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PROCESO GESTION DOCUMENTAL

CÓDIGO A-GDO-DI-001

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INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN DELA NIÑEZ YLA

JUVENTUD

– IDIPRON –

2016- 2019

INSTITUTO PARA LA PROTECCION DE LA

NIÑEZ YLA JUVENTUD

IDIPRON

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Bogotá, Enero de 2016

RESPONSABLE

Ing. Jose Darío

Guerrero F

Responsable Área

Administración

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1. OBJETO ................................................................................................................................................4

2. ALCANCE .............................................................................................................................................4

3. RESPONSABLES .................................................................................................................................6

4. TIPOS DE INFORMACION GENERADA POR LA ENTIDAD ....................................................6

5. GLOSARIO ...........................................................................................................................................7

6. REQUERIMIENTOS PARA DESARROLLO PGD ....................................................................... 12

7. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS PARA EL PGD ................................................................. 14

8. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL PGD ...................................................... 26

9. REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS PARA EL PGD ............................................................ 27

10. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Y

COMUNICACIONES OFICIALES .................................................................................................. 27

10.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 28

10.1.1 CREACIÓN Y DISEÑO DOCUMENTOS ....................................................................................................... 29 10.1.2 NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .................................................................... 29

10.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 31

10.2.1 POLITICAS DE OPERACIÓN ........................................................................................... 31

10.2.2 ACTIVIDADES ..................................................................................................................... 32

10.2.3 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................. 34

10.2.3.1 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS .................................................................................................. 34 10.2.3.2 REGISTRO DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................... 35

10.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 35

10.3.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................................................... 35

10.3.2 PROGRAMACIÓN DE RECORRIDOS ............................................................................ 36

10.3.2.1 MENSAJERÍA INTERNA ............................................................................................................................... 36 10.3.2.2 MENSAJERÍA EXTERNA .............................................................................................................................. 36

10.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS ................................................................................................... 37

10.4.1 TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ................................................. 37

10.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTIÓN ............................... 40

10.6 PRESTAMO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ............................................................ 44

10.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 45

10.7.1 DESTINACIÓN DE ESPACIOS ......................................................................................... 45



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10.7.2 MOBILIARIO ....................................................................................................................... 45

10.7.3 MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS EN OTROS FORMATOS ................................ 46

10.7.4 CONDICIONES AMBIENTALES PARA MATERIAL DOCUMENTAL ..................... 46

10.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ...................................................................... 48

10.8.1 DIGITALIZACION DE COMUNICACIONES OFICIALES .......................................... 48

10.8.2 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ....................................................................................... 49

11 METAS DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL…..49

12 PROGRAMAS ESPECÍFICOS EN GESTION DOCUMENTAL…………………………51

13 INTEGRACION PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL CON PINAR………………..55

14. CONTROL DE CAMBIOS…………………………………………………………………………..57



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1. OBJETO

El Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON elabora el presente programa con

el fin de dar alcance a la política de gestión documental reglamentada mediante acto administrativo y

para profundizar lineamientos y técnicas pertinentes para el manejo del Archivo Total1“concepto que

hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital donde comprende aspectos tales

como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición

final de los documentos.

Así mismo el programa fija políticas que permiten normalizar y racionalizar la producción logrando

regularizar el flujo de los documentos, además suministra las pautas necesarias para la adecuada

gestión de los documentos producidos y recibidos, en cumplimiento de sus funciones y garantizando la

conservación del acervo documental del IDIPRON.

2. ALCANCE

El programa de gestión documental se conceptualiza con los procesos que estarán interrelacionados

entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del

documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico). Las metas del PGD van en

concordancia con el plan de acción se basan en la siguiente acción estratégica de la Entidad.

OBJETIVO ESTRATEGICO: Fortalecer la gestión institucional mediante el mejoramiento de las

capacidades administrativas, de infraestructura, TIC’s, Comunicaciones y la gestión integral del

IDIPRON.

ESTRATEGIA: Fortalecimiento Institucional: Gestión, TICS, Infraestructura, Comunicaciones.

Por lo tanto las acciones estratégicas son las siguientes con las correspondientes metas institucionales a

corto plazo.

Radicar las comunicaciones oficiales internas y externas que se registren en la ventanilla única de

radicación del área de Administración Documental. Meta: Radicar el 100% de las comunicaciones

1ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

y se dictan otras disposiciones.



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internas enviadas, externas enviadas y externas recibidas de la Entidad en el sistema de información

CORDIS.

Radicar los actos administrativos que se produzcan en la Entidad y garantizar su custodia

archivística. Meta: Radicar el 100% de los actos administrativos registrados en el área de

administración documental.

Implementar Tablas de Retención Documental (TRD) de acuerdo al diagnóstico realizado con el

archivo de Bogotá y las necesidades de organizar la documentación. Meta: Implementar 28 TRD

en áreas productoras.

Iniciar implementación de la TVD en el archivo central de acuerdo a la entrega de la TVD en el

Consejo Distrital de Archivos. Meta: Iniciar proceso de intervención fondo acumulado en el 60%

del archivo central.

Formular e iniciar la implementación de un sistema de consulta de resoluciones de vigencias

anteriores vía web de acuerdo a la implementación de subsistemas del sistema integral de gestión

de documentos. Meta: Contar en agosto de 2015 con un sistema electrónico de consulta de

resoluciones vía web.

Formular e iniciar la implementación de un sistema con un sistema electrónico de consulta de

comunicaciones oficiales vía web de acuerdo a la implementación de subsistemas del sistema

integral de gestión de documentos. Meta: Contar en agosto de 2015 con un sistema electrónico de

consulta de comunicaciones oficiales vía web.

A mediano y a largo plazo las metas institucionales serían las siguientes.

Terminar implementación de la TVD en el archivo central de acuerdo a la entrega de la TVD en el

Consejo Distrital de Archivos. Meta: Iniciar proceso de intervención fondo acumulado en el 40%

del archivo central.

Realizar un proceso de digitalización del fondo acumulado intervenido archivísticamente según

criterios de la tabla de valoración documental aprobada por el Consejo Distrital de Archivos. Meta:

Digitalizar el 40% del fondo acumulado en las vigencias 2016 y 2017.

Realizar el cambio del archivo central intervenido archivísticamente según criterios de la tabla de

valoración documental aprobada por el Consejo Distrital de Archivos a una sede en la ciudad de

Bogotá. Meta: Traslado del archivo central a sede en Bogotá en la vigencia 2019

Terminar el proceso de digitalización del fondo acumulado institucional para los periodos 1967 a

2012. Meta: Digitalizar el 60% del fondo acumulado en las vigencia 2019.

La dirección, gestión, control, evaluación y mejora de los procesos de gestión documental será un

trabajo conjunto con las áreas productoras de documentos con la supervisión de la Subdirección



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Administrativa y Financiera quien actúa como Presidente del Comité Interno de Archivo dando alcance

a la Resolución Interna No 062 de 2013.

Según la guía de caracterización de usuarios de Gobierno en Línea, el público a quien va dirigido el

programa de gestión documental de la Entidad son usuarios externos que se identifican como

Ciudadanos Colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, Veedurías Ciudadanas.

Organismos de vigilancia y control fiscal en sus diversas formas en general como potenciales

destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana,

operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión

documental. En igual sentido los usuarios internos son todas las áreas productoras de documentos que

forman parte de la estructura organizacional de la Entidad.

3. RESPONSABLES La áreas responsables de establecer los requerimientos del programa de gestión documental en el

ámbito normativo es la Dirección Archivo de Bogotá quien da los lineamientos de política de gestión

documental según la normatividad vigente. En el ámbito económico el responsable de la

implementación del PGD es la Subdirección Administrativa y Financiera que maneja los recursos

financieros disponibles para la gestión documental. En el aspecto Administrativo el Área de

Administración Documental es la responsable de la implementación de este programa. En el ámbito

tecnológico se cuenta con el área de sistemas para dicha implementación y como agentes de cambio los

responsables son funcionarios designados para la gestión documental de cada área productora de

documentos.

4. TIPOS DE INFORMACION GENERADA POR LA ENTIDAD Dando alcance a los estipulado en el artículo 2 del Decreto 2609 de 2012 la información producida y/o

recibida por la entidad, sus áreas productoras de documentos y servidores públicos, y en general por

cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función del Instituto ó que hayan sido

delegados por ésta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se

produzcan, se genera en los siguientes tipos de información

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos).

c. Sistemas de Información Corporativos.

d. Sistemas de Administración de Documentos. (CORDIS-SICAPITAL)

e. Portales, Intranet y Extranet.



