicas por la Instrucción General No. 206. 3. Cuestionario de Supervisión. .

CAPITULO V – MODELOS Y ANEXOS.

♦ SC-2-04- "Informe de Recepción" ♦ SC-2-05- "Informe de Reclamación" ♦ SC-2-06- "Entrega de Productos Terminados" ♦ SC-2-07- "Solicitud de Entrega" ♦ SC-2-08- "Vale de Entrega o Devolución" ♦ SC-2-09- "Transferencia entre Almacenes" ♦ SC-2-11- "Conduce" ♦ SC-2-12- "Factura" ♦ SC-2-13- "Submayor de Inventario" ♦ SC-2-14- "Tarjeta de Estiba" ♦ SC-2-15- "Hoja de Inventario Físico" ♦ SC-2-16- "Ajuste de Inventario" ♦ SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas” ♦ “Programación de Conteos Físicos Parciales”. ♦ “Resultado de la Ejecución de los Conteos Físicos Parciales” ♦ “Acta de Responsabilidad Material” ♦ ANEXO 1 - Decreto Ley 249 de la Responsabilidad Material. Coeficiente

para Convertir el Precio en Pesos o Monedas Convertibles en Moneda Nacional.

CAPITULO VI - REFERENCIAS METODOLOGICAS




INTRODUCCION. Dando continuidad al proceso de implementación de los documentos normativos para la elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos y teniendo como fundamento metodológico los componentes y normas del Control Interno (1), se pone en vigor este documento. El Subsistema de Inventarios establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios tiene su denominación en las Unidades Presupuestadas como “Inventarios de Medios Materiales” y en las Empresas como “Inventarios de Medios de Rotación”. Como quiera que la mayoría de las Entidades económicas del Sistema Nacional de Salud está integrado por Unidades Presupuestadas, hemos denominado este documento como Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Medios Materiales. En su confección se ha tenido en cuenta las regulaciones vigentes de los organismos rectores de la economía, así como las complementarias dictadas por el Ministerio de Salud Pública para el Sistema Nacional Salud. En el Manual se describen los aspectos relacionados con la normación, registro y control de los hechos económico-financieros, la asignación de autoridad y responsabilidad, así como las acciones de supervisión y comprobación internas a nivel de cada Entidad. Su contenido es el resultado de una revisión minuciosa realizada por un grupo de experimentados especialistas de los diversos niveles del Sistema Nacional de Salud, como respuesta a la necesidad de garantizar la integridad física y disponibilidad permanente de los recursos materiales y financieros asignados al Organismo, considerando la importancia que tiene el esfuerzo económico que hace el País para dotar a las Entidades del Sector de estos valiosos y decisivos recursos, y así contribuir a garantizar la prestación de los servicios médicos a la población. El Manual pretende contribuir a la consolidación del principio de que el control interno sobre los recursos es en primera instancia responsabilidad del que labora con ellos y los custodia, pero en el cumplimiento de las regulaciones establecidas para su preservación, participan todos los trabajadores de la Entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan. El trabajador debe cumplir las funciones que le han sido asignadas, con la supervisión y control del jefe del área organizativa donde se encuentra ubicado y acompañado de las acciones de registro y monitoreo que corresponde ejercer al Área de Contabilidad. El conocimiento y aplicación de las normas incluidas en su contenido son indispensables para el adecuado control en las Entidades, dada la vulnerabilidad y riesgo que pudiera derivarse de la dispersión y tenencia de estos bienes por




trabajadores, técnicos y funcionarios, y la condición de accesibilidad, característica propia de toda instalación del sector. La estructura del Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Inventario de Medios Materiales cumple la función de brindar la información especializada de manera ágil y organizada a fin de contribuir y facilitar el trabajo de las áreas contables en las Entidades del SNS. El capítulo “Control Interno” recoge el marco conceptual, enunciando las características generales, ambiente en que se desarrolla el trabajo, las asignaciones y responsabilidades que se deben asumir para sustentar la labor económica y financiera de las Entidades. Las “Consideraciones Preliminares” es una sección que describe aspectos generales del Subsistema, dotando a los consultantes de un ámbito mayor de conocimientos, permitiéndoles comprender su contenido. “Organización y Control de las Operaciones de Inventarios de Medios Materiales” recoge las diferentes instrucciones y orientaciones que describen las acciones a desarrollar con los recursos materiales, los movimientos de entrada, salida, supervisión y control, tanto en los almacenes como en el Área de Contabilidad. Para garantizar la revisión sistemática y las supervisiones relacionadas con el movimiento documentario y demás factores de control vinculados al Subsistema, el bloque “Revisión y Supervisión” brinda las indicaciones que conducen este objetivo. El capítulo de “Modelos y Anexos” describe el formato e instructivo de los modelos y anexos específicos del Subsistema. Así como cualquier otra proforma o información que esté establecida relacionada con el tema. “En las Referencias Metodológicas” se registran las citas de los documentos oficiales que sustentan el contenido del Manual. Se brinda el tipo de documento, la Entidad que lo emitió, la fecha de su promulgación, el asunto que trata y la ubicación donde el usuario puede consultarlo.




CAPITULO I - CONTROL INTERNO.

El control interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia en el trabajo de las Entidades. En su sentido amplio se debe identificar con la participación de todos los trabajadores Por la importancia del tema y su simbiosis con el contenido del Manual es imprescindible la inclusión de los aspectos que a continuación se describen (1).

1. Definición de Control Interno. Es el proceso integrado de las operaciones que se efectúa por la dirección y el resto del personal de una Entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

a) Confiabilidad de la información. b) Eficiencia y eficacia de las operaciones. c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas. d) Control de los recursos de todo tipo a disposición de la Entidad.

2. Características Generales.

a) Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.

b) Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.

c) En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento, participan todos los trabajadores de la Entidad independiente de la categoría ocupacional que tengan.

d) Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones de la Entidad.

e) Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.

f) Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

g) El Control Interno en Entidades pequeñas, establecimientos y Entidades de base, debe ser sencillo, con el uso de pocos empleados que manejen y procesen poca información, previendo que el máximo dirigente o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

3. Ambiente de Control Interno. El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la Entidad




y los resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implantación y desarrollo exitoso. 4. Integridad y Valores Éticos. Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El Sistema de Control Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan. Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones legales. El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la cultura del organismo, lo que determina, en gran medida cómo se hacen las cosas, qué normas y reglas se observan y si éstas se tergiversan o se eluden. La dirección superior de la Entidad, en la creación de una cultura apropiada a estos fines, desempeña un papel principal, ya que con su ejemplo contribuirá a desarrollar o destruir diariamente este requisito de control interno. 5. Atmósfera de Confianza Mutua. Debe fomentarse una atmósfera de mutua confianza para consolidar el flujo de información entre las personas y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos de la Entidad. La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la Entidad. Un alto nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea de conocimiento por más de una persona. El compartir tal información fortalece el control, reduciendo la dependencia del juicio, la capacidad y la presencia de una única persona. 6. Organigrama. La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas. Lo importante es que su diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los objetivos fijados. Lo apropiado de la estructura organizativa podrá depender, por ejemplo, del tamaño de la Entidad. Estructuras altamente formales que se ajustan a las necesidades de una Entidad de gran tamaño, pueden no ser aconsejables en una Entidad pequeña.




7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad. El ambiente de control se fortalece en la medida en que los miembros de una Entidad conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la iniciativa para enfrentar y solucionar problemas, actuando siempre dentro de los límites de competencia. Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera que las decisiones queden en manos de quienes estén más cerca de la operación. Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que delegar tanto cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos. 8. Evaluación de Riesgos. El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de la Entidad. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la Entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto de la Entidad (internos y externos) como de la actividad.

9. Consideraciones para la Aplicación del Control Interno en el

Sistema Nacional de Salud. Teniendo como base fundamental que el Minsap desarrolla sus servicios en un esquema presupuestado, su propósito esencial se sustenta en la optimización del gasto de recursos mediante el perfeccionamiento de la administración. La buena administración, la eficiencia y la calidad del servicio son la expresión del comportamiento de cada una de las áreas de trabajo, siendo suficiente con que un Área trabaje deficientemente para que no se logre el objetivo propuesto. Las técnicas avanzadas de administración enuncian que implementar los componentes y sus normas en cada área de trabajo presupone “perfeccionar el proceso de administración” en todas sus funciones y en particular las de organización y control. Con este enfoque la Máxima autoridad de una Entidad y su Consejo de Dirección deben desarrollar las tareas de implementación para lograr que cada Área de Responsabilidad y/o área de trabajo de forma colectiva logre el ambiente de control.

Una Entidad tendrá implementado el control interno cuando cada uno de sus dirigentes, funcionarios y jefes menores lo hayan instrumentado en sus Áreas de Responsabilidad y desarrollen el trabajo de dirección utilizando las posibilidades




que brinda el método: “No solo que lo implemente es más importante que lo utilice”. Una Entidad tiene control interno cuando todas sus áreas de trabajo lo tengan. Un área de trabajo tiene Control Interno cuando se haya implementado, tenga evidencia y utilice:

a) La Estructura Organizativa del proceso de trabajo y de dirección. b) Definido el método y estilo de dirección. c) Ajustado el contenido de cada puesto de trabajo. d) Determinado los principales riesgos y las medidas de control por puesto

de trabajo y del Área. e) Controlada la información a recibir y enviar y los medios para cumplirlo

(canales de comunicación). f) Conocimiento de las normas jurídicas y económicas inherentes al área:

Convenio colectivo de trabajo. Reglamento disciplinario interno. Reglamento de la Entidad, presupuesto, costo y otros.

g) Evidencias. h) Estos instrumentos de administración deben permanecer al alcance de los

colectivos de trabajo por escrito y en una carpeta o manual. 10.Actividades de Control Vinculadas con el Subsistema de Inventarios de

Medios Materiales.

a). Cumplir lo establecido sobre la recepción a ciegas donde la persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y no tiene acceso al documento del suministrador.

b). El personal de los almacenes debe tener firmado el “Acta de

Responsabilidad Material” de acuerdo con lo establecido y que en caso de faltantes se aplica lo consignado en dicha regulación (3).

c). Las existencias reportadas por el almacén se cotejan diariamente con las

de los Submayores de Inventarios, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

d). Los almacenes tienen seguridad, se encuentran limpios y ordenados y

tienen designadas las personas que pueden tener acceso a los mismos.

e). Se realizan cuadres diarios entre el submayor de inventarios de Contabilidad con las tarjetas de control que tuvieron movimiento en el día a través de los documentos correspondientes. En el caso de que el Subsistema de Medios Materiales esté automatizado se obtendrá el cuadre diario completo del Subsistema.

f). Se efectúan las revisiones establecidas dejando constancia de las

mismas.




g). Ningún personal de los almacenes tiene acceso a los registros contables, ni a los Submayores de control de los productos.

h). Los movimientos de inventarios se rigen por los modelos establecidos por

el Ministerio de Finanzas y Precios.

i). Habilitar los modelos establecidos por el Subsistema.




CAPITULO II – CONSIDERACIONES PRELIMINARES.

1. Resumen de Prohibiciones y Obligaciones que Garantizan el

Control de Los Inventarios de Medios Materiales. Atendiendo a la importancia que tiene el control de los recursos materiales, así como a las manifestaciones de indisciplina en el cumplimiento de lo regulado que se pueden producir, es pertinente recopilar las prohibiciones y obligaciones que garantizan la buena administración de estos recursos que se describen seguidamente: 1.1. - De las Prohibiciones. Sobre las Compras. a.) Efectuar compras de mercancías y servicios sin la previa aprobación del

funcionario designado. b.) Efectuar compras por funcionarios ajenos al autorizado. c.) Introducir mercancías directamente en las áreas de trabajo sin previa

recepción y entrega por el almacén de la Entidad. d.) Hacer compras de mercancías y servicios a vendedores fortuitos o

desconocidos. e.) Realizar compras de bebidas alcohólicas y cervezas, con excepción de los

casos que sean autorizados por el nivel superior de forma documentada. f.) Realizar compras de mercancías y servicios en la red de Comercio Minorista

o de venta a la población. g.) Realizar compras de mercancías sin que exista entre el proveedor y la

Entidad la formalización de las relaciones contractuales establecidas. 1.2. - De las Obligaciones. Aspectos Generales. a) Previo a la contratación y/o compra verificar:

♦ Resolución de creación de la Entidad. ♦ Objeto Social aprobado por el Ministerio de Economía y Planificación. ♦ Registro Comercial del Mincin. ♦ Nomenclatura de productos y servicios aprobados por el Mincin. ♦ Licencia para operar la cuenta bancaria.