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f. Sistemas de Bases de Datos.

g. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o

digital), etc.

h. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).

5. GLOSARIO

Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a

las áreas y/o personal autorizado.

Acceso a los Archivos. Derecho de los ciudadanos a consulta la información que conservan los

archivos, en los términos consagrados por la Ley.

Administración de Archivo. Operaciones Administrativas y técnicas relacionadas con la

planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios

de todos los archivos de la institución.

Almacenamiento de Documentos. Depósito de los documentos en estantería, cajas,

archivadores, legajos, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente

para su utilización.

Archivar: Acción realizada a través del Sistema de Gestión Documental CORDIS, por la

persona que tiene asignado en su usuario un radicado de entrada, memorando, salida o cualquier

documento que tiene número de radicado y el cual ha terminado trámite.

Archivo Central. En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión

de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y

son objeto de consulta.

Archivo de Gestión. Comprende toda la documentación producida o recibida por una oficina o

dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas

productoras u otras oficinas que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar

respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo Histórico. Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de

conservación permanente, para facilitar la consulta y el apoyo a la investigación académica.



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Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la

ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo

vital.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso

de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los

archivos.

Ciclo Vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o

integración a un archivo permanente.

Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los

programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los

archivos.

Conservación de Documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de

los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

Consulta de Documentos. Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de

los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y

obtener una copia de los mismos.

Disposición final de los documentos. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres

etapas, con miras a su conservación, temporal, permanente o a su eliminación.



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Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o

privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características

que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Entrepaño. Cada una de las tablas horizontales de una estantería.

Estante. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas

unidades de conservación.

Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados y recibidos

orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que

comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación

permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

Instrumento de consulta. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o

describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer control físico,

administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y

recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que

deriven los instrumentos. Se pueden distinguir instrumentos de control (fases de identificación y

valoración) e instrumentos de referencia (fase de descripción y difusión).

Instrumento de Control. Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por

lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros en la fase de identificación, lo

siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, reportorio de series,

cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración, tabla de retención

documental, registro de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación.



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Inventario. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de

un fondo, siguiendo la organización de las series documentales: Puede ser esquemático, general,

analítico y preliminar.

Ordenación documental. Ubicación física de los documentos de acuerdo al as series

documentales en el orden previamente acordado.

Ordenación. Operación de unir elementos o unidades de un conjunto relacionadas unos con

otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos,

estos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

Organización de documentos. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto

de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la entidad.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es la actividad por medio de la cual, la entidad

asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando

constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y

cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a

contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona

natural o jurídica.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desarrolladas.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es la actividad por medio de la cual, las entidades

Ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las

Comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y /

o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),

Número de radicación, Nombre del servidor responsable del trámite, Anexos.



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Retención de documentos. En el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión, archivo central tal como lo consigna la tabla de retención

documental.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de

valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de

documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mimo órgano o sujeto productor como consecuencia de sus funciones

específicas ejemplo: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes entre otros.

Servidor Público. Son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la administración

pública. El término de servidor público se utiliza desde la Constitución de 1991, en donde se

afirma que éstos son empleados al servicio del Estado y de la comunidad.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales

empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,

fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Subserie documental. Conjunto de unidades documentales que conforman parte de la serie y se

jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto por los tipos documentales que varían

de acuerdo al trámite o asunto.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales,

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipología documental. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse

según su origen y características diplomáticas.

Transferencia de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de gestión al central, sin

alteración de sus propiedades, para su conservación cautelosa y cuya frecuencia de uso ha

disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites.

Transferencia primaria: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central,

teniendo en cuenta las tablas de retención documental.



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Transferencia Secundaria: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al

permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria

en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor

social (cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que

garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros

elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.

Unidad documental: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser

considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad

documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando

lo constituyen varios, formando un expediente.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios

de los documentos hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros con

el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

Valores primarios (administrativo, legal, contable, fiscal y técnico): es el que tienen los

documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es

decir a los involucrados en el asunto.

6. REQUERIMIENTOS PARA DESARROLLO PGD

Dentro del marco de documentación e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental

y Archivos (SIGA), se han generado un conjunto de criterios de estandarización para la elaboración y

presentación de documentos, según en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación

(AGN), y le elaboración de documentos desde la norma ICONTEC ( NTC 3393 Guía para la

elaboración de cartas, NTC 3397 Guía para la elaboración de memorandos, NTC 3393 Guía para la

elaboración de circulares), en concordancia a otras normas que reglamentan la materia como las

emitidas por la Real Academia de la Lengua Española, y el Decreto 213 de 24 de Mayo de 2007

emitido por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

:

Ley 594 de 2000 expedida por el Congreso de la República y por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos y otras disposiciones.



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“Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental”, elaborado por el

Archivo General de la Nación en el cual se busca dotar a las entidades públicas y privadas que

presten servicios públicos de un instrumento que describe los procesos y procedimientos de un

Programa de Gestión Documental (PGD).

El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un

excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

Los archivos son un componente básico del proceso de modernización de IDIPRON y desde el punto

de vista de la información son la base para el logro de los objetivos. De aquí depende la necesidad de

instaurar normas que reglamenten la elaboración y manejo de los documentos como algo exclusivo a la

administración pública, vigilando por su mantenimiento, clasificación y ordenamiento que permita

hacer seguimiento a las funciones de IDIPRON.

Por tanto lo tanto es de vital importancia que el Instituto y la Gestión documental se realicen mediante

la observancia de las siguientes políticas:

Cada una de las áreas, oficinas, dependencias, grupos de trabajo y Unidades de Protección

Integral, debe realizar y actualizar el inventario de documentos que respaldan la gestión de la

misma y de acuerdo a la tabla de retención documental y al plan de transferencias realizar el envío

de sus documentos al archivo central.

Los funcionarios de IDIPRON al desvincularse de la entidad o a la terminación del contrato o al

ser trasladados de áreas de trabajo, deberán hacer entrega con el lleno de los requisitos

establecidos en el presente programa de los documentos producidos y recibidos y relacionados en

las TRD en desarrollo de sus labores.

Cada área debe revisar las Series, Subseries y Tipos Documentales que forman su Tabla de

Retención Documental – TRD; al requerir ajustes, deben presentar en la solicitud al Área de

Administración Documental para realizar la respectiva propuesta para ser aprobada por el Comité

de Archivo.

De acuerdo al plan de Transferencias definido por el Área de Administración Documental y

aprobado por el Comité de Archivo, cada dependencia debe hacer transferencia al Archivo Central.

El Comité de Archivo es el único órgano competente para autorizar la eliminación de

documentos.



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El Comité de Archivo se reunirá con la periodicidad establecida en la resolución 237 de 2002

Todas las comunicaciones producidas por la Entidad y que tengan el carácter oficinal deben

cumplir con lo establecido en el presente programa.

7. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS PARA EL PGD

Para que la Gestión Documental pueda ser gestionada de manera adecuada, es necesario que IDIPRON

responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la

Nación así como las demás normas2 aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de

carácter general relacionadas con la gestión documental:

Constitución Política de Colombia.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de

la Nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre,

y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y

rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de

entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser

interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca

la ley.

2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS; Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental Bogotá2005 pág. 9-

11



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Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y

condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan

interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden

judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro

de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá

informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las

medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás

responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de

comunicación”.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en

condiciones de equidad. No habrá censura”.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por

motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su

ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos,

las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la

ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los

colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza

científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad

nacional”.

Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de

desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio

arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y

son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para



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readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales

que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos

que establezca la ley”.

Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los

convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes

a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.

Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional.

Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades

reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la

Constitución y las leyes.

Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;

2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante

situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;

3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la

independencia y la integridad nacionales;

4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;

5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;

6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;

7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;

8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente

sano;

9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de

justicia y equidad”.

Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer

libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos

efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la

información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de

acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de

réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o



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ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos

electorales...”

Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los

órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás

funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran

armónicamente para la realización de sus fines”.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35.

Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 23 de 1982.

Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional

de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31de 1992.

Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la República.

Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración

pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos

en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su

soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su

autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999.



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Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio

electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras

disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único Artículo 341. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que

se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional

Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los

acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de

funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de

trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la

documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o

a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización

indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a

su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no

suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes

de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda

su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o

exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.

Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas

en liquidación.

Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”

Ley 962 de 2005 Ley antitrámites

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la

Dirección General de Impuesto Nacionales.

Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba

suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las

especificaciones técnicas que deban cumplirse.



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Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se

modifica su titulación y numeración.

Artículo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás

condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y

los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.

Artículo 47.Archivos laborales informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrónica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras

disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en

Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas

tecnologías en los archivos públicos.

Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el sistema nacional de Archivos.

Resolución Interna 184 de 2012 Por la cual se establecen lineamientos de gestión documental en el

Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud IDIPRON

7.1 NORMATIVIDAD ASOCIADA AL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) EN

CADA PROCESO ARCHIVISTICO

7.1.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales

Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales



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Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los

documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y Documentos.

Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas

comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia

como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia

comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o

normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 123. Soportes contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones

oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90

mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad.

7.1.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación

privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos

y con las formalidades que establezca la ley.

Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso

de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,

radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

7.1.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.



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Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones

oficiales.

7.1.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá

reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 6, 16, 17, 22.Artículo 25. Establece que las entidades de la

Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus

respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones,

numeración de actos administrativos.

7.1.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal. Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán

que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que

corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han

funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas

correccionales. Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales,

en los de los departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los

archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos.

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La

acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta

Ley prescribirán en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La

acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser

conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último

asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante,

siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la

cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de

la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se

destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento

conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades

anteriores



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Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del

orden nacional. Artículo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras

disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité

Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de

1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de

servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de

las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de

2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,

fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos

de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el

Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de

Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la

integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las

Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación

Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la

actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo

del Archivo General de la Nación.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.



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NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos

7.1.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS

Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios

masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos

públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no

participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y

desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los

siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales.

Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.

Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

7.1.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la

conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos

están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en

esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los

escritos impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones

magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto

mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,

edificios o similares”.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de

bienes culturales.

Ley 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir

títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan

otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción

impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial



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Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que

administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de

procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para

preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y

almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe

exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar

documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de

archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por

parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración

documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su

valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos

deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos

establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la

integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su

período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de

conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de

riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de

depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

7.1.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Constitución Política de 1991 Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras

comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los

demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN



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Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado

reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la

investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.

Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo

económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El

patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico,

artístico y monumentos públicos de la Nación.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades

bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta

copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro

técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales establecerán las medidas que

demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se

concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al

trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en

la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya

transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su

naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede

copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles

recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios

o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y

destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité

Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos

relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las

entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25.

“Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan

perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.



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Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y

localización. Clasificación de Microfilmes.

NTC 5238. Micrografía microfilmación de series: Procedimientos de operación.

7.1.9 PLAN DE EMERGENCIA

Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y archivístico

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural

Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación

Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico,

artístico, monumentos.

Decreto 043 de 2006 (Febrero 28). "Por el cual se dictan disposiciones para prevenir riesgos en los

lugares donde se presenten aglomeraciones de público

Acuerdo 037 de 2002; Sobre especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los

servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos.

Acuerdo 047 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los

Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por

razones de conservación”

Acuerdo 048 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo 59 del Capítulo VII

“Conservación de Documentos “, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva,

conservación y restauración documental”.

Acuerdo 049 (5 de mayo de 2000); por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo VII “Conservación

de Documentos “, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales

destinados a archivos”·

Acuerdo 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII“ Conservación

de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Resolución No. 089 de 2003 (Archivo General de la Nación AGN): Reglamento para el uso de Internet

y Correo Electrónico.

8. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL PGD



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Los requerimientos administrativos para el desarrollo del PGD en las metas a corto, mediano y largo

plazo son el grupo de trabajo del área de administración documental en cabeza del responsable del área

quien velara por el seguimiento y actualización del plan en mención.

De igual forma es necesaria la colaboración de la Oficina Asesora de Planeación, del área de

comunicaciones y del área de Sistemas para la consolidación de la gestión documental en articulación

con el sistema de gestión de calidad institucional, la divulgación de la política de gestión documental y

el plan institucional de sistemas.

9. REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS PARA EL PGD

Los requerimientos tecnológicos para el desarrollo del PDG en metas a corto, mediano y largo

plazo son el correcto funcionamiento del sistema de información CORDIS desarrollado por

SICAPITAL bajo plataforma tecnológica ORACLE implementado en la Entidad desde el año

2012. Este sistema de información permite diseñar bases de datos de consulta de comunicaciones

oficiales de vigencias anteriores.

A la fecha se cuenta con un total de 60 usuarios en la sede administrativa a las 20 dependencias

respectivamente y un total de 50 usuarios en las UPIS para el sistema de información CORDIS

implementado en 155 equipos de cómputo con la asistencia técnica del área de sistemas para un

total 110 usuarios. En igual sentido en la vigencia 2014 el sistema de información CORDIS

permitió la radicación y digitalización de comunicaciones oficiales que permite llevar un registro

magnético de 11.049 memorandos, 5.467 comunicaciones recibidas y 3.847 oficios enviados

organizados por número de consecutivo.

10. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA PRODUCCIÓN DE

ACTOS ADMINISTRATIVOS Y COMUNICACIONES

OFICIALES

Se entiende por el proceso archivístico que se deriva del análisis y procesamiento de la información

contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y

técnicas diseccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida por el Instituto para

la Protección de la Niñez y la Juventud en ejercicio de sus funciones.



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10.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La producción documental es un factor importante dentro del ciclo de vida de los documentos debido a que

en ella se establecen los elementos relevantes que determinan la organización y conservación de actos

administrativos y demás comunicaciones oficiales en las entidades.

La producción documental, como proceso comprende aspectos de origen, creación y diseño de actos

administrativos y comunicaciones oficiales paralelo al desarrollo de las entidades Distritales, aquí se

orienta sobre los formatos de uso común a la administración que serán adoptados por el Instituto para la

protección de la Niñez y La Juventud.

Selección Microfilmación/

Digitalización Conservación Total Eliminación

1. PRODUCCIÓN

2. ORGANIZACIÓN

5. DISPOSICIÓN FINAL

3. CONSULTA

4. CONSERVACIÓN

Distribución Recepción Tramite

Inventario Documental

Valoración Documental

Clasificación Física de la Documentación

Selección y Eliminación de la Documentación

Ordenación Documentación

Descripción Documental



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Teniendo en cuenta la normatividad vigente en materia de Racionalización de Trámites y Gestión

Ambiental, se generarán máximo 2 copias de cualquier documento para efectos de archivo de gestión.

De igual manera cuando sea posible se generará la impresión o copia de documentos a doble cara, según la

normatividad vigente en austeridad de gasto.

Nota: Las disposiciones específicas en cuanto a producción documental serán consignadas en el manual de

gestión documental vigente en el Sistema de Gestión de Calidad del Instituto, identificado con el código

A-GDO-MA-001 y en los procedimientos de Gestión Documental.

10.1.1 CREACIÓN Y DISEÑO DOCUMENTOS

Determinación de uso y finalidad

Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto).

Determinación y selección de soportes documentales (Cintas magnéticas, CD ROM, discos

ópticos, discos duros, Microfilmes, video etc.).

Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Establecer criterios para la asignación de consecutivos y la producción de copias.

Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logo de la entidad, características

internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

10.1.2 NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Identificación de dependencias productoras: acorde con el organigrama de IDIPRON las

áreas productoras de documentos son las siguientes con la respectiva codificación del sistema de

información CORDIS. La codificación de las áreas productoras se registra en el numeral 7.1.9

del presente programa de gestión documental.

Definición de tipologías documentales: conforme a los formatos y formularios regulados en los

manuales de procesos y procedimientos identificados en el listado de maestro de documentos y la

Tabla de Retención Documental vigente en la Entidad.

Directrices relacionadas con el número de copias: copias controladas (control de cambios y

modificaciones de los documentos producidos por la entidad: código, versión, fecha de

aprobación, así mismo N° de originales de un mismo documento).



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Control de producción de nuevos documentos: los nuevos documentos que se produzcan en

IDIPRON, deben estar registrados en el control de registros y en listado maestro de documentos

una vez revisados y aprobados por el responsable de cada proceso.

Es necesario que el documento sea producido bajo especificaciones técnicas dadas por su función,

su valor administrativo e histórico y la vigencia de consulta con el fin de contrarrestar factores de

deterioro para garantizar la permanencia de los documentos y por ende, de la información.