♦ La primera vez visitar la Entidad suministradora y confirmar con el Área Legal del Organismo Superior la vigencia de ésta.

b) Toda adquisición de recursos materiales debe contabilizarse al momento en

que se reciben y las inversiones cuando se certifiquen, con independencia del pago.

c) Igual proceder se debe ejecutar con las entregas de recursos materiales y los

pagos. d) El registro debe efectuarse por el precio de adquisición o por el estimado. e) Los hechos deben registrarse en el período en que ocurren (mensual). a.) Utilizar directamente los ingresos para efectuar pagos u operaciones

financiero - mercantiles. f) Entregar los recursos materiales y financieros mediante documento firmado

por las partes. g) Mantener la custodia de los recursos materiales mediante Acta de

Responsabilidad Material. h) Controlar en almacén y contabilizar los recursos materiales, incluyendo los

AFT, adquiridos al amparo de Donaciones y Proyectos. i) Se recuerda que la contabilidad es diaria, veraz, confiable y oportuna.

2. Regulaciones para un Mejor Control en la Transportación. Atendiendo a que se ha observado incumplimientos de las normas establecidas en la transportación de mercancías, medios básicos y productos en general se reitera a continuación las orientaciones procedentes: El transportista está en la obligación de cumplir entre otros aspectos los siguientes: a). Contar físicamente la carga comprobando el resultado contra los documentos

establecidos. b). Verificar si la presentación, estado físico y demás especificaciones de la

carga no han sido alteradas. c). Conducir la carga a su destino velando porque se mantengan inalterables los

aspectos señalados anteriormente.




d). Efectuar la entrega de la carga al receptor exigiendo del mismo la firma de los documentos establecidos.

Se hace necesario reafirmar que la transportación de mercancías, medios básicos y productos en general deben estar amparados por su correspondiente documentación la que se habilitará por la Entidad de origen entregándole copias de la misma al transportista, según el modelo establecido por el Sistema Nacional de Contabilidad. Los destinatarios de la presente quedan responsabilizados con orientar en su Entidad a los subdirectores administrativos, jefes de abastecimiento o almacén, chóferes y demás personal que deba conocer del contenido y aplicación correcta de esta regulación. 3. De la Contabilización de las Operaciones. Los requerimientos técnicos para la confección de los asientos contables que se generen por la aplicación de este Manual, están contenidos en el Manual de Normas y Procedimientos del Subsistema de Contabilidad, ubicado en la página electrónica de la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Minsap:

//www.dncontabilidad.sld.cu/


http://www.dncontabilidad.sld.cu/



CAPITULO III – ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE MEDIOS MATERIALES. Las operaciones vinculadas a los Medios Materiales se ejecutan a través de los almacenes e instalaciones destinadas a esta función. El almacén es el área dedicada a la recepción, almacenamiento y conservación de los productos, útiles, materias primas, medicamentos, víveres, efectos médicos y similares, así como de otros materiales e insumos y cumple la función de viabilizar el depósito y conservación de dichos recursos y su entrega a las diferentes estructuras de la Entidad. 1. - Requisitos Generales del Almacén. a). Ubicarse en un local independiente, delimitado física y estructuralmente del

resto de las áreas de forma que garantice la preservación física de las existencias, la separación en zonas de los productos según sus características además de las condiciones mínimas para la recepción y entrega de los productos.

b). Deben presentar condiciones adecuadas que garanticen la seguridad de los

productos contra robo, incendio, lluvia u otros elementos en evitación de su deterioro o pérdida.

c). Dotarse de las condiciones estructurales y ambientales establecidas en las

Normas Técnicas de Almacenamiento para cada producto o grupo de ellos y de las disposiciones higiénico-sanitarias.

d). Disponer de estantes, anaqueles, gavetas, y palets adecuados y suficientes

para la correcta ubicación de los productos. Debe asegurarse también, el almacenamiento correcto de productos que sean fotosensibles, higroscópicos y los que requieren baja temperatura.

e). Estar bajo la responsabilidad de personal capacitado y adiestrado en la

aplicación de las normas y los procedimientos para el control y almacenamiento de los productos.

f). Como organización general, el almacén puede estructurarse en secciones donde se agrupen los productos atendiendo a las diversas categorías, procurando su almacenamiento en zonas diferenciadas e identificadas.

g). Además se crearán áreas o zonas para productos que precisan condiciones

especiales de seguridad y almacenamiento dispuestas en las normativas y regulaciones vigentes.

h). Estas secciones y áreas estarán bien delimitadas, señalizadas y

controladas. Es aconsejable que de tratarse de materias primas se coloquen




en riguroso orden alfabético y considerando número de lote y fecha de vencimiento.

Normas Generales de Almacenamiento. a). El responsable de Almacén debe cumplir y velar porque se cumplan los

procedimientos y controles establecidos para esta área.

b). Mantener una adecuada higiene y organización del área de almacenamiento.

c). Cuando se trate de almacén como el de medicamentos, el personal que labora en el mismo o tenga acceso a él deberá estar adecuadamente uniformado.

d). Para facilitar la localización de los productos, los estantes, gavetas y palets estarán correctamente identificados y señalizados (Los estantes con números y las gavetas o anaqueles o letras ajustándose al orden alfabético de los productos almacenados).

e). Además, estos recursos no deben estar en el piso sino en estantes,

anaqueles, burros o parlets, separado de las paredes y donde las hileras de productos estibados, tales como sacos, cajas u otros envases, estén correctamente entrelazados para evitar su derrumbe.

f). Los bienes destinados a las inversiones deben estar separados o

debidamente identificados, para evitar su utilización incorrecta. g). En el caso que la Entidad posea productos recuperados o de uso deben

estar separados de los nuevos sin utilizar.

h). Cada tipo de medicamento debe estar claramente identificado y separado del resto de los productos, además estará organizado según los procedimientos de Rotación de Lotes y Fecha de Vencimiento, cuando se trate de productos que así lo requieran.

i). No se utilizarán diminutivos, nombres comerciales o códigos no aprobados para la identificación de los productos.

j). En el caso de los medicamentos deben conservarse según las Normas de Almacenamiento establecidas y las especificaciones y recomendaciones de los Laboratorios Productores y / o Distribuidores, prestando particular atención a los medicamentos fotosensibles, higroscópicos o que precisan bajas temperaturas para su conservación.

k). La conservación de medicamentos en frío se realizará según la clasificación de los mismos X1, X2, X3 siguiendo la organización según forma farmacéutica y demás normas establecidas.




l). La colocación de los productos en las diferentes áreas se hará de forma cuidadosa y organizada evitando la superposición excesiva, sobrecarga, daño o afectación entre los productos.

Generalmente las Entidades del S.N.S. pueden poseer los tipos de almacenes que se mencionan seguidamente:

♦ Misceláneas. Integrado por medios materiales de carácter general como los recursos de aseo y limpieza, materiales de oficina, material de mantenimiento y otros.

♦ Víveres. Todo lo referente a productos para la alimentación.

♦ Medicamentos. Es el área de los servicios farmacéuticos hospitalarios

dedicada a la solicitud, recepción, almacenamiento, conservación y traslado al área de dispensación de los productos farmacéuticos destinados al tratamiento terapéutico-clínico de los pacientes y a otras de productos destinados a pacientes o a actividades de servicios asistenciales, propiciando el correcto funcionamiento del hospital y un adecuado control técnico y contable de los mismos.

Los procedimientos específicos que esta Área debe cumplir están descritos en los Manuales de Normas y Procedimientos de la Farmacia Hospitalaria, Tomo I y II y Farmacia Comunitaria, Tomos I y II.

♦ Efectos Médicos. Hay hospitales que por condiciones estructurales o de

espacio mantienen otras mercancías como: efectos médicos y estomatológicos, material de curación, otros insumos de uso médico, cristalería de laboratorio y similares.

2. - Del Acceso a los Almacenes. a). El Encargado del Almacén debe poseer la relación de los nombres, apellidos

y cargos de las personas facultadas para acceder al área de almacenaje. También debe informarse en un lugar visible en el almacén.

b). Por otra parte el personal de almacén, así como los jefes o encargados de

almacén, abastecimiento o comercial no pueden tener acceso a los registros contables, ni tampoco el personal de Área Contable puede instruir al personal del almacén que ejecuten anotaciones de tipo alguno.

c). En el caso que por razones de lejanía o racionalidad sea necesario llevar

Submayores de Inventarios en las áreas de almacén, se verificará que el Encargado de llevar los mismos está subordinado directa o metodológicamente al Área de Contabilidad y que además esté ubicado físicamente en un local separado del personal responsabilizado con la custodia de los bienes.




d). Es necesario que la llave del almacén esté en poder de una sola persona.

3. - Del Control de los Medios Materiales en el Almacén. a). Las existencias físicas de productos en el almacén se controlarán a nivel de

surtido mediante la implantación del modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” (5). Estas tarjetas recogerán los movimientos de entradas y salidas de cada producto, así como los ajustes cuando los hubiere, mostrando el saldo resultante que deberá coincidir con las existencias físicas de los productos que se encuentran en el almacén. Es obligatorio mantenerlas actualizadas permanentemente.

b). Los modelos SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” deben estar ubicados junto a los

productos almacenados o en un lugar cercano al mismo cuando por las características de su almacenamiento (intemperie) o el producto (estibas de sacos de arroz, granos, azúcares y otros), así lo aconsejen.

c). La habilitación de las Tarjetas de Estiba modelo SC 2-14, será autorizada

por el funcionario que tenga subordinado el Almacén en la Entidad mediante su media firma y cuño en el margen superior derecho. Toda anotación que se realice en las mismas deberá estar referenciada con el documento que la origina (Recepción, Transferencia, Ajuste de Inventario y otros).

d). De existir productos “en consignación” deberán ser estibados separados al

que corresponden a la Entidad, controlados a través del modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” independiente, para diferenciarlos del resto de los productos.

e). El personal que labora en el almacén: Encargados, dependientes, áreas de

ventas vinculados a la custodia de los bienes materiales almacenados, deben tener firmada el “Acta de Responsabilidad Material” establecida (3), que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual y que garantiza la responsabilidad individual jurídica sobre el control de los productos.

f). El “Acta de Responsabilidad Material” puede estar emitida en forma

individual o colectiva, atendiendo a la manipulación y responsabilidad individual o colectiva de los productos almacenados, pero las mismas tienen que estar firmadas por cada uno de los trabajadores responsabilizados por la custodia de estos bienes.

g). En el Acta deben precisarse los bienes objetos de custodia y hacer

referencia a los documentos de recepción, traslados y entregas por los cuales responderán en caso de pérdidas, deterioros o extravíos de los bienes específicos señalados en los mismos.




h). Mientras que productos o artículos tales como: útiles y herramientas, instrumental médico que pueden constituirse como Inventarios en Uso estén en el almacén, se controlarán por el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba”. Cuando sean entregados a las áreas de la Entidad para su explotación deberán controlarse, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Inventarios en Uso.

4. - Del Movimiento del Almacén. De las Entradas. a). La recepción es el procedimiento mediante el cual se garantiza que los

productos recibidos de los suministradores satisfagan los requisitos cualitativos y cuantitativos necesarios para su almacenamiento y posterior utilización. Este proceso ha de ser ejecutado necesariamente en el área de almacén.

b). Para la recepción se ha de prever la existencia de un área delimitada. Si no

es posible independiente, que al menos garantice la separación de los productos por recepcionar del resto de los renglones en existencia.

c). La recepción de medicamentos en especial ha de ser realizada y/o

supervisada por personal capacitado y adiestrado en los procedimientos de almacenamiento.

d). La recepción debe garantizar la revisión de la cantidad y calidad exacta de

los productos recibidos ya que constituye el paso primario para la conformación de los inventarios.

e). Aún cuando la Empresa suministradora utilice servicios de terceros

especializados en el control de la distribución (Intermar, Cubacontrol y otros) para certificar la exactitud del despacho en origen, las farmacias se deben cumplir los pasos de la recepción.

f). En almacenes, como los de medicamentos o donde se reciba una cantidad

considerable de bultos, la recepción puede realizarse en dos etapas conocidas por: Recepción Preliminar y Recepción Detallada. Estos procedimientos están descritos en los Manuales de Normas y Procedimientos de Farmacia Hospitalaria, Tomo I y el Manual de Farmacia Comunitaria, Tomo I.