Los documentos que se producen tienen un carácter de esenciales y se definen en uno de los

siguientes ciclos:

Los que se producen y permanecen en el archivo de gestión: son documentos de apoyo y son

eliminados en esta etapa; por ejemplo las planillas de reparto de correspondencia, copias normas

o procedimientos que consulta la dependencia etc.

Los que se producen o se transfieren del Archivo de Gestión al Archivo Central: son

considerados de conservación temporal y son eliminados una vez agotados los valores primarios

(Administrativos, legales, fiscales, contables) por ejemplo los informes de gestión, los

documentos contables, etc.

Los que se elaboran en los archivos de Gestión, se transfieren al central y posteriormente

pasan al Archivo e Histórico: son de conservación permanente como los decretos, resoluciones

y las actas de juntas directivas.

10.1.2.1 COMPETENCIA QUIEN FIRMA LA COMUNICACIÓN

Todas las oficinas elaborarán comunicaciones de acuerdo con las funciones asignadas y las podrán

firmar los subdirectores, jefes de oficinas asesoras, responsables de área, responsables de UPIS,

administradores de proyectos de inversión. Para los casos de directrices generales y respuestas

externas solo firmaran los subdirectores y jefes de oficina. Sin embargo, puede requerirse elaborar

comunicaciones que no tienen que ver con la función asignada.

En estos casos se elaborarán las comunicaciones para la firma del competente y se registrará el código

de la oficina que la produjo, aun cuando el jefe y/o responsable del área que proyectó no sea quien la

firme. Deberá consignarse en el final del oficio el nombre de la persona y el cargo que proyecta el

documento.



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10.1.2.2 ESTABLECER NÚMERO DE COPIAS

Se elaborarán en original y máximo dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias

para otros destinatarios. El original para el destinatario, la primera copia para el consecutivo de

administración documental y la segunda copia para la serie documental de la oficina productora.

10.2 METAS PGD EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS

10.2.1 Corto plazo: Lograr implementar en un 100% de las áreas productoras de documentos los

criterios de producción de documentos acorde a la política de gestión documental.

10.2.2 Mediano y largo plazo: Cambiar la imagen institucional de las comunicaciones oficiales y los

documentos oficiales conforme a lineamientos de la nueva administración.

10.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de

los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

10.2.1 POLITICAS DE OPERACIÓN

Todos los documentos que ingresen a IDIPRON deberán radicarse obligatoriamente en la

ventanilla única de radicación en el sistema de información CORDIS.

Sólo el número y hora de radicación generada por el sistema de gestión documental CORDIS,

dará validez para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la entidad.

El funcionario que reciba documentos directamente en las oficinas, será responsable

Disciplinariamente de las implicaciones que ello acarree.

Todos los documentos que ingresen a IDIPRON deberán ser radicados en todos los casos en la ventanilla

única de radicación ubicada en el Área de Administración Documental, en horario de lunes a viernes de

7:30 a.m a 5:30 p.m.

Sólo el número y hora de radicación generada por el Sistema de Gestión Documental, dará validez para

todos los efectos, a los documentos que ingresen a la entidad, por tanto no se dará trámite a documentos

que no cuenten con la etiqueta de radicación. Es decir documentos sin la etiqueta del sistema de

información no se asumen como comunicación oficial de la Entidad.

El funcionario que reciba documentos directamente en las oficinas, será responsable Disciplinariamente

de las implicaciones que acarree el trámite o incumplimiento de términos de respuesta.



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Las áreas productoras que cuenten con correo electrónico y/o fax, deben remitir al Área de

Administración Documental las comunicaciones externas que reciban para su radicación y trámite.

Se debe verificar que la comunicación oficial a radicar se encuentre firmada, debidamente foliada, que

corresponda a lo anunciado y sea competencia del Instituto para efectos de radicación y registro; con el

propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Cuando se reciben oficios en sobre sellado, tramitados por empresas de mensajería se deben

remitir al área productora para su apertura y posteriormente ser devueltos área de

Administración Documental para su respectiva radicación en el sistema de información.

Las comunicaciones oficiales a radicar deben presentarse únicamente en original, se generará

copia para el consecutivo del Área de Administración Documental (sin anexos) y una copia para

el área productora con anexos según el caso.

Comunicaciones oficiales con copia a otras áreas productoras deben llevar los anexos

correspondientes en el momento de su radicación. En caso de que la copia no cuente con los

anexos se debe registrar en la comunicación esta situación.

Las comunicaciones oficiales dirigidas a externos para su radicación deben contar como

mínimo con: el nombre del destinatario, dirección y teléfono actualizados.

En caso de errores en los oficios radicados estos deben ser corregidos mediante una nueva

comunicación oficial, que dé alcance a la comunicación de la anomalía. No se eliminarán

radicados registrados en el sistema.

10.2.2 ACTIVIDADES

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que estén dirigidos a

funcionarios vinculados a la Entidad que correspondan a lo anunciado y sean competencia del

Instituto para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites

correspondientes.

El funcionario a cargo de la Unidad de Correspondencia recibirá los documentos producidos

para radicar (comunicaciones oficiales y otros envíos) por entrega personal por parte de la

Oficina Productora o a través de las valijas, bolsas o sobres de recorrido a dependencias.

En las áreas que cuenten con el aparato y servicio de fax, deberá asignar un funcionario

responsable de su recepción, organización y envío al Área de Administración Documental para

su radicación, distribución y se encargará de llevar los controles necesarios. Dicho funcionario

responderá por las implicaciones del mal trámite dado a alguno de estos documentos.



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Documento que no se tramite por el Área de Administración Documental no será considerado

como una comunicación oficial.

Cuando se reciben oficios en sobre sellado tramitados por empresas de mensajería se remitirán

al área competente para su apertura y posterior radicación en el sistema de información

CORDIS.

Como constancia de recepción de correspondencia externa el Instituto podrá registrar con el

sello o reloj radicado en la copia del documento a quien la presente, pero el funcionario de la

ventanilla de correspondencia procederá a radicarlo inmediatamente en el sistema de

información CORDIS, la fecha y hora oficial del radicado será la del sistema de información en

mención.

Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables

de su contenido, se considerará ANÓNIMA y deberá ser radicada y remitida a la oficina de su

competencia, donde se determinarán las acciones a seguir (Acuerdo 060 de 2001 Artículo

Décimo – Parágrafo).

Toda correspondencia recibida con características de Derecho de Petición, Tutelas, Peticiones,

Quejas y reclamos se coloca el sello con la siguiente información:

Y se clasifica en:

Tipo de derecho de petición Tiempo de respuesta

(días hábiles)

Peticiones de información 10

Derechos de Petición de Interés general o particular 15

Quejas y reclamos 15

Solicitudes o consultas en materia de ejecución Contractual3 3 meses

Consultas 30

Otras comunicaciones4 20

3En relación con los derechos de petición en materia de ejecución contractual, éstos se encuentran regulados en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo

15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtención.

RESPUESTA

Plazo: ____________________

N°:______________________

Fecha Límite: ______________



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Organismos de control, entidades jurisdiccionales y

representantes de los medios de comunicación5

5

Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas6 10

El no cumplimiento de los lineamientos de la normatividad en mención, generaran consecuencias

de carácter disciplinario según lo estipulado en el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002) y

demás normatividad vigente en la materia.

10.2.3 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

10.2.3.1 Comunicaciones oficiales enviadas

El consecutivo será asignado por el sistema de información CORDIS se deberá reiniciar cada año y

estará constituido por un número de cinco dígitos, desde el 00001 hasta “n”, número de radicación

asignado el último día hábil del año. Las comunicaciones oficiales enviadas, se elaborarán en original y

máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la

oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia

reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia.

En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales,

para las comunicaciones internas se anexara el formato Copias Comunicados Internos (A-GDO-FT-

019).

Todos los anexos deben presentarse foliados en su totalidad y enunciados o relacionados en la

carta remitente.

Toda comunicación oficial deberá registrar en el asunto el número de radicado al que da

respuesta y la referencia.

Comunicaciones internas enviadas Asunto: Respuesta memorando 2014IE002 anulación

CDP

4Las dos últimas categorías se incluyen a fin de estandarizar los tiempos para todos los documentos que ingresan al Instituto. En caso de comunicaciones provenientes de

organismos de control y entidades jurisdiccionales, si éstas no incluyen un término de respuesta determinado, el Instituto deberá dar respuesta

en 3 días hábiles. 5Ibi 6Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra Entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información.