De la Recepción a Ciegas. a). En los movimientos de entradas al almacén debe emplearse el modelo SC-

2-04 – “Informe de Recepción” (5) , descrito en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual, que formaliza la recepción de los productos que se reciben en los almacenes, procedentes de otras Entidades (proveedores o




suministradores), a través de los modelos SC-2-12 – “Factura” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos o SC-2-11 – “Conduce” (5).

b). El debe prepararse previamente a partir del documento que acompañe a los

productos que se reciben, situando su código, descripción y unidades de medida, debiendo ser llenado como recepción a ciegas por otra persona que consignará las cantidades físicamente recibidas.

c). En el almacén donde exista más de una persona, una de ellas debe tener

acceso a los modelos SC-2-12 – “Factura” (5) o SC-2-11 – “Conduce” (5) y a la elaboración previa del modelo SC-2-04 – “Informe de Recepción”, situando el código, descripción y unidades de medida de los productos y la otra persona debe hacer el conteo, medición o pesaje, consignado las cantidades en dicho modelo.

d). En el almacén donde haya solamente una persona, el acceso a los modelos

SC-2-12 – “Factura” (5) o SC-2-11 – “Conduce” (5) debe realizarse por una persona ajena al almacén.

e). Siempre que se produzca una recepción es imprescindible, contar, medir o

pesar en el tiempo establecido y hacer las reclamaciones del caso.

f). Al anotar cada recepción de producto, es importante verificar si la existencia física total del producto se corresponde con la cantidad registrada como existencia.

g). En el caso de existir discrepancias entre los productos recibidos físicamente

y los consignados en los modelos SC-2-12 – “Factura” o SC-2-11 – “Conduce”, se debe emitir el modelo SC-2-05 – “Informe de Reclamación” (5), descrito en el Capítulo V Modelos y Anexos de este Manual, que es el procedimiento mediante el cual se formaliza la inconformidad por no ajustarse lo recibido a lo convenido con los suministradores o reflejado en la factura, ya sea por diferencias desde el punto de vista cuantitativo o cualitativo.

h). Este proceso se hará previo acuerdo contractual con los suministradores de

los términos bajo los cuales se efectuará (periodicidad, responsables, refacturación y otros) y se consumará mediante la emisión del modelo SC-2-05 “Informe de Reclamación” cumpliendo las instrucciones del mismo.

De la Recepción del Combustible. a). En el caso que la Entidad reciba volúmenes significativos de combustible de

gas oil o fuel oil los tanques deben estar aforados, es decir, contar con una vara de medición graduada que permita, introduciéndola en el tanque, conocer la existencia en ese momento mediante una tabla que tiene grabada la altura de la vara (en centímetros o pulgadas), con la capacidad del tanque de combustible en litros o galones.




b). Esta vara y tabla de asociación altura – capacidad puede haber sido hecha por el fabricante del tanque o mediante la aforación de especialistas del normación y metrología, del área técnica de la Entidad, o de su nivel superior u organismo, pero en todos los casos es obligatoria su existencia.

c). Debe verificarse que diariamente al inicio del día o turno de trabajo y al

finalizar el mismo, exista una medición física de los tanques, para comparar lo consumido por medición y lo expedido por vales y lecturas de las bombas, dejando constancia que se analizan las diferencias en caso de existir, si son por evaporación u otras causas.

d). Igualmente se comprobará si en la recepción de combustible se miden los

tanques antes y después de la recepción y se compara la diferencia de lectura contra lo recibido en la factura, estableciéndose la reclamación de existir alguna.

e). En el caso de tanques de combustibles que abastezcan directamente a

equipos como calderas, cocinas y otros equipos bien sean impulsados por una bomba o por gravedad y que tengan aberturas por donde se pueda introducir una vara, se comprobará que periódicamente y al menos al finalizar el último día de cada mes, se haga una medición para poder conocer la existencia física y hacer los análisis, mediciones, comparaciones del combustible consumido correspondientes, además de reflejar en los gastos y costos lo realmente consumido.

f). Esta operación de medición debe hacerse también al recibirse combustible

como se señaló para los lugares donde existen bombas de expedición. g). Si una Entidad tiene algún proceso que genere producción de artículos debe

emplear el modelo SC-2-06 – “Entrega de Productos Terminados al Almacén” (5), descrito en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual, que le permite formalizar la entrega de productos terminados al almacén, bien sean con destino a la comercialización o al insumo, provenientes de las áreas de producción en que se les da terminación a los mismos. Puede incluirse en este caso el área de Costura.

De las Salidas. a). Debe existir una relación de los nombres, apellidos, cargos y muestras de

las firmas y facsímiles de las personas facultadas a solicitar los productos al almacén para el desarrollo de las áreas de operaciones de la Entidad, así como para aprobar las entregas y transferencias entre almacenes.

b). En el caso de los pedidos al almacén se emplea el modelo SC-2-07 –

“Solicitud de Entrega” (5), descrito en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual, a través del cual, formalizan el pedido de productos para sus consumos las Áreas o Centros de Costos que integran la Entidad.




c). Una vez recibido SC-2-07 – “Solicitud de Entrega” de las áreas, de acuerdo con la organización que tenga establecido el almacén para la entrega de materiales, la persona encargada del despacho cotejará la firma del solicitante con el listado existente de firmas autorizadas y de corresponder efectuará el despacho, teniendo en cuenta las normas que para los mismos tenga establecida la Administración.

d). Toda salida tiene que estar amparada por el modelo o vale correspondiente,

por lo que para responder al modelo descrito en el párrafo anterior, se efectúa la entrega de los productos en el modelo SC-2-08 - “Vale de Entrega o Devolución” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual y que ampara los despachos con destino a las áreas. Se debe consignar claramente en todo modelo o vale el nombre y firma de las personas que reciben los productos y consignar en el modelo el número control consecutivo y la fecha de la operación.

e). Al propio tiempo este modelo sirve para formalizar una devolución de

productos al almacén distribuidor.

f). Hay que mantener al día los modelos habilitados para el control de los productos, haciendo las anotaciones inmediatamente que se realice un movimiento y conservar en perfecto estado las tarjetas y vales, en uso o llenos, para cualquier revisión o control.

5. - Del Registro Contable de los Inventarios. a). Los productos y/o artículos controlados en el almacén mediante el modelo

de control físico SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” tienen su contrapartida en el Área de Contabilidad a través del modelo SC-2-13 – “Submayor de Inventario” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual y que cumple la función de controlar las existencias en el almacén de los productos adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y saldo en existencia de los mismos y su valor.

b). Diariamente los almacenes envían al Área de Contabilidad los modelos

correspondientes al movimiento de entradas y salidas del día de operaciones. Esta Área procesa manual o de forma automatizada el registro de las operaciones. En el valor de los inventarios se incluyen los recargos y descuentos pagados por el Entidad.

c). En este registro se anotan los modelos SC-2-12 – “Factura”, SC-2-11 –

Conduce”, que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual, SC-2-05 – “Informe de Reclamación”, SC-2-06 – “Entrega de Productos Terminados al Almacén”, SC-2-07 – “Solicitud de Entrega” y SC-2-08 - “Vale de Entrega o Devolución”




d). Las existencias reportadas por el almacén en los vales de salida o entrada de productos se cotejan diariamente con las del modelo SC-2-13 – “Submayor de Inventario”, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas y dejando evidencia de las investigaciones.

e). Los faltantes o sobrantes que surjan se deberán analizar y si la subsanación

lo requiere deberá confeccionarse el expediente correspondiente con las prescripciones establecidas por las regulaciones (6) (9) y Anexo 1 del Capítulo V de este Manual.

f). También se anotan las operaciones de los modelos SC-2-06 –

“Transferencia entre Almacenes” (5) que amparan las transferencias entre almacenes de una misma Entidad, pudiéndose utilizar también entre centros de costos y servir de base a las anotaciones de las entregas de productos entre almacenes y centros de costo.

Del Precio Promedio. a). Los productos que se reciban de los suministradores con el mismo código

pero con distinto precio, cosa muy frecuente en los productos relacionados con la alimentación, se incluirán en un solo modelo SC-2-13 – “Submayor de Inventario”, calculándose el precio promedio entre el precio ya registrado y el nuevo que se recepciona.

b). Esto conlleva que debe existir una vinculación estrecha de trabajo entre el

Almacén y el Área de Contabilidad, de manera que el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” se habilite, con el mismo número de control del modelo SC-2-13 – “Submayor de Inventario” para que exista asociación correcta en los movimientos que deben producirse en los productos registrados en sendos modelos.

6. - Registro Contable de las Reservas Materiales de las Entidades. El Ministerio de Finanzas y Precios mediante su Resolución (8) que norma el registro contable de las Reservas Materiales a partir de lo que se establece en el Decreto de fecha 20 de julio de 2005 dictado por el Presidente del Consejo de Estado de la República de Cuba, poniendo en vigor la Norma Especifica de Contabilidad No. 2 “Reservas Materiales” (NEC-2), la que se integra a la Sección II del Manual de Normas Cubanas de Información Financiera, por lo que se hace necesario para su adecuación a las Entidades subordinadas del Ministerio de Salud Pública dictar el procedimiento siguiente: En la Norma Específica de Contabilidad No. 2 del Ministerio de Finanzas y Precios se establece el uso de los siguientes términos: Reservas Materiales: Constituyen los recursos materiales acumulados por los órganos y organismos estatales, Entidades económicas e instituciones sociales,




destinados a garantizar la seguridad de la nación , la alimentación y bienestar del pueblo, garantizando el normal funcionamiento de la economía, así como, durante las situaciones excepcionales, la vida de la población; mantener y elevar la capacidad de resistencia del país, asegurar la realización de las acciones combativas, mantener la seguridad y el orden interior, prevenir y restablecer las consecuencias derivadas de desastres y continuar la actividad económico productiva. Estas reservas se desglosan en dos grandes grupos: Las Reservas Estatales que se destinan a garantizar el desarrollo y normal funcionamiento de la Economía Nacional, prevenir y restablecer las consecuencias derivadas de desastres, fortalecer la capacidad defensiva del país, así como brindar ayuda internacionalista. Las Reservas Estatales se acumulan por el por ciento establecido en las Entidades depositarias o por asignaciones realizadas por el organismo competente y serán financiadas según la legislación vigente. Las Reservas Intocables para la Defensa, que están integradas a su vez por las Reservas Movilizativas; éstas constituyen la continuidad de la producción y los servicios en tiempo de guerra, el orden interior y las demandas territoriales de la lucha armada, la economía y la población, y solo serán empleadas para el cumplimiento de las misiones para las que fueron creadas. Las Reservas Movilizativas se acumulan por las Entidades sobre la base del por ciento establecido para los recursos incluidos en las nomenclaturas aprobadas que reciben y son financiadas en correspondencia con la legislación vigente. Reconocimiento de las Reservas Movilizativas. Las Entidades que están obligadas a custodiar estas reservas, reconocerán en sus registros contables el valor de los inventarios traspasados por el Instituto Nacional de la Reserva Estatal (INRE), por la información refrendada en documentos que avalen la conciliación entre ambas Entidades, previo conteo físico. Los precios a utilizar en el caso de los inventarios adquiridos, será el de adquisición y en el caso de los resultantes de producciones propias, será el costo unitario de producción. Para la contabilización del monto de estas reservas se habilita la subcuenta 98-Reserva, dentro de las cuentas de inventarios correspondientes, (ejemplo: Materias Primas, Combustibles, Alimentos, Medicamentos y Materiales Afines, y otros) El incremento de activos se tratará como un incremento de la Inversión Estatal. Es decir se contabilizará en la cuenta de inventario correspondiente teniendo como contrapartida la cuenta 600-Inversión Estatal, subcuenta 200




El justificante del alta de los inventarios traspasados a las Entidades será la documentación firmada en la conciliación efectuada entre el INRE y la Entidad, la cual deberá incluir todos los datos necesarios para el adecuado control físico, administrativo y contable, entre ellos, el precio unitario de los productos. Los gastos de transportación, almacenaje, conservación, rotación, protección y control, así como cualquier otro gasto relacionado directamente con el cuidado y mantenimiento de estos inventarios no formarán parte del valor del los inventarios y se registrarán como gasto de la Entidad en el momento en que se incurra en ellos. Cuando la Entidad efectúa la rotación de los inventarios que constituyen la Reserva Movilizativa y los precios de los nuevos productos difieran de los anteriores, deberá realizar el ajuste en sus registros contables, actualizando el valor en la cuenta de inventarios correspondiente. Reconocimiento de las Reservas Estatales. La Entidad depositaria de la reserva estatal, al facturar reconocerá un derecho de cobro al INRE por el monto total del importe de los inventarios adquiridos para formar parte de esta reserva. Las Entidades que actúen como depositarios responsabilizados de la custodia de las reservas estatales, deberán habilitar la cuenta de orden 085 – Reservas Estatales, con subcuentas que correspondan a cada tipo de inventario, en las cuales se registren estos inventarios de forma diferenciada a los inventarios propios de la Entidad. Estos inventarios serán controlados en la misma forma que los inventarios de la Entidad aplicándosele a la conservación y custodia de los mismos las mismas normas establecidas para los inventarios de la Entidad Los gastos de transportación y almacenaje, en que incurran las Entidades depositarias de estas reservas no constituirán gastos de la Entidad y correrán a cargo del INRE. De igual forma, las perdidas o mermas naturales que estén debidamente certificadas, no afectarán el resultado de la Entidad depositaria. Cuando la rotación del inventario inicial se realice por otro inventario con precio mayor, la Entidad depositaria facturará la diferencia al INRE y actualizará las cuentas de orden en las cuales están registrados contablemente los mismos. En los casos en que el valor de los inventarios adquiridos para sustituir los que inicialmente constituían la reserva sea inferior, la Entidad depositaria debe reconocer una obligación de pago con el INRE por el total de la diferencia. En caso de faltantes, deterioro, o sustracción de las reservas materiales, la Entidad depositaria deberá proceder de acuerdo con las disposiciones vigentes.