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Comunicaciones externas enviadas Asunto: Respuesta oficio 2014ER005 solicitud

información Contraloría de Bogotá.

El encargado de correspondencia revisará que las comunicaciones cumplan con las Normas ICONTEC

adoptadas por IDIPRON para su elaboración y con las recomendaciones generales.

Además, revisará que estén acompañadas de sus antecedentes y anexos, así como de las copias que se

anuncian y de los sobres correspondientes para su envío.

Si la comunicación no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el funcionario a

cargo de la radicación devolverá la comunicación a la oficina productora para que se efectúe la

corrección respectiva y así, poder continuar con su trámite.

10.2.3.2 Registro de documentos

Una vez se haga la respectiva radicación de consecutivo se procede a registrar en el en el sistema de

información CORDIS los datos como: Fecha, hora, N° de registro, Dependencia Destinataria,

remitente, anexos. En el caso de los documentos recibidos externos se imprimirá un rotulo con los

datos antes mencionados

10.2.3.3 METAS PGD EN RECEPCION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Realizar control de las comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de

información CORDIS a través de bases de datos que permitan registrar con claridad número de

radicado, el origen, destino, asunto.

Mediano y largo plazo: Garantizar que toda comunicación que llegue a la Entidad sea radicada

en el sistema de información CORDIS

10.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

10.3.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS



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Una vez registrada la información en el sistema de información CORDIS, el funcionario encargado del

proceso de radicación procederá a distribuir en cada uno de los casilleros7 las comunicaciones y otros

envíos de acuerdo con sus destinatarios: dependencias del Instituto y/o personas naturales o jurídicas.

10.3.2 PROGRAMACIÓN DE RECORRIDOS

10.3.2.1 Mensajería Interna

El Área de Administración Documental programa como mínimo dos recorridos diarios para la

distribución de comunicaciones oficiales internas de todas las dependencias administrativas que se

encuentren ubicadas en la misma sede así: Uno en la mañana entre 8:00 am y 10:00 am. y otro en la

tarde entre 2:00 pm y 4:00 pm.

Para el caso de las Unidades de Protección Integral y comedores Institucionales, se conservará una

carpeta en el Área de Administración Documental para cada unidad o comedor, la cual será actualizada

con la documentación correspondiente e informada telefónicamente cada dos (2) días hábiles para que

un delegado reciba diariamente la correspondencia del caso.

Cuando por alguna circunstancia un área productora no siga el procedimiento de recorrido interno, esta

se hace responsable de la entrega y recibido del área productora destinataria, por lo tanto, no se aceptan

reclamos de comunicaciones oficiales por fuera del recorrido interno. Sin embargo en caso de

presentarse esta situación el área productora debe registrar la copia del consecutivo de administración

documental con fecha, hora y firma de la persona que entregará el documento al área en mención.

Cada área productora deberá contar con un registro de la entrega de la correspondencia interna en

recorrido interno para conciliar en caso de no entrega oportuna de documentos.

10.3.2.2 Mensajería Externa

El Área de Administración Documental programara sus servicios de mensajería externa, de acuerdo

con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias y así se procederá a entregar a la

empresa de mensajería especializada la planilla de control de entrega para su revisión y firma de

acuerdo con los documentos que contienen cada una de las comunicaciones.

7 En el área de Administración Documental hay un clasificador de madera con las dependencia destinataria las

comunicaciones oficiales u otros envíos postales



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Para el caso de comunicaciones oficiales externas el Área de Administración Documental programará

el servicio de mensajería externa, de acuerdo con la demanda de comunicaciones oficiales recibidas de

las áreas productoras y procederá a entregar a la empresa de mensajería especializada con la planilla de

control de entrega. La cual realizará dos recorridos uno en la mañana entre 8:00 am y 12:00 m. y otro

en la tarde de 2:00 pm a 5:00 pm. Cada envío se registra en la copia del consecutivo el recibido del

destinatario.

10.3.2.3 METAS PGD EN DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

12.3.1 Corto plazo: Realizar control de las comunicaciones oficiales internas distribuidas en la entidad

y externa enviada a través de registros de recibo de documentos por vigencia.

12.3.2 Mediano y largo plazo: Digitalizar a partir de la vigencia 2016 el control de distribución de

comunicaciones oficiales para efectos de archivo de gestión.

10.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

10.4.1 TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

En este proceso se señalan las actividades de:

10.4.1.1 Recepción de solicitud o trámite

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

10.4.1.2. Respuesta

Análisis de antecedentes y compilación de información.

Proyección y preparación de respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

Los documentos que se asignen de una dependencia a otra debe hacer el respectivo pase por el área de

administración documental, para hacer el respectivo seguimiento hasta la culminación del asunto.



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En el caso de comunicaciones oficiales que se radican en Dirección pero por competencia sean

asignados por el Director a otra área productora, deben realizar la respectiva delegación del

asunto mediante el trámite del sistema de información CORDIS el cual genera el registro

correspondiente de entrega de la comunicación oficial para respuesta con el fin de registrar el

trámite y realizar seguimiento hasta la culminación del asunto de la comunicación.

En caso de falla en el sistema la delegación se registrara en el formato de Nota Interna,

identificado con el código A-GDO-FT-005; con el fin de registrar el trámite y realizar

seguimiento hasta la culminación del asunto de la comunicación.

Los tiempos de respuesta para comunicaciones oficiales externas serán los siguientes:

TIPO DE REQUERIMIENTO TIEMPO DE

RESPUESTA

Solicitudes de información8 15 días hábiles

Derechos de Petición de Interés general o particular 15 días hábiles

Quejas, sugerencias y reclamos 15 días hábiles

Solicitudes o consultas en materia de ejecución contractual9 30 días hábiles

Solicitud de copia 10 días hábiles

Fuente: Sistema de información SDQS Secretaria General. Ley 1437 de 2011

Los tiempos de respuesta para comunicaciones oficiales internas entre áreas productoras serán

de mínimo un (1) día hábil y máximo cinco (5) días hábiles.

Los tiempos de respuesta contarán en todos los casos a partir de la fecha de radicación en el

sistema de información del Área de Administración Documental.

A todo servidor público le está prohibido omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna

respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así

como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su

conocimiento.(Numeral 8 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002).

Es falta gravísima obstaculizar en forma grave la o las investigaciones que realicen las

autoridades administrativas, jurisdiccionales o de control, o no suministrar oportunamente a los

8 En relación con solicitudes de información de Entes de Control se tramitarán según los términos en número de días hábiles registrados en cada documento. 9 En relación con los derechos de petición en materia de ejecución contractual, éstos se encuentran regulados en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el

artículo 15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtención.



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miembros del Congreso de la República las informaciones y documentos necesarios para el

ejercicio del control político. (Numeral 2 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002).

10.4.2 SEGUIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

El sistema de información CORDIS genera reportes de seguimiento de los trámites vencidos o por

vencer en un periodo determinado lo cual genera alertas para la contestación en cada usuario para su

cierre una vez se realiza el vencimiento de términos de contestación. El área de administración

documental genera un reporte semestral de los requerimientos vencidos por cada usuario y lo informa

mediante comunicación oficial al Subdirector Administrativo y Financiero.

El modelo de seguimiento del sistema es el siguiente:



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10.4.3 METAS PGD EN TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Archivar registros de seguimiento de trámites en el sistema de información

CORDIS.

Mediano y largo plazo: Realizar seguimiento trimestral de trámites de comunicaciones oficiales

en el sistema de información CORDIS mediante informe a la Subdirección Administrativa y

Financiera de los trámites vencidos.

10.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVO DE

GESTIÓN

Establecer la metodología para la organización en los Archivos de gestión conformado por cada uno de

los documentos que se encuentran en trámite en cada puesto de trabajo de los servidores públicos y

estos documentos deben ser organizados conforme a los parámetros establecidos por la Ley y la Tabla

de Retención Documental (T.R.D) vigente en el IDIPRON.



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Los servidores y funcionarios de IDIPRON son responsables de la organización, uso, manejo de los

documentos y tienen la obligación de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la información.

Cualquier novedad que se genere en la Tablas de Retención Documental debe ser informada al

responsable del Área de Administración Documental o en su defecto al Comité Interno de Archivo de

IDIPRON.

Las siguientes actividades se deben tener en cuenta:

Clasificación Documental: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las

series, subseries que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de

acuerdo con la estructura de la entidad”.