No se revelará, de manera diferenciada, información alguna sobre estos inventarios en el Estado de Situación o Balance General de las Entidades Se establece el uso del Modelo “SC-2-17 Movimiento de Reserva Movilizativa”, que se describe en el Capítulo V - Modelos y Anexos de este Manual. 7. - Organización Económica de la Farmacia de la Facultad - Policlínico. La creación de las Facultades-Policlínicos para la formación de profesionales de la salud condiciona la adecuación de las formas tradicionales de administración al nuevo modelo en desarrollo. La farmacia de la Facultad-Policlínico tiene semejanzas, con la de los modelos existentes con predominio de la Farmacia Hospitalaria por lo que resulta conveniente adecuar este modelo a la de nuevo tipo y para ello se orienta el procedimiento siguiente: a). Aplicar el sistema organizativo vigente para las farmacias de los hospitales

adecuando el Manual de Procedimientos a las características propias de cada farmacia.

b). Con independencia de la estructura organizativa que se adopte, se

establecerá contablemente un solo inventario de medicamentos aplicando el sistema de inventario perpetuo propio de los almacenes. En unidades físicas en la farmacia y en unidades física y valor en contabilidad.

c). Donde las condiciones lo permitan y se cree un área de dispensación

(despacho) en ésta se podrá aplicar el subsistema de Fondo Fijo con reposición una o dos veces por semana.

d). En este caso es opcional la contabilización independiente del resto de las

existencias.

e). Los procedimientos de control físico, recepción, solicitud, despacho, chequeos periódicos y ajustes son los vigentes para el hospital.

f). Se introduce la realización de un inventario físico total al cierre de cada mes

al objeto de garantizar el cuadre contable y la información confiable. g). En todos los casos las entregas de medicamentos se contabilizarán a gastos

de la unidad. De la entrega de medicamentos




a). En todos los casos la dispensación de medicamentos se realizará al amparo de la Receta Médica expedida por el Facultativo debidamente cumplimentada en todas sus partes.

b). Los productos controlados mantendrán igual control que en la farmacia de

población.

c). En cada despacho las entregas se anotan en la columna salida de la Tarjeta de Estiba actualizando el saldo.

d). Diariamente al finalizar cada turno de trabajo se realizará un resumen por

producto de las entregas del turno y se emitirá el correspondiente “Vale de Entrega” a fin de amparar la contabilización de las salidas de inventario y reponer en su caso, el Fondo Fijo del área de despacho.

e). Al “Vale de Entrega” se acompañarán las Recetas Médicas que justifican la

entrega al paciente.

Entrega a Estudiantes a). Las Recetas Médicas emitidas para ordenar medicamentos a estudiantes

deberán identificarse a fin de propiciar la entrega gratuita por la farmacia. b). El método de identificación que se adopte deberá garantizar una seguridad

razonable que impida el mal uso de este destino.

c). Puede utilizarse un cuño único con determinado nivel de acceso u otro método. (Relación de estudiantes).

d). En todos los casos las entregas de medicamentos es personal.

Entrega a la Población a). Las entregas a la población se realizará mediante la venta a los precios de

población. b). Las ventas se realizarán al amparo del Vale de Venta adjuntándole la receta

médica. Se emitirá un vale por paciente. c). Diariamente al final de cada turno de trabajo se efectuará una liquidación de

las ventas para la entrega del efectivo recaudado en la caja de la Facultad-Policlínico.

d). La liquidación se realizará a partir del arqueo del efectivo recaudado por las

ventas y la suma de los Vales de Venta emitido durante el turno. e). El modelo de Liquidación de Caja acompañado de los Vales de Venta se

entregará en la caja conjuntamente con el dinero efectivo.




f). Los modelos de Vale Venta y de Liquidación de Caja son los que se utilizan

en la farmacia de población. g). Caja

h). En la caja de la facultad se creará un Fondo para Cambio y se entregará

mediante Acta de Entrega y Responsabilidad Material al Responsable de farmacia.

i). En la farmacia se crearán condiciones mínimas de seguridad para la

tenencia del efectivo que se recauda en cada turno.

j). También se limitará el acceso del personal al área y se establecerá la responsabilidad material de los recursos por las personas que allí laboran.

k). Recepciona el efectivo recaudado revisa el consecutivo de los Vales de

Venta y firma el modelo de Liquidación de Caja.

l). Posteriormente entrega la liquidación y los Vales de Venta a Contabilidad para su cuadre.

m). Al siguiente día hábil bancario procede a depositar el efectivo recaudado en

la Agencia Bancaria. Área de Contabilidad a). Contabiliza las existencias y el movimiento del inventario de medicamentos

mediante el subsistema de inventario.

b). Recibe, revisa y contabiliza el Vale de Entrega de cada turno, así como lo concilia con las recetas que lo ampara.

c). Controla las existencias y el consecutivo de los Vales de Venta en almacén.

d). Efectúa la entrega controlada mediante una libreta, al responsable de la

farmacia que firma la entrega y recepción de los mismos. e). Recibe, revisa y aporta al presupuesto y contabiliza la Liquidación de Caja

acompañada de los Vales de Venta. Revisa el consecutivo de los Vales, así como los precios, cálculos y sumas y finalmente comprueba que la suma total de los Vales coincida con el efectivo depositado en caja-banco.

f). Efectúa chequeos de las existencias de medicamentos y los ingresos por

ventas.

g). Exige y participa en la realización y cuadre del inventario de fin de mes.




h). En caso de diferencia se solicita la aplicación de la Legislación Vigente (3). 8. - Control de las Piezas de Repuesto Recuperadas. Para garantizar la valoración uniforme, contabilización y control de las mismas piezas de repuesto recuperadas y además posibilitar su oportuna información, se emiten las indicaciones siguientes: a). La valoración de las piezas recuperadas se hará al 80% del valor de las

piezas nuevas, para aquéllas que no requieren de un proceso de reparación o restauración para ser insumidas. De no conocerse el precio de adquisición de la pieza nueva, el valor se determinará a partir del de una pieza comparable.

b). Las piezas ya valoradas se enviarán al almacén, donde se emite el modelo

SC-2-04 – “Informe de Recepción” señalando de forma precisa que son piezas recuperadas, a los efectos que puedan ser reportadas en unidades físicas y valor en la información estadística establecida.

c). Para controlar estas piezas se habilitarán los mismos modelos que

habitualmente se utilizan para controlar los productos en existencia o sea SC-2-16 – “Submayor de Inventarios” y SC-2-14 - Tarjeta de Estiba” y que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual.

d). Como los gastos en que se incurre en la recuperación de las piezas estarán

contenidos en la ejecución de los gastos de las unidades presupuestadas, no podrá contabilizarse nuevamente como gasto el valor atribuido a estas piezas cuando se extraigan del almacén para ser utilizadas.

9. - Autorización para la Venta Mayorista de Productos Ociosos o de Lento Movimiento. La Resolución (7) establece el procedimiento para la venta en CUP de los inventarios ociosos y de lento movimiento tanto los inventarios financiados por el Presupuesto del Estado como inventarios propios de las Entidades en las unidades presupuestadas, las empresas estatales y las sociedades mercantiles de capital totalmente cubano. En cumplimiento de esta disposición se establece el procedimiento siguiente: I. Inventarios Financiados por el Presupuesto del Estado. I.1. Las Entidades estatales, depositarias de inventarios ociosos financiados por el Presupuesto del Estado, solicitan a través del órgano u organismo al que se subordina, autorización para su venta a la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Finanzas y Precios.




I.2. La solicitud de venta debe enviarse a la Dirección de Finanzas y Contabilidad del Minsap y debe contener, como mínimo, la información siguiente:

a). Entidad solicitante. b). Entidad Comercializadora. c). Tipo de producto, cantidad, unidad de medida, precio unitario y valor en

libros; así como precio unitario y valor estimado de venta. d). Fecha(s) en que el Presupuesto financió el inventario que se declara

ocioso. e). Informe donde se expliquen las causas que motivan su ociosidad, así

como las gestiones realizadas para su venta. I.3. La Dirección General de Presupuesto, en los casos procedentes, emite mediante comunicación escrita al órgano y organismo solicitante, en un plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, la autorización de venta del inventario ocioso, fijando el precio unitario mínimo de liquidación de los mismos. I.4. El órgano u organismo al que se subordina la Entidad depositaria de los inventarios ociosos financiados por el Presupuesto y autorizados a ser vendidos deben presentar a la Dirección General de Presupuesto de este Ministerio información acerca de la venta de los inventarios ociosos, por lo que antes del día 10 al cierre de cada trimestre, la Entidad involucrada en esta tarea, deberá enviar a la Dirección de Finanzas y Contabilidad la información que se describe seguidamente: “Certificación de Ventas de Inventarios Estatales Ociosos Financiados por el Presupuesto del Estado”.

a). Entidad estatal vendedora. b). Trimestre que se informa. c). Año. d). Para cada producto:

♦ Inventario Ocioso en unidades físicas. ♦ Valor Total del Inventario Ocioso en libros (pesos). ♦ Inventario Ocioso en unidades físicas vendido. ♦ Valor del Inventario Ocioso en libro vendido (pesos). ♦ Importe Comisión Empresa Comercializadora Pagado (pesos). ♦ Otros Gastos derivados de la venta (pesos). ♦ Valor de Venta del Inventario Ocioso (pesos). ♦ Valor de Venta del Inventario Ocioso disponible (pesos). ♦ Valor de Venta del Inventario Ocioso aportado al Presupuesto (pesos). ♦ Valor del Inventario Ocioso vendido a ajustar en libro (pesos).

I.5. Explicación de la Certificación:




Esta certificación se emite trimestralmente relacionando todos los productos ociosos autorizados a vender, en correspondencia plena con la aprobación emitida por la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Finanzas y Precios.

a). Inventario Ocioso en unidades físicas: Se anota el número total de todo el

inventario del producto autorizado a vender, empleando la unidad de medida que corresponda.

b). Valor Total del Inventario Ocioso en libros (pesos): Se anota el valor total registrado en libro de todo el inventario del producto autorizado a vender. Si el inventario está registrado en pesos convertibles (CUC), se expresa en pesos cubanos (CUP) a la tasa de cambio oficial vigente.

c). Inventario Ocioso en unidades físicas vendido: Se anota la cantidad del inventario vendido del producto, empleando la unidad de medida que corresponda.

d). Valor del Inventario Ocioso en libros vendido (pesos): Se anota el valor en libro del inventario del producto vendido.

e). Importe Comisión Empresa Comercializadora Pagado (pesos): Se registra

la comisión que en pesos cubanos (CUP) se haya acordado entre la Entidad vendedora y la empresa comercializadora.

f). Otros Gastos derivados de la venta (pesos): Se anotan los gastos en

pesos cubanos (CUP), que se incurra por la Entidad vendedora en la transportación, la custodia, la manipulación, entre otros, de los inventarios vendidos. Si estos gastos fueron en pesos convertibles (CUC), se expresan en pesos cubanos (CUP) a la tasa de cambio oficial vigente.

g). Valor de Venta del Inventario Ocioso (pesos): se anota el valor logrado

por la venta del inventario vendido del producto, sin considerar descuentos acordados por la empresa comercializadora.

h). Valor de Venta del Inventario Ocioso disponible (pesos): Resultado de

restar al valor de venta del inventario ocioso, las comisiones pagadas a la empresa comercializadora y los otros gastos derivados de la venta.

i). Valor de Venta del Inventario Ocioso aportado al Presupuesto (pesos): Resultado de restar al valor del inventario ocioso en libro, el valor de venta del inventario ocioso vendido. Esta es la parta del valor en libro que no se recupera con la venta y debe ser ajustada según se establece.