Ordenación: Los tipos documentales se ordenaran de manera que respete el principio de orden

original es decir que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha

más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha

más reciente se encontrará al final de la misma.

Identificación: Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su

ubicación y recuperación. Dicha información general será:

Si varias carpetas contienen la misma pieza documental, en virtud de su volumen, deben llevar el

mismo título pero con la designación, del número de orden que le corresponde en el total. En el

caso de tener tres (3) carpetas a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera

(3 de 3).Igualmente, la etiqueta debe contener las fechas extremas de la documentación legajada.



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Por seguridad, los documentos contenidos en las carpetas deben ser foliados (Ver Anexo

Instructivo Foliación), Si los documentos están acompañados por soportes (los cuales deben seguir

el consecutivo de folios), no se deben separar cuando se abra otra carpeta del mismo tema. En tal

caso es preferible pasarse de los doscientos (200) folios o bien dejar menos de los doscientos (200)

folios.

Consulta de documentos: La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de

otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los

documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o

fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en

quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter

de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará

el registro de préstamo.

Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un

expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar

un registro en el formato préstamo de documentos (A-GDO-FT-014). Vencido el plazo, el

responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata.

Inventario Documental:Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases,

todas las dependencias deberán elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en

ejercicio de sus funciones

La actualización periódica del formato de inventario documental evitará tener que utilizar varias

jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentación en caso de retiro temporal

o definitivo de sus cargos y facilitará el control y consulta constante de la documentación.

En cumplimiento de lo establecido por la Ley 594/2000 en su artículo 15 en el sentido de la obligación

que tienen los servidores públicos de entregar al momento de su desvinculación los documentos y

archivos a su cargo debidamente inventariados, se establece como norma que los funcionarios y

contratistas del Instituto para la Protección de la Niñez y La Juventud deberán al momento de retirarse

de la entidad, ser trasladados a otra dependencia o salir a vacaciones, hacer entrega de los documentos

a su cargo a quien designe su jefe inmediato o interventor, diligenciando el formato Inventario Único

Documental (A-GDO-FT-018).

La organización de los archivos de gestión de las áreas productoras debe corresponder con las

series, subseries y tipos documentales establecidos en los parámetros de la Ley y la Tabla de



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Retención Documental (T.R.D) definida por IDIPRON y aprobada por el Comité de Archivo y

el Comité Distrital de Archivos respectivamente.

Esta organización será el criterio técnico para realizar las transferencias documentales al

Archivo Central del Instituto en el formato de inventario único documental.

Las transferencias documentales deberán solicitarse por escrito al Área de Administración

Documental con mínimo dos (2) días de anticipación con el fin de programar la revisión del

inventario único documental vs archivo físico y el transporte al Archivo Central.

La transferencia del Archivo Misional al Archivo Central correspondiente a expedientes

cerrados se deberán programar cada semestre en los términos de la TRD vigente.

La transferencia de los documentos para inclusión en la historia social se realizará según las

fechas establecidas en el cronograma mensual elaborado por el Archivo Misional.

Todos los documentos que ingresen al Archivo Misional deberán ser revisados por el

responsable del Archivo Misional y entregados por medio del formato definido para ello.

Los tiempos de retención documental y la disposición final de los documentos serán los

establecidos en la TRD aprobada por el Comité de Archivo.

Los servidores (de planta y contratistas) de IDIPRON son responsables de la organización, uso,

manejo y custodia de los documentos y tienen la obligación de velar por la integridad, veracidad

y fidelidad de la información.

Al desvincularse del Instituto los servidores (de planta y contratistas) deberán entregar a su jefe

inmediato o supervisor con su puesto de trabajo el formato diligenciado de inventario único

documental del archivo de gestión a su cargo.

10.5.1 METAS PGD EN ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Implementar 28 Tablas de Retención Documental (TRD) de acuerdo cambios en los

procedimientos del sistema de gestión de calidad

Mediano y largo plazo: Garantizar la actualización de los inventarios documentales de las

transferencias documentales según TRD vigente.



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10.6 PRESTAMO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

En caso de ser necesaria la consulta de expedientes se dejará registro del préstamo, con número

de folios y servidor (planta y/o contratista) solicitante.

El acceso a consulta de los expedientes del Archivo Misional será exclusivo de servidores

(funcionarios o contratistas) de la Subdirección de Métodos, en caso de requerir consulta de

otras dependencia o consulta externa esta deberá ser autorizada por la Subdirección de Métodos

Educativos y Operativos.

Las historias sociales originales activas de los beneficiarios en curso, reposarán en la UPI donde

se encuentre el beneficiario, con el fin de salvaguardar la información, de acuerdo a los criterios

de la TRD vigente.

Una vez sean transferidos los documentos al Archivo Central y/o Misional, la custodia,

responsabilidad y manejo de los documentos estará a cargo del personal del archivo y solo a

través de ellos se efectúan consultas.

La consulta de las historias sociales se realizará en sala del archivo misional y/o la UPI que

tenga su custodia.

Las consultas documentales solamente se realizarán dentro de las instalaciones de IDIPRON

donde se encuentren en custodia. Sin embargo en caso de requerirse préstamo de expedientes

para trasladar a otra sede o dependencia será necesaria la autorización así: Coordinador del Área

de Administración documental para el caso de los expedientes en custodia de esta área;

Responsables de UPI para las historias sociales bajo su custodia y Subdirector (a) Técnico (a)

de Desarrollo Humano en caso del Archivo de Historias Laborales.

Cuando un ente externo solicite copia de un expediente abierto o cerrado, en ningún caso se

entregarán documentos originales.

No se permite el retiro parcial o total de los folios o anexos de documentos de las unidades de

conservación (Carpetas- Tapas) de los expedientes de la Entidad.

El préstamo de un documento por parte del Archivo Central o Archivo Misional tiene un plazo

máximo de devolución de (4) cuatro días.



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10.6.1 METAS PGD EN PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Llevar registros actualizados de préstamo de documentos en el Archivo Central y

Archivo Misional

Mediano y largo plazo: Diseñar un sistema de información para registro estadístico de préstamos

documentales en el archivo central y el archivo misional.

10.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

10.7.1 DESTINACIÓN DE ESPACIOS

Los locales y espacios que destine el IDIPRON como sedes de archivo central deberán cumplir con las

condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que

garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

Se debe prever que el local que se destine no tenga problemas de humedad, riesgo de incendio o de

estabilidad y que cuenta con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su

natural incremento. Deben acondicionarse con temperatura, humedad y ventilación adecuadas que

permitan proteger los documentos contra daños producidos por roedores, polillas y otros insectos.

10.7.2 MOBILIARIO

Acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan

daños sobre los documentos y quienes los manipulan.

Deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento

anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable, con una altura de 2.20 mts y cada

bandeja soportar un pesos de 100kg/mt lineal.

La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.

Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y

tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con

sistemas de fijación a piso.

La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y el acceso del

operario a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.



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Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para posibilitar el

almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.

Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar desgarres en

la documentación.

El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de

ningún otro material.

La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre

éstos y la estantería.

El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un

corredor central mínimo de 120 cm.

La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la

signatura topográfica.

Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de

separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación

almacenada.

10.7.3 MOBILIARIO PARA DOCUMENTOS EN OTROS FORMATOS

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video,

rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes o CDs, se deben contemplar

sistemas de almacenamiento especiales con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo

de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

10.7.4 CONDICIONES AMBIENTALES PARA MATERIAL DOCUMENTAL

10.7.4.1 Soporte Papel

Temperatura de 15 a20 ºC con una fluctuación diaria de 4 ºC.

Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5 °C.

10.7.4.2 Ventilación

El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por

hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren

mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada

ventilación a través de ellos.



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10.7.4.3 Disponer De Equipos para Atención de Desastres

Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a

conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con

las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la

atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

10.7.4.4 Mantenimiento

Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad

ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se

deben emplear aspiradoras.

Así mismo debe tenerse en cuenta los protocolos de limpieza y lineamientos de bioseguridad y salud

ocupacional para manipulación de documentos (Ver Anexos)

10.7.5 LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO

La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo deberá hacerse como

mínimo una vez al mes, ya que con esta actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes

biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales.

Para las áreas de archivo las actividades de limpieza deberán realizarse de acuerdo con las indicaciones

del instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo del Archivo General de

la Nación.