Se informa por separado para cada uno de los indicadores del 3 al 10, el importe puro del trimestre que se certifica y el acumulado.




Se consignan los nombres y apellidos y las firmas del Subdirector Económico y Comercial y del Director de la Entidad vendedora; así como el visto bueno del Viceministro o Vicepresidente que atiende economía. Se inscribe la fecha de emisión de la Certificación. I.6. La certificación de inventarios ociosos financiados por el Presupuesto del Estado vendidos, se acompaña con los justificantes de haber hecho el aporte al Presupuesto del Estado por el párrafo 121040 “Liberación o venta de Inventarios Estatales”, del vigente Clasificador de Recursos Financieros del Estado”, consignados para el trimestre que se informe en el indicador 9. I.7. Una vez recibida y aprobada esta información trimestral, cuando la misma se corresponda con la liquidación final del inventario ocioso autorizado a vender, la Dirección General de Presupuesto, mediante comunicación escrita al órgano u organismo que corresponda, autoriza a las Entidades vendedoras a ajustar las diferencias con los valores en libro de los inventarios vendidos, especificando para cada producto la diferencia a ajustar. II. Inventarios Propios de las Entidades. II.1 Las Entidades que posean inventarios ociosos y de lento movimiento, que consideren su venta, ya sea por gestión directa o a través de una empresa autorizada a comercializar este tipo de inventarios, requerirán de autorización del órgano u organismo a que se subordina, cuando los ingresos por venta no cubran el valor con que están registrados los mismos en libro. II.2. Las Entidades de salud que se presenten las condiciones descritas en el numeral anterior deberán solicitar por escrito a la Dirección de Finanzas y Contabilidad la autorización para vender inventarios ociosos y de lento movimiento por debajo de su valor en libro, especificando en dicha solicitud los requisitos que se establecen en el numeral I.2 de este documento.

II.3. En estos casos las Entidades brindarán la misma información trimestral descrita en numeral I.5. II.4. Una vez que la Entidad reporte la liquidación de todo el inventario ocioso y de lento movimiento autorizado a vender, el jefe máximo del organismo emite comunicación escrita a la Entidad correspondiente para que proceda a realizar el ajuste de las diferencias de valor de los inventarios vendidos, como pérdida que afecta los resultados económico-financieros del período en que se autorice. En los casos en que la diferencia a ajustar sea significativa y afecte el desempeño económico-financieros de las empresas, por decisión expresa de los jefes de los órganos y organismos, puede diferirse en hasta cinco ejercicios económicos siguientes.




Si lo anterior no se considera suficiente, los jefes máximos de los órganos y organismos fundamentan al Ministerio de Finanzas sus propuestas de solución al ajuste correspondiente En cumplimiento de lo anterior, por el RS 11125 del 11 de Julio/2009 del Ministro de Economía y Planificación Cro. Marino Murillo Jorge, autorizó de forma provisional, hasta el 31 de diciembre del 2009, a las Entidades que conforman el Sistema Nacional de Salud a realizar la comercialización de forma mayorista de los productos ociosos o de lento movimiento, en pesos cubanos y pesos convertibles, según nomenclatura aprobada por el Ministerio de Comercio Interior. 10. - Procedimiento Financiero Actualizado para cambio de Lámparas con Balastros Electrónicos en Empresas y Unidades Presupuestadas. En correspondencia con la decisión de sustituir en empresas y unidades presupuestadas, las lámparas de 40 W y los balastros electromagnéticos por lámparas de 32 W y balastros electrónicos adquiridos en el país en función del Programa de Ahorro Energético, además de incorporar a las lámparas reflectores especulares, así como la experiencia inicial en la aplicación en la Ciudad de La Habana del procedimiento financiero aprobado, se emiten las indicaciones actualizadas que se describen a continuación:

a). Los tubos de 40 W y los balastros electromagnéticos que se retiren

funcionando por esta regulación, se guardarán en los almacenes de las Entidades, correctamente controlados físicamente en condición de depósito. Las lámparas y balastros retirados no pueden ser utilizados ni retirados de los almacenes de las Entidades sin previa autorización de los Ministerios de Economía y Planificación y de la Industria Básica.

b). La sustitución de las lámparas y balastros y la incorporación de los reflectores, en lo adelante componentes eficientes, en empresas estatales, sociedades mercantiles de capital totalmente cubano y unidades presupuestadas, en lo adelante Entidades, tendrá lugar mediante relaciones de compra y venta.

c). El Presupuesto del Estado respaldará el gasto en que incurran las empresas estatales y unidades presupuestadas para la adquisición de los componentes eficientes.

d). A efectos de asegurar agilidad en la ejecución del Programa y garantía en el

pago de los componentes eficientes a DIVEP; atendiendo además a que las Entidades adquieren dichos componentes al detalle en tiendas mayoristas, las Comisiones Provinciales y Municipales del Programa, en lo adelante las Comisiones, al emitir los Avisos a las Entidades para la adquisición en DIVEP de las lámparas, balastros y reflectores que correspondan, en lo adelante los Avisos, notificará copia de dicho Aviso a la Dirección Municipal de Finanzas y




Precios del lugar donde radica la Entidad, independientemente de que la Entidad tenga subordinación nacional, provincial o municipal.

e). Las direcciones provinciales y municipales de Finanzas y Precios se integran

en lo adelante a las Comisiones, de manera que puedan contribuir al cumplimiento de los procedimientos financieros que para este programa se establecen.

f). DIVEP asegura en el proceso anterior a la emisión de los Avisos, como

integrante de las antes referidas Comisiones, que todas las Entidades en proceso de determinación de sus necesidades, que no estén inscritas como clientes, realicen con tiempo suficiente los trámites necesarios para oficializar su contratos comerciales, de manera que se garantice el control del destino de los componentes eficientes.

g). Los Avisos a emitir por las Comisiones, a efectos de garantizar el

cumplimiento de estos procedimientos financieros, deben contener el detalle de los componentes eficientes a adquirir por las Entidades y el precio de cada uno, de manera que las Entidades puedan registrar contablemente el valor de los componentes que reciben.

h). Toda Entidad que reciba Aviso para la adquisición en DIVEP de

componentes eficientes, está obligada a su recogida en las tiendas de DIVEP, en o antes de los cinco (5) días hábiles posteriores a la emisión de los Avisos. Las Comisiones darán seguimiento al cumplimiento de este plazo por las diferentes Entidades.

i). Toda Entidad autorizada mediante Aviso a la sustitución de sus lámparas y balastros, una vez recoja los componentes eficientes asignados en la tienda de DIVEP, está obligada a registrar su entrada en la Entidad mediante Informe de Recepción, registrarlos contablemente y controlarlos físicamente, procediendo a enviar una copia del Informe de Recepción a la Dirección Municipal de Finanzas y Precios del territorio donde radica, independientemente de que su subordinación sea nacional, provincial o municipal. Las Entidades disponen de hasta tres (3) días hábiles, después de haber recogido los componentes en las tiendas de DIVEP, para hacer entrega de la copia de su Informe de Recepción en las direcciones municipales de Finanzas y Precios que corresponda. Las Comisiones darán seguimiento al cumplimiento de este plazo por las diferentes Entidades.

j). El Informe de Recepción de los componentes eficientes recibidos debe

contener como mínimo, la descripción del producto, que debe coincidir exactamente con la descripción recibida en el Aviso; las cantidades recibidas, el número del contrato y el nombre completo y la firma de la persona designada en la Entidad para recibirlos.

k). Las empresas estatales y unidades presupuestadas que reciban los componentes los registrarán como Inventarios, incrementando la Inversión




Estatal y al ubicarlos se cargarán a las cuentas de gastos que correspondan. En el caso de las Sociedades Mercantiles de capital totalmente cubano, estos inventarios se registrarán constituyendo una obligación de aporte al Presupuesto del Estado en moneda nacional, por el párrafo 121050 Otras Transferencias de empresas públicas no financieras del Clasificador de Recursos Financieros del Presupuesto del Estado vigente. Para realizar dichos aportes al Presupuesto, las Sociedades Mercantiles de capital totalmente cubano, disponen de hasta diez (10) días hábiles a partir de recibidos los componentes en las tiendas de DIVEP. Las Comisiones darán seguimiento al cumplimiento de este plazo por las diferentes Entidades.

l). Las direcciones municipales de Finanzas y Precios notificarán a las oficinas

municipales de la ONAT, en cada territorio, las Sociedades Mercantiles de capital totalmente cubano que recibieron componentes eficientes, para que las ONAT municipales puedan dar seguimiento a los aportes al Presupuesto que las mismas deben realizar por dicho concepto.

m). DIVEP emite factura en moneda nacional por los componentes eficientes,

entregados a las Entidades, a nombre de las direcciones municipales de Finanzas y Precios, a precio de adquisición más los gastos adicionales en que incurrió no incluidos en su margen comercial y el margen comercial que tiene aprobado. DIVEP entrega las facturas directamente a las direcciones municipales de Finanzas y Precios y en las observaciones de la factura detallará código REEUP de las Entidades receptoras del producto y la denominación de la Entidad, de forma tal que sirva de contrapartida a la información que las direcciones municipales de Finanzas y Precios han recibido de las Comisiones (Avisos) y las Entidades (Informes de Recepción).

n). Las direcciones municipales de Finanzas y Precios, una vez recibidas las facturas presentadas por DIVEP, revisa que las mismas se correspondan con los Avisos recibidos de las Comisiones y concilia con los Informes de Recepción recibidos de las Entidades, comprobando precio, cantidad e importe. Cuando identifique que todo está correcto proceden de inmediato a autorizar el pago de los componentes eficientes recibidos contra el Presupuesto Central, por el concepto de Transferencia Corriente para Pago de Lámparas y Balastros.

o). El SIME informa mensualmente al Ministerio de Finanzas y Precios las

facturas presentadas y pendientes de pago por las direcciones municipales de Finanzas y Precios, de manera que este Ministerio pueda actuar sobre el cumplimiento de lo establecido a tales efectos.

p). Con el fin de respaldar la garantía de estos productos por concepto de

Transportación y Manipulación, ENERGOIMPORT factura a DIVEP los componentes eficientes. DIVEP paga a ENERGOIMPORT en el plazo que contractualmente acuerden y retiene como inventario los componentes eficientes que servirán de garantía comercial (1% del valor total de estos componentes), solicitando mensualmente a la Dirección General de




Presupuesto de este Ministerio, si fuera necesario, el financiamiento de los componentes que se utilicen como reposición de las fallas de las ventas efectuadas por DIVEP.




CAPITULO IV – REVISION Y SUPERVISION. 1. Conteos Físicos Parciales de Inventarios de Medios Materiales.