Dotación para la limpieza de Áreas de Archivo: El personal que se designe para realizar la limpieza de

las Áreas de Archivo, debe portar la siguiente dotación para minimizar el riesgo de contaminación



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biológica. Guantes de látex o plásticos de buen calibre adecuados para la limpieza de áreas y estantería,

una vez se presenten roturas en estos deberán cambiarse. Tapabocas o respiradores contra material

particulado desechables, preferiblemente los tipo bozal. Bata u overol de manga larga.

10.7 METAS PGD EN CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Realizar mínimo una evaluación por vigencia de las condiciones medioambientales del

archivo misional y el archivo central por parte del Archivo de Bogotá.

Mediano y largo plazo: Realizar el cambio del archivo central intervenido archivísticamente según

criterios de la tabla de valoración documental aprobada por el Consejo Distrital de Archivos a una

sede en la ciudad de Bogotá. Traslado del archivo central a sede en Bogotá en la vigencia 2019

10.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,

desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio

de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los

produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.(Mini- programa tabla de

retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. p.88).

Aplica para todo los documentos definidos en la tabla de retención documental de IDIPRON.

La selección, descarte y eliminación es un proceso técnico mediante el cual se destruyen los

documentos que hayan cumplido con su tiempo de retención y no son relevantes a nivel histórico de la

entidad, de acuerdo a la disposición final establecidas en las TRD. No se podrán efectuar ninguna

eliminación sin la autorización previa del comité de Archivo de IDIPRON.

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con

determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de

microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas magnéticas y otros más.

10.8.1 DIGITALIZACION DE COMUNICACIONES OFICIALES



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Para el caso de las comunicaciones oficiales recibidas la Entidad cuenta con un mecanismo de

digitalizado y cargue de documentos en el sistema de información CORDIS el cual permite digitalizar

la correspondencia interna enviada, externa recibida y la externa enviada. En igual sentido la Entidad

realiza la digitalización de las resoluciones y otros actos administrativos.

10.8.2 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin

perjuicio de conservar su información en otros soportes.10

“La decisión de eliminar documentos, si no

está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad”11

.

10

Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, Bogotá 2005 11

Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, Bogotá, 2005



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Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse

corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas de

valoración documental. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada

en la correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al

respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y

secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos

los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario. La eliminación

documental se realizara de manera física dando alcance al artículo 15 del Acuerdo 004 del 15 de marzo

de 2013 con elaboración del inventario documental de la documentación a eliminar para presentación

en el Comité Interno de Archivo, una vez se apruebe la eliminación se procederá a realizar picado

manual de la documentación y registro del procedimiento mediante acta firmada por el responsable del

área de administración documental, el productor documental y un funcionario de control interno según

instructivo ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN DEL INSTITUTO PARA LA

PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON código A-GDO-IN-001 Disposición

final de documentos.

10.8.3 METAS PGD EN DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Terminar implementación de la TVD en el archivo central de acuerdo a la entrega de

la TVD en el Consejo Distrital de Archivos. Meta: Iniciar proceso de intervención fondo

acumulado en el 40% del archivo central en la vigencia 2015

Mediano y largo plazo: Terminar el proceso de digitalización del fondo acumulado institucional

para los periodos 1967 a 2012. Meta: Digitalizar el 60% del fondo acumulado en las vigencia 2019.

11 METAS DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Las fases de implementación del PGD están incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de

Acción Anual, con las siguientes orientaciones: OBJETIVO ESTRATEGICO: Fortalecer la gestión

institucional mediante el mejoramiento de las capacidades administrativas, de infraestructura, TIC’s,

Comunicaciones y la gestión integral del IDIPRON.

11

Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. p.28-29.) (Acta de

Eliminación Formato AGN-FTR135)



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Como se señaló anteriormente el Programa de Gestión Documental se encuentra alineado a la estrategia

Fortalecimiento Institucional: Gestión, TICS, Infraestructura, Comunicaciones.

11.1METAS PGD EN PRODUCCION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Lograr implementar en un 100% de las áreas productoras de documentos los

criterios de producción de documentos acorde a la política de gestión documental.

Mediano y largo plazo: Cambiar la imagen institucional de las comunicaciones oficiales y los

documentos oficiales conforme a lineamientos de la nueva administración.

11.2 METAS PGD EN RECEPCION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Realizar control de las comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de

información CORDIS a través de bases de datos que permitan registrar con claridad número de

radicado, el origen, destino, asunto.

Mediano y largo plazo: Garantizar que toda comunicación que llegue a la Entidad sea radicada

en el sistema de información CORDIS

11.3 METAS PGD EN DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Realizar control de las comunicaciones oficiales internas distribuidas en la entidad

y externa enviada a través de registros de recibo de documentos por vigencia.

Mediano y largo plazo: Digitalizar a partir de la vigencia 2016 el control de distribución de

comunicaciones oficiales para efectos de archivo de gestión.

11.4 METAS PGD EN TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Archivar registros de seguimiento de trámites en el sistema de información

CORDIS.

Mediano y largo plazo: Realizar seguimiento trimestral de trámites de comunicaciones oficiales

en el sistema de información CORDIS mediante informe a la Subdirección Administrativa y

Financiera de los trámites vencidos.

11.5 METAS PGD EN ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS



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Corto plazo: Implementar 28 Tablas de Retención Documental (TRD) de acuerdo cambios en

los procedimientos del sistema de gestión de calidad

Mediano y largo plazo: Garantizar la actualización de los inventarios documentales de las

transferencias documentales según TRD vigente.

11.6 METAS PGD EN PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Llevar registros actualizados de préstamo de documentos en el Archivo Central y

Archivo Misional

Mediano y largo plazo: Diseñar un sistema de información para registro estadístico de

préstamos documentales en el archivo central y el archivo misional.

11.7 METAS PGD EN CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Realizar mínimo una evaluación por vigencia de las condiciones medioambientales

del archivo misional y el archivo central por parte del Archivo de Bogotá.

Mediano y largo plazo: Realizar el cambio del archivo central intervenido archivísticamente

según criterios de la tabla de valoración documental aprobada por el Consejo Distrital de

Archivos a una sede en la ciudad de Bogotá. Traslado del archivo central a sede en Bogotá en la

vigencia 2019

11.8 METAS PGD EN DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

Corto plazo: Terminar implementación de la TVD en el archivo central de acuerdo a la entrega

de la TVD en el Consejo Distrital de Archivos. Meta: Iniciar proceso de intervención fondo

acumulado en el 40% del archivo central en la vigencia 2015

Mediano y largo plazo: Terminar el proceso de intervención del fondo acumulado institucional

en la vigencia 2016. Meta: Digitalizar el 60% del fondo acumulado en la vigencia 2017.

12 PROGRAMAS ESPECÍFICOS EN GESTION DOCUMENTAL

Para la implementación de las metas a corto mediano y largo plazo los programas específicos que se

socializaran entre las áreas productoras de documentos son los siguientes.

12.1 PROGRAMA DE INTERVENCION FONDO ACUMULADO ARCHIVO CENTRAL



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Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en las tablas de valoración documental de la Entidad se

realizara la intervención del fondo acumulado del archivo central dividido en los siguientes periodos.

Periodo 1: Documentos que comprenden las vigencias 1967 hasta 1985






Este instrumento archivístico permitirá realizar los siguientes objetivos institucionales.

Optimizar el recurso información en el proceso de disposición final de documentos relevantes

en el fondo acumulado de la Entidad.

Racionalizar la producción documental en el proceso de generación de documentos con el

propósito de implementar políticas de austeridad del gasto.

Promover la descongestión del Archivo Central mediante la adopción de tiempos de retención y

procedimientos de eliminación de documentos. Para el fondo documental acumulado

determinado en el periodo 1967 hasta 2012.

Garantizar la custodia de la memoria institucional del Instituto mediante la conservación

permanente de documentación relevante para la institución.

Implementar tecnologías actualizadas con el fin de garantizar la conservación técnica de

documentos.

Implementar estándares documentales en cuanto a clasificación de series y subseries según los

lineamientos de la Dirección Archivo de Bogotá para la unificación de la producción

documental en las Entidades del Distrito Capital.

12.2 PROGRAMA DE ESTANDARIZACION DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en las tablas de retención documental de la Entidad se

realiza la implementación de series y subseries de los procesos misionales y transversales con el fin de

implementar el control de la producción, tramite, distribución, conservación y disposición final de los

documentos.

12.3 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA.