Para garantizar el chequeo periódico de los Inventarios de Medios Materiales se hace necesario elaborar un plan de verificación por períodos parciales dentro del año.

a). Para ello en los primeros días del mes de diciembre de cada año, la

Subdirección Administrativa en las unidades presupuestadas y el área comercial o de aseguramiento en las empresas, en coordinación con la de Contabilidad, elaborará la Programación Anual de Conteos Parciales, por cuentas de inventario, de modo que garantice que, cuando al menos una vez al año, se efectúe el conteo físico de los renglones.

b). La tarea mencionada en el acápite anterior, se controlará utilizando el modelo

“Programación de Conteos Físicos Parciales”, cuyo formato ilustrativo y metodología se adjuntan en el Capítulo V - Modelos y Anexos de este Manual. La fecha de presentación de este modelo para su aprobación por el nivel correspondiente será el 10 de diciembre de cada año.

c). La ejecución de los conteos parciales planificados es responsabilidad del

Subdirector Administrativo en las unidades presupuestadas y del Subdirector Comercial o de Aseguramiento en las Empresas, quien se encargará de coordinar con los jefes de almacenes todos los detalles operativos al respecto.

d). El Área de Contabilidad emite en o antes del día 20 de cada mes siguiente al

chequeo físico parcial un informe sobre el resultado obtenido en su ejecución, el que deberá ser analizado en el Consejo Económico mensual o en el Consejo de Dirección de la Entidad, en el caso que no se realice el Consejo Económico.

e). La contabilización de los resultados de los conteos físicos parciales se

continúan tratando como lo orienta el Sistema de Contabilidad y a través del modelo SC-2–16 - “Ajuste de Inventario” (5).

f). Independiente de los conteos físicos parciales programados, el responsable

de almacén efectuará diariamente el cuadre entre las existencias físicas y el saldo de los modelos SC 2 – 14 “Tarjeta de Estiba” de los productos que tuvieron movimiento.

g). El Jefe de Contabilidad o la persona en quién el delegue dedicará un día al

mes a verificar la efectividad de los controles de inventarios, haciendo chequeos físico por muestreo sobre todo en aquellas subcuentas a las que ya se halla hecho el conteo final.




h). El modelo que se emplea para la ejecución de los conteos es el SC-2-15 “Hoja de Inventario Físico”, que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de este Manual. De no contarse con el modelaje, se habilitarán hojas de trabajo con una estructura similar. Este modelo debe ser archivado cronológicamente en una carpeta habilitada a los efectos.

i). Este modelo se emitirá con los productos a inventariar. Esta Sección del

modelo no debe tener la información que obra en poder del Área Contable, sino que se obtendrá de las tarjetas del Almacén y del físico que se cuente en cada producto.

j). De existir diferencia debe contarse nuevamente el producto. Una vez

concluido el conteo se debe cotejar con el físico del Submayor de Contabilidad para verificar la similitud de la existencia.

k). De ser un error en conteo se subsanará dejando constancia escrita del

mismo, en caso contrario se emite el modelo SC-2-16 – “Ajuste de Inventario” (5), que se describe en el Capítulo V – Modelos y Anexos de ese Manual y que sirve de base a los ajustes que surjan como consecuencia de los conteos físicos o por cualquier otra causa. Por este modelo se hacen los primeros asientos contables del resultado del inventario.

l). Los faltantes o sobrantes que surjan se deberán investigar y si la

subsanación lo requiere deberá confeccionarse el expediente correspondiente con las prescripciones establecidas por las regulaciones (6) (9) y Anexo 1 del Capítulo V de este Manual.

m). Del resultado del expediente se aplicará el Decreto-Ley No. 249 (3) que

establece el procedimiento para determinar y exigir la responsabilidad material a los trabajadores de todas las categorías ocupacionales, funcionarios y dirigentes.

Del Inventario Físico en las Áreas de las Farmacia Hospitalarias. a). De acuerdo con lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de

las Farmacias Hospitalarias, los chequeos periódicos se deben realizar de la forma siguiente:

♦ Área de Almacén.

ü Cada vez que se produzca un movimiento de entrada y salida de

productos, en la sesión de la tarde el personal del almacén realizará el cuadre de las existencias físicas contra los saldos en tarjeta.

ü Una vez por semana el Jefe del Área de Farmacia conjuntamente con el de Contabilidad ordenarán el conteo físico de no menos de 30 productos




ü Una vez al mes estos Jefes realizarán el conteo establecido en el modelo “Programación Anual de Conteos Parciales”.

♦ Área de Dispensación. ü Diariamente al terminar el despacho a salas y departamentos,

realizarán el cuadre de las existencias contra tarjetas (Cuadre Diario).

ü Una vez al mes los Jefes de Farmacia y Contabilidad ordenarán y supervisarán el conteo físico de las existencias del Área, de acuerdo con lo planificado en el modelo “Programación Anual de Conteos Parciales”.

♦ Área de Laboratorio de Producción. Una vez por mes los Jefes de las

Áreas de Farmacia y Contabilidad ordenarán el control de la producción del dispensario.

ü Entregas de materias primas por el almacén. ü Movimiento en los SC 2 – 14 “Tarjeta de Estiba”. ü Orden e Informe de Producción. ü Registro de Producción Terminada. ü Entregas de Productos al Almacén. ü Producción de Fórmulas Magistrales por Receta Médica.

b). Otras precisiones acerca de este tema se describen en el Capítulo VI - “Área

Técnico-Administrativa del Manual de Normas y Procedimientos de las Farmacias Hospitalarias.

Del Inventario Físico en las Farmacias Comunitarias. a). Las Farmacias Comunitarias están obligadas a realizar un inventario físico de

sus productos terminados y materias primas con una frecuencia mensual a fin de posibilitar la mejor revisión de sus operaciones e identificar los incumplimientos en el control interno que pudieran ser los causantes de diferencias.

b). En el inventario se incluye la totalidad de las mercancías para la venta

(productos terminados) en existencia en el almacén y en el área de dispensación. También las materias primas en almacén y dispensario.

c). Los procedimientos para el desempeño de esta actividad están descritos en

el Capítulo 10 - “Inventario Físico de Mercancías” del Manual de Normas y Procedimientos de las Farmacias Comunitarias.

2. Revisiones Periódicas por la Instrucción General No. 206. a). No obstante los logros alcanzados en nuestras Entidades se siguen

detectando en auditorías, auto revisiones, comprobaciones y otros




instrumentos de control, deficiencias que se traducen en gastos superiores al realmente necesario por pedidos de salas en exceso, pérdidas y, en algunos casos, por la posible desviación del destino de esos recursos.

b). Por ello se ha decidido conveniente mantener la aplicación de la Instrucción

General No. 206, que instruye la manera de efectuar las revisiones de los consumos de alimentos, medicamentos, fondos fijos y materiales de mantenimiento.

c). La Dirección de cada Entidad creará Comisiones, coordinando para que

participe en ella un representante del sindicato, las que estarán integradas por compañeros con experiencia de las áreas. El resultado de la aplicación de esta Instrucción debe analizado en los Consejos Económicos de la Entidad y a falta de este mecanismo en los Consejos de Dirección.

3. Cuestionario de Operaciones de Medios Materiales.

Aspectos esenciales del Subsistema de Medios Materiales que deben ser revisados periódicamente por el Área de Contabilidad a fin de garantizar el control de los recursos materiales de la Entidad. a) La persona del almacén cuenta, mide y pesa todos los productos recibidos y

no tiene acceso al documento del suministrador (Recepción a Ciega). b) Las Tarjetas de Estiba están actualizadas colocadas junto a los productos

almacenados o en lugar próximo a los que se encuentran a la intemperie o destilan sustancias que deterioran dichas tarjetas.

c) Los almacenes tienen seguridad y se encuentran limpios y ordenados. d) Los Submayores de Inventario del Área Contable se encuentran al día. e) El almacén informa las existencias de cada producto en todos los modelos de

entradas y salidas, después de anotados estos movimientos. f) Las existencias reportadas por el almacén se cotejan diariamente con las de

los Submayores de Inventarios, localizándose inmediatamente las diferencias detectadas.

g) Cuando el programa automatizado contable y el del Control de Inventarios no

están integrados, se ejecuta el cuadre diario en valores por el Área de Contabilidad.

h) El almacén cuenta con listado de los nombres y cargos del personal con

acceso al mismo.




i) El almacén cuenta con listado de los nombres y firmas del personal autorizado a solicitar u ordenar la entrega de productos del almacén.

j) El personal de los almacenes tiene firmada el “Acta de Responsabilidad

Material” por la custodia de los bienes materiales. k) En el caso de faltantes o pérdidas, se aplica la responsabilidad material, de

acuerdo a lo regulado en el Decreto –Ley No. 249-07. l) Cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaboran

los expedientes correspondientes y se contabilizan inmediatamente. m) Se controlan a través de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de

Inventarios, los materiales y equipos por instalar destinados al proceso inversionista.

n) El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni a los

Submayores de control de los productos.




CAPITULO V – MODELOS Y ANEXOS.

SC-2-04- "Informe de Recepción"

Código: Entidad: Código: Almacén: Código: Proveedor: No. __ Factura:__ Conduce:__ Contrato:__ Otros:_______________ Nombre del Transportador: C.I.____________ Chapa:_________ Casilla: Guía aérea:

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Total: Firma Jefe Almacén: Firma del transportador: Recepcionado por: Contabilizado por: Anotado Control Inventario: Fecha: No. Consecutivo:




“SC-2-04 - “Informe de Recepción” Instructivo

OBJETIVO: Formalizar la recepción de los productos que se reciben en los almacenes, procedentes de otras entidades (proveedoras). DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Nombre y código de la entidad receptora. 2. Nombre y código del almacén receptor. 3. Fecha de la emisión del modelo. 4. Nombre y código del proveedor. 5. Número y nombre del documento que ampara los productos: factura,

conduce, contrato de importación, (manifiesto, partida, conocimiento de embarque, orden de expedición).

6. Datos del transportador (nombre y carné de identidad) chapa, casilla o guía aérea.

7. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total, importe y saldo en existencia según almacén de cada producto.

8. Importe total del modelo. 9. Firma del Jefe de Almacén. 10. Firma del transportador. 11. Firma del empleado que recepciona. 12. Firma del empleado que lo contabiliza y del que lo anota en el

Control de Inventario. 13. Número consecutivo del modelo. Para la recepción del combustible. 14. Para la recepción de combustibles por camiones cisternas se debe

incluir volumen bajo flecha y volumen sobre flecha. 15. Para la recepción de combustibles por vagones cisternas se debe

incluir volumen sobre domo y volumen bajo domo. 16. Para la recepción de combustibles por oleoductos y por barco se debe

incluir temperatura al empezar el bombeo y temperatura al finalizar el bombeo.




SC-2-05- "Informe de Reclamación"

Código: Comprador: Dirección: Código: Proveedor: Dirección: Código: Sucursal bancaria: Código: Cuenta: Transportador: C.I. Chapa:_________ Casilla: Guía aérea:

No. Factura: Conduce: Carta Porte:

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Total: Nombre y firma del receptor: Nombre y firma del transportador: Nombre y firma del proveedor: Contabilizado por: Fecha: No. Consecutivo:




SC-2-05 – “Informe de Reclamación” Instructivo

OBJETIVO: Notificar al suministrador o al transportador las reclamaciones originadas por errores en precios y cálculos al primero y por averías o roturas en ambos DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre, código y dirección del comprador. 3. Nombre, código y dirección del proveedor y códigos de la cuenta

bancaria y de la sucursal del Banco en que se opera éste. 4. Nombre, dirección y carné de identidad del transportador y chapa del

vehículo utilizado por éste o casilla del ferrocarril. 5. Número Total de la Reclamación. 6. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total e

importe de cada producto objetivo de reclamación. 7. Importe total de la Reclamación. 8. Nombre y firma del receptor. 9. Nombre y firma del transportador.

10. Nombre y firma del proveedor, como aceptación de la reclamación. 11. Firma de la persona que contabiliza la reclamación. 12. Número consecutivo del modelo.




SC-2-06- "Entrega de Productos Terminados"

Código: Entidad: Código: Área productora: Código: Almacén receptor:

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Total: Nombre y firma del área productora: Nombre y firma del almacén receptor: Firma del que contabiliza la entrega: Firma del que anota control inventario:

Fecha: Orden de Producción No.: No. Consecutivo:




SC-2-06 – “Entrega de Productos Terminados al Almacén”

Instructivo OBJETIVO: Formalizar la entrega de productos terminados l almacén, bien sean con destino a la comercializacìón o al insumo, provenientes de las áreas de producción en que se les da terminación a los mismos. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre y código de la entidad. 3. Nombre y código del área productora. 4. Nombre y código del almacén receptor. 5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad entregada

(consignada por el área productora), cantidad recibida por el almacén, costo real unitario, importe (cantidad recibida por costo unitario) y saldo en existencia según almacén de cada producción.

6. Importe total de la entrega – recepción. 7. Nombre y firma del empleado que entrega por el área productora. 8. Nombre y firma del empleado del almacén receptor. 9. Número de orden de producción o del lote.

10. Firma de la persona que contabiliza la entrega de la producción. 11. Firma de la persona que anota el control de inventario. 12. Número consecutivo del modelo.




SC-2-07- "Solicitud de Entrega"

Código: Entidad: Código: Almacén: Código: Centro de Costo:

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Nombre y firma del solicitante: Fecha: Nombre y firma del que autoriza: Fecha: Nombre y firma del que despacha: Fecha: Fecha de emisión: No. Consecutivo:




SC-2-07 – “Solicitud de Entrega”

Instructivo OBJETIVO: Formalizar el pedido de productos con destino al consumo de la unidad solicitante. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre y código de la entidad. 3. Nombre y código del almacén al que se efectúa la solicitud. 4. Nombre y código del área, del centro de costo y número de la orden de

producción o de trabajo a la que se cargarán los productos. 5. Código, descripción, unidad de medida y cantidad de cada producto

solicitado. 6. Nombre y firma del solicitante y fecha de la solicitud. 7. Nombre y firma del funcionario que autoriza la solicitud y fecha de la

misma.´ 8. Nombre y firma del empleado que recibe la solicitud en el almacén y

fecha de la misma. 9. Número consecutivo del modelo




SC-2-08- "Vale de Entrega o Devolución"

Código: Entidad: Código: Almacén: Código: Centro de Costo:

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Total Nombre y firma del almacén: Nombre y firma del que entrega o recibe: Firma del que anota control inventario: Firma del que contabiliza: Fecha de emisión: No. Consecutivo:




SC-2-08 – “Vale de Entrega o Devolución” Instructivo

OBJETIVO: Amparar los despachos por el almacén con destino al consumo o formalizar la devolución de productos al almacén distribuidor. DATOS DE USO OBLIGATORIO:

1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre y código de la entidad. 3. Nombre y código del almacén que entrega o al que se devuelven los

productos. 4. Nombre y código del área, centro de costo o producto al que se cargan

o minoran los productos según se trata de entrega o devolución y código del lote, orden de producción o de trabajo.

5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad despachada o devuelta, precio unitario total, importe y saldo en existencia según almacén de cada producto.

6. Importe total del vale o de la devolución. 7. Nombre y firma de la persona que entrega o recibe los productos

devueltos por el almacén. 8. Nombre y firma de la persona que recibe o entrega los productos

devueltos. 9. Firma de la persona que anota en el control de inventario.

10. Firma de la persona que contabiliza la entrega o la devolución. 11. Número consecutivo del vale de entrega o del de devolución.

Para entregar combustibles en camiones cisternas se le incluyen:

12. Datos del carro (número de chapa, número del viaje, cantidad de entregas a realizar en el viaje, cantidad de compartimentos).

13. Datos del chofer (nombre y apellidos, carné de identidad). 14. Datos del carguero (tanque de suministro, número del metro que mide

la entrega del carguero). 15. Cantidad inicial en compartimentos. 16. Cantidad cargada en compartimentos. 17. Cantidad devuelta. 18. Cantidad entregada. 19. Hora de llegada en cola para cargar. 20. Hora en que se sitúa para cargar 21. Hora de comienzo de la carga. 22. Hora de terminada la carga.




23. Número del conduce o factura que ampara las entregas a realizar. 24. Firma del que emite el modelo. 25. Firma del chofer que recibe el documento. 26. Firma del empleado del carguero del almacén o carguero. 27. Firma del chofer después de liquidado el viaje.




SC-2-09- "Transferencia entre Almacenes"

Código: Entidad: Código: Almacén que entrega: Dirección: Código: Almacén que recibe: Dirección:

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Nombre y firma de entrega: Fecha: Nombre y firma del que recibe: Fecha: Firma del que autoriza: Firma del que actualiza control inventario: Firma del que contabiliza la operación Fecha de emisión: No. Consecutivo:




SC-2-09 – “Transferencia entre Almacenes” Instructivo

OBJETIVO: Amparar las transferencias entre almacenes de una misma entidad, pudiéndose utilizar también entre centros de costo y servir de base a las anotaciones de las entregas de productos entre almacenes y centros de costos. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre y código de la entidad. 3. Nombre, código y dirección del almacén que entrega. 4. Nombre, código y dirección del almacén receptor. 5. Código, descripción, unidad de medida, cantidad remitida, cantidad

recibida, precio o costo unitario total, importe de los productos remitidos, importe de los productos recibidos, saldo de existencia según almacén que entrega y según el que recibe, importe total de la entrega e importe total de la recepción de cada producto trasladado.

6. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha del traslado.

7. Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la recepción.

8. Nombre y firma de la persona que autoriza la transferencia. 9. firma de la persona que actualiza el control de inventario en el almacén

que entrega y en el que recibe. 10. Firma de la persona que contabiliza la operación del almacén que

entrega y del que recibe. 11. Número consecutivo del modelo.




SC-2-11- "Conduce"

Código: NIT: Entidad proveedora: Dirección: Código: Comprador: Entrega en: Dirección: Nombre transportador: C.I. Chapa: Carta Porte: No. Factura Resumen: Dirección:

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Nombre y firma del transportador: Fecha: Nombre y firma de entrega: Fecha: Nombre y firma del que recibe: Fecha: Firma del que actualiza control inventario: Firma del que contabiliza la operación: Fecha de emisión: No. Consecutivo:




SC-2-11 – “Conduce”

Instructivo OBJETIVO: Formalizar las entregas parciales de los productos a incluir en una factura, amparando el tránsito de los mismos hasta su destino. Se utiliza asimismo como documento provisional en los casos en que no existan condiciones para efectuar la facturación en el momento de efectuar la entrega. También puede utilizarse para transferir productos entre establecimientos distantes. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre, dirección y código de la entidad suministradora y su número

de identificación tributaria (NIT). 3. Nombre, dirección y código del comprador y lugar de entrega. 4. Número de la factura que resume los conduces. 5. Datos del transportador: nombre, carné de identidad, vehículo chapa

No. o número cara de porte. 6. En el caso de transportación en contendores: sigla y números, número

de sello, peso y talla. 7. En el caso de importaciones transportadas en contenedores, además: 8. Nombre del consignatario y lugar, números de manifiesto, partida,

conocimiento de embarque, puertos de destino y de embarque. 9. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total,

importe, saldo en existencia según almacén y total del conduce de cada producto.

10. Código, descripción, unidad de medida, cantidad y número de bultos, cuando el traslado sea mediante contenedores.

11. Nombre y firma del transportador y fecha de la recepción de los productos a transportar por éste.

12. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la misma.

13. Nombre y firma del receptor y fecha de la recepción. 14. En caso de traslado en contenedores, además, nombre y firma de la

persona que recibe el contenedor en la base o el muelle y fecha de la recepción

15. Firma de las personas que actualizan el control de inventario y efectúan la contabilización del modelo.

16. Número consecutivo del modelo.




SC-2-12- "Factura"

Código: Proveedor: NIT: Dirección: Código: Sucursal Bancaria: Código: Cuenta: Código: Comprador: Dirección: Código: Sucursal Bancaria: Código: Cuenta: Tipo de Operación: Nombre transportador: C.I. Chapa: Carta Porte: No. Factura Resumen: Dirección:

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Total Nombre y firma de entrega: Fecha: Nombre y firma del que recibe: Fecha: Nombre y firma del transportador: Fecha: Firma del que actualiza control inventario: Firma del que contabiliza la operación: Fecha de emisión: No. Consecutivo:




SC-2-12 – “Factura”

Instructivo OBJETIVO: Formalizar las ventas de productos y prestaciones de servicios que se efectúen, así como las entregas de productos en consignación o en depósito, que no son sujetas de factura comercial. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Fecha de emisión del modelo. 2. Nombre. Dirección, código del proveedor, número de la cuenta y de la

sucursal bancaria en que ésta se opera y su número de Identificación Tributaria.

3. Nombre, dirección y código del comprador y número de la cuenta y de la sucursal bancaria en que éste opera.

4. Espacio para especificar las operaciones por la que se emite: corriente, inversiones, reparaciones corrientes o generales, activos fijos tangibles y otros.

5. Datos del transportista: nombre, carné de identidad, chapa del vehículo, carta de porte número, casilla del ferrocarril.

6. Código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario total, importe del saldo en existencia según almacén de cada producto.

7. Total de la factura. 8. Nombre y firma de la persona que entrega los productos y fecha de la

entrega. 9. Nombre y firma de la persona que recibe los productos y fecha de la

recepción. 10. Nombre y firma del transportador y fecha de su recepción. 11. Firma de la persona que contabiliza la factura y la anota en el control

de inventario. 12. Número consecutivo del modelo.




SC-2-13- "Submayor de Inventario"

Código: Entidad: Código: Almacén: Descripción del Producto:

Código inventario: Unidad Operativa: Ubicación del producto: Sección: Estante: Casilla: Cuenta contable: Subcuenta: Análisis:

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SC-2-13 – Submayor de Inventario”

Instructivo OBJETIVO: Controlar las existencias en el almacén, de los productos adquiridos o producidos, en unidades físicas y valor, mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y saldo en existencia de los mismos. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Nombre y código de la entidad. 2. Nombre y código del almacén. 3. Descripción del producto. 4. Código del inventario del producto. 5. Unidad de medida operativa. 6. Ubicación del producto: sección, estante y casilla. 7. Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabiliza el

producto. 8. Fecha de la operación, número del documento que origina el

movimiento de cada producto. 9. Entradas: unidades físicas e importes en moneda extranjera moneda

nacional de cada producto. 10. Salidas: unidades físicas e importes en moneda extranjera y moneda

nacional de cada producto. 11. Existencia: unidades físicas e importes en moneda extranjera y

moneda nacional de cada producto. 12. Precio a costo promedio: en moneda extranjera y moneda nacional de

cada producto. 13. Firma del dependiente de almacén. En el caso del combustible se detallará: 14. Operación que se realiza, turno que opera, echa de la medición,

número del documento asociado con el manual de control interno que origina la medición, medición total (medidas lineales), medición de agua (medidas lineales), firma del dependiente del almacén que efectúa la anotación y firma del que certifica las operaciones, para cada medición física.




SC-2-14- "Tarjeta de Estiba"

Código: Entidad: Descripción del Producto: Código inventario: Unidad Operativa: Ubicación del producto: Sección: Estante: Casilla: Cuenta contable: Subcuenta: Análisis:

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SC-2-14 – “Tarjeta de Estiba” Instructivo

OBJETIVO: Controlar las existencias en unidades solamente, de productos en almacén, mediante el registro del movimiento de entradas, salidas y existencia de los mismos. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Descripción del producto y código del mismo. 2. Ubicación: sección, estante y casilla. 3. Unidad de medida operativa. 4. Código de la cuenta, subcuenta o análisis en que se contabiliza el

producto. 5. Fecha de cada operación, número del documento que origina el

movimiento, unidades recibidas, unidades entregadas, existencia después de cada operación y firma del dependiente del almacén que efectúa la anotación de cada producto.

En el caso de las tarjetas de estiba para el combustible se detallará: 6. Fecha de la medición. 7. Número del documento asociado con el manual de control interno que

origina la medición. 8. Medición total (medidas lineales). 9. Medición de agua (medidas lineales).

10. Volumen total (medidas volumétricas). 11. Volumen de agua (medidas volumétricas). 12. Volumen de combustible (medidas volumétricas).Firma del dependiente

del almacén que efectúa la anotación. 13. Firma del que certificó las operaciones para cada medición física.




SC-2-15- "Hoja de Inventario Físico"

Código: Entidad: Código: Almacén:

Cuenta contable: Subcuenta: Análisis: Firma del Jefe Inventario:

Firma del Jefe Almacén:

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Confeccionado por: Comprobado por:




SC-2-15 – “Hoja de Inventario Físico” Instructivo

OBJETIVO: Reflejar la cantidad y el importe de cada producto inventariado físicamente en los almacenes y servir de base para la comparación con los datos del submayor de inventario, con el fin de determinar las diferencias que resulten del conteo. Posteriormente al conteo, constituye el documento por el cual se realizan los asientos contables y las anotaciones en los modelos de control de inventario correspondientes. Realizar la conciliación entre la información física y la contable para identificar las diferencias o ajustes necesarios. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Nombre y código de la entidad. 2. Nombre y código del almacén. 3. Código de la cuenta, subcuenta y análisis en que se contabiliza y

controlan los productos. 4. Firma del Jefe de Inventario. 5. Firma del Jefe de Almacén. 6. Código, descripción, ubicación física (sección, estante, casilla y otros)

unidad de medida, precio o costo promedio real unitario, cantidad según conteo físico, cantidad según submayor de inventario, unidades físicas faltantes o sobrantes, importe según conteo físico, importe según submayor de inventario e importe de faltante o sobrante de cada producto.

7. Descripción del producto, ubicación y fecha de conciliación para el caso de los combustibles.

8. Existencia inicial, entrada, salidas, existencia final calculada y existencia final según medición física.

9. Existencia inicial, entradas, salidas y existencia final según submayor de inventario.

10. Diferencia entre existencia final según medición y submayor, ajustes no contabilizados y pérdidas o sobrantes en un resumen de análisis.