La entidad cuenta con sistema de fotocopiado, impresión y digitalización de comunicaciones oficiales

por lo tanto se prestara el servicio de fotocopiado en la sede administrativa y en las UPIS. Se

continuara con políticas de ahorro de fotocopias y de mínimo 2 copias de documentos dando alcance a

la política de gestión documental del Instituto.



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12.4 PROGRAMA DE REDUCCIÓN DE PAPEL

En atención a la expedición de la Directiva Presidencial 04 de 2012 – Estrategia de cero papel en la

Administración Pública, determinada en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, que busca

incrementar la eficiencia administrativa, por medio de la articulación de las acciones establecidas para la

gestión documental con el aporte tecnológico en las entidades públicas, y con el fin de alcanzar

reducciones significativas en los recursos en este caso específico el papel, en las actividades

administrativas, por medio de varias estrategias orientadas en cinco fases (organizacional, cultural, de

procesos, financiero y tecnológico), de la cual la última consistirá en un objetivo de largo plazo con el

uso exclusivo de documentos electrónicos, mediante la aplicación de tecnología, que lleve a la reducción

sistemática y sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.

Por otra parte, el Acuerdo 489 de 2012 “ por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social,

Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C., 2012-2016 – Bogotá Humana”, en el capitulo III eje 2

– un territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua, se busca reducir en forma

permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades, reciclar y revalorizar, por

medio del Programa Basura Cero, como responsabilidad en la producción y manejo de residuos de los

generadores. El Director General de la entidad adopta para su aplicación dentro de la entidad las

siguientes prácticas para reducir el uso de papel:

Fotocopiar e imprimir a doble cara según el caso.

Reutilizar el papel usado por una cara, para el caso de los documentos internos.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar al mínimo posible.

Revisar y ajustar los formatos - integrar varios documentos o formatos en uno solo.

Lectura y corrección en pantalla- utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla,

utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión, de esta

manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.

Evitar copias e impresiones innecesarias y de temas no institucionales.

Uso de la Intranet.

Uso del correo electrónico.

Para este fin se debe garantizar la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de los

documentos según lo establecido en las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011, la Resolución

Interna 184 del 27 de julio de 2012 y las normas que las regulen o modifiquen en materia de gestión

documental y directrices especificas externas.



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12.5 PROGRAMA DE CONSERVACION DOCUMENTAL

Con el propósito de implementar actividades de conservación documental en el archivo central y en el

archivo misional se solicitara a la Dirección Archivo de Bogotá una evaluación por vigencia de las

condiciones medioambientales de las bodegas de los archivos en mención ubicados en la UPI la Florida

y en la calle 15. Como meta a largo plazo dentro de los próximos cuatro años se propondrá a la

Subdirección Administrativa y Financiera el cambio del archivo central intervenido archivísticamente

según criterios de la tabla de valoración documental aprobada por el Consejo Distrital de Archivos a

una sede en la ciudad de Bogotá.

12.6 PROGRAMA DE DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS:

Para este programa es necesario terminar implementación de la TVD en el archivo central de acuerdo a

concepto técnico favorable del Consejo Distrital de Archivos. Como meta se propone iniciar proceso de

intervención fondo acumulado en el 40% del archivo central en la vigencia 2015 y terminar el proceso

de intervención del fondo acumulado institucional en la vigencia 2016.

13. INTEGRACION PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL CON PLAN

INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR:

Una vez realizado el cambio de administración para la vigencia 2016 a 2019, se diseño el Plan

Institucional de Archivos PINAR como instrumento archivístico de planificación documental, el cual

arroja los siguientes programas que involucran gestión del area para la implementación del Sistema

Integrado de Conservación Documental –SIC-, su implementación se inicia desde el segundo semestre

de la vigencia 2016.

13.1 PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO INSTALACIONES FISICAS

El objeto es la prevención de la ocurrencia de un deterioro sobre los documentos por causa de

problemas en la infraestructura, tales como redes hidráulicas y eléctricas descompuestas, fisuras y

grietas estructurales en los muros del inmueble, mobiliario en mal estado, insuficiente o inadecuado,

entre otros. El presente programa involucra las instalaciones del Archivo Misional ubicado en la sede la

15, el archivo central ubicado en la sede la Florida y los archivos de gestión de la sede administrativa y

Unidades de Protección Integral. Las actividades se realizaran CADA DOS (2) AÑOS por eso se

programan las cuatro siguientes vigencias.



VERSIÓN 02

DOCUMENTO

INTERNO

PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

PÁGINA 56 de 57


Cra. 27A No. 63B – 07

Tel. 3100411

www.idipron.gov.co

Info: Línea 195

13.2 PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES

Cuyo objeto es garantizar condiciones ambientales óptimas para la conservación de los documentos en

los Archivos Misional y Archivo Central. El presente programa involucra las instalaciones del Archivo

Misional ubicado en la sede la 15 y el archivo central ubicado en la sede la Florida. El Area de

Administracion Documental deberá realizar solicitud a la Direccion Archivo de Bogotá para mediante

asistencia técnica realizar las actividades de monitoreo de condiciones ambientales mínimo una (1) vez

por vigencia.

13.3 PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL Y DOCUMENTAL

Su objetivo es mantener los espacios libres de agentes biológicos que puedan representar un riesgo para

la salud del personal y para la conservación de los documentos. El presente programa involucra las

instalaciones del Archivo Misional ubicado en la sede la 15, el archivo central ubicado en la sede la

Florida y los archivos de gestión de la sede administrativa y Unidades de Protección Integral.

13.4 PROGRAMA DE CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

Su objeto es realizar prácticas adecuadas de limpieza y cuidado de la documentación de la Entidad. El

presente programa involucra las instalaciones del Archivo Misional ubicado en la sede la 15, el archivo

central ubicado en la sede la Florida y los archivos de gestión de la sede administrativa y Unidades de

Protección Integral. En este punto, se debe tener en cuenta, la dotación que requiere el personal para la

rutina de trabajo documental, limpieza y desinfección de los espacios de almacenamiento y

dependencias; se debe incluir la limpieza documental y su re-almacenamiento; y el programa de

saneamiento ambiental y control de plagas de instalaciones. Es necesario identificar las fuentes de

generación de polvo y suciedad en los espacios de almacenamiento documental.

13.5 PROGRAMA DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES

Tiene como propósito de aumentar la capacidad de respuesta de las personas ante una emergencia, se

implementaran medidas para atención de desastres que afecten el acervo documental, las cuales son de

gran ayuda en la mitigación del peligro para los documentos, una vez se ha aplicado el plan de atención

de desastres para las personas. El presente programa involucra las instalaciones del Archivo Misional

ubicado en la sede la 15, el archivo central ubicado en la sede la Florida y los archivos de gestión de la

sede administrativa y Unidades de Protección Integral.



VERSIÓN 02

DOCUMENTO

INTERNO

PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL

PÁGINA 57 de 57


Cra. 27A No. 63B – 07

Tel. 3100411

www.idipron.gov.co

Info: Línea 195

13.6 PROGRAMA DE CONSERVACIÓN EN LA PRODUCCIÓN Y MANEJO

DOCUMENTAL

Con el objetivo de garantizar la permanencia y funcionalidad de los documentos, en todo su ciclo vital

(gestión, central y misional), de acuerdo con los procesos del PGD, mediante el uso de materiales

adecuados de acuerdo con la Normatividad Vigente. El Area de Administracion Documental, debe

solicitar a la Subdireccion Administrativa y Financiera, la compra de insumos que cumplan con los

criterios establecidos por el AGN para garantizar la perdurabilidad de los documentos y de la

información. El presente programa involucra los archivos de gestión de la sede administrativa y

Unidades de Protección Integral.

15 REVISIÓN Y APROBACIÓN

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

REVISO

JOSE DARIO GUERRERO F

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO AREA

ADMON DOCUMENTAL

16/02/2016

APROBÓ

MAURICIO DIAZ LOZANO

SUBDIRECTOR

ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

14 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA

(DD/MM/AÑO) ELABORO

01 Diseño del programa de gestión documental 02/03/2015

JOSE DARIO GUERRERO F

Responsable Área Administración

Documental

02

Actualización PGD con programas del Plan

Institucional de Archivos PINAR y del sistema

integrado de conservación documental.

26/01/2016 JOSE DARIO GUERRERO F

Responsable Área Administración

Documental

manual de estilo - idipronpÁgina 1 de 57 vigente desde 11/04/2016 cra. 27a no. 63b – 07 tel....

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