11. Firma del que elabora el modelo. 12. Firma del que comprueba el modelo.




SC-2-16- "Ajuste de Inventario"

Código: Entidad: Código: Almacén: Concepto del Ajuste:

Cód

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Total del Ajuste Nombre y firma Jefe Almacén Nombre y firma ejecutor inventario: Firma quien contabiliza el ajuste: Firma quien anota ajuste en control de inventario: Fecha emisión ajuste: No. Consecutivo:




SC-2-16 – “Ajuste de Inventario” Instructivo

OBJETIVO: Servir de base a los ajustes de inventarios, que surjan como consecuencia de los conteos físicos o por cualesquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el modelo. DATOS DE USO OBLIGATORIO: 1. Nombre y código de la entidad. 2. Nombre y código del almacén. 3. Fecha de emisión del modelo. 4. Concepto del ajuste. 5. Código interno, código de la cuenta, subcuenta y análisis donde se

registra el producto, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario o costo real, importe y saldo en existencia según almacén de cada producto objeto de ajuste.

6. Total del ajuste. 7. Nombre y firma del Jefe de Almacén. 8. Nombre y firma de la persona que realiza el inventario. 9. Firma de la persona que contabiliza el ajuste.

10. Firma de la persona que lo anota en el control de inventario. 11. Número consecutivo del modelo.




SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas” Entidad (1)

MOVIMIENTO DE RESERVAS MOVILIZATIVAS Adquisición Directa Traspaso de operaciones corrientes a reservas materiales Rotación de los inventarios materiales (2)

(3)

D M A

Código: (1)

Código

DESCRIPCION DEL

PRODUCTO

Unidad Medida

Cantidad

Precio Unitario

Importe

Existencia Almacén

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Confeccionado por: Nombre: (11) firma:

Autorizada por: Nombre: (12) firma:

No: (13).




SC-2-17 “Movimiento de Reservas Movilizativas” Instructivo

OBJETIVO: Ampara las transferencias que se realicen entre los inventarios adquiridos por la Entidad y los que pasarán a formar parte de las Reservas Movilizativas por concepto de acumulación e incremento, utilizándose también para la rotación de los productos. DISTRIBUCION: Original: Contabilidad (para el registro en la cuenta correspondiente) Duplicado: almacén (para actualizar el control de inventarios) INSTRUCCIONES: Este modelo se llena en computadora, máquina de escribir o tinta y se emite en original y copia por el almacén que realice la transferencia. La columna de “Existencia en almacén” se llena por el almacén, consignando en cada renglón las unidades físicas en existencia, después de anotado el movimiento de inventarios. Contabilidad comprueba que en el submayor de inventario de cada producto, las unidades en existencia, coinciden con las reportadas. ANOTACIONES: 1. Nombre y código oficialmente establecido para la Entidad emisora del

modelo. 2. Se marcará con una equis (X), en el espacio que corresponda, según sea el

uso del modelo emitido. 3. Fecha de emisión del modelo. 4. Código de cada producto recibido, traspasado o rotado. 5. Nombre de cada producto recibido, traspasado o rotado. 6. Unidad de medida de cada producto. 7. Cantidad de unidades recibidas, traspasadas o rotadas de cada producto. 8. Precio unitario, según Lista Oficial de Precios o precio operativo, de cada

producto. 9. Importe de cada producto recibido, traspasado o rotado, resultante de

multiplicar los datos de las columnas (7) x (8). 10. Saldo en unidades físicas de cada producto existente en el almacén, una vez

anotada la recepción, traspaso o rotación.




11. Nombre y firma de la persona que realiza la operación con los productos en el almacén.

12. Nombre y firma de la persona que autoriza la operación. 13. Número de orden consecutivo que le corresponda al modelo




“Programación de Conteos Físicos Parciales”.

Entidad

(1) Programación de Conteos

Físicos Parciales Año

(2)

Cuentas y

Subcuentas.

(3)

AREA PROGRAMADA Cantidad de renglones a

contar

Mes en que se programa

contar OBSERVACIONES

Código Nombre

(4) (4) (5) (6) (7)

Total (8)

Distribución de Ejemplares Hecho por Aprobado por Fecha (11)

Original: Jefe Máximo Entidad Duplicado: J´Area Contabilidad Triplicado: J’Areas Admón. Comercial o Aseguramiento. (9) (10)

D M A




“Programación de Conteos Físicos Parciales”

Instructivo OBJETIVOS:

♦ Propiciar el cumplimiento de los chequeos físicos parciales establecidos por la presente Instrucción.

♦ Compulsar al personal del área de almacenes a trabajar con un mínimo

de organización, lo cual beneficia la efectividad en la operación del control de Inventarios.

DISTRIBUCIÓN:

Original: Jefe Máximo de la Entidad. Duplicado: Jefe del Área de Contabilidad. Triplicado: Jefe del Área Administrativa en las unidades presupuestadas o área comercial o de aseguramiento en las empresas.

INSTRUCCIONES: Este modelo se emite en original y dos copias a bolígrafo o máquina de escribir, por cada cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda, en el área administrativa, comercial o de aseguramiento en coordinación con la contabilidad. ANOTACIONES: 1. Nombre de Entidad. 2. Año para el que se programan los conteos. 3. Código de la cuenta y subcuenta de inventario cuando esta última proceda. 4. Código y nombre del área que se programa contar. En este espacio se

considerará primero el almacén, subalmacén, sector o brigada a chequear y a continuación las áreas que se programen contar.

5. Cantidad de renglones con existencia de cada área que se programada a contar, según el Submayor en físico y valor de la cuenta y subcuenta, cuando esta última proceda.

6. Mes en que se programa efectuar el conteo. 7. Para señalar cualquier otro dato que se considere de interés. 8. Suma de las cantidades consignadas en esta columna. 9. Firma del Jefe del Área Administrativa, comercial o de aseguramiento. 10. Firma del Director de la Entidad. 11. Día, Mes y año en que se emite el modelo.




“Acta de Responsabilidad Material”

Área de Responsabilidad: ________________________________________________________________ Responsable del Área: ________________________________________________________________ Por este medio reconozco mi responsabilidad material en cuanto a los Medios Materiales bajo mi custodia, relacionados en el modelo SC-2-14 “Tarjeta de Estiba” y responderé por la pérdida o extravió de los mismos, de acuerdo a lo regulado en el Decreto-Ley No. 249 del 23 de septiembre del 2007. ________________________________ Fecha: ______________ Firma del Responsable del Área




ANEXO 1 - Decreto Ley 249 de la Responsabilidad Material. Coeficiente para Convertir el Precio en Pesos o Monedas Convertibles en Moneda Nacional.

RESOLUCION No. 25-2008

POR CUANTO: En la Disposición Especial Cuarta, del Decreto Ley No. 249, “De la Responsabilidad Material” del 23 de julio de 2007 se dispone que el Banco Central de Cuba a los fines de la exigencia de la Responsabilidad Material determina el coeficiente a tener en cuenta cuando los bienes y servicios son adquiridos o realizados en pesos o monedas convertibles o cuando haya pérdida o extravío de dinero en las referidas monedas. POR CUANTO: En el Artículo 9 del citado Decreto Ley No. 249, se establece que al trabajador se le exige responsabilidad material en moneda nacional de curso legal en que recibe su salario y en el Artículo 13, se dispone que en caso de que el bien dañado o extraviado o el servicio prestado tenga precio en pesos o monedas convertibles la conversión en moneda nacional se efectúa aplicando el coeficiente establecido por el Banco Central de Cuba. POR CUANTO: El coeficiente que se establezca debe contribuir a la protección y cuidado de los bienes que cada trabajador usa en el desempeño de sus funciones. POR CUANTO: El que resuelve fue designado Ministro de Gobierno y Presidente del Banco Central de Cuba por Acuerdo del Consejo de Estado de fecha 13 de junio de 1997. POR TANTO: En el ejercicio de las facultades que me están conferidas,

RESUELVO:

PRIMERO: Establecer con respecto al coeficiente hacer aplicado por las Administraciones a los fines de la exigencia de la responsabilidad material, según lo dispuesto en el Decreto Ley No. 249 “De la Responsabilidad Material”, de 23 de julio de 2007, lo siguiente:

a) Cuando se produzca un extravío o se ocasionen daños a bienes adquiridos o realizados en pesos convertibles o divisas, se aplicará como coeficiente el tipo de cambio de CADECA al momento de producirse el hecho.

b) Cuando se produzca pérdida o extravío de dinero en pesos convertibles o

divisas, se aplicará igualmente como coeficiente el tipo de cambio de CADECA al momento de producirse el hecho.




SEGUNDO: En el caso en que la entidad afectada tenga elementos que sustenten la aplicación de un coeficiente menor al que esta Resolución establece, deberá hacer la correspondiente propuesta al jefe del organismo al que se subordina o al funcionario en que este delegue su facultad, quién podrá autorizar, modificar o denegar esta propuesta. DADA en la Ciudad de La Habana, a los ocho días de abril de 2008.

BANCO CENTRAL DE CUBA




CAPITULO VI - REFERENCIAS METODOLOGICAS. Este espacio cumple el propósito de nominalizar las citas que han sido incluidas en el texto del Manual. (1) Resolución No. 297 del MFP de 23 de septiembre del 2003.

ASUNTO: Definición del Control Interno. Contenido de los componentes y sus Normas. UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.

(3) Decreto-Ley No. 249 del Consejo de Estado de 23 de julio de 2007. ASUNTO: Establece el procedimiento para determinar y exigir la responsabilidad material a los trabajadores de todas las categorías ocupacionales, funcionarios y dirigentes. UBICACIÓN: Gaceta Oficial Extraordinaria No. 36 del 24 de julio de 2007.

(5) Resolución No. 11 del MFP de 18 de enero de 2007.

ASUNTO: Anexo No. 1 de la Resolución que contiene el formato de los modelos del Subsistema de Inventarios. UBICACIÓN: Página electrónica de Finanzas al Día.

SC-2-01 - Solicitud de Compras. SC-2-02 – Solicitud de Servicios. SC-2-04 – Informe de Recepción. SC-2-05 – Informe de Reclamación. SC-2-06 – Entrega de Productos Terminados en Almacén. SC-2-07 – Solicitud de Entrega. SC-2-08 – Vale de Entrega o Devolución. SC-2-09 - Transferencia entre Almacenes. SC-2-10 - Orden de Despacho. SC-2-11 - Conduce. SC-2-12 - Factura. SC-2-13 - Submayor de Inventario. SC-2-14 - Tarjeta de Estiba. SC-2-15 – Hoja de Inventario Físico. SC-2-16 - Ajuste de Inventario. SC-2-17 - Movimiento de Reservas Movilizativas. SC-2-18 - Factura Comercial. SC-2-19 – Remisión de Salida del Puerto. SC-2-20 - Factura –Recepción de Operaciones Comerciales con

productores individuales agropecuarios.

(6) Resolución No. 20 del MFP del 18 de febrero de 2009. ASUNTO: Registro de las Pérdidas, Faltantes y Sobrantes de Bienes

Materiales y Recursos Monetarios y el Procedimiento No. 2 sobre Faltantes, Pérdidas y Sobrantes de Bienes.

UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día.




(7) Resolución No. 108 del MFP del 18 de mayo de 2009. ASUNTO: Procedimiento financiero para la venta en CUP de los inventarios

ociosos y de lento movimiento por las Entidades estatales. UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día. (8) Resolución No. 62 del MFP del 16 de marzo de 2006. ASUNTO: Norma Financiera de Contabilidad No. 2. Reservas Materiales y

los datos obligatorios del modelo SC-2-17 – “Movimiento de Reservas Movilizativas

UBICACIÓN. Página electrónica de Finanzas al Día. (9) Circular No. 1 del Minsap de 30 de abril de 2009. ASUNTO. Instrucción de expedientes y niveles de aprobación de los ajustes

de acuerdo a la Resolución 20/09 del MFP. UBICACIÓN: Página electrónica de la Dirección de Finanzas y

Contabilidad. Esta Circular se aplica solamente a las entidades del S.N.S. del Nivel Central. El resto de las Unidades aplicarán lo establecido por el CAP de cada Provincia. Dirección de Finanzas y Contabilidad Aprobado el 10 de noviembre de 2009. “Año del 50 Aniversario del Triunfo de la Revolución”



manual de normas y procedimientos - … · las acciones a desarrollar con los recursos materiales,...

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